TA : Sistem Informasi Koperasi Pegawai Pada PT Prosam Plano.

SISTEM INFORMASI KOPERASI PEGAWAI PADA PT PROSAM PLANO

Nama : Tisna Soelistyo Budi NIM : 02.41010.0045 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vii

ABSTRAK

Pengelolahan Data pada Koperasi pegawai PT Prosam Plano dilakukan secara manual mulai dari transaksi pembelian, penjualan, barang konsinyasi, simpanan, pinjaman maupun perhitungan laporan keuangan dan perhitungan Sisa Hasil Usaha. Sehingga permasalahan yang terjadi dibutuhkan waktu untuk pencatatan transaksi yang terjadi dan sering transaksi yang terjadi tidak sama dengan data yang ada.

Dengan adanya permasalahan yang dialami koperasi ini, maka dibutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat mencari dan mencocokkan data-data yang ada, menampilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan simpanan dan laporan pinjaman, laporan keuangan dan sisa hasil usaha, sehingga dengan adanya sistem terkomputerisasi ini dari data-data fisik yang ada dapat di tampilkan menjadi sebuah laporan analisa sistem informasi yang dapat membantu manager koperasi pegawai PT Prosam Plano dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

Dengan adanya Sistem informasi ini dapat memberikan informasi dapat memberikan informasi untuk pembagian sisa hasil usaha (SHU) kepada semua anggota. Dan juga dapat memberikan informasi laporan keuangan untuk manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

xi DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1Koperasi ... 6

2.1.1 Azaz-Azaz Koperasi ... 6

2.1.2Manajemen Koperasi ... 7

2.2 Simpan Pinjam ... 7

2.2.1 Simpanan ... 8

2.2.2 Pinjaman ... 9

2.3 Pembelian ... 10

2.4 Harga Perolehan ... 10

2.5 Penjualan ... 11

xii

Halaman

2.7 Sisa Hasil Usaha ... 13

2.8 Sistem Informasi ... 15

2.8.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15

2.8.2 Komponen Sistem Informasi ... 16

2.9 Pengantar Permodelan Visual ... 17

2.10 Data Flow Diagram (DFD) ... 17

2.11 Konsep Dasar Basis Data ... 19

2.11.1 Database ... 19

2.11.2 Sistem Basis Data ... 19

2.11.3 Database Management System... 21

2.12 Microsoft Visual Basic 2005 ... 22

BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 24

3.1 Desain Arsitektur ... 25

3.2Prosedur Pengembangan ... 28

3.2.1 Survey dan Studi literatur ... 28

3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 29

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 84

4.1 Impementasi Sistem ... 84

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 84

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras ... 84

4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ... 85

4.2.1 Form Login ... 85

xiii

Halaman

4.2.3 Form Pendaftaran Anggota ... 87

4.2.4 Form Pendaftaran Supplier ... 88

4.2.5 Form Pendaftaran Perusahaan Konsinyasi ... 89

4.2.6 Form Data Barang ... 90

4.2.7 Form Pembelian Barang ... 91

4.2.8 Form Barang Konsinyasi Masuk ... 93

4.2.9 Form Barang Konsinyasi Keluar ... 94

4.2.10 Form Kasir ... 95

4.2.11 Form History Penjualan ... 96

4.2.12 Form Pengajuan Dan Setoran Simpanan ... 97

4.2.13 Form Penarikan Simpanan ... 98

4.2.14 Form Pengajuan Dan Setoran Deposito ... 99

4.2.15 Form Penarikan Deposito ... 101

4.2.16 Form Pinjaman ... 102

4.2.17 Menu Pembayaran Piutang ... 103

4.2.18 Menu SHU ... 105

4.2.19 Form Laporan ... 107

4.3 Evaluasi Sistem ... 107

BAB V PENUTUP ... 111

5.1 Kesimpulan ... 111

5.2 Saran ... 111

DAFTAR PUSTAKA ... 112

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Koperasi pegawai PT Prosam Plano adalah koperasi yang bergerak di bidang penjualan barang, simpanan dan pinjaman. Koperasi Pegawai ini didirikan untuk membantu perekonomian pegawai PT Prosam Plano dengan cara menjual barang kebutuhan sehari-hari dengan harga yang kompetitif dan menyesuaikan dengan kondisi finansial pegawai PT Prosam Plano yang rata-rata perekonomiannya menengah ke bawah. Selain itu fasilitas simpan pinjam juga ditawarkan koperasi ini kepada karyawan PT Prosam Plano. Dengan adanya koperasi pegawai ini diharapkan bisa meringankan beban ekonomi semua pegawai PT Prosam Plano dengan memanfaatkan fasilitas dan kemudahan yang ditawarkan oleh koperasi.

Pada awalnya pengolahan data koperasi pegawai PT Prosam Plano dilakukan secara manual mulai dari penjualan, pembelian, simpanan, peminjaman, perhitungan laporan keuangan dan perhitungan Sisa Hasil Usaha.

Pembelian yang terjadi pada koperasi pegawai PT Prosam Plano hanya mengandalkan nota pembelian sehingga jika ada nota pembelian yang tidak terdata ataupun hilang bisa mengakibatkan ketidaksesuaian antara data barang yang tercatat dengan jumlah barang sebenarnya. Selain itu tidak ada pencatatan pembelian yang sudah dilakukan sehingga manager akan kesulitan dalam mengambil keputusan pembelian barang dan pengambilan keputusan untuk harga

2

jual barang. Hal ini mengingat ketetapan harga jual barang mengikuti trend pasar yang berlaku.

Produk penjualan pada koperasi pegawai PT Prosam Plano ini adalah penjualan tunai dan penjualan kredit. Untuk penjualan kredit dibutuhkan verifikasi data kredit yang sudah dilakukan oleh anggota. Baik pada bulan itu atau pada bulan yang lalu. Data tersebut lalu dicocokkan dengan data angsuran pinjaman anggota dan juga dengan data maksimal kredit anggota. Saat ini penjualan yang terjadi pada koperasi pegawai PT Prosam Plano hanya mengandalkan nota penjualan sehingga jika ada nota yang tidak terdata ataupun hilang maka mengakibatkan data barang yang ada dengan barang yang ada tidak sama dan tidak ada pencatatan penjualan yang terjadi.

Untuk melakukan proses pinjaman dan penjualan kredit koperasi pegawai PT Prosam Plano di liat dari data maksimal piutang per bulan dari tiap anggota. Data ini dihitung dari gaji pegawai tiap bulan. Selain itu dalam proses pinjam verifikasi terhadap data pinjaman anggota yang ada. Pada waktu pembayaran angsuran pinjaman dibutuhkan verifikasi data angsuran pinjaman anggota yang harus dibayarkan dan kroscek terhadap pembayaran yang sudah dilakukan. Namun demikian, ada kalanya koperasi tidak bisa memberikan pinjaman kepada anggota dikarenakan dana untuk pinjaman tidak tersedia.

Produk simpanan pada koperasi pegawai PT Prosam Plano adalah simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan sukarela. Pada saat melakukan pengambilan simpanan sukarela dibutuhkan verifikasi terhadap arsip dan perhitungan bunga simpanan. Sama halnya dengan simpanan wajib dibutuhkan verifikasi data anggota yang sudah membayar simpanan wajib.

3

Pada saat perhitungan sisa hasil usaha (SHU) diperlukan verifikasi terhadap arsip transaksi penjualan, pinjaman dan simpanan yang dilakukan anggota selama satu tahun.

Dengan adanya permasalahan yang dialami koperasi ini, maka dibutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat mencari dan mencocokkan data-data yang ada, menampilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan simpanan dan laporan pinjaman, sehingga dengan adanya sistem terkomputerisasi ini dari data-data fisik yang ada dapat di tampilkan menjadi sebuah laporan keuangan dan pembagian sisa hasil usaha pada koperasi yang dapat menyajikan suatu informasi untuk mempermudah manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, perumusan masalah yang ada pada sistem informasi Koperasi Pegawai pada PT Prosam Plano pada koperasi tersebut adalah :

1. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi laporan keuangan pada koperasi yang dapat menyajikan suatu informasi untuk mempermudah manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

2. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi pembagian sisa hasil usaha (SHU).

1.3Pembatasan Masalah

Adapun batasan masalah dari pembuatan sistem informasi manajemen ini adalah sebagai berikut :

4

Sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET 2005. Sedangkan untuk database digunakan SQL Server 2005.

1.4Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada, tujuan dari pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Melakukan penyajian suatu informasi laporan keuangan untuk mempermudah manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

2. Melakukan penyajian suatu informasi sisa hasil usaha (SHU).

1.5Sistematika Penulisan

Di dalam penulisan Tugas Akhir ini secara sistematika diatur dan disusun dalam lima bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisikan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Batasan masalah dan Tujuan, serta Sistematika Penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Berisikan teori – teori tentang koperasi, manajemen koperasi, simpan pinjam, pembelian, harga perolehan, penjualan, harga pokok penjualan, sisa hasil usaha, sistem informasi, data flow diagram, basis data, microsoft visual basic yang digunakan sebagai landasan dalam desain dan implementasi sistem.

BAB III : PERANCANGAN SISTEM

Berisikan tentang analisis sistem yang terdiri atas Block Diagram,

5

Diagram level 0, Data Flow Diagram Level 1 dan Entity Relational Diagram.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Berisi tentang kebutuhan perangkat lunak serta perangkat keras sistem, dan cara untuk mengimplementasikan sistem.

BAB V : PENUTUP

Berisi kesimpulan dari Tugas Akhir, serta saran sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada masa yang akan datang.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1Koperasi

Menurut Hendrojogi (1998:20), bahwa koperasi merupakan suatu wadah bagi golongan masyarakat yang berpenghasilan rendah yang dalam rangka usaha untuk memenuhi kebutuhan hidupnya berusaha meningkatkan tingkat hidup mereka. Dalam paparan Basuki menjelaskan bahwa koperasi diatur dalam Pasal 1 Undang-Undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian, Koperasi adalah Badan Usaha, sehingga dalam hakikatnya dalam undang-undang koperasi dipandang sebagai perusahaan, koperasi merupakan organisasi yang dibentuk oleh anggota-anggotanya untuk melakukan kegiatan usaha dan menunjang kepentingan ekonomi anggotanya. Sebagai bentuk konsekuensi dari badan usaha, maka koperasi akan berinteraksi dengan masyarakat bisnis.

