PARADIGMA BARU PENYUSUNAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
PARADIGMA BARU
PENYUSUNAN
ORGANISASI
PERANGKAT DAERAH
Oleh: Dr. Ulung Pribadi
Pendahuluan
* Patologi birokrasi: swollen (membengkak/tambun),
sluggish (melempem), cumbersome (tidak praktis),
redtape (pemeras), inefficient (boros), routine (stagnan),
rigid (kaku), narrow (tidak berwawasan), arrogance
(sombong), complex procedures (berbelit-belit), dan
formal measures (mengutamakan formalitas).
• - Tumpang-tindih fungsi2 yg sama yg diemban oleh
beberapa SKPD
• - kepentingan penyesuaian dg nomenklatur (kepentingan
anggaran)
• - ketidakcocokan SKPD yg terbentuk dg kondisi dan
potensi daerah
• -
Praktek Empiris
"Kelembagaan di daerah seharusnya ditata
kembali, jangan terlalu gemuk. Dinas-dinas
daerah jangan meniru yang ada di
pemerintahan pusat. Misalnya saja, ada pemda
yang mempunyai dinas pemakaman dan
transmigrasi. Sebenarnya, pemakaman kan
tidak perlu diurusi sebuah dinas, begitu pula
dengan daerah di pegunungan yang
mempunyai dinas kelautan. Dinas daerah yang
terlalu banyak, memboroskan anggaran untuk
biaya birokrasi. ....”
Kerangka Teoritik
Division of labor/works
(basis of grouping)
Departmentalization
(unit grouping)
spesialisasi
high ------------------------------------------------- low
basis
homogeneous ----------------------------------- heterogeneous
Span of control
Number
(unit size)
narrow ---------------------------------------------wide
Authority
delegation
centralized ----------------------------------------decentralized
Bureaucratic
Decentralistic
org structure org structure
(Weber)
(Osborn & Gaebler)
Collaborative
org structure
(Denhardt)
Kebijakan OPD
UU 22/1999; PP 84/2000; Kepmendagri
50/2000; SE Mendagri 061/729/TJ Tgl. 21
Maret 2001 ; PP 8/2003; UU 32/2004; PP
41/2007; Permendagri 57/2007; UU 23/2014
Pokok-pokok Pikiran Teknis
Penyusunan OPD Berparadigma Baru
A. Identifikasi urusan-urusan yang dijadikan dasar
pertimbangan pembentukan OPD (division of labors/
division of works atau basis of grouping)
Hal ini berkaitan dengan apa saja organization
functions yang harus diidentifikasi? Bagaimana cara
melakukannya? Identifikasi urusan-urusan dengan
berpijak pada paradigma baru berarti sebagai usaha
untuk memerinci secara detil seluruh urusan yang
mesti dikerjakan oleh pemerintah dengan
pengutamaan berupa urusan-urusan pelayanan
publik sesuai dengan potensi dan kebutuhan
masyarakat setempat.
Dalam hal ini sumber data yang digunakan meliputi seluruh
komponen, baik dokumentasi, survei, maupun delpi. Dokumentasi
meliputi: urusan-urusan pemerintahan yang ditetapkan dalam
peraturan perundang-undangan (PP 38/2007; UU 23/2014), isuisu strategis dalam dokumen RPJPD dan RPJMD, Renstra SKPD,
dan hasil analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK).
Survei meliputi penyebaran kepada masyarakat umum secara
sampling untuk mengetahui derajat kebutuhan pelayanan publik
dari kacamata masyarakat. Delpi dilakukan dengan cara
wawancara mendalam terhadap beberapa tokoh terpilih dalam
masyarakat sebagai pembanding berkaitan dengan hirarki
kebutuhan masyarakat dan potensi unggulan daerah. Langkah
seperti ini oleh Mintzberg disebut buttom-up dalam proses
rearragement of organizational structure. Pengolahan data amat
sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan SIM Penataan
OPD secara computerized. Langkah pertama ini menghasilkan
hirarki urusan pemerintahan yang inherent sebagai kebutuhan
pelayanan publik bagi masyarakat dan potensi unggulan daerah.
B. Menentukan besaran organisasi (departmentalization/ unit
grouping/ basic parts of organization)
Hal ini berkaitan dengan apa saja macam Dinas, Badan, dan
SKPD lainnya yang mesti dibentuk? Bagaimana cara
melakukannya? Menentukan besaran organisasi
menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang ada: (1)
perumpunan urusan: urusan wajib dan pilihan diwadahi
dalam bentuk Dinas dan urusan penunjang diwadahi dalam
bentuk Badan); (2) menerima ketentuan bahwa basic parts of
organization meliputi: Perangkat Daerah Provinsi: sekretariat
daerah; sekretariat DPRD; inspektorat; dinas; dan badan.
Perangkat Daerah Kab/Kota: sekretariat daerah; sekretariat
DPRD; inspektorat; dinas; badan; dan Kecamatan.
(3) menerima ketentuan tentang klasifikasi Dinas dan
Badan (Klasifikasi Dinas: tipe A (beban kerja besar, tipe
B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja kecil)
yg didasarkan perhitungan jumlah penduduk, luas
wilayah, besaran urusan pemerintahan, kemampuan
keuangan daerah, potensi, tenaga kerja, pemanfaatan
lahan; dan Klasifikasi Badan: tipe A (beban kerja besar,
tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja
kecil) yg didasarkan pada perhitungan jumlah
penduduk, luas wilayah, kemampuan keuangan daerah,
cakupan tugas (fungsi penunjang: perencanaan,
keuangan, kepegawaian dan diklat, litbang, fungsi lain).
(4) memadukannya dengan langkah pertama
yang menghasilkan hirarki urusan pemerintahan
yang inherent sebagai kebutuhan pelayanan
publik bagi masyarakat dan potensi unggulan
daerah. Pengolahan data amat sangat obyektif
(tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan
SIM Penataan OPD secara computerized. Hasil
dari langkah kedua ini adalah penentuan SKPDSKPD yang di dalam masing-masing unit
organisasi itu berisi works yang sama/sejenis.
C. Menentukan Susunan organisasi (unit size atau span of
control)
Hal ini berkaitan dengan berapa Bidang (organizational
sub-units) yang berada di bawah Kepala Dinas? Berapa
Seksi (organizational sub-sub units) yang berada di
bawah Kepala Bidang? Kalau menganut PP 41/2007
jumlahnya sudah ditentukan secara absolut. Tapi kalau
mengacu pada perhitungan menurut LAN maka akan
ditemukan unit-unit organisasi yang ideal. Kelemahan
LAN adalah hanya memaksudkannya untuk analisis
beban kerja bagi pegawai secara personal. Maka untuk
kepentingan penataan OPD pelajaran dari LAN itu harus
dimodifikasi, yakni bukan untuk perhitungan beban
kerja pegawai, tapi beban kerja untuk unit organisasi
terkecil (sub-sub unit atau disebut Seksi pada Dinas).
Berdasarkan langkah kedua menghasilkan sejumlah
Rincian Pekerjaan dalam sebuah SKPD, kemudian
tentukan Norma Waktunya (waktu penyelesaian
rata-rata (jam) untuk 1 pekerjaan) (jam kerja efektif
per hari: 5 jam 30 menit untuk 5 hari kerja dan 4
jam 30 menit untuk 6 hari kerja), kemudian
tentukan Jumlah/Volume Beban Kerja (per tahun)
(berapa kali kegiatan itu dilaksanakan dalam satu
tahun), kemudian tentukan Jumlah Beban Kerjanya
(Norma waktu x Volume Beban Kerja). Idealnya: 1
atasan membawahi 5 bawahan. Dalam konsteks
kelembagaan berarti 1 Kepala Seksi membawahi 5
pegawai. 1 pegawai idealnya 1.300 jam/tahun;
maka satu Seksi terdiri dari 6 orang; jadi
6x1.300=7.800 jam/tahun.
Kemudian dari seluruh rincian pekerjaan dalam satu
SKPD tadi (mungkin bisa ratusan atau ribuan rincian
pekerjaan) dihitung berapa jam/tahunnya,
kemudian dibagi angka minimal (7.800 jam/tahun),
sehingga ketemu berapa Seksi yang harus dibentuk.
