Makalah dipresentasikan dalam PPM Fakultas “Workshop Penulisan Surat Dinas
bagi Pegawai Administrasi Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Yogyakarta” di Kantor Kecamatan Depok Sleman Yogyakarta, pada tgl. 4 November 2013.
l. Nama jelas
m. NIP dan stempel
n. Tembusan
o. Inisial pengetik surat
a. Kepala Surat
Kepala surat atau masyarakat awan menyebutnya kop surat merupakan identitas lengkap instansi pegirim surat. Berikut ini adalah bagian-bagian
identitas instansi atau lembaga pengirim surat surat. Nama instansi
a. Alamat instansi b. Nomor telepon dan faksimile
c. Nomor kotak pos dan kode pos d. Alamat e-mail
e. Lambang atau logo instansi
b. Tanggal Surat
Tanggal harus dicantumkan dapa setiap surat dinas. Fungsinya adalah memberitahu kepeda penerima suat tetag wakru penulisan surat itu. Dalam
penulisannya, tanggal surat, bulan, dan tahun dicantukan secara lengkap, tidak disingkat. Namun kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu
dicantumkan. Misalnya, 23 Maret 2013 bukan tanggal 23 bulan Maret tahun 2013.
c. Nomor Surat
Nomor surat selalu dicabtumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk mengetahui jensi kegitan yang bergunungan dengan surat,
mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:
Alat penunjuk bagi petugas arsip Alat untuk mengetahui unit asal surat
Alat pengukur keguatan instansi yang berkaitan dengan surat menyurat
Alat referensi
Makalah dipresentasikan dalam PPM Fakultas “Workshop Penulisan Surat Dinas
bagi Pegawai Administrasi Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Yogyakarta” di Kantor Kecamatan Depok Sleman Yogyakarta, pada tgl. 4 November 2013.
Dalam penalisannya, nomor surat tidak diakhiri tanda titik atau tanda titik dan tanda hubung. Misalnya Nomor : 134F8C.012013
bukan 134F8C.012013.
d. Lampiran
Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan keapda penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat yang diterimanya.
Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
e. Hal Surat
Hal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis dalam surat. Agar efektif, hal surat
sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Gunakan kata hal bukan perihal karena peri bermakna hal
sehingga perihal bermakna hal-hal.
f. Alamat Surat
