BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara yang beralamat di Jl. D.I Panjaitan No. 12 Medan adalah sebuah perusahaan jasa pemerintah yang bergerak dalam bidang
konstruksi. Pada`dasarnya PT. Hutama Karya melakukan kegiatan seperti keikutsertaan dalam proyek tender yang ditawarkan oleh instansi sinstansi baik
pemerintah maupun swasta. Selama pengajuan dan melengkapi syarat syarat
mengikuti tender tersebut, tentu banyak dokumen yang harus dipersiapkan sebagai prosedur untuk memenangkan tender dan untuk menandatangani kontrak kerja.
Dokumen tender dan kontrak yang telah ada akan disimpan dan diarsipakan sebagai pertanggung jawaban kepada pihak perusahaan pusat apabila dibutuhkan sewaktu
waktu. Akan tetapi, PT. Hutama Karya selama ini masih menggunakan sistem pwngarsipan secara manual atau dengan kata lain, masih menyimpan file dokumen
tender dan kontrak tersebut dalam bentuk hardcopy di dalam file box, sehingga kurang efisien dan kurang efektif baik dari segi waktu, biaya, dan keamanan.
Dengan pertimbangan tersebut, Penulis tertarik membuat suatu sistem
informasi perusahaan dengan judul : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TENDER DAN KONTRAK PT. HUTAMA KARYA BERBASIS WEB
DENGAN MENGGUNAKAN PHP. Dalam hal ini, Penulis mencoba merancang
situs yang bersifat komputerisasi.
1.2 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah Penulis adalah sebagai berikut : 1. Pengarsipan data tender dan kontrak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera
Utara yang masih menggunakan sistem manual 2. Pertanggungjawaban pihak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara
tentang arsip tender dan kontrak pada tahun 2007 sampai dengan bulan April 2008.
1.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Yang menjadi batasan dari tugas akhir ini adalah : 1. Data tender dan kontrak PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara pada
tahun 2007 sampai dengan bulan April 2008. 2. Data tender PT. Hutama Karya Cabang I Sumatera Utara pada tahun 2007
sampai dengan bulan April 2008 yang meliputi : Daftar dokumen tender, yang meliputi :
Dokumen lelang, tanggal terima dokumen lelang, jumlah dokumen dan keterangan dokumen lelang.
Agenda dokumen lelang, tanggal terima agenda dokumen lelang, jumlah agenda, dan keterangan agenda dokumen lelang.
Lembar distribusi dokumen tender, yang meliputi : Nama dokumen, satuan, jumlah, tanggal terima, copy terkendali.
Pihak penerima distribusi dokumen tender. Evaluasi keikutsertaan tender, yang meliputi :
Nama proyek, jenis proyek, calon pemberi karya, dan pemasukan penawaran.
Uraian, hasil evaluasi, dan keterangan. Laporan kegiatan tender, yang meliputi :
Nama proyek, kode proyek Pemilik dan alamat pemilik
Konsultan Lokasi lingkup pekerjaan
Sumber dana Pembukaan tender
Biaya tender Keterangan
Daftar dokumen kontrak, yang meliputi : Nomor karya dan nama karya
Nomor dokumen kontrak, nama dokumen, tanggal terbit, jumlah, dan keterangan
Checklist pemeriksaan dokumen kontrakamandemennya, yang meliputi :
Nomor karya, nama karya, nomor dokumen kontrak, tanggal dokumen kontrak
Uraian, hasil evaluasi, dan keterangan Lembar distribusi dokumen kontrak
Nomor induk dokumen kontrak, judul dokumen kontrak Penerima distribusi kontrak, nama dokumen, satuan, jumlah, tanggal
terima, nomor copy terkendali
1.4 Maksud dan Tujuan