LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Penjualan Pada PT. Salemba Emban Patria.
RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN PENJUALAN PADA PT.
SALEMBA EMBAN PATRIA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
BAMBANG
TRIMARYANTO
11410100029
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2014
DAFTAR ISI
PERNYATAAN .................................................................................................................. v
ABSTRAK ..........................................................................................................................vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................................vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................................ix
DAFTAR TABEL ..............................................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR.........................................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................1
1.1.
Latar Belakang .....................................................................................................1
1.2.
Rumusan Masalah ................................................................................................2
1.3.
Batasan Masalah ..................................................................................................2
1.4
Tujuan..................................................................................................................2
1.5
Kontribusi ............................................................................................................3
1.6
Sistematika Penulisan...........................................................................................3
BAB II .................................................................................................................................5
2. GAMBARAN UMUM INSTANSI .............................................................................5
2.1
Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria .....................................................5
2.2
Visi PT. Salemba Emban Patria ...........................................................................8
2.3
Misi PT. Salemba Emban Patria ...........................................................................8
2.4
Kegiatan Perusahaan ............................................................................................8
2.5
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria ....................................................9
2.6
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur ..............10
2.7
Kondisi Perusahaan............................................................................................12
BAB III LANDASAN TEORI ..........................................................................................13
3.1 Penjualan Barang .....................................................................................................13
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang ...........................................................................13
3.1.2 Macam - Macam Penjualan ...............................................................................13
3.1.3 Tujuan Penjualan...............................................................................................14
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan .......................................................................................15
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan ................................................16
3.2 Konsep Dasar Sistem ...............................................................................................17
3.2.1 Elemen Sistem...................................................................................................17
3.2.2 Karakteristik Sistem ..........................................................................................20
3.2.3 Klasifikasi sistem ..............................................................................................20
ix
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ...............................................................................21
3.3.1 Blok Masukan ...................................................................................................22
3.3.2 Blok Model .......................................................................................................22
3.3.3 Blok Keluaran ...................................................................................................22
3.3.4 Blok Teknologi .................................................................................................22
3.3.5 Blok Basis Data .................................................................................................22
3.3.6 Blok Kendali .....................................................................................................23
3.4 System Flow ............................................................................................................23
3.5 Data Flow Diagram (DFD).......................................................................................25
3.6 Konsep Dasar Basis Data .........................................................................................27
3.6.1 Jenis File Basis Data..........................................................................................28
3.6.2
Fase Merancang Basis Data .......................................................................28
3.7 Sistem Basis Data.....................................................................................................30
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN .................................................................................31
4.1 Menganalisa Sistem .................................................................................................32
4.2 Mendesain Sistem ....................................................................................................33
4.2.1 System Flow......................................................................................................33
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ................................................................................50
4.2.3 Perancangan Database .......................................................................................55
4.2.4 DBMS ...............................................................................................................57
4.2.5 Desain Input atau Output ...................................................................................63
4.3
Implmentasi Sistem............................................................................................72
4.4
Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem.............................................73
4.4.1
Form Login ................................................................................................73
4.4.2
Form Menu Utama Adminstrasi .................................................................76
4.4.3
Form Confirm Order Administrasi .............................................................77
4.4.4
Form Edit Account.....................................................................................82
4.4.5
Form Menu Utama Kepala Bagian .............................................................86
4.4.6
Form Delivery Order..................................................................................89
4.4.7
Laporan Confirm Order..............................................................................91
x
4.4.8
Laporan Delivery Order .............................................................................92
BAB V PENUTUP ...........................................................................................................93
5.1
Kesimpulan ........................................................................................................93
5.2
Saran..................................................................................................................93
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................94
LAMPIRAN ......................................................................................................................95
xi
BAB I
1. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat penting bagi perusahaan
untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan, sehingga muncul
sebuah alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan
perkembangan perusahaan.
Apabila perusahaan kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu.
Pada PT. Salemba Emban Patria proses pencatatan penjualan buku masih
manual yaitu mulai dari proses customer pemesanan barang kepada perusahaan
dimana pihak administrasi akan menyediakan suatu form invoice yang akan diisi
secara manual oleh administrasi dan akan disediakan sebuah invoice yang diberikan oleh
administrasi kepada customer, dan begitu juga tentang pemilihan buku yang masih
secara manual hingga pihak administrasi harus mengecek terlebih dahulu barang
yang ada pada gudang.
Dari permasalahan tersebut penulis ingin membantu bagian adminsitrasi
agar dapat lebih cepat melakukan pencatatan penjualan buku sehingga tidak
memerlukan waktu yang lama. Dengan merancang dan membangun aplikasi
penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria agar dapat lebih mudah dan cepat
dalam
1
2
menginputkan data penjualan buku. Sistem yang dibuat bertujuan untuk
mengurangi waktu yang dibutuhkan bagian administrasi dalam menginputkan data
penjualan buku.
1.2.
Rumusan Masalah
Masalah yang ada pada PT. Salemba Emban Patria adalah pada proses
pencatatan penjualan buku yang dilakukan secara manual oleh bagian administrasi
sehingga waktu dibutuhkan menjadi tidak efisien.
1.3.
Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam
Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Buku Pada PT. Salemba Emban Patria dibatasi pada
hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani Penjualan buku
2. Aplikasi ini meliputi proses penginputan data Penjualan buku pada PT. Salemba
Emban Patria
3. Aplikasi yang di buat berbasis dekstop
4. Aplikasi tidak menangani tentang penginputan data stok buku
1.4
Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Membuat sistem yang mana dapat mempercepat proses dalam menangani
penjualan buku.
2. Mempercepat dan mengurangi kesalahan dalam proses penginputan pencatatan
penjualan buku.
3
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah dikelola serta dapat melihat
laporan-laporan dengan mudah
1.5
Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek ini selesai maka dalam proses
penjualan buku yang ada dapat terkontrol melalui aplikasi yang sudah di bangun.
1.6
Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah
berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan
dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, pada
tempat kerja praktek.
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja
praktek,
yaitu
dari
metodologi
penelitian,
analisa
pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram,
system,
4
entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi
sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk
kedepannya.
BAB II
2. GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1
Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria
PT. Salemba Emban Patria didirikan pada 14 Maret 1983. Namun demikian
untuk Surabaya berdiri tahun 1999 bulan agustus dan menjadi wilayah 3 pada tahun
2001 yang beralamat di Babatan Pilang Blok A-10 Wiyung Surabaya. Sejarah awal
Penerbit Salemba dapat ditelusuri dari idealisme Pustaka Salemba yang didirikan oleh
empat orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) yang pada 1979
berada di Jln. Salemba No. 4 Jakarta Pusat. Keempat alumni tersebut adalah Sofyan
Ashori, (Alm.) Abdul Muthalib, Hotbonar Sinaga, dan Amir Abadi Jusuf. Dalam
perkembangan selanjutnya, Pustaka Salemba berubah menjadi Firma Salemba dan
akhirnya menjadi Penerbit Salemba Empat.
Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar
setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku
teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Hal ini menjadi tonggak
sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia
ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu
pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan
pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk
menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
5
6
Salemba Empat
(Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi
Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum)
Salemba Teknika (Sains, Eksakta)
Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi)
Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan)
Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum)
Salemba Diniyah (Agama Islam)
Keenam brand (imprint) tersebut secara legal berada di bawah PT Salemba
Emban Patria (Penerbit Salemba) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris
Mohammad Said Tadjoedin Nomor 216 Tanggal 22 Februari 1989 di Jakarta dan
disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik
Indonesia berdasarkan Surat
Keputusan Nomor C2-15.407.HT.01.01.TH’94 Tanggal 13 Oktober 1994 dengan
SIUP Nomor 01822/1.824.51.Budaya yang tercipta di Penerbit Salemba tidak
tumbuh dalam semalam, namun berasal dari pengalaman selama lebih dari 25 tahun
dalam dunia penerbitan. Penerbit Salemba tidak pernah berhenti menerbitkan bukubuku bermutu dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris, hasil karya penulis
Indonesia maupun terjemahan dari buku asing. Pemilihan buku dilakukan dengan
hati-hati untuk memastikan bahwa hanya buku terbaiklah yang disajikan kepada
pembaca.
Proses penerbitan buku di Salemba sangatlah panjang dan melibatkan begitu
banyak orang yang ahli dibidangnya. Penerbit Salemba sangat peduli pada kualitas
dan tidak pernah berhenti mengejar kesempurnaan. Setiap buku sangat berarti dan
diperlakukan sebagai proyek khusus karena kami sadar, buku yang baik dapat
membuka mata dan mengubah hidup seseorang. Setiap karyawan Penerbit Salemba
7
memahami dan bekerja keras demi meraih cita-cita perusahaan-berbagi ilmu
pengetahuan dan mencerdaskan bangsa. Budaya ini bertambah kuat dari tahun ke
tahun sejalan dengan kemajuan yang dicapai oleh Penerbit Salemba.
Penerbit Salemba bekerja sama dengan beberapa distributor dalam rangka
pemasaran dan penyaluran produknya. Toko-toko buku besar yang menjadi
distributor utama PT. Saelmba Emban Patria antara lain: Toko Buku Leksika,
Gramedia, Gunung Agung, Uranus, Paung Bona Jaya, Hariandja, Toga Mas, dan
lain-lain. Distributor buku melalui koperasi kampus, pameran buku, penjualan
langsung, hingga penjualan online juga dilakukan untuk mencakup atau memenuhi
permintaan pasar yang lebih luas dan menjangkau wilayah yang saat ini belum
terlayani oleh toko-toko buku besar.
Penerbit Salemba memiliki kantor pemasaran di berbagai kota besar di
Indonesia, yaitu: Jakarta, Medan, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Yogyakarta,
Semarang, Solo, Surabaya, Malang, Makassar, dan Banjarmasin. Kantor pemasaran
tersebut bertanggung jawab untuk memasarkan buku-buku Penerbit Salemba
Empat ke setiap perguruan tinggi dan segmen potensial lainnya, tidak hanya di kota yang
bersangkutan, namun juga kota-kota di seluruh tanah air.
Melalui 5(lima) imprint yang terus berkembang, beberapa judul buku
Penerbit Salemba telah menjadi buku acuan utama dan best-seller dalam bidangnya
masing-masing. Setiap tahun, lebih dari 100 judul buku baru menambah panjang
catalog Penerbit Salemba. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, sebagian besar
dari buku tersebut diperuntukkan bagi mahasiswa fakultas ekonomi, namun Penerbit
Salemba juga terus memperkaya pilihan pembaca dengan buku-buku computer,
medis, teknik, humaniora, dan umum.
8
Mulai tahun 2008, Penerbit Salemba menerbitkan buku teks dalam bahasa
Inggris. Buku teks ini merupakan adaptasi ke dalam konteks Indonesia dari buku teks
asing yang digunakan secara luas di berbagai perguruan tinggi terkemuka di
Indonesia, khususnya perguruan tinggi yang membuka kelas internasional atau
menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.
Untuk penerjemahan maupun adaptasi dalam bahasa Inggris dari buku teks
asing, Penerbit Salemba bekerja sama dengan penerbit asing seperti Cengage
Learning, McGraw-Hill, Pearson, John Wiley, World Bank, Institute of Internal
Auditor, dan lain-lain.
2.2
Visi PT. Salemba Emban Patria
Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku bermutu.
2.3
Misi PT. Salemba Emban Patria
Menjadi yang terkemuka dan terdepan dalam setiap bidang penerbitan yang
di pilih
2.4
Kegiatan Perusahaan
Kegiatan PT. Salemba Emban Patria adalah mendistibusikan buku yang
berpusat di Jakarta dan akan di distribusikan di wilayah yang menjadi tugasnya.
2.5
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
KOORD WIL III
Gambar 2.1 . Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
2.6
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
11
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagianadalahsebagaiberikut :
1. BagianAdministrasi
1. Menyusun program kerja serta sistem keuangan sesuai standart yang
ditentukandalamperusahaan
2. Melakukan koordinasi dengan terkait di dalam melakukan tugas dan
pekrjaansupayasemuaberjalandenganbaikyaitubagianMarketing,bagian
Produksi danPenerbitan,PPIC,GudangdanEkspedisi sertamemastikan
agar hal-hal terkait dengan keuangan dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan.
3. Melakukanpencatatan terkait administrasi keuangandanakuntansi sesuai
standaroperasionalperusahaanyangtelahditetapkanperusahaan
4. Membuat laporankeuanganperusahaan
5. Membuat catatan administrasi terkait dengan keuangan dan operasi
perusahaan.
2. BagianPemasaran
1. Menyusun program kerja system pemasaran sesuai dengan standar yang
ditentukandalamperusahaanyaituSalembaIntegratedSystem
2. Melakukankoordinasi denganpihak terkait di dalammelakukan tugas dan
pekerjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian keuangan,
bagian produksi dan penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta
12
memastikan agar hal-hal terkait dengan pemasaran dapat berjalan sesuai
denganperencanan.
3. Bekerja samamemasarkanprodukdengancustomerbaikperguruan tinggi
maupuntokobuku.
4. Melakukanpromosi pemasaranprodukbukuyang telahdiproduksi. Misal
bedahbuku,pameranbuku, talkshow, danlain-lain.
5. Melakukan riset pasar terkait dengan produk dan customer supaya
pemasarandapatmelakukanterobosanterbaik terkait pemilihanprodukdan
pemasaransuauproduk.
3. BagianGudang
1. Melakukanpendataanbukubaru
2. Mencatat persediaanbuku
2.7
KondisiPerusahaan
Kondisi perusahaan PT. Salemba Emban Patria mengalami kemajuan hal ini
terbukti dari banyaknya pesanan dari konsumen yang mempercayakan supply buku
dariPT.SalembaEmbanPatria.
PT. Salemba Emban Patria telah memperoleh Banyak kemajuan, terbukti
dari semakin banyaknya pesanan buku yang di dapat oleh PT. Salemba Emban
Patria. Sebagai perusahaan yang sudah maju dan berkembang PT. Salemba Emban
Patria sudah memiliki karyawan yang cukup disiplin dan tanggung jawab, dan
merekamempunyai tanggungjawabdalampekerjaanyamasing-masing
BAB III
3. LANDASAN TEORI
3.1 Penjualan Barang
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang
Menurut Mulyadi (2008:202), Penjualan merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan
memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat
diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa
dari pihak penjual ke pembeli.
Menurut Henry Simamora (2000:24), Penjualan adalah pendapatan lazim
dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor
yang dibebankan kepada
pelanggan atas barang dan jasa.
3.1.2 Macam - Macam Penjualan
Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan (2001:170)
dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi 1” dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
1. Penjualan Tunai
penjualan yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan
dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.
13
14
2. Penjualan Kredit
penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan.
3. Penjualan Tender
penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan
tender selain harus memenuhi berbagai prosedur.
4. Penjualan Ekspor
penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang
mengimpor barang tersebut.
5. Penjualan Konsinyasi
penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai
penjual.
6. Penjualan Grosir
penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang
grosir atau eceran
3.1.3 Tujuan Penjualan
Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari
produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang
baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tidak dapat dilakukan tanpa
adanya pelaku yng bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga
pemasaran.
15
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan
Ada beberapa jenis penjualan menurut Basu Swasta (2000 : 11) yaitu :
1. Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan
pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal
ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan,
persediaan dan pengadaan produk baru.
2. Missionary Selling
Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan
mendorong
pembeli
untuk
membeli
barang-barang
dari
penyalur
perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki
penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.
3. Technical selling
Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat
pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan
bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah
tersebut.
4. New business selling
Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi
pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi.
16
5. Responsive selling
Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailing. Jenis
penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar
meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan
dapat menjurus pada pembeli ulang.
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan
Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan Dalam prakteknya
perencanaan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut Basu
Swastha (2000:129) faktor-faktor tersebut yaitu:
1. Kondisi dan kemampuan penjual
Transaksi jual beli merupakan pemindahan hak milik secara komersial atas
barang dan jasa, pada prinsipnya melibatkan dua pihak yaitu penjual sebagai
pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat
meyakinkan kepada pembelinya agar dapat mencapai sasaran penjualan
yang diharapkan.
