Pelaksanaan Sistem Kearsipan Di Smk Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan

Skripsi

Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S. Pd.)

Oleh:

Raod Kamaludin

108018200066

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2013 M/1434 H

DI SMK ISLAMIYAH CIPUTAT TANGERANG SELATAN

Skripsi

Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S. Pd.)

Oleh:

Raod Kamaludin

108018200066

Di bawah Bimbingan

Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.

NIP. 196710202001122001

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2013 M/1434 H

Skripsi berjudul Pelaksanaan Sistem Kearsipan Di SMK Islamiyah Ciputat

Tangerang Selatan disusun oleh Raod Kamaludin, NIM. 108018200066,

Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Telah melalui proses bimbingan dan dinyatakan sah sebagai karya ilmiah yang berhak untuk diujikan pada sidang munaqasah sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh fakultas.

Jakarta, 25 Juli 2013

Yang Mengesahkan

Pembimbing

Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.

NIP. 196710202001122001

Ciputat Tangerang Selatan” disusun oleh Raod Kamaludin, NIM

108018200066, diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dan telah dinyatakan lulus dalam Ujian Munaqosah hari , tanggal , di hadapan dewan penguji. Karena itu, penulis berhak memperoleh gelar Sarjana S1 (S.Pd) dalam Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam.

Jakarta, 03-09-2013 Panitia Ujian Munaqosah

Ketua Jurusan KI - Manajemen Pendidikan

Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed. M.Phil. ………… ……….

NIP. 19560530 198503 1 002

Ketua Prodi Manajemen Pendidikan

Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. ………… ……….

NIP. 19650717 199403 1 005 Penguji I

Drs. Ali Nurdin, M.Pd. ... ... NIP. 19550601 198103 1 005

Penguji II

Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. ………… ……….

“Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang

Selatan” yang disusun oleh Raod Kamaludin dengan NIM: 108018200066

Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, telah diuji kebenarannya oleh dosen pembimbing skripsi pada tanggal 25 Juli 2013.

Jakarta, 25 Juli 2013

Pembimbing Skripsi

Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.

NIP. 196710202001122001

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Raod Kamaludin

Tempat Tanggal Lahir: Bogor, 24 November 1989

NIM : 108018200066

Jurusan/Prodi : KI - Manajemen Pendidikan

Fakultas : Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Judul Skripsi : Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan

Pembimbing : Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar strata satu (S1) di UIN syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau

merupakan jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Raod Kamaludin NIM: 108018200066

Motto Sukses

“

selalu berusaha untuk mencapai bahagia

dengan disertai doa dan motivasi kedua orang tua”

i

Islamiyah Ciputat Skripsi di bawaah bimbingan Ibu Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. Jurusan Kependidikan Islam. Prodi Manajemen Pendidikan. Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2013.

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tentang pelaksanaan sistem kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan. Penelitian ini telah dilaksanakan pada bulan Maret - Juni 2013 di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tekhnik pengambilan sampel yaitu pirposive sampling atau sampel bertujuan. Instrumen penelitian yang digunakan adalah wawancara dan angket. Hasil yang ditemukan dalam penelitian ini bahwa secara umum pelaksanaan sistem kearsipan yang meliputi proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik.

Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan di SMK Islamiyah dalam proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, meskipun masih ada yang harus ditingkatkan lagi dalam hal penyimpanan proses pemeliharaan arsip

Dengan demikian pelaksanaan sistem kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat sudah baik dan perlu ditingkatkan lagi.

ii

Waruwu, M.Pd. Department of Islamic Education . Management Education Program stud. Faculty of Tarbiyah and Teaching . State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta 2013.

This study aims to describe the implementation of the archival system in vocational Islamiyah Chester South Tangerang . This study was conducted in March-June 2013 in the Vocational Islamiyah Chester South Tangerang . The method used is descriptive method with qualitative approach . Sampling technique that aims pirposive sampling or sample . Research instruments used were interviews and questionnaires . Results found in this study that the general implementation of archival system which includes the process of recording and distributing mail , storage , recovery , maintenance , depreciation , removal and destruction of records was good .

These results indicate that the system implementation is done in vocational archival Islamiyah in the process of recording and distributing mail , storage and retrieval of records , maintenance , depreciation , removal and destruction of records has been well and adapted to the needs of the school , even though still to be improved further in terms of storage archive maintenance process.

Thus the implementation of the archival system in vocational Islamiyah Chester is good and needs to be increased again.

iii

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta taufiq kepada penulis, sehingga dengan tangan ini masih mampu menorehkan kata demi kata untuk menjadi sebuah karya bermakna yang berjudul “Pelaksanaan Seleksi Sistem

Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangsel”. Tidak lupa pula shalawat beserta

salam semoga tercurahkan kepada baginda Rasulullah SAW yang telah membawa kita menuju arah yang insyaallah dimuliakan oleh Allah SWT.

Selama penyusunan skripsi ini dan selama penulis belajar di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, penulis mendapatkan banyak ilmu, pengalaman, motivasi serta bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ibu Dra. Nurlena Rifai, MA, Ph.D, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Drs. Rusydy Zakaria, M. Ed, M. Phil. Ketua Jurusan Kependidikan Islam. 3. Bapak Drs. Muarif SAM, M.Pd, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan. 4. Ibu Dra. Nurdelima Waruru MPd, selaku dosen pembimbing, yang telah banyak

membantu dan meluangkan waktunya untuk memberikan arahan serta nasihat yang memotivasi penulis, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 5. Seluruh dosen dan Staff Jurusan yang telah berjasa memberi ilmu serta

bimbingannya kepada penulis selama masa perkuliahan.

6. Segenap pengelola Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiah dan Keguruan, yang telah memberikan pelayanan, fasilitas kepada penulis dalam mencari data-data pustaka.

7. Kepala sekolah SMK Islamiyah Bapak Mulyono, M.Pd, Bapak Rahmat Budianto SE selaku kepala Tata Usaha SMK Islamiyah dan seluruh Guru SMK yang sudah mau memberikan informasi terkait dengan pelaksanaan sistem kearsipan.

iv

9. Seluruh keluarga besar yang telah memabntu dan memberi dukungan, baik moril maupun materil.

10.Teman-teman angkatan 2008-2009 KI-Manajemen Pendidikan khususnya Kelas B, teman-teman; Rizki Romadon, M. Subki, Heru Purnomo, Bangkit Erlangga, , Gunawan, Andhi Raihan, teh Riska dan Ibu Tini yang telah berpartisipasi dan memotivasi saya untuk menyelesaikan skripsi ini.

11.Teman-teman Alumni 2008 SMAN 1 Jasinga-Bogor.

12.Semua pihak yang telah membantu untuk menyelesaikan skripsi ini, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu, namun tidak mengurangi rasa hormat penulis. Semoga Allah membalas amal ibadah serta dianugrahi keberkahan. Amin,

Skripsi yang sangat sederhana ini tentunya masih belum sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat kontruktif penulis harapkan. Penulis juga berharap semoga karya tulis ini bermanfaat bagi diri pribadi khususnya dan para pembaca umumnya. Akhirnya hanya kepada Allah jua segala sesuatunya penulis kembalikan.

Jakarta, 18 Juli 2013

v LEMBAR PENGESAHAN

PERSETUJUAN PEMBIMBING PENGESAHAN PENGUJI

ABSTRAK ... ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah... ... 1

B. Identifikasi masalah ... 4

C. Pembatasan Masalah... ... 5

D. Perumusan Masalah ... 5

E. Manfaat penelitian ... 5

BAB II KAJIAN TEORI

A. Hakikat Arsip 1. Pengertian Arsip... ... 6

2. Jenis Arsip.... ... 8

3. Peranan Arsip... ... 10

4. Fungsi Kearsipan ... 11

B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan... 12

1) Penciptaan Arsip... 13

2) Pencatatan dan Pendistribusian Arsip... 15

vi

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian ... .... 39

B. Metodologi Penelitian ... .... 40

C. Sumber Data/Informan ... .... 40

D. Teknik Pengumpulan Data ... .... 40

E. Teknik Analisa data ... .... 45

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Latar Belakang SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan ... .... 47

1. Sejarah Singkat SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan... 47

2. Visi Dan Misi Smk Islamiyah Ciputat... 48

3. Profil Singkat Pegawai Tata Usaha... 53

B. Deskriptif dan Analisis Data... 55

1. Deskriptif Data... 55

2. Analisis Data... 65

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 78

B. Saran ... 79

vii

No Nama Tabel Hal

1 Jadwal Penyusunan Skripsi 39

2 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Tata Usaha 42

3 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Kepala Sekolah 43

4 Kisi-kisi Angket Guru 44

5 Data Guru 53

6 Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan 56

7 Pegawai tata usaha membuat catatan yang lengkap 57

8

Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam

membuat catatan yang lengkap..

Pegawai tata usaha dapat mengklasifikasi surat dengan rapih 57

9 Pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan 58

10

Pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis,

sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. 58

11 Pegawai tata usaha mampu menata arsip dengan cepat. 59

12

Pegawai tata usaha menggunakan komputer untuk mempercepat tugas

dalam sistem kearsipan 59

13 Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan arsip 60 14 Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan 60

15 Tata usaha mampu memelihara arsip yang ada 61

16

Tata usaha sering mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang

hilang. 61

17

Saya memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip

tidak penting 62

18 Kepala tata usaha selalu memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya 63 19

Saya mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat

masalah kearsipan 63

20

Saya memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses

pemeliharaan arsip 64

21

Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan

pendapat tentang kearsiapan 64

viii

Lampiran 1 : Pedoman Wawancara

Lampiran 2 : Hasil Wawancara Lampiran 3 : Pedoman Angket Lampiran 4 : Lembar Uji Referensi

Lampiran 5 : Surat Permohonan Bimbingan Skripsi Lampiran 6 : Surat Bimbingan Skripsi

Lampiran 7 : Surat Permohonan Izin Penelitian

Lampiran 8 : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Lampiran 9 : Contoh Formulir

Lampiran 10 : Contoh Surat

Lampiran 11 : Surat Pernyataan Karya Sendiri Lampiran 12 : Biodata Penulis

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu kegiatan organisasi pemerintahan maupun pendidikan diperlukan adanya sistem kearsipan yang baik agar dapat membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, baik untuk keperluan intern maupun ekstern. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.The Liang Gie mempertegas peranan kearsipan sebagai alat pengingat tersebut dengan sebuah motto yang berbunyi “People Forget, Records Remember” (orang bisa lupa, arsip selalu ingat).1Motto tersebut memberikan intisari mengenai betapa pentingnya peranan arsip dalam kehidupan masyarakat sejak dulu sampai sekarang.

Pada era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemanfaatan arsip akan lebih

1

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), cet. 7, hal. 116

meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka.2

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya.untuk itu dipandang perlu untuk segera meningkatkan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna dengan cara memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.3

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971tentang: “KEARSIPAN”, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.4

Dari penjelasan tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun pendidikan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

Idealnya, sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain

2

http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem%20Komputasi%20Kearsipan

3

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989),

4

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 3

dari keberhasilan suatu Sistem juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan/diperlukan kembali.

Oleh karena itu, seorang yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar, teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar,karena fungsi dari Sistem kerasipan adalah untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan. Kecendrungan-kecendrungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat memperburuk keadaan yang pada akhirnya menghambat tercapainya tujuan organisasi yang telah diterapkan, baik secara mikro maupun makro.

SMK Islamiyah Ciputat merupakan salah satu lembaga yang menyelenggarakan aktifitas pendidikan secara formal bertanggung jawab dalam peningkatan pelayanan administrasi.Namun dalam sistem kearsipannya belum mencapai maksimal, karena masih banyak kelemahan-kelemahan baik dalam hal kurangnya sarana prasarana sistem kearsipan dan kurangnya pengetahuan pegawai tentang bagaimana melaksanaan sistem kearsipannya itu sendiri yang meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Oleh karenanya, Sistem kearsipan sebagai pendukung dalam peningkatan pelayanan tersebut merupakan faktor yang tidak luput dari perhatian.

Dalam pelaksanaannya, SMK Islamiyah mempekerjakan beberapa orang pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan administrasi perkantoran di SMK Islamiyah’.Latar belakangpegawai tata usaha yang merangkap sebagai pegawai arsiparis yang bukan dari disiplin ilmu kearsipan,

tetapi hal ini tidak mempersulit pengelola administrasi karena disekolah ini sering diadakan pelatihan-pelatihan untuk mengembangkan kemampuan para pegawai kearsipan ini.

Dari uraian-uraian di atas, maka penulis menyusun skripsi dengan judul

“Pelaksanaan Sistem Kearsipan diSMK Islamiyah Ciputat Tangerang

Selatan”.

B. Identifikasi Masalah

Peneliti mengidentifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas tentang:

1. Kurangnya pengetahuan pegawai tata tentang SistemKearsipan.

2. Kurangnya Sarana-prasarana (alat dan tempat) yang menunjang sistem kearsipan.

3. Kurangnya upaya-upaya dalam pemeliharaan arsip 4. Kurangnya perhatian terhadap proses penyusutan arsip

5. Kurangnya perhatian dari pihak sekolah terhadap pemusnahan arsip

C. Pembatasan Masalah.

Dalam penelitian ini agar tidak terlalu meluas, maka peneliti membatasi

masalah tentang “Pelaksanaan SistemKearsipan di SMK Islamiyah”, yang mencakup pelaksanaan fungsi-fungsi Sistem kearsipan meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

D. Perumusan Masalah.

Dalam penelitian ini, peneliti merumuskan masalah tentang “Bagaimana proses Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang

Selatan?”.

E. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Secara praktis, hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan masukan atau kontribusi yang berarti bagi lembaga pendidikan khususnya pegawai tata usaha dalam Sistem arsip.

2. Secara teoritis, hasil penelitian ini diharapkan bisa mengembangkan kajian ilmu pendidikan mengenai Sistem arsip.

BAB II

KAJIAN TEORI DAN KERANGKA BERFIKIR

A. Hakikat Arsip

1. Pengertian Arsip

Menurut Hadi Abu Bakar, istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive, berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata“arche” berkembang menjadi kata “ta archia”yang berarti catatan.5

Lebih lanjut Handi Haryadi menyebutkan bahwa Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang kemudian berubah menjadi ta archia, lalu berubah lagi menjadi Archeon. Arche berarti permulaan, cacatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan Archea dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa indonesia, Arsip merupakan tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.6

5

Hadi Abu Bakar ,Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, (Djambatan: Jakarta, 1996), Cet Ke- 2, hal. 8

6

Haryadi Hendi, Administrasi Perkantoran, (jakarta:Visi media, 2009), hal. 42

Pengertian Arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam

Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang: “KETENTUAN-KETENTUAN

POKOK KEARSIPAN” yang pada BAB 1 Pasal 1 berbunyi sebagai

berikut, Arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa.7

Yang dimaksud naskah-naskah yang dibuat dalam bentuk corak apapun dari suatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat atau didengar seperti halnya rekaman, film dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang di himpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sedangkan yang dimaksud dengan badan-badan pemerintahan yakni seluruh aparatur pemerintahan, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah dan badan-badan pemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu undang-undang dikeluarkan.8

Wursanto mengemukakan pengertian arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak-tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap

7

Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2001), hal. 185

8

Ig. Wursanto, Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan , (Yogyakarta: Kanisius,1991), Cet-1, hal. 23

kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan9.

Dari beberapa teori di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen atau kumpulan warkat, surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya, yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Dengan demikian maka kearsipan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan dokumen(arsip), baik arsip dinas, maupun arsip pribadi yang disimpan secara statis sehingga jika diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dan kearsipan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

2. Jenis Arsip

Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

a. Arsip otentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari

9

isi surat bersangkutan. Arsip otentik dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik

Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotocopy, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.10

Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu:

a. Arsip dinamis

Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

b. Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.11

Masih pendapat yang sama, Basir Barthos membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu:

10

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 3-4

11

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 2

a) Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

b) Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.12

Berdasarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam penyelenggaraan administarsi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.

3. Peranan Arsip

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai

“pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat

diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan

perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan

kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban dan pengendalian setepat-tepatnya”.13

12

Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 4

13

Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 2

Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan “suatu ingatan

dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan program pengembangan dari organisasi yang

bersangkutan”.14

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan, organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuta keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.

4. Fungsi Kearsipan

Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya arsip menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari.15

Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut:

a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari siatu organisasi/kantor.

14

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), cet. 7, hal. 116

15

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 2

b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kurang dipergunakan sehingga penemuannya yang masih cepat masih dapat ditawar atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.16

Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumen-dokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan. Untuk arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor, karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan

Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sistem kearsipan yang baik agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut

meliputi siklus :kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati.17

16

A. W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986) Cet. 4, hal. 101-102

17

Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam organisasi, maka pekerjaan atua kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut sebagai Sistem kearsipan. Jika Sistem kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan surat-surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan membuat laporan.

Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan adalah proses pengurusan yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan Sistem kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien.

Pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu kegiatan administrasi itu mencakup pelaksanaan fungsi-fungsi sistem kearsipan yang meliputi proses penciptaan arsip, pencatatan dan pendistribusian arsip, penyimpanan dan penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan serta pemusnahan arsip.

1. Penciptaan Arsip

Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebaginya.

Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan, sehingga dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar.

Formulir adalah salah satu bagian dari jenis arsip yang penting dan sangat erat kaitannyadengan Sistem kearsipan secara keseluruhan. Sekitar 30% dari seluruh arsip yang tercipta terdiri dari formulir. Salah satu unsur keterkaitan formulir dengan Sistem kearsipan khususnya terletak pada aspek penyimpanannya (filing). Baik yang berkaitan dengan kemudahan untuk penyimpanannya, ketepatan penggunaan peralatan penyimpanan, maupun yang berkaitan dengan kualitas arsip. Dalam banyak hal masalah yang dihadapi dalam merancang formulir adalah karena kurang diperhatikannya aspek kearsipan dan bagaimana formulir yang dirancang mempengaruhi dalam penyimpanannya. Misalnya dalam penetapan ukuran formulir tidak dikaitkan dengan alat yang digunakan untuk menyimpan. Ukuran formulir yang terlampau besar dari folder atau laci filing cabinet akan menyulitkan dalam penyimpanannya. Formulir dengan ukuran besar ini sering diketemukan pada pengurusan keuangan dan kepegawaian.

