LKP : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur.

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS PEKERJAAN

UMUM CIPTA KARYA DAN TATA RUANG PROVINSI

JAWA TIMUR

KERJA PRAKTEK

Program Studi SI Sistem Informasi

Oleh:

MOH. HARIS GINANJAR 10.41010.0086

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

iv DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 6

2.1 Sejarah Perusahaan ... 6

2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 6

2.2.1 Visi Perusahaan ... 6

2.2.2 Misi ... 6

2.3 Lokasi Perusahaan ... 7

2.4 Struktur Organisasi ... 7

2.5 Fungsi Setiap Bidang ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 15

v

3.2 Karakteristik Sistem ... 16

3.3 Definisi Sistem Informasi ... 17

3.4 Analisis dan Perencanaan Sistem Informasi ... 18

3.5 Bagan Alir Sistem ... 19

3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 21

3.7 Entity Relationship Diagram ... 22

3.8 Arsip ... 23

3.9 Jenis Naskah Dinas ... 24

3.10 Klasifikasi ... 25

3.11 Pengolahan Naskah Dinas ... 28

3.11.1 Surat Masuk ... 28

3.11.2 Surat Keluar ... 28

3.12 Sarana Pengurusan Naskah Dinas ... 28

3.12.1 Lembar Disposisi ... 28

3.12.2 Kartu Kendali ... 29

3.12.2 Daftar Pengendali ... 29

BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 30

4.1 Analisis Sistem ... 30

4.1.1 Spesifikasi Aplikasi ... 30

4.1.2 Lingkungan Operasi ... 31

4.1.3 Karakteristik Pengguna ... 31

4.1.4 Document Flow ... 35

4.1.4.1 Penerimaan Surat Masuk... 35

vi

4.2 System Flow ... 38

4.2.1 Tambah Master User ... 38

4.2.2 Update Master User ... 39

4.2.3 Penerimaan Surat Masuk ... 40

4.2.4 Pengiriman Surat Keluar ... 42

4.2.5 Laporan Surat Masuk ... 43

4.2.6 Laporan Surat Keluar ... 44

4.3 Context Diagram ... 45

4.4 Data Flow Diagram ... 45

4.4.1 DFD Level 0 ... 46

4.4.2 DFD Level 1 ... 47

4.5 Entity Relational Diagram ... 48

4.5.1 Conceptual Data Model ... 48

4.5.2 Physical Data Model ... 49

4.5.3 Struktur Basis data dan Tabel ... 50

4.6 Implementasi Input Output ... 53

4.6.1 Form Login ... 53

4.6.2 Form Halaman Utama ... 53

4.6.3 Form Data User ... 54

4.6.4 Form Entri Surat Masuk ... 55

4.6.5 Form Data Surat Masuk ... 55

4.6.6 Form Verifikasi Tanda Terima Surat ... 56

4.6.7 Form Monitoring Surat ... 57

vii

4.6.9 Form Data Surat Keluar ... 58

4.6.10 Form Laporan Surat Masuk ... 59

4.6.11 Form Laporan Surat Keluar ... 60

BAB V PENUTUP ... 61

5.1 Kesimpulan ... 61

5.2 Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 62

LAMPIRAN ... 63

BIODATA PENULIS ... 70

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun semakin berkembangan dengan sangat pesat dan berpengaruh kepada kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak hanya dirasakan di negara maju saja, melainkan negara yang sedang berkembang pun seperti Negara Indonesia merasakan dari kemajuan teknologi tersebut. Baik dari sektor pemerintahan, perbankan, perusahaan swata, maupun perusahaan kecil.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

Selama ini, Pengolahan data surat masuk dan keluar di kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur masih menggunakan cara manual untuk surat masuk yaitu dengan melakukan pencatatan ke dalam buku daftar pengendali, kartu pengendali dan lembar disposisi sedangkan pada surat keluar yaitu dengan melakukan pencatatan ke dalam buku daftar pengendali dan kartu kendali. Dengan cara manual itu masih sering timbul permasalahan – permasalahan yang membuat data sulit untuk di kelola dengan baik, sehingga mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam penataan dokumen surat masuk dan keluar dalam laporan tiap bulannya dan pendisposisian surat

2

belum dilakukan, tanpa adanya komputerisasi dalam instansi tersebut membutuhkan tempat penyimpanan dokumen surat masuk dan keluar beserta kartu kendali membutuhkan tempat yang sangat besar sehingga bagian sekretariat sulit untuk mencari surat jika di butuhkan.

Oleh karena itu, penggunaan komputer sangat di butuhkan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat masuk dan keluar, proses yang sudah terkomputerisasi dapat menekan kesalahan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data surat masuk dan keluar yang di perlukan akan menjadi mudah apabila sudah terkomputerisasi.

Tujuan pengembangan aplikasi ini untuk mempermudah dalam penataan surat masuk dan keluar, karena pada saat penginputan data surat masuk maupun surat keluar dapat disimpan langsung dengan cara scanning dokumen yang dimasukan pada aplikasi sehingga dapat mengurangi berkas yang menumpuk di lemari penyimpanan, selain itu juga memudahkan bagian sekretariat dalam pencarian data .

Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur menginginkan adanya suatu aplikasi manajemen surat masuk dan keluar yang dapat mempermudah bagian sekretariat dalam mengolah surat masuk dan keluar . Sehingga kinerja pengolahan surat masuk dan keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur dapat meningkat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dirumuskan masalah, Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Pencatatan

Surat Masuk Dan Keluar yang diterapkan pada kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Hanya mencakup proses pengolahan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur 2. Proses pengarsipan mengacu pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26

Tahun 2006.

3. _{Proses tata naskah mengacu pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9} Tahun 2006.

4. _{Sistem ini diselesaikan dengan berbasis Desktop menggunakan bahasa} pemrograman VB (Visual Basic).

1.4 Tujuan

Berdasarkan batasan masalah diatas maka tujuan dari kerja praktek kerja praktek ini adalah :

1. Membuat aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dapat membantu kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur dalam pengelolaan surat.

2. Proses penyimpanan surat dapat dilakukan secara langsung dengan adanya scanning dokumen surat yang di masukan pada aplikasi sehingga memudahkan bagian sekretariat dalam pencarian data, serta mengurangi adanya penumpukan berkas.

4

1.5 Manfaat

Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek (KP) ini selesai, maka akan memberikan kemudahan pihak sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur dalam mengelola surat masuk maupun surat keluar.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu: BAB I : PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan laporan kerja praktek

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Berisi gambaran umum instansi yakni Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, visi dan misi, struktur organisasi, dan fungsi setiap bagian.

BAB III : LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam analisis dan desain sistem serta pembuatan aplikasi yaitu Sistem, Sistem Informasi, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Bagan Alir Sistem, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Arsip, Jenis Naskah Dinas, Pengolahan Naskah Dinas, Dan Sarana Pengurusan Naskah Dinas.

BAB IV : DESKRIPSI SISTEM

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari analisis sistem, pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram, entity relationship diagram meliputi CDM & PDM, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.

BAB V : PENUTUP

Berisi kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat yakni berupa aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, dan saran untuk perbaikan sistem di masa mendatang.

LAMPIRAN

Dalam bagian ini penulis menyertakan beberapa lampiran yang menunjang kerja praktek ini.

6

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah Perusahaan

Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang sebagai pelaksanaan Bidang Pekerjaan Umum Khususnya Bidang Keciptakaryaan merupakan Bidang yang mempunyai peran penting dan prioritas untuk jangka pendek dan jangka panjang, ini dapat dilihat dari alokasi dana pengeluaran Pemerintah dibidang Pekerjaan Umum seperti perbaikan sarana lingkungan pemukiman, perbaikan tata ruang, penanggulangan kebersihan lingkungan permukiman, Penataan Pertamanan dan Pemakaman Umum serta pembangunan sarana perkantoran Pemerintah Daerah yang terus meningkat sesuai dengan tuntutan masyarakat, selain itu Dinas Ini menangani masalah pemadam kebakaran dan menunjang kegiatan lain yang berkaitan dengan bidang keciptakaryaan.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan 2.2.1 Visi Perusahaan

Terwujudnya masyarakat sejahtera melalui pembangunan bidang kecipta karyaan yang berkembang dan berkelanjutan dengan dukungan konsistensi penataan ruang yang dinamis.

2.2.2 Misi

Untuk mewujudkan visi yang dimiliki, Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur mempunyai misi sebagai berikut:

1. Meningkatkan lingkungan permukiman yang layak huni dan mendorong masyarakat untuk mampu memenuhi kebutuhan perumahan yang sehat, aman,

teratur secara berkelanjutan di perkotaan dan perdesaan serta lintas Kabupaten/Kota.

2. Meningkatkan pemenuhan kebutuhan sarana pelayanan air bersih dan penyehatan lingkungan permukiman (air limbah) bagi masyarakat di perkotaan dan perdesaan serta lintas Kabupaten/ Kota.

3. Meningkatkan pembangunan dan peningkatan tempat pembuangan akhir (TPA), tempat pembuangan sampah (TPS) dan Tempat Pengolahan Sampah 3R (Reduce, Reuse, dan Recycle) dan Drainase.

4. Menyusun acuan pelaksanaan pembangunan bidang Kecipta karyaan dan tata ruang dalam rencana program & anggaran jangka panjang, jangka menengah dan tahunan dengan keterpaduan multisektor serta memberikan arah pemanfaatan ruang yang mantap melalui penyusunan perencanaan dan pengendalian tata ruang yang lengkap dengan dilandasi legalitas hukum.

2.3 Lokasi Perusahaan

Lokasi Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur tepatnya berada di Jalan Jl. Gayung Kebonsari No. 169 Surabaya 60233-Indonesia. Sedangkan tempat kerja penulis selama melaksanakan Kerja Praktek berada di bagian Sekretariat.

2.4 Struktur Organisasi

Untuk menguraikan struktur organisasi dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, maka harus diketahui terlebih dahulu tujuan dan struktur organisasi ini yaitu agar pembagian tugas dapat merata dan tugas-tugas di setiap bagian dapat terselesaikan dengan baik. Adapun struktur

8

organisasi di Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur

2.5 Fungsi Setiap Bidang

Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur mengacu pada Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor : 09 Tahun 2008. Berikut ini adalah pembagian tugas dari masing-masing bidang yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur.

1. Kepala Dinas

Kepala dinas mempunyai tugas memimpin dinas dalam perumusan kebijaksan perencanaan, pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan, serta penyelenggaraan pembinaan, pengendalian teknis pembangunan permukiman; 2. Sekretaris

Sekretaris mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program dan keuangan, hubungan masyarakat dan protokol.

Untuk menyelenggarakan tugas Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi: a. Pengelolaan dan pelayanan administrasi umum;

b. Pengelolaan administrasi kepegawaian; c. Pengelolaan administrasi keuangan d. Pengelolaan administrasi perlengkapan;

e. Pengelolaan urusan rumah tangga, humas dan protokol;

f. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, anggaran dan perundang-undangan

g. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas tugas Bidang Dinas; 3. Bidang Tata Ruang

Bidang Tata Ruang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang penataan ruang. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Tata Ruang mempunyai fungsi :

10

a. Penyusunan pedoman pelaksanaan Norma Standart Prosedur Kriteria (NSPK) dan penetapan kriteria perubahan fungsi ruang lintas kabupaten atau kota dan kawasan strategis dalam rangka penyusunan tata ruang guna menjaga keseimbangan ekosistem sesuai kriteria yang ditentukan peraturan yang ada.

b. Penetapan peraturan daerah bidang penataan ruang lintas Kabupaten/Kota, kawasan strategis Provinsi dan Rencana Detail.

c. Pelaksanaan koordinasi rencana rinci penataan ruang lintas Kabupaten/Kota.

d. Pelaksanaan sosialisasi Norma Standart Prosedur Kriteria (NSPK), Standart Pelayanan Minimal (SPM), bimbingan, supervisi, pembinaan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan penataan ruang. e. Pengembangan sistem informasi dan komunikasi, penyebarluasan

kesadaran dan tanggung jawab masyarakat tentang penataan ruang tingkat Provinsi.

f. Penyusunan dan penetapan rencana rinci/rencana detail tata ruang lintas Kabupaten/Kota dan kawasan strategis.

g. Pemanfaatan ruang lintas Kabupaten/Kota dan kawasan strategis Provinsi dengan kerjasama pemerintah daerah, masyarakat dan dunia usaha. h. Pemanfaatan Standart Pelayanan Minimal (SPM) di bidang penataan

ruang.

i. Perumusan kebijakan strategis operasional, program sektoral dalam rangka perwujudan struktur dan pola pemanfaatan ruang kawasan strategis dan

lintas Kabupaten/Kota berdasarkan rencana rinci/rencana detail tata ruang lintas Kabupaten / Kota dan kawasan strategis Provinsi.

j. Pemberian izin pemanfaatan ruang, pembatalan izin pemanfaatan ruang yang tidak sesuai dengan Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi (RTRWP).

k. Pengembalian kewenangan, pemberian pertimbangan atau penyelesaian masalah yang tidak sesuai produk norma, standar, pedoman dan manual (NSPM) yang tidak bisa diselesaikan tingkat Kabupaten/Kota.

l. Pelaksanaan fasilitasi penyelesaian perselisihan dalam pelaksanaan penataan ruang antar Kabupaten/Kota.

m. Pelaksanaan pengawasan terhadap penataan ruang wilayah Provinsi dan wilayah Kabupaten/Kota.

4. Bidang Tata Bangunan

Bidang Tata Bangunan mempunyai tugas melaksanakan tugas dinas di bidang tata bangunan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Tata Bangunan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan kebijakan mengenai penyelenggaraan bangunan gedung dan rumah negara beserta lingkungannya mengacu pada norma, standart, prosedur, dan kriteria yang ada

b. Pelaksanaan pembangunan dan pembinaan teknis penyelenggaraan bangunan gedung dan rumah negara serta penataan bangunan dan lingkungannya

12

c. Pelaksanaan pembinaan teknis penyelenggaraan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan rumah negara beserta lingkungannya d. Pelaksanaan pembinaan dan pemberdayaan jasa konstruksi serta

pengelolaan bangunan gedung dan rumah negara

e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas 5. Bidang Perumahan

Bidang Perumahan mempunyai tugas melaksanakan tugas dinas di bidang perumahan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Perumahan mempunyai fungsi :

a. Penyiapan kebijakan dan strategi pembangunan perumahan

b. Pembinaan dan pengaturan bidang perumahan yang meliputi penyiapan produk dan sosialisasi peraturan serta pemberdayaan masyarakat

c. Pelaksanaan program pembangunan perumahan dan prasarana sarana lingkungan permukiman perkotaan dan perdesaan

d. Pelaksanaan pengelolaan Rumah Susun Sederhana Sewa/Rumah Susun Sederhana Milik (RUSUNAWA/RUSUNAMI) yang menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi

6. Bidang Air Bersih / Penyehatan Lingkungan Permukiman

Bidang Air Bersih Penyehatan Lingkungan Permukiman mempunyai tugas melaksanakan tugas dinas di bidang air bersih dan penyehatan lingkungan permukiman. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Air Bersih Penyehatan Lingkungan Permukiman mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan pengumpulan dan pengolahan data serta fasilitasi dalam rangka perencanaan pengembangan penyediaan air bersih dan penyehatan lingkungan permukiman di perkotaan, perdesaan, dan lintas Kabupaten/Kota

b. Pelaksanaan pembangunan, pengendalian, fasilitasi, pembinaan dan pemberian bantuan teknis dalam rangka peningkatan peran serta stakeholder didalam pengembangan penyediaan air bersih dan penyehatan lingkungan permukiman di perkotaan lintas Kabupaten/Kota c. Pelaksanaan pembangunan, pengendalian, fasilitasi, pembinaan dan

pemberian bantuan teknis dalam rangka peningkatan peran serta stakeholder di dalam pengembangan penyediaan air bersih dan penyehatan lingkungan permukiman di pedesaan lintas Kabupaten/Kota 7. Unit Pelaksana Teknis Informasi Teknologi

UPT mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang informasi teknologi. Untuk melaksanakan tugas dimaksud UPT mempunyai fungsi:

a. Pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan penelitian, pengujian dan pengembangan teknologi, evaluasi analisis serta saran teknis bahan bangunan, srtruktur bangunan perumahan dan permukiman.

b. Pengelolaan dokumentasi data dan layanan informasi, serta pembinaaan tugas terhadap pelaku pembangunan perumahan dan permukiman.

