PA : Proses Pengelolaan Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Nama

: DILA MEIDIANY KARISSA

NIM

: 08390150009

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

KABUPATEN SIDOARJO

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh :

Nama

: DILA MEIDIANY KARISSA

NIM

: 08390150009

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

KABUPATEN SIDOARJO

dipersiapkan dan disusun oleh Dila Meidiany Karissa

NIM : 08.39015.0009

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011

Susunan Dewan Penguji

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA Pembimbing

I. Marya Mujayana, S.S NIDN.0727038201

__________________________

II. Widji Ambarwati, S.Sos NIP.19720804 199803 2 007

__________________________

Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN.0714077401

_________________________

II. Ristanti Akseptori, S.S NIDN.0717028601

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu. Oleh karena itu, diperlukan adanya pengelolaan supplies yang baik agar dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan proses pengelolaan supplies yang baik dan benar sesuai kebutuhan pada tiap-tiap bagian. Tujuan yang hendak dicapai pada proyek akhir ini berdasarkan rumusan masalah pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yaitu dapat menguasai cara dan teknik menangani permintaan supplies yang diajukan oleh setiap bagian yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dan untuk memenuhi kebutuhan supplies pada tiap-tiap bagian. Selain itu, untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Dari penyusunan laporan proyek akhir ini didapatkan hasil bahwa Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo bagian Umum dan Kepegawaian menggunakan beberapa metode untuk mengelola supplies dan mendistribusikannya pada tiap – tiap bagian. Berdasarkan hasil proyek akhir yang dilakukan , maka dapat disimpulkan proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan teori yang ada sehingga dapat mewujudkan tujuan organisasi atau perusahaan.

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

PERNYATAAN ... v

KATA PENGANTAR ... .. vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekrjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 6

2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 6

2.1.2 Visi dan Misi ... 8

2.1.3 Logo Perusahaan ... 9

Marga Kabupaten Sidoarjo ... 11

2.1.7 Tugas dan Fungsi ... 13

2.1.8 Tujuan ... 18

2.1.9 Strategi ... 19

2.1.10 Kebijakan ... 19

2.1.11 Sasaran ... 19

2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian ... 20

2.2.1 Sejarah berdirinya Bagian Umum dan Kepegawaian ... 20

2.2.2 Susunan Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 21

2.2.3 Struktur Organisasi Sekretariat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 22

2.2.4 Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir ... 23

2.2.5 Lokasi danTempat Pelaksanaan Proyek Akhir ... 23

BAB III LANDASAN TEORI ... 24

3.1 Administrasi ... 24

3.1.1 Pengertian Administrasi ... 25

3.1.2 Administrasi sebagai Ilmu Terapan ... 26

3.2 Pengelolaan ... 28

3.2.1 Pengertian Pengelolaan ... 28

3.3 Persediaan (Stock) ... 29

3.3.1 Pengertian Persediaan (Stock) ... 29

3.4.2 Jenis-jenis Supplies ... 33

3.4.3 Pengadaan Supplies ... 35

3.5 Microsoft Word ... 36

3.5.1 Pengertian Microsoft Word ... 36

3.5.2 Mail Merge ... 34

3.6 Microsoft Excel ... 38

3.6.1 Pengertian Microsoft Excel ... 38

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 40

4.1 Hasil dan Pembahasan ... ... 41

4.1.1 Penerimaan StockSupplies ... 42

4.1.2 Proses Penyimpanan Stock Supplies ... 52

4.1.2.1 Petunjuk Cara Penyimpanan Stock Supplies ... 52

4.1.3 Penyaluran ... 59

4.1.3.1 Menangani Permintaan Supplies ... 59

4.1.4 Penggunaan Mail Merge Pada Mengelola Supplies ... 65

4.1.5 Prosedur Alur Penerimaan, Penyimpanan dan Pendistribusian Stock Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 73

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 75

5.1 Kesimpulan ... 75

Tabel 4.1 Daftar Kegiatan/ Pekerjaan ... 40 Tabel 4.2 Daftar StockSupplies ... 42

Gambar 2.1 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina ... 9

Gambar 2.2 Logo Instansi Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo ... 9

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 12

Gambar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ... 22

Gambar 3.1 Dialog Box Mail Merge ... 37

Gambar 4.1 Buku Penerimaan Barang ... 46

Gambar 4.2 Buku Barang Inventaris ... 48

Gambar 4.3 Berita Acara Penerimaan Barang ... 51

Gambar 4.4 Buku Barang Pakai Habis ... 54

Gambar 4.5 Kartu Barang ... 56

Gambar 4.6 Kartu Persediaan Barang ... 58

Gambar 4.7 Surat Perintah Penyaluran Barang ... 61

Gambar 4.8 Bukti Pengambilan Barang Dari Gudang ... 63

Gambar 4.9 Tanda Terima Barang ... 64

Gambar 4.10 Langkah 1 Pembuatan Kartu ... 66

Gambar 4.11 Langkah 2 Pembuatan Kartu ... 67

Gambar 4.12 Langkah 3 Pembuatan Kartu Stock barang ... 68

Gambar 4.13 Langkah 4 Pembuatan Kartu ... 69

Gambar 4.14 Langkah 5 Pembuatan Kartu ... 70

Gambar 4.15 Kartu Stock Barang ... 71

Lampiran 1. Kartu Bimbingan Proyek Akhir ... 79

Lampiran 2. Acuan Kerja Proyek Akhir ... 80

Lampiran 3. Garis Besar Rencana Mingguan ... 81

Lampiran 4. Log Harian Proyek Akhir ... 82

Lampiran 5. Rincian Rencana Pengguna Dana ... 83

Lampiran 6. Penyedia Jasa / Barang ... 84

Lampiran 7. Kuasa Pengguna Barang ... 85

Lampiran 8. Panitian Pemeriksa Barang (Berita Acara) ... 86

Lampiran 9. Penyimpan Barang ... 88

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perusahaan sebagai suatu organisasi yang merupakan salah satu bentuk dari usaha partisipasi anggota masyarakat yang bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan dari manusia. Tujuan perusahaan umumnya adalah untuk memperoleh laba dari aktivitas perusahaan, serta berusaha untuk mempertahankan eksistensi dan kelangsungan perusahaannya, sehingga setiap perusahaan diharuskan untuk beroperasional yang sebaik-baiknya.

Begitu juga dalam unsur kepemerintahan yang lebih dikenal dengan sebutan lembaga Birokrat, untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas dan jujur, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.

Administrasi Umum adalah salah satu bagian terpenting di sebuah perusahaan. Administrasi Umum juga sangat berperan dalam kegiatan operasional di suatu perusahaan. Peran dan tanggung jawab bagian Administrasi Umum tidak kalah penting dengan bagian-bagian lain. Tanggung jawab bagian Administrasi Umum antara lain adalah melayani dan memenuhi segala permintaan supplies

yang telah diajukan oleh tiap-tiap bagian untuk menunjang kegiatan operasional khususnya pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Mengingat sangat pentingnya proses pengelolaan supplies bagi perusahaan, diharapkan dengan adanya proses pengelolaan supplies yang baik serta proses pendistribusiannya yang selektif akan berdampak positife bagi perkembangan perusahaan kedepannya untuk dapat lebih berkualitas khususnya pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Berpedoman pada uraian tersebut diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa masalah adalah suatu kendala untuk mencapai suatu tujuan. Kalau masalah tersebut dibiarkan berlarut-larut, maka akan mengakibatkan kerugian, dan harus segera diatasi. Sedangkan masalah yang dihadapi oleh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah supplies yang belum dikelola dengan sistematis. Oleh karena itu perlu dilakukan “Pengelolaan Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas agar permasalahan ini terarah, maka dapat dirumuskan masalah secara singkat sebagai berikut: Bagaimana proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ?

1.3 Batasan Masalah

Dalam rangka mengatasi permasalahan perlu adanya batasan masalah pada laporan ini. Laporan ini akan memfokuskan pada proses pengelolaan

mendistribusikan pada masing-masing bagian) pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penulisan Laporan Proyek Akhir ini adalah dapat menguasai cara dan teknik menangani permintaan supplies yang diajukan oleh setiap bagian yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dan untuk memenuhi kebutuhan supplies pada tiap-tiap bagian. Selain itu, untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

1.5 Manfaat

Manfaat proyek akhir ini dengan maksud agar memperjelas dan mempermudah untuk mengetahui isi dalam suatu pembahasan yang secara garis besar dilandasidengan manfaat sebagai berikut:

1. Untuk menentukan macam dan jumlah permintaan supplies sehingga bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dapat bekerja pada kondisi yang efisien.

