TA : Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Kepegawaian Pada PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi
S1 Sistem Informasi

Oleh:
AGUS HENDRAWAN
11.41010.0082

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA X11 (PERSERO) SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana

Oleh:

Nama

: Agus Hendrawan

NIM

: 11410100082

Program

: S1 (Strata Satu)

Jurusan

: Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016

Aku persembahkan kepada Orang tua dan saudaraku yang selalu memberikan
motivasi dan do'anya yang tiada henti buatku. Serta sahabat dan teman-teman yang
selalu mendukung dan membantu.

“Barang siapa yang menghendaki kebaikan di dunia maka dengan ilmu. Barang
siapa yang menghendaki kebaikan di akhirat maka dengan ilmu. Barang siapa
yang menghendaki keduanya maka dengan ilmu. (HR.Bukhori dan Muslim)”

DAFTAR ISI

ABSTRAK ............................................................................................................ vii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... viii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xx

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah .................................................................................... 3
1.3 Pembatasan Masalah ................................................................................... 3
1.4 Tujuan ......................................................................................................... 3
1.5 Manfaat ....................................................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................. 6
2.1 Penelitian Santoso (2013) ........................................................................... 6
2.2 Administrasi Kepegawaian ......................................................................... 6
2.3 Aplikasi ....................................................................................................... 6
2.4 System Development Life Cycle (SDLC) .................................................... 7
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...................................... 10
3.1 Analisis Kebutuhan Sistem ....................................................................... 10
3.1.1 Analisa Kebutuhan .......................................................................... 11
3.1.2 Model Pengembangan ..................................................................... 47
3.2 Perancangan Sistem .................................................................................. 57
3.2.1 Diagram Alur Sistem (System Flow Chart)..................................... 57
3.2.2 Context Diagram ............................................................................. 60
3.2.3 Diagram Jenjang .............................................................................. 63

3.2.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0................................................. 64

3.2.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Mengelola Data Master ......... 66
3.2.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Maintenance Data Tunjangan 66
3.2.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Mengelola Data Karyawan .... 66
3.2.8 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan ............... 66
3.2.9 Conceptual Data Model (CDM)...................................................... 69
3.2.10 Physical Data Model ..................................................................... 70
3.2.11 Struktur Database.......................................................................... 73
3.2.12 Design Interface ............................................................................ 83
3.2.13 Test Case ..................................................................................... 113
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ................................................. 148
4.1 Kebutuhan Sistem ................................................................................... 148
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ......................................................... 148
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras .......................................................... 148
4.2 Pembuatan Aplikasi ................................................................................ 149
4.3 Implementasi Sistem ............................................................................... 149
4.3.1 Halaman Login .............................................................................. 151
4.3.2 Halaman Utama ............................................................................. 153
4.3.3 Halaman Strata .............................................................................. 153

4.3.4 Halaman Unit & Bagian ................................................................ 154
4.3.5 Halaman Bidang ............................................................................ 157
4.3.6 Halaman Jabatan ............................................................................ 160
4.3.7 Halaman Golongan ........................................................................ 161
4.3.8 Halaman Pendidikan ...................................................................... 163
4.3.9 Halaman Hubungan Batih ............................................................. 164
4.3.10 Halaman Gaji ............................................................................... 165
4.3.11 Halaman Santunan Sosial ............................................................ 168
4.3.12 Halaman Operasional Kebun ....................................................... 171
4.3.13 Halaman Tunjangan Struktural.................................................... 173

ii

4.3.14 Halaman Karyawan ..................................................................... 175
4.3.15 Halaman Gaji, Tunjangan dan Santunan ..................................... 178
4.3.16 Halaman Keluarga ....................................................................... 178
4.3.17 Halaman Riwayat Pendidikan Formal ........................................ 182
4.3.18 Halaman Riwayat Pendidikan Non Formal................................. 186
4.3.19 Halaman Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XII ............................. 189
4.3.20 Halaman Riwayat Pekerjaan PTPN XII ...................................... 191

4.3.21 Halaman Riwayat Pendidikan dan Pelatihan .............................. 194
4.3.22 Halaman Capaian atau Prestasi ................................................... 196
4.3.23 Halaman Pembinaan dan Sanksi ................................................. 198
4.3.24 Halaman Laporan Karyawan Pensiun ......................................... 201
4.3.25 Halaman Laporan Karyawan yang akan Pensiun........................ 201
4.3.26 Halaman Laporan Karyawan PHK dengan Hormat .................... 202
4.3.27 Halaman Laporan Karyawan PHK dengan Tidak Hormat ......... 203
4.3.28 Halaman Laporan Karyawan Meninggal Dunia ......................... 204
4.3.29 Halaman Laporan Jumlah Karyawan Per Golongan ................... 205
4.3.30 Halaman Laporan Jumlah Karyawan Per Pendidikan ................. 205
4.3.31 Halaman Laporan Total Gaji Karyawan Per Kebun ................... 206
4.3.32 Halaman Informasi Jabatan Kosong ........................................... 207
4.4 Hasil Uji Coba ......................................................................................... 208
4.5 Evaluasi ................................................................................................... 209
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 210
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 210
5.2 Saran ........................................................................................................ 210
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 211
LAMPIRAN ........................................................................................................ 212

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 System Development Life Cycle Model Waterfall (Pressman,2007)
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan SistemError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.2 Document Flow Administrasi Data PegawaiError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.3 Input-Process-Output Diagram (IPO Diagram).Error!

