TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Perjalanan Dinas Pada PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

IMAM SAFI’I

11.41010.0083

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR TABEL ... xxii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Manfaat ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Perjalanan Dinas ... 8

2.2 Anggaran ... 10

2.3 Sistem Informasi ... 11

2.4 System Development Life Cycle (SDLC) ... 13

2.5 System Flow ... 16

2.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 16

2.7 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 16

xi

Halaman

2.9 Hypertext Preprocessor (PHP) ... 18

2.10 SMS Gateway ... 18

2.11Testing ... 19

2.12Penelitian Terdahulu ... 19

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 21

3.1 Metode Penelitian ... 21

3.2 Analisis Sistem ... 22

3.2.1 Analisis Kebutuhan... 23

3.3 Perancangan Sistem ... 57

3.3.1 Gambaran Umum Sistem... 57

3.3.2 Diagram Alir Sistem ... 70

3.3.3 Diagram Berjenjang ... 73

3.3.4 Context Diagram ... 74

3.3.5 Data Flow Diagram... 76

3.3.6 Entity Relationship ... 84

3.3.7 Rancangan Antarmuka ... 98

3.3.8 Rancangan Uji Coba ... 128

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 164

4.1 Kebutuhan Sistem ... 164

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 164

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras ... 164

4.2 Pembuatan Aplikasi ... 166

xii

Halaman

4.3.1 Halaman Login ... 166

4.3.2 Halaman Utama ... 168

4.3.3 Halaman Strata ... 169

4.3.4 Halaman Bagian ... 171

4.3.5 Halaman Golongan ... 172

4.3.6 Halaman Karyawan ... 174

4.3.7 Halaman Tujuan ... 175

4.3.8 Halaman Kode Rekening ... 176

4.3.9 Halaman Biaya Perjalanan Dinas ... 178

4.3.10 Halaman Biaya Transport Perjalanan Dinas ... 180

4.3.11 Halaman Biaya Mess ... 181

4.3.12 Halaman Anggaran ... 183

4.3.13 Halaman Pengajuan ... 185

4.3.14 Halaman Persetujuan ... 190

4.3.15 Halaman Perhitungan ... 193

4.3.16 Halaman Pengelolaan SPD ... 202

4.3.17 Halaman Pembuatan Dokumen SPD ... 204

4.3.18 Halaman Pembuatan Dokumen PPD & SPP ... 205

4.3.19 Halaman Pembuatan Dokumen Surat Jalan ... 210

4.3.20 Halaman Penyelesaian Perjalanan Dinas ... 211

4.3.21 Halaman Laporan ... 211

4.3.22 Halaman Grafik ... 218

xiii

Halaman

4.5 Evaluasi ... 221

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 223

5.1 Kesimpulan ... 223

5.2 Saran ... 223

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 System Development Life Cycle Model Waterfall ... 14

Gambar 3.1 Document Flow Pengajuan Perjalanan Dinas ... 24

Gambar 3.2 Document Flow Pembuatan Dokumen Perjalanan Dinas ... 25

Gambar 3.3 Document Flow Penyelesaian Perjalanan Dinas ... 27

Gambar 3.4 IPO Diagram ... 59

Gambar 3.5 System Flowchart Sistem Informasi Perjalanan Dinas ... 71

Gambar 3.6 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perjalanan Dinas ... 73

Gambar 3.7 Context Diagram Sistem Informasi Perjalanan Dinas ... 75

Gambar 3.8 DFD Level 0 ... 77

Gambar 3.9 DFD Level 1 Mengelola Data Master ... 79

Gambar 3.10 DFD Level 1 Transaksi Perjalanan Dinas ... 81

Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan ... 83

Gambar 3.12 Conceptual Data Model ... 86

Gambar 3.13 Physical Data Model ... 87

Gambar 3.14 Tampilan Login ... 99

Gambar 3.15 Tampilan Menu Utama... 100

Gambar 3.16 Tampilan Import Karyawan ... 100

Gambar 3.17 Tampilan Maintenance Tujuan ... 101

Gambar 3.18 Tambah Data Tujuan ... 101

Gambar 3.19 Tampilan Maintenance Kode Rekening ... 102

Gambar 3.20 Tambah Data Kode Rekening ... 102

xv

Halaman

Gambar 3.22 Tambah Data Biaya Mess ... 103

Gambar 3.23 Tampilan Maintenance BPD Dalam Wilayah ... 103

Gambar 3.24 Tambah data BPD dalam dan luar wilayah ... 104

Gambar 3.25 Tampilan Maintenance BPD Luar Wilayah ... 104

Gambar 3.26 Tampilan Maintenance BPD Luar Negeri ... 105

Gambar 3.27 Tambah data BPD luar negeri ... 105

Gambar 3.28 Tampilan Maintenance Biaya Transport Dinas Dalam Kota ... 106

Gambar 3.29 Tambah Data Biaya Transport Dinas Dalam Kota... 106

Gambar 3.30 Tampilan Maintenance Biaya Transport Dalam Wilayah ... 107

Gambar 3.31 Tambah Data Biaya Transport Dinas Dalam Wilayah ... 107

Gambar 3.32 Tampilan Maintenance Biaya Transport Luar Wilayah ... 108

Gambar 3.33 Tambah Data Biaya Transport ke bandara/stasiun ... 108

Gambar 3.34 Tampilan Maintenance Biaya Transport ke bandara/stasiun ... 109

Gambar 3.35 Tambah Data Biaya Transport Dinas ke bandara/stasiun ... 109

Gambar 3. 36 Tampilan Maintenance Anggaran ... 110

Gambar 3.37 Tambah Data Anggaran ... 110

Gambar 3.38 Pengajuan Perjalanan Dinas ... 111

Gambar 3.39 Daftar Karyawan ... 112

Gambar 3.40 Daftar Pengajuan untuk disetujui ... 113

Gambar 3.41 Tampilan pemberian persetujuan ... 114

Gambar 3.42 Tampilan Daftar Perhitungan ... 114

Gambar 3.43 Perhitungan Dalam Kota ... 115

xvi

Halaman

Gambar 3.45 Perhitungan Luar Wilayah ... 117

Gambar 3.46 Perhitungan Luar Negeri ... 118

Gambar 3.47 Pengaktifan dan pembatalan perjalanan dinas ... 119

Gambar 3.48 Penyelesain perjalanan dinas ... 119

Gambar 3. 49 Daftar Pembuatan Dokumen SPD ... 120

Gambar 3.50 Daftar Pembuatan Dokumen PPD, SPP & rekap per nomer SPD 121 Gambar 3.51 Daftar Pembuatan Dokumen PPD, SPP & rekap per nomer PPD 121 Gambar 3.52 Laporan Histori Perjalanan Dinas Karyawan ... 122

Gambar 3.53 Laporan Perbandingan per bagian ... 123

Gambar 3.54 Laporan Perbandingan per periode ... 124

Gambar 3.55 Laporan Perbandingan per wilayah tujuan ... 125

Gambar 3.56 Laporan Penggunaan Anggaran Per Bulan ... 126

Gambar 3.57 Laporan Penggunaan Anggaran Per Tahun ... 126

Gambar 3.58 Laporan Histori Realisasi Anggaran ... 127

Gambar 4.1 Halaman login ... 166

Gambar 4.2 Eror login ... 167

Gambar 4.3 Reset kata sandi ... 167

Gambar 4.4 Reset email berhasil ... 168

Gambar 4.5 Input email tidak terdaftar ... 168

Gambar 4.6 Halaman Utama Admin ... 169

Gambar 4.7 halaman strata ... 169

Gambar 4.8 Tambah data strata ... 170

xvii

Halaman

Gambar 4.10 Hapus Data Strata ... 170

Gambar 4.11 Halaman Bagian ... 171

Gambar 4.12 Tambah data bagian ... 171

Gambar 4.13 Perbarui data bagian ... 172

Gambar 4.14 Hapus data bagian ... 172

Gambar 4.15 Halaman Bagian ... 172

Gambar 4.16 Tambah data golongan ... 173

Gambar 4.17 Perbarui data golongan ... 173

Gambar 4.18 Hapus data golongan ... 173

Gambar 4.19 Halaman karyawan ... 174

Gambar 4.20 Import data karyawan ... 174

Gambar 4.21 Halaman Tujuan ... 175

Gambar 4.22 Tambah data tujuan ... 176

Gambar 4.23 Perbarui data tujuan ... 176

Gambar 4.24 Hapus data tujuan ... 176

Gambar 4.25 Halaman Kode Rekening ... 177

Gambar 4.26 Tambah data rekening ... 177

Gambar 4.27 Perbarui data rekening ... 178

Gambar 4.28 Hapus data rekenig ... 178

Gambar 4.29 Halaman biaya perjalanan dinas dalam wilayah ... 179

Gambar 4.30 Halaman biaya perjalanan dinas luar wilayah ... 179

Gambar 4.31 Halaman biaya perjalanan dinas luar negeri ... 179

xviii

Halaman

Gambar 4.33 Halaman biaya perjalanan dinas bagian dalam wilayah... 180

Gambar 4.34 Halaman biaya perjalanan dinas bagian luar wilayah ... 181

Gambar 4.35 Halaman biaya perjalanan dinas bagian dalam kota ke bandara/stasiun ... 181

Gambar 4.36 Halaman biaya mess ... 181

Gambar 4.37 Tambah biaya mess ... 182

Gambar 4.38 Perbarui biaya mess ... 182

Gambar 4.39 Hapus biaya mess ... 182

Gambar 4.40 Halaman Anggaran ... 183

Gambar 4.41 Tambah data anggaran ... 184

Gambar 4.42 Perbarui data anggaran ... 184

Gambar 4.43 Hapus data anggaran ... 184

Gambar 4.44 Lihat detail anggaran ... 185

Gambar 4.45 Halaman pengajuan ... 185

Gambar 4.46 Data Karyawan untuk pelaksana/pengikut ... 186

Gambar 4.47 Memasukkan tujuan terdaftar ... 187

Gambar 4.48 Memasukkan tujuan beda wilayah ... 187

Gambar 4.49 Keterangan menambahkan tujuan ... 187

Gambar 4.50 Modal tambah tujuan ... 188

Gambar 4.51 Penambahan tujuan tidak terdaftar ... 188

Gambar 4.52 Validasi data pelaksana dan tujuan kosong ... 188

Gambar 4.53 Validasi tanggal dan jam harus lebih dari tanggal dan jam pengajuan ... 189

xix

Halaman

Gambar 4.55 Pengajuan yang berhasil disimpan ... 190

Gambar 4.56 Daftar pengajuan untuk persetujuan ... 191

Gambar 4.57 Persetujuan askabag ... 191

Gambar 4.58 Persetujuan kabag ... 192

Gambar 4.59 Askabag mewakili kabag ... 192

Gambar 4.60 Peringatan perjalanan dinas di tujuan yang sama dalam 14 hari... 193

Gambar 4.61 Informasi terakhir kali ke tujuan perjalanan dinas ... 193

Gambar 4.62 Daftar perhitungan pengajuan perjalanan dinas ... 193

Gambar 4.63 Halaman perhitungan dalam kota ... 194

Gambar 4.64 Perhitungan dalam kota jenis transport sewa ... 195

Gambar 4.65 Perhitungan dalam wilayah ... 195

Gambar 4.66 Perhitungan biaya transport dalam wilayah ... 196

Gambar 4.67 Perhitungan biaya perjalanan dinas ... 197

Gambar 4.68 Total biaya perjalanan dinas dalam wilayah ... 197

Gambar 4.69 Halaman perhitungan luar wilayah ... 198

Gambar 4.70 Biaya transport luar wilayah ... 198

Gambar 4.71 Biaya perjalanan dinas luar wilayah... 199

Gambar 4.72 Total biaya perjalanan dinas luar wilayah ... 199

Gambar 4.73 Perhitungan Luar Negeri ... 200

Gambar 4.74 Biaya transport luar negeri ... 201

Gambar 4.75 Biaya perjalanan dinas luar negeri ... 201

Gambar 4.76 Total perhitungan biaya perjalanan dinas ... 201

xx

Halaman

Gambar 4.78 Hasil notifikasi sms ... 202

Gambar 4.79 Pengaktifan perjalanan dinas ... 203

Gambar 4.80 Pembatalan perjalanan dinas ... 203

Gambar 4. 81 Aktifkan kembali perjalanan dinas yang dibatalkan ... 204

Gambar 4.82 Daftar perjalanan dinas cetak SPD ... 205

Gambar 4.83 Hasil Dokumen SPD ... 205

Gambar 4.84 Cetak PPD & SPP luar wilayah dan luar negeri ... 206

Gambar 4.85 Cetak PPD & SPP dalam kota dan dalam wilayah ... 206

Gambar 4.86 PPD Uang muka luar wilayah ... 207

Gambar 4.87 PPD sisa luar wilayah ... 207

Gambar 4.88 SPP uang muka luar wilayah ... 208

Gambar 4.89 SPP Sisa luar wilayah ... 208

Gambar 4.90 Rekapitulasi BPD luar wilayah ... 208

Gambar 4.91 Cetak PPD dalam kota dan dalam wilayah ... 209

Gambar 4.92 Cetak SPP rekapitulasi dalam kota dan dalam wilayah ... 209

Gambar 4.93 Cetak Rekapitulasi BPD dalam kota dan dalam wilayah ... 210

Gambar 4.94 Cetak surat jalan ... 210

Gambar 4.95 Hasil Surat Jalan ... 210

Gambar 4.96 Penyelesaian perjalanan dinas ... 211

Gambar 4.97 Halaman Laporan ... 212

Gambar 4.98 Input periode Histori perjalanan dinas karyawan ... 212

Gambar 4.99 Hasil laporan histori perjalanan dinas karyawan ... 213

xxi

Halaman

Gambar 4.101 Hasil laporan perbandingan ... 214

Gambar 4.102 Input laporan perbandingan per periode ... 214

Gambar 4.103 Hasil laporan perbandingan per periode ... 214

Gambar 4.104 Input perbandingan per wilayah tujuan ... 215

Gambar 4.105 Hasil laporan perbandingan per wilayah tujuan ... 215

Gambar 4.106 Input laporan anggaran per bulan ... 216

Gambar 4.107 Hasil laporan anggaran per bulan ... 216

Gambar 4.108 Input laporan anggaran per tahun ... 216

Gambar 4.109 Hasil laporan anggaran per tahun ... 217

Gambar 4.110 Input laporan histori realisasi anggaran ... 217

Gambar 4.111 Hasil laporan histori realisasi anggaran ... 217

Gambar 4.112 Grafik penggunaan anggaran ... 218

Gambar 4.113 Grafik penggunaan biaya periode bulan... 219

Gambar 4.114 Grafik penggunaan biaya periode tahun... 219

Gambar 4.115 Grafik penggunaan biaya per bidang ... 220

xxii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Tahapan Metode Penelitian ... 21

Tabel 3.2 Proses-masalah-solusi ... 29

Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna ... 31

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Karyawan ... 33

Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsional Asisten kepala bagian yang bersangkutan ... 34

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional kepala bagian yang bersangkutan ... 34

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional staf bagian umum ... 34

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Kepala bagian umum ... 35

Tabel 3.9 Total Fungsi ... 36

Tabel 3.10 Kebutuhan Informasi... 57

Tabel 3.11 Mapping Kebutuhan Fungsional pada IPO ... 68

Tabel 3.12 Mapping Kebutuhan Informasi pada IPO ... 69

Tabel 3.13 Struktur Tabel Karyawan ... 88

Tabel 3.14 Struktur Tabel Strata ... 88

Tabel 3.15 Struktur Tabel Golongan ... 89

Tabel 3.16 Struktur Tabel Wilayah ... 89

Tabel 3.17 Struktur tabel tujuan ... 90

Tabel 3.18 Struktur tabel tujuan ... 90

Tabel 3.19 Struktur tabel kode rekening ... 90

Tabel 3.20 Struktur tabel biaya transport ke bandara/stasiun ... 91

Tabel 3.21 Struktur tabel biaya transport dalam kota ... 91

xxiii

Halaman

Tabel 3.23 Struktur tabel biaya transport luar wilayah ... 92

Tabel 3.24 Struktur tabel biaya perjalanan dinas dalam dan luar wilayah... 93

Tabel 3.25 Struktur tabel biaya perjalanan dinas luar negeri ... 93

Tabel 3.26 Struktur tabel mess ... 94

Tabel 3.27 Struktur tabel anggaran ... 94

Tabel 3.28 Struktur tabel detail anggaran ... 94

Tabel 3.29 Struktur tabel SPD ... 95

Tabel 3.30 Struktur tabel pelaksana SPD ... 95

Tabel 3.31 Struktur tabel tujuan SPD ... 96

Tabel 3.32 Struktur tabel logapproval ... 96

Tabel 3.33 Struktur tabel PPD ... 97

Tabel 3.34 Struktur tabel detail PPD ... 97

Tabel 3.35 Struktur tabel SPP ... 98

Tabel 3.36 Struktur tabel detail SPP ... 98

Tabel 3.37 Rancangan data Import data dan daftar karyawan ... 128

Tabel 3.38 Rancangan uji coba import data dan daftar karyawan ... 129

Tabel 3.39 Rancangan uji coba mengelola data tujuan ... 129

Tabel 3. 40 Rancangan uji coba mengelola data tujuan ... 130

Tabel 3.41 Rancangan data mengelola data biaya Transport dinas dalam kota .. 131

Tabel 3.42 Rancangan data mengelola data biaya Transport dalam wilayah ... 132

Tabel 3.43 Rancangan data mengelola data biaya Transport luar wilayah ... 132

Tabel 3.44 Rancangan data mengelola data biaya Transport dalam kota ke bandara/stasiun ... 133

xxiv

Halaman

Tabel 3.46 Rancangan data mengelola data kode rekening ... 140

Tabel 3.47 Rancangan data mengelola data mess ... 140

Tabel 3.48 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas dalam wilayah ... 141

Tabel 3.49 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas luar wilayah ... 141

Tabel 3.50 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas luar negeri . 142 Tabel 3.51 Rancangan uji coba mengelola data biaya perjalanan dinas ... 142

Tabel 3.52 Rancangan data penetapan anggaran ... 146

Tabel 3.53 Rancangan uji coba penetapan anggaran ... 147

Tabel 3.54 Rancangan uji coba pengajuan perjalanan dinas... 148

Tabel 3.55 Rancangan data pengajuan perjalanan dinas ... 149

Tabel 3.56 Rancangan data lihat daftar perjalanan dinas ... 150

Tabel 3.57 Rancangan uji coba lihat daftar perjalanan dinas... 150

Tabel 3.58 Rancangan data persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas askabag ... 151

Tabel 3.59 Rancangan data setelah persetujuan askabag ... 151

Tabel 3.60 Rancangan uji coba persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas askabag ... 152

Tabel 3.61 Rancangan data persetujuan perjalanan dinas kabag ... 153

Tabel 3.62 Rancangan data setelah persetujuan perjalanan dinas kabag ... 153

Tabel 3.63 Rancangan uji coba persetujuan perjalanan dinas kabag ... 153

Tabel 3.64 Rancangan data menghitung biaya perjalanan dinas ... 154

Tabel 3.65 Rancangan data setelah perthitungan tersimpan ... 154

Tabel 3.66 Rancangan uji coba menghitung biaya perjalanan dinas ... 155

xxv

Halaman

Tabel 3.68 Rancangan data setelah pengaktifan ... 155

Tabel 3.69 Rancangan uji coba pengaktifan perjalanan dinas ... 156

Tabel 3.70 Rancangan data pembatalan perjalanan dinas ... 156

Tabel 3.71 Rancangan data setelah pembatalan ... 156

Tabel 3.72 Rancangan uji coba pembatalan perjalanan dinas... 156

Tabel 3.73 Rancangan data penyelesaian perjalanan dinas ... 157

Tabel 3.74 Rancangan data setelah penyelesian ... 157

Tabel 3.75 Rancangan uji coba penyelesain perjalanan dinas ... 157

Tabel 3.76 Rancangan data cetak dokumen SPD... 158

Tabel 3.77 Rancangan uji coba cetak dokumen SPD ... 158

Tabel 3.78 Rancangan uji coba cetak dokumen surat jalan ... 158

Tabel 3.79 Rancangan data cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa... 159

Tabel 3.80 Rancangan uji coba cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa ... 159

Tabel 3.81 Rancangan data cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa 160 Tabel 3.82 Rancangan uji coba cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa ... 160

Tabel 3.83 Rancangan data cetak dokumen rekapitulasi BPD ... 160

Tabel 3.84 Rancangan uji coba cetak dokumen rekapitulasi BPD ... 160

Tabel 3.85 Rancangan data cetak histori perjalanan dinas karyawan ... 161

Tabel 3.86 Rancangan uji coba cetak histori perjalanan dinas karyawan ... 161

Tabel 3.87 Rancangan data cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan ... 162

Tabel 3.88 Rancangan uji coba cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan ... 162

xxvi

Halaman Tabel 3.89 Rancangan data cetak laporan penggunaan anggaran per bulan

dan per tahun ... 162

Tabel 3.90 Rancangan uji coba cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun ... 163

Tabel 3.91 Rancangan data cetak laporan histori realisasi anggaran ... 163

Tabel 3.92 Rancangan uji coba cetak laporan histori realisasi anggaran ... 163

xxvii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 226

Lampiran 2 Tarif Biaya Perjalanan dinas... 227

Lampiran 3 Surat Perjalanan Dinas (SPD) ... 230

Lampiran 4 Surat Jalan... 231

Lampiran 5 Perhitungan Perjalanan Dinas (PPD) ... 232

Lampiran 6 Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ... 233

Lampiran 7 Rekap Biaya Perjalanan Dinas ... 234

Lampiran 8 Detail Hasil Pengujian ... 235

Lampiran 9 Surat Perjalanan Dinas hasil sistem ... 297

Lampiran 10 Surat Jalan hasil sistem ... 298

Lampiran 11 Perhitungan Perjalanan Dinas uang muka hasil sistem ... 299

Lampiran 12 Perhitungan Perjalanan Dinas sisa hasil sistem ... 300

Lampiran 13 Surat Permintaan Pembayaran uang muka hasil sistem ... 301

Lampiran 14 Surat Permintaan Pembayaran sisa hasil sistem ... 302

Lampiran 15 Rekapitulasi Biaya Perjalanan Dinas hasil sistem ... 303

Lampiran 16 Laporan Histori Perjalanan Dinas Karyawan hasil sistem ... 304

Lampiran 17 Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Per Bagian hasil sistem ... 305

Lampiran 18 Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Per Bagian hasil sistem ... 306

Lampiran 19 Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Per Wilayah Tujuan hasil sistem ... 307

Lampiran 20 Laporan Penggunaan Anggaran Per Bulan hasil sistem ... 308

xxviii

Halaman Lampiran 22 Laporan Histori Realisasi Anggaran Per Tahun hasil sistem ... 310 Lampiran 23 Bukti akan diimplementasikan ... 311

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) atau yang disebut PTPN XII (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang agribisnis dan agri-industri. PTPN XII memiliki 34 kebun yang tersebar di Provinsi Jawa Timur, tiga kantor wilayah yang berada di Jember dan Malang, satu kantor perwakilan di Jakarta dan lima anak perusahaan yaitu PT Riset Perkebunan Nusantara, PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara, PT Rolas Nusantara Medika, PT Industri Gula Glenmore, dan PT Rolas Nusantara Tambang. Pusat kantor direksi PTPN XII terdapat di Surabaya. Oleh karena itu, karyawan yang akan berhubungan langsung dengan anak perusahaan, melakukan pemantauan langsung terhadap 34 kebun dan melaksanakan tugas di luar kantor direksi akan melakukan perjalanan dinas.

Tata cara melakukan perjalanan dinas dan besaran biaya yang dikeluarkan telah diatur dalam surat keputusan direksi nomor: Kpts-014/PTPN/SDM/5/2012 (PTPN XII, 2012). Surat keputusan ini dibuat dengan mengacu pada Peraturan Pemerintah RI No. 17 tahun 1996, Keputusan Menteri BUMN No. KEP-11/MBU/2009, Keputusan Menteri BUMN No. KEP-193/MBU/2010, dan Keputusan Pemegang Saham No. SK-97/MBU/2012 tanggal 01-03-2012. Pengajuan perjalanan dinas pada PTPN XII (Persero) diawali dengan menulis pengajuan pada buku perjalanan dinas serta melampirkan dokumen yang terkait dengan penugasan (berupa memo/surat perintah dari atasan). Setelah itu, karyawan

2

akan meminta persetujuan perjalanan dinas dari asisten kepala bagian dan atau kepala bagian yang bersangkutan. Buku tersebut nantinya akan diserahkan kepada bagian umum untuk dibuatkan surat perjalanan dinas (SPD), perhitungan perjalanan dinas (PPD), surat jalan dan surat permintaan pembayaran (SPP).

Perhitungan biaya perjalanan dinas dilakukan oleh staf bagian umum dengan menggunakan bantuan Excel. Biaya yang dihitung meliputi biaya transport dan biaya perjalanan dinas. Biaya perjalanan dinas ini terdiri dari biaya penginapan, uang saku, uang makan, uang cucian dan transport lokal. Karyawan yang melakukan perjalanan dinas luar wilayah dan luar negeri akan mendapat uang muka sebesar 80% dari uang saku perjalanan dinas. Jadi, staf bagian umum harus membuatkan PPD uang muka dan SPP uang muka untuk melakukan pencairan dana di bagian keuangan. Perhitungan dan pembuatan PPD untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas dalam kota dan dalam wilayah dilakukan sebelum melakukan perjalanan dinas oleh staf bagian umum.

Dokumen PPD dan SPP harus ditandatangani oleh kepala bagian umum sebelum diberikan kepada karyawan dan bagian keuangan. Karyawan yang telah melakukan perjalanan dinas dalam kota dan dalam wilayah dapat mencairkan dana biaya perjalanan dengan menyerahkan SPD, PPD dan surat jalan ke bagian umum. Karyawan yang telah melakukan perjalanan dinas luar wilayah dan luar negeri dapat mencairkan sisa dana biaya perjalanan dinas dengan menyerahkan PPD uang muka dan SPP uang muka ke bagian umum. Selanjutnya, bagian umum akan membuatkan SPP dari rekapitulasi PPD per periode untuk perjalanan dinas dalam kota dan dalam wilayah serta membuatkan PPD dan SPP dari sisa biaya yang telah

diterima untuk luar wilayah dan luar negeri. SPP ini harus mengacu pada SPP uang muka yang telah diterima sebelumnya.

Dari proses bisnis yang berjalan saat ini ditemukan beberapa permasalahan. Permasalahan pertama adalah adanya penyalahgunaan perjalanan dinas untuk kepentingan pribadi karena tidak adanya informasi histori perjalanan dinas karyawan untuk mengetahui frekuensi dan tanggal pengajuan ke tempat tujuan yang sama. Selain itu berkas-berkas perjalanan dinas terletak di bagian umum sehingga kepala bagian yang bersangkutan harus ke bagian umum untuk meminta berkas-berkas terkait histori karyawan. Permasalahan kedua adalah adanya keterlambatan pembuatan dokumen sampai tenggat waktu keberangkatan. Permasalahan ini disebabkan tidak adanya daftar prioritas pembuatan dokumen dan perhitungan perjalanan dinas yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Permasalahan yang ketiga adalah adanya manipulasi biaya dan kesalahan perhitungan membuat kepala bagian harus mengecek ulang hasil perhitungan. Hal ini disebabkan karena biaya-biaya yang ditetapkan bisa diganti dan uraian biaya yang tidak sesuai bisa ditambahkan. Permasalahan yang keempat adalah pencarian kembali SPP uang muka untuk pembuatan penyelesaian perjalanan dinas memerlukan waktu yang lama karena pengarsipan SPP yang berdasarkan tanggal. Permasalahan yang kelima adalah tidak ada peninjauan ulang dalam penggunaan biaya perjalanan dinas. Hal ini disebabkan karena tidak adanya penetapan alokasi anggaran untuk perjalanan dinas sehingga tidak adanya laporan penggunaan anggaran. Permasalahan yang keenam adalah kepala bagian umum dan bagian direksi tidak dapat mengevaluasi pelaksanaan perjalanan dinas dikarenakan tidak adanya laporan penggunaan biaya perjalanan dinas per periode dan per bidang,

4

laporan jumlah perjalanan dinas per periode dan per bidang, laporan penggunaan biaya perjalanan dinas per wilayah tujuan dan histori perjalanan dinas yang dilakukan karyawan.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi PTPN XII (persero) memerlukan sebuah sistem informasi perjalanan dinas. Dengan adanya sistem ini, kepala bagian dapat dengan mudah melihat histori perjalanan dinas karyawan karena semua data perjalanan dinas tersimpan di database yang dapat dipakai secara bersamaan. Selain itu, staf bagian umum dapat membuat prioritas pengerjaan karena data yang ditampilkan dapat bebas diurutkan berdasarkan tanggal pengajuan, tanggal keberangkatan ataupun selisih tanggal pengajuan dan tanggal keberangkatan. Dengan aplikasi ini, manipulasi biaya dapat dicegah karena biaya-biaya perjalanan dinas di-default oleh sistem dan hanya pengguna yang memiliki hak akses tertentu yang dapat menggantinya. Perhitungan biaya perjalanan dinas juga dilakukan oleh sistem sehingga tidak ada kesalahan perhitungan. Sistem juga mampu menyajikan informasi dalam bentuk laporan mengenai histori perjalanan dinas karyawan, perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan dinas per bagian, per periode, per bidang dan per wilayah tujuan, penggunaan anggaran per bulan dan per tahun, dan histori realisasi anggaran.

1.2 Perumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan sebuah permasalahan yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi perjalanan dinas pada PT Perkebunan Nusantara XII (persero).