2. Mengidentifikasi beberapa pilihan atau alternatif yang paling menguntungkan dalam proses pengelolaan supplies dan pendistribusiannya yang mempunyai kemungkinan untuk dipilih sebagai keputusan oleh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan proyek akhir ini terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan dalam penyusunan laporan ini.

Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan menjelaskan beberapa hal mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan proyek akhir, manfaat proyek akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai data tempat proyek akhirselengkapnya mungkin mulai dari sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan/instansi, struktur organisasi tanggung jawab dan tugas, tujuan, strategi, kebijakan, sasaran, tempat pelaksanaan proyek akhir, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi proyek akhir pada Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan membahas mengenai teori - teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan di Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Teori-teori penunjang yang digunakan adalah berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan.

BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi mengenai uraian tugas-tugas yang sudah dikerjakan, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang telah dihadapi. Dan juga berisi tentang hasil dan pembahasan dari proyek akhir di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai kesimpulan dan saran keseluruhan pelaksanaan proyek akhir yang dilaksanakan di Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten

Sidoarjo

2.1.1 Sejarah Perusahaan

Untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggung jawaban yang tepat, jelas dan legitimate, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah satu perangkat daerah dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9).

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741) yang kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.

Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Kabupaten Sidoarjo tersebut ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang pekerjaan umum bina marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas program, serta agar mampu eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo harus terus menerus melakukan perubahan ke arah perbaikan.

Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi kepada pencapaian hasil dengan menetapkan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran dengan Program.

Kedudukan dan susunan organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung-jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Dalam melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang pekerjaan umum bina marga, Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai fungsi :

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pekerjaan umum bina marga;

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pekerjaan umum bina marga; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang

tugasnya.

2.1.2 VISI DAN MISI

Penetapan Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo tidak terlepas dari Visi dan Misi Kabupaten Sidoarjo. Mengingat Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu pintu gerbang perekonomian Jawa Timur, maka pembangunan sarana transportasi sebagai pendukung jalur distribusi dan pemasaran maupun sebagai pembuka jalur perdagangan sangat diperlukan untuk dikembangkan, dan sejalan dengan hal tersebut Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai Visi, Misi, Strategi dan Kebijakan sebagai berikut :

1. VISI

Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju masyarakat Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.

2. MISI

1. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang secara profesional sebagai pendorong pengembangan wilayah.

3. Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam pengembangan jaringan jalan.

2.1.3 Logo Perusahaan

1. Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga

Gambar 2.1 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga 2. Logo Instansi Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo

2.1.4 Lokasi Perusahaan

Alamat Perusahaan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu:

a. Nama Perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

b. Nama Pemimpin : Ir. Sigit Setyawan, M.T.

c. Alamat Perusahaan : Jalan Sultan Agung No. 17-A Sidoarjo. d. Telp : (031) 8921942

2.1.5 Susunan Organisasi

Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo terdiri dari:

A.Unsur Pimpinan : Kepala Dinas B.Unsur Staf : Sekretariat, terdiri dari :

1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan 2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Sub Bagian Keuangan.

C.Unsur Pelaksana : Bidang, terdiri dari : 1. Bidang Bina Teknik, terdiri dari :

a. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis b. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan c. Seksi Pengolahan Data.

2. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari ; a. Seksi Pembangunan Jalan;

b. Seksi Peningkatan Jalan;

c. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan 3. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari ;

a. Seksi Pemeliharan Jalan; b. Seksi Pemeliharaan Jembatan; c. Seksi Peralatan.

2.1.6 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten

Sidoarjo

Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo No. 21 Tahun 2008 sebagaimana dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

2.1.7 Tugas dan Fungsi.

A. Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.

B. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyusunan perencanaan, pelaporan, umum, kepegawaian dan keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretariat mempunyai fungsi :

1) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program dan kebijakan teknis

2) Pelayanan administrasi umum dan kepegawaian 3) Pengelolaan administrasi keuangan

4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang tugasnya.

C. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas:

1) Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan dokumen perencanaan program dan kebijakan teknis.

2) Menerima dan mengkoordinasi tindak lanjut pelayanan permohonan perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.

3) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas.

4) Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

D. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

1) Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi.

2) Melaksanakan pengelolaan barang. 3) Melaksanakan administrasi kepegawaian.

4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

E. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas: 1) Menyusun rencana kebutuhan anggaran. 2) Mengelola administrasi keuangan.

3) Menyusun laporan pengelolaan keuangan.

4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.

F. Bidang Bina Teknik, terdiri dari :

1) Seksi Perencanaan Umum dan Teknis mempunyai tugas:

a. Menyiapkan penyusunan program perencanaan umum dan teknis kebinamargaan.

b. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan perencanaan umum dan teknis kebinamargaan.

c. Melaksanakan pembinaan teknis kebinamargaan.

d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan perencanaan teknis kebinamargaan.

f. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan manajemen jalan.

g. Mengembangkan teknologi terapan di bidang jalan untuk jalan Kabupaten/ Desa dan jalan kota.

h. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang teknik.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

2) Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan, mempunyai tugas :

a. Menyiapkan penyusunan program perencanaan umum dan teknis kebinamargaan.

b. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan perencanaan umum dan teknis kebinamargaan.

c. Melaksanakan pembinaan teknis kebinamargaan.

d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan perencanaan teknis kebinamargaan.

e. Menyiapkan bahan penetapan status jalan Kabupaten/ Desa dan jalan kota. f. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan manajemen jalan.

g. Mengembangkan teknologi terapan di bidang jalan untuk jalan Kabupaten/ Desa dan jalan kota.

h. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang teknik.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

3) Seksi Pengolahan Data, mempunyai tugas :

a. Menyiapkan penyusunan program pengolahan data.

c. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan dan melaksanakan pemutahiran data di bidang Kebinamargaan.

d. Menyiapkan data sebagai bahan perencanaan di bidang Kebinamargaan. e. Meneliti, menguji, dan mengevaluasi kondisi jalan/ jembatan dalam rangka

perencanaan dan penetapan perubahan status dan fungsi jalan/jembatan. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

bidang tugasnya.

G. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari : 1) Seksi Pembangunan Jalan mempunyai tugas:

a. Menyiapkan penyusunan program pembangunan jalan.

b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pembangunan jalan. c. Melaksanakan dan mengendalikan program pembangunan jalan.

d. Melaksanakan kegiatan pengadaan jalan. e. Melaksanakan pengawasan pembangunan jalan.

f. Menyelesaikan permasalahan pengadaan lahan dan pembangunan jalan. g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

bidang tugasnya.

2) Seksi Peningkatan Jalan mempunyai tugas:

a. Menyiapkan penyusunan program peningkatan jalan.

b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis peningkatan jalan. c. Melaksanakan dan mengendalikan program peningkatan jalan.

d. Menyelesaikan dan memfasilitasi permasalahan peningkatan jalan. e. Melaksanakan kegiatan pengawasan peningkatan jalan.

f. Melaksanakan pembinaan peningkatan jalan.

g. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang pembangunan dan peningkatan jalan.

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidangnya tugasnya.

3) Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan mempunyai tugas:

a. Menyiapkan penyusunan program pembangunan dan peningkatan jembatan. b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan pembangunan jembatan. c. Melaksanakan dan mengendalikan program pembangunan dan peningkatan

jembatan.

d. Menyelesaikan dan memfasilitasi permasalahan pembangunan dan peningkatan jembatan.

e. Melaksanakan pembinaan pembangunan dan peningkatan jembatan.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

H. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :

1) Seksi Pemeliharaan Jalan, mempunyai tugas:

a. Menyiapkan penyusunan program pemeliharaan jalan Kabupaten.

b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pemeliharaan jalan Kabupaten.

c. Memfasilitasi penyelesaian penyelesaian permasalahan pemeliharaan jalan Kabupaten.

e. Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan, pengawasan dan pengemdalian pemeliharaan jalan.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya

2) Seksi Pemeliharaan Jembatan mempunyai tugas :

a. Menyiapkan penyusunan program pemeliharaan jembatan.

b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pemeliharaan jembatan.

c. Memfasilitasi penyelesaian permasalahan pemeliharaan jembatan. d. Melasanakan program dan kegiatan pemeliharaan jembatan.

e. Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan, pengawasan dan pengendalian pemeliharaan jembatan.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

2.1.8 TUJUAN

1. Meningkatkan pengembangan sistem jaringan jalan yang menuju kawasan strategis dan antar Daerah;

2. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah;

3. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan jaringan jalan.

2.1.9 STRATEGI

1. Peningkatan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan Industri, Jasa, Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah;

2. Peningkatan kualitas dan kuantitas jaringan jalan yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah;

3. Peningkatan model kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam pengembangan jaringan jalan

2.1.10 KEBIJAKAN

1. Peningkatan Perencanaan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan Industri, Jasa, Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah.

2. Peningkatan pengembangan sistem jaringan jalan perkotaan dan jaringan jalan strategis yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah. 3. Pengembangan peraturan sistem kerjasama yang partisipatif dalam

pengembangan dan pengelolaan jaringan jalan.

2.1.11 SASARAN

1 Terciptanya system jaringan jalan yang menuju kawasan strategis antar daerah

2 Terciptanya system jaringan jalan yang menunjang pengembangan wilayah dan menumbuhkan ekonomi daerah

3 Terciptanya partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan jaringan jalan.

2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

2.2.1 Sejarah berdirinya Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas

Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan tempat

yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir, sebagai salah satu perangkat Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9). juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741) yang kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.

Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo tersebut ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang pekerjaan

umum bina marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.

2.2.2 Susunan Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian

Pada Sub Bagian ini mempunyai susunan organisasi dan tugas antara lain : 1) Pengadministrasian umum yang melaksanakan pelayanan surat

menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi

2) Pengolah data kepegawaian yang melaksanakan administrasi kepegawaian

3) Pengadministrasian barang yang melaksanakan pengelolaan barang. Dalam pelaksanaan proyek akhir di Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, berbagai ilmu dan pengalaman kerja didapatkan, yang sebelumnya di bangku kuliah tidak pernah didapatkan tetapi pada proyek akhir pada kesempatan kali ini seakan-akan mendapatkan pengalaman kerja yang baru.

2.2.3 Struktur Organisasi Sekretariat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

2.2.4 Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir

Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada: Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011 Hari : Senin – Jumat

Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB

Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi

Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 01 Maret 2011 pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat. Akan tetapi pada hari tertentu saja mendapatkan dispensasi waktu proyek akhir yaitu pada hari

selasa dan kamis, dikarenakan masih mempunyai tanggungan kuliah. Sehingga pelaksanaan proyek akhir dilakukan secara maksimal pada tiap hari senin, rabu dan jumat.

2.2.5 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek Akhir

Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut: Lokasi : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo Jalan Sultan Agung No. 17 A Sidoarjo.

Tempat : Ruangan yang nyaman, tenang, ber-AC (Air Conditioner). Selain itu terdapat komputer, telepon, lemari untuk menyimpa berkas-berkas atau dokumen dan penenempatan barang.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Administrasi

3.1.1 Pengertian Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa latin, yang terdiri dari ad + ministrare, yang secara operasional berarti melayani, membantu dan memenuhi.

Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya.

Dengan demikian Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung

efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama.

Para praktisi cenderung pada administrasi dalam pengertian operasional, dengan demikian rumusan-rumusan para ilmuwan yang bergerak dilingkuangan Ilmu Administrasi harus bersifat applaid (terpakai) agar dapat dipetik menfaatnya oleh orang-orang yang menempati posisi sebagai administrator.

Sehubungan dengan itu Sondang P. Siagian dalam bukunya Administrasi Pembangunan (1974 : 2) mengatakan bahwa Administrasi adalah “keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan tercapai.

Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan sifat terpakai dari Ilmu Administrasi sebagai berikut :

1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dan berlangsung berupa proses pengendalian interaksi antara dua orang atau lebih dalam bentuk kerja sama. Interaksi yang disebut kerja sama itu adalah gejala sosial, yang bilamana dikendalikan dengan mempergunakan administrasi, akan berlangsung efektif dan efisien. Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kerja sama yang efektif dan efisien dalam mencapai satu atau lebih tujuan.

2. Administrasi merupakan proses pengendalian yang sadar tujuan. Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kegiatan yang berkualitas, sehingga menjadi kegiatan yang tinggi produktifitasnya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi tidak bermaksud menghasilkan kegiatan kerja sama yang tidak produktif dalam mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain Administrasi merupakan ilmu terapan untuk meningkatkan produktivitas dalam mencapai tujuan melalui kerja sama sejumlah orang.

3. Administrasi berlangsung untuk mempersatukan gerak langkah sejumlah manusia. Dengan demikian berarti langkah-langkah pengendalian yang akan dilaksanakan harus bersifat terpakai dalam mewujudkan kesatuan gerak sejumlah manusia dalam melaksanakan tugas-tugas bersama. Gerak yang serentak dan tidak saling menjegal itu tidak saja dilakukan secara

perseorangan, tetapi juga oleh kelompok-kelompok kacil atau unit-unit kerja di dalam sebuah organisasi. Dengan demikian kata lain Administrasi harus bersifat terpakai dalam menghilangkan pengkotakan kerja, agar menjadi satu kesatuan kerja yang saling menunjang secara kompak.

4. Administrasi merupakan ilmu yang terpakai dalam merangkai suatu harapan di dalam perencanaan dengan usaha berupa realisasi kegiatan sesuai perencanaan dan dengan tujuan yang hendak dicapai. Kesinambungan mengandung makna bahwa administrasi terpakai dalam mengembangkan kegiatan secara terarah dan mampu menghindari penyimpangan-penyimpangan sebelum terjadi agar tidak merugikan organisasi.

3.1.2 Administrasi sebagai Ilmu Terapan

Administrasi sebagai ilmu terapan dengan didasari konsep-konsep yeng bersifat teoritis, selanjutnya merumuskan konsep-konsep operasional mengenai pengendalian kerja sama sejumlah orang untuk mencapai tujuan bersama. Konsep-konsep tersebut membagi administrasi dalam dua fungsi pengendalian dengan unsur masing-masing di dalamnya.

Kedua fungsi tersebut dengan unsur-unsurnya adalah sebagai berilut : 1. Fungsi Primer

a. Perencanaan (Planning); b. Pengorganisasian (Organizing);

c. Pengarahan (Commanding);

d. Koordinasi (Coordination); e. Kontrol (Control);

f. Komunikasi (Communication);

Keenam unsur itu disebut juga Fungsi Manajemen dalam Administrasi. 2. Fungsi Sekunder

a. Tata Usaha; b. Keuangan; c. Personalia;

d. Logistik (Perbekalan);

e. Hubungan Masyarakat (Humas).

Kelima unsur itu disebut juga Fungsi Operasional dalam Manajemen.

Fungsi primer dengan unsur-unsurnya merupakan kegiatan utama yang diemban oleh setiap Administrator. Sedang fungsi sekunder dengan unsur-unsurnya merupakan kegiatan penunjang yang tidak boleh diabaikan, namun perwujudannya dapat dilimpahkan seorang Administrator pada para pembantu atau stafnya.

Fungsi primer merupakan pekerjaan yang dominan memerlukan kemampuan berfikir yang memadai, sedangkan fungsi sekunder lebih bersifat teknis karena didalamnya berisi pekerjaan operasional/rutin yang tidak memerlukan kemampuan berfikir yang terlalu tinggi.

Dalam mewujudkan administrasi selalu berlangsung interaksi antara fungsi primer dengan fungsi sekunder, karena sifatnya yang saling membutuhkan, demikianlah interaksi itu berlaku bagi semua unsur di dalam fungsi primer dan juga berlaku bagi unsur-unsur di dalam fungsi sekunder.

Antara kedua fungsi administrasi dengan unsur-unsurnya itu, dalam perwujudannya menjadi kegiatan nyata berlangsung saling mengisi dan saling menunjang.

3.2 Pengelolaan

3.2.1 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.

Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaan hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi-definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.

Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

3.3 Persediaan (Stock)

3.3.1 Pengertian Persediaan (Stock)

Persediaan Barang secara umum adalah mempersiapkan suatu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan, dan apabila barang diperlukan oleh perusahaan maka barang itu harus dikeluarkan. Contoh: Tinta, Kertas, Hardisk, Printer, Disket.

Dari definisi persediaan yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan adalah stock bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi dimana hasil akhirnya adalah untuk memuaskan permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan yang ada di dalam organisasi/perusahaan.

A. Jenis-jenis Persediaan Fisik

Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Menurut Sofjan Assauri (2004:171) jenis-jenis persediaan fisik dapat dibedakan menjadi:

1. Persediaan bahan mentah (Raw Material Stock)

Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang yang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan atau pabrik yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi (finished goods).

2. Persediaan Bagian Produk atau Parts yang dibeli (Purchased Parts/Components Stock)

Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

3. Persediaan Bahan-bahan Pembantu atau barang-barang Perlengkapan (SuppliesStock)

Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.

4. Persediaan Barang Setengah Jadi atau Barang Dalam Proses (Work in Process/Progess Work)

Yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. Tetapi mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu pabrik, merupakan barang jadi bagi pabrik lain karena proses memprosesnya menjadi barang jadi. Jadi pengertian dari barang setengah jadi atau barang dalam proses adalah merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih merupakan proses lebih kanjut lagi di pabrik itu sehingga menjadi barang jadi yang sudah siap untuk dijual kepada pelanggan atau konsumen.

5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Stock)

Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual.

B. Fungsi Persediaan

Fungsi produksi suatu perusahaan tidak dapat berjalan lancar tanpa adanya persediaan yang mencukupi. Persediaan timbul karena penawaran dan permintaan berada dalam tingkat yang berbeda sehingga material yang disediakan berbeda.

3.3.2 Pengendalian Stock

Menurut Mills, Standingford dan Appleby (1991:335) istilah Pengendalian barang di dalam stock sama pentingnya dengan pengendalian kas. Nilai stock barangkali melebihi nilai kas dan ada banyak cara dimana kerugian dapat terjadi (barang dapat dicuri, dapat diboroskan dan mungkin menjadi subjek kecurangan).

Perlu pula dipastikan bahwa hanya jenis barang yang tepat yang disimpan di dalam stock dan, lebih jauh lagi, bahwa barang yang tepat tersedia sewaktu diperlukan dan di mana di perlukan. Uang tidak boleh ditahan dalam

stock yang tidak dikehendaki (manusia dan mesin tidak boleh menganggur karena bahan tidak tersedia) gudang dan ruang pamer tidak boleh kehabisan lini yang diperlukan oleh pelanggan.

Barang perlu disimpan di tempat yang sesuai dan dibawah pengawasan petugas yang bertanggung jawab yang harus memastikan bahwa barang disimpan

dalam kondisi yang baik. Stock yang sangat berharga dan yang kemungkinan dicuri harus disimpan di ruangan atau kurungan terpisah yang dapat dikunci. Stock

boleh dikeluarkan hanya berdasarkan permintaan yang ditandatangani oleh orang yang berwenang.

3.4 Barang Habis Pakai (Supplies) 3.4.1 Pengertian Supllies

Supllies atau dapat diartikan persediaan, pada lingkungan suatu organisasi kebutuhan akan persediaan pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material juga disebut peralatan (Nawawi dan Martini Hadari, 1994 : 181) yang dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatan-kegiatan ketatausahaan termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan dan perbekalan, misal mesin ketik, mesin hitung, kertas, meja dan kursi kerja dan lain-lain dan ini secara khusus (tidak semuanya) biasa disebut Alat Tulis Kantor (ATK).

2. Peralatan Teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan/pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan ketrampilan , keahlian atau profesionalisme tertentu sehubungan dengan tugas-tugas pokok organisasi, misal peralatan untuk sebuah rumah sakit, peralatan untuk sebuah sekolah/perguruan tinggi dalam melasanakan proses belajar mengajar dan lain-lain.

Dari kedua uraian-uraian pengertian di atas menggambarkan proses pengelolaan Supplies yang prosesnya merupakan rangkaian kegiatan pengadaan yang didahului dengan perencanaan, pemakaian, penyimpanan, pemeliharan dan

pemusnahan. Proses tersebut bermaksud untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.

Oleh karena itu Administrasi Pengelolaan Supplies dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan pelayanan fisilitas material berupa sarana atau peralatan/perlengkapan kerja dan fasilitas lain yang berpengaruh dan dapat mengingkatkan efektifitas dan efisiensinya dalam mewujudkan tujuan organisasi.

3.4.2 Jenis-jenis Supplies

Jenis-jenis supplies baik berupa peralatan kantor maupun peralatan teknis dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Barang atau benda-benda habis dipakai

Supplies atau peralatan/perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda (sarana kerja) yang dapat habis bilamana diperlukan. Waktu pemakaiannya relatif tidak lama, sehingga dikelompokkan sebagai barang yang dapat habis, misalnya berbagai jenis kertas, spidol, Bahan Bakar Minyak atau bensin dan lain-lain. Pengertian habis dipakai dapat dibeda-bedakan sebagai berikut :

a. Barang atau benda yang benar-benar habis atau musnah apabila dipergunakan, misalnya bensin untuk kendaraan dinas, zat-zat kimia yang dipergunakan di laboratorium dan lain-lain.

b. Barang atau benda yang berubah sifat dan bentuknya bilamana dipergunakan, misalnya berbagai jenis kayu atau besi yang dibuat menjadi berbagai peralatan, karton dan berbagai jenis kertas untuk membuat maket atau model, kaca yang diproduksi menjadi gelas dan lain-lain.

c. Barang atau benda yang berubah sifatnya sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk keperluan yang sama, misalnya kertas, bola lampu yang dapat putus, air bersih yang menjadi limbah cair dan sebagainya.

Benda-benda ini tidak berubah bentuknya namun sifatnya tidak sama dengan sebelum dipergunakan, sehingga tidak dapat lagi dipakai untuk keperluan yang sama seperti disebutkan diatas.

2. Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama

Perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang dapat dipergunakan secara terus menerus untuk jangka waktu yang relatif cukup lama. Barang-barang ini sering disebut juga prasarana dan sarana.

Prasarana cenderung dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau pekerjaan seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan secara teknis operasional, misalnya lemari, meja kursi kerja, kendaraan bermotor dan lain-lain. Selanjutnya semua peralatan perlengkapan tersebut dikelompokkan menjadi 2 (dua) jenis sebagai berikut : a. Barang tidak bergerak

Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang selalu berada ditempatnya termasuk yang dapat dipeindahkan tetapi cenderung tidak berubah-ubah untuk jangka waktu yang lama. Diantaranya berupa gedung, jalan, meja kursi kerja, lemari, papan tulis (white board) dan lain=lain.

b. Barang bergerak

Peralatan/perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya, termasuk juga yang mudah dan selalu dibawa mengikuti petugas yang mempergunakannya. Barang-barang ini terutama berupa kendaraan, photo tustel (kamera), tiodolite, mesin potong rumput dan lain-lain yang selalu dan harus dibawa oleh petugas yang mempergunakannya.

3.4.3 Pengadaan Supplies

Realisasi pengadaan supplies (perlengkapan/peralatan) harus mengikuti perencanaan baik yang akan dibeli maupun dibuat sendiri atau berupa bantuan. Pada organisasi pemerintahan, realisasi pengadaan supplies

(perlengkapan/peralatan), realisasi pengadaan supplies (perlengkapan/peralatan) bahkan harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misalnya ketentuan tentang jumlah dana pengadaan yang boleh dikerjakan sendiri atau harus diadakan melalui pihak penyedia barang. Disamping itu juga mengenai pentahapan dalam membayar supplies yang dilaksanakan pihak penyedia barang harus dicantumkan secara jelas dalam kontrak.

Selanjutnya setelah pengadaan supplies terealisasi seterusnya diserahkan pada bagian distribusi yang harus melakukan pencatatan semua barang yang diterima dari pihak ketiga. Untuk itu pihak penerima harus memeriksa semua barang yang diterimanya. Apabila sudah diperiksa, penerima berkewajiban menandatangani di balik kwitansi pembayaran dengan kalimat “Diterima dalam keadaan baik dan cukup”.