Bookmark

not defined.

Gambar 3.4 System Flow Administrasi KepegawaianError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.6 Context Diagram Aplikasi Administrasi Kepegawaian ............. Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.5 Diagram Jenjang Aplikasi Administrasi Kepegawaian .............. Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.7 DFD Level 0 ...................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.8 DFD Level 1 Mengelola Data Master Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.9 DFD Level 2 Maintenance Data TunjanganError!

Bookmark

not

defined.

Gambar 3.10 DFD Level 1 Kelola Data Karyawan.Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan. ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.12 Conceptual Data Model (CDM) ...... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.13 Physical Data Model (PDM) ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.14 Tampilan Login ................................ Error! Bookmark not defined.

iv

Gambar 3.15 Halaman Utama ................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.16 Tampilan Maintenance dan Tambah Data StrataError! Bookmark
not defined.
Gambar 3.17 Tampilan Maintenance Unit & BagianError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.18 Tambah Data Unit & Bagian ............ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.19 Tampilan Maintenance Bidang ........ Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.20 Tambah Data Bidang ........................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.21 Tampilan Maintenance dan Tambah Data Golongan .............. Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.22 Tampilan Maintenance Gaji ............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.23 Tambah Data Gaji. ........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.24 Tampilan Maintenance dan Tambah Data Pendidikan ........... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.25 Tampilan Maintenance dan Tambah Data Hubungan Batih .... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.26 Tampilan Maintenance Santunan SosialError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.27 Tambah Data Santunan Sosial.......... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.28 Tampilan Maintenance Tunjangan Operasional Kebun........... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.29 Tambah Data Tunjangan Operasional KebunError! Bookmark not

defined.

v

Gambar 3.30 Tampilan Maintenance dan Tambah Data JabatanError! Bookmark
not defined.
Gambar 3.31 Tampilan Maintenance Tunjangan StrukturalError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.32 Tambah Data Tunjangan Struktural . Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.33 Tampilan Maintenance Karyawan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.34 Form 1 Tambah Data Karyawan. ..... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.35 Form 2 Tambah Data Karyawan ...... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.36 Tampilan Maintenance Riwayat Pendidikan Formal ............... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.37 Tambah Data Riwayat Pendidikan FormalError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.38 Tampilan Maintenance Riwayat Pendidikan Non Formal ....... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.39 Tambah Data Riwayat Pendidikan Non FormalError!

Bookmark

not defined.
Gambar 3.40 Tampilan Maintenance Riwayat Pekerjaan di PTPN XII ........ Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.41 Tambah Data Riwayat Pekerjaan di PTPN XII.Error!

Bookmark

not defined.
Gambar 3.42 Tampilan Maintenance Riwayat Pekerjaan Di Luar PTPN

XII

................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.43 Tambah Data Riwayat Pekerjaan Di Luar PTPN XII. ............. Error!
Bookmark not defined.

vi

Gambar 3.44 Tampilan Maintenance Pendidikan dan PelatihanError! Bookmark
not defined.
Gambar 3.45 Tambah Data Pendidikan dan Pelatihan.Error!

Bookmark

not

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.46 Tampilan Maintenance Capaian/PrestasiError!
defined.
Gambar 3.47 Tambah Data Capaian/Prestasi......... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.48 Tampilan Maintenance Batih ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.49 Tambah Data Batih........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.50 Tampilan Maintenance Pembinaan dan SanksiError!

Bookmark

not defined.
Gambar 3.51 Tambah Data Pembinaan dan SanksiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.52 Tampilan Pembuatan Laporan Karyawan PensiunError! Bookmark
not defined.
Gambar 3.53 Tampilan Pembuatan Laporan Karyawan Yang Akan Pensiun Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.54 Tampilan Pembuatan Laporan Karyawan PHK Dengan Hormat
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.55 Tampilan Pembuatan Laporan Karyawan PHK Dengan
Tidak Hormat ................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.56 Tampilan Pembuatan Laporan Karyawan Meninggal Dunia ... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.57 Tampilan Pembuatan Laporan Jumlah Karyawan Per Golongan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.

vii

Gambar 3.58 Tampilan Pembuatan Laporan Jumlah Karyawan Per-Pendidikan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.59 Tampilan Pembuatan Laporan Total Gaji Karyawan Per-kebun
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.60 Laporan Karyawan Pensiun ............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.61 Laporan Karyawan Yang Akan PensiunError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.62 Laporan Karyawan PHK Dengan HormatError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.63 Laporan Karyawan PHK Dengan Tidak HormatError!

Bookmark

not defined.
Gambar 3.64 Laporan Karyawan Meninggal DuniaError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.65 Laporan Jumlah Karyawan Per GolonganError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.66 Laporan Jumlah Karyawan Per PendidikanError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.67 Laporan Total Gaji Karyawan Per-KebunError!

