54
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu data dan informasi yang utuh dan nyata kedalam bagian-bagian atau komponen-komponennya yang bertujuan
untuk mengidentifikasikan serta mengevakuasi masalah-masalah yang muncul, hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk memahami alur dari
informasi dalam sistem, diperlukan pendokumentasian dalam membangun suatu aplikasi e-commerce pada Cindy Shop sehingga akan mempermudah tahap
perancangan sistem sistem.
4.1.1. Analisis dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen yang digunakan sistem yang berjalan. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan
yang akan dibuat. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem yang berjalan di Cindy Shop antara lain adalah sebagai berikut :
Nama Dokumen : Struk Pembayaran Deskripsi
: Bukti penerimaan dari kasir ke pelanggan. Rangkap
: 2 Dua
55
Atribut : tuan, toko, invoice_no, jumlah, nama_barang, harga, total, jumlah,
tanda_terima, hormat_kami.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Pemahaman terhadap sistem dilakukan dengan mempelajari bagaimana sistem tersebut berjalan. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak CindyShop, alur
prosedur penjualan produk yang saat ini sedang berjalan di CindyShop adalah sebagai berikut :
1. Pelanggan memilih produk yang akan dibelinya. Setelah pelanggan mendapatkan produk yang akan dibelinya, pelanggan memberikan produk
tersebut ke kasir. 2. Kasir menerima produk yang akan dibeli oleh pelanggan.
3. Kasir akan memasukan data transaksi pembelian ke pembukuan, kemudian membuat struk sebagai bukti transaksi pembelian dan memberi informasi
kepada pelanggan berapa total harga yang harus dibayar oleh pelanggan dari produk yang telah dibelinya.
4. Pelanggan memberikan sejumlah uang ke kasir sesuai dengan total harga dari produk yang telah dibelinya.
5. Kasir akan mencetak struk dan diberikan ke pelanggan beserta produk yang dibeli, dan uang kembalian bila uang yang diberikan oleh pelanggan berlebih.
6. Kasir akan memberikan sales report dan product purchased report kepada pemilik toko.
56
4.1.2.1. Flow Map yang Sedang Berjalan
Ketika akan membangun sebuah program aplikasi, tahap pertama yang harus dilakukan yaitu dengan mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan.
Analisis penjualan pada Cindy Shop yang sedang berjalan saat ini akan digambarkan dalam flowmap. Untuk lebih jelas dapat dilihat gambar berupa beberapa flowmap
Sistem Penjualan yang sedang berjalan dibawah ini :
Flowmap Sistem penjualan produk yang sedang berjalan
Kasir Customer
Pemilik Toko
Ph ase
Produk yang dibeli Pengecekan
harga produk Info harga produk
yang dibeli Produk yang dibeli
Produk yang dibeli Info harga produk
yang dibeli
Pembayaran Pembayaran
Pengecekan pembayaran
Sesuai harga produk?
