Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan
2) Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan
2.2. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen
A. TUJUAN • Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen PNS
• Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen universitas setelah
berstatus BHMN
B. RINGKASAN KEGIATAN PENANGGUNG
PENJELASAN WEWENANG
JAWAB DAN
DOKUMEN
Dekan cq PD II,
- Isinya menjelaskan bahwa Memberitahukan
- Surat Pemberitahuan
sudah saatnya untuk mengurus kepada dosen tentang
kepada Dosen
kenaikan pangkat, karena itu waktu kenaikan
diharap sesegera mungkin jabatan fungsional
untuk menindaklanjuti Dosen,
- Jika sistem belum online, maka Menindaklanjuti
- Jurnal Ilmiah
pelaksanaan dilaksanakan pemberitahuan
- Hasil Penelitian
- Hasil Pengabdian
secara manual
dengan
- Jika sudah online, data bisa mengumpulkan
Masyarakat
langsung di-upload dokumen yang
- SK Mengajar Mata Kuliah
- Pendukung (sertifikat
diperlukan
seminar, dll)
- Dilakukan verifikasi awal Kepegawaian
Sub Bagian
- Surat Pengantar untuk
terhadap dokumen yang Fakultas,
diajukan melalui Bagian
Kepegawaian Universitas
diajukan
Melaksanakan - Jika belum lengkap, maka verifikasi atas
berkas dikembalikan kepada dokumen yang
yang bersangkutan untuk diberikan oleh dosen
dilengkapi.
Senat Fakultas,
- PD I selaku Ketua Tim Angka Mempelajari
- Dokumen kenaikan
Kredit mempelajari dokumen dokumen kenaikan
jabatan fungsional Lektor
kenaikan jabatan fungsional jabatan yang diajukan - Dokumen kenaikan
ke atas.
Lektor ke atas dan Guru Besar. untuk kemudian
- Senat Fakultas mempelajari memberikan
jabatan Guru Besar
dokumen kenaikan jabatan pertimbangan
Guru Besar
Bagian Kepegawaian
- Menerima berkas yang Universitas,
- Dokumen kenaikan
diajukan dari Sub Bagian Memeriksa
jabatan fungsional yang
Kepegawaian Fakultas. kelengkapan
diajukan
- Dilakukan verifikasi ulang dokumen
terhadap dokumen yang diajukan
PENANGGUNG JAWAB DAN
PENJELASAN WEWENANG
DOKUMEN
Tim Kecil Senat
- Tim kecil Senat Universitas Universitas,
- Dokumen kenaikan
mempelajari dokumen kenaikan Mempelajari
jabatan Guru Besar
jabatan Guru Besar dokumen kenaikan jabatan yang diajukan untuk kemudian memberikan pertimbangan Bagian Kepegawaian
- Mengantarkan dokumen ke Universitas,
- Dokumen kenaikan
Departemen Pendidikan Memonitor dan
jabatan fungsional yang
diajukan
Nasional
secara aktif menanyakan hasil dari proses kenaikan pangkat/ golongan pegawai
Bagian Kepegawaian
- Arsip untuk Universitas Universitas,
- SK Kenaikan Jabatan
- Arsip untuk Fakultas Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke fakultas
Fungsional
Sub Bagian
- Diterima oleh dosen yang Kepegawaian
- SK Kenaikan Jabatan
Fungsional
bersangkutan
Fakultas, Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke dosen yang bersangkutan
Keterangan sistem merit dalam promosi dan karier dosen PNS dan dosen universitas setelah berstatus BHMN
C. DIAGRAM ALIR
D. PENJELASAN
1. Dekan melalui PD II memberitahukan pada Dosen yang akan naik jabatan melalui Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan
2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, Dosen kemudian melengkapi persyaratan dokumen-dokumen-dokumen-dokumen yang diperlukan untuk naik jabatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Jurnal Ilmiah, Hasil Penelitian, Hasil Pengabdian Masyarakat, SK mengajar mata kuliah dan pendukung lainnya seperti sertifikat seminar dan lain-lain.
3. Kemudian dosen yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut, bagian kepegawaian akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen. Jika tidak lengkap, maka dosen akan diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses ini berulang terus sampai dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.
4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut kemudian diserahkan ke Senat Fakultas agar Senat Fakultas dapat memberikan pertimbangan.
5. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.
6. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.
7. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut diserahkan ke Tim Senat Kecil Universitas agar Tim Senat Kecil Universitas dapat memberikan pertimbangan.
8. Setelah Tim Senat Kecil Universitas memberikan pertimbangan terhadap dokumen persyaratan, Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan dokumen persyaratan ke Departemen Pendidikan Nasional.
9. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari Depdiknas. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.
10. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan arsip SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan tersebut pada Dosen yang terkait.
