Perancangan Sistem Informasi Data Kepegawaian Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk melakukan Tugas Akhir Program Studi Strata-1 pada Jurusan Manajemen Informatika

Oleh : HANI WIDIASTUTI

1.05.04.566

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

HANI WIDIASTUTI 1.05.04.566

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai skripsi Pada tanggal

Mengetahui,

Pembimbing

Dadang Munandar,SE.M.Si NIP : 4127.70.26.004 Ketua Jurusan

Manajemen Informatika

Dadang Munandar,SE.M.Si NIP : 4127.70.26.004

Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Prof.Dr.Ir H. Ukun Sastra Prawira.M.Sc. NIP : 4127.70.006

di bidang informasi dalam bentuk komputerisasi mengakibatkan bertambah dan berkembangnya teknologi informasi. Seperti halnya pengolahan data yang terjadi di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat (BAPUSIPDA) di bagian kepegawaian terutama dalam penginputan, pencarian dan pembuatan laporan masih manual sehingga mengakibatkan tidak efektif dan efisien pekerjaan di bagian kepegawaian khususnya di unit kearsipan.

Metode pengembangan sistem dalam penyusunan skripsi ini menggunakan

metode Waterfall. Karena dengan metode Waterfall ini peneliti dan objek peneliti

dapat saling berinteraksi selama proses perancangan sistem. Tahapan-tahapan yang diterapkan pada metode ini terdiri dari rekayasa sistem, analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, pengujian sistem, dan pemeliharaan sistem. Sedangkan metode pendekatan sistem yang digunakan adalah pendekatan terstruktur yang terdiri dari flow map, diagram konteks, diagram aliran data, kamus data, normalisasi, table relasi dan ERD. Dan untuk implementasi serta perancangan program penulis menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dengan SQL Server 2000 serta Chrystal Reports sebagai tampilan output dari aplikasi tang penulis buat.

Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian di BAPUSIPDA akan memudahkan untuk menghasilkan informasi yang membantu untuk menangani suatu informasi data kepegawaian di BAPUSIPDA selain itu penginputan, pencarian data dan pembuatan laporan dapat tersimpan lebih teratur dan proses pencarian informasi akan lebih cepat.

Kata kunci : Sistem informasi, waterfall dan kepegawaian

iii

ABSTRACT Science development and technology especially at information area in computerization cause to increase and bloom information technology. Information technology as does data processing at BAPUSIPDA especially in input data, search and reports maker still manual, so that involve not effective and efficient job at part of civil service, especially at archives unit.

Methodologies system applied toform this skripsi applied waterfall method. Because waterfall method writer and object riset interaction each other to design process system. As for classes applied from this method is system egineering, analisys system, design system, implementation, coding, testing and maintenance . As for auxiliaries applied is flow map, diagram konteks, data flow diagram, data dictionary, relation table, ERD (Entity Relational Diagram) and normalization. To implementation and design program writer used program language Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 to database, Chrystal Report to making form output reports.

With existence of service information system of official in BAPUSIPDA causing facilitates to yield information to take in hand a official data information in BAPUSIPDA beside data input, data searches and preparing reports can earns on file more regulary and as well as seeking process of information would quicker.

Key words : system information, waterfall and official

iv

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN……….……….. i

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN……….. ii

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xvii

DAFTAR SIMBOL ... xviii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2. Identifikas dan Rumusan Masalah ... 3

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 3

1.2.2. Rumusan Masalah ... 4

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5

1.3.1. Maksud Penelitian ... 5

1.3.2.Tujuan Penelitian ... 5

1.4. Kegunaan Penelitian ... ... 6

1.4.1. Kegunaan Praktis ... 6

1.4.2. Kegunaan Akademis ... 6

1.5. Batasan Masalah ... 7 viii

2.1. Konsep Dasar Sistem ... 9

2.1.1. Karakteristik Sistem ... 10

2.1.2. Klasifikasi Sistem ... 12

2.2. Konsep Dasar Informasi ... 13

2.2.1. Siklus Informasi ... 14

2.2.2. Kualitas Informasi ... 14

2.2.3. Nilai Informasi ... 15

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 16

2.3.1. Komponen Sistem Informasi ... 16

2.4. Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0 ... 18

2.5. Microsoft SQL Server 2000 ... 19

2.6. Topologi Jaringan ... 20

2.7. Kepegawaian ... 25

2.8. Pengertian Mutasi Pegawai ... 26

2.9. Pengertian Pensiun Pegawai ... 27

2.10. Pengertian Kenaikan Pangkat Pegawai ... 27

BAB III OBJEK DAN TEMPAT PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ... 28

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 28

3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan ... 31

3.1.2.1. Visi Perusahaan ... 31

3.1.2.2. Misi Perusahaan ... 31

3.2. Metode Penelitian ... 50

3.2.1. Desain Penelitian ... 52

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 53

3.2.2.1. Sumber Data Primer ... 53

3.2.2.2. Sumber Data Skunder ... 54

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 54

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 54

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 55

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 58

1. Flow map ... 58

2. Diagram Kontek ... 58

3. Data Flow Diagram ... 58

4. Kamus Data ... 59

5. Perancangan Basis Data ... 60

6. Tabel Relasi ... 62

3.2.4. Pengujian Software ... 62

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 64

4.1.1. Analisis Dokumen ... 64

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 67

4.1.2.1. Flow Map ... 71

4.1.2.2. Diagram Kontek ... 77

4.2. Perancangan Sistem ... 83

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 83

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 83

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 84

4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan ... 88

4.2.3.2. Diagram Konteks yang Diusulkan ... 94

4.2.3.3. Data Flow Diagram yang Diusulkan ... 95

4.2.3.4. Kamus Data Yang Diusulkan ... 99

4.2.4. Perancangan Basis Data ... 102

4.2.4.1. Normalisasi ... 102

4.2.4.2. Relasi Tabel ... 106

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ... 107

4.2.4.4. Struktur File ... 108

4.2.4.5. Kodifikasi ... 116

4.2.5. Perancangan Antar Muka ... 118

4.2.5.1. Struktur Menu ... 119

4.2.5.2. Perancangan Input ... 119

4.2.5.3. Perancangan Output ... 128

4.2.6. Perncangan Arsitektur Jaringan ... 130

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ... 132

5.1.1. Batasan Implementasi (optimal) ... 132

xii

5.1.4. Implementasi Basis Data (sintaks Sql) ... 134

5.1.5. Implementasi Antar Muka ... 142

5.1.6. Implementasi Instalasi Program ... 158

5.1.7. Penggunaan Program ... 160

5.2. Pengujian ... 161

5.2.1. Rencana Pengujian ... 161

5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian ... 162

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian………....164

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 165

6.2 Saran ... 166 DAFTAR PUSTAKA

Halaman

Gambar 2.1 Siklus Informasi ... 14

Gambar 2.2 Topologi Bus ... 21

Gambar 2.3 Topologi Bintang ... 22

Gambar 2.4 Topologi Cincin atau Ring ... 23

Gambar 2.5 Topologi Pohon atau Tree ... 24

Gambar 2.6 Topologi Token Ring ... 25

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat ... 33

Gambar 3.2 Metode Waterfall atau Classic Life Cycle ... 56

Gambar 4.1 Flow Map Pensiun yang sedang Berjalan ... 72

Gambar 4.2 Flow Map Kenaikan Pangkat yang sedang Berjalan ... 74

Gambar 4.3 Flow Map Mutasi yang sedang Berjalan ... 76

Gambar 4.4 Diagram Kontek yang sedang Berjalan ... 78

Gambar 4.5 DFD Level 1 yang sedang berjalan ... 79

Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 1.0 yang sedang berjalan ... 80

Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 2.0 yang sedang berjalan... 81

Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 3.0 yang sedang berjalan ... 82

Gambar 4.9 Flow map Pensiun yang diusulkan... 89

Gambar 4.10 Flow map Kenaikan Pangkat yang diusulkan ... 91

Gambar 4.11 Flow map Mutasi yang diusulkan... 93

Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses 1.0 yang di usulkan……… 97

Gambar 4.15 DFD Level 1 Proses 2.0 yang di usulkan ... 98

Gambar 4.16 DFD Level 1 Proses 3.0 yang di usulkan ... 99

Gambar 4.17 Relasi Tabel... 107

Gambar 4.18 DFD Level 1 Entity Relationship Diagram ... 108

Gambar 4.19 Struktur Menu ... 119

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Menu Login... 120

Gambar 4.21 Rancangan Menu Utama……… 121

Gambar 4.22 Rancangan View data Pegawai……….. 121

Gambar 4.23 Rancangan Input Data Pegawai………. 122

Gambar 4.24 Rancangan View data permohonan pensiun……….……..122

Gambar 4.25 Rancangan Input Data Permohonan Pensiun……….…123

Gambar 4.26 Rancangan View data SK pensiun………..123

Gambar 4.27 Rancangan Input Data SK Pensiun………124

Gambar 4.28 Rancangan View data permohonan KP……….. 124

Gambar 4.29 Rancangan Input Data Permohonan KP……… 125

Gambar 4.30 Rancangan View data SK KP……….. 125

Gambar 4.31 Rancangan Input Data SK KP………126

Gambar 4.32 Rancangan View data permohonan Mutasi……….126

Gambar 4.33 Rancangan Input Data Permohonan Mutasi………...127

Gambar 4.34 Rancangan View data SK Mutasi………….………127

Gambar 4.37 Laporan Data Pensiun Pegawai………129

Gambar 4.38 Laporan Data Kenaikan Pangkat Pegawai………..129

Gambar 4.39 Laporan Data Mutasi Pegawai………....130

Gambar 4.40Topologi Bus…….……….130

Gambar 5.1 Gambar Login ... 142

Gambar 5.2 Form Menu Utama ...143

Gambar 5.3 Form Data Pegawai...144

Gambar 5.4 Form Pegawai………...144

Gambar 5.5 Form Input Riwayat Pendidikan……….. 145

Gambar 5.6 Form Daftar Permohonan Pensiun Pegawai……… 146

Gambar 5.7 Form Permohonan Pensiun ... 147

Gambar 5.8 Surat Pengantar Pensiun...148

Gambar 5.9 Form Daftar SK Pensiun ... 149

Gambar 5.10 Form SK Pensiun ... 149

Gambar 5.11 Form Daftar Permohonan Kenaikan Pangkat...150

Gambar 5.12 Form Permohonan Kenaikan Pangkat ... 151

Gambar 5.13 Surat Pengantar Kenaikan Pangkat...152

Gambar 5.14 Form Daftar Kenaikan Pangkat………..153

Gambar 5.15 Form SK Kenaikan Pangkat ………..153

Gambar 5.16 Form Daftar Permohonan Mutasi………...154

Gambar 5.17 Form Permohonan Mutasi………..155

xvi

Gambar 5.20 Form SK Mutasi……….157

Gambar 5.21 Form Laporan Data Pegawai………..158

Gambar 5.22 Tahap Pertama Instalasi Aplikasi Kepegawaian………159

Gambar 5.23 Tahap Kedua Instalasi Aplikasi Kepegawaian………...159

Gambar 5.24 Tahap Ketiga Instalasi Aplikasi Kepegawaian………...159

Gambar 5.25 Tahap Keempat Instalasi Aplikasi Kepegawaian………...160

Halaman

Tabel 1.1 Jumlah Pegawai... 1

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian... 8

Tabel 4.1 Struktur File Pegawai ... 109

Tabel 4.2 Struktur File Golongan ... 110

Tabel 4.3 Struktur File Detail Anak ... 110

Tabel 4.4 Struktur File Riwayat Pendidikan ... 111

Tabel 4.5 Struktur File Riwayat Pangkat ... 111

Tabel 4.6 Struktur File Riwayat Jabatan ... 112

Tabel 4.7 Struktur File Permohonan Mutasi   ... 113

Tabel 4.8 Struktur File Mutasi  ... 113

Tabel 4.9 Struktur File Permohonan KP ... 114

Tabel 4.10 Struktur File SKKP ... 115

Tabel 4.11 Struktur Permohonan Pensiun ... 115

Tabel 4.12 Struktur File Pensiun ... 116

Tabel 5.1 Rencana Pengujian ... 162

Tabel 5.2. Pengujian login ... 162

Tabel 5.3 Kasus dan hasil uji ... 163

Tabel 5.4. Pengujian proses ... 163

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

Proses

Dokumen

Kondisi

File

Garis alir

Basis Data

Proses

Proses Input

Menunjukan kegiatan proses komputerisasi

Menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer

Untuk menyeleksi kondisi

File non komputer yang diarsip

Menunjukan arus dari proses

Penyimpanan data dalam sistem komputer

Proses secara manual

Proses input pada database

1

2

3

4

External Entity

Arus data

Proses

File

Menunjukan entitas luar

Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem

Merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer

Simpanan data biasa berupa file atau basis data di sistem

komputer.

1

2

3

Entity

Garis relasi

Relationship

Merupakan entitas

Menunjukan relasi antar entitas

Menunjukan nama relasi dari entitas

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Di era globalisasi seperti sekarang ini perkembangan teknologi sangat pesat sehingga menuntut suatu badan untuk memiliki sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan badan tersebut. Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat dalam mengelola data pegawai adalah sistem informasi data pegawai yang dilakukan secara komputerisasi. Berikut ini adalah data jumlah pegawai yang berada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat berdasarkan golongan :

Tabel 1.1 Jumlah Pegawai

No Golongan Jumlah

1 Struktural 25

2 Pelaksana 109

3 Fungsional

-Pustakawan Ahli 14

-Pustakawan Terampil 6

-Antiparis Ahli 1

-Antiparis Terampil 10

4 CPNS 37

Jumlah keseluruhan 202

Sumber : Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat  

     

Pada dasarnya komputer digunakan sebagai alat bantu seperti mengolah, menyimpan dan mengambil kembali data atau informasi yang diperlukan. Perancangan berbasis komputer dengan bahasa pemrograman sangat diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada. Rancangan aplikasi ini diharapkan dapat membantu dalam analisa, proses kegiatan dan perencanaan yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat masih dilakukan dengan pencatatan secara manual. Dalam sub bagian kepegawaian memiliki perincian tugas yaitu melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian, melaksanakan pengusulan gaji berkala serta peningkatan kesejahteraan pegawai dan jabatan di lingkungan Badan, melaksanakan penyiapan dan pengusulan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan serta tugas atau ijin belajar, pendidikan/pelatihan kepemimpinan, teknis dan fungsional, melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai, melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai, melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit kerja di lingkungan Badan dan melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan.

Masalah yang terjadi adalah dalam hal pengolahan data pegawainya masih terdapat suatu kendala. Permasalahan yang biasa terjadi pada sub bagian kepegawaian adalah pengolahan data pegawainya masih menggunakan pencatatan meskipun komputer telah tersedia sebagai fasilitas pendukung aktifitas kerja tetapi

tidak digunakan secara optimal. Semua ini masih memungkinkan terjadi kesalahan-kesalahan atau ketidaktepatan data pegawainya.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis mengusulkan suatu sistem dan program aplikasi untuk menunjang pengolahan data pegawai di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat. Dengan perancangan yang akan penulis proses diharapkan akan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi, menyempurnakan proses yang telah ada serta dapat mempermudah kegiatan pengolahan data pegawai berikut informasi yang berkaitan dengan kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun.

Oleh karena itu berdasarkan deskripsi di atas maka penulis mencoba

mambahas suatu masalah dengan judul “PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROPINSI JAWA BARAT”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Perkembangan teknologi pada saat ini sudah sangat pesat maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut, salah satunya adalah sistem informasi data kepegawaian yang tepat dan akurat agar sebagian besar aktivitas-aktivitas yang dilakukan dapat terakomodasi dengan rapi dalam sistem informasi tersebut. Dari uraian di atas dapat disimpulkan beberapa pokok permasalahan diantaranya yaitu :

1. Terhambatnya proses mutasi, pensiun dan kenaikan pangkat memerlukan waktu yang cukup lama karena sistem informasinya belum terkomputerisasi.