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan dari sistem ini adalah, sebagai berikut:

1. Standar perhitungan biaya perjalanan dinas berdasarkan Surat Keputusan Direksi Kpts-014/PTPN/SDM/5/2012.

2. Tidak membahas akuntansi perjalanan dinas.

3. Penetapan anggaran menggunakan pendekatan zero based budgeting. 4. Kebutuhan anggaran untuk perjalanan dinas per bulan diasumsikan sama. 5. Notifikasi peringatan pengerjaan perhitungan, pembuatan dan penyelesaian

dokumen perjalanan dinas dilakukan melalui sms dan email.

6. Tidak membahas penanganan biaya yang telah dikeluarkan pada pembatalan perjalanan dinas

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai dari penyusunan tugas akhir ini adalah menghasilkan sebuah Sistem Informasi Perjalanan Dinas pada PT Perkebunan Nusantara XII (persero).

1.5 Manfaat

Dengan adanya sistem ini diharapkan memiliki beberapa nilai manfaat antara lain :

1. Dapat menyediakan informasi mengenai besaran biaya dan jumlah perjalanan dinas yang dilakukan per periode, per bidang dan per karyawan sebagai saran dalam mengadakan perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

6

2. Membantu perusahaan dalam meminimalkan kesalahan dalam perhitungan biaya perjalanan dinas.

3. Membantu perusahaan dalam memastikan penggunaan biaya perjalanan dinas sesuai dengan yang direncanakan.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan mengenai profil PTPN XII. Karyawan PTPN XII harus melakukan perjalanan dinas untuk berhubungan langsung dengan anak perusahaan dan pemantauan langsung terhadap 34 kebun karena kantor pusat PTPN XII terletak di Surabaya. Proses perjalanan dinas saat ini memiliki beberapa permasalahan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem informasi perjalanan dinas. Pada bab ini, juga dijelaskan mengenai rumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan aplikasi, manfaat, dan sistematika penulisan.

BAB II: LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan mengenai teori-teori pendukung yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dan proses pembuatan sistem yang meliputi teori perjalanan dinas, anggaran, sistem informasi, System Development Life Cycle (SDLC), System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Web, Hypertext Preprocessor (PHP), SMS Gateway, Testing dan penelitian terdahulu sebagai referensi pembuatan sistem.

BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini menjelaskan tahapan yang dilakukan dalam menganalisa dan merancang sistem. Tahapan tersebut meliputi analisis sistem, rancangan sistem dan implementasi sistem. Tahapan analisis sistem dimulai dari kegiatan observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil dari ketiga kegiatan tersebut akan digunakan untuk menentukan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. Tahapan selanjutnya adalah rancangan sistem yang terdiri dari data modeling, process modeling, dan rancangan antarmuka. Tahapan tersebut menghasilkan System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM), dan Rancangan Input Output. Tahapan terakhir adalah coding dan testing. Coding adalah kegiatan membuat sistem dari hasil rancangan sistem sedangkan testing adalah melakukan uji coba fungsi sistem.

BAB IV: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini menjelaskan mengenai kebutuhan implementasi meliputi kebutuhan hardware dan software. Bab ini juga menjelaskan implementasi penggunaan aplikasi yang telah dibuat. Penjelasan aplikasi meliputi tampilan aplikasi serta fungsi kontrol dalam aplikasi. Pada bagian evaluasi akan dilakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing untuk membuktikan bahwa aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan tujuan. BAB V: PENUTUP

Pada bab ini dijelaskan mengenai kesimpulan dan saran untuk mengembangkan sistem menjadi lebih baik.

8 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perjalanan Dinas

Menurut Sedianingsih (2010), perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai suatu perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan merupakan tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. Perjalanan dinas dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial, dan lain-lain. Perjalanan dinas jika ditinjau dari segi wilayah negara tujuan dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :

1. Perjalanan dinas dalam negeri yang dapat dibedakan menjadi : a. Perjalanan dinas antar kota dalam suatu provinsi

b. Perjalanan dinas antar kota, antar daerah, dan antar provinsi 2. Perjalanan dinas luar negeri

Penetapan tarif biaya perjalanan dinas PTPN XII Surabaya telah diatur pada surat keputusan nomor Kpts-014/PTPN/SDM/2012 (PTPN XII, 2012). Tarif biaya tersebut dibagi menjadi biaya transport dan biaya perjalanan dinas. Tarif biaya perjalanan dinas dibedakan tiap strata. Tarif biaya transport dan tarif biaya perjalanan dinas ditinjau dari segi wilayah pada perjalanan dinas PTPN XII adalah sebagai berikut :

1. Tarif biaya transport

a. Tarif biaya transport antar kota dalam satu provinsi.

b. Tarif biaya transport antar kota, antar daerah, dan antar provinsi 2. Tarif biaya perjalanan dinas

a. Tarif biaya perjalanan dinas untuk antar kota dalam satu provinsi

b. Tarif biaya perjalanan dinas untuk antar kota, antar daerah, dan antar provinsi.

c. Tarif biaya perjalanan dinas untuk perjalanan dinas luar negeri. Tarif-tarif tersebut dapat dilihat pada lampiran 1.

Menurut Wursanto (2006), terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatur perjalanan dinas. Langkah-langkah tersebut adalah 1. Perencanaan pendahuluan

Perencanaan pendahuluan adalah perencanaan yang berkaitan dengan identifikasi informasi yang harus diketahui dalam susunan perjalanan dinas seperti tujuan perjalanan, tempat tujuan, tanggal berangkat dan kembali, jenis perjalanan, jenis pelayanan, dan pengikut.

2. Perencanaan yang berkaitan dengan dokumen perjalanan dinas

Dokumen yang harus disiapkan dalam rangka perjalanan dinas adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan seperti surat tugas, surat perjalanan dinas, dan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang terkait seperti KTP, Passpor, Visa dan sebagainya.

3. Perencanaan yang berkaitan dengan penyusunan daftar perjalanan dinas Penyusunan daftar perjalanan dinas meliputi perencanaan transportasi, perencanaan akomodasi, perencanaan keuangan dan agenda perjalanan.

10

2.2 Anggaran

Penganggaran merupakan alat bantu pengawasan manajerial. Anggaran (Sukoco, 2006) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. Anggaran tidak hanya berfungsi sebagai rencana keuangan namun juga merupakan alat pengawasan. Beberapa manfaat yang diperoleh organisasi yang melakukan penganggaran, antara lain :

1. Anggaran mengkomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian dalam organisasi.

2. Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian organisasi secara efektif dan efisien.

3. Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmark dalam mengevaluasi kinerja perusahaan.

4. Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya aktivitas yang kurang optimal.

Penentuan pembuatan anggaran dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni pendekatan tradisional dan pendekatan zero-based budgeting. Pendekatan tradisional adalah dengan cara membuat anggaran tahun lalu sebagai dasar penyusunan dan penambahan persentase yang diinginkan sesuai dengan antisipasi kebutuhan yang akan datang. Pendekatan tradisional ini mengakibatkan anggaran yang disusun akan selalu meningkat tanpa memperhitungkan aktivitas administrasi di kantor. Pendekatan zero-based budgeting adalah penyusunan anggaran dengan tahun dasar penyusunan anggaran adalah nol. Dengan pendekatan ini anggaran disusun berdasarkan pada kebutuhan saat ini sehingga item anggaran yang sudah

tidak relevan dan tidak mendukung pencapaian tujuan dapat dihilangkan dari struktur anggaran, atau mungkin muncul item yang baru.

Pengendalian anggaran sangat penting setelah anggaran disiapkan dan disetujui. Laporan anggaran digunakan secara berkala sebagai mekanisme untuk mengkoordinasi, menimbang, dan mengontrol berbagai kegiatan administrasi di perusahaan. Dalam pengendalian, kontrol biaya pengeluaran dari kegiatan administrasi diperlukan agar biaya dari kegiatan administrasi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Menurut Sukoco (2006), beberapa hal penting dalam pengontrolan biaya adalah:

1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran.

2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditimbulkan pada karyawan. 3. Membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien.

4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan.

5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.

2.3 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk pengendalian organisasi (Ladjamudin, 2005). Setiap perusahaan harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan para penggunanya. Namun, terdapat tiga tujuan dasar sistem informasi. Tujuan-tujuan tersebut adalah (Hall, 2009):

12

1. Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen.

Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.

2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.

Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan.

3. Mendukung operasional harian.

Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dengan efisien dan efektif.

Menurut Kadir (2014), sistem informasi memiliki komponen-komponen. Komponen tersebut adalah:

1. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, monitor, router dan printer.

2. Perangkat lunak (software) atau program

Perangkat lunak adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data. Perangkat lunak disebut juga sebagai penerjemah perintah yang dijalankan pengguna komputer untuk diproses perangkat keras. 3. Prosedur

Prosedur adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4. Orang

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan pengguna keluaran sistem informasi.

