4. Membuat laporan bulanan penjualan obat-obatan yang terjual melalui
resep setiap bulan. 5.
Menyesuaikan jumlah uang hasil penjualan dengan kuitansi penjualan resep yang akan disetor ke Bagian Keuangan Instalasi Farmasi setiap hari.
6. Membuat neraca rugi laba berdasarkan data dari semua bagian IFRS tiap
akhir tahun. 7.
Membuat, mengatur, dan mengevaluasi perhitungan unit cost. Unit cost adalah biaya yang dikeluarkan oleh IFRS untuk keperluan pemeriksaan,
perawatan, dan tindakan medis bagi pasien. Beberapa perhitungan unit cost:
a pasien rawat jalan
bulan setiap
berkunjung pasien
jumlah bulan
setiap n
dikeluarka yang
farmasi perbekalan
biaya jumlah
farmasi perbekalan
cost Unit
Keterangan: Data diambil minimal selama 3 bulan berturut-turut kemudian dihitung rata-ratanya.
b pasien rawat inap
bulan setiap
rawatan hari
Jumlah bulan
setiap n
dikeluarka yang
farmasi perbekalan
biaya Jumlah
farmasi perbekalan
cost Unit
Biaya unit cost untuk pasien Askes, Jamkesmas, Medan sehat, PJKMU dan Umum besarnya sama.
3.4.2 Sub Instalasi Perlengkapan
Sub instalasi perlengkapan farmasi dipimpin oleh seorang apoteker yang disebut Koordinator Perlengkapan. Sub instalasi ini bertugas membantu dan
Universitas Sumatera Utara
menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Sub instalasi perlengkapan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu: a.
Unit pengadaan Unit pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut:
i. Merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di
dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian periode yang lalu, sisa persediaan, dan data catatan medik, kemudian
ditambahkan sebesar 10. ii.
Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk kebutuhan rumah sakit.
Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan
pedoman yang berlaku di rumah sakit tersebut. Obat-obatan dan alat kesehatan habis pakai dipesan oleh bagian perencanaan dan pengadaan untuk kebutuhan
selama satu bulan berdasarkan permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak.
Proses pengadaan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut:
1. Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan
formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi yang dapat dilihat pada Lampiran 3. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu
stok gudang maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan Formulir P1 Lampiran 4 dan menyerahkannya pada
unit pengadaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesanan pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui Direktur. Untuk
pemesanan obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat. Selain ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Direktur juga
harus disetujui oleh petugas Askes. 3.
Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti Codein, Pethidin dan Fentanyl dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan
form N-9 Lampiran 5 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui Direktur. Sedangkan obat psikotropika
seperti Diazepam dan Luminal dapat juga dipesan dari PBF selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada
Lampiran 6 yang ditandatangani oleh kepala instalasi farmasi. 4.
Perbekalan farmasi yang telah dipesan selanjutnya akan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Adapun prosedur penerimaan dan penyimpanan perbekalan
farmasi di gudang instalasi farmasi yaitu dengan memperhatikan: a
Kesesuaian nama, jumlah, bentuk dan dosis perbekalan farmasi yang terdapat didalam faktur dengan pesanan pembelian
b Bentuk fisik sediaanperbekalan farmasi
c Tanggal kadaluwarsa
d Apabila telah sesuai maka data perbekalan farmasi yang diterima tersebut
dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya bila ada, lalu dicatat di kartu stok gudang dan dimasukkan datanya ke komputer oleh
petugas gudang. Harga di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan
Universitas Sumatera Utara
e Petugas gudang menandatangani faktur pembelian.
5. Penagihan oleh PBF dilakukan dua minggu sebelum jatuh tempo dengan
menyerahkan faktur asli beserta kuitansi, copy surat pesanan, dan faktur pajak standar. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah diverifikasi
kemudian disetujui oleh Direktur Rumah Sakit Lampiran 7-13. b. Unit penyimpanan
Unit penyimpanan bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Unit
penyimpanan dibagi menjadi dua bagian, yaitu: a
Gudang obat-obatan Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan,
dan mendistribusikan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi dua yaitu gudang obat AskesJamkesmas dan gudang obat swakelola.
b. Gudang alat kesehatan habis pakai Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima,
menyimpan, dan mendistribusikan alat kesehatan habis pakai seperti threeway, infus set, plester, urine bag, i.v chateter, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti
alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat kesehatan habis pakai.
Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat
Universitas Sumatera Utara
narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat- obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin, insulin,
albumin, antitetanus dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Seluruh perbekalan farmasi yang ada di gudang alat kesehatan dan gudang
obat didistribusikan ke: 1.
Pelayanan farmasi rawat inaprawat jalan umum 2.
Pelayanan farmasi rawat jalan Jamkesmas, Medan Sehat dan PJKMU 3.
Pelayanan farmasi rawat inap Askes, Jamkesmas, Medan Sehat dan PJKMU 4.
Pelayanan farmasi distribusi ruangan 5.
Pelayanan farmasi IBS Instalasi Bedah Sentral 6.
Pelayanan farmasi IGD Instalasi Gawat Darurat Permintaan perbekalan farmasi menggunakan Formulir B2 Daftar
Permintaan dan Pengeluaran Farmasi, dilayani oleh gudang dua kali seminggu. Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam
buku besar barang masuk dan barang keluar kemudian dicatat dalam kartu stok gudang Lampiran 14 serta dimasukkan datanya ke komputer oleh petugas
gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran
Farmasi. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan
menghitung jumlah perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan memperhatikan kadaluwarsanya
3.4.3 Sub Instalasi Distribusi