3.5 Microsoft Word

3.5.1 Pengertian Microsoft Word

Aplikasi pengolah kata atau word processing adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat, mengubah, dan menghasilkan dokumen berupa teks. (Budiharjo, 2004:3) Program ini dapat membantu para pemakainya menghasilkan dokumen yang berkualitas professional karena program ini memungkinkan untuk melakukan formatting teks, memperbaiki kesalahan dan menampilkan pekerjaan sebelum mencetaknya.

3.5.2 Mail Merge

Program aplikasi ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap, bahkan fitur-fitur Mail Merge juga tersedia, yang sering digunakan untuk membuat dokumen yang sama dengan data yang berbeda dalam jumlah yang banyak tanpa harus mengulang berkali-kali sehingga dengan program ini dapat menghasilkan dokumen yang menarik dan menghemat waktu dalam pembuatannya. Ruang lingkup pengolah kata ini meliputi pembuatan surat, fax, memo, laporan tahunan, label dan formulir.

Langkah untuk membuat surat dengan menggunakan mail merge adalah: 1. Tentukan dokumen yang akan digunakan sebagai main document.

2. Tentukan data source. Bias juga menggunakan data yang sudah ada pada

Microsoft Word atau pada program lain.

3. Membuat main document dengan menanbahkan merge files pada teks.

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan data source. Data source terdiri dari kumpulan informasi yang terstruktur dalam kolok (fields) dan baris (records).

Setiap fields adalah item dari informasi dari jenis tertentu, seperti nama depan dari

customer. Untuk mengisi data list dari file yang sudah ada, lakukan langkah-langkah berikut:

a. Pada menu tools, pilih letters and mailing, kemudian click mail merge.

b. Pada task pane mail merge, pilih salah satu option button pada area select recipients, kemudian next: starting document pada bagian bawah task pane. c. Pilih use the current document, jika dibutuhkan, dan kemudian click next:

select recipient pada bagian bawah task pane.

d. Pilih use an exiting list, jika dibutuhkan, kemudian click browse pada use an exiting.

Setelah menyiapkan data source dan memasukkan merge fields ke dalam

main document, selanjutnya siap untuk menggabungkan untuk membuat suatu

merge document. Langkahnya adalah pada dialog box mail merge recipients, click

tombol previous atau next untuk menampilkan isi dari daftar.

3.6 Microsoft Excel

3.6.1 Pengertian Microsoft Excel

Aplikasi pengolah angka atau yang lebih dikenal dengan Microsoft Excel

merupakan lembar kerja yang terdiri dari baris dan kolom yang memudahkan untuk mengolah data bentuk daftar kemudian meringkas, membandingkan dan menyajikan data secara grafis (Budiharjo, 2004:1). Kemampuan yang dimiliki

Microsoft Excel , yaitu dalam hal perhitungan memproyeksikan dan menganalisa data numerik serta menyajikan hasilnya dalam dokumen atau chart (grafik) ditambah dengan kemampuan untuk mempublikasikan informasi yang ada dalam

Microsoft Excel pada website.

Sedangkan menurut Santoso (2003:1) pengertian “Microsoft Excel adalah program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang paling popular dan yang paling banyak digunakan saat ini, yang akan membantu dalam menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data.” Istilah spreadsheet

sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi yang mengacu pada kertas kerja yang besar dengan isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis.

Hal ini berarti Excel akan berguna pada pengolahan data numerical

(berhubungan dengan angka) yang kompleks dan bias diterapkan dalam berbagai bidang seperti:

a. Memprediksi penjualan untuk beberapa waktu kedepan. b. Alokasi anggaran iklan pada beberapa divisi perusahaan. c. Analisi laporan keuangan.

d. Analisis hubungan volume biaya dan laba. e. Menilai efektifitas iklan.

f. Memerintah Excel untuk menghitung jumlah, rata-rata atau nilai maksimum penjualan pada hari tertentu.

g. Memperlihatkan bagaimana total penjualan dibandingkan dengan total penjualan pada hari lainnya.

h. Membuat sebuah grafik yang memperlihatkan presentasi penjualan dalam

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proyek Akhir ini dilakukan pada Bagian Umum dan Kepegawaian pada:

Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011

Tempat : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo

Peserta : Dila Meidiany Karissa (08.39015.0009)

Berikut adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Proyek Akhir dengan melakukan Kerja Praktek pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo selama 3 bulan :

Tabel 4.1 Daftar Kegiatan/Pekerjaan

NO

KEGIATAN / PEKERJAAN

1 Menerima StockSupplies Dari Bagian Administrasi umum

2 Mendata StockSupplies

3 Cek atau memperbarui StockSupplies di gudang

4 Menerima pengajuan atau permintaan Supplies pada masing-masing bagian

5 Mengelola atau menangani permintaan Supplies

6 Mendistribusikan Supplies pada masing-masing bagian

7 Cek ulang StockSupplies

Metodologi yang digunakan dalam pelaksanaan proyek akhir berupa kerja praktek ini adalah:

1. Analisa dan Studi Observasi

Mengamati, mempelajari, memilih, dan menjalani peran sebagai staf pembantu administrasi umum di bagian umum dan kepegawaian selama 3 (tiga) bulan.

2. Wawancara

Melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas serta tanggung jawab administrasi umum di bagian umum dan kepegawaian. 3. Studi Literatur

Meminjam literatur dan buku-buku dari perpustakaan yang mendukung. 4. Pembuatan Laporan

Setelah semua proses, mulai dari pelaksanaan kerja praktek selama 3 (tiga) bulan, studi observasi, wawancara, studi literatur sampai analisa selesai, maka terakhir adalah pembuatan laporan kerja praktek dengan proses pembimbingan dari dosen pembimbing.

5. Konsultasi

Konsultasi dengan dosen pembimbing dilakukan untuk pembuatan laporan. Dosen pembimbing memeriksa laporan dan memberikan bimbingan yang telah dibuat agar laporan tersebut dapat menjadi lebih ilmiah dan baik.

4.1 Hasil dan Pembahasan

Untuk memperoleh nilai barang, diperlukan penilaian yang selektif yang didasarkan pada data/fakta yang obyektif dan relevan dengan menggunakan metode tertentu berupa standarisasi barang yang memerlukan penetapan besaran harga barang sesuai jenis, spesifikasi dan kualitas dalam 1 (satu) periode tertentu. Dalam rangka pengelolaan supllies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga Kabupaten Sidoarjo prosesnya dilaksanakan dengan melalui beberapa tahapan tahapan. Proses pengelolaan supllies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga Kabupaten Sidoarjo dilaksanakan oleh Bagian Umum untuk memenuhi kebutuhan tiap-tiap bagian/bidang, dan tahan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

4.1.1 Penerimaan StockSupplies

Supply/Supplies dapat diartikan persediaan yang lebih cenderung

mengenai barang. Pengelola Supply/Supplies adalah seseorang yang menerima

dan memenuhi kebutuhan supplies kepada setiap departemen atau bagian dari

suatu Instansi Pemerintahan. Pengelola Supplies menerima stock supplies dari

staff pembelian, jenis-jenis supplies yang diterima bermacam-macam, dibawah ini

terdapat contoh stocksupplies :

Tabel 4.2 Daftar StockSupplies

NAMA BARANG

Almari Besi Almari Kayu

ACCO AMPLOP COKLAT

HANG MAP AMPLOP Putih

ISI TANTEX TALLPOINT

CATRIDGE TANTALAN STEMPEL

Printer EPSON TATERAI

DFX 8000 TAYGON Spray

CATRIDGE Printer EPSON LX300 TINDER CLIP

CLEAR HOLDER CD -RW

TOX FILE Plastik CONTINOUS FORM

NAMA BARANG

Almari Besi Almari Kayu

KERTAS TUFALLO CUTTER KECIL

KERTAS CD DISKET Verbatim 3 1/2 HD

KERTAS FaX DVD -R

KERTAS FOTO DVD-RW + box tipis

KERTAS HVS A-4 70gr GUNTING ( Tesar )

KERTAS HVS A-4 80gr CONTINOUS FORM

KERTAS HVS F4 70 gr CUTTER BESAR

KERTAS HVS F4 80 gr CUTTER KECIL

KERTAS INJEK 100 lbr ISI CUTTER BESAR L150

KERTAS MANILA / KARTON ISI CUTTER KECIL A100

KERTAS SHEET Daito ISI STAPLES 10-1M

KLIP Besar ISI STAPLES 1210 FA-H

KLIP Kecil ISI STAPLES 1213FA-H

KOK BADMINITON ISI STAPLES 1215FA-H

KWITANSI ISI STAPLES 1217FA-H

LABEL - A4 ISI STAPLES 24/6 - 1M

LABEL CD ISI STAPLES 3-1M

LABEL CD Double TINTA SPIDOL WHITEBOARD - Kuning

LABEL No. 101 TINTA SPIDOL WHITEBOARD - Merah

LATEL No. 103 TINTA STEMPEL - Tiru

LATEL No. 105 TINTA STEMPEL - Hitam

LATEL No. 109 TINTA STEMPEL - Merah

LATEL No. 121 TINTA STEMPEL - Ungu

LEM Alteco TIP EX

LEM Kertas TISSUE - 250 lbr

NAMA BARANG

Almari Besi Almari Kayu

ORDNER TESAR STAPLER TESAR

ORDNER KECIL STAPLER KECIL

PAKU PINES Tempat CD Double

PENGHAPUS WT TEMPAT SILOTIP

PENSIL TINTA Refill TLACK 500 ml

PENYANGGA TUKU TINTA Refill COLOR 500 ml

PERFOLATOR TINTA SPIDOL WHITETOARD - Tiru

PLAK TAND Tening TINTA SPIDOL WHITETOARD - Hijau

PLAK TAND Coklat TINTA SPIDOL WHITETOARD - Hitam

PLAK TAND Hitam

PLASTIK LAMINATING A4 RAUTAN PENSIL Meja

PLASTIK LAMINATING F4 SILOTIP TOLAK TALIK

PLASTIK LAMINATING KECIL SILOTIP KECIL - roll besar

SPIDOL Permanen - Hitam SILOTIP KECIL - roll kecil

SPIDOL Whiteboard - Hijau SILOTIP TANGGUNG

Dalam menerima persediaan stock supplies, pengelola supplies harus

membawa buku penerimaan barang. Berikut adalah gambar buku penerimaan barang :

Buku penerimaan barang merupakan buku untuk mencatat barang-barang persediaan secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi dengan data asal, volume, kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut.

Setelah barang diterima dari staff pembelian kemudian pengelola

supplies mendata persediaan stock supplies yang diterima. Pada proses tersebut

seharusnya dilakukan lebih dari dua orang. Karena proses ini salah satu proses yang sangat penting dan membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Jika terjadi kesalahan dalam mendata stock supplies, akan mengakibatkan kurangnya atau

kelebihan stock dari pengajuan barang yang sudah diajukan dan disetujui. Berikut

adalah gambar dari buku barang inventaris yang dipakai pengelola untuk mendata

Dibawah ini terdapat cara pengisian tiap-tiap kotak pada Buku Barang Inventaris: Kolom 1 : diisi nomor urut pencatatan.

Kolom 2 : diisi tanggal terima barang. Kolom 3 : diisi nama / jenis barang.

Kolom 4 : diisi merk/ukuran/tahun pembuatan barang yang diterima Kolom 5 : diisi jumlah / satuan barang yang diterima

Kolom 6 : diisi tanggal dan nomor Surat Kontrak/SPP/SPK. Kolom 7 : diisi tahun pembuatan.

Kolom 8 : diisi tanggal Berita Acara Pemeriksaan Barang. Kolom 9 : diisi nomor Berita Acara Pemeriksaan.

Kolom 10 : diisi tanggal pengeluaran barang.

Kolom 11 : diisi nama unit yang menerima / memakai barang tersebut. Kolom 12 : diisi jumlah barang yang dikeluarkan.

Kolom 13 : diisi tanggal dan nomor surat penyerahan barang. Kolom 14 : diisi keterangan yang diperlukan.

Dalam proses ini dilaksanakan oleh :

a. Penyimpanan barang atau pegawai yang diserahi tugas untuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang.

b. Pengurus barang atau pegawai yang diserahi tugas untuk mengurus barang dalam proses pemakaian yang ada di setiap bagian/bidang.

Langkah-langkah dalam mendata stock supplies adalah sebagai berikut:

1) Semua barang penerimaannya dilakukan oleh penyimpan barang/ pengurus barang, untuk itu penerimaan barang oleh penyimpanan barang/pengurus barang dilaksanakan di gudang penyimpanan.

Pelaksanaan penerimaan barang tersebut antara lain:

a. Barang yang akan diterima harus disertai dokumen yang jelas menyatakan macam/jenis, banyak, harganya dan spesifikasi barang b. Pernyataan penerimaan barang dinyatakan sah apabila berita acara

penerimaan barang telah ditandatangani.

c. Berita Acara Penerimaan Barang adalah merupakan bukti catatan tentang serah terima barang yang memuat tanggal dan macam/jenis barang. Untuk lebih jelasnya tentang Berita Acara Penerimaan Barang dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

3) Pada saat stock supplies datang, sebaiknya pengelola supplies membawa

buku penerimaan barang guna mencatat dan menghitung tiap-tiap stock

supplies yang sudah dibeli.

4.1.2 Proses Penyimpanan Stock Supplies

Setelah Bagian Administrasi Umum menerima Buku Penerimaan Barang dari Bagian Umum dan Kepegawaian, langkah yang dibutuhkan pengurus

supplies selanjutnya yaitu memberikan persetujuan dengan menandatangani Buku

Penerimaan Barang tersebut yang kemudian akan disimpan pada gudang penyimpanan barang untuk diproses lebih lanjut.

Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.

Untuk lebih jelasnya mengenai proses penyimpanan stock supplies pada

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo akan dijelaskan seperti berikut :

4.1.2.1Petunjuk Cara Penyimpanan Stock Supplies

Pada saat stock supplies disimpan digudang, sebaiknya dirapikan pula

stock supplies yang baru datang. Agar stock yang ada di dalam almari terlihat

lebih rapi dan tidak berantakan. Di dalam gudang tersebut, terdapat 2 almari, almari besi yang berguna untuk menyimpan barang-barang relatif besar, seperti: kertas, plastik laminating, ordner, penyangga buku, dan lain-lain. Pada almari

kayu yang berguna menyimpan barang-barang relatif kecil, seperti: binder klip, isi staples, stapler, silotip, bantalan stempel, buku tulis, dan lain-lain.

Langkah-langkah penyimpanan barang :

1) pada saat pengelola supplies menerima stock supplies yang sudah

ditandatangani oleh bagian Umum dan Kepegawaian, lalu stock supplies

segeradisimpan pada almari yang berada di gudang.

2) mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang kedalam buku/kartu barang menurut jenisnya.

a. Buku Barang Pakai Habis

Buku barang pakai habis berguna untuk menghimpun catatan data teknis dan administratif dari catatan kartu barang pakai habis tiap-tiap bidang/bagian pada waktu tertentu. Barang pakai habis tersebut seperti : pensil, tinta, buku, kertas HVS, klip, isi cutter, ballpoint, isi stapler, dan

Cara pengisian di tiap kotak Buku Barang Pakai Habis sebagai berikut : Kolom 1 : diisi nomor urut pencatatan.

Kolom 2 : diisi tanggal terima barang. Kolom 3 : diisi nama / jenis barang. Kolom 4 : diisi tahun pembuatan.

Kolom 5 : diisi merk/ukuran barang yang diterima Kolom 6 : diisi jumlah / satuan barang yang diterima

Kolom 7 : diisi tanggal dan nomor Surat Kontrak/SPP/SPK, harga satuan.

Kolom 8 : diisi tanggal Berita Acara Pemeriksaan Barang. Kolom 9 : diisi nomor Berita Acara Pemeriksaan.

Kolom 10 : diisi tanggal pengeluaran barang.

Kolom 11 : diisi nama unit yang menerima / memakai barang tersebut. Kolom 12 : diisi jumlah barang yang dikeluarkan.

Kolom 13 : diisi tanggal dan nomor surat penyerahan/bon pengeluaran barang.