2.3. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Struktural Dosen
A. TUJUAN • Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural sebagai
tugas tambahan dosen setelah berstatus BHMN
B. RINGKASAN KEGIATAN Penanggung Jawab
Penjelasan dan Wewenang
Dokumen
MWA, Rektorat dan
- Berkaitan dengan jenis Dekanat
- Hasil Keputusan Rapat
tentang formasi jabatan
jabatan yang dibutuhkan
pejabat struktural
- Berkaitan dengan target kinerja yang diinginkan - Berkaitan dengan syarat- syarat yang terkait dengan jabatan
MWA Untuk Rektorat - Surat Pengumuman - Isinya menjelaskan tentang dan
lowongan formasi jabatan
formasi jabatan yang lowong,
tupoksi, target kinerja, dan Rektor untuk Dekanat
struktural
- Surat Pemberitahuan
syarat-syarat formasi jabatan
kepada calon-calon pengisi
tersebut
- Isinya mengundang calon- Dekan untuk Ketua
jabatan
calon, baik dari sumber SDM Jurusan dan Kaprodi
internal maupun eksternal, yang dianggap telah memenuhi syarat pada waktu tersebut.
Calon Pejabat
- Harus terkumpul sesuai Struktural yang
- Surat Lamaran
dengan batas waktu yang berminat yang
- Curriculum Vitae
telah ditentukan berminat,
- Program Kerja Diri untuk
- Bakal Calon pejabat struktural Menyiapkan segala
jabatan yang ditawarkan
harus pernah minimal persyaratan yang
- Dokumen lain yang
menduduki jabatan struktural dibutuhkan
disyaratkan (Ijazah, Hasil
Tes Kesehatan, dll)
di bawahnya
MWA Untuk Rektorat
- Pengumuman calon yang
Calon yang lolos kualifikasi
mempersiapkan untuk tahap Rektor untuk Dekanat
lolos kualifikasi
penjaringan.
Dekan untuk Ketua Jurusan dan Kaprodi
Penanggung Jawab
Penjelasan dan Wewenang
Dokumen
MWA melakukan
Dua calon teratas merupakan penjaringan level
- Daftar Urut Calon dua
hasil voting suara dari seluruh Universitas untuk
teratas
warga universitas yang rektor
mempunyai hak pilih.
Rektor melakukan penjaringan level fakultas untuk jabatan Dekan
Dekan melakukan penjaringan level Fakultas, Jurusan dan Prodi
Tim yang ditunjuk
- Program Kerja Diri untuk
oleh
jabatan struktural tersebut
MWA/Rektor/Dekan
- Hasil rekomendasi tim
melakukan seleksi
disampaikan kepada MWA,
interview terhadap
Rektor, dan Deka
dua kandidat teratas
MWA Untuk Rektor
- Surat Keputusan tentang
Berisi kontrak kinerja selama
periode tertentu untuk Rektor untuk Dekan
Pejabat Struktural yang
Dipilih
memenuhi target kinerja yang
- Kontrak kinerja
telah disepakati pada saat seleksi jabatan strktural
Dekan untuk Ketua
dilakukan
Jurusan dan Kaprodi Rektor
- SK Pengangkatan/
Setelah dilantik, maka pejabat
Penempatan
terpilih harus melaksanakan tugas / jabatan yang dipangkunya.
C. DIAGRAM ALIR
! "!
" !)
$)
!!
# #!
$)
% "!
!!
$)
D. PENJELASAN
1. MWA/Rektor/Dekan melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat struktural untuk masing-masing lembaga yang berada dibawah pimpinannya (Rektorat, Dekanat, Ketua Lembaga, Ketua Jurusan, Kaprodi). Koordinasi tersebut menghasilkan Keputusan Rapat Formasi Jabatan Pejabat truktural.
2. MWA/Rektor/Dekan
jabatan dan memberitahukannya pada dosen calon pengisi jabatan dengan melalui Surat Pemberitahuan dan Surat Pengumuman Formasi Jabatan.
3. Dosen calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang disyaratkan (Ijazah, Hasil Tes Kesehatan, dll)
4. Dokumen tersebut diserahkan kepada MWA/Rektor/Dekan, kemudian berdasarkan dokumen tersebut MWA/Rektor/Dekan memutuskan dan mengumumkan calon pejabat struktural yang memenuhi kualifikasi.
5. MWA/Rektor/Dekan kemudian melakukan proses penjaringan pejabat struktural dan menghasilkan Daftar Urut Calon Dua Teratas.
6. Daftar Urut Calon Dua Teratas diserahkan ke Tim yang ditunjuk MWA/Rektor/Dekan untuk melakukan seleksi jabatan struktural dengan interview yang mengahasilkan Rekomendasi Tim. Hasil Rekomendasi Tim tersebut diserahkan ke MWA/Rektor/Dekan
7. MWA/Rektor/Dekan berdasarkan Hasil Rekomendasi Tim memutuskan calon yang dipilih.
8. Kemudian MWA/Rektor/Dekan meminta Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pejabat Struktural.
9. Rektor kemudian melantik pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/ Penempatan
2.4. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Fungsional Pegawai
A. TUJUAN • Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier pegawai PNS/Universitas
setelah berstatus BHMN
B. RINGKASAN KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB
PENJELASAN Dekan cq PD II,
DOKUMEN
- Isinya menjelaskan Memberitahukan/ sosialisasi
- Surat Pemberitahuan
bahwa sudah saatnya kepada pegawai tentang
kepada Pegawai
untuk mengurus waktu kenaikan
- Mengadakan
kenaikan pangkat/ pangkat/golongan
pertemuan individu/
kelompok
golongan, karena itu diharap sesegera mungkin untuk menindaklanjuti
Pegawai Menindaklanjuti
- Jika sistem belum pemberitahuan dengan
- DP3
teraplikasikan secara mengumpulkan dokumen yang
- Dokumen/Sertifikat lain
komputersisasi online, diperlukan
yang diperlukan
(misalnya sertifikat
maka pelaksanaan
dilaksanakan secara Sub Bagian Kepegawaian
pelatihan)
- Dokumen evaluasi
manual
- Jika sudah online, data Menanyakan dan mencari
Fakultas,
kinerja (dari atasan,
bisa langsung di-upload arsip pegawai tentang
rekan kerja dan
bawahan)
dokumen yang harus dikumpulkan Sub Bagian Kepegawaian
- Dilakukan verifikasi awal Fakultas,
- Surat Pengantar untuk
terhadap dokumen yang Melaksanakan verifikasi atas
diajukan melalui Bagian
Kepegawaian
diajukan
dokumen yang diberikan oleh
- Jika belum lengkap, pegawai
Universitas
maka berkas Mengantarkan dokumen ke
dikembalikan kepada Universitas
yang bersangkutan untuk dilengkapi.
Bagian Kepegawaian
- Jika telah lengkap segera Universitas,
- DP3
diajukan ke Bagian Melaksanakan verifikasi atas
- Dokumen/Sertifikat lain
Kepegawaian dokumen yang diberikan oleh
yang diperlukan
Universitas. Sub Bagian Keegawaian
(misalnya sertifikat
pelatihan)
Fakultas.
- Dokumen evaluasi
kinerja (dari atasan, rekan kerja dan bawahan)
PENJELASAN Pembantu / Wakil Rektor yang - Surat Keputusan Rektor - Terkait dengan status,
PENANGGUNG JAWAB
DOKUMEN
bertanggung jawab,
masih terbuka Memutuskan status kenaikan
tentang Status
kemungkinan bagi pangkat/jabatan pegawai
Kenaikan Pangkat
pegawai universitas yang universitas
Pegawai Universitas
hasil evaluasi kinerjanya kurang, maka yang bersangkutan tidak naik pangkat.
Bagian Kepegawaian
- Dilakukan verifikasi ulang Universitas,
- DP3
terhadap dokumen yang Mengantarkan dokumen ke
- Dokumen/Sertifikat lain
yang diperlukan
diajukan
Departemen Pendidikan
(misalnya sertifikat
Nasional
pelatihan) - Dokumen evaluasi kinerja (dari atasan, rekan kerja dan bawahan)
Bagian Kepegawaian
- Mengantarkan Universitas,
- SK Kenaikan Pangkat/
dokumen ke Memonitor dan secara aktif
Golongan
Departemen Pendidikan menanyakan hasil dari proses
Nasional
kenaikan pangkat/ golongan pegawai Bagian Kepegawaian
- Arsip untuk Universitas Universitas,
- SK Kenaikan Pangkat/
- Arsip untuk Fakultas Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke fakultas Sub Bagian Kepegawaian
Golongan
- SK Kenaikan SK Kenaikan - Diterima oleh pegawai Fakultas,
yang bersangkutan Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke dosen yang bersangkutan
Pangkat/ Golongan
C. DIAGRAM ALIR
D. PENJELASAN
1. Dekan melalui PD II melakukan sosialisasi tentang waktu kenaikan pangkat pada pegawai yang akan naik jabatan melalui Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan
2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, pegawai kemudian melengkapi persyaratan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk naik jabatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah DP 3, Dokumen Evaluasi Kinerja, dan dokumen lain yang diperlukan
3. Kemudian pegawai yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut, bagian kepegawaian akan menanyakan dan mencari arsip pegawai tentang dokumen yang harus dikumpulkan kemudian Bagian Kepegawaian Fakultas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen tersebut. Jika tidak lengkap, maka pegawai akan diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses ini berulang terus sampai dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.
