LKP : Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMK Negeri 11 Surabaya.

PADA SMK NEGERI 11 SURABAYA

Oleh:

Wildan 07390100073

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2012

STIKOM

vi

ABSTRAKSI ……… . iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Profil SMK Negeri 11 Surabaya ... 6

2.2 Visi dan Misi ... 8

2.2.1 Visi Sekolah ... 8

2.2.2 Misi Sekolah ... 9

2.3. Struktur Organisasi ... 9

2.4 Pembagian Tugas... ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 11

3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 11

STIKOM

vii

3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan . ... 12

3.3 Klasifikasi ... 12

3.4 Pengkatalogan ... 13

3.5 Alat Analisis dan Rancangan ... 14

3.5.1 Block Chart ... ... 14

3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)... 15

3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18

3.5.4 Power Desainer ... ... 19

3.5.5 Visual Basic .Net ... ... 19

3.5.6 Crystal Report ... ... 20

3.5.7 Microsoft SQL Server 2005... ... 20

3.5.8 Database ... ... 21

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 23

4.1 Menganalisa Sistem ... 24

4.1.1 Prosedur Pendaftaran Anggota ... 26

4.1.2 Prosedur Peminjaman Buku ... 27

4.1.3 Prosedur Pengembalian Buku ... 29

4.1.4 Prosedur Perpanjangan Buku ... 30

4.1.2 Prosedur Pemesanan Buku ... 31

4.2 Mendesain Sistem ... 32

4.2.1 Sistem Flow ... 33

4.2.2 Context Diagram ... 39

4.2.3 Diagram Berjenjang ... 39

STIKOM

viii

4.2.6 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi ... 42

4.2.7 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 43

4.2.8 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ... 44

4.2.9 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku ... 45

4.2.10 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku ... 46

4.2.11 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku ... 47

4.2.12 DFD Level 2 Katalog ... 48

4.2.13 Entity Relational Diagram ... 49

4.2.14 Struktur dan Penjelasan Tabel ... 51

4.2.15 Desain Input/Output ... 59

4.3 Mengimplementasikan Sistem ... 77

4.3.1 Kebutuhan Sistem ... 77

4.3.2 Hasil Implementasi ... 78

4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Hasil Implementasi Sistem 78

4.4.1 Instalasi Program ... 78

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Program ... 83

BAB V PENUTUP ... 105

5.1 Kesimpulan ... 105

5.2 Saran ... 105

DAFTAR PUSTAKA ... 106

LAMPIRAN ... 107

STIKOM

ix

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 9

Gambar 3.1 Notasi Entitas Luar ... 16

Gambar 3.2 Notasi Proses ... 17

Gambar 3.3 Notasi Simpanan Data ... 17

Gambar 3.4 Notasi Arus Data ... 17

Gambar 4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota ... 27

Gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku ... 28

Gambar 4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku ... 29

Gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku ... 30

Gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku ... 31

Gambar 4.6 Sistem Flow Pendaftaran Anggota ... 34

Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Buku ... 35

Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Buku ... 36

Gambar 4.9 Sistem Flow Perpanjangan Buku ... 37

Gambar 4.10 Sistem Flow Pemesanan Buku... 38

Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 39

Gambar 4.12 HIPO Sistem Informasi Perpustakaan ... 40

Gambar 4.13 DFD Level 0 ... 41

Gambar 4.14 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk ... 42

Gambar 4.15 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi ... 43

Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 44

Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ... 45

STIKOM

x

Gambar 4.20 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku ... 48

Gambar 4.21 DFD Level 2 Katalog ... 49

Gambar 4.22 Conceptual Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 50

Gambar 4.23 Physical Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 51

Gambar 4.24 Desian Form Utama ... 59

Gambar 4.25 Desain Form Login ... 61

Gambar 4.27 Desain Form Aturan Pinjam ... 61

Gambar 4.28 Desain Form Petugas Perpustakaan ... 62

Gambar 4.29 Desain Form Setting DDC... 63

Gambar 4.30 Desain Form Setting Jurusan ... 63

Gambar 4.31 Desain Form Setting Rak ... 64

Gambar 4.32 Desain Form Setting Background ... 64

Gambar 4.33 Desain Form Input Buku ... 65

Gambar 4.34 Desain Form Lihat Data Buku ... 66

Gambar 4.35 Desain Form Input Anggota ... 66

Gambar 4.36 Desain Form Lihat Data Anggota ... 67

Gambar 4.37 Desain Form Peminjaman ... 68

Gambar 4.38 Desain Form Pengembalian ... 69

Gambar 4.39 Desain Form Perpanjangan ... 70

Gambar 4.40 Desain Form Sejarah Peminjaman ... 70

Gambar 4.41 Desain Form Katalog ... 71

Gambar 4.42 Desain Form Detil Katalog ... 71

STIKOM

xi

Gambar 4.45 Desain Form Kritik dan Saran ... 73

Gambar 4.46 Desain Form Absensi ... 73

Gambar 4.47 Desain Laporan Peminjaman Buku ... 74

Gambar 4.48 Desain Grafik Statistik Peminjaman Buku ... 74

Gambar 4.49 Desain Laporan Data Buku ... 75

Gambar 4.50 Desain Grafik Buku Paling Populer ... 75

Gambar 4.51 Desain Grafik Anggota Paling Aktif ... 76

Gambar 4.52 Desain Grafik Absensi Pengunjung ... 76

Gambar 4.53 Kotak dialog Welcome to The SIPERPUS v2.0 Setup Wizard .. 79

Gambar 4.54 Kotak dialog Licence Agreement ... 79

Gambar 4.55 Kotak dialog SIPERPUS v2.0 Information ... 80

Gambar 4.56 Kotak dialog Installing SIPERPUS v2.0 ... 80

Gambar 4.57 Kotak dialog Connect to Server ... 81

Gambar 4.58 Klik kanan Databases pilih Attach ... 81

Gambar 4.59 Pilih SIPERPUS.mdf... 82

Gambar 4.60 Database SIPERPUS berhasil di-Attach ... 82

Gambar 4.61 Form Login ... 83

Gambar 4.62 Pesan Kesalahan jika Username atau Password salah ... 84

Gambar 4.63 Pesan Kesalahan jika Login lebih dari 3x salah ... 84

Gambar 4.64 Pesan Berhasil Login ... 84

Gambar 4.65 Form Menu Utama ... 85

Gambar 4.66 Form Setting Aturan Peminjaman ... 86

STIKOM

xii

Gambar 4.69 Form Setting Jurusan... 89

Gambar 4.70 Form Setting Rak ... 90

Gambar 4.71 Form Setting Background ... 91

Gambar 4.71 Form Input Buku Baru ... 92

Gambar 4.73 Pesan jika kode buku sudah ada ... 93

Gambar 4.74 Pesan jika input buku berhasil ... 93

Gambar 4.75 Form Input Data Anggota ... 94

Gambar 4.76 Form Sirkulasi Peminjaman ... 95

Gambar 4.77 Pesan jika kode anggota tidak terdaftar... 96

Gambar 4.78 Pesan jika kode buku tidak terdaftar ... 96

Gambar 4.79 Form Pengembalian ... 97

Gambar 4.80 Tab Pengembalian ... 97

Gambar 4.81 Pesan buku dikembalikan ... 97

Gambar 4.82 Form Perpanjangan ... 98

Gambar 4.83 Tab Perpanjangan ... 98

Gambar 4.84 Pesan Buku gagal diperpanjang ... 98

Gambar 4.85 Form Katalog ... 99

Gambar 4.86 Pesan jika buku tidak ditemukan ... 100

Gambar 4.87 Tampilan detil buku ... 100

Gambar 4.88 Form denah Lokasi... 101

Gambar 4.89 Laporan Peminjaman Buku ... 101

Gambar 4.90 Laporan Data Buku ... 102

STIKOM

xiii

STIKOM

xiv

Tabel 3.1 Tabel Simbol Block Chart ... 14

Tabel 3.2 Simbol-simbol DFD ... 16

Tabel 4.1 Struktur Tabel DDC ... 52

Tabel 4.2 Struktur Tabel Rak... 52

Tabel 4.3 Struktur Tabel Jurusan ... 53

Tabel 4.4 Struktur Table Petugas ... 53

Tabel 4.5 Struktur Tabel Aturan Pinjam ... 54

Tabel 4.6 Struktur Tabel Buku ... 54

Tabel 4.7 Struktur Tabel Anggota ... 55

Tabel 4.8 Struktur Tabel Pinjam ... 56

Tabel 4.9 Struktur Tabel Absensi ... 56

Tabel 4.10 Struktur Tabel Pesan ... 57

Tabel 4.11 Struktur Tabel Usulan ... 57

Tabel 4.12 Struktur Tabel Saran ... 58

STIKOM

iv

Sistem Informasi Perpustakaan merupakan sistem informasi yang sangat diperlukan dalam pengelolaan proses peminjaman buku, khususnya bagi perpustakaan. Transaksi pendaftaran anggota, peminjaman, dan pengembalian buku menjadi lebih terintegrasi, sehingga membantu bagian-bagian di dalam sistem untuk saling bertukar informasi dan mengambil keputusan dengan cepat.