2. Terhambatnya kinerja karyawan dalam mencari berkas-berkas atau

dokumen yang dibutuhkan oleh pegawai.

3. Terhambatnya pembuatan laporan sehingga terjadinya tidak tepat waktu

dan relevan.

4. Pengarsipan data pegawai atau dokumen membutuhkan waktu yang cukup

lama dalam menyelesaikan penyimpanan dokumen.

5. Belum efektifnya penyimpanan data pegawai sehingga banyak dokumen

atau data yang hilang.

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan pada Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi data kepegawaian (kenaikan

pangkat, mutasi dan pensiun) pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

3. Bagaimana implementasi sistem informasi data kepegawaian (kenaikan

pangkat, mutasi dan pensiun) pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

4. Bagaimana pengujian sistem informasi data kepegawaian (kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun) pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi data kepegawaian pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem informasi data kepegawaian (kenaikan pangkat,

mutasi dan pensiun) yang sedang berjalan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi data kepegawaian

(kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun) pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

3. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi data kepegawaian

(kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun) pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

4. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada Badan

1.4. Kegunaan Penelitian

Kegunaan yang penulis lakukan diharapkan berguna untuk pihak-pihak sebagai berikut :

1.4.1. Kegunaan Praktis

1. Bagi Departemen

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaaya perbaikan masalah yang terkait dengan Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

2. Bagi Pegawai

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai informasi tentang Sistem Informasi Data Kepegawaian, agar pegawai menyadari pentingnya pemahaman Sistem Informasi Data Kepegaawaian dalam rangka meningkatkan kualitas kepegawaian.

1.4.2 Kegunaan Akademis

1. Bagi Pengembangan Ilmu

Hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung dilapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika yang sudah untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.

1. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.

2. Bagi Penulis

Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek, belajar untuk merancang suatu Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

1.5. Batasan Masalah

Batasan masalah diperlukan agar penelitian yang dilakukan tidak berubah arah dari tujuan yang ditetapkan. Dengan maksud agar pembahasan dan penyusunan dapat dilakukan secara terarah dan tercapai sesuai dengan yang diharapkan serta dapat menghindari kesalahan, maka perlu ditetapkan batasan-batasan dari masalah yang dihadapi. Adapun batasan-batasan masalah yang terjadi yaitu :

1. Tidak membahas tentang penggajian pegawai di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

2. Tidak membahas tentang proses mutasi antar provinsi.

3. Tidak membahas tentang kenaikan pangkat pilihan, anumerta, atau

pengabdian .

5. Permohonan pensiun, mutasi dan kenaikan pangkat hanya dapat dilakukan pada bulan april dan oktober saja.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat yang terletak di jalan Kawaluyaan Indah II no. 4 Soekarno-Hatta Telp. (022) 7320049 Bandung 40286. Perincian tahap-tahap penelitian seperti tertera pada tabel di bawah ini. Jadwal waktu penelitian direncanakan sebagai berikut :

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian

Kegiatan Oktober 09 November 09 Desember 09 Januari 10 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Pengumpulan referensi Pengolahan data Penulisan skripsi

Tahap analisis Tahap

perancangan Tahap implementasi Tahap pengujian Tahap perawatan

BAB II DASAR TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan sistem yang lebih menekankan prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Menurut Jogiyanto (2005 : 15) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut :

Menurut Jogiyanto (2005 : 1) yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

Lebih lanjut Jerry FitzGerald et al mendefinisikan prosedur, menurut Jogiyanto (2005 : 2) yang dimaksud dengan prosedur adalah urut-urutan yang

dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan

bagaimana (how) mengerjakannya.

Pendekatan sistem lain lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut. Menurut Jogiyanto (2005 : 2) yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem, komponen-komponen atau subsistem-subsistem, dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau ciri-ciri tertentu. Adapun karakteristik dari suatu sistem tersebut adalah sebagai berikut :

1. Komponen sistem

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem, di mana setiap subsistem tersebut memiliki sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan

ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Adalah apapun di luar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan sistem

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang di proses untuk mandapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem

Merupakan hasil dari energi yang di olah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran atau tujuan sistem

Suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem

fisik (phisycal system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

Sistem fisik adalah merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak di buat oleh manusia.

Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu adalah beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi, interaksi di antara bagian-bagiannya dapat di deteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system).

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 8) yang dimaksud dengan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

2.2.1. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

Data diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu, penerima kemudian menerima informasi tersebut membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan. Data tersebut ditangkap sebagai input, di proses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi.

Input (data)

Data (ditangkap)

Hasil tindakan

Keputusan tindakan

Output (informasi)

Penerima Proses

(model)

Dasar data

Gambar 2.1 Siklus Informasi

Sumber : Jogiyanto.Analisis dan Desain (2005 : 9)

2.2.2. Kualitas Informasi

Suatu informasi harus memiliki kualitas. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

2.2.3. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang

digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11) yang dimaksud dengan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menejerial dan kegiatan tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Hanif Al Fatta ( 2007 : 3 ) yang dimaksud dengan sistem informasi adalah kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 12) suatu sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, terdiri dari :

1. Blok masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendali dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

6. Blok kendali

Blok kendali di rancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem dan terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4. Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0

Pemrograman Visual Basic 6.0 merupakan pemrograman yang berbasiskan windows dan windows NT. Bahasa pemrograman pada saat ini banyak sekali jumlahnya, kebanyakan berbasis windows karena program aplikasi berbais windows lebih menarik dari pada program berbasis DOS.

Sejarah perkembangan Visual Basic berasal dari perkembangan bahasa basic di Dortmonth Collige, Amerika Serikat (1960) selanjutnya pada tahun 1982 bahasa pemrograman Visual Basic dibuat dengan basis MS-DOS yang pada waktu itu dikenal dengan bahasa Quick Basic. Visual Basic biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi grafis yang dapat menampilkan tampilan grafis yang sangat bagus dan menarik minat pemakai.

Di dalam pemrograman Visual Basic banyak lokal data konsep untuk menyebutkan sesuatu yang membentuk sebuah aplikasi. Istilah-istilah memiliki arti yang sama dalam lingkungan pemrograman Visual lainnya misalnya Objek, Property dan Event Driven. Visual Basic juga merupakan salah satu pemrograman

OOP (Object Oriented Programming) pemrograman berorientasi objek dan OOP

ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Terfokus pada yang penting, merupakan teknik yang digunakan oleh kita

semua dalam mengelola kompleksnya informasi setiap hari. Dengan demikian kita dapat menganalisa hal-hal yang rumit dan mengabaikan perbaikannya.

2. Enkapsulasi pengemasan data sehingga fungsi didalamnya tidak tampak

3. Inherintansi (meniadakan redudansi) adalah suatu kelas dapat diturunkan dari kelas yang ada, kelas turun akan mewarisi sifat-sifatnya yang dimiliki oleh kelas yang dituruni sedangkan kelas itu sendiri adalah fungsinya yang terkait dalam atribut.

4. Poliformisme adalah dua kelas atau lebih yang merekam dengan nama sama

dan maksud dasar sama namun implementasinya berbeda.

2.5. Microsoft SQL 2000 Server

Microsoft SQL server 2000 ialah perangkat lunak Relational Database

Management System (RDBMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses

transaksi yang SQL server 2000 dapat dijalankan pada windows 2000 profesional service pack 4, windows 2000 server service pack 4, windows XP professional service pack 2 atau Microsoft 2003 server service pack 1. Sql Server memakai sebuah tipe database relational. Database relational adalah database yang mengorganisasikan data dalam bentuk tabel. Tabel dibentuk dengan mengelompokkan data yang mempunyai subjek yang sama. Tabel berisi baris-baris dan kolom-kolom informasi. Tabel-tabel dapat saling berhubungan jika diinginkan.

