Tinjauan Atas Sistem Informasi Penggajian Pada Hotel Yasmin

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kuliah Kerja Praktek Pada Program Studi Akuntansi Strata Satu

Oleh :

Nama : Refael Anugrah Marchasan Nim : 21110089

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2014

v DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN………i

KATA PENGANTAR……….……….…..ii

DAFTAR ISI……….………..v

DAFTAR GAMBAR………...………vii DAFTAR LAMPIRAN ………..…..………..viii

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Kerja Praktek ... ...1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek………...……….…….5

1.3 Kegunaan Kerja Praktek………..………..6

1.3.1 Kegunaan Praktis…...………..………..6

1.3.2 Kegunaan Akademis...………...…..………..6

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek….……….…...……….7

1.4.1 Lokasi Kerja Praktek…. ………..……..…...…………..7

1.4.2 Waktu Kerja Praktek…. ……..………..…...…………..7

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan….….….….….….….….….…...….…....………..8

2.2 Struktur Organisasi………..………….9

2.3 Uraian Tugas Perusahaan...………...………..10

2.4 Kegiatan Perusahaan...………...…..24

BAB III PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek………...……..26

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek………..………34

vi

3.3.1 Proses Penerapan Sistem Informasi Penggajian pada Hotel

Yasmin...35

3.3.2 Hambatan dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin...40

3.3.3 Solusi dalam penerapan sistem informasi panggajian pada Hotel Yasmin……...………41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan………..………….………47

4.2 Saran……….………48

DAFTAR PUSTAKA ... 50

LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 51

vii

DAFTAR GAMBAR

No Gambar Judul Gambar Hal

2.1 Struktur Organisasi Hotel Yasmin……...……...………..10 3.1 Flowchart sistem informasi penggajian pada Hotel

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Lampiran Hal

Lampiran 1 Surat Permohonan Kuliah Kerja Praktek ... 51

Lampiran 2 Surat Keterangan Kerja Praktek ... 52

Lampiran 3 Daftar Kehadiran Mahasiswa/i Unikom... 53

Lampiran 4 Surat Keterangan Hasil Kuliah Kerja Praktek dari Perusahaan ... 54

Lampiran 5 Berita Acara Bimbingan Kerja Praktek ... 55

Lampiran 6 Surat Keterangan Hasil Kuliah Kerja Praktek dari Dosen ... 56

Lampiran 7 Surat Keterangan Persetujuan Publikasi ... 57

Lampiran 8 Rekap absensi Absensi ... 58

Lampiran 9 Pengajuan Order EDR ... 59

Lampiran 10 Change Schedule/ DAY OFF ... 60

Lampiran 11 Permohonan Extra Off ... 61

Lampiran 12 Form Public Holiday (PH) ... 62

Lampiran 13 Form Leave (CUTI) ... 63

Lampiran 14 Cash Advance ... 64

Lampiran 15 Surat Ijin Keluar ... 65

50

Andri Kristanto, 2008. Perancangan Sistem Informasi. Gava Media. Yogyakarta Krismiaji, 2010. “Sistem Informasi Akuntansi “.Bandung : UPP STIM YKPN

Azhar Susanto, 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung : Lingga Jaya

Mulyadi, 2008. “Penganggaran Perusahaan”.Salemba Empat, Jakarta

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan Kerja Praktek ini.

Kerja Praktek ini merupakan salah satu mata kuliah yang wajib ditempuh mahasiswa Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia. Laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai pelengkap kerja praktek yang telah dilaksanakan lebih kurang 1 bulan dari tanggal 19 juli 2013 – 19 agustus 2013 khususnya di. Bagian personalia PT SURYA EDEN UTAMA( YASMIN HOTEL ).

Dengan selesainya laporan kerja praktek ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

2. Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., Spec. Lic Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Surtikanti,S.E.,M.Si selaku Ketua Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Komputer Indonesia Bandung.

4. Lilis Puspitawati, SE., M. Si.CA selaku Dosen Wali AK 2 Program Studi Akuntansi Universitas Komputer Indonesia.

iii

membimbing penulis selama penyusunan laporan.

6. Seluruh staf Dosen yang telah memberikan ilmu dan wawasannya secara ikhlas di Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Komputer Indonesia Bandung

7. Bapak Yunarto dan Ibu Novi Andriani selaku pembimbing perusahaan yang telah memberikan kesempatan dan petunjuk pelaksanaan kerja praktek yang penulis laksanakan di Yasmin Hotel & Resort cipanas

8. Seluruh Staff dan karyawan pada Yasmin Hotel & Resort cipanas

9. Bapak dan Ibu tercinta beserta keluarga yang telah memberikan doa dan dorongan baik moril maupun materil demi kelancaran kuliah bagi penulis. 10.Untuk orang-orang yang penulis kasihi dan sayangi terimakasih atas doa dan

supportnya selama ini yang telah memberikan semangat kepada penulis. 11.Untuk sahabat-sahabat penulis kelas 4 Ak 2 semuanya yang tidak bisa penulis

sebutkan satu-persatu, terimakasih banyak atas segala kebaikannya.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang berlimpah bagi orang-orang yang telah membantu penulis dengan segala kesabaran dan keikhlasannya dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.

iv

Akhir kata penulis berharap semoga penyusunan laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri dan pihak-pihak yang terkait selama pelaksanaan kerja praktek, dan bagi pihak lain untuk masa yang akan datang sebagai bahan acuan atau referensi dalam pelaksanaan kerja praktek

Bandung, Desember 2013 Penulis

Refael Anugrah M Nim : 2110089

1

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Dalam menghadapi era globalisasi yang semakin modern dan semakin canggih ini, persaingan usaha antar perusahaan satu dengan yang lainnya yang terjadi sangatlah besar, maka dari itu apabila perusahaan ingin bersaing maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang akurat, cepat dan tepat waktu untuk membantu pihak manajemen perusahaan dalam membuat dan mengambil suatu keputusan yang tepat guna menentukan kebijakan dan meningkatkan aktifitas operasional perusahaan.

Seiring dengan berkembangnya teknologi terutama teknologi komputer yang mendukung teknologi informasi menyebabkan perkembangan sistem ekonomi berlanjut, karena suatu perusahaan pada umumnya bertujuan untuk mendapatkan laba atas hasil usaha yang dijalankan oleh perusahaan tersebut.

Dengan berkembangnya sistem teknologi informasi dan komunikasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi suatu organisasi, perusahaan maupun pemerintahan. Dimana suatu sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2

Selain dari sistem informasi di atas untuk meningkatkan kinerja perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM), sumber daya manusia merupakan aset utama yang sangat besar pengaruhnya terhadap kemajuan suatu perusahaan. Untuk mencapai apa yang telah menjadi tujuan perusahaan yang telah ditetapkan, maka perusahaan harus mampu membentuk manusia yang bermotivasi kuat dan berani melihat perubahan sebagai suatu tantangan yang harus dihadapi.

Oleh sebab itu untuk mendapatkan sumber daya manusia yang diangkat menjadi pekerja pada sebuah organisasi/perusahaan, pada dasarnya berarti keputusan untuk memberi gaji/ upah kepada yang bersangkutan. Untuk kepentingan bisnis organisasi/perusahaan, upah atau gaji tersebut diberikan kepada seorang pekerja sebagai bentuk penghargaan atas pelaksanaan pekerjaan yang dilakukannya.

Gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai balas jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan, kompensasi tersebut biasanya diberikan bulanan kepada karyawan.

Untuk itu sangat penting adanya perhatian dari perusahaan yang harus diberikan terhadap penentuan upah bagi karyawan, karena tujuan pemberian gaji/ upah antara lain untuk ikatan kerja sama, kepuasan kerja, pengadaan efektif, motivasi, stabililitas karyawan, disiplin,dsb bagi perusahaan yang terkait.

Pembayaran upah/gaji yang di terima karyawan dari perusahaan adalah bentuk balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut yang berkontribusi sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pendidikan masing-masing karyawan, dan timbal balik dari karyawan kepada perusahaan yaitu

dengan bekerja penuh rasa tanggung jawab dan bersungguh-sungguh dalam mengerjakan suatu pekerjaan yang di berikan, serta mengikuti aturan yang ada di dalam perusahaan tersebut.

Masalah upah/gaji yang berdampak sangat luas. seperti pembayaran upah/gaji yang di terima tidak sesuai dengan perjanjian yang dilakukan antara perusahaan dengan karyawan, dan terkadang perusahaan membayar upah karyawan di bawah gaji yang seharusnya di terima, sehingga dapat menimbulkan dampak negatif kepada perusahaan terutama dalam bidang aktivitas produksi.

Penggajian di dalam perusahaan merupakan hal yang sangat penting, karena dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen hal ini sangat membutuhkan ketelitian, keakuratan yang tepat. Semua itu haruslah terencana dan terstruktur, karena untuk menghasilkan suatu informasi yang berkualitasdan tepat, memerlukan perancangan sistem yang matang.

Mengingat dalam perancangan dan penerapan sistem informasi yang baik, perlu adanya komponen-komponen yang dapat mendukung dan dapat di jadikan bahan perancangan sistem, yaitu sebuah Data/Informasi yang pada awalnya hanya data yang belum diproses, Maka perlu diadakannya identifikasi data yang sekiranya benar-benar dapat mewakili seluruh entitas data.

Dalam perkembangan teknologi informasi zaman sekarang, telah banyak perusahaan/instansi yang memakai pengolahan data secara komputerisasi dalam berbagai hal. Misalnya dalam mengelola absensi, pengarsipan, penggajian, penjualan,

4

persediaan dan masih banyak lagi instansi atau perusahaan swasta yang memanfaatkan perkembangan teknologi komputerisasi ini.

Dewasa ini penggunaan komputer sudah merupakan kebutuhan pokok bagi setiap instansi. Oleh sebab itu hampir setiap instansi besar maupun kecil, pemerintah ataupun swasta, mempunyai suatu divisi khusus yang bertugas untuk mengelola komputerisasi pada instansi tersebut.

PT. SURYA EDEN UTAMA ( HOTEL YASMIN ) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang pariwisata & perhotelan, yang mempunyai visi “ menjadi resor keluarga pilihan terbaik, tuan rumah (melayani) jutaan kemesraan ” yang beralamat di Jl.Jeprah Palasari No.69 Cipanas Cianjur. Hotel Yasmin berada di daerah yang strategis, dekat pegunungan sehingga di hotel tersebut mempunyai udara yang sejuk yang enak untuk di nikmati bila di pagi hari, serta fasilitas & service yang sudah berstandar.

Proses penggajian diHotel Yasmin dilakukan berdasarkan perhitungan absensi yang dihasilkan dari alat eletronik bukan secara manual lagi, serta sistem yang di gunakan sudah terkomputerisasi. Berdasarkan kepada jumlah absensi yang tercatat dari setiap karyawan maka dilakukan perhitungan biaya gaji yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk setiap karyawan.

Dalam pembayaran gaji karyawan, dilakukan dengan mentransfer ke rekening masing – masing karyawan selanjutnya perusahaan akan memberikan output untuk karyawan berupa slip upah sebagai tanda bukti pembayaran agar dapat mengetahui rincian gaji karyawan tersebut selama bekerja.

Jadi dalam penerapan sistem yang di gunakan harus bisa di pertahankan, dan lebih bagus lagi di tingkatkan kembali dalam penerapan sistem terutama sistem penggajian supaya tidak ada kesalahan sedikitpun yang bisa merugikan perusahaan. Dari uraian di atas, maka penyusun memilih judul “ TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA HOTEL YASMIN ”

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dari kerja praktek adalah untuk memperoleh serta mengetahui informasi mengenai sistem yang dilakukan khusunya dalam bidang sistem informasi penggajian dalam penerapannya dalam perusahaan.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

1. Untuk mengetahui proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin.

2. Untuk mengetahui hambatan dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin.

3. Mencari solusi dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin.

6

1.3 Kegunaan Hasil Kerja Praktek 1.3.1 Kegunaan Praktis

1. Bagi Perusahaan

Untuk hotel yasmin semoga hasil kerja praktek ini dapat memberikan informasi dan sumbangan pemikiran yang bermanfaat bagi perkembangan operasional terutama dalam masalah sistem penggajian.

2. Bagi Penulis

Hasil penelitian/ kerja praktek ini sangat berguna sekali terutama bagi penulis sehingga dapat menambah wawasan penulis terutama mengenai analisa sistem penggajian yang dilakukan dan sebagai sarana untuk mengklasifikasikan ilmu pengetahuan yang telah diproleh dibangku kuliah serta mengaplikasikannya di dunia kerja yang nyata.

3. Bagi Pihak Lain

Untuk pihak lain semoga hasil kerja praktek ini dapat mejadikan ilmu yang bermanfaat untuk masa yang akan datang.

1.3.2 Kegunaan Akademis

Bagi perguruan tinggi, semoga hasil penelitian diharapkan dapat menjadi dokumen akademik yang berguna untuk dijadikan acuan bagi aktivitas akademika untuk masa yang akan datang.

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek 1.4.1 Lokasi Kerja Praktek

Lokasi pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan yaitu di Hotel Yasmin Cipanas yang berlokasi di JL. Jeprah Palasari No. 69, Desa Palasari, Kecamatan Cipanas, Kabupaten Cianjur.

1.4.2 Waktu Kerja Praktek

Adapun pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja ini selama 1 (satu) bulan, terhitung sejak tanggal 19 Juli 2013 sampai tanggal 19 Agustus 2013. Waktu pelaksanaan Praktek Kerja disesuaikan dengan jam kerja pada Hotel Yasmin yaitu mulai pukul 08.00-16.00 WIB.

8

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Hotel Yasmin

Hotel dan Villa Yasmin pertama di bangun pada tahun 1992, dengan PT SURYA EDEN UTAMA sebagai kontraktor sekaligus pengelola HOTEL & VILLA YASMIN, yang berlokasi di kp. Pengkolan Rt: 03/02 Desa Palasari Kecamatan Cipanas – Cianjur. Pada tanggal 6 desember 1995 hotel yasmin diresmikan oleh presiden RI ke 2 yaitu Bapak Suharto, dan mendapat predikat berbintang empat pada tanggal 1 september.

