TA : Sistem Administrasi Jasa Pelayaran Nasional PT. Global Putra Indonesia di Surabaya.

SISTEM ADMINISTRASI JASA PELAYARAN

NASIONAL PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA

DI SURABAYA

SKRIPSI

D i a j u k a n s e b a g a i s a l a h s a t u s ya r a t u n t u k m e n ye l e s a i k a n P r o gr a m S a r j a n a K o m p u t e r

Oleh :

Nama : Rita Mukti Supriyanti N I M : 93.9038

N I R M : 93.708531132.07247 Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

A B S T R A K S I

D e w a s a i n i p e n g gu n a a n f a s i l i t a s k o m p u t e r m e r u p a k a n k e b u t u h a n ya n g t i d a k b i s a d i h i n d a r i d a n i n i s u d a h t e r b u k t i d e n ga n a d a n ya p e m a k a i a n k o m p u t e r d i b a n k - b a n k , k a n t o r - k a n t o r , s e k o l a h - s e k o l a h d a n p a b r i k - p a b r i k ya n g m e n j a d i k a n s e m u a p e k e r j a a n m e n j a d i e f i s i e n d a n o p t i m a l .

D a l a m t u g a s a k h i r i n i , m e m b u a t b a g a i m a n a s i s t e m a d m i n i s t r a s i j a s a p e l a ya r a n n a s i o n a l ya n g d i l a k u k a n o l e h P T . G l o b a l P u t r a In d o n e s i a d a p a t d a p a t d i k o m p u t e r i s a s i k a n , d e n ga n m e n g gu n a k a n b a h a s a p e m o gr a m a n C l i p p e r v e r s i 5 . 2 . D i h a r a p k a n d a p a t m e n gh a s i l k a n i n f o r m a s i ya n g t e p a t d a n c e p a t u n t u k p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n ya n g d i l a k u k a n o l e h p i h a k m a n a j e m e n .

S i s t e m a d m i n i s t r a s i j a s a p e l a ya r a n n a s i o n a l p a d a p e r u s a h a a n P T . G l o b a l P u t r a In d o n e s i a i n i d i b u t u h k a n u n t u k o t o m a t i s a s i k o n t r o l ya n g d a p a t m e n go p t i m a l k a n p e k e r j a a n ya n g d i l a k u k a n o l e h p e r u s a h a a n t e r s e b u t . s e h i n g g a a k a n m e n i n gk a t k a n s u m b e r d a ya m a n u s i a ya n g a d a d i p e r u s a h a a n t e r s e b u t .

D A FT A R I S I

Halaman

ABSTRAKSI. . . iii

KATA PENGANTAR. . . iv

DAFTAR ISI. . . vi

DAFTAR TABEL. . . viii

DAFTAR GAMBAR . . . x

DAFTAR LAMPIRAN. . . xii

BAB I PENDAHULUAN . . . 1

1.1. Latar Belakang . . . 1

1.2. Permasalahan . . . 2

1.3. Pembatasan Masalah. . . 2

1.4. Manfaat. . . 3

1.5. Tujuan . . . . . . 3

1.6. Metodologi . . . 4

1.7. Sistimatika Penulisan . . . 4

BAB II LANDASAN TEORI . . . 6

2.1. Administrasi Jasa Pengangkutan Barang dengan Kapal Laut. . . 6

2.2. Sistem Informasi. . . 8

2.3. Bentuk-bentuk Normalisasi . . . 11

2.4. Konsep Data Flow Diagram . . . 15

2.5. Konsep Teknik Relasional. . . 16

2.7. Bahasa Pemograman . . . 19

Halaman BAB III PERMASALAHAN . . . 20

3.1. Permasalahan. . . 20

3.2. Pembatasn Masalah . . . 24

BAB IV ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH. . . 25

4.1. Document Flow . . . 25

4.2. Sistem Flow. . . 28

4.3. Data Flow Diagram . . . 29

4.4. Perancangan Basis Data. . . 34

4.5. Desain Input Output. . . 44

4.6. ER Diagram. . . 52

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN. . . 53

5.1. Kesimpulan. . . 53

5.2. Saran. . . 54

DAFTAR PUSTAKA . . . 55

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1. Basis data sistem administrasi . . . 11

Tabel 2.2. Database first normalization. . . 12

Tabel 2.3. Database I setelah first normalization. . . 12

Tabel 2.4. Database II setelah first normalization . . . 13

Tabel 2.5. Database second normalization. . . 13

Tabel 2.6. Database I setelah second normalization. . . 14

Tabel 2.7. Database II setelah second normalization . . . 14

Tabel 2.8. Database third normalization. . . 14

Tabel 2.9. Database I setelah third normalization. . . 15

Tabel 2.10. Database II setelah third normalization . . . 15

Tabel 4.1. Sistem Jasa PT. Global Putra Indonesia . . . 34

Tabel 4.2. Struktur file database daftar. . . 35

Tabel 4.3. Struktur file database khusus. . . 36

Tabel 4.4. Struktur file database induk. . . 36

Tabel 4.5. Struktur file database kapal . . . 36

Tabel 4.6. Struktur file database rekening. . . 37

Tabel 4.7. Struktur file database trip. . . 37

Tabel 4.8. Struktur file database supplier. . . 38

Tabel 4.9. Struktur file database langgan . . . 38

Tabel 4.10. Struktur file database kota. . . 39

Tabel 4.12. Struktur file database b_acara . . . 40

Tabel 4.13. Struktur file database bayaran . . . 40

Tabel 4.14. Struktur file database masuk . . . 41

Tabel 4.15. Struktur file database keluar . . . 42

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Desain rugi/laba per trip. . . 10

