TA : Analisis dan Perancangan Proses Bisnis PT. Medix Soft Menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

TUGAS AKHIR

Nama : MUFITA AVIANTI WULANDARI Nim : 09.41010.0141

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

v

PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang mengusung konsep agile programming, yang menghindari penulisan dokumen yang tidak berkontribusi secara langsung dengan penyelesaian masalah, yang ingin memenuhi persyaratan mutu pelanggan dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008. Sedangkan SMM ISO 9001:2008 mensyaratkan untuk mendokumentasikan seluruh proses yang ada.

Berdasarkan hal tersebut, maka PT. Medix Soft membutuhkan suatu analisis dan perancangan proses bisnis menggunakan SMM ISO 9001:2008. Dalam menganalisis dan merancang proses bisnis menggunakan SMM ISO 9001:2008, yang pertama kali dilakukan adalah menyusun instrumen penelitian dan mengumpulkan data lalu dilakukan pengolahan, analisis data dan perancangan dokumentasi ISO. Hasil rancangan akan dilakukan uji validitas oleh ahli.

Analisis kesesuaian proses bisnis dengan persyaratan ISO 9001:2008 didapatkan nilai pemenuhan sebesar 53%. Dari hasil kesenjangan yang ada, dirancang dokumentasi ISO yang terdiri dari pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh lima (25) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) formulir. Dari hasil uji validitas, didapatkan bahwa rancangan dokumentasi ISO telah sesuai sebesar 100% dengan persyaratan SMM ISO 9001:2008. Selain itu juga dilakukan analisis rencana strategis TI dan menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi.

Kata kunci: Proses Bisnis, Sistem Manajemen Mutu, ISO 9001:2008, Rencana Strategis TI

viii

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Proses Bisnis ... 7

2.2 Business Process Modelling Notation (BPMN) ... 8

2.3 Analisis SWOT ... 10

2.4 Analisis Balanced Scorecard ... 11

2.5 Analisis Value Chain ... 13

2.6 Portofolio Aplikasi ... 16

2.7 Tata Kelola ... 21

ix

2.10 Audit Internal ... 36

2.11 Software Engineering... 36

BAB III METODE PENELITIAN ... 40

3.1 Model Penelitian ... 40

3.2 Instrumen Penelitian ... 41

3.3 Pengumpulan Data ... 42

3.4 Pengolahan dan Analisis Data ... 43

3.4.1 Pembuatan Dokumen Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir sesuai Persyaratan ISO 9001:2008 ... 44

3.4.2 Pembuatan Rencana Strategis TI... 46

3.6 Skema Prosedur Penelitian ... 47

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 49

4.1 Paparan dan Analisis Data... 49

4.1.1 Paparan Data ... 49

4.1.2 Analisis Data... 75

4.2 Pembahasan Hasil Penelitian ... 99

4.2.1 Hasil Gap Analysis ... 99

4.2.2 Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir ... 100

4.2.3 Hasil Portofolio Aplikasi... 180

BAB V PENUTUP... 185

5.1 Kesimpulan ... 185

x

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengakuan atas kualitas produk dan pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan pandangan bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk konsumen. Konsumen menuntut jaminan atas kualitas produk, terlebih pada suatu produk yang harganya tidak murah.

ISO 9001:2008 merupakan salah satu keluarga ISO 9000. Terdapat banyak standar dalam keluarga ISO 9000, yaitu ISO 9001:2008 mengenai persyaratan sistem manajemen mutu, ISO 9000:2005 yang mencakup konsep-konsep dasar dan bahasa, ISO 9004:2009 yang berfokus pada bagaimana membuat sistem manajemen mutu lebih efisien dan efektif, dan ISO 19011:2011 mengenai pedoman untuk internal dan eksternal audit untuk sistem manajemen mutu. Beberapa perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan dan mutu produk atau layanan, memperluas jaringan pemasaran dan pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009). Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen atas penjaminan mutu produk, perusahaan dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang bergerak di bidang industri medical imaging software (radiologi). PT. Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin edar

produk. Selain itu, penerapan ISO 9001 juga diperlukan untuk mengatasi beberapa kelemahan yang ada di perusahaan terkait dengan proses bisnis internal perusahaan. PT. Medix Soft belum dapat melakukan pengendalian dan pemantauan hasil pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh semua departemennya. Semua prosedur kerja yang ada di PT. Medix Soft masih belum didokumentasikan namun beberapa dokumen hasil pelaksanaan prosedur kerja telah didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti yang ada di PT. Medix Soft adalah proses pengembangan software. Menurut Jovanovic dan Shoemaker (1997) proses pengembangan software menentukan mutu suatu software, yang artinya manajemen mutu harus diorientasikan kepada peningkatan proses pengembangan

software daripada pengendalian produk yang telah jadi.

Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang dijalankan berbasis teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi utama yang digunakan untuk operasional bisnis perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi dalam pengelolaan bisnis perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak.

PT. Medix Soft membutuhkan suatu pengakuan de jure seperti Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai jaminan komitmen perusahaan terhadap pemenuhan kepuasan pelanggan atas mutu produk yang dihasilkan. Berdasarkan permasalahan di atas, tugas akhir ini akan menganalisis dan merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta dapat memperbaiki proses internal perusahaan. Selain itu juga dibutuhkan perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan dalam Tugas Akhir ini, yaitu:

1. Bagaimana menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Bagaimana merancang proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

3. Bagaimana membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft.

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan Tugas Akhir Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada PT. Medix Soft ini, ruang lingkup permasalahan dibatasi pada :

1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diterapkan pada perusahaan

software yang bergerak di bidang industri medical imaging software

(radiology), khususnya PACS dan RIS.

2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diterapkan disemua departemen yang ada kecuali departemen Finance and Accounting.

3. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 tidak diberlakukan klausul 7.6, yaitu mengenai Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran.

4. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 hanya dilakukan uji ahli tanpa dilakukan uji lapangan.

5. Pembuatan rencana strategis ini hanya meliputi portofolio modul aplikasi dan tahun pengembangan.

1.4 Tujuan

Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Merancang proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan hasil kesenjangan. 3. Membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini adalah: 1. Dapat digunakan sebagai acuan kerja atau framework bagi seluruh karyawan

di PT. Medix Soft dalam menganalisis dan merancang proses bisnis perusahaan software berbasis produk yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Dapat digunakan sebagai wacana atau best practice bagi perusahaan pengembang software lainnya dalam menerapkan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa Bab dan Sub-Bab. Sistematika penulisan Tugas Akhir dapat dijelaskan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan membahas mengenai latar belakang permasalahan, inti dari permasalahan yang ada akan disebutkan dalam perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan mengenai batasan-batasan penelitian ini. Tujuan dari pembuatan penelitian ini, manfaat penelitian dan dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan Tugas Akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini memberikan uraian tentang teori yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir. Menjelaskan tentang proses bisnis, Business Process Modelling Notation (BPMN), Analisis SWOT, Analisis Balanced Scorecard, Analisis

Value Chain, Portofolio Aplikasi, Tata Kelola, Capability Maturity Model Integration (CMMI), Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2008, Audit Internal, Software Engineering.

BAB III : METODE PENELITIAN

Pada bab ini berisi uraian mengenai langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian ini. Peneliti akan membuat model penelitian kemudian menyusun instrumen penelitian yang nanti digunakan untuk mendapatkan data, yang dilanjutkan pada tahap pengumpulan data. Dari data yang telah dikumpulkan maka akan dilakukan pengolahan dan analisis data. Hasil dari penelitian ini adalah rencana strategis TI dan rancangan dokumen ISO yang berupa pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir. Pada bab ini juga dijelaskan secara lengkap mengenai skema penelitian.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan membahas mengenai hasil analisis dan perancangan serta hasil evaluasi atau pengujian dari rancangan peneliti. Hasil akhir dari penelitian ini berupa hasil gap analysis, hasil rancangan dokumen pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir serta rencana strategis TI beberapa tahun kedepan,.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dari Tugas Akhir dan saran sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan yang dapat digunakan untuk penelitian selanjutnya

7 2.1. Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian instrumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007). Adapaun pengertian lain dari proses bisnis (Sparx Sytem, 2004) adalah sekumpulan kegiatan atau aktifitas yang dirancang untuk menghasilkan suatu keluaran tertentu bagi pelanggan tertentu. Menurut Hammer dan Champy dalam Weske (2007) proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan yang mengambil salah satu atau banyak masukan dan menciptakan sebuah keluaran yang berguna bagi pelanggan.

Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008) proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan dalam bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa. Kegiatan proses bisnis ini dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi (Weske, 2007). Dalam sebuah proses bisnis, harus mempunyai (1) tujuan yang jelas, (2) adanya masukan, (3) adanya keluaran, (4) menggunakan

resource, (5) mempunyai sejumlah kegiatan yang dalam beberapa tahapan, (6)

dapat mempengaruhi lebih dari satu unit dalam oraganisasi, dan (7) dapat menciptakan nilai atau value bagi konsumen (Sparx System, 2004).

Menurut Weske (2007) sebuah proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam koordinasi di lingkungan bisnis dan teknis. Serangkaian kegiatan ini bersama-sama mewujudkan strategi bisnis. Suatu proses

bisnis biasanya diberlakukan dalam suatu organisasi, tapi dapat juga saling berinteraksi dengan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi lain.

2.2.Business Process Modelling Notation (BPMN)

Sebuah model proses bisnis terdiri dari serangkaian model kegiatan dan

constraint antara model-model kegiatan (Weske, 2007). BPMN merupakan

singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen and Raj, 2003). Tidak seperti jenis diagram proses bisnis yang sebelumnya, BPMN telah ditambahkan notasi khusus untuk menggambarkan peristiwa berbasis pesan dan pesan lewat diantara organisasi. Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Adapun notasi yang digunakan pada proses yang lebih kompleks, seperti pada saat proses B2B (business-to-business). Notasi yang dimaksud seperti notasi pesan (message), waktu (timer), tautan (link), dan kondisi kesalahan (error

condition). Notasi yang dapat digunakan pada proses yang lebih kompleks dapat

dilihat pada Tabel 2.2.

Tabel 2.1 Tabel Notasi Dasar BPMN

Start Event Intermediate Event End Event

Digunakan untuk memulai sebuah proses

Terjadi selama aliran proses

Digunakan untuk mengakhiri sebuah proses

Tabel 2.2 Tabel Notasi Kompleks BPMN Start

Event

Intermediate Event

End

Event Keterangan

Throw Message

Catch Message

- Pada event start, pesan datang untuk memicu sebuah proses

- Notasi throw message digunakan untuk mengirim pesan ketika proses sedang berjalan

- Notasi catch message digunakan untuk menerima pesan ketika proses sedang berjalan

- Notasi end message menunjukkan pesan yang dihasilkan di akhir proses

-

- Penentuan waktu yang dapat menga-wali sebuah proses

- Pada event intermediate digunakan untuk melanjutkan sebuah proses

-

Throw Link

Catch Link

-

- Notasi throw link digunakan untuk menyambungkan ke proses yang selanjutnya yang berbeda diluar proses inti

- Notasi catch link digunakan untuk menangkap dari proses pada tautan sebelumnya

- Pada event start menunjukkan adanya proses pengecualian

- Notasi intermediate exception menun-jukkan adanya proses pengecualian pada pertengahan proses

- Pada event end, menunjukkan akhir dari sebuah proses pengecualian

Pool dan lane digunakan untuk menggambarkan secara grafis pemisahan

aliran proses berdasarkan organisasi ataupun berdasarkan departemen yang melakukannya. Lane adalah sebuah partisi dari pool. Umumnya, organisasi diwakili oleh sebuah pool dan departemen pada organisasi diwakilkan dengan

lane (Owen and Raj, 2003). Contoh penggambaran pool dan lane dapat dilihat

Gambar 2.1 Contoh Penerapan Pool dan Lane (Owen and Raj, 2003: 15)

2.3.Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan metode dalam mengevaluasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (theat) pada bisnis atau organisasi (ACCA, 2008). Analisis ini jika digunakan dalam konteks bisnis dapat membantu mendeskripsikan kelemahan pada pangsa pasar yang dituju, namun apabila digunakan dalam konteks pribadi maka hal ini dapat membantu pengembangan karir dengan cara mengambil keuntungan terbaik dari bakat, kemampuan, dan kesempatan yang ada (Mind Tools, 2012). Analisis SWOT adalah sebuah jalan bagi organisasi dalam memastikan semua elemen bisnis telah termasuk dalam rencana strategis perusahaan (Nair, 2004). Analisis SWOT menjadi tidak berguna jika tidak diperluas menjadi matrix TOWS, dimana

kekuatan yang digunakan untuk memanfaatkan peluang yang ada dan untuk melawan ancaman dan kelemahan yang ada diminimalisir dengan memanfaatkan peluang yang ada dan menghindari ancaman (Shahzad, 2012).

2.4.Analisis Balanced Scorecard

Balanced Scorecard dikembangkan oleh Robert Kaplan dan David

Norton (Niven, 2006). Balanced Scorecard merupakan perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba diseluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan bisnis dengan visi dan strategi perusahaan, dapat meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan dapat memonitor kinerja organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi (Balanced Scorecard Institute, 1998). Tujuan dari Balanced

Scorecard TI adalah menyederhanakan ruang lingkup tetapi cukup kompleks

dalam pengelolaannya (Keyes, 2005). Menurut Keyes (2005) pengelolaan yang dimaksud adalah:

a. Penyelarasan rencana TI dengan tujuan bisnis dan kebutuhan bisnis b. Penentuan tahapan yang tepat dalam evaluasi efektifitas TI

c. Penyelarasan kemampuan karyawan dalam pencapaian tujuan TI d. Penstimulasi dan peningkatan kinerja TI

e. Pencapaian hasil yang seimbang antara semua pemegang kepentingan

Munculnya Balanced Scorecard disebabkan karena adanya pergeseran tingkat persaingan bisnis dari industrial competition menuju information competition. Analisis Balanced Scorecard memandang organisasi dari empat perspektif dan untuk mengembangkan keempat matriks, maka dengan mengumpulkan data yang ada dan menganalisis terhadap masing-masing

perspektif (Balanced Scorecard Institute, 1998). Secara etimologi, kata perspektif

berasal dari bahasa Latin „perspectus‟ yang artinya memandang secara jelas.

Adapun maksud dari penggunaan Balanced Scorecard adalah memeriksa strategi dengan membuatnya secara jelas dari berbagai sudut pandang (Niven, 2006). Untuk mencapai strategi yang efektif, maka harus memuat deskripsi dari aspirasi finansial, cara pemasaran, penggabungan proses yang ada, dan tentunya sumber daya manusia yang mahir dalam mengarahkan perusahaan untuk mencapai kesuksesan (Niven, 2006).

Dalam menentukan tahapan yang tepat dalam perspektif pelanggan, organisasi harus mampu menjawab tiga pertanyaan, yaitu (1) target konsumen, (2) rencana organisasi dalam melayani konsumen, dan (3) keinginan konsumen. Dalam perspektif proses internal, organisasi mengidentifikasi kunci proses organisasi dan harus ditekankan dalam menambahkan nilai untuk konsumen dan para pemegang saham. Dalam pengidentifikasian tujuan dan tindakan dalam perspektif pelanggan dan perspektif proses internal, organisasi pasti menemukan kesenjangan antara keadaan infrastruktur organisasi saat ini termasuk kemampuan karyawan, sistem informasi dan keadaan yang dibutuhkan dalam mempertahankan kesuksesan. Dengan menentukan tujuan dan tahapan dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, organisasi dapat meminimalkan kesenjangan dan memastikan tindakan yang digunakan untuk kedepannya. Pada perspektif finansial akan menjelaskan apakah strategi yang dipakai pada perspektif lain tidak mengindikasikan pada pengembalian laba organisasi (Niven, 2006). Keempat perspektif Balanced Scorecard ditunjukkan pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Empat Perspektif Balanced Scorecard (Keyes, 2005:3)

2.5.Analisis Value Chain

Menurut Porter dalam Ward and Peppard (2002) konsep analisis Value

Chain adalah setiap organisasi merupakan sekumpulan kegiatan yang melakukan

kegiatan desain, produksi, perdagangan, dan penyerahan produknya. Value Chain merupakan suatu model yang dapat membantu dalam menganalisis aktifitas yang dapat memberikan nilai dan keuntungan yang kompetitif (Value Based Management, 2013). Semua aktifitas ini dapat direpresentasikan menggunakan rantai nilai (value chain). Semua aktifitas pada industri, baik dalam peningkatan nilai tambah ataupun dalam meminimalkan biaya, tergantung pada kesesuaian informasi permintaan dan penyediaan pada setiap tingkatan di perusahaan (Ward and Peppard, 2002).

Tujuan dari analisis value chain terhadap internal organisasi adalah untuk memisahkan apa yang organisasi lakukan dari cara penyelesaiannya (Ward and

Peppard, 2002). Pendekatan value chain membedakan aktifitas bisnis menjadi dua, yaitu sebagai aktifitas primer dan aktifitas sekunder.

a. Primary Activities

Aktifitas yang dapat melengkapi rantai nilai dalam organisasi dan dapat memenuhi keinginan konsumen yang dapat merasakan efek dari bagaimana aktifitas organisasi dilakukan. Menurut Porter dalam Ward and Peppard (2002) primary activities dapat dikelompokkan menjadi lima yang mempertimbangkan dalam urutan yang dimulai dari pemasok dan diakhiri oleh konsumen. Kelima kelompok tersebut adalah:

a.1. Inbound Logistic

Aktifitas yang berhubungan dengan pengadaan masukan dan sumber daya yang tepat secara kualitas dan kuantitas untuk bisnis.

a.2. Operation

Aktifitas yang berhubungan dengan cara mentransformasikan masukan menjadi produk atau jasa yang dibutuhkan oleh konsumen. Hal ini termasuk sumber daya dan material dalam menghasilkan sebuah produk atau jasa.

a.3. Outbond Logistic

Aktifitas yang berhubungan dengan pendistribusian produk hingga ke tangan konsumen, baik secara langsung maupun melalui jaringan distribusi.

a.4. Sales and Marketing

Aktifitas yang berhubungan dengan cara pemberian ke tangan konsumen dan pengarahan agar konsumen tertarik dengan produk atau jasa perusahaan.

a.5. Service

Aktifitas yang berhubungan dengan mempertahankan pemberian nilai dengan memastikan konsumen mendapatkan keuntungan produk mulai dari pembelian pertama.

b. Support Activities

Aktifitas yang penting dalam mengontrol dan mengembangkan bisnis serta dengan memberikan nilai tambah secara tidak langsung. Support activity dapat dikelompokkan menjadi empat, yaitu:

b.1. Infrastructure

Berhubungan dengan fungsi-fungsi pendukung organisasi, seperti akuntansi, hukum, manajemen keuangan.

b.2. Human Resource Management

Aktifitas yang berhubungan dengan pengaturan sumber daya manusia yang dimulai dari perekrutan karyawan, kompensasi, hingga pemberhentian karyawan.

b.3. Technology Development

Berkaitan dengan teknologi yang digunakan dalam menunjang aktifitas rantai nilai sebuah organisasi dalam menstransformasikan masukan menjadi sebuah produk atau jasa.

b.4. Procurement

Aktifitas yang berhubungan dengan perolehan masukan yang digunakan untuk proses produksi.

Gambar 2.3 Value Chain Porter (Ward and Peppard, 2002:265)

2.6.Portofolio Aplikasi

Sistem informasi manajemen melibatkan pengguna dalam mempertimbangkan informasi yang mereka gunakan dan bagaimana informasi tersebut digunakan (Ward and Peppard, 2002). Model portofolio dapat menggambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis. Menurut King dalam Ward and Peppard (2002) organisasi harus mengelola SI/TI dan berbagai aplikasi sesuai dengan kontribusinya, baik berkontribusi dalam peningkatan efisiensi, efektifitas, dan daya saing melalui perubahan bisnis, bukan dengan meningkatkan semua aspek untuk sesuatu yang baru. Strategi SI/TI harus

difokuskan dengan kebutuhan organisasi akan SI/TI yang dituangkan dalam “what question” dan strategi SI/TI difokuskan dengan teknologi, infrastruktur, dan keterkaitan antara kemampuan yang menjawab “how question”. Keterkaitan ini dijelaskan pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Hubungan antara Bisnis dan Strategi SI/TI (Ward and Peppard, 2002:41)

Model portofolio tradisional dianggap sebagai relasi antar sistem dan antar tugas, buka relasi dengan keberhasilan pada bisnis. Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertimbangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan bisnis saat ini dan masa yang akan datang berdasarkan dampak bagi industri (Ward and Peppard, 2002). Model ini bertujuan untuk menganalisis semua aplikasi kedalam empat kategori berdasarkan penilaian terhadap pentingnya aplikasi bagi bisnis baik sekarang maupun masa yang akan datang. Pengkategorian aplikasi tersebut kedalam empat kuadran tergantung pada kontribusinya saat ini atau harapan untuk kesuksesan bisnis kedepannya.

Gambar 2.5 Portofolio Aplikasi (Ward and Peppard, 2002:311)

Kategori aplikasi dapat dibedakan menjadi empat kuadran. Keempat kuadran tersebut adalah kuadran strategic, key operational, support, dan high

potential.

a. Strategic

Kuadran ini mencakup aplikasi yang penting bagi keberhasilan bisnis masa depan. Aplikasi tersebut dapat menciptakan atau mendukung perubahan dalam organisasi demi mencapai keunggulan kompetitif. Penilaian harus didasarkan pada kontribusi bagi bisnis, bukan kemutakhiran suatu teknologi.

b. Key Operational

Aplikasi yang termasuk dalam kuadran key operational adalah aplikasi yang mendukung operasi bisnis, membantu untuk menghindarkan kerugian bagi bisnis dari segi apapun.

c. Support

Aplikasi yang termasuk dalam kuadran support adalah aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen internal organisasi tanpa memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi.

d. High Potential

Kuadran ini mencakup aplikasi yang dapat menciptakan peluang untuk mendapatkan keuntungan di masa depan namun belum terbukti.

Adapun cara pengklasifikasian aplikasi-aplikasi yang telah dianalisis kedalam empat kuadran McFarlan adalah dengan mengajukan pertanyaan yang membantu analisis (Ward and Peppard, 2002). Pertanyaan ini hanya dapat digunakan sebagai panduan penilaian, bukan digunakan sebagai pedoman. Hasil analisis aplikasi yang memanfaatkan teknologi mutakhir tidak berarti bahwa aplikasi yang bersangkutan dapat diklasifikasikan kedalam kuadran strategic, namun harus didasarkan oleh pada kontribusi bisnis. Adapun pertanyaan yang dapat digunakan untuk pengklasifikasian adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan keuntungan kompetitif yang jelas bagi perusahaan? (Ya/Tidak) b. Dapat digunakan dalam pencapaian tujuan bisnis yang spesifik atau sebagai

faktor penentu keberhasilan? (Ya/Tidak)

c. Dapat mengatasi kerugian bisnis yang berkaitan dengan pesaing perusahaan? (Ya/Tidak)

d. Dapat menghindarkan dari resiko bisnis yang akan menjadi masalah utama di masa yang akan datang? (Ya/Tidak)

e. Dapat meningkatkan produktivitas bisnis dengan mengurangi biaya jangka panjang? (Ya/Tidak)

f. Memungkinkan organisasi untuk memenuhi persyaratan hukum atau UUD (aplikasi yang harus ada di dalam perusahaan menurut UUD)?

g. Dapat memberikan manfaat yang belum dapat diketahui tapi memungkinkan untuk menghasilkan poin a dan b? (Ya/Tidak)

Dalam menjawab pertanyaan diatas dibutuhkan alasan secara

judgemental. Pada Tabel 2.3 dibawah menunjukkan bagaimana interpretasi atas

jawaban dari pertanyaan yang diajukan dan aplikasi diklasifiaksikan berdasarkan

ada aau tidaknya jawaban “Ya” pada setiap kolom. Jika pertanyaan yang

menghasilkan jawaban “Ya” berada pada lebih satu kolom, maka harus dinilai ulang dengan memisahkan menjadi sub modul proyek. Jika hal ini tidak dilakukan, maka resiko kegagalan akan menjadi lebih tinggi.

Tabel 2.3 Tabel Klasifikasi McFarlan

Pertanyaan Kuadran McFarlan

High Potential Strategic Key Operational Support

a Ya (i)

b Ya (i)

c Ya

d Ya

e Ya

f Ya (ii) Ya (ii)

g Ya

Keterangan tabel:

(i) Jika salah satu berlaku, maka ada pertanyaan tambahan yaitu “Apakah jelas bagi keuntungan bisnis dan bagaimana cara mendapatkannya?”. Jika jawaban

atas pertanyaan tersebut adalah “Ya” maka dapat dikategorikan kedalam

kuadran strategic. Namun jika jawabannya adalah “Tidak”, maka dikategorikan kedalam kuadran high potential.

(ii) Untuk memperjelas, pertanyaan berikut perlu ditanyakan, yaitu “Akankah kegagalan yang akan diperoleh lebih signifikan terhadap resiko bisnis?”. Jika

jawaban atas pertanyaan tersebut adalah “Ya” maka dapat dikategorikan

kedalam kuadran key operational. Namun jika jawabannya adalah “Tidak”, maka dikategorikan kedalam kuadran support.

2.7.Tata Kelola

Tata Kelola Teknologi Informasi adalah tanggung jawab dewan direksi dan manajemen eksekutif organisasi. Tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Surendro, 2009). Weill and Ross (2004:2) mendefinisikan tata kelola TI sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan. Tata kelola TI merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan TI untuk pencapaian organisasi.

Tata kelola teknologi informasi terdiri dari beberapa kerangka struktur yang komprehensif, beberapa proses dan beberapa mekanisme yang saling berkaitan (Van Grembergen, 2003). Tata kelola TI dan manajemen teknologi informasi adalah dua hal yang berbeda. Manajemen pelayanan TI dianggap sebagai bagian dari domain Manajemen TI, yang berbeda dengan tata kelola TI yang berada didalam domain manajemen informasi atau manajemen bisnis (Jan van Bon dkk, 2007).

Dalam implementasi tata kelola TI, dibutuhkan suatu proses evaluasi karena kesuksesan pelaksanaan TI harus dapar diukur. Menurut Jogiyanto dan Willy (2010) tata kelola TI menjadi hal yang penting karena (1) adanya perubahan peran TI, dari peran efisien ke peran strategi yang harus ditangani oleh level korporat, (2) banyak proyek TI strategis yang penting namun gagal dalam pelaksanaannya karena hanya ditangani oleh pihak teknisi TI, (3) keputusan TI di dewan direksi sering bersifat ad hoc atau tidak terencana dengan baik, (4) TI merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis yang memberi imbas penting bagi organisasi dalam mencapai visi, misi, dan tujuan strategis, (5) kesuksesan pelaksana TI harus dapat terukur melalui matrik tata kelola TI.

Dalam proses tata kelola TI, strategi digerakkan oleh nilai dari

stakeholder yang nantinya aka diarahkan ke proses. Hasil proses akan melaporkan

hasil yang akan diterima sementara, setelah itu untuk memperbaiki hasil yang diterima membutuhkan suatu proses yang menggunakan dan yang mengukur akan sumber daya yang ada. Setelah proses tersebut diolah oleh sumber daya, maka akan dilaporkan kembali hasilnya yang berupa rekomendasi, persetujuan atau pengubahan suatu strategi untuk kedepannya (Surendro, 2009).

Menurut Weill and Ross (2004:10), suatu tata kelola TI yang efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, (1) efektifitas keputusan yang diambil dalam memastikan terlaksananya manajemen dan penggunaan TI, (2) pembuat keputusan yang berkaitan dengan penggunaan TI, (3) pembuatan dan monitoring keputusan. Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengukuran kinerja tata kelola TI yang baik adalah dengan menghitung

prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan tata kelola TI di organisasi yang bersangkutan.

Penggerak Nilai

Stakeholder Strategi

Proses

Hasil:

· Dampak

· Kinerja · Resiko · Aset

Sumber Daya: · Pengetahuan · Kapasitas · Informasi · Aset

Menggerakkan

Mengarahkan

Setuju atau Ubah

Memperbaiki Melaporkan

Mengukur Menggunakan

Gambar 2.6 Proses Tata Kelola TI (Surendro, 2009:146)

2.8.Capability Maturity Model Integration (CMMI)

Capability Maturity Model (CMM) merupakan unsur penting dalam

proses efektif untuk mengelola pengembangan dan pemeliharaan produk dan pelayanan. Metode proses perbaikan ini dikembangkan oleh SEI (Software Engineering Institute) dari Carnegie Mellon University (itSMF, 2007). Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). Menurut Surendro (2009) pengukuran tingkat kematangan suatu organisasi bertujuan untuk menumbuhkan kepedulian (awareness), melakukan identifikasi kelemahan (weakness), dan melakukan identifikasi kebutuhan perbaikan (improvement).

CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk. 2007). Hal ini ditunjukkan oleh angka satu hingga lima. Tahap Initial menunjukkan proses yang masih kacau. Tahap Managed

menunjukkan bahwa organisasi telah memastikan bahwa proses telah direncanakan dan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Tahap

Defined menunjukkan bahwa proses telah diartikan dan dipahami serta telah

dijelaskan dalam standar, prosedur, dan kebijakan. Tahap Quantitatively Managed menunjukkan bahwa organisasi telah menetapkan tujuan yang terstruktur dalam pengelolaan kualitas dan proses kerja, serta menggunakannya sebagai salah satu kriteria dalam pengelolaannya. Tahap Optimizing berfokus pada peningkatan proses kinerja melalui proses yang bertahap, inovatif dan peningkatan dari sisi teknologi.

2.9.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ISO merupakan suatu badan federasi dunia yang menetapkan suatu standarisasi (ISO 9001:2008 – Quality Management System: Requirements). ISO didirikan pada tahun 1946 di London dengan tujuan untuk memfasilitasi koordinasi dan penyatuan standar industri. ISO dapat menjembatani dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen (ISO, 2011).

ISO 9001:2008 mewakili sebuah konsensus internasional tentang praktik-praktik manajemen yang baik dengan tujuan untuk memastikan bahwa organisasi dapat secara berkesinambungan menghasilkan produk atau jasa yang memenuhi persyaratan mutu pelanggan, persyaratan perundangan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan mencapai perbaikan berkesinambungan dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut (Van den Heuvel dkk, 2005). ISO 9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun 2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdapat delapan klausul yang dijelaskan pada Tabel 2.4.

Tabel 2.4 Klausul-Klausul pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Klausul Penjelasan

1 Lingkup

1.1 Umum

Standar ini menjelaskan kebutuhan dari sistem manajemen mutu di organisasi.

a. Perlu mendemonstrasikan kemampuannya dalam pemberian produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan dapat dipakai sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

b. Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses perbaikan berkelanjutan dan kepastian kesesuaian dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

1.2 Penerapan

Semua persyaratan di standar ISO bersifat umum dan dimaksudkan agar dapat diterapkan pada semua jenis organisasi. Apabila persyaratan manapun dari standar ini tidak dapat diterapkan karena sifat organisasi atau produknya, maka dapat dipertimbangkan untuk dikecualikan. Apabila ada pengecualian, tuntutan kesesuaian standar ini tidak diterima kecuali jika pengecualian tersebut terbatas pada klausul 7 dan pengecualian ini tidak mempengaruhi kemampuan atau tanggung jawab organisasi dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

2 Acuan

Untuk acuan yang bertanggal, maka hanya yang menyebutkan tanggal edisinya yang berlaku.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2005 – Dasar-Dasar dan Kosakata 3 Istilah dan Definisi

Untuk yang dimaksud pada dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang berkaitan dengan ISO 9000. Keseluruhan tulisan produk dalam klausul ISO dapat berarti jasa.

4 Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara suatu sistem manajemen mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifannya yang sesuai dengan persyaratan standar internasional ini. Organisasi harus :

a.menetapkan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapan di seluru organisasi.

b.menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.

c.menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan baik pelaksanaan dan pengendalian proses tersebut efektif.

d.memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dipelukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut.

Klausul Penjelasan tersebut, dan

f. mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan, dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tersebut.

Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan standar internasional. Bila organisasi memilih untuk mengoutsourcekan (subkontrak) proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian produk pada persyaratan, maka organisasi harus memastikan adanya kendai pada proses tersebut. Tipe dan jangkauan terhadap kendali yang diterapkan terhadap proses yang dioutsourcekan tersebut harus ditetapkan dalam sistem manajemen mutu.

4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

a.pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu b.pedoman mutu

c.prosedur terdokumentasi, termasuk catatan yang disyarastkan oleh standar internasional ini, dan

d.dokumen, termasuk catatan yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk memastikan keefektifan perencanaan, pelaksanaa dan pengendalian dari proses-proses tersebut.

4.2.2 Manual Mutu

Organisasi harus menetapkan dan memelihara manual mutu yang melingkupi ruang lingkup sistem manajemen mutu, prosedur terdokumentasi, deskripsi dari interaksi antara proses yang ada.

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Dokumen yang diharuskan dalam sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Dokumentasi prosedur ditetapkan untuk menentukan kebutuhan peninjauan ulang untuk:

a.menyetujui kecukupan dokumen

b.meninjau dan memperbarui yang diperlukan dan menyetujui kembali c.memastikan perubahan dan revisi terakhir dari dokumen

d.memastikan versi yang relevan dari dokumen yang digunakan, e.memastikan dokumen mudah diidentifikasi

f. memastikan dokumen yang berasal dari eksternal diperlukan untuk perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen mutu diidentifikasi dan dikendalikan, dan

g.mencegah penggunaan dokumen usang (obsolete document). 4.2.4 Pengendalian Catatan

Organisasi harus melakukan kontrol terhadap setiap bukti dari peng-operasian sistem manajemen mutu.

Organisasi harus menentukan prosedur terdokumentasi yang menentukan kontrol untuk identifikasi, penyimpanan, perlin-dungan, pengambilan, dan disposisi catatan.

5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen

Klausul Penjelasan

Manajemen puncak memberikan bukti dan komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara kesinambungan dengan cara :

a.mengkomunikasikan tentang pentingnya pemenuhan akan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

b.menetapkan kebijakan mutu

c.memastikan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan d.mengadakan tinjauan manajemen, dan

e.memastikan ketersediaan sumber daya 5.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak harus memastikan persyaratan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk peningkatan kepua-san pelanggan.

5.3 Kebijakan Mutu

Manajemen puncak memastikan bahwa kebijakan mutu harus : a.sesuai dengan sasaran organisasi

b.mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan meingkatkan keefektifitasan manajemen mutu

c.menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau ulang sasaran mutu

d.dikomunikasikan dan dipahami, dan

e.ditinjau untuk kesesuaian yang berkelanjutan 5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

Manajemen puncak harus memastikan sasaran mutu ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan.

Organisasi harus menetapkan sasaran mutu yang dapat diukur dan konsisten terhadap kebijakan organisasi.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Manajemen puncak harus memastikan:

a.perencanaan pelaksanaan sistem manajemen mutu, dan

b.terpeliharanya keterpaduan perubahan antara perencanaan dan penerapannya.

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab, Wewenang

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan.

5.5.2 Manajemen Representative

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen yang tidak tergantung pada tanggung jawab lainnya, memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam:

a.memastikan penetapan, pengimplementasian, dan pemeliharaan atas proses yang diperlukan

b.melaporkan pada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen mutu dan perbaikan yang diperlukan, dan

Klausul Penjelasan 5.5.3 Komunikasi Internal

Manajemen puncak harus memastikan penetapan proses komunikasi dalam organisasi.

5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum

Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem manajemen mutu pada interval yang direncanakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan yang berkesinambungan.

5.6.2 Masukan Tinjauan

Adanya masukan tinjauan yang meliputi informasi: a.hasil audit

b.umpan balik dari pelanggan

c.kinerja proses dan kesesuaian dengan produk d.status pencegahan dan koreksi

e.tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

f. perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, rekomendasi untuk perbaikan.

5.6.3 Keluaran Tinjauan

Adanya keluaran tinjauan yang mencakup keputusan dan tindakan berkaian dengan:

a.perbaikan keefektifan sistem manajemen mu-tu dan prosesnya b.perbaikan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan c.sumber data yang diperlukan.

6 Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk:

a. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu secara berkesinambungan meningkatkan keefektifitasan

b. Meningkatkan kepuasan pelanggan 6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap produk harus memiliki kompetensi berdasarkan pelatihan, pendidikan, ketrampilan dan pengalaman.

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran Organisasi harus:

a.menentukan kompetensi yang diperlukan bagi seorang personal untuk melaksanakan pekerjaan

b.menyediakan pelatihan untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan

c.mengevaluasi keefektifan tindakan yang telah dilakukan

d.memastikan bahwa personal sadar akan kontribusi mereka terhadap sasaran mutu

e.memelihara catatan yang sesuai mengenai pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman

Klausul Penjelasan 6.3 Infrastruktur atau Prasarana

Organisasi harus menentukan, menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk mencakup:

a.gedung b.ruang kerja c.peralatan proses

d.jasa pendukung seperti transportasi dan komunikasi 6.4 Lingkungan Kerja

Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk 7 Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Organisasi telah merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus disesuaikan dengan:

a.sasaran mutu dan persyaratan produk

b.kebutuhan untuk mendapatkan proses dan dokumen dan penyediaan sumber daya yang khusus bagi produk

c.verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi, dan aktifitas pengujian khusus untuk penerimaan produk, dan

d.catatan yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian. 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Persyaratan Produk

Organisasi telah menentukan persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan persyaratan tambahan yang dianggap penting bagi organisasi

7.2.2 Tinjauan Persyaratan Berkaitan dengan Produk

Organisasi harus meninjau persyaratan yang berkaitan dengan produk dan memastikan:

a.persyaratan produk telah ditentukan

b.persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dengan yang sebelumnya harus diselesaikan, dan

c.memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan. 7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

Organisasi harus menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan yang terkait:

a.informasi produk

b.pertanyaan, kontrak, penanganan pesanan c.umpan balik dari pelanggan.

7.3 Perancangan dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan Perancangan dan Pengembangan

Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan perancangan dan pengembangan produk. Selama perancangan dan pengembangan, organisasi harus menentukan:

Klausul Penjelasan b.tinjauan, verifikasi, dan validasi yang sesuai c.tanggung jawab dan wewenang

Organisasi harus mengatur keterkaitan antar kelompok yang berbeda yang terlibat dalam perancangan dan pengembangan untuk memastikan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab. Keluaran perancangan harus diperbarui sesuai dengan pengembangan yang berlangsung. 7.3.2 Masukan Perancangan dan Pengembangan

Masukan yang terkait dengan persyaratan produk harus ditentukan dan catatannya dipelihara, yang mencakup:

a.persyaratan fungsi dan kinerja

b.persyaratan UU dan persyaratan yang berlaku

c.jika dapat, informasi diturunkan dari perancangan sebelumnya yang mirip persyaratan lain.

7.3.3 Hasil Perancangan dan Pengembangan

Hasil perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang sesuai untuk verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan sebelum dikeluarkan. Hasil perancangan dan pengembangan harus:

a.memenuhi persyaratan masukan untuk perancangan dan pengembangan

b.menyediakan informasi yang sesuai dengan pembelian, produksi, dan penyediaan jasa

c.mengacu pada kriteria penerimaan produk, dan d.menjelaskan karakteristik produk.

7.3.4 Tinjauan Perancangan dan Pengembangan

Tinjauan sistematis dari perancangan dan pengembangan harus dilakukan menurut rencana untuk:

a.mengevaluasi kemampuan dari hasil rancangan dan pengembangan dalam pemenuhan karakteristik dan

b.mengidentifikasi masalah dan menyarankan tindakan yang diperlukan.

Peserta dalam tinjauan harus mencakup perwakilan dari fungsi-fungsi yang berkepentingan pada tahap perancangan dan pengembangan. Catatan hasil tinjauan dan hal yang berkaitan harus dipelihara.

7.3.5 Verifikasi Perancangan dan Pengembangan

Verifikasi harus dilakukan menurut pengaturan dan pengembangan yang telah direncanakan. Catatan hasil verifikasi dan hal yang berkaitan harus dipelihara.

7.3.6 Validasi Perancangan dan Pengembangan

Validasi perancangan dan pengembangan harus dilakukan menurut pengaturan yang telah direncanakan. Validasi seharusnya harus diselesaikan sebelum pengiriman atau penerapan produk. Catatan hasil validasi dan hal yang berkaitan harus dipelihara.

7.3.7 Kontrol Perubahan Perancangan dan Pengembangan

Perubahan perancangan dan pengembangan harus diidentifikasi dan catatannya telah dipelihara. Perubahan yang ada harus dievaluasi,

Klausul Penjelasan diverifikasi, dan divalidasi.

7.4 Pembelian

7.4.1 Proses Pembelian

Organisasi harus memastikan produk yang dibeli telah sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berdasarkan kemampuannya untuk memasok produk sesuai persyaratan. Kriteria untuk seleksi dan evaluasi harus ditentukan. Catatan hasil evaluasi harus dipelihara.

7.4.2 Informasi Pembelian

Informasi pembelian telah mendeskripsikan produk yang akan dibeli, termasuk:

a.persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan b.persyaratan kualifikasi personal

c.persyaratan sistem manajemen mutu

Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang diperlukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok.

7.4.3 Verifikasi Pembelian Produk

Organisasi harus membuat dan mengimplementasikan pemeriksaan atau aktifitas lain yang diperlukan untuk memastikan produk yang dibeli telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. Jika organisasi melakukan verifikasi ditempat pemasok, harus organisasi telah menyatakan verifikasi yang dimaksud dan metode pelulusan produk. 7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

Organisasi harus merencanakan dan menjalankan produksi dan penyediaan jasa yang terkendali yang mencakup:

a.ketersediaan informasi tentang karakteristik produk b.ketersediaan instruksi kerja

c.penggunaan peralatan yang sesuai

d.ketersediaan penggunaan perlengkapan pemantauan e.penerapan, pemantauan, pengukuran, dan

f. penerapan rilis produk, pengiriman, dan pasca penyerahan. 7.5.2 Validasi Proses untuk Produksi dan Penyediaan Jasa

Organisasi harus memvalidasi proses apapun untuk produksi dan penyediaan jasa. Validasi yang dilakukan harus menetapkan kemampuan dari proses untuk memperoleh hasil yang direncanakan. Organisasi telah menetapkan pengaturan bila memungkinkan adalah: a.penentuan kriteria untuk tinjauan dan persetujuan proses

b.persetujuan dari peralatan dan kualifikasi personal c.penggunaan metode dan prosedur tertentu

d.persyaratan untuk catatan, dan e.validasi ulang

7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur

Organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika mampu telusur dipersyaratkan, maka organisasi harus mengendalikan dan merekam

Klausul Penjelasan

identitas produk dan memelihara catatan yang ada. 7.5.4 Kepemilikan Pelanggan

Organisasi harus berhati-hati dengan barang milik pelanggan ketika berada dibawah kendali organisasi atau ketika digunakan oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, menjaga properti milik pelanggan. Jika properti milik pelanggan ada yang rusak, hilang, atau tidak layak pakai, maka organisasi harus melaporkan hal ini ke pelanggan dan memelihara catatannya.

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Organisasi telah melindungi produk selama proses internal hingga penyerahan agar sesuai dengan persyaratan produk.

7.6 Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus menentukan pemantauan dan perlengkapan pengukuran yang akan dilakukan dan sarana yang digunakan untuk memberikan bukti dan kesesuaian produk pada persyaratan yang ditentukan. Organisasi harus menetapkan proses dan cara untuk memastikan pemantauan dan pengukuran dilakukan dengan konsisten. Jika diperlukan, maka alat ukur harus:

a.dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu b.disesuaikan

c.mempunyai identifikasi untuk menentukan kalibrasinya d.dilindungi dari sesuatu yang membuat tidak sah, dan e.dijaga mutunya.

8 Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 8.1 Umum

Organisasi telah merencanakan dan menetapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisa, dan perbaikan yang diperlukan untuk:

a.mendemonstrasikan kesesuaian terhadap persyaratan produk b.memastikan kesesuaian manajemen mutu, dan

c.meningkatkan keefektifitasan secara kesinambungan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Organisasi harus menemukan metode untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini.

8.2.2 Audit Internal

Organisasi harus melakuakan audit internal pada jangka waktu yang telah direncanakan untuk menentukan SMM harus:

a.sesuai dengan aturan yang direncanakan, dan b.secara efektif diimple-mentasikan dan dipelihara.

Kriteria, ruang lingkup, frekuensi, dan metode audit harus ditetapkan. Auditor tidak mengaudit pekerjaannya sendiri. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan penanggungjawab

Klausul Penjelasan

dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pembuatan catatan dan pelaporan hasil. Manajemen yang bertanggung jawab untuk bidang yang diaudit harus memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan telah dilakukan

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Organisasi harus menetapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan jika memungkinkan, pengukuran sistem manajemen mutu. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, harus melakukan tindakan koreksi.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk diverifikasi. Bukti dari kesesuaian produk harus dipelihara. Catatan harus mengindikasikan orang yang mengesahkan pengeluaran produk untuk pengiriman ke pelanggan.

8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan kendali dan penanggung jawab terkait dan kewenangan untuk penyelesaian produk tidak sesuai. Jika dapat dilakukan, organisasi harus menangani produk tidak sesuai dengan cara:

a.melakukan tindakan untuk menghi-langkan ketidaksesuaian yang terdeteksi

b.mengesahkan penggunaan, pengeluaran atau penerimaan dengan konsesi oleh pihak berwenang yang relevan

c.mengambil tindakan untuk menghindarkan pemakaian

d.mengambil tindakan yang sesuai terhadap dampak atau potensi dampak ketidaksesuaian.

Jika peroduk yang tidak sesuai diperbaiki, maka produk tersebut harus diverifikasi ulang untuk menyatakan kesesuaian dengan persyaratan. Catatan ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dipelihara. 8.4 Analisis Data

Organisasi harus menentukan cara pengumpulan dan analisa data yang tepat. Analisa data harus dapat memberikan informasi tentang:

a.kepuasan pelanggan

b.kesesuaian dengan persyaratan produk

c.karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan

d.pemasok. 8.5 Peningkatan

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan

Organisasi harus meningkatkan keefektifan penggunaan sistem manajemen mutu secara berkesinambungan.

8.5.2 Tindakan Perbaikan

Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk:

Klausul Penjelasan b. menentukan ketidaksesuaian,

c. mengevaluasi kebutuhan akan tindakan untuk memastikan tidak terjadi lagi

d. menentukan dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan e. mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan, dan

f. meninjau keefektifan tindakan perbaikan yang dilakukan. 8.5.3 Tindakan Pencegahan

Organisasi harus menentukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk:

a. menentukan potensi ketidaksesuaian

b. mengevaluasi kebutuhan akan tinda-kan untuk mencegah ketidaksesuaian

c. menentukan dan meng-implementasikan tindakan yang diperlukan d. mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan, dan

e. meninjau keefektifan tinda-kan pencegahan.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu pada proses-proses yang ada di dalam organisasi, bersamaan dengan identifikasi dan interaksi dari beberapa proses, serta pengelolaannya untuk membuat hasil yang diinginkan oleh pihak manajemen dinamakan pendekatan proses (ISO 9001:2008 – Quality Management System: Requirements). Keunggulan dari pendekatan proses adalah pengendalian secara terus-menerus terhadap hubungan antara proses-proses yang masih berdiri sendiri (individual processes) dalam sistem proses, seperti kombinasi dan interaksinya. Bila digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu, pendekatan proses menekankan akan pentingnya memahami dan memenuhi persyaratan, kebutuhan untuk mempertimbangkan proses dalam meningkatkan nilai tambah, memperoleh hasil kinerja proses dan keefektifannya, dan perbaikan berkelanjutan akan proses berdasarkan pengukuran yang objektif. Model Sistem Manajemen Mutu berdasarkan proses digambarkan pada gambar dibawah ini.

Model Sistem Manajemen Mutu pada Gambar 2.7 menjelaskan hubungan proses yang dibahas pada klausul empat hingga delapan. Gambar 2.7

menunjukkan bahwa pelanggan memainkan peran penting dalam penetapan persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan membutuhkan informasi akan penilaian dari pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan atau belum. Model yang ditunjukkan pada Gambar 2.7 mencakup keseluruhan persyaratan standar namun tidak menunjukkan proses pada tingkat rinci. Model ini menggunakan metodologi yang dikenal Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Gambar 2.7 Model Sistem Manajemen Mutu berdasar Proses

Rencana (plan) adalah dengan menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil yang sesuai dengan persyaratan dari pelanggan dan kebijakan organisasi. Lakukan (do) adalah dengan menerapkan proses yang telah direncanakan. Periksa (check) adalah dengan memantau dan

mengukur proses dan produk terhadap kebijakan, tujuan, dan persyaratan bagi produk serta melaporkan hasilnya. Tindaki (act) adalah melakukan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan terhadap kinerja proses.

2.10. Audit Internal

Audit internal merupakan suatu kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat membantu organisasi dalam pencapaian tujuan organisasinya dengan melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas dari manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola (governance processes). Organisasi harus melakukan audit internal sesuai dengan rentang waktu yang telah direncanakan sebelumnya. Seorang auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

2.11. Software Engineering

Software engineering adalah suatu ilmu yang mempelajari berbagai

metodelogi dan alat bantu dalam pengembangan perangkat lunak. Software

engineering merupakan ilmu yang meliputi sebuah proses, pengelolaan kegiatan,

metode teknis, dan penggunaan alat-alat dalam pengembangan produk perangkat lunak (Pressman, 2001). Software Engineering merupakan ilmu dasar pengembangan semua jenis perangkat lunak, termasuk sistem multimedia,

software networking, software database, web application dan mobile application

Metode pengembangan perangkat lunak yang sangat dikenal adalah metode Prototyping, metode Spiral, metode Waterfall, dan metode Agile

Programming. Metode Prototyping menyajikan aspek yang diperlukan dengan

membuat sebuah prototipe sistem. Metode Spiral merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Metode Waterfall bersifat serial dari proses perencanaan, analisa, desain, dan implementasi pada sistem. Metode ini adalah metode yang paling sering umum digunakan. Metode Agile

Programming lebih menekankan pada kepuasan pelanggan dan kecepatan dalam

pengembalian investasi melalui pendekatan iterasi (Blankenship dkk, 2011). Metode Agile Programming dapat dibedakan menjadi tiga jenis metode penyelesaian, yaitu dengan Scrum, eXtreme Programming (XP) dan Crystal. Metode Scrum mengandung banyak sprint dan beban kerja masing-masing sprint didorong oleh product backlog. Product backlog terdiri dari fitur terbaru, perbaikan bug, dan hal lain yang memberikan kontribusi pada produk akhir. Metode XP lebih mengarah pada interaksi dan keterlibatan dengan pelanggan. Dalam metode XP terdapat user stories yang mencatat semua kebutuhan pelanggan. Metode Crystal lebih mengarah pada tim proyek daripada proses yang ada didalamnya dan lebih mengedepankan bagian yang kritikal dalam pengembangan perangkat lunak.

Metode Scrum merupakan suatu pendekatan iteratif pada pengembangan perangkat lunak yang mengusung prinsip agile (ketangkasan). Metode Scrum membuat beberapa blok waktu yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk mengklarifikasikan objek dalam sprint (Blankenship dkk, 2011). Scrum

berfokus dalam membantu penekanan komitmen untuk mengembangkan suatu proyek dalam menyampaikan suatu produk.

Gambar 2.8 Representasi Metode Scrum (Blankenship dkk, 2011:13)

Adanya suatu rapat yang rutin dapat membantu komunikasi antar tim pengembang mengenai beberapa masalah yang mungkin terjadi dalam pengembangan suatu produk. Tinjauan kembali pada akhir proses setiap sprint membantu dalam meningkatkan kualitas proses kedepannya. Gambar 2.8 menunjukkan representasi dari metode Scrum.

Scrum memiliki tiga artefak, yaitu product backlog, sprint backlog, dan

burn-down chart. Ketiga artefak ini membantu mengarahkan tim pengembang dan

memperjelas status proyek kepada seluruh tim. Product backlog merupakan daftar dari pekerjaan dalam proyek yang belum diselesaikan oleh tim pengembang. Daftar ini merepresentasikan produk yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan. Sprint backlog merupakan sebuah daftar dari aktifitas di dalam sprint

yang belum diselesaikan oleh tim pengembang. Burn-down chart merupakan bentuk visual dalam menelusuri perkembangan sprint. Grafik ini menunjukkan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam setiap tahap sprint.

40 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Model Penelitian

Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah model pengembangan. Adapun model penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 3.1.

Proses Bisnis Lama

Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Analisis dan

Perancangan SMM ISO 9001:2008

Rencana Strategis TI

Gambar 3.1 Model Penelitian

Pada tugas akhir ini akan dilakukan analisis dan perancangan proses bisnis yang telah diterapkan di PT. Medix Soft sebagai sebuah masukan. SMM ISO 9001:2008 digunakan untuk pemenuhan atas kekurangan persyaratan kepuasan pelanggan terhadap proses bisnis yang telah diterapkan selama ini. Dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan oleh peneliti, maka akan dihasilkan sebuah proses bisnis baru yang disesuaikan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2008 yang dituangkan dalam bentuk dokumen pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja dan format formulir. Karena proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft berbasis TI, maka dari tahap analisis dan perancangan juga akan dihasilkan sebuah rencana strategis teknologi informasi (TI) yang disesuaikan dengan strategi bisnis di PT. Medix Soft dan persyaratan ISO 9001:2008.

3.2 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Instrumen penelitian yang digunakan berupa pedoman wawancara dan pedoman observasi. Wawancara akan dilakukan kepada orang yang memiliki andil pada setiap departemen mengenai proses bisnis yang bersangkutan. Tujuan dilakukan wawancara adalah untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam penelitian ini. Peneliti akan membuat tiga (3) pedoman wawancara dan satu (1) pedoman observasi.

Pedoman wawancara proses bisnis dan uraian jabatan digunakan untuk memperoleh informasi mengenai struktur organisasi yang ada di PT. Medix Soft beserta uraian tugas dan wewenang pada masing-masing fungsi yang ada serta proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft. Selain itu pedoman wawancara ini digunakan untuk mengetahui posisi perusahaan pada saat ini, baik kekuatan maupun kelemahan perusahaan. Pedoman wawancara proses bisnis dan uraian jabatan akan disajikan pada Lampiran 1.

Pedoman wawancara yang kedua adalah pedoman wawancara pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008. Pedoman wawancara ini digunakan untuk memperoleh informasi sejauh mana PT. Medix Soft memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Pedoman wawancara pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008 akan ditampilkan pada Lampiran 2.

Pedoman wawancara yang ketiga adalah pedoman wawancara detil proses bisnis. Pedoman wawancara ini digunakan untuk memperoleh informasi tentang detil proses bisnis dan keterkaitannya dengan fungsi departemen lain

beserta kebijakan dalam operasional proses bisnis yang dilakukan. Pedoman wawancara detil proses bisnis ini akan disajikan pada Lampiran 3.

Pedoman observasi yang digunakan dalam penelitian ini berupa checklist pengujian. Pedoman ini digunakan pada saat uji validitas oleh ahli terhadap rancangan yang telah dibuat oleh peneliti. Checklist pengujian ini ditampilkan pada Lampiran 4.

3.3 Pengumpulan Data

Objek penelitian ini adalah semua proses yang ada di PT. Medix Soft kecuali proses yang berhubungan dengan bagian Finance and Accounting (FNA), meliputi proses internal perusahaan dan proses untuk pengembangan produk PACS. Proses internal perusahaan yang dimaksud adalah proses penerimaan karyawan, proses pengangkatan karyawan tetap, proses pelatihan, proses penerimaan barang, proses pengeluaran barang, proses pembelian barang, proses promosi dan kerjasama, proses mendapatkan order, proses penerimaan order, dan proses perawatan dan perbaikan. Proses pengembangan produk PACS terdiri dari proses riset dan pengembangan serta proses instalasi dan training produk.

Dalam penelitian ini, akan menganalisis semua proses yang ada di perusahaan beserta keterkaitan antar proses dan kelemahan yang menyebabkan kesalahan komunikasi internal perusaahaan. Penelitian ini akan menggunakan SMM ISO 9001:2008 sebagai pedoman dalam meningkatkan sistem manajemen mutu perusahaan. Klausul yang digunakan adalah semua klausul yang ada di ISO 9001:2008 kecuali sub klausul 7.6 mengenai Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran.

Teknik pengambilan sample yang digunakan dalam pengumpulan data adalah judgement sampling, dengan memilih anggota sampel yang mempunyai

information rich berdasarkan penilaian peneliti. Peneliti akan mengumpulkan data

dengan melakukan wawancara dan observasi mengenai keadaan perusahaan pada saat ini, termasuk kelemahan dan kelebihan perusahaan. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui kegiatan wawancara dan observasi.

Pengumpulan data akan dilakukan kepada seluruh fungsi yang ada di PT. Medix Soft kecuali fungsi atau departemen FNA. Untuk mendapatkan informasi mengenai proses bisnis serta uraian hak dan wewenang, peneliti akan menggunakan pedoman wawancara proses bisnis dan uraian jabatan. Dalam mengumpulkan data tentang penerapan ISO 9001:2008 di perusahaan, peneliti akan menggunakan pedoman wawancara pemenuhan persyatan ISO 9001:2008. Dalam mengumpulkan data mengenai detil proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft, maka peneliti akan menggunakan pedoman wawancara detil proses bisnis. Pengumpulan data tentang kekurangan hasil rancangan peneliti akan menggunakan checklist pengujian yang digunakan pada saat uji ahli.

3.4 Pengolahan dan Analisis Data

Setelah data terkumpul semua, maka data akan diolah dan dilakukan analisis. Informasi yang telah didapatkan mengenai keadaan perusahaan saat ini akan diolah menggunakan model Bussiness Process Modelling Notation (BPMN). Data yang telah diolah dengan BPMN akan dilakukan analisis kesenjangan terhadap persyaratan ISO 9001:2008, analisis SWOT, analisis

Balanced Scorecard, analisis Value Chain dan analisis kebutuhan informasi. Dari

penggambaran proses bisnis PT. Medix Soft dengan menggunakan BPMN, maka akan menghasilkan dua hal yang berbeda, yaitu (1) dokumen pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir yang disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan (2) rencana strategis TI.

3.4.1 Pembuatan Dokumen Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir sesuai Persyaratan ISO 9001:2008

Ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam pembuatan pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir yang mengacu pada ISO 9001:2008. Dari data yang telah didapat, akan melakukan analisis kesenjangan atau gap analysis. Analisis kesenjangan ini menggunakan model penilaian CMMI. Analisis kesenjangan ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana sebuah proses didefinisikan. Setelah melakukan analisis kesenjangan, peneliti akan memetakan proses bisnis yang ada di perusahaan dengan pesyaratan yang dibutuhkan di SMM ISO 9001:2008. Dari pemetaan ini didapatkan proses apa saja yang seharusnya diterapkan diperusahaan.

Setelah mengetahui proses apa saja yang perlu ditambahkan dan perlu diperbaiki, peneliti akan mulai merancang dokumen pedoman mutu yang antara lain berisi tentang ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang nantinya akan diterapkan. Setelah ruang lingkup sistem manajemen mutu telah ditentukan, penulis akan melanjutkan merancang prosedur kerja berdasarkan hasil pemetaan proses bisnis dengan persyaratan ISO 9001:2008. Selain itu peneliti juga akan merancang instruksi kerja yang berisi tentang tata cara tugas kerja untuk menunjang aktifitas perusahaan. Tahap selanjutnya adalah pembuatan format

formulir yang digunakan dalam mendokumentasikan sebuah proses yang ada di prosedur kerja maupun instruksi kerja. Selain itu, peneliti juga akan merancang

checklist pengujian yang nantinya akan digunakan ketika uji validitas oleh ahli.

Gambar 3.2 Tahap Pembuatan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir

Pengujian ini akan dilakukan sampai uji ahli oleh pihak ketiga perusahaan tanpa dilakukan uji lapangan. Pengujian ini dilakukan oleh seorang ahli yang berkompeten dari pihak rekanan PT. Medix Soft, yaitu Bapak Aji Susatya, S.T yang menjabat sebagai Presiden Director pada PT. Galore Indonesia yang bergerak di bidang konsultasi ISO. Pada pengujian ini akan dilakukan uji validitas mengenai kecukupan secara konten berdasarkan SMM ISO 9001:2008.

Data yang dilakukan pengujian berupa pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir hasil rancangan peneliti. Jika hasil pengujian tersebut terdapat ketidaksesuaian dengan persyaratan SMM ISO 9001:2008, maka tahapan selanjutnya yang akan dilakukan peneliti adalah membenahi rancangan pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008. Tahapan ini ditunjukkan pada Gambar 3.2.

Gap Analysis dengan CMMI

Pemetaan Proses Bisnis dengan SMM ISO 9001

Merancang Pedoman Mutu, SOP, Insruksi

Kerja sesuai SMM ISO 9001

Merancang Checklist Pengujian

Uji Validitas oleh Ahli

Pembenahan Pedoman Mutu, SOP,

Instruksi Kerja dan Format Formulir

Penggambaran Proses Bisnis dengan BPMN

Pendefinisian Hak dan Wewenang

3.4.2 Pembuatan Rencana Strategis TI

Dalam pembuatan rencana strategis TI yang digunakan untuk investasi TI beberapa tahun kedepan, peneliti akan melakukan analisa SWOT pada tahap pertama. Analisis SWOT ini bertujuan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan perusahaan serta peluang dan ancaman yang akan dialami oleh perusahaan. Setelah selesai melakukan analisis SWOT, peneliti akan memetakan strategi bisnis. Setelah itu peneliti akan mengidentifikasi pelaksana strategi bisnis dan melakukan analisis Balanced Scorecard yang setiap strategi perusahaan akan dipetakan menjadi empat perspektif. Keempat perspektif tersebut adalah perspektif pelanggan, perspektif finansial, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Selain itu juga akan dilakukan analisis

Value Chain yang bertujuan untuk mengetahui aktifitas-aktifitas mana saja yang

dapat menguntungkan perusahaan.

