Sistem Pengendalian Internal Kas Pada PT. Sago Nauli

20

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. SAGO NAULI

Oleh :

ELFRIDA ANASTASIA SIMBOLON 122102105

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : ELFRIDA ANASTASIA SIMBOLON

NIM : 122102105

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. SAGO NAULI

Tanggal __________ 2015 DosenPembimbingTugasAkhir

( Dra. Mutia Ismail, MM, Ak ) NIP.19680501 199502 2 001

Tanggal __________2015 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

( Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP.195111114 198203 1 002

Tanggal __________ 2015 DekanFakultasEkonomidan Bisnis USU

(Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Ac,Ak,CA) NIP.19560407 198002 1 001

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ELFRIDA ANASTASIA SIMBOLON

NIM : 122102105

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. SAGO NAULI

Medan, Agustus 2015

(ELFRIDA ANASTASIA SIMBOLON) NIM. 122102105

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “ Sistem Pengendalian Internal Kas Pada PT. Sago Nauli “. Penulisan tugas akhir ini merupakn salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara.

Kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril dan petunjuk sehingga dapat memotivasi dalam proses penulisan tugas akhir ini.

Dalam penulisan ini penulis mengalami hambatan maupun kesulitan dan syukur penulis panjatkan masih diberikan-Nya bantuan serta arahan serta bimbingan dari pembimbing-pembimbing penulis serta dosen-dosen dan orangtua penulis, untuk itu penulis senantiasa mengucapkan terima kasih khususnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E., M.Ec., Ak., sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Ec., Ak., sebagai Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si., Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing pada saat penulisan tugas akhir ini.

6. Pimpinan dan para karyawan PT. Sago Nauli yang telah banyak membantu memberikan data dan keterangan untuk melengkapi penulisan tugas akhir ini.

7. Teristimewa untuk kedua orangtuaku tercinta, K.Simbolon, SH (+) dan E. Sinaga, abang (Firdo Simbolon dan Frans Simbolon), kakak (Emiliana Simbolon dan Evelin Simbolon) serta adik (Ferdinand Simbolon dan Evivani Simbolon) yang selalu menjadi inspirasi juga penyemangat dan tidak pernah berhenti memberikan dukungan baik dari materi maupun doa sampai akhirnya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.

8. Sahabat dan seluruh teman-teman tercinta di Program Studi Diploma III Akuntansi Stambuk 2012 yang telah banyak mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

9. Semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Akhir kata penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak yang lebih berpengalaman dan kesempurnaan tulisan ini.

iii

Semoga penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan mahasiswa yang membacanya untuk menambah ilmu pengetahuan.

Medan, 2015 Penulis

Elfrida Anastasia Simbolon NIM. 122102105

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

DAFTAR LAMPIRAN... viii

BAB I : PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 3

1. Tujuan Penelitian... 3

2. Manfaat Penelitian... 4

D. Rencana Penulisan... 4

1. Jadwal Survey/Observasi... 4

2. Rencana Isi... 5

BAB II : PT. SAGO NAULI... 7

A. Sejarah Ringkas PT. Sago Nauli... 7

B. Struktur Organisasi... 10

C. Job Description... 13

D. Jaringan Usaha………... 16

v

F. Rencana Usaha…... 18

BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. SAGO NAULI... . 20

A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal... 20

B. Tujuan Pengendalian Internal Kas... 23

C. Unsur-unsur Pengendalian Internal Kas... 25

D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli... 29

E. Sistem Pengendalian Internal terhadap Penerimaan Kas pada PT. Sago Nauli... 36

F. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas pada PT. Sago Nauli... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN... . 38

A. Kesimpulan... 38

B. Saran... 39

DAFTAR PUSTAKA... . 41

vi

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

1.1 Jadwal Penelitian dan Tugas Akhir... 5 2.1 Perkembangan Hasil Produksi dan Pendapatan Anggota

vii

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

2.1 Struktur Organisasi PT. Sago Nauli... 12 3.1 Prosedur Penerimaan Kas PT. Sago Nauli... 31 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli... 35

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan perekonomian perusahaan/instansi selalu berhadapan dengan kendala – kendala yang berhubungan dengan pengendalian harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan/instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengendalian terhadap kas.

Pengendalian adalah proses mempengaruhi atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi atau sistem, sedangkan pengendalian internal adalah rencana organisasi atau metode yang digunakan untuk menjaga dan melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Dengan adanya pengendalian internal yang memadai diharapkan segala kesalahan, penyimpangan dan kecurangan, dan hal – hal yang meragukan perusahaan akan dapat ditekan serendah mungkin.

Manajemen mempunyai tanggung jawab paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun pemborosan pada saat perusahaan beroperasi. Manajemen terhadap kas juga bertanggung jawab atas pembuatan

perencanaan, melakukan prosedur atau otorisasi serta menetapkan dan mengawasi suatu kegiatan melalui pengendalian internal.

Jika dilihat dari sudut pandang akuntansi, uang kas merupakan uang atau dana yang akan dapat dicairkan sewaktu - waktu. Ini menunjukkan bahwa kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (liquid) bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas.

Oleh karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian internal (internal control) yang baik atas kas dan bank. Sistem pengendalian internal terhadap kas adalah semua sarana, alat, mekanisme yang digunakan untuk mengamankan, mencegah pemborosan dan penyalahgunaan kas, menjamin ketelitian, mendorong efisiensi dipatuhinya kebijakan manajemen kas. Meskipun sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap saat. Misalnya kelelahan yang terjadi terhadap karyawan bisa mengakibatkan prosedur - prosedur yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan agar prosedur – prosedur dapat dijalankan secara teratur, tertib dan benar. Proses ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang independen. Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian internal.

3

PT. Sago Nauli merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan kelapa sawit yang dalam kegiatannya juga melibatkan transaksi kas. Dimana mempunyai visi dan misi serta tujuan yang ingin dicapai. Kas merupakan faktor penting dalam mendukung tercapainya visi dan misi serta tujuan tersebut. Untuk melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi atas kas PT. Sago Nauli memerlukan pengendalian internal kas.