Gambar 3.1. Struktur organisasi PT. Global Putra Indonesia . . . 21

Gambar 4.1. Document flow sistem administrasi. . . 25

Gambar 4.2. Document flow pelunasan hutang . . . 26

Gambar 4.3. Document flow pelunasan piutang. . . 27

Gambar 4.4. Sistem flow informasi pengiriman barang. . . 28

Gambar 4.5. DFD Sistem informasi jasa pengiriman barang . . . 29

Gambar 4.6. DFD Administrasi pengiriman barang . . . 30

Gambar 4.7. DFD Administrasi pengiriman barang level I. . . 31

Gambar 4.8. DFD Order pengiriman Barang . . . 31

Gambar 4.9. DFD Pencatatan keuangan. . . 32

Gambar 4.10. DFD Pembelian. . . 33

Gambar 4.11. Desain menu setup induk. . . 44

Gambar 4.12. Desain menu setup rekening. . . 44

Gambar 4.13. Desain menu setup kota/wilayah. . . 45

Gambar 4.14. Desain menu setup kapal. . . 45

Gambar 4.15. Desain menu setup trip. . . . . . 46

Gambar 4.16. Desain menu setup supplier. . . 46

Gambar 4.17. Desain menu transaksi pembelian . . . 47

Gambar 4.18. Desain menu setup wilayah. . . 47

Gambar 4.20. Desain menu transaksi pengiriman barang. . . 48

Gambar 4.21. Desain laporan daftar customer. . . 49

Gambar 4.22. Desain laporan daftar supplier . . . 49

Gambar 4.23. Desain laporan biaya per trip. . . 49

Gambar 4.24. Desain laporan register hutang biaya . . . 50

Gambar 4.25. Desain laporan register penjualan. . . 50

Gambar 4.26. Desain laporan rekapitulasi biaya per trip. . . 51

Gambar 4.27. Desain laporan rugi laba per trip. . . 51

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Desain menu utama . . . 56

Lampiran 2. Desain menu reindex data. . . 56

Lampiran 3. Desain menu setup rekening . . . 57

Lampiran 4. Desain menu setup trip . . . 57

Lampiran 5. Desain menu transaksi mutasi kas . . . 58

Lampiran 6. Desain menu transaksi pembelian . . . 58

Lampiran 7. Desain menu hapus transaksi pembelian . . . 59

Lampiran 8. Desain menu register pembelian . . . 59

Lampiran 9. Desain menu setup customer . . . 60

Lampiran 10. Desain menu transaksi pengiriman barang . . . 60

Lampiran 11. Desain menu laporan biaya per trip. . . 61

Lampiran 12. Desain menu laporan laba per trip. . . 61

BAB I

PE NDAH ULUAN

1.1. La ta r B elak ang

Dengan pes atn ya persai ngan bisnis s aat ini m embuat para pengus aha khusus n ya pada perus ahaan jas a pengangkut an dengan kapal l aut PT. Gl obal P utra Indonesi a Suraba ya m em anfaatkan kem ajuan t eknologi komputer untuk m emajukan bi dang us ahan ya. Untuk itu para pengus aha dibi dang jas a pela yaran meras a perl u memberikan pela yanan yang memuaskan kepada para pem akai j as a dengan si stem pel a yanan yang cepat dan menawarkan ban ya k jenis kem udahan.

Dal am ban yakn ya barang yang akan diki rim s ert a ban yakn ya rut e perj al anan t iap-ti ap kapal, membuat s ering terjadi ket erlambatan dal am menam pilkan inform asi tent ang bi a ya-bi a ya yang di timbulkan ol eh operasi onal m asi ng-m asi ng kapal , juga untuk perhit ungan rugi laba ti ap-ti ap rut e perj alanan, sehingga perusahaan akan kesulit an dalam menentukan st rat egi at au tindakan yang akan diam bil dal am m engefisi ensikan operasi onal ti ap-ti ap rut e perj alanan, karena hal it u akan m enent ukan bes ar keciln ya pendapatan yang diperol eh oleh perus ahaan.

Diharapkan dengan sist em kom put eri sasi akan mam pu mendukung kegi atan sehari -hari baik dal am bidang operasional maupun manajeri al pada P T. Global Put ra Indones ia Suraba ya, sert a dapat mem bantu para pimpi nan perusahaan unt uk m enentukan

strat egi pem as aran, pengambil an keputus an dan kebij aksanaan, yang pada akhi rn ya akan mem buat perus ahaan akan s em aki n m aj u dan terdepan dal am hal inform asi yang men yangkut kebutuhan perus ahaan.

1.2. Permasal ahan

Para m anaj er di P T. Global Put ra In donesi a dituntut untuk menget ahui segal a jeni s kegi at an atau trans aksi yang terjadi di dal am us ahanya yait u ant ara l ai n :

1. Mutasi Kas & Bank 2. Hut ang Piut ang

3. Pendapat an masing – mas ing tri p 4. Bia ya-bi a ya per t rip

5. Rugi Laba per t rip

Komput eri sasi bert ujuan mem percepat inform asi data, kont rol data dan mem anage dat a t ersebut, komput eri sas i bukan merupakan barang yang m ahal l agi bagi para pengusaha yang ingin mem anfaat kan kem ajuan t eknologi i nformasi , t et api kom put eri sasi merupakan kebutuhan untuk m enj aga kel angsungan perusahaan. Perm as al ahan ters ebut dapat di rumus kan sebagai beri kut bagaim ana merancang dan m embuat si st em inform asi pel a yanan kepada pem akai j as a pada perus ahaan j as a pengangkut an dengan kapal l aut PT. Global Put ra Indonesia Suraba ya.

Bat as an program unt uk PT. Gl obal Putra Indonesi a Suraba ya sebagai peneli tian ini han ya dibatasi ruang lingkupn ya pada bagian :

Setup Trip

Mast er Kapal , M ast er Wila yah (rute), Mast er Custom er, Mast er Suppli er, M as ter Karyawan

Pembeli an dan Hut ang

Bi a ya Order P em belian, P eneri maan barang, P el unas an Hutang, Regis ter P embeli an.

Penjual an dan Piut ang

Bi a ya Order Trip, Pendapat an Lain-lain, Kwit ansi , Pel unasan Piutang, Regist er Tri p, Rugi Laba per t rip

Kas dan Bank

Peneri maan Kas/ Bank, P engel uaran Kas a/ Bank, Kas/ Bank Fl ow, Laporan harian Kas/ Bank

Utilit y

Backup Dat a, Restore Dat a, R eindex

1.4. Manfaat

J ika tujuan dari komput eris asi si st em admi nist rasi j as a pel a yaran nas ional pada PT. Global Put ra Indonesi a Suraba ya berj alan dengan baik, maka s ecara otom atis akan t erjadi penekanan bia ya s ehingga keunt ungan bersi h dapat l ebi h tinggi .

Tujuan penelit ian ial ah merancang dan membuat program sistem inform asi pel a yanan kepada pem akai jasa pada perusahaan jas a pengangkutan dengan kapal l aut P T. Gl obal Put ra Indonesia Suraba ya. Tujuan dari komput eris asi sistem jas a pel a yaran PT. Global Putra Indonesi a Suraba ya adal ah untuk m embant u proses admi nist rasi pel a ya ran yang dilakukan oleh perus ahaan dal am mel a yani pengangkutan barang yang dil akukan pel anggan, dan juga untuk m em bantu dan mengkl arifi kasikan seti ap pengeluaran dan pendapatan yang berkaitan dengan t rip(perj al anan) baik it u untuk menget ahui posi si hutang dan piut ang masi ng-masing s upplier dan pel anggan, juga unt uk m enget ahui rugi laba mas ing-m asing t ri p.

1.6. Metod olo gi

Metodol ogi yang di gunakan dal am m enyel es aikan program penelit ian ini adal ah :Studi Lapangan, pengumpul an data dan inform asi dengan j al an m el akukan pengamat an dan pencat at an dat a secara l angsung t erhadap PT. Gl obal Putra Indonesi a Suraba ya. Studi kepustakaan dengan cara m embaca l iterat ur untuk mem pel ajari kons ep dan aplikasi tent ang basis dat a secara umum pada Clipper 5.01. Dokum ent asi , pengumpulan dat a-data yang berhubungan dengan si stem informasi manaj em en PT. Global P utra Indonesi a Suraba ya. Mendes ain sis tem dan m endefini sikan basis data. Menganalis a pros edur program. P em buatan program aplikasi penunj ang si stem.

1 . 7 . S i s t i ma t i k a Pe n u l i s a n

S i s t i m a t i k a p e n u l i s an l a p o r a n p e n e l i t i a n i n i , a d a l a h : B A B I : P e n d a h u l u a n

D i u r a i k a n ga m b a r a n t e n t a n g l a t a r b e l a k a n g m a s a l a h , t u j u a n , m a n f a a t , r u a n g l i n gk u p , d a n m e t o d o l o gi .

B A B I I : La n d a s a n T e o r i

D i a n a l i s a t e o r i - t e o r i ya n g a k a n d i p a k a i s e b a ga i d a s a r d a l a m p e m e c a h a n m a s a l a h .

B A B I I I : P e r m a s a l a h a n

D a l a m b a b i n i d i u r a i k a n t e n t a n g t i m b u l n ya p e r m a s a l a h an d a n r u m u s a n m a s a l a h .

B A B IV : A n a l i s a d a n P e m e c a h a n M a s a l a h

D i a n a l i s a s i s t e m d a n d e s a i n ya n g m e l i p u t i d a t a f l o w d i a gr a m ( D F D ) d a n m e r a n c a n g E R - d i a g r a m k e m u d i a n d i l a n j u t k a n d e n g a n m e r a n c a n g f i l e d a t a b a s e .

B A B V : K e s i m p u l a n d a n s a r a n

M e n yi m p u l k a n d a r i h a s i l p e m e c a h a n m a s a l a h d a n s a r a n t e n t a n g p e n ge m b a n g a n s i s t e m .

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi Jasa Pengangkutan Barang Dengan Kapal Laut 2.1.1. Sistem Pelayanan Jasa Pengiriman Barang

1. Bagian pemasaran mencari pelanggan untuk memberikan jasa pengiriman barang antar pulau.

2. Pelanggan mengirimkan barang kebagian penerimaan barang untuk di catat tujuan pengiriman barang.

3. Bagian penerimaan barang mencatat barang yang akan dikirim dan mengelompokkan berdasarkan tujuan (trip) dalam dokumen rangkap 3 (tiga). Arsip asli diberikan ke pelanggan sebagai tanda terima, arsip ke 2 (dua) diberikan ke bagian pengiriman untuk diberikan kepada penerima sebagai tanda terima penerimaan barang dan arsip ke 3 (tiga) diberikan ke bagian accounting untuk dicatat sebagai piutang.

4. Barang yang sudah dikelompokkan ditampung dulu kedalam gudang.

5. J ika jadwal keberangkatan kapal sudah tiba maka barang dari gudang itu akan dimasukkan ke dalam kapal untuk disusun serapi mungkin, sehingga barang yang lunak tidak ditaruh dibawah, karena susunan barang mempengaruhi kondisi tiap barang.

6. J ika barang yang dikirim tidak memenuhi target muatan kapal, maka pihak manajemen akan mengambil tindakan antara lain :

A. Kalau muatan lebih dari 60% daya muat kapal maka kapal akan tetap diberangkatkan.

B. Menunda keberangkatan kapal paling lama 3 (tiga) hari untuk memenuhi muatan kapal.

C. Mencari muatan dari EMKL lainnya yang mempunyai tujuan yang sama.

D. Menggabungkan muatan dengan muatan EMKL lainnya yang mempunyai tujuan yang sama.

2.1.2. Sistem Tujuan (Trip)

Tujuan (trip) untuk masing-masing kapal ditentukan oleh pihak manajemen berdasarkan :

1. Laporan rugi laba per tujuan (trip)

Disini bisa ditentukan apaka tujuan (trip) ini perlu ditambah armada kapal atau dihapus sama sekali.

2. Permintaan pasar

Dari asosiasi EMKL biasanya pihak manajemen yang ditunjang oleh bagian pemasaran mengetahui permintaan pasar yang sedang berlangsung saat itu.

3. Persaingan dengan EMKL lainnya

J ika sudah terlalu banyak yang mempunyai tujuan (trip) biasanya akan terjadi persaingan yang tidak sehat dengan memberikan harga yang sangat rendah untuk menarik pelanggan sebanyak-banyaknya, untuk itu biasanya pihak manajemen menempuh cara dengan menawarkan jasa pada tujuan (trip) tersebut tapi kalau

tidak memenuhi target maka akan digabungkan dengan EMKL lainnya sehingga hanya mendapatkan komisi dari EMKL tersebut.

2.1.3. Sistem Pembelian dan Pelunasan

1. Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian, untuk pembelian bahan yang berhubungan dengan tujuan (trip) kapal maka akan diberikan kode tujuan (trip). Hal ini dilakukan untuk mengetahui biaya-biaya yang dikeluarkan untuk tujuan (trip) tersebut. Sehingga akan diketahui total pengeluaran untuk setiap tujuan (trip).

2. Bahan yang dibeli dari supplier akan dibuatkan laporan penerimaan barang (LPB) sebagai catatan hutang yang diberikan kebagian accounting.

3. Pada saat pelunasan kasir akan membuatkan tanda terima kepada penagih, dan jika sudah jatuh tempo kasir akan membayar hutang sebesar yang tertera di tanda terima tersebut.

2.2. Sistem Informasi

PT. Global Putra Indonesia selama ini ditunjang oleh sistem manual untuk operasional administrasi perusahaan sehari-hari. Dengan menggunakan sistem komputerisasi diharapkan nantinya sistem informasi yang dihasilkan dapat beroperasi secara sinkron dengan peralatan unit-record, sehingga dapat mencapai tujuan yang telah diterangkan diatas.

Sistem input yang tedapat pada PT. Global Putra Indonesia adalah semua arsiran pekerjaan yang menggambarkan keseluruhan sistem sebagaimana sekarang, termasuk jadwal-jadwalnya. Sistem input yang akan dibuat menggambarkan beberapa menu database antara lain sebgai berikut :

Database master TRIP.DBF

Yang terdiri dari beberapa field sebagai berikut : KODE_TRIP

NAMA_KAPAL TANGGAL_J L KOLLI

ISI_M3

Database transaksi J UAL.DBF

Yang terdiri dari beberapa field sebagai berikut : KODE_TRIP

TANGGAL NOMOR

NOMOR_BAR TANGGAL_TG KODE_LANG KOLLI

J ENIS_BRG ISI_M3 HARGA J UMLAH B_ASURANSI B_IJ IN

B_MATERAI B_PACKING

B_LAIN2 J UMLAH_TTL

Disamping database-database tersebut diatas, nantinya masih terdapat beberapa database lain yang menunjang program aplikasi tersebut.

2.2.2. Sistem Output

Dari transaksi yang terjadi akan menghasilkan beberapa laporan antara lain register jasa, rekapitulasi, rugi-laba per trip, laporan trip, laporan tagihan dan laporan lain yang menunjang sistem informasi pada program aplikasi tersebut.

Salah satu laporan yang menunjang sistem informasi tersebut adalah laporan rugi laba per trip, yaitu :

P e r i o d e : D e s e mb e r 1 9 9 8

K o d e N a ma K a p a l T i K o l l i M 3 P e nd a p a t a n T o t a l R ugi / La b a

T r i p B i a ya

G a m b a r 2 . 1 . D e s a i n r u gi l a b a p e r t r i p

2.2.3. Basis Data

Basis data dapat dikatakan berfungsi untuk memelihara data dan menghasilkan informasi dari apa yang diwakilinya. Sebagai contoh basis data yang terdapat pada sistem ini adalah sebagai berikut :

T a b e l 2 . 1 . B a s i s D a t a

field Kode_trip Nama_kapal Tanggal_jl Kolli Isi_M3 record ke 1.. SB-UP01 KM.BROMO 12/12/1998 2000 1500 record ke 2.. SB-PN01 KM.BIMA 10/11/1998 1500 1100 --- --- --- ---- ---- record ke n.. --- --- --- ---- ----

Informasi yang dihasilkan oleh basis data akan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan informasi yang dihasilkan dari proses manual atau proses komputer yang tidak menggunakan konsep basis data. Kelebihan tersebut antara lain :

1. Faktor kecepatan, komputer dapat memanipulasi data lebih cepat dibandingkan dengan proses manual

2. Faktor ketersediaan, dengan menggunakan konsep basis data, informasi akan selalu siap dihasilkan kapan saja bila dikehendaki,

3. Faktor keakuratan, dibandingkan dengan proses manual atau proses komputer lainnya yang tidak menggunakan konsep basis

data, proses yang menggunakan konsep ini akan menghasilkan informasi yang akurat dan dijamin kebenarannya.

2.3. Bentuk-bentuk Normalisasi

Dalam model data relasi, apabila tabel-tabel telah terbentuk, perlu dilakukan normalisasi. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengontrol redundancy (kerangkapan data) dan mengupdate / menghilangkan anomalise (penyimpangan-penyimpangan).

Tahapan-tahapan normalisasi :

First Norm alization. Yaitu untuk menghindari adanya

repeating group (baik yang bervariasi maupun yang fix (tetap))

T a b e l 2 . 2 . D a t a b a s e f i r s t n o r m a l i z a t i o n

Nomor_bar Barang Kolli

TTG000.123 Tepung Terigu 2

TTGG000.123 Tepung Terigu 4

TTGG000.123 Tepung Terigu 2

GLP000.543 Gula Pasir 12

Setelah first normalization menjadi,

T a b e l 2 . 3 . D a t a b a s e I s e t e l a h f i r s t n o r m a l i z a t i o n

Nomor_bar Barang

TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu

GLP000.543 Gula Pasir

T a b e l 2 . 4 . D a t a b a s e II s e t e l a h f i r s t n o r m a l i z a t i o n

Kode Stock Quantity

TTG000.123 2

TTG000.123 4

TTG000.123 2

GLP000.543 12

Second Norm alization. Yaitu mengusahakan/mengubah agar

atribut-atribut bergantung pada primary key secara keseluruhan ( t e r u t a m a b i l a t a b e l m e m p u n ya i k e y l e b i h d a r i s a t u a t r i b u t ) .

T a b e l 2 . 5 . D a t a b a s e s e c o n d n o r m a l i z a t i o n

Nomor Nota Kode Stock Nama Bahan Quantity 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 2 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 4 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 2 1998/03/00214 GLP000.543 Gula Pasir 12

second normalization menjadi :

T a b e l 2 . 6 . D a t a b a s e I s e t e l a h s e c o n d n o r m a l i z a t i o n

Nomor Nota Kode Stock Quantity

1998/03/00213 TTG000123 2

1998/03/00213 TTG000.123 4

1998/03/00213 TTG000.123 2

1998/03/00214 GLP000.543 12

T a b e l 2 . 7 . D a t a b a s e II s e t e l a h s e c o n d n o r m a l i z a t i o n

Kode Stock Nama Bahan TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu GLP000.543 Gula Pasir

T h i r d N o r m a l i z a t i o n. U n t u k m e n j a d i n o r m a l k e t i ga m a k a r e l a s i h a r u s l a h d a l a m b e n t u k k e d u a d a n s e m u a a t t r i b u t e b u k a n p r i m e r t i d a k p u n ya h u b u n ga n ya n g t r a n s i t i f . D e n ga n k a t a l a i n , s e t i a p a t t r i b u t e b u k a n k u n c i h a r u s l a h b e r ga n t u n g h a n ya p a d a

p r i m a r y k e y d a n p a d a p r i m a r y k e y s e c a r a m e n ye l u r u h .

T a b e l 2 . 8 . D a t a b a s e t h i r d n o r m a l i z a t i o n

Nomor Pegawai

Nama Karyawan

Kode Dept Nama Dept

98001 Indra Gunawan ACC Accounting

98002 Poerwandi ADM Administrasi

98003 Miesky UMUM Umum

Bila suatu saat karyawan Miesky pindah ke departemen lain (mis ACC), maka perubahan pada nama departemen yang ditempati oleh Miesky (ADM→ ACC) tidak diikuti oleh departemen yang lain.

Setelah proses third normalization, menjadi :

T a b e l 2 . 9 . D a t a b a s e I s e t e l a h t h i r d n o r m a l i z a t i o n

Nomor Pegawai Nama Karyawan Kode Dept

98001 Indra Gunawan ACC

98002 Poerwandi ADM

98003 Miesky ACC

T a b e l 2 . 1 0 . D a t a b a s e II s e t e l a h t h i r d n o r m a l i z a t i o n

Kode Dept Nama Dept

ACC Accounting

ADM Administrasi

2.4. Konsep Data Flow Diagram

Pengertian dari suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh seseorang, mesin atau komputer, dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan suatu arus data yang keluar dari proses tersebut. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap , meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Identifikasi Proses

Identifikasi proses umumnya berupa angka yang menunjang nomor acuan proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.

2. Nama Proses

Nama proses harus menunjukkan apa yang dikrjakan oleh proses tersebut.

2.5. Konsep Teknik Relasional

Hubungan antara dua file atau dua tabel dapat dikatagorikan menjadi tiga macam. Demikian pula untuk membantu gambaran relasi secara lengkap terdapat juga tiga macam relasi dalam hubungan atribut dalam satu file.

Hubungan satu ke satu dalam 2 file (one to one relationship), hubungan antara file kedua adalah satu berbanding satu.

Hubungan satu ke banyak dalam 2 file (one to many

relationship atau many to one relationship), hubungan antara file

dapat pula dibalik banyak lawan satu.

Hubungan satu ke satu 2 atribut dalam 1 file, hubungan antara satu atribut dengan atribut lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan satu lawan satu.

Hubungan banyak ke satu 2 atribut dalam 1 file, hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan satu lawan banyak.

Hubungan banyak ke banyak 2 atribut dalam 1 file, hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yanga sama mempunyai hubungan banyak lawan banyak.

2.6. Pembahasan Sistem

Pada dasarnya, file yang dipergunakan untuk meng-implementasikan sistem komputerisasi pada PT. Global Putra Indonesia ini dapat dibagi menjadi 2 macam :

1. File Master 2. File Transaksi

Konsep pembagian ini adalah agar dapat bekerja dalam file yang sesedikit mungkin mengingat jika bekerja dalam file yang banyak, kemungkinan kesalahan pada saat posting ke masing-masing file lebih besar. Selain itu juga untuk penghematan media penyimpanan.

2.6.1. File Master

File ini menyimpan :

1. Definisi, misalnya master langgan.dbf menyimpan kode, nama, alamat, ... dan data customer lainnya.

2. Posisi, misalnya master langgan.dbf menyimpan posisi saldo awal, jumlah pembelian, serta jumlah pembayaran dengan BG.

2.6.2. File Transaksi

File ini dibedakan menjadi 2 yaitu : 1. File Header

File Header menyimpan : semua informasi tunggal dalam satu transaksi, misalnya : masuk.dbf menyimpan nomor bukti, tanggal transaksi, kode supplier, jumlah total nomor bukti tersebut dan lain sebagainya.

2. Detail

File Detail, menyimpan : semua informasi jamak dalam satu transaksi, misalnya : masuk_dt.dbf menyimpan data mengenai macam-macam barang yang dibeli dalam 1 nomor bukti.

2.6.3. Metode Pengaksesan File

Ada 2 macam metode pengaksesan :

1. Batch Processing. ada metode ini, semua transaksi yang terjadi

dikumpulkan dan pencatatan baru dilakukan sekaligus, misalnya pada akhir hari.

2. Real Time Processing. Pada metode ini, semua transaksi yang

terjadi langsung dicatat.

pengaksesan diatas.

Untuk akses ke file Master Real Time Processing.

Untuk akses ke file transaksi menggunakan Batch Processing (karena dalam kenyataannya, secara manual pun sulit untuk membuktikan langsung saat terjadinya transaksi).

2.7. Bahasa Pemrograman Clipper versi 5.2

Bahasa pemrograman yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah CA Clipper Compiler versi 5.2. CA Clipper Compiler versi 5.2 ini merupakan bahasa pemrograman untuk mendefinisikan data dalam database secara logika. CA Clipper Compiler versi 5.2 dapat digolongkan dalam kelompok bahasa pemrograman database seperti dBase, Foxbase, Foxpro.

CA Clipper Compiler versi 5.2 juga merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur dan moduler serta merupakan program yang berorientasi objek.

Tujuan pemilihan CA Clipper Compiler versi 5.2 sebagai bahasa pemrograman yang digunakan pada tugas akhir ini karena bahasa pemrograman ini dapat berdiri sendiri sebab sudah dapat mengkompilasi dari bahasa sumber (source) menjadi bahasa mesin, kemudian juga adanya fungsi-fungsi yang mampu menunjang dalam pemakaian program secara multi user, dan yang tak kalah pentingnya juga mampu membuat tampilan program lebih bagus dan menarik. Disamping itu file basis data yang akan diakses datanya dengan menggunakan konsep pengurutan data melalui indeks yang

disediakan oleh Clipper sehingga proses pencarian data yang ada dapat dilakukan dengan lebih cepat.

B A B I I I PE R M A S A L A H A N

Dewasa ini komputer merupakan kebutuhan pokok bagi sebagian besar perusahaan yang ada. Keunggulan perangkat keras (komputer) sudah banyak digunakan dalam berbagai bidang, mulai dari bidang pendidikan, bank, perdagangan, jasa, hingga hiburan. Banyak perusahaan menggunakan perangkat keras (komputer) untuk membantu kelancaran usaha baik dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan maupun untuk mempercepat dalam menyajikan laporan yang rapi dan terbaru. Untuk itu peneliti berusaha melakukan komputerisasi pada perusahaan pelayaran nasional ini.

3 . 1 . Pe r m a s a l a h a n

Perusahaan P T. Global P utra Indonesia (GPI) merupakan perusahan pelayaran nasional yang melayani jasa angkutan barang

(cargo) antar pulau di Indonesia dan melayani juga jasa EMKL baik

untuk export maupun import. Sebelum berkembang menjadi besar PT. Global Putra Indonesia (GP I) dapat mengkontrol semua proses transaksi yang terjadi di perusahaan secara manual dengan cepat karena masih sedikit kegiatan/transaksi yang terjadi setiap harinya

sehingga memudahkan pihak administrasi untuk melakukan

Struktur Organisasi

PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA

DIREKTUR UTAMA MANAGER Export/Import MANAGER UMUM Controller MANAGER Cargo Nasional Ka Bag Pemasaran Ka Bag Pemasaran Ka Bag Personalia Ka Bag Keuangan Ka Bag Pembelian Ka Bag E D P

Akuntansi

Keuangan GUDANG

Gambar 3.1. Struktur organisasi PT. GPI

Selama ini PT. Global Putra Indonesia (GPI) sudah menggunakan komputer tapi hanya terbatas pada pengetikan dokumen biasa, jadi tidak memanfaatkan keunggulan teknologi komputer secara optimal. Untuk menghasilkan laporan berupa rugi/laba per trip atau laporan lainnya agak kesulitan dan membutuhkan waktu yang agak lama, padahal dengan waktu yang

agak lama membuat laporan tidak up to date lagi. Sehingga dapat

mempengaruhi kebijaksanaan yang akan diambil oleh pihak manajemen, apalagi setiap hari selalu terjadi transaksi yang tidak sedikit.

Seperti yang telah ditulis pada bab sebelumnya, bahwa permasalahan yang sedang dihadapi pada perusahaan jasa pelayaran

nasional PT. Global Putra Indonesia dituntut untuk mengetahui segala jenis kegiatan yang terjadi di dalam usahanya yaitu :

1. Mutasi Kas & Bank

2. Hutang Piutang

3. Pendapatan masing-masing trip

4. Biaya-biaya per trip

5. Rugi Laba per trip

Mutasi kas dan bank meliputi kegiatan seperti pencatatan bukti kas/bank masuk maupun bukti kas/bank keluar, transaksi ini berkaitan dengan laporan harian kas dan laporan buku besar untuk bagian accounting, dimana transaksi yang dilakukan harus di jurnal ulang (posting) dulu untuk masuk ke nomor perkiraan masing-masing.

Transaksi piutang meliputi kegiatan seperti pelunasan piutang yang dilakukan oleh customer. Sistem pembayaran hutang bisa dibayar secara tunai/cash atau dibayar dengan cek/giro.

Pembayaran secara tunai/cas h langsung masuk ke dalam kas, tetapi

jika membayar dengan cek/giro maka langsung dimasukkan ke dalam bank. Laporan yang akan dihasilkan dari transaksi piutang adalah kartu piutang untuk menampilkan history piutang per dealer serta pembayarannya, dan rekapitulasi piutang.

Transaksi hutang meliputi kegiatan seperti transaksi

pelunasan hutang kepada supplier, sistem pelunasan hutang hampir sama dengan sistem pelunasan piutang, cuma yang membedakan adalah antara konsumen dan supplier. Sedangkan laporan yang

dihasilkan dari transaksi ini meliputi kartu hutang yang mencatat history hutang per supplier, dan rekapitulasi hutang.

Transaksi pembelian meliputi kegiatan seperti pendefinisian supplier, untuk pembelian barang dilakukan melalui pemesanan dengan disertai pembayarannya baik dengan tunai maupun dengan cek/giro. Pada saat barang dikirim oleh supplier, dan telah diterima oleh bagian penerimaan barang, maka akan dibuatkan Laporan Penerimaan Barang (LPB). Laporan yang dihasilkan dari transaksi ini adalah register pembelian.

Pada transaksi pengiriman barang (cargo) antar pulau biasanya pelanggan mengirimkan barang kebagian penerimaan barang untuk dicatat tujuan pengiriman barang atau barang diambil ke pelanggan jika muatannya banyak sekali karena ini merupakan salah satu service yang diberikan kepada pelanggan. Bagian penerimaan barang mencatat barang yang akan dikirim dan mengelompokkan berdasarkan tujuan(trip). Barang yang sudah dikelompokkan ditampung dulu kedalam gudang. Jika jadwal keberangkatan kapal sudah tiba maka barang dari gudang itu akan dimasukkan ke dalam kapal untuk disusun serapi mungkin, sehingga barang yang lunak tidak ditaruh dibawah, karena susunan barang mempengaruhi kondisi tiap barang. Dari transaksi-transaksi tersebut akan dihasilkan beberapa laporan antara lain laporan register penjualan.

3 . 2 . Pe m b a t a s a n M a s a l a h

Dalam memecahkan permasalahan yang ada, peneliti

melakukan pembatasan permasalahan sebagai berikut :

1. Setup Trip

2. Hutang Biaya

3. Piutang Biaya

4. Kas dan Bank

5. Rugi/Laba per Trip

Program dirancang untuk penggunaan multi user dengan operating sistem Novell, tetapi program ini juga bisa digunakan pada single user sistem dengan operating sistem Dos.

1

BAB IV

ANALIS A DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1. Document Flow

2

BT : Bukti Tagihan TT : Tanda Terima BKK/BBK : Bukti Kas/Bank Keluar

C / BF : Cash / Bank Flow

PENAGIH Bukti Tagihan 1 Bukti Tagihan BT 1 Tanda Terima Tanda Terima 1 2 Paraf Kasir Tanda Terima 1 Tanda Terima = Saat Pembayaran Cek / BG Mundur ?

BukuAgenda Cek Mundur Keluar 2 BKK/BBK BKK/BBK 1 2 Laporan Kas Bank Harian dicocokkan File Ya Tdk

Pada Saat Jatuh Tempo

Di Acc Finance Manager File Tanda Terima SAAT PENAGIHAN Tanda Terima 1 1 Rp/Cek/BG Tanda Terima 2 1 Kartu Hutang =

Setelah cocok TT dan BT diserahkan kembali ke Kasir

TT BT BKK/BBK 1 1 1 Kartu Hutang Buku Besar

Secara periodik membuat C / BF

BKK/BBK

Cash / Bank Flow

1 2

Ke Bagian Keuangan

File

KEUANGAN ( KASIR ) AKUNTANSI

3

Faktur Penjualan

SJ 1

Membuat Daftar Tagihan Daftar Tagihan 1 2 SJ 1 Faktur Penjualan 1 _Daftar Tagihan 1 File Faktur Penjualan SJ 1 SJ 1 Faktur Penjualan 1 = Faktur Penjualan SJ 1 SJ 1 Faktur Penjualan 1 Faktur Penjualan SJ SJ 1 Faktur Penjualan 1 Rp/Cek/BG Tanda Terima 1 File File

4

4.2. S is tem Flow

5

4.3. Data Flow Digaram (DFD)

ProcessPelanggan

Process Administrasi

ProcessSupplier

ProcessTrip / Kapal ProcessGudang

Process General Manager Order Pengiriman

Barang

Realisasi Pengiriman Barang

Order Spare Part

Proses Pencatatan

Laporan 0

SISTEM INFORMASI JASA ANGKUTAN

BARANG PELAYARAN

NASIONAL PT. G P I

6

ProcessPelanggan

Process General

Manager _ProcessTrip / Kapal

ProcessGudang Process Administrasi 1 Memproses Order Pengangkutan Order 2 Pengangkutan 3 Accounting Piutang Laporan Hutang / Piutang

Realisasi Pengiriman Surat Jalan Barang Laporan Pengiriman Faktur Jadwal Pengiriman 4 Pembelian ProcessSupplier Hutang Order Pembelian Penerimaan Barang / Spare Part Order

Pembelian

7 0 SISTEM INFORMASI JASA ANGKUTAN BARANG PELAYARAN NASIONAL PT. G P I

1 Order Pengiriman Barang

2 Pengangkutan 3 Accounting 4 Pembelian 3.1 Penerimaan Kas/Bank 3.2 Pengeluaran Kas/Bank 3.3 Laporan Kas Harian 3.4 Laporan Rugi/Laba per Trip 4.1 Order Pembelian 4.2 Penerimaan Barang 4.3 Pelunasan Hutang 2.1 Surat Jalan 2.2 Pelunasan Piutang 2.3 Laporan Tagihan 2.4 Register Pengiriman 1.1 Order Pengiriman 1.2 Laporan Order Pengiriman

Gambar 4. 7. DFD administrasi pengiriman barang level 1

2.1 Surat Jalan 2.2 Pelunasan Piutang 2.3 Laporan Tagihan 2.4 Register Pengiriman

Surat Jalan D2 Order D1

Berita Acara D3 Bayaran D4

Rekapitulasi D5

Register D8 Kartu Piutang D6

PengangkutanManager Pengangkutan Bagian Penjualan & Jasa 1.1 Order Pengiriman 1.2 Laporan Order Pengiriman D9 Pelanggan D1 Order

D10 Laporan Order

8 P3.1 Pembuatan Bukti Kas/Bank Keluar P3.2 Pembuatan Bukti Kas/Bank Masuk Administrasi D4 Bayaran D7 Mutasi

D14 Mutasimm

D4 Bayaran

D7 Mutasi

D14 Mutasimm P3.3

Pembuatan Laporan

D15 Rekening D15 Rekening

Nota Pembayaran Pembayaran Tanda Terima Data Pembayaran Data Pembayaran Data Mutasi Kas/Bank Data Bukti Memorial Data Mutasi Kas/Bank Data Bukti Memorial Bukti Kas Keluar Bukti Bank Keluar Bukti Memorial Keluar Bukti Kas Masuk Bukti Bank Masuk Bukti Memorial Masuk Laporan Bank Harian Laporan Kas Harian Laporan Memorial Harian Data Perkiraan Data Perkiraan P1 Pengadaan Stock P2 Penerimaa Pesanan

9

4.1 Order Pembelian

4.2 Penerimaan

Barang

4.3 Pelunasan

Hutang

Pesan D11

Supplier D12

Masuk D13

Pengangkutan Administrasi

Berita Acara D3

Bayaran D4

Gambar 4.10. DFD pembelian

10

Prosedur sistem ini dibuat langsung setelah survey dilakukan dan diberikan kepada pihak perusahaan pada survey berikutnya. Bagian ini terdiri dari :

1. PROSEDUR : menggambarkan aliran sistem yang ada secara diagram (flow).

2. DOKUMEN : mencatat identitas-identitas apa saja yang diperlukan pada setiap bagian aliran sistem.

3. RECORD : mencatat laporan-laporan apa saja yang dihasilkan pada setiap bagian aliran sistem.

Salah satunya bentuknya sebagai berikut :

Tabel 4.1. Sistem Jasa PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA

Prosedur Dokumen Record Acc. Trmt

Order Pengiriman b 1 c 1 d 1

Surat Jalan b 2 c 2 d 2

Nota b 3 c 3 d 3

Bagian ini terdiri dari : 1. Nama File : *.DBF

2. In dex On : menyediakan file-file Index apa saja yang akan dipergunakan.

3. Field Name : menyatakan nama field yang dipergunakan

4. Type : menyatakan type dari field yang dipergunakan, berupa :

11

D = Date L = Logical

5. Width : menyatakan panjang maksimum dari field yang didefinisikan

6. Decimal : menyatakan nilai desimal dari field numerik yang didefinisikan

7. Keterangan : kolom ini disediakan sebagai catatan dari field yang dipergunakan.

Database yang terdapat pada sistem administrasi pengiriman barang ini sudah dinormalisasikan, bentuknya sebagai berikut :

Tabel 4.2. Struktur database daftar

Nama DAFTAR.DBF

Fungsi Menyimpan data index dari setiap file database

Field Name Typ e Wid th Dec. Keterangan

Nama C 8 Nama Data Base

Urutan C 8 Nama Index File

Isi C 40 Primary Key

Tanggal D 8 Tanggal Index

Tanggal_p D 8 Tanggal Packing

DI_Index L 1 Di Index atau tidak

Unik L 1 Unik atau tidak

12

Tabel 4.3. S truktur database khusus

File KHUSUS.DBF

Fungsi Menyimpan jenis transaksi yang digunakan

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tipe C 4 Jenis Transaksi

Kode C 9 Kode Perkiraan 1

Pasangan C 9 Kode Perkiraan 2

Keterangan C 30 Keterangan

Tabel 4.4. Struktur database induk

File INDUK.DBF

Index Kode Induk_kd.ntx

Fungsi Setup induk pada kode perkiraan/rekening

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Kode C 3 Kode Induk

Nama C 30 Keterangan

Tabel 4.5. Struktur database kapal

File KAPAL.DBF

Fungsi Data Master Kapal

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

13

Tabel 4.6. Struktur database rekening

File REKENING.DBF

Index Kode Rek_kode.ntx

Fungsi Kode perkiraan/jurnal untuk accounting

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal Saldo Awal

Tanggal_1 D 8 Tanggal Jurnal

Kode C 9 Kode Perkiraan

Tanda C 1 Posisi kode perkiraan

Debet / Kredit

Nama C 30 Nama Kode Perkiraan

Awl_debet N 16 2 Saldo Awal Debet

Awl_kredit N 16 2 Saldo Awal Kredit

Debet N 16 2 Mutasi Debet

Kredit N 16 2 Mutasi Kredit

Akh_debet N 16 2 Saldo Akhir Debet

Akh_kredit N 16 2 Saldo Akhir Kredit

Tabel 4.7. Struktur database trip

File TRIP.DBF

Index Kode_trip trip_kd.ntx

Fungsi Master Data Trip

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

14

Nama_kapal C 20 Nama Kapal

Tanggal_jl D 8 Tanggal Berangkat

Kolli N 8 0 Isi Kolli

Isi_M3 N 14 2 Isi M3

Tabel 4.8. Struktur database supplier

File SUPPLIER.DBF

Index Kode_supl Suppl_kd.ntx

Fungsi Setup data supplier

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Kode_supl C 7 Kode Supplier

Nama C 30 Nama

Alamat C 30 Alamat

Telepon C 15 Nomor telepon

Keterangan C 30 Keterangan

Saldo_awal N 14 2 Saldo awal

Pembelian N 14 2 Jumlah pembelian

Pembayaran N 14 2 Jumlah pembayaran

Saldo_akh N 16 2 Saldo akhir

Kode C 9 Kode Perkiraan

Tabel 4.9. Struktur database langgan

File LANGGAN.DBF

Index Kode_lang Langg_kd.ntx

Fungsi Setup data customer/pelanggan

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Kode_lang C 7 Kode pelanggan

15

Alamat C 30 Alamat

Telepon C 15 Nomor telepon

Keterangan C 30 Keterangan

Saldo_awal N 14 2 Saldo awal

Saldo_akh N 16 2 Saldo akhir

Kode C 9 Kode Perkiraan

Tabel 4.10. Struktur database kota

File KOTA.DBF

Index Kode_kota Kota_kd.ntx

Fungsi Master data kota

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Kode_kota C 4 Kode Kota

Nama C 30 Nama Kota

Tabel 4.11. Struktur database mutasi

File MUTASI.DBF

Index Kode+dtos(tanggal)+no_bukti Mutasikd.ntx Dtos(tanggal)+kode+no_bukti Mutasitg.ntx No_bukti+dtos(tanggal)+kode Mutasinb.ntx Fungsi Menyimpan data mutasi kas dan bank

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal Mutasi

No_bukti C 12 Nomor Bukti

Keterangan C 40 Keterangan

Nomor_BG C 15 Nomor BG

16

Lawan C 9 Lawan kode Perkiraan

Jumlah N 18 2 Jumlah

Tipe C 1 Debet / Kredit

Kode_trip C 9 Kode Trip

Tabel 4.12. Struktur database b_acara

File B_ACARA.DBF

Index Kode_supl+nomor B_acar_lg. ntx

Dtos(tanggal)+kode_supl+nomor B_acar_tg. ntx

Fungsi Menyimpan data berita acara pelunasan hutang/piutang

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal transaksi

Nomor C 8 Nomor bukti

Kode_supl C 7 Kode suppl./langgan

Piutang N 14 2 Jumlah hutang/piutang

Tipe_trans C 1 Jenis transaksi

Tabel 4.13. Struktur database bayaran

File BAYARAN.DBF

Index Kode_supl+dtos(tanggal) Bayar_lg.ntx

Dtos(tanggal) Bayar_tg.ntx

Nomor Bayar_no.ntx

Bank+nomor_bg Bayar_bn.ntx

Fungsi Menyimpan data pelunasan hutang dan piutang

17

Tipe_trans C 1 Tipe Transaksi

Tanggal D 8 Tanggal Nota

Kode_supl C 7 Kode Suppl/Langgan

Nomor C 8 Nomor Nota

Bank C 20 Nama Bank

Nomor_BG C 15 Nomor BG

Jumlah N 14 2 Jumlah Uang

Tanggal_Cr D 8 Tanggal Cair

Keterangan C 20 Keterangan

Bayar_ok C 1 Status P embayaran

Tabel 4.14. Struktur database masuk

File MASUK.DBF

Index Nomor_lpb Masuk_lp.ntx

Kode_supl+nomor_lpb Masuk_sp.ntx Dtos(tanggal)+nomor_lpb Masuk_tg.ntx Nomor_sp+dtos(tanggal) Masuk_no.ntx Fungsi Menyimpan data pembelian dan penerimaan barang

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal mutasi

Kode_supl C 7 Kode supplier

Nomor_sp C 8 Nomor nota

Nomor_lpb C 8 Nomor LPB

Bahan C 30 Nama Barang

Quantity N 10 0 unit

Harga_sat N 14 2 Harga satuan

Jumlah N 14 2 Jumlah kotor

PPN C 1 Pakai PP N atau tidak

18

Jumlah_ttl N 14 2 Jumlah total

Kode C 9 Kode perkiraan

Lawan C 9 Lawan kode perkiraan

Tabel 4.15. Struktur database keluar

File KELUAR.DBF

Index Nomor_sj Keluarlp.ntx

Kode_lang+nomor_sj Keluarsp.ntx Dtos(tanggal)+nomor_sj Keluartg.ntx Kode_trip+dtos(tanggal) Keluarkd.ntx Fungsi Menyimpan data pengeluaran barang

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal Transaksi

Kode_lang C 7 Kode Pelanggan

Nomor_sj C 8 Nomor Surat Jalan

Nomor_bar C 8 Nomor Barang

Barang C 30 Nama Barang

Kolli N 11 3 Quantity

19

Tabel 4.16. Struktur database jual

File JUAL.DBF

Index Nomor_sj Jual_lp.ntx

Kode_lang+nomor_sj Jual_sp.ntx Dtos(tanggal)+nomor_sj Jual_tg.ntx Kode_trip+dtos(tanggal) Jual_kd.ntx Nomor_sj+kode_trip Jual_op.ntx Fungsi Menyimpan data pengiriman barang

Field Name Typ e Width Dec. Keterangan

Tanggal D 8 Tanggal Transaksi

Kode_lang C 7 Kode Pelanggan

Kode_trip C 9 Kode Trip

Nomor_sj C 8 Nomor surat jalan

Barang C 30 Nama Barang

20

Harga N 10 0 Harga satuan

Jumlah N 16 2 Jumlah

Nomor_bar C 10 Nomor Barang

Asuransi N 7 0 Biaya Asuransi

Ijin_BB N 7 0 Biaya Ijin

Materai N 7 0 Biaya Materai

Packing N 7 0 Biaya Packing

Jumlah_ttl N 16 2 Jumlah Total

21

Gambar 4.11. Desain menu setup induk

Gambar 4.12. Desain menu setup rekening

22

Gambar 4.14. Desain menu setup kapal

23

Gambar 4.16. Desain menu setup supplier

24

Gambar 4.18. Desain menu setup wilayah

25

Gambar 4.20. Desain menu transaksi pengiriman barang

29

4.6. ER Diagram

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini akan disampaikan kesimpulan yang merupakan ringkasan dari berbagai uraian pada bab-bab sebelumnya, sehingga dengan adanya kesimpulan ini diharapkan akan lebih mempermudah mengetahui dan memahami materi pembahasan dari penulisan penelitian ini. Disamping itu peneliti juga memberikan s aran-saran sebagai bahan pertimbangan tentang hal-hal yang perlu dilaks anakan oleh pihak perusahaan.

5.1. Kesimpulan

Dari hasil pembuatan program s is tem informasi jasa angkutan barang pada PT. Global Putra Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Selama ini sistem administrasi yang dilakukan s ecara manual

sering mengalami kesalahan dalam pencatatan dan sering terlambat dalam penyajian informasi sehingga memperlambat pekerjaan dalam pelayanan terhadap pelanggan.

2. Dengan menggunakan program ini, diharapkan dapat mengatasi

dan menyelesaikan semua permasalahan yang dihadapi oleh PT. Global Putra Indonesia, sehingga dapat memudahkan bagian administrasi untuk melakukan transaksi, dan pembuatan laporan yang cepat dan tepat kepada pimpinan perusahaan sehingga dapat

digunakan dalam pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dalam perusahaan.

3. Program administras i ini merupakan bagian dari sistem yang

terintegras i yang dikemudian hari dapat dikembangkan lagi.

5.2 S aran

Saran-s aran yang dapat diberikan oleh peneliti s ebagai sumbangan pemikiran pada sistem administras i PT. Global Putra Indonesia adalah s ebagai berikut :

1. Untuk menghindari kesalahan pemasukan data, hendaknya

dilakukan proses validasi data, s ebelum data dimasukkan ke dalam komputer.

2. Dengan penggunaan komputerisasi di dalam sistem administrasi

ters ebut sebaiknya juga diimbangi dengan tenaga yang profesional dan mengerti pengoperasiaan komputer dan programnya.

3. Untuk menghasilkan s is tem administras i yang lebih baik maka

bisa ditambahkan laporan pendukung dengan grafik, dan masih banyak yang dapat dikembangkan dari program pada PT. Global Putra Indonesia.

Akhir kata peneliti mengucapkan selamat kepada yang menggunakan program ini, semoga hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan PT. Global Putra Indonesia dalam melakukan kegiatan operasionalnya.

D A FT A R PU S T A K A

Herianto, Tjendry, 1993, Tuntunan Praktis Pem rogram an Clipper 5

Tingkat Dasar, Elex Media Komputindo, J akarta.

Herianto, Tjendry, 1993, Tu ntunan Praktis Pem ogram an Clipper 5

Tingkat Lanjut, Elex Media Komputindo, J akarta.

J ogiyanto, H.M., 1991, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Wiederhold, Gio, 1987, File Organization for Database Design, McGraw-Hill, Inc., United State, New York.

29

4.6. ER Diagram

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini akan disampaikan kesimpulan yang merupakan ringkasan dari berbagai uraian pada bab-bab sebelumnya, sehingga dengan adanya kesimpulan ini diharapkan akan lebih mempermudah mengetahui dan memahami materi pembahasan dari penulisan penelitian ini. Disamping itu peneliti juga memberikan s aran-saran sebagai bahan pertimbangan tentang hal-hal yang perlu dilaks anakan oleh pihak perusahaan.

5.1. Kesimpulan

Dari hasil pembuatan program s is tem informasi jasa angkutan barang pada PT. Global Putra Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Selama ini sistem administrasi yang dilakukan s ecara manual sering mengalami kesalahan dalam pencatatan dan sering terlambat dalam penyajian informasi sehingga memperlambat pekerjaan dalam pelayanan terhadap pelanggan.

2. Dengan menggunakan program ini, diharapkan dapat mengatasi dan menyelesaikan semua permasalahan yang dihadapi oleh PT. Global Putra Indonesia, sehingga dapat memudahkan bagian administrasi untuk melakukan transaksi, dan pembuatan laporan yang cepat dan tepat kepada pimpinan perusahaan sehingga dapat

digunakan dalam pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dalam perusahaan.

3. Program administras i ini merupakan bagian dari sistem yang terintegras i yang dikemudian hari dapat dikembangkan lagi.

5.2 S aran

Saran-s aran yang dapat diberikan oleh peneliti s ebagai sumbangan pemikiran pada sistem administras i PT. Global Putra Indonesia adalah s ebagai berikut :

1. Untuk menghindari kesalahan pemasukan data, hendaknya dilakukan proses validasi data, s ebelum data dimasukkan ke dalam komputer.

2. Dengan penggunaan komputerisasi di dalam sistem administrasi ters ebut sebaiknya juga diimbangi dengan tenaga yang profesional dan mengerti pengoperasiaan komputer dan programnya.

3. Untuk menghasilkan s is tem administras i yang lebih baik maka bisa ditambahkan laporan pendukung dengan grafik, dan masih banyak yang dapat dikembangkan dari program pada PT. Global Putra Indonesia.

Akhir kata peneliti mengucapkan selamat kepada yang menggunakan program ini, semoga hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan PT. Global Putra Indonesia dalam melakukan kegiatan operasionalnya.

D A FT A R PU S T A K A

Herianto, Tjendry, 1993, Tuntunan Praktis Pem rogram an Clipper 5

Tingkat Dasar, Elex Media Komputindo, J akarta.

Herianto, Tjendry, 1993, Tu ntunan Praktis Pem ogram an Clipper 5

Tingkat Lanjut, Elex Media Komputindo, J akarta.

J ogiyanto, H.M., 1991, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Andi

Offset, Yogyakarta.

Wiederhold, Gio, 1987, File Organization for Database Design,