20
c. Unusual complaints
Konsumen juga dapat melakukan komplain atas pelayanan yang tidak memuaskan yang diberikan oleh perusahaan.
Menurut Zaugg 2006 R. 2010 : 13, saat konsumen
merasa tidak puas ada beberapa sikap yang akan mereka lakukan antara lain :
1. Voice company : konsumen langsung komplain terhadap pihak ketiga yang bersangkutan, dalam hal ini perusahaan.
2. Voice third party : konsumen melakukan komplain melalui pihak ketiga, contoh : dengan mengirim surat berisi pernyataan
komplain melalui media massa seperti email.
2. Alasan menangani komplain menurut Barlow and Moller 2008 R. 2010 : 14.
Konsumen yang komplain oleh sebagian besar perusahaan masih dianggap sesuatu yang negatif. Perusahaan yang mendorong konsumen
untuk komplain secara umumnya mengalami pergeseran sikap terhadap komplain, sehingga komplain tidak dipersepsikan sebagai sesuatu yang
negatif, tetapi justru lebih banyak sisi positifnya. Menurut fronline complaints handling 2004 R.
2010 : 14, sisi positif komplain mendesak karyawan perusahaan untuk
melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Sebagian besar dari konsumen yang komplain, mempunyai perhatian pada perusahaan. Adanya komplain,
21
perusahaan dapat dengan mudah mengetahui kesalahan yang dilakukan dan melakukan tindakan selanjutnya dengan perbaiki kesalahan tersebut.
3. Cara menangani komplain
Alternatif strategy related to complaint Startegi alternatif untuk
menangani komplain. R. 2010 : 15. Diantaranya :
a. Doing right at the first time
melakukan hal terbaik pertama kali, perusahaan berusaha untuk memuaskan seluruh konsumen dalam
kesempatan pertama, menghindari adanya kesalahan dalam memberikan layanan kepada konsumen.
b. Handling complaint sistematicaly
menangani keluhan dengan sistem.
- Langkah pertama : mengelompokkan jenis problem. Setiap problem
harus jelas petunjuk penyelesaian komplain. -
Langkah kedua : dalam standar layanan penanganan komplain, harus jelas siapa yang menjadi tanggung jawab front liners,
supervisor , manajer atau bahkan top management.
Sistem merupakan bagian dari hadling complaint, memainkan perannya dalam melakukan suatu tindakan. Tindakan yang
dimaksudkan yakni, tindakan sosial dalam proses dimana, setiap individu saling berhubungandengan individu yang lain, untuk
mencapai tujuan dan kepentingan bersama. Komplain dengan menggunakan layanan sistem, menjadi bagian penting dan berharga
22
untuk menilai dan mengetahui setiap pola perilaku atau sikap dari individunya. Irwanto, Sattar 2012 : 26-28.
Dalam penanganan komplain, sistem memiliki tujuan untuk memuaskan individunya. Layanan sistem tersebut antara lain :
memberikan kepastian kepada konsumen untuk mendapatkan keputusan, dengan memilih sesuai dengan keinginan dan prosedur
yang berlaku. Kepastian yang diberikan, tentunya dengan merespon secara cepat dan melakukan tindakan penyelesaian atas komplain
tersebut. Komplain yang disampaikan, haruslah ditangani secara profesional dan inovatif, dalam memberikan setiap keputusan.
Irwanto, Sattar 2012 : 64. Sistem sebagai strategi, membangun hubungan dengan konsumen,
untuk memberikan pelayanan yang memuaskan .
Dengan layanan sistem, pihak perusahaan akan berusaha untuk memenuhi setiap
kebutuhan dan keinginan dari konsumen. Namun setiap pemenuhan kebutuhan pelayanan dan keinginan konsumen, tidak akan terlepas
dari adanya sistem organisasi yang efektif. Artinya bahwa, tanpa dukungan dari sistem organisasi yang efektif juga, maka tidak
mungkin akan terjadi pelayanan yang memuaskan kepada konsumen, sehingga sesuatu hal yang berkaitan dengan kepuasaan konsumen
adalah bagian dari efektivitas sistem organisasi, yang mampu membantu perusahaan dalam memberikan tindakan penyelesaian atas
komplain, dan secara optimal dapat membantu memenuhi harapan dan keinginan dari konsumen. Irwanto, Sattar 2012 : 65.
23
c. Penyelesaian komplain Setiap komplain yang disampaikan oleh para konsumen yang
mempunyai problem, harus disambut dengan ucapan terima kasih, kemudian mengucapkan maaf, mencari tahu informasi dari konsumen
terkait dengan komplain yang mereka sampaikan, kemudian melakukan langkah konkrit untuk secepatnya menangani komplain.
Setiap pananganan komplain, tentunya membutuhkan langkah-langkah khusus seperti tindakan awal dalam penanganan komplain konsumen.
Diantarnya, terdapat tiga tahapan penting. Yakni meredahkan emosi konsumen, obati kekecewaan konsumen dan selalu menjaga kontak
baik dengan konsumen. 1.
Meredahkan emosi konsumen. Setiap perusahaan yang menerima komplain dari konsumen,
cenderung akan menghadapi konsumen yang secara emosional, menyampaikan komplainnya. Dalam hal ini perusahaan disarankan
untuk tidak menjawab atau menyelesaikan komplain dengan serangkaian penjelasan yang begituh banyak. Akan tetapi cukup
dengan berusaha untuk mencoba menjadi pendengar yang baik, sehingga emosi konsumen sedikit demi sedikit akan meredah.
Dalam kondisi yang demikian, perusahaan dituntut untuk dapat membedahkan antara ucapan yang bersifat emosional dan bersifat
faktual. Sangat diharapkan bahwa perusahaan tidak menangani komplain dengan bersifat secara emosional. Namun menanggapi setiap
24
komplain tersebut, dengan bersikap secara faktual. Misalnya menanggapi dengan menyampaikan kalimat positif dan menghindari
kalimat yang negatif. Apabila demikian, maka konsumen cenderung akan merasa di layani dan dihargai secara baik.
Tindakan selanjutnya yang dapat dilakukan perusahaan, dengan berusaha untuk mengajak konsumen bersama-sama menentukkan dan
mencari jalan keluar atau solusi yang baik. Perusahaan juga haruslah mencoba untuk memberikan beberapa alternatif penyelesaian komplain
kepada konsumen,
sehingga konsumen
dapat menentukan
penyelesaian apa yang mereka inginkan. 2. Apabila kedua belah pihak, antara perusahaan dan konsumen sudah
mendapatkan solusi yang baik, maka langkah selanjutnya yang dapat dilakukan perusahaan, dengan melakukan tindakan untuk mengobati
rasa kekecewaan, sekaligus dapat menyenangkan konsumennya, sehingga konsumen akan selalu merasa puas dan senang. Beberapa
cara yang dapat dilakukan perusahaan, salah satunya misalnya dengan memberikan hadiah, berupa satu tambahan bonus produk kepada
konsumen. Tujuan dan maksud dengan memberikan cara yang demikian, untuk memunculkan kesan yang positif dari konsumen
terhadap perusahaan.
25
3. Jaga kontak Ketika perusahaan sudah yakin bahwa komplian dari konsumen
sudah selesai, maka perusahaan tentunya harus selalu menjaga hubungan baik dengan konsumen. Misalnya dengan mengontak dua
atau tiga hari kemudian untuk memastikan kondisi konsumen, dengan menanyakan kembali perkembangan komplain konsumen yang benar-
benar sudah terselesaikan dengan baik. Dengan demikian, maka perusahaan telah menunjukkan sikap empati dan bertanggung jawab
kepada kekecewaan yang dirasakan oleh konsumen.
5.4 Bentuk penanganan komplain menurut R. Abdillah, 2010 : 16.
a. Pelayanan Check-in Registrasi dan Check-out : Sumber : Hotel
Inna Dharma Deli Medan -
Waktu registrasi yang memakan waktu cukup lama. -
Pelanggan terlalu lama menunggu antrian. -
Penyediaan faslitas tempat duduk yang sedikit. -
Tempat registrasi yang terlalu sempit. Maka petugas hotel Inna Dharma Deli akan memberikan the
magic words kata bujukan yang menenangkan emosi pelanggan dan
bertindak untuk segera menyelesaikan permasalahan. Komplain yang disampaikan konsumen kepada pihak hotel, dilakukan secara
langsung kepada pihak hotel. Langkah selanjutnya yang dilakukan pihak hotel, dengan memberikan kesempatan kepada konsumen untuk
26
bertemu dan membicarakan komplain, kemudian akan melakukan tindakan penyelesaian secara baik.
b. Kualitas ruangan kamar yang tidak sesuai
- AC yang kurang dingin.
- Lampu kamar yang terlalu kecil.
- Air panas yang tidak berfungsi.
- Fasilitas tempat tidur yang tidak nyaman.
- Pada saat terjadi pemadaman listrik, waktu untuk menghidupkan
tenaga listrik bantuan terkesan lama. -
Handuk yang tidak wangi. Komplain yang disampaikan konsumen secara langsung kepda
pihak hotel. Maka petugas hotel akan melakukan langkah perbaikan sesegera mungkin, jangan sampai konsumen menunggu dalam jangka
waktu yang lama. Namun apabila masalah atau kerusakan tidak dapat ditanggulangi dalam waktu yang singkat, maka petugas hotel akan
mengonfirmasikannya, kepada pelanggan agar menunggu di lobi hotel sambil memberikan mereka minuman dan makanan ringan.
6. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan jawaban deskriptif kualitatif, untuk dapat menganalisis suatu fenomena sosial secara mendalam. Menurut
Moleong 1990 Vidyatomo, 2011 : 16, metode penelitian kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa
kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat
diamati.
27
6. 1. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan metode kualitatif. Menurut Kirk
dan Miller 2009 MA.Arafat, 2009 : 1, penelitian kualitatif adalah tradisi secara sosial bergantung pada pengamatan dan manusia dalam
kawasannya yang berhubungan dengan orang lain dalam bahasannya. Penelitian deskriptif kualitatif secara umumnya, bertujuan untuk
mendeskripsikan sesuaut yang saat ini berlaku. Sesuatu yang berlaku di dalamnya terdapat upaya untuk mendeskripsikan, mencatat, analisis dan
menginterpretasikan kondisi yang sekarang ini terjadi atau ada. Dengan kata lain penelitian deskriptif kualitatif, bertujuan untuk memperoleh
informasi mengenai keadaan yang ada.MA. Arafat, 2009 : 1. Penelitian deskriptif kualitatif dirancang dan digunakan untuk
mengumpulkan informasi tentang keadaan nyata sekarang yang sementara berlangsung. Pada dasarnya penelitian deskriptif kualitatif merupakan
suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek dengan tujuan membuat deskriptif, gambaran atau melukisan secara
sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta atau fenomena yang diselidiki. MA. Arafat, 2009 : 2.
28
Metode penelitian yang bersifat kualitatif merupakan penelitian yang memiliki karakteristik bahwa data dinyatakan dalam keadaan
sewajarnya. Menurut Nawawi 1994 Vidyatomo, 2011 : 16, dalam hal ini penulis akan mendeskripsikan secara keseluruhan dari temuan masalah
hingga sampai pada analisis dalm penulisan KTI ini.
6. 2. Lokasi dan Objek Penelitian