Permasalahan yang dihadapi perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya

selama ini adalah belum tersedianya informasi yang up to date, misalnya

informasi buku yang sedang dipinjam dan buku yang dipesan. Belum adanya otomatisasi perhitungan denda, pencatatan absensi pengunjung perpustakaan, serta informasi lengkap yang memadai.

Solusi yang dapat diambil adalah membuat catatan informasi sementara tentang peminjaman dan pengembalian buku pada saat itu. Tentu saja, hal tersebut kurang memberikan efisiensi dan efektifitas kerja yang berarti. Perlu alat bantu yang mampu mewujudkan hal tersebut.

Berdasarkan solusi diatas, maka perlu adanya sebuah program yang dapat memudahkan pengguna dalam mengelola informasi secara maksimal. Program sistem informasi perpustakaan merupakan aplikasi berbasis komputer yang mampu memberikan efisiensi dan efektifitas dalam menyelesaikan semua pekerjaan, khususnya pada Perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.

Kata kunci: Perpustakaan, informasi, efektifitas, memudahkan.

STIKOM

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Peran sistem informasi terhadap kemajuan organisasi sudah tidak

diragukan lagi. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah

organisasi akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif sehingga mampu

bersaing dengan organisasi yang lain.

Pemanfaatan komputer sebagai alat kerja bantu, khususnya sebagai media

pengolah data, baik yang berskala besar maupun yang skala kecil, terus

berkembang dengan pesat. Itu semua berkat kemajuan teknologi yang didorong

oleh keinginan manusia untuk dapat melakukan pekerjaan dengan cepat, tepat dan

aman.

Perpustakaan merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi

pendidikan, khususnya pada SMK Negeri 11 Surabaya. Perpustakaan merupakan

salah satu penyedia informasi yang lengkap dan akurat. Untuk itu, perpustakaan

harus mempersiapkan sistem yang baik untuk mengolah dan menyediakan

informasi dengan cepat dan tepat.

Namun demikian harus diakui bahwa saat ini perpustakaan SMK Negeri

11 Surabaya masih mengelola datanya secara manual, dimana data-data disimpan

dalam bentuk buku. Cara ini kurang begitu efektif dan efisien, terbatas, lambat

proses pencarian datanya. Laporan peminjaman yang dikerjakan secara manual

sering tidak akurat. Kepala perpustakaan seringkali kesulitan untuk mengetahui

dengan pasti kondisi perpustakaannya.

STIKOM

Memang perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya sudah berusaha untuk

mengimplementasikan sebuah sistem informasi perpustakaan pada kegiatannya,

dengan membeli program yang banyak beredar di masyarakat. Persoalannya,

sistem informasi perpustakaan yang diperlukan oleh perpustakaan biasanya

memiliki sifat-sifat khusus, yang tidak dimiliki oleh aplikasi perpustakaan yang

umum. Perpustakaan memerlukan sistem informasi perpustakaan khusus yang

benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan tersebut.

Oleh alasan seperti itulah penulis terdorong untuk membuat sebuah sistem

informasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan pada SMK

Negeri 11 Surabaya, sehingga dapat membantu kegiatan perpustakaan untuk

memenuhi kebutuhan anggotanya akan informasi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan

yaitu, bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan pada SMK Negeri 11

Surabaya yang meliputi:

1. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi untuk transaksi

peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan buku, dan pengaturan

denda keterlambatan pengembalian?

2. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi yang dapat menangani

pengadaan dan pengolahan bahan pustaka?

3. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi yang mampu untuk

menghasilkan laporan anggota, buku, transaksi peminjaman sampai statistik

peminjaman per periode?

STIKOM

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam kerja praktek yang akan kami buat adalah:

1. Sistem menangani proses transaksi peminjaman, pengembalian, pemesanan,

perpanjangan dan pengaturan denda.

2. Sistem menangani proses pengolahan bahan pustaka, pencarian bahan

pustaka, absensi pengunjung dan usulan buku.

3. Sistem memberikan laporan terkait dengan transaksi peminjaman buku biasa

dan buku paket, data anggota, data buku, absensi, dan statistik peminjaman.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah merancang sebuah sistem

informasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk menyelesaikan

masalah-masalah yang terkait dengan perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.

1.5 Konstribusi

Kontribusi dari sistem informasi perpustakaan ini bagi perpustakaan SMK

Negeri 11 Surabaya, yaitu :

1. Memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola data koleksi dan

pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian.

2. Memudahkan anggota dan tamu untuk mencari koleksi beserta lokasi koleksi

dengan menggunakan katalog.

3. Memudahkan kepala perpustakaan dan pimpinan sekolah untuk melihat

laporan-laporan kemajuan perpustakaan.

STIKOM

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang

dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan,

sedangkan inti dari permasalahan di gambarkan dalam

perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan

batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari

ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa

harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem

tersebut.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai

perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya beserta sejarah

berdirinya dan struktur organisasi yang terdapat didalamnya.

BAB III : TEORI PENUNJANG

Bab ini menjelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini menguraikan tentang prosedur dan langkah-langkah

sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini juga

berisi tentang perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

STIKOM

BAB V : PENUTUP

Bab ini tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab

sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk

peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem

sebelumnya.

STIKOM

6

2.1

Profil SMK Negeri 11 Surabaya

SMK Negeri 11 Surabaya dahulu dikenal dengan sebutan SMSR ( Sekolah

Menengah Seni Rupa ) yang merupakan sekolah seni yang berada di Jawa Timur dan

termasuk tujuh sekolah seni rupa yang ada di Indonesia. SMK Negeri 11 Surabaya

dahulu merupakan sekolah pecahan dari SMKI yang sekarang bernama SMKN 9

Surabaya (SMKI). Kemudian sebagian guru dari SMKI ingin mendirikan sekolah

sendiri yang berlokasi di belakang SMK Negeri 9 Surabaya. Karena pada saat itu

guru-guru tersebut ingin mempunyai batas-batas antara seni pertunjukan dengan seni

terapan. Pada tahun 1989 SMK Negeri 11 Surabaya berdiri. Dan sejak saat itu pula

SMK Negeri 9 Surabaya memfokuskan diri pada seni pertunjukan saja.

Pada waktu itu SMK Negeri 11 Surabaya hanya mempunyai 1 (satu) program

keahlian yang dipecah menjadi 2 (dua) yaitu seni Rupa dan Grafis. Oleh karena itu

SMK Negeri 11 Surabaya dikenal dengan nama SMSR. Setelah itu pada tahun 1994

berdiri program keahlian Kriya Tekstil. Kemudian berturut-turut berdiri program

keahlian Kriya yang baru yaitu Kriya Kayu (pada tahun ajaran 1995 - 1996) dan

Kriya Logam (pada tahun ajaran 1996 - 1997). Pada tahun 2001, pemerintah

Surabaya telah memiliki otonomi daerah sendiri, sehingga masing-masing sekolah

dibebaskan dalam membuka program keahlian baru maupun mengatur masalah intern

di dalam sekolah itu sendiri. Oleh karena itu SMKN 11 Surabaya membuka 2 (dua)

program keahlian baru yaitu, program keahlian Teknologi Informatika dan Desain

STIKOM

Komunikasi Visual Dua program keahlian baru tersebut banyak diminati dan

mendapat respon positif dari masyarakat, baik yang ada di Surabaya maupun yang

ada diluar Surabaya.

Sehingga di tahun ajaran berikutnya SMK Negeri 11 Surabaya kembali

membuka program keahlian baru yaitu program keahlian Teknik Mesin Industri.

Tidak kalah dengan dua jurusan sebelumnya, program keahlian Mesin Industri juga

disambut antusias oleh masyarakat, dan sekarang muncul Program Kria Kulit (yang

memang sejak awal telah memiliki peralatan yang di import dari Spanyol), juga

Program Desain interior sebagai tantangan untuk menjawab kebutuhan masyarakat

akan desainer-desainer unggul. Hingga kini SMK Negeri 11 Surabaya memiliki 10

kompetensi keahlian, serta tetap eksis dalam mendidik siswa-siswinya dalam bidaang

sains, seni dan teknologi untuk menjadi manusia yang handal dan mampu

berkompetisi dan mengembangkan diri di Era Globalisasi sesuai Visi dan Misi SMK

Negeri 11 Surabaya.

2.2

Visi dan Misi

1.

Mewujudkan tamatan yang memiliki imtaq dan berbudi luhur qualified, jiwa

enterpreneur dan mampu melnjutkan ke tingkat yang lebih tinggi.

2.

Meningkatkan fungsi SMK sebagai PPKT pada era otonomi daerah dan

Renstra Dimenjur 2006 – 2010.

3.

Mengembangkan visi dan misi pemerintah daerah dalam pengembangan

potensi sumber daya dengan semangat otonomi daerah.

STIKOM

4.

Menjadikan bahasa asing terutama bahasa Inggris di SMK sebagai budaya

Language Conversation Club (LCC)

5.

Menjadikan SMK Negeri 11 Surabaya sebagai sekolah yang bernilai seni dan

budaya.

2.3

Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

STIKOM

2.4

Pembagian Tugas

A. Tugas Kepala Perpustakaan

1.

Memimpin Perpustakaan.

2.

Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan yang ada di perpustakaan.

3.

Menerima laporan dan menganalisa laporan dari masing-masing bagian yang

ada di bawahnya.