Bookmark

not

defined.
Gambar 3.68 Chart Informasi Jabatan Kosong ...... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.1 Halaman Login ................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.2 Error login ......................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.3 Halaman Utama Admin ...................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 Halaman Strata ................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.5 Hapus Data strata ............................... Error! Bookmark not defined.

viii

Gambar 4.6 Halaman Unit & Bagian ..................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.7 Tambah Data Unit & Bagian .............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.8 Perbarui Data Unit & Bagian ............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.9 Hapus Unit & Bagian ......................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.10 Halaman Bidang ............................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.11 Tambah Data Bidang ........................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.12 Perbarui Data Bidang ....................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 Hapus Data Bidang........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.14 Halaman Jabatan .............................. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Hapus Data Jabatan .......................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.16 Halaman Golongan ........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.17 Hapus Data Golongan ...................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.18 Halaman Pendidikan ........................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.19 Hapus Data Pendidikan .................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.20 Halaman Hubungan Batih. ............... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.21 Hapus Data Hubungan Batih ............ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.22 Halaman Gaji.................................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.23 Tambah Data Gaji ............................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.24 Perbarui Data Gaji ............................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.25 Hapus Data Gaji ............................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.26 Halaman Santunan Sosial ................. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.27 Tambah Data Santunan Sosial.......... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.28 Perbarui Data Santunan Sosial ......... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.29 Hapus Data Santunan Sosial ............ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.30 Halaman Operasional Kebun ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 Tambah Data Operasional Kebun .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.32 Perbarui Data Operasional Kebun .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.33 Hapus Data Operasional Kebun ....... Error! Bookmark not defined.

ix

Gambar 4.34 Halaman Tunjangan Struktural ........ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.35 Tambah Data Tunjangan Struktural . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.36 Perbarui Data Tunjangan Struktural . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.37 Hapus Data Tunjangan Struktural .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.38 Halaman Karyawan. ......................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.39 Tambah Data Karyawan ................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.40 Tambah Data Login .......................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.41 Kelola Data Karyawan ..................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.42 Hapus Data Karyawan ...................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.43 Halaman Gaji, Tunjangan dan Santunan Karyawan ................ Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.44 Halaman Keluarga. ........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.45 Tambah Data Keluarga..................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.46 Perbarui Data Keluarga .................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.47 Hapus Data Keluarga ....................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.48 Detail Data Keluarga ........................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.49 Halaman Riwayat Pendidikan FormalError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.50 Tambah Data Riwayat Pendidikan FormalError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.51 Perbarui Data Riwayat Pendidikan FormalError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.52 Hapus Data Riwayat Pendidikan FormalError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.53 Halaman Riwayat Pendidikan Non Formal.Error! Bookmark not
defined.
Gambar 4.54 Tambah Data Riwayat Pendidikan Non FormalError!
not defined.

Bookmark

Gambar 4.55 Perbarui Data Riwayat Pendidikan Non FormalError!
not defined.

Bookmark

Gambar 4.56 Hapus Data Riwayat Pendidikan Non FormalError! Bookmark not
defined.

x

Gambar 4.57 Halaman Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XIIError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.58 Tambah Data Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XIIError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.59 Perbarui Data Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XIIError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.60 Hapus Data Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XIIError!
not defined.
Gambar 4.61 Halaman Riwayat Pekerjaan PTPN XIIError!
defined.

Bookmark

Bookmark

not

Gambar 4.62 Tambah Data Riwayat Pekerjaan PTPN XIIError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.63 Perbarui Data Riwayat Pekerjaan PTPN XIIError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.64 Hapus Data Riwayat Pekerjaan PTPN XIIError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.65 Halaman Riwayat Pendidikan dan PelatihanError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.66 Tambah Data Riwayat Pendidikan dan PelatihanError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.67 Perbarui Data Riwayat Pendidikan dan PelatihanError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.68 Hapus Data Riwayat Pendidikan dan PelatihanError!
not defined.

Bookmark

Gambar 4.69 Halaman Capaian atau Prestasi ........ Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.70 Tambah Data Capaian atau Prestasi . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.71 Perbarui Data Capaian atau Prestasi. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.72 Hapus Data Capaian atau Prestasi .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.73 Halaman Pembinaan dan Sanksi ...... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.74 Tambah Data Pembinaan dan SanksiError! Bookmark not defined.
Gambar 4.75 Perbarui Data Pembinaan dan SanksiError! Bookmark not defined.
Gambar 4.76 Hapus Data Pembinaan dan Sanksi .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.77 Daftar Karyawan Pensiun................. Error! Bookmark not defined.

xi

Gambar 4.78 Laporan Karyawan Pensiun ............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.79 Daftar Karyawan Yang Akan PensiunError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.80 Laporan Karyawan Yang Akan PensiunError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.81 Daftar Karyawan PHK dengan HormatError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.82 Laporan Karyawan PHK dengan HormatError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.83 Daftar Laporan Karyawan PHK dengan Tidak Hormat ........... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.84 Laporan Karyawan PHK dengan Tidak HormatError!
not defined.

Bookmark

Gambar 4.85 Daftar Karyawan Meninggal Dunia . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.86 Laporan Karyawan Meninggal DuniaError!
defined.
Gambar 4.87 Laporan Jumlah Karyawan Per GolonganError!
defined.

Bookmark
Bookmark

not
not

Gambar 4.88 Laporan Jumlah Karyawan Per PendidikanError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.89 Laporan Total Gaji Karyawan Per KebunError!
defined.

Bookmark

not

Gambar 4.90 Chart Informasi Jabatan Kosong...... Error! Bookmark not defined.

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Proses-Masalah-Solusi ........................... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna (User Requirement)Error!

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)Error! Bookmark not
defined.
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Keseluruhan ... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.6 Desain Data Test CaseMaintenance StrataError!

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.7 Desain Test Case Maintenance Strata.... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.8 Desain Data Test Case Maintenance Unit & BagianError! Bookmark
not defined.
Tabel 3.9 Desain Test Case Maintenance Unit ...... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.10 Desain Data Test Case Maintenance Bidang Afdeling ................ Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.11 Desain Test Case Maintenance Bidang AfdelingError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.12 Desain Data Test Case Maintenance GolonganError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.13 Desain Test Case Maintenance GolonganError!

Bookmark

not

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.14 Desain Data Test Case Maintenance GajiError!
defined.

xiii

Tabel 3.15 Desain Test Case Maintenance Gaji .... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.16 Desain Data Test Case Maintenance PendidikanError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.17 Desain Test Case Maintenance PendidikanError!

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.18 Desain Data Test Case Maintenance Hubungan Batih ................ Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.19 Desain Test Case Maintenance Hubungan BatihError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.20 Desain Data Test Case Maintenance Santunan Sosial ................ Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.21 Desain Test Case Maintenance Santunan SosialError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.22 Desain Data Test Case Maintenance Tunjangan Operasional ..... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.23 Desain Test Case Maintenance Tunjangan Operasional ............. Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.24 Desain Data Test Case Maintenance JabatanError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.25 Desain Test Case Maintenance JabatanError! Bookmark not defined.
Tabel 3.26 Desain Data Test Case Maintenance Tunjangan Struktural ........ Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.27 Desain Test Case Maintenance Tunjangan Struktural ................. Error!
Bookmark not defined.

xiv

Tabel 3.28 Desain Data Test Case Maintenance KaryawanError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.29 Desain Test Case Maintenance KaryawanError!

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.30 Desain Data Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan Formal
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.31 Desain Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan Formal ...... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.32 Desain Data Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan
Non-Formal .......................................... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.33 Desain Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan Non-Formal
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.34 Desain Data Test Case Maintenance Riwayat Pekerjaan di PTPN
XII ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.35 Desain Test Case Maintenance Riwayat Pekerjaan di PTPN XII Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.36 Desain Data Test Case Maintenance Riwayat Pekerjaan di Luar Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.37 Desain Test Case Maintenance Riwayat Pekerjaan di Luar PTPN
XII ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.38 Desain Data Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan dan
Pelatihan ............................................... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.39 Desain Test Case Maintenance Riwayat Pendidikan dan Pelatihan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.40 Desain Data Test Case Maintenance Capaian/Prestasi ................ Error!
Bookmark not defined.

xv

Tabel 3.41 Desain Test Case Maintenance Capaian/PrestasiError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.42 Desain Data Test Case Maintenance BatihError!

Bookmark

not

defined.
Tabel 3.43 Desain Test Case Maintenance Batih .. Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.44 Desain Data Test Case Maintenance Pembinaan dan Sanksi ...... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.45 Desain Test Case Maintenance Pembinaan dan Sanksi ............... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.46 Desain Data Test Case Laporan Karyawan PensiunError! Bookmark
not defined.
Tabel 3.47 Desain Test Case Laporan Karyawan PensiunError! Bookmark not
defined.
Tabel 3.48 Desain Data Test Case Laporan Karyawan yang Akan Pensiun . Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.49 Desain Test Case Laporan Karyawan yang Akan Pensiun .......... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.50 Desain Data Test Case Laporan Karyawan PHK dengan HormatError!
Bookmark not defined.
Tabel 3.51 Test Case Laporan Karyawan PHK dengan HormatError! Bookmark
not defined.
Tabel 3.52 Desain Data Test Case Laporan Karyawan PHK dengan Tidak
Hormat.................................................. Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.53 Desain Test Case Laporan Karyawan PHK dengan Tidak Hormat
................................................................................ Error! Bookmark not defined.

xvi

Tabel 3.54 Desain Data Test Case Laporan Karyawan Meninggal Dunia .... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.55 Desain Test Case Laporan Karyawan Meninggal Dunia ............. Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.56 Desain Data Test Case Laporan Jumlah Karyawan Per Golongan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.57 Desain Test Case Laporan Jumlah Karyawan Per Golongan ...... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.58 Desain Data Test Case Laporan Jumlah Karyawan Per Pendidikan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.59 Desain Test Case Laporan Jumlah Karyawan Per-Pendidikan .... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.60 Desain Data Test Case Laporan Total Gaji Karyawan Per Kebun
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.61 Desain Test Case Laporan Total Gaji Karyawan Per Kebun ....... Error!
Bookmark not defined.
Tabel 3.62 Desain Data Test Case Informasi Jabatan KosongError!

Bookmark

not defined.
Tabel 3.63 Desain Test Case Informasi Jabatan KosongError!

Bookmark

not

defined.
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Aplikasi Administrasi KepegawaianError! Bookmark
not defined.

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Hasil Uji Coba Maintenance strata..... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 2 Hasil Uji Coba Maintenance Unit, Bagian & Bidang ................ Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 3 Hasil Uji Coba Maintenance GolonganError!

Bookmark

not

defined.
Lampiran 4 Hasil Uji Coba Maintenance Gaji ...... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 5 Hasil Uji Coba Maintenance PendidikanError!

Bookmark

not

defined.
Lampiran 6 Hasil Uji Coba Maintenance Hubungan BatihError! Bookmark not
defined.
Lampiran 7 Hasil Uji Coba Maintenance Santunan SosialError! Bookmark not
defined.
Lampiran 8 Hasil Uji Coba Maintenance Tunjangan Operasional ................ Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 9 Hasil Uji Coba Maintenance Jabatan . Error! Bookmark not defined.
Lampiran 10 Hasil Uji Coba Maintenance Tunjangan Struktural ................. Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 11 Hasil Uji Coba Maintenance KaryawanError!