2. Kondisi pasar
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam
penjualan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan.
3. Modal
Akan lebih sulit bagi penjual untuk menjual barangnya apabila barang yang
dijual itu belum dikenal oleh pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh dari
tempat penjual dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan
17
dahulu / membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan
maksud tersebut diperlukan adanya saran serta usaha tersebut sepertialat
transportasi. Tempat peraga baik diluar maupun didalam perusahaan. Usaha
promosi dan sebagainya semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjual
memiliki sejumlah modal yang diperlukan oleh perusahaan.
4. Kondisi perusahaan
Pada perusahaan besar biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian
penjualan yang dipegang oleh orang-orang tertentu/ ahli dibidang penjualan lain
halnya dengan perusahaan kecil masalah-masalah penjualan ditangani oleh
orang-orang yang juga melakukan fungsi lain.
3.2 Konsep Dasar Sistem
(Kendall) Sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan
tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan
sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau
komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan
bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem :
18
A. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan
sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
B. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam
sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat
berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak
tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah,
sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya
permintaan jasa pelanggan).
C. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya
berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak
berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia,
proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa
aktivitas pembedahan pasien.
D. Keluaran.
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan
sebagainya.
19
E. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian
pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja
batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke
publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
F. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik
(feedback), yang mencuplik keluaran.
Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun
proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan tujuan.
G. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu
kelangsungan
operasi
sistem,
sedangkan
yang
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem.
20
3.2.2 Karakteristik Sistem
(Jogiyanto)Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem
adalah sebagai berikut:
A. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components)
atau subsistem-subsistem.
B. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).
C. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
D. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
E. Suatu sistem mempunyai tujuan (Goal).
3.2.3 Klasifikasi sistem
(Jogiyanto)Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan,
diantaranya adalah sebagai berikut :
A. Sistem abstrak (abstract sistem) lawan sistem fisik (physical sistem)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik,
misalnya sistem komputer.
B. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made
sistem).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di
buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya sistem informasi
akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
21
C. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (probabilistic
sistem).
Sistem tertentu beropersi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer
adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung unsur probabilitas.
D. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem
yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Karena
sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu
sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
(Leitch; Davis) Sistem Informasi sebagai suatu system di dalam suatu
organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
22
3.3.1 Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi.
Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar
3.3.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.3.3 Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai system.
3.3.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam system informasi. Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
system secara keseluruhan.
3.3.5 Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu
23
diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
Systems).
3.3.6 Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.4 System Flow
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
dikerjakan di sistem.
24
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau
komputer
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan
3. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer
5. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama
25
6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman
7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan
8. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi
untuk mengGambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu
untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam mengGambarkan atau menjelaskan sistem yang
sedang berjalan logis.
1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD:
a. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.
Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan
simbol panah.
26
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
1) Suatu file atau database di sistem computer
2) Suatu arsip atau catatan manual
3) Suatu kotak tempat data di meja seseorang
4) Suatu tabel acuan manual
5) Suatu agenda atau buku
2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem.
Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0
(nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks
berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini
sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana
untuk diciptakan.
b. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang
mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan
pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini
memuat penyimpanan data.
27
c. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang
ada dalam diagram Nol.
3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram
(DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk mengGambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih
penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.
Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk pengGambaran
analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.6 Konsep Dasar Basis Data
(Jogiyanto; Marlinda) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinnya.
Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi
yang dihasilkan berkualitas.
28
3.6.1 Jenis File Basis Data
Jenis File Basis Data sebagai berikut:
3.6.1.1 File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan
menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
3.6.1.2 File Transaksi
File transaksi
merupakan file sementara untuk
mengumpulkan
transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data
tambahan pada tiap transaksi.
3.6.1.3 File Tabel
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi yang
diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk
membuat suatu output.
3.6.1.4 File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk
menyimpan output yang belum dicetak.
3.6.2 Fase Merancang Basis Data
A. Mengumpulkan dan Menganalisis
a.
Menentukan kelompok pemakai dan bidangbidang aplikasinya.
29
b.
Menentukan kelompok pemakai dan bidangbidang aplikasinya.
c.
Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan
data.
d.
Daftar pertanyaan dan wawancara.
B. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema
untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database
Management System).
C. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya :
faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor
teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan
lain-lain),
struktur
penyimpanan
dan
jalur
akses
yang
mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu
sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang
telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan
penjual.
D. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data)
E. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih
struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file
basis data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.
30
F. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan
kode program dengan perintah embedded DML (Data
Manipulation Language).
3.7 Sistem Basis Data
(Marlinda, 2004) Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan
mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam
serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga
mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses
mengambil
keputusan.
Salah
satu
cara
menyajikan
data
untuk
mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan
dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model. Model Entity
Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area
bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship.
BAB IV
4. DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey saat kerja praktek di PT Salemba Emban Patria ,
secara garis besar permasalahan yang ada pada administrasi PT Salemba Emban
Patria ini adalah pencatatan penjualan yang masih dilakukan secara manual yaitu
menggunakan form yang akan diisikan oleh bagian administrasi . Kerja praktek ini
menghasilkan aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria
yang dikembangkan dengan tampilan yang mudah untuk dijalankan . Aplikasi
pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria digunakan oleh bagian
administrasi sehingga dapat melakukan pencatatan penjualan buku yang ada di PT
Salemba Emban Patria.
Dalam kerja praktek ini berusaha menemukan masalah dan sebagai solusinya
diperlukan langkah langkah di bawah ini :
a. Menganalisa sistem
b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan pada hasil implementasi sistem
Keempat bagian tersebut perlu dilakukan supaya dapat menemukan solusi dari
permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya akan di paparkan di subab
selanjutnya.
31
32
4.1 Menganalisa Sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru.
Analisa dapat dilakukan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara
tentang penjualan buku yang ada di PT Salemba Emban Patria ini.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian administrasi maka diketahui
masalah utama yang ada adalah belum adanya pencatatan penjualan buku yang
terintegrasi sehingga kinerja karyawan masih kurang efekktif dan efisien.
Untuk pembuatan sistem yang dapat di gunakan untuk membantu kinerja
bagian administrasi maka kita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana
pencatatan yang ada hingga saat ini pada PT. Salemba Emban Patria. Pada awalnya
bagian administrasi akan menuliskan data penjualan yang diajukan oleh pelanggan
/ customer pada form penjualan. Dan bagian administrasi akan memeriksa buku
yang ada digudang sesuai dengan permintaan pelanggan, dan setelah melakukan
pemeriksaan bagian administrasi akan menyelesaikan for penjualan tersebut dan
pada tahap ini disebut dengan kata lain Confirm Order karena bagian administrasi
akan mengajukan form penjualan yang telah dibuat kepada kepala cabang untuk
dilakukan approval dan apabila kepala cabang mensetujui form penjualan tersebut
maka bagian administrasi tersebut akan membuat Delivery Order atau surat jalan.
Bagian administrasi akan membutuhkan waktu yang lama dalam mengerjakan
proses bisnis tersebut.
33
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisa sistem maka selanjutnya akan dilakukan desain
sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :
1. System Flow
2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flow
System Flow adalah Gambaran sebuah bagan arus sistem yang
menunjukan alur jalanya sebuah program yang akan di bangun.
34
A. System Flow Mengecek Hak Akses
Pengecekan Hak Akses
User
Sistem
Start
Menampilkan
Halaman Login
Karyawan
Halaman Login
Inputkan
Username &
password
Validasi User
User ?
N
Y
Administrasi ?
Y
N
A
B
Gambar 4.1 Sysflow mengecek hak akses
Username /
Password
salah
35
Objective
: Digunakan untuk dapat mengakses aplikasi
Input
: User ID dan Password karyawan
Proses
: Mengecek hak akses karyawan
Output
: Form sesuai hak akses karyawan
Actor
: Administrasi atau Kepala bagian
36
B. System Flow Memilih menu administrasi
Memilih Menu Administrasi
User
Sistem
A
Menampilkan
halaman
Administrasi
C
Y
Halaman
Administrasi
Buat Confirm
Order ?
