Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, kebutuhan informasi akan semakin bertambah sehingga suatu perusahaan yang sedang berkembang dengan cepat akan membutuhkan suatu sistem informasi data yang dapat menjamin tersedianya kebutuhan informasi secara cepat dan akurat.

Perkembangan yang terjadi pada teknologi informasi akhir-akhir ini memungkinkan untuk mendapatkan suatu informasi secara efisien dan efektif. Hal ini dimungkinkan dengan ditemukannya komputer yang sangat banyak pengaruhnya dalam perkembangan sistem pengolahan data menjadi suatu informasi, salah satu fungsi dari komputer adalah sebagai pengolahan data elektronik telah banyak digunakan oleh perusahaan terutama setelah berkembangnya/diciptakannya perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat dengan mudah dan cepat mengolah data tertentu menjadi suatu informasi. Pada perusahaan yang menggunakan manual sistem dalam mengolahnya lebih dititikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut, atau dengan kata lain lebih beroriantasi pada orang (people-oriented system). Jika komputer digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (computer-oriented system).

Salah satu penerapan pegolahan data elektronik adalah pada sistem informasi akuntansi penggajian, ini disebabkan penggajian dalam suatu perusahaan merupakan aktivitas yang cukup vital dan berguna untuk menentukan laba perusahaan. Laba yang dimaksud adalah didapat dengan cara mengurangi hasil atau pendapatan yang diterima dengan biaya-biaya yang dikeluarkan, dimana gaji merupakan salah satu unsur biaya. Perhitungan gaji merupakan hal yang cukup rumit dan juga kompleks, hal ini disebabkan antara lain oleh adanya bermacam-macam tarif yang berlaku, potongan dan tunjangan gaji, pajak penghasilan, status pegawai, masa kerja serta peraturan dari kebijaksanaan lainnya yang mengatur masalah penetapan prosedur akuntansi peggajian.

PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office merupakan perusahaan yang cukup besar, mempunyai karyawan yang cukup banyak dengan tarif gaji yang berbeda oleh karena itu diperlukan sistem informasi atau aplikasi komputer yang mengangani secara khusus dalam pengolahan data pegawai untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan prosedur penggajian, sehingga akan memberikan suatu nilai informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan bagi penggunanya.

Dari uraian tersebut, maka dalam penyusunan laporan ini diambil judul mengenai

“Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung”

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah di atas, maka penyusun mengidentifikasikan masalah dan rumusan masalah sebagai berikut:

1.2.1 Identifikasi Masalah

1. Belum efektifnya aplikasi komputer yang menangani secara khusus dalam sistem infomasi penggajian

2. Belum adanya perancangan sistem informasi penggajian yang berbasis komputer dengan aplikasi software yang tersendiri

1.2.2 Rumusan Masalah

1. Sudah adakah aplikasi komputer yang menangani secara khusus dalam sistem infomasi penggajian

2. Bagaimana merancang sistem informasi penggajian yang berbasis komputer dengan aplikasi software yang tersendiri

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Maksud dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah untuk membuat sistem informasi kepegawaian khususnya sistem penggajian karyawan pada PT.persero (studi kasus PT. Asuransi Jiwasraya Bandung).

1.3.2 Tujuan

Sesuai dengan perumusan masalah di atas maka tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengetahui aplikasi-aplikasi komputer yang digunakan dalam hal

2. Merancang aplikasi yang diperlukan untuk menunjang proses penggajian.

1.4 Batasan Masalah

Proses yang terdapat dalam sistem penggajian berhubungan dengan bagian-bagian yang lain, misalnya dengan bagian-bagian akuntansi dan bagian-bagian keuangan, oleh karena itu penulis membatasi masalah mengenai pencatatan penggajian pada Bagian Personalia di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Bandung

Dalam proses pencatatan panggajian di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Bandung masih menggunakan sistem manual, maka dari itu penulis akan membangun suatu sistem informasi akuntansi yang khusus menangani dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) Bandung.

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Dalam penelitian laporan kerja praktek ini, penulis melakukan penelitian pada sebuah perusahaan Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office. Perusahaan tersebut berlokasi di Jl. P.H. Hasan Mustofa No.80 Bandung. pada tanggal 06 juli 2009 sampai dengan tanggal 06 September 2009.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Aktivitas

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Analisis pembuatan gaji karyawan

2

Input data-data Karyawan

3 Membuat laporan-laporan Gaji Karyawan 4 Pengambilan data

5

Pembuatan Laporan Kerja Praktek

6

Penyerahan laporan kerja praktek

BAB II

LANDASAN TEORI

Pada landasan teori ini akan diuraikan sejumlah teori-teori yang membantu dan memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa landasan teori tersebut meliputi konsep dasar dan definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor pendukung dalam pelaksanaan perancangannya.

2.1. Pengertian Sistem

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Terdapat beberapa definisi sistem yaitu :

Gordon B. Davis ( 1984 ) :

“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

Raymond Mcleod (2001) :

“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu

2.1.1 Elemen Sistem

Komponen-komponen system informasi terdiri dari : 1. Hardware

Kumpulan dari perangkat keras yang terlihat memungkinkan dapat membentuk sistem seperti komputer, printer dan jaringan

2. Software

Kumpulan dari perintah-perintah / fungsi yang ditulis dengan aturan tertenti, memerintah komputer agar melaksanakan fungsi tertentu

3. Data

Bahan dasar dari suatu informasi berupa fakta yang mengangkat kejadian-kejadian nyata dan dituangkan kedalam suatu simbol

4. Prosedur

Suatu tahapan yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang berupa suatu dokumen prosedur seperti : buku petunjuk operasional dan teknis

5. Manusia

Merupakan pelaksana dari suatu system informasi seperti : operator programmer, analyst, designer dan sebagainya

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

Sumber : www.google.com / Karakteristik Sistem Gambar 2.1

Karakteristik Sistem 1. Komponen-komponen

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

2. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

4. Penghubung

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukkan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran atau Tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya

2.1.3 Klasifikasi Sistem

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi). Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh: Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem

terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

2.2 Pengertian Informasi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Raymond Mcleod :

“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang” Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat,

benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dan sebagainya.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ;

Sumber : www.google.com / Data Informasi Gambar.2.2

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

2 Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. a. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

b. Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

c. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya Menurut Raymod Mc leod :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

a. harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

b. harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan

c. harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

d. harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

a. Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

b. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

c. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

d. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :

(2) Komponen model

(3) Komponen output atau komponen keluaran (4) Komponen teknologi

(5) Komponen basis data

(6) Komponen kontrol atau komponen pengendalian.

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini :

1. Blok Masukan (Input Block)

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan

3. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem 4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control block)

Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem

2. Tujuan Pembangunan Sistem Informasi 1. Integrasi sistem

a. Menghubungkan sistem individu/kelompok

b. Pengkolektifan data dan penyambungan secara otomatis c. Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi

2. Efisiensi pengelolaan sistem

a. Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan pengadministrasian data

b. Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik informasi c. Penggunaan dan pengambilan informasi

a. Melengkapi informasi guna kebutuhan proses pengambilan kebutuhan

b. Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan komunikasi c. Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu.

3. Manfaat Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya : a. Menghemat tenaga kerja

b. Peningkatan efisiensi c. Mempercepat proses d. Perbaikan dokumentasi e. Pencapaian standar f. Perbaikan keputusan

2.4.Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Metode arah terstruktur ini dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

2.4.1 Flow map

Menurut [jog99] :”Bagian alir system (flow map) adalah suatu gambar yang menggambarkan arus data dari logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir.

2.4.2 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem. Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

2.4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD–DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur jelas.

Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) antara lain:

1. External Entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2. Data Flow (arus data)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data strore) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau kompuiter dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputu identifikasi proses, nama proses dam pemroses.

4. Data Store (simpanan luar)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa, yaitu suatu file atau database di sistem komputer, suatu arsip atau catatan

manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku.

2.5 Borland Delphi 5

Borland Delphi, adalah suatu aplikasi pengembangan perangkat lunak yang berjalan di lingkungan Windows. Borland Delphi menggunakan bahasa pemrograman Pascal. Borland Delphi sendiri merupakan hasil pengembangan bahasa Pascal yang bersifat visual, yang dikembangkan oleh Borland International Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Borland Delphi berupa game, database, multimedia dan sebagainya. Setelah muncul versi pertama dari Borland Delphi, setiap release Borland Delphi selalu disertai fitur baru dan perbaikan dar i versi sebelumnya.

Selain itu Borland delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain delphi adalah dapat dipergunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis windows.

Komponen Delphi

Component palette terdiri dari beberapa komponen yang dapat dipilih yang digunakan untuk menangani beberapa tugas pemrograman. Komponen-komponen yang terletak pada bagian component palette sudah ditata dalam beberapa tab yang masing-masing menunjukan maksud dan fungsi. Masing-masing tab ditampilkan dalam konfigurasi default yang semua juga tergantung pada versi delphi yang digunakan.

Tabel berikut menunjukan daftar tab default dan beberapa komponen yang terdapat di dalamnya.

Table 2.1 Komponen Delphi Nama Tab Isi

Standart Kontrol-kontrol standar program windows dan menu Additional Kontrol-kontrol tambahan

Win32 Kontrol-kontrol umum windows 9x/NT 4.0

System Komponen dan kontrol-kontrol dari sistem komputer termasuk timer, multimedia dan DDE

Data Access Komponen-komponen non-visual yang digunakan untuk mengakses tabel-tabel database, query, dan report

Data Controls Komponen-komponen visual, dan kontrol-kontrol data-aware dbExpress Komponen-komponen non-visual yang digunakan aplikasi

untuk berhubungan dengan database dengan menggunakan dbExpress

DataSnap Komponen dan kontrol-kontrol non-visual yang digunakan untuk membuat aplikasi database bertingkat (multi-tiered) BDE Komponen dan kontrol-kontrol non-visual yang digunakan

untuk menghubungkan informasi database dengan menggunakan Borland Database Engine (BDE)

ADO Komponen dan kontrol-kontrol non-visual yang digunakan untuk menghubungkan informasi database dengan

menggunakan ActiveX Data Object (ADO)

InterBase Komponen dan kontrol-kontrol non-visual yang digunakan untuk menghubungkan secara langsung database interbase tanpa menggunakan BDE ataupun ADO

InternetExpress Komponen yang digunakan untuk membangun aplikasi InternetExspress yang simultan dengan Web Server dan klien dari suatu aplikasi database bertingkat

2.6 Penggajian

Pengertian gaji adalah imbalan balas jasa dari suatu perusahaan biasanya merupakan faktor pertama kali yang dinilai oleh seseorang untuk bekerja di perusahaan, tetap bekerja atau berganti pekerjaan ke perusahaan lain.

Dari pernyataan tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan kepada perusahaan atau jasa yang diberikan pada perusahaan. Kompensasi ini terdiri dari

kompensasi pokok ditambah atau dikurangi dengan berbagai tunjangan dan potongan.

2. Gaji ( salary ) adalah balas jasa yang dibayarkan secara berkala kepada para manajemen, tenaga administratif, tenaga profesional serta pemberian jasa yang sejenis dengan itu.

Adapun definisi gaji menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:373) adalah “ Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan menajer”.

Berdasarkan definisi di atas maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa gaji merupakan pemberian pengahargaan kepada karyawan yang sudah berjasa begi organisasi dan diberikan setiap periode secara kontinue.

2.7 Karyawan

Dari berbagai defenisi tentang karyawan dapat di simpulkan bahwa karyawan adalah orang yang mempunyai profesi tertentu yang diberi tugas dan tanggung jawab atau pekerjaan tetap oleh atasnya dengan tujuan untuk mendapatkan imbalan.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1Tinjauan Umum Perusahaan

Tinjauan Perusahaan ini adalah sejarah tentang perusahaan tempat dilakukannya penelitian aplikasi yang dibangun.

3.1.1 Profil Jiwasraya & Sejarah

Perusahaan ini berdiri dengan satu tujuan mulia, yaitu mendidik masyarakat merencanakan masa depan. Tanggal 31 Desember 1859 menjadi awal kiprah Jiwasraya di Indonesia yang lahir dengan nama Nederlandsche Indische Levenverzekering en Lijvrente Maatschappij (NILLMIJ). Dalam perjalanannya, perusahaan mengalami peleburan dengan sembilan perusahaan milik pemerintah kolonial Belanda lainnya dan satu perusahaan nasional. Pada tahun 1973 beralih menjadi perusahaan milik pemerintah Indonesia yang kini lebih dikenal sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

Kini Perseroan yang lebih populer dengan nama Asuransi Jiwasraya ini telah memasuki usia 145 tahun. Sepanjang itu pula kinerjanya terus ditempa demi meraih kepercayaan masyarakat. Sinergi antara tujuan mulia dengan kekuatan bisnis, mampu mengantar Jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang handal dan terpercaya.

Dalam menjalankan usahanya, Jiwasraya selalu berusaha menyesuaikan diri dengan perkembangan dan kebutuhan masyarakat. Itu sebabnya perusahaan selalu mengadakan pembaruan demi menjawab tuntutan zaman, diantaranya pada tahun 2003 dengan mengganti logo yang sekaligus mengganti identitas perusahaan. Semangat baru tersebut juga diwujudkan dalam motto 3-P yaitu Product, Process dan People.

Sisi Product berarti bahwa perusahaan selalu berusaha menghadirkan produk - produk yang inovatif, seperti halnya JS Link Fixed 95 dan JS Link Fixed 93 untuk produk unit link (menggabungkan unsur proteksi dan invetasi), serta JS Prestasi dan JS Dana Multi Proteksi untuk asuransi pendidikan. Pada unsur Process artinya Jiwasraya selalu berusaha untuk menerapkan teknologi komunikasi terkini dalam melengkapi kecepatan dan keakuratan layanannya. Teknologi tersebut dinamakan JL-iNdO dan V-SAT. Melalui JL-iNdO proses pencetakan polis dapat segera dilakukan di cabang dimana polis diterbitkan, sedangkan V-SAT merupakan teknologi komunikasi yang menghubungkan seluruh kantor Jiwasraya baik Head Office, Regional Office maupun Branch Office menjadi satu kesatuan (on line). Sementara itu peningkatan dari sisi People dilakukan melalui standarisasi kualitas seluruh agen Jiwasraya. Perusahaan juga secara rutin mengadakan berbagai pendidikan dan pelatihan karyawan baik di dalam maupun luar negeri. Sampai saat ini Jiwasraya memiliki 505 tenaga ahli & profesional di bidang asuransi yang tersebar baik di Head Office maupun Regional Office/Branch Office.

Dukungan ketiga pilar di atas diperkuat pula oleh landasan finansial yang kokoh, diyakini akan menjadikan Jiwasraya sebagai perusahaan asuransi komersial yang terpercaya dan terkemuka, di dalam negeri maupun di luar negeri.

3.1.2 Visi Jiwasraya

"Menjadi perusahaan yang terpercaya dan dipilih untuk memberikan solusi bagi kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan."

3.1.3 Misi Jiwasraya

Misi perseroan dapat dirinci sebagai berikut : 1. Misi Jiwasraya bagi Pelanggan

"Selalu memberikan rasa aman, kepastian dan kenyamanan melalui solusi inovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan."

2. Misi Jiwasraya bagi Pemegang Saham

"Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation) yang atraktif melalui pengelolaan operasional dan investasi perusahaan yang berlandaskan prinsip-prinsip good corporate governance."

3. Misi Jiwasraya bagi Karyawan

"Menjadi tempat pilihan untuk tumbuh dan berkembangnya karyawan menjadi profesional yang memiliki integritas dan kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan."