Selain itu Yasmin Hotel jarak tempuh dari Ibu kota Negara yaitu 95km dan dari arah Bandung 85km, sedangkan dari jalur protocol 750m, dengan ketinggian 1.025m di atas permukaan laut, dan suhu udara pada siang hari 240C dan pada malam hari 140C, dengan di kelilingi oleh pegunungan yang asri.

Yasmin terletak nyaman di 6,8 hektar kebun taman indah yang menghadap ke Gunung Gede, dimana hutan lebat melekat pada lereng bukit yang curam di atas sawah. Dikembangkan di atas lahan seluas 1.025 meter di atas permukaan laut, kita bisa menikmati angin pegunungan yang segar renyah sepanjang tahun. Yasmin Hotel Puncak berada dalam jarak 10 menit berkendara dari Istana Cipanas dan Gunung Teh.

Gambar 2.1

Struktur organisasi Hotel YASMIN : Direksi

ENGINEERING HOUSE

KEEPING H R D

F&B PRODUCT

MARKETING

SALES BANQUET ACCOUNTING

F & B SERVICE

F & B Division

FRONT

OFFICE PURCHASING SECURITY

General Manager Executive Assistant Manager

10

2.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di Perusahaan 1. Tugas Direksi

Direksi dalam menjalankan perseroan memiliki, tugas-tugas, yaitu :

a. Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugas pengurusan Perseroan dengan tetap memperhatikan keseimbangan kepentingan seluruh pihak yang berkepentingan dengan aktivitas Perseroan b. Direksi wajib tunduk pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku, Anggaran Dasar dan keputusan RUPS dan memastikan seluruh aktivitas Perseroan telah sesuai dengan ketentuan peraturan-peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar, keputusan RUPS serta peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Perseroan

c. Direksi dalam memimpin dan mengurus Perseroan semata-mata hanya untuk kepentingan dan tujuan Perseroan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas Perseroan

d. Direksi senantiasa memelihara dan mengurus kekayaan Perseroan secara amanah dan transparan. Untuk itu Direksi mengembangkan system pengendalian internal dan system manajemen resiko secara terstruktural dan komprehensif

e. Direksi akan menghindari kondisi dimana tugas dan kepentingan Perseroan berbenturan dengan kepentingan pribadi.

2. General Manager

General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan.

Tugas dan wewenang General Manager :

a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.

c. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.

d. Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

e. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

f. Menyusun kebijaksanaan hotel bersama EAM (Asisten Executive Manager).

g. Menerima dan menganalisa laporan yang di terima dari EAM dari hasil kegiatan hotel.

h. Mengetahui dan menyetujui penambahan karyawan baru dan asisten penggajian bersama-sama EAM.

12

i. Merencanakan dan menjaga likuiditas keuangan perusahaan agar operasional tidak terganggu.

j. Mengembangkan dan mengendalikan fungsi pemasaran, pelayanan terhadap tamu dan fungsi pembelian secara efisien dan efektif.

k. Mengimplementasikan kebijaksanaan perusahaan, serta melakukan pengawasan.

l. Memberikan laporan perkembangan perusahaan kepada direktur. 3. Executive Assistant Manager ( EAM )

Tugas, wewenang dan tanggungjawab Executive Assistant Manager adalah : a. Menjalankan perintah yang di sampaikan oleh General Manager dan

selanjutnya meneruskan kepada Manager.

b. Executive Assistant Manager, bertanggungjawab kepada General Manager. c. Menyampaikan laporan yang dibuat oleh para Manager.

d. Mengambil alih tugas apabila sewaktu-waktu General Manager

berhalangan.

e. Mengontrol dan mengawasi seluruh kegiatan pekerjaan di lingkungan hotel.

f. Membuat perencanaan. g. Membuat budgeting. h. Melakukan pengendalian.

i. Melakukan pengkoordinasian kepada tiap-tiap Manager. j. Menandatangani surat jalan service.

k. Mengetahui pembuatan surat bukti penarikan aktiva tetap. l. Mengikuti meeting baik internal maupun eksternal. 4. Accounting

Fungsi dari Accounting yaitu merencakan, mengorganisir, melaksanakan, serta mengontrol kegiatan operasional di lingkungan Accounting dan bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan yang akurat.

Tugasnya adalah :

a. Membuat laporan keuangan. b. Mengurus mengenai perpajakan.

c. Mengontrol biaya langsung dan tidak langsung di bagian Accounting. d. Melaksanakan rapat secara periodik dikalangan staff Acc untuk membahas

masalah yang timbul.

e. Menganalisa laporan keuangan dan menyampaikan kepada atasan. 5. Food and Beverage ( F&B ) Division

a. Mengawasi kegiatan di seluruh food and beverage oulet.

b. Mengontrol biaya langsung dan tidak langsung di bagian Food and Beverage sesuai dengan standar yang di tetapkan manajemen.

c. Membuat analisa laporan operasional dan restaurant. 6. Front Office

Fungsinya yaitu melaksanakan serta mengawasi kegiatan kerja yang diberikan oleh atasan di lingkungan kerja Front Office.

14

Tugasnya adalah :

a. Mengontrol pelaksanaan reservasi. b. Mengontrol pelaksanaan telpon operator. c. Mengontrol pelaksanaan tugas Bell Boy.

d. Mengontrol kebersihan area Front Office.

e. Menangani masalah room disrepaney.

7. Housekeeping

Fungsi housekeeping dalam hotel sangat penting. Kelancaran penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh housekeeping oleh karena itu maka housekeeping harus di perhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel. Tugas Housekeeping diantaranya :

1. Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman. 2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu,

supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel. 3. Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.

4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.

Adapun Tanggung Jawab bagian housekeeping meliputi area :

a. Ruang tamu (guest room) b. Gang ( corridor)

d. Ruang kantor ( office )

e. Locker karyawan ( employee Locker) f. Toilet karyawan ( Toilet locker ) g. Toilet tamu ( guest toilet )

h. Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door garden) i. Kolam renang ( swimmingpool), dan

j. Halaman parkir ( parking area ). 8. Human Resource Departement (HRD)

Fungsi personalia adalah mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.Adapun tugas personalia diantaranya :

a. Penerimaan Tenaga Kerja

1. Memeriksa kelengkapan syarat Administasi calon pekerja ( data lengkap pelamar pekerjaan).

2. Membuat material soal tes kualifikasi. 3. Melakukan wawancara.

4. Membuat kesimpulan / rekomendasi. b. Sosialisasi dan koordinasi

1 Sosialisasi kepada masyarakat sebagai sarana informasi. mekanisme penerimaan tenaga kerja.

2 Koordinasi dengan aparatur keamanan (security atau Polisi) melihat tingkat kebutuhannya.

16

1. Memasukan / menyiapkan data lengkap karyawan baru.

2. Membuat rekomendasi induksi koordinasi dengan safety Departemen.

3. Membuat Joining report.

4. Membuat perjanjian perpanjangan kontrak kerja. d. Absensi daftar hadir

1. Menyiapkan/ membuatan Absensi karyawan khusus untuk bagian personalia dan Humas.

2. Melaporkan data absensi pada atasan dan untuk diserahkan pada bagian

payroll.

3. Membuat surat izin karyawan. e. Incoming letter/Surat masuk

1. Memasukan data sesuai tanggal, jam, nomor surat dan tujuan.

2. Menindak lanjuti surat masuk sesuai tujuan dan kepentingan. f. Outgoing Letter/Surat Keluar

1. Membuat dan melaporkan karyawan bulanan ke perusahaan.

2. Membuat dan melaporkan Tenaga kerja.

3. Membuat Surat pengantar berobat ke rumah sakit yang sudah di tentukan perusahaan.

g. Memperbaharui/Update dan Record data

1. Mempower/Tenaga kerja sesuai perubahan/perkembangannya.

3. Cuti, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan.

4. Data karyawan yang mendapat peringatan.

5. Data karyawan yang di PHK.

h. Koordinasi dengan masing – masing Departemen

1. Hubungan timbal balik kerja yang berkesinambungan.

2. Pembinaan awal karyawan pada masing – masing departemen.

3. Permohonan kebutuhan /penambahan karyawan di ajukan masing – masing departemen.

4. Penilaian kinerja karyawan/evaluasi pada masing – masing departemen untuk dibuat dan disampaikan kepada bagian personalia.

i. Jamsostek

1. Proses hak karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja.

2. Proses hak karyawan untuk jaminan hari tua.

3. Proses dan hak karyawan untuk jaminan kematian. 9. Marketing

a. Menjual seluruh produk / outlet hotel. b. Mengkontrol kegiatan marketing. c. Membuat Sales Call Report.

d. Mengkontrol kegiatan marketing.

18

10. Purchasing

Fungsinya melaksanakan serta mengawasi kegiatan pembelian barang kebutuhan operasional Hotel Yasmin. Adapun tugas Purchasing adalah : a. Menganalisa harga satuan barang.

b. Menyeleksi para calon supplier.

c. Menyusun rencana program pengadaan barang-barang dan jasa. 11. Engineering

Fungsinya merencanakan, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional mechanic engineering atas perawatan dan perbaikan masing-masing peralatan kegiatan operasional lainnya. Tugas Engineering :

a. Mengurusi perbaikan dan pemeliharaan peralatan hotel.

b. Bertanggungjawab tentang masalah kelistrikan Job description di hotel Yasmin.

12. Security, mempunyai tugas :

a. Menerapkan dan mengawasi pelaksanaan Standard Operation Prosedure ( SOP ).

b. Melakukan koordinasi dengan Manager Operasi dan Divisi/Bagian terkait dilingkungan Manajemen Pengelola dalam pelaksanaan kegiatan tugas-tugas pengamanan.

c. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengamanan yang dilakukan oleh anggotanya.

d. Melakukan pembinaan dan pelatihan serta meningkatkan kedisiplinan seluruh Anggota Security yang dipimpinnya.

e. Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan dan pengamanan secara berkala dalam rangka pengembangan sumber daya manusia, demi terciptanya suasana aman, nyaman, tentram dan dinamis di lingkungan . f. Mengorganisir dan mengendalikan seluruh Anggota Security melalui

Koordinator serta Komandan Regu masing-masing.

g. Memberikan laporan berkala (Mingguan/Bulanan) kepada management pengelola melalui Manager Operasi mengenai pelaksanaan tugas-tugas Pengamanan, Pembinaan personel, pengawasan dan pengendalian anggota

Security.

h. Melakukan pengawasan pelaksanaan kegiatan pengamanan secara umum. i. Melakukan evaluasi kinerja masing-masing Koordinator Security,

Komandan Regu serta seluruh anggota Security yang dipimpinnya.

j. Memberikan masukan/saran kepada manajemen, melalui Manager Operasi/Staf Manager Operasi, dalam rangka mengembangkan system

pengamanan sesuai dengan Visi dan Misi Perusahaan yang telah ditetapkan.

k. Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada Koordinator Security dan Komandan Regu dalam pelaksanaan tugas sehari-hari maupun tugas khusus.

20

m.Sebagai jembatan informasi dan instruksi yang datang dari Manajemen Pengelola Alam Sutera untuk seluruh anggota Security.

n. Melakukan koordinasi dengan aparat Pengamanan Wilayah (Polsek/Polres/Koramil) dan tokoh masyarakat sekitar, dalam rangka peningkatan hubungan kerjasama dibidang pengamanan wilayah..

o. Mengevaluasi dan mengoreksi usulan susunan jadwal jaga dan menyetujui. p. Mengambil langkah-langkah awal dalam mengatasi masalah yang terjadi

dilapangan, serta melaporkan kepada Manager Operasi, apabila ada hal-hal yang tidak dapat diatasi untuk mendapat petunjuk pelaksanaan tugas selanjutnya.

q. Memberikan teguran dan tindakan administrative kepada anggota Security

yang melakukan pelanggaran sesuai dengan tingkat kesalahannya dan dilaporkan kepada Manager Operasi.

r. Secara Operasional Chief Security dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Manager Operasi .

13.Anggota Security, mempunyai tugas :

a. Melaksanakan Standard Operation Prosedure.

b. Melaksanakan semua tugas dan kewajiban sesuai dengan ketentuan keharusan yang ada dan berlaku dalam kewasan penugasannya.

c. Menjaga ketertiban dan kebersihan diri serta tempat/ruangan tugasnya. d. Membina kerjasama dengan sesama Anggota.

e. Mentaati segala peraturan yang berlaku dan semua perintah kedinasan baik lisan maupun tulisan.

2.3.1 _{Visi dan Misi Yasmin Resort & Conference Hotel}

Adapun Visi dan Misi Yasmin Hotel & Resort adalah sebagai berikut : a. Visi Yasmin Resort & Conference Hotel

1. “ To be a preferred family resort, hosting millions of intimacy ”

artinya Menjadi resor keluarga pilihan terbaik, tuan rumah (melayani) jutaan kemesraan untuk keluarga.

2. “ To be a preferred conference hotel, hosting millions of success “ artinya menjadi hotel konferensi pilihan terbaik, tuan rumah

(melayani) jutaan kesuksesan untuk rapat dan acara. b. Misi Yasmin Resort & Conference Hotel

1. Selalu memahami, mencapai dan memelihara kebutuhan para pemangku kepentingan kami, yaitu pelanggan, karyawan, lingkungan, masyarakat,sekitar dan pemegang saham, dalam setiap upaya kami menyediakan fasilitas dan layanan di industri perhotelan.

2. Kami secara aktif memberikan pelayanan yang terpercaya dengan harga yang terjangkau.

3. Kami secara aktif meghormati dan mengembangkan orang-orang kami. 4. Kami secara aktif ramah lingkungan.

22

5. Kami secara aktif peduli dan membangun masyrakat sekitar tempat usaha kami.

2.3.2 Jenis Akomodasi Yang Tersedia

Untuk menunjang aktivitas kerjanya Hotel Yasmin menyediakan fasilitas meeting rooms (theater, class room, U-Shape, Boardroom) dan fasilitas hotel diantaranya :

Tabel 1.1 Grand Yasmin

Tabel 1.2 Yasmin Palace

Type Room King Twin Total

Deluxe 14 30 44

Exc. Deluxe 11 21 32

Royal Suite 4 4

Total 29 51 80

Type Room King Twin Total

Superior 6 12 18

Deluxe 21 32 53

Tabel 1.3 Yasmin Lodge

Type Room King Twin Total

Deluxe 4 15 19

Family Room 5 13 18

Junior Suite 1 1

Total 10 28 38

Tabel 1.4 Villa / Bungalow

Nama Villa Nomor

Jumlah

Villa Room

Rinai 1 s/d 9 9 18

Halimun 1,2 2 6

Lembayung 1,2 & 3 3 21

Cakrawala 2 1 5

Cakrawala 1,3,4 3 21

Pelangi 1,2,3 3 12

24

Gambar 2.1 Kamar tidur

(Sumber : Dokumen Hotel Yasmin Cipanas )

Total Room YASMIN :

1. Grand Yasmin = 71

2. Yasmin Palace = 80

3. Yasmin Lodge = 38

4. Rinai (9 unit) = 18

5. Halimun (2 unit ) = 6

6. Lembayung (3 unit) = 21

7. Cakrawala (4 unit) = 26

8. Villa Pelangi (1,2,3) = 12 Total = 272 Room

2.4 Aktivitas Perusahaan

Hotel Yasmin merupakan perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu

diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel.

Bermalam di Yasmin Puncak Resort untuk menemukan keajaiban dari Puncak. Hotel ini menawarkan berbagai layanan dan fasilitas yang dirancang untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan. Tempat parkir mobil, bar tepi-kolam, lift, ruang merokok, layanan laundry/dry cleaning adalah beberapa dari banyak fasilitas yang ditawarkan.

Setiap kamar tamu dihias dengan elegan dan dilengkapi dengan fasilitas yang berguna. Suasana damai di hotel ini meluas ke fasilitas rekreasi yang meliputi juga kolam renang (luar ruangan), kolam(anak), taman,

gym/fasilitas kebugaran, klub anak. Apa pun alasan Anda mengunjungi Puncak, Yasmin Puncak Resort akan membuat Anda langsung merasa seperti di rumah.

47

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang dilaksanakan penulis pada Hotel Yasmin, dan berdasarkan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis dapa menyimpulkan sebagai berikut :

1. Proses penerapan sistem informasi penggajian di Hotel Yasmin sudah sesuai dengan prosedur penggajian, baik dalam segi penggunaan sistem, penyampaian informasi, maupun proses penggajian, , hal tersebut dilihat dari penerapan sistem pencatatan waktu hadir menggunakan “finger print”

yang diolah menggunakan sistem “Time attendance system”, penyampaian informasi tentang daftar absensi kepada kantor pusat, maupun dalam proses penggajian yang dilakukan oleh kantor pusat melalui Bank Mandiri via transfer kepada rekening masing-masing karyawan.

2. Hambatan dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin, walaupun hanya beberapa hambatan yang ditemukan namun hambatan tersebut memiliki resiko yang cukup besar yang harus ditanggung sendiri oleh pegawai yang bekerja dibidang masing–masing. Adapun hambatan yang ada adalah Adanya kesalahan dalam memasukan data pegawai misalnya salah memasukan nomor induk pegawai yang mengakibatkan proses pembuatan gaji terhambat, keterlambatan dokumen

yang di gunakan sebagai dasar pelaporan, Jaringan yang terkadang eror apabila program tersebut sering digunakan, sehingga akan menghambat pekerjaan para SDM dalam posting gaji ke unit induk.

3. Solusi dalam penerapan sistem informasi panggajian pada Hotel Yasmin, Sebelum meng-upload data kedalam program sebaiknya dilakukan pengecekan kembali oleh HRD dengan mencocokan data yang sudah ada didata base komputer apakah sudah sesuai, setelah sesuai maka dimasukan untuk proses penggajian. Apabila terjadi keterlambatan dokumen maka harus dilakukan dengan mempersiapkan laporan/ dokumen yang akan dilaporkan jauh sebelum waktu yang sudah di tentukan serta memeriksa kembali sebelum digunakan sebagai dasar pelaporan. Untuk menghindari dan mengatasi jaringan yang sering eror, bisa dilakukan dengan menambah server tambahan yang berguna sebagai pengganti apabila server utama sedang mengalami jaringan eror.

4.2 Saran

Dari hasil tinjauan dan analisa penulis selama melaksanakan penelitian di Hotel Yasmin, penulis ingin memberikan saran dan masukan untuk bahan pertimbangan Hotel Yasmin, yaitu:

1. Dalam proses penerapan sistem informasi penggajian di Hotel Yasmin lebih ditingkatkan lagi koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dalam proses penerapan sistem informasi penggajian,

49

2. Untuk hambatan dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin, pada intinya setiap karyawan di tuntut untuk bekerja secara teliti dalam setiap pekerjaan yang dilakukannya, untuk menghindari hal-hal yang bisa merugikan perusahaan.

3. Untuk solusi dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel Yasmin, penulis berharap dapat diterapkan solusi yang telah disampaikan yaitu menambah server sebagai server tambahan apabila ketika jaringan eror.