15

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Definisi Sistem

Menurut (Herlambang Soendoro, 2005), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

Menurut (Sukoco, 2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah :

1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2. Salah satu alat pengendali biaya

3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi- fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :

1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal. 2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan meyebabkan

perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.

3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan.

4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi. 3.2 Karakteristik Sistem

Menurut (Sukoco, 2007), sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :

1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maunpun menggnggu fungsi utama 3. Sistematis, Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan

sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada

4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang ditentukan.

5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan

6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

17 3.3 Definisi Sistem Informasi

Menurut (Ferdinandus, Wowor, & Lumenta, 2011), Sistem informasi (SI) adalah kombinasi dan teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistej informasi atau peralatan lainnya.

Kata “sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memeliki

keterkaitan anatara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat didefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.”

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak hanya mengolah data dari

dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi

Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal.

Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisis sistem adalah :

1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem

5. Membuat laporan dari hasil analisis

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

19 Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisis. Jika semua permasalahan telah diiddentifikasi, dilanjutkan dengan memperlajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisis dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisis sebbelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan berserta pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisis dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.

3.5 Bagan Alir Sistem

Menurut (Basuki, 2003), Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow

sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol sebagaimana terdapat pada tabel 3.1

Tabel 3.1 Simbol Bagan Aliran Sistem

No Simbol Keterangan

1 Simbol Dokumen Simbol ini digunakan untuk menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2 Simbol Keputusan

Simbol keputusan digunakan untuk menggambarkan suatu kondisi yang mengharuskan sistem untuk memilih tindakan yang akan dilakukan

berdasarkan kriteria tertentu. 3 Operasi Manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat dihilangkan dari sistem yang ada

4 Database Simbol ini digunakan untuk menggambarkan media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.

21

5 Proses Simbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat

6 Input Manual Simbol Proses yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.

3.6 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram yang lebih dikenal dengan DFD adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang mengguanakan beberapa symbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.

Tabel 3.2 Simbol DFD

No Simbol Keterangan

1 External Entity atau Boundary

Simbol ini menunjukkan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output

2 Data Flow atau Aliran Data

Aliran data dapat digambarkan dengan tanda panah dan garis

yang diberi nama dari aliran data tersebut

3 Proses

0

PRCS_1

Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang kelur. Suatu proses mempuyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.

4 Data Store

1 Stor_3

Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut

3.7 Entity Relationship Diagram

Menurut (Kendall dan Kendall, 2005), Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar tiap entitas dan relasinya. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar table yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau

23 kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar table dimana satu record pada satu table terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus. 3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada suatu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.

3.8 Arsip

Arsip Adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan di terima oleh semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam bentuk Corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk pelaksanaan tugas. Arsip di lingkungan pemerntah provinsi jawa timur meliputi:

1. Arsip Dinamis Adalah arsip yang masih dipergunakan dalam menyelenggarakan administrasi dan pelaksaan tugas.

2. Arsip statis arsip yang tidak lagi di pergunakan dalam pelaksanaan tugas dan di simpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian disimpan dalam depo badan perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur sesuai dengan Peraturan yang berlaku. (Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur).

3.9 Jenis Naskah Dinas

Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.

1. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum terdiri dari :

a. Peraturan Daerah ; b. Peraturan Gubernur ;

c. Peraturan Bersama Gubernur ;

d. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak Ketiga ; e. Keputusan Gubernur ;

2. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk surat terdiri dari : a. Intruksi Gubernur ;

b. Surat Edaran ; c. Surat Biasa ; d. Surat Keterangan ; e. Surat Perintah ; f. Surat Izin ; g. Surat Perjanjian ; h. Kesepakatan Bersama ; i. Surat Tugas ;

j. Surat Perintah Perjalanan Dinas ; k. Surat Kuasa ;

l. Surat Perintah Tugas ; m. Surat Undangan ;

n. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ; o. Surat Panggilan ;

25 p. Nota Dinas ;

q. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas ; r. Lembar Disposisi ;

s. Telaahan Staf ; t. Pengumuman ; u. Laporan ; v. Rekomendasi ; w. Surat Pengantar ; x. Telegram ; y. Berita Daerah ; z. Berita Acara ; aa. Notulen ; bb.Memo ; cc. Daftar Hadir ; dd.Piagam/Sertifikat ; ee. STTPL.

(Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur).

3.10 Klasifikasi

Klasifikasi kearsipan merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah,mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur guna mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang diperinci secara decimal dengan mempergunakan tiga angka dasar di lengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama SKPD.

1. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului dengan tiga perincian dasar, masing-masing perincian pertama, kedua dan ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

2. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 kelompok masalah, diberi kode 000 s.d 900 Dari 10 pokok masalah tersebut terlebih dahulu dibedakan antara tugas substantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang) dengan ketentuan bahwa :

a. Kode 100 s.d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif sedangkan kode 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas – tugas fasilitatif khusus kode 000 dapat menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggaan seperti protokol, urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya yaitu Perjalanan Dinas, Peralatan, Lambang Negara/Daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

b. Sepuluh masalah dimaksud adalah sebagai berikut : 000 Umum

100 Pemerintahan 200 Politik

300 Keamanan dan Ketertiban 400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 700 Pengawasan

27 800 Kepegawaian

900 Keuangan

3. Berdasarkan kode masalah tersebut berfungsi sebagai : a. Alat pengenal masalah yang terdapat dalam arsip b. Alat penentu letak arsip

c. Petunjuk urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

4. Kode Pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan rincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip.

Kode pembantu tersebut meliputi : 01. Perencanaan

02. Penelitian 03. Pendidikan 04. Laporan 05. Panitia

06. Seminar, Lokakarya, Workshop 07. Statistik

08. Peraturan Perundang – undangan 09. ………..

5. Kode wilayah kearsipan untuk Provinsi Jawa Timur adalah 35

6. Singkatan akronim nama atau nomenklatur SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur ditetapkan Gubernur Jawa Timur.

3.11 Pengolahan Naskah Dinas 3.11.1 Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut. (Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum).

3.11.2 Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanganan surat masuk, mencatat, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. (Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum).

3.12 Sarana Pengurusan Naskah Dinas 3.12.1 Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi (Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur).

29 3.12.2 Kartu Kendali

Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan, dengan sarana kartu kendali surat masuk dan kartu kendali surat keluar;

Kartu Kendali surat masuk terdiri atas empat rangkap yaitu warna putih, hijau, kuning dan merah dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat kontrol;

2. Kartu kendali warna hijau disimpan berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu ; 3. Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas

bersangkutan masih berada di file unit pengolah ; 4. Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah.

Kartu Kendali surat keluar (contoh 2) terdiri atas tiga rangkap yaitu warna, putih, kuning dan merah dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Kartu Kendali warna putih untuk pengendalian sebagai alat kontrol;

2. Kartu Kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas bersangkutan masih berada di file Unit Pengolah;

3. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.

(Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur).

3.12.3 Daftar Pengendali

Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisasi naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat kontrol (Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur).

30

DESKRIPSI SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme input surat masuk dan surat keluar. Selanjutnya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ditemukan pada wawancara sebelumnya pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, khususnya mengenai surat masuk dan keluar.

Dalam pengembangan sistem informasi terhadap permasalahan yang ditemukan, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem manajemen surat masuk dan keluar. Sistem manajemen surat masuk dan keluar tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja khususnya bagian sekretariat.

Setelah menganalisa proses yang ada pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, maka spesifikasi kebutuhan yang diperlukan dalam aplikasi manajemen surat masuk dan keluar ini antara lain: 4.1.1 Spesifikasi Aplikasi

Pembuatan sistem informasi ini diharapkan dapat: 1. Mengelola surat masuk dan keluar.

2. Mencari data surat masuk dan keluar.

3. Membuat disposisi surat masuk bagi yang dituju sesuai tujuan surat masuk.

31

4.1.2 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:

a. Sistem Operasi Windows

Sistem operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, atau Seven. b. Visual Basic 2010

Visual Basic 2010 digunakan untuk mendesain tampilan aplikasi manajemen surat masuk dan keluar.

c. Sql Server 2010

Sql Server digunakan untuk mengelola database dari sistem informasi yang akan dibuat.

4.1.3 Karakteristik Pengguna

No Pengguna Tanggung Jawab Fungsi

1. Pengirim Surat Pengirim surat Melakukan pengiriman surat kepada kantor dinas pekerjaan umum cipta karya dan tata ruang 2 Admin Maintenance data master Melakukan maintenance

data master 3 Staff

Sekretariat

a. Menerima surat masuk

b. Menerima surat keluar

a. Melakukan proses pengelolaan surat masuk berdasarkan klasifikasi

pengelolaan surat keluar berdasarkan klasifikasi

4 Kepala Sekretariat

a. Mendisposisi surat b. Mengetahui surat

keluar

a. Melakukan

pendisposisian surat sesuai dengan tujuan surat

b. Melakukan pengecekan isi surat dan

menandatangani surat tersebut

5 Kepala Dinas a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat b. Memverifikasi surat

masuk yang telah di terima

c. Mengetahui surat keluar

a. Menindaklanjuti dari isi surat masuk

b. Melakukan verifikasi surat yang diterima c. Melakukan pengecekan

isi surat dan

menandatangani surat tersebut

6 Kepala Bidang Tata Ruang

a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat

a. Menindaklanjuti isi dari surat masuk

33

b. Memverifikasi surat masuk yang telah di terima

c. Mengirim surat keluar

surat yang diterima c. Membuat surat keluar

7 Kepala Bidang Tata Bangunan

a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat b. Memverifikasi surat

masuk yang telah di terima

c. Mengirim surat keluar

a. Menindaklanjuti isi dari surat masuk

b. Melakukan verifikasi surat yang diterima c. Membuat surat keluar

8 Kepala Bidang Perumahan

a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat b. Memverifikasi surat

masuk yang telah di terima

c. Mengirim surat keluar

a. Menindaklanjuti isi dari surat masuk

b. Melakukan verifikasi surat yang diterima c. Membuat surat keluar

9 Kepala Bidang Air Bersih PLP

a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat

a. Menindaklanjuti isi dari surat masuk

b. Memverifikasi surat masuk yang telah di terima

c. Mengirim surat keluar

surat yang diterima c. Membuat surat keluar

10 Kepala UPT a. Menerima surat masuk yang telah didisposisi oleh kepala sekretariat b. Memverifikasi surat

masuk yang telah di terima

c. Mengirim surat keluar

a. Menindaklanjuti isi dari surat masuk

b. Melakukan verifikasi surat yang diterima c. Membuat surat keluar

35

4.1.4 Document Flow

4.1.4.1 Penerimaan Surat Masuk

Proses penerimaan surat masuk dimulai dari pengirim surat yang mengirim surat masuk ke bagian staf sekretariat. Setelah itu, staf sekretariat mencatat dalam daftar kendali dan menyortir sifat surat. Apabila surat tersebut bersifat rahasia, maka surat tersebut akan langsung dikirim ke penerima surat tersebut, dalam hal ini yang selalu menjadi penerima surat rahasia adalah kepala dinas. Untuk surat masuk yang tidak bersifat rahasia di lanjut dengan memberi tanggal terima dan kode klasifikasi. Selanjutnya staf sekretariat membuat disposisi yang akan di rangkap dengan surat masuk. Terdapat dua surat masuk dengan disposisi, salah satunya akan disimpan oleh staf sekretariat untuk di arsipkan dan selanjutnya di berikan kepada kepala sekretariat untuk di berikan disposisi. Surat masuk yang telah di berikan lembar disposisi selanjutnya akan di sebar sesuai tujuan surat kepada tiap kepala bidang maupun kepala dinas. Kepala Dinas dan kepala bidang akan menandatangani lembar disposisi sebagai bukti terima surat telah diberikan yang selanjutnya kembali lagi kepada staf sekretariat untuk dilakukan arsip.

37

4.1.4.2 Pencatatan Surat Keluar

Proses pencatatan surat keluar ini di mulai dari pengirim surat keluar tersebut dari masing-masing bidang. Setelah itu, kepala bidang tersebut mengetahui surat keluar untuk di tingkatkan di ketahui oleh kepala sekretariat, selanjutnya di tingkatkan lagi di ketahui oleh kepala dinas. Lalu surat tersebut di bawa ke staf sekretariat untuk di catat dalam daftar kendali dan di berikan tanggal kirim dan kode klasifikasi. Surat yang telah di catat di copy menjadi dua, salah satunya sebagai arsip dan surat tersebut di kirim keluar.

4.2 System Flow

Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Aplikasi yang akan dibuat pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. 4.2.1 Tambah Master User

39

Proses tambah master user dilakukan oleh admin. Selanjutnya admin memilih menu data user kemudian akan tampil form menu tambah data user. Untuk menambahkan user baru, admin terlebih dahulu menginputkan data user. data-data yang diperlukan seperti username, password, dan nama pengguna.selanjutnya admin memilih menyimpan data user dan akan disimpan dalam tabel user.

4.2.2 Update Master User

Proses update master user dilakukan oleh admin. Selanjutnya admin memilih menu data user kemudian akan tampil form menu update data user yang mengambil data dari tabel user. Admin akan mengubah data user tersebut.selanjutnya admin memilih menyimpan update data user dan akan disimpan dalam tabel user kembali.

4.2.3 Penerimaan Surat Masuk

41

Proses ini di mulai dari pengirim surat lalu di serahkan kepada staff sekretariat, selanjutnya menginputkan kedalam sistem di awali dengan memilih menu surat masuk akan tampil form entri surat masuk, lalu staf sekretariat menginputkan jenis surat, sifat surat, no. surat, asal surat, kepada, tgl terima, klasifikasi dan perihal. Selanjutnya dokumen surat masuk tersebut di scan, staf sekretariat menyimpan surat masuk tersebut dalam sistem yang akan disimpan dalam tabel surat masuk, setelah itu mencetak disposisi dan surat yang telah rangkap disposisi diserahkan kepada kepala sekretariat yang selanjutnya akan di sebar kepada kepala masing-masing bidang maupun kepala dinas sesuai yang di disposisi, lalu penerima surat melakukan tanda tangan sebagai bukti surat telah diterima, selanjutnya staf sekretariat melakukan scanning lembar disposisi ditanda tangani sebagai bukti terima surat untuk di simpan ke dalam sistem.

4.2.4 Pengiriman Surat Keluar

43

Proses pencatatan surat keluar ini di mulai dari pengirim surat keluar tersebut dari masing-masing bidang. Setelah itu, surat yang telah terverifikasi dari kepala bidang, diverifikasi oleh kepala sekretariat dan kepala dinas. Lalu surat tersebut di inputkan kedalam sistem oleh staf sekretariat di awali dengan memilih menu surat keluar akan tampil form entri surat keluar, lalu staf sekretariat menginputkan jenis surat, sifat surat, no. surat, asal surat, kepada, tgl terima, klasifikasi dan perihal. Selanjutnya dokumen surat keluar tersebut di scan, staf sekretariat menyimpan surat keluar tersebut dalam sistem yang akan disimpan dalam tabel surat keluar.

4.2.5 Laporan Surat Masuk

Proses melihat laporan dilakukan oleh staf sekretariat. Selanjutnya admin memilih menu laporan surat masuk kemudian akan tampil form laporan surat masuk yang diambil dari tabel surat masuk. Kemudian akan tampil form laporan surat masuk lalu kita pilih tanggal yang di diinginkan.lalu muncul laporan surat masuk sesuai tanggal yang di pilih.

4.2.6 Laporan Surat Keluar

Gambar 4.8 System Flow Laporan Surat Keluar

Proses melihat laporan dilakukan oleh staf sekretariat. Selanjutnya admin memilih menu laporan surat keluar kemudian akan tampil form laporan surat keluar yang diambil dari tabel surat keluar. Kemudian akan tampil form laporan surat keluar lalu kita pilih tanggal yang di diinginkan.lalu muncul laporan surat keluar sesuai tanggal yang di pilih.

45

4.3 Context Diagram

Context diagram ini menggambarkan proses sistem secara umum pada aplikasi manajemen surat masuk dan keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. Dalam context diagram ini melibatkan 4 entity yaitu: Pengirim Surat, Kepala Sekretariat, Kabid dan Kepala Dinas.

Gambar 4.9 Context Diagram 4.4 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

4.4.1 DFD Level 0

Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context Diagram. Pada DFD level 0 terdapat proses yang merepresentasikan diagram berjenjang diatas.

47

4.4.2 DFD Level 1

a. Diagram Level 1 Mencatat Surat Masuk

Gambar 4.11 Diagram Level 1 Mencatat Surat Masuk b. Diagram Level 1 Mengirim Surat Keluar

Gambar 4.12 Diagram Level 1 Mengirim Surat Keluar c. Diagram Level 1 Melihat Laporan Surat Masuk

d. Diagram Level 1 Melihat Laporan Surat Keluar

Gambar 4.14 Diagram Level 1 Melihat Laporan Surat Keluar 4.5 Entity Relational Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut :

4.5.1 Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal sistem dan tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM).

Bentuk Conceptual Data Model dari aplikasi manajemen surat masuk dan keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

49

Gambar 4.15 Conceptual Data Model 4.5.2 Physical Data Model

Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan di implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih. Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk aplikasi manajemen surat masuk dan keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

Gambar 4.16 Physical Data Model 4.5.3 Struktur Basis data dan Tabel

Struktur tabel digunakan dalam pembuatan aplikasi manajemen surat masuk dan keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari struktur tabel sistem.

1. Nama Tabel : Bagian User Primary Key : ID_Bagian Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan bagian pengguna. Tabel 4.2 Bagian User

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Bagian Integer - Primary Key

51

2. Nama Tabel : User Primary Key : ID_User Foreign Key : ID_Bagian

Fungsi : Menyimpan data pengguna. Tabel 4.3 User

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_User Varchar 5 Primary Key

2. ID_Bagian Integer - Foreign Key

4. Nama_User Varchar 60 -

3. User_Name Varchar 60 -

4. Password Varchar 5 -

3. Nama Tabel : Surat Masuk Primary Key : ID_Surat Foreign Key : ID_User

Fungsi : Menyimpan surat masuk. Tabel 4.4 Surat Masuk

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Surat Varchar 100 Primary Key

2. ID_User Varchar 5 Foreign Key

3. Jenis_Surat Varchar 20 -

4. Sifat_Surat Varchar 20 -

5. Tgl_Surat Date - -

6. No_Surat_Masuk Varchar 25 -

7. Asal_Surat_Masuk Varchar 50 -

8. Tujuan_Surat Varchar 50 -

9. Tgl_Terima Date - -

10. Klasifikasi Varchar 5 -

11. Perihal Text - -

12. Path_Url Varchar 500 -

13. Status_Terima Varchar 50 -

Path_Urlapv Varchar 500 -

4. Nama Tabel : Surat Keluar Primary Key : ID_Surat_Keluar Foreign Key : ID_User

Fungsi : Menyimpan surat keluar. Tabel 4.5 Surat Keluar

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Surat_Keluar Varchar 100 Primary Key

2. ID_User Varchar 5 Foreign Key

3. Sifat_Surat_Keluar Varchar 25 -

4. Tgl_Surat_Keluar Date - -

5. Tujuan_Surat_Keluar Varchar 20 -

6. Tgl_Keluar Date - -

7. Klasifikasi_Surat_Keluar Varchar 5 -

8. No_Surat_Keluar Varchar 25 -

9. Perihal_Surat_Keluar Text - -

53

4.6 Implementasi Input Output 4.6.1 Form Login

Form login ini adalah form yang digunakan oleh pengguna agar dapat mengakses aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar. Disini pengguna memilih username dengan memilih dalam daftar dan memasukkan password agar dapat mengakses sistem.

Gambar 4.17 Form Login 4.6.2 Form Halaman Utama

Form halaman utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti, Data User, Entri Surat Masuk, Data Surat Masuk, Laporan Surat Masuk, Verifikasi Tanda Terima Surat, Monitoring Surat, Entri Surat Keluar, Data Surat Keluar , Laporan Surat Keluar. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut :

Gambar 4.18 Form Halaman Utama 4.6.3 Form Data User

Form Data User ini berfungsi untuk menambahkan data user yang dimasukkan Admin. Didalam form data user ini, admin memasukkan bagian, nama user, user name, dan password.

55

4.6.4 Form Entri Surat Masuk

Pada Form Entri Surat Masuk ini berfungsi untuk mencatat surat yang masuk ke Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur oleh staf sekretariat bagian surat masuk .

Gambar 4.20 Form Entri Surat Masuk 4.6.5 Form Data Surat Masuk

Form Data Surat Masuk ini menampilkan surat yang siap untuk di disposisikan oleh kepala sekretariat. Dalam form ini dapat digunakan untuk mencari surat berdasarkan tanggal, kriteria no. surat, asal surat, dan klasifikasi. Form ini digunakan untuk menampilkan surat-surat yang berstatus “Belum

Terima” sesuai yang di tujukan dari surat tersebut dan surat ini dapat di edit

Gambar 4.21 Form Data Surat Masuk 4.6.6 Form Verifikasi Tanda Terima Surat

Form Verifikasi Tanda Terima Surat ini berfungsi untuk merubah status surat masuk yang semula “Belum Terima” Menjadi “Sudah Terima” yang dilakukan oleh staf sekretariat bagian surat masuk dengan cara mengupload dokumen lembar disposisi yang telah di tanda tangani oleh penerima surat .

57

4.6.7 Form Monitoring Surat

Pada form ini, merupakan kumpulan surat masuk yang telah di verifikasi

dengan status “sudah terima”. Dalam form ini dapat digunakan untuk mencari

surat berdasarkan tanggal, kriteria no. surat, asal surat, dan klasifikasi.

Gambar 4.23 Form Monitoring Surat 4.6.8 Form Entri Surat Keluar

Pada Form Entri Surat Keluar ini berfungsi untuk mencatat surat yang keluar dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur oleh staf sekretariat bagian surat keluar.

Gambar 4.24 Form Entri Surat Keluar 4.6.9 Form Data Surat Keluar

Form Data Surat Keluar ini berfungsi menampilkan seluruh surat keluar dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. Dalam form ini dapat digunakan untuk mencari surat berdasarkan tanggal, kriteria no. surat, asal surat, dan klasifikasi.

59

Gambar 4.25 Form Data Surat Keluar 4.6.10 Form Laporan Surat Masuk

4.6.11 Form Laporan Surat Keluar

61

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses perancangan dan implementasi Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar pada pada Dinas Pengaduan Keluhan Masyarakat pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan surat masuk dan surat

keluar, hingga disposisi surat masuk.

2. Staf sekretariat dapat mencari surat dengan mudah. 3. Dapat menyajikan laporan surat masuk dan surat keluar. 5.2 Saran

Dalam Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar ini terdapat beberapa kekurangan yang disadari oleh penulis. Penulis memiliki beberapa saran dalam pengembangan sisem untuk kedepannya, antara lain yaitu :

1. Penambahan fitur scanning yang terhubung langsung dengan program sehingga lebih efisien.

2. Penggunaan Web Service untuk sms gateway yang membantu dalam pemberian informasi lewat sms ke masing-masing Kabid.

62

Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Ferdinandus, S., Wowor, H., & Lumenta, A. S. (2011). Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Teknik Elektro-FT .

Herlambang, S., & tanuwijaya, H. (2005). Sistem Informasi : Konsep,Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta : Prenhallindo.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.

4.6.7 Form Monitoring Surat

Pada form ini, merupakan kumpulan surat masuk yang telah di verifikasi dengan status “sudah terima”. Dalam form ini dapat digunakan untuk mencari surat berdasarkan tanggal, kriteria no. surat, asal surat, dan klasifikasi.

Gambar 4.23 Form Monitoring Surat 4.6.8 Form Entri Surat Keluar

Pada Form Entri Surat Keluar ini berfungsi untuk mencatat surat yang keluar dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur oleh staf sekretariat bagian surat keluar.

Gambar 4.24 Form Entri Surat Keluar 4.6.9 Form Data Surat Keluar

Form Data Surat Keluar ini berfungsi menampilkan seluruh surat keluar dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. Dalam form ini dapat digunakan untuk mencari surat berdasarkan tanggal, kriteria no. surat, asal surat, dan klasifikasi.

Gambar 4.25 Form Data Surat Keluar 4.6.10 Form Laporan Surat Masuk

4.6.11 Form Laporan Surat Keluar

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses perancangan dan implementasi Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar pada pada Dinas Pengaduan Keluhan Masyarakat pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan surat masuk dan surat

keluar, hingga disposisi surat masuk.

2. Staf sekretariat dapat mencari surat dengan mudah. 3. Dapat menyajikan laporan surat masuk dan surat keluar. 5.2 Saran

Dalam Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar ini terdapat beberapa kekurangan yang disadari oleh penulis. Penulis memiliki beberapa saran dalam pengembangan sisem untuk kedepannya, antara lain yaitu :

1. Penambahan fitur scanning yang terhubung langsung dengan program sehingga lebih efisien.

2. Penggunaan Web Service untuk sms gateway yang membantu dalam pemberian informasi lewat sms ke masing-masing Kabid.

62

Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Ferdinandus, S., Wowor, H., & Lumenta, A. S. (2011). Perancangan Aplikasi

Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Teknik Elektro-FT .

Herlambang, S., & tanuwijaya, H. (2005). Sistem Informasi : Konsep,Teknologi

dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta : Prenhallindo.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di

Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas

di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah