SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DAERAH
Penggunaan pertama muncul tahun 1971 dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalam UU ini ditetapkan bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan
masyarakat luas. Begitu juga UU ini mengatur tentang penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan
arsip diluar lingkungan pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swasta terutama institusi usaha. Bagi kalangan usahawan informasi yang dimuat dalam arsip
sebagai laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya UU No. 8 tahun 1997 oleh
pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.
II. Tujuan dan Kegunaan Program Secara Umum
Pelaksanaan otonomi daerah telah mendorong lahirnya pengaturan atas perubahan - perubahan yang dimaksud dan mempersiapkan segala sesuatunya baik yang menyangkut
aspek kelembagaan, kesiapan Sumber Daya Manusia maupun aspek administrasi
pemerintahannya secara menyeluruh. Dalam kerangka subtansi kegiatan agenda surat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan pelaksanaan kegiatan pemerintahan dalam rangka tata
tertib administrasi untuk mengatur Tata Naskah Dinas baik surat masuk maupun surat keluar. Perangkat yang ada masih menggunakan sistem manual, sehingga pimpinan hanya sedikit
dapat memperoleh informasi dan kurang akurat. Karyawan bagian agenda atau kearsipan kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama untuk melacak dan menyajikan informasi
tentang keberadaan surat masuk maupun surat keluar, apakah surat tersebut memerlukan jawabantanggapan atau tidak, telah dijawabditanggapi atau belum oleh unit kerja yang
terkait. Kesulitan mencari arsip dengan pendekatan sifat, klasifikasi, golongan, subgolongan, No Agenda, materi surat perihal, tanggal surat, pengirim, penerima, dan retensi surat.
Terdapatnya kesalahan penomoran surat, dan ruang penyimpanan dokumen surat menyurat dari waktu ke waktu menjadi lebih besar dan bertambah. Sistem Informasi Kearsipan Daerah
yaitu aplikasi
yang telah dirancang khusus untuk mengatasi dan membantu dalam manajemen agenda surat dan kearsipan yang didesain untuk agenda surat instansi Kantor Departemen,
Kantor Pemda, Kantor PemkabPemkot dan instansi pemerintah lainnya
III. Fitur Program Arsip Software Features :
Setting Identitas Kantor Pengguna
Master Data Pegawai
Master dan Setting Komputer Client
Master Index Surat
Master Subject surat
Penanganan Surat Masuk :
1. Input Surat Masuk data surat dan Image 2. Data informasi surat masuk dan pembuatan disposisi
Berfungsi untuk : Untuk membaca surat masuk
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DAERAH
3. Data informasi disposisi dan pembuatan jawaban laporan disposisi Berfungsi untuk :
Membaca disposisi Membaca srt masuk yg terkait dengan disposisi
Membuat dan mengirim jawaban disposisi
4. Daftar Informasi jawaban Laporan disposisi Berfungsi untuk : mengetahui disposisi mana saja yg sudah diproses
5. Rekapitulasi Arsip Surat Masuk 6. Rekap Disposisi Surat Masuk
Penanganan Surat Keluar :
1. Input Surat Keluar data surat dan Image 2. Rekapitulasi Arsip Surat Keluar
Retensi Surat Masuk :
1. Setting Retensi Berkala Otomatis 2. Input Retensi Pilihan Kondisional
3. Penilaian Status Dokmen Dimusnahkan,Permanen,Dinilai Kembali 4. Rekapitulasi Retensi
Rekapitulasi Surat berdasarkan Subyek Surat
III. Uraian Fungsi Fitur Program
