Perancangan Sistem Registrasi Nasabah Baru Pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Nindi Septiani 10506323 Riki Candra 10506718

Miftah Asy’ari Putra 10506296

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Nindi Septiani 10506323 Riki Candra 10506718

Miftah Asy’ari Putra 10506296

Bandung,

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Imelda, ST, MT Moch. Iman Sardjono

NIP. 41277026012 NIP. 18227835

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, bahwa atas limpah rahmat, hidayah dan inayahnya kami dapat menyusun laporan program praktek kerja lapangan di kantor PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur, yang dilaksanakan selama satu bulan, dari tanggal 13 Juli 2009 sampai dengan 13 Agustus 2009.

Adapun laporan kegiatan ini kami susun sehubungan dengan telah berakhirnya masa kuliah pada semester akhir ini, merupakan kewajiban kami dari setiap kelompok kerja untuk membuat laporan praktek kerja lapangan.

Dalam menyusun laporan praktek kerja lapangan tahun 2008/2009, kami telah berusaha untuk menyusun sebaik mungkinnamun dengan keterbatsan pengetahuan yang kami miliki kami rasakn masih banyak kekurangan dan ketidaksempurnaan.

Dalam kesempatan ini penulis hendak mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :

1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, Msc. Selaku rektor universitas komputer indonesia

2. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira. Sleaku dekan fakultas teknik dan ilmu komputer universitas komputer indonesia

3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku ketu jurusan manajemen

ii

4. Ibu Imelda, ST. selaku wali dosen kami sekaligus dosen pembimbing kami yang senantiasa memberikan pengarahan kepada kami

5. Seluruh staf dan karyawan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur yang telah banyak membantu kami

6. Dan tidak lupa seluruh tema kami yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu

Bandung, Oktober 2009

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR SIMBOL ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah .………... 3

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.1 Elemen Sistem ... 6

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 8

2.2 Pengertian Informasi ... 9

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 11

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 11

iv

2.4.2 Diagram Kontek ... 13

2.4.3 Data Flow Diagram ... 14

2.4.4 Kamus Data ... 14

2.4.5 Normalisasi ... 15

2.4.6 Entity Relation Diagram (ERD) dan Relasi Tabel ... 15

2.5. Pengertian Asuransi ... 16

2.6. Nasabah ... 16

2.7. Polis ... 17

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 18

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 18

3.2 Struktur Organisasi ... 20

3.4 Deskripsi Kerja ... 22

BAB IV ANALISA KERJA PRAKTEK ... 24

4.1 Analisis Sistem ... 24

4.1.1 Analisis Dokumen ... 24

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 28

4.1.2.1 Flow Map ... 31

4.1.2.2 Diagram Kontek ... 34

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 35

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 36

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 36

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 36

v

4.2.2.1 Flow Map ... 37

4.2.2.2 Diagram Kontek ... 39

4.2.2.3 Data Flow Digram ... 40

4.2.2.4 Kamus Data ... 41

4.2.2.5 Normalisasi ... 45

4.2.2.6 ERD (entity relationship diagram) ... 49

4.2.2.7 Relasi Tabel ... 50

4.2.3 Evaluasi Sistem yang diusulkan atau dirancang ... 52

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 53

5.1 Kesimpulan ... 53

5.2 Saran ... 53

DAFTAR PUSTAKA

vi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Analisis Dokumen ... 24

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 4.1 Flow Map yang sedang Berjalan ... 32

Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang sedang berjalan... 34

Gambar 4.3 DFD sistem penerimaan nasabah yang sedang berjalan ... 35

Gambar 4.4 Flow Map yang si Usulkan ... 38

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang di Usulkan ... 40

Gambar 4.6 DFD yang diusulakan ... 41

Gambar 4.7 ERD ... 50

vii

DAFTAR SIMBOL

1. Flow Map

Simbol Nama Fungsi

Proses

Proses

Database

Arus data

dokumen

Arsip

Memproses data yg secara terkomputerisasi

Memproses data secara manual

Penyimpanan data/file yang sudah

terkomputerisasi

Menunjukkan arah aliran data atau arus data

Dokumen input, ouput manula, komputerisasi

viii 2. ERD

Simbol Nama fungsi

Entitas

Relasi

Penghubung

Menunjukkan hubungan yang berinteraksi dengan sistem

Untuk menghubungkan antar entitas

Arah aliran data atau mengalirkan data

ix 3. DFD

Simbol Nama fungsi

Entitas

Data proses

Data store

Arus data

Menunjukkan hubungan yang berinteraksi dengan sistem

Menunjukkan suatu proses

Penyimpanan data atau file

Menunjukkan arus data atau aliran data

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Permintaan Asuransi Jiwa

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian professional yang memadukan secara sistematik dan sinkron program pendidikan di kampus dalam program penguasaan keahlian yang di peroleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja, terarah untuk mencapai suatu tingkat keahlian professioanal tertentu.

Komputerisasi di Indonesia pada saat ini maju pesat seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta telah banyak kita temukan dalam dunia pendidikan, bisnis, maupun pemasaran. Diperusahaanpun banyak menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang akurat dan cepat. Komputerisasi merupakan penerapan dari teknologi komputer yang didukung oleh kecanggihan Software dan Hardware

serta sistem operasional yang handal. Pada saat ini perkembangan asuransi jiwa tumbuh dan mekar mengisi di Indonesia seiring dengan perkembangan globalisasi. Sehingga dalam waktu singkat, perkembangan asuransi sudah memasuki kebutuhan yang sangat penting. Perkembangan asuransi yang cepat ini menimbulkan implikasi yaitu diperlukannya suatu sistem yang cepat dan terpercaya.

Dalam hal ini khususnya di PT. Asuransi Jiwasraya yang semenjak dahulu sampai sekarang sudah banyak mempunyai nasabah dan akan selalu menjadikan

asuransi jiwa yang lebih baik dibandingkan dengan asuransi-asuransi lain yang pada saat ini berkembang di Indonesia. Maka sebagai perusahaan asuransi jiwa, PT. Asuransi Jiwasraya menginginkan untuk tetap mendapatkan kepercayaan dari para nasabahnya dan mengajak kepada seluruh masyarakat untuk menjadi nasabah asuransi jiwa yang dimiliki oleh PT. Asuransi Jiwasraya. Sesuai dengan permasalahan yang penulis kemukakan diatas maka penulis mengambil judul :

Analisis Sistem Registrasi Nasabah Baru pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) KantorCabang Bandung Timur .

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Dalam setiap perusahaan sistem informasi yang akurat dan relevan serta mudah untuk digunakan sangat diharapkan oleh para karyawan yang menggunakannya. Sehingga untuk registrasi nasabah baru diperlukan suatu sistem yang baik untuk pelaksanaannya.

Agar calon nasabah dapat dengan mudah untuk menjadi nasabah maka diperlukan suatu sistem yang akurat sehingga nasabah dapat dengan cepat memperoleh polis.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahannya, yaitu sebagai berikut:

1. Pelayanan sistem registrasi nasabah baru pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur kurang memenuhi harapan calon nasabah dikarenakan prosesnya yang masih lambat.

2. Pelaksanaan sistem registrasi nasabah baru pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur belum memenuhi kebutuhan karyawan dikarenakan masih menggunakan sistem registrasi manual.

b. Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem Sistem Registrasi Nasabah Baru yang berjalan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur.

2. Bagaimana sistem Sistem Registrasi Nasabah Baru yang diusulkan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud Penulis melaksanakan penelitian ini yaitu untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek program studi strata satu pada jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia dan membuat program aplikasi perancangan sistem registrasi nasabah baru di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur. Adapun tujuan Penulis melaksanakan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mempercepat proses pelayanan sistem registrasi nasabah baru yang

ada di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur. 2. Untuk mempermudah karyawan dalam pelaksanaan registrasi nasabah

baru pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur dengan menggunakan sistem terkomputerisasi.

1.4 Batasan Masalah

Mengingat banyaknya masalah yang ada dalam sistem registrasi nasabah baru pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur maka

penulis membatasi pokok bahasan dalam penelitian ini dan hanya membahas mengenai :

1. Penerimaan calon nasabah baru sampai diterimanya calon nasabah menjadi nasabah dan menerima polis dari PT. Asuransi Jiwasraya (Persero).

2. Pembahasan alur penerimaan nasabah dan cara penyimpanan data yang lebih efektif dalam penyimpanan data dan efisien dalam waktu pengerjaan. 3. Pada penulisan laporan tidak membahas mengenai klim jika terjadi

terhadap nasabah yang akan mengajukan klim terhadap asuransinya.

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Lokasi yang dijadikan objek penelitian oleh penulis, yaitu pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur, Jalan K.H. Hasan Mustafa No.80 Bandung 40124, yang dilaksanakan pada tanggal 13 Juli 2009 sampai dengan 13 Agustus 2009.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya, menurut JOG [4] :

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

penyelesaian suatu sasaran tertentu .

Sistem mempunyai sifat-sifat tertentu adalah sebagai berikut: a. Terdiri dari sub sistem-sub sistem atau elemen-elemen sistem. b. Setiap sub sistem tersebut mempunyai interaksi atau hubungan .

c. Adanya suatu yang mengikat antara sub sistem-sub sistem atau elemen yang menjadi satu kesatuan.

d. Adanya batasan nyata antara suatu sistem dengan lingkungan luar sistem. e. Mempunyai tujuan dan sasaran sebagai hasil akhir.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa komponen sub sistem-sub sistem atau bagian dari sistem yang mempunyai sifat dan saling bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan dalam menjalankan fungsi tertentu yang mempunyai proses sistem secara keseluruhan.

2.1.1 Elemen-Eleman Sistem

Dalam sistem memiliki beberapa elemen-elemen yang harus selalu diperhatikan, yaitu :

1. Sasaran atau tujuan (objectives/purpose), menentukan masukan dan keluaran yang dihasilkan sistem. Keberhasilan suatu sistem ditentukan dari pencapaian tujuan.

2. Komponen (component), adalah sub sistem yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses tertentu.

3. Batasan sistem (boundary) merupakan pembatas antara sistem dan lingkungan sekitar.

4. Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 5. Keluaran (output) adalah hasil pengolahan energi.

6. Pengolahan sistem (transformation) adalah alat yang mengubah masukan menjadi keluaran.

7. Penghubung (interface), merupakan media untuk menghubungkan suatu sistem dengan sub sistem lainnya.

8. Lingkungan luar (environment) adalah segala sesuatu di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

9. Control mekanism adalah aturan-aturan dan prosedur-prosedur yang menentukan subsistem beroperasi dan berinteraksi.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu :

1. Komponen Sistem, yaitu suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Penghubung sistem, penghubung merupkan media penghubungantara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya.

3. Batas sistem, batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sub sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

4. Masukan sistem, masukan adalah energiyang dimasukkan kedalam sistem, masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input). Maintenance input adalah adalah energy yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah adalah energy yang di proses untuk didapatkan keluaran.

5. Keluaran sistem adalah hasil dari energy yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran.

6. Pengolahan sistem, suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan berubah masukan menjadi keluaran.

7. Sasaran sistem,suatu sistem mempunyai masukan tertentu yaitu untuk mencapai suatu sasaran.

2.1.3 Klasifikasi Sitem

Menurut Jogiyanto, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantarannya adalah sebagai berikut

1. Sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstarct system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, seperti sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem dengan fisik merupakan sistem yang ada secara fisik seperti sistem komputer, akutansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natutal system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamaih adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia, seperti perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dan mesin contohnya sistem informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak

tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak terhubung dengan linkungan luarnya. Sistem ini bekerja sacara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan linkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk linkungan luar atau sub sistem yang lainnya, karena sistem sifatnyaterbuka dan terpengaruh oleh linkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai pengendalian yang baik.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dan menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan dalam pengambilan keputusan sumber dari informasi data. Data merupakan bentuk dari jamak dan bentuk tunggal atau data item.

Menurut DAV [2] :

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti

Agar hasil pengolahan data dan perolehan informasi tersebut memenuhi persyaratan untuk landasan operasional organisasinya mengemukakan syarat data dan informasi sebagai berikut :

1. Relevan, yaitu menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan dengan cara mengurangi ketidakpastian menaikan kemampuan untuk memprediksi atau menegaskan ekspetasi semula.

2. Dapat dipercaya, yaitu bebas dari kesalahan atau bisa secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi

3. Lengkap, yaitu tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai.

4. Tepat waktu, yaitu disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan.

5. Mudah dipahami, yaitu disajiakan dalam format mudah dimengerti

6. Dapat diuji kebenarannya, yaitu memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independent.

Perbedaan informasi dan data relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan, suatu informasi bagi level manajemen tertentu bias menjadi data bagi manajemen level di atasnya atau sebaliknya. Suatu sistem informasi mempunyai tiga hal yang menentukan, yaitu data, proses, dan informasi. Suatu informasi dihasilkan dari proses. Proses memerlukan input yaitu data untuk menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan dapat juga menjadi input bagi proses lainnya yang akan menghasilkan informasi lainnya.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut AZH [9] :

Sistem informasi adalah suatu jaringan kerja yang merupakankumpulan dari

elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk $mencapai tujuan tertentu yaitu

berupa informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan baik untuk waktu

sekarang atau yang akan datang .

Sistem informasi adalah suatu jaringan kerja yang merupakan Kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan baik untuk waktu sekarang atau yang akan datang. Suatu sistem informasi berisi himpunan terintegrasi dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi untuk pemakai.

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Metode Analisis dan perancangan terstruktur digunakan untuk mendefinisikan dan menilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul, perancangan terstruktur juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya. Dengan demikian perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol dan hubungan antar modul.

1. Problem solving : sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2. Kebutuhan baru, adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga dipelukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

3. Mengimplementasikan ide atau atau teknologi baru. 4. meningkatkan performasi sistem secara keseluruhan. Kerangka analisis :

1. Analisis terhadap pembuat keputusan (manajemen organisasi) ; mengelola organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan serta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis flow informasi : mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input atau output : dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, antara lain : intervie, observation, charting (organisasi, flow, DFD, ERD).

Laporan hasil analisis harus berisi : 1. Uraian alasan dan scop (batasan) analisis. 2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya. 3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem.

5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analisis sistem selama proses analisis.

6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal.

7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan buaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.

Deskripsi sistem (event list) adalah daftar naratif kejadian-kejadian dari lingkungan luar sistem yang direspon oleh sistem (Edward Yourdon, Modern Structured Analysis).

2.4.1 Aliran Dokumen (Flow Map)

Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan menginstruksikan organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul yang menjelaskan mengenai elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antara modul.

2.4.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram alir data dan sebuah informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan menggambarkan proses dalam suatu sistem secara keseluruhan.

Elemen penting dari sistem yang ada di dalam diagram konteks adalah sebagai berikut:

a. Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem disebut

terminator.

b. Data yang diterima sistem dari lingkungan luar. c. Data hasil proses diberikan ke lingkungan luar. d. Batasan antara sistem dan lingkungan.

2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan sistem yangtelah ada atau yang akan dikembangkan, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, aliran data maupun tempat penyimpanan datanya, dengan orientasi pengembangan terstruktur. Beberapa simbol yang dicapai oleh Data Flow Diagram adalah external entity, process, dan data store. DataFlow Diagram adalah alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur (Structured Analysis and Desain) dan merupakan alatbantu yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arusdata dalam sistem dengan struktur yang jelas.

2.4.4 Kamus Data

Kamus data merupakan deskripsi dari setiap elemen data yang terdapat dalam program yang meliputi nama data, representasi, format data, size, range, default, dan keterangan dari data.

2.4.5 Normalisasi

Merupakan suatu teknik pengelompokan file yang sesuai dan saling berkaitan dengan atribut lainnya. Kegiatan normalisasi ini adalah untuk meminimalkan pengulangan informasi (redudancy) dan memudahkan identifikasi objek atau entitas.

Bentuk-bentuk normalisasi terdiri dari : 1. Bentuk Unnormal

Adalah semua atribut mempunyai nilai yang bersifat atomic value, tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut yang mempunyai nilai ganda.

2. Bentuk Normal Kesatu

Jika relasi tersebut berada dalam bentuk unnormal dan atribut bukan kunci harus atau hanya bergabung secara fungsi pada primary key.

3. Bentuk Normal Kedua

Relasi barulah dalam bentuk normal kesatu dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada

primary key.

4. Boyle - Codd Normal Form (BCNF)

Sebuah tabel dikatakan berada dalam posisi BCNF jika untuk semua ketergantungan fungsi dengan notasi X Y, maka X haruslah merupakan

sub key pada tabel tersebut.

2.4.6 Entity Relation Diagram (ERD) dan Relasi Tabel

Menggambarkan hubungan antar entitas luar dengan sistem entitas relasi diagram dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek dasar

yaitu entitas dan hubungan antar entitas. Entitas adalah objek yang ada dan dapat dibedakan dari objek lain. Relasi adalah asosiasi antar entitas. Jadi suatu model relasi digambarkan dengan sekumpulan table dengan nama unik.

Model basis data relational sering disebut model relasional atau basis data relasional. Model basis data menunjukan suatu cara mengetahui mekanisme yang digunakan untuk mengolah atau mengorganisasikan data secara fisik. Relasi table merupakan hubungan antara tabel-tabel yang telah didefinisikan, yaitu relasi antara database-database yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi. Pada model relasi antar tabel hubungan direlasikan dengan kunci relasi (relation key) yang merupakan kunci utama berdasarkan ERD diatas.

2.5. Pengertian Asuransi

Asuransi menurut SAL [1] suatu kemauan untuk menetapan kerugiankerugian kecil (sedikit) yang sudah pasti sebagai pengganti (substitusi) kerugiankerugian besar yang belum pasti. Dari perumusan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa, orang bersedia membayar kerugian yang sedikit untuk masa sekarang, agar bisa mengahadapi kerugian kerugian besar yang mungkin terjadi pada waktu mendatang.

Asuransi Jiwa Menurut SAL [1] asuransi yang bertujuan menanggung orang terhadap kerugian finansial tak terduga yang disebabkan karena meninggal terlalu cepat atau hidupnya terlalu lama.

2.6. Nasabah

Nasabah adalah Pihak yang menggunakan jasa asuransi, baik untuk keperluannya sendirimmaupun sebagai perantara bagi keperluan pihak lain.

2.7. Polis

Data Polis adalah data yang memuat informasi termasuk namun tidak terbatas pada nama tertanggung utama, tertanggung tambahan, pemegang polis alamat, program asuransi, program asuransi tambahan, nomor polis, manfaat asuransi, premi, pembayaran premi, tanggal jatuh tempo premi, tanggal berlaku polis dan informasi lainnya yang berhubungan dengan pertanggungan.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Tanggal 31 Desember 1859 tercatat sebagai hari lahir dari PT. Asuransi Jiawasraya (Persero). Pada tanggal itu, untuk pertama kalinya sebuah perusahaan asuransi jiwa bernama NILLMIJ (Nederlans-Indishe Levenseverzekering en Lijfrente Maatschappij). Didirikan di Indonesia (Hindia Belanda pada waktu itu). Perusahaan itu didirikan berdasarkan Akte Notaris William Henry Herklors No. 185 tanggal 31 Desember 1859. NILLMIJ van 1859 tercatat dalam sejarah sebagai perusahaan asuransi jiwa yang pertama didirikan di Indonesia. Pada tahun 1958, dalam rangka indonesianisasi perekonomian Indonesia, perusahaan-perusaahn asuransi jiwa milik Belanda yang ada di negeri ini dinasionalisasi, perusahaan – perusahaan itu adalah :

1. NILLMIJ van 1859, Kantor Pusat Jakarta

2. De Nederlanden van 1845 Cabang Jakarta, Kantor Pusat di Den Haag Negeri Belanda

3. Eerste Nederlansche Verzekerings Mij op het Leven Tegen Invaliditeit N. V. Cabang Surabaya, Kantor Pusat di Den Haag Negeri Belanda.

4. Amstleven N.V (Amsterdamsche Maatschappij van Levenseverzekeringen) Cabang Surabaya, Kantor Pusat di Amsterdam Negeri Belanda

5. Natioanale Levenseverzekerings Bank N.V Cabang Jakarta, Kantor Pusat di Roterdam Negeri Belanda.

6. Hollandsche Societeit van Levenverzekeringen Cabang Jakarta, Kantor Pusat di Amsterdam, Negeri Belanda.

7. Ons Belang Cabang Jakarta, Kantor Pusat di Amersfoort, Negeri Belanda. 8. N.V Levensverzekering Maatschappij Hav Bank Cabang Jakarta, Kantor

Pusat di Schiedam, Negeri Belanda.

Pada tanggal 17 Desember 1960, NILLMIJ van 1859 yang sudah dinasionalisasikan berdasarkan Peraturan Pemerintah no.23 tahun 1958 diubah namanya menjadi PT. Perusahaan Djiwa Sedjahtera berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman.

Pada tanggal 1 Januari 1961 didrikan Perusahaan Negara asuransi jiwa dengan nama PN Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera berdasarkan Peraturan Pemerintah no.214 tahun 1961. Ke dalam perusahaan yang baru ini dieburkan kesembilan perusahaan milik Belanda tersebut diatas, dengan inti utama NILLMIJ van 1859.

Pada tanggaal 1 Januari 1966 berdasarkan Peraturan Pemerintah no.40 tahun 1965, didirikan perusahaan negara yang baru bernama Asuransi Djiwasraya. Kedalam perusahaan negara ini dilebur asuransi Djiwa Eka Sedjahtera.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Urusan Perasuransian no.2/SK/66 pada tanggal 1 Januari 1966, PT. Pertanggungan Djiwa Dharma Nasional yang didirikan pada tahun 1954 oleh BNI, BIN dan Bumi Putra 1912 dengan saham

kepemilikan 40%, 40%, dan 20%. Oleh Pemerintah diintegrasikan kedalam PN. Eka Sedjahtera, yang kemudian menjadi PN. Asuransi Jiwasraya.

Pada tahun 1973 PT. (persero) Asuransi Jiwaraya yang merupakan peleburan dari sembilan perusahaan asuransi lmilik Belanda ditambah dengan sebuah perusahaan nasional, berubah status dari perusahaan Negara menjadi Perseroan Terbatas (persero) melalui masa peralihan sejak 8 Desember 1972, berdasarkan Peraturan Pemerintah no. 33 tahun 1973berdasarkan akte Notaris Mohammad Ali no.12 tahun 1973.

Berdasarkan Akte Notaris Imas Fatimah, SH, tanggal 12 mei 1998 no. 10 dan tanggal 8 September 1998 no. 19, yang mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan keputusan nomor .

C2-16563HT.01.04.TH’98 tanggal 2 Oktober 1998 singkatan nama perusahaan

dirubah menjadi PT. Asuransi Jiwasraya (persero).

Pada saat ini, PT. Asuransi Jiwasraya (persero), telah mempunyai jaringan kerja diseluruh Inodnesia, dengan 17 Regional Office dan 70 Branch Office.

3.2 Struktur Organisasi

Di dalam kegiatan suatu perusahaan baik itu perusahaan komersial maupun non komersial diperlukan adanya suatu kerja sama dan jalur koordinasi diantara para anggota dalam mencapai tujuan yang telah digariskan terlebih dahulu. Kerja sama itu meliputi tugas-tugas yang telah ditetapkan dan dalam pelaksanaannya perlu adanya suatu garis ketetapan yang mengatur aktivitas tersebut agar dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka dasar yang menggambarkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari bagian-bagian yang terdapat dalam organisasi.

Struktur Organisasi hendaklah mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi, tanpa mengurangi kelancaran aktivitas perusahaan yang sedang berlangsung, misalnya perluasan daerah kerja, pengadaan peralatan baru, lingkungan serta perubahan dalam bidang tekhnologi.

Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Perwakilan Bandung Timur, dapat dilhat dibawa ini:

Kepala Cabang

Kasi Pertanggungan Kasi Operasional Kasir Administrasi &Logistik

Pegawai I Pegawai II Pegawai I Pegawa II Pegawai I Pegawai II Pegawai I Pegawai II

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Perwakilan Bandung Timur

Dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasinya menghubungkan wewenang yang lansung secara vertikal antara pihak atasan dan bawahan, sehingga terlihat masing-masing tingkatan dihubungkan dengan garis wewenang. Setiap bagian bertanggung jawab pada

bagian yang lebih tinggi tingkatnya. Pada bagian tersebut terlihat juga bahwa Kepala Perwakilan sebagai pimpinan untuk setiap Bagian yang langsung terlibat dalam kegiatan perusahaan.

3.3 Deskripsi Kerja

Untuk lebih jelasnya tentang fungsi dari tiap-tiap bagian pada struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur adalah sebagai berikut :

1. Kepala Perwakilan

Bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan baik untuk penerimaan premi maupun Administrasi Perwakilan yang dipimpinnya, dan bertanggung jawab langsung kepada Regional Manager. Dengan dibantu oleh para Kepala Seksi di Perwakilan, menyusun program kerja tertulis untuk perwakilan.

2. Kasi Pertanggungan

Bertanggung jawab atas Pelayanan terhadap Nasabah Polis Pertangguangan Perorangan, Pertanggungan Kumpulan, serta merupakan coordinator untuk seksi-seksi pertanggungan dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perwakilan.

3. Kasi Opersional

Membantu Kepala Perwakilan dalam pencapaian terhadap target premi yang dibebankan perusahaan terhadap Perwakilan, bertanggung jawab

terhadap aktivitas perusahaan di bagian Operasioanal untuk Perwakilan dan mengkoordinasi seksi-seksi operasional di tiap-tiap kantor perwakilan 4. Kasir

Bertanggungjawab terhadap aktivitas perusahaan di bidang Keuangan, dan merupakan coordinator keuangan serta bertanggungjawab langsung kepada Kepala Perwakilan.

5. Administrasi & Logistik

Bertanggungjawab terhadap aktivitas perusahaan di bidang Administrasi dan merupakan coordinator untuk aktivitas Administrasi serta bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perwakilan.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1. Analisis Sistem

4.1.1. Analisis Dokumen

Aliran dokumen menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam sistem penerimaan nasabah. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya.

Tabel 4.1 Analisis Dokumen

No Nama Dokumen Deskripsi

1. SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa)

Deskripsi : Surat Permintaan Asuransi Jiwa ini merupakan dasar untuk mengadakan perjanjian asuransi jiwa dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari Polis

Rangkap : 2 Rangkap

Sumber dari : Bahan Operasional Ke : Calon Nasabah

1.Bagian Pertanggungan 2. Bagian Logistik

No.Identitas, Jenis Identitas, Warga Negara,Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, bidang pekerjaan, penghasilan perbulan, tinggi badan/berat badan, alamat surat

2. SKK (Surat Keterangan Kesehatan)

Deskripsi : surat keterangan kesehatan ini merupakan persyaratan untuk mengadakan perjanjian asuransi jiwa yang tidak dapat dipisahkan dari Surat Perjanjian Asuransi Jiwa

Rangkap : 1 rangkap

Sumber Dari : Bagian Operasional Ke : calon nasabah

1.Bagian Pertanggungan 2.Bagian Logistik

Atribut : nama lengkap, jenis kelamin, status, tempat/tanggal lahir, pekerjaan sekarang, pekerjaan sebelumnya, berat badan, tinggi badan, tempat tinggal, tempat bekerja, No. KTP

3. KTP (kartu tanda penduduk)

Deskripsi : kartu tanda penduduk ini merupakan persyaratan untuk mengadakan perjanjian asuransi jiwa yang tidak dapat dipisahkan dari Surat Perjanjian Asuransi Jiwa

Rangkap : 2 rangkap

Sumber Dari : calon nasabah Ke : Bagian Operasional

1.Bagian Pertanggungan 2.Bagian Logistik

Atribut : nomor induk kependudukan, nama, tempat/tanggal lahir, status, agama, pekerjaan,alamat

4 BP3 (Bukti Penerimaan Premi Pertama)

Deskripsi : Untuk penerimaan yang diserahkan kepada yang berkepentingan jika bukti penerimaan ini telah dilunasi

Rangkap : 4 Rangkap

Sumber Dari : Bagian Operasional Ke : Calon Nasabah

1. Bagian Operasional 2. Bagian Kasir 3. Bagian Logistik 4. Bagian Pertanggungan

Atribut : Penerima, Alamat, Nama , Alamat, Jumlah Uang

5 KDBS (Kode Bukti Setoran)

Deskripsi : Surat ini berfungsi untuk memudahkan jalannya sesuatu

Rangkap : 2 Rangkap Sumber Dari : Bagian Kasir Ke : Calon Nasabah 1. Bagian Kasir

2. Bagian Pertanggungan Alamat : Disetorkan Oleh

6 Slip Setoran Deskripsi : Form data pesanan yang diisi oleh dan di tanda tangan kasir serta penyetor Rangkap : 4 Rangkap

Sumber Dari : Bagian Operasional Ke : Calon Nasabah

1. Bagian Operasional Bagian Kasir

2. Bagian Pertanggungan 3. Bagian Logistik

Atribut : Cabang/Cabang, Kode, Tempat/Daerah, rayon Penagih, Penyetor, No.Slip Setoran, valuta, sud rayon, lembar ke, buku setor, kode Cabang Asuransi/Rek

Kurs Pembayaran

7. No. Polis Deskripsi : Sebagai no rekening nasabah yang telah terdaftar

Rangkap : 4 rangkap

Sumber Dari : Bagian Pertanggungan Ke : calon nasabah

1. Bagian Pertanggungan 2. Bagian Logistik (2 rangkap)

Atribut : No. Polis, Nama, Alamat, Macam Polis, Macam Asuransi, Uang Asuransi, Masa Asuransi, Premi, Penerima Faedah

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Dalam analisa sistem prosedur penerimaan nasabah terdapat enam entitas yaitu : Nasabah, Kasi Operasional, Kasir, Pertangguangan, Kepala Cabang dan Logistik dan Umum.

1. Nasabah mengisi Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua) dengan lengkap kemudian diserahkan kepada Kasi Operasional disertai Surat Keterangan Kesehatan (rangkap dua) dan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua) yang masih berlaku

2. Kasi Operasional menerima dari Nasabah bersama dengan Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua) disertai Surat Keterangan Kesehatan (rangkap dua) dan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua)

kemudian memerikasa kelengkapan pengisian Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa, Surat Keterangan Kesehatan dan fotokopi Kartu Tanda Penduduk. Setelah Kasi Operasional mengecek Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua) Surat Keterangan Kesehatan (rangkap dua) dan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua) Kasi Operasional mengeluarkan slip setoran (rangkap empat) diberikan ke nasabah untuk di tanda tangan

3. Nasabah menerima Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua) disertai Surat Keterangan Kesehatan (rangkap dua), fotokopi Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua), slip setoran (rangkap empat) dan Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap empat)dari Kasi Operasional untuk di tanda tangani kemudian Slip Setoran dan Bukti Pembayaran Premi Pertama diberikan kepada kasir untuk dicek.

4. Kasir menerima formulir surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua) disertai Surat Keterangan Kesehatan ( rangkap dua ) dan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua) Slip Setoran (rangkap tiga) dan Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap empat) yang sudah ditanda tangan dari nasabah untuk dicek. Kemudian Kasir membuat Kode Bukti Setoran (rangkap dua) lalu kasir mengarsipkan masing- masing satu buah Kode Bukti Setoran, Slip Setoran dan Bukti Pembayaran Premi Pertama, Kasir memberikan Bukti Pembayaran Premi Pertama yang asli kepada Nasabah. Kemudian Kasir memberikan Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua), Surat Keterangan Kesehatan (rangkap dua), Formulir Surat Permintaan Asuransi

Jiwa (rangkap dua), Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap dua), Slip Setoran (rangkap dua) dan Kode Bukti Setoran (rangkap dua) Kepada Kasir Pertanggungan.

5. Kasi Pertanggungan menerima Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua), Surat Keterangan Kesehatan ( rangkap dua ), Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua), Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap dua), Slip Setoran (rangkap dua) dan Kode Bukti Setoran (rangkap satu) dari kasir untuk di cek, setelah semuanya di cek Kasi pertanggungan mengeluarkan No Polis (rangkap empat). Kemudian Kasi Operasional memberikan Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua), Surat Keterangan Kesehatan ( rangkap dua ), Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua), Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap dua), Slip Setoran (rangkap dua) dan Kode Bukti Setoran (rangkap satu) dari kasir untuk di cek, setelah semuanya di cek Kasi pertanggungan mengeluarkan No Polis (rangkap empat) kepada Kepala Cabang untuk menandatangani No Polis. Setelah Kepala Cabang untuk menandatangani No Polis memberikan kembali surat-surat tersebut ke Kasi Pertangguangan

6. Kasi Pertanggungan menerima Kartu Tanda Penduduk (rangkap dua), Surat Keterangan Kesehatan ( rangkap dua ), Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (rangkap dua), Bukti Pembayaran Premi Pertama (rangkap dua), Slip Setoran (rangkap dua) Kode Bukti Setoran (rangkap satu) dan No Polis yang telah di tandatangani Kepala Cabang (rangkap empat) dari Kepala Cabang untuk mengarsipkan Kartu Tanda Penduduk , Surat Keterangan Kesehatan,

Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa, Bukti Pembayaran Premi Pertama , Slip Setoran , Kode Bukti Setoran dan No Polis masing-masing satu buah, kemudian diberikan ke Bagian Logistik

7. Bagian Logistik menerima Kartu Tanda Penduduk , Surat Keterangan Kesehatan, Formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa, Bukti Pembayaran Premi Pertama , Slip Setoran , Kode Bukti Setoran dan No Polis (rangkap tiga) dari Kasi Pertanggungan untuk diarsipkan, kemudian Bagian Logistik memberikan No Polis asli yang telah ditanda tangan oleh Kepala Cabang satu buah kepada Nasabah

8. Nasabah menerima No Polis asli yang telah ditandatangan Kepala Cabang dari Bagian Logistik sebagai bukti telah menjadi nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya dan sebagai surat untuk mengajukan klaim bila terjadi kecelakaan kepada PT. Asuransi Jiwasraya

4.1.2.1.Flow Map

Bagan alir dokumen merupakan diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir dalam suatu sistem. Adapun fungsi dari flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang diusulkan. Flow map sistem yang sedang berjalan dapat dilihat gambar 4.1 berikut ini :

NASABAH KASI OPERASIONAL KASIR PERTANGGUNGAN KPL.PERWAKILAN LOGISTIK

Gambar 4.1 Flow Map yang sedang Berjalan 1 2 3 9 10 11 18 31 4 5 6 7 8 12 14 15 16 24 27 28 29 13 25 17 30 20 22 19 19 21 26 23

KETERANGAN

1. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS (2 lembar)

2. Arsip

3. BP3 (1 lembar)

4. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS (2 lembar)

5. Mengecek KDBS

6. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS yang sah (2 lembar)

7. Membuat nomor polis

8. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS yang sah (2 lembar), no.polis (4 lembar)

9. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS yang sah (2 lembar), no.polis ditandatangani (4 lembar)

10.Arsip

11.Nomor polis (4 lembar) 12.Menandatangani nomor polis

13.Nomor polis yang ditandatangani (4 lembar)

14.KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar), Slip Setoran (3 lembar), BP3 yang ditandatangani (4 lermbar), KDBS yang sah(2 lembar), no.polis ditandatangani (4 lembar)

15.Arsip

16.Nomor polis (1 lembar)

1.1.2.1. Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan digram alir data dan sebuah informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkarang dan menggambarkan proses dalam suatu sistem secara keseluruhan.

Nasabah Kepala Perwakilan

SI Asuransi

Logistik

No polis yg sah (1 lembar) Dt nasabah, dt kesehatan, dt

KTP, BP3,slip setoran, no. polis Dt nasabah, dt

kesehatan, dt KTP

Slip setoran yg di tanda tangan Slip setoran untuk di tanda

tangan

BP3 yang sah (1 lembar),no polis (1 lembar)

No polis yang di tanda tangan No polis yang akan

di tanda tangan

1.1.2.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau yang akan di kembangkan,tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, aliran data maupun tempat penyimpanan datanya, dengan orientasi perkembangan terstruktur. Beberapa symbol yang di capai oleh Data Flow Diagram adalah external entity, process dan data store.

NASABAH 1.0 Mengecek dt nasabah 2.0 Membuat slip setoran & BP3

3.0 Mengecek dt nasabah,slip setoran & membuat KDBS 4.0 Mengecek dt nasabah & KDBS

5.0 Membuat no polis KEPALA PERWAKILAN LOGISTIK Formulir surat

permintaan asuransi Dt nasabah

Slip setoran

Slip setoran yang di tanda tangan

Slip setoran KDBS

Slip setoran, dt nasabah, KDBS

No polis untuk di tanda tangan

Slip setoran, dt nasabah, KDBS Dan No polis untuk di tanda tangan

B P3 d a n n o po lis yan g d i t a n d a t a n ga n

1.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan

Dari analisa sistem yang sedang berjalan, terdapat beberapa kekurangan diantaranya:

1. Proses dilakukan secara manual sehingga dalam melayani nasabah memerlukan waktu relatif lama

2. Pencatatan dokumen nasabah dari suatu bagian ke bagian lain secara manual dapat menyebabkan peulisan yang tidak baik sama antar bagian sehingga dalam prosesnya kurang efektif dan efisien

3. Dengan adanya proses yang berulang –ulang menyebabkan proses menjadi lebih lama karena menuggu persetujuan pejabat Kepala Cabang yang kadang – kadang pejabat Cabang tidak berada di tempat.

1.2. Usulan Perancangan Sistem

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan maka untuk membuat suatu sistem yang baru kita dapat mengetahui gambaran sistem yang akan di bangun. Tahap pembangunan dan pengerjaan sistem inilah yang disebut dengan tahap desain sistem, yaitu tahap dimana suatu sistem dapat terbentuk dengan mengacu pada analisa sistem yang berjalan.

Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem penerimaan nasabah yang sedang berjalan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur, maka selanjutnya akan di jelaskan mengenai perancangan sistem yang baru mengenai kelemahan-kelemahan dan permasalahan yang ada pada sistem yang

sedang berjalan. Pemecahan masalah ini mempunyai tujuan supaya sistem yang baru mampu mengolah data penerimaan nasabah yang dibutuhkan dengan lebih efektif dan efisien.

1.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

1.2.2.1. Flow Map

Dalam merancang sebuah flowmap harus di analisa prosedur yang sedang berjalan, setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan maka perlu adanya perancangan aliran dokumen yang lebih efektif dan efisien.

Untuk mengenal aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang baru lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut

KETERANGAN

1. KTP (2 lembar), SKK (2 lembar), SPAJ (2 lembar) 2. Mengisi SPAJ dan SKK

3. KTP (2 lembar), SKK yang telah diisi (2 lembar), SPAJ yang telah diisi (2 lembar)

4. KTP (2 lembar), SKK yang telah diisi (2 lembar), SPAJ yang telah diisi (2 lembar)

5. Mengecek SPAJ, SKK, KTP

6. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar)

7. Arisp KTP yang sah, SKK yang sah, SPAJ yang sah 8. Input data nasabah

9. Database nasabah

10.Cetak slip setoran & BP3

11.Slip Setoran (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 12.Slip Setoran (2 lembar)

13.Menandatangani slip setoran

14.Slip Setoran yang sudah di tanda tangan (2 lembar) 15.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 16.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 17.Mengcek slip setoran dan BP3

18.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 19.Cetak KDBS

20.KDBS Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 21.Arsip BP3, KDBS, slip setoran

22.KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 23.Cetak no polis

24.No polis, KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 25.No polis, KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 26.Arsip slip setoran, BP3, KDBS, polis

27.Polis (1 lembar), BP3 (1 lembar) 28.No Polis (2 lembar)

29.Menandatangani no polis

30.Polis yang di tanda tangani (2 lembar)

1.2.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah gambaran lingkuo suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup sistem ini ditentukan dari besarnya pengaruh dari data yang diterimah dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas – entitas luar. Dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.

Berikut dapat dilihat pada gambar 4.5 mengenai diagaram konteks sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur Yang diusulkan.

NASABAH

SI ASURANSI

KEPALA PERWAKILAN Polis yang akan di tanda tangan

Polis yang di tanda tangan Dt nasabah, dt kesehatan

Slip setoran yang di tanda tangan

Slip setoran

BP3

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang di Usulkan

1.2.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram, yaitu menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antar entitas yang terlibatdalam perancangan sistem permohonan pembiayaan individual. Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.

Data flow diagram merupakan alat bantu grafis untuk mewujudkan dan menganalisis pergerakan data yang melalui suatu sistem baik manual maupun otomatis. Data flow diagram usulan dari sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur adalah sebagai berikut :

NASABAH

1.0 Input dt nasabah

2.0 Cetak BP3

3.0 Cetaj polis

KEPALA PERWAKILAN 4.0

Tanda tangan polis

File masalah

Dt_nasabah Dt_nasabah

Dt_nasabah

Dt_nasabah

Dt_BP3

Polis Untuk dTTD BP3 & polis yg dTTD

Gambar 4.6 DFD yang diusulakan

1.2.2.4.Kamus Data

Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secar detail dan pengorganisasian semua elemn data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan menganalisis punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan data dan proses.

1. Data Nasabah

Nama Arus Data : Data Nasabah

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Elemen Data : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor

2. Data Tertanggung

Nama Arus Data : Data Tertanggung

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Aliran Arus Data : Data Ketentuan Asuransi – 5.0, 5.0-6.0, 5.0- File Tertanggung, File Tertanggung-90

Elemen Data : nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon 3. Penerima Benefit

Nama Arus Data : Penerima Benefit

Alias : -

Aliran Arus Data : 2.0- File Penerima Benefit, File Penerima Benefit-9.0

Elemen Data : nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan

4. Riwayat keluarga

Nama arus data : Riwayat Keluarga

Alias : -

Bentuk data : dokumen

Aliran arus data : 3.0 - file riwayat keluarga, 3.0 – 4.0

Elemen data : Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

5. Ketentuan Asuransi

Nama Arus Data : Ketentuan Asuransi

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Aliran Arus Data : 4.0-5.0, 4.0- File Ketentuan Asuransi

Elemen Data : macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang

pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

6. Polis yang dimiliki

Nama arus data : Polis yang dimiliki

Alias : -

Bentuk data : dokumen cetak computer

Aliran arus data : 6.0-7.0,6.0-file polis yang dimiliki

Elemen data : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis

7. Surat Keterangan Kesehatan (SKK)

Nama arus data : Surat Keterangan Kesehatan (SKK)

Alias : -

Bentuk data : dokumen cetak computer

Aliran arus data : 7.0-file SKK

Elemen data : nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

1.2.2.5. Normalisasi

Normalisai merupakan suatu proses untuk mengubah suatu relasi yang didalamnya terdapat masalah anormalisasi atau ketidaknormalan antara 2 buah relasi atau lebih. Normalisasi digunakan oleh para perancang data base untuk melakukan verifikasi terhadap tabel – tabel yang telah dibuat, sehingga tidak menimbulkan redudansi atau penumpukan data dan masalah pada saat data diperbaharui atau dihapus.

Unnormalisasi

Nasabah : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon, nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan, Keluarga, Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi,

mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan, No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

Normalisasi Pertama

Untuk mendapatkan criteria-kriteria normalisasi, harus direkonstruksi semua table menjadi satu table. Lalu diterapkan kriteria-kriteria normalisai hingga kita mendapatkan sejumlah table yang telah normal.

Nasabah : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, nama_penerima_benefit, hubungan, Keluarga, Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan,

No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

Normalisasi Kedua

Nasabah : nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, hubungan, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon, Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Asuransi : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Normalisasi ketiga

Nasabah : nomor klien, no polis, No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT,

RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor

Daftar Penerima Benefit : no polis, No. Sp nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan

Tertanggung : no polis, No. Sp, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon

Riwayat Keluarga : Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Ketentuan Asuransi : macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Polis yang dimiliki : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis

SKK : nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

1.2.2.6. ERD (entity relationship diagram)

Dalam model data entity relationship menggunakan entity dan atribut. Entity adalah objek yang mempunyai eksistensi dan terdefinisi dengan baik. Himpunan entity yang sejenis disebut entity set. Untuk modul dari ER digambarkan dengan symbol empat persegi panjang, sedangkan relationship set yang merepakan hubungan yang terjadi antara entity set digambarkan dengan symbol layang-layang.

Rancangan usulan ERD sistem informasi pembuatan database sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur menunjukkan hubungan penyimpanan antar DFD, dugunakan untuk hubungan antar data. Rancangan ERD dapat dilhat pada gambar berikut ini:

Ketentuan Asuransi memiliki memiliki Asuransi Polis yang dimiliki NASABAH SKK Tertanggung Penerima benefit Riwayat Keluarga memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki 1 1 1 N 1 1 1 1 1 1 1 1 N 1

Gambar 4.7 ERD

1.2.2.7. Relasi Tabel

Suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang – ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisaikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang in disebut relasi antar tabel. Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relesinya yang berfungsi untuk mengakses data item data sedemikian rupa sehingga data base tersebut mudah dimodifikasi. Adapun bentuk relasi antar tabel dari sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

file_nasabah

PK No. Sp

PK no klien

PK no polis

tanggal SP nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung tempat/tanggal lahir jenis kelamin bidang pekerjaan jabatan penghasilan/bulan tinggi badan berat badan alamat surat RT RW kode pos propinsi kab ko negara kode wilayah Riwayat_Keluarga

PK nomor klien

keluarga ayah ibu istri/suami saudara laki-laki saudara perempuan anak kandung masih hidup jumlah kesehatan umur sudah meninggal sebab jumlah umur Daftar_Penerima_Benefit

PK nomor klien

nama penerima benefit jenis klien

tempat lahir jenis kelamin hubungan

polis_yg_dimiliki

PK no polis

uang asuransi premi

nama perusahaan status polis File_Tertanggung

PK Nomor klien

nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung

Ketentuan_Asuransi

PK nomor polis

macam asuransi valuta

cara pembayaran premi cara pelunasan premi mulai berlaku asuransi besar uang

1.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang diusulkan atau dirancang

Dari sistem yang diusulkan terdapat beberapa kelebihan di bandingkan dengan sistem yang lama diantaranya Penggunaan sistem yang lama belum begitu maksimal dikarenakan penginputan data nasabah dari satu bagian ke bagian lain diinputkan masing-masing menyebabkan penulisan yang tidak baik sama antar bagian sehingga dalam prosesnya kurang efektif dan efisien. Dibutuhkan suatu persedian operasional sebagai sarana penunjang kearah implementasi otomatisasi perkantoran, sehingga sistem ini menjadi lebih tepat guna. Untuk membangun sistem komputerisasi diperlukan pemberian pelatihan kepada karyawan untuk menjalankan sistem yang baru agar nasabah dapat terlayani dengan cepat ketika melakukan penginputan data nasabah pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur. Dapat mengembangkan sistem yang baru ini dengan menggunakan website secara online di internet sehingga nasabah baru dapat dengan langsung menginput datanya untuk menjadi nasabah dan tidak perlu datang langsung ke perusahaan.

NASABAH KASI OPERASIONAL KASIR KEPALA PERWAKILAN

Gambar 4.4 Flow Map yang si Usulkan 23

25

26

16

12

13

14

17

18

19

20

21

28

29

30 1

2

3

4

5

6

8

9

10

7

11

15

22

24

KETERANGAN

1. KTP (2 lembar), SKK (2 lembar), SPAJ (2 lembar) 2. Mengisi SPAJ dan SKK

3. KTP (2 lembar), SKK yang telah diisi (2 lembar), SPAJ yang telah diisi (2 lembar)

4. KTP (2 lembar), SKK yang telah diisi (2 lembar), SPAJ yang telah diisi (2 lembar)

5. Mengecek SPAJ, SKK, KTP

6. KTP yang sah (2 lembar), SKK yang sah (2 lembar), SPAJ yang sah (2 lembar)

7. Arisp KTP yang sah, SKK yang sah, SPAJ yang sah 8. Input data nasabah

9. Database nasabah

10.Cetak slip setoran & BP3

11.Slip Setoran (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 12.Slip Setoran (2 lembar)

13.Menandatangani slip setoran

14.Slip Setoran yang sudah di tanda tangan (2 lembar) 15.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 16.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 17.Mengcek slip setoran dan BP3

18.Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 19.Cetak KDBS

20.KDBS Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 21.Arsip BP3, KDBS, slip setoran

22.KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 23.Cetak no polis

24.No polis, KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 25.No polis, KDBS, Slip Setoran di tanda tangan (2 lembar), BP3 (3 lermbar) 26.Arsip slip setoran, BP3, KDBS, polis

27.Polis (1 lembar), BP3 (1 lembar) 28.No Polis (2 lembar)

29.Menandatangani no polis

30.Polis yang di tanda tangani (2 lembar)

1.1.2.1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah gambaran lingkuo suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup sistem ini ditentukan dari besarnya pengaruh dari data yang diterimah dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas – entitas luar. Dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.

Berikut dapat dilihat pada gambar 4.5 mengenai diagaram konteks sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur Yang diusulkan.

NASABAH

SI ASURANSI

KEPALA PERWAKILAN Polis yang akan di tanda tangan

Polis yang di tanda tangan Dt nasabah, dt kesehatan

Slip setoran yang di tanda tangan

Slip setoran

BP3

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang di Usulkan

1.1.2.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram, yaitu menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antar entitas yang terlibatdalam perancangan sistem permohonan pembiayaan individual. Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.

Data flow diagram merupakan alat bantu grafis untuk mewujudkan dan menganalisis pergerakan data yang melalui suatu sistem baik manual maupun otomatis. Data flow diagram usulan dari sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur adalah sebagai berikut :

NASABAH

1.0 Input dt nasabah

2.0 Cetak BP3

3.0 Cetaj polis

KEPALA PERWAKILAN 4.0

Tanda tangan polis

File masalah

Dt_nasabah Dt_nasabah

Dt_nasabah

Dt_nasabah

Dt_BP3

Polis Untuk dTTD BP3 & polis yg dTTD

Gambar 4.6 DFD yang diusulakan

1.1.2.3.Kamus Data

Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secar detail dan pengorganisasian semua elemn data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan menganalisis punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan data dan proses.

1. Data Nasabah

Nama Arus Data : Data Nasabah

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Elemen Data : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor

2. Data Tertanggung

Nama Arus Data : Data Tertanggung

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Aliran Arus Data : Data Ketentuan Asuransi – 5.0, 5.0-6.0, 5.0- File Tertanggung, File Tertanggung-90

Elemen Data : nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon 3. Penerima Benefit

Nama Arus Data : Penerima Benefit

Alias : -

Aliran Arus Data : 2.0- File Penerima Benefit, File Penerima Benefit-9.0

Elemen Data : nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan

4. Riwayat keluarga

Nama arus data : Riwayat Keluarga

Alias : -

Bentuk data : dokumen

Aliran arus data : 3.0 - file riwayat keluarga, 3.0 – 4.0

Elemen data : Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

5. Ketentuan Asuransi

Nama Arus Data : Ketentuan Asuransi

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Aliran Arus Data : 4.0-5.0, 4.0- File Ketentuan Asuransi

Elemen Data : macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang

pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

6. Polis yang dimiliki

Nama arus data : Polis yang dimiliki

Alias : -

Bentuk data : dokumen cetak computer

Aliran arus data : 6.0-7.0,6.0-file polis yang dimiliki

Elemen data : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis

7. Surat Keterangan Kesehatan (SKK)

Nama arus data : Surat Keterangan Kesehatan (SKK)

Alias : -

Bentuk data : dokumen cetak computer

Aliran arus data : 7.0-file SKK

Elemen data : nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

1.1.2.4. Normalisasi

Normalisai merupakan suatu proses untuk mengubah suatu relasi yang didalamnya terdapat masalah anormalisasi atau ketidaknormalan antara 2 buah relasi atau lebih. Normalisasi digunakan oleh para perancang data base untuk melakukan verifikasi terhadap tabel – tabel yang telah dibuat, sehingga tidak menimbulkan redudansi atau penumpukan data dan masalah pada saat data diperbaharui atau dihapus.

Unnormalisasi

Nasabah : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon, nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan, Keluarga, Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi,

mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan, No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

Normalisasi Pertama

Untuk mendapatkan criteria-kriteria normalisasi, harus direkonstruksi semua table menjadi satu table. Lalu diterapkan kriteria-kriteria normalisai hingga kita mendapatkan sejumlah table yang telah normal.

Nasabah : No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT, RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, nama_penerima_benefit, hubungan, Keluarga, Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan,

No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

Normalisasi Kedua

Nasabah : nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, hubungan, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon, Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Asuransi : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Normalisasi ketiga

Nasabah : nomor klien, no polis, No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT,

RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor

Daftar Penerima Benefit : no polis, No. Sp nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan

Tertanggung : no polis, No. Sp, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon

Riwayat Keluarga : Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Ketentuan Asuransi : macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Polis yang dimiliki : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis

SKK : nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

1.1.2.5. ERD (entity relationship diagram)

Dalam model data entity relationship menggunakan entity dan atribut. Entity adalah objek yang mempunyai eksistensi dan terdefinisi dengan baik. Himpunan entity yang sejenis disebut entity set. Untuk modul dari ER digambarkan dengan symbol empat persegi panjang, sedangkan relationship set yang merepakan hubungan yang terjadi antara entity set digambarkan dengan symbol layang-layang.

Rancangan usulan ERD sistem informasi pembuatan database sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur menunjukkan hubungan penyimpanan antar DFD, dugunakan untuk hubungan antar data. Rancangan ERD dapat dilhat pada gambar berikut ini:

Ketentuan Asuransi memiliki memiliki Asuransi Polis yang dimiliki NASABAH SKK Tertanggung Penerima benefit Riwayat Keluarga memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki 1 1 1 N 1 1 1 1 1 1 1 1 N 1

Gambar 4.7 ERD

1.1.2.6. Relasi Tabel

Suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang – ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisaikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang in disebut relasi antar tabel. Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relesinya yang berfungsi untuk mengakses data item data sedemikian rupa sehingga data base tersebut mudah dimodifikasi. Adapun bentuk relasi antar tabel dari sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

file_nasabah

PK No. Sp

PK no klien

PK no polis

tanggal SP nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung tempat/tanggal lahir jenis kelamin bidang pekerjaan jabatan penghasilan/bulan tinggi badan berat badan alamat surat RT RW kode pos propinsi kab ko negara kode wilayah Riwayat_Keluarga

PK nomor klien

keluarga ayah ibu istri/suami saudara laki-laki saudara perempuan anak kandung masih hidup jumlah kesehatan umur sudah meninggal sebab jumlah umur Daftar_Penerima_Benefit

PK nomor klien

nama penerima benefit jenis klien

tempat lahir jenis kelamin hubungan

polis_yg_dimiliki

PK no polis

uang asuransi premi

nama perusahaan status polis File_Tertanggung

PK Nomor klien

nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung

Ketentuan_Asuransi

PK nomor polis

macam asuransi valuta

cara pembayaran premi cara pelunasan premi mulai berlaku asuransi besar uang

No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

Normalisasi Kedua

Nasabah : nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, hubungan, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon, Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup, Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Asuransi : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis, macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Normalisasi ketiga

Nasabah : nomor klien, no polis, No. Sp, Tanggal Sp, Nama Lengkap, No. identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, RT,

RW, Kode Pos, propinsi, kab/kodya, kode negara, telepon, kode wilayah dan nomor, HP, Kode wilayah dan nomor

Daftar Penerima Benefit : no polis, No. Sp nama_penerima_benefit, no_klien, jenis klien, tempat_lahir, tanggal lahir, jeniskelamin, hubungan

Tertanggung : no polis, No. Sp, nomor klien, nama lengkap, no.identitas, Jenis Identitas, Warga Negara, Nama Ibu Kandung, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Bidang Pekerjaan, Jabatan, Penghasilan perbulan, Tinggi Badan, Berat Badan, Alamat Surat, No. Telepon

Riwayat Keluarga : Keluarga Ayah, Ibu, Istri/Suami, Saudara Laki-Laki, Saudara

Perempuan, Anak Kandung, Masih Hidup,

Jumlah,Kesehatan, Umur, Sudah Meninggal, Sebab, Jumlah, Umur

Ketentuan Asuransi : macam asuransi, valuta, cara pembayaran premi, cara pelunasan premi, mulai berlaku asuransi, uang pertanggungan, masa asuransi, masa pembayaran premi, besar premi, uang pertanggungan tambahan, premi jaminan tambahan

Polis yang dimiliki : No_Polis, Uang Asuransi, Premi, nama Perusahaan Asuransi, Status Polis

SKK : nama penyakit, tanggal sakit, lama sakit, nama dokter, alamat dokter, kondisi, status, keterangan

1.1.2.5. ERD (entity relationship diagram)

Dalam model data entity relationship menggunakan entity dan atribut. Entity adalah objek yang mempunyai eksistensi dan terdefinisi dengan baik. Himpunan entity yang sejenis disebut entity set. Untuk modul dari ER digambarkan dengan symbol empat persegi panjang, sedangkan relationship set yang merepakan hubungan yang terjadi antara entity set digambarkan dengan symbol layang-layang.

Rancangan usulan ERD sistem informasi pembuatan database sistem penerimaan nasabah di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Kantor Cabang Bandung Timur menunjukkan hubungan penyimpanan antar DFD, dugunakan untuk hubungan antar data. Rancangan ERD dapat dilhat pada gambar berikut ini:

Ketentuan

Asuransi memiliki

memiliki Asuransi

Polis yang

dimiliki NASABAH

SKK

Tertanggung

Penerima benefit Riwayat Keluarga memiliki

memiliki memiliki

memiliki memiliki

1 1

1

N 1

1

1

1

1 1

1 1

N 1

Gambar 4.7 ERD

1.1.2.6. Relasi Tabel

Suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang – ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisaikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang in disebut relasi antar tabel. Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relesinya yang berfungsi untuk mengakses data item data sedemikian rupa sehingga data base tersebut mudah dimodifikasi. Adapun bentuk relasi antar tabel dari sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

file_nasabah PK No. Sp PK no klien PK no polis

tanggal SP nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung tempat/tanggal lahir jenis kelamin bidang pekerjaan jabatan penghasilan/bulan tinggi badan berat badan alamat surat RT RW kode pos propinsi kab ko negara kode wilayah Riwayat_Keluarga PK nomor klien

keluarga ayah ibu istri/suami saudara laki-laki saudara perempuan anak kandung masih hidup jumlah kesehatan umur sudah meninggal sebab jumlah umur Daftar_Penerima_Benefit

PK nomor klien

nama penerima benefit jenis klien

tempat lahir jenis kelamin hubungan

polis_yg_dimiliki PK no polis

uang asuransi premi

nama perusahaan status polis File_Tertanggung

PK Nomor klien

nama lengkap no identitas jenis identitas warga negara nama ibu kandung

Ketentuan_Asuransi PK nomor polis

macam asuransi valuta

cara pembayaran premi cara pelunasan premi mulai berlaku asuransi besar uang

1.1.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang diusulkan atau dirancang

Dari sistem yang diusulkan terdapat beberapa kelebihan di bandingkan dengan sistem yang lama diantaranya Penggunaan sistem yang lama belum begitu maksimal dikarenakan penginputan data nasabah dari satu bagian ke bagian lain diinputkan masing-masing menyebabkan penulisan yang tidak baik sama antar bagian sehingga dalam prosesnya kurang efektif dan efisien. Dibutuhkan suatu persedian operasional sebagai sarana penunjang kearah implementasi otomatisasi perkantoran, sehingga sistem ini menjadi lebih tepat guna. Untuk membangun sistem komputerisasi diperlukan pemberian pelatihan kepada karyawan untuk menjalankan sistem yang baru agar nasabah dapat terlayani dengan cepat ketika melakukan penginputan data nasabah pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Bandung Timur. Dapat mengembangkan sistem yang baru ini dengan menggunakan website secara online di internet sehingga nasabah baru dapat dengan langsung menginput datanya untuk menjadi nasabah dan tidak perlu datang langsung ke perusahaan.