PA : Sistem Pengarsipan Untuk Menunjang Kinerja Pegawai Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Nama : NOVIA AYU EFENDI NIM : 08.39015.0014

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : NOVIA AYU EFENDI NIM : 08.39015.0014

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

dipersiapkan dan disusun oleh Novia Ayu Efendi NIM : 08.39015.0014

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011

Susunan Dewan Penguji Pembimbing

I. Ristanti Akseptori, S.S NIDN: 0717028601

_________________________

II. Widji Ambarwati, S.Sos NIK: 19720804 199803 2 007

_________________________

Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN: 0714077401

__________________________

II. Marya Mujayana, S.S NIDN: 0727038201

__________________________

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

viii

Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh instansi/organisasi sehubungannya dengan kegiatan administrasi. Tujuan penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui pengelolaan kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Metode yang digunakan dalam penulisan ini laporan Proyek Akhir adalah menggunakan observasi, interview dan studi literatur. Hasil observasi dan interview didapatkan bahwa pengelolaan kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo kurang baik, karena sistem pengarsipan disana masih menggunakan sistem manual dan belum tertata dengan rapi, sehingga dapat mengalami kesulitan dalam penyimpanan surat-surat dan penemuan kembali surat-surat di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga. Dari permasalahan diatas, maka penulis membuat sistem pengarsipan secara elektronik untuk memperbaiki sistem yang telah ada sebelumnya. Pengembangan sistem pengarsipan secara elektronik diharapkan dapat meningkatkan kinerja pergawai.

x

Halaman

ABSTRAK ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I ... 1

PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II ... 7

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga ... 7

2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 7

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 8

2.1.3 Logo Perusahaan ... 8

xi

2.1.7 Fungsi dan Tugas Pokok ... 12

2.2 Gambaran Umum Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 14

2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Umum dan Kepegawaian ... 14

2.2.2 Struktur Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 15

2.2.3 Tugas Bagian Umum dan Kepegawaian ... 16

2.2.4 Urutan Pangkat Penggolongan Pegawai Negeri ... 16

2.2.5 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir ... 18

2.2.6 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek akhir ... 18

BAB III ... 19

LANDASAN TEORI ... 19

3.1 Arsip ... 19

3.1.1 Tujuan Arsip ... 20

3.1.2 Kegunaan Arsip ... 21

3.1.3 Penggolongan Arsip ... 22

3.1.4 Jenis Arsip ... 23

3.1.5 Pengorganisasian Arsip ... 24

3.1.6 Penataan Arsip ... 26

3.1.7 Sistem Penyimpanan Arsip ... 27

3.2 Pemusnahan Arsip ... 32

3.2.1 Prosedur Pemusnahan ... 32

3.2.2 Peralatan Kearsipan ... 33

xii

3.3.3 Penggolongan Surat ... 38

3.3.4 SQL ... 38

3.3.5 Type Data Field ... 40

3.3.6 Teknik Peningkatan Kinerja. ... 44

BAB IV ... 48

HASIL DAN PEMBAHASAN ... 48

4.1. Penanganan Surat Masuk ... 50

4.2. Menyortir Surat ... 51

4.3. Mengklasifikasi Surat ... 52

4.4 Penomoran Pada Surat Keluar ... 53

4.5. Prosedur Lembar Disposisi ... 55

4.6. Prosedur Agenda ... 57

4.7. Sistem Penyimpanan ... 62

BAB V... 129

KESIMPULAN DAN SARAN ... 129

5.1 Kesimpulan ... 129

5.2 Saran ... 130

DAFTAR PUSTAKA ... 131 LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

xiii

Tabel 3.1 Tipe Data Field ... 41

Tabel 3.2 Tipe Data Number ... 43

Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ... 58

xiv

Gambar 2.1 Logo Perusahaan ... 8

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga ... 10

Gambar 2.3 Struktur Organisai Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 15

Gambar 4.1 Arus Surat Masu ... 51

Gambar 4.2 Arus Surat Keluar ... 54

Gambar 4.3 Lembar Disposisi ... 56

Gambar 4.4 Ordner ... 63

Gambar 4.5 Query Design ... 64

Gambar 4.6 SQL ... 65

Gambar 4.7 Query Design Surat... 66

Gambar 4.8 Pembuatan Tabel Surat ... 67

Gambar 4.9 Hasil Pembuatan Tabel Surat ... 68

Gambar 4.10 Query Design Tabel Jenis Surat ... 68

Gambar 4.11 Pembuatan table Jenis Surat ... 69

Gambar 4.12 Hasil Pembuatan Tabel Jenis Surat... 70

Gambar 4.13 Query Design Tabel Sifat Surat ... 71

Gambar 4.14 Pembuatan tabel sifat surat ... 71

Gambar 4.15 Hasil Pembuatan Table Sifat Surat ... 72

Gambar 4.16 Query Design Bentuk Surat... 73

Gambar 4.17 Pembuatan Table Bentuk Surat ... 73

xv

Gambar 4.21 Hasil Pembuatan Table Departemen ... 76

Gambar 4.22 Relationship ... 78

Gambar 4.23 Pengisian Tabel Surat ... 80

Gambar 4.24 Konfirmasi Penambahan Data ... 81

Gambar 4.25 Hasil Pengisian Pada Tabel Surat ... 81

Gambar 4.26 Pengisian Tabel Sifat Surat. ... 82

Gambar 4.27 Konfirmasi Penambahan Data ... 82

Gambar 4.28 Hasil Pengisian Tabel Sifat Surat ... 83

Gambar 4.29 Pengisian Tabel Jenis Surat. ... 83

Gambar 4.30 Konfirmasi Penambahan Data ... 84

Gambar 4.31 Hasil Pengisian Tabel Jenis Surat ... 84

Gambar 4..32 Pengisisan Tabel Bentuk Surat ... 85

Gambar 4.33 Konfirmasi Penambahan Data ... 85

Gambar 4.34 Hasil Pengisian Tabel Bentuk Surat ... 86

Gambar 4.35 Pengisian Tabel Departemen ... 86

Gambar 4.36 Konfirmasi Penambahan Data ... 87

Gambar 4.37 Hasil Pengisian Tabel Departemen ... 87

Gambar 4.38 Form Wizard... 88

Gambar 4.39 pembuatan Form ... 88

Gambar 4.40 Selected Field ... 89

Gambar 4.41 Layout Form ... 89

xvi

Gambar 4.45 Action Buton ... 92

Gambar 4.46 Pembuatan Action Buton ... 92

Gambar 4.47 Pembuatan Action Buton ... 93

Gambar 4..48 Pembuatan Action Buton ... 93

Gambar 4.49 Hasil Pembuatan Action Buton ... 94

Gambar 4.50 Form View... 95

Gambar 4.51 Hasil Pembuatan Form Surat ... 95

Gambar 4.52 FormInput data Surat ... 96

Gambar 4.53 Form Input Data Jenis Surat ... 97

Gambar 4.54 Form Input data Sifat Surat ... 98

Gambar 4.55 Form Input data Bentuk Surat ... 99

Gambar 4.56 Form Input data Departemen ... 100

Gambar 4.57 Report wizard ... 101

Gambar 4.58 Report Wizard ... 102

Gambar 4.59 Report Wizard ... 102

Gambar 4.60 Report Wizard ... 103

Gambar 4.61 Report Wizard ... 103

Gambar 4.62 Report Wizard ... 104

Gambar 4.63 Modify Report ... 105

Gambar 4.64 Report Surat ... 106

Gambar 4.65 Report Jenis Surat ... 106

xvii

Gambar 4.69 Pencarian Departemen ... 107

Gambar 4.70 Enter Parameter Value Departemen ... 108

Gambar 4.71 Hasil Pencarian yang Mengandung Huruf Depan ... 108

Gambar 4.72 Hasil Pencarian ... 109

Gambar 4.73 Enter Parameter Value Departemen ... 109

Gambar 4.74 Hasil Pencarian yang Mengandung Huruf Depan ... 110

Gambar 4.75 Hasil Pencarian ‘Penyuluhan’ ... 110

Gambar 4.76 Enter Parameter Value Jenis Surat ... 111

Gambar 4.77 Hasil Pencarian ‘Surat Dinas’ ... 111

Gambar 4..78 Hasil Pencarian ‘Surat Tugas’ ... 112

Gambar 4.79 Enter Parameter Value Surat ... 112

Gambar 4.80 Hasil Pencarian nomor surat huruf depan 600 ... 113

Gambar 4.81 Hasil Pencarian nomor surat mengandung huruf 6 ... 113

Gambar 4.82 Menu ... 114

Gambar 4.83 Input Data ... 114

Gambar 4.84 Form Surat ... 115

Gambar 4.85 Form Bentuk Surat ... 116

Gambar 4.86 Form Sifat ... 116

Gambar 4.87 Form Jenis Surat ... 117

Gambar 4.88 Form Departemen ... 117

Gambar 4.89 Form Pencarian ... 118

xviii

Gambar 4.93 Hasil Pencarian Jenis Surat ... 120

Gambar 4.94 pencarian Isi Surat ... 120

Gambar 4.95 Hasil Pencarian Isi Surat ... 121

Gambar 4.96 Pencarian Surat ... 121

Gambar 4.97 Hasil pencarian Surat ... 122

Gambar 4.98 Menu ... 123

Gambar 4.99 Menu Input Data Surat ... 123

Gambar 4.100 Menu Pencarian ... 124

Gambar 4.101 Form Design ... 124

Gambar 4.102 pembuatan Form Menu ... 125

Gambar 4.103 Command Button Wizard ... 125

Gambar 4.104 Categories and Action ... 126

Gambar 4.105 Command Button ... 126

Gambar 4.106 Pembuatan Menu INPUT DATA ... 127

Gambar 4.107 Hasil Pembuatan Menu Input Data ... 128

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971) Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip. Faktor manusia dalam unit kerasipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Pengarsipan ini akan ditetapkan dalam kegiatan proyek akhir Komputerisasi Perkantoran dan Bagian Umum dan Kepegawaianan di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Tidak hanya pengarsipan tetapi juga beberapa mata kuliah yang telah ditempuh pada semester satu sampai dengan lima, kegiatan ini diharapkan dapat membekali mahasiswa dalam dunia kerja.

Berdasarkan hal diatas, penulis tertarik untuk mengambil topik dalam bidang kearsipan dengan membahas ‘Sistem Pengarsipan Untuk Menunjang Kinerja Pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo’.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan sebagai berikut: “Bagaimana pengelolaan kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo”

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak menyimpang dari perumusan masalah di atas, perlu adanya batasan masalah pada laporan Proyek Akhir berupa Proyek akhir pada divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu : Menjalankan keseluruhan dari proses pengarsipan surat masuk dan keluar mulai dari menerima surat masuk, mengagenda surat, menyortir surat sampai dengan penyimpanan surat tersebut.

1.4 Tujuan

Berdasarkan pada perumusan masalah diatas, maka tujuan yang akan dicapai dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini adalah:

a) Penyimpanan surat dengan rapi

b) Menciptakan sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Bagian Umum dan Kepegawaian

c) Mempermudah dalam pencarian surat masuk dan surat keluar d) Mengarsipkan surat menjadi menurut tata urutan susunan.

1.5 Manfaat

Sistem pengarsipan ini bermanfaat untuk bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga, karena dapat mempermudah penyimpanan dan pencarian arsip.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab pertama pendahuluan membahas tentang beberapa hal mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan proyek akhir, manfaat proyek akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab kedua Gambaran Umum Perusahaan membahas tentang data tempat proyek akhirselengkapnya mungkin mulai dari sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan, lokasi perusahaan, stuktur organisasi, Susunan organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga, Fungsi dan tugas gambaran umum tempat proyek akhir, urutan pangkat penggolongan Pegawai Negeri, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir pada

bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ketiga landasan teori membahas mengenai teori - teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan di divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yang berhubungan dan menunjang dengan hal yang dikerjakan di tempat proyek akhir meliputi dari pengertian surat, fungsi surat, pengorganisasian surat, pengertian arsip, tujuan kerasipan, kegunaan arsip, penggolongan arsip, jenis arsip, pengorganisasian arsip, penataan arsip, system penyimpanan arsip, pemusnahan serta peralatan kearsipan, dimana teori-teori penunjang yang digunakan adalah berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab keempat Hasil dan Pembahasan membahas tentang hasil dan pembahasan masalah sesuai data yang sebenarnya pada divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai kesimpulan dan saran keseluruhan pelaksanaan proyek akhir yang dilaksanakan di divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

DAFTAR PUSTAKA

Bagian ini berisi judul dan pengarang buku penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan laporan proyek akhir.

LAMPIRAN

Bagian ini berisi acuan kerja, log harian, kartu bimbingan penulis dan pembuktian beberapa hasil kerja selama proyek akhir pada divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

7 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga 2.1.1 Sejarah Perusahaan

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah unsur pelaksana Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekertaris Daerah.

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah satu perangkat daerah bertekad dan berkewajiban untuk menyusun dokumen Rencana Strategis tersebut berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang melekat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 2 Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Sidoarjo pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi :

Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju masyarakat Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.

Misi :

Meningkatkan jaringan jalan sebagai pendorong pengembangan wilayah. Mengembangkan jaringan jalan yang berwawasan lingkungan.

Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam pengembangan jaringan jalan.

2.1.3 Logo Perusahaan

9 2.1.4 Lokasi Perusahaan

Lokasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu:

a. Nama Perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Alamat Perusahaan : Jl. Sultan Agung No. 17A Sidoarjo.

Telp : (031) 8921942

Fax : (031) 8921942

Email : Binamarga_sda@yahoo.com

2.1.5 Struktur Organisasi

Struktur organisasi memiliki peran yang cukup penting dalam menentukan pembagian tugas dan wewenang dari setiap bagian. Demikian juga halnya dengan suatu perusahaan, agar proses kerjanya dapat berjalan dengan baik maka struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dan tugas-tugas perusahaan.

Struktur organisasi merupakan susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi / kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

2.1.6 Urutan Struktur Organisasi a. Unsur Pimpinan : Kepala Dinas

b. Unsur Staf : Bagian Umum dan Kepegawaian, terdiri dari: 1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.

2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 3. Sub Bagian Keuangan.

c. Unsur Pelaksana : Bidang Bina Teknik, terdiri dari: 1. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis.

2. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan. 3. Seksi Pengolahan Data.

d. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari: 1. Seksi Pembangunan Jalan.

2. Seksi Peningkatan Jalan.

3. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan. e. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :

1. Seksi Pemeliharaan Jalan; 2. Seksi Pemeliharaan Jembatan; 3. Seksi Peralatan.

f. Unit Pelaksana Teknis Dinas. 1. Kepala UPT Dinas

2. Sub Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Jabatan Fungsional.

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

2.1.7 Fungsi dan Tugas Pokok a. Fungsi:

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan daerah bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. Dalam melaksanakan tugasnya, Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga mempunyai fungsi:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. 2. Menyusun rencana dan pembinaan umum sesuai kebijakan yang

ditetapkan Bupati.

3. Melaksanakan kegiatan sesuai program dan kebijakan di bidang pembangunan dan pemeliharaan jalan serta jembatan.

4. Perumusan kebijakan teknis di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. 5. Menyusun rencana dan pembinaan umum sesuai kebijakan yang

ditetapkan Bupati.

6. Melaksanakan kegiatan sesuai program dan kebijakan di bidang pembangunan dan pemeliharaan jalan serta jembatan.

b. Tugas Pokok dan Fungsi Khusus

1. Tugas Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.

2. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas: a. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan

dokumen perencanaan program dan kebijakan teknis. b. Menerima dan mengkoordinasi tindak lanjut pelayanan

permohonan perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.

c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas, serta melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

a. Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi.

b. Melaksanakan pengelolaan barang. c. Melaksanakan administrasi kepegawaian.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

2.2 Gambaran Umum Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian 2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan tempat yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir. Sebagai salah satu perangkat Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9) juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4741) yang kemudian ditindak lanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.

Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo tersebut, ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bisang Pekerjaan Umum Bina Marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.

2.2.2 Struktur Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian

2.2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo antara lain:

1. Pengadministrasian umum yang melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi.

2. Pengolah data kepegawaian yang melaksanakan administrasi kepegawaian. 3. Pengadministrasian dan pengelolaan barang.

2.2.4 Urutan Pangkat Penggolongan Pegawai Negeri Penggolongan Pegawai Negeri:

Tingkat SMP : IA Tingkat SMA : 2A Tingkat D3 : 2B Tingkat SI : 3A Tingkat S2 : 3B

a. Golongan 1 terdiri dari: Golongan 1A : Juru Muda

Golongan 1B : Juru Muda Tingkat I Golongan 1C : Juru

b. Golongan 2 terdiri dari:

Golongan 2A : Pengatur Muda

Golongan 2B : Pengatur Muda Tingkat I Golongan 2C : Pengatur

Golongan 2D : Pengatur Tingkat I

c.Golongan 3 terdiri dari:

Golongan 3A : Penata Muda

Golongan 3B : Penata Muda Tingkat I Golongan 3C : Penata

Golongan 3D : Penata Tingkat I

d.Golongan 4 terdiri dari: Golongan 4A : Pembina

Golongan 4B : Pembina Tingkat I Golongan 4C : Pembina Utama Muda Golongan 4D : Pembina Utama Madya Golongan 4E : Pembina Utama

Kenaikan pangkat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, biasanya dilakukan selama 4 tahun sekali dan dengan catatan berkelakuan baik. Untuk kenaikan golongan ada syarat tertentu misalnya untuk lulusan SMP dengan pangkat 1A, harus mengikuti ujian atau harus mempunyai ijazah setara SLTA (SMA) begitu pula seterusnya.

2.2.5 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada: Tanggal : 7 Maret 2011 – 31 Mei 2011 Hari : Senin – Jumat

Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB

Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 7 Maret 2011 pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat.

2.2.6 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek akhir

Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut: Lokasi : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo

Jalan Sultan Agung No. 17 A Sidoarjo.

Divisi bagian Umum dan Kepegawaian bagian Kearsipan.

Tempat : Ruangan yang nyaman, tenang dan sejuk karena di dalam ruangan dilengkapi AC (Air Conditioner). Selain itu, terdapat komputer, telepon, lemari untuk menyimpan berkas-berkas atau dokumen dan menempatan barang sangat rapi.

19 BAB III

LANDASAN TEORI

Laporan proyek disusun menggunakan beberapa teori penunjang yang dipakai pada saat Proyek Akhir di bagian Kearsipan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Beberapa teori penunjang yang berkaitan dan diaplikasikan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan adalah Sistem pengarsipan surat.

3.1 Arsip

Menurut Wursanto (1995:18) arsip adalah segala kertas surat, buku, film, microfilm, rekaman, suara, gambar dan peta, bagan, atau dokumen asli yang lain dalam segala cara penciptaan dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Sedangkan menurut Mardiana dan Setiawan (1994:33) arsip dapat diartikan suatu t bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.

Menurut Mulyono (1985:5) dalam kutipannya dalam bahasa Bel yang dikatakan dengan”Archief” mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat

penyimpanan. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya. Bahan-bahan yang disimpan sebagai bahan pengingat.

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah: Surat-surat yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Surat-surat yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut Amsyah (2003:16) arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huduf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kerjtas ( kartu, formulis), kerjtas film ( slide, film-strip, micro film), media computer, kertas photo copy dan lain-lain.

3.1.1 Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan perusahaan dan organisasi. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,

akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien (PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971)

3.1.2 Kegunaan Arsip

Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan sebagai pengingat. Menurut Mulyono ( 2003:6), arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu:

a. Guna Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.

b. Guna Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

c. Guna Sejarah

Arsip memiliki informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang

d. Guna Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan dan juga sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkain dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanan.

3.1.3 Penggolongan Arsip

Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini memudahkan penilaian dalam penyimpanan maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna. Menurut Ignasius (1991;27) ada 4 (empat) golongan arsip adalah sebagai berikut:

a. Arsip Non-esesial

Arsip Non-esesial yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya satu tahun.

b. Arsip yang diperlukan

Arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan. Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun.

c. Arsip Penting

Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya.

d. Arsip Vital

Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama-lamanya.

3.1.4 Jenis Arsip

Arsip timbul karena kegiatan suatu organissasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam waktu tertentu. Arsip sementara samapai 1 tahun, 1-5 tahun, 5-10 tahun dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah. Menurut Mulyono (2003), berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi di bedakan jenis arsip seperti berikut:

a. Arsip Aktif (Dinamis Aktif)

Arsip aktif yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.

b. Arsip Inaktif ( Dinamis Inaktif)

Arsip Inaktif yaitu arsip yang penggunaannnya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari temapat penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan.

c. Arsip Dinamis

Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakana secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasar 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun arti seseuai dengan fungsinya. d. Arsip Statis

Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai taraf nilai abadi.

3.1.5 Pengorganisasian Arsip

Di dalam pengorganisasian arsip harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian arsip dalam kantor, yaitu:

a. Sentralisasi

Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka

semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relative kecil:

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:

a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.

b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi adalah:

a. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.

b. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, Karen arsip sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah:

a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus mempunyai dan menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

d. Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi amkan digunakan kombinasai dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arisp masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang kurang digunakan atau arsip inaktif dikelola disentral arisp. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakkan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi

3.1.6 Penataan Arsip

Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien.

Menurut Abubakar (1990:67), pelaksanaan penataan arsip terdiri dari: Arsip harus disortir terlebih dahulu

a. Meneliti arsip apakah sudah di disposisi/belum b. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. c. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas

d. Menentukan indeks

Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagai alat penentu dimana letak arsip itu di dalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Mengindeks adalah mennetukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. (Amsyah 2003:121).

3.1.7 Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bersama warkat tersebut sewatku-waktu diperlukan (Amsyah, 2003:71)

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap dari dokumen yang disimpan baik berupa huduf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu.

Menurut Amsyah (2003:72), jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:

Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsip diurutkan menurut abjad, yaitu dari huduf A sampai Z.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

a. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga.

b. Dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama dan satu tempat.

c. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi. d. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menyimpan dokumen yang

berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya: Produksi, keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu.

e. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Dari uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi.

2. Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.

Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:

a. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki cabang atau tempat, misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.

b. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi. Misalnya perusahaan pengembangan perumahan yang membuka lokasi perumahan diberbagai lokasi, perusahaan distributor di suatu wilayah.

Instansi pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan. c. Kantor kecamatan yang menyimpan dokumen dari berbagai kelurahan,

kantor kabupaten yang menyimpan dokumen dari berbagai kecamatan. d. Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan

berbagai Negara.

3. Sistem Subyek

Sistem subyek adalah sistem penyimpanan doumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal,

pokok masalah, masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.

Sistem penyimpanan subyek ini lebih tepat digunakan:

a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat) sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang terdiri dari pokok masalah.

b. Pada penyimpanan data took serba ada yang memiliki data tentang berbagai jenis barang yang dijual dan sebagainya.

4. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimapanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan untuk:

a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor rekening.

b. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.

c. Pada lembaga pendidikan yang meyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.

d. Penyimpanan faktur transaksi yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.

5. Sistem Kronologis

Sistem penyimpanan kronologis adalah sistem yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun abjad. Dalam sistem ini dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil. (cation)tanggal.

Menurut Ignasius (1991:190), sistem penyimpanan arsip yang dijalankan dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Ekonomi/ hemat biaya 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah didapat

7. Fleksibel/luwes

8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 9. Mempermudah pengawasan

3.2 Pemusnahan Arsip 3.2.1 Prosedur Pemusnahan

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakuan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

1. Cara Pemusnahan

Menurut Mulyono (2003:102) untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

a. Pembakaran

Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran dengan jumlah banyak.

b. Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berwujud potongn-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip yang brsangkutan. Cara pemusnhan

dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya harus selesai pada saat itu

Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.

c. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukn arsip. Cara ini agak berbahaya arena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidka perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.

3.2.2 Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

a. Map

Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmapfolio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan

(snelhechter), map tebal yang lebihdikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baikdirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisimendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapatmemuat banyak lembaran arsip.

b. Folder

Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagianyang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atauindeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

c. Guide

adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisahdalam penyimpanan arsip. Guide© 2003 Digitized by USU digital library 8terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode kode, t-t atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itusendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk

menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

d. Filing Cabinet

Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlacitunggal, berlaci g, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet,lateral filing cabinet, dsb.

e. Almari Arsip

Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

f. Berkas Kotak (Box file)

Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

g. Rak Arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,dan seterusnya kebawah

h. Rotary Filling

Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

i. Cardex (Card Index)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

j. File yang dapat dilihat (Visible reference record file)

Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur

3.3 Surat

Menurut Saiman (2002:75), “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak yang lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran”. Sedangkan menurut Lasahido (2006:4), “Setiap tulisan yang

berisi pernyataan dari penulisannya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain”, dapat disebut sebagai surat.

3.3.1 Fungsi Surat

Menurut Sunarto dan Rahmawati, surat mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

a. Menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis sudah terjadi dan sudah dilakukan.

b. Menjadi wakil lembaga atau pribadi yang mengirimkannya. c. Menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak kegiatan.

d. Menjadi catatan atau dokumentasi dan bahan ingatan atas hal yang sudah dibicarakan.

3.3.2 Pengorganisasian Surat

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi: pengelompokan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi: pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan suratm pengiriman surat.

3.3.3 Penggolongan Surat

Penggolongan surat menurut wujudnya:

a. Surat Pribadi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi atau lembaga.

b. Surat Dinas atau Resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan atau kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.

c. Surat Dagang atau Niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang.

3.3.4 SQL

Yang dimaksud dengan SQL query pada Microsoft Access adalah query yang diciptakan dengan menggunakan pernyataan-pernyataan SQL. Bahasa ini merupakan str yang digunakan untuk mengakses basis data relasional.

Troels Arvin (26-05-2007) secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition Language (DLL) dan Data Manipulation Language (DML).

a. Data Definition Language (DLL)

DDL (Data Definition Language ) merupakan bahasa definisi data yang digunakan untuk membuat, mengubah, dan menghapus struktur data asli (hold data), yang berkaitan dengan database itu sendiri, table, dan elemen lain yang merupakan bagian dari database seperti domain, index, triggers, stored procedure, role, dan shadow. Semua definisi objek akan dilakukan dengan keyword CREATE, ALTER, dan DROP. Sebagai contoh CREATE TABLE untuk membuuat table. ALTER TABLE untuk memodifikasi table yang sudah ada. DROP TABLE untuk menghapus table.

b. Data Manipulation Language (DML)

DML (Data Manipulation Language) merupakan bahasa manipulasi data yang digunakan untuk memanipulasi data dengan data struktur. Empat pokok statement DML yaitu INSERT, UPDATE, DELETE, dan SELECT.

Fungsi dari keempat statement DML, ysitu: 1. SELECT : Untuk menampilkan data 2. INSERT : Untuk menambahkan data baru 3. UPDATE : Untuk mengubah data yang sudah ada 4. DELETE : Untuk menghapus data

3.3.5 Type Data Field

Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui bagaimana data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh karena itu sangat penting bagi untuk memahami berbagai tipe data field yang ada. Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika merancang berbagai macam tabel dalam sebuat database. Tipe data mendefinisikan jenis data yang akan disimpan. Berikut macam-macam tipe data.

Tabel 3.1 Tipe Data Field

Tipe Data Keterangan Ukuran

Teks Merupakan tipe data bawaan yang akan dipilihkan oleh Microsoft Access ketika suatu field baru diciptakan. Tipe ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengandung huruf, angka, dan karakter-karakter yang lain seperti t * dan &. Contoh pemakaian antara lain untuk nama orang, alamat, bahkan untuk angka yang tidak dimasukkan untuk dihitung (nomor telepon)

Maksimum terdiri atas 255 karakter

Memo Merupakan tipe data teks yang berukuran besar

Dapat mencapai 65.535 karakter Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai

bilangan yang bisa dihitung. Ada bermacam-macam pilihan lebih lanjut untuk nilai ini.Tabel 3.2 memperlihatkan detil untuk tipe ini.

1,2,4,8, atau 16 byte tergantung tipe detilnya

Date/time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 sampai dengan 9999

Tipe Data Keterangan Ukuran Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang.

Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri t pecahan dan 4 digit disebelah kanan t pecahan.

8 byte

Auto Number Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinnan nilai saja. Contoh, benar atau salah, pria atau wanita.

4 byte

Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai saja. Contoh, benar atau salah, pria atau wanita

1 bit

OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel, dokumen Word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access

Sampai 1 Gigabyte

Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya digunakan sebagai alamat Web atau untuk melompat ke word)

Sampai 2048 Karakter

Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui fasilitas kotak dasar (list box) atau kotak kombo (combo box)

Biasanya 4 Byte

Tabel 3.1 Tipe Data Number

1. Key Field

Ada tiga field kunci sejenis yang dapat menghubungkan semua tabel yaitu: 1. Candidate Key (kunci kandidat) adalah suatu atribut atau satu set

minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik kejadian spesifik dari entities.

2. Primary Key (kunci primer) adalah atribut yang dipilih sebagai sesuatu yang unik pada relasi. Sebuah kumpulan field biasa menjadi sebuah key untuk suatu relasi jika : Tidak ada 2 baris data yang mempunyai nilai

Tipe Bilangan Keterangan Ukuran

Byte Bilangan bulat dari 0 sampai 255 1 byte

Decimal Bilangan real dari -1028 -1 sampai 1028 -1 12 byte

Integer Bilangan bulat -32.768 sampai 32.767 2 byte

Long Integer Bilangan bulat dari 2.147.483.648 sampai 2.147.483.647

4 byte

Double Digunakan untuk mengisi perhitungan decimal (float0

8 byte

Replication ID Unruk membentuk pengenal yang unik dalam suatu field yang dijadikan kunci primer

sama pada semua field key dan jika ada lebih dari 1 key untuk relasi, maka 1 tersebut dipilih oleh (DBA) menjadi primary key.

3. Foreign Key (kunci tamu) adalah sebuah field dalam satu relasi yang digunakan untu me “refer” (menunjuk) ke suatu baris (tuple) pada relasi yang lain (harus berkorespondensi dengan primary kkey pada relasi yang kedua) seperti logical pointer.

2. Entity Relationship

Relation atau relasi adalah persekutuan atau hubungan antara dua entitas atau lebih. Ada beberapa tipe relasi yang baisanya terdapat dalam sebuah database, yaitu:

1. Relasi One To One artinya hubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain adalah satu banding satu.

2. Relasi One To Many / Many To One artinya hubungan antara tabel satu dengan tabel lain adalah satu banding atau banyak banding satu.

3. Relasi Many To Many artinya hubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain banyak berbanding banyak, maka akan terdapat dua buah kunci tamu pada tabel penghubungnya.

3.3.6 Teknik Peningkatan Kinerja.

Produktivitas perkantoran dapat ditingkatkan dengan meningkatkan output dari karyawan perkantoran. Tingkat efektivitas penggunaan teknologi

perkantoran, efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan. Beberapa teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai yang disarikan dari pendapat Gomez-Mejia , dkk (2004), Quible (2001), dan Robbins (2003), yaitu:

1. Pembagian Kerja adalah teknik di mana dua orang berbagai pekerjaan yang pada dasarnya merupakan satu perkerjaan secara utuh. Teknik ini menghasilkan beberapa keuntungan, seperti mengurangi ketidak hadiran kerja karena karyawan dapat terus bekerja meskipun situasi kurang memungkinkan dibandingkan mereka bekerja secara full-time.

2. Penyederhanaan Kerja, teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.

3. Rotasi Kerja, penggunaan rotasi kerja sebagai teknik untuk meningkatkan produktivitas akan memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan pegawai yang lain selama periode waktu tertentu. Secara psikologis, rotasi kerja juga memiliki dampak positif, yaitu meningkatnya produktivitas pegawai yang menggunakannya sebagai cara sementara untuk mengetahui pekerjaan lain.

4. Peningkatan Kerja, teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan

mereka lakukan. Secara garis besar, ini merupakan teknik pemberdayaan pegawai dengan memberikan lebih banyak kesempatan kepada mereka untuk mengalami keberhasilan, pengenalan, dan pengembangan pekerjaan sehingga pegawai merasa lebih tertantang untuk meningkatkan kinerjanya. Pemberdayaan memberikan karyawan izin, keahlian, dan tanggung jawab dalam pengembalian keputusan ketika menjalankan pekerjaannya.

5. Intensif dan Penghargaan, meningkatnya intensif maupun penghargaan yang diberikan kepada pegawai administrasi akan meningkatkan produktivitas mereka, karena biasanya intensif yang akan diberikan dihubungkan dengan tingkat kinerja yang dapat mereka hasilkan.

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan perencanaan intensif yang akan diberikan (Quible, 2001), yaitu:

a. Sistem kompensasi harus mudah dimengerti,

b. Intensif harus didistribusikan dengan cepat setelah tingkat produktivitas karyawan yang telah ditentukan sebelumnya tercapai, c. Intensif harus meningkat sesuai dengan peningkatan produktivitas

yang dicapai,

d. Intensif harus cukup besar untuk memotivasi kinerja karyawan. e. Kontinuitas intensif harus dapat dipertahankan guna menjaga motivasi

karyawan administrasi.

Untuk membantu karyawan agar tetap sadar akan keuntungan peningkatan produktivitasnya, mereka harus menerima informasi secara berkala tentang

program intensif terrsebut, karena kesenjangan informasi akan mengakibatkan kurang tertariknya karyawan pada program yang dijalankan. Berikut ini adalah intensif dan penghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan (Sykes, 2001): a. Secara informal, dengan memberikan penghargaan atas pencapaian prestasi

oleh seorang karyawan atau suatu tim dalam rapat pegawai mingguan atau menempelkan ucapan selamat pada papan pengumuman.

b. Secara khusus, dengan memberikan penghargaan kepada karyawan teladan bulan ini atau memberikan tiket berlibur gratis ke daerah wisata apabila karyawan tidak pernah absen dalam waktu 1 tahun.

c. Secara formal, dengan mengadakan kontes atau lomba mengetik tercepat di departemen administrasi pada momen 17-an atau memberikan training tambahan bagi karyawan yang tingkat produktivitasnya paling tinggi.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Terdapat permasalahan yang menimpa yaitu sistem pengarsipan yang kurang baik. Sehingga dapat mengalami kesulitan dalam penyimpanan surat-surat dan penemuan kembali surat-surat di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga.

Proyek akhir dilakukan 90 hari kerja aktif dalam kurun waktu ± 8 jam/hari. Untuk mengatasi permasalahan yang ada diatas, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut;

1. Penanganan surat masuk. 2. Menyortir surat.

3. Mengklasifikasi surat. 4. Menyimpan arsip.

Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:

1. Studi Observasi

pengamatan terhadap proses kerja yang berlangsung di DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA KABUPATEN SIDOARJO.

Mencari informasi lebih lanjut kepada Direktur maupun staff yang ada di perusahaan.

3. Studi Literatur

Mencari dan membaca dari literatur dan buku-buku yang dapat menunjang tugas Proyek Akhir di bagian Umum dan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

4. Pembuatan Laporan

Setelah melakukan Proyek Akhir selama 3 (tiga) bulan di bagian Umum dan Kepegawaian, penulis harus menyusun laporan Proyek Akhir yang merupakan syarat menyelesaikan Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM Surabaya

Jadwal pelaksanakan Proyek Akhir : Hari : Senin s.d. Jumat

Tanggal : 07 Maret s.d. 31 Mei 2011

Dalam kurun waktu tersebut penulis harus dapat memenuhi syarat mengikuti Proyek Akhir minimal 1 (satu) bulan dan maksimal 3 (tiga) bulan dengan mengisi form absensi atau kehadiran yang di ketahui oleh pimpinan perusahaan yang dapat dilihat di lampiran.

4.1. Penanganan Surat Masuk

Untuk menangani surat masuk, tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir/mengelompokkan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat yang kebanyakan berupa surat-surat dinas dari perorangan. prosedur pencatatan dan pendistribusian surat di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yang menggunakan tiga prosedur yaitu pencatatan dan penomoran pada agenda surat, pemberian nomor pada lembar disposisi, dan prosedur penyimpanan. Ketika surat datang atau diterima, maka surat disortir atau dikelompokkkan menurut jenis surat, kemudian surat tersebut ditulis di agenda surat dan ditulis di lembar disposisi. Kemudian lembar disposisi tersebut diteruskan kepada pimpinan untuk diperiksa dan diberi t tangan kemudian disimpan atau arsip. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.1.

Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara meneliti asal sumber dan perihal surat tersebut. Sumber dapat dilihat dari si pengirim, hal surat dengan ini dapat diketahui bahwa surat tersebut tergolong penting tidaknya serta bersifat dinas maupun pribadi.

Gambar 4.1 Arus Surat Masuk

A B

D C

F E

Pimpinan Lembar

Disposisi Lembar Disposisi Surat

Masuk Surat Masuk

Agenda Surat Masuk Agenda Surat

Masuk

Sekertaris File / Arsip _{File / Arsip}

Keterangan:

a. Surat Masuk

b. Agenda Surat Masuk c. Lembar Disposisi

d. Diteruskan pada pimpinan

e. Sekertaris mengambil dan menyimpan

f. File/Arsip tempat untuk menyimpan file tersebut.

Surat yang baru masuk kemudian dikumpulkan dan disortir, kemudian surat-surat tersebut ditulis pada agenda surat masuk. Setelah itu ditulis dan diberi nomor pada lembar disposisi, setelah ditulis pada lembar disposisi maka diteruskan pada pimpinan untuk diperiksa dan diberi t tangan, kemudian oleh sekertaris disimpan bersama lembar disposisinya dan diarsipkan.

Setelah semua surat dibaca dan dipisahkan antara surat yang penting dari semua surat yang ada, maka mulai memproses surat-surat yang lebih penting dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat-surat yang kurang penting.

4.2. Menyortir Surat

Menyortir surat dilakukan setelah surat dikumpulkan, kemudian surat yang ada disortir berdasarkan nama surat untuk membedakan antara surat yang satu dengan surat yang lainnya, sehingga surat yang telah dikumpulkan dapat disortir berdasarkan nama suratnya.

4.3. Mengklasifikasi Surat

Setelah penyortiran surat telah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan surat. Dalam mengklasifikasikan surat memuat tentang semua daftar surat mulai perihal surat dan jenis surat. Dalam mengklasifikasi surat, penulis memberikan kode pada setiap surat sebagai pedoman dalam pengarsipan.

Kode Pokok yang berlaku di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah:

a. 000 : Umum b. 100 : Pemerintahan c. 200 : Politik d. 300 : Keamanan e. 400 : Kesejahteraan f. 500 : Perekonomian g. 600 : P.U dan Ketenagaan h. 700 : Pengawasan

i. 800 : Kepegawaian j. 900 : Keuangan

4.4 Penomoran Pada Surat Keluar

Penomoran pada lembar penerus Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo memiliki kriteria berbeda di setiap divisi/bagian. Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga adalah sebagai berikut:

No. 622 / 279 / 404. 3.12 / 2011

A B C D

Keterangan:

a. Kode Surat Keluar b. No urat surat

c. Kode Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga d.Tahun Pembuatan Surat

Untuk kode surat, 620 termasuk dalam kode pekerjaan umum dan ketenagaan, dimana 622 adalah sub kode tentang jalan luar kota. Sidoarjo adalah sebuah kabupaten yang tidak menangani jalan untuk luar kota misalnya madiun dan lain-lain. Jalan luar kota adalah jalan yang menghubungkan sidoarjo dengan luar kota.

Gambar 4.2 Arus Surat Keluar

A B C

E D

Pimpinan Surat

Masuk Surat Keluar

Agenda Surat Masuk Agenda Surat

Keluar

Sekertaris File / Arsip _{File / Arsip}

Keterangan:

a. Surat Keluar

b. Agenda Surat Keluar c. Pimpinan

d. Sekertaris e. File Arsip

Sistematika penyimpanan surat keluar sama saja dengan penyimpanan surat masuk. Jadi surat yang dikirim atau surat keluar harus ditulis pada agenda surat keluar dahulu, kemudian diteruskan pada pimpinan untuk diperiksa setelah itu sekertaris menimpannya pada file arsip.

4.5. Prosedur Lembar Disposisi

Dalam menindaklanjuti suatu surat, perlu dikendalikan dengan menggunakan lembar disposisi yang akan membantu penerima surat untuk mengetahui status suatu surat apakah penting, biasa atau rahasia. Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo menggunakan lembar disposisi untuk mempermudah pendistribusian surat masuk. Sehingga hanya dengan melihat lembar disposisi surat dapat segera didistribusikan dan ditindaklanjuti. Lembar disposisi diikutsertakan bersama surat dalam arsip, karena sekaligus menjadi semacam kartu indeks atau petunjuk surat.

Dibawah ini adalah contoh lembar disposisi:

Gambar 4.3 Lembar Disposisi

Pengisian lembar disposisi dilakukan berdasarkan data-data berikut ini: a. Surat Dari, untuk mencatat siapa pengirim surat tersebut.

b. Tanggal Surat, untuk mencatat tanggal surat tersebut. c. Nomor Surat, untuk mencatat nomor surat masuk tersebut.

d. Diterima tanggal, digunakan untuk mencatat tanggal terima surat.

e. Nomor Agenda, digunakan untuk mencatat no.urut yang sesuai di buku agenda surat masuk.

f. Diteruskan Kepada, untuk mengetahui surat didistribusikan kepada siapa, misalnya kepada SEKDA (Sekertaris Daerah).

g. Isi Disposisi, digunakan untuk komentar Pimpinan dan untuk memberi t surat tersebut akan didistribusikan.

4.6. Prosedur Agenda

Setelah surat dicatat pada lembar disposisi, maka dapat dilakukan pencatatan pada agenda surat masuk dan surat keluar (tanpa menggunakan lembar disposisi). Adapun cara pengisian agenda surat masuk dan surat keluar seperti berikut:

A. Agenda Surat Masuk

Agenda surat masuk berisi kolom-kolom keterangan yaitu tanggal diterima surat, nomor urut, nomor berkas, alamat pengirim, tanggal, nomer, perihal, nomor petunjuk, nomor paket. Agenda surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Tabel Agenda Surat Masuk

Tabel 2.1 Agenda Surat Masuk

Agenda Surat Masuk

Nomor Urut

Nomor Berkas

Alamat Pengirim

DARI SURAT MASUK Nomor

Petunjuk

Nomor Paket

Keterangan:

Adapun cara pencatatan pada agenda surat masuk, antara lain:

a. Tanggal Diterima Surat, digunakan untuk mencatat tanggal surat saat diterima.

b. No. Urut, diisi sesuai dengan nomor urut surat yang akan dicatat (sama dengan nomor pada lembar disposisi).

c. No.Berkas, digunakan untuk mencatat nomor surat.

d. Alamat pengirim, digunakan untuk mencatat alamat pengirim surat. e. Tanggal, digunakan untuk mencatat Tanggal surat masuk.

f. Perihal , digunakan untuk mencatat hal surat tersebut.

g. Nomor petunjuk, digunakan untuk mencatat nomor petunjuk surat.

h. Nomor paket, digunakan untuk mencatat nomor paket surat tersebut apabila surat tersebut dipaketkan.

i. Arsip, digunakan untuk mencatat kode ordner surat.

j. Keterangan, digunakan untuk mencatat komentar pada manajer yang ada pada lembar disposisi.

B. Agenda Surat Keluar

Agenda surat keluar berisi kolom-kolom keterangan yaitu tanggal diterima surat, no.urut, perihal, dari/kepada, diteruskan kepada, arsip, dan keterangan. Agenda surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.2. Adapun cara pencatatan pada agenda surat keluar, antara lain:

a. Tanggal Diterima Surat, digunakan untuk mencatat tanggal surat saat diterima.

b. No. Urut, diisi sesuai dengan nomor urut surat yang akan dicatat (sama dengan nomor pada lembar disposisi).

c. No.Surat, digunakan untuk mencatat nomor surat.

d. Perihal, digunakan untuk mencatat hal atau ringkasan dari isi surat

e. Dari/Kepada, digunakan untuk mencatat kepada siapa surat tersebut ditujukan.

f. Arsip, digunakan untuk mencatat kode ordner surat, g. Keterangan, digunakan untuk mencatat keterangan surat.

Tabel Agenda Surat Keluar

Tabel 3.2 Agenda Surat Keluar

Agenda Surat Keluar Nomor

Surat

Nomor Berkas

Alamat Penerima

Tanggal Perihal

Nomot Petunjuk

Keterangan:

a. Nomor surat digunakan untuk menulis nomor urut surat keluar b. Nomor berkas digumakan untuk mencatat no surat keluar

c. Alamat pengirim digunakan untuk mencatat alamat pengirim atau si penerima surat.

d. Tanggal digunakan untuk mencatat tanggal surat dikeluarkan

e. Perihal digunakan untuk mencatat perihal tentang surat yang dikeluarkan f. Nomor petunjuk digunakan uuntuk mrncatat nomor petunjuk surat g. Nomor

4.7. Sistem Penyimpanan

Dalam penyimpanan arsip penulis menggunakan sistem nomor di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga. Sistem penyimpanan yang digunanakan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo untuk surat masuk dan surat keluar adalah sistem nomor. Semua surat yang masuk maupun keluar dicatat terlebih dahulu di buku agenda menurut jenis surat lalu diurut berdasarkan nomornya. Semakin besar nomor surat semakin awal pula dokumen-dokumen yang masuk. Sistem pengarsipan ini yang paling sederhana, kelebihan dari sistem nomor ini adalah pemberian nomor tidak ada batasan angka, nomor yang diberikan pun dapat dipergunakan sebagai suatu referensi. Kekurangan yang terdapat pada sistem nomor ini adalah penggunaannya harus teliti. Contoh dari sistem penyimpanan nomor adalah penyimpanan surat-surat keputusan dalam

suatu perusahaan, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dengan nomor surat keputusan.

a. Pengarsipan Manual (Filing)

Sistem pengarsipan secara manual di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga adalah pembagian surat masuk , Surat keluar, Fax, Memo, Undangan untuk dimasukkan ke dalam map ordner.

Dibawah ini adalah contoh gambar ordner yang ada di bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Keterangan :

Untuk Ordner Surat Masuk, berisi semua jenis surat masuk, seperti surat, fax, memo sama hanya dengan surat keluar. Penyimpanan surat pada ordner juga memudahkan pencarian surat kembali, karena masing-masing ordner diberi nama jenis surat dan tahunnya. Jadi apabila ingin mencari surat masuk pada tahun 2010, maka hanya tinggal membuka ordner surat masuk tahun 2010.

b. Pengarsipan Elektronik (E-filing)

Untuk memasukkan data maka penulis membuat sebuah aplikasi sederhana dari Microsoft Access 2007 yang diharapkan dapat menjadi kontribusi bagi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga. Pembuatan tabel surat, jenis surat, sifat surat, bentuk surat dan tabel departemen dapat dilakukan dengan menggunakan Access 2007 / SQL dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penggunaan SQL dalam pembuatan table, pilih create, klik query design lalu close pada show table. Tampilan yang akan muncul dilayar adalah sebagai berikut.

2. Setelah muncul tampilan diatas, maka klik pada SQL

Gambar 6.6 SQL

Dengan SQL juga bisa menciptakan tabel. Pernyataan yang digunakan berupa CREATE TABLE.

CREATE TABLE nama_tabel ( Nama_kolom_1 tipe_data ([ ukuran]), Nama_kolom_2 tipe_data ([ ukuran]), Nama_kolom_n tipe data ([ ukuran]), )

Berbagai tipe data dapat dilihat pada tabel 3.1. (pada bab III). Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Surat.

3. Query Pembuatan tabel Surat:

Dibawah ini adalah contoh untuk membuat tabel surat. Setelah klik pada menu SQL diatas, maka ketik seperti dibawah ini dengan pernyataan Create Table, dan selamjutnya diisi sesuai dengan yang diinginkan dengan tipe data pada tabel 3.1 (Bab III).

Gambar 7.7 Query Design Surat

4. Pada tabel diatas, tabel Surat terdiri atas 10 field dengan rinncian sebagai berikut:

a. Nomor_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100, yang harus diisi dan bertindak sebagai Primary Key kunci primer.

b. Kode_sifat bertipe text dengan panjang maksimal 20. c. Hal_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100. d. Tgl_surat_masuk bertipe date

f. Tgl_surat_diterima bertipe date

g. Isi_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100

h. Kode_jenis_surat bertipe text dengan panjang maksimal 20 i. Kode_departemen bertipe text dengan panjang maksimal 100, dan j. No_bentuk_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100.

5. Jika ingin menjalankan query diatas (dengan mengklik tombol Run pada toolbar). Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini.

Gambar 8.8 Pembuatan Tabel Surat

6. Setelah itu pilih Yes, dan simpan dengan Tabel_surat, maka akan muncul hasil dari pembuatan query surat diatas.

Gambar 9.9 Hasil Pembuatan Tabel Surat

7.Query Pembuatan tabel Jenis Surat:

Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Jenis Surat. Pembuatan tabel jenis surat sama seperti pembuatan tabel surat dengan pernyataan create table jenis surat

8. Pada tabel diatas, tabel Jenis Surat terdiri atas 2 field dengan rinncian sebagai berikut:

a. Kode_jenis bertipe text dengan panjang maksimal 20, harus diisi dan bertindak sebagai Primary Key (kunci primer).

b. Nama_jenis bertipe text dengan panjang maksimal 20.

Jika ingin menjalankan query diatas (dengan mengklik tombol Run pada toolbar). Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini.

Gambar 11.11 Pembuatan table Jenis Surat

9. Setelah itu pilih Yes, dan simpan dengan tabel_jenis_surat, maka akan muncul hasil dari pembuatan query jenis surat diatas.

Gambar 12.12 Hasil Pembuatan Tabel Jenis Surat

10. Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Sifat Surat. Pada tahap ini query yang dimasukkan hampir sama dengan query surat, perbedaanya hanya terletak pada siapa yang menjadi Primary Key (kunci primer). Pada tabel sifat surat yang menjadi Primary Key atau kunci primernya adalah kode_sifat_surat yang berfungsi sebagai penghubung antara tabel surat dengan tabel sifat surat.

11. Query Pembuatan table Sifat Surat:

Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Sifat Surat. Pembuatan tabel sifat surat sama seperti pembuatan tabel surat dengan pernyataan create table sifat surat

Gambar 13.13 Query Design Tabel Sifat Surat

12. Pada tabel diatas, tabel Sifat Surat terdiri atas 2 field dengan rincian sebagai berikut:

a. Kode_sifat_surat bertipe text dengan panjang maksimal 20, harus diisi dan bertindak sebagai Primary Key (kunci primer).

b. Nama_sifat bertipe text dengan panjang maksimal 20.

13. Jika ingin menjalankan query diatas (dengan mengklik tombol Run pada toolbar). Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini.

14. Setelah itu pilih Yes, dan simpan dengan tabel_sifat_surat, maka akan muncul hasil dari pembuatan query sifat surat diatas.

Gambar 15.15 Hasil Pembuatan Table Sifat Surat

15. Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Bentuk Surat. Pada tahap ini query yang dimasukkan hampir sama dengan query surat dan sifat surat, perbedaanya hanya terletak pada siapa yang menjadi Primary Key (kunci primer). Pada tabel bentuk surat yang menjadi Primary Key atau kunci primernya adalah no_bentuk_surat yang berfungsi sebagai penghubung antara tabel surat dengan tabel bentuk surat.

16. Query Pembuatan table Bentuk Surat:

Contoh berikut digunakan untuk menciptakan tabel bernama Bentuk Surat. Pembuatan tabel bentuk surat sama seperti pembuatan tabel surat dengan pernyataan create table bentuk surat

Gambar 16.16 Query Design Bentuk Surat

17. Pada tabel diatas, tabel Bentuk Surat terdiri atas 2 field dengan rinncian sebagai berikut:

a. No_bentuk_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100, harus diisi dan bertindak sebagai Primary Key (kunci primer).

b. Nama_surat bertipe text dengan panjang maksimal 100.

18. Jika ingin menjalankan query diatas (dengan mengklik tombol Run pada toolbar). Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini.

126

Gambar 104.104 Categories and Action

97. Pilih open form lalu klik next, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

98. Pada Tabel diatas, bisa memilih tabel yang akan buat sebagai menu utama, dan pada contoh saya pilih INPUT DATA sebagai menu. Setelah klik pada INPUT DATA maka klik Next, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Gambar 106.106 Pembuatan Menu INPUT DATA

99.Pada gambar yang ditunjuk oleh anak panah berwarna ungu, bisa mengisi nama Menu yang akan dibuat, untuk contoh maka akan diisi INPUT DATA kemudian klik next, maka muncul tampilan selanjutnya sebelah kanan, bisa mengisi dengan “cmdinput”, sesuaikan dengan nama menu, seperti yang ditunjuk oleh anak panah berwarna merah di kanak atas, setelah itu klik finis, maka form menu yang telah dibuat muncul seperti gambar dibawah ini.

128

Gambar 107.107 Hasil Pembuatan Menu Input Data

100. Untuk melihat form yang telah jadi, maka klik pada view form pada pojok kanan atas, maka akan muncul seperti gambar dibawah.

129 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan pada laporan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Proses pengarsipan dengan menggunakan sistem nomor lebih mudah dilakukan di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian. Karena adanya banyak surat sehingga dengan menggunakan sistem nomor maka kode yang diberikan tidak terbatas.

2. Sistem pengarsipan dilakukan secara manual (filing) dan elektronik (e-filing). Pengarsipan manual dengan cara mengagenda surat, namun sistem pengarsipan manual banyak resikonya, jika terjadi bencana alam misalnya banjir atau kebakaran, maka arsip akan hilang dan perusahaan tidak mempunyai data cadangan. Oleh karena itu lebih baik file-file arsip manual di backup dengan e-filing, agar perusahaan mempunyai data cadangan.

3. Pengarsipan electronik menggunakan Microsoft Access untuk pembuatan Database. Pengarsipan dengan Microsoft Access dapat mempermudah dalam pencarian (Surat, Hal Surat, Nama Departemen) dsb. Sistem pengarsipan pada bidang Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai sistem pengarsipan yang kurang baik selain itu dengan adanya sistem pengarsipan diharapkan dapat menunjang kinerja para pegawai pada

130

bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

5.2 Saran

Saran pengembangan dari proses yang ada:

1. Untuk mempermudah pengarsipan sebaiknya setiap karyawan mengerti bagaimana menggunakan sistem nomor untuk menjaga surat tetap utuh dan berada pada tempatnya.

2. Data arsip manual harusnya di backup kedalam e-filing agar perusahaan mempunyai data cadangan, karena sistem pengarsipan manual mempunyai banyak resiko seperti bencana banjir, kebakaran atau pencurian arsip. 3. Pengarsipan secara elektronik dengan cara selalu mengupdate, menulis

131

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

F.X, Budiyanto. Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta Barat: Binarupa Aksara.

Kadir, Abdul. 2002. Penuntun Praktis Belajar Database Menggunakan Microsoft Access. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan. 1994. Kearsipan Kelompok Bisnis dan Manajemen. Bandung: Armico.

Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga.