P a g e | 79
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View. Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access
Pilihan Keterangan
Blank Access DataBase Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong
dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel lainnya
Blank Data Access Page Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh
MS Access secara bertahap Project Existing Data
Dipakai untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
Open end existing file Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat
sebelumnya
Gambar 146. Tampilan jendela MS Acces
2. Membuka File Database
Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka
jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database
yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup
karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ; a. Pilih Open dari menu file
b. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database c. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O
3. Menutup File Database
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut;
a. Klik Menu File pilih Close b. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close
c. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database. d. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W
e. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database 4.
Menutup Program Ms Access
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari program tersebut langkahnya sebagai berikut :
a. Klik menu File pilih Exit, atau b. Klik tanda silang merah sudut paling kanan atas
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 80
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
5. Mempersiapkan Aplikasi dan data masukan.
PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU a. Buka aplikasi Microsoft Access
b. Klik File New c. Pilih Blank Database
Gambar 147. Menu dokumen baru MS Access d. Create nama file database
Gambar 148. Membuka file database
5.1. Membuat Tabel
a. Buat tabel dengan create table in design view
Gambar 149. Membuat tabel b. klik 2x sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini
Gambar 150. Tampilan Tabel
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 81
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
c. Masukan nama-nama field
d. Tentukan primary Key Contoh :No_pendf e.
Setelah itu klik close pada pojok kanan atas f.
Klik yes, lalu beri nama tabel contoh : daftar kemudian klik OK g. Hasil dari pembuatan tabel sebagai berikut, seperti gambar dibawah
Gambar 151. Dialog menyimpan hasil pembuatan table
5.2. Membuat Queries
a. Klik Queries pada bagian objects
Gambar 152. Membuat Queries b. Klik 2x Create query in Design view sama seperti membuat table
c. Akan tampil daftar queries
Gambar 153. Daftar Queries d.
Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 82
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Gambar 154. Add Queries e. Klik 2x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field tersebut tersimpan dalam
dafatra queries seperti pada gambar diatas. f. pada kolom Jumlah nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran. Pembobotan dibuat
sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan Bah_ing dikalikan 3 rumus dapat dilihat pada gambar dibawah. Rumus untuk jumlah nilai :
Gambar 155. Rumus untuk menghitung jumlah nilai g. Buat Rumus untuk Nilai x bobot
Gambar 156. Rumus untuk nilai bobot h. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,
Gambar 157. Dialog teks sebelum menutup aplikasi
5.3. Membuat Form
a. Klik Form pada Objects
Gambar 158. Membuat Form
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 83
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
b. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard
Gambar 159. Form Wizard c.
Pada TablesQueries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol
Gambar 160. Memilih daftar dalam Form Wizard d. Kemudian klik
Gambar 161. Melanjutkan proses dengan mengklik next
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 84
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
e. Kemudian klik
Gambar 162. Melanjutkan proses dengan mengklik next f.
Kemudian klik
Gambar 163. klik finish g. Berikan nama form yang akan kita buat contoh : daftar
h. Kemudian Klik Finish
Gambar 164. Form finish
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 85
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
5.4. Mengatur Form
a. Buka form daftar
Gambar 165. Mengatur Form b. Buatkan Header Form dengan mengklik icon akan tampil :
Gambar 166. Membuat header form c.
Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong d. Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”
Gambar 167. Mengisi header
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 86
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
e. Untuk mengisi Form Header klik Kemudian klik daerah Form Header danKetikkan kata-kata diatas
Untuk mengedit letak label klik 2x label geser letak Label keposisi yang Anda Inginkan
Gambar 168. Label form header f.
Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan
Gambar 169. Masukkan jumlah nilai g. Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder
Gambar 170. Edit control source h. Masukan rumus yang kita rencanakan
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 87
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Gambar 171. Masukkan rumus yang dirancang i. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form contohnya
field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus.
j. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box k. Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengkilk 2 x field Jml_x_bbt
Gambar 172. Membuat rumus dikali bobot l. Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai
m. Masukan rumus pada jendela Expression Builder
Gambar 173. Masukan rumus pada jendela Expression Builder n. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box
o. Setelah semua rumus selesai klik datasheet view p. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 88
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
6. MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.
6.1. INPUT DATA RECORD
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari sebuah table selain itu
dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record,
memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.
a. Memasukan data Record
Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1 Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .
2 Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah: a Tekan Tombol Open
b Tekan tombol enter c Klik Ganda pada nama tabel
d Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil
3 Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akann tampil sebuah jendela data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong
4 Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View
Gambar 174. Memasukkan data Record pada jendela desain view
Gambar 175. Hasil queries Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti diatas.
7. Meng-Update Data
a. Menentukan Kapan Tabel Baru Dibutuhkan
Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat
penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi yang tidanya tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi penting. Seiring
meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu bahwa Anda harus
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 89
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.
b. Memilih field dan Record
Anda harus memikih data yang ada sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet untuk memilih data atau
record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini:
Tabel 8. Memilih data atau record
Untuk memilih Perintah
• Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut
• Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut sampai melintasi
beberapa sel yang ingin Anda pilih • Sebuah Kolom
Klik pada pisisi celektor Kolom • Beberapa Kolom
Drag drop Pointer pada pisisi celektor Kolom • Sebuah record
Klik pada pisisi celektor baris • Bebrapa record
Drag drop Pointer pada pisisi celektor baris • Emua Record
• Klik tombol select all yang ada pada selector baris • Pilih perintah select All Record dari menu Edit
• Tekan kombinasi tombol Ctrl + A
c. Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di perintah Go To dari menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page Up Page Down atau menggunakan
Vertikal scroll Bar untuk memindah data Record dalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat juga
memindah posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari
jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut: Tabel 9. Memindahkan Insertion Point
Pindah Ke klik
Awal record
First Record
Akhir record
Last record
Record Sebelumnya Previus
Record Record beruikutnaya
Next Record
Record Baru New
Record Record tertentu
Atau tekan tombol F5 atau ketik nomoer Record yang
Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter
d. Dengan menambahkan record
1 Jika kita memiliki data baru dalam arti pendaftar baru maka kita dapat mengupdate database kita dengan menambahkan data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2 Update melalui queris, buka file kemudian buka queries lalu masukan data baru
Gambar 176. Update Queries 3 Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama kali.
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 90
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
e. Dengan Menambahkan Field
1 Buka file Pilih Table Daftar 2 Pilih Design View
3 Sisipkan field baru Contoh Nama_ortu caranya sama dengan membuat field pertama kali.
Gambar 177. Tabel awal yang akan ditambahkan
Gambar 178. Tabel yang telah ditambahkan 4 Klik Field Ket Klik Menu Insert rows
5 Masukan nama field baru contoh Asal_skl
Gambar 179. Memasukkan data pada baris yang telah ditambahkan
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 91
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
6 Kemudian klik close dan Save OK 7 Untuk menampilkan di queries, Klik Objects pilih Nilai klik design akan tampil jendela
Gambar 180. Tabel queries yang akan ditambahkan kolom 8 Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert klik columns
Gambar 180. Tabel queries yang telah ditambahkan kolom 9 Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru Contoh Asl_skl
dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl
Gambar 181. Masukkan field baru 10 Kemudian klik close Save OK
Gambar 182. Menutup jendela tabel 11 Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal.
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 92
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
8. Melakukan Delete Data
a. Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel
pada tampilan data Sheetview . Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1 Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :
a Pilih perintah menu Delete dari menu Edit b Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
c Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau, d Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan
menu yang tampil plih perintah delete Record.
2 Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin
menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan
proses penghapusan.
Gambar 183. Menu menghapus record
Bagian-3: Melakukan entry data dengan image scanner A.
Pengenalan Scanner Pemindai
Scanner merupakan periferal komputer yang berguna untuk memindai men-scan gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen komputer atau file komputer.
Berdasarkan cara penggunaannya, secara garis besar scanner terbagi atas 2 dua jenis, yaitu :
1. Hand-held Scanner, yaitu scanner yang pemakaiannya menggunakan tangan untuk menscan objek dan banyak digunakan oleh super market untuk menscan harga barang atau barcode.
2. Plat Bed Scanner, yaitu scanner yang penggunaannya dengan cara meletakkan objek yang akan discan diantara lensa dan cover. Jenis scanner ini banyak di pakai di kantor.
Gambar 184. Salah satu jenis Plat Bed Scanner
B. Pra Pengoperasian Scanner
Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user
manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstall. Apabila software driver telah diinstall, selanjutnya aktifkan software driver ke device
manager dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik start control panel klik icon “Caere scan manager” akan muncul halaman tampil sebagai
berikut Gambar 3.4 2. Halaman “caere scan manager 5.1”, akan berisi icon “Add Scanner”. Icon tersebut kemudian di-
klik. 3. Akan muncul halaman pilihan jenis-jenis pabrik dan type scanner Gambar 3.5
4. Arahkan pointer ke jenis scanner yang sesuai, kemudian klik next untuk melanjutkan operasi.
Cover tutup Lensa
Scanner
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 93
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Gambar 185. Mengaktifkan jenis scanner
Gambar 186. Memilih jenis scanner 5. Lakukan kembali klik next berikut ini, kemudian klik finish untuk mengakhiri proses
Gambar 187. Langkah lanjutan penginstalan scanner 6. Hasil akhir terlihat pada control panel icon halaman “caere scan manager 5.1” muncul Jenis
Scanner sesuai dengan spesifikasi scanner yang Anda miliki. Gambar 3.7
Gambar 188. Hasil akhir penginstalan scanner
Klik add scanner
Klik icon scan manager 5.1
Icon spesifikasi scanner yang diinstall harus
muncul
Klik Next
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 94
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
C. Melakukan entry data dengan OCR Optical Character Recognition
1. Memindai Scanning Dokumenteks
Langkah-langkah Men-setting scanner dengan mode OCR a.
klik Start Programs ScanSoft OmniPage Pro 11.0 Omnipage Pro 11.0
Gambar 189. Cara membuka program ScanSoft OmniPage Pro 11.0 b. tempatkan halaman pertama buku yang akan di-scan dengan posisi halaman buku menghadap
ke lensa dan diposisikan sudut kanan atas permukaan mesin scanner, pastikan bahwa mesin scanner da
lam kondisi ‘on’. c.
Klik menu Process pilih Process Setting d. Hilangkan tanda cek v dari: Automatically Proofread in OCR
e. klik OK
Gambar 190. Tampilan pilihan tombol AutoOCR Setting bahasa:
a. klik Options Pallete b. klik OCR
c. beri tanda cek v pada seluruh bahasa yang terkandung di dalam dokumen Anda
Gambar 191. Tampilan menu pilihan setting bahasa
PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
P a g e | 95
Modul Pendidikan Latihan Profesi Guru PSG Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar
Setting sumber untuk halaman dokumen: a. Untuk halaman dokumen hanya berteks hitam-putih, klik pop-up pada menu 1. Get Page How
pilih Scan Grayscale b. Untuk halaman dokumen berteks warna danatau bergambar warna, klik pop-up pada menu 1. Get
Page how pilih Scan Color c. Setelah proses scanning selesai, pilih ‘Load File’ untuk menyimpan image
Gambar 192. Tampilan pilihan warna dokumen Setting deskripsi halaman dokumen:
a. Klik pop-up pada menu 2. Perform OCR Describe Original pilih Single Column, no Table
Gambar 193. Tampilan menu pilihan kolom pada dokumen Setting metode export hasil scan:
a. Klik pop-up pada menu 3. Export Result How? pilih Save as File
Gambar 194. Tampilan menu penyimpanan hasil scanning
2. Melakukan scaning dengan mode OCR
