MENGELOLA EVENT ENTERTAINMENT SEBAGAI SARANA PENCITRAAN THE SUNAN HOTEL SOLO
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA
MENGELOLA EVENT ENTERTAINMENT SEBAGAI SARANA
PENCITRAAN THE SUNAN HOTEL SOLO
Disusun oleh :
Juwita Maharani S
D1608040
TUGAS AKHIR
DIPLOMA III
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2011
MOTTO
- Hidup adalah belajar dan berkarya
(Anonim)
- Education is the ability to meet life's situations – Pendidikan merupakan kemampuan untuk bertemu dengan situasi hidup (Dr. John G. Hibben)
PERSEMBAHAN
Dengan cinta, tugas akhir ini dipersembahkan untuk: Tuhan Yesus dan Bunda Maria yang selalu ada Seluruh keluarga atas dukungannya Teman - teman yang selalu membantu Ando yang selalu menemani dan mendukung
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus yang memberi limpahan rahmat dan petunjuk baik di saat–saat sulit maupun di saat-saat mudah yang penulis lalui hingga dapat diselesaikannya tugas akhir ini. Tugas akhir dengan judul “ Mengelola Event Entertainment Sebagai Sarana Pencitraan The Sunan Hotel Solo “ disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Public Relations Diploma III Fakultas Ilmu Politik dan Ilmu Sosial Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha sebaik mungkin. Berbagai pihak telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun materiil demi kelancaran tugas akhir ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang selalu mendampingi
2. Bapak Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin penulisan Laporan Kuliah kerja Media sebagai Tugas Akhir
3. Bapak Drs. Aryanto Budhi S, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
4. Bapak Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun tugas akhir ini
5. Bapak Drs. Ig. Agung Satyawan, M.Si, SE selaku dosen pembimbing akademik yang telah membimbing penulis selama ini
6. Seluruh dosen dan staf program Diploma III Komunikasi Terapan atas semua pengetahuan yang telah diberikan selama di bangku perkuliahan
7. Seluruh management The Sunan Hotel Solo terutama Mbak Retno dan Mbak Tika karena yang telah membantu dan membimbing selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media
8. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu Penulis berdoa semoga segala kebaikan yang telah diberikan, memperoleh balasan berkat dan anugerah yang berkelimpahan dari Tuhan. Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi masyarakat pada umumnya dan rekan-rekan mahasiswa Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret pada khususnya serta dapat memberikan motivasi yang kuat untuk meneruskan pencarian dan pendalaman atas pemahaman yang lebih baik lagi tentang public relations di masa-masa mendatang.
Surakarta, Juni 2011 Penulis
( JUWITA MAHARANI SASONGKO )
DAFTAR ISI
halaman JUDUL ………………………………………………………...………..………. i PERSETUJUAN ................................................................................................... ii PENGESAHAN ................................................................................................... iii MOTTO............................................................................................................…. iv PERSEMBAHAN................................................................................................ v KATA PENGANTAR ……….............................................................................. vi DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG ..................................................................................... 1 B. TUJUAN .......................................................................................................... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PUBLIC RELATIONS.................................................................................... 7 B. IMAGE ............................................................................................................ 10 C. EVENT ……………………………………................................................... 11 BAB III GAMBARAN UMUM THE SUNAN HOTEL SOLO A. SEJARAH THE SUNAN HOTEL SOLO....................................................... 12 B. STRUKTUR BANGUNAN THE SUNAN HOTEL SOLO ........................... 14 C. FASILITAS .……………….……………….................................................. 16
D. VISI, MISI, FALSAFAH, DAN MOTTO THE SUNAN HOTEL SOLO ......................................................................................................................... 22
E. STRUKTUR ORGANISASI THE SUNAN HOTRL SOLO ...................... 23
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM)
1. TUGAS – TUGAS YANG TELAH DILAKUKAN ................................... 31
2. KESULITAN / KENDALA YANG DIHADAPI ...................................... 34
3. CARA YANG TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI KESULITAN .......................................................................................................................... 34
4. KEMAJUAN YANG TELAH DICAPAI .................................................. 35
BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN ......................................................................................... 36 B. SARAN ...................................................................................................... 37 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dunia perhotelan sudah begitu dekat dengan masyarakat. Berbagai
macam kegiatan dapat dilakukan di hotel. Penginapan, hiburan, meeting, wedding, dan party hanyalah sedikit saja dari bermacam kegiatan tersebut.
Hotel menjangkau kalangan dari atas sampai bawah.
Kota Solo adalah suatu kota di Jawa Tengah yang sering menjadi tujuan bagi pebisnis untuk melakukan meeting. Pariwisata kota ini memang belum sementereng nama Jogja atau Bali. Namun akhir – akhir ini pemerintah sedang menggalakkan promosi pariwisata budaya. Hal ini tentu saja mendongkrak okupansi hotel.
Hotel digandeng pemerintah untuk ikut membangun citra Solo sebagai kota Budaya. Contoh konkretnya yaitu saat acara Solo Batik Carnival keempat, beberapa hotel di Solo bersama membangun panggung untuk tamu VIP.
Selain itu beberapa hotel juga meluncurkan paket kereta kencana. Di mana tamu dapat menyewa kereta kencana ini untuk pernikahan atau acara lainnya. Kereta kencana merupakan salah satu alat transportasi yang digunakan untuk menarik wisatawan agar datang ke Solo selain Kereta Uap Jaladara dan Bus Tingkat Werkudara.
Solo sedang berbenah. Pemkot Solo telah menyerukan slogan “ Solo Past is Solo Future “ maka semua lapisan masyarakat turut mendukung Pemkot dalam membangun Solo. Tidak ketinggalan hotel pun ikut membantu Pemkot dalam memasarkan kota Solo. Hal ini karena hotel dan kota Solo saling bersimbiosis mutualisme.
Dengan banyaknya agenda acara yang diadakan oleh Pemkot, hotel akan mengalami keuntungan. SIPA, SIEM, Solo Batik Carnival, Solo Menari
24 Jam hanyalah sedikit dari rangkaian acara tersebut. Acara-acara budaya tersebut membawa delegasi dari banyak kota dan Negara, dan menarik wisatawan dari luar kota dan luar negeri. Sehingga hotel akan sangat diuntungkan dengan kenaikan okupansi.
The Sunan Hotel Solo merupakan hotel bintang empat yang terletak di kota Solo. Sebagai hotel berbintang, sasaran The Sunan Hotel Solo adalah menengah ke atas. Dengan banyaknya hotel yang ada di Solo, The Sunan Hotel harus memiliki keunikan di mana tidak dapat ditemukan di hotel yang lain. Misalnya saja ballroom The Sunan Hotel Solo merupakan satu - satunya hotel di Solo yang mampu menampung 2500 orang. Selain itu mengapa harus memilih The Sunan Hotel Solo? Karena hotel ini letaknya strategis. Mudah diakses dari mana saja karena hanya berjarak 15 menit dari Bandara Adisumarmo dan 6 menit dari Stasiun Kereta Api Balapan.
Berbagai macam event sukses digelar di hotel ini. Mulai dari MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) sampai event entertainment seperti party dan konser. Event MICE banyak diadakan di The Sunan Hotel Solo mulai dari Rakernas Kaderisasi Golkar sampai Konggres PSSI.
The Sunan Hotel juga sudah berkali – kali mengadakan konser dan party artis ternama. Nidji, The Virgin, Geisha, D’Masiv, Daniel Sahuleka, Saykoji, DJ Winky, DJ Romy, DJ Riri, Alice Norin hanyalah sebagian dari artis yang pernah tampil. Masih ada pula dj dan band local yang setiap hari siap menghibur tamu.
Acara – acara konser dan party tersebut dikemas dalam event rutin dan khusus. Band local tampil setiap hari di Music Room ( Musro ) dan DJ tampil setiap hari Sabtu. Event khusus diadakan sebulan sekali dengan mengundang artis – artis yang disebutkan di atas.
Public Relation ( PR ) merupakan bagian yang sangat penting dari The Sunan Hotel Solo. PR adalah ujung tombak bagi hotel ini. Tugasnya beragam saat mengelola event, dimulai dari persiapan, melakukan promosi, memonitor saat acara belangsung, dan terakhir membuat laporan liputan.
PR bersama dengan Marketing, F & B ( Food and Beverage ), dan General Manager menentukan siapa saja yang dapat tampil di The Sunan Hotel Solo. Persiapan yang lain adalah membuat press release dari event tersebut. Saat membuat press release tentu saja seorang PR harus mengetahui profil dari artis yang akan tampil. Selanjutmya adalah mengirimkan ke media cetak dan membuat undangan liputan untuk reporter. Terkadang PR juga mempromosikan event lewat media radio.
Saat acara berlangsung, seorang PR harus memastikan bahwa acara berlangsung dengan baik. Selain itu juga bertugas untuk memastikan reporter meliput acara. Untuk acara tertentu, terkadang juga digelar konferensi pers. Di sinilah yang menjadi tantangan seoarng PR. Bila ia menggelar konferensi pers, ia tentu harus mencari ide kreatif saat beriklan di media agar materinya tidak sama dengan yang ia sampaikan pada saat konferensi pers.
Setelah acara selesai, PR membuat laporan liputan tentang acara tersebut untuk kepentingan hotel. Press release liputan juga dapat diberikan ke media sebagai salah satu sarana untuk beriklan.
The Sunan Hotel tidak hanya berkutat dalam konser atau party, event entertainment fashion show juga sudah beberapa kali dihelat. Dengan judul Fashion Luncheon, The Sunan Hotel memberikan kesempatan bagi desainer kota Solo untuk memamerkan karyanya. Penonton tidak hanya disuguhi model berlenggak – lenggok membawakan rancangan tetapi juga dapat menonton sembari makan siang di Narendra Indo Asia Dining.
The Sunan Hotel Solo juga mendukung pelestarian kebudayaan. Contohnya event Traditional Dessert Festival yang melibatkan penjual makanan tradisional seperti serabi, opak angin, bubur ketan hitam, dawet, jamu, brambang asem, wedang ronde, wedang asle, klepon, cenil, rujak, dan lain sebagainya. Saat acara ini berlangsung, hiburan siteran mengiringi pengunjung.
Dengan banyaknya keunggulan fasilitas dan event yang digelar tentu tidak salah bila penulis memilih The Sunan Hotel Solo untuk melakukan Kuliah Kerja Media ( KKM ).
Penulis memilih untuk mengangkat judul “ Mengelola Event Entertainment Sebagai Sarana Pencitraan The Sunan Hotel Solo “ karena hal inilah salah satu kelebihan The Sunan Hotel Solo dibandingkan hotel yang lain. Konsistensi dipertahankan terlihat dari event Sparkling Wednesday telah diadakan dari tahun 2000 sampai sekarang. Selain itu The Sunan Hotel Solo juga menerima masukan dari pengunjung tentang siapa saja artis yang ingin ditampilkan.
Bagaimana The Sunan Hotel mampu mengelola event entertainment? Ini merupakan kerja keras dari seluruh karyawan dan yang menjadi ujung tombaknya adalah Public Relations.
B. TUJUAN PENULISAN
Tujuan utama dari pelaksanaan KKM adalah memberikan pengalaman praktek bagi mahasiswa. Praktek ini sangatlah penting sebagai jembatan perbedaan kegiatan dunia perkuliahan dan dunia kerja. Dengan mengikuti KKM mau tidak mau mahasiswa mengetahui budaya perusahaan. Selain itu, secara khusus bagi penulis, KKM ini sangat bermanfaat untuk menempa penulis agar dapat menjadi seorang public relation yang baik. Karena penulis belajar dan dibimbing langsung oleh public relation The Sunan Hotel Solo.
Banyak sekali yang dapat dipelajari, seperti membuat press release dan undangan, membangun citra, mengelola event, dan lain-lain.
Dengan adanya KKM dan penelitian ini, penulis merasa bahwa seperti inilah dunia kerja yang sesungguhnya. Penulis dapat belajar tentang public relation internal dan eksternal, berupa terjun langsung ke lapangan, tidak hanya teori seperti yang selama ini diberikan di bangku kuliah.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Event entertainment yang diselenggarakan di The Sunan Hotel Solo
merupakan salah satu yang diunggulkan. Public Relation yang mengelolanya memegang peranan yang sangat penting.
A. Public Relation Scott M. Cutlip dalam bukunya ”Effective Public Relations 9th Edition” menyatakan bahwa unsur-unsur yang lazim di jumpai dalam banyak definisi PR menyatakan bahwa PR :
1. Melakukan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari manajemen organisasional.
2. Menangani hubungan antara organisasi dan public stakeholders-nya.
3. Memonitor kesadaran, opini, sikap, dan perilaku di dalam maupun di luar organisasi.
4. Menganalisis dampak dari kebijakan, prosedur, dan aksi terhadap public stakeholder.
5. Mengidentifikasi kebijakan, prosedur, dan tindakan yang bertentangan dengan kepentingan public dan kelangsungan hidup organisasi.
6. Memberi saran kepada manajemen dalam hal pembentukan kebijaksanaan baru, prosedur baru, dan tindakan baru yang sama-sama bermanfaat bagi organisasi dan public.
7. Membangun dan mempertahankan komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.
8. Menciptakan perubahan yang terukur dalam kesadaran, opini, sikap dan perilaku di dalam dan di luar organisasi.
9. Menghasilkan hubungan yang baru dan atau tetap antara organisasi dan publiknya.
Sedangkan definisi Public Relations lainnya yang berkaitan dengan manajemen adalah definisi yang dikeluarkan oleh Public Relations News : “Public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap – sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang / sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program - program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan public.” Rhenald Kasali (1994 : 7).
Dengan pengertian di atas dapat kita ketahui bahwa Public Relation bertugas untuk menyusun rencana dan program komunikasi serta sebagai jembatan antara perusahaan dan stakeholdernya.
Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya “Manajemen Public Relations
dan Media Komunikasi”, peranan umum PR dalam manajemen suatu organisasi itu terlihat dengan adanya beberapa aktivitas pokok kehumasan yaitu :
1. Mengevaluasi sikap atau opini publik.
2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur perusahaan dengan kepentingan publiknya.
3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktivitas PR.
Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, PR Officer akan melakukan fungsi - fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar aktivitas utamanya berperan sebagai : 1. Communicator .
Kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak / elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka sebagainya . Di samping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader.
2. Relationship .
Kemampuan peran PR membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan public internal dan eksternal. Juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut.
3. Back up Management .
Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan.
4. Good Image Maker .
Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi, dan sekaligus menjadi tujan utama bagi aktivitas public relations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik perusahaan dan produk yang diwakilinya.
B. Image Menurut Frank Jefkins dalam bukunya periklanan, citra perusahaan
(Corporate Image) adalah gagasan atau persepsi mental dari khalayak tertentu atas suatu usaha perusahaan atau organisasi, yang didasarkan pada pengetahuan dan pengalaman khalayak itu sendiri.
Image Citra perusahaan bisa bervariasi dan tidak sesuai dengan sesungguhnya, bergantung pada sejauh mana khalayak itu berhubungan dengan (dan mengetahui tentang) organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atas dasar itulah perusahaan harus senantiasa berusaha menciptakan hubungan yang baik antara pihaknya sendiri dan segenap unsur yang menjadi khalayak atau konsumennya yakni mulai dari para pemegang saham perusahaan, pegawai distribusi, konsumen dan lain-lain. Citra perusahaan tidak bisa direkayasa, namun citra dipersepsikan secara salah bisa diluruskan melalui penyebaran informasi dan pembeberan fakta - fakta yang
Menurut Rachmadi (1994:64) proses pembentukan citra atau image dapat dilihat dalam Teori Image Building yaitu :
Teori Image Building:
PR Æ Original Message Stimulus Factor Æ Physical Receptor Æ Attention
Filter Selective Perception Æ Perception Filter Selective Perception Æ Perception Image
Model tersebut menggambarkan proses pembentukan citra melalui proses penerimaan panca indra, filter perhatian (attention filter). Dari sini kemudian menghasilkan pesan yang dapat dimengerti (perception message) yang berubah menjadi persepsi dan akhirnya membentuk citra. Citra merupakan seperangkat anggapan, kesan atau gambaran seseorang atau sekelompok orang mengenai obyek yang bersangkutan.
C. Event Dalam kamus Inggris – Indonesia yang ditulis John M. Echols dan
Hassan Shadily event berarti peristiwa atau kejadian. Sedangkan entertainment berarti hiburan atau pertunjukan.
Jadi dapat kita simpulkan bahwa event entertainment berarti acara hiburan.
BAB III GAMBARAN UMUM THE SUNAN HOTEL SOLO A. Sejarah The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel
berbintang empat di surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangn terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di solo, dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company the sunan hotel solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua belliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.
Pada awalnya The Sunan Hotel Solo hanya menawarkan jasa penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel dan dengan tujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company memutuskan untuk menggunakan manajemen Quality - Choice International, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International. Pada bulan oktober 1990, Tn. Ron Muller dan Ny. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini.
Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality hotel solo melepaskan diri dari manajemen Quality – Choice International dan merubah namanya menjadi ”The Sunan Hotel” Solo. Mulai tanggal 23 November 2007 Quality hotel solo resmi berubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo.
The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, namun hanya mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancynya di dunia perhotelan.
Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.
Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.
The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.
Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya berturut-turut Mr.
Leopold Tambingon (incharge), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelumnya menjabat sebagai executive assistant manager di The Sunan Hotel Solo.
B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo
2 The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m dengan luas
2 bangunan 16.145 m dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Design arsitektur hotel merupakan perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah.
Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut:
a. Basement, terdapat:
1. Ruang perkantoran dan pengendalian
2. Music room
3. Fitness center dan spa gallery
4. Florist
5. Musholla Qolbun Salim
6. Locker karyawan
7. Area parkir
8. Klinik
b. Ground Floor, terdapat :
1. Receptionist
2. Lobby
3. Business Centre
4. Narendra Indo Asia Dining
5. Royal Expresso Coffee & Tea Lounge
6. Royal Delicatessen
7. Swimming pool
8. Soemarjo Grand Ballroom
9. Kono room
10. Privat Dining Room
11. Salon
c. Lantai 1
1. Terdapat kamar-kamar penginapan
2. Triwindu I & II Meeting Room
3. Embassy Wine Lounge and Shop
d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6 Di seluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan
e. Halaman depan Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos keamanan hotel.
C. Fasilitas
The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan, yaitu sebagai berikut :
1. Kamar Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan spesifikasi :
a. President Suite Room 1) Hanya terdapat 1 kamar dan terletak di lantai 6.
2) Fasilitas ruang besar, 2 kamar tidur dengan kasur ukuran Twin bed dan King size bed, 2 kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, dan 3 televisi
b. Suite Rooms
1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6 2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televisi dengan layar lebih lebar yang terdapat di kamar tidur dan ruang keluarga
c. Junior Suite Rooms 1) Sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6 2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan ruang keluarga lengkap dengan televisi dan sofa
d
. Executive Business Rooms
2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus untuk para pebisnis e. Deluxe Rooms
1) Sebanyak 102 kamar dan terletak dilantai 2 – 5 2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi dan perlengkapan kamar standar
2. Ruang Banquet dan Fasilitas Konferensi (Meeting Room).
The Sunan Hotel Solo memiliki 9 (sembilan) ruang konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara MICE (Meeting,
Incentive, Conference, dan Exhibition) maupun acara-acara lainnya. Ruang
tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Ballroom I : Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki :
- Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi
- Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi
- Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi
- Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi
- Untuk U – Shape Style berkapasitas 70 kursi
b. Ballroom II : Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I
c. Ballroom III : Ruangan ini menempati area seluas 648 m2 dengan ukuran 27 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 900 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 900 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 400 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 280 kursi 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 250 kursi
d. Soemaryo Grand Ballroom : Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 2800 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 2800 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 500 kursi
e. Kono Meeting Room : Ruangan ini menempati area seluas 64.8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2 dan kapasitas yang dimiliki :
1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 50 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 30 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 30 kursi 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 25 kursi
f. Executive Meeting Room : Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 17,8 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 30 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 20 kursi
g. Nurhadi Private Dining Room : Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 10 kursi
h. Triwindu Meeting Room I : Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi.
2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi.
4 ) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 30 kursi. i. Triwindu Meeting Room II :
Ruangan ini menempati area seluas 85,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 30 kursi.
D. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo
1. Visi
Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.
2. Misi
- Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik
- Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha
- Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi
- Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua
3. Falsasfah Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.
4. Motto
Feel The Sunan Experience!
E. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo
1. EXECUTIVE OFFICE Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.
2. ACCOUNTING DEPARTMENT Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa serta menyusun laporan keuangan perusahaan sesuai dengan standar akuntasi yang berlaku
3. HUMAN RESOURCES DEPARTMENT / HRD Dipimpin oleh Human Resources Manager dengan tugas :
a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu
b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang, internasional, café atau restaurant dan perusahaan-perusahaan besar terkait d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik untuk internal The Sunan Hotel Solomaupun eksternal lingkungan sekitar
4. MARKETING DEPARTMENT Dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas : a. Membuat rencana promosi / penjualan.
b. Mengarahkan operasi sales dan marketing.
c. Mengkoordinasikan aktivitas sales & marketing dengan department lain.
5. ENGINEERING DEPARTMENT Dipimpin oleh Chief Engineering dengan tugas bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode teknik kerja.
6. FRONT OFFICE DEPARTMENT Dipimpin oleh Front Office Manager dengan tugas :
a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi, dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas front office dan menjamin kepuasaan tamu atas pelayanan di front office b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen
7. PUBLIC RELATION DEPARTMENT Dipimpin oleh seorang Public Relations Manager dan dibantu oleh seorang asisten. Selain seorang asisten public relations, dalam menjalankan tugasnya, public relations manager juga membawahi art design beserta stafnya yang berjumlah 3 orang. Secara rinci tugas seorang Public Relations Manager adalah sebagai berikut :
a. Melakukan PR ke masyarakat internal dan eksternal hotel
b. Membangun citra positif hotel di masyarakat luas Sedangkan untuk Asstistant Public Relation Manager bertugas :
a. Membantu pelaksanaan operasional kegiatan Public Relation Manager
b. Bertanggungjawab atas realisasi rencana Public Relation Manager
8. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT Dipimpin oleh Food & Beverage Manager dengan tugas :
a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional di seluruh outlet F&B b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi di seluruh outlet F&B
9. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT Dipimpin oleh Executive Chef dengan tugas :
a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan
b. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya produksi makanan
10. HOUSEKEEPING DEPARTMENT Dipimpin oleh Executive Housekeeping dengan tugas :
a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen.
b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh.
11. LAUNDRY DEPARTMENT
Dipimpin oleh Laundry Supervisor. Bertanggung jawab atas kelancaraan kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi serta administrasi bagian laundry.
12. SECURITY DEPARTMENT Dipimpin oleh Chief Security dengan tugas menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) Sepanjang dua bulan penulis telah mengikuti kegiatan Departemen Public Relation The Sunan Hotel Solo. Penulis belajar mengenai public relation internal dan eksternal. Hal ini dilakukan untuk selalu menjaga citra baik The Sunan Hotel Solo. Kegiatan public relation internal yang dilakukan adalah :
1. Memberikan informasi kepada departemen lain dengan menunjukkan publikasi tentang The Sunan Hotel Solo di media cetak
2. Menghitung publikasi The Sunan Hotel Solo dan kompetitornya dengan cara mengkliping koran, menghitung lalu membuat grafik
3. Memberikan informasi berupa publikasi The Sunan Hotel Solo kepada Marketing dengan cara memfotokopi kliping publikasi The Sunan Hotel Solo dan kompetitornya
4. Memfotokopi publikasi The Sunan Hotel Solo lalu memberikannya kepada HRD agar dapat ditempel di notice board sehingga seluruh karyawan dapat membacanya
5. Menyiapkan spanduk dan banner event yang akan digelar di area hotel Kegiatan public relation eksternal yang dilakukan adalah :
1. Membuat iklan logo di media cetak koran dan majalah
2. Memasang baliho dan billboard iklan
3. Membuat press release untuk media cetak
4. Mengundang reporter media cetak dan elektronik untuk meliput event
5. Mengumpulkan saran dan kritik dari pengunjung hotel dari angket dan sosial media
6. Menganalisa persaingan antar hotel
7. Mengadakan konferensi pres untuk event tertentu saat diperlukan Media yang menjadi sarana publikasi:
a. Koran Koran merupakan media publikasi utama The Sunan Hotel Solo. Beberapa Koran tersebut antara lain Solopos, Joglosemar, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia, Seputar Indonesia, Harian Jogja, Jitu, dan lain sebagainya
b. Majalah Beberapa majalah yang memuat iklan The Sunan Hotel Solo contohnya Tamasya Magazine dan Majalah Tempo
c. radio
Radio sebagai salah satu media yang sasarannya anak muda juga digunakan The Sunan Hotel Solo untuk publikasi. Contoh radio tersebut adalah Solo Radio, Prambors, Solopos FM, dan Karavan
d. televisi TATV adalah televise lokal yang digunakan The Sunan Hotel Solo untuk menyiarkan publikasinya e. baliho
The Sunan Hotel Solo menggunakan media ini untuk mempromosikan event tertentu seperti konser atau party f. billboard
Media ini digunakan untuk promosi The Sunan Hotel Solo secara umum
g. sosial media The Sunan Hotel Solo menggunakan facebook, twitter, dan foursquare sebagai sarana untuk berkomunikasi dengan tamu sehingga dapat menampung saran dan kritik mereka
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media dengan mengikuti peraturan dari The Sunan Hotel Solo, masuk hari Senin – Jumat dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00 WIB.
A. Tugas – Tugas yang Telah Dilakukan
Saat – saat awal adalah perkenalan penulis dengan lingkungan The Sunan Hotel Solo. Penulis mengamati ritme kerja yang ada dan berkenalan dengan karyawan yang lain. Selain itu penulis juga berkeliling hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang ada. Banquet of Event yang ada di pigeon hole juga harus ditempelkan di month notice board kantor Public relation.
Banquet of Event adalah lembaran data yang dikeluarkan oleh F & B Manager berisi acara yang diadakan di The Sunan Hotel Solo beserta detail deskripsi dan tugas masing – masing departemen. Sedangkan pigeon hole adalah lemari berisi masing – masing nama departemen. Pigeon hole adalah tempat untuk bertukar informasi. Bila ada surat atau berita, akan diletakkan di pigeon hole masing – masing departemen.
Setelah itu penulis belajar untuk menghitung publikasi The Sunan Hotel Solo dan kompetitornya. Dimulai dari mengkliping koran setiap hari lalu menghitung publikasi setiap hari Jumat. Pada akhir bulan penulis membuat grafik publikasi berdasarkan pada hitungan yang telah dibuat.
File - file yang berkaitan dengan data – data public relation juga dihafalkan seperti alamat email dan nomor media, pejabat, dan rekan kerja; file – file press release, undangan, memorandum; dan proposal yang masuk.
Penulis belajar untuk membuat press release acara, press release liputan, dan undangan. Setiap event yang digelar di The Sunan Hotel Solo selalu disertai dengan press release untuk media cetak dan undangan untuk repoter.
Penulisjuga berlatih membedakan press release yang dibuat. Press release acara dan press release liputan berbeda. Selain itu liputan yang dibuat oleh seorang public relation juga berbeda bila dibandingkan dengan liputan yang dibuat oleh reporter media.
The Sunan Hotel Solo selalu melakukan publikasi di media misalnya dengan beriklan. Penulis pun belajar bemacam – macam iklan.
Jenis – jenis iklan koran:
1. Iklan display = iklan dengan desain gambar
2. Iklan baris = berupa tulisan beberapa baris
3. Iklan kuping = terletak di kanan dan kiri bagian atas halaman koran Warna pada iklan ada 2 jenis yaitu full colour dan black and white.
Iklan yang dibuat The Sunan Hotel Solo pun beragam yaitu
1. Iklan logo (biasanya untuk event atau prestasi karyawan The Sunan Hotel)
2. Iklan cong ad (memberi ucapan selamat misalnya ulang tahun Pemkot Solo)
Menyapa atau greeting juga dipelajari penulis. Misalnya saja saat ada telepon masuk, penulis akan menjawab “ Good morning Public Relation may help you? “ bila telepon diterima pukul 08.00 – 12.00 dan “ Good afternoon Public Relation may help you? “ bila telepon diterima pukul 12.00 – 17.00.
Beberapa acara yang dihelat di The Sunan Hotel Solo juga diikuti oleh penulis misalnya :
1. Dancetination ( DJ Winky ) Bertempat di Soemardjo Grand Ballroom pada 7 Mei 2011. Acara ini dimulai pukul 22.00 sampai pukul 03.00 WIB. DJ Winky menjadi bintang utama didampingi oleh DJ Glory dan Duta Band.
2. Fashion Luncheon by Rory Wardhana Digelar pada tanggal 25 Mei 2011 di Narendra Indo Asia Dining. Dimulai pukul 12.00, model – model memperagakan karya desainer Rory Wardhana berupa kebaya modern dan jas.
3. Fashion Luncheon by Hanif Nanjaya
Dihelat pada tanggal 22 Juni 2011 di Narendra Indo Asia Dining. Dimulai pukul 12.00 karya dari desainer Hanif Nanjaya dengan bahan dasar broklat, lace, dan sifon ditampilkan.
B. Kesulitan atau Kendala yang Dihadapi
Beberapa kesulitan ditemui penulis, apalagi ini kali pertama penulis terjun langsung di dunia kerja. Seperti nervous, kurang percaya diri, dan kurang teliti dialami oleh penulis.
Saat menerima telepon, karena takut salah, penulis malah menjadi nervous dan tidak percaya diri. Saat menemani wartawan pada acara Fashion Luncheon penulis juga merasa rendah diri harus bertemu dengan orang – orang yang asing.
Penulis juga masih sering salah dalam membuat press release. Dari segi bahasa, tata bahasa, pemilihan kata, dan ketelitian mengenai hari dan tanggal.
Saat menghitung publikasi The Sunan Hotel Solo dan kompetitornya, penulis juga kadang masih kurang teliti karena banyaknya publikasi yang ada.
C. Cara yang Telah Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan
Karena masih banyak kesulitan, penulis terus belajar dan berlatih agar tugas dapat dilakukan dengan sempurna. Selain itu selalu meminta bimbingan dari Ibu Retno Wulandari selaku supervisor ( Public Relation Manager ) dan Mbak Tika ( sekretaris Ibu Retno ).
Penulis juga mencatat apa yang penting sebagai pembelajaran diri. Catatan ini didapat dari mana saja seperti koran, majalah, internet, dan diskusi antara penulis dengan Ibu Retno.
Dengan adanya kesalahan dan catatan, penulis mengevaluasi diri sehingga tahu letak kesalahan dan memperbaiki saat ada kesempatan.
D. Kemajuan yang Telah Dicapai Dengan adanya evaluasi dan terus belajar, penulis sudah lebih baik dalam membuat press release. Penulis juga sudah tidak gugup saat ada telepon masuk. Saat menghitung publikasi juga sudah lebih teliti.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
1. Sebuah hotel sebaiknya memiliki ciri khas agar dapat dibedakan dengan hotel yang lain. Keunggulan hotel harus diekspose dan kekurangan diperbaiki
2. Seorang Public Relation merupakan ujung tombak sebuah hotel. PR haruslah memiliki attitude yang baik dan cerdas karena merupakan wakil dari hotel tersebut
3. The Sunan Hotel Solo mampu menunjukkan dirinya adalah hotel yang berkonsentrasi pada event MICE dan entertainment dengan sederetan event yang telah digelar
4. Tujuan penggunaan media adalah untuk beriklan dan sebagai pencitraan hotel. Media yang digunakan dapat media cetak maupun elektronik, selain itu media indoor maupun outdoor.
B. Saran
Setelah kurang lebih dua bulan penulis melaksanakan Kuliah Kerja Magang, maka penulis memberikan saran untuk kebaikan dan kemajuan bersama. Saran – saran tersebut antara lain :
1. Saran untuk The Sunan Hotel Solo
a. Meningkatkan kedisiplinan dan kekeluargaan karyawan The Sunan Hotel Solo
b. Kegiatan sosial (Corporate Social Responsibility) agar terus ditingkatkan dan menjangkau tidak hanya masyarakat sekitar The Sunan Hotel Solo namun dapat mencakup seluruh masyarakat di Solo
c. Event entertainment yang digelar agar lebih bervariatif dan kreatif agar konsumen setia The Sunan Hotel tidak bosan d. Promosi media agar tidak hanya berfokus pada media cetak saja tetapi dapat memanfaatkan media yang lain, misalnya lebih memperhatikan sosial media
e. Newsletter The Sunan Hotel Solo agar didistribusikan lebih cepat dan lebih menyebar sehingga masyarakat lebih tahu jadwal kegiatan The Sunan Hotel Solo f. Menggelar kompetisi misalnya kompetisi dj, bartender dan cook
2. Saran untuk Diploma III Fisip UNS
a. Dalam menghadapi dunia kerja yang nyata, fakultas seharusnya lebih banyak memberikan praktek selain teori yang diberikan agar mahasiswa lebih siap dalam menghadapi dunia kerja yang berbeda jauh dengan kehidupan perkuliahan b. Untuk para pengajar agar menggunakan metode yang lebih kreatif dalam mengajar agar mahasiswa tidak bosan dan lebih semangat dalam belajar
c. Agar lebih memacu para mahasiswa agar lebih aktif dalam perkuliahan misalnya dengan banyak membuat acara yang dikelola oleh mahasiswa. Hal ini memicu mahasiswa untuk berlatih berrganisasi
DAFTAR PUSTAKA
Cutlip, Scott M, Center, Allen H, Broom, Glen M. 2007. Effective Public Relations,
th 9 Edition. Jakarta : Kencana.
Echols, John M. dan Hassan Shadily. 1990. Kamus Inggris Indonesia. Jakarta : Gramedia.