2.1.1 Prinsip dan Azaz-Azaz Koperasi

Menurut pasal 2 UU No. 25/1992, Koperasi Berlandaskan Pancasila dan Undang-undang dasar 1945 serta berdasar atas asas kekeluargaan.

Menurut Pasal 5 UU No. 25/1992, Prinsip Koperasi adalah 1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.

2. Pengelolaan dilakukan secara demokrasi.

3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.

7

5. Kemandirian

6. Pendidikan koperasi. 7. Kerja sama antar koperasi.

2.1.2 Manajemen Koperasi

Pengertian manajemen dapat merujuk kepada orang / sekelompok orang atau bisa kepada proses. Dalam hal tersebut, manajemen koperasi itu terdiri dari: Rapat Anggota, Pengurus dan Manajer. Ada hubungan timbal balik antara ketiga unsur tersebut, dalam arti bahwa tidak ada satu unsur pun akan bisa bekerja secara efektif tanpa dibantu atau didukung oleh unsur-unsur lainnya.

Menurut Ewell bahwa manajemen dari koperasi itu melibatkan 4 unsur (perangkat) yaitu: Anggota, Pengurus, Manajer, dan Karyawan. Khusus tentang karyawan ini dikatakan bahwa mereka merupakan penghubung antara manajemen dan anggota pelanggan.

2.2 Simpan Pinjam

Simpan pinjam adalah kegiatan menghimpun dan menyalurkan dana melalui usaha simpan pinjam dari untuk anggota koperasi maupun kepada koperasi dan anggota lainnya. Kegiatan usaha simpan pinjam biasanya dilaksanakan oleh koperasi simpan pinjam atau unit usaha simpan pinjam pada sebuah koperasi.

8

2.2.1 Simpanan

Setiap anggota koperasi diwajibkan untuk membayar beberapa iuran simpanan sebagai berikut:

a. Simpanan Pokok

Iuran ini dibayar sewaktu pertama kali mendaftarkan diri menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan pihak koperasi sebesar Rp.50.000,-.

b. Simpanan Wajib

Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan oleh pihak koperasi sebesar Rp.5000,- per bulan. c. Simpanan Sukarela

Iuran ini dibayar oleh anggota koperasi secara sukarela atau tidak ada paksaan, dimana besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya (bersifat sukarela).

c. Deposito

Simpanan ini dibayar oleh anggota koperasi secara sukarela atau tidak ada paksaan, dimana besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya (bersifat sukarela). Bunga simpanan yang diberikan anggota telah ditentukan oleh pihak koperasi yaitu sebesar 12 % per tahun dari jumlah simpanan per bulannya dan untuk simpan maksimal.

Simpanan pokok dan wajib tidak bisa diambil selama menjadi anggota koperasi dan hanya bisa diambil bila anggota sudah keluar dari keanggotaan, sedangkan simpanan sukarela diambil setelah jangka waktu yang telah ditetapkan.

9

2.2.2 Pinjaman

Pemberian kredit pinjaman merupakan jasa atau bisnis yang beresiko, karena kemungkinan kredit yang diberikan tidak dapat tertagih/macet. Sehubungan dengan hal tersebut sudah menjadi keharusan bagi koperasi hanya memberikan pinjaman kepada anggota yang layak dengan menseleksi setiap usulan kredit dan memberikan batas maksimal peminjaman.Adapun persyaratan bagi anggota yang ingin transaksi pinjam yaitu:

a. Setiap anggota koperasi mendapatkan pinjaman dalam bentuk uang maupun barang, khusus untuk pinjaman barang perhitungan besarnya ditentukan berdasarkan nilai harga jualnya.

b. Jumlah maksimal pinjaman yang diberikan kepada anggota ditentukan pihak koperasi, dimana besarnya yaitu 40% dari gaji anggota.

c. Jangka waktu pinjaman tergantung dari berapa lama angsuran (kesepakatan bersama pihak koperasi), sedangkan bunga pinjaman juga ditentukan berdasarkan kebijakan pihak koperasi yaitu 15 % dari pinjaman dengan sistem bunga flat.

Pinjaman dapat diangsur dalam beberapa periode yaitu 5 kali, 7 kali, dan 8 kali angsuran.Angsuran pinjaman yang harus dibayar oleh seorang peminjam dipengaruhi oleh pokok pinjaman, jangka waktu pinjaman, dan tingkat suku bunga yang berlaku.

10

2.3Pembelian

Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau untuk dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.

Pembelian dapat dilihat dari dua sisi, yang pertama dari sisi penjual yang membeli barang atau bahan baku ke supplier, dan yang kedua dari sisi penjual yang dibeli barangnya oleh seorang konsumen. Kedua tipe pembelian tersebut tetap saja merupakan sebuah pembelian, hanya saja pada tipe yang pertama, si penjual berubah menjadi seorang konsumen dari supplier yang berperan sebagai seorang penjual; sedangkan pada tipe yang kedua merupakan sebuah pembelian pada umumnya, yaitu antara seorang penjual dan konsumen atau pembeli.

Jadi inti dari pembelian adalah sebuah proses kejadian dimana sebuah barang yang ditawarkan oleh penjual dibeli dengan uang atau ditukar dengan barang lainnya oleh seorang konsumen yang sudah memilih barang tersebut dan melakukan proses penawaran.

Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa pembelian yang terjadi dilakukan oleh bagian pembelian, dan bagian pembelian melakukan pembelian barang kepada supplier pada saat stok barang mencapai batas minimal barang.

2.4Harga Perolehan

Harga pokok (perolehan) barang adalah harga barang ditambah dengan beban lain yang dikeluarkan sehingga barang tersebut memiliki nilai ekonomis. Harga pokok atau perolehan barang merupakan nilai dari suatu barang. Penentuan

11

nilai terkait dengan sesuatu yang dinilai, yaitu proses pengadaan barang sampai barang tersebut mempunyai nilai. Adapun hal yang terkait dengan harga pokok barang jadi adalah sebagai berikut :

a. Pengadaan barang yang diperjual belikan dalam pengadaan barang, penjual dapat membeli barang jadi atau dengan membuat sendiri. Hal ini sangat berpengaruh dalam menghitung harga pokok barang yang akan diperjual belikan.

b. Diskon dari pemasok dalam pembelian barang ini dimungkinkan pemasok memberikan potongan harga atau diskon atas pembelian barang.

2.5Penjualan

Menurut Winardi (1985) penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda.

Penjualan pada Koperasi Prosam Plano yang disebut dengan customer order adalah sebuah proses dimana seorang customer datang pada sebuah tempat transaksi untuk meminta jasa layanan dari sebuah perusahaan, yang pada akhirnya perusahaan akan melaksanakan sebuah proses dan menghasilkan suatu barang ataupun juga jasa dan kemudian akan diserahkan kepada customer, dan customer akan membayar sejumlah uang yang sebanding dengan jasa yang telah dilakukan oleh perusahaan.

Jadi pada intinya proses customer order juga sama saja dengan proses penjualan hanya saja yang dijual oleh perusahaan bukanlah sebuah barang melainkan sebuah jasa.

12

Persediaan 1 Januari 2010 ……….. Rp. 26.000,-

Pembelian 5 Januari 2010 ……. Rp. 27.000,- Pembelian 10 Maret 2010 ……. Rp. 30.000,-

+

Harga Pokok Pembelian ……… Rp. 57.000,- + Harga Pokok Barang yang tersedia untuk dijual …. Rp. 83.000,- Persediaan Akhir 31 Desember 2010 ……….. Rp. 21.000,-

- Harga Pokok Penjualan ... Rp. 62.000,-

Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa ada dua penjualan yang terjadi, yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai. Dimana penjualan kredit anggota dibayar dengan melakukan pemotongan dari gaji pegawai.

2.6 Harga Pokok Penjualan

Harga pokok penjualan adalah persediaan awal ditambah dengan harga pokok barang yang dibeli dan dikurangi harga pokok persediaan akhir.

Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa perhitungan harga pokok penjualan dengan metode FIFO (First In First Out).

Dalam perhitungan harga pokok penjualan dengan metode FIFO, harus diketahui persediaan barang pada awal tahun, berapa jumlah barang yang dibeli dan berapa jumlah barang yang terjual.

13

2.7 Sisa Hasil Usaha

Menurut pasal 45 ayat (1) UU No. 25/1992, SHU adalah sebagai berikut : Sisa Hasil Usaha Koperasi merupakan pendapatan koperasi yang diperoleh dalam satu tahun buku dikurangi biaya, penyusutan dan kewajiban lainnya termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan.

Menurut Soemarso.S.R (2003) Sisa Hasil Usaha (SHU) adalah Pendapatan yang diperoleh dalam satu tahun dikurangi penyusutan dan beban – beban dari tahun buku yang bersangkutan. Pada hakikatnya SHU koperasi sama dengan laba untuk perusahaan yang lain.

Menurut UU No. 25/1992 pasal 5 ayat 1 mengatakan bahwa “Pembagian

SHU kepada anggota dilakukan tidak semata-mata berdasarkan modal yang dimiliki seseorang dalam koperasi, tetapi juga berdasarkan perimbangan jasa usaha anggota terhadap koperasi. Ketentuan ini merupakan perwujudan kekeluargaan dan keadilan”.

Sedangkan menurut Soemarso.S.R (2003) SHU setelah dikurangi untuk dana cadangan dibagikan kepada anggota sebanding dengan jasa usaha yang dilakukan oleh masing – masing anggota. Disamping itu, SHU juga digunakan untuk keperluan pendidikan perkoperasian dan keperluan lain dari koperasi sesuai dengan rapat anggota.

Di dalam AD/ART koperasi pegawai PT.Prosam Plano telah ditentukan pembagian SHU sebagai berikut: Cadangan koperasi 60%, jasa anggota 40%.

Di dalam sistem informasi koperasi yang dibuat untuk Koperasi Karyawan Prosam Plano, hanya diambil untuk jasa angota sebesar 40% dari keuntungan. Jasa anggota tersebut terdiri dari Jasa Modal sebesar 20% yang dihitung dari

14

Penjualan ………. Rp. 75.900,-

Harga Pokok Penjualan ……… Rp. 62.000,-

-

Sisa Hasil Usaha Kotor……… Rp. 13.900

Beban Usaha ………... Rp. 0,-

Pendapatan Lain ………... Rp. 1.500,- Biaya Lain – Lain ... Rp. 0,-

Sisa Hasil Usaha ... Rp. 15.400,- simpanan anggota dan Jasa Penjualan sebesar 20% yang dihitung dari pembelian yang dilakukan oleh anggota baik penjualan tunai maupun penjualan kredit.

