N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 2 of 31
• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang
dapatharus dilakukan pada dokumeninformasi tersebut.
1.5. B
ARCODE
Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.
Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal
ini untuk mengurangi modus kecurangan.
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 3 of 31
2.
SOP L
AYANAN
KP
2.1. D
IAGRAM
SOP
2.2. M
EKANISME PADA
L
AYANAN
K
ENAIKAN
P
ANGKAT
Nomor Agenda masuk dan keluar di-generate otomatis oleh sistem
Jika berkas data bermasalah ada kesalahan atau kekeliruan pada
berkas dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap BTL dan langsung
dikirim dan dilengkapi oleh BKDInstansi prosedur : Perbaiki Berkas KP.
User dapat langsung melakukan update data mutasi, sesuai dengan
hak akses yang diberikan.
Penggunaan barcode pada SK.
Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 4 of 31
3.
A
KTIVITAS
A
DMIN
KP
3.1. L
OGIN
Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu
[https:sapk.bkn.go.id] . Kemudian akan tampil halaman
login seperti tampilan berikut:
Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing, kemudian tekan tombol
.
3.2. C
EK
D
OKUMEN
L
ENGKAP
Pada level Pusat untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Tim Administrasi KP Pusat.
Berkas no usul yang diproses dari PPT akan tampil di list tim Administrasi dengan langkah prosedur ‘Cek Dokumen Lengkap’ dan data yang ada ditampilkan per PNS bukan per no
usul lagi.
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 5 of 31
Untuk memeriksa kelengkapan dokumen per data PNS yang ada, pilih dan double-click data yang ingin diperiksa. Maka akan tampil form ‘Cek Dokumen Lengkap’ yang
menampilkan keterangan singkat data PNS dan jenis KP-nya serta jenis dokumen yang perlu dilampirkan diunggah. Daftar jenis dokumen yang perlu dilampirkan pada tiap
PNS dapat berbeda karena jenis KP yang dipilih mempengaruhi daftar jenis dokumen.
Pada form diatas terdapat tombol yang digunakan untuk mengubah
usulan KP PNS. Untuk merubah memperbaiki usulan KP, klik tombol tersebut dan cara- cara merubah usulan KP dapat dilihat di user manual dengan nama file PU02-SAPK-
PUSAT-KP BKD INSTANSI.doc pada bahasan “Buat Usul KP”.
Untuk mengunggah dokumen, tekan tombol pada baris jenis dokumen yang ingin
diunggah. Lalu akan tampil window untuk mencari lokasi file disimpan. Cari dan pilih file yang mau diunggah, lalu pilih tombol
pada window. Setelah file berhasil diunggah, tampil pesan berhasil dan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah
Dipindai’ berubah menjadi ; selain itu ikon
dan menjadi aktif.
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 6 of 31
Ikon digunakan untuk melihat dokumen yang sudah dipindai, dokumen tersebut akan
ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’. Pada form itu juga terdapat tombol yang digunakan untuk mengunggah dokumen pengganti
dokumen lama. Ikon digunakan untuk menghapus dokumen yang sudah dipindai.
Dokumen yang sudah dihapus akan menampilkan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’.
Jika pada dokumen hanya memiliki berkas fisiknya, pada pengecekan dokumen dapat pula dicentang pada kolom Lampirkan saja.
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 7 of 31
Berkas yang dokumennya lengkap dapat dilanjutkan prosesnya dengan cara menekan tombol
pada form ‘Cek Dokumen Lengkap’ maka tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Administrasi. Proses selanjutnya untuk usul dengan
prosedur apapun berada di Tim Teknis KP dengan langkah prosedur ‘Buat Nota Persetujuan KP’.
Berkas yang dokumennya tidak lengkap tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan berkas akan dikirim kembali ke pembuat usul KP dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas KP’.
Pengiriman kembali berkas dapat dilakukan dengan cara menekan tombol .
Kemudian isi alasan berkas BTL dengan menginput alasan pada field ‘Alasan’ dan tekan tombol
. Setelah itu, simpan alasan dengan menekan tombol .
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 8 of 31
Ketika menyimpan alasan, tampil form ‘Cetak TMS’. Beri tanda centang di checkbox ‘Cetak TMSBTL Dokumen’ , kemudian tentukan sifat dokumen dengan mencentang checkbox
“Sifat Dokumen Rahasia” jika dokumen rahasia, lalu tekan tombol untuk
mencetak dokumen BTL.
Kemudian tampil form ‘Konfigurasi SK’, pilih specimen untuk menandatangani cetakan BTL dan tambahkan Tembusan dengan cara menginput tujuan tembusan di field
Tembusan lalu tekan ikon . Sesudah itu, tekan tombol
.
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 9 of 31
Cetakan BTL akan tampil seperti gambar di bawah ini.
N
ATIONAL