TA : Sistem Informasi Monitoring Stok Pupuk untuk Pengendalian Distribusi Pupuk di Wilayah Jawa Timur (Studi Kasus: PT. Pupuk Kalimantan Timur KPP Cabang Jatim).

(STUDI KASUS: PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR KPP CABANG JATIM)

TUGAS AKHIR

Nama : Satrio Nurcahyo NIM : 07.41010.0404 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

v

PT. Pupuk Kalimantan Timur adalah salah satu industri manufaktur yang salah satunya memproduksi pupuk urea. Realisasi penyaluran distribusi pupuk yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan akan berpengaruh pada gudang di daerah. Sistem masih memiliki kelemahan diantaranya pengolahan data di bagian distribusi masih menggunakan sistem terpisah yaitu sistem yang mengolah stok pupuk dan mutasi stok. Sehingga untuk memonitoring semua gudang dengan kondisi kapasitas gudang yang berbeda dan juga adanya permintaan kebutuhan jumlah pupuk oleh distributor berdasarkan gudang ditiap daerah tentu akan mengalami kesulitan, dari kondisi tersebut dapat menimbulkan kelangkaan pupuk jika salah memilih gudang dalam mendistribusikan pupuk ke distributor. Status pengiriman ke daerah juga berpengaruh, jika waktu pengiriman terlambat akan berpengaruh pada kondisi pasokan di gudang daerah.

Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Supply chain management kemudian diadopsi oleh beberapa

sistem di industri manufaktur salah satunya yaitu ERP (Enterprise Resource

Planning) yang salah satunya berfokus pada data warehouse management.

Berdasarkan hasil uji coba yang di lakukan, sistem yang dibuat dapat memonitoring gudang berdasar daerah distribusi distributor dan dapat membuat laporan secara cepat dan dapat dimonitoring semua unit kerja yang terkait, laporan yang dibuat adalah laporan transfer stok antar gudang (SPAP), laporan order

vi

memberi status kondisi gudang beserta stok maximal gudang. Sistem yang dibuat juga dapat melakukan perhitungan prediksi untuk tahun berikutnya, setelah dilakukan perhitungan menggunakan data historis pengadaan di peroleh hasil

prediksi sebesar 1.039.783,44 kg untuk pengadaan tahun berikutnya, sedangkan

data tahun 2011 yang ada menunjukkan angka sebesar 1.069.417,858 kg. Sehingga jika dilakukan perbandingan dengan melakukan perhitungan prosentase, diperoleh persentase sebesar 97.23%.

ix

Halaman

ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Pembatasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.

BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.

2.1 Monitoring ... Error! Bookmark not defined.

2.2 Persediaan ... Error! Bookmark not defined.

2.3 Distribution Requirement Planning (DRP) ... Error! Bookmark not defined.

2.4 Enterprise Resource Planning (ERP) ... Error! Bookmark not defined.

2.5 Supply Chain Management ... Error! Bookmark not defined.

2.6 Warehouse Management ... Error! Bookmark not defined.

2.7 Aplikasi berbasis Web ... Error! Bookmark not defined.

2.8 Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.

x

2.12 Apache Server ...22

2.13 PHP MyAdmin ... Error! Bookmark not defined.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEMError! Bookmark not defined.

3.1 Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined.

3.2 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan

cabang…..Error! Bookmark not defined.

3.2.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk………...30 3.2.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan………..32

3.3 Rancangan Penelitian ...Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Sistem flow proses pengadaan barang dari

pusat………...Error! Bookmark not defined.

3.3.2 Sistem flow proses

monitoring………...Error! Bookmark not defined.

3.3.3 Sistem flow proses monitoring laporan………..41 3.4 Data Flow Diagram ...43 3.4.1 Diagram Berjenjang ...43

3.4.2 Context Diagram Sistem Informasi Monitoring Stock PupukError! Bookmark not define

3.4.3 DFD level 0 Sistem Informasi Monitoring Stock PupukError! Bookmark not defined.

3.4.4 DFD level 1 Maintenance Data ... Error! Bookmark not defined.

3.4.5 DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk ... Error! Bookmark not defined.

xii

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...89

4.1 Kebutuhan Sistem ...89

4.1.1 Kebutuhan Hardware ...89

4.1.2 Kebutuhan Minimum Server ...89

4.1.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ...90

4.2 Implementasi Aplikasi……….90

4.3 Evaluasi Sistem ...98

4.3.1 Evaluasi uji transaksi ...98

4.3.2 Evaluasi uji coba monitoring ... Error! Bookmark not defined.

4.3.3 Evaluasi hasil uji coba perhitungan prediksiError! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.

5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.

5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.

xiii

Halaman

Gambar 2.1 Statements on Management Accounting . Error! Bookmark not defined.

Gambar 2.2 Konsep Dasar ERP ...11 Gambar 2.3 Skema PHP ...19

Gambar 2.4 Skema webserver Apache ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen ...30 Gambar 3.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk ...31

Gambar 3.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.4 Skema ERP Sistem Inforamsi MonitoringError! Bookmark not defined.

Gambar 3.5 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang daerahError! Bookmark not defin

Gambar 3.6 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang cabangError! Bookmark not defin

Gambar 3.7 sistem flow proses ERP ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.8 Sistem flow pengadaan stok dari pusat .... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.9 Sistem flow proses Monitoring ...40 Gambar 3.10 Sistem flow proses monitoring laporan ...42

Gambar 3.11 Diagram Jenjang monitoring stock pupukError! Bookmark not defined.

Gambar 3.12 Context Diagram Sistem Informasi Monitroing Stock PupukError! Bookmark not def

Gambar 3.13 DFD level 0 Sistem Informasi Monitroing Stock PupukError! Bookmark not defined

Gambar 3.14 DFD level 1 Maintenance Data ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.15 DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.16 DFD level 1 Pembuatan Laporan ...50 Gambar 3.17 CDM Monitoring Stock Pupuk ...51

xiv

Gambar 3.20 Desain Halaman Administrator ...69

Gambar 3.21 Desain halaman maintenance data kapal ...70

Gambar 3.22 Desain halaman maintenance data pupuk ...71

Gambar 3.23 Desain halaman maintenance data ekspeditur ...72

Gambar 3.24 Desain halaman maintenance data gudang ...73

Gambar 3.25 Desain halaman maintenance data distributor ...74

Gambar 3.26 Desain halaman pengadaan stock pusat ...75

Gambar 3.27 Desain halaman pengadaan sisa stock pusat ...76

Gambar 3.28 Desain halaman pengadaan stock gudang ...77

Gambar 3.29 Desain halaman pengadaan sisa stock gudang ...78

Gambar 3.30 Desain halaman form prediksi stock gudang ...79

Gambar 3.31 Desain halaman form delivery order ...80

Gambar 3.32 Desain Halaman grafik angkutan kapal ...81

Gambar 3.33 Desain Halaman grafik pengadaan pusat ...81

Gambar 3.34 Desain Halaman grafik gudang daerah ...82

Gambar 3.35 Desain Halaman grafik pengadaan perbulan...82

Gambar 3.36 Desain Halaman laporan pengadaan pusat...83

Gambar 3.37 Desain Halaman laporan pengadaan gudang daerah ...83

Gambar 3.38 Desain Halaman laporan SPAP ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.39 Desain Halaman laporan delivery order Error! Bookmark not defined. Gambar 3.40 Desain Halaman Home User ...85

xv

Gambar 3.44 Desain halaman user grafik pengadaan pusatError! Bookmark not defined.

Gambar 3.45 Desain halaman user grafik gudang daerah ...88 Gambar 4.1 Halaman log in ...91 Gambar 4.2 Form Master Kapal ...93

Gambar 4.3 Form Master Gudang ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.4 Form Master Pupuk dan Kategori ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.5 Form Master Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.6 Form Master Distributor ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.7 Monitoring Pengadaan Kapal ...99 Gambar 4.8 Form Transaksi Pengadaan Cabang ...99

Gambar 4.9 Form Safety Stok ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.10 Form Rampung Muat ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.11 Monitoring Pengadaan Cabang ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.12 Monitoring Sisa Di Cabang ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.13 Form Transaksi Pengadaan Gudang DaerahError! Bookmark not defined.

Gambar 4.14 Monitoring SPAP ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.15 Form Rampung Pembongkaran ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.16 Monitoring Rampung Pembongkaran.... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.17 Form Surat Pengantar/ Surat Jalan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.18 Monitoring Pengiriman ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.19 Monitoring Stok Sisa Gudang Daerah ... Error! Bookmark not defined.

xvi

Gambar 4.23 Laporan Pengadaan Cabang ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.24 Laporan Pengadaan Daerah... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.25 Laporan SPAP ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.26 Laporan Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.27 Monitoring Pengadaan dan Prediksi CabangError! Bookmark not defined.

Gambar 4.28 Grafik Pengadaan Gudang Cabang... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.29 Monitoring Pengadaan Gudang Daerah . Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.30 Monitoring Sisa Pengadaan Gudang DaerahError! Bookmark not defined.

Gambar 4.31 Monitoring Order Gudang Daerah ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.32 Form Permintaan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.33 Form Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.34 Grafik Monitoring Stok Gudang DaerahError! Bookmark not defined.