Bookmark

not

defined.
Lampiran 12 Hasil Uji Coba Maintenance Riwayat Pendidikan Formal ...... Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 13 Hasil Uji Coba Maintenance Riwayat Pendidikan Non Formal
................................................................................ Error! Bookmark not defined.

xxiii

Lampiran 14 Hasil Uji Coba Maintenance Riwayat Pekerjaan di PTPN XII Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 15 Hasil Uji Coba Maintenance Riwayat Pekerjaan Luar PTPN XII
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Lampiran 16 Hasil Uji Coba Maintenance Riwayat Pendidikan dan Pelatihan
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Lampiran 17 Hasil Uji Coba Maintenance Capaian/PrestasiError! Bookmark not
defined.
Lampiran 18 Hasil Uji Coba Maintenance Batih... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 19 Hasil Uji Coba Maintenance Pembinaan dan Sanksi ............... Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 20 Hasil Uji Coba Laporan Karyawan PensiunError! Bookmark not
defined.
Lampiran 21 Hasil Uji Coba Laporan Karyawan Yang Akan Pensiun ......... Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 22 Hasil Uji Coba Laporan Karyawan PHK dengan Hormat........ Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 23 Hasil Uji Coba Laporan Karyawan PHK dengan tidak Hormat
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Lampiran 24 Hasil Uji Coba Laporan Karyawan Meninggal Dunia ............. Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 25 Hasil Uji Coba Laporan Jumlah Karyawan per golongan ........ Error!
Bookmark not defined.

xxiv

Lampiran 26 Hasil Uji Coba Laporan Jumlah Karyawan per-pendidikan..... Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 27 Hasil Uji Coba Laporan Total Gaji Karyawan Per Kebun ....... Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 28 Hasil Uji Coba Menampilkan Informasi Jabatan Kosong ........ Error!
Bookmark not defined.
Lampiran 29 Biodata Penulis ................................. Error! Bookmark not defined.

xxiv

xxiv

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
PT Perkebunan Nusantara XII (PTPN XII) merupakan Badan Usaha Milik
Negara yang keseluruhan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Republik Indonesia.
PTPN XII bergerak di bidang agro bisnis dan agro industri serta optimalisasi
pemanfaatan sumber daya perusahaan untuk menghasilkan barang dan atau jasa
yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat. PTPN XII memiliki satu kantor
direksi, tiga kantor wilayah dan 34 kebun yang berada di Jawa Timur. PTPN XII
juga memiliki 3.820 karyawan tetap .
Proses pengelolaan data karyawan secara keseluruhan dilakukan oleh
bagian sumber daya manusia (SDM) yang berada pada kantor direksi. Proses
pengelolaan data karyawan dimulai dari pihak kebun yang dikelola oleh bagian
administrasi keuangan & umum (AKU). Data karyawan tersebut kemudian dikirim
ke kantor wilayah yang diproses oleh bagian tata usaha kantor. Data karyawan yang
berada pada kantor wilayah kemudian dikirim ke kantor direksi yang akan diproses
oleh bagian SDM. Proses pencatatan data karyawan masih menggunakan Microsoft
Excel. Pencatatan data karyawan tersebut meliputi biodata karyawan, kenaikan
golongan dan penggolongan gaji. Proses pencatatan biodata karyawan kebun
dilakukan oleh bagian AKU kemudian data hasil pencatatan tersebut dikirimkan ke
kantor wilayah dan kantor direksi. Kantor wilayah dan kantor direksi akan
melakukan pembaruan data sesuai data yang dikirimkan pihak kebun. Proses
kenaikan golongan dilakukan oleh kantor direksi yang kemudian mengirimkan
surat keputusan kepada kantor wiliayah dan kebun.

1

2

Pihak kantor wilayah dan kebun akan melakukan pembaruan data sesuai surat
keputusan yang diterima.
Permasalahan yang terjadi adalah adanya perbedaan golongan antara kantor
direksi, kantor wilayah dan kebun. Sebagai contoh karyawan A yang berada pada
kebun semula bergolongan IIIB/2 kemudian oleh kantor direksi dinaikkan menjadi
golongan IIIB/3. Surat keputusan kenaikan golongan dikirim ke kebun, tetapi
karena surat keputusan belum sampai sehingga kebun masih menggunakan data
yang lama. Kantor direksi memberikan gaji sesuai data yang dimiliki sehingga total
gaji yang diberikan tidak sesuai dengan total gaji yang seharusnya didapat. Selain
adanya perbedaan jumlah honor yang harus dibayar, pihak kebun dan wilayah juga
tidak mengetahui dengan pasti jumlah karyawan yang akan memasuki usia pensiun
dan jumlah karyawan pensiun.
Saat ini untuk mengatasi permasalahan tersebut dilakukan rekonsiliasi data
agar data lebih akurat. Rekonsiliasi data dilakukan 2 kali dalam setahun. Setiap 1
kali rekonsiliasi data memakan waktu 2 sampai 3 hari serta membutuhkan biaya
kurang lebih sebesar Rp. 133.488.000. Total biaya tersebut digunakan untuk uang
saku karyawan, uang makan, uang penginapan dan biaya bahan bakar.
Berdasarkan permasalahan di atas maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang
dapat mengelola data karyawan yang mutakhir dan terhubung. Aplikasi karyawan
juga dapat melakukan perubahan data pribadi yang akan disetujui oleh pihak atasan
di masing-masing kantor (kebun/wilayah/direksi). Informasi yang dihasilkan akan
memudahkan kantor wilayah dan kebun untuk mengetahui jumlah karyawan yang
akan memasuki usia pensiun dan jumlah karyawan pensiun.

3

1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi Administrasi
Kepegawaian pada PT Perkebunan Nusantara XII Surabaya.

1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah, batasan masalah dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
a. Aplikasi hanya mengelola karyawan tetap
b. Aplikasi hanya melakukan kegiatan pencatatan data diri dan riwayat karyawan.
c. Aplikasi tidak melakukan proses absensi dan cuti.
d. Aplikasi tidak melakukan perhitungan gaji.

1.4 Tujuan
Tujuan pada penelitian ini adalah menghasilkan sebuah Aplikasi
Administrasi Kepegawaian pada PT Perkebunan Nusantara XII Surabaya.

1.5 Manfaat
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan memiliki beberapa nilai manfaat
sebagai berikut:
a. Data akan selalu sesuai antara data pada kantor direksi, kantor wilayah dan
kebun.
b. Tidak terjadi kesalahan dalam menentukan gaji dan tunjangan karyawan
berdasarkan jabatan dan golongan pada bagian SDM, TUK dan AKU.
c. Karyawan dapat mengetahui data diri dan riwayat yang dimiliki.

4

d. Kantor wilayah dan kebun dapat mengetahui dengan pasti jumlah karyawan
yang akan memasuki usia pensiun dan yang pensiun.

1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan tugas akhir ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5
bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika
penulisan yang terdapat pada laporan tugas akhir ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang teori-teori pendukung yang digunakan
untuk menyelesaikan permasalahan dan proses pembuatan aplikasi yang
meliputi teori administrasi kepegawaian, aplikasi, System Development Life
Cycle (SDLC), dan beberapa teori mengenai tools yang digunakan dalam
pembuatan aplikasi.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini menjelaskan mengenai analisis masalah mulai dari
kegiatan observasi, wawancara, dan studi pustaka. Dari hasil ketiga kegiatan
tersebut akan digunakan untuk analisis kebutuhan yang terdiri dari kebutuhan
pengguna (User Requirement) dan kebutuhan fungsional (Functional
Requirement). Kemudian pada bab ini juga menjelaskan rancangan yang
mengacu pada user requirement dan functional requirement meliputi System
Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data
Model (CDM), Physical Data Model (PDM),dan Design Input Output.

5

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini menjelaskan mengenai kebutuhan implementasi yang
meliputi kebutuhan hardware dan software. Kemudian juga menjelaskan
penggunaan aplikasi yang telah dibuat. Penjelasan aplikasi meliputi tampilan
aplikasi dan fungsi kontrol dalam aplikasi. Pada bagian evaluasi akan
dilakukan pengujian menggunakan Black Box Testing untuk membuktikan
bahwa aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan tujuan.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dijelaskan mengenai kesimpulan setelah aplikasi selesai
diimplementasikan dan di uji coba dan saran untuk pengembangan aplikasi
agar kedepannya menjadi lebih baik lagi.

6

BAB II
LANDASAN TEORI

1.1 Penelitian Santoso (2013)
Tujuan dari penelitian Santoso yang berjudul Rancang Bangun Sistem
Informasi Administrasi Pegawai pada PT Ledokombo Jember Jawa Timur adalah
mempermudah perusahaan tersebut dalam melakukan pengolahan administrasi
pegawai yang meliputi cuti pegawai, pengolahan data karyawan, dan absensi.
Sehingga dibutuhkan pembuatan sistem informasi administrasi pegawai yang
terintegrasi yang dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan yang ada lebih
valid dan terjamin.

1.2 Administrasi Kepegawaian
Menurut Gie (2004), Administrasi Kepegawaian adalah segenap aktivitas
yang bersangkutan dengan masalah penggunaan tenaga kerja untuk mencapai
tujuan tertentu.
Menurut Sahertian (1985), aspek-aspek pengelolaan administrasi
kepegawaian adalah sebagai berikut: kegiatan pencatatan, pendaftaran, penentuan
kebijaksanaan

dan

perencanaan

pegawai,

pengembangan

kepegawaian,

pemeliharaan kepegawaian, penilaian kepegawaian, pemutusan hubungan
kerja,dan pengendalian pegawai.

1.3 Aplikasi
Aplikasi adalah kumpulan dari perintah program yang dibuat untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (Hendrayudi, 2009).

1

2

1.4 System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut McLeod dan Schell (2007) System development life cycle (SDLC)
adalah pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi. Model
pendekatan waterfall seringkali disebut sebagai SDLC traditional. Tahapan dari
model waterfall dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 System Development Life Cycle Model Waterfall (Pressman, 2007)

Penjelasan mengenai tahap-tahap SDLC Model Waterfall adalah sebagai
berikut (Pressman, 2007):
a. Requirements (Analisis Kebutuhan Sistem)
Analisis kebutuhan sistem merupakan tahap awal yang digunakan untuk
menggali informasi secara mendalam terkait dengan kebutuhan. Dalam hal ini
analisa dilakukan untuk mengetahui kebutuhan. Kebutuhan itu sendiri terbagi
menjadi tiga jenis yaitu kebutuhan mengenai teknologi, kebutuhan informasi, dan
kebutuhan user. Dari proses analisa ini, proses analisa mengenai biaya dan risiko
juga perlu diperhitungkan.

3

b. Design (Perancangan)
Hasil dari proses analisa kebutuhan sistem tersebut selanjutnya akan dibuat
sebuah design database, DFD, ERD, antarmuka pengguna / Graphical User
Interface (GUI), dan jaringan yang diperlukan untuk sistem.
c. Coding (Implementasi/pengkodean)
Rancangan yang telah dibuat ditahap sebelumnya kemudian akan dituangkan
kedalam suatu bentuk atau bahasa dan dapat diterjemahkan oleh komputer. Tahap
ini juga dapat disebut sebagai tahap implementasi yaitu tahap dimana mengkonversi
hasil rancangan menjadi bahasa pemrograman yang dapat dimengerti oleh
komputer dan diolah.
d. Testing (Pengujian)
Pengujian program dilakukan untuk memastikan bahwa semua pernyataan telah
diuji dan memastikan bahwa input yang digunakan akan menghasilkan output yang
sesuai. Pada tahap ini pengujian dibagi menjadi dua metode yaitu black-box dan
white-box. Pengujian black-box lebih menekankan kepada pengujian fungsionalitas
dari sistem. Sedangkan pengujian white-box yaitu lebih menekankan pada
pengujian internal dan struktur sistem dengan menggunakan algoritma.
e. Maintenance (Perawatan)
Tahap maintenance merupakan tahap akhir dari SDLC. Tahap ini digunakan
jika perangkat lunak telah digunakan oleh pengguna. Setelah beberapa periode
penggunaan perangkat lunak pasti terdapat perubahan atau penyesuaian terhadap

4

keadaan tertentu, sehingga perangkat lunak juga harus menyesuaikan dengan
keadaan tersebut.

5

1

BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan analisis dan perancangan
sistem aplikasi administrasi kepegawaian pada PT Perkebunan Nusantara XII ini
menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC). Adapun tabel yang
menggambarkan tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Sistem

2

1.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap analisis kebutuhan sistem
dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai proses
bisnis dan kebutuhan sistem pada PTPN XII. Wawancara dilakukan kepada pihakpihak yang secara langsung berhubungan dengan ruang lingkup aplikasi tersebut
atau bagian-bagian yang akan menggunakan aplikasi tersebut.
2. Observasi
Observasi dilakukan untuk mengamati dan meninjau langsung kondisi
PTPN XII sehingga dapat memahami sistem yang berjalan saat ini. Pengamatan dan
peninjauan secara langsung meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
a. Pengumpulan data terkait profil PTPN XII.
b. Mempelajari alur proses bisnis Administrasi Kepegawaian.
c. Menelaah permasalahan dalam proses Administrasi Kepegawaian.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka digunakan sebagai bahan referensi untuk pembuatan aplikasi.
Referensi-referensi tersebut diambil dari buku yang berisikan mengenai
administrasi kepegawaian yang dicantumkan sebagai landasan teori dan daftar
pustaka.
4. Analisa Kebutuhan
Tahapan terakhir dari analisis kebutuhan sistem, dimana analisis kebutuhan
sistem digunakan untuk menganalisa data hasil observasi dan wawancara yang akan

3

digunakan untuk menentukan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional
dari aplikasi yang akan dibuat.

1.1.1 Analisa Kebutuhan
Hasil dari observasi dan wawancara oleh pihak PTPN XII menghasilkan
sebuah informasi mengenai proses bisnis yang terkait dengan administrasi
kepegawaian pada PTPN XII. Proses Administrasi data pegawai dijelaskan pada
docflow yang dapat dilihat Gambar 3.2.
Proses awal pengolahan data karyawan pada PTPN XII dimulai dari bagian
Administrasi Keuangan & Kebun (AKU) kebun mencatat biodata karyawan kebun.
Selanjutnya Daftar karyawan tersebut dikirim ke kantor wilayah yang diterima oleh
bagian Tata Usaha Kantor (TUK) untuk dilakukan proses pencatatan ulang. Hasil
pencatatan tersebut menghasilkan daftar karyawan wilayah yang dikirim ke kantor
direksi dan diterima oleh bagian Sumber Daya Manusia (SDM) untuk dilakukan
pencatatan sehingga menghasilkan daftar seluruh karyawan PTPN XII.
Berdasarkan daftar seluruh karyawan tersebut bagian SDM membuat laporan
karyawan pensiun dan laporan karyawan yang akan pensiun.
Proses selanjutnya adalah rekonsiliasi data karyawan. Fungsi dari
rekonsiliasi data adalah menyamakan semua data karyawan yang berada pada
kantor direksi, kantor wilayah dan kebun. Selanjutnya bagian SDM membuat
rekomendasi kenaikan golongan tiap karyawan dan memberikan dokumen tersebut
kepada direksi.
Dokumen rekomendasi kenaikan golongan digunakan oleh direksi sebagai
acuan untuk memutuskan kenaikan golongan karyawan. Selanjutnya direksi
membuat surat keputusan kenaikan golongan karyawan yang diberikan ke bagian

