2. Process
Dalam tahap ini menggambarkan desain dari process mengelola data master, proses memasukkan data permodalan, aset, volume usaha, dan SHU
seperti yang terlihat pada Gambar 4.2. Selanjutnya output yang berupa laporan process monitoring akan diinputka kembali untuk process evaluasi.
3. Output
Hasil dari seluruh proses tersebut adalah laporan monitoring dan laporan evaluasi perkembangan koperasi yang diserahkan setiap 3 bulan sekali kepada
Kepala Bidang Kelembagaan dan Dinas Koperasi. Laporan ini bersifat comprable karena membandingkan laporan perkembangan dari bulan
sebelumnya.
4.1.2 Hasil Analisis Operasional
Dalam tahap ini, kebutuhan dalam pembuatan sistem informasi dilakukan dalam beberapa aktifitas yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Identifikasi Pengguna
Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi ini memiliki 3 pengguna yaitu Koperasi, Staf Bidang Kelembagaan, dan Kepala Bidang
Kelembagaan. Berikut adalah deskripsi dari masing-masing pengguna. a.
Pengguna: Staf Koperasi Deskripsi : Staf Koperasi adalah pengguna yang bertanggung jawab untuk
hasil laporan bulanan koperasi.
b. Pengguna: Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi : Staf Kelembagaan Dinas Koperasi adalah pengguna yang bertanggung jawab mengolah seluruh data pada proses monitoring dan
evaluasi koperasi dari laporan bulanan koperasi. c.
Pengguna: Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Deskripsi : Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi adalah pengguna
yang bertanggung jawab untuk memvalidasi hasil evaluasi dari laporan perkembangan koperasi.
2. Identifikasi Fungsi-Fungsi
a. Koperasi
i. Mencatat Data Laporan Bulanan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana koperasi melakukan input laporan bulanan kedalam sistem. Keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada
Tabel 4.3. Tabel 4.3
Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Nama Fungsi
Mencatat Data Laporan Bulanan
Stakeholder Staf Koperasi
Deskripsi Staf Koperasi melakukan input data laporan bulanan
koperasi ke dalam sistem.
Kondisi Awal Data user, Data Laporan Bulanan
Alur Aksi Pengguna
Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf
Koperasi melakukan
input username dan password
sesuai yang
telah a.
Sistem akan melakukan pemeriksaan username dan
password yang
telah diinputkan.
diberikan oleh
Staf
Kelembagaan
b. Sistem akan menampilkan
form transaksi
laporan bulanan koperasi.
Memeriksa Riwayat Laporan a.
Sistem memeriksa riwayat laporan berdasarkan tabel
transaksi laporan bulanan b.
Warning sistem
akan muncul
apabila sistem
memeriksa periode laporan untuk bulan sebelumnya
belum tersimpan. Menyimpan Data Laporan Bulanan
Staf Koperasi memilih menu “Laporan Bulanan
Koperasi” Sistem menampilkan form
laporan bulanan koperasi
Staf Koperasi
melakukan input data periode laporan, audit
internal, audit eksternal, modal sendiri, modal
luar, jumlah
asset, jumlah volume usaha,
jumlah shu,
jumlah karyawan,
jumlah anggota,
jumlah manager,
dan pendidikan manager.
Staf Koperasi memilih tombol
“Tambah” apabila
sebelumnya koperasi
memasukkan data laporan bulanan
untuk periode laporan bulan sebelumnya.
Sistem menampilkan
id laporan bulanan, nomor badan
hukum, tanggal badan hukum, nama koperasi, jenis koperasi,
kesamatan dan desa secara otomatis
Koperasi memilih
tombol “Simpan” Sistem
menyimpan data
laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem
Koperasi salah
memasukkan username dan password
c. Sistem
akan menampilakan peringatan
bahwa username
atau password
yang dimasukkan salah
d. Sistem akan menghapus
data username
dan password
yang telah
dimasukkan dan
menampilkan form login
Kondisi Akhir
a. Session login pengguna
b. Sistem menyimpan data laporan bulanan pada tabel
transaksi laporan bulanan c.
Sistem menampilkan data rekapitulasi laporan bulanan
Kebutuhan Non
Fungsional Security
Hak akses untuk fungsi ini adalah koperasi
Error Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database b.
Sistem akan menampilkan pesan error ketika data yang diinputkan pada form
tidak sesuai dengan ketentuan
b. Staf Kelembagaan
i. Mencatat Data Laporan Bulanan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Staf Kelembagaan Dinas Koperasi mengelola data laporan bulanan bagi koperasi yang tidak memiliki
komputer atau internet. Untuk keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Nama Fungsi
Mencatat Data Laporan Bulanan
Stakeholder Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi Staf Kelembagaan melakukan input laporan bulanan
sebagai koperasi
Kondisi Awal Data Koperasi, Data Laporan Bulanan
Alur Aksi Pengguna
Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi melakukan input username dan password
yang diberikan
oleh koperasi, sehingga Staf
Kelembagaan akan login
sebagai koperasi
a. Sistem akan melakukan
pemeriksaan username
dan password yang telah diinputkan.
b. Sistem akan menampilkan
form transaksi laporan bulanan koperasi.
Memeriksa Riwayat Laporan a.
Sistem memeriksa riwayat laporan berdasarkan tabel
transaksi laporan bulanan
b. Warning
sistem akan
muncul apabila sistem memeriksa
periode laporan
untuk bulan
sebelumnya belum
tersimpan. Menyimpan Data Laporan Bulanan
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih menu
“Laporan Bulanan
Koperasi” Sistem menampilkan form
laporan bulanan koperasi
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Tambah” apabila
sebelumnya data laporan bulanan untuk periode
laporan bulan sebelumnya belum tersimpan.
Sistem menampilkan
id laporan
bulanan, nomor
badan hukum, tanggal badan hukum, nama koperasi, jenis
koperasi, kecamatan
dan desa secara otomatis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi melakukan input
data periode laporan, audit internal, audit eksternal,
modal sendiri, modal luar, jumlah
asset, jumlah
volume usaha, jumlah shu, jumlah karyawan, jumlah
anggota, jumlah manager, dan pendidikan manager.
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Simpan” Sistem
menyimpan data
laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem
Staf Kelembagaan salah memasukkan
username dan password
a. Sistem
akan menampilakan
peringatan bahwa
username atau password yang dimasukkan salah
b. Sistem akan menghapus
data username
dan password
yang telah
dimasukkan dan
menampilkan form login
Kondisi Akhir a.
Session login pengguna b.
Sistem menyimpan laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan
c. Sistem menampilkan data rekapitulasi laporan
bulanan
Kebutuhan Non
Fungsional Security
Hak akses untuk fungsi ini adalah Koperasi
Error Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database b.
Sistem akan menampilkan pesan error ketika data yang diinputkan pada form
tidak sesuai dengan ketentuan
ii. Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Staf Kelembagaan Dinas Koperasi mengelola data laporan bulanan menjadi laporan perkembangan koperasi
yang akan diserahkan kepada Kepala Bidang Kelembagaan setiap tiga bulan sekali sebagai bahan monitoring dan evaluasi koperasi. Keterangan
dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.5 halaman 55.
Tabel 4.5 Keterangan Fungsi Monitoring dan Evaluasi Laporan Bulanan
Nama Fungsi Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan
Stakeholder Staf Kelembagaan Dinas Kopersi
Deskripsi
Monitoring dan
evaluasi perkembangan
koperasi berdasarkan monitoring laporan bulanan koperasi dan
evaluasi berdasarkan laporan perkembangan
Kondisi Awal Tabel transaksi laporan bulanan, tabel master koperasi,
tabel master jenis koperasi, tabel master kecamatan.
Alur Aksi Pengguna
Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi melakukan input
data pengguna
a. Sistem akan melakukan
pemeriksaan data pengguna yang telah diinputkan
b. Sistem akan menampilkan
form status laporan beserta menu yang dapat dipilih
sesuai hak akses Monitoring Status Laporan Bulanan
a. Sistem mengecek status
laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan
berdasarkan periode
laporan b.