Gambar 4.35 Grafik kondisi Stok Gudang Daerah... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.36 Monitoring Gudang Daerah Distributor Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.37 Form Permintaan Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.38 Monitoring Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.39 Grafik Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.40 Form Data Pengadaan Cabang per BulanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.41 Data pengadaan ... Error! Bookmark not defined.

xvii

Halaman

Tabel 3.1 Kapal ...53

Tabel 3.2 Pupuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.3 Kategori ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.4 Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.5 Distributor ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.6 Gudang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.7 User ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.8 pengadaan_pusat ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.9 pengadaan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.10 detail_pengadaan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.11 sisapusat ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.12 sisacabang ...60

Tabel 3.13 deliveryorder ...60

Tabel 3.14 detaildo ...61

Tabel 3.15 prediksi ...61

Tabel 3.16 ramal_stok_pusat...62

Tabel 3.17 surat_jalan ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.18 rampung_bongkar ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.19 rampung_muat ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.20 permintaan_do ... Error! Bookmark not defined.

xviii

Tabel 4.3 Data Gudang ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.4 Data Pupuk ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.5 Data Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.6 Data Distributor... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.7 Perhitungan Rata-rata bergerak 3 bulan dan Rasio ... 122

Tabel 4.8 Perhitungan Rasio yang disesuaikan ... 123

Tabel 4.9 Hasil Perhitungan Trend(T) dan siklus (C) ... 123

vii

Halaman

Lampiran 1. BiodataPenulis ... 129

Lampiran 2. Dokumen Keberangkatan Kapal (doc B/L) ... 130

Lampiran 3. Dokumen Rampung Pembongkaran Pupuk ... 131

Lampiran 4. Dokumen Rampung Pemuatan Pupuk ... 132

Lampiran 5. Dokumen Surat Pengantar ... 133

Lampiran 6. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2008 dan 2009 ... 134

Lampiran 7. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2010... 135

Lampiran 8. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2011... 136

Lampiran 9. Dokumen Kebutuhan Pupuk tahun 2011 ... 137

Lampiran 10. Laporan Stok Gudang Lini II dan III tahun 2011 ... 138

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Kegiatan monitoring adalah kegiatan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan juga untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengkoreksi kesalahan yang terjadi serta untuk mengupayakan agar tujuan tercapai seefektif dan seefisien mungkin.

PT. Pupuk Kalimantan Timur adalah salah satu industri manufaktur yang salah satunya memproduksi pupuk urea. Produk ini di distribusikan ke berbagai sektor, yaitu sektor tanaman pangan untuk urea bersubsidi dan sektor nonsubsidi yang meliputi pasar perkebunan dan industri. Salah satu perwakilan kantor pemasaran PT. Pupuk Kalimantan Timur terletak di kota Surabaya.

Tugas dari kantor perwakilan pemasaran ini adalah untuk menyalurkan pupuk ke daerah distribusi sesuai kebutuhan. Daerah distribusi mencakup lini II di Surabaya dan lini III di daerah jawa timur. Realisasi penyaluran distribusi pupuk yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan akan berpengaruh pada gudang di daerah.

Sistem masih memiliki kelemahan diantaranya pengolahan data di bagian distribusi masih menggunakan sistem terpisah yaitu sistem yang mengolah stok pupuk dan mutasi stok. Order yang dilakukan distributor tidak tentu, Sehingga untuk memonitoring semua gudang serta melakukan transfer stok antar gudang dengan kondisi kapasitas gudang yang berbeda dan juga untuk melayani permintaan order kebutuhan jumlah pupuk oleh distributor berdasarkan gudang

ditiap daerah tentu akan mengalami kesulitan, dari kondisi tersebut jika gudang tidak siap menerima order pasokan dari distributor dan stok gudang tidak mampu memenuhi permintaan order dari distributor dapat menimbulkan masalah ketersediaan pupuk jika salah memilih gudang dalam mendistribusikan pupuk ke distributor. Selain itu waktu pengiriman yang tidak tentu juga menjadi penyebab keterlambatan pasokan pupuk yang berpengaruh pada kondisi di daerah.

Kantor pemasaran Surabaya PT. Pupuk Kalimantan Timur memiliki ruang lingkup sistem distribusi yang luas. Pengeluaran dan pengiriman pupuk dari gudang harus selalu tercatat hal ini dilakukan agar mudah dalam memonitoring. Untuk mengetahui persediaan stok di masing masing gudang harus selalu dilakukan pelaporan harian mulai dari penerimaan, pengeluaran dan stok akhir.

Dengan permasalahan tersebut maka dibuat sistem informasi Monitoring Stok pupuk untuk mengendalikan distribusi mulai dari perencanaan kebutuhan sampai pendistribusian pupuk. Selain itu sistem pelaporan dengan monitoring dapat dibaca dengan lebih mudah oleh semua unit kerja yang terkait, menjadi bahan evaluasi dan pengawasan dalam hal distribusi serta pengadaan stok di gudang cabang dan gudang di daerah.

1.2 Perumusan Masalah

Dengan latar belakang masalah seperti diuraikan diatas, maka dapat diambil rumusan masalah Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana memonitoring ketersediaan pupuk di gudang cabang dan daerah?

2. Bagaimana membuat sistem informasi monitoring stok pupuk untuk

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah dari Tugas Akhir ini yaitu:

1. Ruang lingkup dalam aplikasi ini adalah proses monitoring stok barang bagian

distribusi pada perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur KPP cabang jatim Surabaya.

2. Pada aplikasi ini tidak dibahas proses produksi dan hal-hal yang berhubungan

dengan laporan keuangan (accounting).

3. Data yang digunakan dalam aplikasi ini merupakan data persediaan stok

barang digudang, data distributor dari sistem yang telah ada dan data kebutuhan pupuk setiap bulan.

4. Penelitian ini hanya mencakup proses pengadaan barang dan mutasi stok

5. Proses pengadaan barang dan mutasi stok menggunakan model Enterprise

Resource Planning (ERP)

6. Modul ERP yang digunakan adalah warehouse management dengan cakupan

modul Inventory Handling, Inventory Reporting, dan Inventory Planning.

7. Pengiriman kapal dan jumlah stock dari kantor pusat selalu ada.

8. Aplikasi ini tidak membahas tentang keamanan data.

1.4 Tujuan

Tujuan dari Tugas Akhir ini yaitu:

1. Menghasilkan suatu sistem informasi monitoring stok pupuk untuk

menjaga ketersediaan stok pupuk di gudang cabang dan daerah.

2. Menghasilkan sistem informasi monitoring stok pupuk untuk pengendalian

gudang dan distribusi barang di daerah jawa timur untuk bahan evaluasi dalam pengambilan keputusan bagi kepala distribusi.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir (TA) ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik TA, rumusan masalah dari topik TA, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA, dan tujuan dari TA ini.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum bagian gudang di PT.Pupuk Kalimantan Timur KP Jatim yang dijadikan sebagai tempat pelaksanaan TA dan landasan teori yang berbentuk uraian kualitatif, model matematis, atau persamaan-persamaan yang langsung berkaitan dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah TA ini adalah teori tentang Sistem Informasi, Monitoring, Persediaan, Distribution Resource Planning, Enterprise Resource Planning yang berfokus pada warehouse management, Metode Peramalan Dekomposisi dan Supply Chain Management.

Bab III : Analisa dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam

penyelesaian TA yang terdiri dari observasi pendahuluan,

interview/wawancara, studi pustaka, identifikasi masalah dan tujuan, pembuatan document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD

baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan desain antarmuka.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan proses implementasi dari sistem yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya.

Bab V : Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik TA ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

6 2.1 Monitoring

Menurut Dr. Vincent Gaspersz (2004:23) pemantauan proses (process monitoring), berkaitan dengan presentasi dari semua data yang terkait dengan proses secara keseluruhan kepada operator agar memberikan mereka suatu informasi yang berguna untuk mengambil tindakan-tindakan perbaikan yang tepat apabila dibutuhkan.

Monitoring dapat dilakukan pada setiap tahapan kegiatan, apakah dari perencanaan ataupun setelah bagian pekerjaan tertentu diselesaikan. Untuk bagian di dalam produksi yang pekerjaannya tidak boleh terputus, monitoring dapat dilakukan pada setiap siklus secara terus menerus.

Menurut Cheryl, Owen, and Anita (2005) Monitoring adalah proses penilaian kualitas kinerja untuk pengendalian internal dari waktu ke waktu. Monitoring sangat penting karena kebanyakan operasioanl perusahaan terus berubah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan untuk mendapatkan keuntungan. monitoring melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian secara tepat waktu dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. Proses ini dilakukan dengan pemantauan secara terus menerus oleh manajemen.

Performance review merupakan adalah review kinerja suatu perusahaan yang menyediakan alat untuk memantau. Beberapa digunakan untuk meninjau data aktual untuk anggaran atau periode data sebelumnya, operasi data untuk data keuangan, dan data di dalam dan di berbagai unit, subdivisi, atau bidang fungsional perusahaan.

Laporan COSO merekomendasikan bahwa evaluasi sistem pengendalian internal fokus pada identifikasi risiko, selanjutnya pada identifikasi pengendalian mitigasi, dan akhirnya pada uji untuk menentukan apakah kontrol dilakukan secara efektif. Peningkatan Monitoring dan pengesahan mengenai sistem pengendalian internal direkomendasikan oleh COSO dan oleh Sarbanes-Oxley Act adalah fasilitas dari proses bisnis dan merancang sistem informasi yang sama dengan fokus pada identifikasi risiko, pengembangan pengawasan mengurangi biaya-manfaat yang dapat dirancang ke dalam proses bisnis dan atau ke dalam sistem informasi yang mendukung, dan kemudian pelaksanaan kontrol-kontrol.

