Pengertian Sistem dan Prosedur.

commit to user 28 BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Sistem Akuntansi.

Inrormasi perusahaan dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan, baik pihak luar maupun dalam perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan tersebut, disusun suatu sistem akuntansi.

a. Pengertian Sistem dan Prosedur.

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama untuk mencapai tujuan tertentu Mulyadi, 2001:2. Dari definisi tersebut menurut Mulyadi 2001:2 sistem dapat dirinci lebih lanjut, pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut; 1 setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, 2 unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, 3 unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, 4 suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin 28 commit to user 29 penanganan secara beragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang Mulyadi, 2001:5. Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan 1990:3 sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Menurut Steven A. Moscove dalam Baridwan 1990:3 sistem adalah suatu kesamaan entity yang terdiri dari bagian-bagian sub- sistem yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan- tujuan tertentu. Dari beberapa definisi sistem yang dipaparkan tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kerangka prosedur atau susunan yang saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain dan antara komponen yang satu dengan yang lain yang telah dikoordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan yang sama. commit to user 30 b. Pengertian Sistem Akuntansi. Menurut Howard F. Stettler dalam Baridwan 1990:4 sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Menurut Mulyadi 2001:3 sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. c. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pokok. Menurut Mulyadi 2001:3 ada lima unsur pokok dalam sistem akuntansi, antara lain: 1 Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam didokumentasikan di atas secarik kertas. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek, dan lain-lain. commit to user 31 2 Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan lain-lain. 3 Buku Besar. Buku besar general ledger terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4 Buku Pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh buku pembantu piutang yang merinci semua data tentang debitur. 5 Laporan. Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa laporan labarugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, dan lain-lain. 2. Penjualan Kredit Menurut Mulyadi 2001:202 kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi commit to user 32 dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. 3. Sistem Penjualan Kredit Kegiatan penjualan secara kredit ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. a. Fungsi yang Terkait. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1 Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggang untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirin, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersediannya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2 Fungsi Kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3 Fungsi Gudang. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. commit to user 33 4 Fungsi Pengiriman. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi yang berwenang. 5 Fungsi Penagihan. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6 Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. b. Dokumen yang Digunakan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut. commit to user 34 1 Surat Order Pengiriman. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti dokumen yang tertera di atas dokumen tersebut. 2 Faktur Penjualan. Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. 3 Rakapitulasi Harga Pokok Penjualan. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. 4 Bukti Memorial. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. commit to user 35 c. Catatan yang Digunakan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut. 1 Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. 2 Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3 Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi setiap jenis persediaan. 4 Kartu Gudang. Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5 Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem. Jaringan prosedur yang membetuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut. commit to user 36 1 Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2 Prosedur Persetujuan Kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3 Prosedur Pengiriman. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4 Prosedur Penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu, faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5 Prosedur Pencatatan Piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode commit to user 37 pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6 Prosedur Distribusi Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. e. Sistem Pengendalian Intern. Sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam perusahaan agar tidak terjadi kesalahan maupun penyelewengan dari masing-masing bagian karena dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Menurut Mulyadi 2001:163 sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 1 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern. Menurut Mulyadi 2001:165-171 unsur pokok sistem pengendalian intern antra lain: commit to user 38 a Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka frame work pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut. 1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Apabila suatu transaksi hanya dilakukan oleh unit tertentu saja, maka dimungkinkan akan terjadi kecurangan. Pencatatan yang seharusnya tidak terjadi tersebut, dapat mengakibatkan data akuntansinya tidak dapat dipercaya kebenaranya dan kekayaan organisasi menjadi tidak terjamin keamanannya. commit to user 39 b Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, piutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi. c Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut. 1 Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak. 2 Pemeriksaan mendadak surprised audit. Pemeriksaaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam organisasi dilaksanakan pemeriksaaan mendadak, maka akan dapat mendorong karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai aturan yang ditetapkan. commit to user 40 3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi. Apabila suatu transaksi dilakukan oleh dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, maka akan dimungkinkan terjadi manipulasi data. Oleh sebab itu setiap transaksi harus dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga akan terjadi internal check. 4 Perputaran jabatan job rotation. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. 5 Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Hal tersebut dimaksudkan seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. 6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Cara yang ditempuh ini digunakan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu aktiva tetap. 7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Adanya satuan pengawas dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern. commit to user 41 d Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Cara yang ditempuh untuk memperoleh karyawan yang perusahaan adalah sebagai berikut. 1 Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut dalam pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi calon karyawan. 2 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan didalam perkembangan pekerjaannya. 2 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit. Menurut Mulyadi 2001:220 unsur pokok pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit terdiri dari organisasi, sistem otorisisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. a Organisasi. Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit, unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut; commit to user 42 1 fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit, 2 fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit, 3 fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas, 4 transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. b Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam penjualan kredit yaitu; 1 penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman, 2 persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman, 3 pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman, commit to user 43 4 penetapan harha jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut, 5 terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan, 6 pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, 7 pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. c Praktik yang Sehat. Praktik yang sehat dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut; 1 penggunaan formulir bernomor urut tercetak, 2 secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi terkait. 3 secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. f. Bagan Alir. Bagan alir yang seharusnya ada untuk menggambarkan kegiatan penjualan kredit, dengan memasukkan berbagai unsur pengendalian intern tersebut di atas penulis sajikan dalam gambar II.1. commit to user 44 9 8 Mulai Menerima order dari langganan Surat Order Membuat Surat Order Pengiriman SOP dan faktur 7 6 5 4 3 2 3 2 ke pelanggan 1 4 7 SOP A T 6 2 SOP 1 SOP Mencatat tanggal pengiriman pada SOP lembar 9 2 SOP 1 SOP 7 BAGIAN ORDER PENJUALAN 1 SOP Gambar II.1 Sistem Penjualan Kredit commit to user 45 7 SOP Memeriksa status kredit 3 Memberi otorisasi kredit 7 SOP 4 1 SOP Menyiapkan barang 1 Menyerahkan barang 1 SOP Kartu Gudang 5 5 1 SOP 2 5 4 3 2 SOP Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum 5 4 3 2 1 SOP Diserahkan kepada perusahaan angkutan umum N BAGIAN KREDIT BAGIAN GUDANG BAGIAN PENGIRIMAN Bersama dengan barang Ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus Bersama dengan barang Gambar II.1 Sistem Penjualan Kredit Lanjutan commit to user 46 2 SOP Membuat faktur 7 5 4 3 2 1 Faktur 1 SOP dikirim ke pelanggan dikirim ke wiraniaga 8 9 10 Surat Muat 2 SOP 1 8 1 Faktur Kartu Piutang N BAGIAN PIUTANG BAGIAN PENAGIHAN Gambar II.1 Sistem Penjualan Kredit Lanjutan commit to user 47 9 3 Faktur Kartu Persediaan Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan HPP Membuat bukti memorial Rekap. HPP Bukti memorial 11 N Secara periodik 10 4 Faktur Jurnal Penjualan N Selesai 11 Rekap. HPP Bukti Memorial N Jurnal Umum BAGIAN KARTU PIUTANG BAGIAN JURNAL Gambar II.1 Sistem Penjualan Kredit Lanjutan commit to user 48 B. PEMBAHASAN

1. Pembahasan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sapi pada KUD