PA : Analisa Sarana Pencitraan Perusahaan dan Pengarsipan Pada PT. Diafsa Sarana Makmur Surabaya.

SURABAYA

PROYEK AKHIR

Nama

: ROLLINA ISKANDAR

NIM

: 05.39015.0009

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

2011

Penulisan laporan Proyek Akhir ini mempunyai tujuan untuk membahas cara-cara

yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membuatkan sarana pencitraan,

selain itu laporan ini membahas pengarsipan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR

Surabaya. Melaui observasi di PT .DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya di

peroleh hasil bahwa untuk menmbuatkan sarana pencitraan perusahaan adalah

dengan mendesain kartu nama, kalender,kartu ucapan selamat, amplop, business

form dengan Microsoft Publisher 2007 karena publisher lebih mudah digunakan

atau simple, sudah tersedia template. Untuk pengarsipan PT. DIAFSA SARANA

MAKMUR Surabaya masih belum rapi karena belum adanya tenaga kerja

sekretaris. Untuk itu penulis memberi masukan menyusun pengarsipan secara

manual.

Kata kunci: Microsoft publisher 2007, Pengarsipan Manual, Pencitraan

1 1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi ini, perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat. Hal tersebut sangat mempengaruhi perkembangan bisnis dalam segala bidang .Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik, mereka saling bersaing untuk meningkatkan pendapatan dan citra perusahaan. Sedangkan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya adalah sebuah perusahaan Konstruksi yang baru berdiri sekitar 5 tahun belum begitu banyak masyrakat luas maupun perusahaan lain mengenalnya Oleh karena itu, sarana pencitraan perusahaan sangat di perlukan terutama untuk perusahaan yang baru berkembang guna menciptakan citra perusahaan yang baik di mata masyarakat umum, instansi pemerintahan dan perusahaan lain. Dengan cara mendesainan kartu nama, kalender, amplop perusahaan dan lain-lain itu memberikan citra perusahaan ke lingkungan eksternal.

Selain itu yang tidak kalah pentingnya adalah peran pengarsipan. Karena PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya tidak ada tenaga kerja sekretaris maka pengarsipan surat maupun file-file masih belum teratur. Oleh karena itu Pengarsipan di lakukan secara manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing) itu memudahkan pimpinan mencari file ataupun surat.

SARANA MAKMUR Surabaya, maka penulis tertarik membahas sarana pencitraan perusahaan dan pengarsipan manual sebagai Laporan Proyek Akhir

1.2 Perumusan Masalah

Mengacu pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana memberikan sarana pencitraan perusahaaan pada lingkungan eksternal?

2. Bagaimana penerapan pengarsipan PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Adapun Pembatasan yang ada pada perumusan masalah di atas adalah:

1. Penulis hanya membahas pencitraan perusahaan melaluai desain kartu nama, kalender, ucapan selamat, amplop, business form dan lain-lain.

2. Penulis hanya membahas pengelolaan pengarsipan secara manual PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya

1.4 Tujuan

Penulisan laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahuai sarana pencitraan perusahaan dan sistem pengarsipan pada PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya

1.5 Manfaat

Manfaat yang di peroleh dari penulisan laporan Proyek Akhir ini untuk mengetahuai bahwa Sistem pengarsipan secara manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing) baik untuk dipergunakan perusahaan yang baru berkembang, sedangkan sarana pencitraan bagi perusahaan pada lingkungan eksternal bertujuan agar masyarakat umum, instansi pemerintahan, perusahaan lain serta relasi bisnis perusahaan tetap memakai jasa perusahaan dan memperkenalkan/mempromosikan perusahaan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi laporan Proyek Akhir ini, maka penulis perlu membuat suatu Sistematika Penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat

dan sistematika penulisan

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi gambaran umum yang menyangkut sejarah PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata letak kantor, peralatan, perlengkapan kantor di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR SURABAYA

BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori yang digunakan untuk menyelesaikan laporan Proyek Akhir, diantaranya teori Microsoft Office Publisher2007dan pencitraan perusahaan

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi hasil dan pembahasan yang menyangkut pembahasan dari semua yang telah dikerjakan selama Proyek Akhir sebagai sekretaris di PT .DIAFSA SARANA MAKMUR SURABAYA. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi penutup yang merupakan bagian terakhir dari penulisan laporan Proyek Akhir ini yang di dalamnya akan di bahas mengenai kesimpulan dan saran yang akan dikemukakan oleh penulis

DAFTAR PUSTAKA

Bab ini berisi referensi yang digunakan penulis untuk menyelesaikan permasalahan pada bab Hasil dan pembahasan Proyek Akhir

LAMPIRAN

Penulis menyertakan daftar hadir dan deskripsi pekerjaan yang dikerjakan selama mengikuti Proyek Akhir

5

2.1 Gambaran Umum PT. DIAFSA SARANA MAKMUR

PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya merupakan Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak dibidang yang begerak dibidang perdagangan barang dan jasa kontraktor. Seperti alat komputer, perlengkapan pegawai, keselamatan kerja, perbaikan kapal dan jembatan. Usaha ini diawali pada tgl 16 Desember 2006 oleh Bp.Yoni Tiswadi Berkantor di Surabaya Selatan.

Meskipun masih perusahaan yang baru berkembang tapi perusahaan ini mempunyai Visi, Misi dan Motto yaitu:

2.1.1 VISI

Sebagai perusahaan kontraktor kami ingin dapat berpartisipasi dalam pelaksanaan proyek – proyek pembangunan seperti perbaikan kapal dan jembatan dengan di dukung oleh SDM yang handal dan pengalaman dalam mengerjakan proyek- proyek serta mengutamakan mutu yang baik

2.1.2 MISI

Selalu menjaga komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan dengan memperhatikan kualitas, harga yang sesuai dan waktu pekerjaan yang tepat pada setiap proyek yang di kerjakan.

2.1.3 MOTTO

Melakukan yang terbaik demi kepuasaan klien.

2.2 STRUKTUR ORGANISASI PT. DIAFSA SARANA MAKMUR

Gambar 2.1 Struktur PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya 2.3 Tugas dan tanggung jawab

2.3.1. Direktur (PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya) a) Mengawasi dan mengontrol jalannya perusahaan

b Merumuskan dan menetapkan perencanaan kebijaksanaan yang akan diambil pada waktu yang akan datang

c) Memimpin perusahaan agar dapat berjalan dengan baik dan lancer d) Menandatangani kontrak perjanjian proyek

YONI TISWADI DIREKTUR Ir.Junaedi PENGAWAS Ir.Unggul P SAFETY WORK Fajar T Administasi

e) Memberikan arahan kepada karyawan dalam melaksanakan operasi perusahaan

2.3.2 Pengawas

a) Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang ada di lapangan untuk dilaporkan kepada direktur

b) Bertanggung jawab kepada direktur atas pelaksanaan seluruh pekerjaan serta penyelesaian proyek

2.3.3. Safety work

a) Bertugas memeriksa alat –alat dan perlengkapan yang akan di gunakan oleh Pegawai proyek

b) Bertanggung jawab memelihara alat-alat proyek dan perlengkapankeselamatan pegawai proyek .

2.3.4. Administrasi

a) Bertugas membuat laporan harian keluar masuknya barang b) Bertanggung jawab atas pencatatan aliran kas dan barang 2.3.5. Sekretaris

a) Bertugas menciptakan good image perusahaan b) Bertugas melakukan pengarsipan

2.4 Tata Letak Kantor

Gambar 2.2 Tata Letak Kantor PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya

2.5 Peralatan Kantor

Peralatan yang dipakai oleh pimpinan, sekretaris dan seluruh staff adalah: 1. Komputer dan printer.

2. Telephone

Setiap meja staff memiliki satu perangkat telepon, untuk menerima telepon dan menelepon.Setiap telepon sudah memiliki nomor ekstension line sendiri-sendiri, sehingga bila ingin menyambungkan ke rekan kerja cukup mudah.

3. Mesin Fax

Digunakan untuk mengirim dokumen melalui line telepon. Dengan menggunakan fax maka dokumen akan lebih cepat sampai ke tangan penerima dokumen. DIREKTUR SEKRETARIS PINTU MASUK ADMINISTRASI PENGAWAS PINTU MASUK Lemari Alat-alat keselama tan pekerja Safety work

4. Mesin Photo Copy

Untuk mempermudah dan mempercepat dalam menggandakan dokumen, maka perusahaan menyediakan satu mesin photo copy yang dapat digunakan untuk seluruh karyawan.

2.6 Perlengkapan Kantor

Untuk perlengkapan kantor, setiap orang dilengkapi dengan: 1. Buku tulis

2. Alat tulis (bolpoin, pensil, corrector pen/ tip-ex, penggaris, kalkulator) 3. Stabilo (digunakan untuk memberi penekanan pada hal yang penting) 4. Perobek kertas/ sampul (gunting, cutter)

5. Perekat kertas (lem, stapless)

6. Preparator (pelubang kertas untuk memasukkan dalam file)

10 BAB III LANDASAN TEORI

Dalam menyusun laporan Proyek Akhir ini, Penulis Proyek Akhir menggunakan landasan teori yang digunakan sebagai dasar atau acuan yang mampu mendasari kebenarannya sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Teori yang digunakan adalah:

3.1 Citra

Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang citra. Diantaranya adalah:

1. Citra adalah penghargaan yang didapatkan oleh perusahaan karena adanya keunggulan yang ada pada perusahaan tersebut, seperti kemampuan yang dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan dapat terus mengembangkan dirinya untuk terus menciptakan hal-hal yang baru, bagi pemenuhan kebutuhan konsumen ( Herbig dan Milewicz, 1999 dalam Nurkholis, 2004)

2. Citra adalah tujuan utama, dan sekaligus merupakan reputasi dan prestasi yang hendak dicapai bagi dunia hubungan masyarakat (kehumasan) atau public relations. Pengertian citra itu sendiri bersifat abstrak (intangible) dan tidak dapat diukur secara matematis, tetapi wujudnya bisa dirasakan dari hasil penilaian baik atau buruk. Seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun negatif yang khusunya datang dari publik (khalayak sasaran) dan masyarakat luas pada umumnya (Jefkins, 1992)

3 Citra perusahaan (corporate image ) adalah yang berkaitan dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utama, bagaimana menciptakan citra perusahaan

(corporate image) yang positif, lebih dikenal serta diterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab social (social care) sebagainya.

4. Menurut Frank Jefkins Citra serbaneka (multiple image) citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan diatas, misalnya bagaimana pihak humas/PR – nya akan menampilkan pengenalan (awarenes) terhadap identitas perusahaan, atribut logo, brand’s name, seragam (uniform) para front liner, sosok gedung, dekorasi, lobby kantor dan penampilan para profesionalnya. Semua itu kemudian diunifikasikan atau diidentifikasikan ke dalam suatu citra serbaneka (multiple image) yang diintegrasikan terhadap citra perusahaan ( corporate image).

3.1.2 Public Relation/Humas

Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang humas/PR yang diambil dari The British Institute of Public Relations, berbunyi:

1. “Public Relations Activity is management of communications between an organizations and its publics.” (aktivitas public relations mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya)

2. “Public Relation practice is deliberate, planned and effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and its public.” ( praktik public relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan segala daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya)

3.1.3 Ruang Lingkup Tugas Humas/PR

adapun ruang lingkup tugas humas/PR dalam sebuah lembaga/organisasi antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut:

a. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.

b. Membina hubungan ke luar (publik eksternal)

yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan timbulnya sikap dan gambaran publik yang positif tehadap lembaga yang diwakilinya.

3.1.4 Tugas Humas/PR Sehari-hari

adapun tugas humas sehari-hari adalah:

1. Menyelenggarkan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis, atau melaluai gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mempunyai pengertian yang benar tentang hal-ikhwal perusahaan atau lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/masyrakat.

3. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non acceptance).

4. Menyelenggarkan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap.

3.1.5 Fungsi Humas/PR

Fungsi utama humas/PR adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan yang baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang mengguntungkan lembaga/organisasi

Untuk menjaga hubungan dengan berbagai macam pihak di luar perusahaan dengan cara menampilkan berbagai macam tampilan yang menarik yang menunjukkan identitas perusahaan seperti pendesainan kartu nama, kalender dan lain-lain dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Publisher2007.

3.2 Pengenalan Microsoft Publisher2007

“Microsoft Publisher adalah aplikasi desain yang ringan dan mudah digunakan. Untuk dapat menciptakan kreasi-kreasi desain pribadi yang menawan sekelas percetakan (Jubilee Enterprise, 2008). Program ini akan sangat berguna untuk membantu seseorang menciptakan kreasi-kreasi desain pribadi yang menarik yang menunjang untuk menciptakan good image perusahaan melalui kartu nama, ucapan selamat, amplop, label arsip, kalender dengan menunjukkan identitas perusahaan.

Dalam mendesain kartu nama, kalender, ucapan selamat, amplop, label arsip terlebih dahulu harus mengetahui identitas perusahaan seperti nama, alamat, no

telephone, fax, email serta bergerak di bidang apa perusahaannya. Untuk,memulai mendesain, berikut langkah-langkahyang dapat diikuti :

1. Pada bagian Menu bar, pilih perintah menu file new.

2. Pada bagian Task Pane pilih blank ataupun template dengan berbagai macam template. Setelah memilih template berarti penulis sudah siap bekerja dengan menggunakan Microsoft Publisher 2007.

3.3 Pengarsipan

Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang pengarsipan. Diantaranya adalah:

1. Menurut Dewi (2008) Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan surat/dokumen/arsip secara sistematis, sehingga dokumen/arsip tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali setiap diperlukan.

2. Menurut Menurut Wursanto (1995:18) arsip adalah segala kertas surat, buku, film, microfilm, rekaman, suara, gambar dan peta, bagan, atau dokumen asli yang lain dalam segala cara penciptaan dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

3. Menurut The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat diketemukan kembali.

3.3.1 Beberapa Istilah di dalam kearsipan

Dewi (2008) Memberikan keterangan mengenai beberapa istilah dalam kearsipan sebagai berikut:

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dilihat dari kegunaannya dibedakan atas: a. Arsip aktif

adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan diguna kan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.

b. Arsip Inaktif

adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih oleh Pusat Arsip

2. Arsip statis

Arsip satatis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

3. File

File dapat disamakan dengan pengertian “berkas atau bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.

4. Indeks

Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.

5. Kartu kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat

surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.

Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna: putih, biru, merah.

a. Kartu kendali warna putih “ pengarah surat” sebagai alat kontrol.

b. Kartu Kendalu warna biru untuk peñata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.

c. Kartu Kendali warna merah untuk Tatat Usaha Pengolah d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 Cm

6. Kartu tunjuk silang

Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk member petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

7. Kode

Kode adalah tanda terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.

8. Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang di berikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

9. Lembar pengantar surat rutin

Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit kearsipan ke Unit pengolah.

10. Penerima surat

Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerima surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.

11. Pencatat surat

Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

12. Pengantar surat

Pengantar surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

13. Pengolah

Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat .

14. Penata arsip

Penata arsip adalah staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.

15. Formulir penyimpanan arsip

Formulir penyimpanan arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip, diisi arsip rangka 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.

16. Formulir penyalinan arsip

Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan pernyataan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.

17. Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahaan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional

18. Penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip

19. Penyerahan arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahaan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

20. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arisp adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. 3.3.2 Sistem filing

Menurut Dewi (2008), terdapat beberapa sistem filing yang dikenal yaitu: a. Sistem Abjad (alphabetic filing)

yaitu surat disimpan sesuai abjad –abjad dari nama orang atau organisasi. Jika nama seseorang atau organisasi lebih dari satu suku kata,maka kita perlu meng-indeksnya terlebih dulu lalu barulah disusun secara alfabetis.

Contohnya:

Bagus Setiawan – indeks – Setiawan, Bagus Penyimpanan arsipnya:

Widodo, Endang Setiawan, Bagus

b. Sistem Pokok Masalah atau Perihal (subject filling)

yaitu surat disimpan menurut perihal atau urusan yang menjadi topik pembicaraan dalam surat. Perihal/urusan itu kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek. Untuk lebih jelasnya perhatikan klasifikasi berikut ini:

KEUANGAN (Main Subject) Anggaran (Sub Subject)

1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Pembangunan 2. Anggaran Pendapatan dan Belanja Rutin

3. Data Anggaran Pembangunan 4. Data Anggaran Rutin

KEPEGAWAIAN (Main Subject) CUTI (Sub Subject)

1. Cuti Bersalin 2. Cuti Tahunan 3. Cuti Sakit

c. Sistem Menurut Tanggal (chronological filing)

yaitu surat disimpan sesuai urutan tanggal pada tiap surat atau sesuai tanggal terima surat pada suatu organisasi. Biasanya, judul dalam laci arsip berupa bulan ( Januari sampai Desember), dan foldernya merupakan tanggal. Misalkan, surat masuk pada tanggal 25 Mei 2007, maka di letakkan pada laci arsip bulan

Mei dan pada folder “25”. Sistem dalam tanggal ini hanya bisa digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum terlalu banyak.

Di antara sistem yang telah di bahas di atas, sistem abjad memiliki peranan penting sebagai pelengkap sistem lainnya,tentunya terkecuali sistem tanggal. Maksudnya di sini adalah meskipun kamu akhirnya memilih sistem subjek/perihal dalam menyimpan surat-surat, kamu juga harus menyusunnya kembali sesuai urutan abjad. Oleh karena itu sebagai sekretaris,kamu patut memahami benar sistem abjad, tanpa mengabaikan sistem yang lainnya juga, karena sistem yang satu ini akan banyak membantu dalam melakukan tugas pengarsipan.

d. Sistem Wilayah (geographic filing)

yaitu surat –surat yang dimiliki perusahaan dapat disimpan menurut pembagian wilayah. Misalkan, untuk wilayah Jawa Barat disimpan terpisah dari surat-surat yang berasal dari Jawa Tengah, dsb.

Sistem ini sangat ideal bagi perusahaan yang memiliki banyak anak cabang /pabrik.

e. Sistem Nomor (numeric filing)

yaitu surat-surat disimpan dengan menggunakan urutan angka, misalnya nomor urut surat masuk dan surat keluar, nomor surat tanda bukti pembayaran kuitansi, atau bias juga member nomor sendiri. Bila menggunakan sistem nomor, terlebih dulu harus dibuat daftar kelompok pokok-pokok masalah seperti pada sistem subjek. Barulah setelah itu diberikan nomor di depan atau belakangnya. Contohnya:

11. KEPEGAWAIAN 11.1 Cuti

11.1.1 Cuti Bersalin 11.1.2 Cuti Tahunan 11.1.3 Cuti Sakit 3.3.3 Kegunaan Arsip

Menurut Mulyono ( 2003:6) Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan sebagai pengingat. arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu:

a. Guna informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan

b. Guna Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

c. Guna Sejarah

Arsip memiliki informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang

d. Guna Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan dan juga sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkain dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanan.

3. 4 Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan perusahaan dan organisasi. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien (PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971).

3.4.1 Pengorganisasian Arsip

Di dalam pengorganisasian arsip harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian arsip dalam kantor, yaitu:

a. Sentralisasi

Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral. Kerugian dari sentralisasi adalah:

1 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.

2. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan

Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relative kecil:

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:

1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. 2. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. 3. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

b. Desentralisasi

Desentralisasi adalah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing . Sistem penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan.

Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:

1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplika si arsip yang disimpan

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah:

1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing 2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri

c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dua cara tersebut. Dengan cara ini kelemahan-kelemhan kedua cara memenag dapat diatasi.

Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan disebut arsip aktif di kelola di unit kerja masing-masing pengolah. Dan arsip yang kuarang dipergunakan atau di sebut arsip inaktif di kelola di Sentral Arsip.

26

Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, Penulis mendapatkan tugas untuk membantu menyelesaikan pekerjaan di bagian kesekretariatan yang sebagaian besar merupakan upaya membuatkan sarana pencitraan perusahaan dengan cara mendesain stationery perusahaan seperti kartu nama, kartu ucapan selamat, business order form, kalender dan lain-lain. Serta melakukan pengarsipan manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing)

Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:

1. Studi Observasi

Melakukan pengamatan terhadap proses kerja yang berlangsung di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR SURABAYA.

2. Wawancara

Mencari informasi lebih lanjut kepada Direktur maupun staff yang ada di perusahaan.

3. Studi Literatur

Penulis mencari dan membaca dari literatur dan buku-buku yang dapat menunjang tugas Proyek Akhir di bagian Kesekretariatan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.

4. Pembuatan Laporan

Setelah melakukan Proyek Akhir selama 3 (tiga) bulan di bagian Kesekretariatan, penulis harus menyusun laporan Proyek Akhir.

5. Mendesain Stationery perusahaan

Mendesain Stationery perusahaan melalui Microsoft Publisher 2007 dalam rangka membuatkan sarana pencitraan bagi PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya dengan memasukan data identitas perusahaan dan mendesain sehingga menghasilkan kreasi-kreasi desain yang menawan sekelas percetakan. Selain itu Penulis juga merapikan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem pengarsipan menurut tanggal (chronological filling)

Penulis melaksanakan Proyek Akhir pada: Hari : Senin s.d. Jumat

Tanggal : 01 April s.d. 01 juli 2011

Dalam kurun waktu tersebut penulis harus dapat memenuhi syarat mengikuti Proyek Akhir minimal 1 (satu) bulan dan maksimal 3 (tiga) bulan dengan mengisi form absensi atau kehadiran yang di ketahui oleh Direktur perusahaan yang dapat dilihat di lampiran.

Pada pembahasan masalah pertama, akan dibahas mengenai proses mendesain stationery perusahaan. Proses pertama adalah mengetahui identitas perusahaan, kemudian proses kedua mendesain dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007. Pada pembahasan kedua, akan di bahas mengenai pengarsipan secara manual di PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.

4.1 Membuat Sarana Pencitraan Perusahaan

Terdapat berbagai cara untuk membuatkan saran pencintraan bagi perusahaan. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan pencitraan melaluai stationery yang digunakan oleh perusahaan, melaluai desain kartu nama, kalender, kartu ucapan selamat, amplop, business form.

4.1.1 Mendesain Kartu Nama ( bussiness card) Perusahaan

Kartu nama dapat dijadikan sebagai media promosi secara tidak langsung ketika melakukan perkenalan dan pembicaraan dengan relasi bisnis. Oleh sebab itu, kartu nama juga merupakan komponen penting dalam stationery sebuah perusahaan. Berikut langkah-langkah mendesain kartu nama (bussiness card) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007:

Gambar 4.1 Tampilan File New pada Ms Office Publisher 2007 2. Pilih opsi Bussiness Cards dari sidebar Publication Types dan pilih ukuran kartu nama sesuai ukuran anda.

Gambar 4.2 Memilih opsi berbagai macam desain template pada Microsoft Publisher 2007

3. Setelah lembar kerja siap, klik ikon item from Content Librarydaripanel objects

Gambar 4.3 Tampilan ikon item from Content Library 4. Selanjutnya, klik ganda objek logo dalam kotak Content Library

5. Atur ukuran dan posisi objek tersebut pada lembar kerja sehingga tampak seperti ilustrasi berikut

Gambar 4.4 Mengatur ukuran dan posisi logo pada lembar kerja 6. Menambahkan gambar yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan,

klik insert > picture > clip art > organize clips> office collection >industry

klikgambarconstruction

Gambar 4.5 Tampilan opsi Clip Art

Gambar 4.7 Tampilan opsi Office Collections

7. Menambahkan warna dengan cara klik kanan pada template pilih Format AutoShape > klik color and lines >klik fill dan memilih warna yang sesuai

Gambar 4.9 Tampilan opsi Color and lines

Gambar 4.10 Tampilan opsi Fill dan memilih warna yang sesuai 7. Menambahkan identitas perusahaan ke dalam desain template kartu nama

yang sudah di desain. Hasil akhir desain kartu nama akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.11 Tampilan Akhir Desain Kartu Nama 4.1.2 Mendesain Kalender Perusahaan

Membuat desain kalender sendiri bukanlah hal yang susah untuk di lakukan jika menggunakan Microsoft Office Publisher 2007 karena telah tersedia banyak pilihan template yang dapat di pilih untuk kreasi kalender. Membuat kalender hanya semudah klik dan drag saja. Berikut langkah-langkah mendesain kalender dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007:

1. Pada jendela Microsoft Office Publisher 2007, pilihlah opsi Calendars di sisi kiri. Kemudian, pilihlah opsi Full Page karena kita akan membuat kalender dengan ukuran satu halaman penuh, lalu klik salah satu template

Gambar 4.12 Memilih salah satu template kalender

2. Di bagian Customize, pilihlah komposisi warna kalender yang anda inginkan pada kotak kombo Color Scheme.

Gambar 4.13 Tampilan opsi Customize Color Scheme

3. Selanjutnya, pada bagian Options, pilihlah posisi kertas pada kotak kombo page Size, lalu pilihlah opsi One Months per Page pada bagianTimeframe

Gambar 4.14 Pengaturan pada bagian Customize dan Options 4. Jika sudah, klik tombol Set Calendar Dates

Gambar 4.15 Tampilan opsi Set Calendar Dates

5. Pada kotak dialog Set Calendar Dates, pilih opsi bulan yang hendak anda buat kalendernya. Pilihlah bulan awal dan bulan akhir masing masing pada kotak kombo Start Date dan End Date. Kali ini, kita hendak membuat

empat kalender yang di mulai dari bulan Januari 2011 hingga April 2011.

Gambar 4.16 Tampilan Pengaturan Set Calendars Dates 6. Sesudah itu, klik tombol OK sehingga Anda akan masuk ke tampilan awal

Gambar 4.17 Tampilan awal desain kalender

7. Untuk mengubah jenis fontdan ukuran font pada halaman kalender, seleksilah font yang hendak diubah klik kanan > change text > font

Gambar 4.18 Mengubah Jenis Font dan Ukuran Font

8. Kemudian, pada text yang berisi tentang data perusahaan maka ketiklah data perusahaan anda

Gambar 4.19 Hasil Akhir Desain Tampilan Kalender 4.1.3 Mendesain Amplop

Microsoft Office Publisher 2007 menyediakan fasilitas untuk mendesain amplop, di mana apabila kita mengirimkan pasti surat di masukkan ke dalam amplop dengan menampilkan identitas pengirimnya baik perorangan maupun suatu instansi ataupun perusahaan. Ikuti langkah berikut untuk mendesain amplop:

1.Buka lembar kerja baru dengan memilih menu File > New

Gambar 4.20 Tampilan File New pada Ms Office Publisher 2007 2.Pilih opsi Envelopes pada sidebar Publication Types dan pilih ukuran amplop yang ingin digunakan

Gambar 4.21 Memilih Bentuk Amplop dan Ukurannya 3. Akhiri dengan menekan tombol Create

Gambar 4.22 Tampilan opsi Create

4. Sebuah lembar kerja akan ditampilkan berdasarkan ukuran amplop yang dipilih.

Gambar 4.23 Tampilan Lembar Kerja Untuk Mendesain Amplop 5. Pilih menu insert> Text box > word art untuk mendesain tulisan

Gambar 4.24 Tampilan Opsi Text Box

Gambar 4.26 Tampilan Opsi WordArt

Gambar 4.27 Tampilan Hasil Mendesain Kop Amplop dengan WordArt 6. Buat kotak teks di kanan bawah lembar kerja, lalu ketikkan teks seperti pada contoh di bawah ini

Gambar 4.28 Menuliskan teks kepada orang/perusahaan yang dituju

7. Klik kanan pada text box yang di buatdi bawah kanan lembar kerja untuk membuka kotak dialog Format Text Box, dalam kotak dialog Format TextBox, klik kotak kombo Colordi bagian Fill dan pilihlah opsi Fill Effects

Gambar 4.30 Tampilan Opsi Kotak Dialog Format Text Box 8. Atur kombinasi warna, setelah selesai klik tombol OK.

9. Pada kotak dialog Format Text Box, klik tombol Border Art di bagian Line dalam Tab Colors and Lines maka kotak dialog BorderArt akan muncul di layar. Pilih jenis bingkai teks dalam kotak Available Borders, lalu klik Ok. Untuk contoh ini Penulis memilih Postage Stamp.

Gambar 4.33 Tampilan Opsi Postage Stamp

10. Terakhir, klik tombol OK dan hasilnya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini

Gambar 4.34 Hasil Akhir Desain Amplop

4.1.4 Mendesain Kartu Ucapan Selamat

Membuat kartu ucapan bukan pekerjaan yang sulit karena bisa menemukan beragam desain kartu ucapan dalam Microsoft Office Publisher 2007. Berikut akan disajikan langkah-langkah membuat kartu ucapan. Dalam pembahasan ini, Penulis mendesain kartu ucapan terima kasih atas kepercayaan perusahaan untuk mengerjakan proyek jembatan. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilihlah opsi Greeting Cards pada bagian Publication Types.

Gambar 4.35 Memilih Opsi Greeting Cards

2. Selanjutnya, turunkan scrollbar pada bagian Greeting Cards hingga menemukan template kartu ucapan bisnis, lalu klik tombol Create

Gambar 4.36 Memilih Template Kartu Ucapan

3. Begitu dokumen baru dengan template yang dipilih terbuka, klik ikon Insert WordArt pada toolbar Object di sisi kiri jendela Microsoft Pubisher

Gambar 4.37 Tampilan Opsi Ikon WordArt

4. Muncul kotak dialog WordArt Gallery Pilihlah bentuk WordArt yang di inginkan, lalu tekan tombol OK.

6. Ketikkan teks pada kotak dialog Edit WordArt Text, lalu pilihlah jenis font untuk teks tersebut pada kotak kombo Font dengan terlebih dahulu memblok huruf yang akan diganti

Gambar 4.39 Mengetikkan Teks Pada Kotak Dialog Edit WordArt Text

7. Kalau sudah, tekanlah tombol OK dan WordArt langsung ditampilkan kartu ucapan anda.

8. Pilih menu Insert > Text box > untuk mengetikkan identitas perusahaan selanjutnya klik kanan pada text box > Format Text Box > Color and Lines > line, pilihlah warna garis text box yang diinginkanuntuk pemilihan effects Texture Text Box

Gambar 4.42 Tampilan Opsi Format Text Box

Gambar 4.43 Tampilan Opsi Format Line Text Box

9. Selanjutnya buka halaman bagian dalam kartu ucapan dengan mengklik angka 2 atau 3 di bagian bawah jendela Microsoft Publisher.

10.Ketikkan teks visi di halaman kedua, misi, dan motto perusahaan di halaman ketiga dengan menggunakan Text Box, seperti terlihat pada gambar di bawah ini

Gambar 4.45 Mengetikkan teks

Gambar 4.46 Memilih Opsi Fill Effects dari Fill Color 12.Aktifkan Tab Picture, kemudian tekan tombol Select Picture

.

Gambar 4.47 Menekan Tombol Select Picture

13.Teruskan dengan memilih fill image atau gambar pada kotak dialog SelecPicture yang muncul

Gambar 4.48 Memilih File Gambar 14.Kemudian, klik tombol Insert

15.Anda kembali dihadapkan pada kotak dialog Fill Effects, klik tombol OK

Gambar 4.50 Tampilan gambar dalam kartu ucapan

16.Setelah itu, klik ikon Color pada toolbar WordArt dan pilih opsi Washout sehingga gambar tampak transparan.

Gambar 4.51Memilih Opsi Washout

17.Buka halaman terakhir kartu ucapan dengan mengklik nomor 4 di bagian bawah jendela Microsoft Pubisher

18.Sebagai penutup kartu ucapan, ketiklah ucapan salam dan nama pimpinan 19.Jika jenis dan ukuran fontkurang sesuai dengan harapan, ubahlah.