2.2 Persediaan

Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang dan menyampaikan kepada konsumen.

Menurut I Nyoman Pujawan (2005:101) Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim atau dijual pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal.

Ketidakpastian dialami oleh kebanyakan perusahaan yang beroperasi dengan sistem make to stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi ketidakpastian yang sangat tinggi sehingga bisa memiliki persediaan berlebih yang cukup banyak diakhir masa jual produk tersebut. Ketidakpastian pada supply chain tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan

operasi internal. Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor

harus menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Efek finansial dari

persediaan terhadap supply chain biasanya cukup besar. Di banyak perusahaan nilai persediaan mencapai 25% atau cukup dari nilai keseluruhan asset yang dimiliki. Manajemen persediaan yang baik bisa menekan ongkos-ongkos persediaan serta meningkatkan service level ke pelanggan.

Manajemen persediaan adalah salah satu komponen utama supply chain management. Tugas dari manajemen persediaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Di samping itu bagian pengadaan juga biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, dan sebagainya.

Gambar 2.1. Statements on Management Accounting Number 4 K, October 1, 1989

Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi berguna untuk :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang.

2. Menghilangkan risiko barang yang rusak.

4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

5. Memberi pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen.

Persediaan merupakan salah satu unsure paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah, kemudian di jual kembali.

2.3 Distribution Requirement Planning (DRP)

Menurut Vincent Gaspersz (2004) Distribution Resource Planning (DRP)

memberikan kerangka kerja untuk menerapkan centralized push sistem dalam menejemen distribusi inventori. Istilah DRP memiliki dua pengertian yang

berbeda, yaitu: distribution requirements planning dan distribution resource

planning. Distribution Requirements Planning berfungsi menentukan kebutuhan-kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada branch warehouse. Sedangkan

Distribution Resource Planning merupakan perluasan dari distribustion requirements planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan pengendalian pengisian kembali inventori, tetapi ditambah dengan perencanaan dan pengendalian dari sumber-sumber yang terkait untuk meningkatkan performansi sistem.

Menurut Andre J Martin (1995) DRP adalah proses menetapkan kebutuhan lokasi Persediaan dan memastikan bahwa pemenuhan sumber akan dapat memenuhi permintaan. Sedangkan menurut Kenneth Lysons (2000) DRP adalah pengendalian inventori dan teknik Penjadwalan yang menerapkan prinsip MRP pada distribusi inventori. Ini mungkin juga dipandang sebagai metode penanganan penambahan stock pada lingkungan.

DRP memperluas konsep MRP hingga ke sistem distribusi fisik. Sistem DRP menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan sistem distribusi fisik

dengan perencanaan produksi dan sistem penjadwalan. DRP membantu

perusahaan untuk memelihara inventory di area distribusi meliputi gudang

penyimpanan (warehouse), distributor, retailer, dan seterusnya.

Fungsi DRP pada jalur distribusi dapat disejajarkan dengan fungsi MRP II pada jalur produksi. Data yang disimpan pada DRP meliputi, misalnya, prediksi kebutuhan produk untuk jangka waktu tertentu di suatu titik distribusi tertentu, kebutuhan yang sebenarnya, stok yang tersedia, stok yang sedang dalam

perjalanan (transit), waktu tunggu (lead time) transportasi, kebutuhan stok titik

aman (safety stock), dan jumlah pengiriman standar untuk menentukan jadwal

pengiriman dan seterusnya. Sistem MRP II kemudian berevolusi menjadi konsep

Enterprise Resource Planning (ERP), yang mengembangkan manajemen pengelolaan meliputi konsumen dan pemasok internal.

2.4 Enterprise Resource Planning (ERP)

Perusahaan pada umumnya dan industri manufaktur khususnya, memerlukan dukungan sistem yang sedemikian kompleks dan integrasi sistem merupakan kebutuhan mutlak, maka ERP dapat dipandang sebagai salah satu solusi untuk mengatasi kebutuhan tersebut. Sistem yang dibangun dari konsep ERP dapat mengakomodasi dan mensubstitusi beberapa sistem yang biasanya dibeli dan dipasang secara terpisah pada suatu lingkungan manufaktur.

Menurut David L Olson (2002) Tantangan implementasi sistem yang berasal dari sumber yang berbeda-beda tersebut biasanya terletak pada:

1. Integrasi dan kompabilitas data.

3. Kesulitan dalam ekstraksi dan pengumpulan data untuk keperluan data warehouse.

4. Kesulitan ekstraksi data untuk keperluan laporan.

5. Sulit menilai efektivitas dan kinerja sistem-sistem tersebut.

Gambar 2.2. Konsep Dasar ERP menurut Hassian (2002)

Oleh karena itu, timbullah ide untuk menerapkan sebuah konsep integrasi sistem yang dapat mengatasi dan mensubstitusi sistem-sistem diatas, yaitu

Enterprise Resource Planning. Meskipun dalam beberapa hal, tidak semua fitur ERP dapat mengadopsi kebutuhan dari hulu ke hilir, tetapi secara garis besar, fitur-fitur ERP dapat dijadikan tulang punggung untuk perencanaan dan pengendalian proses produksi.

2.5 Supply Chain Management

Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.

Pada suatu supply chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola.

Pertama adalah aliran barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik. setelah produk selesai diproduksi, mereka dikirim ke distributor, lalu pengecer

atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Kedua adalah aliran uang dan sejenisnya

yang mengalir dari hilir ke hulu. Yang ketiga adalah aliran informasi yang bisa

terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya.

Area Cakupan SCM tergolong dalam beberapa area, salah satunya area

Perencanaan dan Pengendalian (Planning and Control). Perencanaan dan

pengendalian dalam supply chain memainkan peranannya yang sangat vital. Bagian iniliah yang banyak bertugas untuk menciptakan koordinasi taktis maupun operasional sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman produk bisa dilakukan dengan efisien dan tepat waktu.

Dewasa ini, kegiatan perencanaan juga harus dilakukan dengan berkoordinasi dengan pihak-pihak lain pada supply chain. Misalnya, dalam menentukan berapa banyak suatu produk alan diproduksi, informasi tentang data penjualan terakhir di tingkat ritel serta berapa banyaknya stok produk yang masih mereka miliki sangat penting diketahui oleh pabrik.

2.6 Warehouse Management

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Modul-modul ERP dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data pada setiap tahapan proses tersebut. Selain itu sebuah sistem ERP idealnya

mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungnya.

Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan. Pergudangan merupakan bagian integral dari semua sistem logistic yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan total biaya seminimal mungkin, juga merupakan jaringan primer di antara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistic berjalan.

Gudang juga dapat digunakan untuk mendukung perusahaan terutama departemen produksi, menggabungkan produk dari beberapa fasilitas produksi untuk di kirim ke pelanggan tunggal, untuk mem-breakbulk atau membagi pengiriman jumlah besar menjadi pengiriman skala kecil untuk memuaskan kebutuhan pelanggan atau menggabungkan pengiriman skala kecil menajdi skala besar.

Pergudangan biasanya merupakan salah satu unit yang menyita ruang dan biaya tinggi. Pengelolaan pergudangan yang efektif menjadi salah satu fokus efisiensi di berbagai perusahaan kelas dunia yaitu dengan upaya meminimasi stok dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Untuk mengatasi kebutuhan ini maka ERP menyediakan modul warehouse management.

Menurut Wawan dan Falahah (2007) Modul warehouse management yang baik biasanya meliputi modul-modul sebagai berikut:

Meliputi semua perencanaan perpindahan inventory yang informasinya diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan

konsekuensi penyesuaian pada titik reordering, safety stock, lead-time

untuk order, dan service level. Inventory planning juga menyediakan

fasilitas agar inventory komitmen pada order konsumen tertentu (hard

allocation) sehingga konsumen akan menerima order yang tepat, dengan jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat.

2. Inventory Handling

Digunakan untuk memonitor semua scenario order di pergudangan yang meliputi penerimaan, isu dan transfer inventory. Fungsi yang tersedia

dapat diperluas hingga meliputi cross-docking, penerimaan material

melalui back-flushing, optimasi picking dan wave-picking, perakitan dan

multilevel packaging. Untuk mempercepat komunikasi dengan konsumen dan pemasok maka dokumen shipping tambahan dapat dikirmkan atau

diterima melalui fasilitas EDI (Electronic Data Interchange), yang

memungkinkan pengiriman diterima dan dialokasikan sebelum waktunya.

Cross-docking dapat mengurangi masa penyimpanan produk. Pada dasarnya, gudang menjadi pusat distribusi gabungan. Produk-produk tiba dalam jumlah besar dan segera dibagikan dengan kuantitas dan susunan yang tepat untuk dikirim ke pelanggan.

Cross-docking menjalankan aktivitas penyimpanan dengan mentransfer barang secara langsung yang berasal dari penerimaan barang dari dermaga menuju dermaga pengiriman atau dermaga luar.

Modul ini di gunakan untuk membuat intelligent storage list, yang memungkinkan pemeriksaan kualitas atas penyimpanan barang secara otomatis dan deteksi lokasi tertentu berdasarkan criteria misalnya item, kondisi penyimpanan, definisi packaging, pemabatasan ukuran, dan ketersediaan lokasi.

4. Inventroi Reporting

Fungsi-fungsi ini digunakan untuk memonitor inventory di berbagai lokasi dan membantu perusahaan untuk memperkirakan waktu pengiriman yang tepat kepada konsumen.

5. Inventory Analysis

Modul ini digunakan untuk menganalisis informasi yang dihasilkan

dari aktivitas warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi

proses. Inventory analysis juga mendukung prediksi inventori, penilaian

inventory, analisis ABC (activity-based costing) dan analisis slow-moving.

6. Lot Control

Fasilitas ini digunakan untuk pelacakan dan penulusuran lot, sehingga perusahaan dapat menelusuri semua material dasar dan barang jadi yang menggunakan material tersebut. Lot control membantu dalam pengumpulan data kualitas produk dan proses sertifikasi standar produksi.

7. Distribution Data Collection

Elemen ini mendukung proses warehousing yang bersifat paperless dengan menyediakan jalur komunikasi antara sistem pengiriman dan penyimpanan, dan peralatan warehousing seperti scanner bar-code.

2.7 Aplikasi berbasis Web

Menurut Sutarman (2007) situs/web dapat di kategorikan menjadi dua yaitu web status dan web dinamis atau interaktif. Web statis adalah web yang berisi/menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap), sedangkan web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi dengan user yang sifatnya dinamis.

Pada server-side programming, perintah-perintah program (script) dijalankan di web server, kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam bentuk HTML biasa. Sedangkan client-side programming perintah program dijalankan di web browser, sehingga ketika client meminta dokumen yang mengandung script, maka script tersebut akan di download dari server nya kemudian di jalankan di browser yang bersangkutan.

Aplikasi web atau sering disebut web application merupakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman web. Kebanyakan Bahasa pemrograman web berbasis server, namun tidak menutup kemungkinan digunakan bahasa pemrograman web berbasis client. Web server atau web application

berbeda dengan situs web biasa (homepage), web application lebih dinamis dan

atraktif serta dapat mengelola data dengan baik.

Program web yang tergolong dalam server side seperti : CGI/Perl, ASP (Active Server Pages), JSP (Java Server Pages), PHP, CFM (Cold Fusion) dan lain-lain. Sedangkan yang tergolong client side seperti : JavaScript, VbScript, HTML. (Sutarman, 2003 : 7).

2.8 Sistem Informasi

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi yaitu input, proses, output. Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Sedangkan pengertian Sistem

informasi itu sendiri adalah Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

2.9 Peramalan

Peramalan penting dalam berbagai situasi perencanaan dan pengambilan keputusan. Dalam produksi, peramalan paling dibutuhkan dalam bidang permintaan produk. Hal ini mencakup baik volume maupun bauran produk, sehingga perusahaan dapat merencanakan jadwal produksi dan sediaan untuk memenuhi permintaan pasar sebaik-baiknya.

Dalam pengendalian, manajemen berdasarkan kekecualian adalah prosedur yang umum. Yang diperlukan adalah suatu cara untuk mengetahui sedini mungkin ketika sebuah proses tidak berada di bawah pegendalian (yaitu ketika pola dasar bergeser). Jadi metode peramalan dalam situasi seperti itu harus mampu mengenali perubahan-perubahan dalam pola atau hubungan dasar dalam tahap ini. Disisi perencanaan, dimana asumsi umum yang dipergunakan adalah bahwa pola yang ada akan berlanjut di masa mendatang, penekanan utama berada pada identifikasi pola-pola tersebut dan melaukan ekstrapolasi ke masa mendatang.

2.10 Metode Peramalan Dekomposisi

Metode dekomposisi mengidentifikasi tiga komponen yang terpisah dalam pola dasar yang menjadi cirri serial data dalam bidang bisnis dan perekonomian.

Ketiga komponen ini adalah faktor trend, siklus, dan musiman. Faktor trend, yang mewakili perilaku data dalam jangka panjang, dapat menaik, menurun, atau tidak berubah. Faktor siklus mewakili kemajuan dan kemunduran yang disebabkan oleh kondisi perekonomian atau kondisi industry tertentu. Faktor musiman berkaitan dengan fluktuasi berkala dengan panjang yang konstan dan kedalaman yang proporsional yang disebabkan oleh hal-hal seperti bulan dalam tahun, saat hari libur, dan kebijakan perusahaan.

Dengan menggunakan dekomposisi, data tersebut dinyatakan dalam bentuk :

(2-1)

Dimana X = nilai serial waktu (data actual) pada periode t

T = komponen trend pada periode t C = komponen siklus pada periode t

S = komponen musiman (atau indeks) pada periode t R = komponen random (atau kesalahan) pada periode t

Tujuan dekomposisi adalah mengindetifikasi T, C, dan S (semua yang tersisa adalah R) dengan menganalisis data semula X. Kemudian menghitung nilai rata-rata bergerak dengan rumus

(2-2)

(2-3)

Dimana MA = rata-rata bergerak dari awal sampai akhir data.

N = jumlah nilai yang dimasukan dalam rata-rata = nilai aktual untuk waktu t

(2-4)

Persamaan (2-2) menunjukkan nilai trend-siklus dalam sebuah serial data. Walaupun nilai tersebut memadai dalam kebanyakan kasus, kadang-kadang trend lebih baik dipisahkan dari siklus. Hal ini dapat dilakukan dengan menyatakan jenis trend tertentu yang paling sesuai dengan data. Misalnya, trend kemungkinan bersifat linier atau dalam bentuk lain. Parameter a dan b untuk garis trend linier ini dapat diperkirakan dengan menggunakan regresi sederhana, persamaan garis ini adalah :

(2-5)

Dimana a = konstanta

b = trend

Jika trend T dibagi denga persamaan (2-2), hasilnya adalah sekelompok nilai untuk siklus C :

(2-6)

2.11 PHP

Menurut dokumen resmi PHP, PHP singkatan dari PHP Hypertext

Preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server.

Mengapa menggunakan bahasa PHP? PHP dapat dijalankan pada platform yang berbeda-beda (Windows, Linux, Unix, etc.), PHP merupakan web scripting open source dan PHP mudah dipelajari.

Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Pada prinsipnya

PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl.

Pada saat ini PHP cukup popular sebagai peranti pemrograman web terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian PHP sebenarnya juga dapat berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows NT, dan Macintosh. Pada awalnya PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server Apache. Namun belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS (Personal Web Server), IIS (Internet Information Server), dan Xitami.

Gambar 2.3. Skema PHP (Abdul Kadir)

Konsep kerja PHP diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh

browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan

sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server,

mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.

Selanjutnya web server akan mencarikan berkas yang diminta dan memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan isinya segera melakukan proses penerjemahan kode. Ketika berkas PHP yang diminta

didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya ke web server. Selanjutnya web server menyampaikan ke klien.

2.12 Apache Server

M enurut Fauzan Azmi yang Apache merupakan web server yang paling

banyak dipergunakan di Internet. Program ini pertama kali didesain untuk sistem operasi lingkungan UNIX. Namun demikian, pada beberapa versi berikutnya Apache mengeluarkan programnya yang dapat dijalankan di Windows NT. Berdasarkan sejarahnya, Apache dimulai oleh veteran developer NCSA httpd (National Center for Supercomputing Application). Saat itu pengembangan NCSA httpd sebagai web server mengalami stagnasi. ROB MC COOL meninggalkan NCSA dan memulai sebuah proyek baru bersama para webmaster lainnya, menambal bug, dan menambahkan fitur pada NCSA httpd. Mereka mengembangkan program ini lewat mailing list. Dengan berpijak pada NCSA httpd versi 1.3, Team Apache mengeluarkan rilis pertama kali secara resmi Apache versi 0.6.2.

Saat ini Apache dipergunakan secara luas. Hal ini disebabkan karena programnya yang gratis, dengan kinerja relatif stabil. Dalam pengembangannya pun mempergunakan sistem Bazaar, yakni tiap orang dibuka kesempatan seluas-luasnya untuk dapat memberikan kontribusi dalam mengembangkan program. Kontribusi dikomunikasikan lewat mailing list. Tim Apache mempunyai mailing list yang terbuka untuk siapa saja yang ingin ambil bagian. Untuk mendaftar cukup kirim email ke majordomo@apache.org dengan baris pertama dari email bertuliskan "subscribe new- httpd". Perlu dicatat bahwa proyek pengembangan

Apache ini mempunyai sistem meritokrasi. Semakin banyak yang Anda sumbangkan, semakin banyak yang boleh dikerjakan.

Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan yang dapat dikonfigurasi, autentikasi berbasis basis data, dan lain-lain. Apache juga didukung oleh sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan server menjadi mudah.

Gambar 2.4. Skema webserver Apache (Dodit Suprianto)

Penjelasan dari skema gambar kerja database MySQL, Apache, PHP, dan browser client diatas adalah :

1. Pengunjung web browser melakukan permintaan pengiriman halaman web

(web request) dengan menggunakan URL standar.

2. Web server, dalam hal ini adalah Apache, mengenali permintaan halaman

web tersebut, kemudian menerjemahkan file yang mengandung script

PHP.

3. Halaman web yang terkirim harus mengandung script PHP berisi perintah

untuk menciptakan koneksi ke database MySQL berupa SQL query.

4. Databse MySQL memberikan tanggapan atas permintaan sambungan ke

5. Script PHP menyimpan hasil query database MySQL menjadi satu atau

lebih variable PHP, dengan pernyataan echo, maka hasil request

dikeluarkan.

6. Selanjutnya, PHP mengkopi hasilnya dalam bentuk HTML yang telah

diciptakan oleh web server.

7. Web server mengirim HTML yang sudah jadi ke web browser client.

Apache adalah komponen server web dari paket perangkat lunak LAMP

(Linux, Apache, MySQL, PHP/Perl/bahasa pemrograman Python).

(sumber: docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:SanK3ojO32IJ:www.stmikponti anak.ac.id/admin/upload/web-server.pdf)

2.13 PHP MyAdmin

Phpmyadmin adalah sebuah aplikasi open source yang berfungsi untukmemudahkan manajemen MySQL. Dengan menggunakan phpmyadmin, anda dapat membuat database, membuat tabel, menginsert, menghapus dan mengupdate datamdengan GUI dan terasa lebih mudah, tanpa perlu mengetikkan perintah SQL secara manual.

Pada dasarnya, mengelola basis data dengan MySQL harus dilakukan

dengan cara mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk

setiap maksud tertentu. Jika seseorang ingin membuat basis data (database),

ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat basis data. Jika seseorang menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu saja sangat menyulitkan karena seseorang harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu per satu.

Saat ini banyak sekali perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola basis data dalam MySQL, salah satunya adalah PHP MyAdmin. Dengan PHP MyAdmin, seseorang dapat membuat database, membuat tabel, mengisi data, dan lain-lain dengan mudah, tanpa harus menghafal baris perintahnya.

PHP MyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL

yang ada di komputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat

http://localhost/phpmyadmin, maka akan muncul halaman PHP MyAdmin. Di

situ nantinya seseorang bisa membuat (create) basis data baru, dan mengelolanya.

26 3.1 Identifikasi Masalah

Distribusi merupakan kegiatan penting untuk mempermudah penyampaian produk dan jasa dari produsen kepada konsumen sehingga penggunaannya sesuai (jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat) dengan yang diperlukan, dalam hal ini pendistribusian pupuk. Salah satu bagian yang memegang peranan dalam pendistribusian pupuk adalah bagian pergudangan yang mengatur jumlah pengadaan stock yang diperlukan untuk kebutuhan konsumen.

Pengolahan gudang yang efektif menjadi salah satu fokus efisiensi dengan upaya meminimasi stok dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Bagian pergudangan memiliki beberapa proses yang penting seperti perpindahan stok barang dari gudang satu ke gudang dua.

Proses pendistribusian pupuk dari pusat produksi Bontang hingga sampai ke konsumen dilakukan dengan menggunakan antara lain: dari bontang ke pelabuhan tujuan (Lini 2) misal Surabaya menggunakan kapal laut dalam bentuk pupuk curah yang selanjutnya di pelabuhan lini 2 langsung di bongkar dan dilakukan proses pengantongan 50 kg/kantong. Kemudian Dari lini 2 hingga distribusi ke lini 3 daerah kabupaten sudah dalam bentuk urea kantong dengan menggunakan angkutan darat seperti armada truk atau kereta api. Dari gudang lini 3 pupuk tersebut sudah siap untuk di salurkan ke konsumen/petani melalui distributor yang telah ditunjuk.

Realisasi penyaluran distribusi pupuk yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan yang sudah di tetapkan pemerintah akan berpengaruh pada gudang di

daerah. Akibat dari kejadian tersebut kantor pemasaran PT. Pupuk Kalimantan

Timur akan mengalami kerugian yaitu terjadi kekurangan pasokan yang mengakibatkan lonjakan harga, seperti yang ditunjukkan pada lampiran 8 yaitu laporan pengadaan tahun 2011 yang berjumlah 1.069.417,858 ton mengalami kekurangan sebesar 179.582,1 ton dari permintaan kebutuhan pupuk urea khusus wilayah jawa timur sebesar 1.249.000,000 ton seperti yang di tunjukkan pada lampiran 9.

Untuk data kekurangan pasokan di gudang daerah bisa di lihat pada lampiran 11 di belakang, berdasarkan ringaksan dari tabel dibawah yang berasal dari lampiran 11 dapat di lihat bahwa data yang ada menunjukkan terjadinya kelangkaan pupuk. Pada kolom SPAP yang belum teralisasi, berisi data pengiriman dari gudang cabang yang mengalami keterlambatan dengan total 1451000 kg, data tersebut terdiri dari beberapa jenis pupuk dengan ekspeditur yang berbeda. Sedangkan di gudang daerah kondisi stok yaitu 904 kg yang menunggu pengadaan dari kantor cabang. Selain itu di waktu yang sama ada permintaan order (DO) dengan total 357.500 kg pupuk berdasarkan jenisnya dari beberapa distributor yang belum direalisasi dan harus segera dipenuhi, sehingga gudang tersebut kurang 356.596 kg. Selain itu masalah keterlambatan pengiriman barang yang dilakukan ekspeditur juga berpengaruh pada kondisi pengadaan gudang di daerah.

Tabel Data Kelangkaan Pupuk Gudang Magetan

Gudang M agetan Pengadaan yg belum

Persediaan Order yang belum

teralisasi (SPAP) teralisasi (DO)

33000 904 40000

440000 904 40000

200000 904 45000

150000 904 22500

128000 904 210000

200000 904

300000 904

1451000 904 357500

Jadi dalam data tersebut ada dua permasalahan yang menyebabkan terjadinya kelangkaan pupuk yaitu faktor keterlambatan pengiriman dari gudang cabang hal ini disebabkan sistem pengaturan gudang dan manajemen stock yang tidak optimal, kemudian masalah order dari beberapa distributor yang tidak tentu. perbedaan pasokan dan kurangnya rencana alokasi kebutuhan pengadaan sangat berpotensi menyebabkan kelangkaan pupuk dan kurangnya koordinasi antar berbagai pihak dalam hal ini pihak dari gudang cabang, gudang daerah, dan distributor serta ekspeditur sebagai jasa pengiriman hal juga bisa berpotensi mengulangi kejadian langka pasok dan lonjakan harga.

Selain itu akan sangat beresiko jika menaruh pupuk di luar gudang, apabila terjadi hujan, pupuk tersebut bisa mengalami kerusakan yaitu pupuk bisa menjadi batu karena terkena air hujan sehingga mempengaruhi kualitas pupuk. Kejadian tersebut dapat menimbulkan kerugian dan dapat mempengaruhi harga. Jika pupuk terlalu lama di simpan di dalam kapal juga bisa mengalami potensi kerusakan yang lebih besar karena tempat penyimpanan yang tidak layak dan juga pupuk tersebut tidak dalam kemasan karung.

Dari analisis masalah di atas untuk menghindari terjadinya kelangkaan pupuk di daerah dikarenakan adanya kapasitas gudang yang tidak seimbang dengan kebutuhan jumlah pupuk untuk daerah di sekitarnya maka pengadaan barang harus di programkan. Selain itu pupuk di gudang lini 2 dan lini 3 harus selalu tersedia dengan cara mengatur pengadaan dan untuk mengetahui status persediaan stok di masing masing gudang lini 2 dan lini 3 harus selalu dilakukan pelaporan harian mulai dari penerimaan, pengeluaran dan stok akhir untuk mempermudah pencatatan dan pengendalian stok di PT. Pupuk Kalimantan Timur.

Dengan monitoring, perusahaan dapat dengan mudah memperoleh gambaran menyeluruh stok terkini. Monitoring untuk setiap material meliputi stok yang disimpan dalam gudang, stok yang sedang dipesan dan belum datang, dan stok yang sudah di pesan.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan cabang Pada sistem yang lama, bagian gudang pertama-tama akan menerima dokumen pengadaan muatan pupuk yang berasal dari kantor pusat. Dokumen tersebut yaitu dokumen B/L (surat angkutan kapal) yang berasal dari kapal pengangkut dan berisi jumlah pupuk yang akan di distribusikan. Setelah menerima dokumen B/L kantor cabang akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) untuk melakukan bongkar muat pupuk yang ada di kapal untuk di pindahkan ke gudang.

Gambar 3.1. Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan cabang Dari proses di atas analisis yang diperoleh adalah bahwa informasi yang didapat dari kantor pusat ke cabang memerlukan beberapa proses yang dilalui seperti membuat beberapa dokumen. Masalah yang mungkin muncul adalah sulitnya kantor cabang memperoleh informasi status armada kapal pengangkut dari pusat produksi ke pelabuhan tujuan lini 2.

3.2.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk

Selama melakukan proses pemindahan pupuk dari gudang pelabuhan ke gudang daerah, bagian gudang membuat surat berita acara muat yang di tujukan untuk gudang pemuatan dimana gudang pemuatan di lakukan di lini II dimana lini II adalah gudang pusat surabaya dan lini III yaitu gudang daerah yang mencakup wilayah jawa timur. Setelah pemuatan stok selesai selanjutnya bagian gudang

membuat surat perintah acara bongkar muat yang ditujukan ke gudang lini II dan lini III.

Gambar 3.2. Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk

Bagian gudang membuat dokumen SPAP (surat perintah angkut pupuk) untuk melakukan pengadaan ke gudang lini II dan III. Dokumen SPAP diberikan ke ekspeditur sebagai dokumen pemasukan dari gudang pelabuhan ke gudang lini II. Sedangkan untuk gudang lini III dokumen SPAP sebagai pemasukan yang di bawa oleh ekspeditur dari gudang pelabuhan. Kemudian bagian gudang membuat DO (delivery order) sebagai dokumen pengeluaran dari gudang lini II dan lini III yang tujukan untuk distributor.