4. Misi Jiwasraya bagi Agen

"Berkomitmen mengembangkan agen yang memiliki dedikasi, kemampuan dan integritas sehingga perusahaan menjadi tempat pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan tinggi."

5. Misi Jiwasraya bagi Masyarakat

"Berpartisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui kontribusi dalam proses pembangunan masyarakat."

6. Misi Jiwasraya bagi Aliansi

"Membangun kemitraan yang saling menguntungkan serta menciptakan sinergi bisnis untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan." 7. Misi Jiwasraya bagi Distribusi

"Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada pelanggan secara lebih efisien dan efektif melalui multiple distribution channel seperti bancassurance, direct marketing dan financial planning."

8. Misi Jiwasraya bagi Pemasok

"Melakukan kerjasama dengan pemasok sesuai prinsip keterbukaan, fairness, saling menguntungkan dan berkembang sebagai 'partner in progres'." 9. Misi Jiwasraya bagi Regulator

"Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan keuangan yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku."

10.Misi Jiwasraya bagi Penagih

"Menjaga kemitraan dengan penagih yang memiliki integritas dan kompetensi dalam penagihan premi."

3.1.4 Core Values Jiwasraya

Adapun nilai-nilai utama yang mendasari kinerja perseroan adalah sebagai berikut : 1. Integritas: melekat dengan pengetahuan tentang benar dan salah, kemampuan

untuk menghindari kekeliruan, kesalahan dan kemauan untuk berdiri tegak demi kebenaran.

2. Kompetensi: memiliki pemahaman bahwa setiap karyawan Jiwasraya memiliki semangat untuk maju, rasa tanggung jawab serta keinginan yang kuat untuk selalu mengambil inisiatif dan melakukan pengembangan diri menjadi karyawan yang dari waktu ke waktu meningkat kompetensinya. 3. Customer Oriented atau berorientasi kepada pelanggan berarti

„mendengarkan‟ pelanggan, mengenali, memenuhi dan melebihi kebutuhan mereka; mengantisipasi kebutuhan mereka di masa datang. Memiliki makna menyesuaikan apa yang kita lakukan dan bagaimana kita melakukannya sesuai dengan ekspektasi pelanggan.

4. Business Oriented atau berorientasi ke bisnis berarti: mengerti dan paham benar bagaimana bisnis bekerja, bagaimana prinsip menciptakan dan mengambil kesempatan, mengelola risiko, mengambil inisiatif, cepat dan

tanggap terhadap peluang bisnis, mengerti akan konsekuensi untung rugi dalam jangka pendek dan jangka panjang.

3.2 Struktur Organisasi

Organisasi adalah kerja sama dari dua orang atau lebih untuk dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab (delegation of authority). Struktur organisasi merupakan gambaran tentang hubungan serta tanggung jawab antar bagian yang ada dalam perusahaan. Struktur ini sangat penting sekali sebagai salah satu fungsi dari manajemen yaitu fungsi pengorganisasian. Dengan adanya struktur organisasi yang baik maka hubungan antara bagian yang satu dengan yang lain akan berjalan selaras dan serasi, sehingga tidak akan terjadi tumpang tindih wewenang dan tugas antar bagian dalam perusahaan. Dengan demikian akan memperlancar dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Bentuk struktur organisasi yang digunakan dalam PT. Asuransi JIwasraya (persero) Bandung adalah bentuk struktur organisasi garis. Karena tugas-tugas perencanaan, pengendalian dan pengawasan berada disatu tangan dan garis kewewenang langsung dari pimpinan kepada bawahan.

Adapun struktur organisasi PT. Asuransi JIwasraya (Persero) Bandung adalah sebagai berikut :

Sumber : www.AsuransiJiwasraya.co.id

Gambar 3.1

Bagian Personalia

Bagian Keuangan & Umum

Seksi Personalia Seksi Akuntansi Seksi Keuangan

Seksi Kepegawaian

Seksi Pencatat

Waktu Seksi Gaji

Sumber : PT.Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Gambar 3.2

Struktur Organisasi Bagian Peronalia PT. Asuransi jiwasraya (Persero) Bandung

3.3 Deskripsi Kerja

PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung dipimpin oleh seorang Kepala Cabang (Branch Manager) yang dalam menjalankan aktivitas perusahaan sehari-hari dibantu oleh 2 (dua) orang Wakil Kepala Cabang (Deputy Manager) serta 5 (lima) orang Kepala Seksi (Assistant Manager), yaitu: Kepala Seksi Pemasaran (Marketing), Kepala Seksi Akseptasi (Underwriting), Kepala Seksi Klaim (Claim), Kepala Seksi

Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Financing) serta Kepala Seksi Sekretariat dan Umum (Personalia).

Kepala Cabang bertanggung jawab kepada Direktur (di kantor pusat) dan telah diberi wewenang untuk mengkoordinir semua kegiatan di cabang Bandung, sedangkan kedudukan Wakil Kepala Cabang adalah membantu serta menggantikan kedudukan Kepala Cabang apabila sewaktu-waktu tidak berada di tempat atau berhalangan hadir.

Masing-masing Kepala Seksi membawahi beberapa anggota staf, sehingga dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari masing-masing Kepala seksi membagi-bagi pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing - masing, serta sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Berikut ini penulis akan mengemukakan uraian tugas dari masing - masing bagian dalam struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung

1. Kepala Cabang (Branch Manager) a. Kepala Cabang berkewajiban:

1. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada direksi.

2. Harus selalu berpegang teguh pada hierarkhi organisasi di dalam menjalankan tugasnya.

3. Memberikan motivasi, membimbing serta memberikan keteladanan kepada bawahan yang dipimpinnya.

b. Membantu Direksi dalam menggariskan serta ditaatinya suatu kebijaksanaan dibidangnya.

c. Membuat laporan-laporan yang sifatnya berkala, mengenai perkembangan kegiatannya dibidang yang bersangkutan.

d. Menyampaikan kepada Direksi usul - usul serta perbaikan mengenai penempatan tenaga kerja, modal dan peralatan baik di minta maupun tidak di minta.

e. Mengkoordinir seluruh kegiatan serta tertib administrasi unit kegiatan yang berada dibawah pimpinannya dengan tujuan diperoleh hasil kerja yang optimal serta efektif dan efisien.

f. Mengadakan kontrol atas hasil pelaksanaan pekerjaan yang dipimpinnya. g. Mengatur serta mendistribusikan flow of document yang bekerjasama dengan

bagian keuangan dan akuntansi.

h. Melakukan kerjasama dengan Kepala Seksi masing - masing maupun dengan seluruh staf dan karyawan yang berada di bawah pimpinannya, agar tercipta suatu kondisi kerja yang harmonis antara sesama karyawan.

i. Membina, memelihara serta mengembangkan disiplin, semangat, kemampuan dan ketrampilannya.

j. Membuat rencana anggaran yang mencerminkan semua aktivitas - aktivitas yang akan dilakukan dengan memperhatikan kemungkinan - kemungkinan atau rencana-rencana kemampuan yang ada guna menunjukkan tercapainya peningkatan produktivitas.

k. Mengusahakan agar senantiasa terjalin hubungan yang baik dan erat dengan nasabah-nasabah perusahaan.

l. Melaksanakan tugas-tugas rutin demi tercapainya kelancaran penyelenggaraan yang telah digariskan oleh Direksi.

m. Melaksanakan tugas - tugas lainnya yang ditentukan oleh Direksi. 2. Wakil Kepala Cabang (Deputy Manager)

a. Membantu Kepala Cabang dalam usaha mewujudkan cita - cita perusahaan yang tertuang dalam garis - garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh kantor pusat.

b. Berperan sebagai koordinator intern dalam hal - hal sebagai berikut:

a)Menggantikan fungsi atau kedudukan Kepala Cabang bila sedang tidak berada di tempat atau berhalangan.

b) Mengawasi dan bilamana perlu mengoreksi agar SK Direksi khususnya yang berkenaan dengan bidang Personalia diselenggarakan dan ditaati dengan cara dan prosedur yang sesuai dengan maksud dari SK - SK tersebut.

c) Mengamati, mengevaluasi serta bila perlu mengadakan koreksi terhadap penataan cabang Bandung mengenai peraturan-peraturan yang terdapat dan tersirat secara manual.

d) Berusaha semaksimal mungkin untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis, tanpa melalaikan faktor-faktor kerja yang produktif, efektif, dan

efisien dengan tetap berpedoman pada jalur - jalur garis organisasi yang lazim berlaku.

c. Menyelesaikan tugas - tugas yang berhubungan dengan paper work dan flow of documents yang dilimpahkan oleh Kepala Cabang, yaitu:

a) Melakukan penandatanganan polis-polis. b) Melakukan kontrol terhadap:

1. Buku-buku Bank secara periodik 2. Laporan harian posisi Bank

3. Kas kecil dan menandatangani Petty Cash Voucher 4. Supply dan pemakaian materai

5. Laporan produksi polis secara total 6. Absensi para karyawan

7. Penggunaan telepon (keluar atau masuk)

c) Ikut menandatangani surat - surat transfer dana, cek giro, dan laporan pembayaran premi.

d) Menandatangani laporan kerugian sementara (claim statement).

e) Menandatangani korespondensi surat - surat keluar yang menurut hemat Kepala Cabang masih berada di bawah wewenangnya.

d. Melakukan pembayaran gaji atau lembur dan membuat rekapitulasi pembayaran gaji.

e. Melaksanakan tugas - tugas rutin lainnya berikut pengawasan secara insidentil yang diserahkan oleh Kepala Cabang.

3. Seksi Sekretariat dan Umum (Personalia)

a. Membantu Kepala Cabang dalam hal pelaksanaan kebijaksanaan yang khususnya berhubungan dengan bidangnya yakni kesekretariatan, umum, hukum dan hubungan masyarakat.

b. Melaksanakan korespondensi serta mendistribusikan ke seluruh bagian atau seksi yang terkait maupun keluar perusahaan.

c. Meregister serta mengarsip seluruh surat - surat baik surat masuk maupun surat keluar.

d. Mempersiapkan serta menyusun secara lengkap seluruh data atau bahan -bahan yang diperlukan yang menyangkut suatu masalah yang diputuskan Kepala Cabang.

e. Mengatur dan mengawasi penyelenggaraan rapat rapat dan pertemuan -pertemuan yang dilaksanakan atas kehendak Kepala Cabang.

f. Menyelenggarakan serta mengawasi usaha di bidang pengamanan harta milik perusahaan, perawatan serta perbaikan - perbaikan bangunan, kendaraan dan perlengkapan perusahaan.

g. Menjalankan segala instruksi dan mempertanggungjawabkan seluruh hasil pekerjaan secara berkala kepada Kepala Cabang.

h. Mengatur serta mengawasi daftar hadir karyawan, cuti bagi para pegawai, mempersiapkan daftar gaji serta membuat laporannya secara berkala.

4. Seksi Pemasaran (Marketing)

a. Membuat suatu rencana kerja secara periodik baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang dalam hal - hal sebagai berikut:

a) Bersama - sama dengan Kepala Cabang menentukan target yang harus di capai oleh marketing khususnya dan oleh cabang Bandung pada umumnya.

b) Pembagian area atau pos-pos masing-masing marketing.

b. Membantu Kepala Cabang dalam menentukan strategi pemasaran dalam menghadapi persaingan perusahaan sejenis.

c. Menetapkan prosedur dan kebijaksanaan penutupan permintaan pertanggungan, pendekatan calon tertanggung, dan hal - hal lain yang berhubungan dengan kegiatan bidang pemasaran.

d. Membuat laporan yang sifatnya harian yang secara periodik di periksa oleh Kepala Cabang.

e. Mengorder surat - surat masuk, baik yang berasal dari sekretariat maupun dari nasabah langsung yang diteruskan ke bagian akseptasi.

f. Membuat aplikasi perpanjangan polis-polis dan meregisternya. g. Meregister dan meneliti cover note polis Marine Cargo.

h. Membuat surat - surat pengantar khusus untuk marketing.

j. Membuat laporan hasil survey yang dilengkapi dengan foto - foto objek pertanggungan.

k. Mengadakan penelitian dalam hal sebagai berikut: a) Konsep penawaran asuransi kepada tertanggung.

b) Membantu seksi akseptasi dalam hal penentuan rate atau suku premi asuransi.

c) Melakukan perizinan mengenai hal penutupan asuransi ke kantor pusat. l. Membantu bagian keuangan dalam hal penagihan uang atau premi bila

dibutuhkan.

m. Mengantarkan polis - polis, aplikasi perpanjangan polis, dan surat-surat keluar.

n. Menyelenggarakan pengarsipan data-data hasil survey.

o. Mengadakan pendekatan serta kunjungan rutin ke Bank-Bank yang mempunyai hubungan kerja atau bisnis asuransi.

p. Mengadakan pendekatan on the spot kepada calon tertanggung atau nasabah. q. Melakukan survey ulang serta survey resiko untuk pos - pos baru atau

tertanggung baru.

r. Membantu bagian akseptasi khususnya mengenai data - data yang kurang lengkap untuk pelaksanaan penerbitan suatu polis.

s. Membantu Kepala Cabang dalam menyusun laporan tahunan tentang hasil kegiatan yang telah dicapai.

t. Menjalankan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Cabang serta mempertanggungjawabkan pelaksanaannya.

5. Seksi Akseptasi (Underwriting)

a. Menerima order dari bagian marketing dan memprosesnya sebagai berikut: a) Mengecek atau meneliti harga pertanggungan dan penentuan tarif. b) Menyeleksi data-data hazardous atau non-hazardous.

c) Dalam hal - hal tertentu, meminta izin ke kantor pusat dan bila perlu dapat bekerjasama dengan Kepala Cabang atau Wakil.

b. Memberi order survey ulang kepada bagian marketing dan meregisternya. c. Melaksanakan pengetikan polis - polis, debit nota, kredit nota.

d. Melengkapi polis-polis yang telah dibuat: a) Ditandatangani oleh Kepala Cabang.

b) Penempelan klausula - klausula dan materai. c) Meregister polis - polis maupun materai.

e. Mempersiapkan pengiriman polis - polis untuk para nasabah, Bank - Bank dan kantor pusat.

f. Mengarsip dokumen - dokumen yang menjadi penunjang penerbitan polis. g. Melaporkan serta minta izin bila perlu untuk tiap penutupan polis asuransi

h. Bekerjasama serta mengkonsultasikan data - data dengan bagian marketing bila data tersebut di anggap kurang memenuhi syarat dalam penerbitan polis. i. Mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya secara berkala kepada Kepala

Cabang serta menjalankan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Cabang.

6. Seksi Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Financing) 1. Memproses debit nota yang di terima dari bagian akseptasi:

a) Meregister.

b) Membukukan dalam buku produksi.

c) Membuat laporan produksi untuk pos Bank dan non Bank.

d) Mengelompokkan bukti - bukti nota masuk dan administrasi keuangan. 2. Mencatat perubahan serta memperbaharui kartu piutang, yang selanjutnya

membuat daftar laporan premi tertentu untuk setiap bulan (outstanding premium).

3. Membuat kwitansi pembayaran premi dan nota angsuran.

4. Melaksanakan administrasi keuangan secara tepat, teliti dan benar dalam hal: a) Pembuatan cek.

b) Penyetoran segala pengiriman ke Bank dalam bentuk cek, giro, bilyet maupun tunai.

c) Pengisian cash receipt dan cash disbursement. d) Pembuatan CCV dan CDV harian.

6. Membuat laporan pendapatan premi dan komisi.

7. Membuat laporan posisi Bank setiap saat bila Kepala Cabang memerlukan. 8. Memeriksa pelunasan pembayaran premi untuk polis - polis yang telah jatuh

tempo.

9. Memberikan informasi mengenai perkembangan pos Bank atau non-Bank yang menyangkut keuangan dan pembukuan guna diadakan kofirmasi terhadap premi yang masih belum tertagih.

10.Membantu Kepala Cabang dalam aktivitas keuangan dan pembukuan serta pelaksanaan kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.

11.Melakukan pengawasan terhadap likuiditas cabang serta mengadakan pemeriksaan kas.

12.Melaksanakan pembayaran-pembayaran berdasarkan voucher atau dokumen-dokumen yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.

13.Memeriksa bukti - bukti penerimaan dan atau pengeluaran dalam rangka menciptakan tertib penggunaan atau pengelolaan keuangan perusahaan.

14.Mengusahakan agar kewajiban - kewajiban perusahaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

15.Membuat daftar inventaris secara terperinci dan mencatat mutasi atas daftar tersebut.

16.Membantu Kepala Cabang dalam menyusun laporan tahunan tentang hasil kegiatan yang telah di capai.

17.Menjalankan tugas - tugas lain yang di perintah oleh Kepala Cabang serta mempertanggungjawabkan pelaksanaannya.

7. Seksi Klaim (Claim)

a. Meregister laporan - laporan klaim yang di terima, laporan kerugian sementara (LKS) dan claim statement.

b. Meneliti terhadap semua polis yang terkena klaim apakah polis tersebut masih berlaku dan nyata - nyata sudah lunas.

c. Melakukan survey klaim dengan segera, membuat foto - foto, dan mengumpulkan data - data yang dianggap perlu dalam penyelesaian klaim. d. Memeriksa kelengkapan dokumen - dokumen pendukung klaim, dan apabila

belum lengkap harus segera dimintakan kepada nasabah atau tertanggung. e. Memproses penyelesaian klaim :

1) Membuat surat penolakan, persetujuan dan pembayaran klaim.

2) Membuat serta mengirim laporan klaim ke kantor pusat yang dilengkapi dengan dokumen - dokumen pendukung klaim.

3)Melaksanakan pembayaran klaim dengan membuat claim statement, jika klaim tersebut setuju dibayar yang bekerjasama dengan bagian keuangan. 4)Berdasarkan pertimbangan bagian marketing, klaim - klaim yang di tolak

dapat dilaksanakan pembayarannya dengan cara ex gratia atas persetujuan kantor pusat.

5)Mendistribusikan claim statement yang telah kembali dari tertanggung yaitu ke seksi akseptasi, keuangan dan kantor pusat.

f. Membuat daftar klaim secara periodik untuk di kirim ke kantor pusat.

g. Melaksanakan survey hi-taksasi dan membuat surat her-taksasi yang di minta oleh Bank.

h. Menjalankan tugas-tugas lain yang diperintahkan olek Kepala Cabang serta mempertanggungjawabkan pelaksanaannya.

Struktur organisasi yang berlaku di PT. Asuransi “X” ini adalah struktur organisasi sentralisasi dimana seluruh kegiatan kantor cabang masih di bawah pengawasan kantor pusat. Dengan bentuk struktur organisasi seperti ini bukan berarti kantor cabang tidak mempunyai hak sendiri, kantor cabang juga mempunyai hak untuk menjalankan aktivitas - aktivitasnya sesuai dengan rencana yang telah ditentukan

8. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: 1) Fuangsi Kepegawaian / Personalia

2) Fungsi Pencatat Waktu 3) Fungsi Pembuat daftar Gaji 4) Fungsi Akuntansi

5) Fungsi Keuangan

Di mana Masing - masing kepala bagian mempunyai tugas dan tangung jawab yang berbeda yaitu sebagai berikut:

1. Fungsi Kepegawaian / Personalia Fungsi:

Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

Uraian tugas:

1) Menganalisa dan menghitung kebutuhan jumlah dan menetapkan kualifikasi dan kompetensi pegawai yang dibutuhkan.

2) Mengadimistrasikan data penempatan pegawai secara mutakhir meliputi identitas pegawai seperti nama, pangakat, latar belakang pendidikan dan lain-lain.

3) Membuat rencana penempatan pegawai berupa rencana jabatan atau pekerjaan yang akan diisi dan menepatkan kualifikasi SDM yang diperlukan.

4) Menyusun rencana kerja dan anggaran bidang SDM dan alat tulis menulis serta protokoler/kehumasan.

5) Mengidentifikasi kesenjangan antara kebutuhan atau tuntutan jabatan atau pekerjaan dengan ketersediaan kualifikasi SDM dan selanjutnya membuat

usulan penanganan antara lain berupa pelaksanaan DIKLAT, pembinaan, coaching dan lain - lain sesuai dengan kebutuhan.

6) Menyusun aktivitas rekrutmen dan seleksi penempatan pegawai meliputi inventarisasi pegawai, penelitian catatan pegawai dan penentuan pengisian jabatan atau pekerjaan setelah melalui kesepakatan dewan pertimbangan jabatan.

7) Mengadimistrasikan data kinerja masa lampau pegawai.

8) Mengolah data keterampilan atau kinerja pegawai unutk mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan program pengembangan lainnya.

9) Mengadimistrasikan sejarah pelatihan pegawai secara tertib dan teratur. 2. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi:

Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak dilaksanakan oleh fungsi operasiatau oleh fungsi pembuat daftar gaji.

Uraian tugas:

1) Membuat kartu jam hadir.

3. Fungsi Pembuat daftar Gaji Fungsi:

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

Uraian tugas:

Membuat daftar gaji. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya,dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, infomasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPH Pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji.

4. Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Dan bertanggung jawab untuk mencatat

kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun)

Uraian tugas:

Membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.

5. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam ampolp gaji setiap karyawan. Untuk selanjutnya dibagikan kepada yang berhak.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah proses penguarain dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifkasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan kebuthuan – kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat solusinya..

4.1.1 Analisis Formulir / Dokumen

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Definisi formulir tersebut dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic from) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

4.1.1.1 Analisis Dokumen Transaksi

Seperti yang sudah diuraikan pada analisis bukti transaksi, dokumen-dokumen pencatatan yang dilakukan pada sistem ini menggunakan dokumen pencatatan yang dinamakan dengan dokumen kartu daftar hadir karyawan yang diproses dan disahkan oleh bagian penggajian yang ada di bawah bagian personalia.

4.1.1.2 Analisis Jurnal

Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.

Karena jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksipun yang tidak dicatat, catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali kedokumen sumbernya.

Dalam system informasi akuntansi penggajian jurnal digunakan untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahapan berikut ini:

(1) Tahap pertama. Berdasarkan bukti kas keluar dicatat di dalam register kas keluar sebagai berikut:

Gaji xx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account.

(2) Tahap kedua . Berdasarkan bukti memorial. Bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal sebagai berikut:

Biaya Administrasi dan Umum xx Biaya Pemasaran xx

Gaji xx

Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlukan sebagai unsur biaya-biaya gaji karyawan pabrik dibebankan kedalam rekening biaya overhead pabrik sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan kedalam rekening biaya administrasi dan rekening biaya pemasaran.

(3) Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji kedalam register cek sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Kas xx

(4) Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji. Bagian Kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol:Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum dan Biaya Pemasaran.

4.1.1.3 Analisis Laporan

Berdasarkan dokumen-dokumen input yang sudah diuraikan sebelumnya maka hasil-hasil dari dokumen-dokumen yang diinput tersebut selanjutnya diolah yang

nantinya akan menghasilkan suatu informasi, adapun informasi yang diinginkan pada sistem ini adalah sebagai berikut :

a. Laporan data gaji. b. Laporan data rekap gaji. c. Kartu penghasilan karyawan. d. Bukti Kas Keluar

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

a. Narasi Prosedur

Prosedur sistem yang ada pada sistem informasi akuntansi penggajian di Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung adalah sebagai berikut:

General manager menerima surat keputusan penggajian dari kantror pusat, selanjutnya surat keputusan tersebut di acc untuk diserahkan seksi personalia, setelah itu seksi personalia membuat daftar gaji dan daftar rekap gaji yang bersumber dari kartu daftar hadir yang diserahkan oleh karyawan kebagian pencatat waktu. Setelah dibuatkan daftar gaji dan daftar rekap gaji selanjutnya seksi personalia membuat kartu penghasilan karyawan yang diserahkan kebagian akuntansi untuk dibuatkan laporan bukti kas keluar, selanjutnya laporan bukti kas keluar tersebut diserahkan keseksi

keuangan, setelah itu seksi keuangan menguangkan bukti kas keluar kepihak bank untuk dibuatkan daftar gaji rekap gaji dalam rangkap empat:

(1) Untuk rangkap pertama di arsipkan oleh bagian keuangan (2) Rangkap kedua diserahkan kebagian kantor pusat

(3) Rangkap ketiga diserahkan kebagian gaji untuk di arsipkan

(4) Dan rangkap terakhir diterima karyawan sebagai bukti gaji karyawan. b. Prosedur Pencatatan

Pada sistem informasi akuntansi penggajian yang terjadi yaitu dimulai penerimaan surat keputusan gaji dari kantor pusat kebagian general manager kemudian diserahkan kepada bagian penggajian untuk diadakan proses pembuatan transaksi penggajian dan dibuatkan daftar gaji, daftar rekap gaji dan kartu penghasilan pegawai yang semuanya bersumber dari daftar hadir karyawan selanjutnya setelah dibuatkan kartu penghasilan karyawan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk dibuatkan bukti kas keluar sebagai tanda bukti penerimaan gaji yang diperoleh karyawan. Bukti kas keluar tersebut kemudian diserahkan kebagian keuangan untuk menguangkan bukti kas keluar tersebut kepada bank untuk selanjutnya diserahkan karyawan sebagai bukti pembayaran

4.1.2.1Flow Map Kantor Pusat General Manager Bagian Gaji Bagian Penc. Waktu

DG Dan RDG P E R S O N A L I A

Karyawan Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Buat SKG SKG SKG Acc SKG SKG Acc SKG Acc Buat DG Dan RDG

DG Dan RDG

Buat KPK DG Dan RDG KPK DJH Buat DJH Isi KJH KJH Uang KPK Buat BKK BKK BKK Uangkan Cex Uang 1 2 3 4 A A 2 1 Gambar 4.1

Diagram Alur Dokumen (Flow Map) yang Sedang Berjalan Keterangan

SKG = Surat Keputusan Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

DG = Daftar Gaji DJH = Daftar JamHadir

RDG = Rekap Daftar Gaji BKK = Bukti Kas Keluar

4.1.2.2Diagram Konteks

Dari gambar dan penjelasan sistem prosedur hasil analisis dokumen dan analisis prosedur maka terbentuklah apa yang dinamakan dengan Konteks diagram. Konteks diagram ini menggambarkan sistem yang dibentuk secara menyeluruh dari sistem yang dimaksudkan, adapun diagram Konteksnya adalah :

Gambar 4.2

Konteks Diagram Yang Sedang berjalan

SKG = Surat Keputusn Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

DG = Daftar Gaji DJH = Daftar Jam Hadir

RDG = Rekap Daftar Gaji BKK = Bukti Kas Keluar KPK = Kartu Penghasilan Karyawan

Diagram fisik yang dimaksudkan disini adalah DFD tingkat nol, yang merupakan bagian pemecahan dari Konteks diagram yang memetakan kejadian nyata dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Dari hasil analisis prosedur yang terjadi maka dapat digambarkan DFD tingkat nol yang dimaksud yaitu:

Gambar 4.3

DFD Level 0 yang sedang Berjalan

Keterangan :

SKG = Surat Keputusan Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji DG = Daftar gaji DJH = Daftar Jam Hadir

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan Tabel 4.1

Evaluasi Sistem yang Berjalan

Permasalahan Pemecahan yang di tempuh

1. Pelaksannaan pencatatan daftar gaji dan laporan rekap gaji pada sistem ini masih menggunakan pencatatan yang manual

1.Membuat sistem informasi gaji dan laporan rekap gaji sehingga data yang dibuat dan dilaporkan lebih efektif dan efisien

2. Belum adanya sistem informasi yang menangani secara khusus tentang penggajian yang dilakukan secara komputerisasi

2. Membuat sistem informasi yang secara khusus menangani tentang penggajian yang dilakukan secara komputerisasi sehingga data dapat dilaporkan secara cepat, tepat dan akurat

4.2. Usulan perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi merupakan tahap lanjutan dalam pengembangan sistem setelah tahapan analisis. Tahapan ini berfungsi untuk mendefinisikan, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi serta mengusulkan konfigurasi perangkat keras dari sistem.

Pada kesempatan ini, penulis hanya ingin mengembangkan sistem infomasi penggajian karyawan yang telah ada, Karena dapat dikatakan sistem informasi penggajian yang ada telah berjalan dengan baik.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi yang diusulkan, yaitu merubah prosedur dari proses manual ke dalam sistem informasi yang berbasis komputer khususnya bagian personalia yang terdiri dari bagian gaji dan bagian pencatat waktu jam hadir dengan mengetahui data pegawai dan menghitung data tunjangan, potongan dan data penunjang lainnya seperti data kartu penghasilan karyawan.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Berdasarkan batasan analisis yang dilakukan untuk prosedur sistem usulan yang dirancang yaitu dimulai dari adanya surat keputusan gaji yang dibuat dari kantor pusat perusahaan yang diberikan terhadap entitas dalam sistem yang selanjutnya surat keputusan gaji tersebut ditindaklanjuti oleh sistem untuk diproses selanjutnya, setelah itu sistem melakukan proses pembuatan daftar gaji,

rekap daftar gaji dan pembutan kartu penghasilan karyawan setelah sistem menerima dan membuat daftar hadir karyawan yang dilakukan sebelumnya setelah entitas luar karyawan melakukan pengisian kartu jam hadir karyawan, untuk daftar gaji dan rekap daftar gaji oleh sistem dibuat dalam rangkap 4 dimana untuk rangkap 1 oleh sistem diserahkan ke kantor pusat sebagai bukti adanya proses daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan, dan untuk rangkap 2 oleh sistem diserahkan kepada karyawan untuk dijadikan bukti penerimaan daftar gaji dan rekap daftar gaji yang diterima karyawan bersamaan dengan uang yang diserahkan oleh bagian keuangan, untuk rangkap 3 diarsipkan oleh bagian gaji sebagai arsip gaji karyawan dan untuk rangkap 4 oleh bagian gaji di proses dan dibuatkan sebuah laporan tahunan yang diberi nama dengan kartu penghasilan karyawan, selanjutnya kartu penghasilan karyawan tersebut oleh sistem diserahkan kebagian akuntansi untuk dibuatkan bukti kas keluar setelah itu bagian akuntansi menyerahkan bukti kas keluar tersebut kebagian keuangan untuk melakukan pencairan uang, setelah uang tersebut cair maka proses selanjutnya bagian keuangan menyerahkan uang tersebut pada karyawan sesuai dengan daftar gaji dan rekap daftar gaji yang diterima oleh karyawan.

4.2.2.1Flow Map Usulan Kantor Pusat General Manager Bagian Gaji Bagian Penc. Waktu

DG Dan RDG

P E R S O N A L I A

Karyawan Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Buat SKG SKG SKG Acc SKG SKG Acc SKG Acc

DG Dan RDG DG Dan RDG K PK DJH Isi KJH KJH Uang KPK BKK BKK Uangkan Cex Uang 1 2 3 4 A A 2 1 KeyIn Buat DJH Jkry DJH KeyIn Buat DG Dan RDG Karya wan Poton gan Jkry Gaji 12 DG Dan RDG KeyIn Buat KPK KPK KeyIn Buat BKK Gaji 12 BKK Gaji 12 Gambar 4.4 Flow Map Usulan Keterangan :

SKG = Surat Keputusn Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

DG = Daftar Gaji DJH = Daftar Jam Hadir

RDG = Rekap Daftar Gaji BKK = Bukti Kas Keluar KPK = Kartu Penghasilan Karyawan

4.2.2.2Diagram Konteks Usulan

Dari gambaran dan penjelasan sistem prosedur (Flow Map) yang baru, maka dapat digambarkan pula context diagram yang baru dimana context diagram ini sama dengan context diagram lama hasil analisis prosedur sistem yang sudah digambarkan pada bab sebelumnya, yaitu :

Gambar 4.5 Conteks Diagram Usulan Keterangan

SKG = Surat Keputusan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan

DG = Daftar Gaji KJH = Kartu Penghasilan Karyawan

4.2.2.3Diagram Flow Data (DFD) Usulan A. DFD Usulan Tingkat 0

Dari context diagram yang sudah digambarkan maka terbentuklah DFD fisik tingkat 0 , DFD fisik tingkat 0 yang ada disini yaitu DFD fisik hasil kajian analisis prosedur sebelumnya dan sekaligus sebagai DFD fisik yang baru, yang dapat digambarakan sebagai berikut :

Gambar 4.6 DFD Usulan Level 0 Keterangan:

SKG = Surat Keputusan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan DG = Daftar Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

RDG = Rekap Daftar Gaji DJH = Daftar Jam Hadir BKK = Bukti Kas Keluar

4.2.2.4Diagram Entity Relationship (ERD) Usulan

Setelah mengetahui Context Diagram dan DFD yang ada maka dari faktor tersebut kita dapat mengetahui diagram relasi entitas yang sudah diuraikan sebelumnya. Diagram relasi entitas tersebut dapat digambarkan sebagai berikut

NIK

Mengisi

Karyaw an Jkry

Mendapat

Gaji12

Potongan

Dibuatkan KPK

1 1

1

1

1 1

NIK NIK

NIK

1

NIK

Gambar 4.7

Diagram Entity Relationship Usulan

Ket : - Jkry = Jam_karyawan

- Kpk = Kartu Penghasilan Karyawan

4.2.2.5Output Usulan

Berdasarkan hasil analisis laporan yang sudah diuraikan sebelumnya maka hasil-hasil dari analisis tersebut selanjutnya diolah yang nantinya akan menghasil-hasilkan suatu informasi, adapun informasi yang diinginkan pada sistem ini adalah sebagai berikut :

e. Laporan data gaji. f. Laporan data rekap gaji. g. Kartu penghasilan karyawan. h. Bukti Kas Keluar

4.2.2.6Input Usulan

Dokumen input yang ada pada sistem ini terdiri dari dokumen daftar hadir karyawan yang nantinya akan diproses menjadi daftar gaji, daftar rekap gaji, kartu penghasilan karyawan dan bukti kas keluar sesuai dengan output usulan yang sudah diuraikan sebelumnya.

4.2.2.7Metode Pengkodean

Pengkodean yang ada pada sistem ini menggunakan sistem pengkodean yaitu kode urut dan kode mnemonik, sebagaimana yang dilakukan pada nomor induk karyawan.

4.2.2.8Kamus Data

Dari proses data dan aliran data pada sistem yang ada, maka kamus data yang digunakan dalam sistem ini, yaitu:

Kamus Data

Alias : DJH

Bentuk data : Kartu Jam Hadir

Arus data : Proses 1.0 Bagian Gaji

Penjelasan : Perhitungan Gaji, Rekap Daftar Gaji Periode : Pada akhir bulan dan akhir tahun Volume : Setiap hari tidak tentu

2. Nama arus data : Kartu Penghasilan Karyawan

Alias : KPK

Bentuk data : Kartu Penghasilan Karyawan Arus data : Proses 4.0 Bagian Pencatat Waktu Penjelasan : Rekap Daftar Gaji

Periode : Pada akhir bulan dan akhir tahun Volume : Setiap hari tidak tentu

3. Nama arus data : Bukti Kas Keluar

Alias : BKK

Bentuk data : Bukti Kas Keluar

Arus data : Proses 2.0 Bagian Akuntansi

Periode : Pada akhir bulan dan akhir tahun Volume : Setiap hari tidak tentu

Struktur Data : Terdiri dari item data sebagai berikut : 4.2.2.9Struktur Database Dan Normalisasi

A. Struktur Database

Sesuai dengan kamus data yang sudah diuraikan sebelumnya maka terbentuklah 5 buah tabel database, yaitu :

1. Tabel Karyawan (Karyawan.db) terdiri dari :

Karyawan=nik+nama+alamat+golongan+gapok+status+jum_anak +ljum_tunj+gaji_kotor

Nik = 8 {Alpha} 10

Nama = 10 {Alpha} 25

Alamat = 15 {Alpha} 35 Golongan = 2 {Alpha} 2 Gapok = 6 {Numeric} 10 Status = 8 { Numeric } 10 Jum_anak = 2 { Numeric} 2 Jum_tunj = 6 { Numeric } 10

Gaji_kotor = 6 { Numeric } 10

2. Tabel Jam Karyawan (Jam_karyawan.db) terdiri dari :

Jam_Karyawan=nik+nama+jam_bs+tarif_bs+jum_bs+jam_lbr+tarif_lbr +jum_lbr+jum_hasil

Nik = 8 {Alpha} 10

Nama = 10 {Alpha} 25

Jam_bs = 6 {Numeric} 10 Tarip_bs = 6 {Numeric} 10 Jum_bs = 6 {Numeric} 10 Jam_lbr = 6 {Numeric} 10 Tarif_lbr = 6 {Numeric} 10 Jum_lbr = 6 {Numeric} 10 Jum_hasil = 6 {Numeric} 10

3. Tabel Potongan (Potongan.db) terdiri dari :

Potongan=nik+nama+jpot_org+pot_pns+pot_kop+pot_yasan+pot_lain +jum_pot

Nama = 10 {Numeric} 25 Pot_org = 6 {Numeric} 10 Pot_pns = 6 {Numeric} 10 Pot_kop = 6 {Numeric} 10 Pot_yasan = 6 {Numeric} 10 Pot_lain = 6 {Numeric} 10 Jum_pot = 6 {Numeric} 10

4. Tabel Gaji Pegawai (gaji12.db) terdiri dari :

Gaji Pegawai = nik+nama+jum_bs+gaji_bs+jum_lbr+gaji_lbr+pot_org +pot_pns+pot_kop+pot_yasan+pot_lain+gapok

+jum_hasil+gaji_kotor+jum_pot+Gaji_bersih Nik = 8 {Numeric} 10

Nama = 10 {Numeric} 25 Jum_bs = 6 {Numeric} 10 Gaji_bs = 6 {Numeric} 10 Jum_lbr = 6 {Numeric} 10

Gaji_lbr = 6 {Numeric} 10 Pot_org = 6 {Numeric} 10 Pot_pns = 6 {Numeric} 10 Pot_kop = 6 {Numeric} 10 Pot_yasan = 6 {Numeric} 10 Pot_lain = 6 {Numeric} 10 Gapo = 6 {Numeric} 10 Jum_hasil = 6 {Numeric} 10 Gaji_kotor = 6 {Numeric} 10 Jum_pot = 6 {Numeric} 10 Gaji_bersih = 6 {Numeric} 10 5. Tabel KPK (kpk.db) terdiri dari :

KPK = nik+nama+jum_bs+jum_lbr+pot_org+pot_pns+pot_kop +pot_yasan+pot_lain+jum_hasil+jum_pot+gaji_bersih Nik = 8 {Numeric} 10

Jum_bs = 6 {Numeric} 10 Jum_lbr = 6 {Numeric} 10 Pot_org = 6 {Numeric} 10 Pot_pns = 6 {Numeric} 10 Pot_kop = 6 {Numeric} 10 Pot_yasan = 6 {Numeric} 10 Pot_lain = 6 {Numeric} 10 Jum_hasil = 6 {Numeric} 10 Jum_pot = 6 {Numeric} 10 Gaji-bersih = 6 {Numeric} 10 B. NORMALISASI

Setelah terbentuk struktur database maka akan di gambarkan bentuk normalisasi yang bertujuan untuk mengadakan relasi tanpa redudansi antar tabel sesuai dengan perancangan database yang akan dibentuk. Normalisasi yang terbentuk disini merupakan normalisasi tahap akhir hasil kajian perancangan database sebelumnya yaitu :

Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Karyawan Jam_karyawan Potongan Gaji12 KPK

Nik Nama Alamat Golongan Gapok Status Jum_anak Jum_tunj Gaji_kotor Nik Nama Jam_bs Tarip_bs Jum_bs Jam_lbr Tarif_lbr Jum_lbr Jum_hasil Nik Nama Pot_org Pot_pns Pot_kop Pot_yasan Pot_lain Jum_pot Nik Nama Jum_bs Gaji_bs Jum_lbr Gaji_lbr Pot_org Pot_pns Pot_kop Pot_yasan Pot_lain Gapok Jum_hasil Gaji_kotor Jum_pot Gaji_bersih Nik Nama Jum_bs Jum_lbr Pot_org Pot_pns Pot_kop Pot_yasan Pot_lain Jum_hasil Jum_pot Gaji_bersih Gambar 4.8 Normalisasi 4.2.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan

Tabel 4.1

Evaluasi Sistem yang Diusulkan

Permasalahan Pemecahan yang di

tempuh

Pemecahan nyata

1. Pelaksannaan

pencatatan daftar gaji dan laporan rekap gaji pada sistem ini masih menggunakan

1. Membuat sistem informasi gaji dan laporan rekap gaji sehingga data yang dibuat dan

1. Sistem informasi gaji dan laporan rekap gaji yang ada telah berjalan dengan baik, lebih efektif dan

pencatatan yang manual

dilaporkan lebih efektif dan efisien

efisien

2. Belum adanya sistem informasi yang menangani secara khusus tentang penggajian yang dilakukan secara komputerisasi

2. Membuat sistem informasi yang secara khusus menangani

tentang

penggajian yang dilakukan secara komputerisasi sehingga data dapat dilaporkan secara cepat, tepat dan akurat

2. Sistem informasi yang

secara khusus

menangani tentang penggajian berjalan secara komputerisasi sehingga data dapat dilaporkan secara cepat, tepat dan akurat

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari hasil penelitian kerja praktek di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung.

5.1 Kesimpulan

Setelah Menganalisa dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

(1) Sistem Informasi penggajian yang ada pada bagian personalia di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung cukup memadai, namun masih terdapat beberapa kekurangan pada pengolahan data gaji yang oleh penulis dipandang kurang efektif.

(2) Tidak adanya sistem penunjang seperti program aplikasi berbasis komputer yang secara khusus menangani pencatatan tentang sistem inforamasi penggajian serhingga kesalahan perhitungan ataupun kesalahan lainnya dapat dihindari seminimal mungkin.

5.2 Saran

Setelah penulis selesai melakukan praktek kerja dan melakukan pengamatan serata mempelajari sistem informasi penggajian tersebut maka penulis mencoba untuk memberikan saran yang mungkin berguna untuk :

(1) PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung

1) Peningakatan kinerja sumber daya manusia, terutama sumber daya manusia dalam bidang komputerisasi agar sistem yang ada dapat diolah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan - kesalahan yang patal dalam sistem pencatatan penggajian .

2) Sebaiknya terdapat software yang manangani secara khusus tentang sistem informasi penggajian sehingga pengendalian terhadap jumlah gaji pegawai dapat dengan cepat dan akurat.

(2) Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

1) Adanya kerjasama antara pihak lembaga dengan perusahaan, baik perusahaan negeri maupun perusahaan swasta agar bisa mempermudah mahasiswa dalam pencarian tempat praktek kerja lapangan (PKL).

2) Pihak lembaga sebaiknya melengkapi buku - buku di perpustakaan khususnya untuk jurusan Komputerisasi Akuntansi sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam mencari buku sumber yang diperlukan dalam penyusunan laporan.

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang ... ... 1

1.2.Indentifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 3

1.2.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3.Maksud dan Tujuan ... 3

1.3.1. Maksud ... 3

1.3.2 Tujuan ... 3

1.4.Batasan Masalah ... 4

1.5.Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem ... 6

2.1.1. Elemen Sistem ... 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 8

2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 11

v

2.3.Pengertian Sistem Informasi ... 15

2.4.Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 19

2.4.1. Flow map ... 19

2.4.2. Diagram Konteks... 20

2.4.3. Data Flow Diagram ... 20

2.5. Borland Delphi 5 ... 22

2.6. Penggajian.... ... 24

2.7. Karyawan ... 25

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ... 26

3.1.1. Profil Jiwasraya dan Sejarah ... 26

3.1.2. Visi Jiwasraya ... 28

3.1.3. Misi Jiwasraya ... 28

3.1.4. Core Values Jiwasraya ... 30

3.2.Struktur Organisasi ... 31

3.3.Deskripsi Kerja... 33

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1.Analisis Sistem ... 50

4.1.1 Analisis Dokumen ... 50

4.1.1.1 Analisis Dokumen Transaksi ... 50

4.1.1.2 Analisis Jurnal ... 51

4.1.1.3 Analisis Laporan ... 52

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 53

4.1.2.1 flow Map ... 54

vi

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 57

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 58

4.2.Usulan Perancangan Sistem ... 59

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 59

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 59

4.2.2.1. Flow Map yang diusulkan ... 61

4.2.2.2. Diagram Konteks yang diusulkan ... 62

4.2.2.3. Data Flow Diagram yang Diusulkan ... 63

4.2.2.4 Diagram Entity Relationship (ERD) yang Diusulkan ... 65

4.2.2.5. Output yang Diusulkan ... 66

4.2.2.6. Input yang Diusulkan ... 66

4.2.2.7. Metode Pengkodean ... 66

4.2.2.8.Kamus Data yang Diusulkan ... 66

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan ... 73

4.2.3.1. Sumber Daya Sistem ... 75

4.2.3.1. Perancangan Rinci / Detail ... 77

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ... 80

5.2.Saran ... 80

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN - LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

[Gor84] Gordon B. Davis, Defenisi Sistem, Lingga Jaya, Bandung, 1984 [Ray01] Raymond Mcleod, Defenisi Sistem, Lingga Jaya, Bandung, 2001 [Ray01] Raymond Mcleod, Defenisi Informasi, Lingga Jaya, Bandung, 2001 [Ray01] Raymond Mcleod, Defenisi Sistem Informasi, Lingga Jaya,

Bandung, 2001

[JOG99] Jogianto Hartono, MBA, Pd. D, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 1999.

[Mul01] Mulyadi, Sistam Akuntansi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2001. http://www.asuransijiwasraya.ac.id/profile perusahaan. 10 juli (download)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN KARYAWAN

DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)

BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Heriyah Nim. 10506232

Titin Lasmini Nim. 10506221

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN KARYAWAN

DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)

BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Heriyah NIM. 10506232

Titin Lasmini NIM. 10506221

Bandung,………2009

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

R. Fenny Syafariani, S.Si,, M.Stat. Moch.Iman Sardjono

NIP.4127.70.26.016 NIP. 18227835

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127.70.26.019