Sesuai dengan uraian diatas dapat dilihat pentingnya sistem pengendalian internal kas bagi perusahaan, maka dari itu peneliti tertarik untuk meneliti tentang “Sistem Pengendalian Internal Kas Pada PT. Sago Nauli”

B. Rumusan Masalah

Sesuai dengan judul yang diambil, maka permasalahan yang akan penulis bahas dalam tugas akhir ini adalah sejauh mana peran sistem pengendalian internal kas pada PT. Sago Nauli. Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut “Apakah sistem pengendalian internal kas pada PT. Sago Nauli dapat meminimalkan penyelewengan yang terjadi terhadap kas?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti mempunyai tujuan dan manfaat.

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal kas pada PT. Sago Nauli dapat meminimalkan penyelewengan yang terjadi terhadap kas.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Bagi Peneliti

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan peneliti tentang sistem pengendalian internal kas yang mungkin akan berguna apabila peneliti menemukan permasalahan yang berhubungan dengan permasalahan tersebut diatas.

b. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan masukan bagi perusahaan yang terkait untuk memperbaiki sistem pengendalian yang akan berguna untuk membuat kebijakan yang tepat dalam mengambil keputusan yang tepat di masa mendatang.

c. Bagi Pihak Lain

Untuk menjadi bahan referensi bagi peneliti lainnya yang ingin meneliti mengenai sistem pengendalian internal kas di periode yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

Rencana penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian yang dibuat untuk mempermudah bagi peneliti dalam menyusun tugas akhir ini.

1. Jadwal Survey/Observasi

Penelitian ini akan dilakukan di PT. Sago Nauli Jl. Glugur No. 38 Medan Petisah.

5

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Tugas Akhir

No Kegiatan Mei 2015 Juni 2015

I II III IV I II III IV 1. Pengesahan Penulisan Tugas Akhir

2. Pengajuan Judul 3. Permohonan Izin Riset 4. Pengumpulan Proposal

5. Penunjukan Dosen Pembimbing 6. Pengumpulan Data

7. Penyusunan Tugas Akhir 8. Bimbingan Tugas Akhir 9. Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Suatu perincian sederhana tentang isi dari masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu penelitian ini membagi pokok pembahasan dalam 4 (empat) bab, yaitu bab pendahuluan, profil perusahaan, topik penelitian, dan penutup.

BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini akan menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang mencakup rencana survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : PT. SAGO NAULI

Bab ini meliputi sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini serta rencana usaha PT. Sago Nauli.

BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. SAGO NAULI

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai pengertian sistem pengendalian internal, tujuan dan fungsi pengendalian internal kas, unsur-unsur pengendalian internal kas, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas PT. Sago Nauli, sistem pengendalian internal terhadap penerimaan kas PT. Sago Nauli, sistem pengendalian internal terhadap pengeluaran kas PT. Sago Nauli.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil riset yang telah penulis lakukan.

7 BAB II PT. SAGO NAULI

A. Sejarah Ringkas PT. SAGO NAULI

Setiap perusahaan yang berdiri memiliki sejarah dalam masa-masa perkembangannya. Sejarah yang mana menceritakan awal mula berdirinya perusahaan sampai perusahaan tersebut berkembang, seperti halnya PT. Sago Nauli. PT. Sago Nauli merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang usaha perkebunan dan industri kelapa sawit, dimana perusahaan ini didirikan oleh pengusaha yang bernama Drs. Ignasius Sago. Perusahaan ini didirikan tepatnya di Medan pada tanggal 11 April 1995 dengan nomor akte pendirian perusahaan No. 17 tanggal 11 April 1995 dengan seorang notaris yang bernama Soeparno, SH.

PT. Sago Nauli beralamatkan dijalan Glugur No.38 Kecamatan Medan Petisah – Kelurahan Petisah Tengah Medan 20112 – Sumatera Utara – Indonesia. PT. Sago Nauli memiliki lokasi kebun kelapa sawit dan lokasi pabrik yang sama yakni di desa Sinunukan – Kabupaten Mandailing Natal – Provinsi Sumatera Utara. Dimana lokasi kebun inti perusahaan ini terletak di desa Sinunukan II yang mempunyai luas 1.668,77 ha. PT. Sago Nauli merupakan kantor pusat dari setiap aktivitas perusahaan baik aktivitas pemasaran, akuntansi, administrasi, dan aktivitas lainnya yang semuanya harus dilaporkan ke PT. Sago Nauli sebagai kantor pusat.

PT. Sago Nauli merupakan pelopor perusahaan perkebunan kelapa sawit di Kabupaten Mandailing Natal yang telah berhasil melaksanakan

pembangunan dan pengelolaan perkebunan kelapa sawit PIR-Trans pola kemitraan Anak Bapak Angkat.

Pada tahun 1995 PT. Sago Nauli memperoleh Ijin Lokasi dari Badan Pertanahan Nasional (d/h. Kab. Tapanuli Selatan) seluas ± 12.000 Ha yang merupakan areal bekas HPL dengan perincian ± 9.600 Ha untuk lahan Plama dan Lahan Inti seluas ± 2.400 Ha yang terletak di Kecamatan Sinunukan, Natal dan Batahan (d/h Kec. Batahan), Kabupaten Mandailing Natal (d/h. Tapanuli Selatan). Ijin lokasi ini juga diperkuat oleh Izin Pelaksanaan Transmigrasi yang diperoleh PT. Sago Nauli pada tahun 1997.

Diawali dengan pembuatan bibitan di desa Pasir Putih pada tahun 1996 kemudian dilanjutkan dengan pembukaan dan penanaman lahan inti seluas ± 2.392 Ha hingga selesai penanaman tahun 2012 dan hingga pertengahan tahun 2014 produksinya 4.000 – 6.000 ton/bulan.

Untuk kebun plasma telah dimulai pembangunannya oleh PT. Sago Nauli sejak tahun 1997 di Desa Sinunukan I dan II, kemudian bertahap ke Sinunukan III, IV, V, VI, Kubangan Tompek dan Kubangan Pandan Sari.

Adapun bibit yang ditanam oleh PT. Sago Nauli merupakan bibit unggul DxP yang keseluruhannya bersertifikat dan berasal dari Marihat, PPKS Medan, Socfindo dan Asian Agri - Topaz.