Tujuan dari merancang formulir adalah :

a. Untuk menjamin formulir yang dirancang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan.

b. Untuk menjamin kesederhanaan formulir.

c. Untuk mendesain layout (tata letak) formulir sehingga mudah pengisiannya.

d. Untuk menghemat waktu dalam memahami formulir.

e. Untuk menjamin kemudahan dan kecepatan dalam pengisian formulir.

f. Tercapainya keseragaman dan standarisasi formulir.

g. Penghematan biaya dalam pembuatan

formulir.18

2. Pencatatan dan Pendistribusian Arsip

Pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip. Dalam proses pencatatan dan pendistribusian ini terdapat prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar.

1) Prosedur pengurusan surat masuk

Adapun prosedur atau sistem pengurusan surat di kantor tergantung pada sistem administrasi kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan. Pada dasarnya masih banyak dijumpai sistem yang berbeda dalam berbagai organisasi di kantor.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

(a) Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara:

18

Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hal. 27-29

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim.

3. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

(b) Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:

1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan lainnya dans urat dinas lainnya.

2. Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang berhak.

(c) Pencatatan memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat dengan cara menggarisbawahi kata/kalimat yang dianggap penting.

3. Membubuhkan cap/stempel yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

4. Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut Buku Agenda Masuk (Daily mail record). Petugasnya dinamakan agendaris (Mail Clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

(d) Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

Penyimpanan berkas/arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani sekretaris merupakan berkas/arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren), atau menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

2. Mengindeks. 3. Memberi kode.

4. Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu. 5. Menata arsip.

2) Prosedur pengurusan surat keluar

a) Penggunaan Kartu Kendali Sebagai Buku Agenda

1. Semua surat penting yang akan dikirimkan kepada pihak di luar organisasi, pembuatan konsepnya dilakukan oleh satuan kerja pengolah, berdasarkan persetujuan pimpinan.

2. Surat yang telah siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan.

3. Petugas pengarah melampirkan kartu kendali yang telah diisi, lembar pertama disimpan pada bagian pengarah, lembar kedua dan ketiga dikembalikan ke unit pengolah.

4. Apabila penerima telah menadatangani, maka lembar kedua kembali ke unit pengarah untuk disimpan di bagian arsip.

5. Surat asli disimpan/dikirim oleh unit pengarah, sesuai alamat yang dituju oleh surat tersebut.

b) Penggunaan Buku Agenda Surat Keluar

Pengurusan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern pada umumnya menempuh prosedur yang sama, yaitu:

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat keluar. Kegiatan-kegiatannya adalah sebagai berikut:

1. Konsep dibuat oleh sekretaris/ kepala tata usaha dengan menggunakan blanko lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.

2. Konsep surat harus memenuhi syarat yaitu bersifat formal (dinas), objektif, ringkas dan jelas maksudnya, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya, serta rapi dalam pengetikannya. 3. Setelah dipenuhi persyaratan tersebut konsep surat

harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Sebagai persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko isian lembar konsep.

4. Setelah surat disetujui, kemudian diregistrasikan untuk memberi kode/nomor surat.

(b) Pengetikan

1. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan/penggandaan.

2. Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi kesalahan.

Surat jadi itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatanganinya. (d) Pencatatan

1. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi.

2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar.

3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim. Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman(ekspedisi).

(e) Pengiriman surat

Urusan pengiriman/ekspedisi melaksanakan tugas pengiriman surat keluar. Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dalam sistem tradisional ini (agenda) dipergunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar mempergunakan buku ekspedisi ekstern.

(f) Penyimpanan berkas/arsip surat

Surat yang telah diproses atau ditanggapi dan pertinggal surat keluar yang telah dikirimkan untuk

sementara disimpan oleh sekretaris (urusan arsip), karena berkas tersebut masih bersifat dinamis.19

3. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

a. Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip(Filing System) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Dan karena orang biasanya tidak mungkin dapat mengingat selalu segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat yang harus dimilliki adalah ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya.

Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraanfiling yang dapat dipergunakan, yaitu :

1) Sistem abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat

19

Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Prestasi Pustaka 2011), hal. 37-45

menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar peraturan-peraturan ini dapat ditentuakan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan.Dalam sistem pengarsipan secara alfabetis (menurut abjad), umumnya diberi judul nama orang atau nama organisasi/perusahaan.

2) Sistem subjek

Untuk dapat melaksanakan sistem subjek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalah-masalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek, umpamanya

maslah-masalah di bawah “Kepegawaian”, maslah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu

maslah pokok (subjek) di bawah “keuangan”, dan seterusnya.

Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah (subjek), misalnya : Kepegawaian, Cuti, Kenaikan pangkat, Lamaran, Dsb.

Demikian seterusnya semua pokok masalah dijadikan subjek dan semua masalah-masalah yang berkenaan dengan satu pokok masalah dijadikan sub subjek.

Untuk melaksanakan filing sistem geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada didalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari pelanggan atau nasabah-nasabah yang ada disetiap kota di daerah wilayah itu. Umpamanya :

Indramayu Malang Jakarta

Ahmad Parno Irwan

Bahrun Rahman Karina

4) Sistem nomor

Sistem nomor ini merupakan sistem filing yang tidak langsung, karena sebelummenentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Umpamanya:

Kepegawaian 12

Cuti 12,1

Kenaikan pangkat 12,2

Lamaran 12,3

5) Sistem kronologi

Sistem ini pergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan-bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa

melihat masalah atau perhal surat atau bahan. Selanjutnya juru arsip hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat atau bahan-bahan yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya.

Juru arsip dapat mempergunakan sistem ini untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaliknya juru arsip mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai20.

Dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, tergantung tepat atau tidaknya penggunaan arsip tersebut, dan harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan organisasi atau instansi yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam penemuan kembali dari tempat penyimpanannya secara mudah dan cepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan Sistem arsip.

Dapat disimpulkan bahwa setiap petugas kearsipan hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada dikantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri yang telah disebutkan di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka pastinya Sistem kearsipan tersebut dapat berjalan dengan lancar.

20

Barthos Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, hal. 43-48

2. Penemuan kembali arsip

Menurut Wijaya untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali dokumen atau arsip sangatlah erat hubungan dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.21

Menurut Abu Bakar Hadi tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem penemuan kembali arsip (retrival system) adalah “menemukan informasi yang

terkandung dalam surat atau arsip tersebut”. Penerimaan

kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.22

Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu:

a) Kebutuhan si pemakai arsip harus teliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

b) Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maak disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.

21

Wijaya, A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, Cet. 4, hal. 172

22

Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 74

c) Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat.

d) Harus di dukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang bekerja details tentang informasi. Dari uraian di atas dapat diketahui, bahwa sistem penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Hal ini juga harus di dukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, maka dengan itu arsip akan dapat mudah ditemukan kembali.

4. Pemeliharaan dan PenjagaanArsip

Supaya pemeliharaan dan penjagaan arsip dapat efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut.Dengan demikian mereka selalu menjaga dan mengamankan arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan penjagaan arsip tersebut terdapat beberapa syarat, yakni:

a) Ruang arsip harus bebas dari kesibukan industri, maka ruangan perlu diberi filter untuk menyaring udara.

b) Ruang penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruang kantor Unit Kerja lainnya.

c) Ruang penyimpanan arsip harus diberi AC, alat pengukur suhu udara dan kelembaban.

d) Dalam mencegah atau membasmi serangga perlu diadakan fumigasi.23.

23

Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 78-87.

Sedangkan Penjagaan Arsip menurut Barthos Basir, dapat dilakukan dengan beberapa macam cara, yaitu:

1. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya sehingga sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu dari satu tempat ke tempat lain.

2. Pemeriksaaan ruangan dan sekitarnya

Sedikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan sekitarnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.

3. Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga , Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride.

4. Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada kayu, hendaknya di oles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu.

Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak.

6. Meletakkan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalu yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.

7. Membersihkan arsip

Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenisnya hendaknya dipisahkan.

8. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela dan pintu lebar-lebar.

Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.

9. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak betaburan disana-sini. Susunlah sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.

10.Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunkan perekat kanji.

11.Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar

Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tisue secara lepas.24

24

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet. 6, hal. 50-60.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan penjagaan arsip mencakup dua aspek, yaitu:

1) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip. 2) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan

arsip.

5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Jumlah arsip akan selalu berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertmbahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

a. Penilaian Arsip

Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilai dari berbagai segi, yaitu:

a. Dilihat dari segi umum dan kepentingan bagi organisasi, maka arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

b. Dilihat dari segi kepentingan administrasi perkantoran, ada arsip aktif dan arsip pasif.

c. Dillihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.25

Dengan demikian suatu arsip dapat mempunyai sebuah nilai atau lebih dari kegunaannya, dan tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar arsip akan berakhir kegunaannya setelah jangka waktu penyimpanannya atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.

b. Jadwal Retensi Arsip

Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:

a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif)

b) Jangka waktu lamanya penyimpanan

masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.

Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip.

25

Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.26

Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu Vital, penting, berguna, dan tidak berguna. Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik di file aktif maupun di file inaktif, hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan, seyogianya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan.

Ada 4 (empat) golongan arsip, yaitu:

a) Arsip Vital (persentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian perusahaan.

b) Arsip penting (persentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.

c) Arsip berguna (persentase nilai 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun. Contohnya surat pesanan.

d) Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca.27

26

Kebanyakan kantor membentuk tim tertentu untuk menyusun pedoman Jadwal Retensi dan masalah-masalah kearsipan lainnya. Dengan adanya Jadwal Retensi maka petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.

Menurut Boedi Martono, penyusutan arsip berarti pengurangan arsip dengan cara:

a) Memindahkan arsip In-aktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file In-aktif.

b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.

c) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional R.I.28 Berdasarkan kegiatan pemusnahan hendaklah dilakukan secara periodik dengan berpatokan pada jadwal retensi, arsip-arsip aktif akan dimusnahkan, kecuali untuk arsip In-aktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Lembaga Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan sebagai asset bangsa.

Prosedur pemusnahan pada umumnya melalui langkah-langkah sebagai berikut: “(1) Seleksi, (2) Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar peralatan), (3) Pembuatan berita acara pemusnahan, (4) Pelaksanaan pemusnahan.29

27

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 212-213.

28

Boedi Martono, Penyusutan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), Cet Ke-1, hal. 40

29

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama), hal. 218

Kesimpulan yang didapat dari uraian di atas bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara:

1) Pemindahan arsip In-aktif ke pusat arsip

2) Pemusnahan arsip yang dilakukan unit kerja dan di pusat arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip.

3) Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional.

C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik

Untuk membantu kelancaran dalam Sistem kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan yang baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan Sistem kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip. Untuk pelaksanaan arsip harus baik dan benar. Faktor-faktor kearsipan yang dimaksud adalah:

a. Pegawai kearsipan yang memenuhi syarat

Seorang pegawai, untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memnuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk pegawai tata usaha, umumnya yaitu:

1) Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip.

2) Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yaitu organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. 3) Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

4) Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.

5) Berkepribadian, yaitu: memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasian organisasi.30

Menurut Ig. Wursanto, formasi kearsipan meliputi:

1) Agendaris adalah pegawai yang bertugas membukukan semua surat.

2) Arsiparis adalah pegawai yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi dan melayani arsip apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan.

3) Ekspeditor adalah pegawai yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim dan dicatat dalam suatu buku pengiriman yang disebut buku ekspedisi.

4) Kurir adalah pegawai yang bertugas mengirim atau mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat.

5) Petugas dokumen adalah pegawai yang bertugas dalam hal pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan, dan pengawasan terhadap benda-benda berharga.

6) Petugas pengganda terdiri dari juru ketik, juru stensil dan juru fotocopy.31

Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan Sistem kearsipan harus ditopang dengan adanya pegawai kearsipan yang cakap, agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai harapan. Untuk itu, pegawai kearsipan pun perlu

30

A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986), hal. 103-104

31

Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Tata Usaha, (Jakarta: Pustaka Dian, 1988), Cet. Ke-3, hal. 191

pelatihan dan penataran agar lebih menyempurnakan lagi sebagai fungsinya.

b. Fasilitas kearsipan yang memadai

Fasilitas kearsipan mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu:

1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, Komputer,/ Laptop, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya. 2) Alat-alat penerimaan surat seperti: Bisa lewat online/ email,

bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.

