PA : Peranan Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

PERANAN SEKRETARIS

BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Nama

: CICILIA WAHYU RISTANTI

NIM

: 08.39015.0012

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

i

PERANAN SEKRETARIS

BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama

: CICILIA WAHYU RISTANTI

NIM

: 08.39015.0012

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ii

PERANAN SEKRETARIS

BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA

KABUPATEN SIDOARJO

dipersiapkan dan disusun oleh Cicilia Wahyu Ristanti

NIM : 08.39015.0012

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011

Susunan Dewan Penguji Pembimbing

I. Marya Mujayana, S.S NIDN: 0727038201

__________________________

II. Widji Ambarwati, S.Sos NIK: 19720804 199803 2 007

__________________________

Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN: 0714077401

_________________________

II. Ristanti Akseptori, S.S NIDN: 0717028601

__________________________

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

viii

ABSTRAK

Sekretaris memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan ataupun sebuah instansi pemerintah untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan administrative dan juga sebagai citra perusahaan dan laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan memahami Peranan Sekretaris pada Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yang meliputi bagaimana menangani surat masuk dan keluar, menangani rapat intern, menerima telepon dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sidoarjo. Metode yang digunakan adalah observasi, interview dan studi literature selama 3 bulan. Berdasarkan observasi, interview dan studi literature didapatkan bahwa peranan sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga kabupaten Sidoarjo meliputi penanganan surat masuk dan keluar, menyiapkan rapat intern, menerima telepon dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Kata Kunci _{: Surat-menyurat, Menyelenggarakan rapat, Menerima telepon,} dinas, Sekretaris.

x

ABSTRAK ...

viii

ABSTRACT

_...

_ix

DAFTAR ISI ...

x

DAFTAR GAMBAR ...

xiv

DAFTAR TABEL ...

xv

BAB 1

PENDAHULUAN ...

1

1.1 Latar Belakang Masalah ...

1

1.2 Perumusan Masalah ...

2

1.3 Pembatasan Masalah ...

2

1.4 Tujuan ...

2

1.5 Manfaat ...

3

1.6 Sistematika Penulisan ...

3

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...

5

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga

Kabupaten Sidoarjo ...

5

2.1.1 Sejarah Dinas Pekerrjaan Umum Bina Marga

Kabupaten Sidoarjo ...

5

2.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi ...

6

2.1.3 Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga

Kabupaten Sidoarjo ...

7

xi

2.1.7

Kegiatan ...

12

2.1.8

Logo Perusahaan ...

13

2.1.9

Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga Kabupaten Sidoarjo ...

13

2.1.10 Urutan Struktur Organisasi ...

15

2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ...

16

2.2.1

Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dinas

Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ....

17

2.2.2

Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian ...

18

2.2.3

Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir ...

18

2.2.4

Lokasi Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo ...

19

BAB III

LANDASAN TEORI ...

20

3.1 Sekretaris...

20

3.1.1

Pengertian Sekretaris ...

20

3.1.2

Macam-macam Tugas Sekretaris ...

22

3.2 Surat ...

25

3.2.1

Fungsi Surat ...

26

3.2.2

Penggolongan Surat ...

27

3.2.3

Penanganan Surat Masuk dan Keluar ...

29

xii

3.4 Perjalanan Dinas ...

36

3.4.1

Macam-macam Perjalanan Dinas ...

37

3.5 Bertelepon ...

39

3.5.1

Pengertian Hubungan Telepon ...

40

3.5.2

Macam Pesawat Telepon dan Hubungan Telepon ...

40

3.5.3

Etiket Bertelepon ...

42

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN ...

45

4.1 Penanganan Surat Masuk ...

45

4.1.1 Arus Penanganan Surat Masuk ...

46

4.1.2 Penggolongan Surat ...

47

4.1.3 Mengklasifikasi Surat Masuk ...

48

4.1.4 Pembukaan Amplop ...

49

4.1.5 Pengagendaan Surat Masuk ...

50

4.1.6 Pendisposisian Surat Masuk ...

52

4.1.7 Pengarsipan Surat Masuk Secara Manual ...

55

4.2 Sistem Penanganan Surat Masuk Sekretaris Bagian Umum

Dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga Sidoarjo...

59

4.2.1

Arus Penanganan Surat Keluar ...

59

4.2.2

Pembuatan Surat Keluar ...

60

xiii

4.3.1 Memeriksa Ruangan Rapat ...

70

4.3.2

Penutupan Rapat ...

71

4.4 Menangani Surat Perjalanan Dinas ...

74

4.5 Menerima Telepon ...

76

BAB V

PENUTUP ...

78

5.1

Kesimpulan ...

78

5.2

Saran ...

79

DAFTAR PUSTAKA

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi selalu menuntut orang-orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga sehingga dapat meningkatkan daya saing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan sangat diseleksi dalam tes masuk ke Instansi Pemerintah untuk dapat menghandle _{pekerjaan yang dalam instansi pemerintah ini.}

Peranan Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo membantu pekerjaan pimpinan. Yang pada dasarnya tugas sekretaris pada Bagian Umum dan kepegawaian meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang terjadi, maka dapat dirumuskan suatu Permasalahan sebagai berikut: “Bagaimana peranan sekretaris Bagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo”

1.3 Batasan Masalah

Melalui perumusan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka perlu dilakukan pembatasan masalah agar setiap masalah yang dipaparkan dan diselesaikan. Sehingga batasan masalah pada Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu: Membahas peranan sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian dengan menangani tugas seperti:

a. Menangani surat masuk dan surat keluar b. Menangani notulen rapat intern

c. Menerima telepon

d. Menangani perjalanan dinas pimpinan 1.4 Tujuan

Berdasarkan pada perumusan masalah diatas maka tujuan yang akan dicapai dalam laporan ini yaitu:

1. Untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis peranan Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo khususnya:

a. Menerima dan mengagendakan surat masuk dan keluar secara manual dan elektronik

b. Mengarsip surat masuk dan surat keluar pada divisi Sekretaris c. Menyiapkan notulen rapat intern

d. Menerima telepon

1.5 Manfaat

Penulisan laporan Proyek Akhir ini diharapkan bermanfaat dalam memberikan wawasan bagaimana cara mengelolah surat masuk dan keluar, mempersiapkan rapat intern_{, menerima telepon dan menangani surat perjalanan} dinas pimpinan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga kabupaten Sidoarjo, memberikan kontribusi berupa saran-saran yang membangun.

1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan beberapa hal mengenai latar belakang masalah, xpenulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Misi Instansi Pemerintah, logo Instansi Pemerintah, lokasi Instansi Pemerintah, stuktur organisasi, tanggung jawab, tugas dan wewenang, gambaran umum tempat proyek akhir, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir pada divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan membahas mengenai teori - teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan di divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Teori-teori penunjang yang digunakan adalah berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai hasil dan pembahasan masalah sesuai data yang sebenarnya pada divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai kesimpulan dan saran keseluruhan pelaksanaan proyek akhir yang dilaksanakan di divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

5

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

2.1.1 Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo Untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut d iperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggung jawaban yang tepat, jelas dan legitimate, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah satu perangkat daerah dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo yang sudah beberapa kali dirubah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo, bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas program, serta agar mampu eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo harus terus menerus melakukan perubahan kearah perbaikan.

Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi kepada pencapaian hasil dengan menetapkan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran dengan Program.

2.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi

1. Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan Umum Bina Marga

2. Sekertariat mempunyai tugas melaksanakan penyusunan perencanaan, pelaporan, umum, kepegawaian dan keuangan

3. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas:

a. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan dokumen perencanaan program dan kebijakan teknis

b. Menerima dan mengkoordinasi tindaklanjut pelayanan permohonan perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga

c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas, serta melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

4. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

a. Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi

b. Melaksanakan pengelolaan barang c. Melaksanakan administrasi kepegawaian

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

Penetapan Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo tidak terlepas dari Visi dan Misi Kabupaten Sidoarjo. Mengingat Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu pintu gerbang perekonomian Jawa Timur, maka pembangunan sarana transportasi sebagai pendukung jalur distribusi dan pemasaran maupun sebagai pembuka jalur perdagangan sangat diperlukan untuk dikembangkan, dan sejalan dengan hal tersebut Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai Visi, Misi, Strategi dan Kebijakan sebagai berikut :

a. Mentaati keputusan / ketentuan

b. Mempererat hubungan baik antar sesama karyawan

Sasaran: Peran Instansi Pemerintah dan meningkatkan semangat pegawai (berupa kedisiplinan dan pembiasaan)

2.1.3 Visi dan Misi Dinas Pekeerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

1. VISI

Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju masyarakat Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.

2. MISI

a. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang secara profesional sebagai pendorong pengembangan wilayah.

c. Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam pengembangan jaringan jalan

3. TUJUAN

a. Meningkatkan pengembangan sistem jaringan jalan yang menuju kawasan strategis dan antar Daerah

b. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah

c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan jaringan jalan.

4. KEBIJAKAN

a. Peningkatan Perencanaan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan Industri, Jasa, Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah

b. Peningkatan pengembangan sistem jaringan jalan perkotaan dan jaringan jalan strategis yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah

c. pengembangan peraturan sistem kerjasama yang partisipatif dalam pengembangan dan pengelolaan jaringan jalan.

5. SASARAN

a. Terciptanya sistem jaringan jalan yang menuju kawasan strategis antar daerah

b. Terciptanya sistem jaringan jalan yang menunjang pengembangan wilayah dan menumbuhkan ekonomi daerah

c. Terciptanya partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan jaringan jalan.

2.1.4 Arah Kebijakan

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai unsur pelaksanan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo di bidang jalan dalam pelaksanaan tugasnya agar dapat berperan secara maksimal dengan hasil produk yang dapat dipertanggungjawabkan sangat dipengaruhi kondisi lingkungan organisasi tersebut, baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal.

1. Lingkungan Internal

Didalam lingkungan internal kelembagaan/organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai faktor – faktor kekuatan dan faktor – faktor kelemahan dari sistim organisasi yang ada.

1. Faktor – faktor kekuatan ( Strengths ) :

a. Tersedianya sebagian Sumber Daya Manusia yang handal b. Mempunyai aset berupa Jalan dan Jembatan

c. Tersedianya unit pengendali mutu dan peralatan pelaksanaan d. Hubungan kerja yang baik dengan Istansi vertikal yang terkait e. Tersedianya Peraturan, Perundangan dan Standarisasi

2. Faktor – Faktor Kelemahan ( Weaknesses ) : a. Tidak konsistennya program penanganan

b. Struktur Sumber Daya Manusia yang tidak sesuai dengan kompensif yang diperlukan

c. Kurangnya sarana dan prasarana operasional d. Lemahnya pembinaan dan pengawasan e. Sistim informasi belum memadai

2. Lingkungan Eksternal

Didalam lingkungan Ekternal organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, maka keberhasilan tidak dapat terlepas dari lingkungan Eksternal yang terkait langsung dan tidak langsung baik berupa peluang maupun ancaman.

1. Faktor – faktor Peluang ( Opportunities ).

a. Terbukanya peluang kerjasama dengan Perguruan Tinggi b. Tersedianya sarana Pendidikan dan Latihan ( Diklat )

c. Adanya dukungan masyarakat dan peran swasta dalam investasi jalan d. Adanya teknologi penanganan jalan

e. Tersedianya Rekanan

f. Tersedianya Sumber Daya Manusia 2. Faktor – faktor Ancaman ( Threats )

a. Sebagaian rekanan kurang profesional b. Sulitnya pengadaan tanah

c. Tidak disiplinnya pengguna lalu lintas

d. Sulitnya pemenuhan kebutuhan aspal produk dalam negeri 2.1.5 Program Utama

1. Program Peningkatan Kemampuan dan Keahlian Tenaga Kerja Konstruksi Jalan dan Jembatan Sebagai pendukung pelaksanaan perencanaan pembangunan dan peningkatan jalan & jembatan.

2. Program Pembangunan Jalan dan Jembatan sebagai sarana pendukung transportasi untuk jalur distribusi dan pemasaran maupun sebagai pembuka jalur perdagangan, sangat diperlukan untuk dikembangkan terutama pada

sektor jasa angkutan dan mempermuda jalur distribusi demi memajukan perekonomian daerah tersebut.

3. Program Pengembangan Wilayah Strategis dan cepat tumbuh sebagai sarana penunjang pengembangan wilayah dan memperluas luas jaringan jalan untuk meningkatkan perekonomian daerah terpencil sekaligus sebagai pendukung daerah perkotaan.

Dengan mempertimbangkan Analisa Lingkungan Intenal dan Ekstrnal ( ALI & ALE ), CSI Analysis serta penetapan urutan berdasarkan bobot dan rantingnya, maka Faktor – faktor Kunci Keberhasilan ( Criitcal Succesful Factors – CSFs ) Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dalam mengembang tugas pokok dan fungsinya dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Meningkatkan pembinaan teknis dan manajerial dalam pengendalian dan pengawasan.

2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang ada seusai dengan kompetensi yang diperlukan.

3. Mengembangkan sistem informasi yang menunjang program serta kegiatan pembinaan jalan.

4. Meningkatkan sarana dan prasarana alat untuk mendukung program penanganan.

5. Meningkatkan kordinasi dengan instansi terkait dan berwenang. 6. Meningkatkan peran swasta dalam investasi jalan.

2.1.6 Program

Program Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dalam 5 (lima) tahun kedepan adalah sebagai berikut :

1. Peningkatan Kemampuan dan Keahlian Teknis Konstruksi Jembatan dan Jalan

2. Peningkatan sarana dan prasarana penunjang penanganan jalan dan jembatan 3. Pemeliharaan Jalan dan Jembatan

4. Peningkatan Jalan dan Jembatan 5. Pembangunan Jalan dan Jembatan

6. Pemantauan dan Pengawasan Pemanfaatan Jalan 2.1.7 Kegiatan

Kegiatan yang dilaksanakan dalam program-program di atas adalah sebagai berikut :

a. Pendidikan dan Pelatihan keahlian teknis konstruksi Jalan dan Jembatan b. Pendidikan dan Pelatihan Keahlian Komputer Program Autocad dan Desain

Grafis

c. Perbaikan Gedung Workshop d. Pengadaan Alat Berat

e. Perencanaan Teknis Jembatan dan Jalan

f. Pengawasan Pembangunan, Peningkatan, dan Pemeliharaan Jalan dan Jembatan

g. Pemeliharaan Jalan dan Jembatan h. Peningkatan Jalan dan Jembatan i. Pembangunan Jalan dan Jembatan

2.1.8 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kab. Sidoarjo

2.1.9 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo No. 21 Tahun 2008. Perda Nomor 21 Tahun 2008, Tanggal 18 Nopember 2008.

Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten

Sidoarjo

Sekretaris

2.1.10 Urutan Struktur Organisasi a. Unsur Pimpinan : Kepala Dinas

b. Unsur Staf : Bagian Umum dan Kepegawaian, terdiri dari: 1.Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.

2.Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 3.Sub Bagian Keuangan.

c. Unsur Pelaksana : Bidang Bina Teknik, terdiri dari: 1. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis.

2. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan. 3. Seksi Pengolahan Data.

d. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari: 1. Seksi Pembangunan Jalan.

2. Seksi Peningkatan Jalan.

3. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan. e. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :

1. Seksi Pemeliharaan Jalan; 2. Seksi Pemeliharaan Jembatan; 3. Seksi Peralatan.

f. Unit Pelaksana Teknis Dinas. 1. Kepala UPT Dinas

2. Sub Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Jabatan Fungsional.

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi kedinasan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan tempat yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir. Sebagai salah satu perangkat Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9) juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 Nomor 89, Tambahan (Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4741) yang kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.

Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo tersebut, ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bisang Pekerjaan Umum Bina

Marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.

2.2.1 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Sekertariat Sekretaris

2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum dann Kepegawaian Bagian Umum dan Kepegawian mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo antara lain:

1. Menyusun rencana kebutuhan anggaran 2. Mengelola administrasi keuangan

3. Menyusun laporan pengelolaan keuangan

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya

2.2.3 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada: Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011 Hari : Senin – Jumat

Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB

Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 7 Maret 2011 pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat. Akan tetapi pada hari tertentu saja mendapatkan dispensasi waktu proyek akhir yaitu pada hari selasa dan kamis, dikarenakan saya masih mempunyai tanggungan kuliah. Sehingga pelaksanaan proyek akhir dapat dilakukan secara maksimal yaitu dilakukan pada tiap hari senin, rabu dan jumat.

2.2.4 Lokasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut:

Nama perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo Alamat perusahaan : Jl. Sultan Agung No. 17A Sidoarjo

Telp : (031) 8921942

Fax : (031) 8921942

20

Adanya peran Sekretaris yang handal dan professional di dalam bidangnya adalah merupakan modal dasar yang sangat menetukan kunci keberhasilan dan kesuksesan dalam Instansi Pemerintah. Seperti halnya pengagendaan dan penyimpanan berkas-berkas yang sangat penting yang tiba-tiba diperlukan dapat di temukan dengan cepat dengan cara penyimpanan dan pencacatan dengan benar. Untuk itu pihak Instansi Pemerintah harus benar-benar dapat menempatkan seorang Sekretaris yang handal dan mempunyai semangat kerja yang tinggi supaya semua pekerjaan yang ditangani oleh Sekretaris dapat berhasil dengan baik.

3.1Sekretaris

3.1.1 Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa latin, secretum yang artinya rahasia dan Orang yang memegang rahasia tersebut yang dinamai secretarium atau

secretarius. Dalam bahasa perancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda

disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi tulis-menulis. Yang pertama menurut H.W. Fowler dan F.G. Fowler (1970), sekretaris adalah :

1. Orang yang berkarja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis-menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.

2. Pengawai yan g ditunjuk oleh masyarakat / perusahaan / perserikatan untuk mengerjakan korespondensi, warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaan.

Secara umum, sekretaris adalah orang yang membantu tugas - tugas pimpinan mulai dari yang menerima dikte, mnegkonsep surat / korespondensi, menerima telepon / tamu, memeriksa / mengingatkan pimpinan atas tugas / janji yang telah dibuat, atau hal - hal lain yang dapat membuat kerja pimpinan semakin efektif.

Menurut M. Braum dan Ramon C. Portugal (1954), mendefinisikan : Secretary is an assistant to a chief who take dictation, prepares correspondence, receivers, visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related. Duties that increase the effectiveness of the chief Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu.

Menurut Nasay dan Selden dalam Bratawidjaya, (1992:2) menyatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya penyalinan dikte; berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon; mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin muda. Pernyataan

serupa juga disampaikan Bernhart dalam Sutarto, (1992:5) bahwa sekretaris merupakan :

1. Seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain 2. Untuk perorangan atau organisasi.

3. Seorang Kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu 4. Departemen pemerintahan tertentu : Menteri Luar Negeri

5. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis 6. Sebuah meja dan rak buku.

Menurut Braum dan Ramon dari Portugal dalam Sutarto (1992:6) menegaskan bahwa sekretaris ialah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanji annya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas kepala.

3.1.2 Macam-Macam Tugas Sekretaris 1. Tugas Rutin

Tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan Perintah khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, Menerima tamu, menyiapkan surat / arsip, menerima telepon, menyusun dan Membuat jadwal pimpinan. Tugas Khusus yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan Penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, perimbangan dan Pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan Bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengkonsep surat perjanjian antara perusaha an dengan rekanan, menyusun surat rahasia,

menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado / cinderamata, mengurus Perjanjian bisnis / dinas pimpinan dan sebagainya.

2. Tugas-Tugas Khusus

Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian.

3. Tugas Istimewa

Tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain: a. Membentulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang

diperlukan

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya

c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan e. Memeriksa hasil pengumpulan dan uang atau uang muka dari instansi

yang diberikan sebagai dana kesejahteraan

f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor

4. Tugas Resepsionis

Tugas sebagai penerima tamu, antara lain :

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan

d. Menyusun kerja sehari-hari pimpinan 5. Tugas Keuangan

Tugas keuangan yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/penyimpanan uang di bank

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

c. Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil

6. Tugas Sosial

Tugas sosial yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain : a. Mengurus rumah tangga kantor pimpinan

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan

c. Menyumbang untuk amal, bakti social 7. Tugas Insidental

Tugas insidental yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan

b. Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan c. Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir

dan daftar yang dikonsep pimpinan

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan e. Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting

Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

a. Waktu dan tempat harus dipastikan b. Makan dan minum disediakan

c. Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis

d. Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain

e. Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan

f. Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis 3.2 Surat

Menurut Bratawidjaja (1997), dalam suatu perusahaan tentunya selalu berhubungan dengan adanya surat-menyurat baik surat masuk maupun surat keluar antar perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu di dalam

dokumentasi perusahaan di butuhkan pengarsipan surat yang nantinya akan membantu proses pengerjaan karyawan.

menurut Saiman (2002:75), “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak yang lainuntuk menyampaikan warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran”.

Dalam surat resmi penggunaan kata-kata harus menggunakan bahasa baku, lain halnya dengan surat tidak resmi anda bisa menggunakan bahasa tidak baku atau bahasa sehari-hari.

Sedangkan menurut Lasahido (2006:4), “setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan di buat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. dapat disebut sebagai surat.

3.2.1 Fungsi Surat

Menurut Sunarto dan Rahmawati, surat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

1. Menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis sudah terjadi dan sudah dilakukan

2. Menjadi wakil lembaga atau pribadi yang mengirimkannya 3. Menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak kegiatan

4. Menjadi catatan atau dokumentasi historic dan bahan ingatan atas hal yang sudah dibicarakan

Apabila, suatu perusahaan atau kantor terdiri dri banyak bagian dan terpisah-pisah serta meliputi pegawai yang ratusan jumlahnya. Maka sebaiknya

mendirikan suatu sentral unit untuk mengendalikan surat-surat masuk dan keluar serta hal-hal penting lainnya. Kantor sentral sebagai pengendalian dapat dilakukan dengan pemberian pengecapan surat-surat dan dokumen yang masuk dan keluar.

Dengan demikian, tidak akan terjadi kesimpangsiuran dan penaggung jawaban surat-surat dan dokumen jelas adanya. Kegiatan demikian akan memperkuat kedudukan pimpinan walaupun berada pada tempat yang berbeda. Segala perintah pimpinan dapat berjalan dengan baik dan pegawai bawahan dapat melaksanakan tugas-tugas dengan jelas sesuai jabatan dan fungsinya.

Hal ini, dapat dilaksanakan dengan adanya perintah-perintah tertulis yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan kordinasi dalam seluruh kegiatan kantor atau perusahaan pada tempat yang berbeda dan jauh dari kantor induk atau perusahan induk.

Tugas dan tanggung jawab ini biasanya diberikan dengan memberikan petunjuk-petunjuk lisan dan tertulis. Bila petunjuk-petunjuk tersebut mengenai satuan dalam organisai, maka diyatakan dalam peraturan-peraturan, buku pedoman atau surat penjelasan tugas.

3.2.2 Penggolongan Surat

Menurut Dewi (2009), surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus. Surat sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama dan sifatnya. Agar lebih jelas, di bawah ini surat di kelompokkan menurut wujud dan pemakaiannya.

1. Penggolongan surat menurut wujudnya

a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas-kertas surat beserta amplopnya. Isi surat bersampul boleh beberapa lembar kertas dengan

berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan Perum Pos dan Giro. Bila berat surat melebihi batas yang ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah ditentukan.

b. Kartu Pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro. Ada juga yang berukuran lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta. Karena ukurannya yang demikian terbatas itu, kartu pos hanya berisi berita singkat. Kartu pos lazim dikirim tanpa amplop karena isinya tidak bersifat rahasia

Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop

a. Telegram adalah tanda atau berita yang tercetak dari jarak jauh b. Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh

c. Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.

2. Penggolongan surat menurut jenisnya

a. Surat Pribadi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi atau lembaga.

b. Surat Dinas atau Resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan atau kegiatan dinas sebuah Instansi Pemerintah.

c. Surat Dagang atau Niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang.

3.2.3 Penanganan Surat Masuk dan Keluar

Sistem yang digunakan dalam hal pengarsipan surat di setiap perusahaan atau Instansi Pemerintah sangat berbeda-beda begitu juga dengan jumlah arsip sebuah perusahaan atau Instansi Pemerintah yang tentu tidak sedikit. Definisi menurut Dewi (2009), arsip itu sendiri adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang digunakan untuk membantu daya ingat orang (itu) pula. Sehingga akan memudahkan dalam pencarian kembali bila suatu saat surat akan dibutuhkan.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang-undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat

masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat

segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong

pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

3.3 Rapat

Menurut Bratawidjaja, (1997) Rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama. Bila jumlah peserta cukup banyak, berasal dari berbagai tempat, berlangsung dalam jangka waktu lama, dan membahas masalah yang berjangkauan luas, rapat itu biasa disebut Konferensi (conference). Bila jumlah peserta kecil, berasal dari lingkungan terbatas , berlangsung untuk jangka waktu pendek, membicarakan masalah yang berjangkauan tidak luas, rapat itu biasa disebut dengan pertemuan (meeting). Dalam uraaian lebih lanjut, hanya akan dipakai kata rapat, yang berarti konferensi atau pertemuan.

3.3.1 Jenis Rapat 1. Rapat tidak resmi

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruangan kantor pimpinan atau di ruang rapat yang telah tersedia. Rapat tersebut adalah rapat kecil dan tidak menemukan persiapan sebaik-baiknya. Sekretaris prlu menghubungi pimpinan unit lain untuk memperoleh kepastian bisa tidaknya pimpinan yang dimaksud bersedia hadir pada rapat yang akan diselenggarakan. Sekretaris perlu mengecekdan harus yakin

bahwa ruangan yang akan dipergunakan telah siap dengan siap dengan siap dengan kursi dan semua peralatan rapat yang akan dipergunakan dalam rapat.

Pada rapat tidak resmi prosedurnya tidak terlalu terikat oleh aturan-aturan seperti rapat resmi. Biasa nya hanya diskusi-diskusi saling tukar pendapat atau informasi dan untuk mengakrabkan antara pimpinan dan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. Rapat-rapat kecil yang sifatnya tidak resmi ini diselenggarakan secara periodik untuk mengadakan evaluasi kegiatan dan hal-hal yang dirasa perlu dikonsultasikan bersama.

Dengan rapat-rapat kecil yang diselenggarakan secara periodik membawa pengaruh besarterhadap pengaruh besar terhadap perkembangan organisasi, karena adanya komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya sehingga dapat menghilangkan rasa saling curiga.

2. Rapat resmi

Rapat resmi biasanya diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting . Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang akan membantu kelancaran jalannya rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturanya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan membatasi pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan sebaik-baiknya.

3.3.2 Tugas-Tugas Sekretaris Dalam Rapat

1. Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya telah beres dan siap.

2. Menghitung jumlah tempat duduk dan disesuaikan dengan jumlah peserta yang diundang.

3. Letak tempat duduk disesuaikan dengan fungsi dari setiap peserta.

4. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan yang telah diperlukan.

5. Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk member pelayanan kepada para peserta rapat.

6. Disamping itu sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun maupun dengan steno.

7. Apabila jumlah peserta yang hadir diperkirakan telah mencapai 80%-90%, sekretaris perlu member laporan kepada pimpinan bahwa rapat akan segera dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam undangan rapat.

8. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana yang di perlukan serta mana yang dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat. 9. Hasil catatan rapat telah disusun perlu dibacakan kembali dihadapan peserta

rapat untuk mendapat tabahan, atau koreksi agar menjadi lebih sempurna. 10. Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara sekretaris perlu mencatat

nama-nama siapa yang setuju, disertai dengan hasil dan keputusan yang diambil.

11. Membuat ucapan terima kasih dalam bentuk tulisan yang disampaikan kepada pejabat misalnya Gubernur, Tuan Rumah, Panitia Rapat, Para Peserta dan

semua pihak yang telah membantu sehingga rapat dapat diselenggarakan dengan baik dan sukses.

3.4 Perjalanan Dinas

Menurut Rumsari dan Lukas, (1999) Perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan karena berbagai pimpinan antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan social, dan lain-lain.

Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan, termasuk mengikuti acara pokok perjalanan dinas dan sering pula sekretaris diminta untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas pimpinan dilakukan.

Oleh karena itu segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinaspimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkosentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa, dan bagaimana pengelolaan keuangan selama perjalanan karena hal-hal tersebut sudah dipersiapkan dan diurus oleh sekretaris.

3.4.1 Macam-Macam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efisiensinya dan efektivitas. Pertimbangan mendesak atau tidak waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara ini. Apabila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan jasa angkutan darat saja karena menggunakan armada darat ini dinilai relatif lebih ekonomis. Persiapan yang harus dilakukan sekretaris sehubungan dengan perjalanan dinas pimpinan dengan menggunakan pesawat udara domestik (lingkup dalam negeri) adalah melakukan pemesanan tiket, disamping mempersiapkan surat tugas dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya sekretaris mempunyai daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan. Namun, apabila perjalanan dinas ke luar negeri menggunakan pesawat udara, banyak hal yang harus dipersiapan yang dilakukan sekretaris, antara lain harus mengurus passport, visa, dan membayar fiscal.

A. Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kerta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Sedangkan pilihan terhadap alternative perjalanan dengan menggunakan

jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat yang dituju relatif jauh dan pimpinan tidak akan tertanggu kondisi kesehatan dan vitalitasnya. Dengan demikian, pimpinan dapat mengikuti dan menjalankan tugas sesuai dengan tujuan pokok perjalanan dinas perjalanan dinas tersebut dengan baik.

Untuk perjalanan dinas lewat darat tidak memerlukan dokumen perjalanan khusus, sehingga sekretaris hanya melakukan persiapan berupa pemesanan tiket dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuuan pokok perjalanan dinas. Namun, apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas lebih dari satu hari, sekretaris harus mempersiapkan akomodasi selama ditempat tujuan, antara lain meliputi hotel tempat tujuan dan sebaliknya.

B. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanana yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dalam dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket untuk perjalanan dinas dalam negeri, sedangkan untuk perjalanan dinas keluar negeri ditambahkan dokumen seperti passport , cisa, dan lain-lain. Sekretaris juga harus menyiapkan akomodasi selama di tempat tujuan pokok perjalanan dinas.

Walaupun perjalanan dinas dengan menggunakan armada laut ini bisa ditempuh, namun untuk pimpinan yang bergerak dibidang bisnis yang menginginkan segala sesuatunya bergerak cepat, sering tidak menjadi pilihan.

Pimpinan perusahaan terlalu lama walaupun pekerjaan dapat didelegasikan pada bawahan.

C. Perjalanan Dinas lewat Udara

Saat melakukan perjalanan dinas keluar kota mungkin relative lebih rendah apabila menggunakan jalur udara ataupun laut bila dibandiingkan dengan menggunakan jasa layanan pesawat terbang . namun demikian, perusahaan yang sudah cukup bonafide, alternative menggunakan jasa pesawat terbang menjadi pilihannya karena untuk menjaga prestise perusahaan.

Persiapan yang harusa dilakukan sekretaris sehubungan dengan menggunakan pesawat udara domestic (lingkup dalam negeri) adalah melakukan

pemesanan dan pembelian tiket, di samping mempersiapkan surat tugas dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya sekretaris memiliki daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan. Namun, apabila perjalanan dinas keluar negeri dengan menggunakan pesawat udara, banyak hal yang harus dipersiapkan dan dilakukan sekretaris, antara lain harus mengurus passport, visa dan membayar fiscal.

3.5 Bertelepon

Menurut Rumsari (1997), komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satunya berkomunikasi adalah dengan menggunakan teleon. Bagi seorang sekretaris telepon merupakan piranti pokok. Dengan telepon, seorang sekretaris dapat menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dengan diterimanya

informasi secara cepat, maka organisasiatau perusahaan dengan cepat menindaklajuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas da efisiensi kerja seorang sekretaris.

3.5.1 Pengertian Hubungan Telepon

Hubungan telepon pada dasarnya merupakan salah satu sarana komunikasi. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dikatakan “cepat” karena dengan telepon baik komunikator (penyampai) maupun komunikasi (penerima) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.

Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung. Antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak bertatap muka, tetapi diperantarai dengan suatu rangkaian elektronik yang disebut dengan pesawat telepon. Pada bagian berikut akan membahas maca-macam pesawat telepon. 3.5.2 Macam Pesawat Telepon Dan Hubungan Telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. 2. Telepon dinding (wallphone), telepon yang diletakkan pada dinding . 3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.

Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut.

1. Satu jalur telepon (single line phone) bisa dengan sistem tuts atau putar angka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon rumah.

2. Telepon yang banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diaturpenyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi. 3. Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak

untuk beberapa saluran.

4. Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.

Sementara itu, hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga.

1. Hubungan local (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Yogyakarta. Pada hubungan ini, anda tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

2. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antar provinsi, namun tetap dalam satu Negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika anda di Medan ingin mengadakan hubungan telepon ke Surabaya, maka anda harus menekan atau memutar terlebih dulu nomor 031 yaitu nomor kode wilayah Surabaya. Setelah itu baru diikuti nomor telepon yang dituju.

3. Hubungan internasional yaitu hubungan telepon dari seseorang atau organisasi disuatu Negara tertentu kepada orang atau organisasi di Negara

lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat diadakan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu tekan nomor kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor teleponyang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon.

3.5.3 Etiket Bertelepon

Banyak orang menyamarkan begitu saja kata “etika” dan “etiket”, padahal keduanya berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang yang membahastingkah lakumanusia berdasarkan kaidah “baik-buruk, benar-salah,tepat-tidak”. Sedangkan ‘etiket’ (bahasa Prancis Etiquette) adalah tata karatma, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas “ apa yang benar, salah, jujur, adil, dan lain-lain,” maka etiket membahas “ apa yang sopan dan pantas”. Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, ,elayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

Bagaimana etiket bertelepon? Ketika anda menggunakan pesawat telepon, anda memang tidak berhadapan dengan orang yang diajak berkomunikasi. Dengan demikian, anda tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan senyum seperti layaknya menerima tamu, hal yang terpentinghanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau bernada ringan. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan anda. Suara anda akan menentukan

kesan pertama tentang diri anda. Walaupun begitu penampilan tetap tidak boleh diabaikan, karena tugas sekretaris tidak hanya memerima atau menelepon seseorang.

Anda memang tidak berhadapan langsung dengan orang yang anda ajak bicara, akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal yang harus anda perhatikan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut.

1. Jangan mulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat anda berkerja. Kata “halo” hannya akan membuang waktu dan tidak bertelepon bila seseorang tidak mengenal penelepon begitu dekat, tetapi jika anda berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

2. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Sekrretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda oleh “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini anda harus mampu mampu menempatkann diri anda sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, anda dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok anda. 3. Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara anda, jangan melamun, atau

bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang anda meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan “apa, bisa diulang?”

sungguh hal yang tidak sopan bila anda mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan sejenak pada percakapan tersebut.

4. Jangan mengungkapkan kata-kata yang menyinggung prasaan, sebaiknya berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin anda mendapat perlakuan kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya anda dapat menahan diri untuk tidak mengungkapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapanlewat telepon. 5. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan member

kesan bahwa orang yang anda ajak bicara diperhatikan selayaknya anda berhadapan langsung dengannya.

6. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila anda berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan anda sering tidak memahami isi pembicaraan anda. Tetapi bila anda berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menuggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan anda.

7. Apabila anda menelepon, anda harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaranya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian anda bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”

8. Apabila anda menelepon seseorang, anda dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang anda tuju sedang sibuk, sehingga anda terpaksa mengganggunya di sela-sela kesibukannya.

45

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Peranan Sekretaris Bagian Umum Dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah melakukan beberapa kegiatan kesekretariatan yang akan dijelaskan satu per satu berkenaan dengan deskripsi tugas yang dilakukan. Tugas-tugas tersebut adalah penanganan surat masuk dan surat keluar, menerima telepon, mempersiapkan rapat, mengurus untuk perjalanan dinas.

4.1Penanganan Surat Masuk

Dalam menangani surat masuk pada Divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian terdapat tahapan-tahapan yang harus diketahui sebelum proses penanganan suratnya dimulai, karena tidak semua surat masuk yang datang untuk pimpinan. Maka dari itu, perlu dilakukan dengan tahapan yang pertama dengan menggolongkan surat masuk, mengklasifikasi surat masuk, pembukaan amplop, pengagendaan surat masuk, pendisposisian surat masuk dan pengarsipan surat masuk.

4.1.1 Arus Penanganan Surat masuk

Keterangan:

1. Saat surat datang harus menggolongkan surat dulu apakah surat untuk

pimpinan atau bukan, apabila bukan maka surat tersebut harus kita golongkan sendiri menurut bagiannya. Setelah itu, apabila surat masuk tersebut untuk pimpinan maka catat lah pada buku besar agenda surat masuk.

2. Setelah itu tuliskan pada lembar disposisi, taruh lembar disposisi pada bagian

depan surat japit dengan klip diatasnya.

3. Serahkan pada pimpinan untuk ditindaklanjuti, apakah surat tersebut akan

diteruskan pada bagian lain atau tidak.

Gambar 4.1 Contoh Arus Surat Keluar

Sekretaris Agenda Surat Masuk

Lembar Disposisi

pimpinan Surat Masuk

4. Ambil kembali surat masuk tersebut setelah di acc oleh pimpinan dan siap untuk diarsipkan.

4.1.2 Penggolongan Surat Masuk

Untuk menangani surat masuk, tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir/mengelompokkan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat yang kebanyakan berupa surat-surat dinas dari perorangan. Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara :

Meneliti asal sumber surat tersebut. Sumber dapat dilihat dari isi pengirim, alamat atau stempel pos. dari asal sumber ini, sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda-tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat, baik yang bersifat dinas maupun pribadi.

Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk apakah sebuah surat tergolong surat penting. Selama melaksanakan Proyek Akhir, sudah dilakukan pengamatan bahwa surat-surat seperti berikut ini yang tergolong surat penting:

a. Surat dengan stempel segera

b. Surat dengan stempel kilat

c. Surat yang tanggal jatuh temponya sudah dekat. Padahal surat tersebut

baru sampai sekarang, tetapi misalnya besok paling lambat ditunggu jawabannya. Surat jenis ini perlu segera ditindaklanjuti oleh pimpinan. Setelah semua surat dibaca dan dipisahkan antara surat yang penting dari semua surat yang ada, maka mulai memproses surat-surat yang lebih penting dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat-surat yang kurang penting.

Peranan sekretaris pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, dimana sekretaris adalah pintu depan penerima surat. Setelah dari pos satpam, surat akan diantarkan ke ruangan sekretariat. Setelah surat-surat diterima oleh sekretaris, maka sekretaris harus membuka surat dan membaca isinya tentang apa serta ditujukan kepada siapa. Sekretaris hanya mendisposisi surat yang berhubungan dengan pimpinan. Sedangkan surat yang berhubungan dengan bagian lain, langsung diantar kebagian yang bersangkutan.

4.1.3 Pengklasifikasian Surat Masuk

Setelah penyortiran surat telah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan surat. Dalam mengklasifikasikan surat memuat tentang semua daftar surat mulai perihal surat dan jenis surat. Dalam mengklasifikasi surat, penulis memberikan kode pada setiap surat sebagai pedoman dalam pengarsipan.

Kode Pokok yang berlaku di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah:

a. 000 : Umum

b. 100 : Pemerintahan

c. 200 : Politik

d. 300 : Keamanan

e. 400 : Kesejahteraan

f. 500 : Perekonomia006E

g. 600 : P.U dan Ketenagaan

h. 700 : Pengawasan

j. 900 : Keuangan

4.1.4 Pembukaan Amplop

Membuka amplop adalah cara membuka untuk jenis-jenis surat yang amplopnya telah terbuka. Jika amplop memang telah terbuka, cukup buka tutup amplopnya kemudian miringkan posisi amplop yang dipegang untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop. Pastikan semua isi dalam amplop telah dikeluarkan seluruhnya dan tidak ada yang tertinggal.

Amplop yang tertutup sebaiknya dibuka dengan pisau atau cutter dan bila

surat di dalam tidak memenuhi ruang dalam amplop seluruhnya, maka amplop surat bisa dibuka dengan gunting.

Cara membukanya :

a. Letakkan sampul mendatar diatas meja dengan posisi tertutup amplop di

sebelah kanan. Tindih amplop surat dengan tangan kiri dan kemudian

masukkan sela-sela lipatan tutup amplop. Dorong pisau/cutter hingga

seluruh tutup amplop terpotong, sehingga isi amplop bisa dikeluarkan.

b. Geser surat didalam amplop menjauhi daerah amplop bagian kanan yang

dipotong. Pegang amplop dengan tangan kiri dan dengan gunting ditangan kanan lalu potonglah selebar dua atau tiga milimeter memanjang tepian kanan amplop. Bila ternyata surat memenuhi amplop, maka pembukaan amplop bisa dilakukan dengan pisau dengan cara seperti (a) diatas.

Surat yang telah dibuka dan telah di rapikan/di klip dengan amplopnya, selanjutnya surat-surat tersebut dibaca untuk mengetahui apa isinya. Selain itu, dengan membaca surat tersebut sekretaris bisa tahu mana surat yang perlu

ditindak segera dan mana yang tidak, mana surat untuk pimpinan dan mana surat untuk pejabat/bagian lain yang dimaksud dalam surat.

Surat-surat yang diperuntukkan ke bagian-bagian lain di Instansi Pemerintah Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga (bukan untuk pimpinan/ketua). Maka bisa langsung diteruskan ke pihak yang bersangkutan. Dalam hal ini yang mengantarkan surat adalah bagian umum. Sekretaris tidak perlu berjalan sendiri untuk mengantarkan surat ke bagian lain tersebut. Sebenarnya tidak perlu sampai tahap pembacaan pun surat bisa diketahui apakah untuk bagian lain atau tidak, yakni melalui alamat yang dituju oleh surat dibagian depan amplopnya.

4.1.5 Pengagendaan Surat Masuk

Adapun tugas selanjutnya setelah proses pembacaan surat adalah mencatat surat masuk ke dalam agenda surat masuk. Agenda surat masuk ini dibuat di dalam buku besar agenda. Hal-hal yang harus dicatat dalam agenda surat masuk tersusun dari :

1. Nomor urut dimaksudkan nomor urut surat masuk yang diagendakan;

2. Nomor berkas dimaksudkan apabila ada pengiriman berupa barang maka

akan ditulis pada nomor berkas ini;

3. Alamat pengirim berisi nama Instansi atau perusahaaan yang mengirimkan

surat;

4. Tanggal surat masuk berisi tanggal surat masuk yang sudah tertera pada

masuk;

Contoh Surat Masuk Dinas pekerjaan Umum Bina Marga Kab. Sidoarjo :

4.1.6 Pendisposisian Surat Masuk

Surat-surat yang diperuntukkan kepada pimpinan harus dilampirkan dengan lembar disposisi agar pimpinan bisa menuliskan disposisi instruksinya sehubungan dengan surat yang bersangkutan. Sebenarnya lembar disposisi ini harus sudah diisi lengkap mulai dari asal surat sampai ringkasan lainnya, namun jika surat memang benar-benar penting dan harus segera mendapat tindaklanjut maka surat bisa hanya diberikan lembar disposisi kosong.

Setiap Instansi Pemerintah manapun pasti mempunyai lembaran disposisi yang ;berbeda-beda, menurut Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga kabupaten Sidoarjo lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Dan susunan lembar disposisi tersebut terdiri atas :

1. Tulisan “Lembar Disposisi” sebagai judul bahwa lembar tersebut untuk

disposisi;

Agenda Surat Masuk

Nomor Urut

Nomor Berkas

Alamat Pengirim

DARI SURAT MASUK Nomor

Petunjuk

Nomor Paket

Tanggal Nomer Perihal

2. Surat dari dimaksudkan asal dari datangnya surat atau pengirim surat masuk;

3. Nomor surat dimaksudkan nomor surat masuk;

4. Tanggal surat dimaksudkan tanggal yang tertera dalam surat masuk

tersebut;

5. Diterima tanggal dimaksudkan tanggal surat diterima dan didisposisi;

6. Nomor Agenda dimaksudkan nomor urut surat masuk yang didisposisi;

7. Sifat dimaksudkan surat tersebut rahasia, segera, rahasia atau penting;

8. Perihal dimaksudkan tujuan surat masuk tersebut;

9. Diteruskan kepada ini akan di isi oleh pimpinan yang dimaksudkan akan

diteruskan kepada siapa dan pada divisi atau bagian apa;

10. Catatan biasanya di isi apabila ada tambahan yang iingin ditulis oleh

pimpinan;

Lembar Disposisi yang diparaf oleh pejabat dimaksud huruf a, b dan c diatas, dibuat diatas kertas ukuran ½ folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.

Contoh lembar disposisi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kab. Sidoarjo :

4.1.7 Pengarsipan Surat Masuk

Surat yang telah ditindaklanjuti, maka saatnya sekretaris untuk langsung mengarsipkan surat. Cara mengarsip surat adalah seperti penjelasan sebagai berikut :

1. Lepaskan klip yang mengikatkan surat, amplop, dan lembar disposisinya.

Lipat surat beserta amplopnya menjadi dua bagian sama panjang. Lembar disposisi pun demikian, lipat jadi dua sama panjang.

2. Kemudian surat, amplop, dan lembar disposisinya langsung dilubangi dengan

menggunakan perforator, kemudian ketiganya rekatkan dengan stapler.

Semua surat diperlakukan sama seperti cara nomor 1 dan 2.

3. Jika sudah, urutkan surat berdasarkan nomor disposisinya.

4. Langkah selanjutnya adalah memasukkan surat-surat ke dalam map ordner.

5. Pengarsipan selesai.

a) Penggunaan sistem Arsip Secara Elektronik Dapat Dilakukan dengan cara :

Arsipkan terlebih dahulu Surat masuk menggunakan pengarsipan manual. Maka setelah itu lakukan pengarsipan secara elektronik/komputerisasi.

Dengan membuka Microsoft Office lalu buka Microsoft Excel terlebih dahulu.

Langkah-langkah dalam mengarsip secara komputerisasi menggunakan

Microsoft Office Excel adalah sebagai berikut :

1. Sebelum membuka Microsoft Office, buatlah folder terlebih dahulu, misalnya

2. Lalu kemudian buka Microsoft Excel ,

3. Maka tampilan awal Microsoft Excel akan seperti ini :

4. Lalu format tulisan sesuai dengan kebutuhan anda pada pengarsipan surat

masuk, misalnya :

Gambar 4.5 Contoh Tampilan awal Microsoft Excel

a. Tanggal

b. Nomer

c. Pengirim

d. Tanggal Surat

e. Hal

5. Lalu arsipkan surat tersebut ke dalam Microsoft Excel, dan jangan lupa untuk

disave.

6. Setelah itu, susunlah seperti ini supaya lebih mudah dan lebih menarik.

7. Maka pengarsipan secara elektronik pun sudah selesai.

b) Manfaat Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis di

bawah ini telah mendorong sebagian besar organisasi untuk

mengimplementasikan Manajemen Arsip Elektronis dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan secara manual, adalah :

1. Cepat ditemukan.

2. Pengindeksian yang flexibel.

3. Pencarian secara full-text.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang.

5. Menghemat tempat.

6. Mengarsip secara digital.

7. Berbagi arsip secara mudah.

8. Meningkatkan keamanan.

9. Mudah dalam melakukan recovery data.

4.2 Penanganan Surat Keluar Divisi Sekretaris Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

4.2.1 Arus Penanganan Surat Keluar

Keterangan:

1. Saat surat keluar sudah dibuat, maka surat akan di agenda terlebih dulu.

2. Setelah di agenda, maka surat diserahkan kepada pimpinan untuk di

ditindaklanjuti.

3. Tidak lama kemudian sekretaris mengambil surat yang sudah di tindaklanjuti

di ruang pimpinan.

Gambaar 4.8 Contoh Arus Surat Keluar

Agenda Surat Keluar

Pimpinan

Sekretaris Surat Keluar

4. Surat keluar di photo copy terlebih dahulu sebagai arsip perusahaan dan yang asli siap dikirim.

4.2.2 Pembuatan Surat Keluar

Saat surat menjadi sarana yang sangat penting dalam alat komunikasi antar Instansi Pemerintah ataupun antar perusahaan maka Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga pun menggunakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak yang lain untuk menyampaikan warta atau pesan. “Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran”.

Dalam surat resmi penggunaan kata-kata harus menggunakan bahasa baku, lain halnya dengan surat tidak resmi anda bisa menggunakan bahasa tidak baku atau bahasa sehari-hari.

Dalam Instansi Pemerintah pun juga begitu, mempunyai format tersendiri saat mengeluarkan surat keluar. Contoh terdapat pada kop surat atau kepala surat dan juga nomor surat keluarnya. Penomoran pada lembar penerus Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo memiliki kriteria berbeda di setiap divisi/bagian.

Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga adalah sebagai berikut:

No. 622 / 279 / 404.3.12 / 2011

D A

B

Keterangan :

A. Kode Surat Keluar

B. No. Urut Surat

C. Kode Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo

D. Tahun Pembuatan Surat

Contoh surat keluar Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo :

4.2.3 Pengagendaan Surat Keluar

Sebelum surat keluar dikirim, surat terlebih dahulu di agenda pada buku agenda supaya dapat mengetahui jumlah dan perihal yang mungkin suatu hari nanti akan diperlukan. Agenda surat keluar ini dibuat di dalam buku besar agenda. Hal-hal yang harus dicatat dalam agenda surat masuk tersusun dari :

1. Nomor surat dimaksudkan nomor surat keluar yang diagendakan;

2. Nomor berkas dimaksudkan apabila ada pengiriman berupa barang maka

akan ditulis pada nomor berkas ini;

3. Alamat penerima berisi nama Instansi atau perusahaaan yang akan dituju;

4. Tanggal surat keluar berisi tanggal surat keluar yang sudah tertera pada

tanggal surat keluar;

5. Perihal dimaksudkan tujuan dan maksud dikirimnya surat keluar;

6. Nomor petunjuk diisi dengan kode bagian Instansi Pemerintah;

7. Nomor diisi sesuai dengan keinginan pimpinan.

Agenda Surat Keluar Nomor

Surat

Nomor Berkas

Alamat Penerima

Tanggal Perihal

Nomor Petunjuk

Nomor

4.2.4 Penggolongan Jenis Surat Masuk Dan Keluar

Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.

Surat Undangan adalah Naskah Dinas yang berupa pemberitahuan yang meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tandambukti kebenaran sesuatu hal.

Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditunjukan kepada pejabat bawahan, berisi perintah untuk melakanakan tugas tertentu.

Contoh Surat perjalanan Dinas:

77

Tabel di bawah ini berfungsi untuk mengetahui apakah pimpinan sudah sampai pada tempat tujuan ataukah belum. Selain itu, apabila sudah sampai maka harus mengisi tabel keterangann di bawah ini sesuai dengan tanggal yang sudah tertera pada tabel keterangan.

K E T E R A N G A N :

I. DARI PEJABAT PEMBERI PERINTAH JALAN :

Tempat Kedudukan Pegawai yang diberi perintah

Berangkat Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan

II. DARI PEJABAT DI DAERAH PENUGASAN YANG DIKUNJUNGIN :

Tempat Kedudukan Pegawai yang diberi perintah

Tiba Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan Tabel 4.3 Contoh Keterangan SPPD 1

4.5 Menerima Telepon

Tidak hanya surat yang dapat memberikan informasi suatu lembaga atau Instansi Pemerintah, tetapi telepon juga termasuk alat komunikasi yang sangat beroengaruh besar dalam berbuhungan atau bersosialisasi karena dapat dengan cepat mendapatkan informasi yang akan didapat. Penerimaan telepon dalam suatu Instansi Pemerintah terdapat beberapa tahap, yaitu :

1. Telepon Intern

a.Saat telepon berdering, angkat telepon dan mengucapkan “Bagian umum dan kepegawaian selamat pagi”.

b.Setelah itu anda menanyakan dengan siapa anda berbicara dan ingin mencari siapa?

c. Setelah anda mengetahui siapa yang dicari maka anda langsung menyambungkannya dengan nomor pada bagian tersebut.

2. Telepon Ekstern

a. Saat telepon berdering, angkat telepon dan mengucapkan “Bagian umum dan kepegawaian selamat pagi”.

b. Setelah itu anda menanyakan dengan siapa anda berbicara dan ingin mencari siapa?

c. Setelah anda mengetahui siapa yang dicari maka anda langsung menyambungkannya dengan nomor pada bagian tersebut.

d. Tetapi apabila ingin berbicara dengan pimpinan maka anda harus bertanya terlebih dahulu apakah sudah ada janji atau belum?

79

e. Selain itu anda juga harus bertanya ada keperluan apa berbicara dengan pimpinan, apabila keperluan tersebut masih umum biasanya sekretaris yang menjawab pertanyaan tersebut.

80

1.1Kesimpulan

Maka kesimpulan yang didapat dari peran sekretaris pada Bagian Umum dan Kepegawaian dengan adanya sistem penanganan surat yang baik, maka penanganan surat menjadi lebih terlihat rapi dan saat membutuhkan surat tersebut akan mudah pencariannya. Dengan adanya penanganan surat tersebut, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penanganan surat masuk dan keluar, mempersiapkan rapat, menerima telepon, dan mengurus perjalanan dinas pimpinan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yaitu sebagai berikut :

1. penanganan surat masuk dan keluar secara manual dengan cara menuliskan

disposisi surat, mencatat pada buku agenda besar lalu di arsip. sedangkan secara elektronik dengan cara menulisakan disposisi surat, mencatat pada

buku agenda besar lalu di arsipkan dengan membuka microsoft excel lalu

mengisi sesuai dengan petunjuknya dan di save

2. Menyiapkan rapat intern yang diadakan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga, dengan memeriksa ruang rapat terlebih dahulu, setelah itu maka penutupan dalam rapat dan semua harus sudah tertata dengan baik dan rapi.

3. Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan yang pertama adalah dengan

mempersiapkan Surat Perintah Perjalanan Dinas, setelah itu baru mengisi Surat perintah Perjalanan Dinas tersebut.

4. Menerima telepon ekstern maka dengan menanyakan tujuan, apabila telepon

81

4.6 Saran

Saran untuk Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, adalah :

1. Untuk menjaga pengarsipan supaya lebih aman sebaiknya setiap karyawan

mengerti bagaimana menggunakan pengarsipan menggunakan elektronik.

2. Lebih baik data pengarsipan secara manual selalu di backup kedalam e-filing

agar perusahaan mempunyai data cadangan, karena sistem pengarsipan manual empunyai banyak resiko yang kejadiannya tidak terduga.