Database adalah sekumpulan data yang berhubungan. Pada waktu lalu, database merupakkan sebuah file, misal mahasiswa.dbf,yang berisi sebuah tabel. Dalam file mahasiswa.dbf, terdapat kolom-kolom yang berhubungan yaitu NPM, Nama, Alamat, TglLahir, dan seterusnya.Seorang mahasiswa mempunyai sebuah

baris data. Index dipakai untuk mempercepat pengaksesan data dan merupakkan sebuah file terpisah.

Dalam SQL Server, database bukanlah sebuah file tetapi merupakkan

sebuah konsep logis yang berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan

stored procedure.

Objek-objek dalam sebuah database:

1. Tabel. Objek yang berisi tipe-tipe data mentah

2. Kolom. Sebuah tabel yang berisi kolom-kolom untuk menampung data.

3. Stored Procedure. Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro.

4. Trigger. Trigger adalah stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database.

5. Rule. Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukkan harus sesuai dengan aturan

6. Kunci Utama (primary key). Kunci utama menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data lain.

7. Kunci Tamu (foreign key). Kunci tamu adalah kolom-kolom yang mengacu kunci utama atau konstrain unik pada tabel lain.

2.6. Topologi Jaringan

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009

1. Topologi Bus

Topologi ini adalah topologi yang awal di gunakan untuk menghubungkan komputer. Dalam topologi ini masing masing komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan pada akhir dari kabel harus di akhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah sangat jarang digunakan didalam membangun jaringan komputer biasa karena memiliki beberapa kekurangan diantaranya kemungkinan terjadinya tabrakan aliran data, jika salah satu perangkat putus atau terjadi kerusakan pada satu bagian komputer maka jaringan langsung tidak akan berfungsi sebelum kerusakan tersebut di atasi.

Gambar 2.2 Topologi Bus

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009

Topologi ini awalnya menggunakan kabel Coaxial sebagai media pengantar data dan informasi. Tapi pada saat ini topologi ini di dalam membangun

tetapi digabungkan dengan topologi jaringan yang lain untuk memaksimalkan performanya.

2. Topologi Bintang

Topologi bintang atau yang lebih sering disebut dengan topologi star. Pada topologi ini kita sudah menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan

jaringan komputer. Contoh alat yang di pakai disini adalah hub, switch, dll.

Gambar 2.3 Topologi Bintang

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009

Pada gambar jelas terlihat satu hub berfungsi sebagai pusat penghubung komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari topologi ini sangat banyak sekali diantaranya memudahkan admin dalam mengelola jaringan, memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Tetapi dengan banyaknya kelebihan bukan dengan artian topologi ini tanpa kekurangan. Kekurangannya diantaranya pemborosan terhadap kabel, kontol yang terpusat pada hub terkadang jadi

permasalahan kritis kalau seandainya terjadi kerusakan pada hub maka semua jaringan tidak akan bisa di gunakan.

3. Topologi Cincin

Topologi cincin atau yang sering disebut dengan ring topologi adalah topologi jaringan dimana setiap komputer yang terhubung membuat lingkaran. Dengan artian setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan saling terkoneksi ke dua komputer lainnya sehingga membentuk satu jaringan yang sama dengan bentuk cincin.

Gambar 2.4 Topologi Cincin atau Ring

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009 Adapun kelebihan dari topologi ini adalah kabel yang digunakan bisa lebih dihemat. Tetapi kekurangan komputer akan saling terhubung.

4. Topologi Pohon

Topologi pohon atau di sebut juga topologi hirarki dan bisa juga disebut topologi bertingkat merupakan topologi yang bisa di gunakan pada jaringan di dalam ruangan kantor yang bertingkat.

Gambar 2.5 Topologi Pohon atau Tree

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009

Pada gambar bisa kita lihat hubungan antar satu komputer dengan komputer lain merupakan percabangan dengan hirarki yang jelas. Sentral pusat atau yang berada pada bagian paling atas merupakan sentral yang aktif sedangkan sentral yang ada di bawahnya adalah sentral yang pasif.

5. Topologi Token Ring

Topologi ini hampir sama dengan topologi ring akan tetapi pembuatannya lebih di sempurnakan. Bisa di lihat dari perbedaan gambar.

Gambar 2.6 Topologi Token Ring

Sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009

Didalam gambar jelas terlihat bagaimana pada token ring kabel penghubung di buat menjadi lingkaran terlebih dahulu dan nantinya akan di buatkan terminal-terminal untuk masing-masing komputer dan perangkat lain.

2.7. Kepegawaian

Tidak ada rumusan yang pasti tentang pengertian kepegawaian, namun dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kepegawaian terdapat penjelasan mengenai Pegawai Negeri Sipil, diantaranya adalah Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 1952 Lembaran Negara Nomor 13 Tahun 1952, Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1961, Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974, dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 1952, dirumuskan bahwa Pegawai Negeri adalah mereka yang bekerja sebagai pegawai dalam Badan Pemerintah baik tetap maupun sementara. Dan menurut

Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1961 Pasal 1, Pegawai Negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan dalam per-aturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, ada dua pengertian tentang Pegawai Negeri yaitu :

1. Pegawai Negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang

ditentukan dalam per-aturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan peraturan undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Pegawai Negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi

masyarakat yang dengan penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar Tahun 1945, negara, dan pemerintah menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan.

2.8. Pengertian Mutasi Pegawai

Menurut RSD. H. Moh. Anwardi “Mutasi Pegawai Negeri Sipil adalah pemindahan atau pengalihan Pegawai Negeri Sipil dari suatu tempat ke tempat

lain dengan tujuan penyegaran, motivasi kerja”. (http://Wikipedia.org/wiki/Pengertian kepegawaian/2 Juni 2009)

2.9.Pengertian Pensiun Pegawai

Menurut RSD. H. Moh. Anwar “Pensiun Pegawai Negeri Sipil adalah pemrosesan pemberhentian sebagai Pegawai Negeri Sipil dengan hormat bagi yang telah memenuhi syarat batas usia dan kepadanya diberi hak pensiun sebagai pernyataan terima kasih atas jasa-jasa selama mengabdikan diri kepada Negara”. (http://Wikipedia.org/wiki/Pengertian kepegawaian/2 Juni 2009)

2.10. Pengertian Kenaikan Pangkat Pegawai

Menurut RSD. H. Moh. Anwardi “Kenaikan Pangkat adalah kenaikan kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang Pegawai Negeri Sipil

berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan

digunakansebagaidasarpenggajian”.(http://Wikipedia.org/wiki/Pengertian_kepega

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat yang terletak di jalan Kawaluyaan Indah II no. 4 Soekarno-Hatta Telp. (022) 7320049 Bandung 40286.

3.1.1. Sejarah Singkat Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat

Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat merupakan instansi pemerintah yang berwenang untuk menangani, mengelola dan mengolah arsip yang mempunyai nilai guna dan masih di perlukan di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Barat.

Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat merupakan pengembangan dari Kantor Arsip Daerah Propinsi Jawa Barat, yang berfungsi sebagai records sentre (pusat penyimpanan arsip) Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Barat.

Terbentuknya Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat merupakan salah satu perwujudan tekad Pemerintah Propinsi Jawa Barat dalam upaya meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan terhadap masyarakat karena dirasakan sangat perlu adanya suatu lembaga/badan yang menangani khusus di bidang kearsipan

Keberadaan suatu lembaga dalam menangani suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan merupakan faktor yang penting. Kendati demikian, keberadaan lembaga tersebut bukan merupakan satu satunya faktor yang menentukan keberhasilan, karena masih ada ketergantungan dengan faktor-faktor lainnya.

Begitu pula dengan kegiatan kearsipan yang merupakan salah satu tugas pemerintah. Kegiatan ini pun memerlukan adanya lembaga khusus yang menanganinya, agar manfaat dari kegiatan kearsipan benar-benar dirasakan sebagai penunjang keberhasilan penyelenggaraan pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Lahirnya Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, tidak terlepas dari arti penting arsip sebagai bahan bukti penyelenggaraan administrasi pemerintah, kehidupan kebangsaan dan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.