Kolom 14 : diisi keterangan yang diperlukan.

b. Kartu Barang

Kartu Barang adalah Kartu untuk mencatat barang-barang secara tersendiri atau kumpulan/kolektip dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, type, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut, yang diperlukan maupun tujuan lain dan dipergunakan selama barang itu belum dihapuskan. Untuk setiap jenis barang harus disediakan Kartu Barang yang disimpan oleh petugas Gudang. Dalam Kartu Barang dicatat setiap jenis barang yang diterima dan jumlah setiap jenis barang yang

dikeluarkan, maupun yang sisa sebagai barang persediaan. Dibawah ini terdapat gambar Kartu barang :

Pengisian Kartu Barang tersebut sebagai berikut : Lajur 1 : diisi nomor urut pencatatan.

Lajur 2 : diisi tanggal penerimaan barang atau tanggal pengeluaran barang. Lajur 3 : diisi jumlah barang yang diterima untuk setiap jenis barang. Lajur 4 : diisi jumlah barang yang keluar untuk setiap jenis barang. Lajur 5 : diisi jumlah sisa setiap jenis barang sebagai persediaan. Lajur 6 : diisi paraf petugas gudang untuk setiap kali penerimaan/

pengeluaran barang dan keterangan yang diperlukan.

c. Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan barang adalah Kartu untuk mencatat barang-barang persediaan secara tersendiri atau kumpulan/kolektip dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut, yang diperlukan maupun tujuan lain selama barang itu dipergunakan. Jumlah barang yang telah diterima dan jumlah barang yang telah dikeluarkan untuk tiap jenis barang, yang meliputi barang pakai habis maupun barang inventaris, harus dicatat dengan tertib dalam Kartu Persediaan Barang. Kartu Persediaan barang dimaksud harus disimpan secara tertib, teratur dan aman.

Untuk lebih jelasnya dibawah ini terdapat gambar Kartu Persediaan Barang:

Pengisian Kartu Persediaan Barang di tap-tiap kotak tersebut sebagai berikut : Lajur 1 : diisi tanggal penerimaan/pengeluaran barang.

Lajur 2 : diisi nomor dan tanggal surat dasar penerimaan/pengeluaran. Lajur 3 : diisi asal penerimaan / unit yang menerima barang.

Lajur 4 : diisi jumlah barang setiap kali masuk / penerimaan. Lajur 5 : diisi jumlah barang setiap kali keluar.

Lajur 6 : diisi jumlah sisa barang yang ada dalam gudang / persediaan. Lajur 7 : diisi harga satuan tiap barang yang diterima / dikeluarkan. Lajur 8 : diisi jumlah harga barang yang diterima.

Lajur 9 : diisi jumlah harga barang yang dikeluarkan.

Lajur 10 : diisi jumlah harga barang yang sisa sebagai persediaan. Lajur 11 : diisi keterangan yang diperlukan.

4.1.3 Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit kerja. Dari proses penerimaan dan penyimpanan barang langkah selanjutnya yaitu mendistribusikan pada tiap-tiap bagian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Fungsi penyaluran adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan.

4.1.3.1Menangani Permintaan Supplies

Dalam sebuah perusahaan/organisasi pasti membutuhkan barang pembantu/barang perlengkapan untuk menunjang berjalannya perusahaan tersebut. Dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa departemen yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, walaupun tujuannya sama yaitu demi kelancaran berjalannya perusahaan. Dalam hal ini, penulis bertanggung jawab dalam memenuhi permintaan barang supplies yang diajukan kepada

Pengelolaan supplies.

Langkah-langkah penyaluran stocksupplies :

1. Pengguna mengisi surat perintah pengeluaran/penyaluran barang kepada pengelola supplies yang sebelumnya sudah disetujui oleh Bagian

Administrasi Umum untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit. Di dalam surat perintah pengelola atau penyaluran barang terdapat bebrapa kolom yang isinya yaitu : No, Banyaknya, Nama Barang, Harga Satuan, Jumlah, Ket. Untuk lebih jelasnya dibawah ini terdapat gambar surat perintah pengeluaran/penyaluran barang :

2. Surat tersebut diajukan kepada Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian untuk disetujui.

3. Setelah surat disetujui oleh Bagian Umum dan Kepegawaian, maka surat diserahkan kepada pengelola supplies untuk diperiksa stock tersebut masih

ada atau sudah habis.

4. Pengelola supplies meminta petugas gudang untuk mengambil permintaan

supplies yang diajukan oleh pengguna di gudang dengan membawa dan

mengisi Bukti Pengambilan Barang dari gudang yang didalamnya terdapat spesifikasi barang-barang, penerima, pengelola supplies yang diketahui oleh

pengguna/penguasa pengguna. Bukti pengambilan barang dari gudang adalah merupakan tanda bukti untuk mencatat pengambilan barang-barang dari tempat penyimpanan/gudang yang memuat data asal, volume, kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut. Untuk lebih jelasnya terdapat gambar Bukti Pengambilan Barang Dari Gudang bisa dilihat dibawah ini :

5. Setelah petugas gudang mengambil dan mengisi bukti pengambilan barang dari gudang, kemudian pengelola supplies selesai menghitung, mengecek,

dan menyiapkan tanda terima barang untuk diberikan kepada pengguna. Berikut adalah gambar tanda terima barang :

6. Setelah pengelola supplies selesai mengecek dan menyiapkan tanda terima

barang, kemudian petugas gudang mendistribusikan supplies kepada

pengguna dengan membawa tanda penerimaan barang yang harus ditandatangani oleh pengguna/penerima.

7. Setelah petugas gudang mendistribusikan supplies, kemudian tanda terima

barang diserahkan pada pengelola supplies dan lembar pertama tanda terima

untuk pengelola supplies sebagai arsip dan lembar kedua diberikan untuk

pemohon lebih.

4.1.4 Penggunaan Mail merge Pada Mengelolaan Supplies

Penggunaan mail merge pada saat mengelola supplies pada Dinas

Pekerjaan Umum Bina Marga sangat dibutuhkan, terlebih dibutuhkannya pada saat proses mendata. Karena pada proses mendata ini salah satu proses yang sangat penting dan membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Pada saat proses mendata dilakukan, sebaiknya supplier segera memasukannya ke dalam Kartu

Stock Barang.

Langkah-langkah dalam mendata stock supplies adalah sebagai berikut:

a. Membuat kartu stock barang

Kartu stock barang dibuat dengan menggunakan mail merge pada Microsoft

word 2007. Di dalam kartu stock barang terdapat nama barang dan satuan.

Pengisian nama barang dan satuan di import dari Microsoft Excel dengan

menggunakan mail merge sehingga menyingkat waktu untuk mengisinya

melihat banyaknya jenis barang.

1) Buat data dari Microsoft Excel yang tersiri dari 2 kolom, yaitu kolom

nama barang dan satuan. Kemudian isikan nama barang dan satuan yang ada pada kolom-kolom tersebut. Lihat pada gambar berikut:

2) Setelah selesai mengisi, kemudian blok semua kolom ganti name box yang

terletak di pojok kiri atas dengan nama kartu kemudian simpan dengan nama kartu. Lihat gambar berikut:

3) Buka lembar kerja Microsoft word, lalu buat desain kartu stock barang

seperti berikut:

4) Setelah itu pada menu mailing, pilih select recipients kemudian click use

existing list.

5) Pilih data source yang telah dibuat sebelumnya dari Microsoft Excel 2007

(kartu). Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut.

Gambar 4.13. Langkah 4 Pembuatan Kartu

6) Pilih kartu pada pilihan select table diatas, kemudian klik ok.

7) Data source telah berhasil di import, maka tinggal memasukkan data ke

dalam tempat yang telah disediakan sebelumnya dengan memilih pada menu insert merge field berdasarkan nama field. Lihat gambar berikut:

8) Kartu stock barang telah selesai dibuat dengan mengklik menu preview

results. Berikut adalah gambar dari kartu stock barang:

b. Mengecek StockSupplies

Setelah membuat kartu stock barang, kemudian mengecek jumlah stock

supplies yang ada di gudang. Pengecekan dilakukan berdasarkan urutan dari

kartu stock supplies yang sudah dibuat (dicetak). Hasil pengecekan di isikan

kedalam kartu stock barang berdasarkan kolom-kolom yang ada pada kartu

4.1.5 Prosedur Alur Penerimaan, Penyimpanan dan Pendistribusiaan Stock Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Prosedur alur penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian Stock

Supplies yang berada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten. Berikut

adalah gambar prosedur alur penerimaan, penyimpanan dan pendistribusiaan

Stock Supplies beserta penjelasannya:

Penjelasan Alur Penerimaan, Penyimpanan dan Pendistribusian Stock Supplies : 1. Stock supplies diterima oleh supplier

2. Supplier mendata stock yang baru datang ke dalam kartu stock barang

3. Supplier membawa stock supplies yang akan disimpan di dalam gudang

4. Pengguna membawa form permintaan supplies yang sebelumnya sudah

disediakan dan diserahkan kepada supplier

5. Supplier meminta persetujuan pengeluaran barang dari gudang yang

sebelumnya sudah ditandatangani oleh Bagian Umum dan Kepegawaian 6. Supplier mengambil barang digudang yang sudah diminta oleh pengguna

7. Supplier siap mendistribusikan barang

8. Supplier sudah memberikan barang kepada pengguna dan membawa copy

5.1. Kesimpulan

Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat di ambil pada saat proses

penanganan permintaan supplies dan pendistribusiannya pada masing-masing

bagian adalah sebagai berikut:

1) Dalam mendata dan menyusun stock supplies di gudang agar mudah untuk di

cari dan didistribusikan adalah dengan cara memberi kode barang pada setiap jenis barang. Kemudian menyusunnya secara rapi di tempat yang telah disediakan berdasar ukuran barang.

2) Proses penanganan permintaan supplies dan pendistribusiannya pada

masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

a. Pada saat stock supplies diterima oleh pengelola supplies, sebaiknya segera

di data stock supplies.

b. Mengecek dan memperbarui stock supplies yang ada di gudang.

c. Jika terdapat bagian yang ingin mengambil barang, sebelumnya pengguna

mengisi surat permintaan supplies.

d. Surat permintaan supplies diajukan kepada Bagian Umum dan

Kepegawaian untuk diperiksa dan disetujui.

e. Surat permintaan supplies diserahkan kepada bagian pengelolaan supplies

untuk diperiksa stock tersebut masih ada atau sudah habis yang ada

f. Surat permintaan supplies diserahkan ke petugas gudang untuk segera menyiapkan barang dan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pemohon.

5.2. Saran

Peserta proyek akhir dapat menyumbangkan beberapa saran bagi bagian

Umum dan Kepegawaian (Pengelolaan Supplies) yang telah menjadi tempat

proyek akhir pertama selama mengikuti proyek akhir, dan saran tersebut adalah:

1. Dalam menangani permintaan supplies, sebaiknya bagian pengelolaan

supplies segera memenuhi permintaan tersebut dengan baik dan benar.

2. Gudang supplies sebaiknya mempunyai tempat sendiri dan jangan dijadikan

satu dengan ruangan arsip, dikarenakan mengurangi terjadinya pencurian

arsip yang mungkin penting dan agar penempatan supplies tidak berantakan

dan tetap dalam pengawasan bagian pengelola supplies.

3. Agar pengelola supplies selalu tetap menciptakan berbagai inovasi dan

ide-ide baru guna meningkatkan kinerja dan prestasi dan dalam melayani permintaan tiap-tiap bagian.

Sangat diharapkan semoga laporan proyek akhir ini dapat bermanfaat dan untuk kedepannya dapat dipergunakan sebagai acuan kearah yang lebih baik atau perbaikan untuk perusahaan atau instansi umumnya, dan secara khusus untuk

bagian yang menangani proses pengelolaan Supplies yaitu Bagian Umum dan

DAFTAR PUSTAKA

Handayaningrat, Drs.Soewarno. 1995. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta : PT.Toko Gunung Agung

Mills, Geoffrey, Oliver Standingford and Appleby, Robert C. 1991. Manajemen Perkantoran Modern. Jawa Barat: Binarupa Aksara.

Budiharjo, Hardman. 2004. Microsoft Word 2003. Surabaya: STIKOM.

Budiharjo, Hardman dan Moch. Arifin. S.Pd. M.Si. 2004. Microsoft Excel 2003. Surabaya: STIKOM.

Santoso, Singgih. 2003. Microsoft Excel mengolah Data Secara Profesional. yogyakarta: Andi.

4.1.5 Prosedur Alur Penerimaan, Penyimpanan dan Pendistribusiaan Stock Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.

Prosedur alur penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian Stock Supplies yang berada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten. Berikut adalah gambar prosedur alur penerimaan, penyimpanan dan pendistribusiaan Stock Supplies beserta penjelasannya:

Penjelasan Alur Penerimaan, Penyimpanan dan Pendistribusian Stock Supplies : 1. Stock supplies diterima oleh supplier

2. Supplier mendata stock yang baru datang ke dalam kartu stock barang 3. Supplier membawa stock supplies yang akan disimpan di dalam gudang 4. Pengguna membawa form permintaan supplies yang sebelumnya sudah

disediakan dan diserahkan kepada supplier

5. Supplier meminta persetujuan pengeluaran barang dari gudang yang sebelumnya sudah ditandatangani oleh Bagian Umum dan Kepegawaian 6. Supplier mengambil barang digudang yang sudah diminta oleh pengguna 7. Supplier siap mendistribusikan barang

8. Supplier sudah memberikan barang kepada pengguna dan membawa copy tanda terima

75 5.1. Kesimpulan

Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat di ambil pada saat proses penanganan permintaan supplies dan pendistribusiannya pada masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1) Dalam mendata dan menyusun stock supplies di gudang agar mudah untuk di cari dan didistribusikan adalah dengan cara memberi kode barang pada setiap jenis barang. Kemudian menyusunnya secara rapi di tempat yang telah disediakan berdasar ukuran barang.

2) Proses penanganan permintaan supplies dan pendistribusiannya pada masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

a. Pada saat stock supplies diterima oleh pengelola supplies, sebaiknya segera di data stock supplies.

b. Mengecek dan memperbarui stock supplies yang ada di gudang.

c. Jika terdapat bagian yang ingin mengambil barang, sebelumnya pengguna mengisi surat permintaan supplies.

d. Surat permintaan supplies diajukan kepada Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diperiksa dan disetujui.

e. Surat permintaan supplies diserahkan kepada bagian pengelolaan supplies untuk diperiksa stock tersebut masih ada atau sudah habis yang ada didalam gudang.

f. Surat permintaan supplies diserahkan ke petugas gudang untuk segera menyiapkan barang dan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pemohon.

5.2. Saran

Peserta proyek akhir dapat menyumbangkan beberapa saran bagi bagian Umum dan Kepegawaian (Pengelolaan Supplies) yang telah menjadi tempat proyek akhir pertama selama mengikuti proyek akhir, dan saran tersebut adalah: 1. Dalam menangani permintaan supplies, sebaiknya bagian pengelolaan

supplies segera memenuhi permintaan tersebut dengan baik dan benar.

2. Gudang supplies sebaiknya mempunyai tempat sendiri dan jangan dijadikan satu dengan ruangan arsip, dikarenakan mengurangi terjadinya pencurian arsip yang mungkin penting dan agar penempatan supplies tidak berantakan dan tetap dalam pengawasan bagian pengelola supplies.

3. Agar pengelola supplies selalu tetap menciptakan berbagai inovasi dan ide-ide baru guna meningkatkan kinerja dan prestasi dan dalam melayani permintaan tiap-tiap bagian.

Sangat diharapkan semoga laporan proyek akhir ini dapat bermanfaat dan untuk kedepannya dapat dipergunakan sebagai acuan kearah yang lebih baik atau perbaikan untuk perusahaan atau instansi umumnya, dan secara khusus untuk bagian yang menangani proses pengelolaan Supplies yaitu Bagian Umum dan Kepagawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo .

77

DAFTAR PUSTAKA

Handayaningrat, Drs.Soewarno. 1995. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta : PT.Toko Gunung Agung

Mills, Geoffrey, Oliver Standingford and Appleby, Robert C. 1991. Manajemen Perkantoran Modern. Jawa Barat: Binarupa Aksara.

Budiharjo, Hardman. 2004. Microsoft Word 2003. Surabaya: STIKOM.

Budiharjo, Hardman dan Moch. Arifin. S.Pd. M.Si. 2004. Microsoft Excel 2003. Surabaya: STIKOM.

Santoso, Singgih. 2003. Microsoft Excel mengolah Data Secara Profesional. yogyakarta: Andi.