Sistem akan menyimpan data koperasi yang belum
menyerahkan laporan
bulanan pada tabel detail transaksi untuk kemudian
ditampilkan pada
from status
laporan sebagai
pemberitahuan
Menghitung Data Perkembangan Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih menu “Laporan Perkembangan”
Sistem menampilkan
submenu perkembangan
koperasi, koperasi
berdasarkan jenis
dan koperasi berdasarkan wilayah
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
memilih submenu
perkembangan koperasi
a. Sistem
menampilkan nama koperasi yang akan
dipilih b.
Sistem mengambil data dari tabel master koperasi,
tabel master
jenis koperasi,
master kecamatan
dan tabel
transaksi laporan bulanan c.
Sistem menampilkan jenis koperasi, nomor badan
hukum, tanggal
badan hukum, kecamatan desa,
audit internal,
audit eksternal secara otomatis
d. Sistem
menampilkan jumlah karyawan, jumlah
anggota, jumlah manager dari data laporan bulanan
berdasarkan periode
laporan terakhir secara otomatis
e. Sistem
menampilkan jumlah
asset, jumlah
modal luar, jumlah modal sendiri, jumlah volume
usaha2, jumlah SHU2, dari rata - rata data
laporan bulanan dengan menjumlahkan
periode laporan bulanan 1,2 dan 3
secara otomatis f.
Sistem menampikan
jumlah volume usaha1 serta
jumlah SHU1
berdasarkan periode
keragaan laporan
perkembangan sebelumnya
secara otomatis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Tambah” Sistem
menampilkan id
perkembangan koperasi
secara otomatis Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih tombol “Simpan”
Sistem menyimpan
data perkembangan koperasi pada
tabel transaksi perkembangan koperasi
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Cetak” Sistem akan mencreate pdf
sehingga laporan
perkembangan koperasi dapat dicetak
Evaluasi Perkembangan Koperasi Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih
submenu koperasi
berdasarkan wilayah Sistem menampilkan form
koperasi berdasarkan wilayah
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
memilih kecamatan koperasi
a. Sistem menampilkan data
kecamatan koperasi yang akan dipilih
b. Sistem mengambil data
dari tabel master koperasi, tabel
master jenis
koperasi, master
kecamatan dan
tabel transaksi
perkembangan koperasi
c. Sistem
menampilkan jumlah
koperasi perwilayah, jumlah audit
internal, jumlah
audit eksternal,
jumlah karyawan,
jumlah anggota, jumlah manager
dengan menjumlah data koperasi sesuai dengan
jenis yang sama secara otomatis
d. Sistem
menampilkan jumlah modal luar, jumlah
modal sendiri,
jumlah asset,
jumlah volume
usaha2, jumlah
SHU2 setelah merata-rata data
koperasi sesuai dengan kecamatan
yang sama
secara otomatis e.
Sistem menampikan
jumlah volume usaha 1 serta
jumlah SHU1
berdasarkan periode
keragaan laporan detail perkembanagan
sebelumnya secara
otomatis. Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih tombol “Cetak”
Sistem akan mencreate pdf sehingga laporan koperasi
berdasarkan wilayah dapat dicetak
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
memilih submenu
koperasi berdasarkan jenis
Sistem menampilkan form koperasi berdasarkan jenis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih jenis
a. Sistem menampilkan jenis
koperasi yang akan dipilih
koperasi koperasi b.
Sistem mengambil data dari tabel master koperasi,
tabel master
jenis koperasi,
master kecamatan
dan tabel
transaksi perkembangan
koperasi c.
Sistem menampilkan
jumlah koperasi perjenis, jumlah
audit internal,
jumlah audit eksternal, jumlah karyawan, jumlah
anggota, jumlah manager dengan menjumlah data
koperasi sesuai dengan jenis yang sama secara
otomatis d.