Memilih menu
N
F
Y
Buat Delivery
Order ?
N
N
G
Y
Perbarui
account ?
Invoice
N
Cetak Confirm
Order ?
Menampilkan
Transaksi
Cetak Transaksi
Transaksi
Confirm Order
Pilih Transaksi
N
Confirm Order
End
Y
Logout ?
Gambar 4.2 Sysflow mengecek hak akses
37
Objective
: Digunakan untuk administrasi memilih menu
Input
: Menu yang dipilih
Proses
: Memunculkan halaman yang dipilih
Output
: Form halaman yang dipilih
Actor
: Administrasi
38
C. System Flow Membuat confirm order
Membuat Confirm Order
User
Sistem
Customer
Sales
Kurir
C
Menampilkan
Form Confirm
Order
Halaman
Confirm Order
Kolom terisi
semua
Memasukan Data
Permintaan
N
Y
Memilih Buku
D
E
Invoice
Y
Simpan ?
Mohon Isi
Kolom dengan
lengkap
N
End
Y
Confirm Order
Gambar 4.3 Sysflow Membuat confirm order
39
Objective
: Digunakan untuk membuat confirm order
Input
: Sales order
Proses
: Menyimpan confirm order yang dibuat ke table CO
Output
: Confirm order tersimpan
Actor
: Administrasi
40
D. System Flow Memilih buku
Memilih Buku
Sistem
D
User
Buku
Menampilkan
halaman pilih buku
Halaman Pilih
buku
Kolom terisi
semua
Memilih buku &
mengisi jumlah
Qty
Y
mengisikan buku
yang di pilih
secara otomatis
pada halaman
Confirm Order
N
E
Gambar 4.4 Sysflow memilih buku
Mohon Isi
Kolom Dengan
Benar
41
Objective
: Digunakan untuk memilih data buku
Input
: Data buku
Proses
: Data buku diambil dari table buku
Output
: Data buku berkurang
Actor
: Administrasi
42
E. System Flow Memilih menu kepala bagian
Memilih Menu Kepala Bagian
Sistem
B
User
Confirm Order
Menampilkan
Halaman Kepala
Bagian
H
Y
Konfirmasi
?
Halaman
Kepala Bagian
CO
Pilih menu
N
J
Y
Edit User ?
N
Logout ?
N
Y
End
Gambar 4.5 Sysflow Memilih menu kepala bagian
43
Objective
: Digunakan untuk kepala bagian memilih menu
Input
: Menu yang dipilih
Proses
: Memunculkan halaman yang dipilih
Output
: Form halaman yang dipilih
Actor
: Kepala bagian
44
F. System Flow Konfirmasi confirm order
Konfirmasi Confirm Order
User
Sistem
H
Confirm Order
Menampilkan
Halaman Kepala
Bagian
Halaman
Kepala Bagian
Konfirmasi
Confirm Order
Pilih menu
Y
Konfirmasi
Transaksi
Pilih transaksi
N
Perbarui Status =
Tidak di setujui
N
Setuju ?
End
Y
Simpan Delivery
Order
Delivery Order
Gambar 4.6 Sysflow Konfirmasi confirm order
45
Objective
: Digunakan untuk mengkonfirmasi confirm order
Input
: Data confirm order
Proses
: Mengubah status confirm order pada table CO dan
membuat delivery order
Output
: Data confirm order berubah dan delivery order
bertambah
Actor
: Kepala bagian
46
G. System Flow Membuat delivery order
Membuat Delivery Order
Sistem
F
User
Delivery Order
Menampilkan
Halaman Delivery
Order
Menampilkan
Delivery Ordeer
yang dipilih
Halaman
Delivery Order
Memilih Delivery
Order
Rincian
Transaksi
End
N
Cetak ?
Y
Mencetak Delivery
Order
Gambar 4.7 Sysflow Membuat delivery order
Delivery Order
47
Objective
: Digunakan untuk membuat delivery order
Input
: Data confirm order yang telah disetujui
Proses
: Menambahkan delivery order pada table DO
Output
: Data delivery order bertambah
Actor
: Administrasi
48
H. System Flow Mengubah data user
Mengubah data user
User
Sistem
J
G
Menampilkan
Halaman Ubah
Account
Karyawan
Halaman Ubah
Account
Cek Kesesuaian
Data
Sesuai ?
Mengisi data baru
N
Y
Simpan Data Baru
End
Gambar 4.8 Sysflow Membuat delivery order
Data Tidak
Sesuai
49
Objective
: Digunakan untuk dapat mengubah data user
Input
: Data user baru
Proses
: Mengubah data user pada tabel pegawai
Output
: Data user baru
Actor
: Administrasi / kepala bagian
50
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD Merupakan metodelogi yang digunakan untuk pengembangan sistem yang
terstruktur. DFD ini dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
sistem informasi pencataan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria secara
jelas dan terperinci.
Pada sub proses yang ada pada sistem informasi pencataan penjualan buku pada
PT Salemba Emban Patria ini yaitu melakukan transaksi.
A. Context Diagram
Context Diagram adalah Gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
context diagam hanya ada 2 (dua) eksternal entity yaitu administrasi dan
kepala bagian. System flow master user dapat dilihat pada Gambar 4.9.
mengecek hak akses administrasi
Memilih m enu ad minis tras i
Membuat Confirm Order
Adminis tras i
Memilih buk u
Membuat Delivery Order
0
Informasi konfirm order
Informasi cek hak akses administrasi
Informasi menu administrasi
Informasi delivery order
Informasi master buku
Memilih m enu k epala bagian
Konfirmasi confirm order
Informasi ubah data kepala bagian
Mengecek hak ak s es kabag
Aplikas i
Pencatatan
Penjualan Buku
+
Informasi cek hak akses kabag
Informasi konfirmasi confirm order
Kepala cabang
Mengubah data k epala bagian
Informasi memilih menu kepala bagian
Gambar 4.9 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Penjualan
51
B. HIPO
HIPO digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam
siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah
hierarchy chart dari rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan buku
pada PT Salemba Emban Patria. System flow HIPO dapat dilihat pada
Gambar 4.10.
Aplikasi
Pencatatan
Penjualan
Mengecek hak
akses
Mengecek hak
akses
Mencatat
transaksi
Menampilkan form
sesuai hak akses
Mencatat Confirm
Order
Membuat delivery
Order
Ubah pegawai
Konfirmasi
Confirm Order
Menampilkan data
pegawai
Mengubah data
pegawai
Gambar 4.10 HIPO Aplikasi Pencatatan Penjualan buku
C. DFD Level 0
DFD yang ada dalam pencatatan penjualan buku pada PT Salemba
Emban Patria ini terdapat 3 proses yang menjadi utamanya. Yang pertama yaitu
pengecekan hak akses, mengubah data user, pencatatan transaksi. Dapat
dilihat pada Gambar 4.11
52
Memilih buku
Membuat Delivery Order
Membuat Confirm Order
Memilih m enu ad ministrasi
Adm i ni s tr as i
Informasi m aster buku
Informasi delivery order
Informasi m enu adm inistrasi
Informasi konfirm order
1
2
5
Informasi customer
6
mengecek hak akses administrasi
Informasi cek hak akses administrasi
8
Sales
7
Informasi invoice keluar
Informasi sales
for m as i del ivery order m as uk
+
Informasi buku keluar
Pegawai
2
Informasi m emilih m enu kepala bagian
Mengecek hak
akses
Informasi data pegawai
Informasi konfirmasi confirm order
+
Informasi hak akses pengguna
1
Pegawai
Memilih m enu kepala bagian
Konfirmasi confirm order
Menampilkan data pegawai
Menyimpan data pegawai baru
Informasi cek hak akses kabag
Mengecek hak akses kabag
Kepala cabang
3
Mengubah data kepala bagian
Informasi hak akses pengguna
Ubah data pegawai
Confirm order
4
Delivery Order
Informasi Confirm order keluar
Informasi kurir
Informasi buku masuk
1
3
for m as i C onfi rm order m as uk
Trans ak s i
Kurir
buku
Invoice
Informasi invoice m asuk
Customer
Informasi ubah data kepala bagian
Gambar 4.11 Context
SALEMBA EMBAN PATRIA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
BAMBANG
TRIMARYANTO
11410100029
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2014
DAFTAR ISI
PERNYATAAN .................................................................................................................. v
ABSTRAK ..........................................................................................................................vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................................vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................................ix
DAFTAR TABEL ..............................................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR.........................................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................1
1.1.