67

I. Data Pribadi

Nama : Refael Anugrah Marchasan

Tempat, TanggalLahir : Cianjur, 10 Agustus 1993 JenisKelamin : Laki-Laki

Agama : Kristen protestan Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Kp.Pasir Nangka Ds.Sindangjaya Rt/Rw:02/05 Kec.Ciranjang Kab.Cianjur 43282

Telephone : 089679051834

II. Latar Belakang Pendidikan a. Formal

1998 – 2004 : SDN Palalangon II

2004 – 2007 : SMP PUSAKA CIRANJANG

2007 – 2010 : SMA PGRI 50 CIRANJANG

2010 – Sekarang : Universitas Komputer Indonesia b. Non Formal

68

c. Pengalaman Kerja

Praktek Kerja di Hotel Yasmin Cipanas-Cianjur Periode : 19 Juli 2013 – 19 Agustus 2013

Tujuan : Persyaratan Kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek Posisi : Human Resource Departement

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK PADA HOTEL YASMIN

CIPANAS-CIANJUR

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek

Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi

REFAEL ANUGRAH MARCHASAN

21110089

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek Pada

Tanggal

Bandung, Desember 2013 Menyetujui,

Dosen Pembimbing Pembimbing Perusahaan

Dr. Ely Suhayati,SE.,M.Si.,Ak.CA Novi Andriani

NIP : 4127.34.03.006 NIP :

Mengetahui,

Ketua Program Studi Akuntansi

Dr. Surtikanti,SE.,M.Si.,Ak NIP : 4127.34.03.007

48

yang di gunakan sebagai dasar pelaporan, Jaringan yang terkadang eror

apabila program tersebut sering digunakan, sehingga akan menghambat

pekerjaan para SDM dalam posting gaji ke unit induk.

3. Solusi dalam penerapan sistem informasi panggajian pada Hotel Yasmin,

Sebelum meng-upload data kedalam program sebaiknya dilakukan

pengecekan kembali oleh HRD dengan mencocokan data yang sudah ada

didata base komputer apakah sudah sesuai, setelah sesuai maka dimasukan

untuk proses penggajian. Apabila terjadi keterlambatan dokumen maka

harus dilakukan dengan mempersiapkan laporan/ dokumen yang akan

dilaporkan jauh sebelum waktu yang sudah di tentukan serta memeriksa

kembali sebelum digunakan sebagai dasar pelaporan. Untuk menghindari

dan mengatasi jaringan yang sering eror, bisa dilakukan dengan

menambah server tambahan yang berguna sebagai pengganti apabila server

utama sedang mengalami jaringan eror.

4.2 Saran

Dari hasil tinjauan dan analisa penulis selama melaksanakan penelitian di

Hotel Yasmin, penulis ingin memberikan saran dan masukan untuk bahan

pertimbangan Hotel Yasmin, yaitu:

1. Dalam proses penerapan sistem informasi penggajian di Hotel Yasmin lebih

ditingkatkan lagi koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dalam proses

49

2. Untuk hambatan dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel

Yasmin, pada intinya setiap karyawan di tuntut untuk bekerja secara teliti dalam

setiap pekerjaan yang dilakukannya, untuk menghindari hal-hal yang bisa

merugikan perusahaan.

3. Untuk solusi dalam proses penerapan sistem informasi penggajian pada Hotel

Yasmin, penulis berharap dapat diterapkan solusi yang telah disampaikan yaitu

67

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Data Pribadi

Nama : Refael Anugrah Marchasan

Tempat, TanggalLahir : Cianjur, 10 Agustus 1993

JenisKelamin : Laki-Laki

Agama : Kristen protestan

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Kp.Pasir Nangka Ds.Sindangjaya Rt/Rw:02/05

Kec.Ciranjang Kab.Cianjur 43282

Telephone : 089679051834

II. Latar Belakang Pendidikan

a. Formal

1998 – 2004 : SDN Palalangon II

2004 – 2007 : SMP PUSAKA CIRANJANG 2007 – 2010 : SMA PGRI 50 CIRANJANG

2010 – Sekarang : Universitas Komputer Indonesia b. Non Formal

68

c. Pengalaman Kerja

Praktek Kerja di Hotel Yasmin Cipanas-Cianjur

Periode : 19 Juli 2013 – 19 Agustus 2013

Tujuan : Persyaratan Kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK PADA HOTEL YASMIN

CIPANAS-CIANJUR

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek

Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi

REFAEL ANUGRAH MARCHASAN

21110089

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek Pada

Tanggal

Bandung, Desember 2013 Menyetujui,

Dosen Pembimbing Pembimbing Perusahaan

Dr. Ely Suhayati,SE.,M.Si.,Ak.CA Novi Andriani

NIP : 4127.34.03.006 NIP :

Mengetahui,

Ketua Program Studi Akuntansi

Dr. Surtikanti,SE.,M.Si.,Ak NIP : 4127.34.03.007