5. Basis data (database)

Kumpulan tabel, hubungan antar tabel, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

6. Jaringan komputer dan komunikasi data

Jaringan komputer dan komunikasi data yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.4 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Kadir (2014) System Development Life Cycle (SDLC) atau daur hidup pengembangan merupakan metode klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metode ini mencakup sejumlah fase atau tahapan. Waterfall merupakan SDLC yang menawarkan pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata yaitu sesuai dengan tahapan analisis sistem, rancangan sistem, implementasi sistem, operasi dan pemeliharaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Penjelasan mengenai tahap-tahap SDLC model waterfall adalah sebagai berikut (Kadir, 2014) :

a. Analisis Sistem

Tahap analisis sistem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru, mengembangkan sistem yang sudah ada atau mengatasi masalah-masalah yang

14

Rancangan sistem Analisis Sistem

Rancangan Sistem

Implementasi Sistem - Analisis Kebutuhan

- Perancangan Konseptual - Perancangan Fisik

- Pemrograman - Pengujian - Konversi

Operasi dan Pemeliharaan

Kebutuhan Sistem

Perubahan lingkup atau

kebutuhan

Sistem siap beroperasi

mandiri

Implementasi kurang lengkap atau ada

permintaan baru Kesalahan atau

masalah yang tak memungkinkan

implementasi dilaksanakan

Gambar 2.1 System Development Life Cycle Model Waterfall (Kadir, 2014) belum tertangani. Manfaat analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal lapangan, kuesioner, dan pengamatan terhadap sistem yang serupa dan detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan. Analisis sistem terdiri dari analisis kebutuhan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Dengan adanya spesifikasi kebutuhan dapat membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai, manajemen dan mitra kerja yang lain. Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis sistem adalah seperti wawancara, riset terhadap sistem sekarang, observasi

b. Rancangan sistem

Rancangan sistem dilakukan setelah kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah teridentifikasi dari tahap analisis sistem. Rancangan sistem terbagi

menjadi dua tahapan yakni perancangan konseptual dan perancangan fisik. Perancangan konseptual/logis adalah membuat rancangan masukkan & keluaran sistem, rancangan penyimpanan data dan prosedur pemrosesan dan operasi. Hasil dari perancangan konseptual ini berupa rancangan input-output, rancangan ERD/CDM basis data yang akan digunakan dan system flowchart dari sistem. Setelah perancangan konseptual dilakukan tahap selanjutnya adalah perancangan fisik. Perancangan fisik adalah membuat rancangan antarmuka pemakai dan sistem, rancangan platform, rancangan basis data, rancangan modul, rencana pengujian dan rencana konversi.

c. Implementasi sistem

Pada implementasi sistem terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Tahapan tersebut adalah pemrograman, pengujian dan konversi. Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan hasil perancangan sistem. Pengujian adalah aktivitas untuk memastikan program bebas dari kesalahan ketika dijalankan. Pengujian ini dapat terdiri dari pengujian integrasi, pengujian sistem, pengujian penerimaan dan pengujian instalasi. Tahap selanjutnya setelah pengujian adalah tahap konversi. Konversi adalah pengoperasian sistem baru guna menggantikan sistem yang lama. Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi. Tahapan tersebut yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi pilot dan konversi modular.

d. Operasi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru berjalan sepenuhnya sistem memasuki tahapan operasi dan pemeliharaan. Pemeliharaan sistem diperlukan karena sistem suatu saat dapat

16

berubah karena adanya perubahan bisnis atau lingkungan, adanya permintaan kebutuhan baru, adanya masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama pengujian, dan menurunnya kinerja sistem sehingga perlu adanya perubahan dalam penulisan program.

2.5 System Flow

Bagan alir sistem (system flowchart) adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem (Jogiyanto, 2005).

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah bagan yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir dan dimana data tersebut akan disimpan (Jogiyanto, 2005). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) (AlFatta, 2007) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. ERD juga menjelaskan hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti oleh pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data model

Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

2. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

2.8 Web

Menurut Hidayat (2010) web dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau bergerak, animasi, suara, dan gabungan dari semuanya baik bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian hubungan informasi yang saling terkait. Web dapat dibagi menjadi dua yaitu web statis dan web dinamis. Web statis dibentuk dengan menggunakan HTML saja. Kekurangan web ini terletak pada keharusan untuk memelihara program web secara terus menerus untuk mengikuti setiap perubahan yang terjadi.

Web dinamis adalah web statis yang diperluas kemampuannya dengan menggunakan perangkat lunak tambahan. Dengan menggunakan perangkat lunak tambahan, perubahan informasi dalam halaman-halaman web dapat ditangani melalui perubahan data dengan mengkoneksikan web ke basis data. Dengan

18

demikian, perubahan informasi dan kemutakhiran data dapat dilakukan oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab pemrogram atau webmaster.

Menurut Kadir (2014) web dinamis dapat dibentuk dengan menggunakan teknologi web pada sisi klien dan pada sisi server. Teknologi pada sisi klien adalah Kontrol activeX, Java Applet sedangkan teknologi web pada sisi server adalah Common Gateway Interface (CGI), Active Server Page (ASP), Java Server Page (JSP) dan PHP.

2.9 Hypertext Preprocessor (PHP)

PHP adalah bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source (Anhar, 2010). PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman diminta oleh klien. PHP juga dapat menghubungkan website yang kita buat dengan database. Struktur dari file PHP biasanya didahului oleh tag <?php serta ditutup dengan tag ?> dan file-nya ber-ekstensi .php.

2.10 SMS Gateway

SMS gateway merupakan pintu gerbang bagi penyebaran informasi dengan menggunakan SMS (Tarigan, 2012). SMS gateway dapat menyebarkan pesan ke banyak nomer secara otomatis dan cepat. SMS gateway dapat langsung terhubung dengan nomor-nomor ponsel pada database. Selain itu, dengan SMS gateway pengguna dapat mengelola pesan-pesan yang dikirim, auto reply dan penjadwalan pengiriman pesan.

2.11 Testing

Testing atau pengujian (Simarmata, 2010) adalah proses terhadap program untuk menemukan segala kesalahan dan segala kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai dengan spesifikasi perangkat lunak yang telah ditentukan sebelum program tersebut diserahkan kepada pelanggan. Prinsip yang harus diperhatikan pada testing/pengujian adalah

1. Semua pengujian harus dapat ditelusuri sesuai permintaan pengguna. 2. Pengujian harus direncanakan lama sebelum pengujian dimulai.

3. Pengujian harus dimulai dari “hal kecil” dan berkembang ke “hal besar”.

4. Pengujian yang mendalam tidak mungkin dilakukan.

5. Agar efektif, pengujian dilakukan pihak ketiga yang independen.

Terdapat 2 metode pengujian perangkat lunak yang dapat digunakan, yaitu: metode white-box dan black-box. Pengujian metode white-box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak sedangkan pengujian metode black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

2.12 Penelitian Terdahulu

Penelitian mengenai sistem informasi perjalanan dinas yang relevan dengan penelitian ini adalah penelitian oleh Geniusa dan Febriliyan (2013). Tujuan dari pembuatan sistem informasi perjalanan dinas pada Kanwil Direktorat Jenderal

20

Perbendaharaan adalah mempermudah bagian kepegawaian dan keuangan untuk menata kelola perjalanan dinasnya dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari perubahan cara mengelola dari pembuatan serta penyimpanan data perjalanan dinas yang sebelumnya menggunakan excel kini tersimpan dalam satu server yang menjamin bahwa data tersebut dapat langsung dilakukan manipulasi dan tersimpan dengan baik.

Perbedaan dengan penelitian yang akan dilakukan adalah adanya penambahan fungsi penetapan anggaran perjalanan dinas dan fungsi pengawasan. Fungsi pengawasan ini berguna untuk memastikan jumlah pengeluaran perjalanan dinas sesuai dengan yang dianggarkan atau direncanakan.

21

Wawancara Observasi

Analisa Kebutuhan

Studi Pustaka

Process Modeling Design Interface

Coding

Pengujian Data Modeling

Kebuutuhan Fungsional

Kebutuhan Non-Fungsional

CDM & PDM System Flowchart _{& DFD} Design I/O & Design _{Interface Web}

Aplikasi Web Perjalanan Dinas

Dokumen Test Case

Kebutuhan Informasi BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian pada pembuatan sistem ini menggunakan SDLC Model Waterfall. Seperti yang dijelaskan pada Gambar 2.1, model waterfall memiliki 4 tahap. Tahap tersebut adalah analisis sistem, rancangan sistem, implementasi sistem dan operasi dan pemeliharaan. Namun dalam pembuatan sistem ini tahapan tersebut hanya sampai implementasi sistem.

Dalam penelitian ini akan dilakukan tiga tahapan. Tahapan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut :

Tabel 3.1 Tahapan Metode Penelitian

No. Tahapan Kegiatan

1 Analisis Sistem

2 Rancangan Sistem

22

3.2 Analisis Sistem

Identifikasi dan analisis permasalahan diperlukan untuk mengetahui sistem yang berjalan dan permasalahan yang ditimbulkan. Kegiatan yang dilakukan dalam analisis sistem untuk mengidentifikasi dan menganalisis permasalahan dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Wawancara

Wawancara dilakukan untuk mendapat informasi mengenai kebutuhan sistem dan proses bisnis perjalanan dinas pada PTPN XII. Wawancara dilakukan kepada pihak staf bagian umum, kepala bagian umum, karyawan dan asisten kepala bagian perencanaan yang berhubungan dengan ruang lingkup sistem atau bagian-bagian yang nantinya akan menggunakan sistem.

2. Observasi

Observasi dilakukan untuk mengamati dan meninjau langsung terhadap kondisi bagian umum PTPN XII untuk dapat memahami sistem yang berjalan saat ini. Pengamatan dan peninjauan secara langsung meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

a. Pengumpulan data terkait profil PTPN XII. b. Mempelajari alur proses bisnis perjalanan dinas.

c. Menelaah permasalahan dalam proses perjalanan dinas. 3. Studi Pustaka

Studi pustaka digunakan sebagai bahan referensi untuk pembuatan sistem. Referensi-referensi tersebut diambil dari buku yang berisikan mengenai teori perjalanan dinas, teori pengembangan sistem, teori penganggaran dan

pengendalian biaya. Teori-teori tersebut dicantumkan pada landasan teori dan daftar pustaka.

3.2.1 Analisis Kebutuhan

Kegiatan observasi dan wawancara pada pihak PTPN XII menghasilkan data dan informasi mengenai proses bisnis perjalanan dinas pada PTPN XII. Proses perjalanan dinas pada PTPN XII dibagi menjadi proses pengajuan, pembuatan dokumen dan penyelesaian perjalanan dinas. Proses bisnis pengajuan perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Proses Pengajuan perjalanan dinas pada PTPN XII (persero) diawali dengan karyawan menuliskan nama, tujuan, tanggal berangkat dan kembali, transport, keterangan penugasan pada buku perjalanan dinas serta melampirkan dokumen yang terkait dengan penugasan (berupa memo/surat perintah dari atasan). Setelah itu, karyawan akan meminta persetujuan perjalanan dinas dari asisten kepala bagian (askabag) dan atau kepala bagian (kabag) yang bersangkutan. Jika askabag berhalangan maka persetujuan hanya melalui kabag saja. Jika askabag dan kabag tidak berhalangan maka persetujuan harus melalui askabag setelah itu melalui kabag. Jika kabag berhalangan maka persetujuan hanya melalui askabag yang mewakili kabag dalam memberikan persetujuan.

