publiknya, mengatur dan menekankan tanggungjawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen dalam mengikuti,
memonitor, bertindak sebagai suatu sistem tanda bahaya untuk membantu manajemen berjaga-jaga dalam menghadapi berbagai kemungkinan buruk, serta
menggunakan penelitian dan teknik-teknik komunikasi yang efektif dan persuasif untuk mencapai semua itu.
6. Menurut Rhenald Kasali 2005 dalam buku Manajemen Public Relations,. Public Relations
merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi Kasali, 2005:1
IPR Institute Of Public Relations dalam buku Public Relations edisi keempat Frank Jefkins 1995, menyatakan bahwa :
“Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen management function , ini menunjukkan bahwa public relations bukan alat manajemen yang dapat diadakan,
dipindahkan, dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen. Dimana ada manajemen, disitu ada hubungan masyarakat. Dan daya yang
menggerakkan dan menjalankan hubungan masyarakat ini adalah komunikasi. Dari berbagai definisi yang berbeda-beda seperti diatas pada intinya memiliki
arti ini yang sama yaitu public relations atau humas memiliki maksud untuk menciptakan suatu pengertian, sikap dan tanggapan yang lebih baik dari khalayak terhadap produk,
tindakan atau suatu organisasi secara keseluruhan.
B. Tugas Public Relations atau Humas di Kantor Pemerintahan
Public relations atau humas di dalam kantor pemerintahan sedikit berbeda
dengan humas yang ada di dalam perusahaan, meski keduanya mempunyai arti yang sama, humas pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis, seperti yang di tulis Frida
Kusumawati 2002:37 di dalam bukunya “Dasar-Dasar Humas” Tugas humas di kantor pemerintahan adalah:
1. Bagian humas di insititusi pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau
mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka pemerintah. Dimana humas memberikan informasi secara teratur
2. Memberikan informasi tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja
institusi. 3.
Serta memberikan pemahaman atau pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan perundang-undangan atau segala hal yang mempunyai pengaruh
terhadap kehidupan masyarakat. Adapun pendapat lain tentang tugas humas atau public relations di kantor
pemerintahan oleh A.W Widjaja dalam bukunya “Komunikasi dan Hubungan masyarakat” 1993:63
Tugas humas dibedakan menjadi dua, yakni tugas strategis dan taktis. Yaitu : a. Tugas strategis : ikut serta dalam decision making process
b. Tugas taktis : 1. Memberikan informasi
2. Memberikan motivasi 3. Menjalankan komunikasi tiabal balik
B. Membuat citra yang baik
Dalam rangka menunjang tugas dan fungsinya, humas dipemerintahan perlu memperhatikan banyak hal, yaitu :
1. Menyelenggarakan dokumentasi kegiatan-kegiatan pokok instansi pemerintah, terutama yang menyangkut publikasi.
2. Membina pengertian pada khalayak terhadap kebijaksanaan pimpinan, baik kepada pihak intern maupun ekstern. Pembinaan pengertian kepada khalayak
ekstern termasuk pemberian dan pelayanan informasi 3. Mengumpulakan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber
4. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat.
C. Alat Public Relatons
Para Public
Relations mengerjakan
pekerjaan mereka
dengan menggunakan berbagai macam peralatan dan teknologi yang dapat membantu mereka
dalam menciptakan, menyampaikan dan membawa komunikasi mereka secara efisien dan efektif atas nama klien dan perusahaan.Peralatan yang mendominasi dalam public
relation yaitu news release, pitch letters dan press kits. b.
News Release, digunakan untuk menyampaikan berita dan informasi yang
bersifat umum untuk para editor dan repoter. c.
Pitch Letter, digunakan untuk mengulas secara lebih meluas tentang suatu
keterangan tertentu. Ini biasanya digunakan secara eksklusif kepada siapa saja yang dikirimkan.
d. Press Kit,
biasanya termasuk cover surat dan news release meliputi informasi mengenai apa saja yang telah dipromosikan. Misalkan produk,
pelayanan, kampanye, atau acara serta material pendukungnya, seperti
brosur, biografi, foto dan business card. e.
