2. Posisi, misalnya master langgan.dbf menyimpan posisi saldo
awal, jumlah pembelian, serta jumlah pembayaran dengan BG.
2.6.2. File Transaksi
File ini dibedakan menjadi 2 yaitu : 1. File Header
File Header menyimpan : semua informasi tunggal dalam satu transaksi, misalnya : masuk.dbf menyimpan nomor bukti, tanggal
transaksi, kode supplier, jumlah total nomor bukti tersebut dan lain sebagainya.
2. Detail File Detail, menyimpan : semua informasi jamak dalam satu
transaksi, misalnya : masuk_dt.dbf menyimpan data mengenai macam-macam barang yang dibeli dalam 1 nomor bukti.
2.6.3. Metode Pengaksesan File
Ada 2 macam metode pengaksesan : 1.
Batch Processing . ada metode ini, semua transaksi yang terjadi
dikumpulkan dan pencatatan baru dilakukan sekaligus, misalnya pada akhir hari.
2. Real Time Processing
. Pada metode ini, semua transaksi yang terjadi langsung dicatat.
Pada sistem ini menggunakan gabungan dari kedua metode
pengaksesan diatas. Untuk akses ke file Master Real Time Processing.
Untuk akses ke file transaksi menggunakan Batch Processing karena dalam kenyataannya, secara manual pun sulit untuk membuktikan
langsung saat terjadinya transaksi. 2.7. Bahasa Pemrograman Clipper versi 5.2
Bahasa pemrograman yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah CA Clipper Compiler versi 5.2. CA Clipper Compiler versi
5.2 ini merupakan bahasa pemrograman untuk mendefinisikan data dalam database secara logika. CA Clipper Compiler versi 5.2 dapat
digolongkan dalam kelompok bahasa pemrograman database seperti dBase, Foxbase, Foxpro.
CA Clipper Compiler versi 5.2 juga merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur dan moduler serta merupakan program
yang berorientasi objek. Tujuan pemilihan CA Clipper Compiler versi 5.2 sebagai
bahasa pemrograman yang digunakan pada tugas akhir ini karena bahasa pemrograman ini dapat berdiri sendiri sebab sudah dapat
mengkompilasi dari bahasa sumber source menjadi bahasa mesin, kemudian juga adanya fungsi-fungsi yang mampu menunjang dalam
pemakaian program secara multi user, dan yang tak kalah pentingnya juga mampu membuat tampilan program lebih bagus dan menarik.
Disamping itu file basis data yang akan diakses datanya dengan menggunakan konsep pengurutan data melalui indeks yang
disediakan oleh Clipper sehingga proses pencarian data yang ada dapat dilakukan dengan lebih cepat.
B A B I I I PE R M A S A L A H A N
Dewasa ini komputer merupakan kebutuhan pokok bagi sebagian besar perusahaan yang ada. Keunggulan perangkat keras
komputer sudah banyak digunakan dalam berbagai bidang, mulai dari bidang pendidikan, bank, perdagangan, jasa, hingga hiburan.
Banyak perusahaan menggunakan perangkat keras komputer untuk membantu kelancaran usaha baik dalam memberikan pelayanan
kepada pelanggan maupun untuk mempercepat dalam menyajikan laporan yang rapi dan terbaru. Untuk itu peneliti berusaha
melakukan komputerisasi pada perusahaan pelayaran nasional ini.
3 . 1 . Pe r m a s a l a h a n
Perusahaan P T. Global P utra Indonesia GPI merupakan perusahan pelayaran nasional yang melayani jasa angkutan barang
cargo antar pulau di Indonesia dan melayani juga jasa EMKL baik untuk export maupun import. Sebelum berkembang menjadi besar
PT. Global Putra Indonesia GP I dapat mengkontrol semua proses transaksi yang terjadi di perusahaan secara manual dengan cepat
karena masih sedikit kegiatantransaksi yang terjadi setiap harinya sehingga
memudahkan pihak
administrasi untuk
melakukan pencatatan setiap hari.
Struktur Organisasi PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA
DIREKTUR UTAMA
MANAGER ExportImport
MANAGER UMUM
Controller MANAGER
Cargo Nasional Ka Bag
Pemasaran Ka Bag
Pemasaran Ka Bag
Personalia Ka Bag
Keuangan Ka Bag
Pembelian Ka Bag
E D P
Akuntansi Keuangan
GUDANG
Gambar 3.1. Struktur organisasi PT. GPI Selama ini PT. Global Putra Indonesia GPI sudah
menggunakan komputer tapi hanya terbatas pada pengetikan dokumen biasa, jadi tidak memanfaatkan keunggulan teknologi
komputer secara optimal. Untuk menghasilkan laporan berupa rugilaba per trip atau laporan lainnya agak kesulitan dan
membutuhkan waktu yang agak lama, padahal dengan waktu yang agak lama membuat laporan tidak up to date lagi. Sehingga dapat
mempengaruhi kebijaksanaan yang akan diambil oleh pihak manajemen, apalagi setiap hari selalu terjadi transaksi yang tidak
sedikit. Seperti yang telah ditulis pada bab sebelumnya, bahwa
permasalahan yang sedang dihadapi pada perusahaan jasa pelayaran
nasional PT. Global Putra Indonesia dituntut untuk mengetahui segala jenis kegiatan yang terjadi di dalam usahanya yaitu :
1. Mutasi Kas Bank 2. Hutang Piutang
3. Pendapatan masing-masing trip 4. Biaya-biaya per trip
5. Rugi Laba per trip Mutasi kas dan bank meliputi kegiatan seperti pencatatan
bukti kasbank masuk maupun bukti kasbank keluar, transaksi ini berkaitan dengan laporan harian kas dan laporan buku besar untuk
bagian accounting, dimana transaksi yang dilakukan harus di jurnal ulang posting dulu untuk masuk ke nomor perkiraan masing-
masing. Transaksi piutang meliputi kegiatan seperti pelunasan
piutang yang dilakukan oleh customer. Sistem pembayaran hutang bisa dibayar secara tunaicash atau dibayar dengan cekgiro.
Pembayaran secara tunaicash langsung masuk ke dalam kas, tetapi jika membayar dengan cekgiro maka langsung dimasukkan ke dalam
bank. Laporan yang akan dihasilkan dari transaksi piutang adalah kartu piutang untuk menampilkan history piutang per dealer serta
pembayarannya, dan rekapitulasi piutang. Transaksi
hutang meliputi
kegiatan seperti
transaksi pelunasan hutang kepada supplier, sistem pelunasan hutang hampir
sama dengan sistem pelunasan piutang, cuma yang membedakan adalah antara konsumen dan supplier. Sedangkan laporan yang
dihasilkan dari transaksi ini meliputi kartu hutang yang mencatat history hutang per supplier, dan rekapitulasi hutang.
Transaksi pembelian meliputi kegiatan seperti pendefinisian supplier, untuk pembelian barang dilakukan melalui pemesanan
dengan disertai pembayarannya baik dengan tunai maupun dengan cekgiro. Pada saat barang dikirim oleh supplier, dan telah diterima
oleh bagian penerimaan barang, maka akan dibuatkan Laporan Penerimaan Barang LPB. Laporan yang dihasilkan dari transaksi
ini adalah register pembelian.
Pada transaksi pengiriman barang cargo antar pulau biasanya pelanggan mengirimkan barang kebagian penerimaan
barang untuk dicatat tujuan pengiriman barang atau barang diambil ke pelanggan jika muatannya banyak sekali karena ini merupakan
salah satu service yang diberikan kepada pelanggan. Bagian penerimaan barang mencatat barang yang akan dikirim dan
mengelompokkan berdasarkan tujuantrip. Barang yang sudah dikelompokkan ditampung dulu kedalam gudang. Jika jadwal
keberangkatan kapal sudah tiba maka barang dari gudang itu akan dimasukkan ke dalam kapal untuk disusun serapi mungkin, sehingga
barang yang lunak tidak ditaruh dibawah, karena susunan barang mempengaruhi kondisi tiap barang. Dari transaksi-transaksi tersebut
akan dihasilkan beberapa laporan antara lain laporan register penjualan.
3 . 2 . Pe m b a t a s a n M a s a l a h
Dalam memecahkan
permasalahan yang
ada, peneliti
melakukan pembatasan permasalahan sebagai berikut : 1. Setup Trip
2. Hutang Biaya 3. Piutang Biaya
4. Kas dan Bank 5. RugiLaba per Trip
Program dirancang untuk penggunaan multi user dengan operating sistem Novell, tetapi program ini juga bisa digunakan pada
single user sistem dengan operating sistem Dos.
BAB IV ANALIS A DAN PEMECAHAN MASALAH
4.1. Document Flow
Kategori