1
1. Pendahuluan
Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, semakin meningkat pula kebutuhan instansi maupun perusahaan yang memanfatkan teknologi
informasi untuk memenuhi, membantu dan menyelesaikan pekerjaan mereka. SMKN 1 Pabelan Kabupaten Semarang adalah Sekolah Menengah Kejuruan yang
memiliki kelompok bidang keahlian Teknik Sepeda Motor, Tata Busana, Rekayasa Perangkat Lunak dan Teknik Kendaraan Ringan. Keberadaannya
didukung oleh dunia usaha dan dunia industri, baik dalam pembelajaran maupun penyerapan lulusannya. SMK Negeri 1 pabelan Kabupaten Semarang adalah
instansi pemerintah yang masih mengelola arsip dengan cara manual yaitu dalam bentuk hardcopy dan disimpan dalam almari dan rak, arsip
– arsip tersebut adalah arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pendidikan, akta pendirian sekolah,
laporan tahunan, dan gambar foto peristiwa. sehingga dalam proses pencarian arsip memakan waktu dan pengamanan arsip dirasa kurang karena dengan bentuk
hardcopy
arsip akan rentan rusak dan hilang, maka dari itu SMK Negeri 1 Pabelan Kabupaten Semarang membutuhkan suatu media penyimpanan yang aman, cepat,
dan tepat dalam mendapatkan data dan atau informasi yang ada pada arsip untuk mengefektifkan waktu.
Setelah melakukan penelitian dengan melakukan wawancara pada beberapa pegawai dan guru di SMK Negeri 1 Pabelan Kabupaten Semarang yang
menangani bagian IT dan berkas, ditemukan masalah mengenai pengelolaan penyimpanan arsip kurang terorganisir dengan baik. Karena pengelolaan
penyimpanan arsip yang kurang terorganisir dengan baik, maka mempengaruhi dalam hal penyimpanan dan pencarian arsip, karena pengguna atau user tidak
hanya satu orang melainkan ada beberapa orang.
Berdasarkan masalah yang ada, maka dalam penelitian ini dilakukan perancangan dan implementasi aplikasi penyimpanan arsip menggunakan FTP
server di SMK Negeri 1 Pabelan Kabupaten Semarang sebagai media
penyimpanan yang scalable, akses yang cepat, menjamin keamanan data dengan adanya autentikasi user sehingga dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat
terorganisir dengan baik, cepat, dan aman.
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasikan aplikasi penyimpanan arsip menggunakan FTP server
sebagai media penyimpanan arsip di SMK Negeri 1 Pabelan Kabupaten Semarang. Sedangkan manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah
membantu dalam menyelesaikan masalah tentang pengelolaan penyimpanan arsip yang kurang terorganisir dengan baik menjadi baik, cepat, dan aman pada SMK
Negeri 1 Pabelan Kabupaten Semarang.
2. Tinjauan Pustaka
Pada penelitian sebelumnya yang berjudul “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama
Negeri 2 Nawangan” membahas tentang penyimpanan data keterangan surat masuk dan keluar pada sekolah menengah pertama negeri 2 nawangan yang
disimpan di dalam suatu tempat penyimpanan elektronik atau data center
2
sehingga data – data penting tidak tercecer atau rusak. Manfaat adanya aplikasi
pengelolaan surat masuk dan keluar pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan ini, user dapat mengakses dan memperoleh informasi data surat
dengan cepat serta membuat sistem rekapitulasi surat masuk dan surat keluar sehingga pengelolaan surat dapat lebih terorganisir dan terstruktur dengan baik.
Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman web PHP dan database MySQL
[1]. Pada penelitian lainnya yang berjudul “Aplikasi Pengelolaan Data
Kearsipan Pada SMA Negeri 1 Mlongo Jepara Berbasis Multiuser ” membahas
tentang penyimpanan arsip pada SMA Negeri 1 Mlongo Jepara yang menggunakan cara pengarsipan manual sehingga dibuatlah aplikasi pengelolaan
data kearsipan secara elektronik guna mempermudah proses pengelolaan surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan baik, cepat, dan
mudah. Aplikasi ini dibangun menggunakan Visual Foxpro 9 [2].
Perbedaan penelitian terdahulu dengan peneletian ini yaitu pada implementasi aplikasi dan keamanan file yang ada di data center. Pada penelitian
pertama yang berjudul “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan” implementasi
aplikasi hanya ditujukan untuk menyimpan data surat keluar dan surat masuk, user
bisa melihat data file user lain yang ada pada data center. Penelitian kedua yang berjudul “Aplikasi Pengelolaan Data Kearsipan Pada SMA Negeri 1 Mlongo
Jepara Berbasis Multiuser ” implementasi aplikasi hanya ditujukan pada bagian
TU tata usaha untuk mengelola dan hanya digunakan untuk data surat pada TU. Sedangkan melalui penelitian ini akan dibangun aplikasi penyimpanan arsip
penting sekolah seperti arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pendidikan, akta pendirian sekolah, laporan tahunan, dan gambar foto peristiwa. Aplikasi ini
diimplementasikan untuk seluruh staff dan atau pegawai kantor yang berhubungan dengan arsip
– arsip sekolah seperti TU, Kurikulum, dan Kepala Sekolah pada SMK Negeri 1 Pabelan guna memudahkan akses arsip dengan cepat, tepat, dan
aman, serta sebagai sistem backup data arsip. Arsip record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebut
“warkat” adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan
– keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang itu pula [3]. Untuk menyimpan informasi dari user yang menggunakan aplikasi ini dan
arsip – arsip dari user yang menggunakan aplikasi ini, dibutuhkan beberapa
perangkat lunak guna menunjang penelitian ini. XAMPP merupakan satu paket komplit web server yang mudah untuk dipasang pada berbagai sistem operasi. Di
dalamnya sudah tersedia Apache, MySQL, PHP, Filezilla, dan berbagai pustaka bantu lainnya. Komponen- komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1 Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada request-response
HTTP dan logging informasi secara detail [4]. 2 MySQL adalah DBMS yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi dari GPL
General Public License, dimana setiap orang bebas menggunakannya tetapi
3
tidak boleh boleh untuk dijadikan program induk turunan bersifat close source komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan dari salah satu konsep utama
dalam basis data sejak lama, yaitu SQL Structured Query Language. SQL adalah sebuah konsep pengoprasian basis data terutama untuk proses seleksi,
pemasukan, pengubahan, dan penghapusan data yang dimungkinkan dapat dikerjakan dengan mudah dan otomatis. 3 PHP Hypertext Preprocessor adalah
kode skrip yang akan dieksekusi pada server side. Skrip PHP akan membuat suatu aplikasi dapat di integrasikan ke dalam HTML, sehingga suatu halaman web
tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke
browser.
PHP juga menyediakan fungsi – fungsi build-in untuk berbagai
keperluan, seperti memanipulasi string, tanggal, file dan lain – lain [5]. 4
Filezilla adalah program aplikasi jaringan yang berguna untuk transfer via protokol FTP di jaringan komputer atau internet. Software Filezilla dibuat dan
dikembangkan oleh Tim Kosse. Filezilla juga dikenal dengan sebutan Filezilla Client
, adalah suatu software FTP gratis, open source, cross-platform. Binary tersedia untuk Windows, Linux, dan Mac OS X. Software ini mendukung FTP,
SFTP, dan FTPS FTP di SSLTLS. Sejak 5 maret 2009, Filezilla Server adalah produk lain dari Filezilla Client. Ini adalah server FTP yang didukung oleh proyek
yang sama dan fitur – fitur dukungan untuk FTP dan FTP melalui SSLTLS [6].
Pada aplikasi ini menggunakan FTP server sebagai penyimpanan data, karena aplikasi ini belum dihosting sehingga digunakan FTP Server sebagai
server. File Transfer Protocol FTP merupakan protokol untuk transfer file dalam suatu jaringan dengan menggunakan konsep TCP [7]. TCP merupakan
koneksi terpercaya, artinya sebelum dan sesudah proses koneksi dengan klien melakukan hubungan komunikasi berbicara dua arah untuk memastikan baik
server
maupun klien menerima data yang benar.
3. Metode Penelitian
Kategori