Latar Belakang Identifikasi Masalah Ruang Lingkup Permasalahan

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara yang beralamat di Jl. D.I Panjaitan No. 12 Medan adalah sebuah perusahaan jasa pemerintah yang bergerak dalam bidang konstruksi. Pada`dasarnya PT. Hutama Karya melakukan kegiatan seperti keikutsertaan dalam proyek tender yang ditawarkan oleh instansi sinstansi baik pemerintah maupun swasta. Selama pengajuan dan melengkapi syarat syarat mengikuti tender tersebut, tentu banyak dokumen yang harus dipersiapkan sebagai prosedur untuk memenangkan tender dan untuk menandatangani kontrak kerja. Dokumen tender dan kontrak yang telah ada akan disimpan dan diarsipakan sebagai pertanggung jawaban kepada pihak perusahaan pusat apabila dibutuhkan sewaktu waktu. Akan tetapi, PT. Hutama Karya selama ini masih menggunakan sistem pwngarsipan secara manual atau dengan kata lain, masih menyimpan file dokumen tender dan kontrak tersebut dalam bentuk hardcopy di dalam file box, sehingga kurang efisien dan kurang efektif baik dari segi waktu, biaya, dan keamanan. Dengan pertimbangan tersebut, Penulis tertarik membuat suatu sistem informasi perusahaan dengan judul : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TENDER DAN KONTRAK PT. HUTAMA KARYA BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN PHP. Dalam hal ini, Penulis mencoba merancang situs yang bersifat komputerisasi.

1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah Penulis adalah sebagai berikut : 1. Pengarsipan data tender dan kontrak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara yang masih menggunakan sistem manual 2. Pertanggungjawaban pihak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara tentang arsip tender dan kontrak pada tahun 2007 sampai dengan bulan April 2008.

1.3 Ruang Lingkup Permasalahan

Yang menjadi batasan dari tugas akhir ini adalah : 1. Data tender dan kontrak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara pada tahun 2007 sampai dengan bulan April 2008. 2. Data tender PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara pada tahun 2007 sampai dengan bulan April 2008 yang meliputi :  Daftar dokumen tender, yang meliputi :  Dokumen lelang, tanggal terima dokumen lelang, jumlah dokumen dan keterangan dokumen lelang.  Agenda dokumen lelang, tanggal terima agenda dokumen lelang, jumlah agenda, dan keterangan agenda dokumen lelang.  Lembar distribusi dokumen tender, yang meliputi :  Nama dokumen, satuan, jumlah, tanggal terima, copy terkendali.  Pihak penerima distribusi dokumen tender.  Evaluasi keikutsertaan tender, yang meliputi :  Nama proyek, jenis proyek, calon pemberi karya, dan pemasukan penawaran.  Uraian, hasil evaluasi, dan keterangan.  Laporan kegiatan tender, yang meliputi :  Nama proyek, kode proyek  Pemilik dan alamat pemilik  Konsultan  Lokasi lingkup pekerjaan  Sumber dana  Pembukaan tender  Biaya tender  Keterangan  Daftar dokumen kontrak, yang meliputi :  Nomor karya dan nama karya  Nomor dokumen kontrak, nama dokumen, tanggal terbit, jumlah, dan keterangan  Checklist pemeriksaan dokumen kontrakamandemennya, yang meliputi :  Nomor karya, nama karya, nomor dokumen kontrak, tanggal dokumen kontrak  Uraian, hasil evaluasi, dan keterangan  Lembar distribusi dokumen kontrak  Nomor induk dokumen kontrak, judul dokumen kontrak  Penerima distribusi kontrak, nama dokumen, satuan, jumlah, tanggal terima, nomor copy terkendali

1.4 Maksud dan Tujuan