Analisis Dokumen Analisis Prosedur yang sedang berjalan

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen – dokumen digunakan dalam sistem informasi Rekam Medis Rawat Jalan. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Adapaun analisa dokumen dapat dilihat dibawah ini : 1. Nama Dokumen : Kartu Identitas Fungsi : Untuk Mengetahui Data Pasien Sumber : Pasien Distribusi : Bagian Pendaftaran Rangkap : 1 Frekuensi : Setiap mau pembuatan kartu pasien 2. Nama Dokumen : Kartu Pasien Fungsi : Sebagai bukti Anggota Sumber : Pasien Distribusi :Bagian Pendaftaran Rangkap : 1 Frekuensi : Setiap mau daftar berobat 3. Nama Dokumen : Buku Registrasi Pasien Fungsi : Sebagai Bukti Pasien Berobat Sumber : Bagian Pendaftaran Distribusi : Bagian pendaftaran Rangkap : 1 Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran berobat 4. Nama Dokumen : Kartu Rekam medis Fungsi : Arsip Data Rekam Medis pasien Sumber : Bagian Pendaftaran Distribusi : Dokter Rangkap : 1 Frekuensi : Setelah Pemeriksaan Pengobatan 5. Nama Dokumen : Resep Fungsi : Untuk mengetahui nama obat setelah diperiksa Sumber : Dokter Distribusi : Pasien Rangkap : 1 Frekuensi : Setiap mau pengambilan obat 6. Nama Dokumen : Laporan Rekam Medis Fungsi : Catatan data pasien yang ada dipuskesmas Sumber : Bagian pendaftaran Distribusi : Pimpinan Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap mau Memberikan laporan kepada pimpinan puskesmas 7. Nama Dokumen : Kartu Jaminan Kesehatan. Fungsi : sebagai kartu jaminan kesehatan Sumber : pemerintah dan swasta Distribusi : puskesmas dan rumah sakit Rangkap : 1 Frekuensi : saat berobat di puskesmas dan rumah sakit 8. Nama Dokumen : Kartu retribusi pelayanan kesehatan Fungsi : sebagai tanda bukti pembayaran kesehatan Sumber : puskesmas Distribusi : puskesmas Rangkap : 2 Frekuensi : saat pengobatan dan hanya berlaku satu kali Pengobatan

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit organisasi khususnya dalam Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data. Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram. Berikut ini adalah alur Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan pada Puskesmas Muka yang sedang berjalan. 1. Pasien datang ke Puskesmas untuk berobat. Apabila pasien baru, pasien harus membuat kartu pasien dulu dengan cara menyerahkan identitas pasien. Lalu bagian pendaftaran membuat kartu pasien dan kartu rekam medis, kartu pasien dan kartu identitas dikembalikan ke pasien. 2. Apabila Pasien pernah terdaftar dibuktikan dengan mempunyai kartu pasien, pasien hanya menyerahkan kartu pasien yang kemudian bagian pendaftaran mencocokan kartu pasien dengan rekam medis yang ada di arsip rekam medis. Jika tidak ada yang cocok, maka bagian pendaftaran akan membuat kembali kartu rekam medis untuk pasien tersebut. 3. Bagian pendaftaran kemudian mencatat data pasien ke dalam buku registrasi pasien dan membuat bukti pembayaran retribusi jika pasien tersebut bukan pasien yang memiliki kartu jamkes. 4. Selanjutnya Bagian pendaftaran mengembalikan kartu pasien dan bukti pembayaran retribusi sedangkan rekam medis diberikan kepada dokter. 5. Dokter memeriksa pasien dan menulis hasil rekam medis dikartu rekam medis, selanjutnya dokter membuatkan resep untuk pasien. 6. Kartu Rekam medis yang sudah diisi diberikan kebagian pendaftaran untuk diarsipkan kembali sedangkan resep diberikan ke pasien. 7. Pasien menyerahkan resep kebagian apotik. Bagian apotik mengecek data obat sesuai permintaan pasien. Jika obat tidak tersediakosong, maka bagian apotik akan mengembalikan resep kepada pasien. 8. Jika obat tersedia, Bagian apotik membuat bukti pengambilan obat untuk diserahkan ke pasien, sedangkan resep diarsipkan di bagian apotik. 9. Setelah semua kegiatan puskesmas selesai setiap harinya bagian pendaftaran membuatkan laporan rekap data pasien rekam medis sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 untuk pimpinan rangkap ke 2 untuk diarsipkan 4.1.2.1 Flowmap sistem yang berjalan Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area didalam sebuah organisasi. Flowmap menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci flowmap ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Flowmap ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Flowmap disebut juga bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya. Berikut ini flowmap prosedur Rekam Medis yang berjalan di Puskesmas Muka Bag.Pendaftaran Dokter Apotek Pimpinan Pasien Identitas pasien Identitas pasien Mencatat data pendaftaran pasien membuat bukti pembayaran retribusi A2 Buku registrasi pasien Membuat kartu pasien kartu rekam medis Kartu pasien Kartu rekam medis Identitas pasien Kartu pasien Identitas pasien Kartu pasien Kartu pasien Mengecek kartu rekam medis A1 Ada? Kartu rekam medis Membuat kartu rekam medis Kartu rekam medis Kartu pasien Kartu pasien Buku registrasi pasien Kartu rekam medis Kartu pasien Bukti retribusi Kartu pasien Bukti retribusi Y T Kartu rekam medis Kartu rekam medis Mengisi kartu rekam medis membuat resep Resep Kartu rekam medis Resep Resep A3 Mengecek ketersediaan obat T Y Ada? Resep Resep Membuat bukti pengambilan obat Resep Bukti Pengambilan Obat Bukti Pengambilan Obat Resep A4 Membuat laporan rekam medis Lap. rekam medis Lap. rekam medis Resep Gambar 4.1. Flowmap sistem rekam medis puskesmas muka Keterangan : A1 = Arsip kartu Rekam medis A3 = Arsip File Obat A2 = Arsip Buku Register pasien A4 = Arsip File Resep

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks pada Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan pada Puskesmas Muka yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: Pasien Pimpinan Sistem Pelayanan Kesehatan Puskesmas Muka Lap.Rekam Medis Kartu Pasien Bukti Retribusi Resep Bukti Pengambilan Obat Identitas Pasien Kartu Pasien Resep Context Diagram Gambar 4.2. Diagram Konteks yang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram Data flow diagram diagram alir data adalah representasi graphis dari suatu sistem menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran- aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya. Pasien Pimpinan 1.0 Registrasi pasien 2.0 Rekam Medis Pasien 3.0 Pengambilan Obat Kartu Pasien Identitas Pasien Kartu Pasien Identitas Pasien Bukti Retribusi Kartu Pasien A2.Buku Registrasi A1.Kartu Rekam Medis 4.0 Pembuatan Lap.Rekam Medis Data Rekam Medis Data Registrasi Pasien Lap.Rekam Medis Data Pasien Data Rekam Medis Resep Resep Resep Bukti Pengambilan Obat A4. Arsip Resep A3.Arsip Obat Data Obat Resep DFD Level 1 Data Rekam Medis Gambar 4.3. DFD level 1 yang berjalan DFD Level 2 Proses 1.0 Pasien A2.Buku Registrasi A1.Kartu Rekam Medis 1.1 Membuat Kartu pasien kartu rekam medis 1.2 Mengecek Kartu rekam medis 1.4 Mencatat data pendaftaran pasien membuat bukti pembayaran retribusi 1.3 Membuat kartu rekam medis Identitas pasien Kartu rekam medis Kartu Rekam Medis Kartu pasien Kartu rekam medis Kartu rekam medis Buku Registrasi Kartu rekam medis Kartu pasien Identitas pasien Buku Registrasi Bukti Retribusi Gambar 4.4. DFD Level 2 Proses 1 Yang Berjalan DFD Level 2 Proses 3.0 Pasien A4. Arsip Resep A3.Arsip Obat 3.1 Mengecek ketersediaan obat 3.2 Membuat bukti pengambilan obat Resep Resep Data Obat Resep Resep Bukti Pengambilan Obat Gambar 4.5. DFD Level 2 Proses 3 Yang Berjalan 4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi rekam medis rawat jalan yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut : Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan No. Masalah Entitas Solusi 1. Pengolahan data yang ada masih bersifat tulis tangan sehingga menghambat kegiatan operasional dan menimbulkan banyak kesalahan Bag.Pendaftaran, dokter, apotek Perlu di tingkatkan pada proses terkomputerisasi 2. Proses pencarian data masih melihat pada arsip sehingga apabila arsip hilang tidak bisa melakukan proses pencarian data sehingga dalam pembuatan laporan memakan waktu yang lama Bag.Pendaftaran, dokter, apotek Perlu adanya suatu sistem informasi untuk mempermudah pencarian dan pembuatan laporan tidak lama

4.2 Perancangan Sistem