Di dalam AD/ART koperasi pegawai PT.Prosam Plano telah ditentukan pembagian SHU untuk tiap – tiap anggota dibagikan pada akhir periode tahun Sisa Hasil Usaha dengan melihat semua transaksi Penjualan untuk Jasa Penjualan dan Jasa Modal dari simpanan.

Tabel 2.2 ContohPerhitungan Sisa Hasil Usaha

Dari Tabel 2.2 dapat diliat Sisa Hasil Usaha dari koperasi sebesar 15.400,-, dari Sisa Hasil Usaha tersebut telah ditentukan pembagiannya sebesar 60 % untuk cadangan koperasi, 20 % jasa modal anggota dan 20% jasa penjualan, hasil dari perhitungan tersebut dapat diliat didalam tabel 2.3.

Untuk perhitungan pembagian SHU per anggota terdapat di tabel 2.4, dimana untuk jasa modal per anggota didapatkan dari jumlah simpanan anggota dibagi dengan total simpanan dan dikalikan dengan jasa modal anggota. Sedangkan untuk jasa penjualan per anggota didapatkan dari jumlah penjualan

15

Sisa Hasil Usaha ... Rp.15.400

Cadangan Koperasi = 60% X Rp.15.400,-

= Rp. 9.240,-

Jasa Modal Anggota = 20% X Rp.15.400,-

Jasa Modal Anggota = Rp.3080,-

Jasa Penjualan Anggota = 20% X Rp.15.400,-

Jasa Penjualan Anggota = Rp.3080,-

anggota dibagi dengan total penjualan dan dikalikan dengan jasa penjualan anggota. Total Sisa Hasil Usaha yang didapatkan per anggota di dapatkan dari Jasa modal ditambah dengan jasa penjualan.

Tabel 2.3 Perhitungan Pembagian Sisa Hasil Usaha

Tabel 2.4 Perhitungan Pembagian Sisa Hasil Usaha per Anggota

Anggota Penjualan Simpanan Jasa

Modal

Jasa Penjualan

Total

A Rp.66.000,- Rp. 50.000,- Rp. 770,- Rp. 2.678,- Rp. 3.448,-

B Rp. 9.900,- Rp. 50.000,- Rp. 770,- Rp. 402,- Rp. 1.172,-

C 0 Rp. 50.000,- Rp. 770,- 0 Rp. 770,-

D 0 Rp. 50.000,- Rp. 770,- 0 Rp. 770,-

Total Rp.75.000,- Rp.200.000,- Rp.3.080,- Rp.3.080,-

2.8 Sistem Informasi

2.8.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

16

Definisi yang umum, sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi. Sistem informasi berbasis komputer adalah suatu sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang memanfaatkan teknologi komputer dalam pengelolaan dan penyediaan informasi guna mendukung operasional manajemen maupun pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

2.8.2 Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi terdiri dari :

a. Blok masukan, mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.

b. Blok model, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran, berupa informasi yang berkualitas.

d. Blok teknologi, merupakan kotak alat ( tool-box ) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi ( brainware ), perangkat lunak (software) dan perangkat keras ( hardware ).

17

e. Blok basis data, merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

f. Blok kendali, Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

2.9 Pengantar Permodelan Visual

Permodelan visual adalah suatu cara berpikir tentang persoalan menggunakan model-model yang diorganisasikan seputar dunia nyata. Model berguna untuk memahami persoalan, mengkomunikasikan dengan orang-orang yang terlibat dalam proyek ( customer, ahli dibidangnya, analis, designer, dll ), memodelkan perusahaan, menyiapkan dokumentasi, merancang program, dan merancang basis data.

2.10 Data Flow Diagram (DFD)

Penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain :

18

a. Eksternal Entity

Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.

Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 2.2 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbul Process.

19

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data store.

Gambar 2.4 Simbol Data Store

2.11 Konsep Dasar Basis Data 2.11.1 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

2.11.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah

20

organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

21

3. Perangkat lunaknya mahal.

4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

2.11.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:1), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang

diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

22

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

2.12 Microsoft Visual Basic 2005

Visual Basic.net 2005 merupakan tools yang menggunakan .NET Framework 2.0 sebagai referensi library yang dibutuhkan. Teknologi .NET adalah salah satu platform baru didalam pemrograman yang ditawarkan oleh microsoft dalam upaya meningkatkan produktifitas penulisan program dan memungkinkan terbukanya peluang untuk menjalankan program pada sistem operasi yang berbeda. Misalnya program yang dibuat pada sistem operasi windows dapat dijalankan pada sistem operasi Unix/Linux tanpa harus mengadakan modifikasi pada program.

23

Pencapaian teknik ini dimungkinkan dengan cara mengubah teknik

pengompilasian dan pengeksekusi program. Jika pada masa lalu sebuah program/aplikasi yang telah dibuat akan dikompilasi menjadi sebuah file yang dapat dieksekusi langsung ( sistem operasi dapat menerjemahkan kompilasi file menjadi bahasa mesin ), maka pada berbasis Teknologi .NET, program akan dikompilasi menjadi Microsoft Intermediate Language (MSIL), selanjutnya MSIL akan dikompilasi oleh .NET Compiler menjadi bahasa mesin sesuai dengan sistem operasi dan spesifikasi yang terdapat pada hardware.

Proses kompilasi ganda ini dilakukan oleh .NET Framework SDK yang telah ditambahkan pada sistem operasi dan piranti yang digunakan. Pada saat ini .NET Framework hanya dapat dijalankan pada piranti keras yang menggunakan sistem operasi berbasis Microsoft Windows.

24

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

Penyusunan suatu sistem informasi yang dilakukan oleh komputer membutuhkan persiapan operasional maupun sumber daya yang memadai dan tidak hanya asal-asalan, sehingga akan meyebabkan kesalahan yang berakibat fatal dalam penyusunan sistem tersebut. Oleh karena itu, dalam merancang sistem informasi tersebut, penulis berpedoman pada 7 poin dalam System Development Life Cycle (SDLC), yaitu:

1. Identifikasi masalah, peluang dan tujuan

Pada tahap ini apa yang sedang dilakukan dalam bisnis harus dapat ditemukan oleh analis. Orang-orang yang terlibat antara lain: user, analis dan manajer sistem yang bertugas untuk mengkoordinasi proyek. Output dari tahap ini adalah laporan yang fleaksible berisikan definisi masalah dan ringkasan tujuan.

2. Penentuan syarat

Pada tahap ini ditentukan perangkat-perangkat apa saja yang digunakan, memeriksa data mentah, dan prototyping. Tahap ini membentuk gambaran mengenai organisasi dan tujuan-tujuan yang dimiliki seorang analis. Orang-orang yang terlibat pada tahap ini yaitu: analis dan pemakai, serta manajer. 3. Analisa kebutuhan sistem

Penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur dan kamus data berisi daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem, berikut spesifikasinya.

25

4. Perancangan sistem yang direkomendasikan

Merancang prosedur data-entry dan menggunakan teknik-teknik, bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin efektifitas input sistem informasi dan merancang file-file atau basis data.

5. Pengembangan dan pendokumentasian perangkat lunak

Pada tahap ini analis bekerja sama dengan programmer untuk mengembangkan perangkat lunak. Analis bersama programmer juga mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif. Pendokumentasian ini dapat berupa Frequently Asked Question (FAQ), help maupun manual.

3.1 Desain Arsitektur

Tugas akhir ini berupa rancangan dan pembuatan aplikasi, dimana akan dibuat suatu rancang bangun sistem sistem informasi Koperasi Pegawai pada PT Prosam Plano yang dapat mengintegrasikan bagian pembelian, bagian simpan pinjam, kasir dan manager sehingga dapat mempercepat pertukaran data dan dapat meningkatkan mutu layanan terhadap anggota. Sistem yang saat ini sedang berjalan di Koperasi Pegawai PT Prosam Plano ditunjukkan dengan blok diagram berikut :

26

27

Block diagram tersebut menampilkan beberapa proses yang ada dalam Sistem Informasi Koperasi Pegawai. Digambarkan dalam block diagram tersebut, tidak semua proses dilakukan secara komputerisasi. Demikian juga data yang diolah di Sistem Informasi ini nantinya adalah data elektronik dan data manual berupa nota, bon, kuitansi atau formulir.

Secara umum, block diagram di atas terdiri dari 6 blok proses. Blok pertama adalah blok registrasi yang terdiri dari proses Registrasi Anggota, Registrasi Supplier dan Registrasi Perusahaan Konsinyasi. Blok kedua diisi oleh proses Pembelian Barang. Blok ketiga terdiri dari proses Simpanan dan Input Data Simpanan, proses Penjualan Kredit dan Pinjaman dan proses Penjualan Tunai. Blok keempat adalah proses Pembayaran Piutang Karyawan. Blok kelima berisi satu proses yaitu Perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU). Blok yang terakhir yaitu blok keenam adalah tentang laporan yaitu proses Pembuatan Laporan.

Masing-masing proses pada tiap blok mengeluarkan output yang sebagian digunakan oleh proses lain. Seperti proses registrasi yang mengeluarkan Data Anggota, Data Supplier, Data Perusahaan Konsinyasi dan Data Barang Konsinyasi yang dipergunakan pada proses seperti Penjualan Kredit dan Pinjaman, Perhitungan Sisa Hasil Usaha, Pembelian Barang dan Penjualan Tunai. Semua proses menggunakan output dari blok ini.

Pembelian Barang adalah proses dimana koperasi membeli barang dari supplier (kulak). Blok ketiga mengolah keuangan koperasi. Baik itu pemasukan yang berasal dari penjualan barang tunai dan kredit, maupun simpan pinjam. Pada proses Simpanan dan Input Data Simpanan dan Penjualan Kredit dan Pinjaman memerlukan syarat yang berupa pengajuan.

28

Pembayaran Piutang Karyawan merupakan proses pemotongan gaji karyawan akibat dari tanggungan karyawan yang berupa penjualan kredit dan pinjaman. Jumlah gaji yang dipotong sesuai dengan jumlah cicilan perbulan yang disetujui oleh karyawan pada awal pengajuan.

Proses Perhitungan Sisa Hasil Usaha adalah proses yang berlaku pada semua koperasi di Indonesia sesuai dengan azaz koperasi itu sendiri. Perhitungan ini berdasarkan antara lain data Penjualan Barang, data Simpanan dan Pinjaman Anggota dan Operasional Koperasi. Output dari proses ini adalah Sisa Hasil Usaha.

Proses yang terakhir adalah Pembuatan Laporan. Proses ini mencetak semua laporan yang diperlukan oleh manager seperti Laporan SHU, Laporan Simpanan Anggota, Laporan Pinjaman Anggota, Laporan Pembelian Barang, laporan Penjualan Tunai, Laporan Penjualan Kredit. Laporan Barang Konsinyasi, Laporan Penarikan Simpanan, Laporan Pembayaran Penjualan Kredit, Laporan Pembayaran Pinjaman, Laporan Deposito Anggota, Laporan Pembayaran Barang konsinyasi.

3.2 Prosedur Pengembangan 3.2.1 Survey dan Studi Literatur

Studi literatur dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, jurnal, karya ilmiah, dan sumber-sumber lain terutama yang berhubungan dengan koperasi, penjualan, pembelian, simpan pinjam, dan SHU. Selain itu juga dilakukan survey, wawancara, dalam hal ini kepada pihak Koperasi Pegawai PT.Prosam Plano. Untuk lebih memfokuskan kepada hasil yang akan diperoleh.

29

3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem

Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah Dokumen Flow, Sistem Flow, Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Dalam Bab ini juga disertakan struktur tabel dari sistem yang akan diterapkan.

I. Dokumen Flow

A. Dokumen Flow Pembelian Barang

Gambar 3.2. merupakan Dokumen Flow Pembelian Barang, dimana sebelum melakukan pembelian kepada supplier, bagian pembelian melakukan

Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang Dokumen Flow Pembelian Barang

Manager Supplier Bagian Pembelian Start Data Barang Permintaan Pembelian Data Penjualan 1 Data Permintaan Pembelian2 Data Permintaan Pembelian 2 1 Data Permintaan Pembelian Persetujuan Permintaan Pembelian Barang 1 Data Permintaan Pembelian 1 Data Permintaan Pembelian 1 Data Permintaan Pembelian Pembelian Barang Pembelian Barang Pembelian Barang Buat Laporan Pembelian 1 Laporan PembelianLaporan 2

Pembelian 2 1 Laporan Pembelian END Update Stock Data Barang 3

30

proses permintaan pembelian dan kemudian manager menyetujui data permintaan pembelian, setelah itu bagian pembelian mengirimkan dokumen permintaan pembelian kepada supplier, supplier mengirimkan barang dan dokumen pembeliaan kepada bagian pembelian, setelah itu bagian pembelian membuat laporan pembelian untuk diberikan kepada manager.

B. Dokumen Flow Penentuan Harga Jual

Dokumen Flow Penentuan Harga jual

Manager

Start

1 Laporan Pembelian

Data Barang

Penentuan Harga Jual

Harga Jual Barang

End

Gambar 3.3. merupakan Dokumen Flow Penentuan Harga Jual, dimana manager setelah menerima laporan pembelian, manager melakukan proses penentuan harga jual.

31

C. Dokumen Flow Barang Konsinyasi Masuk

Gambar 3.4. merupakan Dokumen Flow Barang Konsinyasi Masuk, perusahaan konsinyasi mengisi data barang konsinyasi dan meneyerahkan barang kepada bagian penjualan dan simpan pinjam, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan pengecekan barang dan melakukan proses pembuatan nota barang konsinyasi dan penentuan harga jual, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses pembuatan laporan barang konsinyasi masuk untuk di berikan kepada manager.

32

D. Dokumen Flow Penjualan Tunai

Gambar 3.5. merupakan Dokumen Flow Penjualan tunai, anggota mengisi form data beli yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek barang, setelah barang ada maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota penjualan tunai dan proses update data barang, nota penjualan tunai dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu di arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses pembuatan laporan penjualan tunai untuk diberikan kepada manager.

33

E. Dokumen Flow Penjualan Kredit

Gambar 3.6. merupakan Dokumen Flow Penjualan kredit, anggota mengisi form data beli yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek data maksimal piutang dan setelah itu cek barang, setelah barang ada maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota penjualan kredit, update data maksimal piutang dan proses update data barang, nota penjualan kredit dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu di arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses pembuatan laporan penjualan kredit untuk diberikan kepada manager.

34

F. Dokumen Flow Pinjaman

Gambar 3.7. merupakan Dokumen Flow Pinjaman, anggota mengisi form data pinjaman yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses hitung cicilan dan bunga, stelah itu melakuakan proses cek data maksimal piutang jika cicilan pembayaran tidak melebohi batas maksimal pituang maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota pinjaman, update data maksimal piutang dan proses update data barang, nota pinjaman dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu di arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses pembuatan laporan pinjaman anggota untuk diberikan kepada manager.

35

G. Dokumen Flow Pembayaran Piutang Anggota

Gambar 3.8. merupakan Dokumen Flow Pembayaran Piutang Anggota, dimana dari laporan penjualan kredit dan laporan pinjaman anggota bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses jumlah piutang anggota, data piutang anggota dikirimkan ke pegawaian PT.Prosam Plano dimana PT.Prosam Plano melakukan bayar piutang dari pemotongan gaji anggota, bagian penjualan dan simpan pinjam membuat proses buat nota pembayaran piutang untuk diberikan kepada bagian PT.Prosam Plano dan juga melakukan proses pembuatan laporan pembayaran piutang, dimana laporan pembayaran piutang untuk manager.

36

H. Dokumen Flow Barang Konsinyasi Keluar

Gambar 3.9. merupakan Dokumen Flow Barang Konsinyasi Keluar, dimana perusahaan konsinyasi mengajukan dokumen bukti barang masuk, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek data, setelah data benar maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat bukti barang konsinyasi keluar dan pembayaran barang. Bukti konsinyasi keluar dan barang diberikan kepada konsinyasi beserta pembayarannya. Bagian penjualan dan simpan pinjam juga melakukan proses update data barang konsinyasi dan membuat laporan barang konsinyasi keluar untuk manager.

37

I. Dokumen Flow Setoran Deposito

Gambar 3.10. merupakan Dokumen Flow Setoran Deposito, anggota menyerahkan form data setoran deposito dan uang, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses hitung deposito dan bunga, setelah itu melakukan proses buat nota setoran deposito untuk diberikan kepada anggota sebagai bukti pengambilan deposito, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat laporan setoran deposito untuk diberikan kepada manager.

38

J. Dokumen Flow Pengambilan Deposito

Gambar 3.11. merupakan Dokumen Flow Pengambilan Deposito, anggota menyerahkan form nota setoran deposito, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek setoran deposito dan jangka waktu, setelah cocok, maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota pengambilan deposito yang kemudian diserahkan kepada anggota beserta uang depositonya. Bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat laporan pengambilan deposito untuk diberikan kepada manager.

39

K. Dokumen Flow Setoran Simpanan

Gambar 3.12. merupakan Dokumen Flow Setoran Simpanan, anggota menyerahkan form data setoran simpanan, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek jenis setoran, jika jenis setoran simpanan pokok maka melakukan proses cek simpanan pokok dan melakukan proses buat nota simpanan pokok dan update simpanan pokok, jika jenis setoran simpanan wajib maka melakukan proses cek simpanan wajib dan melakukan proses buat nota simpanan wajib dan update simpanan wajib, jika jenis setoran simpanan sukarela maka melakukan proses buat nota simpanan sukarela. Bagian penjualan dan simpan

40

pinjam melakukan proses buat laporan setoran simpanan untuk diberikan kepada manager.

L. Dokumen Flow Pengambilan Simpanan Sukarela

Gambar 3.13. merupakan Dokumen Flow Pengambilan Simpanan Sukarela, anggota menyerahkan form nota Simpanan sukarela, bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek data, setelah cocok, maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota penarikan simpanan sukarela yang kemudian diserahkan kepada anggota beserta uang. Bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat laporan penarikan simpanan sukarela deposito untuk diberikan kepada manager.

41

M.Dokumen Flow Perhitungan SHU

Gambar 3.14. merupakan Dokumen Flow perhitungan SHU, manager melakukan proses perhitungan SHU dari laporan pembelian, laporan penjualan tunai, laporan penjualan kredit, laporan konsinyasi keluar, laporan pinjaman anggota dan laporan pengambilan deposito yang ada. Dari data SHU manager melakukan proses pembayaran anggota dimana dari SHU yang ada 40% dibagikan kepada anggota dari hasil setoran simpanan yang ada dan penjualan yang terjadi.

42

II. Sistem Flow

A. Sistem Flow Pembelian Barang dan Penentuan Harga Jual

Gambar 3.15. merupakan Sistem Flow Pembelian Barang dan Penentuan Harga Jual, dimana manager mendapatkan rekomendasi pembelian, sistem akan membuatkan permintaan pembelian dan akan dikirimkan kepada supplier. Supplier mengirimkan data pembelian barang dan barang dan akan diproses oleh sistem untuk penentuan harga jual dan sistem juga akan mengupdate data barang dan sistem akan memproses data pembelian barang, bila manager ingin mencetak data pembelian maka bisa langsung dicetak data pembelian yang ada didalam sistem.

43

B. Sistem Flow Barang Konsinyasi Masuk

Gambar 3.16. merupakan Sistem Flow Barang Konsinyasi Masuk, dimana pada saat perusahaan konsinyasi ingin memasukkan barang maka dilakukan input data barang konsinyasi masuk, setelah itu sistem akan melakukan proses penentuan harga jual barang konsinyasi, buat nota konsinyasi masuk dan update data barang konsinyasi dan simpan transaksi barang konsinyasi masuk, perusahaan konsinyasi akan mendapatkan bukti konsinyasi masuk. Manager bisa mecetak barang konsinyasi masuk yang terjadi.

44

C. Sistem Flow Penjualan Tunai

Gambar 3.17 merupakan Sistem Flow Penjualan Tunai, anggota melakukan proses input data penjualan barang, dan sistem akan melakukan proses update data barang dan penjualan tunai dan buat cetak nota penjualan tunai. Manager bisa mencetak penjualan tunai yang terjadi.

D. Sistem Flow Penjualan Kredit

Gambar 3.18 merupakan Sistem Flow Penjualan Kredit, anggota melakukan proses input data penjualan barang, sistem akan melakukan proses cek batas maksimal piutang anggota, bila piutang tercukupi maka sistem akan update

Gambar 3.17 Sistem Flow Penjualan Tunai

45

data barang, penjualan kredit dan buat cetak nota penjualan tunai. Manager bisa mencetak penjualan kredit yang terjadi.

E. Sistem Flow Pinjaman

Gambar 3.19 merupakan Sistem Flow Pinjaman, anggota melakukan proses input data pinjaman. Sistem akan memproses hitung pembayaran pinjaman cetak nota pinjaman data dan update data pinjaman. Manager bisa mencetak transaksi pinjaman yang terjadi.

F. Sistem Flow Pembayaran Piutang Anggota

Gambar 3.19 Sistem Flow Pinjaman

46

Gambar 3.20 merupakan Sistem Flow Pembayaran Piutang Anggota, Sistem akan melakukan proses penagihan kredit dan pinjaman dari tabel penjualan kredit dan pinjaman kemudian data piutang anggota dikirmkan kepegawaian PT.Prosam Plano, Kepegawaian PT.Prosam Plano Melakukan Proses Pembayaran dan sistem akan melakukan proses buat Nota pembayaran Piutang dan update data piutang yang dibayarkan . Manager bisa mencetak transaksi pembayaran piutang yang terjadi.

G. Sistem Flow Barang Konsinyasi Keluar

Gambar 3.21 merupakan Sistem Flow Barang Konsinyasi Keluar, perusahaan menunjukkan bukti konsinyasi masuk kepada petugas kemudian petugas mencocokkkan data yang ada, bila data cocok maka sistem akan melakukan proses pembuatan bukti konsinyasi keluar dan pembayaran, update data barang konsinyasi dan input data konsinyasi keluar. Manager bisa mencetak transaksi barang konsinyasi keluar yang terjadi.

47

H. Sistem Flow Setoran Deposito

Gambar 3.22 merupakan Sistem Flow Setoran Deposito, petugas menginputkan setoran deposito dari anggota, sistem akan memproses perhitungan bunga, buat nota setoran deposito dan simpan transaksi deposito. Manager bisa mencetak transaksi setoran deposito yang terjadi.

I. Sistem Flow Pengambilan Deposito

Gambar 3.22 Sistem Flow Setoran Deposito

48

Gambar 3.23 merupakan Sistem Flow pengambilan Deposito, anggota membawa nota setoran deposito untuk ditunjukkan kepada petugas, dimana petugas menginputkan nota setoran deposito, sistem akan mencari data setoran deposito tersebut, bila jangka waktu pengambilan telah sesuai maka sistem akan memproses buat nota penarikan deposito dan simpan transaksi pengambilan deposito. Manager bisa mencetak transaksi pengambilan deposito yang terjadi.

J. Sistem Flow Setoran Simpanan

Gambar 3.24 merupakan Sistem Flow Setoran simpanan, petugas menginputkan setoran deposito dari anggota, sistem akan mengecek jenis simpanan yang terjadi, setelah itu sistem akan menginput data simpanan dan membuat nota setoran simpanan. Manager bisa mencetak transaksi setoran simpanan yang terjadi.

49

K. Sistem Flow Penarikan Simpanan Sukarela

Gambar 3.25 merupakan Sistem Flow penarikan simpanan sukarela,anggota membawa bukti simpanan sukarela dan petugas menginputkan kode simpanan, bila data ada maka sistem akan mengecek jangka waktu pengambilan, bila sudah jangka waktu pengambilan maka sistem akan mencetak nota penarikan simpanan sukarela. Manager bisa mencetak transaksi penarikan simpanan sukarela yang terjadi yang terjadi.

L. Sistem Flow Perhitungan SHU

Gambar 3.25 Sistem Flow Penarikan Simpanan Sukarela

50

Gambar 3.26 merupakan Sistem Flow Perhitungan SHU, dimana manager menginputkan tahun perhitungan SHU, manager bisa mencetak Laporan SHU, sedangkan sistem akan memproses SHU untuk Anggota dan akan disimpan ditabel Master SHU.

III. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam sistem.

1. Context Diagram

Laporan setoran Deposito Anggota Laporan Pembayaran Barang Konsinyasi

Nota Pembayaran Piutang Anggota

Nota Penjualan Tunai Data Beli

Laporan Deposito Anggota

Nota Setoran Deposito

Pengajuan dan Setoran Deposito

Nota Setoran Deposito

Nota Penarikan Deposito Persetujuan Rekomendasi Pinjam

Bukti Barang Masuk Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang

Pembayaran Piutang Anggota

Data Piutang

Nota Setoran

Nota Setoran

Nota Penarikan Simpanan Data Pegawai

SHU Data Pembelian Barang

Barang Konsinyasi Masuk

Permintaan Pembelian Persetujuan Pembelian

Permintaan Pembelian

Laporan SHU Laporan Barang Konsinyasi Masuk

Laporan Penjualan Periodik Laporan Penarikan Simpanan

Laporan Pembayaran Pinjaman Laporan Pembayaran Kredit Laporan Simpanan Anggota

Laporan Pinjaman Anggota Laporan Kredit Anggota

Laporan Pembelian Barang

Penarikan Simpanan Data Perusahaan

Data Supplier

Kartu Anggota

Data Anggota Pengajuan dan Setoran Simpanan

Pengajuan Pinjam Pengajuan Penjualan Kredit Acc Rekomendasi

Rekomendasi Pinjam Rekomendasi HPP

0

Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT Prosam Plano

+ Supplier Manager Anggota Kepegawaian PT Prosam Plano Perusahaan Konsinyasi

51

Terdapat 5 entitas yang berhubungan langsung dengan sistem informasi ini yaitu Petugas Pembelian, Manager, Anggota, Admin Simpan Pinjam, Perusahaan Konsinyasi dan Kepegawaian PT. Prosam Plano. Context Diagram ini menggambarkan secara umum bagaimana sistem ini nantinya melalu aliran data yang masuk dan keluar.

2. Data Flow Diagram Level 0

Laporan Penarikan Deposito

Data Penarikan Deposito

Data Penarikan Deposito

Nota Pembayaran Piutang Anggota

Barang konsinyasi terjual Data barang konsinyasi Data Penjualan Kredit

Data penjualan tunai

Nota Penjualan Tunai Data Beli Laporan setoran Deposito Anggota

Data Deposito

Bunga deposito

Data Deposito Data Deposito

Nota Penarikan Deposito Nota Setoran Deposito Nota Setoran Deposito Pengajuan dan Setoran Deposito

Data Anggota Data Bunga Pinjaman

Data gaji karyawan koperasi Pembayaran Barang Konsinyasi

Barang konsinyasi Keluar

Persetujuan Rekomendasi Pinjam

Laporan Pembayaran Barang Konsinyasi

Pembayaran Barang Konsinyasi Data Barang Konsinyasi Masuk

Data Pinjaman Data Kredit Data SHU Data Pembelian Data Pembelian Data SHU Data SHU Stok Barang Data Barang

[Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang] [Bukti Barang Masuk]

Barang Konsinyasi Terjual Data Barang Konsinyasi

[Data Piutang] [Pembayaran Piutang Anggota] [Nota Penarikan Simpanan]

[Nota Setoran] [Nota Setoran] Data Simpanan Data Anggota Stok Barang Data Barang

Data Penjualan Kredit Data Pinjaman Data Pembayaran Penjualan Kredit

Data Pinjaman [Rekomendasi Pinjam] [Pengajuan Pinjam] [Acc Rekomendasi] [Data Pegawai] Data Barang Data Barang Data Anggota

Data Pembayaran Pinjaman

Data Penjualan Tunai Data Simpanan

[SHU] Data Pembelian Barang

Data Pembelian Barang

[Data Pembelian Barang] Data Pinjaman Data Penjualan Kredit

Data Penjualan Tunai

Data Simpanan

Data Anggota

Data Pembayaran Pinjaman

Data Pembayaran Kredit Data Kredit Data Pinjaman Data Penjualan Tunai

Data Barang Konsinyasi

Data Barang Konsinyasi Data Perusahaan Konsinyasi [Barang Konsinyasi Masuk]

Data Barang Data Perusahaan Konsinyasi

Data Kredit Data Anggota

[Pengajuan Penjualan Kredit] Data Simpanan

[Laporan Simpanan Anggota] [Laporan Pembayaran Pinjaman]

[Laporan Kredit Anggota] [Laporan Pembelian Barang]

[Laporan SHU] [Laporan Barang Konsinyasi Masuk]

[Laporan Penjualan Periodik] [Laporan Penarikan Simpanan] [Laporan Pembayaran Kredit] [Laporan Pinjaman Anggota]

Data Anggota

[Penarikan Simpanan] [Pengajuan dan Setoran Simpanan] Harga Barang [Rekomendasi HPP] Data Supplier [Permintaan Pembelian] [Persetujuan Pembelian] [Permintaan Pembelian]

Data Perusahaan Konsinyasi [Data Perusahaan] Data Supplier [Data Supplier] Data Anggota [Kartu Anggota] [Data Anggota] Manager Anggota Supplier

Kepegawaian PT Prosam Plano Perusahaan Konsinyasi 1 Registrasi Anggota + 1mst_anggota 2 Registrasi Supplier 2mst_supplier 3 Registrasi Perusahaan Konsinyasi 3mst_pershKon sinyasi 4 Pembelian Barang + 5 Perhitungan HPP 6 Simpanan Anggota 4 mst_barang 12 Pembuatan Laporan 7 Penjualan Kredit dan Pinjaman + 5 trn_simpanan

6trn_pinjaman 7trn_penjualanKredit

8 Penjualan Tunai 9 Pencatatan Barang Konsinyasi + 8 mst_barangKo nsinyasi 9trn_penjualan Tunai 10 Pembayaran Piutang Karyawan +

10trn_pembayaranKredit 11trn_pembayaranPinjaman

11 Perhitungan Sisa Hasil Usaha + 13 mst_SHU 12trn_pembelian 15trn_barangkonsin yasi_keluar 16mst_karyawan_koperasi

13 Deposito + 17 trn_deposito 18trn_penarikan_de posito

52

Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ini mendesrkipsikan gambaran sistem secara lebih detil. Context diagram dipecah menjadi 12 proses yaitu Registrasi Anggota, Registrasi Supplier, Registrasi Perusahaan Konsinyasi, Pembelian Barang, Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP), Simpanan Anggota, Penjualan Kredit dan Pinjaman, Penjualan Tunai, Pencatatan Barang Konsinyasi, Pembayaran Piutang Karyawan, Deposito, Perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU) dan Pembuatan Laporan.

Pada DFD Level 0 juga nampak Data Store atau Penyimpan Data yang berjumlah 18 yaitu mst_anggota, mst_supplier, mst_pershKonsinyasi, mst_barang, mst_barangKonsinyasi, trn_barang_konsinyasi keluar, mst_SHU, trn_pembayaranKredit, trn_pembayaranPinjaman, trn_pembelian, trn_penjualanKredit, trn_penjualanTunai, trn_pinjaman, mst_karyawan_koperasi, trn_barangkonsinyasi_keluar, trn_penarikan_deposito, trn_deposito dan trn_simpanan.

3. Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 adalah pemecahan proses yang ditampilkan pada DFD Level 0 menjadi beberapa sub proses. Tidak semua proses pada DFD Level 0 bisa dipecah. Berikut adalah DFD Level 1 dari beberapa proses pada DFD Level 0 :

53

a. Subproses Registrasi Anggota

Data Anggota Benar

[Data Pegawai] [Data Anggota]

[Kartu Anggota]

[Data Anggota]

Anggota _{1 mst_anggota}

Kepegawaian PT Prosam Plano 1.1 Pencocokan Data 1.2 Penyimpanan Data Anggota

Registrasi anggota mempunyai dua sub proses yaitu Pencocokan Data dan Penyimpanan Data Anggota. Data Pegawai yang hendak didaftarkan menjadi anggota akan dicek kebenarannya di proses Pencocokan Data. Jika benar adalah pegawai PT. Prosam Plano, maka data pegawai tersebut akan disimpan sebagai anggota di proses Penyimpanan Data Anggota dan Anggota mendapatkan Kartu Anggota.

b. Subproses Pembelian Barang

[Data Penjualan Kredit]

[Data penjualan tunai]

[Data Pembelian]

[Data Pembelian Barang]

[Data Pembelian Barang] [Data Barang]

[Data Barang] [Data Supplier]

[Data Pembelian Barang] [Permintaan Pembelian] [Persetujuan Pembelian] [Permintaan Pembelian] Supplier Manager 2 mst_supplier Perhitungan HPP Perhitungan Sisa Hasil Usaha

4 mst_barang 4.1 Rekomendasi Pembelian 4.2 Pencatatan Barang Masuk 12 trn_pembelian 9 trn_penjualan Tunai 7 trn_penjualan Kredit

Gambar 3.29 Data Flow Diagram Level 1 Proses Registrasi Angota

54

Proses Pembelian Barang tergantung pada persetujuan rekomendasi pembelian dari Manager dan diajukan oleh bagian Pembelian. Jika rekomendasi pembelian disetujui, maka bagian pembelian akan melakukan pembelian barang kepada supplier tertentu.

Ketika barang dari supplier sudah tiba, maka dilakukan pencatatan barang pada proses Pencatatan Barang Masuk, setelah itu data barang di simpan di mst_barang dan data pembelian di simpan trn_pembelian.

c. SubprosesPenjualan Kredit dan Pinjaman

[Persetujuan Rekomendasi Pinjam]

[Data Kredit] [Data Pinjaman]

[Stok Barang] [Data Barang]

[Data Pinjaman]

[Data Kredit] [Rekomendasi Pinjam]

Data Anggota Benar

[Data Anggota]

[Pengajuan Penjualan Kredit]

[Pengajuan Pinjam] Anggota Manager

1 mst_anggota 7 trn_penjualan

Kredit 6 trn_pinjaman

7.1

Cek Anggota

7.2

Pelolosan Permohonan

+

4 mst_barang

Peminjam dan pemohon penjualan kredit harus merupakan anggota dari koperasi. Proses verifikasi ini dilakukan pada proses Cek Anggota. Jika benar merupakan anggota koperasi, maka data anggota tersebut akan dibawa ke proses Pelolosan Permohonan untuk diurus peminjaman atau penjualan kreditnya.

Gambar 3.31 Data Flow Diagram Level 1 Proses Penjualan Kredit dan Pinjaman

55

Pada proses Pelolosan Permohonan dilakukan rekomendasi pinjaman kepada manager, apabila manager menyetujui maka data pinjaman di simpan di trn_pinjaman atau data penjualan kredit disimpan di trn_penjualan_kredit dan melakukan simpan stok barang.

d. Subproses Pencatatan Barang Konsinyasi

Data Barang Konsinyasi masuk

[Barang konsinyasi Keluar] Barang Konsinyasi Masuk

[Data Barang Konsinyasi Masuk] [Pembayaran Barang Konsinyasi]

Data Perusahaan Konsinyasi

Data Perusahaan Konsinyasi [Data Perusahaan Konsinyasi]

[Data Barang Konsinyasi] [Data Barang Konsinyasi]

[Bukti Barang Masuk] [Barang Konsinyasi Masuk]

[Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang] Perusahaan Konsinyasi 3 mst_pershKonsinyasi 8 mst_barangKonsinyasi 9.1 Pencatatan Barang Konsinyasi Masuk + 9.2 Pencatatan Barang Konsinyasi Keluar Pembuatan Laporan 14trn_barangKonsiny asi_masuk 15 trn_barangkonsiny asi_keluar

Barang konsinyasi adalah barang titipan dari seseorang atau perusahaan tertentu. Barang konsinyasi dijual oleh koperasi dengan mengambil keuntungan sekian persen dari harga yang diajukan penitip. Barang konsinyasi tidak dikulak melainkan menunggu perusahaan konsinyasi memasukkan barang titipannya.

Barang konsinyasi yang masuk dicatat pada proses Pencatatan barang Konsinyasi Masuk, pada proses tersebut untuk mencocokkan data perusahaan

Gambar 3.32 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pencatatan Barang Konsinyasi

56

konsinyasi dengan data dari table mst_perusahaan konsinyasi, setelah data perusahaan ada maka barang yang masuk akan dibuatkan Bukti Barang Masuk dan akan disimpan didalam trn_barangkonsinyasi_masuk untuk barang konisnyasi masuk dan disimpan kedalam data barang konsinyasi.

Dalam jangka waktu tertentu setelah dititipkan, perusahaan tersebut akan mengambil barang yang tersisa beserta uang hasil penjualannya. Proses tersebut ada pada Proses Pencatatan Barang Konsinyasi Keluar. Perusahaan Konsinyasi memberikan bukti barang masuk kepada koperasi untuk di cocokkan dengan data yang ada, kemudian perusahaan konsiyasi akan menerima Bukti Pembayaran dan Bukti Barang Keluar dan data akan disimpan di trn_barangkonsinyasi_keluar.

e. Subproses Pembayaran Piutang Anggota

[Data Piutang] [Pembayaran Piutang Anggota]

[Data Pembayaran Kredit]

[Data Pembayaran Pinjaman]

[Nota Pembayaran Pinjaman]

[Nota Pembayaran Kredit]

[Data Kredit]

[Data Pinjaman]

6 trn_pinjaman

7 trn_penjualan

Kredit

10 trn_pembayaran

Kredit

11 trn_pembayaran

Pinjaman Anggota

Kepegawaian PT Prosam

Plano

10.1 Penagihan Kredit

dan Pinjaman 10.2

Pelunasan Kredit dan Pinjaman

57

Piutang anggota terdiri dari dua macam, Kredit dan Pinjaman. Kredit didapatkan dari penjualan kredit yang dilakukan anggota sedangkan pinjaman berasal dari pinjaman yang diajukan anggota.

Kedua piutang ini dibayarkan melalui pemotongan gaji oleh bagian Kepegawaian PT. Prosam Plano. Setiap bulan koperasi menagih kepada bagian Kepegawaian tersebut untuk dipotongkan gajinya dan dibayarkan kepada koperasi guna melunasi hutang anggota. Anggota akan mendapatkan nota pembayaran kredit ataupun nota pembayaran pinjaman, dan data pembayaran kredit akan disimpan di trn_pembayaran_kredit atau data pembayaran pinjaman akan disimpan di trn_pembayaran_pinjaman.

f. Subproses Deposito

[Data Penarikan Deposito]

[Data Deposito]

[Nota Penarikan Deposito] [Nota Setoran Deposito] [Nota Setoran Deposito]

[Pengajuan dan Setoran Deposito]

Data Anggota Data Anggota

[Data Deposito] [Data Anggota]

1 mst_anggota

Anggota

17 trn_deposito 13.1

Setoran Deposito

+

13.2 Pengambilan

Deposito

18 trn_penarikan__deposito

Didalam Data Flow Diagram Level 1 proses deposito terdapat dua proses yaitu setoran deposito dan pengambilan deposito.

58

Anggota yang menyetorkan deposito maka akan mendapatkan Nota setoran deposito, nota setoran deposito ini digunakan untuk pengambilan deposito.

Pada Saat Pengambilan Deposito, Anggota menyerahkan Nota setoran deposito kemudian di lakukan pengecekan di proses pengambilan deposito, bila data cocok maka Anggota mendapatkan Nota Penarikan Deposito beserta uang, dan data penarikan deposito di simpan di trn_penarikan_deposito.

g. Subproses Perhitungan Sisa Hasil Usaha

[Bunga deposito]

Data SHU

[Data SHU] [Data SHU]

[SHU] [Data Bunga Pinjaman]

[Data Pinjaman]

[Data Penjualan Kredit] [Data Penjualan Tunai]

[Data gaji karyawan koperasi] [Pembayaran Barang Konsinyasi]

[Data Pembelian Barang]

[Data Simpanan] [Data Anggota] 1 mst_anggota 5 trn_simpanan 9 trn_penjualan Tunai

7 trn_penjualan_Kredit 6 trn_pinjaman

Pembelian Barang

Anggota

13 mst_SHU 15 trn_barangkonsiny_{asi_keluar}

16 mst_karyawan_ koperasi 11 trn_pembayaran Pinjaman 11.1 Perhitungan SHU 11.2 Pembayaran ke Anggota 17 trn_deposito

Sisa Hasil Usaha (SHU) adalah ciri khas koperasi di seluruh Indonesia. Pembagiannya dilakukan di akhir tahun. Jumlah yang diterima masing-masing anggota berbeda satu sama lain. Tergantung kontribusinya terhadap koperasi. Kontribusi anggota dihitung dari pinjaman, simpanan, penjualan kredit dan penjualan tunai yang dilakukang anggota.

Setelah dilakukan perhitungan SHU maka data SHU diberikan kepada proses Pembagian ke anggota untuk dihitung data SHU yangg dibagikan kepada

59

tiap – tiap anggota dan data SHU disimpan di mst_SHU, anggota akan mendapatkan SHU.

4. Data Flow Diagram Level 2

Beberapa proses pada DFD Level 1 memerlukan penjabaran yang lebih mendalam. Beberapa proses pada DFD Level 1 dijabarkan lagi menjadi sub proses yang lebih kecil. Berikut ini adalah proses yang ada pada DFD Level 2 adalah a subproses Pelolosan Permohonan.

[Barang konsinyasi terjual]

[Data barang konsinyasi] [Persetujuan Rekomendasi Pinjam]

[Data Pinjaman] [Data Kredit]

Data Maksimal Bulanan

Data Maksimal Bulanan Data Maksimal Bulanan

[Stok Barang]

[Data Barang] [Rekomendasi Pinjam]

[Data Pinjaman] [Data Kredit] [Data Anggota Benar]

Manager

7 trn_penjualan Kredit 6 trn_pinjaman _{Cek Anggota}

4 mst_barang 7.2.1 Cek Maksimal Kredit 7.2.2 Pemberian Kredit 7.2.3 Pemberian Pinjaman 8 mst_barangKo nsinyasi

Permohonan Kredit atau permohonan pinjaman harus memenuhi syarat batas maksimal kredit/pinjam. Total keduanya dalam satu bulan harus kurang dari atau sama dengan 40 % dari total gaji per bulan. Untuk itu perlu diadakan cek maksimal kredit. Jika Jumlah keduanya kurang dari atau sama dengan 40 % dari total gaji, maka permohonan tersebut bisa diberikan.

60

b subproses Setoran Deposito

[Data Deposito]

Data Setoran

[Nota Setoran Deposito] [Pengajuan dan Setoran Deposito] [Data Anggota]

Data Anggota

Anggota 13.1.1

Jumlah Setoran

13.1.2 Hitung Bunga dan buat nota setoran deposito

17 trn_deposito

Setoran deposito yang dilakukan oleh anggota dihitung dengan bunga 12% per tahun, dimana untuk jangka waktu deposito selama 6bulan. Data setoran dan perhitungannya tersimpan dalam table trn_deposito.

IV. Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) dijelaskan pada gambar 3.38 dan gambar 3.39 berikut ini.

1. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 3.38 berikut ini merupakan Conceptual Data Model pada Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano. Terdapat 20 tabel yang digunakan dalam aplikasi ini.

61 Ref_2841 Ref_2830 Ref_2218 Ref_2214 Relation_181 Relation_180 Relation_171 Relation_170 Ref_1559 Relation_248 Relation_247 Relation_158 Relation_139 Relation_138 Relation_137 Relation_135 Relation_132 Relation_131 Relation_12922 Relation_1592 Relation_159 trn_pembelianBarang Relation_1362 Relation_136 trn_penjualanBarangKonsinyasi Relation_1342 Relation_134 trn_penjualanBarang Relation_1332 Relation_133 trn_penjualanBarangKredit Relation_1302 Relation_130 trn_kulak mst_anggota id_anggota tgl_kadaluarsa tgl_daftar mst_supplier id_supplier nama_supplier nama_pemilikSup alamat_supplier kota_supplier telp_supplier mst_pershKon id_pershKon nama_pershKon alamat_pershKon nama_pemilikPershKon kota_pershKon telp_pershKon mst_barang id_Barang nama_barang harga_barang stok_barang stok_minimal harga_jual_barang grup satuan berat trn_simpanan id_simpanan jumlah_simpanan tgl_setor tgl_ambil status trn_pinjaman id_pinjaman jumlah_pinjaman jangka_pinjaman jumlah_bungaPinjaman tgl_pinjam trn_penjualanKredit id_kredit tgl_kredit jangka_kredit jumlah_kredit mst_barangKonsinyasi id_barangKon nama_barangKon harga_barangKon stok_barangKon stok_minimalKon harga_jual_barangKon grup satuan berat trn_penjualanTunai id_penjualanTunai tgl_penjualan trn_pembayaranKredit id_pembayaranKredit tgl_pembayaranKredit jml_pembayaranKredit periode trn_pembayaranPinjaman id_pembayaranPinjaman tgl_pembayaranPinjaman jml_pembayaranPinjaman keterangan bungaPinjaman mst_karyawan id_karyawan nama_karyawan alamat_karyawan telp_karyawan departemen jabatan tgl_masuk status gaji trn_pembelian id_pembelian tgl_pembelian mst_SHU id_SHU jml_SHU tgl_pembayaran periode trn_barangKonsinyasi_masuk id_masuk tgl_masuk jumlah trn_barangKonsinyasi_keluar id_keluar tgl_masuk tgl_keluar jumlah jumlah_pembayaran trn_penarikanSimpanan id_penarikanSimpanan tgl_ambilSimpanan mst_karyawanKoperasi id_karyawan nama_karyawan alamat_karyawan telp_karyawan departemen jabatan tgl_masuk status gaji trn_deposito id_deposito jumlah_deposito jumlah_bungaDeposito tgl_setor tgl_ambil status trn_penarikanDeposito id_penarikanDeposito tgl_ambilDeposito

2. Physical Data Model (PDM)

Gambar 3.39 berikut ini merupakan Physical Data Model Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano. PDM merepresentasikan tabel-tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi Absensi beserta dengan tipe data dan panjang masing-masing tipe data tersebut.

62

ID _DE POSIT O = ID_DEPOSITO ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID _KR EDIT = ID_KRE DIT ID_SIMPANAN = ID_S IMPANAN

ID_BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID _PE RSHKON = ID_PERSH KON

ID_BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID_PE RSHKON = ID_PERSHKON

ID_SUPPLIER = ID_SUP PLIER ID _ANGGOTA = ID_ANGGOT A

ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID_AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID_PINJAMAN = ID_PINJ AMAN

ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID _AN GGOTA = ID_ANGGOT A ID_AN GGOT A = ID_ANGGOT A

ID_PE RSHKON = ID_PERSH KON ID _KA RYAWAN = ID_KARYAW AN

ID_PE MBELIAN = ID_PE MBELIAN ID _BA RANG = ID_BARANG

ID _BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID _PE NJU ALANT UNAI = ID_PENJUALANT UNAI

ID _BA RANG = ID_BARANG ID _PE NJUALANTUNAI = ID_PENJUALANTUNAI

ID _BA RANG = ID_BARANG

ID _KR EDIT = ID_KRE DIT

ID _SU PPLIER = ID_SUP PLIER ID _BA RANG = ID_BARANG

MST_ANGGOTA ID_ANGGOTA varchar(10) TGL_KADALUARSA date ID_KARYAWAN varchar(10) TGL_DAFTAR date MST_SUPPLIER ID_SUPPLIER varchar(10) NAMA_SUPPLIER varchar(50) NAMA_PEMILIKSUP varchar(50) ALAMAT_SUPPLIER varchar(50) KOTA varchar(20) TELP_SUPPLIER varchar(15) MST_PERSHKON ID_PERSHKON varchar(10) NAMA_PERSHKON varchar(50) ALAMAT_PERSHKON varchar(50) NAMA_PEMILIKPERSHKON varchar(50) KOTA_PERSHKON varchar(20) TELP_PERSHKON varchar(15) MST_BARANG ID_BARANG varchar(10) NAMA_BARANG varchar(30) HARGA_BARANG numeric(9) STOK_BARANG numeric(3) STOK_MINIMAL numeric(3) HARGA_JUAL_BARANG numeric(9) GRUP varchar(30) SATUAN varchar(5) BERAT numeric(3) TRN_SIMPANAN ID_SIMPANAN varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) JUMLAH_SIMPANAN numeric(10) TGL_SETOR date TGL_AMBIL date STATUS varchar(1) TRN_PINJAMAN ID_PINJAMAN varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) JUMLAH_PINJAMAN numeric(10) JANGKA_PINJAMAN numeric(2) JUMLAH_BUNGAPINJAMAN numeric(10) TGL_PINJAM date TRN_PENJUALANKREDIT ID_KREDIT varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) TGL_KREDIT date JANGKA_KREDIT numeric(2) JUMLAH_KREDIT numeric(10) MST_BARANGKONSINYASI ID_BARANGKON varchar(10) ID_PERSHKON varchar(10) NAMA_BARANGKON varchar(30) HARGA_BARANGKON numeric(9) STOK_BARANGKON numeric(3) STOK_MINIMALKON numeric(3) HARGA_JUAL_BARANGKON numeric(9) GRUP varchar(30) SATUAN varchar(5) BERAT numeric(3) TRN_PENJUALANTUNAI ID_PENJUALANTUNAI varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) TGL_PENJUALAN date TRN_PEMBAYARANKREDIT ID_PEMBAYARANKREDIT varchar(13) ID_KREDIT varchar(13) TGL_PEMBAYARANKREDIT date JML_PEMBAYARANKREDIT numeric(10) ID_ANGGOTA varchar(10) PERIODE varchar(10) TRN_PEMBAYARANPINJAMAN ID_PEMBAYARANPINJAMAN varchar(13) ID_PINJAMAN varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) TGL_PEMBAYARANPINJAMAN date JML_PEMBAYARANPINJAMAN numeric(10) KETERANGAN varchar(10) BUNGAPINJAMAN numeric(10) MST_KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(10) NAMA_KARYAWAN varchar(50) ALAMAT_KARYAWAN varchar(50) TELP_KARYAWAN varchar(13) DEPARTEMEN varchar(30) JABATAN varchar(20) TGL_MASUK date STATUS numeric(1) GAJI numeric(9) TRN_PEMBELIAN ID_PEMBELIAN varchar(13) ID_SUPPLIER varchar(10) TGL_PEMBELIAN date MST_SHU ID_SHU varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) JML_SHU numeric(9) TGL_PEMBAYARAN date PERIODE numeric(4) TRN_BARANGKONSINYASI_MASUK ID_MASUK varchar(13) ID_PERSHKON varchar(10) ID_BARANGKON varchar(10) TGL_MASUK date JUMLAH numeric(3) TRN_BARANGKONSINYASI_KELUAR ID_KELUAR varchar(13) ID_PERSHKON varchar(10) ID_BARANGKON varchar(10) TGL_MASUK date TGL_KELUAR date JUMLAH numeric(3) JUMLAH_PEMBAYARAN numeric(9) TRN_KULAK ID_BARANG varchar(10) ID_SUPPLIER varchar(10) HARGA_BELI N(9) TRN_PENJUALANBARANGKREDIT ID_KREDIT varchar(13) ID_BARANG varchar(10) TRN_PENJUALANBARANG ID_PENJUALANTUNAI varchar(13) ID_BARANG varchar(10) TRN_PENJUALANBARANGKONSINYASI ID_PENJUALANTUNAI varchar(13) ID_BARANGKON varchar(10) TRN_PEMBELIANBARANG ID_PEMBELIAN varchar(13) ID_BARANG varchar(10) JML_BARANG numeric(3) TRN_PENARIKANSIMPANAN ID_PENARIKANSIMPANAN varchar(13) ID_SIMPANAN varchar(13) TGL_AMBILSIMPANAN date MST_KARYAWANKOPERASI ID_KARYAWAN varchar(10) NAMA_KARYAWAN varchar(50) ALAMAT_KARYAWAN varchar(50) TELP_KARYAWAN varchar(13) DEPARTEMEN varchar(30) JABATAN varchar(20) TGL_MASUK date STATUS numeric(1) GAJI numeric(9) TRN_DEPOSITO ID_DEPOSITO varchar(13) ID_ANGGOTA varchar(10) JUMLAH_DEPOSITO numeric(10) JUMLAH_BUNGADEPOSITO numeric(10) TGL_SETOR date TGL_AMBIL date STATUS varchar(1) TRN_PENARIKANDEPOSITO ID_PENARIKANDEPOSITO varchar(13) ID_DEPOSITO varchar(13) TGL_AMBILDEPOSITO date

V. Struktur Tabel Database

Tabel – tabel yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Nama Tabel : MST_KARYAWAN

Primary Key : ID_KARYAWAN Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data karyawan

63

Tabel 3.1 Struktur Tabel MST_KARYAWAN

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_KARYAWAN Varchar 10 Primary Key

NAMA_KARYAWAN Varchar 50

ALAMAT_KARYAWAN Varchar 50

TELP_KARYAWAN Varchar 15

DEPARTEMEN Varchar 30

JABATAN Varchar 20

TGL_MASUK Date

STATUS Numeric 1 Tanda record

aktif/tidak

GAJI Numeric 9

2. Nama Tabel : MST_ANGGOTA Primary Key : ID_ANGGOTA Foreign Key : ID_KARYAWAN Fungsi : Menyimpan data anggota

Tabel 3.2 Struktur Tabel MST_ANGGOTA

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_ANGGOTA Varchar 10 Primary Key ID_KARYAWAN Varchar 50 Foreign Key

TGL_DAFTAR Date

TGL_KADALUARSA Date Tgl masa

keanggotaan habis

3. Nama Tabel : MST_BARANG Primary Key : ID_BARANG Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data barang

Tabel 3.3 Struktur Tabel MST_BARANG

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_BARANG Varchar 10 Primary Key

64

HARGA_BARANG Numeric 9

STOK_BARANG Numeric 3

STOK_MINIMAL Numeric 3

HARGA_JUAL_BARANG Numeric 9

GRUP Varchar 30

SATUAN Varchar 5

BERAT Varchar 3

4. Nama Tabel : MST_BARANGKONSINYASI Primary Key : ID_BARANGKON

Foreign Key : ID_PERSHKON

Fungsi : Menyimpan data barang konsinyasi

Tabel 3.4 Struktur Tabel MST_BARANGKONSINYASI

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_BARANGKON Varchar 10 Primary Key ID_PERSHKON Varchar 10 Foreign Key NAMA_BARANGKON Varchar 50

HARGA_BARANGKON Numeric 9

STOK_BARANGKON Numeric 3

STOK_MINIMALKON Numeric 3 HARGA_JUAL_BARANGKON Numeric 9

GRUP Varchar 30

SATUAN Varchar 5

BERAT Varchar 3

5. Nama Tabel : MST_SUPPLIER Primary Key : ID_SUPPLIER Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data supplier

Tabel 3.5 Struktur Tabel MST_SUPPLIER

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_SUPPLIER Varchar 10 Primary Key

NAMA_SUPPLIER Varchar 50

NAMA_PEMILIKSUP Varchar 50 ALAMAT_SUPPLIER Varchar 50

Untuk bisa dibayarkan, perhitungan SHU yang sudah disimpan harus melalui persetujuan manager koperasi. Persetujuan dilakukan melalui form ini. Manager akan memilih data SHU pada gridview sebelah kiri form. Data SHU yang dipilih akan muncul detilnya pada kolom-kolom sebelah kanan form. Persetujuan ditandai dengan dicentangnya checkbox “Setuju”. Jika checkbox “Setuju” dicentang dan tombol “Simpan” ditekan, maka kolom “Dibayar” akan berubah isinya menjadi “Yes”. SHU yang dibayarkan adalah SHU yang checkbox “Setuju”-nya sudah dicentang.

4.2.19 Form Laporan

Pada akhirnya semua transaksi yang terjadi pada koperasi harus dilaporkan kepada manager. Form ini akan mencetak laporan yang dibutuhkan.

108

Laporan bisa dipilih berdasarkan radio button pada sebelah kiri form. Format laporan bisa disusun berdasarkan periode, anggota, atau id tertentu seperti id barang. Laporan yang tercetak adalah laporan yang sudah disusun pada gridview sebelah kanan form.

4.3 Evaluasi Sistem

Berdasarkan uji coba sistem pada Koperasi Karyawan PT. Prosam Plano, didapatkan hasil evaluasi sistem yang diambil melalui angket sebagai berikut.

Tabel 4.1 evaluasi sistem pada manager

No Pertanyaan Penilaian

4 3 2 1

1 Apakah cara menjalankan aplikasi ini mudah? 2 Apakah desain tampilan aplikasi ini menarik? 3 Apakah laporan yang ada di aplikasi sudah

memenuhi laporan yang selama ini di inginkan? 4 Apakah laporan barang telah memenuhi untuk

mengetahui data barang yang ada?

5 Apakah laporan simpan pinjam telah memenuhi untuk mengetahui data simpan pinjam yang ada? 6 Apakah laporan kontibusi Anggota telah

memenuhi untuk mengetahui data kontribusi Anggota yang ada?

Keterangan nilai : 1 = buruk, 2 = Cukup, 3 = Baik, 4 = Sangat Baik

Tabel 4.2 evaluasi sistem pada bagian pembelian

No Pertanyaan Penilaian

4 3 2 1

1 Apakah cara mengoperasikan aplikasi ini mudah? 2 Apakah desain tampilan aplikasi ini menarik? 3 Apakah aplikasi ini untuk pembelian barang

sesuai?

Tabel 4.3 evaluasi sistem pada bagian penjualan dan simpan pinjam

No Pertanyaan Penilaian

4 3 2 1

1 Apakah cara mengoperasikan aplikasi ini mudah? 2 Apakah desain tampilan aplikasi ini menarik? 3 Apakah aplikasi ini untuk penjualan barang

sesuai?

4 Apakah aplikasi untuk simpanan sesuai? 5 Apakah aplikasi untuk pinjaman sesuai? 6 Apakah aplikasi untuk Deposito sesuai? 7 Apakah aplikasi untuk pembayaran Penjualan

kredit dan pembayaran cicilan pinjaman sesuai? 8 Apakah aplikasi kasir untuk pengambilan

simpanan sukarela dan deposito sesuai? 9 Apakah aplikasi perhitungan SHU sesuai?

Keterangan nilai : 1 = buruk, 2 = Cukup, 3 = Baik, 4 = Sangat Baik

Hasil dari angket uji coba sistem ini dibedakan menjadi 3 bagian yaitu penilaian tampilan aplikasi, isi aplikasi, dan user friendly sebagai berikut :

1. Penilaian tampilan aplikasi : terdapat 3 (tiga) orang atau 100% menyatakan bahwa aplikasi ini baik secara keseluruhan.

2. Penilaian isi Aplikasi : Pada Manager terdapat 2 (dua) menyatakan Sangat Baik, dan 2 (dua) menyatakan Baik. Sedangkan pada Bagian Pembelian menyatakan Aplikasi Baik. Sedangkan di Bagian Penjualan dan Simpan Pinjam Menyatakan 5 (Lima) Baik, dan 2 (Dua) menyatakan Sangat Baik. Kesimpulan menyeluruh isi aplikasi 33% menyatakan Sangat Baik, 67% Menyatakan Baik.

3. Penilaian user friendly : terdapat 2 (dua) atau 67% orang menyatakan bahwa aplikasi ini Sangat baik secara user friendly, 1 (satu) orang atau 33% menyatakan bahwa aplikasi ini cukup secara user friendly.

110

Berdasarkan ujicoba yang telah dilakukan dan angket ujicoba sistem yang diberikan, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Koperasi Pegawai Pada PT. Prosam Plano dapat digunakan untuk Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano.

111 PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano yaitu :

1. Sistem informasi ini dapat memberikan informasi laporan keuangan untuk manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.

2. Sistem informasi ini dapat memberikan informasi untuk pembagian sisa hasil usaha (SHU) kepada semua anggota.

5.2.Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan membuat sistem pembelian barang berbasis mobile application.

2. Dari aplikasi ini, dapat ditambahkan dengan aplikasi akuntansi untuk menghasilkan output informasi yang bisa mendukung pengambilan keputusan bagi manager.

112

DAFTAR PUSTAKA

Hendrojogi, 1998, Koperasi : Asas – asas teori dan praktik, Raja Grafindo Persada. Jakarta.

Basuki, Untung Tri, Arah Kebijakan Pembangunan Koperasi Untuk

Memantapkan Kedudukan Koperasi Dalam Perekonomian Nasional,

(online), http://www.infokop.com, di akses 10 Maret 2009.

Ray, Ewell Paul, Pola memahami koperasi (online), http://adittiakusuma.blogspot.com/2009/11/bab-6.html, diakses 18 Januari 2010.

Winardi, 1985, Strategi Pemasaran: Marketing Strategy, Mandar Maju, Bandung. Soemarso, S.R, 2003, Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba Empat, Jakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.