menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat,
tersimpannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang
besar. Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan intern kas secara rinci harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi
di dalam pencatatan. Struktur pengawasan intern kas tersebut harus memberikan kepastian pada:
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah valid.
b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat.
c. Setiap transaksi yang terjadi harus di catat.
d. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat.
e. Transaksi yang terjadi harus di klasifikasikan dengan tepat.
f. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat.
C. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan intern adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan pengawasan
Lingkungan pengawasan suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya sebuah pengawasan. Salah
satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Selain itu struktur organisasi usaha juga
mempengaruhi lingkungan pengawasan yang merupakan menjadi kerangka dasar untuk perencanaan dan pengawasan.
Universitas Sumatera Utara
2. Penilaian resiko
Manajemen harus memperhitungkan risiko yang setiap ada dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengawasan
internal dapat dicapai. 3.
Prosedur pengawasan Prosedur Pengawasan ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar
bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktek yang sehat adalah: a.
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya. c.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. d.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan intern kas.
4. Pemantauan
Pemantauan terhadap sistem pengawasan intern akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengawasan
tersebut. Sistem pengawasan intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Disamping itu, auditor eksternal juga mengevaluasi
pengawasan intern sebagai bagian normal dari auditor tahunan atas laporan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Balai Penelitian Sungei Putih
1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Balai Penelitian Sungei Putih meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan
pendapatan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual
maupun menggunakan sistem komputerisasi. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan oleh Balai Penelitian
Sungei Putih secara lebih rinci, meliputi: a.
Apabila penerimaan yang berasal dari usaha pokok pada dasarnya sama dengan penerimaan yang berasal dari kegiatan diluar usaha pokok yaitu
didasarkan atas faktur penjualan yang dibuat berdasarkan Kontrak Surat Perintah Kerja dan Laporan penyelesaian pekerjaan, Berita Acara
Penyelesaian penyerahan pekerjaan. b.
Berdasarkan syarat-syarat pembayaran dan penyerahan hasil pekerjaan dalam kontrak, maka untuk setiap pembayaran penyerahan barang,
bagian keuangan akan membuat faktur penjualan rangkap 3 tiga. c.
Pemohon datang ke bagian Keuangan untuk membayar dengan menunjukkan faktur tagihannya.
d. Tata usaha keuangan membuat bukti kas masuk rangkap 2 dan kwitansi
penerimaan uang rangkap 2. Bukti kas masuk dan kwitansi diverivikasi oleh petugas verivikator dan diberi kode rekeningnya.
Universitas Sumatera Utara
e. Atas dasar faktur tagihan, bukti kas masuk dan kwitansi yang dibawa
nasabah ke kasir, kasir akan menerima pembayaran sesuai dengan jumlah yang tercantum dan di cap “Lunas” dan ditandatangani oleh kasir.
Kemudian pembeli dapat mengambil barangnya. Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
penerimaan kas pada Balai Penelitian Sungei Putih terdiri atas: a.
Surat permohonan pemberian jasa, pembelian barang b.
Surat pemberitahuan dari debitur Bank c.
Bukti penerimaan kas d.
Register kas masuk keluar e.
Surat permohonan penyetoran uang f.
Nota penjualan faktur g.
Laporan hasil analisa h.
Surat pemberitahuan hasil analisa i.
Berita acara penyerahan hasil analisa j.
Laporan hasil survey, pemetaan, rekomendasi, dll k.
Surat pertanggungjawaban dana pemerintah 2.
Prosedur pengeluaran kas Prosedur pengeluaran kas pada Balai Penelitian Sungei Putih meliputi
serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta
pelaporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Balai Penelitian Sungei Putih.
Universitas Sumatera Utara
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Balai Penelitian Sungei Putih meliputi:
a. Menerima berkas kwitansi tagihan pembayaran.
b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
c. Membuat bukti pengeluaran kas cek.
d. Mencetak bukti pengeluaran berupa kas cek.
e. Memaraf meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran
dibukti pengeluaran kas cek. f.
Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas bank.
g. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek giro
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Balai Penelitian Sungei Putih terdiri atas:
a. Surat permohonan pengeluaran uang.
b. Bukti pengeluaran kas
c. Kontrak surat perjanjian jual beli pesanan pengadaan
d. Surat permohonan pembelian bahan alat cetakan barang aktiva tetap
inventaris e.
Bukti penerimaan bahan alat cetakan barang aktiva tetap inventaris f.
Daftar gaji rutin : staff, bulanan tetap, honorer. g.
Daftar tunjangan rutin : staff, bulanan tetap, honorer h.
Kartu jam hadir absensi i.
Permohonan lembur
Universitas Sumatera Utara
j. Perintah lembur
k. Permohonan perjalan dinas
l. Surat perintah perjalanan dinas
m. Permintaan tenaga harian lepas
n. Perintah kerja BHL
o. Dokumen-dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Balai Penelitian Sungei Putih