Latar Belakang .....................................................................................................1
1.2.
Rumusan Masalah ................................................................................................2
1.3.
Batasan Masalah ..................................................................................................2
1.4
Tujuan..................................................................................................................2
1.5
Kontribusi ............................................................................................................3
1.6
Sistematika Penulisan...........................................................................................3
BAB II .................................................................................................................................5
2. GAMBARAN UMUM INSTANSI .............................................................................5
2.1
Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria .....................................................5
2.2
Visi PT. Salemba Emban Patria ...........................................................................8
2.3
Misi PT. Salemba Emban Patria ...........................................................................8
2.4
Kegiatan Perusahaan ............................................................................................8
2.5
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria ....................................................9
2.6
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur ..............10
2.7
Kondisi Perusahaan............................................................................................12
BAB III LANDASAN TEORI ..........................................................................................13
3.1 Penjualan Barang .....................................................................................................13
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang ...........................................................................13
3.1.2 Macam - Macam Penjualan ...............................................................................13
3.1.3 Tujuan Penjualan...............................................................................................14
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan .......................................................................................15
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan ................................................16
3.2 Konsep Dasar Sistem ...............................................................................................17
3.2.1 Elemen Sistem...................................................................................................17
3.2.2 Karakteristik Sistem ..........................................................................................20
3.2.3 Klasifikasi sistem ..............................................................................................20
ix
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ...............................................................................21
3.3.1 Blok Masukan ...................................................................................................22
3.3.2 Blok Model .......................................................................................................22
3.3.3 Blok Keluaran ...................................................................................................22
3.3.4 Blok Teknologi .................................................................................................22
3.3.5 Blok Basis Data .................................................................................................22
3.3.6 Blok Kendali .....................................................................................................23
3.4 System Flow ............................................................................................................23
3.5 Data Flow Diagram (DFD).......................................................................................25
3.6 Konsep Dasar Basis Data .........................................................................................27
3.6.1 Jenis File Basis Data..........................................................................................28
3.6.2
Fase Merancang Basis Data .......................................................................28
3.7 Sistem Basis Data.....................................................................................................30
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN .................................................................................31
4.1 Menganalisa Sistem .................................................................................................32
4.2 Mendesain Sistem ....................................................................................................33
4.2.1 System Flow......................................................................................................33
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ................................................................................50
4.2.3 Perancangan Database .......................................................................................55
4.2.4 DBMS ...............................................................................................................57
4.2.5 Desain Input atau Output ...................................................................................63
4.3
Implmentasi Sistem............................................................................................72
4.4
Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem.............................................73
4.4.1
Form Login ................................................................................................73
4.4.2
Form Menu Utama Adminstrasi .................................................................76
4.4.3
Form Confirm Order Administrasi .............................................................77
4.4.4
Form Edit Account.....................................................................................82
4.4.5
Form Menu Utama Kepala Bagian .............................................................86
4.4.6
Form Delivery Order..................................................................................89
4.4.7
Laporan Confirm Order..............................................................................91
x
4.4.8
Laporan Delivery Order .............................................................................92
BAB V PENUTUP ...........................................................................................................93
5.1
Kesimpulan ........................................................................................................93
5.2
Saran..................................................................................................................93
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................94
LAMPIRAN ......................................................................................................................95
xi
BAB I
1. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat penting bagi perusahaan
untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan, sehingga muncul
sebuah alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan
perkembangan perusahaan.
Apabila perusahaan kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu.
Pada PT. Salemba Emban Patria proses pencatatan penjualan buku masih
manual yaitu mulai dari proses customer pemesanan barang kepada perusahaan
dimana pihak administrasi akan menyediakan suatu form invoice yang akan diisi
secara manual oleh administrasi dan akan disediakan sebuah invoice yang diberikan oleh
administrasi kepada customer, dan begitu juga tentang pemilihan buku yang masih
secara manual hingga pihak administrasi harus mengecek terlebih dahulu barang
yang ada pada gudang.
Dari permasalahan tersebut penulis ingin membantu bagian adminsitrasi
agar dapat lebih cepat melakukan pencatatan penjualan buku sehingga tidak
memerlukan waktu yang lama. Dengan merancang dan membangun aplikasi
penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria agar dapat lebih mudah dan cepat
dalam
1
2
menginputkan data penjualan buku. Sistem yang dibuat bertujuan untuk
mengurangi waktu yang dibutuhkan bagian administrasi dalam menginputkan data
penjualan buku.
1.2.
Rumusan Masalah
Masalah yang ada pada PT. Salemba Emban Patria adalah pada proses
pencatatan penjualan buku yang dilakukan secara manual oleh bagian administrasi
sehingga waktu dibutuhkan menjadi tidak efisien.
1.3.
Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam
Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Buku Pada PT. Salemba Emban Patria dibatasi pada
hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani Penjualan buku
2. Aplikasi ini meliputi proses penginputan data Penjualan buku pada PT. Salemba
Emban Patria
3. Aplikasi yang di buat berbasis dekstop
4. Aplikasi tidak menangani tentang penginputan data stok buku
1.4
Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Membuat sistem yang mana dapat mempercepat proses dalam menangani
penjualan buku.
2. Mempercepat dan mengurangi kesalahan dalam proses penginputan pencatatan
penjualan buku.
3
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah dikelola serta dapat melihat
laporan-laporan dengan mudah
1.5
Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek ini selesai maka dalam proses
penjualan buku yang ada dapat terkontrol melalui aplikasi yang sudah di bangun.
1.6
Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah
berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan
dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, pada
tempat kerja praktek.
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja
praktek,
yaitu
dari
metodologi
penelitian,
analisa
pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram,
system,
4
entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi
sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk
kedepannya.
BAB II
2. GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1
Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria
PT. Salemba Emban Patria didirikan pada 14 Maret 1983. Namun demikian
untuk Surabaya berdiri tahun 1999 bulan agustus dan menjadi wilayah 3 pada tahun
2001 yang beralamat di Babatan Pilang Blok A-10 Wiyung Surabaya. Sejarah awal
Penerbit Salemba dapat ditelusuri dari idealisme Pustaka Salemba yang didirikan oleh
empat orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) yang pada 1979
berada di Jln. Salemba No. 4 Jakarta Pusat. Keempat alumni tersebut adalah Sofyan
Ashori, (Alm.) Abdul Muthalib, Hotbonar Sinaga, dan Amir Abadi Jusuf. Dalam
perkembangan selanjutnya, Pustaka Salemba berubah menjadi Firma Salemba dan
akhirnya menjadi Penerbit Salemba Empat.
Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar
setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku
teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Hal ini menjadi tonggak
sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia
ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu
pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan
pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk
menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
5
6
Salemba Empat
(Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi
Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum)
Salemba Teknika (Sains, Eksakta)
Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi)
Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan)
Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum)
Salemba Diniyah (Agama Islam)
Keenam brand (imprint) tersebut secara legal berada di bawah PT Salemba
Emban Patria (Penerbit Salemba) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris
Mohammad Said Tadjoedin Nomor 216 Tanggal 22 Februari 1989 di Jakarta dan
disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik
Indonesia berdasarkan Surat
Keputusan Nomor C2-15.407.HT.01.01.TH’94 Tanggal 13 Oktober 1994 dengan
SIUP Nomor 01822/1.824.51.Budaya yang tercipta di Penerbit Salemba tidak
tumbuh dalam semalam, namun berasal dari pengalaman selama lebih dari 25 tahun
dalam dunia penerbitan. Penerbit Salemba tidak pernah berhenti menerbitkan bukubuku bermutu dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris, hasil karya penulis
Indonesia maupun terjemahan dari buku asing. Pemilihan buku dilakukan dengan
hati-hati untuk memastikan bahwa hanya buku terbaiklah yang disajikan kepada
pembaca.
