Etika Mengirimkan E-mail

5. Etika Mengirimkan E-mail

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail juga harus mematuhi etika- etika agar komunikasi yang dilakukan berjalan dengan baik. Komunikasi yang tidak disertai dengan etika akan menyebabkan tujuan komunikasi tidak tercapai. Bentuk komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang kita kenal selama ini. Komunikasi biasa mempunyai etika sendiri, demikian juga berkomunikasi dengan menggunakan e-mail. Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita terapkan adalah sebagai berikut.

a. Salam pembuka Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung

penerima e-mail.

b. Perkenalkan diri Jika orang yang kita kirimi e-mail adalah orang yang tidak kenal

dengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu.

c. Langsung ke pokok permasalahan Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan. Oleh

karena itu, usahakan agar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak perlu terlalu panjang

d. Jawablah semua pertanyaan Jika kita membalas e-mail, usahakan agar semua informasi yang

ditanyakan kita jawab. Bila kita tidak tahu, jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa tidak diperhatikan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi.

e. Lakukan pengeditan Sebelum mengirim e-mail, kita sebaiknya mengedit kembali tulisan e-

mail kita. Kalimat yang tidak sesuai atau kesalahan dalam penulisan yang kita biarkan dapat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima e- mail.

f. Gunakan subjek yang sesuai Subjek atau judul yang sesuai dengan isinya akan memudahkan

penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena

Bab 6: Penerapan Aplikasi Internet Bab 6: Penerapan Aplikasi Internet

g. Jangan melakukan spam Mungkin saja kita tidak sengaja melakukannya. Banyak orang tidak

menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat e-mail yang mereka peroleh dari forwarded e-mail, kemudian menggunakannya tanpa permisi. Hal ini termasuk bentuk spam.

h. Jangan melampirkan file yang tidak perlu Sering kali kita lupa menghapus file attachment pada saat memforward

atau mereply e-mail. File tersebut akan membuat kotak penerima e-mail menjadi penuh.

i. Gunakan huruf besar seperlunya Dalam penulisan e-mail, kita tidak boleh menggunakan huruf besar

semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak, oleh karena itu gunakan huruf besar seperlunya saja.

j. Jangan terbawa emosi Jika kita menerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan

membalas saat itu juga. Kita perlu memikirkan maksud sebenarnya. Kita sebaiknya menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya. Hal itu akan membuat emosi kita mereda. Dengan demikian, kita dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin.

Konsep e-mail sama dengan pengiriman surat melalui pos. Masing- masing orang mempunyai kotak pos sendiri dengan alamat tersendiri. Kita tinggal mengirimkan surat ke kotak pos tertentu dengan alamat tertentu pula. Kemudian si penerima akan membuka kotak posnya dan menemukan surat yang kita kirim. Demikian juga e-mail, masing-masing orang mempunyai alamat e-mail sendiri-sendiri. Jika kita ingin mengirimkan e-mail, kita tinggal mengirimkan ke alamat e-mail orang tersebut. E-mail kita akan ditemukan ketika orang tersebut masuk ke kotak e-mailnya. Dilihat dari layanan yang diberikan, ada tiga jenis email yang digunakan saat ini, yaitu POP Mail, E-mail berbasis web, dan E-mail forwarding.

a. POP Mail POP mail adalah e-mail yang diterima melalui internet service pro-

vider yang menjadi langganan kita. Kelebihan POP mail adalah dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung ke internet). Mengecek e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan komputer ke internet, kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan hubungan dengan internet. Setelah itu, kita dapat membaca satu per satu e-mail yang diterima. Setelah membaca dan membuat balasan, kita dapat menghubungkan kembai komputer ke internet dan kemudian mengirimkan balasan e-mail yang sudah dibuat. Dengan cara seperti ini,

Teknologi Informasi dan Komunikasi IX Teknologi Informasi dan Komunikasi IX

Untuk mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan mengirim- kan balasannya, kita harus mempunyai program client mail, seperti Eudora atau Microsoft Outlook Express di komputer yang digunakan. Agar program itu dapat digunakan, kita harus melakukan pengaturan di program tersebut terlebih dahulu.

Kekurangan dari POP Mail adalah kita tidak dapat membuka e- mail dari sembarang tempat. Jika ingin melakukannya di komputer lain, terlebih dahulu kita harus melakukan pengaturan ulang. Selain itu, jika kita menggunakan akses internet yang perhitungan biayanya berdasarkan besar file yang didownload, bukan berdasarkan lama koneksi, biaya yang dikeluarkan akan lebih besar.

b. E-mail berbasis web E-mail berbasis web adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh

website penyedia jasa layanan e-mail, seperti yahoo, hotmail, bolehmail, lovemail, plasa.com, dan lain-lain. Layanan e-mail jenis ini biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan. Ini merupakan kelebihan dari e-mail berbasis web. Selain itu, kita dapat mengecek e-mail dari mana saja.

Kekurangan dari e-mail jenis ini adalah kita dapat membaca e-mail hanya dalam kondisi online, sehingga membutuhkan biaya koneksi ke internet yang lebih besar. Walaupun demikian, beberapa website penyedia jasa layanan e-mail juga disertai dengan fasilitas POP3.

c. E-mail forwarding E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail

yang diterimanya ke alamat email yang lain. E-mail jenis ini bermanfaat bagi orang yang suka ganti-ganti alamat e-mail.

Kelebihan e-mail forwarding adalah kita dapat menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguhnya. Selain itu, bila kita mengganti alamat e-mail, kita tidak perlu memberi tahu alamat e-mail yang baru. Kita cukup memberikan alamat e-mail forwardingnya.

Kekurangan e-mail jenis ini adalah karena hanya bersifat perantara dan hanya meneruskan e-mail yang diterima ke alamat lain, e-mail tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat e-mail yang sesungguhnya.