Setelah selesai menentukan jumlah Seksi, kemudian
secara buttop-up menentukan berapa Bidang
dilakukan dengan cara yang sama. Pengolahan
data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh
kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila
dibantu dengan SIM Penataan OPD secara
computerized.
D. Pendelagasian wewenang (delegation of authority)
Delegasi otoritas menurut Gibson bukan sekedar
pelimpahan tugas dan wewenang tapi lebih jauh adalah
penyerahan kekuasaan untuk membuat keputusan. Hal
ini berkaitan dengan diferensiasi horizontal dan
diferensiasi vertikal yakni menyerahkan kekuasaan
untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang dilaksanakannya. Dari masing-masing
Rincian Pekerjaan pada langkah-langkah sebelumnya
mestinya bisa dikenali di SKPD mana pekerjaan itu harus
diselesaikan, maka di situlah pembuatan keputusan
dilakukan. Kalau hal itu dilaksanakan secara konsisten,
maka tidak akan ada lagi keluhan, misalnya di Dinas
Perizinan, bahwa keputusan ada di Dinas teknis.
Memang ini harus didukung SDM. Prinsipnya SDM
mengikuti struktur organisasi. Artinya struktur organisasi
membutuhkan SDM dengan kualifikasi apa, maka ya
harus dipenuhi.
Langkah-langkah praktis
Apa yg bisa dilakukan sekarang sambil menunggu keluarnya
Peraturan Pemerintah?
A.Semua SKPD mengidentifikasi dan mengumpulkan data dan
memerinci pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan:
1) Faktor umum: jumlah penduduk, luas wilayah, APBD, jumlah
wilayah bawahan
2) Faktor teknis: ketersediaan SDM, sarana dan prasarana tugas,
luas cakupan pelaksanaan tugas, potensi tingkat pertumbuhan
dan pengembangan yang dicapai sesuai potensi dan
karakteristik daerah.
B. Mengidentifikasi potensi unggulan daerah dari RPJPD dan RPJMD
C. Mengadakan survei ke masyarakat tentang kebutuhan
pelayanan publik.
D. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh stakeholders di
Kabupaten untuk meminta pendapat mereka tentang kebutuhan
utama yang mesti diwadahi dalam bentuk SKPD-SKPD unggulan.
PENYUSUNAN
ORGANISASI
PERANGKAT DAERAH
Oleh: Dr. Ulung Pribadi
Pendahuluan
* Patologi birokrasi: swollen (membengkak/tambun),
sluggish (melempem), cumbersome (tidak praktis),
redtape (pemeras), inefficient (boros), routine (stagnan),
rigid (kaku), narrow (tidak berwawasan), arrogance
(sombong), complex procedures (berbelit-belit), dan
formal measures (mengutamakan formalitas).
• - Tumpang-tindih fungsi2 yg sama yg diemban oleh
beberapa SKPD
• - kepentingan penyesuaian dg nomenklatur (kepentingan
anggaran)
• - ketidakcocokan SKPD yg terbentuk dg kondisi dan
potensi daerah
• -
Praktek Empiris
"Kelembagaan di daerah seharusnya ditata
kembali, jangan terlalu gemuk. Dinas-dinas
daerah jangan meniru yang ada di
pemerintahan pusat. Misalnya saja, ada pemda
yang mempunyai dinas pemakaman dan
transmigrasi. Sebenarnya, pemakaman kan
tidak perlu diurusi sebuah dinas, begitu pula
dengan daerah di pegunungan yang
mempunyai dinas kelautan. Dinas daerah yang
terlalu banyak, memboroskan anggaran untuk
biaya birokrasi. ....”