Seiring dengan perjalanan waktu, berbagai perubahan telah terjadi dalam setiap aspek kehidupan. Demikian halnya dengan perubahan yang mewarnai jalannya roda pemerintahan. Beberapa produk pemerintahan Orde Baru yang berupa peraturan perundang-undangan telah dicabut, dirubah, ataupun diganti dengan peraturan perundang-undangan baru, yang selaras dengan alam reformasi yang menjadi bagian sejarah kehidupan berbangsa dan bernegara.

Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah sudah disempurnakan oleh UU No. 32 Tahun 2004. Lahirnya Undang-undang ini

merupakan tonggak baru dalam pemberdayaan daerah, baik dalam pemerintahan maupun masyarakat daerah melalui pemberian wewenang yang lebih luas, nyata dan bertanggung jawab.

Inflikasi dari berlakunya UU No. 22 Tahun 1999 adalah terjadinya perubahan struktur organisasi di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Barat yang diakibatkan oleh dilikuidasinya Instansi Vertikal, adanya lembaga yang digabung, dihapus dan diubah statusnya.

Kantor Arsip Daerah sebagai salah satu lembaga teknis daerah, juga tidak luput dari perubahan struktur organisasi termasuk dasar hukum pembentukkannya. Perubahan ini dilandasi dengan diterbitkannya Perda Nomor 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat.

Dalam satu dasa warsa, perubahan struktur kelembagaan Kantor Arsip Daerah mengalami perkembangan yang signifikan. Perkembangan di maksud adalah perubahan status Kantor Arsip Daerah menjadi Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat, dengan diterbitkannya Perda Nomor 6 Tahun 2002 tentang Perubahan Perda Nomor 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat.

Salah satu faktor yang mempengaruhi perubahan status Kantor menjadi Badan adalah diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Dengan dikeluarkannya peraturan ini, fungsi Kantor Arsip Daerah sebagai lembaga kearsipan baik di Propinsi maupun di Kabupaten/Kota lebih meningkat. Apabila sebelumnya lembaga kearsipan di

daerah propinsi maupun di kabupaten/kota hanya melakukan pembinaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip in-aktif, maka pada saat ini kewenangan lembaga kearsipan di daerah juga termasuk dalam hal pembinaan arsip dinamis dan statis, serta pengelolaan arsip dinamis dan statis. Oleh karena itu dengan bertambahnya beban kerja lembaga kearsipan di Propinsi Jawa Barat, maka pengelolaan kearsipan tidak dapat lagi dikelola oleh lembaga teknis setingkat Kantor, dan dipandang perlu adanya peningkatan status kelembagaan dari Kantor Arsip Daerah menjadi Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat dengan eselonering yang setingkat lebih tinggi, yaitu eselon II/a.

Kemudian pada tanggal 12 Januari 2009 Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat bergabung dengan Badan Perpustakaan Daerah dan berubah nama menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

3.1.2. Visi Dan Misi Perusahaan

3.1.2.1. Visi Perusahaan

Visi dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat adalah menjadikan perpustakaan dan kearsipan sebagai sumber informasi yang handal menuju masyarakat Jawa Barat cerdas.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

1. Meningkatkan pembinaan dan pemberdayaan Lembaga Perpustakaan dan

2. Meningkatkan profesional dan kompetensi SDM pengelola Perpustakaan dan Kearsipan.

3. Mengembangkan budaya baca masyarakat guna Mewujudkan masyarakat

belajar (Learning Society).

4. Mengembangkan budaya sadar arsip.

5. Mengembangakan, mengelola dan melestarikan bahan perpustakaan dan

arsip sebagai khasanah informasi dan pengetahuan.

6. Menyelenggarakan layanan perpustakaan dan kearsipan berbasis teknologi

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan KEPALA BADAN SUBAG PERENCANAAN DAN PROGRAM SEKRETARIS SUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN SUBAG KEUANGAN BIDANG PENGELOLAAN KEARSIPAN BIDANG AKUISISI DAN PELESTARIAN BIDANG PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BIDANG LAYANAN DAN OTOMASI KEARSIPAN SUB BIDANG AKUISISI SUB BIDANG PELESTARIAN SUB BIDANG ARSIP DINAMIS SUB BIDANG ARSIP STATIS SUB BIDANG PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM SUB BIDANG PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KELEMBAGAAN SUB BIDANG LAYANAN KEARSIPAN SUB BIDANG OTOMASI KEARSIPAN BIDANG LAYANAN DAN OTOMASI PERPUSTAKAAN BIDANG PEMBERDAYAAN PERPUSTAKAAN DAN PENGEMBANGAN BUDAYA BACA BIDANG DEPOSIT DAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SUB BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN SUB BIDANG OTOMASI PERPUSTAKAAN SUB BIDANG PEMBERDAYAAN PERPUSTAKAAN SUB BIDANG PENGEMBANGAN BUDAYA BACA SUB BIDANG DEPOSIT SUB BIDANG PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA UPTB KELOMPOK JAFUNG

Sumber : Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat

3.1.4. Deskripsi Tugas

Kepala Badan

Rincian tugas Kepala Badan :

1. Menyelenggarakan serta menetapkan program kerja dan rencana

pembangunan Pemerintah Daerah bidang perpustakaan dan kearsipan.

2. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas pokok

dan fungsi Badan.

3. Menyelenggarakan perumusan dan penetapan kebijakan teknis Badan sesuai

dengan kebijakan umum Pemerintah Daerah.

4. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana pembangunan

perpustakaan dan kearsipan di Daerah.

5. Menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan program

kesekretariatan, deposit dan pengolahan bahan perpustakaan, pemberdayaan perpustakaan dan pengembangan budaya baca, layanan dan otomasi perpustakaan, layanan dan otomasi kearsipan, pembinaan dan pengembangan, pengelolaan kearsipan, serta akuisisi dan pelestarian.

6. Menyelenggarakan pembinaan Jabatan Fungsional.

7. Menyelenggarakankoordinasi kegiatan teknis dalam rangka penyelenggaraan

pelayanan umum perpustakaan dan kearsipan.

8. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan

Sekretariat

Rincian tugas Sekretariat :

1. Menyelenggarakan pengkajian serta koordinasi perencanaan dan program

Badan.

2. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program Sekretariat.

3. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan.

4. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.

5. Menyelenggarakan pengendalian administrasi belanja.

6. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi kepegawaian.

7. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan.

8. Menyelenggarakan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan.

9. Menyelenggarakan pembinaan Jabatan Fungsional pegawai.

Subbagian Perencanaan dan Program

Rincian tugas Subbagian Perencanaan dan Program :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Perencanaan dan

Program.

2. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan dan program Badan

yang meliputi bidang deposit dan pengolahan bahan perpustakaan, pemberdayaan perpustakaan dan pengembangan budaya baca, layanan dan

otomasi perpustakaan, layanan dan otomasi kearsipan, pembinaan dan pengembangan, pengelolaan kearsipan, serta akuisisi dan pelestarian.

3. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Subbagian Perencanaan dan

Program.

4. Melaksanakan penyusunan bahan Rencana Strategis, Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), LKPJ dan LPPD Badan.

5. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan

pengambilan kebijakan.

Subbagian Keuangan

Rincian tugas Subbagian Keuangan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Keuangan.

2. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran belanja tidak

langsung Badan.

3. Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan Badan.

4. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan Daerah serta

pembayaran lainnya.

5. Melaksanakan perbendaharaan keuangan.

6. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan administrasi keuangan.

7. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung

8. Melaksanakan verifikasi keuangan.

9. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan

pertanggung jawaban keuangan.

10. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi administrasi keuangan.

11. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai.

Subbagian Kepegawaian dan Umum

Rincian tugas Subbagian Kepegawaian dan Umum :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Kepegawaian dan

Umum.

2. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian.

3. Melaksanakan pengusulan gaji berkala serta peningkatan kesejahteraan

pegawai dan jabatan di lingkungan Badan.

4. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan pensiun pegawai, peninjauan masa

kerja dan pemberian penghargaan serta tugas atau ijin belajar, pendidikan/pelatihan kepemimpinan, teknis dan fungsional.

5. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai.

6. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta

pemberhentian pegawai.

7. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan

8. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan.

Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Perpustakaan

Rincian Tugas Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Perpustakaan :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja deposit dan pengolahan bahan

perpustakaan.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan deposit dan pengolahan

bahan perpustakaan.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi deposit.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pengolahan bahan

perpustakaan.

5. Menyelenggarakan fasilitasi deposit dan pengolahan bahan perpustakaan.

6. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi penyelenggaraan deposit dan

pengolahan bahan perpustakaan.

7. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bidang Deposit dan

Pengolahan Bahan Perpustakaan.

8. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan.

9. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

Subbidang Deposit

Rincian Tugas Subbidang Deposit :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Deposit.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan deposit.

3. Melaksanakan penyusunan bahan pedoman pemasyarakatan peraturan

perundang-undangan deposit.

4. Melaksanakan penyusunan data dan profil para wajib serah simpan.

5. Melaksanakan penyusunan penghimpunan, mengolah, menyeleksi,

menginterpretasikan dan mendayagunakan karya cetak dan karya rekam.

6. Melaksanakan penyusunan penghimpunan, mengolah, menyeleksi,

menginterpretasikan dan mendayagunakan naskah kuno.

7. Melaksanakan perpustakaan deposit.

8. Melaksanakan identifikasi hambatan penghimpunan dan pengolahan,

pelestarian, pendayagunaan dan pemantauan karya cetak dan karya rekam.

Subbidang Pengolahan Bahan Perpustakaan

Rincian Tugas Subbidang Pengolahan Bahan Perpustakaan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Pengolahan Bahan

Perpustakaan.

3. Melaksanakan penyusunan bahan pedoman pengadaan dan pengolahan bahan perpustakaan, penyusunan dan penerbitan literatur sekunder.

4. Melaksanakan pengolahan data bahan penyusunan rencana operasional

pengembangan koleksi bahan perpustakaan.

5. Melaksanakan pengumpulan data bahan survey minat pemustaka dan bahan

perpustakaan.

6. Melaksanakan identifikasi bahan perpustakaan dalam rangka evaluasi dan

penyiangan koleksi bahan perpustakaan.

7. Melaksanakan seleksi bahan perpustakaan.

8. Melaksanakan pengadaan bahan perpustakaan melalui pembelian,

sumbangan, hibah, tukar menukar, dan membuat sendiri.

9. Melaksanakan penyusunan katalog, data bibliografis bahan perpustakaan.

10. Melaksanakan klasifikasi, menentukan tajuk subjek dan kata kunci bahan

perpustakaan.

Bidang Pemberdayaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca

Rincian Tugas Bidang Pemberdayaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Pemberdayaan

Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan pemberdayaan perpustakaan

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pemberdayaan perpustakaan.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pengembangan budaya baca.

5. Menyelenggarakan fasilitasi pemberdayaan perpustakaan dan pengembangan

budaya baca.

6. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi pemberdayaan perpustakaan

dan pengembangan budaya baca.

7. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bidang Pemberdayaan

Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca.

Subbidang Pemberdayaan Perpustakaan

Rincian tugas Subbidang Pemberdayaan Perpustakaan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Pemberdayaan

Perpustakaan.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan pemberdayaan perpustakaan.

3. Melaksanakan penghimpunan data pemberdayaan perpustakaan.

4. Melaksanakan pembuatan identifikasi dan pemetaan perpustakaan dalam

rangka pemberdayaan perpustakaan.

Subbidang Pengembangan Budaya Baca

Rincian tugas Subbidang Pengembangan Budaya Baca :

1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja Subbidang

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan pengembangan budaya baca.

3. Melaksanakan penyusunan bahan pedoman pengembangan budaya baca

masyarakat.

4. Melaksanakan pembuatan pemetaan budaya baca masyarakat.

5. Melaksanakan bimbingan membaca.

Bidang Layanan dan Otomasi Perpustakaan

Rincian tugas Bidang Layanan dan Otomasi Perpustakaan :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Layanan dan Otomasi

Perpustakaan.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan bidang layanan dan otomasi

perpustakaan.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi layanan perpustakaan.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi otomasi perpustakaan.

5. Menyelenggarakan fasilitasi layanan dan otomasi perpustakaan.

6. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi penyelenggaraan layanan

dan otomasi perpustakaan.

Subbidang Layanan Perpustakaan

Rincian tugas Subbidang Layanan Perpustakaan :

1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja Subbidang Layanan

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan layanan perpustakaan.

3. Melaksanakan layanan keanggotaan perpustakaan.

4. Melaksanakan layanan sirkulasi meliputi kegiatan peminjaman dan

pengembalian bahan perpustakaan.

Subbidang Otomasi Perpustakaan

Rincian tugas Subbidang Otomasi Perpustakaan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Otomasi Perpustakaan.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan otomasi perpustakaan.

3. Melaksanakan penyusunan bahan identifikasi serta analisis pembangunan dan

pengembangan otomasi perpustakaan.

Bidang Layanan dan Otomasi Kearsipan

Rincian tugas Bidang Layanan dan Otomasi Kearsipan:

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Layanan dan Otomasi

Kearsipan.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan layanan otomasi kearsipan.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi penyusunan pedoman dan

supervisi bidang layanan dan otomasi kearsipan.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi layanan kearsipan.

5. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi otomasi kearsipan.

Subbidang Layanan Kearsipan

Rincian Tugas Subbidang Layanan Kearsipan:

1. Melaksanakan penyusunan bahan rencana dan program kerja Subbidang

Layanan Kearsipan.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan layanan kearsipan.

3. Melaksanakan penyusunan bahan pedoman dan SOP layanan kearsipan.

4. Melaksanakan layanan arsip dan layanan jasa teknis kearsipan.

5. Melaksanakan pengelolaan ruang baca dan perpustakaan kearsipan.

Subbidang Otomasi Kearsipan

Rincian Tugas Subbidang Otomasi Kearsipan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Otomasi Kearsipan.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan otomasi kearsipan.

Bidang Pembinaan dan Pengembangan

Rincian Tugas Bidang Pembinaan dan Pengembangan :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Pembinaan dan

Pengembangan.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan pembinaan dan

pengembangan.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pembinaan dan pengembangan

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pembinaan dan pengembangan kelembagaan.

5. Menyelenggarakan fasilitasi pembinaan dan pengembangan.

Subbidang Pembinaan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia

Rincian Tugas Subbidang Pembinaan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia:

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Pembinaan dan

Pengembangan Sumberdaya Manusia.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan pembinaan dan pengembangan

sumberdaya manusia perpustakaan dan kearsipan.

3. Melaksanakan penyusunan identifikasi dan bahan pedoman pembinaan dan

pengembangan sumberdaya manusia perpustakaan dan kearsipan.

4. Melaksanakan inventarisasi pustakawan dan arsiparis serta menyusun

analisa kebutuhan pustakawan dan arsiparis.

5. Melaksanakan pembinaan sumberdaya manusia perpustakaan dan kearsipan,

meliputi pemberian bimbingan teknis, penyuluhan, pendidikan dan pelatihan teknis perpustakaan dan kearsipan dan pemberian penghargaan.

Subbidang Pembinaan dan Pengembangan Kelembagaan

Rincian tugas Subbidang Pembinaan dan Pengembangan Kelembagaan :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Pembinaan dan

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan pembinaan dan pengembangan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan.

3. Melaksanakan penyusunan inventarisasi dan pemetaan kelembagaan

perpustakaan dan kearsipan.

4. Melaksanakan penyusunan identifikasi bahan pembinaan dan pengembangan

kelembagaan perpustakaan dan kearsipan.

5. Melaksanakan pendataan kelembagaan semua jenis perpustakaan dan

kelembagaan kearsipan.

6. Melaksanakan penyusunan bahan dan pedoman pembinaan dan

pengembangan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan.

Bidang Pengelolaan Kearsipan

Rincian Tugas Bidang Pengelolaan Kearsipan :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Pengelolaan Kearsipan.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi penyusunan pedoman dan

supervisi pengelolaan kearsipan.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi arsip dinamis.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi arsip statis.

5. Menyelenggarakan fasilitasi pengelolaan kearsipan.

6. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi penyelenggaraan

Subbidang Arsip Dinamis

Rincian tugas Subbidang Arsip Dinamis :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Arsip Dinamis.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis pengelolaan arsip inaktif

yang meliputi penataan, penyusunan daftar pertelaan arsip, indeks, ikhtisar, khasanah arsip, penyimpanan dan pencarian arsip, penilaian dan pemusnahan, dan pemutakhiran arsip dinamis inaktif.

3. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah.

4. Melaksanakan pemberian rekomendasi pemusnahan arsip.

Subbidang Arsip Statis

Rincian tugas Subbidang Arsip Statis :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Arsip Statis.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis

yang meliputi pengolahan dan penataan arsip statis, penyusunan daftar arsip statis, inventaris arsip dan penerbitan naskah sumber.

3. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, penataan dan pengamanan arsip

statis.

4. Melaksanakan inventarisasi arsip statis, teknis pengelolaan arsip statis yang

meliputi pengolahan dan penataan arsip statis, penyusunan senarai dan inventaris, penyusunan dan penerbitan naskah sumber, penilaian, penyimpanan dan pencarian arsip.

5. Melaksanakan penyusunan daftar arsip statis, inventaris arsip dan naskah sumber.

6. Melaksanakan penyusunan tata letak ruang arsip statis.

Bidang Akuisisi dan Pelestarian

Rincian tugas Bidang Akuisisi dan Pelestarian :

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Akuisisi dan

Pelestarian.

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan Bidang Akuisisi dan

Pelestarian.

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi akuisisi.

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pelestarian.

5. Menyelenggarakan fasilitasi akuisisi dan pelestarian.

6. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi penyelenggaraan Bidang

Akuisisi dan Pelestarian.

7. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi Bidang Akuisisi dan Pelestarian.

Subbidang Akuisisi

Rincian tugas Subbidang Akuisisi :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Akuisisi.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis akuisisi arsip.

4. Melaksanakan survey dan pemetaan arsip yang akan diakuisisi.

5. Melaksanakan negosiasi berkenaan dengan arsip.

6. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi akuisisi arsip.

Subbidang Pelestarian

Rincian tugas Subbidang Pelestarian :

1. Melaksanakan penyusunan program kerja Subbidang Pelestarian.

2. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis pelestarian.

3. Melaksanakan penyusunan bahan pedoman preservasi arsip dan bahan

perpustakaan.

4. Melaksanakan penyusunan bahan identifikasi dan analisis pemeliharaan,

perawatan, pengawetan dan restorasi arsip, reprografi arsip dan bahan perpustakaan.

5. Melaksanakan penyusunan daftar arsip dan bahan perpustakaan yang

memerlukan perhatian khusus, pemeliharaan ekstra hati-hati dan intensif.

Unit Pelaksana Teknis Badan (UPTB)

1. Untuk melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan

teknis penunjang, pada Badan dapat dibentuk UPTB, yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa Kabupaten/Kota.

2. Pembentukan, Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas serta Susunan Organisasi

Kelompok Jabatan Fungsional

1. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian

tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

2. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional

ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional

senior yang ditunjuk.

4. Jenis dan jenjang Jabatan Fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

5. Jumlah Tenaga Jabatan Fungsional ditetapkan berdasarkan beban kerja.

6. Rincian Tugas Kelompok Jabatan Fungsional ditetapkan berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.2 Metode Penelitian

Metode ialah suatu kerangka kerja untuk melakukan suatu tindakan atau suatu kerangka berfikir menyusun gagasan yang beraturan, berarah dan

berkonteks, yang paut (relevan) dengan maksud dan tujuan. Secara ringkas

metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur-unsur yang berbentuk suatu kesatuan.

Penelitian (research) ialah suatu kegiatan mengaji (study) secara teliti dan

metoda. Mengaji ialah suatu usaha memperoleh atau menambah pengetahuan. Jadi, meneliti dilakukan untuk memperkaya dan meningkatkan kefahaman (investigation).

Jadi metode penelitian adalah suatu penyelidikan (investigation), yaitu

mencari fakta secara peneliti dan teratur menurut suatu kaidah tertentu untuk menjawab suatu permasalahan.

Ketentuan dasar bagi penyajian hasil penelitian secara efektif sebagai berkut :

1. Persoalan beserta seginya yang ditinjau dari tatacara penghampirannya

(approach) harus diungkapkan jelas.

2. Menunjukkan kepentingan persoalan.

3. Ruang lingkup uraian harus jelas, akan tetapi tidak terlalu luas agar

dimungkinkan menjabarkan subyeknya secara khusus.

4. Sajian disusun berdasarkan kesudahan kajian yang dapat dipertahankan

(defendable).

5. Susunan uraian harus menarik dengan urutan penalaran yang mudah diikuti,

dengan tata bahasa yang tidak rancu, dan kalau dapat merangsang tanggapan hadirin atau pembaca.

6. Penarikan kesimpulan langsung dan paut dengan maksud dan tujuan

penelitian, berarti tidak menggunakan asumsi ber;lebihan dan mengeksploitasikan pendapat terlalu jauh.

7. Uraian dibagi dalam bagian-bagian yang urutannya dapat mengantarkan pembaca dalam memasuki inti kajian setapak demi setapak, dan membuat kesatuan uraian yang bulat.

3.2.1. Desain Penelitian

Untuk melakukan suatu penelitian perlu dilakukan perencanaan penelitian, agar penelitian yang dilakukan dapat berlajan dengan baik dan sistematis. Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalalm perencanaan dan pelaksanaan penelitian. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat dikatakan bahwa desain penelitian mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan penelitian dilakukan pada waktu tertentu. Desain penelitian yang penulis terapkan dalam penelitian ini langkag-langkahnya sebagai berikut :

1. Identifikasi dan pemilihan masalah.

2. Merumuskan masalah dan menentukan tujuan.

3. Mengumpulkan dan menganalisis data-data mengenai data kepegawaian.

4. Memilih metode pengembangan sistem yang dirancang.

5. Mengolah data yang telah dikumpulkan untuk dianalisis.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan studi kasus pada bagian kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat dan untuk merancang sistem informasi menggunakan

3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data-data selama penelitian berlangsung, merupakan data-data yang berasal dari dua sumber, yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Menurut situs http://www.google.co.id/ Metode Pengumpulan Data/ 1 Juni 2009 Sumber data primer merupakan data yang langsung diperoleh dari proses wawancara dengan staf atau pegawai yang berada di sub bagian yang terkait yaitu sub bagian kepegawaian. Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam pengumpulan data diantaranya adalah :

1. Observasi

Observasi yaitu pengamatan dengan cara pemusatan terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan, dalam hal ini penyusun melihat dan mengamati secara langsung sistematika kerja di sub bagian kepegawaian Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Barat.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara yaitu penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada sub bagian kepegawaian yang berkepentingan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis dan menemukan data proses atau aktivitas yang dilakukan oleh sub bagian kepegawaian.

3.2.2.2. Sumber Data Skunder

Sumber data skunder yaitu data yang diperoleh dari dokumen-dokumen. Salah satu contoh sumber data skunder adalah dokumentasi yaitu penulis mempelajari dan menyalin dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembahasan yaitu data kepegawaian. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan antara lain visi, misi, tujuan, struktur organisasi, deskripsi tugas, data pensiun, data mutasi, data kenaikan pangkat, surat permohonan pensiun, surat permohonan kenaikan pangkat, surat permohonan mutasi, surat pengantar pensiun, surat pengantar mutasi, surat pengantar kenaikan pangkat dan data dokumen-dokumen lainnya.