Proses penerbitan buku di Salemba sangatlah panjang dan melibatkan begitu
banyak orang yang ahli dibidangnya. Penerbit Salemba sangat peduli pada kualitas
dan tidak pernah berhenti mengejar kesempurnaan. Setiap buku sangat berarti dan
diperlakukan sebagai proyek khusus karena kami sadar, buku yang baik dapat
membuka mata dan mengubah hidup seseorang. Setiap karyawan Penerbit Salemba
7
memahami dan bekerja keras demi meraih cita-cita perusahaan-berbagi ilmu
pengetahuan dan mencerdaskan bangsa. Budaya ini bertambah kuat dari tahun ke
tahun sejalan dengan kemajuan yang dicapai oleh Penerbit Salemba.
Penerbit Salemba bekerja sama dengan beberapa distributor dalam rangka
pemasaran dan penyaluran produknya. Toko-toko buku besar yang menjadi
distributor utama PT. Saelmba Emban Patria antara lain: Toko Buku Leksika,
Gramedia, Gunung Agung, Uranus, Paung Bona Jaya, Hariandja, Toga Mas, dan
lain-lain. Distributor buku melalui koperasi kampus, pameran buku, penjualan
langsung, hingga penjualan online juga dilakukan untuk mencakup atau memenuhi
permintaan pasar yang lebih luas dan menjangkau wilayah yang saat ini belum
terlayani oleh toko-toko buku besar.
Penerbit Salemba memiliki kantor pemasaran di berbagai kota besar di
Indonesia, yaitu: Jakarta, Medan, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Yogyakarta,
Semarang, Solo, Surabaya, Malang, Makassar, dan Banjarmasin. Kantor pemasaran
tersebut bertanggung jawab untuk memasarkan buku-buku Penerbit Salemba
Empat ke setiap perguruan tinggi dan segmen potensial lainnya, tidak hanya di kota yang
bersangkutan, namun juga kota-kota di seluruh tanah air.
Melalui 5(lima) imprint yang terus berkembang, beberapa judul buku
Penerbit Salemba telah menjadi buku acuan utama dan best-seller dalam bidangnya
masing-masing. Setiap tahun, lebih dari 100 judul buku baru menambah panjang
catalog Penerbit Salemba. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, sebagian besar
dari buku tersebut diperuntukkan bagi mahasiswa fakultas ekonomi, namun Penerbit
Salemba juga terus memperkaya pilihan pembaca dengan buku-buku computer,
medis, teknik, humaniora, dan umum.
8
Mulai tahun 2008, Penerbit Salemba menerbitkan buku teks dalam bahasa
Inggris. Buku teks ini merupakan adaptasi ke dalam konteks Indonesia dari buku teks
asing yang digunakan secara luas di berbagai perguruan tinggi terkemuka di
Indonesia, khususnya perguruan tinggi yang membuka kelas internasional atau
menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.
Untuk penerjemahan maupun adaptasi dalam bahasa Inggris dari buku teks
asing, Penerbit Salemba bekerja sama dengan penerbit asing seperti Cengage
Learning, McGraw-Hill, Pearson, John Wiley, World Bank, Institute of Internal
Auditor, dan lain-lain.
2.2
Visi PT. Salemba Emban Patria
Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku bermutu.
2.3
Misi PT. Salemba Emban Patria
Menjadi yang terkemuka dan terdepan dalam setiap bidang penerbitan yang
di pilih
2.4
Kegiatan Perusahaan
Kegiatan PT. Salemba Emban Patria adalah mendistibusikan buku yang
berpusat di Jakarta dan akan di distribusikan di wilayah yang menjadi tugasnya.
2.5
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
KOORD WIL III
Gambar 2.1 . Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
2.6
Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
11
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagianadalahsebagaiberikut :
1. BagianAdministrasi
1. Menyusun program kerja serta sistem keuangan sesuai standart yang
ditentukandalamperusahaan
2. Melakukan koordinasi dengan terkait di dalam melakukan tugas dan
pekrjaansupayasemuaberjalandenganbaikyaitubagianMarketing,bagian
Produksi danPenerbitan,PPIC,GudangdanEkspedisi sertamemastikan
agar hal-hal terkait dengan keuangan dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan.
3. Melakukanpencatatan terkait administrasi keuangandanakuntansi sesuai
standaroperasionalperusahaanyangtelahditetapkanperusahaan
4. Membuat laporankeuanganperusahaan
5. Membuat catatan administrasi terkait dengan keuangan dan operasi
perusahaan.
2. BagianPemasaran
1. Menyusun program kerja system pemasaran sesuai dengan standar yang
ditentukandalamperusahaanyaituSalembaIntegratedSystem
2. Melakukankoordinasi denganpihak terkait di dalammelakukan tugas dan
pekerjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian keuangan,
bagian produksi dan penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta
12
memastikan agar hal-hal terkait dengan pemasaran dapat berjalan sesuai
denganperencanan.
3. Bekerja samamemasarkanprodukdengancustomerbaikperguruan tinggi
maupuntokobuku.
4. Melakukanpromosi pemasaranprodukbukuyang telahdiproduksi. Misal
bedahbuku,pameranbuku, talkshow, danlain-lain.
5. Melakukan riset pasar terkait dengan produk dan customer supaya
pemasarandapatmelakukanterobosanterbaik terkait pemilihanprodukdan
pemasaransuauproduk.
3. BagianGudang
1. Melakukanpendataanbukubaru
2. Mencatat persediaanbuku
2.7
KondisiPerusahaan
Kondisi perusahaan PT. Salemba Emban Patria mengalami kemajuan hal ini
terbukti dari banyaknya pesanan dari konsumen yang mempercayakan supply buku
dariPT.SalembaEmbanPatria.
PT. Salemba Emban Patria telah memperoleh Banyak kemajuan, terbukti
dari semakin banyaknya pesanan buku yang di dapat oleh PT. Salemba Emban
Patria. Sebagai perusahaan yang sudah maju dan berkembang PT. Salemba Emban
Patria sudah memiliki karyawan yang cukup disiplin dan tanggung jawab, dan
merekamempunyai tanggungjawabdalampekerjaanyamasing-masing
BAB III
3. LANDASAN TEORI
3.1 Penjualan Barang
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang
Menurut Mulyadi (2008:202), Penjualan merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan
memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat
diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa
dari pihak penjual ke pembeli.
Menurut Henry Simamora (2000:24), Penjualan adalah pendapatan lazim
dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor
yang dibebankan kepada
pelanggan atas barang dan jasa.
3.1.2 Macam - Macam Penjualan
Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan (2001:170)
dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi 1” dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
1. Penjualan Tunai
penjualan yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan
dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.
13
14
2. Penjualan Kredit
penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan.
3. Penjualan Tender
penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan
tender selain harus memenuhi berbagai prosedur.
4. Penjualan Ekspor
penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang
mengimpor barang tersebut.
5. Penjualan Konsinyasi
penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai
penjual.
6. Penjualan Grosir
penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang
grosir atau eceran
3.1.3 Tujuan Penjualan
Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari
produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang
baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tidak dapat dilakukan tanpa
adanya pelaku yng bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga
pemasaran.
15
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan
Ada beberapa jenis penjualan menurut Basu Swasta (2000 : 11) yaitu :
1. Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan
pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal
ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan,
persediaan dan pengadaan produk baru.
2. Missionary Selling
Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan
mendorong
pembeli
untuk
membeli
barang-barang
dari
penyalur
perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki
penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.
3. Technical selling
Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat
pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan
bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah
tersebut.
4. New business selling
Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi
pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi.
16
5. Responsive selling
Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailing. Jenis
penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar
meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan
dapat menjurus pada pembeli ulang.
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan
Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan Dalam prakteknya
perencanaan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut Basu
Swastha (2000:129) faktor-faktor tersebut yaitu:
1. Kondisi dan kemampuan penjual
Transaksi jual beli merupakan pemindahan hak milik secara komersial atas
barang dan jasa, pada prinsipnya melibatkan dua pihak yaitu penjual sebagai
pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat
meyakinkan kepada pembelinya agar dapat mencapai sasaran penjualan
yang diharapkan.
2. Kondisi pasar
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam
penjualan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan.
3. Modal
Akan lebih sulit bagi penjual untuk menjual barangnya apabila barang yang
dijual itu belum dikenal oleh pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh dari
tempat penjual dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan
17
dahulu / membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan
maksud tersebut diperlukan adanya saran serta usaha tersebut sepertialat
transportasi. Tempat peraga baik diluar maupun didalam perusahaan. Usaha
promosi dan sebagainya semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjual
memiliki sejumlah modal yang diperlukan oleh perusahaan.
4. Kondisi perusahaan
Pada perusahaan besar biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian
penjualan yang dipegang oleh orang-orang tertentu/ ahli dibidang penjualan lain
halnya dengan perusahaan kecil masalah-masalah penjualan ditangani oleh
orang-orang yang juga melakukan fungsi lain.
3.2 Konsep Dasar Sistem
(Kendall) Sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan
tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan
sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau
komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan
bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem :
18
A. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan
sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
B. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam
sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat
berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak
tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah,
sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya
permintaan jasa pelanggan).
C. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya
berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak
berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia,
proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa
aktivitas pembedahan pasien.
D. Keluaran.
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan
sebagainya.
19
E. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian
pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja
batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke
publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
F. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik
(feedback), yang mencuplik keluaran.
Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun
proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan tujuan.
G. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu
kelangsungan
operasi
sistem,
sedangkan
yang
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem.
20
3.2.2 Karakteristik Sistem
(Jogiyanto)Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem
adalah sebagai berikut:
A. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components)
atau subsistem-subsistem.
B. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).
C. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
D. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
E. Suatu sistem mempunyai tujuan (Goal).
3.2.3 Klasifikasi sistem
(Jogiyanto)Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan,
diantaranya adalah sebagai berikut :
A. Sistem abstrak (abstract sistem) lawan sistem fisik (physical sistem)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik,
misalnya sistem komputer.
B. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made
sistem).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di
buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya sistem informasi
akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
21
C. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (probabilistic
sistem).
Sistem tertentu beropersi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer
adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung unsur probabilitas.
D. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem
yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Karena
sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu
sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
(Leitch; Davis) Sistem Informasi sebagai suatu system di dalam suatu
organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
22
3.3.1 Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi.
Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar
3.3.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.3.3 Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai system.
3.3.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam system informasi. Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
system secara keseluruhan.
3.3.5 Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu
23
diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
Systems).
3.3.6 Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.4 System Flow
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
dikerjakan di sistem.
24
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau
komputer
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan
3. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer
5. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama
25
6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman
7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan
8. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi
untuk mengGambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu
untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam mengGambarkan atau menjelaskan sistem yang
sedang berjalan logis.
1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD:
a. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.
Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan
simbol panah.
26
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
1) Suatu file atau database di sistem computer
2) Suatu arsip atau catatan manual
3) Suatu kotak tempat data di meja seseorang
4) Suatu tabel acuan manual
5) Suatu agenda atau buku
2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem.
Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0
(nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks
berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini
sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana
untuk diciptakan.
b. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang
mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan
pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini
memuat penyimpanan data.
27
c. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang
ada dalam diagram Nol.
3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram
(DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk mengGambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih
penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.
Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk pengGambaran
analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.6 Konsep Dasar Basis Data
(Jogiyanto; Marlinda) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinnya.
Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi
yang dihasilkan berkualitas.
28
3.6.1 Jenis File Basis Data
Jenis File Basis Data sebagai berikut:
3.6.1.1 File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan
menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
3.6.1.2 File Transaksi
File transaksi
merupakan file sementara untuk
mengumpulkan
transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data
tambahan pada tiap transaksi.
3.6.1.3 File Tabel
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi yang
diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk
membuat suatu output.
3.6.1.4 File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk
menyimpan output yang belum dicetak.
3.6.2 Fase Merancang Basis Data
A. Mengumpulkan dan Menganalisis
a.
Menentukan kelompok pemakai dan bidangbidang aplikasinya.
29
b.
Menentukan kelompok pemakai dan bidangbidang aplikasinya.
c.
Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan
data.
d.
Daftar pertanyaan dan wawancara.
B. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema
untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database
Management System).
C. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya :
faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor
teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan
lain-lain),
struktur
penyimpanan
dan
jalur
akses
yang
mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu
sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang
telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan
penjual.
D. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data)
E. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih
struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file
basis data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.
30
F. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan
kode program dengan perintah embedded DML (Data
Manipulation Language).
3.7 Sistem Basis Data
(Marlinda, 2004) Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan
mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam
serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga
mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses
mengambil
keputusan.
Salah
satu
cara
menyajikan
data
untuk
mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan
dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model. Model Entity
Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area
bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship.
BAB IV
4. DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey saat kerja praktek di PT Salemba Emban Patria ,
secara garis besar permasalahan yang ada pada administrasi PT Salemba Emban
Patria ini adalah pencatatan penjualan yang masih dilakukan secara manual yaitu
menggunakan form yang akan diisikan oleh bagian administrasi . Kerja praktek ini
menghasilkan aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria
yang dikembangkan dengan tampilan yang mudah untuk dijalankan . Aplikasi
pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria digunakan oleh bagian
administrasi sehingga dapat melakukan pencatatan penjualan buku yang ada di PT
Salemba Emban Patria.
Dalam kerja praktek ini berusaha menemukan masalah dan sebagai solusinya
diperlukan langkah langkah di bawah ini :
a. Menganalisa sistem
b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan pada hasil implementasi sistem
Keempat bagian tersebut perlu dilakukan supaya dapat menemukan solusi dari
permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya akan di paparkan di subab
selanjutnya.
31
32
4.1 Menganalisa Sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru.
Analisa dapat dilakukan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara
tentang penjualan buku yang ada di PT Salemba Emban Patria ini.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian administrasi maka diketahui
masalah utama yang ada adalah belum adanya pencatatan penjualan buku yang
terintegrasi sehingga kinerja karyawan masih kurang efekktif dan efisien.
Untuk pembuatan sistem yang dapat di gunakan untuk membantu kinerja
bagian administrasi maka kita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana
pencatatan yang ada hingga saat ini pada PT. Salemba Emban Patria. Pada awalnya
bagian administrasi akan menuliskan data penjualan yang diajukan oleh pelanggan
/ customer pada form penjualan. Dan bagian administrasi akan memeriksa buku
yang ada digudang sesuai dengan permintaan pelanggan, dan setelah melakukan
pemeriksaan bagian administrasi akan menyelesaikan for penjualan tersebut dan
pada tahap ini disebut dengan kata lain Confirm Order karena bagian administrasi
akan mengajukan form penjualan yang telah dibuat kepada kepala cabang untuk
dilakukan approval dan apabila kepala cabang mensetujui form penjualan tersebut
maka bagian administrasi tersebut akan membuat Delivery Order atau surat jalan.
Bagian administrasi akan membutuhkan waktu yang lama dalam mengerjakan
proses bisnis tersebut.
33
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisa sistem maka selanjutnya akan dilakukan desain
sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :
1. System Flow
2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flow
System Flow adalah Gambaran sebuah bagan arus sistem yang
menunjukan alur jalanya sebuah program yang akan di bangun.
34
A. System Flow Mengecek Hak Akses
Pengecekan Hak Akses
User
Sistem
Start
Menampilkan
Halaman Login
Karyawan
Halaman Login
Inputkan
Username &
password
Validasi User
User ?
N
Y
Administrasi ?
Y
N
A
B
Gambar 4.1 Sysflow mengecek hak akses
Username /
Password
salah
35
Objective
: Digunakan untuk dapat mengakses aplikasi
Input
: User ID dan Password karyawan
Proses
: Mengecek hak akses karyawan
Output
: Form sesuai hak akses karyawan
Actor
: Administrasi atau Kepala bagian
36
B. System Flow Memilih menu administrasi
Memilih Menu Administrasi
User
Sistem
A
Menampilkan
halaman
Administrasi
C
Y
Halaman
Administrasi
Buat Confirm
Order ?
Memilih menu
N
F
Y
Buat Delivery
Order ?
N
N
G
Y
Perbarui
account ?
Invoice
N
Cetak Confirm
Order ?
Menampilkan
Transaksi
Cetak Transaksi
Transaksi
Confirm Order
Pilih Transaksi
N
Confirm Order
End
Y
Logout ?
Gambar 4.2 Sysflow mengecek hak akses
37
Objective
: Digunakan untuk administrasi memilih menu
Input
: Menu yang dipilih
Proses
: Memunculkan halaman yang dipilih
Output
: Form halaman yang dipilih
Actor
: Administrasi
38
C. System Flow Membuat confirm order
Membuat Confirm Order
User
Sistem
Customer
Sales
Kurir
C
Menampilkan
Form Confirm
Order
Halaman
Confirm Order
Kolom terisi
semua
Memasukan Data
Permintaan
N
Y
Memilih Buku
D
E
Invoice
Y
Simpan ?
Mohon Isi
Kolom dengan
lengkap
N
End
Y
Confirm Order
Gambar 4.3 Sysflow Membuat confirm order
39
Objective
: Digunakan untuk membuat confirm order
Input
: Sales order
Proses
: Menyimpan confirm order yang dibuat ke table CO
Output
: Confirm order tersimpan
Actor
: Administrasi
40
D. System Flow Memilih buku
Memilih Buku
Sistem
D
User
Buku
Menampilkan
halaman pilih buku
Halaman Pilih
buku
Kolom terisi
semua
Memilih buku &
mengisi jumlah
Qty
Y
mengisikan buku
yang di pilih
secara otomatis
pada halaman
Confirm Order
N
E
Gambar 4.4 Sysflow memilih buku
Mohon Isi
Kolom Dengan
Benar
41
Objective
: Digunakan untuk memilih data buku
Input
: Data buku
Proses
: Data buku diambil dari table buku
Output
: Data buku berkurang
Actor
: Administrasi
42
E. System Flow Memilih menu kepala bagian
Memilih Menu Kepala Bagian
Sistem
B
User
Confirm Order
Menampilkan
Halaman Kepala
Bagian
H
Y
Konfirmasi
?
Halaman
Kepala Bagian
CO
Pilih menu
N
J
Y
Edit User ?
N
Logout ?
N
Y
End
Gambar 4.5 Sysflow Memilih menu kepala bagian
43
Objective
: Digunakan untuk kepala bagian memilih menu
Input
: Menu yang dipilih
Proses
: Memunculkan halaman yang dipilih
Output
: Form halaman yang dipilih
Actor
: Kepala bagian
44
F. System Flow Konfirmasi confirm order
Konfirmasi Confirm Order
User
Sistem
H
Confirm Order
Menampilkan
Halaman Kepala
Bagian
Halaman
Kepala Bagian
Konfirmasi
Confirm Order
Pilih menu
Y
Konfirmasi
Transaksi
Pilih transaksi
N
Perbarui Status =
Tidak di setujui
N
Setuju ?
End
Y
Simpan Delivery
Order
Delivery Order
Gambar 4.6 Sysflow Konfirmasi confirm order
45
Objective
: Digunakan untuk mengkonfirmasi confirm order
Input
: Data confirm order
Proses
: Mengubah status confirm order pada table CO dan
membuat delivery order
Output
: Data confirm order berubah dan delivery order
bertambah
Actor
: Kepala bagian
46
G. System Flow Membuat delivery order
Membuat Delivery Order
Sistem
F
User
Delivery Order
Menampilkan
Halaman Delivery
Order
Menampilkan
Delivery Ordeer
yang dipilih
Halaman
Delivery Order
Memilih Delivery
Order
Rincian
Transaksi
End
N
Cetak ?
Y
Mencetak Delivery
Order
Gambar 4.7 Sysflow Membuat delivery order
Delivery Order
47
Objective
: Digunakan untuk membuat delivery order
Input
: Data confirm order yang telah disetujui
Proses
: Menambahkan delivery order pada table DO
Output
: Data delivery order bertambah
Actor
: Administrasi
48
H. System Flow Mengubah data user
Mengubah data user
User
Sistem
J
G
Menampilkan
Halaman Ubah
Account
Karyawan
Halaman Ubah
Account
Cek Kesesuaian
Data
Sesuai ?
Mengisi data baru
N
Y
Simpan Data Baru
End
Gambar 4.8 Sysflow Membuat delivery order
Data Tidak
Sesuai
49
Objective
: Digunakan untuk dapat mengubah data user
Input
: Data user baru
Proses
: Mengubah data user pada tabel pegawai
Output
: Data user baru
Actor
: Administrasi / kepala bagian
50
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD Merupakan metodelogi yang digunakan untuk pengembangan sistem yang
terstruktur. DFD ini dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
sistem informasi pencataan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria secara
jelas dan terperinci.
Pada sub proses yang ada pada sistem informasi pencataan penjualan buku pada
PT Salemba Emban Patria ini yaitu melakukan transaksi.
A. Context Diagram
Context Diagram adalah Gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
context diagam hanya ada 2 (dua) eksternal entity yaitu administrasi dan
kepala bagian. System flow master user dapat dilihat pada Gambar 4.9.
mengecek hak akses administrasi
Memilih m enu ad minis tras i
Membuat Confirm Order
Adminis tras i
Memilih buk u
Membuat Delivery Order
0
Informasi konfirm order
Informasi cek hak akses administrasi
Informasi menu administrasi
Informasi delivery order
Informasi master buku
Memilih m enu k epala bagian
Konfirmasi confirm order
Informasi ubah data kepala bagian
Mengecek hak ak s es kabag
Aplikas i
Pencatatan
Penjualan Buku
+
Informasi cek hak akses kabag
Informasi konfirmasi confirm order
Kepala cabang
Mengubah data k epala bagian
Informasi memilih menu kepala bagian
Gambar 4.9 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Penjualan
51
B. HIPO
HIPO digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam
siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah
hierarchy chart dari rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan buku
pada PT Salemba Emban Patria. System flow HIPO dapat dilihat pada
Gambar 4.10.
Aplikasi
Pencatatan
Penjualan
Mengecek hak
akses
Mengecek hak
akses
Mencatat
transaksi
Menampilkan form
sesuai hak akses
Mencatat Confirm
Order
Membuat delivery
Order
Ubah pegawai
Konfirmasi
Confirm Order
Menampilkan data
pegawai
Mengubah data
pegawai
Gambar 4.10 HIPO Aplikasi Pencatatan Penjualan buku
C. DFD Level 0
DFD yang ada dalam pencatatan penjualan buku pada PT Salemba
Emban Patria ini terdapat 3 proses yang menjadi utamanya. Yang pertama yaitu
pengecekan hak akses, mengubah data user, pencatatan transaksi. Dapat
dilihat pada Gambar 4.11
52
Memilih buku
Membuat Delivery Order
Membuat Confirm Order
Memilih m enu ad ministrasi
Adm i ni s tr as i
Informasi m aster buku
Informasi delivery order
Informasi m enu adm inistrasi
Informasi konfirm order
1
2
5
Informasi customer
6
mengecek hak akses administrasi
Informasi cek hak akses administrasi
8
Sales
7
Informasi invoice keluar
Informasi sales
for m as i del ivery order m as uk
+
Informasi buku keluar
Pegawai
2
Informasi m emilih m enu kepala bagian
Mengecek hak
akses
Informasi data pegawai
Informasi konfirmasi confirm order
+
Informasi hak akses pengguna
1
Pegawai
Memilih m enu kepala bagian
Konfirmasi confirm order
Menampilkan data pegawai
Menyimpan data pegawai baru
Informasi cek hak akses kabag
Mengecek hak akses kabag
Kepala cabang
3
Mengubah data kepala bagian
Informasi hak akses pengguna
Ubah data pegawai
Confirm order
4
Delivery Order
Informasi Confirm order keluar
Informasi kurir
Informasi buku masuk
1
3
for m as i C onfi rm order m as uk
Trans ak s i
Kurir
buku
Invoice
Informasi invoice m asuk
Customer
Informasi ubah data kepala bagian
Gambar 4.11 Context