4.

Melakukan pengadaan buku-buku baru untuk perpustakaan.

B.

Tugas Petugas Perpustakaan

1.

Bertanggung jawab atas atas transaksi peminjaman, pengembalian, dan

pemesanan buku.

2.

Bertanggung jawab untuk memelihara koleksi perpustakaan.

3.

Melayani anggota perpustakaan.

4.

Menyerahkan laporan peminjaman kepada Kepala Perpustakaan.

STIKOM

11

3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

3.1.1 Sistem Informasi

Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K.Roscoe Bavis sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Difinisi umum sistem informasi adalah: “Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan dataa untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.”

3.1.2 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang mampu menyediakan informasi (merupakan hasil dari proses transaksi yang terjadi) di mana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Sistem informasi manajemen mempunyai karateristik sebagai berikut:

1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan dan arus informasi secara tegas dan jelas.

2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

STIKOM

3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan, dimana manajer akan menggunakan laporan dan informasi untuk membuat berbagai kesimpulan dan akhirnya mengambil keputusan.

3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan

Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya.

Sedangkan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.

3.3 Klasifikasi

Salah satu tujuan utama semua perpustakaan adalah agar semua pengunjung dapat secara mudah dan langsung memperoleh bahan yang diperlukan.

Salah satu diantara alat-alat yang diciptakan orang untuk maksud tersebut adalah klasifikasi. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari

STIKOM

sejumlah objek, gagasan, buku, atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama.

Di dalam klasifikasi bahan pustaka digunakan penggolongan berdasarkan beberapa ciri tertentu, misalnya oleh karena bentuk fisik berbeda, maka penempatan buku perpustakaan dipisahkan dari surat kabar, majalah, piringan hitam, maupun slides. Ada pula penggolongan berdasarkan penggunaan bahan pustaka, seperti koleksi referensi dipisahkan dengan koleksi buku lain, koleksi buku anak-anak atau buk bacaan ringan. Akan tetapi yang menjadi dasar utama penggolongan berdasarkan isi atau subjek buku. Ini berarti bahwa buku-buku yang membahas subjek yang sama akan dikelompokan bersama-sama.

3.4 Pengkatalogan

Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari bacaan rekreasional atau informasi dan melakukan penelitian sebagai alat bantu belajar maupun kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak menemukan buku yang diinginkan dalam rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki perpustakaan diperlukan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Jadi, katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu.

Menurut pustakawan Cutter pada tahun 1876, adapun tujuan katalog atau objek katalog, ialah :

1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui

berdasarkan :

a) Pengarang

STIKOM

b) Judul

c) Subjek

2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan

a) Oleh pengarang tertentu

b) Berdasarkan subjek tertentu

c) Dalam jenis literatur tertentu

3. Membantu dalam pemilihan buku

a) Berdasarkan edisinya

b) Bedasarkan karakternya(sastra atau topik)

3.5 Alat Analisis dan Rancangan

3.5.1 Block Chart

Block chart berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Pembuatan block chart harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari system atau transaksi.

Adapun symbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat dilihat pada table 2.1 dibawah:

Tabel 3.1 Simbol block chart

Simbol Keterangan

Menandakan dokumen , bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.

STIKOM

Multi Dokumen

Proses Manual

Simbol Keterangan

Proses yang dilakukan oleh computer Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual).

Data penyimpanan (data storage)

Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktivitas fisik.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang sama.

Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran.

Pengambilan keputusan (decision). Layar peraga (monitor).

Pemasukan data secara manual.

3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari

STIKOM

system, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data dan menunjukan hubungan antara data pada system dan proses pada system. (Andri Kristanto, 2003:1-2).

Tabel 3.2 Simbol-simbol DFD

SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN PADA DFD DeMarco and Yourdon

Symbols KETERANGAN

Gane and Sarson Symbols

Anggota Source

(Kesatuan Luar) Anggota

1

SIPERPUS PROSES

1 SIPERPUS

DATA FLOW (Arus Data)

Buku DATA FLOW

(Arus Data) 1 Buku

Keterangan:

a. External Entity/Entitas Luar.

Anggota

Gambar 3.1 Notasi Entitas Luar

STIKOM

External Entity merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi, dan sebagainya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem.

b. Proses

0

Sistem Informasi Perpustakaan

+

Gambar 3.2 Notasi Proses

Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.

c. Data Store/Simpanan Data

1 Buku

Gambar 3.3 Notasi Simpanan Data

Data Store merupakan simpanan dari data yang berupa file atau database dari komputer, arsip dan catatan manual.

d. Data Flow/Arus Data

Gambar 3.4 Notasi Arus Data

STIKOM

Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem

atau hasil dari proses sistem. Arus data ini mengalir diantara proses data store dan

external entity.

3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek. Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan.

ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

STIKOM

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.

3.5.4 Power Designer

Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan adalah Microsoft Visio. Dengan Visio dapat dilakukan proses desain alur aliran data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjuyan. Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan dengan software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap kesalahan alur analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk dilakukan proses selanjutnya

Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam diagram, pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi dari tabel entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran aliran data menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar table yang masih berupa konsep menjadi ke berupa fisik.

3.5.5 Visual Basic .Net

Visual Basic.Net merupakan salah satu produk untuk pengembang aplikasi dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Visual

STIKOM

Basic.Net salah satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database ini, Visual Basic.Net mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.

ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan prinsip tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesain untuk mempermudah batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika membuat aplikasi terdistribusi (Iyan, 2005). Aplikasi hanya terhubung ke database untuk beberapa saat guna mengakses atau update data, kemudian diputus. Data yang diakses dapat disimpan pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada DataSet atau DataView. Keuntungan dari disconnected architecture ialah mampu menangani lebih banyak pengguna. Kelebihan lain data yang disimpan di DataSet berada di memori dan berformat XML.

Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan unutk mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft Access, Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.

3.5.6 Crystal Report

Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan.

3.5.7 Microsoft SQL Server 2005

Microsoft SQL Server 2005 adalah perangkat lunak relational database

management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2005

STIKOM

merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator.

3.5.8 Database

“Database adalah sekumpulan data / informasi yang teratur berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan” (Yuswanto & Subari, 2005). Dalam dunia komputer, database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Ternyata ada alasan tersendiri mengapa database menjadi prioritas utama dalam kinerja manajemen perusahaan, antara lain :

• Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data. • Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-sama

oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai dengan kebutuhan.

Pada sekitar tahun 1970 untuk pertama kalinya E.F Codd memperkenalkan suatu database yang disebut dengan database relasional. Pada model relasional, data dipresentasikan dalam tabel-tabel yang terbentuk dari baris-baris dan kolom- kolom informasi. Tabel itu sendiri dibentuk dengan mengelompokan data-data yang mempunyai subjek yang sama. Pada model ini, membuat database berarti membuat suatu himpunan tabel dan menentukan hubungan antar tabel. Seluruh operasi yang dikenakan atas database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya (Irpanirawan,2008). Dalam model relasional dikenal antara lain : 1. Tabel

Sebuah tabel atau entity dalam model relasional digunakan unutk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer. Dalam

STIKOM

tabel itu sendiri sebenarnya merupakan matriks dari item – item data yang diorganisir menjadi baris dan kolom.

2. Record

Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih suatu field. Pada setiap baris – baris ini tersimpan data – data dari subyek tabel yang bersangkutan. Disamping itu data – data yang ada dalam suatu record bisa terdiri dari bermacam–macam tipe data.

3. Field

Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada tabel.

4. Indeks

Indeks merupakan tipe dari suatu tabel tertentu yang berisi nilai nilai field kunci atau field(yang ditetapkan oleh pemakai) dan pointer ke lokasi record yang sebenarnya. Nilai – nilai dari pointer ini disimpan dalam urutan tertentu dan dapat digunakan untuk menyajikan data dalam urutan database.

5. Query

Query merupakan sekumpulan perintah SQL yang dirancangkan untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel. Meskipun SQL dapat dijalankan langsung dari program, query mengijinkan Anda menamai perintah dan menyimpannya dalam database itu sendiri.

STIKOM

23

Petugas perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya selama ini masih menggunakan buku untuk mencatat semua transaksi yang ada. Karena terbatasnya sarana, maka adanya sistem komputer sangat dibutuhkan. Sistem komputer ini meliputi sistem pendaftaran anggota, sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan), absensi pengunjung dan katalog. Jadi untuk melakukan pencatatan transaksi petugas perpustakaan hanya perlu memasukkan data-data yang diperlukan dalam suatu basis data dan menyimpannya.

Sistem pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual berlangsung lama dan butuh ketelitian, karena anggota perpustakaan berjumlah sangat banyak. Sedangkan petugas perpustakaan yang ada sangat sedikit. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang praktis dan cepat untuk membantu kegiatan petugas perpustakaan.

Kegiatan petugas perpustakaan yang perlu diperbaiki meliputi prosedur pendaftaran anggota, absensi pengunjung, transaksi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan buku, serta pencarian buku yang lebih efektif.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu:

a. Menganalisa sistem

b. Mendesain sistem

c. Mengimplementasikan sistem

d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.

STIKOM

Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.

4.1 Menganalisa Sistem

Analisis sistem di SMK Negeri 11 Surabaya terdiri dari tiga tahap, yaitu pengumpulan data yang diperlukan melalui survei, permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang lama, dan pemecahan masalah dengan sistem yang baru. Adapun tahap-tahapnya adalah:

1. Survey

Survey dilakukan pada saat pertama kali datang ke SMK Negeri 11 Surabaya dengan meminta data pada petugas perpustakaan tentang prosedur pendaftaran anggota, sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan), absensi dan katalog yang selama ini dipakai dan mewawancarai petugas tentang jalannya sistem yang sudah ada. Survei juga meliputi penelitian terhadap keadaan perpustakaan. Penelitian yang dilakukan adalah dengan mengamati cara pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam melayani anggota yang melakukan transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan dan absensi. Sedangkan data yang diberikan oleh petugas perpustakaan meliputi daftar koleksi perpustakaan, daftar anggota perpustakaan, data absensi pengunjung, data peminjaman, laporan-laporan dan data dari sistem lain yang berlaku di perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya pada saat itu.

2. Permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada

Adapun permasalahan yang dihadapi perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya dari pemakaian sistem yang lama adalah sebagai berikut:

STIKOM

a. Dari segi keandalan

Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem peminjaman yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan transaksi peminjaman menjadi lama dan tidak efektif.

b. Dari segi teknologi

SMK Negeri 11 Surabaya masih belum menggunakan sistem yang terintegrasi, pencatatan masih dilakukan secara manual yang kemudian dicatat kembali di Microsoft Excel. Hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang cukup lama dan menghabiskan banyak tenaga.

c. Dari segi dokumen

Dokumen-dokumen yang ada semakin hari semakin menumpuk sehingga kemungkinan terjadinya kerusakan menjadi semakin tinggi. Dokumen tersebut terdiri dari dokumen peminjaman, daftar anggota perpustakaan, daftar koleksi perpustakaan, daftar absensi pengunjung, dan laporan-laporan.

d. Dari segi laporan

Laporan data anggota, data buku, transaksi peminjaman serta laporan lain tidak dapat digunakan sebagai sarana mengambil keputusan. Belum adanya laporan anggota yang sedang sudah mengembalikan maupun yang belum mengembalikan buku, laporan absensi anggota per hari, dan grafik peminjaman masih belum ada mengakibatkan kepala perpustakaan sulit untuk mengetahui kondisi perpustakaan yang sebenarnya.

STIKOM

3. Pemecahan dengan sistem baru

Permasalahan yang ada dapat diatasi dengan sistem yang baru yaitu sistem komputer. Jadi setiap transaksi yang terjadi, data buku yang ada serta data anggota yang ada disimpan dalam suatu database. Laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan secara otomatis tanpa harus membuat secara manual lagi.

4.1.1 Prosedur Pendaftaran Anggota

Proses pendaftaran anggota hanya berlaku mahasiswa yang bersangkutan (berstatus aktif di SMK Negeri 11 Surabaya) dan telah melengkapi persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan berupa pas foto dan uang pendaftaran.

Pertama kali, petugas perpustakaan akan mendata siswa melalui daftar absensi kelas. Setelah itu petugas akan menetapkan syarat-syarat menjadi anggota perpustakaan lalu mengumumkan persyaratan keanggotaan kepada siswa tiap kelas. Setiap siswa wajib menyerahkan pas foto dan membayar uang anggota perpustakaan. Petugas perpustakaan akan mencatat nama anggota, nomor anggota, dan kelas dalam kartu anggota dan kartu peminjaman. Kemudian menyerahkan kartu anggota perpustakaan kepada siswa yang bersangkutan.

Kartu anggota tersebut diserahkan kepada anggota sebagai bukti bahwa telah terdaftar dalam keanggotaan perpustakaan. Terlihat pada gambar 4.1

STIKOM

Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota.

Gambar 4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota

4.1.2 Prosedur Peminjaman Buku

Prosedur peminjaman buku diawali dari siswa mencari dan memilih buku yang dikehendaki lalu membawa buku ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi peminjaman buku. Petugas akan melakukan beberapa pengecekan antara lain cek keanggotaan, cek transaksi peminjaman sebelumnya apakah ada yang terlambat, cek jumlah buku yang dipinjam apakah kurang dari maksimal peminjaman atau tidak. Setelah semua pengecekan selesai baru petugas

STIKOM

akan mencatat kode buku, judul buku, nomor anggota, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian buku kemudian menyimpannya sebagai arsip peminjaman. Setiap anggota diberi kesempatan untuk meminjam buku dengan jumlah total 3 buku. Terlihat pada gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku dibawah.

Gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku

STIKOM

4.1.3 Prosedur Pengembalian Buku

Sistem pengembalian buku dapat dilakukan bila peminjam

mengembalikan buku yang telah dipinjamnya. Pengembalian tidak dicatat lagi sebagai transaksi, melainkan hanya mencoret transaksi peminjaman. Dari transaksi peminjaman inilah petugas perpustakaan mengetahui apakah pengembalian buku itu melebihi batas waktu yang telah ditentukan, jika melebihi batas waktu maka peminjam akan dikenai denda. Terlihat pada gambar 4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku dibawah.

Gambar 4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku

STIKOM

4.1.4 Prosedur Perpanjangan Buku

Sistem perpanjangan buku dapat dilakukan jika peminjam ingin memperpanjang peminjaman buku. Peminjam mengajukan permohonan perpanjangan buku kepada petugas. Jika petugas menyetujui permohonan tersebut, maka petugas akan memperpanjang peminjaman buku tersebut dengan cara mengubah catatan peminjaman. Bila petugas tidak menyetujui, maka permohonan perpanjangan akan ditolak dan buku harus dikembalikan. Terlihat pada gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku dibawah.

Gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku

STIKOM

4.1.5 Prosedur Pemesanan Buku

Sistem pemesanan buku ditujukan bagi anggota yang ingin meminjam buku tetapi buku yang dimaksud sedang dipinjam oleh anggota lain. Anggota mencatatkan data buku yang ingin dipesan yaitu judul buku dan nama pengarang di dalam buku pemesanan bahan pustaka. Pemesan diharapkan mengecek keberadaan buku yang dipesan tersebut kepada petugas perpustakaan setiap hari. Pemberian pinjaman buku yang dipesan diberikan sesuai dengan nomor urut pemesanan. Terlihat pada gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku dibawah.

Gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku

STIKOM

4.2 Mendesain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem dilakukan oleh dua orang. Satu orang merancang sistem

flow, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel. Satu orang lagi

mendesain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

Sistem flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama. Pada sistem flow ini terdapat beberapa perubahan dari sistem yang lama ke dalam

sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk

penyimpanan data. Database yang dibutuhkan antara lain, Anggota, Jurusan,

Aturan Pinjam, Rak, Usulan, Saran, Absensi, Petugas, Pesan, Buku, Pinjam, dan DDC.

Langkah selanjutnya adalah membuat Context Diagram. External Entity

dan proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari sistem flow

yang telah dibuat. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing-masing

proses beserta tabel-tabel yang dibutuhkan pada DFD. Context Diagram yang

telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan HIPO. File yang terdapat pada DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.

Langkah terakhir adalah mendesain input dan output. Diperlukan beberapa pertimbangan dalam mendesain input dan output yang baik yaitu, bagaimana

membuat desain yang simple dan lengkap tapi mudah digunakan. Desain input

dan output meliputi form Sirkulasi, form Menu utama, form Aturan pinjam, form

Rak, form Petugas, form Jurusan, form Input Anggota, form Input Data Buku, dan

desain Laporan-laporan.

STIKOM

4.2.1 Sistem Flow

Sistem Flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam Sistem Flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi. Proses yang dikembangkan meliputi, proses pendaftaran anggota, proses peminjaman, pengembalian buku, proses perpanjangan buku serta proses pemesanan buku.

A. Sistem Flow Pendaftaran Anggota

Sistem Flow Pendaftaran Anggota dilakukan secara komputerisasi.

Dimulai dengan petugas perpustakaan melakukan input data siswa dari daftar

absensi per kelas ke dalam database dengan status masih non aktif. Setelah itu petugas akan menetapkan persyaratan keanggotaan dan mengumumkan pada siswa. Petugas perpustakaan akan mengaktifkan keanggotaan siswa yang telah menyerahkan persyaratan. Bagi yang belum menyerahkan persyaratan maka statusnya tetap non aktif. Dengan status non aktif tersebut maka siswa yang bersangkutan tidak akan bisa melakukan transaksi peminjaman di perpustakaan. Petugas akan memberikan kartu anggota kepada siswa yang berstatus aktif. Kartu anggota ini sebagai pertanda bahwa siswa telah menjadi anggota perpustakaan.

STIKOM

Sistem Flow Pendaftaran Anggota dapat dilihat pada gambar 4.6 dibawah ini.

Gambar 4.6 Sistem Flow Pendaftaran Anggota

STIKOM

B. Sistem Flow Peminjaman Buku

Sistem flow peminjaman buku yang telah terkomputerisasi, diawali dengan siswa mencari data buku yang akan dipinjam melalui katalog atau langsung mencari di rak buku. Kemudian menyerahkan kartu anggota perpustakaan beserta buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Petugas memasukkan kode anggota dan kode buku yang dipinjam. Sistem kemudian akan melalukan pengecekan keanggotaan. Apabila keanggotaan aktif atau terdaftar maka sistem akan melakukan pengecekan peminjaman sebelumnya. Apabila pada peminjaman sebelumnya peminjam masih memiliki tanggungan. Dalam hal ini adalah terlambat mengembalikan buku atau masih ada denda yang belum terbayar. Jika tidak ada tanggungan, sistem akan mengecek status buku jika buku masih ada dan belum dipesan maka sistem akan melakukan pengecekan jumlah buku yang dipinjam, apakah sudah melampaui batas peminjaman atau belum. Jika belum, maka sistem akan menyimpan data transaksi peminjaman tersebut dan meng-update status buku menjadi keluar. Sistem Flow Peminjaman Buku dapat dilihat pada gambar 4.7 dibawah ini.

STIKOM

! " # $

% & '

! ( ! !

$ $

" $

)

# $

$

Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Buku

STIKOM

C. Sistem Flow Pengembalian Buku

Sistem flow pengembalian buku dimulai dari peminjam menyerahkan buku yang ingin dikembalikan kepada petugas. Petugas akan menginputkan kode anggota dan kode buku yang dikembalikan. Sistem akan mengecek apakah buku tersebut dipinjam oleh anggota tersebut, dengan cara mencocokkan kode anggota dan kode buku yang dimasukkan dengan data pada tabel peminjaman. Jika data sesuai maka sistem akan mengecek waktu pengembalian, apakah tepat waktu atau

tidak. Jika tepat waktu sistem akan meng-update catatan peminjaman menjadi

dikembalikan dan status buku menjadi ada. Jika terlambat maka sistem akan menghitung denda keterlambatan. Sistem Flow Peminjaman Buku dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini.

STIKOM

! !

% #

!

!

#

* ! %

" !

Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Buku

STIKOM

D. Sistem Flow Perpanjangan Buku

Sistem flow perpanjangan buku merupakan pengembangan dari dokumen flow lama perpanjangan buku. Pertama-tama anggota menyerahkan buku yang ingin diperpanjang kepada petugas. Petugas akan memasukkan kode buku yang akan diperpanjang. Sistem akan mengecek peminjaman sebelumnya dari anggota tersebut, jika tidak ada tanggungan sistem akan mengecek pemesanan dan waktu pengembalian. Jika waktu pengembalian masih lama maka sistem akan menolak perpanjangan. Jika semua terpenuhi maka sistem akan men-update catatan peminjaman dan status buku.

STIKOM

! "

$

$

% !

% ! "

+

+ ,

Gambar 4.9 Sistem Flow Perpanjangan Buku

STIKOM

E. Sistem Flow Pemesanan Buku

Pertama-tama anggota mencari data buku yang dicari di katalog. Jika buku yang dicari ada, maka anggota dapat mengetahui status buku yang dicarinya pada detil pencarian di katalog. Jika buku masih dipinjam, maka anggota dapat memesan buku yang dipinjam tersebut. Jika nanti buku yang dipesan tersebut sudah dikembalikan anggota lain, maka sistem akan otomatis memberitahu kepada anggota yang memesan buku tersebut bahwa buku yang dipinjam sudah ada. Sistem Flow Pemesanan Buku dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini.

STIKOM

Gambar 4.10 Sistem Flow Pemesanan Buku

4.2.2 Context Diagram

Pada Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ini terdiri dari 3 entitas (bagian), yaitu anggota, petugas, dan kepala perpustakaan. Ketiga entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai contoh, Anggota memberikan input berupa usulan buku kepada Petugas. Setelah

STIKOM

itu, Petugas memberikan informasi usulan tersebut kepada kepala perpustakaan dalam bentuk laporan.

Pemesanan Buku Data Absensi

Informasi Peminjaman Buku Kartu Anggota

Data Anggota

Data Jurusan Data Rak Buku Data Aturan Peminjaman Data Klasifikasi DDC

Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku

Data Login Petugas Daftar Buku Baru Data Perpanjangan Buku

Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku

Data Calon Anggota

Laporan Anggota Paling Aktif Laporan Absensi Pengunjung

Laporan Buku Terpopuler

Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku

Laporan Daftar Anggota Laporan Daftar Buku Informasi Denda

Informasi Perpanjangan Buku Informasi Pengembalian Buku

Data Buku Dicari

Informasi Katalog Buku

Kritik dan Saran Usulan Buku

0

Sistem Informasi Perpustakaan

+ Anggota

Petugas

Kepala Perpustakaan

Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

4.2.3 Diagram Berjenjang (HIPO)

Diagram berjenjang merupakan merupakan diagram urutan proses yang terjadi dalam Sistem Informasi Perpustakaan. Urutan proses dimulai dari

pemeliharaan file induk, pemeliharaan file transaksi, dan cetak laporan.

4.2.4 DFD Level 0

DFD level 0 ini, berisi tiga proses. Proses tersebut antara lain, Pemeliharaan File Induk, Pemeliharaan File Transaksi, dan Cetak Laporan.

STIKOM

Lihat Data Pemesanan

Pemesanan Buku

Lihat kritik dan saran Lihat daftar usulan Data Buku

Data Buku Data Buku

Data Absensi

Informasi Peminjaman Buku

Input Data Anggota Input Data Anggota

Data Jurusan

Kartu Anggota

Laporan Anggota Paling Aktif Laporan Absensi Pengunjung Laporan Buku Terpopuler

Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku Laporan Daftar Anggota Laporan Daftar Buku

Lihat Peminjaman Lihat Absensi Lihat Data Anggota Lihat Data Buku Informasi Denda

Informasi Perpanjangan Buku Informasi Pengembalian Buku

Data Buku Dicari Informasi Katalog BukuKritik dan Saran

Usulan Buku Data Anggota

Data Transaksi Lihat Data Peminjaman

Data Absensi

Lihat Data AbsensiData Kritik dan Saran Data Usulan

Data Pemesanan

Data Anggota Data Buku Data Buku Baru Lihat Data Buku

Data Anggota Baru Lihat Data Anggota Lihat Data Rak

Data Rak Baru

Data Jurusan Baru Lihat Data Jurusan Data DDC

Lihat Data DDC Data Petugas Lihat Data Petugas

Data Aturan Pinjam Lihat Data Aturan Pinjam

Data Jurusan Data Rak Buku

Data Aturan Peminjaman Data Klasifikasi DDC

Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku Data Login Petugas

Daftar Buku Baru

Data Perpanjangan Buku Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku

Data Calon Anggota

Anggota AnggotaAnggota Anggota AnggotaAnggotaAnggota Anggota_Anggota Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Petugas Petugas Petugas PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugasPetugas

1

Pemeliharaan File Induk

+

2

Pemeliharaan File Transaksi

+

3

Cetak Laporan

+ Anggota

1 Aturan Peminjaman 2 Petugas 3 DDC 4 Rak 5 Jurusan 6 Anggota 7 Buku 8 Pinjam 9 Pesan 10 Usulan 11 Absensi 12 Kritik Dan Saran

Anggota Anggota Anggota_{AnggotaAnggota}

Gambar 4.13 DFD Level 0

4.2.5 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk

DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk ini menggambarkan proses Pengelolaan Data Anggota, Data Buku, Data Aturan Peminjaman, Data Petugas, Data Klasifikasi, Data Jurusan dan Data Rak pada Perpustakaan SMK Negeri 11

STIKOM

Surabaya. Sistem ini membutuhkan tabel Anggota, Buku, dan Aturan Peminjaman, Petugas, DDC, Jurusan, dan Rak untuk menyimpan data.

Data Buku BaruLihat Data Buku Data Anggota Baru

Lihat Data Anggota

Lihat Data RakData Rak Baru Data Jurusan BaruLihat Data Jurusan

Data DDC Lihat Data DDC Data Petugas Lihat Data Petugas Data Aturan Pinjam Lihat Data Aturan Pinjam

Data Jurusan

Data Rak Buku Data Klasifikasi DDC Data Aturan Peminjaman

Data Login Petugas Daftar Buku Baru

Data Calon Anggota

PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugasPetugas

1 Aturan Peminjaman 1 Aturan

Peminjaman

22 PetugasPetugas

3 DDC 3 DDC

5 Jurusan 5 Jurusan

44 RakRak 6 Anggota 6 Anggota 7 Buku 7 Buku 1 Pengelolaan Data Anggota 2 Pengelolaan Data Buku 3 Pengelolaan Data Aturan Peminjaman 4 Pengelolaan Data Petugas 5 Pengelolaan Data Klasifikasi 6 Pengelolaan Data Jurusan 7 Pengelolaan Data Rak

Gambar 4.14 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk

4.2.6 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi

DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi meliputi enam transaksi yang sering terjadi di dalam Perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya. Enam transaksi diantaranya adalah, transaksi Pendaftaran Anggota, Katalog Buku, Peminjaman buku, Pengembalian Buku, Perpanjangan Buku, dan Absensi. Transaksi tersebut membutuhkan tabel untuk memasukkan data, seperti tabel Anggota, Buku, Pinjam, Pesan, Usulan, Jurusan, Kritik dan Saran, dan Absensi.

STIKOM

Lihat Data Pemesanan

Pemesanan Buku Cek Data Anggota

Lihat kritik dan saran Lihat daftar usulan

Data Kritik dan Saran Data Usulan

Data Absensi Data Absensi

Lihat Data Absensi Lihat Data Peminjaman

Data Transaksi Data Pemesanan

Informasi Peminjaman Buku

Informasi Denda Informasi Pengembalian Buku

Informasi Perpanjangan Buku Input Data Anggota

Data Buku Dicari Informasi Katalog Buku

Data Buku

Data Buku

Data Buku

Data Anggota

Input Data Anggota Kartu Anggota Data Jurusan

Kritik dan Saran Usulan Buku

Data Anggota Data Buku

Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku

Data Perpanjangan Buku

Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku

Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas 7 Buku 6 Anggota 9 Pesan 10 Usulan

12 Kritik Dan Saran

11 Absensi 11 Absensi 8 Pinjam 8 Pinjam Anggota AnggotaAnggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2 Katalog + 3 Peminjaman + 4 Pengembalian + 5 Perpanjangan + Anggota 1 Pendaftaran Anggota + 5 Jurusan Petugas 6 Anggota Anggota 6 Absensi Anggota 10 Usulan

12 Kritik Dan Saran

Anggota 9 Pesan

Gambar 4.15 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi

4.2.7 DFD Level 1 Cetak Laporan

DFD Level 1 Cetak Laporan merupakan gambaran proses pencetakan laporan dalam memberikan informasi kepada Kepala Perpustakaan. Terdiri dari Empat proses cetak laporan, yaitu Cetak Laporan Anggota, Laporan Buku, Laporan Peminjaman (Laporan Buku Terpopuler, Laporan Anggota paling Aktif, Laporan Peminjaman Buku, Laporan Statistik Peminjaman), dan Laporan

Absensi. Laporan tersebut diambil dari data yang terdapat pada database, dengan

menggunakan tabel Anggota, Buku, Pinjam, dan Absensi.

STIKOM

Laporan Anggota Paling Aktif

Laporan Absensi Pengunjung

Laporan Buku Terpopuler

Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku Laporan Daftar Anggota

Laporan Daftar Buku

Lihat Peminjaman

Lihat Absensi Lihat Data Anggota

Lihat Data Buku

7 Buku 6 Anggota 11 Absensi 8 Pinjam Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan 1 Cetak Laporan Anggota 2 Cetak Laporan Buku 3 Cetak Laporan Peminjaman 4 Cetak Laporan Absensi

Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan

4.2.8 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota

Pada DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ini merupakan gambaran secara terkomputerisasi proses-proses yang ada pada sistem Pendaftaran Anggota. Mulai dari proses pendataan anggota, cek persyaratan, proses mengaktifkan anggota sampai proses cetak kartu anggota yang nantinya diberikan kepada anggota perpustakaan. Tabel yang diperlukan antara lain tabel Jurusan dan tabel Anggota.

STIKOM

Info Persyaratan Persyaratan tidak valid

Anggota aktif

Status Aktif Persyaratan Ok

Pendataan OK

Kartu Anggota

Input Data Anggota Data Jurusan Input Data Anggota

5 Jurusan Anggota 6 Anggota Petugas 1 Pendataan Anggota 2 Cek Persyaratan 3 Aktifkan Anggota 4 Cetak Kartu Anggota 5 Informasi Persyaratan

Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota

4.2.9 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku

Pada DFD Level 2 Proses Peminjaman dijelaskan secara terkomputerisasi bagaimana proses peminjaman buku berlangsung, mulai dari melakukan beberapa pengecekan antara lain cek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, cek buku,

cek pemesanan, cek jumlah buku dipinjam, simpan peminjaman dan update status

buku dari ada menjadi keluar. Tabel yang dibutuhkan antara lain tabel Anggota, Pinjam, Buku, Pesan. Sedangkan yang terlibat dalam sistem ini adalah Anggota dan Petugas.

STIKOM

Status Buku terupdate Informasi Peminjaman Buku

Data Peminjaman Buku

Simpan Data Berhasil

Jumlah Dipinjam OK Data Buku ok

Data Pesan ok Data Peminjaman ok Anggota Terdaftar

Status Buku Data Transaksi Lihat Jumlah Peminjaman Lihat Data Peminjaman

Data Anggota

Lihat Data Pemesanan Data Buku Data Anggota Petugas Anggota 6 Anggota 7 Buku Anggota 8 Pinjam 8 Pinjam 1 Cek Keanggotaan 2 Cek Peminjaman Sebelumnya 3 Cek Pemesanan 9 Pesan 4 Cek Buku 5 Cek Jumlah Buku Dipinjam 6 Simpan Peminjaman 7 Update Status Buku 8 Informasi Peminjaman Berhasil

Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku

4.2.10 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku

Pada DFD Level 2 Proses Pengembalian dimulai dari petugas menginputkan data pengembalian buku pada sistem. Data tersebut yaitu kode buku yang dikembalikan dan kode anggota peminjam buku. Kemudian sistem akan melakukan beberapa proses pengecekan antara lain cek buku, cek keterlambatan. Jika pengembalian terlambat maka akan menuju proses hitung

denda, jika tidak maka sistem akan langsung meng-update catatan peminjaman

pada tabel Pinjam yaitu dari dipinjam menjadi dikembalikan. Selanjutnya sistem akan merubah status buku menjadi ada.

STIKOM

Informasi Denda

Informasi Pengembalian Buku Data Pengembalian Buku

Data Buku

Update Peminjaman OK Data Denda

Tidak Terlambat Cek Buku OK

Terlambat

Petugas 7 Buku

Anggota Anggota 1 Cek Buku 2 Cek Keterlambatan 3 Update Peminjaman 4 Hitung Denda 5 Update Status Buku

Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku

4.2.11 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku

DFD Level 2 Proses Perpanjangan menjelaskan secara terkomputerisasi proses demi proses pada sistem perpanjangan buku. Dimulai dari petugas yang memasukkan data perpanjangan buku. Data perpanjangan buku meliputi kode buku dan kode anggota. Sistem akan mulai melakukan proses pengecekan. Setelah semua pengecekan terpenuhi sistem akan memperpanjang buku. Proses memperpanjang buku disini adalah menambah tanggal peminjaman buku sesuai dengan maksimal waktu peminjaman buku. Misalnya, waktu peminjaman buku adalah 3 hari maka setelah 3 hari pengembalian, peminjaman buku tersebut akan diperpanjang 3 hari lagi secara otomatis.

STIKOM

Tidak ada Keterlambatan Masih ada Keterlambatan

Cek Buku OK

Informasi Penolakan Informasi Perpanjangan Buku Data Buku Data Perpanjangan Buku

Petugas 7 Buku

Anggota 1

Cek Buku

2 Cek Peminjaman

Sebelumnya

3 Perpanjang

Buku 4

Tolak Perpanjangan

Gambar 4.20 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku

4.2.12 DFD Level 2 Katalog

DFD Level 2 Katalog merupakan gambaran proses pencarian buku dalam perpustakaan. Proses tersebut dibagi menjadi empat, yaitu proses pencarian buku, proses pemesanan buku, proses pengusulan buku, dan proses pengiriman kritik dan saran. Empat proses yang terdapat pada DFD level 2 katalog ini membutuhkan tabel-tabel untuk menyimpan data pemesanan, pengusulan, dan kritik dan saran. Terlihat pada gambar 4.21, tabel Buku, tabel Usulan, tabel Saran, dan tabel Pesan yang digunakan untuk penyimpanan data.

STIKOM

buku kosong

Data Katalog OK

Pemesanan Buku Lihat daftar usulan

Lihat kritik dan saran Data Kritik dan Saran Data Usulan

Data Pemesanan

Data Buku Dicari Informasi Katalog Buku

Kritik dan Saran Usulan Buku Data Buku

Informasi Pemesanan Buku PetugasPetugasPetugas

7 Buku AnggotaAnggota AnggotaAnggota 9 Pesan 9 Pesan 10 Usulan

12 Kritik Dan Saran 12 Kritik Dan Saran 1 Pencarian Buku + 2 Pengusulan Buku + 3 Pengiriman Kritik dan Saran 4 Pemesanan + 10 Usulan

12 Kritik Dan Saran Anggota

Gambar 4.21 DFD Level 2 Katalog

4.2.13 Entity Relational Diagram

Untuk perancangan basis data sistem informasi perpustakaan digunakan

alat/tools Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat yang sering

dipakai untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antar

tabel dapat diketahui dengan jelas. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual

Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.

A. CDM (Conceptual Data Model)

Pada Conceptual Data Model yang tertera diatas, terdapatdua belas buah

tabel yang saling terintegrasi secara logik. Dua belas tabel terdiri dari delapan tabel master dan empat tabel transaksi.