Video News Release atau VNR merupakan sebuah penyampaian berita
melalui siaran televisi yang disediakan untuk sebuah program berita secara cuma cuma selama digunakan pada saat penyiaran berita berlangsung. VNR
lebih sering digunakan untuk health care, konsumen, teknologi, travel dan juga riwayat bisnis. Walaupun mahal dalam pembuatannya, VNR daoat
membangkitkan publisitas dalam pasar yang kecil, sedang dan besar secara lebih meluas; khususnya ketika membandingkan pada berapa yang harus
dikeluarkan suatu organisasi dalam membayar iklan untuk memperoleh airtime dan perhatian yang sebanding. VNR memiliki karakteristik yaitu
durasinya harus lebih dari 90 detik hingga 2 menit dan mengandung trek audio terpisah yang berhubungan dengan proses wawancara sehingga
stasiun dapat mengganti dengan suara reporter mereka sendiri. f.
Webcasts adalah bentuk dari produksi penyiaran yang menggabungkan
aliran video dengan audio. ini digunakan untuk menyampaikan kegiatan konferensi pers atau acara lainnya secara langsung ke layer komputer
melalui jaringan internet sehingga dapat ditampilkan secara langsung kepada para pemirsanya
g. E-SMTS
atau media melalui internet memerlukan sedikit yang harus dilakukan dengan menggunakan satelit dan banyak yang harus dilakukan
dengan mengguanakan komputer dalam pengaplikasianya. Seperti webcast, E-SMT menyediakan cara yang mudah bagi para klien public relation untuk
meperbolehkan media dan partisipasi lain dalam konferensi pers, dimana mereka dapat menonton acara tersebut pada progress dan pertanyaan yang
dikirimkan lewat email sebelum, selama, setelah acara tersebut. h.
Electronic Press Kits E-Kits merupakan versi internet atau email dari
perangkat pers yang dibuat dalam bentuk cetak. E-Kits dapat menjadi sesimpel atau secanggih imajinasi kreatornya. Ini juga dapat diproduksi
sebagai CD-ROM. Blog berguna untuk menyebarkan berita, rumor, isu, kejadian menarik, dan opini secara cepat. Banyak PR yang mengawasi
beberapa blog tertentu yang membawa berita dan target industri yang spesifik atau objek-objek lainnya untuk melihat apa yang mereka ciptakan
yang mungkin dapat membawa pengaruh bagi perusahaan atau klien mereka.
i. Edited B-Roll Outtake Packages
merupakan bentuk dari video news release. Didalamnya terdapat 3 hingga 5 menit video yang belum diedit
bersamaan dengan sejumlah skrip yang telah dicetak yang disebut dengan slates yang berfungsi untuk membantu memfasilitasi proses pengeditan. B-
rolls lebih murah dibandingkan dengan vnr dan terkadang bekerja secara lebih cepat.
j. Satelit Media Tours SMT
merupakan suatu perkembangan teknologi yang dapat memudahkan pembicara dalam suatu seminar atau konferensi pers
untuk dapat diwawancara secara langsung pada 15 hingga 25 stasiun televisi di seluruh dunia. Dengan SMT ini, seorang pembicara selebriti atau
perusahaan dapat menghabiskan beberapajam saja di dalam studio siaran
atau di dalam lokasi tempat wawancara berlangsung bersamaan dengan siran tersebut ditampilkan di layar televisi secara langsung.
k. Online Advocacy System
, atau salah satu contohnya adalah arena merupakan layanan demografis legislatif yang memudahkan organisasi utnuk mengatur
kampanye secara online yang bertujuan mengikat karyawan, investor, pelanggan, dan bagian yang berhunungan dengan suatu perusahaan.
Layanan ini pada akhirnya bertujuan untuk mempromosikan sebuah keuntungan.
l. Online Media Database
dibuat para praktisi humas untuk menyusun hal hal yang berhubungan dengan perusahaan sehingga dapat diperlihatkankepada
publik. Sedangkan Online Tracking And Monitoring System membantu humas dalam memonitor media apa yang mencantumkan berita mengenai
perusahaan tempat humas itu bekerja, seperti apa berita yang dicantumkan, apa efeknya, dan bagaimana tanggapan pelanggan.
m. Email
sejauh ini telah menjadi metode yang berperan besar pada Public Relations
dalam mengadakan hubungan atau kontak dengan pers. Ini digunakan untuk mendistribusikan news release namun pertumbuhannya
pun tidak meningkat secara signifikan karena banyak reporter dan editor yang takut terkena virus komputer yang biasanya datang dari attachment
pada email.
D. Citra