Sistem menampilkan
jumlah modal luar, jumlah modal
sendiri, jumlah
asset, jumlah
volume usaha2,
jumlah SHU2
setelah merata-rata data koperasi sesuai dengan
jenis yang sama secara otomatis
e. Sistem
menampikan jumlah volume usaha 1
serta jumlah
SHU1 berdasarkan
periode keragaan laporan detail
perkembanagan sebelumnya
secara otomatis.
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Cetak” Sistem akan mencreate pdf
sehingga laporan koperasi berdasarkan
jenis dapat
dicetak
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
salah memasukkan
username dan password
c. Sistem
akan menampilakan peringatan
bahwa username
atau password
yang dimasukkan salah
d. Sistem akan menghapus
data username
dan password
yang telah
dimasukkan dan
menampilkan form login
Kondisi Akhir
a. Session login pengguna
b. Sistem menyimpan laporan perkembangan koperasi
pada tabel transaksi perkembangan koperasi c.
Sistem mencetak laporan perkembangan koperasi, laporan koperasi berdasarkan wilayah, laporan
koperasi berdasarkan jenis
Kebutuhan Non
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Staf
Kelembagaan
Fungsional Error
Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database b.
Sistem akan menampilkan pesan error ketika data yang diinputkan pada form
tidak sesuai dengan ketentuan
c. Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
i. Validasi Perkembangan Koperasi
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memvalidasi hasil laporan perkembangan sebagai bahan
pertimbangan evaluasi. Keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Keterangan Fungsi Validasi Perkembangan Koperasi
Nama Fungsi Validasi Perkembangan Koperasi
Stakeholder Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memvalidasi hasil laporan
perkembangan setelah
dievaluasi. Sebagai
bahan referensi Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
dapat melihat menu grafik terlebih dahulu
Kondisi Awal
Data laporan perkembangan koperasi, data laporan koperasi perjenis, data laporan koperasi perwilayah, tabel
master koperasi, tabel master kecamatan
Alur Aksi Pengguna
Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kepala
Bidang Kelembagaan Dinas
Koperasi melakukan
input data pengguna
a. Sistem akan melakukan
pemeriksaan data
pengguna yang
telah diinputkan
b. Sistem akan menampilkan
form status laporan beserta menu yang dapat dipilih
sesuai hak akses Validasi Laporan
Kepala Bidang
Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih menu “Validasi
Laporan Perkembangan
” Sistem menampilkan form
validasi laporan
perkembangan
Kepala Bidang
Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih data periode perkembangan
Sistem menampilkan pilihan bulan dan tahun pada periode
perkembangan pada laporan perkembangan koperasi
Kepala Bidang
Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih
tombol “Cari” a.
Sistem menampilkan
rekapitulasi data laporan perkembangan
sesuai dengan
periode perkembangan yang dipilih
b. Sistem
menampilkan jumlah seluruh koperasi
yang terdaftar,
jumlah seluruh
koperasi aktif,
jumlah seluruh koperasi tidak aktif dan jumlah
seluruh koperasi baru
c. Sistem
menampilkan jeniswilayah
koperasi yang paling banyak aktif,
jeniswilayah koperasi
yang paling banyak tidak aktif
dan jeniswilayah
koperasi yang
paling banyak baru mendaftar
d. Sistem menampilkan note
untuk status koperasi dan tindakan
yang harus
dilakukan Kepala
Bidang Kelembagaan
Dinas Koperasi
memilih “check box” setuju
Sistem mengirimkan
pemberitahuan kepada Staf Bidang
untuk mencetak
laporan perkembangan Kepala
Bidang Kelembagaan
Dinas Koperasi
memilih “check box” setuju
Sistem mengirimkan
pemberitahuan kepada Staf Bidang Kelembagaan untuk
menyunting ulang laporan perkembangan
Kebutuhan Non
Fungsional Security
Hak akses untuk fungsi ini adalah koperasi
Error Handling
c. Sistem akan menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database d.
Sistem akan menampilkan pesan error ketika data yang diinputkan pada form
tidak sesuai dengan ketentuan
4.1.3 Hasil Analisis Kebutuhan Data