STIKOM

Memiliki Diatur Dilayani Absen Sarankan Mengusulkan Memesan Terdapat Pinjam Meminjam Pesan Terdapat Terdiri BUKU Nomor_induk Judul Edisi Peng arang Subyek ISBN Nomor_pang g il Penerbit Kota Lokasi Tipe_buku Asal_buku Harg a Tgl_peng adaan Status_buku Stok_buku Sinops is Gambar DDC DDC Nama_Subyek Rak Id_Rak Nama_Rak Pesan id_pesan Tgl_Pes an Pinjam Id_pinjam Tgl_Pinjam Tgl_Kembali Jam_Pinjam Denda Ang gota Id_Ang g ota Nama No_Telp Email Jabatan Alamat Status Foto Jurusan

Id_J urus an Jurusan

Usulan Id_Us ulan Tgl_Us ulan Nama_Peng us ul Judul_Us ulan Peng arang _Buku Penerbit_Buku Alasan Saran Id_Saran Nama_Penyaran Kelompok Subyek_saran Saran Petug as Id_Petug as Nama_petugas Pass word Grup Aturan_Pinjam Id_Aturan Buku_max Lama_max Denda_max Absensi No_Absensi No_Urut Tgl_masuk Keperluan

Gambar 4.22 Conceptual Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

B. PDM (Physical Data Model)

Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan

adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.

STIKOM

ID_AT URA N = ID_AT URA N

ID_AT URAN = ID_AT URAN

ID_PETUG AS = ID_PET UG AS

ID_ANGG O TA = ID_ANG GO TA ID_ANGG O TA = ID_ANG GO TA

ID_ANGG O TA = ID_ANG GO TA

ID_ANGG O TA = ID_ANG GO TA I D_JURUSAN = I D_JURUSAN

ID_ANGG O TA = ID_ANG GO TA

NO MOR_INDUK = NO MO R_INDUK

NO MOR_INDUK = NO MO R_INDUK

ID_RA K = ID_RAK DDC = DDC

BUKU NOMOR_IND UK i nteg er DDC varchar(50) ID_RAK varchar(10) JUDUL varchar(200) EDISI i nteg er PENGARANG varchar(100) SUBYEK varchar(50) ISBN varchar(100) NOMOR_PANGGIL varchar(50) PENERBIT varchar(50) KOTA varchar(20) LOKASI varchar(100) TIPE_BUKU varchar(50) ASAL_BUKU varchar(10) HARGA varchar(50) TGL_PENGADAAN timestamp STATUS_BU KU varchar(10) STOK_BUKU varchar(10) SINOPSIS varchar(1000) GAMBAR varchar(100) DDC DDC varchar(50) NAMA_SUBYEK varchar(50) RAK ID_RAK varchar(10) NAMA_RAK varchar(50) PESAN

ID_ATURAN varc har(50) ID_PESAN integ er NOMOR_IND UK integ er ID_ANGGOTA char(50) TGL_PESAN timestamp

PINJAM ID_ATURAN varchar(50) ID_PINJAM varchar(100) NOMOR_IND UK i nteg er ID_ANGGOTA char(50) ID_PETUGAS varchar(50) TGL_PINJAM timestamp TGL_KEMBALI timestamp JAM_PINJAM time DENDA i nteg er

ANGGOTA ID_ANGGOTA char(50) ID_JURUSAN varchar(50) NAMA varchar(200) NO_TELP varchar(100) EMAIL varchar(100) JABATAN varchar(50) ALAMAT varchar(100) STATUS varchar(50) FOTO varchar(200) JURUSAN ID_JURUSAN varchar(50) JURUSAN varchar(100) USULAN ID_USULAN varchar(100) ID_ANGGOTA char(50) TGL_USULAN timestamp NAMA_PENG USUL varchar(200) JUDUL_USULAN varchar(200) PENGARANG_BUKU varchar(100) PENERBIT_BUKU varchar(100) ALASAN varchar(500) SARAN ID_SARAN varchar(50) ID_ANGGOTA char(50) NAMA_PENYARAN varchar(50) KELOMPOK varchar(50) SUBYEK_SARAN varchar(50) SARAN varchar(1000) PETUGAS ID_PETUGAS varchar(50) NAMA_PETUGAS varchar(100) PASSWORD varchar(50) GRUP varchar(20) ATURAN_PINJAM ID_ATURAN varchar(50) BUKU_MAX i nteg er LAMA_M AX i nteg er DENDA_MAX i nteg er

ABSENSI NO varc har(50) ID_ANGGOTA char(50) NO_URUT integ er TGL_M ASUK timestamp KEPERLUAN varc har(50)

Gambar 4.23 Physical Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

4.2.14 Struktur dan Penjelasan Tabel

Dari ERD dapat diperoleh dua belas tabel yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi perpustakaan. Penjelasan dari masing-masing tabel

dalam database yang dibuat adalah:

1. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : DDC

Primary Key : DDC

STIKOM

Tabel 4.1 Struktur Tabel DDC

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 DDC Varchar 50 Primary key ( ID DDC)

2 Nama_Subyek Varchar 50 Nama klasifikasi

Merupakan tabel yang digunakan untuk memasukkan data klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification). Tabel ini nantinya digunakan untuk menentukan subyek sebuah buku.

2. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : RAK

Primary Key : ID_RAK

Tabel 4.2 Struktur Tabel Rak

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 Id_Rak Varchar 10 Primary key ( Pengenal Rak)

2 Nama_Rak Varchar 50 Nama klasifikasi

Merupakan tabel yang digunakan untuk memasukkan data rak buku. Isi dari tabel ini nantinya akan digunakan sebagai acuan tentang lokasi dimana buku berada.

3. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : JURUSAN

Primary Key : ID_JURUSAN

STIKOM

Tabel 4.3 Struktur Tabel Jurusan

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 Id_Jurusan Varchar 50 Primary key ( Pengenal Jurusan)

2 Nama_Jurusan Varchar 100 Nama jurusan

Merupakan tabel yang digunakan untuk memasukkan data jurusan. Tabel ini nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk menentukan jurusan setiap anggota perpustakaan.

4. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : PETUGAS

Primary Key : ID_PETUGAS

Tabel 4.4 Struktur Tabel Petugas

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 Id_Petugas Varchar 50 Primary key ( Pengenal Jurusan)

2 Nama_petugas Varchar 100 Username Petugas Perpustakaan

3 Password Varchar 10 Kata Kunci

4 Grup Varchar 10 Kelompok User

Tabel petugas ini digunakan untuk memasukkan data Petugas perpustakaan, meliputi username dan password yang nantinya digunakan untuk masuk kedalam aplikasi perpustakaan.

5. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : ATURAN_PINJAM

Primary Key : ID_ATURAN

STIKOM

Tabel 4.5 Struktur Tabel Aturan Pinjam

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_ATURAN Varchar 50 Primary key ( Kunci)

2 BUKU_MAX integer Maksimal Buku

3 LAMA_MAX integer Maksimal Pesan

4 DENDA_MAX integer Maksimal denda

Tabel Aturan Pinjam digunakan untuk memasukkan data-data seperti jumlah maksimal buku yang bisa dipinjam, jangka waktu peminjaman, dan denda per hari. Tabel ini nantinya akan digunakan sebagai pedoman dalam proses peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan pemesanan.

6. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : BUKU

Primary Key : NOMOR_INDUK

Tabel 4.6 Struktur Tabel Buku

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 NOMOR_INDUK Varchar 50 Primary key

2 DDC integer Nomor klasifikasi

3 ID_RAK integer Nomor rak

4 JUDUL integer Judul Buku

5 EDISI Varchar 50 Edisi buku

6 PENGARANG Varchar 50 Pengarang buku

7 SUBYEK Varchar 50 Subyek buku

8 ISBN Varchar 100 Nomor ISBN

9 NOMOR_PANGGIL Varchar 100 Nomor panggil

10 PENERBIT Varchar 50 Penerbit Buku

11 KOTA Varchar 50 Kota Diterbitkan

STIKOM

12 LOKASI Varchar 50 Lokasi buku berada.

13 TIPE_BUKU Varchar 20 Buku paket, kamus, majalah.

14 ASAL_BUKU Varchar 50 Sumbangan, beli, dll.

15 HARGA Varchar 50 Harga Buku

16 TGL_PENGADAAN Datetime Tanggal pengadaan buku.

17 STATUS_BUKU Varchar 10 Status Buku ada, keluar, dll.

18 STOK_BUKU Integer 10 Jumlah Buku

19 SINOPSIS Varchar 1000 Keterangan singkat buku

20 GAMBAR Varchar 100 Cover Buku

Tabel ini merupakan tabel untuk menginputkan data buku yang ada di perpustakaan menurut kode buku, judul maupun identitas buku yang lainnya. Kondisi juga dimasukkan apakah itu rusak, hilang atau dalam perbaikan.

7. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : ANGGOTA

Primary Key : ID_ANGGOTA

Tabel 4.7 Struktur Tabel Anggota

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_ANGGOTA Varchar 50 Primary key ( pengenal anggota)

2 ID_JURUSAN Varchar 50 Pengenal jurusan

3 NAMA Varchar 50 Nama anggota

4 NO_TELP integer No telepon

5 EMAIL Varchar 50 Alamat email

6 JABATAN Varchar 50 Jabatan

7 ALAMAT Varchar 50 Alamat rumah

8 STATUS Varchar 50 Status siswa

9 FOTO Varchar 100 Foto siswa

Merupakan tabel untuk memasukkan data-data anggota perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.

STIKOM

8. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : PINJAM

Primary Key : ID_ATURAN

Tabel 4.8 Struktur Tabel Pinjam

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_ATURAN Varchar 50 Primary key ( pengenal aturan)

2 ID_PINJAM Varchar 50 Id peminjaman

3 NOMOR_INDUK Varchar 50 Nomor induk buku

4 ID_ANGGOTA Varchar 50 Id anggota peminjam

5 ID_PETUGAS Varchar 50 Id petugas perpustakaan

6 TGL_PINJAM Varchar 50 Tanggal pinjam

7 TGL_KEMBALI Varchar 50 Tanggal kembali

8 JAM_PINJAM Datetime Jam pinjam

9 DENDA Varchar 50 Jumlah denda

Merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan pada perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.

9. Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : ABSENSI

Primary Key : NO_URUT

STIKOM

Tabel 4.9 Struktur Tabel Absensi

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_ANGGOTA Varchar 50 Primary key ( Pengenal anggota)

2 NO_URUT integer Primary key (Nomor urut)

3 TGL_MASUK datetime Tanggal masuk

4 KEPERLUAN varchar 50 Keperluan anggota perpustakaan

Merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data absensi pengunjung perpustakaan. Tabel ini mencatat kode anggota perpustakaan dan keperluan mengunjungi perpustakaan. Apakah untuk membaca, meminjam buku dan lain-lain serta mencatat tanggal mengunjungi perpustakaan.

10.Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : PESAN

Primary Key : ID_PESAN

Tabel 4.10 Struktur Tabel Pesan

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_ATURAN Varchar 50 Primary key ( pengenal aturan)

2 ID_PESAN Varchar 50 Id pemesanan

3 NOMOR_INDUK Varchar 50 Nomor Induk buku

4 ID_ANGGOTA Varchar 50 Induk anggota

5 TGL_PESAN Datetime Tanggal pemesanan

Merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data pemesanan buku perpustakaan. Tabel ini mencatat siapa yang memesan buku dan buku apa yang dipesan.

STIKOM

11.Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : USULAN

Primary Key : ID_USULAN

Tabel 4.11 Struktur Tabel Usulan

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_USULAN Varchar 100 Primary key

2 ID_ANGGOTA char 50 Id pengusul

3 TGL_USULAN Datetime Tanggal pengusulan

4 JUDUL_USULAN Varchar 200 Judul Usulan

5 PENGARANG_BUKU Varchar 100 Pengarang buku usulan

6 PENERBIT_BUKU Varchar 100 Penerbit buku usulan

7 ALASAN Varchar 500 Alasan pengusulan

Tabel ini merupakan tabel untuk menyimpan data usulan buku. Data yang disimpan antara lain kode anggota dan informasi buku yang diusulkan.

12.Nama Database : SIPERPUS

Nama Tabel : SARAN

Primary Key : ID_SARAN

Tabel 4.12 Struktur Tabel Saran

No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1 ID_SARAN Varchar 50 Primary key

2 ID_ANGGOTA char Induk anggota

3 KELOMPOK Datetime 50 Kelompok yang diberi saran

4 SUBYEK_SARAN Varchar 50 Judul saran

5 SARAN Varchar 1000 Isi saran

STIKOM

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data saran dan kritik kepada perpustakaan. Jadi perpustakaan dapat mengetahui hal apa yang harus atau perlu ditingkatkan dan diperbaiki. Tabel ini menyimpan data kode anggota, kelompok saran meliputi koleksi buku, pelayanan perpustakaan, dan fasilitas, judul saran dan isi dari saran tersebut.

4.2.15 Desain Input/Output

Desain input/ouput dari Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 11

Surabaya adalah sebagai berikut:

a. Desain Form Utama

Form ini adalah form yang akan muncul pertama kali setelah petugas selesai melakukan proses Login. Pada form utama ini terdapat beberapa menu yaitu, menu Main, Data induk, Sirkulasi, Katalog, Absensi, Laporan, Lain-lain, dan Help. Menu-menu yang ditampilkan berbeda pada masing-masing petugas tergantung dari hak aksesnya.

Gambar 4.24 Form Utama

STIKOM

b. Desain Form Login

Form ini digunakan untuk masuk kedalam sistem informasi perpustakaan. Petugas dapat memasukkan username dan password yang telah ditentukan. Pada form ini nantinya akan ditentukan hak akses pada masing-masing petugas sehingga tidak sembarang petugas bisa masuk dan mengakses data-data yang ada pada sistem.

Gambar 4.25 Desain Form Login

c. Desain Form Aturan Peminjaman

Form Aturan Peminjaman digunakan untuk menginputkan aturan-aturan peminjaman meliputi Jumlah maksimum peminjaman buku, jangka waktu peminjaman buku, jumlah denda per hari dan jangka waktu pemesanan.

Gambar 4.26 Desain Form Aturan Pinjam

STIKOM

100

15. Form Laporan Data Buku

Gambar 4.90 Laporan Data Buku Untuk membuat laporan prosesnya adalah sebagai berikut:

a. Pada menu utama Siperpus klik menu Laporan > Master Buku > Semua Buku. b. Maka akan muncul Jendela laporan Semua buku.

c. Pada box kriteria laporan pilih kriteria laporan yang diinginkan. Misalnya laporan berdasarkan tanggal , berdasarkan tahun pengadaan atau berdasarkan subyek buku. Kemudian klik pada tombol Tampilkan Laporan.

d. Maka akan muncul laporan sesuai dengan kriteria yang dipilih. Klik tombol print untuk mencetak laporan.

e. Klik Selesai untuk keluar dari aplikasi.

STIKOM

Gambar 4.91 Laporan Data Anggota Untuk membuat laporan prosesnya adalah sebagai berikut:

a. Pada menu utama Siperpus klik menu Laporan > Keanggotaan > Semua Anggota.

b. Maka akan muncul Jendela laporan Semua Anggota.

c. Pada box kriteria laporan pilih kriteria laporan yang diinginkan. Kriteria tersebut antara lain:

Semua : digunakan untuk menampilkan semua anggota baik siswa maupun karyawan

Siswa : Hanya menampilkan data siswa saja.

Guru : Hanya menampilkan data Guru/Karyawan saja. Kemudian klik pada tombol Tampilkan Laporan.

STIKOM

102

17. Form Laporan Statistik Peminjaman

Gambar 4.92 Laporan Statistik Peminjaman Untuk membuat laporan prosesnya adalah sebagai berikut:

a. Pada menu utama Siperpus klik menu Laporan > Peminjaman > Statistik Peminjaman.

b. Maka akan muncul Jendela laporan Statistik peminjaman anggota.

c. Maka akan tampil statistik peminjaman berdasarkan klasifikasi buku. Pada laporan ini akan diketahui buku dengan kategori apa yang paling banyak dipinjam.

d. Klik tombol print untuk mencetak laporan. Klik tombol Close untuk keluar dari laporan.

STIKOM

105

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dapat membantu dan memudahkan dalam pelayanan, pencarian, dan maintenance koleksi yang ada.

2. Aplikasi ini mudah digunakan oleh user dan sudah memenuhi aturan user friendly.

3. Aplikasi ini handal dalam menangani data yang banyak dan proses terus menerus.

4. Aplikasi dengan beberapa informasi sudah memenuhi standar yang dibutuhkan saat ini.

5. Bentuk laporan yang dihasilkan sudah memenuhi aturan yang ada.

5.2 Saran

Sebagaimana dari penjelasan tentang tugas Kerja Praktek pada SMK

Negeri 11, Surabaya dapat disarankan penambahan modul atau aplikasi seperti

berikut :

1. Adanya penambahan fitur untuk menangani kehilangan koleksi.

2. Sistem harus mampu mengenali hari libur, dalam arti bahwa sistem akan dapat menentukan tanggal pengembaliannya dan dapat dimajukan sehingga tanggal pengembalian tidak jatuh pada tanggal libur.

STIKOM

106

3. Adanya perubahan database dari SQL Server 2005 ke Microsoft Access yang lebih ringan.

STIKOM

Azwar, Azrul, 1996, Pengantar Sistem Perpustakaan, Binarupa Aksara, Jakarta.

Dri, Kurniawan Robertus, 2009, Interaksi Manusia dan Komputer, 9 Februari

2009, <http://dengarsaya.com/index.php?option=com_docman&task=

doc_download&gid=1&Itemid=35>

Elmasri, Ramez and Navathe, Shankant, B., 2004, International Edition :

Fundamentals of Database System Fourth Edition, Pearson Education Inc., Boston.

Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D. 1989. Analisis dan Disain, Andi Yogyakarta,

Yogyakarta.

Hatta, R. Gemala, 2008, Pedoman Manajemen Informasi, Penerbit Universitas

Indonesia, Jakarta.

Parno, SKom., MMSI, 2005, Pengembangan Sistem Informasi, 8 Februari 2009,

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/4402/PSI03_Analisis _Sistem.pdf

Suryadana, yudistira, 2008, Human Computer Interaction , 9 Februari 2009,

http://mti.ugm.ac.id/~yudhistira/ResourceMTI/Tutorial/Cawu01/Human %20Computer%20Interaction

Tino, Dwiantoro, 2009, Sistem Pendukung Keputusan, 9 Februari 2009,

< www.dwiantoro.com/documents/SIM_4_DSS.ppt>

Yuswanto, Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi

Pustaka Publisher, Surabaya.

Yuswanto, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka

Publisher, Surabaya. .

STIKOM