4

SDM. Bagian SDM memperbarui golongan karyawan dan menentukan gaji yang
didapat karyawan. Selanjutnya bagian SDM mengecek surat keputusan tersebut.
Jika surat keputusan ditujukan ke kebun, maka bagian SDM mengirim langsung
surat tersebut ke kebun yang dituju dan mengkonfirmasi kantor wilayah terkait
melalui email untuk melakukan pembaruan data. Setelah surat keputusan diterima
oleh kebun maka bagian AKU memperbarui golongan dan menentukan gaji
karyawan sesuai golongan terbaru. Jika surat keputusan ditujukan untuk kantor
wilayah, maka bagian SDM mengirim langsung ke kantor wilayah yang dituju.
Setelah surat keputusan diterima oleh kantor wilayah maka bagian TUK
memperbarui golongan dan menentukan gaji karyawan sesuai golongan terbaru.
Dari hasil pengamatan proses bisnis yang didapat dari kegiatan observasi,
wawancara, dan membandingkan dengan teori-teori yang terkait proses bisnis, telah
ditemukan permasalahan. Permasalahan yang terjadi adalah adanya perbedaan
golongan antara kantor direksi, kantor wilayah dan kebun. Sebagai contoh
karyawan A yang berada pada kebun semula bergolongan IIIB/2 kemudian oleh
kantor direksi dinaikkan menjadi golongan IIIB/3. Surat keputusan kenaikan
golongan dikirim ke kebun, tetapi karena surat keputusan belum sampai sehingga
kebun masih menggunakan data yang lama. Kantor direksi memberikan gaji sesuai
data yang dimiliki sehingga total gaji yang diberikan tidak sesuai dengan total gaji
yang seharusnya didapat. Selain adanya perbedaan jumlah honor yang harus
dibayar, pihak kebun dan wilayah juga tidak mengetahui dengan pasti jumlah
karyawan yang akan memasuki usia pensiun dan jumlah karyawan pensiun. Berikut
adalah simpulan dari uraian di atas yang meliputi proses dari proses bisnis saat ini,
masalah pada setiap proses, dan solusi dapat dilihat pada Tabel 3.1 .

5

Gambar 3.2 Document Flow Administrasi Data Pegawai

Tabel 3.1 Proses-Masalah-Solusi
No Proses

Masalah

Penyebab

Dampak

1.

Mencatat Biodata
Semua Karyawan

Adanya perbedaan data
karyawan dengan kebun
dan wilayah

Data Karyawan Tidak
Terintegrasi

Adanya Perbedaan honor
yang diberikan kepada
karyawan

2.

Membuat Laporan
Karyawan Pensiun
dan yang akan
pension

3.

Melakukan
Rekonsiliasi data
karyawan

Kebun dan Kantor
Wilayah tidak mengetahui
jumlah karyawan yang
akan pensiun di wilayah
dan kebun tersebut.
Pihak kebun harus
membawa dokumendokumen karyawan dan
mencocokan secara
manual dengan dokumen
di kantor direksi dan
kantor wilayah

Tidak adanya laporan
karyawan pensiun dan
yang akan pensiun
untuk wilayah dan
kebun
Data karyawan yang
berada pada kebun,
kantor wilayah dan
kantor direksi belum
terintegrasi

Solusi

Perlu dilakukan
penyamaan data
antara kebun, kantor
wilayah dan kantor
direksi
Kantor wilayah dan kebun
Membuat laporan
tidak dapat memperkirakan karyawan yang akan
jumlah karyawannya yang
pensiun dan pensiun
akan memasuki masa bebas di setiap kebun dan
tugas dan pensiun.
kantor wilayah.
1. Membutuhkan waktu 2- Diperlukan aplikasi
3 hari untuk
yang sudah
menyelesaikan
terintegrasi sehingga
rekonsiliasi data.
proses rekonsiliasi
2. Karena membutuhkan
data dapat
waktu 2-3 hari, PTPN
ditiadakan.
XII harus menyiapkan
akomodasi
penginapan,transport,
makanan untuk pihakpihak yang terkait.

6

No Proses

Masalah

Penyebab

Dampak

Solusi

4.

Honor yang diberikan
pihak kebun masih honor
yang lama tetapi kantor
direksi mengirimkan total
honor yang terbaru ke
kebun.

Surat keputusan kenaikan
golongan belum diterima
pihak kebun

Honor yang diterima
karyawan tidak sesuai
dengan honor yang
seharusnya didapat.

Mengirimkan hasil
Scan Surat
Keputusan Kenaikan
Golongan ke kebun
terkait melalui email

Memperbarui
golongan karyawan
dan penentuan gaji
yang didapat
karyawan perkebun

7

8

A. Kebutuhan Pengguna (User Requirement)
Kebutuhan pengguna (user requirement) pada Tabel 3.2 di bawah adalah
kebutuhan yang telah disesuaikan dan menunjang tugas-tugas pengguna terkait
dengan aplikasi

administrasi

kepegawaian.

Tugas-tugas

pengguna

yang

dicantumkan pada Tabel 3.2 berasal dari hasil wawancara dengan pihak PTPN XII
Surabaya.
Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna (User Requirement)
No

Pengguna

Tugas

User Requirement

1

Administrasi
Keuangan dan
Umum (AKU)
kebun

1. Mengawasi dan
Membina
administra