Laporan Praktek Kerja Lapangan Di Tata Usaha Sandi Tel Dan Kepegawaian Pemerintah Kota Cimahi

BAB 2

PELAKSANAAN PKL

2.1 Aktivitas Kegiatan PKL TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian Pemerintahan Kota Cimahi

Sesuai dengan Job Description yang tertera di Bab 1, TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian Pemerintahan Kota Cimahi membagi bidang kerjanya yakni Bagian bendahara, bagian pelaksanan pengendalian naskah dinas, bagian sekretaris pribadi pimpinan walikota wakil walikota sekertaris daerah dan asisten, bagaian pelaksaan urusan kepegawaian dan bagian pelaksanaan SANDITEL. Untuk itu penulis sebagai pelaksana kegiatan praktek kerja di bagian sekretaris pribadi pimpinan walikota wakil walikota sekertaris daerah dan asisten, di maksudkan untuk lebih mengenal lingkup kerja Humas/PR dalam Subbag TU Pimpinan.

Dalam kegiatannya di TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian penulis dibimbing oleh Bapak Dodi Irawan sebagai pembimbing. Namun pada prakteknya penulis juga dibantu oleh seluruh staff dari Subbag TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian.

Kegiatan selama PKL yaitu ada yang bersifat rutin dan ada juga yang bersifat insidentil. Kegiatan rutin adalah kegiatan yang dilakukan sehari-hari dan kegiatan insidentil yaitu kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari dan dilakukan apabila ada event. Maka jadwal tersebut antara lain:

Berikut merupakan tabel kegiatan praktek yang dilakukan

Tabel 1.2

No. Tanggal

Uraian Kerja

Praktek

Sifat

1. 12/07/2010

a. Perkenalan bagian TU

Pimpinan Sanditel & Kepegawaian

b. Fungsi TU Pimpinan Sanditel & Kepegawaian

Insidentil

Insidentil

2. 13/072010

a.konsultasi cara kerja b. pemberian arahan Insidentil Insidentil

3. 15/07/2010

a. Menerima surat masuk

Rutin

b.Memilah surat

4. 16/07/2010

a. Menerima surat masuk

b. Membuat resume

c. Memilah surat

Rutin

Rutin

Rutin

5. 19/07/2010

a.Menerima surat masuk

b. menerima surat balasan

Rutin

Rutin

6. 20/07/2010

a.Menerima surat masuk b.Proposal c.Membuat resume surat Rutin Rutin Rutin

7. 21/07/2010

a.Rapat TU

pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian

b.Menerima surat

masuk

c.Mengantarkan surat ke SEKDA

Rutin

Insidentil

8. 22/07/2010

a.Apel pagi b.Menerima surat masuk c.Memilah surat Rutin Rutin Rutin

9. 23/07/2010

a.Senam pagi

b.Menerima surat

c.Mengantarkan surat ke ruangan walikota

Rutin

Rutin

Insidentil

10. 26/07/2010

a.Apel pagi b.Menerima surat masuk c.Konsultasi dengan pembimbing Rutin Rutin Insidentil

11. 27/07/2010

a.Apel pagi

b.Membaca resume bagian Humas dan Protokol

c.Mengantarkan resume ke ruangan walikota

Rutin

Rutin

Insidentil

12. 28/07/2010

a.Apel pagi

b.Menerima & membaca surat masuk

c.Fotokopi file yang diperlukan

Rutin

Rutin

Insidentil

13. 29/07/2010

a.Apel pagi

b.Mengantarkan surat ke ruangan walikota & wakil walikota

Rutin

Insidentil

b.Konsultasi dengan K.Bag. TU Pimpinan Senditel dan Kepegawaian

c.Rapat hasil kerja

Insidentil

Insidentil

15. 04/08/2010

a.Apel pagi

b.Menerima surat masuk

c.Membuat resume surat

Rutin

Rutin

Rutin

16. 05/08/2010

a.Menerima dan membaca surat masuk

b.Menerima surat balasan

c.Mendesign surat undangan

Rutin

Rutin

17. 06/08/2010 a.Mendesign surat undangan b.Menerima surat masuk c.Menjadi MC Insidentil Rutin Insidentil

18. 10/08/2010

a.Apel pagi b.Menerima surat masuk c.Membuat resume surat Rutin Rutin Rutin

19. 11/08/2010

a.Apel pagi b.Membaca surat masuk c.Mengtarkan surat d.Meneliti pola informasi. Rutin Rutin Insidentil Insidentil

2.2 Deskripsi dan Contoh Aktifitas Rutin Selama PKL

Kegiatan yang dilakukan selama penulis melakukan praktek kerja di bagian TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian Pemerintahan Kota Cimahi adalah sebagai berikut :

a. Apel Pagi

Upacara khusus atau apel adalah upacara yang dilaksanakan secara khusus tanpa membutuhkan kehadiran pejabat, dan memiliki tata urutan upacara yang tidak lengkap. Tata upacara sipil atau d singkat TUS memiliki tujuan untuk meningkatkan kedisiplinan baik pejabat, pegawai dan lain sebagainya.

Seperti yang dilakukan oleh PEMKOT Cimahi. Apel pagi dilakukan seriap hari mulai pukul 07.30-08.00. Semua PNS berkumpul di Gedung B untuk melaksanakan Apel pagi dan disitulah semua pegawai di berikan pengarahan kinerja kerja setiap harinya. Apel pagi ini menjadi kewajiban yang harus dilaksanakan setiap hari.

b. Menerima surat masuk

Peserta kerja praktek juga dilatih untuk dapat membuat kelengkapan kesekretariatan, seperti membuat surat keluar internal

dan eksternal, memorandum dan kelengkapan kesekretariatan lainnya.

Penulis di tepatkan berada di bagian penerimaan surat masuk yang langsung berinteraksi dengan publik. Surat-surat yang masuk dibaca terlebih dahulu dan dibuat sebuah garis besar yang dijadikan inti dari sebuah surat kemudian setiap surat yang masuk di beri kartu disposisi yang berguna untuk insruksi/informasi surat.kemudian di scane dan di arsipkan kedalam komputer. Kemudian surat masuk dikumpulkan dalam satu map dan di antarkan ke bagiannya masing-masing.

2.3 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Insidentil PKL

a. Memfotocopy beberapa dokumen seperti surat keluar, surat masuk serta dokumen penting.

b. Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Pada saat kegiatan PKL berlangsung penulis di libatkan dalam rapat Subbag TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian.

c. Salah satu kegiatan yang penulis lakukan dalam praktek kerja di Pemerintahan Kota Cimahi adalah menjadi MC dalam kegiatan internal Subbag TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian. Ini menjadi sebuah pengalaman tersendiri dimana penulis diberikan kepercayaan dalam membawakan suatu acara ulang tahun kepala bagian Subbag TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian. Melatih dan mengembangkan kemampuan menjadi komunikator handal yang selalu siap kapanpun dibutuhkan.

d. Event dibedakan menjadi public event dan private event. Yang termasuk dalam public event adalah perayaan budaya, seni, bisnis atau perdagangan, kompetisi olah raga, dan ilmu pengetahuan, rekreasi serta politik dan kebudayaan. Sedangkan private event meliputi perayaan pribadi seperti peringatan hari jadi, anniverseries, liburan keluarga, serta pernkahan serta event-event sosial seperti pesta dan acara reuni. ( Getz, 1997 : 7)

Dan penulispun membantu pembimbing dan tim untuk mengkoordinsi suatu event yang diselenggarakan oleh pemerintah kota cimahi membuat Design kartu undangan untuk kegiatan memperingati HUT RI

2.4 Deskripsi Tentang Kehumasan/ Public Relations

2.4.1 Public Relations

Makna Public Relations terkesan relatif, hal ini dikarenakan begitu banyak orang yang mencoba menafsirkan sendiri-sendiri sehingga menimbulkan salah pengertian. Definisi akan PR itu sendiri beragam, namun pada intinya PR senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan dari kegiatan tersebut akan muncul sebuah dampak positif.

Menurut kamus IPRA terbitan bulan November 1997 mengemukakan bahwa “Praktek Public Relations adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak” (Yulianita, 1999 : 31). Maksud dari tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa suatu organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan.

Definisi Public Relations yang sangat umum dikemukakan oleh John Marston yakni, “Public Relations is planned, persuasive communication designed to influence significant public” (PR adalah kegiatan komunikasi persuasive terencana yang dirancang untuk mempengaruhi public tertentu.

2.4.2 Fungsi dan Tujuan Public Relations

Menyinggung mengenai fungsi dari Public Relations, menurut Bertrand R. Canfield dalam bukunya “Principles and Problems” mengemukankan unsur-unsur tentang PR, yaitu:

1. It should serve the public interest (mengabdi kepada kepentingan umum).

2. Maintain good communication (memelihara komunikasi yang baik). 3. Stress good morals and manners (menitikberatkan moral dan tingkah

laku yang baik) (Effendi, 1992 : 37).

Apabila, ketiga konsepsi tersebut dapat dilaksanakan dengan seksama dan konsisten, maka perusahaan akan memperoleh dorongan dan pencapaian tujuan yang positif dan menjaga manajemen komunikasi yang tetap berjalan dengan baiik. Hubungan Public Relation dengan manajemen komunikasi secara sederhananya yaitu, dengan adanya manajemen komunikasi yang baik atas semua kegiatan yang berlangsung akan memberikan dukungan dan keuntungan yang baik bagi Public Relations. Karena PR memerlukan pola-pola tertentu di dalam pencapaian tujuannya.

Fungsi Public Relations secara universal sehingga mudah untuk dipahami dan dilaksanakan oleh seorang Public Relations Officer (PRO) yaitu hanya menyangkut dua fungsi Public Relations yang prinsipnya adalah :

1. Menyampaikan kebijaksanaan manajemen pada publik. 2. Menyampaikan opini publik pada manajemen.

Sedangkan tujuan Public Relations yaitu untuk menciptakan, memelihara, dan mengingkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi dari pada publik yang bersangkutan, dan memperbaikinya jika citra itu menurun atau rusak. Dengan demikian ada empat hal yang menjadi prinsip dari tujuan Public Relations, yakni :

1. Menciptakan citra yang baik. 2. Memelihara citra yang baik. 3. Meningkatkan citra yang baik.

4. Memperbaiki citra jika citra organisasi kita menurun atau rusak. Bagan lingkup Public Relations dalam suatu perusahaan (menurut Neni Yulianita, 1999 ; 81) sebagai berikut :

Internal public

Lingkup Internal Public ditujukan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dalam rangka memperoleh coorperation/ kesediaan kerjasama antara publik-publik yang berpartisipasi dan berkepentingan terhadap organisasi sehingga publik-publik tersebut diharapkan dapat berprestasi lebih tinggi dengan mendapatkan kepuasan dari hasilnya. Menurut Griswold, tujuan dibinanya Public Internal adalah Mencapai karyawan yang emmpunyai kegairahan

kerjaî (Abdurachman, 1995 : 34). Hal ini dapat tercapai jika pimpinan memperhatikan kepentingan para karyawan dengan menciptakan komunikasi komunikasi dua arah (two way communications) antara karyawan dan pimpinan, dan disinilah peran aktif seorang PR. Sehingga tugas PR berdasarkan lingkup Public Internal adalah menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif.

External Public

Dalam lingkup ini sasaran Public Relations ditujukan untuk memperoleh citra yang baik dari publik terhadap perusahaan serta mendapatkan kepercayaan dan penilaian yang positif dari publik. Sehingga tujuan dari External Public Relations adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang diluar instansi hingga terbentuklah opini publik yang favorable terhadap instansi tersebut (Abdurachman, 1995 : 38).

2.5 Analiasa Kegiatan Selama PKL

2.5.1 Membuat Kelengkapan Administratif

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan Public Relations.Peserta kerja praktek membantu tugas bagian komunikasi dalam hal menggandakan berkas-berkas yang dibutuhkan dan membantu kesekretariatan untuk pengarsipan berkas-berkas. Tugas ini dimaksudkan

agar peserta lebih memahami tugas-tugas pengarsipan berkas. Contohnya seperti :

a. Menerima surat masuk

Peserta kerja praktek juga dilatih untuk dapat membuat kelengkapan kesekretariatan, seperti membuat surat keluar internal dan eksternal, memorandum dan kelengkapan kesekretariatan lainnya.

Kegiatan ini termasuk kedalam kegiatan internal & data. Seperti yang di kemukakan oleh Cultip et. Al. 2000:5 yang dikaitankan dengan fungsi Public Relations dalam Manajeman Humas yaitu menyangkut masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dokumentasi, sistem pengarsipan dan pencatatan keluar atau yang masuknya uang, dan sekaligus merupakan suatu bukti tertulis/tercatat dalam sistem administrasi yang baik. ( Cultip et. Al. 2000:5)

2.5.2 Master Of Ceremonial

Seorang MC diibaratkan sebagai benang emas yang menghubungkan item yang satu dengan yang lainnya dalam sebuah acara dan bisa disebut “link-man” . Seorang MC yang baik bisa mengangkat acara yang dibawakannya sehingga warna dan kesan yang mendalam bagi audiens. Tentu saja untuk mencapai hal tersebut

diperlukan persiapan yang matang. Profesionalisme seorang MC sangat diperlukan. Profesionalisme itu berarti mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi. Karena seorang Public Relations telah dibekali Ilmu Public Speaking sehingga di mana dan kapan saja seorang Public relation harus siap menjadi Master Of Ceremonial (MC) karena kegiatan ini termsuk kedalam kegiatan Public relations. Seorang MC terutama untuk acara-acara yang bersifat resmi atau formal harus diberi pengetahuan tentang teknik perencanaan dan pelaksanaan kegiatan keprotokolan. (Cultip et. Al.2000 : 37)

2.6 Analisa Pelayanan TU Pimpinan Pemerintahan Kota Cimahi Kepada Mahasiswa PKL

Ketika penulis memilih untuk melakukan PKL di Pemerintahan Kota Cimahi Penulis diterima dengan baik oleh pihak TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian. Setelah penulis diterima PKL di Pemerintahan Kota Cimahi bagian TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian penulis diberi tugas tentunya dibimbing dahulu agar tugas yang dikerjakan bisa dilaksanakan dengan baik.

Penulis diberi ruangan dengan fasilitas yang cukup sehingga memudahkan penulis untuk bekerja dengan konsentrasi. Selain itu

pembimbing dan seluruh pegawai TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian selalu siap membantu apabila penulis mengalami kesulitan dalam bekerja.

Selama PKL penulis sangat diterima dengan baik oleh seluruh pegawai tidak hanya pegawai bagian TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian tetapi dengan bagian Humas dan Protokol. Sehingga selama PKL penulis merasa nyaman dalam melakukan aktifitas sehari-hari dalam perusahaan.

BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Untuk dapat memenuhi dan menyekesaikan pelaksanaan praktek kerja lapangan merupakan manfaat yang sangat nyata adaya. Penulis dapat merasakan pengalaman yang penulis lalui sangat bermanfaat dalam pembelajaran membuka wawasan dan wacana berfikir tentang dunia kerja yang profesional. Ini merupakan pengalaman yang sangat berharga dan mengesankan untuk bisa bergabung bersama team dari Subbag TU Pimpinan, Sanditel dan kepegawaian di Pemerintahan Kota Cimahi. Penulis dapat benar-benar merasakan proses kerja di Pemerintahan Kota Cimahi di bagian TU Pimpinan, Sanditel dan kepegawaian.

Berdasarkan job description dari hasil praktek kerja lapangan yang dilaksanakan penulis maka dapat diambil kesimpulan yakni mengetahui aplikasi dari pengetahuan secara teori yang telah penulis peroleh dalam perkuliahan dengan realita dan kegiatan kerja praktek tersebut dalam :

TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian merupakan suatu Subbag yang berhubungan dengan humas di Pemkot Cimahi, karena ke dua Subbag ini memiliki tugas yang sama yaitu menyampaikan informasi yang masuk dari luar pemkot cimahi dan sebaliknya. Sehingga Subbag TU Pimpinan,

Sanditel dan Kepegawaian ini menjadi perantara antara seluruh Subbag yang ada di Pemkot Cimahi.

Penulis di tepatkan berada di bagian penerimaan surat masuk yang langsung berinteraksi dengan publik. Surat-surat yang masuk dibaca terlebih dahulu dan dibuat sebuah garis besar yang dijadikan inti dari sebuah surat. Kemudian disampaikan kepada walikota dan wakil walikota.

Kegiatan selama PKL yaitu ada yang bersifat rutin dan insidentil. Kegiatan rutin adalah kegiatan yang dilakukan sehari-hari. Contohnya adalah (Menerima surat masuk, Apel Pagi, Senam pagi, Membuat resume surat, Memilah surat, Menerima surat balasan, dll)

Sedangkan kegiatan insidentil adalah kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari dan dilakukan apabila ada event. Contoh dari kegiatan insidentil adalah ( mengcopy berkas-berkas penting, Rapat Subbag, Mengantarkan surat, Mendesign surat undangan, dll)

Selama PKL penulis sangat diterima dengan baik oleh seluruh pegawai tidak hanya pegawai bagian TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian tetapi dengan bagian Humas dan Protokol. Sehingga selama PKL penulis merasa nyaman dalam melakukan aktifitas sehari-hari dalam perusahaan.

Kerja praktek ini secara nyata telah memberkan suatu ilmu/pengalaman baru bagi mahasiswa yang melaksanakannya, sehingga banyak manfaat yang diperoleh.

Hubungan antara sesama karyawan Pemerintah Kota Cimahi terlihat baik, begitu juga hubungan antara atasan dengan bawahan tampak harmonis (telah tercipta human relations yang baik).

3.2 Saran

Selain itu, di akhir laporan ini , penulis juga ingin menyampaikan beberapa saran yang telah dialami penulis dalam seluruh tahap pelaksanaan kerja praktek ini. Adapun saran-saran yang akan disampaikan tersebut adalah sebagai berikut :

3.2.1 Saran untuk TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian

Mengenai fasilitas komputer yang kurang memadai bagi Subbag TU Pimpinan Sanditel dan kepegawaian. Sebaiknya komputer yang rusak cepat diperbaiki sehingga hasil kerja dan efisiensi waktu pun dapat tercapai dengan baik.

Untuk lebih mempersiapkan dalam hal perencanaan suatu event atau kegiatan. Sebaiknya dipersiapkan dari jauh-jauh hari agar persiapan tersebut lebih matang dan lebih baik.

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa PKL Selanjutnya

Melakukan koordinasi dan mempersiapkan diri dalam mengumpulkan data-data dan lampiran yang dibutuhkan.

Sikap proaktif dan semangat antusias yang tinggi harus tetap dijaga agar laporan ini bisa selesai tepat pada waktunya.

Pahami ilmu yang berguna selama melaksanakan PKL. Karena sangat berguna bagi kita dikemudian hari.

Begitupun dalam melakukan bimbingan dengan dosen pembimbing harus secara teratur dengan intensitas dan frekuensi yang sering dilakukan, kerena dengan adanya bimbingan dan pengarahan yang prosedural akan memberikan kemudahan bagi kita.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Sejarah Pemerintahan

Cimahi mulai dikenal pada tahun 1811, Gubernur Jendral Willem Daendels membuat jalan Anyer - Panarukan, dengan dibuatnya pos penjagaan di Alun-alun Cimahi sekarang. Tahun 1874 – 1893, dilaksanakan pembuatan jalan kereta api Bandung - Cianjur sekaligus pembuatan stasiun kereta api Cimahi.Tahun 1886 dimulainya pembangunan pusat pendidikan militer dan fasilitas lainnya (RS Dustira, rumah tahanan militer, dll). Tahun 1935, Cimahi menjadi kecamatan (lampiran staat blad tahun 1935). Tahun 1962 dibentuk setingkat kewedanaan, meliputi 4 kecamatan : Cimahi, Padalarang, Batujajar dan Cipatat. Tahun 1975, ditingkatkan menjadi kota administratip (pp no. 29 tahun 1975), diresmikannya pada tanggal 29 Januari 1976, merupakan Kotip pertama di Jawa Barat dan ketiga di Indonesia. Tahun 2001 ditingkatkastatusnya menjadi kota otonom.

Cimahi yang berasal dari status Kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Bandung sesuai dengan perkembangan dan kemajuannya maka berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pemerintahan dan Otonomi Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1975 tentang Pembentukan Kota Administratif, Cimahi dapat ditingkatkan statusnya dari Kecamatan menjadi Kota Administratif yang berada di wilayah Kabupaten Bandung yang dipimpin oleh Walikota

Administratif yang bertanggungjawab kepada Bupati Kepala Daerah Kabupaten Bandung. Kota Administratif Cimahi dengan luas wilayah keselurahan mencapai 4.025,73 Ha, yang merupakan bagian dari Kabupaten Bandung Utara sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam lingkungan Propinsi Jawa Barat.

Cimahi telah menunjukkan perkembangan yang pesat, khususnya dibidang pelaksanaan pembangunan dan peningkatan jumlah penduduk, yang pada tahun 1990 berjumlah 290.202 jiwa dan pada tahu 2000 meningkat menjadi 352.005 jiwa dengan pertumbuhan rata-rata 2,12 % per tahun. Hal ini mengakibatkan bertambahnya beban tugas dan Wewenang kerja dalam penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan kemasyarakatan. Oleh karena itu, sangat diperlukan adanya peningkatan dibidang penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan kemasyarakatan dalam rangka meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat di wilayah Cimahi.Kota Administratif Cimahi, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 29 tahun 1975 tentang Pembentukan Kota Administratif Cimahi.

Kewenangan Kota Cimahi sebagai Daerah Otonom mencakup seluruh kewenangan bidang pemerintahan, termasuk kewenangan wajib yaitu pekerjaan umum, kesehatan, pendidikan dan kebudayaan, perhubungan, industri dan perdagangan, penanaman modal, lingkungan hidup, pertahanan, koperasi dan tenaga kerja kecuali bidang politik luar negeri, pertahanan

keamanan, peradilan, moneter fisikal, agama serta kewenangan bidang lain sesuai dengan peraturan Perundang-undangan Nomor I tahun 2003 tentang Kewenangan Kota Cimahi sebagai Daerah Otonom.

1.2Visi dan Misi Kota Cimahi Tahun 2007-2012 1.2.1 Visi

Dengan Iman, Taqwa, Optimis dan Cerdas, Jadikan Cimahi Kota Maju, Agamis, Nyaman, Tertib, Aman dan Produktif

1.2.2 Misi

Meningkatkan sarana perekonomian dan lapangan kerja Meningkatkan kualitas pendidikan dan Kesehatan Meningkatkan penataan dan Penegakan hukum Meningkatkan ifrastruktur Kota

Mengendalikan pembangunan agar berwawasan lingkungan Meningkatkan kemitraan dengan dunia usaha

1.3Logo & Arti logo 1.3.1 Logo

Gambar 1.1

(sumber : www.cimahikota.go.id )

1.3.2 Arti Logo

Nama Pemkot : CIMAHI (Citra Mandiri Hidup Insani) Bentuk Kubah : Kenyamanan dalam perlindungan Bentuk 2 Pilar

Bangun :

Pembangunan bertitik pada keseimbangan (Agama & Dari Agama)

Bentuk Tatar Bunga : Lahan kehidupan strategis yang bermanfaat

Bentuk Riak Air : Dinamika SDM (POLEKSOSBUD) dan sumber kehidupan

Bentuk Irama Bukit : Sumber Daya Alam untuk kemakmuran Bentuk Wadah atau

Tempat : Kehidupan yang produktif dan efektif Slogan : Saluyu Ngawangun Jati Mandiri Konsep : Pembangunan Masa Depan Cimahi

Slogan : Saluyu Ngawangun Jati Mandiri, yang artinya memiliki perngetian berjalan harmonis serasi dengan selaras , bahu membahu dalam membangun citra diri yang mandiri dalam kemajuan

Makna bentuk dan Warna

Kubah Jingga merupakan semangat yang tiada henti unyuk membangun dalam rangka mengantisipasi pertumbuhan dan kemandirian yang didukung secra bersama-sama oleh seluruh potensi sumberdaya manusia yang rendah hati dan berilmu, berahlak dan beretika, sehat dan cerdas, kreatif dan inofatif serta produktif. Bukit Biru, merupakan anugerah berupa alam yang penuh potensi dari Tuhan Yang Maha Esa, untuk dimanfaatkan sebaik-baiknya sehingga mendorong rasa syukur, menumbuh kembangkan ilmu selaras, menserasikan keadilan untuk kemakmuran, menciptakan pemerataan dalam keragaman yang sejahtera

Air Biru Jernih, merupakan sumber kehidupan dalam dinamika masyarakat yang miltidimensi, pengayoman, pelindungan serta pembawa solusi bagi seluruh warga.

Tatar dan Wadah Jingga Putih dan 2 Pilar Bangun Hijau, merupakan bentuk keseimbangan agama dan dari agama dalam pembangunan rohani dan jasmani, menumbuh kembangkan rasa cinta, ketulusan sekaligus kebanggan terhadap nusa dan bangsa, tanah air serta ibu pertiwi dengan tatanan wilayah yang kondusif, strategis dan sinergis, memiliki struktur dan sistem yang bertumpu pada sendi politik, ekonomi,

sosial kemasyarakatan, budaya dan berorientasi masa depan. Tameng (Perisai), merupakan ungkapan totolitas citra bentuk rasa aman dan nyaman, serasi dalam keselarasan, dinamis dalam keharmonisan, kuat dan taat dalam kemandirian

1.4Sejarah TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian

Divisi TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian di dirikan serentak dengan terbentuknya pemeritahan kota cimahi. TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian merupakan alur pertama yang bertugas untuk menginformasikan semua informasi yang masuk dari luar pemerintahan atau masyarakat maupun dari dalam pemerintahan. Tetapi TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian memiliki tugas khusus yaitu menginformasikan surat masuk kepada Walikota, Wakil walikota, sekda dan para asisten serta mengolah surat masuk tersebut. Sebelum tahun 2005 TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian masih bekerja dengan cara manual seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi Divisi ini menemukan langkah atau inovasi terbaru agar surat yang masuk dapat cepat di disribusikan dan keamanan yang terjamin. Yaitu dengan membuat suatu program yang dapat mempermudah mencari surat masuk maupun surat keluar. Serta kita dapat mengetahui dimana surat masuk atau surat turun berada dengan cara pengkode-an surat yang disebut dengan kartu disposisi.

Perkembangan divisi ini sangat jelas terlihat semenjak di temukannya program tersebut. Dimana program ini dapat membantu mempercepat penyampaian informasi sehingga permasalahan yang ada dapat lebih cepat

diselesaikan. Selain itu juga fasilitas TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian sudah memenuhi standar perusahaan yang berkembang.

Penulis melakukan praktek kerja lapangan di bagian TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian karena terdapat fungsi atau tugas dari seorang HUMAS yaitu menyampaikan informasi yang masuk dari masyarakat maupun dari dalam pemerintahan kepada walikota dan wakil walikota cimahi melalui surat menyurat.

1.5Struktur Pemerintahan Kota Cimahi Gambar 1.2

1.6 Struktur TU Pimpinan Sanditel dan Kepegawaian

TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian merupakan salah satu unit yang berada di Sekertaris Daerah kota cimahi tepatnya merupakan salah satu subbagian yang terdapat di bawah bagian umum, untuk lebih jelasnya biasa dilihat di peraturan daerah tentang SOTK.

Tugas pokok dan fungsi TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian tidak dijelaskan secara detail pada peraturan namun jika diuraikan kurang lebih sebagai berikut. TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian bertugas memfasilitasi pimpinan (Walikota, Wakil walikota, sekda dan para asisten) dalam hal kepentingan kerja dan fasilitasi lainnya yang berkenaan dengan penyediaan listrik, air dan telepon.

Gambar 1.3

Struktur organisasi subbag TU PIMPINAN, KEPEGAWAIAN DAN SANDITEL:

KASUBBAG BENDAHARAWAN PELAKSANA PENGENDALIAN NASKAH DINAS SEKRETARIS PRIBADI PIMPINAN (WALIKOTA, WAKIL WALIKOTA, SEKDA, ASSISTEN) PELAKSANA URUSAN KEPEGAWAIAN PELAKSANA SANDITEL

1.7Job Description

1. Kasubbag berperan sebagai pengendali/mengorganisasikan seluruh fungsi kerja subbagian ini, serta bertanggungjawab atas pekerjaannya tersebut kepada pimpinannya yaitu Ka.Bag Umum serta pimpinan lain diatasnya

2. Bendaharawan bertugas mengendalikan segala proses keuangan yang berada didalam ataupun keluar subbag ini yang meliputi pembayaran untuk pengadaan jasa listrik, telepon, air hingga pembayaran terhadap pihak ketiga sebagai pihak yang menyediakan jasa pengadaan.

3. Pelaksana pengendalian naskah dinas bertugas untuk melaksanakan fungsi pengendalian naskah dinas pimpinan mulai dari menerima surat dari masyarakat atau instansi pemerintah, memilah jenis naskah dinas berdasarkan kewenangannya untuk pimpinan, mengendalikan surat/naskah dinas terkait agar tidak kehilangan jejak untuk penelusurannya, hingga distribusi surat/naskah dinas terkait.

4. Sekretaris pribadi pimpinan bertugas untuk memfasilitasi keperluan pekerjaan pimpinan seperti urusan penjadwalan pekerjaan dan sebagainya yang berkenaan dengan proses administrasi.

5. Pelaksana urusan kepegawaian bertugas mengerjakan segala sesuatu yang berkenaan dengan administrasi kepegawaian yang berada di secretariat daerah (bukan seluruh pegawai Pemerintah Kota Cimahi).

6. Pelaksana SANDITEL bertugas untuk menangani urusan yang berkenaan dengan penyediaan jasa komunikasi baik untuk pimpinan maupun untuk lingkunganSekretariat Daerah Kota Cimahi.

1.8Sarana dan Prasarana

Dalam Devisi Tata Usaha ini memiliki sarana dan prasarana yang dapat menunjang kegitan sehari-hari di antaranya

Tabel 1.1

Peralatan jumlah

komputer 6

telepon 3

printer 3

scener 1

Mesin foto copy 1

Papan pengumuman 1

(sumber : Bagian internal & Data TU Pimpinan, Kepegawaian dan Sandiktel, 2010)

Terdapat enam unit komputer yang tersambung dalam jaringan internet yang berfungsi untuk dapat saling berkomunikasi dengan Divisi lainnya. Komputer ini di tepatkan di setiap meja dan memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan bagiannya masing-masing. Selain itu Devisi Tata Usaha juga memiliki satu mesin scener, tiga printer, satu mesin foto copy, tiga telepon yang di tepat kan di ruangan bagian kepala Tata Usaha, bagian informasi dan bagian kepegawaian. Serta 1 papan pengumuman yang berfungsi untuk memberikan memo atau informasi-informasi yang penting.dan segera.

1.9Lokasi dan Waktu PKL 1.9.1 Lokasi

Penulis melakukan kegiatan PKL di Pemerintahan Kota Cimahi yang beralamat di Kompleks Perkantoran Pemerintahn Kota Cimahi Jl.Rd. Demang Hardjakusumah Blok jati Cihanjuang Telp. (022) 6631859.

1.9.2 Waktu

Pelaksanaan PKL di mulai sejak tanggal 12/07/2010 – 11/08/2010, lima hari kerja dengan jam kerja di mulai dari jam 08.00 -16.00 kecuali hari Jumat sampai dengan pukul 16.30.

Kepegawaian di Pemerintahan Kota Cimahi

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

Oleh : Anne Moerdiany

43308008

PROGRAM STUDI PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah Pemerintahan ... 1

1.2 Visi dan Misi Kota Cimahi 2007-2012 ... 3

1.2.1 Visi ... 3

1.2.2 Misi ... 3

1.3 Logo dan Arti Logo ... 4

1.3.1 Logo ... 4

1.3.2 Arti Logo ... 4

1.4 Sejarah TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian ... 6

1.5 Struktur Pemerintahan Kota Cimahi ... 8

1.6 Struktur TU Pimpinan, Sanditel dan Kepegawaian ... 9

1.7 Job Description ... 10

1.8 Sarana dan Prasarana ... 11

BAB II PELAKSANAAN PKL 2.1 Aktivitas Kegiatan PKL TU Pimpinan, Sanditel

dan Kepegawaian Pemerintahan Kota Cimahi ... 13

2.2 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Rutin PKL ... 20

2.3 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Insidentil PKL ... 21

2.4 Deskripsi Tentang Kehumasan/Public Relations ... 23

2.4.1 Public Relations ... 23

2.4.2 Fungsi dan Tujuan Public Relations ... 24

2.5 Analisa Kegiatan Selama PKL ………... ... 26

2.5.1 Membuat Kelengkapan Administratif ... 26

2.5.2 Master Of Ceremonia... 27

2.6 Analisa Pelayanan TU Pimpinan Pemerintahan Kota Cimahi Kepada Mahasiswa PKL ……… ... 28

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ... 30

3.2 Saran ... 32

3.2.1 Saran Untuk TU Pimpinan Sanditel Dan Kepegawaian ... 32

LAMPIRAN... 36 DAFTAR LAMPIRAN HIDUP

DAFTAR PUSTAKA

Buku :

Ruslan,Rosady.2008. Manajemen Public Relatoins & Media Komunikasi.Jakarta : PT Rajagrafindo Persada.

Effendy, Onong, Uchjana. 2000. Ilmu, Teori, dan Filsafat

Komunikasi. PT. Citra Aditya Bakti, Bandung.

Muhammad, Arni. 2000. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta

Pace, R. Wayne & Don. F, Faules. 2000. Komunikasi Organisasi:

Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Terjemahan: Deddy Mulyana. PT. Remaja Rosdakarya, Bandung

Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Public Relations. Pustaka Utama

Graffiti, Jakarta

Tim Prima Pena. 2000. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Jakarta:

Gitamedia Press

Internet :

Website : http:.// www.cimahikota.go.id www.organisasi.org

Sumber lain :

Kantor Kepegawaian Daerah Kota Cimahi

Wahman, Rian.2008. Laporan Praktek Kerja Lapangan Di

Pemerintahan Kota Batam. Jurusan Public Relations, Universitas komputer Indonesia : Bandung

Rahmandha.B, Offian.2010. Laporan Job Training Fungsi Humas PT.Pertamina EP Regional Jawa Cirebon. Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Islam Bandung : Bandung

A. IDENTITAS DIRI

Nama Lengkap : Anne Moerdiany Nama Panggilan : Anne

Lahir : Bandung,17 Agustus 1990

Agama : Islam

Hobi : Foto

Alamat : Jl.Kebon Kopi no 277 rt06 rw 05

40535 Cimahi Selatan

Email : bintanglaut_kecil@yahoo.co.id Nama Ayah : Asep Makmur (alm)

Pekerjaan : -

Pendidikan : SMA

Nama Ibu : Heni Rizza

Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga

1995-1996 : TK Sandhi Putra Bandung (lulus/berijazah) 1996-2002 : SD Negri Cibereum XI Bandung (lulus/berijazah) 2002-2005 : SMP Negri 25 Bandung (lulus/berijazah)

2005-2008 : SMA Angkasa Bandung (lulus/berijazah) 2008- sekarang : Mahasiswi Jurusan Public Relations UNIKOM

Bandung

C.PENGALAMAN BERORGANISASI

2005-2008 : Kumpulan Orang Suka Seni (KOSS) 2008-sekarang : TIM PROTOKOLER UNIKOM

D.PELATIHAN, SEMINAR, WORKSHOP

2008 : Seminar Kecantikan Sariayu (bersertifikat) 2008 : Pelatihan Protokoler Angkatan-1 (bersertifikat) 2009 : Mentoring Agama Islam (bersertifikat)

2009 : Pelatihan Protokoler Angkatan ke-II (bersertifikat) 2009 : Pelatihan Melejitkan Potensi dan Pengembangan Diri

vii DAFTAR PUSTAKA... 34 LAMPIRAN... 36 DAFTAR LAMPIRAN HIDUP

34

DAFTAR PUSTAKA Buku :

Ruslan,Rosady.2008. Manajemen Public Relatoins & Media Komunikasi.Jakarta : PT Rajagrafindo Persada.

Effendy, Onong, Uchjana. 2000. Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi. PT. Citra Aditya Bakti, Bandung.

Muhammad, Arni. 2000. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta Pace, R. Wayne & Don. F, Faules. 2000. Komunikasi Organisasi:

Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Terjemahan: Deddy Mulyana. PT. Remaja Rosdakarya, Bandung

Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Public Relations. Pustaka Utama Graffiti, Jakarta

Tim Prima Pena. 2000. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Jakarta: Gitamedia Press

Internet :

Website : http:.// www.cimahikota.go.id www.organisasi.org

35

Sumber lain :

Kantor Kepegawaian Daerah Kota Cimahi

Wahman, Rian.2008. Laporan Praktek Kerja Lapangan Di

Pemerintahan Kota Batam. Jurusan Public Relations, Universitas komputer Indonesia : Bandung

Rahmandha.B, Offian.2010. Laporan Job Training Fungsi Humas PT.Pertamina EP Regional Jawa Cirebon. Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Islam Bandung : Bandung

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. IDENTITAS DIRI

Nama Lengkap : Anne Moerdiany Nama Panggilan : Anne

Lahir : Bandung,17 Agustus 1990

Agama : Islam

Hobi : Foto

Alamat : Jl.Kebon Kopi no 277 rt06 rw 05

40535 Cimahi Selatan

Email : bintanglaut_kecil@yahoo.co.id

Nama Ayah : Asep Makmur (alm)

Pekerjaan : -

Pendidikan : SMA

Nama Ibu : Heni Rizza

Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga

B. PENDIDIKAN FORMAL

1995-1996 : TK Sandhi Putra Bandung (lulus/berijazah) 1996-2002 : SD Negri Cibereum XI Bandung (lulus/berijazah) 2002-2005 : SMP Negri 25 Bandung (lulus/berijazah)

2005-2008 : SMA Angkasa Bandung (lulus/berijazah) 2008- sekarang : Mahasiswi Jurusan Public Relations UNIKOM

Bandung

C.PENGALAMAN BERORGANISASI

2005-2008 : Kumpulan Orang Suka Seni (KOSS) 2008-sekarang : TIM PROTOKOLER UNIKOM

D.PELATIHAN, SEMINAR, WORKSHOP

2008 : Seminar Kecantikan Sariayu (bersertifikat) 2008 : Pelatihan Protokoler Angkatan-1 (bersertifikat) 2009 : Mentoring Agama Islam (bersertifikat)

2009 : Table Manner Course (bersertifikat)

Bogor (bersertifikat)

2009 : Seminar dan Workshop Fotografi (bersertifikat) 2009 : Pelatihan Protokoler Angkatan ke-II (bersertifikat) 2009 : Pelatihan Melejitkan Potensi dan Pengembangan Diri