LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (PERSERO) Gresik.

GRESIK

KERJA PRAKTEK

Nama : NUR AMIRULLOH

NIM : 10.41010.0100 Program : S1 ( Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

iv

PT. Barata Indonesia (Persero) merupakan sebuah perusahaan di bawah naungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang konstruksi, manufaktur, dan pengecoran. Pada bagian SDM telah memiliki sistem penilaian kinerja, namun ditemukan kekurangan yaitu terjadinya keterlambatan tiap divisi dalam melakukan penilaian kinerja yang disebabkan oleh kesibukan para pimpinan proyek, kesulitan dari pihak SDM dalam melakukan pengurutan nilai kinerja karyawan dari tiap divisi dan bagian, serta kesulitan dalam melakukan record hasil penilaian kinerja ditiap periode yang ada. Hal ini memperlambat kinerja pihak SDM untuk membuat rekapan kinerja setiap tahun.

Merujuk pada permasalahan di atas, maka dibuatlah solusi “Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik”. Sistem informasi penilaian kinerja karyawan ini dapat membantu pengguna dalam melakukan proses penilaian kinerja karyawan, serta dapat memberikan laporan kinerja karyawan yang dibutuhkan berdasarkan divisi, bagian, dan periode.

Berdasarkan hasil pembuatan sistem tersebut, maka didapatkan dua kesimpulan yaitu telah dilakukan uji coba running program yang berjalan lancar tanpa kendala dan mempercepat proses input data sehingga pihak SDM dapat melakukan evaluasi penilaian kinerja karyawan dengan efektif dan efisien.

Kata kunci: PT. Barata Indonesia, Sistem Informasi, Penilaian Kinerja

Karyawan.

STIKOM

vii

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1.1. Logo Perusahaan ... 8

2.1.2. Struktur Organisasi ... 8

2.1.3. Job Deskripsi ... 9

2.1.4. Visi PT. Barata Indonesia (Persero) ... 11

2.1.5. Misi PT. Barata Indonesia (Persero) ... 11

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

3.1. Konsep Dasar Sistem ... 13

3.2. Konsep Dasar Informasi ... 14

3.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14

3.4. Penilaian Kinerja Karyawan ... 14

3.5. Analisis dan Perancangan Sistem ... 19

3.5.1 Document Flow (Kendall & Kendall (2003:11)) ... 20

STIKOM

3.5.2 System Flow (Kendall & Kendall (2003:11)) ... 20

3.5.3 Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto (1990:263)) ... 21

3.6. Konsep Dasar Basis Data ... 23

3.7.1. Entity Relational Diagram (Jogiyanto, 1990) ... 24

3.7.2. Sistem Basis Data ... 25

3.7.3. Database Manaegement System (Marlinda (2004:6)) ... 27

3.7.4. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS ... 27

3.7.5. Fungsi DBMS (Marlinda (2004)) ... 27

3.7. SDLC (Jogiyanto, 2001) ... 28

3.8. Visual Basic .Net 2008 (Yuswanto & Subari, 2007) ... 31

3.9. Microsoft Office 2010 (Kadir, 2010) ... 31

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 33

4.1. Analisis Sistem ... 33

4.1.1. Document Flow Penilaian Kinerja Karyawan ... 35

4.2. Perancangan Sistem ... 36

4.2.1. System Flow Login Aplikasi ... 36

4.2.2. System Flow Mengolah Data Karyawan... 38

4.2.3. System Flow Mengolah Data Jabatan ... 40

4.2.4. System Flow Mengolah Data Status ... 42

4.2.5. System Flow Mengolah Data Kriteria... 44

4.2.6. System Flow Mengolah Data Divisi ... 46

4.2.7. System Flow Mengolah Data Bagian ... 48

4.2.8. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan ... 50

4.2.9. System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Kinerja Karyawan 52 4.2.10. Data Flow Diagram ... 54

4.2.11. Hierarchy Input Proses Output (HIPO) ... 54

STIKOM

4.2.12. Context Diagram ... 57

4.3. Perancangan Database ... 65

4.3.1. Entity Relational Diagram Conceptual Data Model ... 66

4.3.2. Entity Relational Diagram Physical Data Model ... 67

4.3.3. Struktur Basis Data & Tabel... 67

4.4. Desain Input & Output ... 71

4.4.1. Desain Input... 71

4.4.2. Desain Output ... 77

4.5. Implementasi Dan Evaluasi ... 77

4.5.1. Teknologi ... 77

4.5.2. Tampilan Program ... 78

BAB V PENUTUP ... 89

DAFTAR PUSTAKA ... 90

LAMPIRAN ... 91

STIKOM

x

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi PT. Barata Indonesia (Persero) ... 8

Gambar 2. 3 Detail Struktur Organisasi Keuangan dan SDM ... 9

Gambar 3. 1 Simbol-simbol pada System Flow ... 20

Gambar 4. 1 Document Flow Penilaian Kinerja Karyawan ... 35

Gambar 4. 2 System Flow Login Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan ... 37

Gambar 4. 3 System Flow Mengolah Data Karyawan ... 39

Gambar 4. 4 System Flow Mengolah data Jabatan ... 41

Gambar 4. 5 System Flow Mengolah Data Status ... 43

Gambar 4. 6 System Flow Mengolah Data Kriteria ... 45

Gambar 4. 7 System Flow Mengolah Data Divisi ... 47

Gambar 4. 8 System Flow Mengolah Data Bagian ... 49

Gambar 4. 9 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan ... 51

Gambar 4. 10 System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Kinerja Karyawan ... 53

Gambar 4. 11 Hirarki Input Proses Output (HIPO) ... 55

Gambar 4. 12 Context Diagram ... 57

Gambar 4. 13 Data Flow Diagram Level 0 ... 59

Gambar 4. 14 Data Flow Diagram Level 1 Master Karyawan ... 60

Gambar 4. 15 Data Flow Diagram Level 1 Master Jabatan ... 61

Gambar 4. 16 Data Flow Diagram Level 1 Master Status ... 61

Gambar 4. 17 Data Flow Diagram Level 1 Master Kriteria ... 62

Gambar 4. 18 Data Flow Diagram Level 1 Master Bagian ... 62

Gambar 4. 19 Data Flow Diagram Level 1 Master Divisi ... 63

Gambar 4. 20 Data Flow Diagram Level 1 Transaksi Penilaian Kinerja ... 64

Gambar 4. 21 Data Flow Diagram Level 1 Laporan ... 65

Gambar 4. 22 Entity Relational Diagram (Conceptual Data Model) ... 66

Gambar 4. 23 Entity Relational Diagram (Physical Data Model) ... 67

Gambar 4. 24 Login ... 72

Gambar 4. 25 Menu Utama ... 72

Gambar 4. 27 Master Jabatan ... 73

Gambar 4. 28 Master Status ... 74

STIKOM

Gambar 4. 29 Master Kriteria Penilaian ... 74

Gambar 4. 32 Master Divisi ... 76

Gambar 4. 33 Transaksi Penilaian Kinerja ... 76

Gambar 4. 35 Form Login ... 78

Gambar 4. 36 Pesam Apabila password salah ... 79

Gambar 4. 37 Form Menu Utama ... 79

Gambar 4. 38 Form Master Karyawan ... 80

Gambar 4. 39 Form Master Jabatan... 81

Gambar 4. 40 Form Master Status ... 82

Gambar 4. 41 Form Master Kriteria ... 83

Gambar 4. 42 Form Input Master Bagian ... 84

Gambar 4. 43 Form Update Master Bagian ... 85

Gambar 4. 44 Form Master Divisi ... 86

Gambar 4. 45 Form Transaksi Penilaian Kinerja ... 87

Gambar 4. 46 Form Laporan Penilaian Kinerja ... 88

STIKOM

xii

Tabel 4.2 Tabel Karyawan ... 68

Tabel 4.3 Tabel Jabatan ... 69

Tabel 4.4 Tabel Status ... 69

Tabel 4.5 Tabel Kriteria Penilaian ... 69

Tabel 4.6 Tabel Bagian ... 70

Tabel 4.7 Tabel Divisi ... 70

Tabel 4.8 Tabel Transaksi Penilaian Kinerja ... 71

STIKOM

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Balasan Perusahaan ... 91

Lampiran 2 Kartu Bimbingan ... 93

Lampiran 3 Acuan Kerja ... 95

Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 97

Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek ... 98

Lampiran 5 Listing Program ... 99

STIKOM

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Perusahaan dalam menjalankan bisnisnya tentu membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dalam hal ini karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing yang telah dibebankan kepadanya, namun tidak semua karyawan memiliki kinerja yang baik. Hal inilah yang menyebabkan perusahaan perlu melakukan penilaian terhadap kinerja karyawannya, karena dari penilaian tersebut akan diketahui sudah sesuaikah kinerja karyawan terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Kinerja karyawan sendiri menurut (Robbin: 1996) yaitu pencapaian tujuan yang telah ditetapkan merupakan salah satu tolak ukur kinerja individu, yakni tugas individu, perilaku individu, dan ciri individu. Kinerja karyawan sangat tergantung pada kepuasaan kerja, di mana kepuasan kerja sendiri bergantung pada faktor pribadi seperti: a) kepribadian; b) status dan senioritas; c) kecocokan dengan minat; dan d) kepuasan individu dalam hidupnya.

Penilaian kinerja karyawan sendiri merupakan kajian sistematis tentang kondisi kerja karyawan yang dilaksanakan secara formal yang dikaitkan dengan standar kerja yang telah ditentukan perusahaan (Rivai, 2011). Dari penilaian tersebut maka akan diketahui apakah hasil kerja karyawan memadai dan sesuai dengan standar kinerja, serta dapat dibuat rekomendasi perbaikan untuk ke depannya.

STIKOM

Salah satu perusahaan yang menerapkan penilaian kinerja adalah PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik. PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik merupakan perusahaan berskala besar yang bergerak dibidang manufaktur, konstruksi, dan pengecoran yang memiliki cabang tersebar hampir di seluruh wilayah Indonesia. Jumlah karyawan PT. Barata Indonesia berjumlah 2000 karyawan, sehingga dibutuhkan penilaian kinerja untuk seluruh karyawannya. Selama ini penilaian kinerja pada perusahaan ini dilakukan secara langsung oleh atasan dari masing-masing karyawan (seperti supervisor, manajer, kepala satuan organisasi, dan direksi) dan departemen sumber daya manusia (SDM) sebagai pihak yang bertanggungjawab pada presensi karyawannya. Melihat proses penilaian kinerja yang cukup birokratif dengan banyaknya divisi dan cabang tentunya sering terjadi kendala dalam proses ini, seperti terjadinya keterlambatan tiap divisi dalam melakukan penilaian kinerja yang disebabkan oleh kesibukan para pimpinan proyek, kesulitan dari pihak SDM dalam melakukan pengurutan nilai kinerja karyawan dari tiap divisi dan bagian, serta kesulitan dalam melakukan record hasil penilaian kinerja ditiap periode yang ada. Hal ini tentunya memperlambat kerja pihak SDM dalam membuat rekapan kinerja karyawan setiap tahunnya baik di wilayah perusahaan pusat maupun perusahaan cabang.

Penilaian kinerja sendiri seharusnya dapat mencapai sasaran yang dikehendaki oleh perusahaan sehingga perlu ditetapkan, disepakati, dan diketahui faktor-faktor yang akan dinilai/ dievaluasi sebelumnya. Sehingga setiap karyawan mengetahui faktor apa saja yang akan dinilai. Bukan hanya itu, ukuran-ukuran keberhasilan dalam pekerjaan dapat ditentukan dengan tepat dan lengkap, dan diuraikan dalam bentuk perilaku yang dapat diukur secara tepat (Rivai dkk, 2011).

STIKOM

Merujuk pada permasalahan di atas, maka diperlukan sebuah aplikasi penilaian kinerja karyawan yang dapat mempermudah pihak SDM dalam melakukan proses penilaian kinerja sekaligus proses recording data penilaian per periode maupun per tahun dari tiap divisi atau bagian, sehingga pihak SDM tidak perlu lagi melakukan penjumlahan secara manual dari penilaian periode-periode sebelumnya.

Diharapkan dengan adanya aplikasi penilaian kinerja karyawan dapat mempercepat proses penilaian kinerja karyawan yang ada di PT. Barata Indonesia serta mempermudah pihak SDM dalam melakukan penilaian akhir dan rekapitulasi kinerja karyawan setiap tahunnya. Sehingga pihak SDM dapat mengambil keputusan ke depannya berdasarkan hasil penilaian kinerja karyawan tersebut. Keberadaan aplikasi ini bukan hanya mempermudah bagi pihak SDM, melainkan juga membantu pihak IT yang selama ini membangun aplikasi di PT. Barata Indonesia.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

“Bagaimana melakukan Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik.”

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas maka batasan masalah adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data difokuskan dalam ruang lingkup PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik.

STIKOM

2. Aplikasi ini dibangun hanya untuk departemen SDM yang ada di kantor pusat PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik.

3. Membahas mulai dari input data karyawan, penilaian kinerja karyawan dari tiap divisi atau bagian.

4. Laporan yang dihasilkan berupa penilaian kinerja karyawan tiap divisi atau bagian perperiode (4 bulan) dan per tahun dengan pengurutan nilai terbaik.

1.4 Tujuan

Adapun kerja praktek ini memiliki tujuan yang akan dicapai adalah untuk membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik.

1.5 Manfaat

Diharapkan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Membuat desain sistem yang dapat meminimalkan waktu dalam melakukan

proses penilaian kinerja karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero).

2. Membuat sistem informasi penilaian kinerja karyawan yang dapat memudahkan penilai dalam melakukan proses penilaian kinerja pada karyawannya.

3. Membuat laporan penilaian kinerja untuk pimpinan atau direktur utama PT. Barata Indonesia (Pesero).

STIKOM

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini akan dijelaskan mengenai latar belakang dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik. Perumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah untuk rancangan sistem yang akan dibangun, tujuan dari pembuatan rancangan sistem ini, kontribusi yang diharapkan dari pembuatan rancangan sistem yang sedang dibangun sehingga dapat bermanfaat untuk kemajuan instansi, serta sistematika penulisan yang digunakan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab kedua berisi penjelasan secara singkat sejarah dari PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik, struktur organisasi, job diskripsi, dan visi misi PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ketiga membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan Rancang bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan yaitu pengertian konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, analisa sistem informasi, Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Visual Studio 2008, Microsoft Access, dan Penilaian Kinerja Karyawan.

STIKOM

BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN

Bab keempat menjelaskan tentang proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan, meliputi Analisis Document Flow, Data Flow Diagram (DFD), Context Diagram, Entity Relationship Diagram (ERD) beserta Struktur Basis Data dan Tabel dan Desain Input/ Output.

BAB V PENUTUP

Bab kelima ini membahas mengenai uraian kesimpulan dari perancangan dan pembuatan sistem informasi penilaian kinerja karyawan yang terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.

STIKOM

7 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Barata Indonesia (Persero) merupakan sebuah perusahaan di bawah naungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). PT. Barata Indonesia (Persero) didirikan pada tahun 1971 dengan nama PT. Barata Metalworks dan Engineering yang merupakan merger dari :

1. PN. BARATA dahulu NV. BRAAT Machinefabriek, didirikan pada tahun 1901 untuk memberikan jasa pemugaran kepada pabrik - pabrik gula, manufaktur jembatan, dan konstruksi baja lainnya.

2. PN. SABANG MERAUKE dahulu Machinefabriek & Scheeepswerf NV. MOLENVLIET, didirikan pada tahun 1920 untuk memberikan jasa pemugaran pada industri budidaya gunung dan perkapalan pantai.

3. PN. PEPRIDA, yaitu perusahaan milik pemerintah yang didirikan pada tahu 1962 untuk melaksanakan pembangunan proyek-proyek industri dasar.

Pada awal berdirinya, PT. Barata Indonesia (Persero) berpusat di Surabaya menempati area seluas 6.7 Ha di jalan Ngagel No. 109 yang mana dalam perkembangannya dari waktu ke waktu telah menjadi wilayah pusat kota yang padat penduduk. Dengan pertimbangan untuk pengembangan ke depan, dimana dibutuhkan ketersediaan lahan yang lebih luas, maka PT. Barata Indonesia (Persero) melakukan relokasi kantor dan pabrik ke Gresik di Jl. Veteran No 241 pada tahun 2005 dengan menempati lahan seluas 22 Ha.

STIKOM

2.1.1. Logo Perusahaan

Berikut adalah desain logo pada PT. BARATA INDONESIA (PERSERO), seperti Gambar 2.1 :

Gambar 2. 1 Logo PT. BARATA INDONESIA (PERSERO) Sumber: PT. BARATA INDONESIA (PERSERO)

2.1.2. Struktur Organisasi

Struktur Ogranisasi merupakan gambaran susunan pengurus dalam suatu organisasi. Berikut adalah struktur organisasi pada PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi PT. Barata Indonesia (Persero)

Gambar 2. 3 Detail Struktur Organisasi Keuangan dan SDM Sumber: PT. BARATA INDONESIA (PERSERO)

2.1.3. Job Deskripsi

PT. Barata Indonesia (Persero) memiliki beberapa divisi, dimana setiap divisi tersebut memiliki job deskripsi masing-masing.

Adapun tugas pokok divisi-divisi yang ada pada PT. Barata Indonesia (Persero) sesuai SK Direksi PT Barata Indonesia (Persero) No K 13 005 02 Januari 2013, yaitu:

1. Divisi Produksi Pengecoran

Mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh kegiatan produksi dan pendukung produksi antar Divisi Produksi guna memperlancar dan mempercepat proses produksi dalam rangka pencapaian target, tujuan, dan sasaran sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

2. Divisi Produksi Peralatan Jalan

STIKOM

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengendalikan proses produksi Divisi Produksi Peralatan Jalan dalam rangka pencapaian target sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

3. Divisi Produksi Peralatan Industri Proses

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengendalikan proses produksi Divisi Produksi Peralatan Indusri Proses dalam rangka pencapaian target sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

4. Divisi Produksi Peralatan Industri Agro

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengendalikan proses produksi Divisi Produksi Peralatan Indusri Agro dalam rangka pencapaian target sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

5. Divisi Pengadaan Barang dan Jasa

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengendalikan pemenuhan kebutuhan barang dan jasa, melaksanakan pengadaannya dalam rangka mendukung divisi produksi untuk memenuhi kebutuhan material sesuai spesifikasi guna memperlancar proses produksi. 6. Divisi Engineering Procurement and Construction

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengendalikan seluruh kegiatan Divisi Engineering Procurement and Construction dalam rangka pencapaian target sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Kerja dan

STIKOM

Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk menjamin kelangsungan bisnis dan kepercayaan pelanggan.

7. Departemen HRD

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengendalikan seluruh kegiatan Sumber Daya Manusia dan Administrasi Personalia serta memberikan dukungan umum untuk kelancaran kegiatan perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.

2.1.4. Visi PT. Barata Indonesia (Persero)

PT. Barata Indonesia (Persero) menjadi perusahaan “Foundry and Metalworks dan Engineering, Procurement & Construction (EPC) yang

tangguh”.

2.1.5. Misi PT. Barata Indonesia (Persero)

1. Melakukan kegiatan usaha EPC dibidang Industri Agro, Industri Migas (Tankage) dan Industri Pembangkit Tenaga Listrik.

2. Melakukan kegiatan usaha Foundry dan Metalworks Peralatan Industri dan Komponen untuk bidang Agro, Oil & Gas, Power Plant dan Pengairan dengan mengoptimalkan sumber daya sehingga memberikan nilai tambah bagi karyawan, pemesan, pemegang saham dan stakeholder lainnya.

STIKOM

13 BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto (2001) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Sebuah sistem secara garis besar dibedakan menjadi 2, yaitu:

1. Sistem fisik, kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuannya 2. Sistem abstrak, sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan

ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.

Sistem sendiri dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan tertutup. Sistem yang terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dihubungkan pada lingkungan sekitarnya (Soendoro, 2005).

STIKOM

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.

3.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, bergantung pada waktu, dan mempunyai arti bagi penerimanya (Kendall, 2003).

3.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Rommey (1997) dalam Krismiaji (2002), sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan/ input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/ output (Jogiyanto, 2001).

3.4. Penilaian Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan sendiri merupakan hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya dan telah disepakati bersama (Rivai, 2011). Sedangkan penilaian kinerja merupakan analisis dan interpretasi keberhasilan atau kegagalan pencapaian kinerja. Penilaian sebaiknya dikaitkan dengan sumber daya (input) yang berada di bawah wewenangnya

STIKOM

seperti SDM, dana/ keuangan, sarana-prasarana, metode kerja dan hal lainnya yang berkaitan (Rivai, 2011).

Dalam melakukan proses penilaian kinerja terdapat beberapa pendekatan sebagai berikut:

1. Pendekatan perbandingan (Comparative Approach)

a.

Rangking langsung (Ranking)

Dalam rangking langsung, atasan mengurutkan para pemegang jabatan, dari yang terbaik sampai yang terburuk, yang biasanya berdasarkan kinerja secara keseluruhan. Rangking semacam ini hanya cocok dalam organisasi kecil karena semakin banyak pemegang jabatan maka semakin sulit melihat perbedaan-perbedaan kinerja mereka.

b. Rangking alternatif

Penilai akan memilih pekerja yang terbaik untuk posisi teratas dan pekerja terburuk di posisi terburuk. Kemudian memilih pekerja kedua terbaik di posisi kedua terbaik dan pekerja terburuk kedua di posisi kedua terburuk. Demikian seterusnya hingga posisi yang tengah dapat terakhir diisi.

c. Perbandingan berpasangan (Paired Comparison)

Pendekatan perbandingan berpasangan melibatkan perbandingan tiap individu dengan individu lainnya, dua orang sekaligus, dengan standar tunggal untuk menentukan siapa yang lebih baik. Urutan rangking individu dapat diperoleh dengan menghitung berapa kali masing-masing individu terpilih sebagai yang lebih baik untuk satu buah pasangan.

d. Metode distribusi paksaan (Forced Distribution)

Istilah distribusi paksaan digunakan untuk menggambarkan format

STIKOM

penilaian dimana penilai dipaksa mendistribusikan orang yang dinilai kepada beberapa kategori kinerja. Penilaian tersebut biasanya menggunakan beberapa kategori yaitu dari terendah (mewakili kinerja yang buruk) sampai dengan tingkat tertinggi (mewakili kinerja yang sangat baik)

2. Pendekatan berdasarkan sifat (Attribute Approach)

a. Skala rating grafik (Graphic Rating Scale)

Pada metode ini, penilai menentukan dimensi kinerja yang akan dinilai. Kemudian penilai menentukan kategori penilaian yang akan dilakukan. Kategori penilaian ini menggunakan angka 5 untuk yang terbaik dan angka 1 untuk yang terburuk. Kemudian penilai langsung menilai kinerja dari individu tersebut dan nilai yang dihasilkan akan dijumlahkan. Individu dengan nilai yang tertinggi merupakan individu dengan kinerja yang terbaik dan individu dengan nilai yang terendah merupakan individu dengan kinerja terburuk.

b. Skala standar campuran (Mixed Standart Scale)

Pada metode ini penilai membuat beberapa pernyataan untuk menguji apakah karyawan tersebut telah melaksanakan tugasnya dengan baik, lebih dari yang diminta atau bahkan kurang dari yang diminta oleh atasan. Beberapa pernyataan tersebut haruslah berhubungan dengan kemauan, kepandaian dan juga hubungan dengan masyarakat. Apabila individu tersebut telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan penyataan tersebut maka akan diberi nilai 0, jika kurang yang ada dalam penyataan maka akan diberi nilai – dan jika lebih dari yang diminta maka akan diberi nilai +. Selanjutnya semua pernyataan tersebut akan diberi tingkatan/ level untuk menentukan nilai. Nilai

STIKOM

disetiap kategori pernyataan tersebut yang akan menentukan tingkat kinerja dari individu tersebut.

3. Pendekatan berdasarkan hasil (Result Approach)

a. Manajemen berdasarkan sasaran (Management by Objectives)

Penilai pada metode ini adalah orang-orang yang berpengalaman dan berkinerja tinggi yang dapat mengembangkan strategi mereka sendiri. Cara kerja dari metode ini adalah bagaimana suatu sasaran dapat tercapai dengan menguraingi ambiguitas dan juga hambatan yang mungkin dapat menghalangi tercapainya sasaran. Penilaian yang dilakukan dapat secara sederhana maupun secara rumit, bergantung pada kebutuhan sasaran yang akan dicapai. Atasan dan bawahan akan sama-sama melakukan evaluasi atas kegagalan yang mungkin terjadi dan kemudian memutuskan sasaran-sasaran baru yang dimungkinkan bagi sasaran yang belum tercapai sebelumnya. Rata-rata sistem MBO membutuhkan waktu 2 tahun sesudah penerapannya untuk berjalan dengan efektif.

b. Pendekatan standar kinerja

Pendekatan ini mirip dengan MBO hanya saja pendekatan ini lebih banyak menggunakan ukuran langsung, dengan penekanan pada pengujian kinerja. Standar yang digunakan adalah indikator-indikator kinerja yang diharapkan dan juga kinerja yang tidak biasanya dilakukan.

c. Pendekatan indeks langsung

Pendekatan ini mengukur kinerja dengan kriteria impersonal obyektif, seperti produktivitas, absensi dan keluar-masuknya karyawan. Ukuran-ukuran itu juga dapat dipecah menjadi ukuran kuantitas yang dihasilkan dalam suatu

STIKOM

waktu tertentu.

4. Pendekatan berdasarkan perilaku a. Kejadian kritis (Critical Incident)

Pendekatan dengan metode ini memerlukan kejelian dari penilai dalam mengamati setiap perilaku orang yang dinilai. Penilai diharuskan untuk mencatat apa yang akan dilakukan oleh orang tersebut apabila pada suatu waktu terjadi suatu kejadian yang berbeda dengan yang biasa dia alami. Penilai melihat respon dari orang yang dinilai, apakah orang tersebut dapat tetap fokus dan mendukung sasaran yang telah ditetapkan atau bahkan malah menghambat pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.

b. Skala rating yang diberi bobot menurut perilaku

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam metode ini adalah mengumpulkan data yang menggambarkan perilaku yang baik, rata-rata, dan buruk untuk masing-masing kategori jabatan. Kejadian-kejadian ini kemudian dikelompokkan menjadi dasar penilaian yang akan dilakukan. Kemudian kejadian-kejadian tersebut diberi nilai sesuai dengan kontribusinya pada kinerjanya.

c. Skala pengamatan perilaku (Behavioral Observation Scales)

Metode ini sangat mirip dengan BARS atau dengan skala standar campuran. Perbedaan ini adalah bahwa BOS menilai kinerja pelayanan karyawan dengan cara megamati seberapa sering mereka melakukan kejadian-kejadian kritis (critical incidents) serta frerkuensi kejadian-kejadian-kejadian-kejadian tersebut. Nilai diperoleh tiap pelaku dengan memberi angka kepada penilaian frekuensi secara keseluruhan.

STIKOM

3.5. Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikkannya.

Analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa sistem :

1. Identify, yaitu mengidentifikai masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyza, yaitu menganalisa sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah :

1. Perancangan sistem secara umum. 2. Perancangan sistem secara terinci.

Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat. (Jogiyanto, 1990).

STIKOM

3.5.1 Document Flow (Kendall & Kendall (2003:11))

Flow itu sendiri mempunyai arti penggambaran secara grafik dari langkah-langah dan urut-urutan prosedur dari sutau program.

Document flow menggambarkan hubungan antara input, proses dan output. Document flow juga menampilkan logika yang digunakan komputer ketika melakukan proses dalam sistem.

3.5.2 System Flow (Kendall & Kendall (2003:11))

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 3.1.

Gambar 3. 1Simbol-simbol pada System Flow 1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

STIKOM

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

3.5.3 Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto (1990:263))

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

Simbol-Simbol yang digunakan pada DFD : a) External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang

STIKOM

berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.

b) Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c) Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

d) Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

1. Context Diagram

Menurut Jogiyanto (2005) Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram

STIKOM

konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada storage dalam diagram konteks.

2. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi. 3. Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.

3.6. Konsep Dasar Basis Data

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/ kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan

STIKOM

pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.7.1. Entity Relational Diagram (Jogiyanto, 1990)

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.

Sebuah ERD memiliki beberapa jenis model yaitu : a. Conceptual Data Model ( CDM )

Merupakan model yang universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic database ( DBMS ), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.

b. Physical Data Model ( PDM )

Merupakan model ERD yang telah mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda dikarenakan oleh struktur database yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dan sebagainya.

ERD memiliki 4 jenis objek, yaitu : 1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan.

STIKOM

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau data field.

3. Key

Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasi nilai

– nilai yang terkandung dalam elemen – elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen dat kunci ( key ).

4. Relationship

Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :

a) One to One Relationship

Hubungan satu entity dengan entity yang lain. b) Many to Many Relationship

Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.

3.7.2. Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record - record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/ perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

STIKOM

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

a. Kelebihan Sistem Basis Data

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

b. Kekurangan Sistem Basis Data

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

STIKOM

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

3.7.3. Database Manaegement System (Marlinda (2004:6))

Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

3.7.4. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS 1. Data Definition Language (DDL) (Marlinda (2004))

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML) (Marlinda (2004))

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query (Marlinda (2004))

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

3.7.5. Fungsi DBMS (Marlinda (2004)) 1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data. 2. Data Manipulation

STIKOM

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data. 3.7. SDLC (Jogiyanto, 2001)

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC) diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di karenakan adanya permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya instruksi.

STIKOM

Apabila dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut :

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem

yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat

ataukeuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Control

(pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi melalui beberapa langkah. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama.

Langkah yang digunakan meliputi :

a. Melakukan survei dan wawancara, serta menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi, mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem

STIKOM

informasi, memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). b. Perancangan sistem

Tujuan perancangan sistem adalah untuk menentukan dan mendefinisikan sistem informasi apa yang akan dikembangkan sehingga dapat memberikan keuntungan dan nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan.

c. Analisa sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem yaitu :

1. Mengidentifikasikan Masalah 2. Menganalisa Kebutuhan Pengguna

3. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai sasaran dan untuk memodifikasi atau mengubah sistem

d. Rancangan sistem

Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan dasar dari rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini

STIKOM

menyangkut konfigurasi dari komponen-komponrn perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan benar-benar akan memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada akhir analisa sistem.

e. Implementasi sistem

Tahap dari implementasi sistem adalah :

1. Membangun dan menguji jaringan database 2. Membangun dan menguji program

3. Instalasi dan menguji sistem yang baru 4. Penyerahan sistem yang telah dibuat f. Perawatan dan pengembangan sistem

Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan sesuai dengan apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya kebijaksanaan yang baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem tetap menjalankan fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.

3.8. Visual Basic .Net 2008 (Yuswanto & Subari, 2007)

Visual Basic .Net 2008 adalah salah satu bahasa pemrograman yang tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2008. Visual Studio 2008 dan Microsoft .Net Framework 4.0 membantu developer menghasilkan performansi yang lebih baik dan menghasilkan aplikasi yang scapable.

3.9. Microsoft Office 2010 (Kadir, 2010)

Microsoft Office Access merupakan salah satu RDBMS yang sangat terkenal di lingkungan PC. Sebuah database pada Microsoft Access ini disimpan

STIKOM

dalam sebuah berkas dengan ekstensi .MDB. di dalam berkas inilah semua objek yang terkait dengan database, termasuk semua tabel disimpan.

STIKOM

33 BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem

Dalam pengembangan teknologi dibutuhkan analisis dan perancangan sistem yang ada saat ini pada PT. BARATA INDONESIA (PERSERO). Hasil yang ditemukan saat melakukan analisis sistem saat ini masih banyak kekurangan yang terjadi. Salah satunya adalah Selama ini penilaian kinerja pada perusahaan ini dilakukan secara langsung oleh atasan dari masing-masing karyawan (seperti supervisor, manajer, kepala satuan organisasi, dan direksi) dan departemen sumber daya manusia (SDM) sebagai pihak yang bertanggungjawab pada presensi karyawannya. Melihat proses penilaian kinerja yang cukup birokratif dengan banyaknya divisi dan cabang tentunya sering terjadi kendala dalam proses ini, seperti terjadinya keterlambatan tiap divisi dalam melakukan penilaian kinerja yang disebabkan oleh kesibukan para pimpinan proyek, kesulitan dari pihak SDM dalam melakukan pengurutan nilai kinerja karyawan dari tiap divisi dan bagian, serta kesulitan dalam melakukan record hasil penilaian kinerja disetiap periode yang ada. Hal ini tentunya memperlambat kerja pihak SDM dalam membuat rekapan kinerja karyawan setiap tahunnya baik di wilayah perusahaan pusat maupun perusahaan cabang.

Mengacu pada permasalahan yang ada diatas, PT. BARATA INDONESIA (PERSERO) membutuhkan aplikasi yang dapat memudahkan bagian SDM dalam melakukan proses penilaian kinerja karyawan, memudahkan evaluasi melalui

STIKOM

report yang ada serta dapat terlihatnya pola kinerja karyawan pada PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

Oleh karena itu, Dirancanglah sebuah sistem informasi penilaian kinerja karyawan yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.

STIKOM

4.1.1. Document Flow Penilaian Kinerja Karyawan

Document flow yaitu bagan yang menggambarkan proses manual aliran pekerjaan secara menyeluruh yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam proses penilaian kinerja karyawan.

Document Flow Penilaian Kinerja Karyawan PT. Barata Indonesia (Persero)

Kepala Divisi

Atasan Karyawan (Supervisor/Manajer) Departemen SDM

P h a se MULAI FORM PENILAIAN KINERJA MELAKUKAN PENILAIAN PRESTASI BERDASARKAN FAKTOR YANG ADA

HASIL PENILAIAN PRESTASI MELAKUKAN PENGURANGAN NILAI PRESTASI BERDASARKAN PRESENSI SELESAI MELAKUKAN PENANDATANGAN HASIL PENILAIAN HASIL PENILAIAN YANG TELAH DITANDA TANGANI HASIL PENILAIAN YANG TELAH DITANDA TANGANI MELAKUKAN PENANDATANGAN HASIL PENILAIAN DARI ATASAN KARYAWAN

PENILAIAN YANG TELAH DITANDA TANGANI OLEH KEPALA DIVISI

PENILAIAN YANG TELAH DITANDA TANGANI OLEH MANAJER DAN KEPALA DIVISI HASIL PENILAIAN KINERJA KARYAWAN PER PERIODE 1 HASIL PENILAIAN KINERJA KARYAWAN PER PERIODE 2 HASIL PENILAIAN KINERJA KARYAWAN PER PERIODE 3

Gambar 4. 1 Document Flow Penilaian Kinerja Karyawan

STIKOM

Deskripsi : pada Gambar 4.1 menjelaskan tentang document flow Penilaian Kinerja Karyawan. Proses awal seorang manager atau supervisor yang membawahi karyawan di setiap bagian akan melakukan penilaian prestasi berdasarkan faktor yang telah ditentukan SDM melalui form penilaian kinerja,maka hasil penilaian akan di tanda tangani oleh manager atau supervisor kemudian diserahkan kepala divisi untuk dilakukan penandatanganan oleh kepala divisi. Hasil penilaian yang telah ditanda tangani supervisor/manager dan kepala divisi akan dikurangi oleh SDM dengan nilai presensi karyawan. Setelah proses ini selesai, maka hasil penilaian kinerja karyawan akan dicetak rangkap 3 untuk diberikan kepadasupervisor/ manager dan kepala divisi, serta 1 rangkap untuk arsip SDM.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah system flow, data flow diagram dan entity relationship diagram. Dalam bab ini juga disertakan struktur tabel dari aplikasi yang akan dibuat.

4.2.1. System Flow Login Aplikasi

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses login aplikasi penilaian kinerja karyawan pada PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Login Aplikasi PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

a

se

MULAI

USERNAME

PASSWORD

VALID ? TDK

LOGIN BERHASIL

ya

SELESAI LOGIN LOGIN

Gambar 4. 2 System Flow Login Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Deskripsi : pada gambar 4.2 System Flow Login Aplikasi ini menjelaskan tentang gambaran umum proses login aplikasi penilaian kinerja karyawan PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat bagian staff SDM yang ditunjuk menjadi user dari aplikasi penilaian kinerja karyawan melakukan input username dan password setelah itu proses login akan dilakukan, dalam proses login ini akan dilakukan pengecekan username dan password. Apabila username dan password benar, maka akan tampil pesan login berhasil dan apabila username atau password salah maka akan ada pesan username dan password yang diinputkan salah. sehingga user diminta untuk menginputkan username dan password kembali.

4.2.2. System Flow Mengolah Data Karyawan

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Karyawan PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P h ase MULAI DATA KARYAWAN SELESAI MENYIMPAN DATA KARYAWAN DATA KARYAWAN YANG DISIMPAN UPDATE? PILIHAN FILTER YA PROSES FILTER DATA KARYAWAN YANG TERFILTER DATA KARYAWAN YANG DIUBAH

UPDATE DATA KARYAWAN DATA KARYAWAN TERUPDATE TIDAK DIVISI BAGIAN STATUS JABATAN KARYAWAN

Gambar 4. 3 System Flow Mengolah Data Karyawan

Deskripsi : pada gambar 4.3 System Flow Mengolah Data Karyawan ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data karyawan PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat input data karyawan yang mana dalam proses ini juga mengambil data divisi, data bagian, data jabatan, dan data status. Kemudian data akan disimpan pada tabel karyawan yang ada pada database sehingga nantinya akan tampil data karyawan pada data gridview. Setelah proses insert data ini selesai, apabila akan dilakukan proses update data maka yang dilakukan terlebih dahulu memilih data yang dibutuhkan melalui proses filter. Kemudian data karyawan yang terfilter dipilih untuk dilakukan proses update data, maka setelah proses update selesai akan muncul data yang telah di-update. 4.2.3. System Flow Mengolah Data Jabatan

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data jabatan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Jabatan PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

ase

MULAI

DATA JABATAN

SELESAI MENYIMPAN DATA

JABATAN

DATA JABATAN

YANG DISIMPAN

UPDATE?

YA

DATA JABATAN YANG DIUBAH

UPDATE DATA JABATAN

DATA KARYAWAN TERUPDATE TIDAK

JABATAN

Gambar 4. 4 System Flow Mengolah data Jabatan

Deskripsi : pada gambar 4.4 System Flow Mengolah Data Jabatan ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data jabatan PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat input data jabatan oleh user, setelah itu data jabatan akan disimpan ke tabel jabatan yang ada di database. Kemudian data jabatan akan ditampilkan melalui data gridview. Setelah proses insert data jabatan selesai, apabila data jabatan diubah maka dapat dipilih data mana yang diupdate melalui data gridview. Setelah data diupdate maka akan ditampilkan data jabatan terupdate.

4.2.4. System Flow Mengolah Data Status

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data status PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Status PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

a

se

MULAI

DATA STATUS

SELESAI MENYIMPAN DATA

STATUS

DATA STATUS YANG DISIMPAN

UPDATE?

YA

DATA STATUS YANG DIUBAH

UPDATE DATA STATUS

DATA STATUS TERUPDATE TIDAK

STATUS

Gambar 4. 5 System Flow Mengolah Data Status

Deskripsi : pada gambar 4.5 System Flow Mengolah Data Status ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data status PT. BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System

STIKOM

Flow. Proses ini akan dimulai saat input data status oleh user, setelah itu data status akan disimpan ke tabel status yang ada di database. Kemudian data status akan ditampilkan melalui data gridview. Setelah proses insert data status selesai, apabila data status diubah maka dapat dipilih data mana yang diupdate melalui data gridview. Setelah data diupdate maka akan ditampilkan data status terupdate.

4.2.5. System Flow Mengolah Data Kriteria

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data kriteria PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Kriteria PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

as

e

MULAI

DATA KRITERIA

SELESAI MENYIMPAN DATA

KRITERIA

DATA KRITERIA

YANG DISIMPAN

UPDATE?

YA

DATA KRITERIA YANG DIUBAH

UPDATE DATA KRITERIA

DATA KRITERIA TERUPDATE TIDAK

KRITERIA PENILAIAN

Gambar 4. 6 System Flow Mengolah Data Kriteria

Deskripsi : pada gambar 4.6 System Flow Mengolah Data Kriteria ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data kriteria PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat input data kriteria oleh user, setelah itu data kriteria akan disimpan ke tabel kriteria yang ada di database. Kemudian data kriteria akan ditampilkan melalui data gridview. Setelah proses insert data kriteria selesai, apabila data kriteria diubah maka dapat dipilih data mana yang diupdate melalui data gridview. Setelah data diupdate maka akan ditampilkan data kriteria terupdate.

4.2.6. System Flow Mengolah Data Divisi

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data divisi PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Divisi PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

a

se

MULAI

DATA DIVISI

SELESAI MENYIMPAN DATA

DIVISI

DATA DIVISI YANG DISIMPAN

UPDATE?

YA

TIDAK

KARYAWAN DIVISI

DATA DIVISI YANG DIUBAH

UPDATE DATA DIVISI

DATA DIVISI TERUPDATE

Gambar 4. 7 System Flow Mengolah Data Divisi

Deskripsi : pada gambar 4.7 System Flow Mengolah Data Divisi ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data divisi PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat input data divisi dan pada proses ini juga diperlukan pemanggilan nama karyawan dari tabel karyawan di database yang memiliki jabatan sebagai kepala divisi. Setelah data terpenuhi maka akan dilanjutkan dengan proses penyimpanan data divisi pada tabel divisi. Kemudian data divisi akan ditampilkan melalui data gridview. Setelah proses insert data divisi selesai, apabila data divisi diubah maka dapat dipilih data mana yang diupdate melalui data gridview. Setelah data diupdate maka akan ditampilkan data divisi terupdate.

4.2.7. System Flow Mengolah Data Bagian

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan dari mengolah data bagian PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Proses Mengolah Data Bagian PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P

h

as

e

MULAI

DATA BAGIAN

SELESAI MENYIMPAN DATA

BAGIAN

DATA BAGIAN YANG DISIMPAN

UPDATE?

YA

PILIH DATA DIVISI

FILTER DIVISI

DATA KEPALA DIVISI DAN DATA BAGIAN

TIDAK KARYAWAN

DIVISI

BAGIAN

DATA BAGIAN YANG DIUBAH

UPDATE DATA BAGIAN

DATA BAGIAN TERUPDATE

Gambar 4. 8 System Flow Mengolah Data Bagian

Deskripsi : pada gambar 4.8 System Flow Mengolah Data Divisi ini menjelaskan tentang gambaran umum proses pengolahan data divisi PT.

STIKOM

BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat input data bagian yang juga mengambil data nama divisi dari tabel divisi dan nama karyawan dari tabel karyawan yang memiliki jabatan supervisor dan manajer. Setelah data terisi lengkap maka akan disimpan pada tabel bagian dan data yang tersimpan secara langsung tampil pada data gridview. Setelah proses insert selesai apabila akan melakukan proses update maka data divisi harus dipilih untuk memfilter bagian yang di bawahi oleh divisi tersebut. Kemudian data divisi dapat dilakukan update, setelah update data sukses maka akan tampil data yang terupdate.

4.2.8. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan transaksi penilaian kinerja karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM

P h as e MULAI PILIH DIVISI FILTER DATA KARYAWAN DATA KARYAWAN TERFILTER UPDATE? KARYAWAN PILIH BAGIAN DIVISI BAGIAN PILIH KARYAWAN YANG DINILAI DATA KARYAWAN YANG DINILAI PILIH KATEGORI PROSES PENILAIAN DATA HASIL PENILAIAN YANG DISIMPAN MENYIMPAN DATA PENILAIAN PILIH DATA KARYAWAN YANG DIUBAH

UPDATE NILAI YA SELESAI TIDAK DATA HASIL PENILAIAN TERUPDATE PILIH KATEGORI YANG DIUBAH PENILAIAN KINERJA KRITERIA PENILIAN

Gambar 4. 9 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan Deskripsi : pada gambar 4.9 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan ini menjelaskan tentang gambaran umum proses penilaian kinerja karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam

STIKOM

bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat user memilih divisi dan bagian yang akan dilakukan proses penilaian, dari hasil tersebut akan tampil karyawan yang dibawahi oleh divisi dan bagian yang dipilih tersebut pada gridview. dalam proses penilaian ini dilakukan dengan memilih satu persatu karyawan yang ada pada data gridview. Setelah ini maka user dapat melakukan penilaian dengan memilih keseluruhan kategori penilaian secara bergantian serta memberi score pada kategori tersebut. Apabila seluruh kategori telah dinilai, maka dapat dilakukan proses insert sehingga data tersebut yang dimasukkan secara langsung tampil pada data gridview. Apabila setelah proses insert ini user akan melakukan update nilai, maka yang dilakukan memilih nama karyawan yang ada pada data gridview. Kemudian nilai dari seluruh kategori dapat diupdate. setelah data berhasil terupdate akan ditampilkan kembali pada data gridview.

4.2.9. System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Kinerja Karyawan

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses kegiatan pembuatan laporan penilaian kinerja karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

System Flow Pembuatan Laporan Kinerja Karyawan PT. Barata Indonesia (Persero)

Staff Departemen SDM Supervisor Manager Kadiv Kepala SDM

P has e MULAI PILIH DIVISI PILIH BAGIAN PILIH PERIODE MEMBUAT LAPORAN PENILAIAN KINERJA LAPORAN PENILAIAN KINERJA MENCETAK LAPORAN CETAK LAPORAN PENILAIAN KINERJA YA TIDAK SELESAI LAPORAN PENILAIAN KINERJA 2 LAPORAN PENILAIAN KINERJA 3 LAPORAN PENILAIAN KINERJA 4 LAPORAN PENILAIAN KINERJA 5 LAPORAN PENILAIAN KINERJA 1

Gambar 4. 10 System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Kinerja Karyawan

Deskripsi : pada gambar 4.10 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan ini menjelaskan tentang gambaran umum proses penilaian kinerja

STIKOM

karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO) secara keseluruhan dalam bentuk System Flow. Proses ini akan dimulai saat user akan melakukan pemilihan periode transaksi penilaian kinerja karyawan yang dibutuhkan, setelah itu memilih divisi dan bagian yang akan dilakukan proses pembuatan laporannya. Dalam proses ini dibutuhkan pemanggilan data transaksi penilaian kinerja, sehingga laporan penilaian kinerja akan secara langsung tampil dan siap dilakukan proses pencetakan.dalam pencetakan laporan penilaian kinerja karyawan ini dibuat rangkap 5, yang mana 1 untuk arsip dan sisanya akan diserahkan pada supervisor, manager, kepala divisi dan kepala SDM untuk dilakukan proses evaluasi nantinya. 4.2.10.Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Dalam pembuatan DFD, yaitu menentukan HIPO pada aplikasi penilaian kinerja karyawan.

4.2.11.Hierarchy Input Proses Output (HIPO)

Berikut ini gambar Hierarchy Input Proses Output dari sistem informasi penilaian kinerja karyawan PT. BARATA INDONESIA (PERSERO).

STIKOM

55 Gambar 4. 11 Hirarki Input Proses Output (HIPO)

STIKOM

Deskripsi: Diagram ini menggambarkan struktur guna memahami fungsi-fungsi dari program. Angka 0 menunjukan program yang dibuat yaitu penilaian kinerja karyawan, baris ke 2 adalah fungsi-fungsi utama dari program yang dibuat yaitu master karyawan, master jabatan, master status, master kriteria, master bagian, master divisi, transaksi penilaian kinerja karyawan dan laporan, baris ke 3 menggambarkan sub-sub fungsi yang terdapat pada fungsi utama, seperti yang ditunjukan pada gambar 4.11 fungsi master karyawan memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data karyawan, proses filter, dan update data karyawan, fungsi master jabatan memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data jabatan dan update data jabatan, fungsi master status memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data status dan update data status, fungsi master kriteria memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data kriteria dan update data kriteria, fungsi master bagian memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data bagian, filter divisi dan update data bagian, fungsi master divisi memiliki sub-fungsi yaitu menyimpan data divisi dan update data divisi, fungsi transaksi penilaian kinerja memiliki sub-fungsi yaitu filter data karyawan, proses penilaian, menyimpan data penilaian, dan update nilai, dan untuk fungsi laporan memiliki sub-fungsi membuat laporan dan mencetak laporan.

STIKOM

4.2.12.Context Diagram

Gambar 4. 12 Context Diagram

STIKOM

Deskripsi: context diagram adalah suatu diagram yang digunakan untuk mendesain sistem yang memberikan gambaran detil mengenai semua informasi yang diterima ataupun dihasilkan dari suatu aktivitas. Seperti pada gambar 4.12, simbol kotak dengan ujung melengkung adalah sistem yang dibuat yaitu penilaian kinerja kayawan, sedangkan simbol persegi menggambarkan orang atau bagian yang berperan dalam sistem dalam hal ini staff SDM yang ditunjuk sebagai user, supervisor, manager dan kepala divisi.

STIKOM

4.2.13.Data Flow Diagram Level 0

Gambar 4. 13 Data Flow Diagram Level 0

STIKOM

Deskripsi: Data Flow Diagram Level 0 adalah penggambaran fungsi-fungsi utama yang terdapat pada program, yaitu proses penjabaran dari dari gambar 4.12 seperti yang digambarkan pada gambar 4.13 terdapat 8 fungsi utama dari program yaitu mengolah data master karyawan, master jabatan, master status, master kriteria, master bagian, master divisi, transaksi penilaian kinerja, dan laporan.

4.2.14.Data Flow Diagram Level 1 Master Karyawan

Menyimpan Data Karyawan yang Diupdate

Data Karyawan Terfilter Data Karyawan Disimpan

[Data Karyawan Disimpan]

[Cek Status ]

[Cek Jabatan] [Cek Bagian]

[Cek Divisi]

[Data Karyawan yang Diubah] [Pilihan Filter] [Data Karyawan] STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM 1 Karyawan

2 Divis i

3 Bag ian

4 Jabatan 5 Status 1.1 Menyimpan Data Karyawan 1.2 Proses Filter 1.3 Update Data Karyawan

Gambar 4. 14 Data Flow Diagram Level 1 Master Karyawan Deskripsi: Data flow diagram level 1 master karyawan merupakan penjabaran dari fungsi master karyawan yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.14 menunjukan bahwa master karyawan pada gambar 4.13 memiliki 3 sub-fungsi yaitu menyimpan data karyawan, proses filter, dan update data karyawan.

STIKOM

4.2.15.Data Flow Diagram Level 1 Master Jabatan

Menyimpan Data J abatan yang Diupdate Data Jabatan Disimpan

[Data Jabatan Disimpan]

[Data Jabatan yang Diubah] [Data Jabatan] STAFF SDM STAFF SDM 4 Jabatan 2.1 Menyimpan Data Jabatan 2.2 Update Data Jabatan

Gambar 4. 15 Data Flow Diagram Level 1 Master Jabatan

Deskripsi: Data flow diagram level 1 master jabatan merupakan penjabaran dari fungsi master jabatan yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.15 menunjukan bahwa master jabatan pada gambar 4.15 memiliki 2 sub-fungsi yaitu menyimpan data jabatan dan update data jabatan.

4.2.16.Data Flow Diagram Level 1 Master Status

Menyimpan Data Status yang Diupdate Data Status Disimpan

[Data Status Dis impan]

[Data Status yang Diubah]

[Data Status] STAFF SDM STAFF SDM 5 Status 3.1 Menyimpan Data Status 3.2 Update Data Status

Gambar 4. 16 Data Flow Diagram Level 1 Master Status

Deskripsi: Data flow diagram level 1 master status merupakan penjabaran dari fungsi master status yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.16 menunjukan bahwa master status pada gambar 4.16 memiliki 2 sub-fungsi yaitu menyimpan data status dan update data status.

STIKOM

4.2.17.Data Flow Diagram Level 1 Master Kriteria

Menyimpan Data yang Diupdate Data Kriteria Dis impan

[Data Kriteria Disimpan]

[Data Kriteria yang Diubah] [Data Kriteria]

STAFF SDM

STAFF SDM

6 _PenilaianKriteria

4.1

Menyimpan Data Kriteria

4.2

Update Data Kriteria

Gambar 4. 17 Data Flow Diagram Level 1 Master Kriteria

Deskripsi: Data flow diagram level 1 master kriteria merupakan penjabaran dari fungsi master kriteria yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.17 menunjukan bahwa master kriteria pada gambar 4.17 memiliki 2 sub-fungsi yaitu menyimpan data kriteria dan update data kriteria.

4.2.18.Data Flow Diagram Level 1 Master Bagian

Menyimpan Data Bag ian yang Diupdate

Data Terfilter Data Bag ian Dis impan

[Data Bagian Disimpan]

[Lihat Divisi] [Cek Karyawan]

[Data Bagian yang Diubah] [Pilih Data Divisi]

[Data Bagian] STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM 1 Karyawan

2 Divis i 3 Bag ian

5.1 Menyimpan Data Bag ian

5.2

Filter Divisi

5.3

Update Data Bag ian

Gambar 4. 18 Data Flow Diagram Level 1 Master Bagian

STIKOM

Deskripsi: Data flow diagram level 1 master bagian merupakan penjabaran dari fungsi master bagian yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.18 menunjukan bahwa master bagian pada gambar 4.18 memiliki 3 sub-fungsi yaitu menyimpan data bagian, filter divisi dan update data bagian.

4.2.19.Data Flow Diagram Level 1 Master Divisi

Menyimpan Data Divisi yang Diupdate Data Divis i Disimpan

[Data Divisi Dis impan] [Data Karyawan Digunakan]

[Data Divisi yang Diubah] [Data Divisi] STAFF

SDM

STAFF SDM

2 Divis i

1 Karyawan

6.1 Menyimpan

Data Divis i

6.2 Update Data

Divis i

Gambar 4. 19 Data Flow Diagram Level 1 Master Divisi

Deskripsi: Data flow diagram level 1 master divisi merupakan penjabaran dari fungsi master divisi yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.19 menunjukan bahwa master divisi pada gambar 4.19 memiliki 2 sub-fungsi yaitu menyimpan data divisi dan update data divisi.

STIKOM

4.2.20.Data Flow Diagram Level 1 Transaksi Penilaian Kinerja

Menyimpan Data Nilai yang Diupdate Update Data Nilai Data Penilaian Disimpan

Data Karyawan Terfilter

[Data Kriteria Penilaian Dig unakan]

[Data Penilaian Kinerja Disimpan]

[Data Bagian Diambil] [Data Divisi Diambil] [Data Karyawan Diambil]

[Pilih Kateg ori yang Diubah] [Pilih Data Karyawan yang Diubah]

[Pilih Kateg ori] [Pilih Karyawan yang Dinilai]

[Pilih Bag ian] [Pilih Divisi] STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM 1 Karyawan 2 Divisi

3 Bag ian

7 Penilaian Kinerja 7.1 Filter Data Karyawan 7.2 Proses Penilaian 7.3 Menyimpan Data Penilaian 7.4 Update Nilai 6 Kriteria Penilaian

Gambar 4. 20 Data Flow Diagram Level 1 Transaksi Penilaian Kinerja Deskripsi: Data flow diagram level 1 transaksi penilaian kinerja merupakan penjabaran dari fungsi transaksi penilaian kinerja yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.20 menunjukan bahwa transaksi penilaian kinerja pada gambar 4.20 memiliki 4 sub-fungsi yaitu filter data karyawan, proses penilaian, menyimpan data penilaian dan update nilai.

STIKOM

4.2.21.Data Flow Diagram Level 1 Laporan

Laporan yang Dic etak

[Laporan Penilaian Kinerja]

[Laporan Penilaian Kinerja] [Laporan Penilaian Kinerja] [Laporan Penilaian Kinerja Karyawan]

[Cek Data Penilaian Kinerja] [Pilih Bag ian]

[Pilih Divisi] [Pilih Periode] STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM STAFF SDM SUPERVISOR MANAGER KEPALA DIVISI 7 Penilaian Kinerja 8.1 Membuat Laporan 8.2 Mencetak Laporan

Gambar 4. 21 Data Flow Diagram Level 1 Laporan

Deskripsi: Data flow diagram level 1 laporan merupakan penjabaran dari fungsi laporan yang terdapat pada gambar 4.13. Gambar 4.21 menunjukan bahwa laporan pada gambar 4.21 memiliki 2 sub-fungsi yaitu membuat dan mencetak laporan.

4.3. Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.

STIKOM

Gambar 4. 43 Form Update Master Bagian

Deskripsi: form ini digunakan untuk melakukan update data bagian. Di sini form akan menampilkan data yang telah disimpan pada gridview berdasarkan divisi yang membawahinya. Untuk mengoperasikan form ini harus memilih terlebih dahulu combobox divisi dan secara otomatis data bagian akan tampil pada gridview. Apabila ingin dilakukan proses update maka klik field yang ada pada data gridview sehingga data secara otomotatis tampil pada textbox yang ada dan data dapat dilakukan perubahan. Setelah data di-update maka klik tombol update dan secara otomatis data bagian yang ter-update akan tampil pada gridview.

STIKOM

86

8) Form Master Divisi

Gambar 4. 44 Form Master Divisi

Deskripsi: form ini digunakan untuk melakukan maintenance (insert, update dan cancel) data divisi. Di sini form akan menampilkan kode divisi secara otomatis. Untuk melakukan proses insert data divisi, maka semua data seperti nama divisi dan nama kadiv harus terisi. Apabila ada salah satu inputan belum terisi, maka data tidak dapat tersimpan. Setelah data divisi terisi lengkap dapat dilakukan klik pada tombol insert. Maka otomatis data akan tersimpan dan tampil pada data gridview. Setelah data tersimpan, apabila akan dilakukan proses update maka klik field yang ada pada data gridview sehingga data secara otomotatis tampil pada textbox yang ada dan data dapat dilakukan perubahan. Setelah data di-update maka klik tombol di-update dan secara otomatis data divisi yang ter-di-update akan tampil pada gridview.

STIKOM

9) Form Transaksi Penilaian Kinerja

Gambar 4. 45 Form Transaksi Penilaian Kinerja

Deskripsi: form ini digunakan untuk melakukan maintenance (insert, update dan cancel) data transaksi penilaian kinerja. Di sini form akan menampilkan kode transaksi secara otomatis. Untuk melakukan proses insert data penilaian kinerja, pertama kali yang harus dilakukan yaitu menampilkan data karyawan dengan memilih divisi dan bagian di mana karyawan berada. Setelah data karyawan tampil pada data gridview, maka klik field yang ada pada data gridview sehingga data secara otomotatis tampil pada textbox yang ada dan penilaian dapat dilakukan setelah itu melalui pemilihan kategori pada combobox dan memberikan input nilai per kategori kepada seluruh kategori yang ada. Apabila ada salah satu inputan belum terisi, maka data tidak dapat tersimpan. Setelah data kriteria terisi lengkap dapat dilakukan klik pada tombol insert. Maka otomatis data akan tersimpan dan tampil pada data gridview. Setelah data tersimpan, apabila akan dilakukan proses update maka klik field yang ada pada

STIKOM

88

data gridview sehingga data secara otomotatis tampil pada textbox yang ada dan data dapat dilakukan perubahan. Setelah data di-update maka klik tombol update dan secara otomatis data penilain kinerja yang ter-update akan tampil pada gridview.

10) Form Laporan Penilaian Kinerja

Gambar 4. 46 Form Laporan Penilaian Kinerja

Deskripsi: form ini digunakan untuk menampilkan seluruh history transaksi penilaian kinerja yang pernah dilakukan sebelumnya. Untuk membuat laporan yang harus dilakukan yaitu memilih periode laporan, divisi dan bagian. Setelah proses ini dilewati, maka akan tampil dokumen yang berisi nilai kinerja karyawan dari divisi dan bagian yang dipilih. Setelah laporan ditampilkan dapat dilakukan pencetakan atau penyimpanan laporan dalam bentuk file pdf maupun excel.

STIKOM

89

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Barata Indonesia (Persero) Gresik adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba running program, sistem informasi penilaian kinerja karyawan dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala.

2. Sistem informasi yang dibangun dapat lebih mempermudah dan mempercepat dalam proses menginput data yang mana sebelumnya menggunakan form dalam bentuk hard copy sehingga membutuhkan waktu yang lama yang mengakibatkan pihak SDM terlambat melakukan evaluasi kinerja karyawannya.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

a) Aplikasi ini dapat dikembangkan untuk digunakan seluruh kepala divisi, manager, dan supervisor, sehingga approval dapat dilakukan melalui sistem.

b) Aplikasi ini dapat dikembangkan agar bisa memperhitungkan presensi karyawan secara langsung.

STIKOM

90

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto. 1990. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Jeffry L Whitten, J. et all, 2004, Edisi 6 Metoda Design Dan Analisa Sistem Informasi.

Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi.

Kadir, Abdul. 2010. Mudah Mempelajari Database Access. Yogyakarta: Andi. Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta:

Prenhallindo.

Krismiaji. 2002. Dasar-dasar Akuntansi Manajemen. Yogyakarta : AMP YKPN. Marlinda, Linda, S.Kom. 2004.Sistem Basis Data. Yogyakarta:Andi Offset. Soendoro, Herlambang. 2005. Sistem Informasi : Konsep, Teknologi, dan

Management. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Veithzal Rivai. 2011. Performance Appraisal:Sistem yang Tepat untuk Menilai Kinerja Karyawan dan Meningkatkan Daya Saing Perusahaan Edisi 2. Jakarta : Rajawali Pers.

Yuswanto, dan Subari. 2007. Pemrograman Database Visual Basic .Net. Penerbit: Prestasi Pustakaraya. Jakarta.

STIKOM