Karyawan yang telah telah disetujui perjalanan dinasnya, dapat mengajukan buku perjalanan dinas ke bagian umum untuk dibuatkan dokumen dan perhitungan biaya perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas ini berupa surat perjalanan dinas (SPD), perhitungan perjalanan dinas (PPD), surat jalan, surat perintah pembayaran (SPP). Proses bisnis pembuatan dokumen perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.2.

24 Gambar 3.1 Document Flow Pengajuan Perjalanan Dinas

25 Gambar 3.2 Document Flow Pembuatan Dokumen Perjalanan Dinas

26

Proses pembuatan dokumen diawali dengan karyawan menyerahkan buku perjalanan dinas kepada bagian umum. Staf bagian umum akan menghitung biaya perjalanan berdasarkan daftar biaya perjalanan dinas (BPD) dan daftar biaya transport yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika perjalanan dinas termasuk kategori tujuan dalam kota atau dalam wilayah maka staf bagian hanya membuatkan dokumen SPD, surat jalan dan PPD.

Jika tujuan perjalanan dinas termasuk kategori luar wilayah atau luar negeri maka staf bagian umum akan membuat PPD uang muka dan SPP uang muka. Oleh karena itu, dokumen yang dihasilkan adalah SPD, surat jalan, PPD uang muka dan SPP Uang muka. Perjalanan dinas yang memiliki tujuan lebih dari satu hanya mendapat biaya transport ke tujuan yang memiliki jarak paling jauh. Transport ke tujuan lainnya akan diantar oleh kantor wilayah atau kebun.

Dokumen yang telah dibuat staf bagian umum selanjutnya akan diserahkan kepada kepala bagian umum untuk disetujui. Jika dokumen tersebut disetujui maka dokumen perjalanan dinas tersebut akan diberikan kepada karyawan dan diarsipkan. Karyawan dapat mencairkan uang muka perjalanan dinas ke bagian keuangan jika menerima PPD uang muka dan SPP uang muka. Karyawan dapat melakukan perjalanan dinas setelah mendapat dokumen perjalanan dinas yang telah disetujui kepala bagian umum. Karyawan yang telah melakukan perjalanan dinas diwajibkan untuk melakukan penyelesaian perjalanan dinas sebagai pertanggung jawaban dan pencairan biaya perjalanan dinasnya. Proses bisnis penyelesaian perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.3. Proses penyelesaian harus dilakukan tiap karyawan. Karyawan akan mendapat dana perjalanan dinas dengan mencairkan SPP ke bagian Keuangan.

Gambar 3.3 Document Flow Penyelesaian Perjalanan Dinas

Proses penyelesaian perjalanan dinas diawali dengan karyawan yang menyerahkan SPD, surat jalan dan PPD untuk pelaksana perjalanan dinas dalam kota dan dalam wilayah dan menyerahkan SPD, surat jalan dan PPD uang muka untuk pelaksana perjalanan dinas luar wilayah dan luar negeri. Dokumen tersebut diserahkan kepada staf bagian umum. Staf bagian umum akan membuatkan PPD dan SPP sisa biaya perjalanan dinas dari uang muka jika PPD uang muka yang

28

diterima. Dokumen PPD dan SPP sisa tersebut akan diserahkan kepada kepala bagian umum untuk disetujui. Jika staf bagian menerima PPD tanpa uang muka maka staf bagian umum akan mengecek apakah terdapat pengurangan atau penambahan biaya.

Jika ada pengurangan atau penambahan biaya maka PPD yang telah diserahkan akan diperbarui perhitungannya. Proses selanjutnya staf bagian umum akan membuatkan rekapitulasi biaya perjalanan dinas dari beberapa periode PPD sehingga SPP yang dibuat berdasarkan rekapitulasi biaya perjalanan dinas. Dokumen rekapitulasi biaya perjalanan dinas beserta SPP selanjutnya diserahkan kepada kepala bagian untuk disetujui. SPP sisa dan SPP dari hasil rekapitulasi BPD akan diserahkan kepada karyawan untuk melakukan pencairan biaya perjalanan dinas. Karyawan akan melakukan pencairan biaya perjalanan dinas dengan menyerahkan SPP yang didapat kepada bagian keuangan.

Proses evaluasi perjalanan dinas pada PTPN XII belum dilakukan. Hal ini dapat dilihat tidak adanya laporan-laporan yang terkait perjalanan dinas. Dari hasil pengamatan proses bisnis yang didapat dari kegiatan observasi wawancara, dan membandingkan dengan teori yang terkait, telah ditemukan beberapa permasalahan. Permasalahan tersebut diuraikan pada Tabel 3.2. Tabel tersebut menjelaskan tentang permasalahan, penyebab, dampak dan solusi dari proses perjalanan dinas. Permasalahan terjadi pada proses persetujuan, pembuatan dokumen, perhitungan, penyelesaian dan evaluasi. Tiap-tiap permasalahan akan dicari penyebab dan dampaknya bagi perusahaan. Dengan mengetahui penyebab dan dampak yang ditimbulkan, dapat dicari solusi-solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut.

29 Tabel 3.2 Proses-masalah-solusi

No. Proses Permasalahan Penyebab Dampak Solusi

1. Persetujuan Adanya penyalahgunaan perjalanan dinas untuk kepentingan pribadi.

Kurang selektif dalam persetujuan pengajuan karena minimnya informasi yang didapat dalam pengambilan keputusan.

Meningkatnya biaya operasional untuk perjalanan dinas.

Pembuatan histori perjalanan dinas karyawan untuk mengetahui tanggal dan frekuensi pengajuan ke tempat yang sama beserta alasan pengajuannya

Tidak adanya informasi histori perjalanan dinas karyawan untuk mengetahui frekuensi dan tanggal pengajuan ke tempat tujuan yang sama.

Berkas-berkas perjalanan dinas terletak di bagian umum, sehingga kabag yang bersangkutan harus ke bagian umum untuk meminta berkas-berkas terkait histori karyawan.

Penggunaan database sehingga data dapat dipakai secara bersamaan

2. Pembuatan dokumen

Adanya keterlambatan pembuatan dokumen sampai tenggat waktu keberangkatan.

Tidak adanya daftar prioritas dan pengingat dalam pembuatan dokumen dan perhitungan perjalanan dinas yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Menghambat kegiatan pelaksanaan tugas yang telah dijadwalkan sehingga dapat memperbesar biaya perjalanan dinas.

Pembuatan daftar prioritas pengerjaan berdasarkan selisih tanggal pengajuan dan keberangkatan dan adanya lampiran dokumen terkait penugasan. Adanya pengingat untuk pengerjaan pembuatan dokumen dan perhitungan dalam bentuk sms dan email.

30

No. Proses Permasalahan Penyebab Dampak Solusi

3. Perhitungan Resiko adanya manipulasi biaya dan kesalahan perhitungan membuat kepala bagian harus mengecek ulang hasil perhitungan

Biaya-biaya yang ditetapkan bisa diganti dan uraian biaya yang tidak sesuai bisa ditambahkan dalam perhitungan

Pengecekan ulang yang memakan waktu sedangkan masih ada pekerjaan lain yang harus dikerjakan

Perhitungan biaya perjalanan dinas dilakukan oleh sistem, biaya-biaya perjalanan dinas di-default oleh sistem dan hanya pengguna yang memiliki hak akses tertentu yang dapat menggantinya

4. Penyelesaian Pencarian kembali dokumen SPP uang muka untuk pembuatan penyelesaian perjalanan dinas memerlukan waktu yang lama

Pengarsipan SPP yang berdasarkan tanggal

Pencarian dokumen SPP uang muka yang memakan waktu untuk pembuatan SPP sisa

Pembuatan daftar SPP dengan fitur pencarian dan otomasi pembuatan dokumen melalui sistem

5. Evaluasi Tidak ada peninjauan ulang dalam penggunaan biaya perjalanan dinas

Tidak adanya penetapan alokasi anggaran untuk perjalanan dinas sehingga tidak ada laporan penggunaan anggaran

Penggunaan biaya perjalanan dinas tidak terkendali

Adanya penetapan anggaran dan pembuatan laporan penggunaan anggaran.

6. Evaluasi Tidak adanya evaluasi untuk pelaksanaan perjalanan dinas

Tidak adanya laporan yang dapat mendukung manajemen untuk melakukan evaluasi

Tidak dapat

menganalisa

kesesuaian antara perencanaan dan realisasi perjalanan dinas.

Pembuatan laporan mengenai histori perjalanan dinas karyawan, perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan dinas, penggunaan anggaran per bulan dan per tahun, dan histori realisasi anggaran untuk mendukung manajemen dalam melakukan evaluasi

Tidak dapat

mengetahui apabila ada penyimpangan

A. Pengguna Sistem

Sistem Informasi Perjalanan Dinas ini melibatkan beberapa pengguna seperti karyawan, asisten kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian yang bersangkutan, staf bagian umum, kepala bagian umum, dan direksi SDM & umum. Masing-masing pengguna memiliki tugas dalam mengelola maupun melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan tugas tersebut, akan dianalisa untuk memperoleh kebutuhan dasar yang nantinya harus dapat dilakukan oleh sistem. Hasil dari analisa kebutuhan dari masing-masing tugas dijelaskan pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna

No. Pengguna Tugas Kebutuhan

1 Karyawan Melakukan pengajuan perjalanan dinas terkait tugas kedinasan.

Mampu melakukan pengajuan perjalanan dinas.

Melengkapi dokumen yang terkait perjalanan dinas.

Dapat mengetahui informasi terkait selesainya pembuatan dokumen perjalanan dinas.

2 Asisten kepala bagian yang bersangkutan

Melakukan persetujuan dan perwakilan persetujuan kabag jika kabag yang bersangkutan berhalangan untuk perjalanan dinas yang diajukan

Dapat melakukan persetujuan dan perwakilan persetujuan

3 Kepala bagian yang

bersangkutan

Melakukan persetujuan perjalanan dinas yang diajukan

Dapat melakukan persetujuan

4 Staf bagian umum

Membuat dokumen SPD dan Surat Jalan

Mampu mencetak

dokumen SPD dan Surat Jalan

Mampu memperoleh data karyawan

Melakukan perhitungan biaya perjalanan dinas

Mampu memperoleh data karyawan

32

No. Pengguna Tugas Kebutuhan

berdasarkan surat keputusan direksi.

Mampu melakukan perhitungan biaya perjalanan dinas

Mencatat data tujuan Mencatat ketetapan biaya Transport

Mencatat ketetapan biaya perjalanan dinas Membuat dokumen PPD,

PPD uang muka dan PPD Sisa

Mampu mencetak

dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD Sisa

Membuat dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP sisa

Mampu mencetak

dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa Membuat Rekapitulasi Biaya

perjalanan dinas

Mampu membuat

rekapitulasi biaya perjalanan dinas dari beberapa perhitungan

Dapat melakukan

pembatalan perjalanan dinas jika karyawan batal melakukan perjalanan dinas

Mampu melakukan pembatalan perjalanan dinas

Menginformasikan dokumen perjalanan dinas telah di tanda tangani kepala bagian umum

Mampu melakukan pengaktifan perjalanan dinas

5 Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

Mengevaluasi perjalanan dinas

Mampu mencetak

laporan histori perjalanan dinas karyawan

Mampu mencetak

laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan dinas per bagian, per periode, per wilayah tujuan

No. Pengguna Tugas Kebutuhan

Mampu mencetak

laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

Mampu mencetak

laporan histori realisasi anggaran

Menetapkan anggaran perjalanan dinas

Mampu menetapkan

anggaran untuk

perjalanan dinas

B. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional menjelaskan fungsi-fungsi yang harus ada pada sistem. Fungsi-fungsi ini dibuat dari hasil analisa kebutuhan dan solusi dari permasalahan yang terjadi pada perjalanan dinas di PTPN XII. Sistem Informasi Perjalanan Dinas ini melibatkan beberapa pengguna seperti karyawan, asisten kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian yang bersangkutan, staf bagian umum, kepala bagian umum, dan direksi SDM & umum. Setiap pengguna memiliki kebutuhan fungsional yang wajib ada pada sistem. Masing-masing pengguna memiliki kebutuhan fungsional yang berbeda-beda. Hal ini bergantung pada tugas dan perannya dalam mengelola dan melaksanakan perjalanan dinas. Kebutuhan fungsional masing-masing pengguna dijelaskan sebagai berikut:

1. Karyawan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna karyawan dijelaskan pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Karyawan

No. Kebutuhan Fungsi

1 Mampu melakukan pengajuan perjalanan dinas. Pengajuan perjalanan dinas.

2 Dapat mengetahui informasi terkait selesainya pembuatan dokumen perjalanan dinas.

Lihat daftar perjalanan dinas karyawan

34

2. Asisten kepala bagian yang bersangkutan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna asisten kepala bagian yang bersangkutan dijelaskan pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsional Asisten kepala bagian yang bersangkutan

No. Kebutuhan Fungsi

1 Dapat melakukan persetujuan dan perwakilan persetujuan

Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas

3. Kepala bagian yang bersangkutan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna kepala bagian yang bersangkutan dijelaskan pada Tabel 3.6.

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional kepala bagian yang bersangkutan

No. Kebutuhan Fungsi

1 Dapat melakukan persetujuan disertai histori kunjungan dan waktu perjalanan dinas karyawan

Persetujuan perjalanan dinas

4. Staf bagian umum

Kebutuhan fungsional untuk pengguna staf bagian umum dijelaskan pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional staf bagian umum

No. Kebutuhan Fungsi

1 Mampu mencetak dokumen SPD dan Surat Jalan

Cetak Dokumen SPD Cetak Dokumen Surat Jalan 2 Mampu memperoleh data karyawan Impor data dan daftar

karyawan 3 Mampu melakukan perhitungan biaya

perjalanan dinas

Menghitung biaya perjalanan dinas

No. Kebutuhan Fungsi 5 Mencatat ketetapan biaya Transport Mengelola data biaya

transport

6 Mencatat ketetapan biaya perjalanan dinas Mengelola data biaya perjalanan dinas 7 Mampu mencetak dokumen PPD, PPD

uang muka dan PPD Sisa

Cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa 8 Mampu mencetak dokumen SPP, SPP

uang muka dan SPP Sisa

Cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa 9 Mampu membuat rekapitulasi biaya

perjalanan dinas dari beberapa perhitungan

Cetak dokumen Rekapitulasi BPD

10 Mampu melakukan pembatalan perjalanan dinas

Pembatalan perjalanan dinas 11 Mampu melakukan pengaktifan

perjalanan dinas

Pengaktifan perjalanan dinas 12 Mampu melakukan penyelesaian

perjalanan dinas

Penyelesaian perjalanan dinas

5. Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

Kebutuhan fungsional untuk pengguna kepala bagian umum dijelaskan pada Tabel 3.8.

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Kepala bagian umum

No. Kebutuhan Fungsi

1 Mampu menetapkan anggaran untuk perjalanan dinas

Penetapan Anggaran 2 Mampu mencetak laporan histori perjalanan

dinas karyawan

Cetak histori perjalanan dinas karyawan

3 Mampu mencetak laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan dinas per bagian, per periode, per wilayah tujuan

Cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan

4 Mampu mencetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

Cetak laporan

penggunaan anggaran per bulan dan per tahun 5 Mampu mencetak laporan histori realisasi

anggaran

Cetak laporan histori realisasi anggaran

36

Total fungsi dari hasil analisis kebutuhan pengguna adalah sebanyak 22 fungsi. Fungsi-fungsi tersebut diuraikan pada Tabel 3.9.

Tabel 3.9 Total Fungsi

No. Kebutuhan Fungsional Pengguna

1 Pengajuan perjalanan dinas. Karyawan 2 Lihat daftar perjalanan dinas karyawan Karyawan 3 Persetujuan dan perwakilan persetujuan

perjalanan dinas

Asisten kepala bagian yang bersangkutan

4

Persetujuan perjalanan dinas kepala bagian yang bersangkutan

5 Cetak Dokumen SPD Staf bagian umum

6 Cetak Dokumen Surat Jalan Staf bagian umum 7 Impor data dan daftar karyawan Staf bagian umum 8 Menghitung biaya perjalanan dinas Staf bagian umum

9 Mengelola data tujuan Staf bagian umum

10 Mengelola data biaya transport Staf bagian umum 11 Mengelola data biaya perjalanan dinas Staf bagian umum 12 Cetak dokumen PPD, PPD uang muka

dan PPD sisa

Staf bagian umum 13 Cetak dokumen SPP, SPP uang muka

dan SPP Sisa

Staf bagian umum 14 Cetak dokumen Rekapitulasi BPD Staf bagian umum 15 Pembatalan perjalanan dinas Staf bagian umum 16 Pengaktifan perjalanan dinas Staf bagian umum 17 Penyelesaian perjalanan dinas Staf bagian umum

18 Penetapan Anggaran Kepala bagian umum dan

Direksi SDM & umum 19 Cetak histori perjalanan dinas karyawan Kepala bagian umum 20 Cetak perbandingan per bagian, per

periode, per wilayah tujuan

Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

21 Cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

22

Cetak laporan histori realisasi anggaran Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

C. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan-kebutuhan fungsional yang nantinya berjalan pada sistem dapat dijelaskan secara detail. Penjelasan detail dari kebutuhan fungsional meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir,

pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional. Penjelasan spesifikasi kebutuhan fungsional adalah sebagai berikut:

1. Pengajuan perjalanan dinas.

Nama Fungsi Pengajuan perjalanan dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan tombol pengajuan

Kondisi awal Tampil halaman pengajuan

dengan input kosong

Alur normal 1. Tekan tombol pilih tambah

pelaksana SPD 2. Pilih karyawan

3. Menampilkan daftar karyawan yang dipilih

4. Memasukkan tujuan

5. Menampilkan daftar tujuan yang dipilih

6. Memasukkan tanggal dan jam berangkat

7. Memasukkan tanggal dan jam kembali

8. Memilih jenis Transport 9. Memasukkan keterangan

tugas

10. Unggah berkas terkait penugasan

11. Tekan tombol simpan

12. Sistem akan menyimpan data pengajuan

Alur alternatif -

Kondisi akhir Muncul pesan data berhasil

disimpan dan semua inputan kembali kosong

Pengecualian 1. Muncul data pelaksana tidak boleh kosong jika belum memilih pelaksana

2. Muncul data tujuan tidak boleh kosong jika belum memilih pelaksana

3. Muncul tanggal berangkat tidak boleh kosong jika belum memilih tanggal berangkat 4. Muncul jam berangkat tidak

boleh kosong jika jam berangkat kosong

38

5. Muncul tanggal kembali tidak boleh kosong jika belum memilih tanggal kembali 6. Muncul jam kembali tidak

boleh kosong jika jam kembali kosong

7. Muncul keterangan tugas tidak boleh kosong jika keterangan tugas kosong

8. Muncul pesan data gagal disimpan jika data pengajuan tidak tersimpan pada database Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

2. Lihat daftar perjalanan dinas karyawan

Nama Fungsi Lihat daftar perjalanan dinas

karyawan

Prioritas High

Pemicu Menekan tombol lihat perjalanan

dinas

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas

Alur normal 1. Sistem mengambil data

perjalanan dinas

2. Menampilkan daftar perjalanan dinas

Alur alternatif -

Kondisi akhir Menampilkan daftar perjalanan dinas karyawan

Pengecualian -

Kebutuhan non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

3. Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas

Nama Fungsi Persetujuan dan perwakilan

persetujuan perjalanan dinas

Prioritas High

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas dengan status diajukan dan acc askabag

Alur normal 1. Sistem mengambil data

perjalanan dinas yang memiliki status diajukan dan acc askabag

2. Menampilkan daftar pengajuan

3. Pengguna memilih pengajuan yang akan disetujui dengan menekan tombol persetujuan 4. Sistem menampilkan

informasi tentang perjalanan dinas yang dipilih

5. Pengguna memilih menekan tombol setujui askabag/tolak askabag/mewakili kabag 6. Sistem memperbarui status

perjalanan dinas

Alur alternatif 5.1. Pengguna menekan tombol Mewakili kabag

6. Muncul input keterangan

mewakili dan tombol “choose file” untuk upload file terkait perwakilan

7. Pengguna mengisi masukkan keterangan dan upload file 8. Pengguna memilih menekan

tombol setujui kabag/tolak kabag

9. Sistem memperbarui status perjalanan dinas

Kondisi akhir Menampilkan daftar pengajuan

Pengecualian 1. Muncul keterangan mewakili tidak boleh kosong jika belum terisi

Kebutuhan non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

4. Persetujuan perjalanan dinas

Nama Fungsi Persetujuan dan perwakilan

persetujuan perjalanan dinas

40

Pemicu Menekan menu persetujuan

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas dengan status diajukan dan acc askabag

Alur normal 1. Sistem mengambil data

perjalanan dinas yang memiliki status diajukan dan acc askabag

2. Menampilkan daftar pengajuan

3. Pengguna memilih pengajuan yang akan disetujui dengan menekan tombol persetujuan 4. Sistem menampilkan

informasi tentang perjalanan dinas yang dipilih

5. Pengguna memilih menekan tombol setujui kabag/tolak kabag

6. Sistem memperbarui status perjalanan dinas

Alur alternatif -

Kondisi akhir Menampilkan daftar pengajuan

Pengecualian -

Kebutuhan non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersedian 3. Performa

5. Impor data dan daftar karyawan

Nama Fungsi Impor data dan daftar karyawan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu Karyawan

Kondisi awal Tampil daftar karyawan

Alur normal 1. Menampilkan daftar karyawan

2. Pengguna menekan tombol impor data

3. Pengguna upload file data karyawan

4. Sistem menyimpan data karyawan

Alur alternatif -

Kondisi akhir Sistem menampilkan daftar

Pengecualian - Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

6. Cetak Dokumen SPD

Nama Fungsi Cetak Dokumen SPD dan Surat

Jalan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu SPD

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas

Alur normal 1. Menampilkan daftar

perjalanan dinas

2. Pengguna memilih SPD perjalanan dinas yang akan dicetak

3. Sistem menampilkan preview SPD

4. Pengguna dapat menyimpan atau mencetak SPD

Alur alternatif -

Kondisi akhir SPD tercetak atau tersimpan pada komputer

Pengecualian -

Kebutuhan non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

7. Cetak Dokumen Surat Jalan

Nama Fungsi Cetak Dokumen Surat Jalan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu Surat Jalan

Kondisi awal Tampil tombol cetak surat jalan

Alur normal 1. Pengguna menekan tombol

cetak surat jalan

2. Sistem menampilkan preview Surat Jalan

3. Pengguna dapat menyimpan atau mencetak Surat Jalan

42

Kondisi akhir Surat Jalan tercetak atau

tersimpan pada komputer

Pengecualian -

Kebutuhan non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersedian 3. Performa

8. Menghitung biaya perjalanan dinas

Nama Fungsi Menghitung biaya perjalanan

dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu perhitungan

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas dengan status diajukan

Alur normal 1. Pengguna memilih perjalanan dinas yang akan dihitung dengan menekan tombol hitung

2. Sistem menampilkan halaman perhitungan

3. Pengguna memilih transport yang digunakan dan menekan tombol update biaya transport 4. Sistem menampilkan biaya

transport per karyawan dan menampilkan total biaya per karyawan

5. Pengguna memilih uraian biaya yang didapat dan menekan tombol hitung BPD 6. Sistem menampilkan biaya

perjalanan dinas per karyawan dan menampilkan dan memperbarui total biaya per karyawan

7. Pengguna menekan tombol simpan

8. Sistem menyimpan

perhitungan

Alur alternatif 1.1 Pengguna memilih perjalanan dinas yang akan dihitung dengan menekan tombol perbarui

2. Sistem menampilkan halaman perhitungan dengan data yang disimpan sebelumnya

3. Pengguna memilih perbarui transport yang digunakan dan menekan tombol update biaya transport

4. Sistem menampilkan biaya transport per karyawan dan menampilkan total biaya per karyawan

5. Pengguna dapat menambah dan mengurangi uraian biaya yang didapat dan menekan tombol hitung BPD

6. Sistem menampilkan biaya perjalanan dinas per karyawan dan menampilkan dan memperbarui total biaya per karyawan

7. Pengguna menekan tombol perbarui

8. Sistem memperbarui perhitungan

Kondisi akhir Tampil daftar perjalanan dinas dengan status acc dihitung atau dihitung

Pengecualian 1. Muncul keterangan biaya

Transport belum dihitung jika tabel biaya transport kosong 2. Muncul keterangan biaya

perjalanan dinas belum dihitung jika tabel biaya perjalanan dinas kosong Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan 2. Ketersediaan 3. Performa

9. Mengelola data tujuan

Nama Fungsi Mengelola data tujuan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu tujuan

Kondisi awal Tampil daftar tujuan

Alur normal 1. Pengguna memasukkan data

220

Gambar 4.115 Grafik penggunaan biaya per bidang

Gambar 4.116 Grafik penggunaan biaya karyawan pada bidang

4.4 Hasil Uji Coba

Hasil uji coba merupakan hasil pelaksanaan test case yang dibuat pada bab tiga. Masing-masing fungsi diuji coba berdasarkan skenario yang ada. Hasil dari pengujian dihitung dari (jumlah pengujian berhasil / banyaknya pengujian)*100%.

Detail dari pelaksanaan pengujian tercantum pada lampiran 8. Hasil pengujian tiap fungsi dapat dilihat sebagai berikut.

Tabel 4.1 Hasil pengujian per fungsi

No. Fungsi Hasil

1 Pengajuan perjalanan dinas. 100%

2 Lihat daftar perjalanan dinas karyawan 100%

3 Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas 100%

4 Persetujuan perjalanan dinas 100%

5 Cetak Dokumen SPD 100%

6 Cetak Dokumen Surat Jalan 100%

7 Impor data dan daftar karyawan 100%

8 Menghitung biaya perjalanan dinas 100%

9 Mengelola data tujuan 100%

10 Mengelola data biaya transport 100%

11 Mengelola data biaya perjalanan dinas 100%

12 Cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa 100% 13 Cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa 100%

14 Cetak dokumen Rekapitulasi BPD 100%

15 Pembatalan perjalanan dinas 100%

16 Pengaktifan perjalanan dinas 100%

17 Penyelesian perjalanan dinas 100%

18 Penetapan Anggaran 100%

19 Cetak histori perjalanan dinas karyawan 100% 20 Cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan 100% 21 Cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun 100% 22 Cetak laporan histori realisasi anggaran 100%

Rata-rata 100%

Hasil uji coba mendapat hasil 100% yang berarti telah dipastikan semua fungsi aplikasi ini dapat berjalan baik.

4.5 Evaluasi

Hasil testing aplikasi mendapat hasil 100% yang berarti telah dipastikan semua fungsi aplikasi ini dapat berjalan baik di PT Perkebunan Nusantara XII. Berdasarkan hasil uji coba sistem yang dilakukan, Rancang Bangun Sistem Informasi Perjalanan Dinas pada PT Perkebunan Nusantara XII ini dapat

222

menghasilkan dokumen surat perjalanan dinas, surat jalan, perhitungan perjalanan dinas, surat permintaan pembayaran, rekapitulasi biaya perjalanan dinas, pengingat pengerjaan perjalanan dinas dengan sms dan email serta berbagai laporan seperti laporan histori perjalanan dinas karyawan, perbandingan jumlah pengajuan dan biaya yang dikeluarkan per bagian, per periode, per wilayah tujuan, laporan anggaran per bulan dan per tahun.

223 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Penelitian ini menghasilkan Sistem informasi perjalanan dinas pada PT Perkebunan Nusantara XII (persero). Sistem informasi ini mampu menghasilkan dokumen surat perjalanan dinas, surat jalan, perhitungan perjalanan dinas, surat permintaan pembayaran, rekapitulasi biaya perjalanan dinas, pengingat pengerjaan perjalanan dinas dengan sms dan email, laporan histori perjalanan dinas karyawan, perbandingan jumlah pengajuan dan biaya yang dikeluarkan, serta laporan anggaran per bulan dan per tahun. Hasil yang diperoleh dari aplikasi tersebut, dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan meminimalkan kesalahan dalam perhitungan biaya perjalanan dinas.

2. Sistem informasi perjalanan dinas dapat berjalan dengan baik. Hal ini dapat dibuktikan dari nilai total rata-rata pengujian per fungsi yang mendapatkan nilai 100%.

5.2 Saran

Adapun saran yang diberikan untuk pengembangan sistem informasi perjalanan dinas selanjutnya adalah:

224

1. Sistem dapat melakukan peramalan anggaran.

2. Sistem dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti, sistem manajemen sumber daya manusia dan sistem pelatihan karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

AlFatta, H. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita.

Geniusa, A., & Febriliyan, S. 2013. Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas. JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 2, 366-370.

Hall, J. A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1 Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Hidayat, R. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis: Pengertian Website. Jakarta: Alex Media Komputindo.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Kadir, A. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi. Ladjamudin, A. B. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. . Yogyakarta: Graha Ilmu.

PTPN XII. 2012. Surat Keputusan Direksi Nomer Kpts-014/PTPN/SDM/2012. Surabaya: PTPN XII.

Sedianingsih, F. M. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana.

Simarmata, J. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi.

Sukoco, B. M. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran. Surabaya: Erlangga. Tarigan, D. E. 2012. Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter.

Yogyakarta: Lokomedia.