20.Bagian akhir dari kartu ucapan terima kasih akan tampak seperti gambar berikut

Gambar 4.52 Bagian atau Halaman Terakhir Kartu Ucapan 4.1.5 Mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor

Di dalam Microsoft Publisher kita bisa mendesain berbagai macam untuk keperluan kegiatan kantor seperti mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor maupun alat-alat yang menunjang keselamatan pekerja proyek maupun sebagai media promosi perusahaan ke rekan bisnis seprti kartu nama, kalender, amplop dan lain-lain. Berikut langkah-langkah mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor:

Gambar 4.53 Memilih Opsi Business Forms

2. Selanjutnya turunkan scrollbar pada bagian Business Forms hingga menemu- kan template Purchase Order, lalu klik tombol Create

Gambar 4.54 Memilih Template Business Form 3. Pilihlah opsi center paragraph untuk mengetikkan “bulan april 2011”

Gambar 4.55 Tampilan Opsi Center Paragraph

4. Ketiklah alamat perusahaan pada text box primary business address dan ketiklah nomer telephon dan email perusahaan seperti terlihat pada gambar di bawah ini

Gambar 4.56 Tampilan Text Box Primary Business Address

Gambar 4.57 Tampilan Text Box Primary Business Address setelah diketikkan data perusahaan

5. Pilih menu Insert > Text box > untuk mengetikkan “ ALAT TULIS KANTOR” ubahlah jenis font dan ukurannya sesuai dengan yang diinginkan terlihat seperti pada gambar

Gambar 4.58 Tampilan text box “ ALAT TULIS KANTOR”

6. Setelah itu klik/letakkan kursor pada text box “ alat tulis kantor” klik kanan > format text box > fill > color, pilihlah warna sesuai dengan yang diinginkan, terlihat seperti pada gambar

7. Hapuslah table yang ada dan buat table sesuai dengan keperluan dengan cara klik table >insert> table > create table tentukan jumlah kolom dan baris sesuai dengan keperluan.

Gambar 4.60 Tampilan Opsi Insert Table

Gambar 4.62 Tampilan Hasil Table Purchase Order Alat Tulis Kantor Periode April 2011

8. Selanjutnya pilih menu Insert > Text box > ketiklah “ Mengetahuai, Yoni Tisawadi, Direktur”.

9. Begitu juga selanjutnya pilih menu Insert > Text box > ketiklah “ Di buat, Rollina Iskandar, Sekretaris.

10. Selanjutnya pilih menu format > background > selanjutnya turunkan scrollbar pada bagian Apply Background > pilih background swirls

Gambar 4.64 Tampilan Opsi Background Swirls

10. maka hasil akhir form purchase Order akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini

4.2 Pembahasan Pengarsipan Manual PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.

PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya adalah perusahaan yang berkembang sekitar lima tahun bergerak dibidang konstruksi. Dan di perusahaan tersebut belum memiliki tenaga kerja sekretaris sehingg pengarsipan di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya masih belum rapi. Penulis yang sebagai mahasiswa tenaga kerja praktek yang di tempatkan sebagai sekretaris melakukan pengarsipan secara manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing). Alasan Penulis nenilih sistem tanggal untuk pengarsipan karena sistem pengarsipan tersebut cocok untuk perusahaan yang baru berkembang. Penulis mengarsipkannya dengan cara memisahkan terlebih dahulu surat masuk dan keluar, surat masuk di masukkan ke dalam clear holder berwarna biru dan surat keluar dimasukkan ke dalam clear holder berwarna kuning, setiap clear holder berwarna biru untuk surat masuk ditulisi “ tahun 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011” begitu juga dengan clear holder berwarna kuning untuk surat keluar, setiap bagian dalam clear holder ditulisi berdasarkan urutan bulan, baru kemudian surat dimasukkan berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun hanya dipisahkan berdasarkan surat masuk atau surat keluar saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram berikut:

Proses pertama pengarsipan surat masuk

dipisahkan dipisahkan dipisahkan

Surat masuk diurutkan di urutkan di urutkan menurut menurut menurut tahun bulan tanggal 2006-2011 Januari-Desember per bulan

Proses kedua pengarsipan didalam

di dalam

clear holder surat masuk surat masuk terdapat Januari-Desember 01/01/2006 2006 s/d 31/12/2006

Gambar 4.67 Pengarsipan surat masuk menurut tanggal CLEAR

HOLDER SURAT MASUK 2006

Proses pertama pengarsipan surat keluar

dipisahkan dipisahkan dipisahkan

Surat keluar di urutkan di urutkan di urutkan menurut menurut menurut tahun bulan tanggal 2006-2011 Januari-Desember per bulan

Proses kedua pengarsipan didalam

di dalam

clear holder surat masuk surat masuk terdapat Januari-Desember 01/01/2006 2006 s/d 31/12/2006

Gambar 4.68 Pengarsipan surat keluar menurut tanggal CLEAR

HOLDER SURAT KELUAR 2006

78

Pada Bab V ini akan membahas tentang Kesimpulan dan Saran yang diberikan oleh Penulis guna kemajuan bersama.

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan Proyek Akhir pada bagian Kesekretariatan PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya, Penulis telah mendapatkan pengalaman dan ilmu yang bermanfaat, serta menimba pengalaman yang dapat dijadikan bekal dalam dunia kerja nantinya.

Kesimpulan yang dapat diambil oleh Penulis selama mengikuti Proyek Akhir di bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:

1. Beberapa cara dapat dilakukan oleh perusahaan untuk membuatkan sarana pencitaraan perusahaan kepada pihak eksternal, melalaui desain kartu nama, kalender, kartu ucapan selamat, amplop, business form, pembuatannya dengan menggunakan Microsoft publisher 2007

2. Pengarsipan yang dilakukan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya masih kurang baik karena tidak adanya tenaga di bagian khusus keskretariatan. Untuk itu Penulis menata pengarsipan dengan cara manual.

5.2 Saran

Penulis memberikan beberapa saran kepada PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya yang telah menjadi tempat melaksanakan Proyek Akhir. Adapun saran tersebut adalah:

1. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu membuat desain

stationery perusahaan untuk menunjang pencitraan perusahaan supaya lebih

diingat oleh para klien untuk menjalin hubungan kerjasama berkelanjutan

2. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu menambah tenaga kerja sekretaris untuk membantu tugas pimpinan dalam mengurusi rumah tangga perusahaan seperti halnya pengarsipan.

80

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia

PustakaUtama.

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Prestasi

Pustakaraya

Dewi, Yuniasari Shinta. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Jakarta: Erlangga

Jefkins, Franks.1995. Public Relations. Jakarta: Erlangga

Jubilee Enterprise.2008. Kreasi Percetakan Pribadi Dengan Microsoft Publisher

2007. Jakarta:Elex Media Komputindo

Rahmadi.1996. Public Relations Dalam Teori Dan Praktek. Jakarta: Gramedia

PustakaUtama

Ritongga, Jammiluddin. 2004. Riset Kehumasan. Jakarta: Gramedia Widiasarana

Indonesia

Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi.

75

4.2 Pembahasan Pengarsipan Manual PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.

PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya adalah perusahaan yang berkembang sekitar lima tahun bergerak dibidang konstruksi. Dan di perusahaan tersebut belum memiliki tenaga kerja sekretaris sehingg pengarsipan di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya masih belum rapi. Penulis yang sebagai mahasiswa tenaga kerja praktek yang di tempatkan sebagai sekretaris melakukan pengarsipan secara manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing). Alasan Penulis nenilih sistem tanggal untuk pengarsipan karena sistem pengarsipan tersebut cocok untuk perusahaan yang baru berkembang. Penulis mengarsipkannya dengan cara memisahkan terlebih dahulu surat masuk dan keluar, surat masuk di masukkan ke dalam clear holder berwarna biru dan surat keluar dimasukkan ke dalam clear holder berwarna kuning, setiap clear holder berwarna biru untuk surat masuk ditulisi “ tahun 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011” begitu juga dengan clear holder berwarna kuning untuk surat keluar, setiap bagian dalam clear holder ditulisi berdasarkan urutan bulan, baru kemudian surat dimasukkan berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun hanya dipisahkan berdasarkan surat masuk atau surat keluar saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram berikut:

Proses pertama pengarsipan surat masuk

dipisahkan dipisahkan dipisahkan

Surat masuk diurutkan di urutkan di urutkan menurut menurut menurut tahun bulan tanggal 2006-2011 Januari-Desember per bulan

Proses kedua pengarsipan didalam

di dalam

clear holder surat masuk surat masuk terdapat Januari-Desember 01/01/2006 2006 s/d 31/12/2006

Gambar 4.67 Pengarsipan surat masuk menurut tanggal CLEAR

HOLDER SURAT MASUK 2006

77

Proses pertama pengarsipan surat keluar

dipisahkan dipisahkan dipisahkan

Surat keluar di urutkan di urutkan di urutkan menurut menurut menurut tahun bulan tanggal 2006-2011 Januari-Desember per bulan

Proses kedua pengarsipan didalam

di dalam

clear holder surat masuk surat masuk terdapat Januari-Desember 01/01/2006 2006 s/d 31/12/2006

Gambar 4.68 Pengarsipan surat keluar menurut tanggal CLEAR

HOLDER SURAT KELUAR 2006

78

Pada Bab V ini akan membahas tentang Kesimpulan dan Saran yang diberikan oleh Penulis guna kemajuan bersama.

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan Proyek Akhir pada bagian Kesekretariatan PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya, Penulis telah mendapatkan pengalaman dan ilmu yang bermanfaat, serta menimba pengalaman yang dapat dijadikan bekal dalam dunia kerja nantinya.

Kesimpulan yang dapat diambil oleh Penulis selama mengikuti Proyek Akhir di bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:

1. Beberapa cara dapat dilakukan oleh perusahaan untuk membuatkan sarana pencitaraan perusahaan kepada pihak eksternal, melalaui desain kartu nama, kalender, kartu ucapan selamat, amplop, business form, pembuatannya dengan menggunakan Microsoft publisher 2007

2. Pengarsipan yang dilakukan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya masih kurang baik karena tidak adanya tenaga di bagian khusus keskretariatan. Untuk itu Penulis menata pengarsipan dengan cara manual.

79

5.2 Saran

Penulis memberikan beberapa saran kepada PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya yang telah menjadi tempat melaksanakan Proyek Akhir. Adapun saran tersebut adalah:

1. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu membuat desain stationery perusahaan untuk menunjang pencitraan perusahaan supaya lebih diingat oleh para klien untuk menjalin hubungan kerjasama berkelanjutan

2. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu menambah tenaga kerja sekretaris untuk membantu tugas pimpinan dalam mengurusi rumah tangga perusahaan seperti halnya pengarsipan.

80

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia

PustakaUtama.

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Prestasi

Pustakaraya

Dewi, Yuniasari Shinta. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Jakarta: Erlangga Jefkins, Franks.1995. Public Relations. Jakarta: Erlangga

Jubilee Enterprise.2008. Kreasi Percetakan Pribadi Dengan Microsoft Publisher 2007. Jakarta:Elex Media Komputindo

Rahmadi.1996. Public Relations Dalam Teori Dan Praktek. Jakarta: Gramedia

PustakaUtama

Ritongga, Jammiluddin. 2004. Riset Kehumasan. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia

Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi.