49
1. Pemohon mempersiapkan persyaratan seperti : a. KTP
b. Surat nikah Suami dan istri G. Prosedur pembuatan surat pengantar akte kelahiran:
1. Pemohon mempersiapkan persyaratan seperti :
a. KTP atau KK H. Prosuder warga masuk atau baru:
1. Pemohon mempersiapkan persyaratan seperti: a. KKKTP
b. Surat pindah dari tempat asal c. Surat Nikah bila sudah menikah
1.3.3.1 Use Case Diagram
Use Case Diagram memperlihatkan hubungan diantara aktor dan use case. Aktor merepresentasikan seorang user atau subsistem lain yang akan berinteraksi
dengan sistem. Sedangkan use case merupakan urutan kejadian yang menggambarkan interaksi antara user dengan sistem. Fungsionalitas sistem
didefinisikan ke dalam use case dari sudut eksternal sistem yang berguna untuk uji kelayakan sistem.
50
Gambar 3. 3 Use Case Diagram Sistem Informasi Kependudukan Yang Berjalan
1.3.3.2 Skenario Use Case
Skenario use case digunakan untuk memudahkan dalam menganalisa skenario yang akan kita gunakan pada fase-fase selanjutnya dengan melakukan
penilaian terhadap skenario tersebut. Adapun tahapan-tahapan sekenario use case pembuatan surat pindah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Nama Use Case : Pembuatan surat pengantar
Aktor : Pemohon, RT, RW
Tujuan : Pembuatan surat pengantar
51
Tabel 3. 1 Skenario Use Case Pembuatan Surat Pengantar Pemohon
RT RW Skenario Normal
1. Menyerahkan syarat pembuatan surat pengantar.
2. Memeriksa kelengkapan persyaratan
3. Memverifikasi dan validasi data penduduk
4. Di buatkan surat pengantar, tanda tangan dan cap RT dan RW
5. Surat pengantar Skenario Alternatif
6. Memeriksa persyaratan surat pengantar
7. Memeriksa persyaratan dan melengkapi persyaratan surat
pengantar 8. Memeriksa persyaratan surat
pengantar 2. Nama Use Case
: Penduduk baru atau masuk Aktor
: Pemohon, RT, RW Tujuan
: Menambahkan warga baru
52
Tabel 3. 2 Skenario Use Case Warga Baru Pemohon
RT RW Skenario Normal
1. Menyerahkan syarat warga baru. 2. Memeriksa kelengkapan
persyaratan 3. Memverifikasi dan validasi data
4. Data disimpan ke buku kependudukan
Skenario Alternatif 5. Memeriksa persyaratan
6. Memeriksa persyaratan dan melengkapi persyaratan
7. Memeriksa persyaratan 3. Nama Use Case
: laporan bulanan Aktor
: RT, RW, dan staff kelurahan Tujuan
: Pembuatan surat pengantar pindah Tabel 3. 3 Skenario Use Case Laporan Bulanan
RT RW Staff Kelurahan
1. Membuat laporan bulanan 2. Menyerahkan laporan bulanan
3. Menerima laporan bulanan dan menyimpan
53
3.3.2.3 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan
yang ada di dalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat, maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang sedang
berjalan, yaitu: a. Deskripsi :
Pemohon menetapkan surat pengantar yang akan diajukan untuk dibuat kemudian RT RW memeriksa kelengkapan persyaratan kependudukan dan
dibuatkan surat yang diajukan dan di tanda tangan RT dan RW.
Gambar 3. 4 Activity Diagram Pembuatan Surat Pengantar
54
b. Deskripsi : Pemohon memberikan persyaratan untuk menjadi warga baru kemudian
RT memeriksa kelengkapan persyaratan dan data disimpan ke buku kependudukan.
Gambar 3. 5 Activity Diagram warga masuk c. Deskripsi :
RT RW membuat laporan bulanan dan di laporkan ke Staff kelurahan sebagai laporan.
55
Gambar 3. 6Diagram Laporan dari Kantor RW ke Staff Kelurahan Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan,
penulis menemukan beberapa permasalahan baik itu secara langsung maupun tidak langsung yang dapat mempengaruhi kinerja terhadap sistem yang ada.
Masalah-masalah ini apabila ditinjau lebih jauh lagi akan berpengaruh terhadap pengembangan sistem nantinya. Setelah melakukan identifikasi terhadap
penyebab permasalahan yang ada, penulis juga melakukan pengamatan dengan maksud untuk mengumpulkan fakta atau data yang menjadi permasalahan pada
sistem ini. Adapun masalah-masalahnya adalah sebagai berikut:
56
No Permasalahan
Bagian Rencana Solusi
1. Lambatnya
pembuatan surat
pengantar pindah, surat pengantar kelakuan baik, surat pengantar
keterangan kematian,
surat pengantar
keterangan tidak
mampu, surat pengantar KTP, surat pengantar kartu keluarga, dan
surat pengantar akte kelahiran dikarena prosedur dari masing-
masing proses
membutuhkan dokumen-dokumen kependudukan
sehingga petugas harus mencari dokumen-dokumen tersebut satu
persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Pemohon Di dalam aplikasi yang
saya rancang,
dibuatkan system yang di
implementasikan dengan
bahasa pemrograman
yang diimplementasikan
dengan data
base, sehingga mumudahkan
dalam pencarian data penduduk.
2. Penyimpanan data di Kantor RW
masih secara manual dengan mengarsipkan data kependudukan
yang menyebabkan penumpukan data dan penghamburan kertas.
RT dan
RW Sistem informsi yang
di implementasikan
kedalam bahasa
pemrograman yang
terintegrasi kedalam
Database dapat
mengurangi.
57
No Permasalahan
Bagian Rencana Solusi
penumpukan data dan penghamburan kertas
3. Pengolahan
laporan data
kependudukan yang lama, sering mengalami
keterlambatan penyerahan dari kantor RW Ciseah
Mekar ke kelurahan,karena data- data yang tercecer.
RT RW Dengan
tersusunnya data-data
yang tersimpan di data base
memungkinkan untuk mempermudah dalam
pencarian data-data
yang akan
menjadi laporan dan tersusun
secara otomatis oleh sistem.
Tabel 3. 4 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
61
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem
Sebelum memulai perancangan, terlebih dahulu dilakukan perencanaan untuk melakukan pengembangan sistem. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari
kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan sistem yang akan dibentuk.
5. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem.
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dilakukan bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum terhadap komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain
dan diterapkan oleh pembangun sistem di Kantor RW Ciseah Mekar. Tujuan perancangan sistem informasi kependudukan ini akan diuraikan sebagai berikut :
a. Menerapkan sistem informasi yang mempermudah dalam layanan
administrasi kependudukan dalam pembuatan surat pengantar pindah, surat pengantar kelakuan baik, surat pengantar keterangan kematian, surat