Kerangka Teoritik
Division of labor/works
(basis of grouping)
Departmentalization
(unit grouping)
spesialisasi
high ------------------------------------------------- low
basis
homogeneous ----------------------------------- heterogeneous
Span of control
Number
(unit size)
narrow ---------------------------------------------wide
Authority
delegation
centralized ----------------------------------------decentralized
Bureaucratic
Decentralistic
org structure org structure
(Weber)
(Osborn & Gaebler)
Collaborative
org structure
(Denhardt)
Kebijakan OPD
UU 22/1999; PP 84/2000; Kepmendagri
50/2000; SE Mendagri 061/729/TJ Tgl. 21
Maret 2001 ; PP 8/2003; UU 32/2004; PP
41/2007; Permendagri 57/2007; UU 23/2014
Pokok-pokok Pikiran Teknis
Penyusunan OPD Berparadigma Baru
A. Identifikasi urusan-urusan yang dijadikan dasar
pertimbangan pembentukan OPD (division of labors/
division of works atau basis of grouping)
Hal ini berkaitan dengan apa saja organization
functions yang harus diidentifikasi? Bagaimana cara
melakukannya? Identifikasi urusan-urusan dengan
berpijak pada paradigma baru berarti sebagai usaha
untuk memerinci secara detil seluruh urusan yang
mesti dikerjakan oleh pemerintah dengan
pengutamaan berupa urusan-urusan pelayanan
publik sesuai dengan potensi dan kebutuhan
masyarakat setempat.
Dalam hal ini sumber data yang digunakan meliputi seluruh
komponen, baik dokumentasi, survei, maupun delpi. Dokumentasi
meliputi: urusan-urusan pemerintahan yang ditetapkan dalam
peraturan perundang-undangan (PP 38/2007; UU 23/2014), isuisu strategis dalam dokumen RPJPD dan RPJMD, Renstra SKPD,
dan hasil analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK).
Survei meliputi penyebaran kepada masyarakat umum secara
sampling untuk mengetahui derajat kebutuhan pelayanan publik
dari kacamata masyarakat. Delpi dilakukan dengan cara
wawancara mendalam terhadap beberapa tokoh terpilih dalam
masyarakat sebagai pembanding berkaitan dengan hirarki
kebutuhan masyarakat dan potensi unggulan daerah. Langkah
seperti ini oleh Mintzberg disebut buttom-up dalam proses
rearragement of organizational structure. Pengolahan data amat
sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan SIM Penataan
OPD secara computerized. Langkah pertama ini menghasilkan
hirarki urusan pemerintahan yang inherent sebagai kebutuhan
pelayanan publik bagi masyarakat dan potensi unggulan daerah.
B. Menentukan besaran organisasi (departmentalization/ unit
grouping/ basic parts of organization)
Hal ini berkaitan dengan apa saja macam Dinas, Badan, dan
SKPD lainnya yang mesti dibentuk? Bagaimana cara
melakukannya? Menentukan besaran organisasi
menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang ada: (1)
perumpunan urusan: urusan wajib dan pilihan diwadahi
dalam bentuk Dinas dan urusan penunjang diwadahi dalam
bentuk Badan); (2) menerima ketentuan bahwa basic parts of
organization meliputi: Perangkat Daerah Provinsi: sekretariat
daerah; sekretariat DPRD; inspektorat; dinas; dan badan.
Perangkat Daerah Kab/Kota: sekretariat daerah; sekretariat
DPRD; inspektorat; dinas; badan; dan Kecamatan.
(3) menerima ketentuan tentang klasifikasi Dinas dan
Badan (Klasifikasi Dinas: tipe A (beban kerja besar, tipe
B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja kecil)
yg didasarkan perhitungan jumlah penduduk, luas
wilayah, besaran urusan pemerintahan, kemampuan
keuangan daerah, potensi, tenaga kerja, pemanfaatan
lahan; dan Klasifikasi Badan: tipe A (beban kerja besar,
tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja
kecil) yg didasarkan pada perhitungan jumlah
penduduk, luas wilayah, kemampuan keuangan daerah,
cakupan tugas (fungsi penunjang: perencanaan,
keuangan, kepegawaian dan diklat, litbang, fungsi lain).
(4) memadukannya dengan langkah pertama
yang menghasilkan hirarki urusan pemerintahan
yang inherent sebagai kebutuhan pelayanan
publik bagi masyarakat dan potensi unggulan
daerah. Pengolahan data amat sangat obyektif
(tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan
SIM Penataan OPD secara computerized. Hasil
dari langkah kedua ini adalah penentuan SKPDSKPD yang di dalam masing-masing unit
organisasi itu berisi works yang sama/sejenis.
C. Menentukan Susunan organisasi (unit size atau span of
control)
Hal ini berkaitan dengan berapa Bidang (organizational
sub-units) yang berada di bawah Kepala Dinas? Berapa
Seksi (organizational sub-sub units) yang berada di
bawah Kepala Bidang? Kalau menganut PP 41/2007
jumlahnya sudah ditentukan secara absolut. Tapi kalau
mengacu pada perhitungan menurut LAN maka akan
ditemukan unit-unit organisasi yang ideal. Kelemahan
LAN adalah hanya memaksudkannya untuk analisis
beban kerja bagi pegawai secara personal. Maka untuk
kepentingan penataan OPD pelajaran dari LAN itu harus
dimodifikasi, yakni bukan untuk perhitungan beban
kerja pegawai, tapi beban kerja untuk unit organisasi
terkecil (sub-sub unit atau disebut Seksi pada Dinas).
Berdasarkan langkah kedua menghasilkan sejumlah
Rincian Pekerjaan dalam sebuah SKPD, kemudian
tentukan Norma Waktunya (waktu penyelesaian
rata-rata (jam) untuk 1 pekerjaan) (jam kerja efektif
per hari: 5 jam 30 menit untuk 5 hari kerja dan 4
jam 30 menit untuk 6 hari kerja), kemudian
tentukan Jumlah/Volume Beban Kerja (per tahun)
(berapa kali kegiatan itu dilaksanakan dalam satu
tahun), kemudian tentukan Jumlah Beban Kerjanya
(Norma waktu x Volume Beban Kerja). Idealnya: 1
atasan membawahi 5 bawahan. Dalam konsteks
kelembagaan berarti 1 Kepala Seksi membawahi 5
pegawai. 1 pegawai idealnya 1.300 jam/tahun;
maka satu Seksi terdiri dari 6 orang; jadi
6x1.300=7.800 jam/tahun.
Kemudian dari seluruh rincian pekerjaan dalam satu
SKPD tadi (mungkin bisa ratusan atau ribuan rincian
pekerjaan) dihitung berapa jam/tahunnya,
kemudian dibagi angka minimal (7.800 jam/tahun),
sehingga ketemu berapa Seksi yang harus dibentuk.
Setelah selesai menentukan jumlah Seksi, kemudian
secara buttop-up menentukan berapa Bidang
dilakukan dengan cara yang sama. Pengolahan
data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh
kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila
dibantu dengan SIM Penataan OPD secara
computerized.
D. Pendelagasian wewenang (delegation of authority)
Delegasi otoritas menurut Gibson bukan sekedar
pelimpahan tugas dan wewenang tapi lebih jauh adalah
penyerahan kekuasaan untuk membuat keputusan. Hal
ini berkaitan dengan diferensiasi horizontal dan
diferensiasi vertikal yakni menyerahkan kekuasaan
untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang dilaksanakannya. Dari masing-masing
Rincian Pekerjaan pada langkah-langkah sebelumnya
mestinya bisa dikenali di SKPD mana pekerjaan itu harus
diselesaikan, maka di situlah pembuatan keputusan
dilakukan. Kalau hal itu dilaksanakan secara konsisten,
maka tidak akan ada lagi keluhan, misalnya di Dinas
Perizinan, bahwa keputusan ada di Dinas teknis.
Memang ini harus didukung SDM. Prinsipnya SDM
mengikuti struktur organisasi. Artinya struktur organisasi
membutuhkan SDM dengan kualifikasi apa, maka ya
harus dipenuhi.
Langkah-langkah praktis
Apa yg bisa dilakukan sekarang sambil menunggu keluarnya
Peraturan Pemerintah?
A.Semua SKPD mengidentifikasi dan mengumpulkan data dan
memerinci pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan:
1) Faktor umum: jumlah penduduk, luas wilayah, APBD, jumlah
wilayah bawahan
2) Faktor teknis: ketersediaan SDM, sarana dan prasarana tugas,
luas cakupan pelaksanaan tugas, potensi tingkat pertumbuhan
dan pengembangan yang dicapai sesuai potensi dan
karakteristik daerah.
B. Mengidentifikasi potensi unggulan daerah dari RPJPD dan RPJMD
C. Mengadakan survei ke masyarakat tentang kebutuhan
pelayanan publik.
D. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh stakeholders di
Kabupaten untuk meminta pendapat mereka tentang kebutuhan
utama yang mesti diwadahi dalam bentuk SKPD-SKPD unggulan.