Penggambaran Proses Bisnis dengan BPMN

Pendefinisian Hak dan Wewenang

Jabatan

Analisis SWOT

Analisis Balanced Scorecard

Analisis Value Chain

Analisis Kebutuhan

Informasi

Penentuan Pelaksana

Strategi

Identifikasi Renstra TI dengan McFarlan Penggambaran

Strategi Bisnis

Gambar 3.3 Tahap Pembuatan Rencana Strategis TI

Dari informasi faktor kekuatan internal perusahaan, maka akan dilakukan analisis kebutuhan informasi yang nantinya juga akan dihubungkan dengan pemilik proses. Setelah itu akan dilakukan pengelompokkan teknologi informasi kedalam empat kuadran McFarlan. Kuadran McFarlan ini berguna untuk mengetahui fungsi teknologi informasi yang berpotensi dalam pencapaian strategi

bisnis perusahaan. Terdapat empat kuadran dalam metode McFarlan, yaitu kuadran strategic, high potential, key operational, dan support. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.3.

3.5 Skema Prosedur Penelitian

Dari penjelasan tahapan penelitian dapat dirangkum pada skema prosedur penelitian yang digunakan dalam penyelesaian masalah. Adapun tahapan dalam penyelesaian masalah yang ada pada PT. Medix Soft adalah dengan menentukan melakukan studi pendahuluan terlebih dahulu. Studi pendahuluan ini berguna untuk memperoleh pengetahuan mengenai visi dan misi organisasi, SMM ISO 9001:2008, dan audit internal. Setelah itu dilanjutkan dengan membuat instrumen penelitian. Pembuatan instrumen penelitian ini berguna untuk memandu dalam pengumpulan data. Tahap selanjutnya adalah dilakukan pengumpulan data dari instrumen yang telah dibuat. Setelah memperoleh semua data yang dibutuhkan, data akan diolah dan dilakukan analisis. Hasil dari penelitian ini berupa hasil analisis kesenjangan (gap analysis), rencana strategis TI dan dokumen pedoman pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir. Adapun skema prosedur penelitian dapat dilihat pada Gambar 3.4 dibawah ini.

Gambar 3.4 Skema Prosedur Penelitian

Studi Pendahuluan Analisis Perancangan

Mulai

Selesai Kajian Pustaka

· Visi Misi Organisasi · SMM ISO 9001:2008 · Audit Internal

Pengujian Dilakukan Uji Ahli oleh

Pihak Ketiga Menggunakan Checklist Penyusunan Instrumen 1

· Pedoman Wawancara Proses Bisnis dan Uraian Jabatan · Pedoman Wawancara

Pemenuhan Persya-ratan ISO 9001:2008

Penyusunan Instrumen 2 · Pedoman Wawancara

tentang Detil Proses Bisnis

· Pedoman Checklist Pengujian

Output · Hasil Gap Analysis

Menggunakan CMMI · Renstra TI

Output Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi

Kerja, Format Formulir Pengumpulan dan Pengolahan Data 2 · Pemetaan Proses

Bisnis disesuaikan dengan ISO 9001:2008 · Perancangan Pedoman

Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Pengumpulan Data 1

· Struktur Organisasi · Proses Bisnis saat ini · Uraian Jabatan

· Gap Analysis menggunakan CMMI · Analisis SWOT

· Penggambaran Strategi Bisnis

· Pelaksana Strategi · Analisis BSC · Analisis Value Chain · Analisis Kebutuhan

Informasi

· Pengelompokan TI pada kuadran McFarlan Pengolahan dan Analisis

184

185 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis dan perancangan proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan SMM ISO 9001:2008, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:

1. Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata nilai pemenuhan pada masing-masing klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4 adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%.

2. Perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh lima (25) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi.

3. Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) sistem

186

informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support.

4. Hasil uji validitas didapatkan bahwa rancangan dokumen pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja dan format formulir telah sesuai sebesar 100% dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

5.2 Saran

Dari penelitian tentang analisis dan perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft ini masih terdapat beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut antara lain: 1. Penelitian dapat dikembangkan dengan mengikutsertakan bagian keuangan

dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Penelitian dapat dikembangkan sampai pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti.

3. Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI.

DAFTAR PUSTAKA

ACCA. 2008. SWOT Analysis. London: BHP Information Solutions Ltd.

Balanced Scorecard Institute. 1998. Balanced Score Card Institute, a Strategy

Management Group Company. 6 Desember 2012. <

http://www.balancedscorecard.org/BSCResources/AbouttheBalancedSco recard/tabid/55/Default.aspx>

Blankenship, Jerrel dkk. 2011. Pro Agile .NET Development with Scrum. New York: Springer.

Chartered Institute of Internal Auditors. 2012. Chartered Institute of Internal

Auditors. 5 Desember 2012. <

http://www.iia.org.uk/en/Knowledge_Centre/global_professional_guidan ce/Definition.cfm>

ISO. ISO 9001:2008 Quality Management System – Requirements. ISO. ISO. 2011. 10 Good Things for SMEs. ISO.

Jan van Bon dkk. 2007. Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3. Van Haren Publishing. Zaltbommel.

Jogiyanto dan Willy, Abdillah. 2010. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi. Andi, Bulaksumur.

Jovanovic, V. dan Shoemaker, D. 1997. ISO 9001 Standard and Software Quality

Improvement – Benchmarking for Quality Management & Technology,

Vol. 4, No. 2.

Keyes, Jessica. 2005. Implementing the IT Balanced Scorecard: Aligning IT with Corporate Strategy. USA: Auerbach Publications.

Kurniawan, Aditya. 2012. The Power of Software Engineering. 4 Oktober 2012. < http://socs.binus.ac.id/2012/03/01/the-power-of-software-engineering/> LLC. 2010. Requirements Management Database - Quality Certification Guide

Revision 2.5.017. LLC.

Mind Tool. 2012. MindTools: Essential Skills for an Excellent Career. 5 Oktober 2012. <http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_05.htm> Nair, Mohan. 2004. Essentials of Balanced Scorecard. New Jersey: John Wiley &

Niven, Paul R. 2006. Balanced Scorecard Step-by-Step: Maximizing Performance

and Maintaining Results – Second Edition. New Jersey: John Wiley &

Sons, Inc.

Object Management Group. 2008. Welcome to BPMI.org. 27 Desember 2012. < http://bpmi.org/>

Owen, M. dan Raj, J. 2003. BPMN and Business Process Management-Introduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc.

Poza, A. S. dkk. 2009. Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3).

Pressman, R.S. 2001. Software Engineering: a Practitioner’s Approach. McGraw Hill Companies, Inc.

Rummler, Geary A. dan Brache, A. P. Brache. 1995. Improving Performance: How to Manage the White Space in the Organization Chart. Jossey-Bass. Shazad. 2012. SWOT & TOWS Analysis. Shahzad Trading & Consulting FZE.

Riyadh.

Siegel, Jon. 2008. In OMG’s OCEB Certification Program, What is the Definition of Business Process?. Object Management Group

Sparx Systems. 2004. UML Tutorial: The Business Process Model. Cresswick, Victoria: Sparx Systems Pty Ltd.

Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung

Value Based Management. 2013. Value Chain Framework of Michael Porter. 13

Januari 2013.

<http://www.valuebasedmanagement.net/methods_porter_value_chain.ht ml>

Van den Heuvel, J. dkk. 2005. An ISO 9001 Quality Management System in a Hospital Bureaucracy or Just Benefits?. International Journal of Health Care Quality Assurance, Vol. 18 (5), 361-369.

Van Grembergen, W. dkk. 2003. Structures, Processes and Relational Mechanisms for Information Technology Governance: Theories and Practices, Strategis for Information Technology Governance. Idea Group Publishing.

Walz, John. 2007. Life Cycle Models, CMMI, Lean, Six Sigma – Why Use Them?. IEEE Computer Society, VP for Standards.

Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems – Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd

Weill P. dan Ross, J. 2004. IT Governance – How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results. Harvarrd Business School Press. Weske, Mathias. 2007. Business Process Management: Concept, Languages,

Architectures. New York: Springer.

White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones, R. 2009. The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal. Yao, Yin-Ho dan Lee, Hsin-Kuo. 2004. Applying ISO 9001 and CMMI in Quality-Oriented Knowledge Management Software Process Improvement. International Journal of Electronic Business Management. Vol. 2 (2).