8
Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut.
3. Menyetujui dan membayar faktur vendor
Tujuan untuk menyetujui dan membayar vaktur vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang
dipesan dan diterima. Romney dan Steinbart, 2006:63
2.5 Database
Menurut Romney dan Steinbart 2006 : 95
database
adalah suatu gabungan
file
yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya
dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi, bukan hanya oleh satu departemen atau fungsi tertentu saja. Sistem database memisahkan tampilan logis
dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami data. Sedangkan tampilan fisik menunjuk
pada bagaimana dan dimana data secara fisik disimpan dan diatur dalam disk,
tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Di dalam membuat suatu desain sistem database dibutuhkan beberapa langkah yang harus dikerjakan David, 2004:18, antara lain :
1. Membuat tabel dan kolom dari entitas serta atribut
Tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang berhubungan, tabel dibentuk oleh baris dan kolom, baris sering disebut
sebagai
record
dan kolom disebut sebagai
field
. 2.
Memilih
primary key
Kunci utama
primary key
adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah
tabel Romney: 2006:104.
9 3.
Membuat
Queries
,
Form
dan
Report Query
adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari
Query
adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan
urutan yang kita kehendaki.
Form
digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabelquery
dalam bentuk
interface grid
, tombol, dan lain-lain kontrol
windows
.
form
dalam access bisa dimasukkan ke dalam
form
lain sebagai
control sub form
, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.
Report
, seperti halnya
form,
digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
2.5.1
Entity Relationship Diagram ERD
ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database Romney, 2006:134. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut
menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan
relationship
antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Langkah yang penting dalam
mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat modelnya. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga
kategori, yaitu sumber daya
resource
yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan
event
atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku
agent
yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Membangun suatu diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari
empat langkah berikut : 1.
Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi mewakili hubungan dualitas dasar memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
10
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah
kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.
4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan, Terdapat tiga jenis yaitu:
a Hubungan satu-ke-satu
One-to-one relationship
b Hubungan satu-ke-banyak
One-to-many relationship
c Hubungan banyak-ke-banyak
Many-to-many relationship