Pengecekan struk
pembayaran
Pengecekan struk
pembayaran cukup
lebih Produk yang dibeli
Uang kembalian 1
Struk pembayaran 2
Struk pembayaran
A1 Produk yang dibeli
1 Struk pembayaran
2 Struk pembayaran
A1 Produk yang dibeli
Uang kembalian 1
Struk pembayaran
Produk yang dibeli 1
Struk pembayaran 1
Sales Repot 2
Product Purchased Report
Gambar 4.1 Flow Map Sistem Penjualan yang sedang berjalan
Keterangan A 1 : Arsip Struk Pembayaran
4.1.2.2.Diagram Kontek yang Sedang Berjalan
Sistem Penjualan yang sedang berjalan pada Cindy
Shop
Pelanggan Pemilik Toko
Request info produk, Belanjaan,
Uang Pembayaran, Uang kekurangan
Info produk, Info total harga belanjaan,
Konfirmasi pembayaran, Request uang kekurangan,
Belanjaan bungkus, Uang kembalian, Invoice
Info produk, Daftar belanjaan,
Belanjaan bungkus, Uang Kembalian, Invoice,
Request Lap. Penjualan, Request Lap. Produk Terjual,
Data produk
Request info produk, Data produk,
Daftar belanjaan, Uang Pembayaran,
Lap. Penjualan, Lap. Produk Terjual,
Info produk
Gambar 4.2 Diagram Kontek yang sedang berjalan
4.1.2.3.Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
Pelanggan Pemilik Toko
1.0 Cari Produk
2.0 Keranjang
Belanja 3.0
Pembayaran
4.0 Pembuatan
Invoice 5.0
Pengarsipan Penjualan
Arsip Produk Arsip Produk
Arsip Penjualan Arsip Penjualan
6.0 Pengelolaan
Produk
7.0 Pembuatan Lap.
Penjualan 8.0
Pembuatan Lap. Produk terjual
Request info produk Cek produk
Info produk Request info produk
Ce k
pr od
uk D
at a
pr od
uk
Data produk Info produk
Belanjaan Uang pembayaran,
Uang kekurangan Daftar belanjaan
Uang pembayaran
Daftar belanjaan Uang kembalian
Konfirmasi pembayaran, Request uang kekurangan,
Uang kembalian Uang pembayaran
Uang kembalian Invoice
Info total harga belanjaan, Belanjaan bungkus
Data penjualan Data penjualan
D at
a pr
od uk
Data produk Info produk
In fo
p ro
du k
Re qu
est L
ap . P
en ju
al an
La p.
P en
ju al
an Re
que st
L ap
. P ro
duk T
er ju
al
La p.
P ro
duk T
er ju
al
Ce k
pe nj
ua la
n
D at
a pe
nj ua
la n
Ce k
pe nj
ua la
n be
rda sa
rk an
p ro
du k
D at
a pe
nj ua
la n
be rd
as ar
ka n
pr odu
k
Belanjaan bungkus
Gambar 4.3. DFD Level 0
3.2 Cek uang
pembayaran 3.4
Tagih kekurangan
pembayaran 3.3
Hitung kembalian
Pelanggan Uang pembayaran,
Uang kekurangan
Re qu
es t u
an g
ke kl
ur an
ga n
Uan g
ke m
bal ian
Pemilik Toko Uang pembayaran,
Uang kekurangan 3.1
Penyerahan uang
pembayaran Uang pembayaran,
Uang kekurangan
Uang pembayaran Uang kembalian
Ko nf
irma si
pe m
bay ar
an
Gambar 4.4. DFD Level 1 dari proses no.3
Arsip Produk Arsip Produk
6.1 Tambah data
produk
Pemilik Toko 6.2
Rubah data produk
6.3 Hapus data
produk Data produk
Info produk
Data produk Info produk
Data produk Info produk
Data produk Info produk
Data produk Info produk
Data produk Info produk
Gambar 4.5. DFD Level 1 dari proses no.6
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan pada analisis dan hasil wawancara terhadap apa yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi e-commerce ini maka dapat dievaluasi hal-hal seperti
pada tabel berikut :
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
No Permasalahan
Bagianpihak
1 Belum
tersedianya media
promosi yang
tepat dalam
mempromosikan Cindy Shop. Saat ini hanya dilakukan dengan saling memberikan informasi dari satu pelanggan ke pelanggan
lainnya serta pemasangan iklan melalui website dan jejaring social misal: kaskus dan facebook.
Perusahaan
2 Proses transaksi yang berlangsung saat ini masih menggunakan
sistem konvensional dimana setiap terjadi transaksi dengan pelanggan, kasir membuat bukti pembayaran transaksi sebanyak
dua rangkap dengan mencatat setiap produk yang telah dibeli pelanggan. Rangkap kedua diberikan ke pelanggan sedangkan
untuk rangkap pertama disimpan sebagai arsip oleh kasir untuk dilakukan perhitungan kemudian diserahkan ke pemilik toko.
Perusahaan
3 Pengelolaan transaksi, pengolahan data, dan pembuatan laporan
yang terjadi di Cindy Shop. saat ini masih menggunakan pengolahan data yang bersifat pencatatan dalam bentuk pembukuan.
Dengan semakin banyaknya jumlah produk dan transaksi yang Perusahaan
terjadi setiap hari, cara tersebut ternyata menyulitkan perusahaan dalam proses pencarian data sehingga menyebabkan terjadinya
keterlambatan dalam mendapatkan informasi yang diinginkan. 4
Selama ini pengarsipan dilakukan dengan menggunakan kertas sehingga mudah hilang dan usang.
Perusahaan
5 Dengan sistem yang berjalan saat ini, pemberian informasi kepada
pelanggan dirasakan kurang efektif karena perusahaan tidak dapat memberikan informasi secara lengkap dan detail tentang Cindy
Shop. dan produk-produk yang ditawarkan, sehingga pelanggan belum tentu mendapatkan informasi secara lengkap dan akurat
mengenai hal tersebut. Pelanggan
4.2.Perancangan Sistem
Perancangan sistem dibutuhkan untuk memperbaiki sistem-sitem yang sedang berjalan. Tahapan ini sangat penting agar sistem tersebut dapat berjalan dengan lebih
baik.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Kategori