34 pengisian kartu surat keluar. Setelah melakukan penyimpanan tersebut, user dapat
mencetak data-data tersebut.
4.2 Entity Relationship ER Model
ER Model merupakan model data tingkat tinggi yang populer untuk membuat model data relasional. Model ini dengan sejumlah variasinya sering kali
digunakan dalam desain secara konseptual dari aplikasi database. ER Model yang digunakan untuk media penyimpanan database pengarsipan surat masuk dan
keluar Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 ER Model Aplikasi Pengarsipan Data-data yang telah disimpan, akan tersimpan di dalam sebuah
database. Pada aplikasi ini, penulis membuat sebuah database dengan nama tu_dnspeternakan.mdb. Database tersebut memiliki 5 tabel sesuai dengan masing-
masing form penyimpanan yang ada pada aplikasi. Tabel-tabel tersebut sesuai gambar 4.2 di atas adalah sebagai berikut :
STIKOM SURABAYA
35 1.
Disposisi Masuk memiliki record Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal,
Diterima_Tanggal, Nomor_Agenda,
Diteruskan_Kepada, Isi_Disposisi.
2. Disposisi Sekretaris
memiliki record Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal, Diterima_Tanggal, Nomor_Agenda, Diteruskan_Ke, Isi_Disposisi.
3. Pengantar Dalam
memiliki record Nomor_Urut, Kepada, Asal_Surat, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Keterangan, Diterima_Tanggal, Dikirim_Tanggal,
Penerima, Pengirim. 4.
Kartu Surat Masuk memiliki record Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Dari,
Tanggal_Surat, Nomer_Surat,
Lampiran, Pengolah,
Tanggal_Diteruskan, Catatan. 5.
Kartu Surat Keluar memiliki record Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Kepada,
Pengolah, Tanggal_Surat, Lampiran, Catatan.
4.3 Membuat Desain Perangkat Lunak Menggunakan VB 6.0
Program pengarsipan surat keluar-masuk memerlukan beberapa form sesuai dengan form-form yang dibutuhkan oleh bagian TU Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Timur. Desain-desain form yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
STIKOM SURABAYA
36 1.
Form Login
Gambar 4.3 Form Login Gambar diatas adalah form login yang digunakan sebagai tampilan awal.
Form tersebut dibuat untuk tujuan keamanan, dengan user sesuai dengan orang- orang yang berada di bagian Tata Usaha.
2. Form Menu
Gambar 4.4 Form Menu
STIKOM SURABAYA
37 Gambar di atas adalah menu utama dengan pilihan jenis surat yang akan
dijadikan arsip, yaitu surat masuk dan surat keluar. Hal tersebut karena jenis surat secara umum yang digunakan adalah kedua jenis tersebut.
3. Form Jenis Surat Masuk
Gambar 4.5 Form Jenis Surat Masuk Surat masuk dibagi menjadi 2 bagian lagi yaitu surat rutin dan surat non-
rutin. Oleh karena itu, dibuat form pilihan untuk memudahkan aplikasi. 4.
Form Disposisi Surat Masuk Surat non-rutin kebanyakan berasal dari luar maupun dalam instansi
menuju ke bidang-bidang yang ada di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.
STIKOM SURABAYA
38 Gambar 4.6 Form Disposisi Masuk
Gambar di atas adalah gambar form disposisi masuk, dengan bagian yang dituju sebagai berikut :
1. Sekretaris.
2. Kepala Bidang Kesehatan Hewan.
3. Kepala Bidang Budidaya dan Pengembangan Ternak.
4. Kepala Bidang Agribisnis.
5. Kepala Bidang Kesmavet.
6. Kepala UPT IB.
7. PPK APBN.
STIKOM SURABAYA
39 8.
PPK APBD.
9. Kepala Lab. Medik Veteriner.
5. Form Disposisi Sekretaris
Jika dari form disposisi masuk memiliki tujuan penerima sekretaris, maka akan dimasukkan ke arsip lembar disposisi sekretaris. Form disposisi
sekretaris memiliki tampilan yang hampir sama dengan form disposisi masuk, hanya berbeda pada bagian penerima surat, karena bagian sekretaris masih
dibagi ke dalam 3 bagian lagi, yaitu : 1.
Kasubbag Tata Usaha. 2.
Kasubbag Penyusunan Program. 3.
Kasubbag Keuangan. Tampilan form disposisi sekretaris adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Form Disposisi Sekretaris
STIKOM SURABAYA
40 6.
Form Pengantar Dalam
Gambar 4.8 Form Pengantar Dalam Form ini berfungsi sebagai penyimpan arsip surat rutin. Surat rutin
adalah surat yang rutin masuk ke Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. 7.
Form Kartu Surat Masuk Setiap surat yang masuk ke Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur selalu
memiliki arsip tambahan berupa kartu surat masuk. Oleh karena itu, dibutuhkan form kartu surat masuk dengan tampilan sebagai berikut :
STIKOM SURABAYA
41 Gambar 4.9 Form Kartu Surat Masuk
8. Form Kartu Surat Keluar
Gambar 4.10 Form Kartu Surat Keluar
STIKOM SURABAYA
42 Gambar di atas adalah form kartu surat keluar. Setiap surat yang keluar
dari Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur hanya memiliki arsip kartu surat keluar, sehingga tidak memerlukan form yang lain.
4.4 Membuat Database sebagai Penampung Data