 (http://www.google.co.id/ Metode Pengumpulan Data/ 1 Juni 2009)

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu metodologi untuk melaksanakan suatu penelitian.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Menurut Jogiyanto ( 2005 : 56 ) “Walaupun system life cycle merupakan

perancangan sistem secara utuh, tetapi orang-orang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas ini masih membutuhkan suatu gambaran yang masih terinci atau masih membutuhkan suatu metodologi yang diikutinya. Tanpa adanya suatu metodologi yang cukup, maka perancang atau analis sistem yang kurang berpengalaman akan dapat menjumpai kesulitan dalam memahami aspek-aspek dari proyek yang harus dikerjakannya dalam batas waktu yang diberikan. Sebagai tambahan, biasanya merupakan suatu hal yang penting bagi seluruh individu-individu yang bekerja dalam pengembangan sistem dalam suatu organisasi untuk mengikuti prosedur-prosedur yang seragam dalam bentuk urutan-urutan tahap dan cara-cara mendokumentasikan hasil dari analisis dan pekerjaan rancangannya untuk membantu baik dalam pengendalian proyek maupun bila terjadi pertukaran staff.

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan analisis dan pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur dilengkapi

dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang (techniques) yang dibutuhkan

dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto ( 2005 : 35 ) Pengembangan sebuah sistem informasi berbasis komputer dapat menggunakan beberapa metode sebagai acuan. Setiap metode akan dibagi menjadi tahapan-tahapan yang akan memudahkan dalam pembangunan sistem informasi. Metode yang sering juga disebut metode

“waterfall” atau “classic life cycle” ini menggunakan pendekatan yang sistematis dan sekuensial dalam membangun perangkat lunak yang dimulai pada level sistem dan pengembangan melalui tahapan analisis, perancangan, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan.

Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

System Enginerring

Requirements Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 3.2 Metode Waterfall atau Classic Life Cycle http://www.google.co.id/ Pendekatan Sistem/ 7 Juni 2009 Keterangan :

1. Rekayasa Sistem (System Egineering)

Pada tahap system engineering dilakukan pengumpulan data terdiri dari

data buku-buku.

2. Analisis (Analysis).

Dari rumusan sistem yang diperoleh dari tahap pertama, selanjutnya dilakukan analisis yang berkaitan dengan proses dan data yang diperlukan

oleh sistem serta keterkaitannya. Tujuan dilakukan tahapan ini adalah untuk memahami sistem yang ada pada saat ini agar dapat mendefinisikan permasalahan sistem sehingga selanjutnya dapat menentukan kebutuhan sistem secara garis besar sebagai persiapan ke tahap perancangan. Analisis

di sini dilakukan dengan pemodelan menggunakan metode Data Flow

Oriented dengan tool Data Flow Diagram (DFD).

3. Perancangan (Design)

Pada tahap perancangan ini diberikan gambaran umum yang jelas kepada pengguna dan rancang bangun yang lengkap tentang sistem yang akan dikembangkan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem. Tahap perancangan ini dilakukan sebagai persiapan untuk tahap implementasi.

4. Implementasi/Coding/Pemrograman

Setelah tahap perancangan sistem, selanjutnya dilakukan konversi rancangan sistem ke dalam kode-kode bahasa pemrograman yang diinginkan. Pada tahap ini dilakukan pembuatan komponen-komponen sistem yang meliputi modul program, antarmuka dan basis data.

5. Pengujian (Testing)

Tahap pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan serta memastikan bahwa perangkat lunak yang dihasilkan adalah valid dan sesuai dengan kebutuhan yang telah dideskripsikan.

6. Pemeliharaan (Maintenance)

Pada tahap pemeliharaan ini perangkat lunak sudah diserahkan kepada pengguna. Pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap sistem yang baru untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Dari hasil evaluasi ini dimungkinkan untuk melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan terhadap sistem agar sistem senantiasa dapat digunakan dengan baik.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis Dan Perancangan

Di dalam menganalisis dan merancang suatu sistem dibutuhkan suatu alat bantu. Alat bantu yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Flow Map

Menurut Jogiyanto (2005 : 720) Flow Map adalah peta (map) yang

menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.

2. Diagram Kontek

Menurut Jogiyanto (2005 : 723) Diagram kontek berfungsi memetakan model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto (2005 : 724) Data Flow Diagram adalah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan perubahan yang digunakan sebagai perpindahan data dari masukan ke keluaran.

Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah :

a. Aliran data, merupakan simbol yang digunakan untuk menunjukkan arus dari

proses.

b. Entity, merupakan suatu objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan

pemakai, yang digambarkan dalam persegi empat.

c. Proses, menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau halaman

yang lainnya.

d. File, merupakan tempat penyimpanan data, apabila data tersebut sudah selesai

diproses maka akan disimpan dalam file.

4. Kamus Data

Menurut Jogiyanto (2005 : 725 ) Kamus data (KD) atau data dictionary

(DD) atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data

b. Kasus dan hasil uji (data salah)

Tabel 5.3 kasus dan hasil uji

Data Masuk Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Data login admin

username :

xxxxx

Password :

xxxxx

Tidak dapat masuk ke program

Admin tidak dapat masuk

[x] diterima [ ]ditolak

2. Pengujian Proses

Tabel 5.4. Pengujian proses

Data Masuk Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Mengisi data lengkap

File yang tersimpan di database db_pegawai.mdf Dapat menyimpan data yang masuk Disimpan [x] diterima [ ] ditolak Klik tombol tambah

untuk menambah data

Maka akan langsung akan mengisi data pegawai

Dapat berfungsi merekam data yang masuk ke file pegawai

[x] diterima [ ] ditolak

164  

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus dan hasil uji, maka dapat diambil kesimpulan bahwa proses login dan pengisian data pegawai dapat dilakukan dengan sukses serta secara fungsional sistem dapat menghasilkan

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil perancangan sistem yang telah penulis lakukan, maka penulis mencoba membantu suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran-saran yang berhubungan dengan pembahasan yang telah dikemukakan di bab-bab sebelumnya.

6.1. Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat masih berjalan secara manual, sehingga terjadi kesulitan pencarian data pegawai, pembuatan surat pengantar dan laporan kepegawaian.

2. Dengan Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat yang penulis rancang, maka permasalahan tersebut dapat diatasi sehingga Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dapat berjalan dengan lebih cepat dan mudah.

3. Implementasi Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilakukan dengan dibuatnya suatu software aplikasi Sistem Informasi Data Kepegawaian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat.

166  

6.2. Saran

Dalam pelaksanaan skripsi ini penulis memberikan saran kepada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dalam rangka perancangan sistem informasi yang baru, diantaranya :

1. Dalam penggunaan sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan selalu melakukan back up data (berupa CD) sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti harddisk rusak maka datanya masih ada.

2. Mengadakan pelatihan untuk operator program ini, yaitu bagian kepegawaian agar dapat mengoperasikan sistem/program ini dengan baik, sehingga penyajian informasinya berjalan dengan baik pula.

Jogiyanto. HM, 2005, ”Analisis dan Desain Sistem Informasi”, Yogyakarta : PT. Andi Offset

Kusrini, 2006,”Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan

Visual Basic dan Microsoft SQL server 2000”, Yogyakarta: PT. Andi

Offset

Roger Pressman, 2002, ”Rekayasa Perangkat Lunak”, Yogyakarta: PT.Andi Offset

Yuswanto, 2002,”Pemograman Client-server Microsoft Visual Basic6.0 jilid 2”, Jakarta : PT. Prestasi Pustaka Publiser

Online :

1. http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer/ 2 Juni 2009 2. http://www.google.co.id/ Pendekatan Sistem/ 7 Juni 2009 3. http://Wikipedia.org/wiki/Pengertian kepegawaian/ 2 Juni 2009

BIODATA

Nama : Hani Widiastuti

NIM : 10504566

Tempat dan tanggal lahir : Bandung, 17 September 1987 Jenis kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Jatibaru no. 42 RT: 03/07

Bandung

No telp : 085722551154