Tinjauan Atas pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. General Expert

1 BAB I PENDAHULUAN

1. 1 Latar Belakang Kerja Praktek

Perkembangan dunia informasi saat ini semakin cepat memasukiberbagai bidang, sehingga banyak perusahaan yang berusaha meningkatkanusahanya terutama dalam bidang bisnis.Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannyapenggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasiyang dibutuhkan. Perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan usahadan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alatpendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagaialat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupuninstansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggappenting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatuperusahaan dalam mencapai tujuannya.

Keadaan ini tentunya dapat mempengaruhi perilaku setiapindividu yang ada dalam dunia usaha. Kebutuhan yang paling utama dalam setiapaktifitas yaitu kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat yang tentunya jugasangat penting bagi kehidupan dunia usaha untuk memasuki era persaingan globalyang menuntut setiap pelaku bisnis untuk bergerak secara dinamis untuk dapatmemenangkan persaingan dan tetap bertahan hidup. Segala aspek kehidupan yangada sudah pasti membutuhkan suatu informasi baik dari kalangan bawah,menengah maupun atas. Setiap informasi tersebut dapat diperoleh dari teknologikomputer yang bekerja tidak mengenal tempat dan waktu.

Lalu manusia sebagai tenaga kerja merupakan asset yang tidak dapat dinilai. Tumbuh dan berkembangnya perusahaan sangat tergantung pada asset tersebut. Dalam dunia usaha yang semakin berkembang ini, perusahaan atau instansi pemerintah membutuhkan manajemen yang dapat bekerja dengan baik dan efisien. Tentunya harus didukung dengan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas. Hal ini mendorong perusahaan atau instansi pemerintah untuk mengelola usahanya secara profesional, sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terwujud.

Menghadapi manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal yang gampang dalam upaya meningkat kinerja pegawai. Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan motivator yang kuat serta berbagai sarana dan prasarana yang dapat menunjang kesemua itu. Satu hal pokok yang memiliki impilkasi yang sangat kuat terhadap efektivitas dan efisiensi kerja karyawan adalah tingkat kompensasi (gaji) yang mereka terima. Masalah gaji dan upah perlu mendapat perhatian yang cukup besar karena tidak hanya menyangkut jumlah uang saja, tetapi mempunyai implikasi yang sangat luas dalam sistem kepegawaian yang berlaku, bobot pekerjaan yang diemban maupun kaitan moral dan tanggungjawab sosial atas kehidupan pegawai atau karyawan.

Tingkatan gaji ini, langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi produktivitas karyawan. Sistem pemberian penggajian yang baik merupakan sebuah motivator bagi karyawan dalam meningkatkan kinerjanya.

3

Sejalan dengan itu pula, pemberian penggajian yang baik akan membuat mereka mengerti bahwa perusahaan tempatnya bekerja, mengakui eksistensinya dalam perusahaan.

Biasanya sumber daya manusia yang berkualitas dalam suatu perusahaan akan dituntut kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah pegawai yang dipekerjakan harus sesuai dengan bidang yang ditekuninya dan biasanya didasarkan pada jenjang pendidikan yang telah ditempuh. Suatu perusahaan harus dapat membedakan tingkat golongan pegawai atau jenjang pendidikan yang dimiliki dan bekerja dilingkupnya.

Penggajian di dalam perusahaan merupakan event yang sangat penting,karena dalam penerapan Sistem Akuntansi hal ini sangat sensitif danmembutuhkan ketelitian, keakuratan dan konsentrasi yang sangat tinggi. Semuaitu haruslah terencana dan terstruktur, karena untuk menghasilkan suatu informasiyang berkualitas, memerlukan perancangan sistem yang matang. Dalamperkembangan teknologi informasi zaman sekarang, telah banyak instansi yangmemakai pengolahan data secara komputerisasi dalam berbagai hal. Misalnyadalam mengelola absensi, pengarsipan, penggajian, penjualan, persediaan danmasih banyak lagi instansi atau perusahaan swasta yang memanfaatkanperkembangan teknologi komputerisasi ini.

Selain mengikuti perkembangan zaman, instansi-instansi ini punmempunyai maksud lain, seperti ingin memakai atau menentukan standarteknologi yang digunakan dalam perusahaan yang lebih dikenal dengan sebutanSOP (Standar Operasional Perusahaan), mengatasi kendala yang diakibatkan olehproses manual,

sehingga dalam memperoleh informasi yang diperlukan tidak lagimembutuhkan waktu yang lama. Selain itu tidak membuang waktu percuma,efektifitas kerja meningkat, tidak lagi ada banyak pekerjaan yang terhambatkarena suatu pekerjaan belum selesai dikerjakan dan perbaikan-perbaikanprosedur lainnya, yang dirasa perlu untuk perkembangan perusahaan.

Pengertian gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatannya kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji pokok. Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya.

Sedangkan menurut pengertian gaji menurut UU No. 40 Tahun 2004 tentang SJSN: Gaji atau upah adalah hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada pekerja ditetapkan dan dibayar menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan,termasuk tunjangan bagi pekerja dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan /atau jasa yang telah atau akan dilakukan.

5

Tunjangan adalah unsur-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjangan diberikan kepada karyawan dimaksud agar dapat menimbulkan/meningkatkan semangat kerja dan kegairahan bagi para karyawan. Adapun pelbagai macam tunjangan yang terdapat di PT. General Expert dan dibagi bersama gaji terdiri atas tunjangan lembur, tunjangan jabatan, dan pemberian fasilitas kredit. Tunjangan Jabatan hanya diberikan kepada mereka-mereka yang mempunyai jabatan tertentu, seerpti misalnya: Pengawas, Kepala Bagian, Manajer, ataupun Direktur. Besarnya tunjangan jabatan untuk masing-masing personil tidaklah sama. Hal ini sangat tergantung dengan beban pekerjaan, prestasi yang dihasilkan serta beratnya tangggung jawab pekerjaan yang dipikul. Tunjangan jabatan biasanya diberikan bersama-sama dengan gaji pokok.

Sedangkan tunjangan lembur diberikan kepada setiap karyawan yang bekerja diluar jam kerja ataupun karyawan yang bekerja pada hari-hari libur, ataupun karyawan yang memiliki jam-kerja lebih besar dari 8 jam dalam sehari, maka sesuai dengan peraturan pemerintah, karyawan yang bersangkutan berhak untuk menerima tunjangan lembur. Besarnya tunjangan lembur ini sangatlah bervariasi, tetapi biasanya setiap perusahaan sudah memiliki peraturan tersendiri yang mengatur secara khusus mengenai besarnya tunjangan lembur setiap karyawan yang mereka miliki.

Pemberian fasilitas kredit biasanya kasbon dan hutang kepada perusahaan. Kasbon Merupakan suatu fasilitas yang bisa digunakan oleh para karyawan untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Pada saat akhir bulan, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang

ada. Pembayaran kasbon biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

Sedangkan peminjaman hutang kepada pihak perusahaan dapat dilakukan karyawan dengan mengajukan permohonan peminjaman uang kepada perusahaan dengan cara pembayaran angsuran selama satu periode tertentu, misalnya dalam jangka waktu satu tahun dengan tanpa dibebani bunga. Pembayaran angsuran hutang karyawan, biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

Besarnya gaji pokok ataupun tunjangan yang diberikan kepada karyawan, pada saat-saat tertentu akan di-evaluasi. Ada kemungkinan bahwa besarnya tunjangan ataupun fasilitas yang diberikan kepada karyawan, akan mengalami penurunan. Hal ini disebabkan karyawan yang bersangkutan mungkin sudah tidak menjabat pada posisi tersebut, sehingga karyawan yang bersangkutan tidak berhak lagi untuk menerimanya.

Dengan demikian, selain menerima gaji pokok yang besarnya telah ditentukan, pada umumnya setiap karyawan juga akan menerima pelbagai macam tunjangan serta dikurangi dengan pelbagai macam kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Secara umum dapatlah dikatakan, bahwa komponen gaji yang diterima seseorang, pada umumnya terdiri atas : Gaji Pokok + Aneka Tunjangan - Aneka Potongan.

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi (Mulyadi, 2001:2). Sedangkan Gaji

7

menurut Soemarso S.R (2005:307) adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan tahunan. Selain gaji, karyawan juga mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan lain-lain.

Akuntansi penggajian merupakansalah satu hal yang penting bagi suatuperusahaan karena merupakan faktor yangmenentukan kinerja karyawan, penggajianmerupakan bagian yang harus mendapatperhatian besar, karena selain biaya terbesardalam biaya operasi perusahaan, juga karenakaryawan sangat sensitif terhadap kesalahanyang terjadi dalam penggajian atau hal-halyang tidak wajar yang berkaitan denganpenggajian. Melihat hal tersebut, makadiperlukan suatu sistem informasi akuntansipenggajian yang disertai denganpengendalian intern atas penggajian yangdiharapkan dengan adanya sistem informasiakuntansi dan struktur pengendalian internpenggajian yang baik akan menghasilkaninformasi penggajian yang akurat, cepat, dandapat dipercaya.

Pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan berdasarkan golongan pegawai, jabatan, lama bekerja dan pendidikan. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan atau instansi pemerintah, sehingga merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar. Karena itu diperlukan suatu sistem penggajian yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan sampai dengan pembayaran atau pendistribusian gaji kepada karyawan dapat berjalan lancar dan efisien.

Sistem penggajian dapat didefinisikan sebagai jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu oleh manajemen untuk memberikan gaji kepada karyawan dalam suatu lingkup perusahaan. Sistem penggajian merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk menarik, memelihara, mendorong semangat kerja dan mempertahankan pegawai bagi kepentingan perusahaan atau instansi pemerintah. Untuk itu diperlukan ketelitian dalammenentukan besarnya gaji serta sistem penggajian yang tepat untuk menghindari timbulnya kesalahpahaman antara pegawai dan perusahaan.

PT. General Expert yang beralamatkan di jalan Panglima Raya Pulo Kebayoran Baru Jakarta Selatan merupakan perusahaan yang didalamnya terdapat pimpinan, pegawai dan komponen pendukung lainnya. PT. General Expert merupakan perusahaan yang bergerak dalam melayani kebutuhan klien terutama dibidang IT.

Sistem penggajian di PT. General Expert melibatkan satu bagian dalam organisasi intern perusahaan yaitu Bagian Administrasi dan Keuangan yang terdiri dari beberapa sub bagian.

Didalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah sebaiknya mempunyai sistem penggajian yang baik, karena bila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem penggajian yang baik akan dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan didalam melaksanakan tanggung jawab masing-masing. Agar tidak terjadi penyelewengan harus dilakukan pemisahan tugas antara bagian yang terkait untuk menghindari persekongkolan, menghindari jumlah gaji yang dibesarkan, dan untuk memudahkan pekerjaan berbagai petugas yang diserahi tugas menangani penggajian. Tanpa

9

adanya sistem penggajian yang baik dapat menyebabkan kecurangan yang sebenarnya ingin dihindari. Oleh karena itu perusahaan memang membutuhkan sistem penggajian yang tersusun rapi dan teratur agar lebih mudah bagi pimpinan dalam menetapkan gaji karyawan. Selain itu keterlambatan sering terjadi dalam memproses gaji / upahpegawai akibat penumpukan pemrosesan. Hal itu menjadikan perusahaan-perusahaan dirasa harus mampu untuk mengatasi masalah penggajian pegawainyauntuk mencegah berkurangnya produktivitas.Setiap instansi atau perusahaan memiliki sistem informasi penggajian pegawai yang berbeda-beda.

Sistem yang dimiliki instansi atau perusahaan tersebut biasanya berupa sistem manual atau terkomputerisasi. Sistem manual yang dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan menandakan bahwa instansi atau perusahaan tersebut belum mengalami perkembangan teknologi informasi. Sedangkan Sistem informasi yang sudah terkomputerisasi berarti instansi atau perusahaan tersebut telah mengalami perkembangan teknologi informasi dan tentunya hal itu dapat mempermudah & mempercepat jalannya aktifitas dalam perusahaan.

Kegiatan penggajian memerlukan perencanaan yang matang yang meliputi pencatatan, pengolahan data, dan pelaporan yang tepat dengan tujuan untuk menghasilkan pelaksanaan kegiatan yang efektif dan efisien. Agar tujuan tersebut dapat dicapai, diperlukan sistem penggajian yang tepat dan jelas yang dilengkapi dengan alat atau perangkat yang berkaitan dengan sistem penggajian untuk mengkomunikasikan data-data baik data kualitatif maupun data kuantitatif sehingga dapat diperoleh informasi yang tepat, cepat dan akurat.

Tetapi pada kenyataannya, seiring dengan berkembangnya perusahaandengan menambah jumlah karyawan dan membuka cabang di tempat lain,menjadikan salah satu hambatan dalam proses penggajian karyawan, selain fasilitas yang terbatas, program yangdigunakanpun kurang begitu mudah untuk digunakan bagi beberapa orang.Karena memerlukan pembelajaran setiap akan mengolah data. Sehingga tidakmengefisienkan waktu.Oleh sebab itu masalah ini perlu dikaji lebih dalam dan dicarikansolusinya, dengan mencoba melakukan penelitian yang intensif.

Dari uraian di atas dan untuk mengetahui sistem penggajian pada PT. General Expert maka peneliti tertarik untuk mengambil judul “Tinjauan Atas Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. General Expert”.

1.2 Tujuan Kerja Praktek

Berdasarkan perumusan masalah yang akan dibahas, maka tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur penggajian yang sedangberjalan di PT. General Expert.

2. Untuk mengetahui pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Untuk melaksanakan kerja kerja praktek penulis mengharapkan manfaat dan pengalaman. Oleh karena itu kegunaan kuliah kerja praktek ini bisa bermanfaat bagi:

11

1. Bagi Peneliti.

a. Peneliti dapat menginput data absensi karyawan dan pegawai, data cuti karyawan, dan data penghitungan penggajian.

b. Peneliti dapat membuat rekapitulasi gaji perbulan.

c. Peneliti dapat menghitung gaji per bulan pada karyawan dan pegawai. 2. Bagi Perusahaan.

a. Membantu menginput data penggajian. b. Membantu membuat rekapitulasi penggajian.

c. Perusahaan dapat melakukan cross check terhadap penghitungan gaji 3. Bagi Universitas

Dapat digunakan dalam kajian ilmiah bagi mahasiswa khususnya bagi Prodi Akuntansi yang berhubungan dengan matakuliah Sistem Informasi Akuntansi, Rekayasa Desain, dan Akuntansi Keuangan, sedangkan untuk Fakultas Ekonomi berguna untuk matakuliah aplikasi Excell, MYOB, dan Accurate. Dan terakhir untuk Universitas Komputer Indoensia adalah untuk menambah bahan bacaan di perpustakaan khususnya mengenai sistem penggajian

1.4 Metode Kerja Praktek

Metode yang dilakukan dalam melaksanakan kerja praktek, penulisberusaha memanfaatkan waktu pada saat kerja praktek selama 25 hari dengan satu full periode, dengan menggunakan metode Block Release dimulai pada tanggal 18 Juli 2011 sampai dengan Agustus 2011 . Untuk mengambil datadengan bertindak langsung di lapangan sesuai dengan bimbingan daripembimbing perusahaan/instansi dan mematuhi semua prosedur yang berlaku.

Adapun teknik pengumpulan data yang akan digunakan oleh penulis dalammelaksanakan Kerja Praktek ini, antara lain adalah :

a. Observasi

Dengan mengamati langsung tentang bagaimana kegiatan yang berlangsungpada waktu suatu pekerjaan sedang berlangsung. pengumpulan data dengan langsung ke lokasi kerja praktek,dalam hal ini dibantu oleh pembimbing dari perusahaan/instansi tersebut khususnya di bagian Administrasi dan Keuangan.

b. Wawancara

Percakapan atau Tanya jawab dengan staf bagian Keuangan dan Administrasi.

c. Dokumentasi

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadapbuku-buku, literature, catatan-catatan, dan laporan yang ada hubungannyadengan masalah yang diangkat dalam laporan.

1.5Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek 1.5.1 Lokasi Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan di PT. General Expert Jl. Panglima Raya Pulo Kebayoran Baru Jakarta Selatan Proses kerja praktek secara keseluruhan terhitung adalah 6 bulan.

13

1.5.2 Waktu Kerja Praktek

Waktu pelaksanaan Kerja Praktek dimulai pada tanggal 18Juli 2011 sampai dengan tanggal 18 Agustus 2011. Dengan waktu kerja lima hari setiap minggu dan jam kerja mulai pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 14.00 WIB. Waktu kerja dipergunakan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

Tabel 1.1

Aktivitas Kerja Praktek

No. Aktivitas Kerja Praktek Hari Waktu

1. 2. 3.

Aktivitas Kerja Praktek Istirahat

Libur

Senin - Jumat -

Sabtu - Minggu

09.00 – 14.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB

Tabel 1.2 Aktivitas Kantor

No. Aktivitas Kantor Hari Waktu

1. 2. 3. Aktivitas Kantor Istirahat Libur

Senin – Jumat -

Sabtu – Minggu

07.30 – 17.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB

Tabel 1.3

Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek

No. Kegiatan KP

BULAN & TAHUN JULI ‘11 AGT ‘11 SEPT ‘11 OKT ‘11 NOV ‘11 DES ‘11 I. Persiapan KP 1. Permohonan Ijin KP 2. Realisasi Ijin KP 3. Menentukan Tempat

KP

4. Mendapat Surat Penerimaan

5. Mendapat Absen untuk KP

II.

Pelaksanaan KP 1. Aktivitas KP

2. Bimbingan di tempat KP

III.

Pelaporan KP 1. Konsultasi

2. Mulai Bimbingan 3. Pembuatan Laporan 4. Ujian KP

15

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Berawal dari sebuah perkumpulan IT, timbullah sebuah ide untuk membangun sebuah perusahaan yang berjalan dibidang IT, dari menyewa sebuah bangunan untuk memulai usaha, hingga kini dapat membangun tempat usaha sendiri. PT. General Expert berdiri sejak tahun 2007, berkedudukan di Jakarta, Dengan moto innovative IT Solution, kepuasan klien menjadi misi perusahaan.

Dalam perjalanannya, perusahaan ini mengalami pasang surut. Sepanjang itu pula kinerjanya terus ditempa demi meraih kepercayaan masyarakat atau konsumen. Sinergi antara inovasi dengan kepuasan klien menjadi kekuatan bisnis, mampu mengantarkan PT. General Expert menjadi perusahaan yang andal dan terpercaya. Dalam menjalankan usahanya, PT. General Expert selalu berusaha menyesuaikan diri dengan perkembangan dan kebutuhan masyarakat. Itu sebabnya perusahaan selalu mengadakan inovasi demi menjawab tuntutan jaman, diantaranya dengan selalu melakukan inovasi yang tiada henti terhadap kebutuhan konsumen.

Dengan motto PT. General Expert innovative IT Solution, kepuasan klien menjadi misi utama perusahaan, berdasarkan pengalaman selama ini percaya bahwa kami dapat memenuhi segala kebutuhan konsumen yang berkaitan dengan Teknologi Informatika. Karena hanya perusahaan yang memiliki manajemen yang baik dan profesional serta pengalaman yang mampu memberikan pelayanan dengan baik.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan kerangka dan pola hubungan yang sistematis dan juga merupakan bagian-bagian yang saling berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. Dalam mencapai tujuan tersebut setiap manajemen perusahaan/dinas dituntut untuk membentuk suatu struktur organisasi yang dapat menempatkan seluruh tugas dan kegiatan perusahaan secara efisien sehingga produktifitasnya dapat efektif. Struktur organisasi yang tegas mencerminkan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab yang tegas juga.

Struktur organisasi dapat digunakan juga sebagai strukutur penetapan pembagian kerja dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang ada di dalam perusahaan sehuingga seluruh kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang ditetapkan. Suatu struktur organisasi dapat dikatakan baik apabila struktur organisasi tersebut mampu menggambarkan hubungan wewenang, tanggungjawab, pendelegasian wewenang dan koordinasi masing bagian dalam organisasi.

Sama halnya dengan PT. General Expert juga memiliki struktur organisasi, dari struktur organisasi ini kita dapat mengetahui bahwa setiap bagian atau seksi mempunyai tugas dan wewenang masing-masing yang dipertanggungjawabkan. Diharapkan mampu berjalan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur Organisasi pada PT. General Expert Terdiri dari 1. Direktur Utama

2. Wakil Direktur 3. Manager Produk 4. Manager Konsultan IT

1 7 5 . T e k n ik P e n d u k u n g 6 . B a g . A d m in is tr as i d a n K e u a n g a n S e d a n g k a n st ru k tu r o rg a n is as i P T . G e n er a l E x p e rt d ap at d ili h at d ar i g am b ar b er ik u t i n i: Teknik Pendukung

Eriyanto

Manager Produk

Ludi Hidayat

Manager Konsultan IT

Fajrul Mubarak

Direktur

Budi Santoso

Wakil Direktur

Imam Ashari

Bag. Keungan & Adm

Ani Mulyani

Divisi Keuangan & Adm

Gulfiano Akbar

Gambar 2.1

Bagan Organisai PT. General Expert Struktur Organisasi

PT. General Expert

2.3 Deskripsi Jabatan A. Direktur Utama

Fungsi dari Direktur Utama adalah merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Direksi dalam pengelolaan perusahaan baik yang bersifat strategis, agar misi perusahaan dapat diemban dengan baik dan tujuan perusahaan dapat dicapai sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar.

Direktur Utama mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

Mengesahkan perumusan pokok-pokok kebijakan dan strategi umum perusahaan yang akan menjadi acuan dalam penyusunan kebijakan operasional dan strategi fungsi-fungsi organisasi perusahaan.

Mengkoordinasikan anggota Direksi yang lain sebagai suatu keterkaitan fungsional serta semangat yang kuat untuk memimpin unit-unit bawahan yang berada dibawah.

