PU10-SAPK-PUSAT-TIM TEKNIS PENSIUN

(1)

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

TIM

TEKNIS

PENSIUN

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU10-SAPK-PUSAT-TIM TEKNIS PENSIUN.doc

EDISI : 01.50

(2)

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

(3)

Daftar Isi

1. FI TUR BARU SAPK ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANI SME INBOX ... 1

1.4. PROFI L PENGGUNA (USER PROFI LE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. USER PROFI LE PENSI UN BKD/ I NSTANSI ... 3

2.1. DI AGRAM SOP ... 3

2.2. MEKANI SME PADA LAYANAN PENSI UN ... 3

3. AKTI FI TAS ... 4

3.1. CETAK SKPENSI UN ... 4

3.2. MUTASIPNS ... 11

3.3. TUNGGU SKPENSI UN ... 16

4. FUNGSI - FUNGSI UMUM ... 17

4.1. PENCARI AN ... 17

4.2. NAVI GASI HALAMAN ... 18

4.3. LOCK ... 19

4.4. TOMBOL BARCODE ... 20

4.5. ATASAN DAN PEJABAT PENI LAI ... 20

4.6. LOKASI DAN TEMPAT LAHI R ... 24

4.7. KPPN ... 27

4.8. UNI T ORGANI SASI (UNOR) ... 27

4.9. JABATAN ... 28

4.10. TOMBOL TUTUP ... 29

4.11. TOMBOL MUAT ULANG ... 29

4.12. SESSI ON BERAKHI R ... 29

5. MEKANI SME UPDATE DATA ... 31

5.1. DATAYANGDAPATDI UBAH ... 31

5.2. DATAYANGDAPATDI UBAH(HI STORI S) ... 33

6. AKTI FI TAS MUTASI ... 34

(4)

1. F

ITUR

B

ARU

SAPK

Mekanisme & Fitur Baru pada Aplikasi Pelayanan yang baru :

1.1. A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasarkan pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya)

• Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan.

1.2. M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3. M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan untuk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dengan nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4. P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dan lain-lain).

• Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dan seterusnya).

(5)

• Modus & hak (read only, modify/update, delete, dan lain-lain).

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dan sebagainya).

• Menu & operasi yang dapat dilakukan.

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5. B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi modus kecurangan.

(6)

2. U

SER

P

ROFILE

P

ENSIUN

BKD/I

NSTANSI

2.1. D

IAGRAM

SOP

2.2. M

EKANISME PADA

L

AYANAN

P

ENSIUN

 Nomor Agenda masuk di-generate otomatis oleh sistem.

 Untuk Golongan IV/B ke bawah, SK Pensiun dicetak oleh Tim Teknis Pensiun

 Penggunaan barcode pada SK

 Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh BKN, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Fix Berkas Pengadaan).

 Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis

(7)

3. A

KTIFITAS

3.1. C

ETAK

SK

P

ENSIUN

Untuk dapat mengakses aplikasi, bukalah browser dan ketikkan alamat web aplikasi yaitu

[https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

Berkas yang sudah diperiksa kelengkapan dokumennya dan dapat dilanjutkan prosesnya ditampilkan di list data Tim Teknis Pensiun dengan langkah prosedur ‘Cetak SK Pensiun’.

Pilih dan klik dua kali baris data yang ingin dicetak, maka akan ditampilkan form ‘Cetak SK Pensiun’.

(8)

Pada form diatas, terdapat beberapa pilihan yang dapat dilakukan:

• Berkas TMS.

Jika berkas yang dikirim tidak memenuhi syarat, maka tekan tombol dan akan ditampilkan form ‘Alasan TMS (Tidak Memenuhi Syarat)’.

Isilah alasan mengapa berkas tidak memenuhi syarat pada field ‘Alasan’. Lalu tekan ikon untuk menambahkan alasan tersebut ke daftar alasan TMS.

Kemudian tekan tombol untuk menyimpan alasan.

Berkas yang di-TMS akan hilang dari list data di Teknis dan akan selanjutnya akan diproses di tim pembuat usul pensiun dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.

(9)

Jika berkas yang dikirim tidak lengkap maka tekan tombol

Setelah tombol di-klik, selanjutnya akan ditampilkan form ‘Alasan BTL (Berkas Tidak Lengkap)’.

Isilah alasan mengapa berkas tidak lengkap pada field ‘Alasan’.

Lalu tekan ikon untuk menambahkan alasan ke daftar alasan BTL.

Kemudian tekan tombol untuk menyimpan alasan.

Berkas BTL akan hilang dari list data di Teknis dan akan selanjutnya akan diproses di tim pembuat usul pensiun dengan langkah prosedur ‘Fixed Berkas Pensiun’.

(10)

• Mengubah data orang.

Data usul pensiun dapat diubah dengan menekan tombol maka akan tampil form ‘Ubah Orang Usul Pensiun’.

Perubahan usul yang dibuat dapat disimpan setelah melakukan pengecekan status

terlebih dahulu dengan menekan tombol .

Selanjutnya akan tampil form ‘Cek Kondisi’.

Jika kondisi terpenuhi maka tekan tombol untuk menyimpan

perubahan berkas.

• Memeriksa status.

(11)

Simpanlah berkas dengan menekan tombol .

Kembali kepada form ‘Cetak SK Pensiun’.

Pada form tersebut, tombol menjadi aktif.

• Membuat nomor SK.

Nomor SK dapat digenerate oleh sistem dengan menekan tombol

dan pada form ‘Cetak SK Pensiun’ field ‘Nomor SK’ akan terisi otomatis.

(12)

• Mencetak SK.

Tekan tombol untuk mencetak SK dan akan ditampilkan form

‘Konfigurasi SK’ untuk memilih spesimen.

Pilihlah spesimen dari daftar specimen yang tersedia pada tab ‘Utama’. Kemudian pada tab ‘Tembusan’, isilah tembusan pada field ‘Tembusan’ dan tekan ikon untuk menambahkan ke daftar tembusan.

(13)

Pensiun seperti contoh tampilan di bawah ini:

Setelah SK Pensiun dicetak, tombol menjadi aktif.

• Mengirim berkas ke proses selanjutnya.

Untuk mengirimkan berkas ke proses selanjutnya maka tekan tombol . Kemudian akan tampil pesan berhasil dan berkas akan hilang dari list data di Teknis. Proses selanjutnya berada di tim pembuat usul pensiun dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan Pensiun’.

(14)

3.2. M

UTASI

PNS

Berkas yang dikirim dari Admin akan ditampilkan di list data Teknis dengan langkah prosedur ‘Cetak Pertimbangan Teknis’.

Pilih dan klik dua kali baris data yang ingin diproses lebih lanjut, maka akan tampil form ‘Cetak Pertimbangan Teknis’.

Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan:

• Berkas TMS.

Jika berkas yang dikirim tidak memenuhi syarat, maka tekan tombol

(15)

Isilah alasan di field ‘Alasan’ lalu tekan ikon untuk menambahkan alasan ke daftar alasan TMS.

Kemudian tekan tombol untuk menyimpan alasan.

Berkas yang di-TMS akan hilang dari list data di Teknis dan akan selanjutnya akan diproses di tim pembuat usul pensiun dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.

• Berkas BTL.

Jika berkas yang dikirim tidak lengkap maka tekan tombol

Akan ditampilkan form ‘Alasan BTL (Berkas Tidak Lengkap)’.

Isilah alasan di field ‘Alasan’ lalu tekan ikon untuk menambahkan alasan ke daftar alasan BTL.

(16)

Berkas BTL akan hilang dari list data di Teknis dan akan selanjutnya akan diproses di tim pembuat usul pensiun dengan langkah prosedur ‘Fixed Berkas Pensiun’.

• Mengubah data orang.

Data usul pensiun dapat diubah dengan menekan tombol maka akan

tampil form ‘Ubah Orang Usul Pensiun’.

Perubahan usul yang dibuat dapat disimpan setelah melakukan pengecekan status

terlebih dahulu dengan menekan tombol dan tampil form ‘Cek

Kondisi’.

Jika kondisi terpenuhi maka tekan tombol untuk menyimpan

perubahan berkas.

• Cek Status

Tekan tombol maka kondisi status akan ditampilkan di list

(17)

• Memproses berkas

Tekan tombol maka field ‘Nota Persetujuan’ akan terisi otomatis,

(18)

• Mencetak Pertimbangan Teknis

Tekan tombol maka akan ditampilkan form untuk memilih PNS yang

akan menandatangani pertimbangan teknis.

Pilih salah satu PNS atau non PNS yang tersedia, pilih pilihan foto, lalu tekan

tombol . Kemudian akan ditampilkan hasil cetakan pertimbangan

teknis.

• Mengirim berkas ke proses selanjutnya.

Tekan tombol untuk mengirim berkas ke proses selanjutnya, maka

akan tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Teknis. Proses selanjutnya berada di tim Teknis dengan langkah prosedur ‘Tunggu SK Pensiun’.

(19)

3.3. T

UNGGU

SK

P

ENSIUN

Pilih dan klik dua kali baris data yang ingin diproses, maka akan tampil form ‘Tunggu SK Pensiun dari Instansi’.

Untuk melanjutkan proses berkas maka kirim berkas dengan menekan tombol

maka akan tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Teknis. Proses selanjutnya berada di tim pembuat usul Pensiun dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan Pensiun’.

(20)

4. F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menu/submenu. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1. PENCARIAN

Fungsi pencarían dapat ditemukan di seluruh halaman utama menu yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarian:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarian berdasarakan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarían yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarían.

• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarían yang

diinginkan.

• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarían

yang diinginkan.

• Text box digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

(21)

Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:

• Pilih kriteria pencarían yang diinginkan dengan mengklik combo box

, lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combo box , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada text box

• Klik icon untuk melakukan pencarían, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarían akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan:

pencarían dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarian.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarían akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarían yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarían yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarían dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2. N

AVIGASI

H

ALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menú Inbox. Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menú di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu: 1. Jumlah baris data.

Bagian ini dapat dilihat di bagian bawah halaman paling kiri, yaitu yang menerangkan jumlah baris data keseluruhan yang terdapat pada menú yang dipilih. Jika dilakukan pencarían, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.

(22)

Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menú yang dipilih atau pada hasil pencarían ,

. Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu:

• Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang ingin

ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon .

4.3. L

OCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

Dengan adanya fungsi lock maka dapat diketahui petugas yang mengerjakan berkas yang sudah di-lock. Caranya adalah dengan mendekatkan kursor ke icon pada baris data berkas yang ingin dilihat, maka akan ditampilkan nama petugas yang sedang mengerjakan berkas tersebut.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

(23)

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4. T

OMBOL

B

ARCODE

Tombol barcode atau dapat digunakan untuk menampilkan data

tertentu berdasarkan kode barkode pada suatu dokumen. Caranya adalah dengan mengklik tombol barcode, maka akan tampil form sebagai berikut:

Klik pada field “Barcode” lalu gunakan barcode reader untuk memindai kode barcode yang ada pada dokumen. Maka akan tampil kode barcode pada field “Barcode” kemudian form secara otomatis akan tertutup dan data akan tampil pada field atau halaman yang tersedia.

4.5. A

TASAN DAN

P

EJABAT

P

ENILAI

Untuk mengisi data jabatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

(24)

Klik tombol untuk memilih data atasan dari data PNS, jika ingin memilih data

atasan Non PNS maka klik tombol .

Kemudian akan tampil form pencarían untuk data atasan (tergantung dari pilihan sebelumnya).

Untuk mencari data atasan dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang terdapat di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah satu kriteria yang tersedia misal Jabatan, maka textbox “Cari Data” akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di texbox “Cari Data” lalu klik icon . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”. Pilihlah salah satu data hasil pencarían sesuai yang diinginkan lalu klik tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di form Atasan. Jika ingin membatalkan pemilihan data atasan dan kembali ke form sebelumnya maka klik tombol

Catatan: langkah-langkah untuk pencarían data atasan dari data PNS juga sama dengan pencarían data atasan non PNS.

Tombol digunakan untuk menambah data atasan non PNS jika

data belum terdaftar di database. Caranya adalah dengan menekan tombol tersebut, lalu akan tampil form Data Atasan Non PNS.

(25)

Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:

1. Melakukan pencarían data.

Untuk melakukan pencarían, pilih salah satu kriteria pencarían di combobox “Cari Berdasarkan” maka field Cari akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di field Cari lalu klik tombol . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”.

2. Menambah data atasan.

Untuk menambah data atasan, klik tombol maka field-field diatas akan menjadi aktif.

(26)

Isilah field-field yang tersedia:

• NRP, berisi keterangan NRP yang akan diinput.

• Nama, berisi keterangan nama atasan yang akan diinput.

• Jabatan, berisi keterangan jabatan yang akan diinput.

• Golongan, berisi keterangan golongan yang akan diinput.

• TMT Gol, berisi keterangan tanggal golongan yang akan diinput.

• Pangkat, berisi keterangan pangkat yang akan diinput.

• Unor, berisi keterangan unit organisasi yang akan diinput.

Kemudian simpan data yang telah diinput dengan menekan tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penyimpanan atau tombol

untuk membatalkan pemyimpanan dan kembali ke form pengisian data. Data yang disimpan akan ditampilkan pesannya dan data akan terdaftar di list data atasan non PNS.

Jika ingin membatalkan penginputan data maka klik tombol maka

akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses pembatalan atau tombol

untuk membatalkan pembatalan dan kembali ke form pengisian data.

3. Mengubah data atasan yang sudah terdaftar.

Pilih baris data yang ingin diubah datanya lalu klik tombol maka data akan ditampilkan di bagian pengisian data. Ubahlah data sesuai perubahan yang ada lalu untuk penyimpanan atau pembatalan dapat mengikuti langkah no 2.

(27)

4. Menghapus data atasan yang ada.

Pilihlah baris data yang ingin dihapus lalu klik tombol maka akan ditampilkan pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penghapusan atau tombol

untuk membatalkan penghapusan data. Data yang berhasil dihapus akan ditampilkan pesan dan data tersebut tidak terdaftar lagi di list data atasan non PNS.

5. Memilih data atasan.

Pilihlah baris data yang diinginkan lalu klik tombol maka data

yang dipilih tersebut akan ditampilkan keterangannya di form Atasan.

4.6. LOKASI DAN TEMPAT LAHIR

Untuk melakukan pencarían lokasi dapat dilakukan dengan mengklik tombol maka akan tampil form Cari Lokasi.

(28)

Pada combobox pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.

Pilih salah satu dari pilihan yang tersedia, lalu akan ditampilkan data selanjutnya, contoh data Propinsi. Untuk memilih propinsi dapat dilakukan pencarían dengan cara memasukkan nama propinsi yang ingin dicari di textbox yang tersedia, atau dengan me-scroll halaman form.

(29)

Jika ingin mencari kabupaten/kota dari propinsi tertentu maka doublé-click pada baris data propinsi, maka akan ditampilkan daftar kabupaten/kota dari propinsi tersebut. Dan demikian seterusnya sampai menemukan lokasi yang diinginkan.

Kemudian pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk

menampilkan data pada field Lokasi. Klik tombol untuk membatalkan

(30)

4.7. KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían KPPN.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8. U

NIT

O

RGANISASI

(U

NOR

)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

(31)

Pencarían unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka doublé-click pada baris data unor tersebut.

4.9. J

ABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

(32)

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin

membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form

sebelumnya.

4.10. T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11. T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

sedang diakses.

4.12. S

ESSION

B

ERAKHIR

Jika komputer dibiarkan tanpa aktifitas apapun dalam waktu beberapa menit akan muncul pesan berikut :

(33)

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol

(34)

5. M

EKANISME

U

PDATE

D

ATA

Prosedur ini digunakan untuk tujuan memperbaiki data-data yang sensitif.

5.1. D

ATA

Y

ANG

D

APAT

D

IUBAH

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 NIP BARU X X √

2 NIP LAMA X X √

3 Tempat Lahir √ X √

4 Nama √ X √

5 Gelar Depan √ √ √

6 Gelar Belakang √ √ √

7 Tanggal Lahir X X √

8 Jenis Kelamin X X √

9 Agama √ √ √

10 Email √ √ √

11 Jenis Dokumen X √ √

12 No. Dokumen X √ √

13 Photo √ √ √

14 Alamat √ √ √

15 No. HP √ √ √

16 No. Telp √ √ √

17 Jenis Pegawai X X √

18 Kedudukan PNS X X √

19 TMT CPNS X X √

20 TMT PNS X X √

21 No. Seri Karpeg X √ √

22 Tingkat Pendidikan X X √

23 Diklat Struktural X X √

24 Pendidik. Terakhir X X √

25 Tahun Lulus X X √

26 Instansi Induk X X √

(35)

28 Kanreg X √ √

29 Satuan Kerja X √ √

30 UNOR √ √ √

31 Jenis Jabatan X X √

32 Eselon X X √

33 TMT Eselon X X √

34 Jabatan Struktural X X √

35 TMT Jab. Struktural X X √

36 Jabatan Fungsional X X √

37 TMT Jab. Fungsional X X √

38 Jab. Fung. Umum X X √

39 TMT Jab. F. Umum X X √

40 Lokasi Kerja √ √ √

41 Golongan Awal X X √

42 Golongan Terakhir X X √

43 Gaji Pokok X X √

44 Masa Kerja X X √

45 No. SPMT √ √ √

46 Tgl SPMT √ √ √

47 KPPN √ √ √

48 KTUA √ √ √

49 Spesimen Peng. √ X √

50 Spesimen KP √ X √

51 Spesimen Pens. √ X √

52 Status Perkawinan √ √ √

53 Tanggungan istri/suami & tanggungan anak

X X √

54 Surat Sehat Dokter X √ √

55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √

56 Surat Ket bebas narkoba X √ √

57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √

58 Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

59 Tgl Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

60 Akte Kelahiran X √ √

61 Status hidup X √ √

(36)

64 No. TASPEN √ √ √

65 No. NPWP √ √ √

66 Tgl NPWP √ √ √

67 Bahasa √ √ √

5.2. D

ATA

Y

ANG

D

APAT

D

IUBAH

(H

ISTORIS

)

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 Rw_golongan X √ √

2 PMK X √ √

3 Rw_pendidikan X √ √

4 Rw_jabatan X √ √

5 Diklat X √ √

6 Keluarga √ √ √

7 Kursus √ √ √

8 Penhargaan X √ √

9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √

10 DP3 √ √ √

11 Huk Disiplin √ √ √

12 PWK X √ √

13 P. Instansi X √ √

14 DPB/DPK X √ √

15 CLTN √ √ √

16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √

17 Profesi √ √ √

18 Rw_UNOR √ √ √

19 Pemberhentian √ √ √

20 Pembatalan NIP X √ √

(37)

6. A

KTIFITAS

M

UTASI

Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan data atau mutasi sangat dibutuhkan. Untuk melakukan peremajaan data atau mutasi dapat dilakukan di Peremajaan Data baik pada level BKD/Instansi, kanreg maupun pada level pusat.

Untuk dapat melihat prosedur mekanisme update data dapat dilihat pada user manual nomor : KR10-SAPK-KANREG-PEREMAJAAN DATA.DOC pada bahasan bab. 4 Mutasi

(38)

L

AMPIRAN

PelaporanKesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, penggunadapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta, dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi:

Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772,

Fax 021-5290-5822

email: TSU_Ims@ncsisproject.com atau kli

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

(1)

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan

kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol

(2)

5.

M

EKANISME

U

PDATE

D

ATA

Prosedur ini digunakan untuk tujuan memperbaiki data-data yang sensitif.

5.1. D

ATA

Y

ANG

D

APAT

D

IUBAH

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 NIP BARU X X √

2 NIP LAMA X X √

3 Tempat Lahir √ X √

4 Nama √ X √

5 Gelar Depan √ √ √

6 Gelar Belakang √ √ √

7 Tanggal Lahir X X √

8 Jenis Kelamin X X √

9 Agama √ √ √

10 Email √ √ √

11 Jenis Dokumen X √ √

12 No. Dokumen X √ √

13 Photo √ √ √

14 Alamat √ √ √

15 No. HP √ √ √

16 No. Telp √ √ √

17 Jenis Pegawai X X √

18 Kedudukan PNS X X √

19 TMT CPNS X X √

20 TMT PNS X X √

21 No. Seri Karpeg X √ √

22 Tingkat Pendidikan X X √

23 Diklat Struktural X X √

24 Pendidik. Terakhir X X √

25 Tahun Lulus X X √

26 Instansi Induk X X √

(3)

28 Kanreg X √ √

29 Satuan Kerja X √ √

30 UNOR √ √ √

31 Jenis Jabatan X X √

32 Eselon X X √

33 TMT Eselon X X √

34 Jabatan Struktural X X √

35 TMT Jab. Struktural X X √

36 Jabatan Fungsional X X √

37 TMT Jab. Fungsional X X √

38 Jab. Fung. Umum X X √

39 TMT Jab. F. Umum X X √

40 Lokasi Kerja √ √ √

41 Golongan Awal X X √

42 Golongan Terakhir X X √

43 Gaji Pokok X X √

44 Masa Kerja X X √

45 No. SPMT √ √ √

46 Tgl SPMT √ √ √

47 KPPN √ √ √

48 KTUA √ √ √

49 Spesimen Peng. √ X √

50 Spesimen KP √ X √

51 Spesimen Pens. √ X √

52 Status Perkawinan √ √ √

53 Tanggungan istri/suami & tanggungan anak

X X √

54 Surat Sehat Dokter X √ √

55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √

56 Surat Ket bebas narkoba X √ √

57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √

58 Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

59 Tgl Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

60 Akte Kelahiran X √ √

61 Status hidup X √ √

62 Akte Meninggal X √ √

(4)

64 No. TASPEN √ √ √

65 No. NPWP √ √ √

66 Tgl NPWP √ √ √

67 Bahasa √ √ √

5.2. D

ATA

Y

ANG

D

APAT

D

IUBAH

(H

ISTORIS

)

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 Rw_golongan X √ √

2 PMK X √ √

3 Rw_pendidikan X √ √

4 Rw_jabatan X √ √

5 Diklat X √ √

6 Keluarga √ √ √

7 Kursus √ √ √

8 Penhargaan X √ √

9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √

10 DP3 √ √ √

11 Huk Disiplin √ √ √

12 PWK X √ √

13 P. Instansi X √ √

14 DPB/DPK X √ √

15 CLTN √ √ √

16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √

17 Profesi √ √ √

18 Rw_UNOR √ √ √

19 Pemberhentian √ √ √

20 Pembatalan NIP X √ √

(5)

6.

A

KTIFITAS

M

UTASI

Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan

data atau mutasi sangat dibutuhkan. Untuk melakukan peremajaan data atau mutasi dapat

dilakukan di Peremajaan Data baik pada level BKD/Instansi, kanreg maupun pada level

pusat.

Untuk dapat melihat prosedur mekanisme update data dapat dilihat pada user manual

nomor :

KR10-SAPK-KANREG-PEREMAJAAN DATA.DOC

pada bahasan

bab. 4 Mutasi

(6)