Kebun Plasma yang telah dibangun oleh PT. Sago Nauli yaitu:

1. KUD Harapan – Desa Sinunukan I, Kec. Sinunukan, Kab. Mandaling Natal seluas ± 1.000 Ha

9

2. KUD Cerah – Desa Sinunukan II, Kec. Sinunukan, Kab. Mandailing Natal seluas ± 1.000 Ha

3. KUD Cahaya – Desa Sinunukan III, Kec. Sinunukan, Kab. Mandailing Natal seluas ± 1.242 Ha

4. KUD Hemat – Desa Sinunukan IV, Kec. Sinunukan, Kab. Mandailing Natal seluas ± 1.262 Ha

5. Koperasi Produsen Bina Karya – Desa Sinunukan V, Kec. Natal, Kab. Mandailing Natal seluas ± 400 Ha

6. Koperasi Perkebunan Sawit Murni – Desa Sinunukan VI, Kec. Batahan, Kab. Mandailing Natal seluas ± 810 Ha

7. Koperasi Telaga Tujuh – Desa Kubangan Tompek dan Kubangan Pandan Sari, Kec. Batahan Kab. Mandailing Natal seluas ± 1.400 Ha Perkembangan hasil produksi dan pendapatan anggota plasma yang bermitra dengan PT. Sago Nauli tahun 2014 sebagai berikut :

No. KUD Luas Tahun Tanam Rata – rata/bulan

Produksi (Ton) Pendapatan (/KK) 1. Harapan 1.000 1997-1998 2.500 6.000.000 2. Cerah 1.000 1997-1998 2.500 6.000.000 3. Cahaya 1.242 1999-2000 2.000 5.000.000 4. Hemat 1.262 1999-2002 2.500 5.000.000 5. Bina Karya 400 2006-2008 500 600.000 6. Sawit Murni 810 2006-2008 1200 700.000

Tabel 2.1

Perkembangan Hasil Produksi dan Pendapatan Anggota Plasma yang Bermitra dengan PT. Sago Nauli

Tahun 2014

Status permodalan dari PT. Sago Nauli yaitu swasta nasional. PT. Sago Nauli mendapatkan pengesahan menteri kehakiman dan HAM dengan nomor C2-5153 HT.01.01.Th.1996, tepatnya tanggal 06 Maret 1996. PT. Sago Nauli mendapatkan beberapa akte perubahan yang terdiri dari :

- No. 05 tanggal 05 Februari 1996 - No. 24 tanggal 12 Maret 1997 - No. 33 tanggal 26 Agustus 1997 - No. 54 tanggal 30 Desember 1997 - No. 23 tanggal 31 Oktober 2000 - No. 13 tanggal 18 Desember 2000 - No. 04 tanggal 15 Februari 2008 - No. 32 tanggal 31 Desember 2008 - No. 13 tanggal 21 Oktober 2009

Pada tanggal 13 Mei 2008, PT. Sago Nauli mendapatkan surat izin usaha perusahaan dengan No. 085/02.13/PB/V/2008 tanggal 13 Mei 2008. Perusahaan ini tidak pernah mengalami pergantian nama perusahaan sampai sekarang.

B. Struktur Organisasi

Dalam menjalankan perusahaan dan untuk memperlancar aktivitas-aktivitas perusahaan, maka diperlukan struktur organisasi yang jelas guna menggambarkan departemen-departemen yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi

11

yang jelas dapat diketahui posisi tugas dan tanggung jawab setiap departemen dan bagaimana hubungan antar departemen tersebut.

Tipe organisasi yang digunakan oleh PT. Sago Nauli adalah organisasi garis dan staf atau line and staff organisasi yang merupakan gabungan dari tipe organisasi dan organisasi fungsional.

Susunan organisasi PT. Sago Nauli terdiri dari : 1. Direktur Utama

2. Direktur

3. Komisaris Utama, yang terdiri dari Komisaris I dan Komisaris II 4. Manajer

5. Mandor 6. Buruh

Dan untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi wilayah, maka susunan organisasi PT. Sago Nauli terdiri dari unsur pembantu pemimpin, yaitu:

1. Bidang Keuangan

2. Bidang Kepegawaian dan Administrasi 3. Bidang Pengusahaan

4. Bidang Konstruksi 5. Bidang Perencanaan

Gambar 2. 1

Struktur Organisasi PT. Sago Nauli Sumber: PT. Sago Nauli Tahun 2014

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

KOMISARIS UMUM

KOMISARIS I KOMISARIS II

MANAJER BIDANG KEUANGA N BIDANG KEPEGAW AIAN DAN ADMIN.

ASISTEN BIDANG

KONSTRU KSI BIDANG PERENCA NAAN MANDOR BURUH BAGIAN ANGGARAN BAGIAN KEUANGAN BAGIAN AKUNTANSI BIDANG TATA USAHA LANGGANAN BIDANG PENGUSA HAAN

13

C. Job Description

Adapun wewenang, tugas, dan tanggung jawab dalam struktur organisasi dari PT. Sago Nauli adalah sebagai berikut:

a. Direktur Utama

Tugas, wewenang dan tanggung jawab direktur utama yaitu memimpin, mengurus dan mengelola perusahaan sesuai maksud dan tujuan, menetapkan kebijakan umum, mengadakan dan memelihara tata buku dan administrasi sesuai peraturan yang berlaku di perusahaan, mengendalikan pelaksanaan tugas untuk setiap unsur pembantu pemimpin.

b. Direktur

Membantu kinerja direktur utama dalam menjalankan tugas dan wewenangnya agar dapat berjalan dengan maksimal.

c. Komisaris

Komisaris di perusahaan ini dibagi menjadi 3 bagian yaitu komisaris utama, komisaris I dan komisaris II yang ketiganya bekerja saling mendukung satu sama lain. Yang mana fungsi dari komisaris yaitu mengawasi kinerja dari manajer perusahaan apakah sudah menjalankannya pekerjaannya dengan baik yang dibantu oleh komisaris I dan komisaris II. Dan juga mengawasi kinerja para karyawan yang bekerja di perusahaan ini.

Fungsi dari manajer yaitu mengawasi atau mengontrol kinerja dari masing-masing bidang yang bergerak di PT. Sago Nauli. Dan juga mengawasi kinerja mandor yang bekerja di perkebunan kelapa sawit sehingga dapat berjalan dengan baik.

e. Mandor

Tugas mandor yaitu mengawasi kinerja dari para buruh yang bekerja di perkebunan kelapa sawit dan juga di pabrik tempat pengolahan kelapa sawit tersebut.

f. Buruh

Fungsi dari buruh yaitu melaksanakan tugas dari mandor untuk merawat perkebunan kelapa sawit, memanen kelapa sawit, mengolah kelapa sawit dengan menggunakan alat-alat yang sudah disediakan di pabrik, merawat perlatan pabrik seperti mesin pengolah dan lain sebagainya.

g. Bidang Keuangan

Bidang keuangan dipimpin oleh kepala staf pemimpin bagian keuangan. Tugas pokok bidang keuangan yaitu menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan belanja, mengelola keuangan dan akuntansi perusahaan, pembangunan, dan pemugaran sarana perusahaan, serta menyusun laporan keuangan.

Bidang keuangan terdiri dari : 1. Bagian Anggaran

15

Tugas pokok bagian anggaran adalah menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan belanja perusahaan, serta kebutuhan dana pembangunan dan pemugaran sarana perusahaan. Untuk melaksanakan tugas ini, bagian anggaran dapat dibantu oleh jabatan fungsional yang dapat diusulkan oleh direktur.

2. Bagian Keuangan

Tugas pokok bagian keuangan adalah mengendalikan dan membina keuangan pembelanjaan pengusahaan dan sarana penyediaan peralatan perusahaan, serta melaksanakan tata usaha keuangannya.

3. Bagian Akuntansi

Tugas pokok bagian akuntansi adalah melaksanakan akuntansi umum dan pengusahaan. Sebagai contoh lapoan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi.

4. Bidang Tata Usaha Langganan

Tugas pokok bidang tata usaha langganan yaitu melaksanakan dan membina sistem tata usaha langganan dengan perusahaan yang sering mengorder minyak dari PT. Sago Nauli.

h. Bidang Kepegawaian dan Administrasi

Bidang kepegawaian dan administrasi dipimpin oleh kepala staf bidang kepegawaian dan administrasi. Tugas pokok dari bidang kepegawaian dan administrasi yaitu melaksanakan kegiatan

pengelolaan sumber daya manusia serta pelayanan hukum dan hubungan masyarakat.

i. Bidang Pengusahaan

Bidang pengusahaan dipimpin oleh kepala staf bagian pengusahaan. Tugasnya adalah merencanakan, mengendalikan dan membina pengoperasian dan pemeliharaan sarana di perusahaan.

j. Bidang Konstruksi

Bidang konstruksi dipimpin oleh kepala staf bidang konstruksi. Tugasnya adalah mengelola pembangunan dan pemugaran sarana penyediaan dan pendistribusian kelapa sawit.

D. Jaringan Usaha

Kebijakan produk yang dilakukan PT. Sago Nauli terfokus pada kualitas CPO yang dihasilkan serta waktu pengirimannya. Kebijakan harga yang ada pada PT. Sago Nauli tergantung pada harga KPB (Kantor Pemasaran Bersama). Kebijakan saluran distribusi yang dilakukan PT. Sago Nauli dengan menjual langsung kepada konsumen.

Penjualan pada PT. Sago Nauli biasanya dilakukan dengan sistem kontrak, dimana syarat kontrak adalah harus ada penyerahan panjar atau uang muka atas barang yang diperjualbelikan. Pembayaran panjar oleh pelanggan dicatat sebagai penerimaan kas dan diterima langsung oleh kasir yang bersangkutan.

Dalam melaksanakan proses pencatatan akuntansi dilaksanakan desentralisasi di kantor pusat PT. Sago Nauli. Penerimaan dan pengeluaran

17

tetap dilakukan melalui kas atau rekening bank PT. Sago Nauli, kecuali hal-hal yang berhubungan dengan pencairan dan pembayaran kredit bank.

E. Kinerja Usaha Terkini

PT. Sago Nauli adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan kelapa sawit di Kabupaten Mandailing Natal yang telah berhasil melaksanakan pembangunan dan pengelolaan perkebunan kelapa sawit.

Kebun inti PT. Sago Nauli telah memperoleh HGU No.1/Sinunukan I seluas 743,23 Ha dan No.1/Sinunukan II seluas 1.6488,77 Ha pada tahun 1997 dan berakhir tahun 2032. Sejak tahun 1997 PT. Sago Nauli telah memulai pembangunan kebun plasma di Desa Sinunukan I dan II, kemudian bertahap Sinunukan III, IV, V, VI, Kubangan Tompek dan Kubangan Pandan Sari.

Pada tahun 2002 mendirikan Pabrik Kelapa Sawit yang berlokasi di Desa Sinunukan II, Kec. Sinunukan, Kab. Mandailing Natal yang hingga saat ini mengolah Tandan Buah Segar (TBS) Kelapa Sawit dengan kapasitas 60 ton TBS/jam.

Produk yang dihasilkan oleh PKS PT. Sago Nauli yaitu Crude Palm Oil (CPO) dan Crude Palm Kernel Oil (CPKO) yang pemasarannya meliputi provinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau.

Sebagai bentuk tanggungjawab pemberdayaan penduduk asli, PT. Sago Nauli memberikan kesempatan kerja kepada penduduk desa Sinunukan dan sekitarnya untuk bekerja baik di pabrik maupun kebun PT.

Sago Nauli dan terbukti banyaknya putra/i daerah yang dipekerjakan oleh perusahaan baik sebagai operasional maupun administrasi.

F. Rencana Usaha

Ada lima hal yang harus dilakukan dalam kegiatan operasional perkebunan kelapa sawit yaitu:

1. Persiapan

Kegiatan yang meliputi survey dan blok design, dimana survey dilakukan untuk mengetahui sebaran lahan, topografi, tata guna tanah dan studi kelayakan sedangkan blok design meliputi pekerjaan rencana jalan, blok tanam, rencana pabrik dan rencana perubahan. 2. Pengembangan

Pengembangan yaitu kegiatan pembukaan lahan kemudian diolah sampai di tanami bibit kelapa sawit. Aktivitasnya meliputi land clearing, pembibitan dan penanaman.

3. Rawat, Pengendalian Hama dan Penyakit

Rawat, Pengendalian Hama dan Penyakit yaitu aktivitas yang bertujuan untuk memelihara tanaman kelapa sawit, lahan di areal tanam dan infrastrukturnya. Aktivitas Rawat dan Pengendalian Hama Penyakit meliputi:

• Rawat TBM (Tanaman Belum Menghasilkan) • Rawat TM (Tanaman Menghasilkan)

• Pemupukan

19

4. Panen dan Angkut

Proses kegiatan memetik hasil dari tanaman yang sudah ditanam, perlakuan pasca panen hingga pengangkutan ke pabrik. Aktivitas panen dan angkut meliputi:

• Persiapan panen • Pelaksanaan panen • Pengangkutan ke pabrik 5. Administrasi

Semua kegiatan pencatatan terhadap rencana dan pelaksanaan pekerjaan yang menyangkut tenaga kerja, biaya, waktu, hasil fisik, material dan peralatan.

20

PT. SAGO NAULI

G. Pengertian Sistem Pengendalian Internal

Pengendalian internal didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian internal berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak berwujud.

“Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipenuhi sebagaimana mestinya.” (Warren, Reeve, Fees, 2005 : 289)

Dari definisi yang diungkapkan tersebut, dapat diuraikan bahwa manajemen bertanggung jawab menyiapkan laporan keuangan untuk investor, kreditor dan para pemakai lainnya baik secara hukum maupun profesionalnya untuk meyakinkan bahwa informasi disajikan secara benar, jujur, dan dapat dipercaya. Pengendalian dalam suatu organisasi bertujuan untuk mendorong penggunaan sumber dayanya termasuk pegawai secara efektif dan efisien untuk mengoptimalkan tujuan organisasi. Pengendalian

21

juga dimaksudkan untuk mengawasi manajemen agar setiap kegiatan perusahaan tidak bertentangan dengan undang-undang yang berlaku, meskipun undang-undang tersebut tidak berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan,

Dari definisi pengendalian internal di atas terdapat beberapa konsep dasar berikut :

1. Pengendalian internal merupakan suatu proses. Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur perusahaan.

2. Pengendalian dijalankan oleh orang. Pengendalian internal bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.

3. Pengendalian internal dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris perusahaan. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling

Setiap perusahaan atau instansi memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas operasional usahanya. Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2002, 85) “kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”

Menurut Mulyadi (2001, 373) definisi tentang kas adalah “kas terdiri dari uang tunai (uang, logam, dan uang kertas), pos wesel, certified, cashier check, cek pribadi, dan bank draft serta dana yang disimpan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank atau perjanjian lain.”

Selain itu, menurut Soemarso (2004, 320) “kas adalah sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bukan yang tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.”

Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Oleh karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian internal (internal control) yang baik atas kas dan bank. Sistem pengendalian kas adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas perusahaan. Sistem ini membentuk pengendalian internal yang memadai terhadap kas.

Pengendalian internal kas merupakan salah satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak diselewengkan. Meskipun penyelewengan

23

itu tidak mungkin untuk dihilangkan tetapi dengan pengendalian inernal kas penyelewengan ini dapat dihindari.

Pengendalian internal kas ada 2 yaitu :

a. Pengendalian internal kas untuk penerimaan kas • Semua penerimaan kas harus segera dicatat

• Hendaknya semua penerimaan kas pada hari itu juga harus disetor ke bank

• Adanya pemisahan fungsi antara petugas yang menangani penerimaan kas dilakukan dengan mesin cash register

b. Pengendalian internal untuk pengeluaran kas

• Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang jumlahnya kecil yang tidak efisien jika dilakukan menggunakan cek dapat dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil

• Cek harus ditandatangani minimal 2 orang pejabat

• Cek yang batal digunakan/salah tulis harus diarsir dengan rapi • Hendaknya diberikan cap lunas untuk bukti dan cek yang

sudah dikeluarkan.

H. Tujuan Pengendalian Internal Kas

Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian internal kas adalah untuk membantu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya dengan cara yang lebih efisien. Adapun tujuan diterapkannya sistem pengendalian internal bagi perusahaan adalah:

1. Menyediakan data yang dapat dipercaya

Pengelola didalam mengambil suatu keputusan harus didasarkan kepada informasi yang dapat diandalkan. Oleh karena itu, pengelola harus mempunyai informasi yang teliti dan dapat dipercaya, Kualitas informasi akan tergantung kepada sistem pengawasan internal kas. Semakin baik sistem yang diterapkan semakin baik pula informasi yang dihasilkan,

2. Untuk melindungi harta kekayaan

Harta kekayaan perusahaan baik yang berbentuk fisik maupun non fisik dapat dicuri, hilang dan disalahgunakan bila tidak diawasi dengan baik. Perlindungan terhadap kekayaan ini akan semakin penting dengan banyaknya digunakan komputer-komputer di perusahaan. Sebagian informasi perusahaan yang disimpan dalam pita magnetik atau disket dapat dirusak bila tidak dilindungi dengan baik. Oleh karena itu, perlu diadakan perlindungan fisik terhadap harta-harta perusahaan, misalnya adanya tempat khusus untuk menyimpan aktiva tertentu.

3. Meningkatkan efisiensi usaha

Pengawasan dalam suatu organisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek perusahaan dan mencegah pemakaian sumber-sumber perusahaan secara tidak efesien,

25

Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

I. Unsur-Unsur Pengendalian Internal

Manajemen bertanggungjawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untuk mencapai tiga tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p184) adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif. 2. Penilaian Resiko

Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan

besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :

a. Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi.

b. Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan

Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi

27

yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengkapan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi. Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepada berbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas. Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.

c. Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi

Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha

Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan untuk melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.

4. Pemantauan atau monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektifitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.

5. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal utuk menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya manajemen menggunakan informasi dari Financial Accounting Standarts Board (FASB) atau dari Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) serta Bapepam untuk

29

menilai dampak dari perubahan standar pelaporan yang mungkin akan terjadi.

J. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli 1. Prosedur Penerimaan Kas PT. Sago Nauli

a. Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Perusahaan

Biasanya penerimaan yang langsung diterima melalui kas perusahaan bersumber dari penjualan tunai, penerimaan kas dari bank atas jasa giro, dan penerimaan lain-lainnya. Penjualan tunai dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran. Prosedur penerimaan kas yang langsung ke kas perusahaan:

(1) Fungi kas menerima kas/giro atau uang tunai dari yang membayar, didukung oleh lampiran, faktur penjualan serta bukti lain. Kasir memberikan “cap lunas” pada faktur penjualan. Kasir selanjutnya menyiapkan bukti kas masuk yang bernomor urut dan dibuat rangkap tiga yaitu lembar pertama untuk penyerahan uang dan lembar kedua dan ketiga untuk bagian kasir dan bagian pembukuan. Bukti ini disetujui oleh Direksi.

(2) Bagian pembukuan membandingkan lampiran dan kwitansi dengan laporan harian. Selanjutnya bagian pembukuan/akuntansi mencatat penerimaan kas.

(3) Bagian kas selanjutnya akan mengirimkan cek/giro ke bank. b. Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Bank

Prosedur penerimaan kas melalui bank:

1. Bank menerima cek dan bukti pendukung lain dari rekapan, bank mengurus kliring, lalu membuat daftar surat pemberitahuan, beserta lampiran, kontrak penjualan, nota bank yang akan dikirim ke perusahaan melalui bagian sekretaris perusahaan.

2. Sekretaris menerima nota kredit dan dokumen lain dari bank dan membuat surat pemberitahuan, setelah terlebih dahulu mencatat dalam daftar surat masuk.

3. Bagian kas memeriksa laporan dokumen dari bank, dicocokkannya kebenarannya, lalu memberikan laporan kas harian yang menunjukkan penerimaan kas kepada kepala pembiayaan agar diberi persetujuan penerimaan kas.

4. Bagian pembukuan membandingkan lampiran/kwitansi dan laporan kas harian yang dibuat bagian kas. Selanjutnya bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dalam buku besar.

31

Langganan Kasir Verifikator Kabag Keuangan

Akuntansi

Bank Piutang Buku Besar

Uang

Gambar 3.1

Prosedur Penerimaan Kas PT. Sago Nauli Sumber : PT. Sago Nauli Tahun 2014

Harian BKM

BKM

BKM BKM

N A Buku Pembantu DPUH Bukti Setor DPUH DPUH DPUH Jurnal Penerimaan Kas Buku Besar Bukti Setor Bukti Setor D Bukti Setor E Dengan Uang Periodik C O C O K K

2. Prosedur Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli

Prosedur pengeluaran kas PT. Sago Nauli meliputi pembayaran untuk biaya operasi perusahaan baik biaya rutin maupun non rutin. Uang yang dikeluarkan dapat berupa cek, giro dan uang tunai yang dibayarkan kepada pihak yang menerima pembayaran dengan waktu pembayaran dan jumlah yang sesuai dengan bukti-bukti pendukung untuk pengeluaran tersebut. Biasanya jika pengeluaran dengan uang tunai akan dibayar langsung oleh perusahaan. Namun jika menggunakan cek/giro, pembayaran dilakukan melalui bank.

PT. Sago Nauli menerapkan penyelenggaraan dana kas kecil, penerapannya dengan sistem imperest fund, yaitu metode mencatat jumlah kas kecil yang selalu konstan (tetap) dan tidak berubah-ubah. Kas kecil diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran dalam jangka waktu tertentu.

a. Pengeluaran Kas Dengan Menggunakan Uang Tunai Hal ini akan mengikuti prosedur sebagai berikut:

(1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan kepada bagian pendanaan dengan didukung bukti pendukung.

(2) Bagian pembukuan memeriksa ulang kebenaran perhitungan sah tidaknya permintaan pembayaran dan kelengkapannya. Bukti pengeluaran kas dimintakan persetujuannya kepada kepala pembiayaan. Jumlah

33

pengeluaran tersebut harus ditandatangani direksi kemudian dikirimkan kepada bagian kas.

(3) Bagian kas mengeluarkan berdasarkan bukti yang diterima dari bagian akuntansi. Pada bukti kas keluar dibubuhkan tanda tangan yang menerima kas.

(4) Fungsi akuntansi membandingkan laporan kas harian dengan lampiran bukti kas keluar, kemudian dibukukan ke kartu rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.

b. Pengeluaran Kas Dengan Menggunakan Cek atau Giro

Sebagian besar pengeluaran kas PT. Sago Nauli dilakukan dengan menggunakan cek. Cek yang digunakan adalah cek atas nama. Kemungkinan pemakaian cek ini karena penggunaan cek atas nama lebih terjamin karena melibatkan pihak luar (bank). Pengeluaran ini mengikuti prosedur:

(1) Bagian akuntansi menerima laporan atau lampiran bukti seperti faktur laporan pengiriman barang, copy order pembelian. Selanjutnya dibuat formulir bukti pengeluaran kas dan diserahkan kepada direksi atau pimpinan pembiayaan untuk persetujuan, kemudian diserahkan pada bagian kas.

(2) Bagian kas (kasir) mengeluarkan cek/giro berdasarkan lampiran dan bukti pengeluaran kas dari bagian akuntansi.

Cek atau giro diserahkan kepada yang berhak mengeluarkan cek untuk ditandatangani oleh bagian keuangan atau direksi. Berdasarkan bukti pengeluaran kas dan lampiran, disusun laporan kas harian yang menunjukkan pengeluaran kas, dan laporan yang dibuat ganda untuk didistribusikan pada bagian akuntansi dan kepala pembiayaan.

(3) Berdasarkan laporan kas harian dan lampiran pengeluaran kas yang telah disesuaikan, bagian akuntansi mengadakan pencatatan pada jurnal pengeluaran dan buku besar.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas akan diperiksa kebenarannya oleh fungsi audit intern pada saat tertentu. Segala bukti yang mendukung transaksi kas diminta bagian audit untuk mencek kebenarannya.

35

Supplier Pengeluaran Uang

Akuntansi

Internal

Auditor Bank Buku Besar Kartu

Persediaan

Gambar 3.2

Prosedur Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli Sumber: PT. Sago Nauli Tahun 2014

B C

Voucher Voucher

Voucher Voucher Voucher Register Cek Register Buku Besar N Cek Voucher N Laporan Bank Cek Kartu Persediaan Laporan Bank

K. Sistem Pengendalian Internal terhadap Penerimaan Kas PT. Sago Nauli

Untuk mengamankan serta mengendalikan kas perusahaan pada PT. Sago Nauli digunakan cara-cara berikut:

1. Pemisahan fungsi penyimpanan kas, pencatatan dan pelaksanaan dimana penyimpanan kas dilakukan dikasir untuk kas perusahaan dan di bank untuk kas di bank. Kasir bertugas untuk menerima uang dan membuat bukti penerimaan, bukti setor ke bank, mengeluarkan kas bila diperlukan dan membuat buktinya.

2. Bukti-bukti penerimaan yang telah direalisasikan pada laporan kas dan laporan bank dibukukan, direkap dan diregister sesuai tanggalnya. 3. Fungsi lain yang berperan memperlancar pelaksanaan penerimaan kas

yaitu fungsi penjualan membuat faktur penjualan dan fungsi pengiriman membuat bukti barang keluar.

4. Untuk menjamin kebenaran transaksi penerimaan kas diperlukan dokumen berupa faktur penjualan, pita register kas, bukti setoran bank dan kwitansi.

5. Yang melaksanakan rekonsiliasi dengan bank adalah kasir atau yang ditunjuk dari staf keuangan. Rekonsiliasi bank dilakukan per akhir bulan dengan membandingkan antara saldo menurut laporan bank dengan saldo menurut rekening koran bank untuk diserahkan kebagian pembukuan.

37

6. Jika kasir berhalangan akan digantikan bagian keuangan lainnya yang ditunjuk kepala bagian keuangan.

7. Kas diperusahaan disimpan dalam brankas.

8. Untuk transaksi penerimaan kas, pemeriksaan internal dilakukan oleh internal audit, dengan meminta bukti dan dokumen pendukung.

L. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli

Bila ditinjau dari sudut pengeluaran kas, maka PT. Sago Nauli telah melaksanakan sistem akuntansi dengan baik yang melibatkan beberapa bagian serta formulir-formulir dan bukti-bukti pengeluaran kas diperiksa oleh bagian akuntansi dan pelaporan pada perusahaan. Setiap pengeluaran pada PT. Sago Nauli didukung dengan adanya bukti-bukti pengeluaran kas yang berisikan besarnya jumlah kas yang dikeluarkan, untuk keperluan apa, bagaimana syarat pembayarannya apakah dengan cek, giro, atau uang tunai serta formulir pendukung lainnya.

Pengeluaran kas oleh PT. Sago Nauli hanya dilakukan bila ada bukti pendukung yang sah dan melalui proses pemeriksaan yang telah ditetapkan. Bukti pengeluaran kas tersebut selanjutnya dijadikan bukti kas keluar. Dengan demikian pengendalian internal terhadap pengeluaran kas dapat berjalan dengan baik.

38 A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap pengendalian internal kas terhadap PT. Sago Nauli, maka dapat diambil kesimpulan : 1. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik

dimana setiap transaksi disertai bukti pendukung dan juga dicatat dalam pembukuan, hal ini dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas.

2. PT. Sago Nauli memiliki dana kas kecil dengan sistem imperest fund yang dapat digunakan untuk keperluan operasional. Sistem ini menguntungkan karena pengganti dana kas akan selalu sama dengan jumlah pengeluarannya.

3. Unsur-unsur pengendalian internal kas yang diterapkan diperusahaan ini saling berhubungan erat dan mempunyai keterkaitan antara satu dan lainnya sehingga dapat memberikan kenyataan bahwa dengan adanya keterpaduan antara unsur-unsur sistem pengendalian dapat menunjang kelancaran operasional.

4. Penetapan pengendalian internal kas pada PT. Sago Nauli adalah bertujuan untuk memberikan kelancaran dalam proses penerimaan dan pengeluaran kas serta proses transfer ke bank.

39

5. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang sehingga dapat menghindari pengeluaran yang tidak sah.

6. Dengan adanya pengawasan internal kas yang dilaksanakan maka perusahaan dapat memperkecil setiap kesalahan yang terjadi dan juga keberadaan kas dapat terkoordinasi dengan baik sehingga hal ini akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

B. Saran

Peneliti menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna dengan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis masih sangat terbatas. Maka peneliti mencoba memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Beberapa saran dari peneliti yang mungkin berguna sebagai berikut:

1. Pentingnya dilakukan pemeriksaan dan pengendalian terhadap jalannya prosedur penerimaan dan pengeluaran kas.

2. Sebaiknya kebiasaan yang telah baik dalam perusahaan dapat dipertahankan agar dapat menjadi pedoman bagi perusahaan dalam melaksanakan operasi perusahaan.

3. Untuk menjamin pengendalian internal kas terlaksana dengan baik, hendaknya satuan pengawasan internal mengadakan pemeriksaan mendadak tanpa diketahui fungsi yang menangani kas dengan jadwal yang tidak teratur.

4. Tanggungjawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggungjawab untuk pengeluaran kas.

5. Perusahaan perlu mengadakan rotasi pegawai sehingga pegawai yang mengelola kas tidak dapat bersekongkol satu dengan lainnya.

6. Sebaiknya diadakan pemantauan terhadap prosedur-prosedur yang ada secara berkala dan teratur agar pengendalian internal di perusahaan dapat berjalan semaksimal mungkin.

41

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A, 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2000. Standar Akuntansi Keuangan , Buku Satu, Edisi Lima, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan , Salemba Empat, Jakarta

Mulyadi , 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta

Niswonger, Warren, Reeve dan Fees. (1999). Prinsip - prinsip Akuntansi. Edisi ke 19, Terjemahan Alfonsus Sirait, M.Buss dan Helda Gunawan, SE, MBA. Erlangga, Jakarta

Soemarso S, R, 2004. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta

Warren,Carl S.James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Salemba Empat, Jakarta

K. Sistem Pengendalian Internal terhadap Penerimaan Kas PT. Sago Nauli

Untuk mengamankan serta mengendalikan kas perusahaan pada PT. Sago Nauli digunakan cara-cara berikut:

1. Pemisahan fungsi penyimpanan kas, pencatatan dan pelaksanaan dimana penyimpanan kas dilakukan dikasir untuk kas perusahaan dan di bank untuk kas di bank. Kasir bertugas untuk menerima uang dan membuat bukti penerimaan, bukti setor ke bank, mengeluarkan kas bila diperlukan dan membuat buktinya.

2. Bukti-bukti penerimaan yang telah direalisasikan pada laporan kas dan laporan bank dibukukan, direkap dan diregister sesuai tanggalnya.

3. Fungsi lain yang berperan memperlancar pelaksanaan penerimaan kas

yaitu fungsi penjualan membuat faktur penjualan dan fungsi pengiriman membuat bukti barang keluar.

4. Untuk menjamin kebenaran transaksi penerimaan kas diperlukan dokumen berupa faktur penjualan, pita register kas, bukti setoran bank dan kwitansi.

5. Yang melaksanakan rekonsiliasi dengan bank adalah kasir atau yang ditunjuk dari staf keuangan. Rekonsiliasi bank dilakukan per akhir bulan dengan membandingkan antara saldo menurut laporan bank dengan saldo menurut rekening koran bank untuk diserahkan kebagian pembukuan.

6. Jika kasir berhalangan akan digantikan bagian keuangan lainnya yang ditunjuk kepala bagian keuangan.

7. Kas diperusahaan disimpan dalam brankas.

8. Untuk transaksi penerimaan kas, pemeriksaan internal dilakukan oleh internal audit, dengan meminta bukti dan dokumen pendukung.

L. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas PT. Sago Nauli

Bila ditinjau dari sudut pengeluaran kas, maka PT. Sago Nauli telah melaksanakan sistem akuntansi dengan baik yang melibatkan beberapa bagian serta formulir-formulir dan bukti-bukti pengeluaran kas diperiksa oleh bagian akuntansi dan pelaporan pada perusahaan. Setiap pengeluaran pada PT. Sago Nauli didukung dengan adanya bukti-bukti pengeluaran kas yang berisikan besarnya jumlah kas yang dikeluarkan, untuk keperluan apa, bagaimana syarat pembayarannya apakah dengan cek, giro, atau uang tunai serta formulir pendukung lainnya.

Pengeluaran kas oleh PT. Sago Nauli hanya dilakukan bila ada bukti pendukung yang sah dan melalui proses pemeriksaan yang telah ditetapkan. Bukti pengeluaran kas tersebut selanjutnya dijadikan bukti kas keluar. Dengan demikian pengendalian internal terhadap pengeluaran kas dapat berjalan dengan baik.

38 A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap pengendalian internal kas terhadap PT. Sago Nauli, maka dapat diambil kesimpulan : 1. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik

dimana setiap transaksi disertai bukti pendukung dan juga dicatat dalam pembukuan, hal ini dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas.

2. PT. Sago Nauli memiliki dana kas kecil dengan sistem imperest fund yang dapat digunakan untuk keperluan operasional. Sistem ini menguntungkan karena pengganti dana kas akan selalu sama dengan jumlah pengeluarannya.

3. Unsur-unsur pengendalian internal kas yang diterapkan diperusahaan ini saling berhubungan erat dan mempunyai keterkaitan antara satu dan lainnya sehingga dapat memberikan kenyataan bahwa dengan adanya keterpaduan antara unsur-unsur sistem pengendalian dapat menunjang kelancaran operasional.

4. Penetapan pengendalian internal kas pada PT. Sago Nauli adalah bertujuan untuk memberikan kelancaran dalam proses penerimaan dan pengeluaran kas serta proses transfer ke bank.

5. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang sehingga dapat menghindari pengeluaran yang tidak sah.

6. Dengan adanya pengawasan internal kas yang dilaksanakan maka

perusahaan dapat memperkecil setiap kesalahan yang terjadi dan juga keberadaan kas dapat terkoordinasi dengan baik sehingga hal ini akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

B. Saran

Peneliti menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna dengan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis masih sangat terbatas. Maka peneliti mencoba memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Beberapa saran dari peneliti yang mungkin berguna sebagai berikut:

1. Pentingnya dilakukan pemeriksaan dan pengendalian terhadap jalannya

prosedur penerimaan dan pengeluaran kas.

2. Sebaiknya kebiasaan yang telah baik dalam perusahaan dapat

dipertahankan agar dapat menjadi pedoman bagi perusahaan dalam melaksanakan operasi perusahaan.

3. Untuk menjamin pengendalian internal kas terlaksana dengan baik,

hendaknya satuan pengawasan internal mengadakan pemeriksaan mendadak tanpa diketahui fungsi yang menangani kas dengan jadwal yang tidak teratur.

4. Tanggungjawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggungjawab untuk pengeluaran kas.

5. Perusahaan perlu mengadakan rotasi pegawai sehingga pegawai yang

mengelola kas tidak dapat bersekongkol satu dengan lainnya.

6. Sebaiknya diadakan pemantauan terhadap prosedur-prosedur yang ada

secara berkala dan teratur agar pengendalian internal di perusahaan dapat berjalan semaksimal mungkin.

41

Hall, James A, 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2000. Standar Akuntansi Keuangan , Buku Satu, Edisi Lima, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan , Salemba Empat, Jakarta

Mulyadi , 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta

Niswonger, Warren, Reeve dan Fees. (1999). Prinsip - prinsip Akuntansi. Edisi ke 19, Terjemahan Alfonsus Sirait, M.Buss dan Helda Gunawan, SE, MBA. Erlangga, Jakarta

Soemarso S, R, 2004. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta

Warren,Carl S.James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Salemba Empat, Jakarta