B. Wakil Direktur

Tugas pokok Wakil Direktur adalah melaksanakan sebagian tugas pokok Direktur Utama. Wakil Direktur bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Wewenang dan tanggung jawab Wakil Direktur adalah :

1. Memimpin Direktorat dibawahnya, pengembangan, pelaksanaan dan pengendalian untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

2. Berwenang untuk menetapkan kebijaksanaan yang hendak diberikan pada langganan, menetapkan harga jual dan sistem penjualan, serta alat promosi.

19

3. Berwenang untuk memutuskan bagaimana membantu mitra bisnis dalam mengelola sistem informasi.

C. Manajer Produk

Fungsi dari Manajer Produk adalah merencanakan, merumuskan pengembangan, penerapan teknologi, dan mengendalikan kebijakan umum Operasi dan Teknik yang selanjutnya menjadi acuan dalam penyusunan strategi produksi SBU.

Manajer Produk mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Merumuskan sasaran, kebijakan dan strategi Operasi dan Teknik untuk pengembangan dan rencana kerja perusahaan tahunan, mengendalikan kebijakan umum dibidang penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi, mencakup :

a. Kemampuan produksi untuk memenuhi permintaan pasar. b. Fasilitas peralatan dan permesinan yang efektif dan efisien.

c. Pengelolaan sistem pengendalian persediaan yang efektif dan efisien. e. Pengelolaan biaya operasi.

g. Peramalan teknologi yang efektif yang akan diterapkan.

h. Peningkatan kemampuan pengembangan produk yang sudah ada.

i. Peningkatan kemampuan pengembangan produk baru dengan orientasi pasar.

2. Membina Divisi yang memiliki produk pemasaran dan kemampuan teknologi.

4. Menilai hasil kerja setiap unit serta menerapkan tindak lanjut pembinaan yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya. D. Manager Konsultan IT

Fungsi Manajer Konsultan IT adalah bertanggungjawab kepada klien dalam mengidentifiasikan permasalahan dan menjawab perkembangan IT yang multi disilpin. Selain itu Manajer Konsultan IT juga menyusun kerangka acuan (rencana induk) bagi pengembangan IT secara sistematis, bertahap dan berkesinambungan agar sinergi terhadap siklus program kerja masing-masing fungsi unit kerja.

Dan terakhir adalah membantu merumuskan arsitektur sistem IT, yang mencakup aspek bisnis, aplikasi, data, dan teknologi serta kerangka kerja pengelolaannya agar dapat menjamin interkoneksi dan interoperabilitas berbagai infrastruktur yang dibangun.

E. Teknik Pendukung

Fungsi Teknik Pendukung adalah membantu Manajer Konsultan IT dalam membantu klien dalam mengidentifiasikan permasalahan dan menjawab perkembangan IT. Selain itu Teknik Pendukung memberikan solusi dibidang riset dan pengembangan software, termasuk didalam lingkup tersebut adalah jasa perancangan, pengembangan aplikasi, hingga implementasi dan pelatihan operasionalnya.

21

F. Bagian Administrasi dan Keuangan

Fungsi Bagian Administrasi dan Keuangan adalah merencanakan, merumuskan, dan mengendalikan kebijakan umum dibidang keuangan serta Sumber Daya Manusia dan organisasi.

Bagian Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Merumuskan sasaran, kebijakan, dan strategi keuangan serta Sumber Daya Manusia untuk pengembangan perusahaan dan rencana kerja dan anggaran perusahaan tahunan, yang mencakup :

a. Struktur modal efektif. b. Pengelolaan modal kerja

c. Perencanaan keuangan, modal kerja, dan prosedur pengadaan modal yang efektif dan efisien.

d. Sistem akuntansi untuk perencanaan dan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.

2. Membina divisi, khususnya aspek keuangan, sistem akuntansi, serta pembinaan SDM

3. Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional divisi keuangan dan umum.

4. Menilai hasil kerja setiap unit serta menetapkan tindak lanjut pembinaan yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan A. IT Training & IT Outsourching

PT. GENERAL EXPERT, memiliki departemen dengan fungsi utama sebagai riset dan pengembangan. Adapun kegiatan yang dilakukan, Training, Diktat, Workshop.

B. IT Outsourching

Penyediaan tenaga ahli yang profesional dibidang Teknologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja Perusahaan. Sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga IT yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala IT maupun operasional kantor sehari-hari. PT. General Expert coba menawarkan suatu jasa atau layanan outsourching technical IT kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan.

a. Support Operational

Menyediakan tenaga ahli secara onsite untuk mengatasi permasalahan yang timbul dalam operasional sehari-hari disuatu perusahaan.

b. Expert Support

Penyediaan tenaga ahli yang sangat berkompeten dibidang informasi teknologi untuk dapat mendukung dan memberikan solusi yang tepat guna c. On Call Support

Penyediaan jasa technical support dengan cara memberikan technical advise melalui media telephone

23

C. IT Consulting

a. Membantu klien dalam mengidentiifikasi permasalahan dan menjawab perkembangan IT yang multi disiplin.

b. Menyusun kerangka acuan (rencana induk) bagi pengembangan IT secara sistematis, bertahap dan berkesinambungan agar sinergi terhadap siklus program kerja masing-masing fungsi unit kerja.

c. Membantu merumuskan arsitektur sistem IT, yang mencakup aspek bisnis, aplikasi, data, dan teknologi serta kerangka kerja pengelolaannya agar dapat menjamin interkoneksi dan interoperabilitas berbagai infrastruktur yang dibangun.

D. Software Development

Merupakan layanan perusahaan untuk menyediakan solusi dibidang riset dan pengembangan software secara customize, termasuk didalam lingkup tersebut adalah jasa perancangan, pengembangan aplikasi, hingga implementasi dan pelatihan operasionalnya.

E. System Operation & Maintenance

Merupakan bidang jasa yang dimaksudkan untuk membantu mitra bisnis dalam mengelola sistem informasi, sehingga mitra bisnis dapat lebih berkonsentrasi dalam menjalankan bisnisnya, dibanding harus selalu menyediakan resource untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi.

24 BAB III

PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Pada saat melaksanakan kuliah kerja praktek pada PT. General Expert, penulis ditempatkan pada divisi bagian administarsi dan keuangan. Sistem informasi penggajian sangat penting karena sebagai pengendali didalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah sebaiknya mempunyai sistem penggajian yang baik, karena bila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem penggajian yang baik akan dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan didalam melaksanakan tanggung jawab masing-masing.

Penulis dalam pelaksanaan kerja praktek ini ditempatkan pada bagian administrasi dan keuangan yang menangani segala sesuatu tentang absensi, cuti, dan rekapitulasi gaij. Pelaksanaan kerja praktek ini di maksudkan untuk mengetahui aktifitas atau kegiatan apa saja yang dilakukan di PT.General Expert yang bergerak dibidang jasa, yang berkaitan dengan sistem pengolahan dan prosedur gaji karyawan.

Sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis, untuk mencapai satu tujuan tertentu. Salah satu dari ciri-ciri sistem yang dapat mendukung keberlangsungan sistem itu sendiri adalah tujuan sistem, dimana tujuan sistem merupakan target atu sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar target tersebut dapat tercapai, maka target atau

25

sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian. Jadi apabila melihat kepada alasan diatas maka kriteria suaru tujuan itu mutlak adanya, tanpa ada kriteria yang jelas maka sulit dilakukan pengendalian karena sulit dilakukan pengukuran sehingga pada akhir sistem tidak akan mencapai sasaran. Untuk mengetahui masalah ini, bagi sebagian pelaku sistem yang sedang dibangun atau sedang user lain.

Oleh karena itu didalam menentukan tujuan suatu sistem harus diupayakan melibatkan orang-orang yang memiliki pengalaman yang sesuai dengan tujuan sistem yang akan dibangun untuk menghindari adanya penyimpangan baik dalam perancangan maupun dalam pelaksanaan.

Cristopher pass

Salary isa form of payment given to an organization's employees / workers. Salary payments equal to the payment of wages which the payment is made because of the use of labor as a factor of production. In economic terms, salary payments strictly nothing to do with the number of hours worked, except that salary payments are usually paid on a monthly basis, while the wages are paid on a weekly”.

Jadi, gaji dan upah merupakan pembayaran atas jasa manajerial, administrasi atau jasa lainnya yang serupa, dan umumnya dibayar perbulan. Sedangkan upah adalah pembayaran jasa kepada karyawan pelaksana (buruh), umumnya dibayar berdasarkan jam kerja, hari kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Menurut

Mulyadi bahwa:

“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. (2002:2)

Berdasarkan definisi diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa sistem bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Selain itu juga sistem adalah suatu kerangka pemikiran yang terpadu yang mempunyai satu tujuan yang akan dicapai. lebih mudah dipakai dalam mempelajari sistem untuk tujuan analis dan perancangan sistem.

Dari pengertian diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Untuk memahami pengertian Sistem Akuntansi, maka perlu diketahui terlebih dahulu berbagai pendapat melalui berbagai pendekatan yaitu pendekatan dari organisasi dokumen berikut arus informasi dan pendekatan aspek menejerial dan (problem solving) Menguraikan pengertian informasi harus dikaitkan dengan pengertian mengenai data dan sering kali dapat dipertukarkan.

Mulyadi

Sistem Akuntansi sebagai berikut:

“Sistem Akuntansi adalah rangkaian kegiatan yang dimulai dari pengorganisasian formulir-formulir, catatan-catatan dan laporan-laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa guna menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan kegiatan keuangan perusahaan”.

27

Fungsi utama sistem informasi akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai sistem informasi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya dan secara keseluruhan informnasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna.

Pembagian Sistem Akuntansi Upah dan Gaji terdiri dari: a. (Employment procedure).

b. (Time keeping procedure). c. (Payroll procedure).

Penyusunan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama sebagai berikut: 1. Untuk meningkatkan informasi Intern.

2. Harus dapat menekan biaya-biaya tata usaha

3.1.1 Prosedur Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert

Prosedur merupakan langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektive dan efesien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah secara terperinci menurut jangka waktu yang telah ditetapkan. Pelaporan penggajian yang baik harus sesuai dengan prosedur - prosedur yang melibatkan keputusan - keputusan dan proses yang diperlukan dalam mempertahankan tenaga kerja yang ada dengan menciptakan suatu kondisi akhir, dimana gaji untuk masing – masing karyawan dibayar tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat kepada orang yang menerimanya.

Adapun prose adalah sebagai beriku

Proses Penggaji Level 0

sedur penggajian yang dilakukan oleh PT. kut:

ajian

Gambar 3.1 Proses Penggajian Level 0

Lanjutan Level 1

Gambar 3.2 Proses Penggajian Level 1

Lanjutan Level 2

Proses Penghitu Level 0

Gam

itungan Gaji

ambar 3.4 Proses Penghitungan Gaji Level 0

Lanjutan Level 1

Proses Pencatat Level 0

G Lanjutan

Level 1

Gam

tatan Absensi

Gambar 3.7 Proses Pencatatan Absensi Leve

ambar 3.8 Proses Pencatatan Absensi Level 1

33

Lanjutan Level 2

35

3.1.2 Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert Sementara itu pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert sendiri sebagai berikut :

1. Melakukan Rekapitulasi Cuti 2. Kartu Absensi

3. Daftar Gaji 4. Perincian Gaji 5. Amplop Gaji 6. Bukti Kas Keluar

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek lapangan, penulis mendapat beberapa kesulitan dalam melakukan tugas yang diberikan oleh karyawan perusahaan PT.General Expert. Setelah itu penulis mendapat bantuan dari pembimbing lapangan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk melaksanakan kerja praktek kurang lebih satu bulan terhitung 18 Juli 2011 sampai dengan tanggal 18 Agustus 2011. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh penulis dalam pelaksanaan kerja praktek pada bagian administrasi dan penggajian adalah sebagai berikut:

1. Mendapatkan penjelasan umum mengenai prosedur penggajian karyawan dan struktur PT. General Expert.

2. Perkenalan dengan para staff dan karyawan PT. General Expert.

3.2.1 Teknis Prosedur Penggajian pada PT. General Expert

Teknis prosedur penggajian pada PT. General Expert dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Karyawan mengisi daftar hadir dan diserahkan kepada bagian HRD, Bagian HRD menerima daftar hadir karyawan dan dibuatkan STT, DG, SG dan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk pengajuan dana kepada Finance & administrasi

2. Bagian akuntansi menerima STT, DG, SG dari HRD, dan meminta persetujuan pengeluaran kas, pengajuan dana dan meminta otorisasi untuk gaji karyawan.

3. Finance & Administrasi SG dari Bagian akuntansi, Bagian Finance mengecek semua bukti yang telah diberikan dari bagian akuntansi jika ada kesalahan dikembalikan untuk diperbaiki jika sudah benar menyetujui pengeluaran kas dan memberikan dana untuk gaji karyawan serta mengotorisasi daftar gaji karyawan dan diserahkan kembali kepada bagian akuntansi untuk di tindak lanjuti.

4. Bagian akuntansi menerima persetujuan pengeluaran kas dan dana berupa yang tunai yang akan dibagikan kepada karyawan, mempersiapkan STT, SG dan Uang lalu diserahkan kepada karyawan.

5. Karyawan menerima STT, DG dan uang gaji, karyawan mentandatangani STT untuk diserahkan kembali kapada bagian akuntansi. Bagian akuntansi menerima STT dan mencatat secara manual dalam jurnal umum.

37

Keterangan : STT adalah surat tanda terima DG adalah daftar gaji

SG adalah slip gaji

PD adalah pengajuan dana

3.2.2 Teknis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert

Teknis pelaksanaan sistem penggajian pada PT. General Expert dilakukan seperti pelaksanaan gaji para karyawan yang ada disetiap perusahaan lainnnya, pada umumnya akan dibagikan pada setiap akhir bulan. Dengan demikian, kesibukan ataupun kegiatan yang dilakukan oleh bagian bagian keuangan pada saat itu adalah sebagai berikut :

1. Mengumpulkan Formulir Lembur dan Hutang.

Data lembur dari setiap karyawan diinput kedalam program komputer, pada setiap akhir bulan akan dicek guna diperhitungkan dengan pembayaran yang harus dibayarkan oleh pihak perusahaan. Disamping itu, formulir yang ada sangkut pautnya dengan hutang-piutang karyawan juga dicek guna diperhitungkan secara bersama-sama. 2. Menghitung Rupiah Lembur Masing-masing Karyawan.

Berdasar data yang tertulis didalam formulir lembur, bagian keuangan kemudian menghitung nilai rupiah yang harus dibayarkan kepada karyawan pada bulan yang bersangkutan. Dikarenakan standart lembur untuk masing-masing karyawan tidaklah sama, maka bagian keuangan perlu mencari keterangan lain yang dalam hal ini akan diambil dari kartu induk karyawan. Seperti diketahui, pada Nomor

Induk Pegawai terdapat keterangan mengenai berapa besar gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan berapa besar rupiah yang harus dibayarkan untuk 1 (satu) jam lemburnya.

3. Menghitung Hutang-piutang Karyawan.

Hutang bulan lalu ditambah dengan hutang bulan ini yang kemungkinan bisa timbul dengan adanya formulir pengeluaran uang dalam bentuk Kasbon, akan menghasilkan hutang baru. Hutang baru ini kemudian dikurangi dengan jumlah pelbagai kewajiban yang harus dibayar, pada akhirnya akan menghasilkan sisa hutang

4. Membuat Rekapitulasi Gaji

Hasil perhitungan lembur dan potongan dari setiap karyawan yang dipadukan dengan gaji pokok, pada akhirnya akan menghasilkan gaji bersih yang akan diterima pada bulan yang bersangkutan. Hasil perhitungan semacam ini kemudian dicetak diatas selembar kertas, dan diulangi lagi sehingga seluruh gaji bersih untuk setiap karyawan bisa dilaporkan diatas selembar kertas.

5. Membuat Slip Gaji Untuk Masing-masing Karyawan

Setelah rekapitulasi gaji bisa dihasilkan, maka langkah berikutnya adalah membuat slip-gaji untuk masing-masing karyawan. Slip gaji ini dibuat rangkap 2 (dua), dimana satu lembar akan diserahkan kepada karyawan bersama-sama dengan uang yang mereka terima, dan satu lembar berikutnya akan disimpan oleh Imka sebagai arsip keuangan.

39

6. Mengambil Uang Dari Bank

Berdasar data keuangan yang muncul dan tertera pada rekapitulasi gaji karyawan, pihak direksi kemudian membuka Cek dari Bank yang bersangkutan guna diuangkan secara tunai. Uang inilah yang pada akhirnya digunakan untuk membayar gaji karyawan diperusahaan yang bersangkutan. Dan uang akan ditransfer kepada rekening masing-masing karyawan.

7. Membagi Uang Kepada Setiap Karyawan.

Setelah mendapatkan gaji, karyawan kemudian dipanggil satu diminta untuk menanda tangani kedua buah slip-gaji yang telah disediakan. Satu lembar slip gaji kemudian diserahkan kepada karyawan, dan satu lembar sisanya disimpan bagian keuangan yang akan digunakan sebagai arsip.

Pelaksanaan sistem akuntansi penggajian terdiri dari : 1. Sistem Pencatatan Waktu

Bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu jam kerja dengan menggunakan daftar hadir, daftar hadir karyawan untuk menentukan gaji karyawan apakah memperoleh gaji penuh atau harus dipotong karena ketidak hadirannya. 2. Sistem Imbalan Daftar Gaji

Dalam sistem fungsi pembuatan gaji adalah membuat daftar gaji. data yang dipakai dalam dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kanaikan pangkat, pemberitahuan karyawan dan lain-lain.

3. Sistem Distribusi Biaya Gaji

Dalam sistem ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen - departemen yang menikmati manfaat tanaga kerja, dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.

4. Sistem Pembayaran Gaji

Melibatkan fungsi HRD, akuntansi dan administrasi. Fungsi HRD menerima daftar hadir karyawan dan membuat laporan daftar gaji karyawan yang diserahkan kepada bagian akuntansi, Fungsi administrasi mengeluarkan dana yang diajukan bagian akuntansi dan menyerahkan uang kepada bagian akuntansi, fungsi bagian akuntansi memberi gaji kepada karyawan dan mencatat.

Laporan yang dihasilkan dalam sistem akuntansi penggajian pada PT. General Expert adalah sebagai berikut:

a. Laporan Daftar Gaji

Laporan ini yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji serta surat-surat keputusan mengenai perubahan data pegawai.

b. Laporan bukti pegawai

Laporan ini digunakan untuk bukti pembayaran yang dikeluarkan oleh fungsi keuangan atas dasar gaji yang telah diterima dari fungsi personalia dan umum.

c. Laporan pembayaran gaji

Laporan yang digunakan sebagai bukti pembayaran gaji yang telah diserahkan oleh bendahara kepada pegawai.

41

3.3. Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

Di bagian administrasi dan keuangan khususnya dalam melakukan penggajian kepada para karyawan di PT. General Expert, dilakukan secara komputerisasi supaya lebih mudah dan untuk mempercepat dalam pelaksanaan dan prosedurnya. Dalam melaksanakan penggajian, bagian administrasi dan keuangan sendiri mempunyai ketentuan-ketentuan dan prosedur yang berlaku dan juga tentunya di dukung dengan adanya dokumen – dokumen yang sah dan catatan – catatan yang sudah ditentukan oleh direktur tentang prosedur penggajian. Di dalam hal ini kegiatan kerja praktek ditugaskan untuk melakuan rekapitulasi gaji, penginputan data gaji, dan cross check terhadap penghitungan gaji dan tunjangan.

Gaji Karyawan atau pegawai pada PT. General Expert dibayarkan tiap bulan dan unsur-unsur gaji terdiri dari :

a. Gaji pokok.

b. Tunjangan Istri/Suami 10 % dari Gaji pokok.

c. Tunjangan anak 2 % dari Gaji pokok (maksimal 2 anak). d. Tunjangan jabatan/struktural dan fungsional.

e. Tunjangan Pangan 1 jiwa 10 kg beras atau sama dengan Rp 38.400. f. Tunjangan Khusus pajak.

g. Potongan/iuran wajib pegawai (IWP) 10 % dari jumlah (gaji pokok + tunjangan istri/suami + tunjangan anak).

Besarnya gaji yang diterima oleh setiap karyawan atau pegawai berbeda-beda. Faktor yang mempengaruhi perbedaan jumlah yang diterima adalah:

a. Golongan atau Jabatan setiap pegawai b. Tingkat pendidikan setiap pegawai. c. Status.

3.3.1 Pembahasan Prosedur Penggajian pada PT. General Expert

Prosedur akuntansi penggajian merupakan langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektive dan efisien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah secara terperinci menurut jangka waktu yang telah ditetapkan.

Pelaporan penggajian yang baik harus sesuai dengan prosedur - prosedur yang melibatkan keputusan-keputusan dan proses yang diperlukan dalam mempertahankan tenaga kerja yang ada dengan menciptakan suatu kondisi akhir, dimana gaji untuk masing – masing karyawan dibayar tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat kepada orang yang menerimanya.

Gaji pegawai diberikan PT. General Expert setiap bulan dan tidak ada sistem upah harian, gaji hanya diberikan kepada pegawai yang tercatat sebagai pegawai yang sah dan punya Nomor Induk Pegawai (NIP).

Perhitungan gaji bersih untuk pegawai PT.General Expert terdiri atas gaji pokok, tunjangan-tunjangan, insentif kehadiran yang dikurangi potongan-potongan. Dalam perhitungan lagi bersih juga memperhitungkan kehadirannya, jika pegawai tidak masuk tanpa memberi kabar atau alasan yang jelas gaji bersihnya akan dipotong 20% untuk setiap harinya. Kemudian dalam perhitungan gaji yang dibayarkan, gaji bersih tersebut ditambah dengan selisih gaji seharusnya

43

dengan gaji yang dibayarkan untuk kurun waktu yang sama dikarenakan kenaikan gaji (rapel) dan dikurangi potongan-potongan yang tidak terdapat dalam perhitungan gaji bersih.

Gaji atau upah apakah telah sesuai dengan pangkat dan golongannya dengan melihat kepada tabel kebijakan perusahaan seta mengecek perhitungannya. Setelah verifikasi sesuai maka juru verifikasi memberi paraf dan ketiga orang tersebut menandatangani, daftar gaji/upah tersebut harus diketahui dan ditandatangani oleh Direktur PT.General Expert.

Daftar gaji dibuat 2 lembar, 1 lembar untuk bagian SDM dan lembar kedua di serahkan kepada bagian keuangan. Setelah semua pihak mengetahui dan menyetujui daftar gaji, juru bayar kan menyusun rekap daftar gaji/upah yang dibuat untuk tiap golongan. Kebenaran perhitungannya dan memparaf rekap gaji/upah tersebut. Kemudian juru verifikasi tersebut member rekap gaji/upah kepada asisten manajer administrasi untuk ditandatangani. Yang bertugas menandatanagani daftar gaji/upah haya asisten administrasi. Setelah ditandatanagani, rekap gaji/upah tersebut harus diketahui dan ditandatangani oleh Direktur PT.General Expert. Rekap daftar gaji dibuat 2 lembar, 1 lembar untuk bagian administrasi dan lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan.

Jika Direktur PT.General Expert telah menandatangani rekap daftar gaji/upah, maka juru bayar akan memuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar, 1 lembar untuk bagian administrasi dan lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan. Juru bayar menyerahkan rekap daftar gaji/upah dan bukti kas keluar. Jika pegawai merasa tidak setuju dengan perhitungan gajinya, mereka berhak

untuk membicarakannya dengan bagian administrasi sebelum menandatangani kolom yang terdapat dalam daftar gaji/upah.

PT. General Expert menggunakan formulir sebagai dokumen untuk melakukan sistem penggajian. Formulir yang digunakan adalah berupa rekapitulasi cuti, kartu absensi, daftar gaji, perincian gaji, amplop gaji dan bukti kas keluar. Dokumen yang digunakan PT. General Expert hampir sama dengan teori yang ada. Pada dasarnya penggunaan dokumen-dokumen tersebut sudah cukup baik dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing bagian keuangan dan administrasi.

Sedangkan dalam pelaksanaan pada prosedur penggajian pada PT. General Expert dinilai masih kurang baik. Ada beberapa pegawai yang merangkap beberapa bagian seperti bagian administrasi merangkap jabatan sebagai bagian keuangan dan pembukuan. Hal tersebut memungkinkan adanya manipulasi dan penyelewengan dana gaji karyawan.

3.3.2 Pembahasan Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. General Expert

Sistem Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi berupa laporan keuangan berdasarkan atas kejadian-kejadian keuangan menagemen untuk mengelola perusahaan. Semakin berkembangnya suatu perusahaan dimana ruang lingkup organisasinya yang lebih berkembang, sehingga pimpinan perusahaan sudah tidak mungkin melakukan pengawasan secara langsung pada jalanya aktivitas perusahaan.

Sistem penggajian yang diterapkan di PT. General Expert, sebenar sudah baik dan sudah memenuhi beberapa persyaratan prosedur akuntansi. Dikarenakan

45

sistem tersebut diterapkan dengan cara komputerisasi, maka data akan tersimpan dengan rapih dan terorganisir. Namun ada kelemahan yang terjadi yaitu pada akhirnya muncul, seperti informasi data yang disajikan menjadi kurang teliti, seperti misalnya banyak dijumpai data double ataupun data kurang lengkap dan kurang akurat. Selain itu juga disebabkan oleh hilangnya data yang dikarenakan virus. Selain itu sarana komputer yang dimiliki lebih dikembangkan lagi. Agar tidak terlalu lama dalam mengakses data karyawan.

46

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan tentang sistem penggajian pada PT. General Expert, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa:

1. Sistem penggajian pada PT. General Expert sudah cukup baik, pembayaran gaji dibayarkan secara rutin setiap bulan kepada seluruh karyawan. Gaji bersih karyawan diperoleh dari gaji pokok ditambah tunjangan dikurangi dengan potongan dan iuran.

2. Adanya dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi yang memadai seperti daftar gaji, daftar hadir, rekening koran bank, jurnal dan buku besar. Keseluruhan dokumen tersebut sudah terprogram dalam komputer, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dalam pembayaran gaji dan upah.

47

4.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan penulis, sistem penggajian pada PT. General Expert sudah cukup baik, semuanya sudah dilaksanakan berdasarkan prosedur atau ketentuan yang berlaku akan tetapi masih

ada kelemahan-kelemahan yang ada pada pelaksanaan penggajian pada PT. General Expert penulis menyarankan sebagai berikut:

1. Untuk menunjang keefektifitasan kerja yang baik diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas, terampil dan berdesikasi tinggi dalam mengolah data agar informasi data yang disajikan lengkap serta mampu bekerja sama dengan rekan kerja maupun pimpinan perusahaan. Selain itu perlu diadakan pengembangan sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang dapat mengelola dan mengolah data lebih akurat, cepat, dan untuk menghasilkan informasi yang berhubungan dengan penggajian dan data karyawan.

2. Perlu dilakukannya secara berkala backup data-data dan meningkatkan pengamanan data yang dilakukan secara berkala agar data-data penting perusahaan tidak hilang, terjadinya kerusakan data, dan tidak disalahgunakannya data oleh orang yang tidak berhak mengubahnya. Agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan dalam transaksi pencatatan pengeluaran kas umum maka diperlukan pemisahan jabatan untuk memudahkan melakukan pengecekan dan meneliti keberan dalam menjalankan sistem penggajian karyawan di PT. General Expert.

PADA PT. GENERAL EXPERT

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Program Strata 1

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Nama : Gulfiano Akbar NIM : 21108889

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

Data Pribadi

Nama : Gulfiano Akbar

Tempat, Tanggal /Lahir : Pontianak, 20 Januari 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Golongan Darah : A

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl. Titimplik no. 56 Bandung

Nomor Tlp : 085694228380

1. Data Pendidikan :

No. Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1. SD SDN Setia Mekar 01/02 2002

2. SMP SMPN 1 Tambun Selatan, Bekasi 2005

3. SMA SMAN 2 Tambun Selatan, Bekasi 2008

4. Perguruan Tinggi Universitas Komputer Indonesia Bandung Masih Kuliah

2. Data Pendidikan Non Formal :

No. Keterangan Tempat Tahun

1. Kursus Bahasa Inggris IEC 2005-2008

2. Brevet Tax Center Unikom 2011

3. Data Organisasi : Jenjang

Pendidikan Nama Organisasi Jabatan

SMP OSIS Anggota

SMA ROHIS Anggota

48

Arikunto, Suharsimi, 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.

Handoko, Hani, 2003. Manajemen .Yogyakarta:BPFE.

Jusup, Haryono, 2001. Dasar-Dasar Akuntansi. Yogyakarta: YKPN.

Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.

SR, Soemarso, 2005. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Lima. Jakarta: Salemba Empat.

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah S.W.T yang telah memberikan nikmat dan karunia-Nya, Shalawat serta salam kepada baginda Rasulullah S.A.W, keluarga, sahabat, beserta seluruh umatnya yang setia sampai akhir zaman.

Tugas Laporan Kerja Praktek di PT.GENERAL EXPERT, adalah merupakan unit tugas yang harus diikuti oleh setiap mahasiswa Ekonomi Akuntansi di Universitas Komputer Indonesia selain perkuliahan, praktikum, dan Tugas Akhir atau Skripsi (S1) dalam rangka membangun pengetahuan mahasiswa untuk lebih mengetahui, mendalami dan menerapkan ilmu yang diterima di bangku kuliah terhadap aplikasi dunia kerja. Penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “Tinjauan Atas Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. General Expert”.

Tersusunnya Laporan Kerja Praktek di PT. General Expert, ini tidak lepas dari bantuan semua pihak yang telah banyak membantu praktikan dalam menyelesaikan Tugas Laporan Praktek ini. Untuk itu pada kesempatan ini praktikan mengucapkan banyak terima kasih kepada

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi.

3. Sri Dewi Anggadini, SE., M.Si. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi.

iii

5.

Ony Widilestariningtyas SE., M.Si, selaku dosen Pembimbing dan Wali Dosen yang telah meluangkan waktu dengan penuh kesabaran dan perhatian membimbing penulis kearah penyempurnaan penulisan Laporan Kerja Praktek. 6. Ani Mulyani, SE. Selaku pembimbing Kerja Praktek di perusahaan yang telah

memberikan waktu luangnya untuk memberikan petunjuk kepada penulis dalam melakukan kerja Praktek.

7. Budi Santoso selaku Direktur PT. General Expert.

8. Ayah dan Ibunda tercinta yang selama ini telah banyak memberikan dorongan dan dukungannya baik berupa Do’a maupun dalam bentuk materi. Dan adikku tersayang Fadil Yuanda.

9. Teman-temanku Mahasiswa Akuntansi UNIKOM yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, atas kegembiraan dan kebersamaan yang pernah ada dan akan selalu terjalin. Serta Pihak-pihak lain yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, walaupun sangat membantu Penulis dalam menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, semoga senantiasa mendapatkan pahala serta balasan dari Allah SWT.

Praktikan menyadari sebagai manusia biasa, yang tidak luput dari kesalahan dan kehilafan begitupun dengan Tugas Laporan Kerja Praktek di PT. General Expert, ini yang jauh dari sempurna, untuk itu praktikan sangat mengharapkan sekali kritik-kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kebaikan kita bersama.

iv

Akhir kata dengan segala keiklasan hati mengucapkan terima kasih, semoga Tugas Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya dan menjadi amal sholeh bagi penyusunnya. Amin. . . .

Bandung, Desember 2011 Penulis

Gulfiano Akbar 21108889

TINJAUAN ATAS PELAKSANAAN

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN

PADA PT. GENERAL EXPERT

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Program Strata 1

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Nama : Gulfiano Akbar NIM : 21108889

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

Data Pribadi

Nama : Gulfiano Akbar

Tempat, Tanggal /Lahir : Pontianak, 20 Januari 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Golongan Darah : A Agama : Islam

Status : Belum Menikah Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl. Titimplik no. 56 Bandung Nomor Tlp : 085694228380

1. Data Pendidikan :

No. Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1. SD SDN Setia Mekar 01/02 2002 2. SMP SMPN 1 Tambun Selatan, Bekasi 2005 3. SMA SMAN 2 Tambun Selatan, Bekasi 2008 4. Perguruan Tinggi Universitas Komputer Indonesia Bandung Masih Kuliah

2. Data Pendidikan Non Formal :

No. Keterangan Tempat Tahun

1. Kursus Bahasa Inggris IEC 2005-2008 2. Brevet Tax Center Unikom 2011

3. Data Organisasi : Jenjang

Pendidikan Nama Organisasi Jabatan

SMP OSIS Anggota

SMA ROHIS Anggota Perguruan Tinggi HIMA Anggota

48

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi, 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta: Rineka Cipta.

Handoko, Hani, 2003. Manajemen .Yogyakarta:BPFE.

Jusup, Haryono, 2001. Dasar-Dasar Akuntansi. Yogyakarta: YKPN.

Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.

SR, Soemarso, 2005. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Lima. Jakarta: Salemba

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah S.W.T yang telah

memberikan nikmat dan karunia-Nya, Shalawat serta salam kepada baginda

Rasulullah S.A.W, keluarga, sahabat, beserta seluruh umatnya yang setia sampai

akhir zaman.

Tugas Laporan Kerja Praktek di PT.GENERAL EXPERT, adalah

merupakan unit tugas yang harus diikuti oleh setiap mahasiswa Ekonomi

Akuntansi di Universitas Komputer Indonesia selain perkuliahan, praktikum, dan

Tugas Akhir atau Skripsi (S1) dalam rangka membangun pengetahuan mahasiswa

untuk lebih mengetahui, mendalami dan menerapkan ilmu yang diterima di

bangku kuliah terhadap aplikasi dunia kerja. Penulis dapat menyelesaikan laporan

kerja praktek yang berjudul “Tinjauan Atas Pelaksanaan Sistem Akuntansi

Penggajian Pada PT. General Expert”.

Tersusunnya Laporan Kerja Praktek di PT. General Expert, ini tidak lepas

dari bantuan semua pihak yang telah banyak membantu praktikan dalam

menyelesaikan Tugas Laporan Praktek ini. Untuk itu pada kesempatan ini

praktikan mengucapkan banyak terima kasih kepada

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia.

2. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si. selaku Dekan Fakultas

Ekonomi.

iii

4. Lilis Puspitasari SE.,M.Si.Ak, selaku Sekretaris Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi.

5.

Ony Widilestariningtyas SE., M.Si, selaku dosen Pembimbing dan Wali Dosen

yang telah meluangkan waktu dengan penuh kesabaran dan perhatian

membimbing penulis kearah penyempurnaan penulisan Laporan Kerja Praktek.

6. Ani Mulyani, SE. Selaku pembimbing Kerja Praktek di perusahaan yang telah

memberikan waktu luangnya untuk memberikan petunjuk kepada penulis

dalam melakukan kerja Praktek.

7. Budi Santoso selaku Direktur PT. General Expert.

8. Ayah dan Ibunda tercinta yang selama ini telah banyak memberikan dorongan

dan dukungannya baik berupa Do’a maupun dalam bentuk materi. Dan adikku

tersayang Fadil Yuanda.

9. Teman-temanku Mahasiswa Akuntansi UNIKOM yang tidak bisa penulis

sebutkan satu persatu, atas kegembiraan dan kebersamaan yang pernah ada dan

akan selalu terjalin. Serta Pihak-pihak lain yang tidak mungkin penulis

sebutkan satu persatu, walaupun sangat membantu Penulis dalam

menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, semoga senantiasa

mendapatkan pahala serta balasan dari Allah SWT.

Praktikan menyadari sebagai manusia biasa, yang tidak luput dari kesalahan

dan kehilafan begitupun dengan Tugas Laporan Kerja Praktek di PT. General

Expert, ini yang jauh dari sempurna, untuk itu praktikan sangat mengharapkan

sekali kritik-kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kebaikan kita

Akhir kata dengan segala keiklasan hati mengucapkan terima kasih, semoga

Tugas Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang

membutuhkannya dan menjadi amal sholeh bagi penyusunnya. Amin. . . .

Bandung, Desember 2011

Penulis

Gulfiano Akbar 21108889