3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan), seperti: file, map ordner, folder, lemari, filing cabine dan sebagainya. 4) Alat-alat lainnya, ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok

soal dan sebagainya.32

Folder adalah tempat arsip, sekat merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, filing cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal, box untuk tempat arsip inaktif dan lain-lain.

Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap organisasi niscaya menyediakan fasilitas tersebut bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada saat diperlukan dengan cepat dan tepat. Selain itu dengan adanya fasilitas yang memadai maka arsip-arsip akan terjaga kebersihannya.

32

A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986), hal. 103

Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik dan modern juga dapat mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip atau Sistem kearsipan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan pencahayaan yang baik. Ruang atau tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis kerusakan arsip.33

Salah satu pekerjaan kantor yang utama adalah mengelola arsip. Arsip dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan suatu organisasi, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Jadi, kalau hendak dirumuskan secara singkat, arsip adalah segala dokumen yang mempunyai mnafaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan.

Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah, agar pencapaian tujuan sekolah dan upaya peningkatan kualitas pendidikan dapat berjalan dengan baik, maka sekolah perlu menyelenggarakan Sistem sekolah dengan baik. Karena kegiatan operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga

33

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama), hal. 196

perlu melaksanakan Sistem kearsipan beserta proses-prosesnya seperti proses perencanaan kearsipan, peralatan penataan arsip, proses penemuan kembali arsip, proses penyusutan dan pemusnahan arsip dan proses pengawasan dan penjagaan arsip. Demikian proses Sistem arsip yang baik yang dilaksanakan dalam upaya peningkatan kualitas pendidikan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A.

Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakn di SMK Islamiyah yang terletak Jl. Kihajar Dewantara No.23 Ciputat, Tangerang Selatan-Banten Tel.(021)7409814 - 7471649. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2012 hingga Juni 2013.

Tabel 1 Jadwal Penyusunan Skripsi

No Penulisan skripsi Des Jan Feb Maret April Mei Juni

1 Proposal Skripsi

2 Seminar Proposal

3 Revisi Proposal

4 Bimbingan Skripsi

5 Penelitian

B.

Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif yaitu untuk menggambarkan, memaparkan, dan mengungkapkan hasil penelitian mengenai Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, secara gamblang sehingga penelitian dapat tergambar secara jelas. Penelitian deskriptif biasanya tidak diarahkan untuk menguji hipotesis, melainkan untuk mencari informasi untuk mengambil keputusan atau kesimpulan. Berdasarkan proses sifat dan analisis datanya, penelitian ini bersifat ekpolaratif bertujuan untuk menggambarkan keadaan atau status fenomena. Karena penelitian ini mendeskripsikan suatu gejala nyata yang ada dilapangan maka tidak ada intervensi dari peneliti.

C.

Sumber Data (Informan)

Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah semua pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, yaitu:

1. Kepala Sekolah 2. Kepala Tata Usaha 3. Guru

D.

Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang akurat dalam menyusun laporan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa tekhnik pengambilan data primer (data asli) antara lain:

Wawancara adalah cara menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan melakukan tanya jawab lisan secara sepihak, berhadapan muka, dan dengan arah serta tujuan yang telah ditentukan.34 Berkaitan dengan hal ini, wawancara yang akan dilakukan penulis kepada Kepala Tata usaha/ Pegawai Tata Usaha dan Kepala Sekolah untuk memperoleh data-data dan fakta empiris mengenai objek penelitian tentang proses pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, dengan melakukan sejumlah wawancara kepada pihak-pihak terkait yang mengetahui secara jelas bagaimana Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang selama ini telah dilakukan di SMK Islamiyah.

2. Angket (questioner)

Angket adalah suatu alat pengumpulan data yangberupa serangkain pertanyaan tertulis yang diajukan kepada subjek penelitian(responden) untuk mendapatkan jawaban secara tertulis. Dalam hal ini penulis mengajukan sejumlah pertanyaan secara sistematis yang ditujukan kepada guru-guru SMK Islamiyah dengan menyediakan alternative jawaban yang harus dijawab.

Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup menggunakan Persentasi (%).

1) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering 76%-100%= Sangat Baik.

2) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering -51%-75%= Baik.

3) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas 26%-50%= Kurang Baik.

34

4) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas 0%-25%= Sangat Kuarang Baik.

3. Studi Dokumentasi.

Menurut Suharsimi Arikanto Metode Dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, ledger, agenda, dan sebagainya.35 Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan pada subjek penelitian, tetapi melalui dokumen.36 kelengkapan terhadap data-data penunjang karya ilmiah, peneliti menampung sumber-sumber informasi non manusia dengan harapan dapat memperoleh informasi yang lebih luas mengenai pokok penelitian. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian ini yaitu tentang Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan, misalnya profil sekolah, berkas-berkas yang berkaitan dengan Arsip, dan lain-lain.

Tabel 2

Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Tata Usaha

Variabel Dimensi Indikator Item

Pelaksanaan Sistem Kearsipan

Penciptaan Arsip 1. Menciptakan arsip yang baik dan benar.

2. Mendesain formulir

1,2,3 dan 4

4,5,6 dan 8 Pendistribusian

Arsip

1. Mendistribusikan arsip dengan cepat dan teliti. 2. Mencatat surat masuk

dan surat keluar. 3. penyortiran surat.

9, 10

11, 12 13, 14, 15

35

Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Yogyakarta: Rineka Cipta, 2002), hal. 109

36

Penyimpanan arsip

1. Penyimpanan arsip

yang baik dan benar.

2. Menemukan kembali

arsip yang disimpan.

16, 17

18, 19

Pemeliharaan arsip

1. Memelihara arsip yang baik dan benar.

2. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip.

20, 21

22, 23, 24, 25, 26 Penyusutan dan

pemusnahan arsip

6. Melakukan penilaian arsip.

7. Menyusutkan arsip

sesuai jadwal retensi arsip.

8. Memusnahkan arsip.

27, 28

29, 30

31, 32

Tabel 3

Kisi-kisi Instrumen Wawancara Kepala Sekolah

Variabel Dimensi Indikator Item

Pelaksanaan Sistem Kearsipan

Pengarahan Kearsipan

1. Keterlibatan Kepala Sekolah dalam Sistem arsip.

2. Kebijakan dalam Sistem arsip.

33, 34, 35,42 36, 37, 38

Pegawai Kearsipan

1. Merekrut pegawai kearsipan. 2. Pembinaan atau pelatihan

untuk para pegawai kearsipan guna meningkatkan kualitas kerja.

39, 40

41

Tabel 4

Kisi-Kisi Angket Guru

Dimensi Indicator No item

Pelaksanaan Sistem kearsipan

1. Penciptaan arsip dengan baik dan benar 2. Pendistribusian arsip dengan cepat 3. Penyimpanan arsip secara sistematis 4. Penemuan kembali dan Pemeliharaan

arsip yang baik

5. Penilaian dan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensinya 1,2,3 5 4,6,7,8,11 12,13 14,15 Pengawasan kearsipan

1. Evaluasi program kearsipan 2. Program pengawasan pelaksanaan

kegiatan kearsipan.

9,10,16 17

E.

Teknik Analisis Data

Tekhnik Analisa data yang digunakan dalam penelitian ini mengikuti konsep yang diberikan oleh Miles dan Huberman. Miles dan Huberman (1984) mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus ada setiap tahapan penelitian sehingga sampai tuntas, dan datanya sampai jenuh. Aktivitas dalam analisis data yaitu:

Peneliti membuat catatan data yang dikumpulkan, dalam penilaian kualitatif, data dapat diperoleh dari berbagai sumber dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam (observasi, wawancara, studi dokumentasi dan angket), dan dilakukan secara terus menerus sampai datanya jenuh. Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama dilapangan, dan setelah selesai dilapangan.

b. Reduksi Data (Data Reduction)

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan memudahkan peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencari bila diperlukan.37

Peneliti mereduksi data yang diperoleh pada waktu penelitian dengan cara memilah, menyederhanakan dan memfokuskan data tersebut sehingga diperoleh data penting yang diperlukan saja. Data yang direduksi memberikan gambaran yang lebih dalam tentang hasil pengamatan dan mempermudah peneliti untuk menemukan kembali data jika yang diperlukan.

c. Penyajian Data (Data Display)

Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Melalui penyajian data tersebut, maka peneliti berusaha menyajikan data hasil observasi, hasil wawancara, dokumentasi dan angket secara deskriptif sehingga dapat dilihat adanya keterkaitan secara keseluruhan dengan teori-teori kearsipan.

Dalam penelitian ini tekhnik pengolahan data dilakukan dengan cara sebagai berikut; memeriksa angket-angket tentang kebenaran dan

37

kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukan jawaban-jawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara verbal sehingga hasil penelitian ilmiah dipahami dan mengmabil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif.

Tekhnik yang digunakan adalah tekhnik analisa statistik persentase, artinya setiap data dipresentasikan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi jawan responden untuk setiap alternatif jawaban.

Pedoman yang digunakan penulis dalam mencari persentase data adalah;

P= F 100 N

Keterangan:

P= angka persentase yang hendak dicari F=frekuensi yang dicari persentasenya

N=Nmber of cases (jumlah populasi yang ada) 100%=bilangan tetap.

Dengan kategori sebagai berikut: 76%-100% =sangat baik

51%-75% =baik

26%-50% =Kurang baik 0%-25% =Sangat kurang baik d. Penarikan Kesimpuan

Penarikan kesimpulan dilakukan sejak penelitian ini dimulai. Hal ini karena penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pada awal penelitian, kesimpulan yang diperoleh masih bersifat sementara dan masih diragukan. Seiring dengan berjalanya penelitian maka data yang diperoleh akan semakin bertambah, sehingga dapat ditarik kesimpulan yang lebih objektif dan jelas.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A.

Latar Belakang SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan

1. Sejarah Singkat SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan

SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan merupakan lembaga pendidikan yang saat ini berkembang dengan sangat cepat. Itu terbukti dengan semakin banyaknya siswa yang berminat untuk belajar di sekolah tersebut. SMK Islamiyah merupakan salah satu Unit kerja Yayasan Islamiyah Ciputat yang saat ini memiliki 5 unit kerja, diantaranya adalah SMK, MA, MTs, SMP dan STAI yang semuanya berjalan dengan baik. SMK Islamiyah ini berdiri pada tahun 1980 yang di prakarsai oleh H. Jarkasih, Ajis Saepul Milah, H. M Anwar Noor, dan Hj. Muniroh noor.

SMK Islamiyah yang terletak di Jl. Kihajar dewantara no. 23 ciputat ini, mempunyai berbagai Jurusan dan bidang studi keahlian, diantaranya adalah Bisnis dan manajemen, Teknologi informasi dan komunikasi serta Tata boga. Untuk jurusan bisnis dan manajemen sendiri mempunyai program keahlian yaitu kelas admistrasi perkantoran, akuntansi dan pemasaran.

Menurut bapak Mulyono, Drs. A. Basyari, BA (1980-1981)merupakan kepala SMK pertama dan hanya satu tahun menjabat yang kemudian digantikan oleh Drs. A. Nasuhi (1981-1982). Setelah setahun menjabat kemudian beliau digantikan oleh Drs. Ismail A (1982-1985) yang merupakan kepala SMK yang ketiga, dan beliau menjabat selama kurun waktu tiga tahun.Kepala Sekolah yang keempat adalah Drs. Maman S (1985-1987) menggantikan Drs. Ismail A. yang juga menjabat selama tiga tahun.Selanjutnya kepala sekolah yang kelima adalah Drs. Uun ma’sun (1987-1999).Beliau menjabat selama dua tahun yang kemudian digantikan oleh kepala sekolah yang keenam yaitu Drs. Hilmudin (1999-2005).Drs. Hilmudin menjabat sebagai kepala sekolah selama enam tahun yang kemudian digantikan oleh Drs. Mas’ud (2005-2011).Beliau menjabat sebagai kepala sekolah selama enam tahun yang kemudian digantikan oleh Drs. Mulyono (2011-Sekarang).Itulah nama-nama yang pernah menjabat sebagai kepala SMK Islamiyah Ciputat.38

2. Visi Dan Misi SMK Islamiyah Ciputat

SMK Islamiyah yang dikepalai oleh bapak Mulyono M.Pd ini, mempunayi visi dan misi yang berarah pada penjaminan mutu dan kualitas lulusan yang baik, yaitu:

38

a. Visi

“Membangun Sumber Daya Manusia (SDM) Yang

Berkualitas Dan Terampil Dalam Keimanan Dan Ketaqwaan Serta Mampu Bersaing Pada Tingkat Nasional”

b. Misi

1) Menyiapkan calon tenaga kerja tingkat menengah mempunyai daya juang tinggi, kreatif, inovatif dan produktif serta mempunyai landasan iman dan taqwa yang kuat.

2) Meningkatkan kualitas sdm dengan kemampuan professional sesuai dengan tuntutan dunia usaha dan dunia industri (du/di). 3) Menjadikan SMKIslamiyah ciputat sebagai tempat untuk

mengembangkan kemampuan dengan tingkat keterampilan yang tinggi, sehingga mampu bersaing baik di tingkat daerah maupun nasional.

Tabel 5 Data Guru

No Nama Jabatan Keahlian

1 Drs. Oding Guru/Wali Kelas

X AP 2

Mengelola Sistem Kearsipan. Menerapkan

Prinsip-prinsip Kerja Sama Dengan

Kolega Pelanggan. Membuat Dokumen

2 Drs. Hilmudin Guru PKN

3 Drs. Junaedi Guru IPS

4 Drs. Mukhtar Faridi

Guru/Wali Kelas

XII AK 3 PAI

5 Dra. Hj. Iin Kusnaeni

Guru/Wali Kelas

XI AP 2 Matematika

6 Syarif Hidayat,

7 Dra. Hernayati Guru/Wali Kelas XI PM1 Tata Boga Menata Produk Melaksanakan Pelayanan Prima Melaksanakan Negoisasi Melaksanakn Penagihan Pembayaran

8 Drs. H. Iskandar Guru

Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja Menerapkan Praktik-prakti Kesehatan dan Keselamatan Tempat Kerja. Melaksanakan Komunikasi Bisnis. 9 Dra. Endang S. Guru/Wali Kelas

X AP 1 Matematika

10 Dra. Maryanah Guru/Wali Kelas XI AP 3

Melaksanakan Komfirmasi

Pelanggan

11 Dra. Sunanih Guru

Mengelola Peralatan Kantor

Memproses Perjalanan Bisnis (Smtr 1)

Mengelola Pertemuan/rapat (Smtr

2)

Melakukan Prosedur Administrasi Mengelola Dana Kas

Kecil Kewirausahaan

12 Drs. Ismail Amin Guru Bahasa Indonesia

13 Tatang Sudrajat, S.Pdi

Guru/Wali Kelas

X TKJ 1 Bahasa Indonesia

14 Rahmat, S.Pd. Guru PKN

15 Drs. Dedi

Nurjamil

Guru/Wali Kelas

X PM 1 B. Inggris

16 Fuad Faisal,

M.Si Guru KKPI

17 Drs. Mukija. M.M.

Guru/Wali Kelas

XII PM 1 Matematika

Lampiran 9

FORMULIR PENDAFTARAN

EKSRAKURIKULER SMK ISLAMIYAH CIPUTAT

TAHUN 2012/2013

Nama Lengkap

:………...jenis kelamin: (L / P )

Alamat Rumah

:………

...

:………

...

Telp Rumah/Hp

:………

E-mail

:………

.

…

Kelas dan Kejuruan

:………

...

Cita

–

Cita

:………

...

Penyakit yang diderita

:………

...

Anda Ingin Masuk dalam bagian apa?

A.Drama Musikal / Theater

B.Tari Tradisional

C.Kabaret

D.Modern Dance

F.Paduan suara

Alasan

:………

...

:………

...

:………

...

Tangerang Selatan,………

( Orang Tua / Wali )

( Calon Peserta)

(……….)

(……….)

Lampiran 10

SURAT KETERANGAN PINDAH SEKOLAH

No : 388/D.1/SMK-YIC/VI/2012

Diberikan kepada :

1. Nama Siswa : Khotibul Umam

2. Tempat dan Tanggal Lahir : Jepara, 22 Nopember 1996 3. Nama Orang Tua/Wali : Kosim

4. Pekerjaan Orang Tua/Wali : Wiraswasta

5. Alamat Orang Tua/Wali : Masjid Darussalam Gg. Langgar 4 RT 05/03 Ciputat 6. Asal Sekolah : SMK Islamiyah Ciputat

7. Nomor Induk Sekolah (NIS) : 1.11. 0228

8. NISN :

9. Pindah ke : SMK Jepara

10. Pada Tanggal : 25 Juni 2012

11. Dari kelas/Prog. Keahlian : XI (Sebelas)/Akuntansi 12. Alasan Pindah : Permintaan Orang Tua/Wali

Catatan : a. Siswa tersebut telah pindah/keluar, tidak dapat diterima kembali pada SMK Islamiyah Ciputat.

b. Surat Keterangan Pindah ini berlaku sejak sesudah ditanda tangani.

Ciputat 25 Juni 2012

Kepala SMK Islamiyah

Mulyono, S.Pd.

BIODATA PENULIS

Nama

: Raod Kamal

Tempat/Tgl.Lahir

: Bogor, 24 November 1989

Alamat

: Jl. Letnan Sayuti Km.8 No. 35 Maribaya, Desa Pangaur

Kecamatan Jasinga, Kabupaten Bogor

No. Telepon

: 085782546046

NIM

: 108018200066

Jurusan / Prodi

: Kependidikan Islam-Manajemen Pendidikan

Fakultas

: Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Universitas

: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Judul Skripsi

: Pelaksanaan Sistem Kearsipan

di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan

Moto Sukses

: Hidup adalah sejarah, jadikan sejarah sebagai pengalaman,

karena pengalaman merupakan guru yang paling berharga.

Jakarta,

Raod Kamal