Pada proses pendistribusian pupuk di atas maka dapat di analisis jika dalam satu hari melakukan pengadaan stok sebesar 1000 kg dan jika habis 800 kg

maka akan ada sisa 200 kg. Order yang dilakukan distributor tidak tentu, jika gudang tidak siap menerima order pasokan dari distributor dan stok gudang tidak mampu memenuhi permintaan order dari distributor dikarenakan adanya beberapa kapasitas gudang yang tidak seimbang dengan kebutuhan jumlah pupuk yang diorder, hal ini dapat menyebabkan terjadinya kekurangan pasokan yang mengakibatkan kelangkaan pupuk di daerah. Kekurangan pasokan pupuk di daerah berakibat juga pada pengadaan stok di cabang di karenakan pengadaan stok di daerah berasal dari jumlah total pengadaan stok gudang lini II dan lini III.

Untuk memenuhi permintaan yang tidak tentu selanjutnya maka gudang dengan sisa 200 kg tersebut secepat mungkin harus ditambah dengan cara melakukan permintaan sebelumnya ke gudang cabang untuk mengatasi permintaan order yang akan datang untuk menghindari kekurangan pasokan pupuk. Selain itu waktu pengiriman yang tidak tentu juga menjadi penyebab keterlambatan pasokan pupuk yang berpengaruh pada kondisi di daerah dan ekspeditur akan mempunyai sisa pasokan yang belum di kirim, hal ini akan menimbulkan antrian armada truk di dalam gudang yang berakibat tingginya biaya pengiriman yang timbul.

3.2.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan

Distributor melakukan pemesanan pupuk yang berasal dari gudang lini II dan lini III. Apabila jumlah permintaan tinggi dari distributor dan gudang mengalami kekurangan stok, maka bagian gudang akan membuat surat permintaan pengadaan ke pusat untuk meminta pengadaan stok pupuk.

Gambar 3.3. Dokumen Flow Pembuatan Laporan

Selain itu pimpinan akan membuat laporan kondisi stok yang ada di gudang lini II dan lini III. Dengan analisis permasalahan yang ada maka perlu dibuat solusi untuk mempermudah proses bisnis di atas dalam hal ini proses pengadaan dengan tujuan agar semua pihak yang terkait dalam proses pengadaan bisa memantau dan memonitor ketersediaan stok di cabang dan daerah.

3.3 Rancangan Penelitian

Penelitian ini mengambil model ERP dimana ERP ini adalah sistem untuk mengembangkan manajemen pengelolaan meliputi konsumen dan pemasok internal. Konsep ERP ini kemudian berkembang terus hingga meliputi konsumen dan pemasok eksternal dan disebut extended ERP/SCM.

Gambar 3.4 Skema ERP Sistem Informasi Monitoring

Model ERP digunakan dalam penelitian ini dengan mengimplementasikan bagian proses DRP yaitu paket warehouse management di inventory management untuk monitoring stok. Data-data dan informasi yang mendukung untuk monitoring stok didapatkan dari basis data pergudangan yang telah ada dari sistem bagian gudang dan distribusi. Diharapkan sistem ini dapat memberikan informasi tentang stok pupuk yang ada di pusat dan di daerah jawa timur agar distribusi stok dapat tersedia tepat waktu dan sesuai kebutuhan.

Secara garis besar, proses monitoring pendistribusian stok pupuk dapat digambarkan seperti yang tampak pada Gambar 3.5

start

Input data pengadaan

stok

Cek stok gudang lini III

Stok pupuk lini III penuh?

Konfiramsi stok di lini III penuh

Mutasi stok gudang lini III

Informasi monitoring stok

gudang lini III

end N

Y Masuk stock sisa

Gambar 3.5 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang daerah (lini III) Alur proses di atas menjelaskan jalannya proses pengadaan stok dari gudang cabang ke gudang daerah dimana lini II sebagai gudang cabang yaitu gudang pusat Surabaya dan lini III sebagai gudang daerah yang mencakup wilayah jawa timur. Informasi stok sebelumnya diperoleh dari proses pengadaan dari pusat ke cabang yang di jelaskan pada gambar alur proses berikutnya.

Gambar 3.6. Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang cabang (lini II) Alur proses di atas menjelaskan jalannya proses pengadaan stok di gudang pusat yaitu di daerah Surabaya (lini II) sebelum melakukan pendistribusian pupuk ke gudang daerah (lini III).

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai fasilitator juga karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai

tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi, dan otomasi proses.

Gambar 3.7. sistem flow proses ERP

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Modul-modul ERP dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data pada setiap tahapan proses tersebut. Selain itu sebuah sistem ERP idealnya mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungnya. Konsep ERP dapat dilihat pada gambar 3.7 di bawah ini

Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan. Dalam penlitian ini menggunakan konsep distribution requirement planning

dimana konsep ini masuk dalam ERP dan hanya dipakai beberapa modul yaitu warehouse management ( inventory handling, inventory reporting, inventory analisis), inventory management.

Proses yang dilakukan pada penelitian ini adalah pengembangan sistem ERP yaitu sistem meliputi proses dari pengiriman pusat produksi ke kantor cabang dan meliputi proses pendistribusian stock hingga sampai ke konsumen, sehingga membangun sebuah rantai pasok (supply chain).

3.3.1 Sistem flow proses pengadaan barang dari pusat

Pada system flow subsistem pengadaan barang dari pusat, pertama-tama

bagian gudang menerima data pengadaan barang dari kantor pusat. Data tersebut berisi jenis pupuk, jumlah pengadaan, nama kapal, nama pelabuhan tujuan. Bagian gudang akan memvalidasi data yang masuk dan mengisi form data pupuk, data kapal yang berasal dari dokumen yang di bawa oleh kapal, kemudian menyimpan data tersebut dalam tabel kapal, tabel pupuk, dan tabel kategori_pupuk. Data tersebut menjadi master data dalam sistem monitoring stock pupuk. Data master ini nanti digunakan untuk proses pengadaan dari gudang pelabuhan ke gudang lini II dan lini III. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.8, 3.9, dan 3.10.

Gambar 3.8. Sistem flow pengadaan stok dari pusat

3.3.2 Sistem flow proses monitoring

Sistem pengadaan barang ke gudang lini II dimulai dari pengecekan data master pupuk, kategori pupuk.

Sistem flow proses Monitoring penjualan sistem monitroing Y N N B Kategori pupuk Simpan data permintaan spap Simpan data

muatan stock lini III

Lap. SPAP lini III pupuk

Gudang lini II overload ?

pupuk

Gudang lini III overload ?

Buat lap. DO Detail pengadaan gudang A Simpan DO pengadaan Lap. SPAP lini II Lap. Monitoring stock H Buat lap.sisa pupuk Pemuatan & pembongkaran selesai? Simpan Data pengadaan pengiriman Lap.monitor ing sisa pupuk A Data DO

Buat surat perintah angkut lini II Cek stock lini II C

Lap. SPAP lini III

Buat lap. SPAP pemasukan lini III data SPAP

muatan stok lini II & III H Lap.monitor ing sisa pupuk Sisa Pusat Lap. SPAP lini II

Buat lap. SPAP pemasukan lini II

Simpan data pupuk sisa

Simpan data muatan stock lini II

Buat surat perintah angkut lini III

Lap. Monitoring

stock Cek stock lini III

Permintaan_spap

B Data pupuk sisa

laporan kondisi & prediksi stok A K D G L E I J distributor DO Detail DO Sisa cabang Y kapal Input data stock

pusat

Simpan stock pusat Cek stock pusat

Pengadaan pusat Gudang pusat penuh ? Y N Pengadaan pusat Perhitungan prediksi stock tahun depan Ramal stock simpan prediksi Stock pengadaan per bulan prediksi F Buat surat

rampung muat & bongkar

Y

Rampung bongkar

Buat surat jalan Surat jalan Data pengadaan Rampung muat C N Simpan data permintaan Permintaan_do ekspeditur B

Gambar 3.9. Sistem flow proses Monitoring

Pengecekan data yang dilakukan adalah pengecekan jumlah pupuk yang akan di distribusikan ke masing2 gudang lini II. Bagian gudang mengisi form pengadaan gudang ke lini II berdasarkan surat perintah angkut pupuk (SPAP). Sebelum melakukan pengangkutan pupuk, sistem akan melakukan pengecekan stok pupuk yang ada di gudang lini II, apakah gudang penuh atau tidak. Jika

gudang tidak penuh makan sistem akan membuat Form perintah angkut. Form perintah angkut ke lini II secara garis besar berisi jumlah stok yang akan di distribusi ke gudang lini II. Form perintah angkut akan mengakses tabel gudang untuk menentukan lokasi gudang yang akan mau di isi stock baru. Sistem pengadaan gudang lini III secara garis besar sama dengan gudang lini II. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.

Sistem delivery order dilakukan jika distributor melakukan pemesanan pupuk. Form delivery order diisi oleh bagian gudang. form delivery order akan melakukan pengecekan stok pupuk pada bagian gudang berdasarkan wilayah distributor dengan mengakses tabel SPAP dan detail_SPAP. Selain itu form ini membaca tabel master pupuk, gudang untuk membaca data pupuk dan gudang. Form delivery order akan mengakses tabel distributor untuk membaca data distributor. Form DO secara garis besar berisi jumlah pemesanan yang dipesan oleh distributor, wilayah distributor.

3.3.3 Sistem flow proses monitoring laporan

Pada sistem pembuatan laporan bagian gudang membuat laporan monitoring kondisi pengadaan gudang lini II dan lini III, laporan pengadaan barang dari pusat, laporan pemesenan yang dilakukan oleh distributor, laporan sisa pupuk yang ada di gudang. Laporan monitoring pengadaan gudang lini II dan III didapat dari proses form perintah angkut yang berasal dari tabel SPAP dan detail_SPAP. Laporan ini menampilkan informasi jumlah stock, jenis pupuk, status stock, informasi gudang, status pengangkutan yang dilakukan oleh ekspeditur. Laporan pengadaan pusat menampilkan informasi jumlah pupuk yang

datang dari pusat, informasi kapal pengangkut, informasi pupuk, status pengadaan.

Gambar 3.10. Sistem flow proses monitoring laporan

Laporan sisa stok didapat dari proses form pengadaan, dimana terjadi kondisi jika gudang lini II dan lini III stock penuh. Laporan ini diperoleh dari tabel sisa, pupuk, kategori_pupuk, dan kapal. Laporan akan menampilkan jumlah stock yang sisa, kondisi pupuk.

Laporan delivery order didapat dari proses form delivery order dimana distributor melakukan pemesanan di gudang lini II atau III. Laporan delivery order diperoleh dari tabel delivery order, detail_delivery order, distributor, pupuk, dan kategori_pupuk. Informasi yang ditampilkan dari laporan ini antara lain adalah informasi pemesanan distributor, status pemesanan, informasi gudang yang di akses oleh distributor.

3.4 Data Flow Diagram 3.4.1 Diagram Berjenjang

Diagram jenjang yang yang dibuat dalam aplikasi monitoring stock ini dapat dilihat pada gambar 3.11 di bawah ini.

0 Sistem infomasi monitoring stock pupuk 1 Maintenance Data 2 Monitoring Stock Pupuk 3 Pembuatan Laporan 1.1 Maintenance Data Gudang 1.2 Maintenance Data Pupuk 1.3 Maintenance Data Ekspeditur 2.1 Pengadaan Stock Pupuk 2.2 Delivery Order 2.3 Distribusi gudang lini II

& III 3.1 Laporan pengadaan stock 3.2 Laporan delivery order 3.3 Laporan distribusi gudang lini II

& III 1.4 Maintenance Data Dstributor 1.5 Maintenance Data Monitoring

Gambar 3.11. Diagram Jenjang monitoring stock pupuk

3.4.2 Context Diagram Sistem Informasi Monitoring Stock Pupuk

Context Diagram Sistem Informasi Monitoring Stock Pupuk terdiri dari entitas kantor pusat, gudang, distributor, dan kepala distribusi. Setiap entitas memberi data yang dibutuhkan untuk dapat memonitoring stock pupuk. Sistem ini akan di gunakan oleh kantor cabang dan informasi yang ditampilkan akan ditujukan ke distributor dan kantor pusat. Sistem informasi monitoring ini terdiri dari beberapa proses yaitu maintenance data, dimana proses ini mengolah data master yang diperoleh dari entity eksternal.

Kemudian proses monitoring, proses ini mencakup sebagian besar kegiatan yang akan di monitoring yang berhubungan dengan pengadaan stock pupuk dari pusat produksi sampai ke tangan distributor. Proses yang terkahir adalah proses pembuatan laporan, proses ini didapat dari proses output monitoring. Laporan monitoring akan di berikan kepada kepala distribusi sebagai informasi dan sebagai analisis untuk membantu pengambilan keputusan dari pengadaan stock yang terjadi di masing-masing gudang lini II dan III. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.12

data ekspeditur

lap monitoring pengadaan stock data kapal

data permintaan pupuk data pupuk

data SPAP lap sisa pupuk

data DO

lap monitoring stock lap monitoring sisa pupuk

data distributor lap DO

data pemesanan lap monitoring stok

data permintaan distribusi lap SPAP

data pengadaan data gudang

0

sistem informasi monitoring stok pupuk untuk pengendalian distribusi

+

Gudang

kepala distribusi

distributor

kantor pusat

3.4.3 DFD level 0 Sistem Informasi Monitoring Stock Pupuk

Sistem ini secara keseluruhan terdiri dari beberapa subproses sistem yaitu proses maintenance data, proses monitoring dan proses pembuatan laporan. proses maintenance data mengolah data yang diperoleh dari entity eksternal yaitu gudang, kantor pusat, distributor. Data yang berasal dari entity tersebut dikelola dan dimasukkan ke dalam database dan di simpan dalam tabel. Data ini akan menjadi data master dalam sistem monitoring ini. Maintenance data ini untuk menambah data baru atau mengedit data jika sewaktu-waktu ada penambahan data pada data master.

Subsitem proses yang kedua adalah proses monitoring stock pupuk, proses ini adalah proses inti dari sistem monitoring stock pupuk yang akan dibuat. Proses ini memonitoring pengadaan stock yang dari pusat yang dibawa oleh kapal pengangkut sampai ke tangan distributor. Proses pengadaan dimulai dari pengadaan yang dibawa oleh kapal di pelabuhan. Kemudian pengadaan ini di distribusikan ke masing-masing gudang, yaitu gudang lini II dan lini III. Entity yang terlibat adalah entity gudang, distributor. Data yang dibutuhkan adalah data permintaan pupuk yang berasal dari kantor pusat dimana merupakan data master yang berasal dari proses maintenance data. Proses monitoring ini akan mengakses data master yang diperlukan untuk melakukan proses monitoring stock pupuk.

Subsitem proses yang ketiga adalah proses pembuatan laporan, proses ini merupakan output dari proses monitoring stock pupuk. Data diperoleh dari tabel data master dan tabel transaksi pengadaan. Laporan yang dihasilkan dari sistem ini adalah laporan permintaan pengadaan stock dari pusat, laporan monitoring kondisi pengadaan distribusi stock pupuk di gudang lini II dan III, dan laporan

sisa stock pupuk yang ada di gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.13

data pengadaan dt pengadaan pupuk

dt ramal data stok

data stock dt ramal

data pengadaan stok

dt detail pengadaan

dt detail pengadaan

dt pengadaan pusat dt pengadaan pusat

dt sisa pusat dt sisa pusat

dt sisa cabang dt sisa cabang

dt_gudang

dt gudang

dt detail DO

dt kategori

dt pupuk

dt ekspeditur

dt permintaan pupuk [data ekspeditur]

[data kapal]

[lap monitoring pengadaan stock] [data pengadaan pupuk]

[data pupuk]

dt detail DO

dt DO

dt kapal

[lap monitoring sisa pupuk]

dt distributordt distributor dt ekspeditur dt kapal dt kategori dt pupuk

[lap sisa pupuk] [data DO]

[lap monitoring stock]

[lap DO] [data pemesanan]

[data distributor]

[data SPAP]

[lap monitoring stok] [data permintaan distribusi]

[lap SPAP] [data pengadaan] [data gudang] Gudang distributor kepala distribusi 1 Maintenance Data + 2

Monitoring Stock pupuk +

3

Laporan

+ 2 pupuk

3 kategori pupuk

4 kapal

5 ekspeditur

6 distributor

4 kapal 10 DO

11 detail DO

kantor pusat

5 ekspeditur 2 pupuk

3 kategori pupuk 1 gudang

13 sisa cabang

12 sisa pusat 9 pengadaan pusat

8 detail Pengadaan 14 stock pengadaan per bulan 15 ramal stock

16 data pengadaan

16 data pengadaan

3.4.4 DFD level 1 Maintenance Data

Subsistem ini melakukan proses penyimpanan data yang berasal dari data entity. proses maintenance yaitu proses penyimpanan dan melakukan edit dari data master apabila terjadi penambahan data. Maintenance ini terdiri dari beberapa sub proses yaitu maintenance data pupuk, maintenance data distributor, maintenance data ekspeditur, maintenance data gudang dan maintenance data monitoring. Maintenance data distributor melakukan proses penyimpanan data distributor yang berasal dari data distributor, data ini disimpan dalam tabel distributor.

Maintenance data pupuk berasal dari data jumlah permintaan pupuk yang berasal dari kantor pusat, sehingga data ini disimpan dalam beberapa tabel yaitu tabel kapal, pupuk dan kategori pupuk. Maintenance data ekspeditur berasal dari data ekspeditur dimana ekspeditur ini yang akan melakukan pengangkutan pupuk ke gudang lini II dan III. Data ekspeditur ini di simpan dalam tabel ekspeditur. Maintenance data gudang mengerjakan proses penambahan dan pengeditan data gudang. Data gudang ini di simpan di dalam tabel gudang. Terakhir subproses maintenance data monitoring, subproses ini menampung semua data maintenance data master sehingga dapat di akses ke proses monitoring stock pupuk. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.14

dt pengadaan pupuk

dt_gudang [dt_gudang]

[dt permintaan pupuk] dt distributor dt ekspeditur dt pupuk [dt distributor] [dt kapal] [dt ekspeditur] [dt kategori] [dt pupuk] [data distributor] [data ekspeditur] [data kapal] [data pupuk] [data pengadaan pupuk] [data gudang]

Gudang

distributor 2 pupuk

3 kategori pupuk

4 kapal

5 ekspeditur

6 distributor 1.1 maintenance data gudang

1.2 maintenance data pupuk

1.3 maintenance data

ekspeditur

1.4 maintenance data distributor

kantor pusat 1.5

maintenance data monitoring Monitoring Stock pupuk 1 gudang

16 data pengadaan

Gambar 3.14. DFD level 1 Maintenance Data

3.4.5 DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk

Subsistem ini terdiri dari subproses monitoring distribusi pupuk, proses pengadaan stock, proses delivery order. Subsistem proses pengadaan pupuk adalah proses pengadaan stock pupuk dari pusat ke pelabuhan, dimana stock pupuk ini di angkut oleh kapal. Di proses ini terdiri dari proses pengecekan stock di pelabuhan sebelum di distribusikan ke gudang lini II dan III. Data master yang mengakses proses ini adalah tabel pupuk, kategori_pupuk, gudang, kapal, ekspeditur. Jika stock gudang lini II dan III penuh maka stock yang sisa akan di simpan dalam tabel sisa. Jika gudang tidak penuh maka sistem akan melakukan proses penginputan data pupuk yang akan di distribusikan ke gudang lini II dan III kemudian disimpan dalam tabel SPAP dan detail_SPAP. Kemudian data itu di proses kedalam proses distribusi pupuk lini II dan III beserta data delivery order.

Proses delivery order sendiri yaitu proses untuk melakukan pemesanan pupuk yang dilakukan oleh distributor. Data master yang mengakses proses ini adalah tabel distributor, gudang, pupuk, kategori_pupuk. Tentunya proses ini berhubungan dengan proses pengadaan stock pupuk. Data delivery order akan disimpan dalam tabel DO dan detail_DO. Informasi status pengadaan stock di gudang dan pemesanan pupuk berada pada proses distirbusi lini II dan III yang nantinya merupakan output untuk dijadikan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.15

dt surat jalan dt rampung bongkar dt rampung muat

data pengadaan stock gudang

[data pengadaan]

dt stock pengadaan per bulan

[dt ramal] [data stock]

[data pengadaan stok] dt sisa cabang

dt sisa pusat

dt pengadaan dt detail pengadaan dt pengadaan pusat

dt pengadaan pusat

dt detail pengadaan dt pengadaan [dt gudang]

[dt detail DO]

[dt kategori] [dt pupuk]

[dt permintaan pupuk]

data delivery order

[dt ekspeditur] [dt DO] [dt kapal] [dt distributor] [data SPAP] [data DO] [data pemesanan]

[data permintaan distribusi]

[data pengadaan] Gudang distributor 6 distributor 4 kapal 7 Pengadaan 10 DO Maintenance Data 2.1

monitoring pengadaan stock

2.3

perhitungan distribusi prediksi stock 2.2

monitoring delivery order

5 ekspeditur 2 pupuk

3 kategori pupuk

11 detail DO

8 _Pengadaandetail

9 pengadaan pusat 1 gudang

12 sisa pusat

13 sisa cabang

Laporan

15 ramal stock 14 stock pengadaan per bulan

16 data pengadaan

2.4

proses pembuatan surat jalan 17 rampung muat

18 rampung_bongka_r

19 surat jalan

Gambar 3.15. DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk

3.4.6 DFD level 1 Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan sistem ini menghasilkan 3 buah laporan yaitu laporan pengadaan stock, laporan distribusi pupuk ke gudang lini II dan III,

123

Tabel 4.8 Perhitungan Rasio yang disesuaikan

1 2 3 4

97.923 120.394

72.042 85 109 131

77.767 118.792 114.328 88.165

128.055 88 75.946 97

123.508 91 88.969 98

132.727 80 98.732 34

90 130.227 143 74.859

93 101.727 124 66.514

107 120.692 54

Total

S 103.01 101.93 100.65 88.74 394.33

S (disesuaikan) 104.5 103.4 102.1 90.02 400.02 Rata-rata kw artal

Rasio Angka Aktual dengan rata-rata bergerak per kw artal

Langkah berikutnya menghitung trend, untuk data pada tabel 4.7 fungsi linier memadai untuk trend ini. Parameter a dan b untuk garis trend linier dapat diperkirakan dengan menggunakan regresi sederhana. Setelah dilakukan perhitungan diperoleh

Untuk nilai trend setelah dihitung dengan rumus persamaan regresi sederhana di atas adalah :

Tabel 4.9 Hasil Perhitungan Trend(T) dan siklus (C)

485267.666 0.2

485261.984 0.15

485256.302 0.2

485250.62 0.2

485244.938 0.2

485239.256 0.2

485233.574 0.12 485227.892 0.12

485222.21 0.2

485216.528 0.2

485210.846 0.2

124

Siklus diperoleh dari membagi rata-rata bergerak dengan nilai trend yang bersangkutan dengan menggunakan rumus pada persamaan (2-6). Kemudian untuk menghitung ramalan (F) berikutnya di gunakan rumus (2-1), seperti berikut:

Setelah dilakukan perhitungan berdasarkan hasil data historis pengadaan tahun 2008,2009, dan 2010 sesuai lampiran 6 dan 7 dibelakang, maka diperoleh data prediksi pengadaan tahun 2011.

Tabel 4.10. Data Hasil Perhitungan Prediksi tahun 2011 Januari 101.420,944

Februari 75.264,133

Maret 99.089,336

April 87.364,521

Mei 101.416,2

Juni 50.173,74

Juli 49.542,34

Agustus 87.341,021

September 101.411,442 Oktober 100.342,778 November 99.080,055 Desember 87.336,929

125

Gambar 4.42. Monitoring Pengadaan Cabang Setelah di Prediksi

Menurut hasil dari perhitungan dengan metode dekomposisi dengan membandingkan data historis tahun 2011 yang ada pada lampiran 8 dibelakang diperoleh untuk evaluasi hasil secara tahunan diperoleh persentase 97.23% dari hasil membandingkan total tahun 2011 dengan hasil perhitungan prediksi 2011. Perhitungan prosentase tahunan yang di peroleh :

Hasil perhitungan prediksi tahunan yang diperoleh memberikan hasil yang bagus dengan hasil prosentase yang cukup tinggi.

Untuk hasil bulanan dengan membandingkan setiap bulan hasil perhitungan prediksi dengan data bulanan tahun 2011 diperoleh persentase rata-rata 98.3%. Secara keseluruhan hasil perhitungan prediksi pengadaan untuk beberapa bulan memperlihatkan nilai yang lebih banyak dari hasil data tahun 2011, walaupun ada bulan tertentu hasil perhitungannya dibawah dari hasil tahun 2011 seperti contoh pada bulan maret, hal ini jika terjadi kekurangan stok pada bulan tersebut dapat mengambil pengadaan bulan sebelumnya yang mengalami kelebihan sehingga kekurangan stok dapat diatasi.

126 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Secara umum Sistem informasi monitoring ini dapat melakukan prediksi pengadaan untuk tahun berikutnya sebagai bahan evaluasi untuk pengambil keputusan yang ditujukan kepada kepala pengadaan dan distribusi, selain itu sesuai dengan tujuannya kesimpulan adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi monitoring stok pupuk yang telah dibuat mampu memberi informasi status stok pengadaan pupuk di gudang cabang dan daerah supaya tidak terjadi kekurangan pupuk dengan hasil prediksi pengadaan tahunan sebesar 1.039.783,44 kg dengan perbandingan persentase 97.23% terhadap data asli tahun 2011.

2. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi monitoring pupuk yang di buat mampu membantu karyawan bagian gudang dalam membuat laporan SPAP, DO, Pengadaan kapal.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

1. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi yaitu aplikasi ini dapat ditambahkan proses akutansi yang berhubungan dengan biaya pengadaan atau penjualan.

2. Sistem dapat dikembangkan dengan menambahkan perhitungan biaya angkut atau biaya pengadaan di masing-masing gudang.

127

DAFTAR PUSTAKA

Dhewanto, Wawan dan Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika Bandung.

Gaspersz, Dr. Vincent. 2004. Production Planning And Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

Hassian, Liaquat, Patrick, John David, and M.A Rashid. 2002. Enterprise Resource Planning : Global Opportunities & Challenges. Idea Group Publishing

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman WEB Dinamis menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi Offset.

Kendall, K. E. & Kendall, J. E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 1. Jakarta: PT. Prenhallindo.

L. Dunn, Cheryl, Cherrington , J. Owen, and S. Hollander, Anita. 2005 . Enterprise Information System : A Pattern – Based Approach Third Edition. US : McGraw-Hill Companies.

Makridakis, Spyros, dan Wheelwright, Steven C. 1994. Metode-Metode Peramalan Untuk Manajemen, Edisi Kelima. Jakarta : Binarupa Aksara.

Marlinda, Linda, S.Kom. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Miranda, S.T, dan Tunggal, Amin Widjaja, Ak, MBA. 2005. Manajemen Logistik

128

Martin, J. Andre. 1995. DRP: Distribution Resource Planning. New York: Jhon Wiley and Sons.

Olson, David L. 2002. Managerial Issues of Enterprise Resource Planning System. McGraw-Hill International Edition

Pujawan, I Nyoman. 2005. Supply Chain Management. Surabaya : Media Kreasi Grafika.

Rangkuti, Freddy. 1995. Manajemen Persediaan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Republik Indonesia. 2011. Peraturan Menteri Pertanian Tahun 2011 tentang kebutuhan dan harga eceran tertinggi (HET) pupuk bersubsidi untuk sektor

pertanian tahun anggaran 2011. Lembaran Negara RI Tahun 2011, No. 06.

Sekretariat Negara. Jakarta.

Suprianto, Dodit. 2008. Buku Pintar Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media.

Sutarman. 2003. Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan Mysql. Yogyakarta : Graha Ilmu

______(2012).phpmyadmin.fromhttp://www.phpmyadmin.net/home_page/index.p hp, diakses tanggal 26 Maret 2012 pada jam 20.30.

______(2012).Webserver.Fromhttps://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:San K3ojO32IJ:www.stmikpontianak.ac.id/admin/upload/web-server.pdf, diakses tanggal 26 Maret 2012 pada jam 21.54.