4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.
5. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.
6. Untuk kenaikan pangkat pegawai universitas, Rektor akan menerbitkan SK Rektor tentang kenaikan pangkat pegawai universitas
7. Untuk kenaikan pangkat PNS Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan dokumen persyaratan ke Departemen Pendidikan Nasional.
8. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari Depdiknas. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.
9. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan arsip SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan tersebut pada pegawai yang terkait.
2.5. Prosedur Merit Promosi Dan Karir Jabatan Struktural Pegawai
A. TUJUAN • Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural
pegawai PNS/Universitas setelah berstatus BHMN
B. RINGKASAN KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB
PENJELASAN dan WEWENANG
DOKUMEN
Rektorat dan
- Berkaitan dengan jenis Dekanat/Ketua
- Hasil Keputusan Rapat
jabatan yang dibutuhkan Lembaga
tentang formasi jabatan
- Berkaitan dengan target Melaksanakan Rapat
pejabat struktural
kinerja yang diinginkan Koordinasi
- Berkaitan dengan syarat- syarat yang terkait dengan jabatan
Pembantu / Wakil
- Isinya menjelaskan tentang Rektor yang
- Surat Pengumuman
formasi jabatan yang lowong, membidangi SDM,
lowongan formasi jabatan
tupoksi, target kinerja, dan Mengumumkan
struktural
syarat-syarat formasi jabatan lowongan formasi
- Surat Pemberitahuan
kepada calon-calon
tersebut
- Isinya mengundang calon- Universitas Brawijaya
jabatan struktural di
pengisi jabatan
calon, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal, yang dianggap telah memenuhi syarat pada waktu tersebut.
Calon Pejabat
- Harus terkumpul sesuai Struktural yang
- Surat Lamaran
dengan batas waktu yang berminat yang
- Curriculum Vitae
telah ditentukan berminat,
- Program Kerja Diri untuk
jabatan yang ditawarkan
Menyiapkan segala
- Dokumen lain yang
persyaratan yang
disyaratkan (Ijazah, Hasil
dibutuhkan
Tes Kesehatan, dll)
Tim yang ditunjuk oleh - Tes Interview - Anggota tim harus melibatkan Pembantu/Wakil
unsur fakultas yang Rektor bidang SDM
- Tes Kesehatan
membutuhkan pejabat Melaksanakan Tes
- Tes Psikologi
- Tes lain yang dibutuhkan
struktural baru tersebut - Seleksi - Fit & Proper Test
- Pemilihan (ranking)
PENANGGUNG JAWAB
PENJELASAN dan WEWENANG
DOKUMEN
Baperjakat atau bidang - Surat Keputusan tentang Berisi kontrak kinerja selama sejenis di level
periode tertentu untuk universitas bekerja
Pejabat Struktural yang
memenuhi target kinerja yang sama dengan
Dipilih
telah disepakati pada saat Dekanat/Ketua
- Kontrak kinerja
seleksi jabatan strktural Lembaga dimana
dilakukan
penempatan pejabat struktural itu akan bertugas Rektor
- SK Pengangkatan/
Setelah dilantik, maka pejabat
Penempatan
terpilih harus melaksanakan tugas / jabatan yang dipangkunya.
C. DIAGRAM ALIR
D. PENJELASAN
1. Rektorat/Dekanat/Ketua Lembaga melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat struktural untuk masing-masing lembaga yang berada dibawah pimpinannya. Koordinasi tersebut menghasilkan Keputusan Rapat Formasi Jabatan Pejabat truktural.
2. PR/WR kemuidian mengumumkan formasi jabatan dan memberitahukannya pada pegawai calon pengisi jabatan melalui Surat Pemberitahuan dan Surat Pengumuman Formasi Jabatan.
3. Pegawai calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae, Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang disyaratkan (Ijazah, Hasil Tes Kesehatan, dll)
4. Dokumen tersebut diserahkan kepada tim yang ditunjuk oleh PR?WR yang membidangi SDM, kemudian tim tersebut melakukan seleksi terhadap pegawai yang bersangkutan. Seleksinya berupa tes tes interview, tes kesehatan, tes psikologi dan tes lain yang dibutuhkan. Hasil seleksi tersebut diserahkan kepada Baperjakat atau bidang sejenis di level universitas bekerja sama dengan Dekanat/Ketua Lembaga dimana penempatan pejabat struktural itu akan bertugas.
5. Baperjakat kemudian membuat Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pejabat Struktural.
6. Berdasarkan Kontrak Kinerja dan SK Pejabat Struktural, Rektor kemudian melantik pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/ Penempatan