Kata Pengantar dari Rektor
KATA PENGANTAR
Kata Pengantar dari Rektor
Pelayanan prima merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua organisasi termasuk UB. UB sepenuhnya sadar bahwa perbaikan terus-menerus atas kualitas layanan sebagai wujud pelayanan prima perlu dilakukan untuk dapat bersaing baik dalam tingkat nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut telah mendorong UB untuk mengambil langkah-langkah strategis dalam mewujudkan pelayanan prima. Salah satu langkah strategis tersebut yang telah dilakukan oleh UB adalah penyusunan Manual Prosedur (MP) atau Standar Operating Procedur (SOP). SOP ini merupakan juga wujud bahwa UB merupakan organisasi yang sangat mementingkan pengendalian mutu atas kegiatan organisasi.
SOP ini merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang berisi pedoman pekerjaan dalam tiap bidang yaitu bidang layanan akademik, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan keuangan. Dengan adanya SOP ini diharapkan setiap kegiatan dapat dilakukan secara konsisten dalam pencapaian efisiensi dan efektivitas kegiatan. Selain itu SOP ini merupakan sarana komunikasi pekerjaan yang dapat digunakan sebagai pelatihan bagi para pegawai utamanya pegawai baru. SOP ini memungkinkan pula dilakukannya audit kegiatan dan juga sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi perubahan sistem.
Oleh karena itu, perbaikan SOP terus menerus dilakukan UB seiring dengan perubahan yang mempengaruhi UB. Dokumen SOP ini merupakan perbaikan dari SOP yang telah dimiliki oleh UB sebelumnya. UB saat ini sedang dalam proses otonomi yang tentunya membutuhkan SOP baru yang sesuai dengan perubahan tersebut.
Akhirnya, Saya berharap SOP yang disempurnakan ini benar-benar dapat diimplementasikan secara baik, sehingga UB dapat menjadi organisasi yang efisien dan efektif. Saya sadar sepenuhnya bahwa tanpa dukungan dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat maka SOP ini tidak mungkin dapat dilaksanakan dengan baik. Oleh karena itu, kesadaran tentang pentingnya dan kebutuhan akan SOP ini kiranya harus dimiliki oleh semua pihak di lingkungan UB.
Malang, 3 Februari 2008
Rektor UB
Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito NIP. 130 704 136
BAB I. BIDANG AKADEMIK
1) Prosedur Penyusunan Kalender Akademik
A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Penyusunan Kelender Akademik Ukuran Keberhasilan
Terwujudnya Kalender Akademik
Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK Rektor tentang Kalender Akademik
Pihak yang terlibat
1. Pembantu Rektor I
2. Pembantu Dekan I Fakultas
3. Kepala BAAK
4. Kepala Bagian Pendidikan
5. Kepala Bagian Kemahasiswaan
6. Kasubbag. Registrasi dan Statistik
7. Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi
8. Kasubbag. Sarana Akademik
9. Fakultas
10. Program Pascasarjana
Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2006/2007
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan Program Pascasarjana
No Penjelasan
Output
1 Menyusun draft kalender akademik mengacu pada Draft kalender akademik kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun berjalan
2 Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan Asupan draf Kalender universitas untuk mendapatkan asupan Akademik dari pimpinan universitas
3 Memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan Draft kalender akademik masukan dari pimpinan universitas
4 Mengirim draft kalender akademik ke Bagian Asupan draft Kalender Kemahasiswaan
Akademik dari Bagian Kemahasiswaan
5 Mengirim draft kalender akademik ke fakultas/ Asupan draf Kalender pascasarjana untuk mendapatkan masukan
Akademik dari Fakultas/PPs
6 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan Finalisasi draft Kalender
No Penjelasan
Output
kalender akademik
Akademik
7 Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari Persetujuan Kalender Pembantu Rektor I
Akademik
8 Penandatanganan SK Rektor tentang Kalender Tanda tangan Rektor Akademik
9 Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik Kalender Akademik Fakultas/PPs, lembaga terkait
B. DIAGRAM ALIR
C. PENJELASAN
1. BAAK menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu
dan almanak tahun berjalan
2. BAAK mengirimkan draft kalender akademik ke pimpinan universitas untuk
mendapatkan asupan.
3. BAAK memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan
universitas Mengirim draft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan.
4. BAAK mengirim draft kalender akademik ke fakultas/ pascasarjana untuk mendapatkan
masukan.
5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan
kalender akademik
6. Draft kalender diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf draf kalender
akademik dari Pembantu Rektor I.
7. Setelah disetujui PR I, Rektor menandatanganani SK Rektor tentang Kalender Akademik
8. Kemudian SK Rektor tentang Kalender Akademik Fakultas/PPs, didistribusikan
kelembaga terkait.
D. LAMPIRAN
1. Contoh Draft Kalender Akademik, tahun akademik 2007/2008:
) " * &% % % " ! + &%* , ' ( ,!-! , &( !& (! *! &%
" !& '(
! /# 0 %% ! ! ' *% (! % , 1
!- ,! , $!. ) ( *
* &, &
!- ,! , $!. ) #% &( !&
%%
*(
&( !&
& !- ,! , $!. )
2)
(! '& (
'% %,
3 ( 4% (
#%
5 !,
0 (!(!&
,! *6
7 #% 3888
0 (!(!&
! !6
5 '% %,
0 ,!(
'%"*!& ( ,!
97 7 0 &
!- ,! , $!. ) 6
38 3889 !, ,! (
'% %, (!&"%( '%"*!& ( ,!
!- ,! , $!. ) 6
5 0( 0 )%,%
9 '% %,
(!& , '%"*!& ( ,!
% !&%*% 0 (!(!&
! ! ( 0 !* ! ; ,!* * . # ,!,$ 6
7 '% %,
(!& , '%"*!& ( ,!
!- ,! , $!. )
))
'&
0 *(
&( !&
!- ,! ,
$!. )
#% &( !&
2," !
& '% %, ! ! (! % & ," ! 1% , *% %# % ! ' * &, &( !& (! !- ,! , $!. ) 6
'(* '!
(% '% %, ! ! " * &% , . & * (! '& ( & (! ( & ' " !& , ' *% ) ' "!* ( & & *! % ( * '
/! '& (!
0(
0+/
!%!
0 35 :357
5&"C: ' " 7 33 , &#! 0 %%
9C5/, "
C 39 %!
B &%* , 39 , &#! - *% ,! " # ,!*
9B"%!
, ? .!* 7 3B"%!
-- 3 /+
%!C3B"%! <
%!C3B"%! 5 %*! #
/! %& , * # D% $!,%( !- ,! , ' %#! >3 3 @
3: /!&* ' ! '!
5 /!&* ' ! '!
9 < " ) %*!, # ,!,$ >< @ !(
0 (!(!& & !* ) # F 7 *) '! ( # ,!,$ >0 &
>004< @ & !* ) # F 2 0 !*!# $ ' , &
!- ,! ,
%!
F & ,! *
%!
5 *) '! ( !& & ,! *
%!
0+/
!%!
0 35
: 357
2. Contoh Surat Pengantar Draft Kalender Akademik
3 < '!
'( # 30 / & B &%* , /! & % 0
!- ,! , $!. ) *
/ !!& !, ' !& (+ *( &( !& #% & ( !& % %& (! * # ( (!" ! ,%& %') '%
# ,!,$ ' *! * "
.!& , '!
& ! ' !( & ( ' " !&
,'#!(&.,
) " !& & ! %1 '&
GGGGGGGGG
"%, 3 & >" !*'
B &%* ,
3. Undangan Rapat Kalender Akademik
''($&%) * '! & !, ' !& ( + & * ( &( !& )
! ' ! )1
# '& & # (!
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
"%, # & >, " !*'
4. Surat Pengantar Pendistribusian Kalender Akademik
" !& ( (! %,& & ' ( 1!-! , & ( !& & ! (! *! &%
!, ,! ( ! !, ,! % '%
&( !& " !& " %'
1% ' (
,'#!(&.,
) " !& & ! %1 '&
"%, 1. & >, " !*'
2) Prosedur Pedoman Pendidikan
A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Penyusunan Pedoman Pendidikan Ukuran Keberhasilan
Terwujudnya Pedoman Pendidikan
Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan
Pihak yang terlibat
1. Pembantu Rektor I
2. Pembantu Dekan I Fakultas
3. Sekretaris Direktur Pascasarjana
4. Kepala BAAK
5. Kepala Bagian Pendidikan
6. Kepala Perpustakaan Pusat
7. Kepala UPT MKU
8. Kepala UPT Pusat Komputer
9. Kepala UPT Bidang Studi Bahasa
10. Kasubbag. Registrasi dan Statistik
11. Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi
Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya TA 2006/2007
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan Program Pascasarjana
1 Menyusun draft Pedoman Pendidikan mengacu pada Draft Pedoman Pendidikan Pedoman Pendidikan tahun lalu
2 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke pimpinan Asupan draft Pedoman universitas untuk mendapatkan asupan Pendidikan dari pimpinan universitas
3 Memperbaiki draft Pedoman Pendidikan berdasarkan Draft Pedoman Pendidikan masukan dari pimpinan universitas
4 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke fakultas, Asupan draft Pedoman pascasarjana, Perpustakaan, UPT MKU, UPT Pusat
Pendidikan dari Fakultas, Komputer dan UPT Bidang Studi Bahasa untuk
pascasarjana, Perpustakaan, mendapatkan masukan
UPT MKU, UPT Puskom dan UPT Bahasa
5 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan Finalisasi draft Pedoman Pedoman Pendidikan
Pendidikan
6 Persetujuan/paraf draft Pedoman Pendidikan dari Persetujuan Pedoman Pembantu Rektor I
Pendidikan
7 Penandatanganan SK Rektor tentang Pedoman Tanda tangan Rektor Pendidikan
8 Pendistribusian SK Rektor tentang Pedoman Pedoman Pendidikan Pendidikan Fakultas/PPs, lembaga terkait
B. DIAGRAM ALIR
C. PENJELASAN
1. BAAK menyusun draft pedoman pendidikan mengacu pada pedoman pendidikan tahun lalu.
2. BAAK mengirimkan draft pedoman pendidikan ke pimpinan universitas untuk mendapatkan asupan.
3. BAAK memperbaiki draft pedoman pendidikan berdasarkan masukan dari pimpinan universitas Mengirim draft pedoman pendidikan ke Bagian Kemahasiswaan.
4. BAAK mengirim draft pedoman pendidikan ke fakultas/ pascasarjana untuk mendapatkan masukan.
5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan pedoman pendidikan
6. Draft kalender kemudian diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf pedoman pendidikan dari Pembantu Rektor I
7. Setelah disetujui PR I Rektor kemudian menandatanganani SK Rektor tentang pedoman pendidikan
8. Kemudian SK Rektor tentang Kalender Akademik Fakultas/PPs, didistribusikan lembaga terkait
D. LAMPIRAN
1. Contoh Draft Pedoman Pendidikan Tahun Akademik 2007/2008
' (!(!& ! ! (! % (! ' ( ' (!(!& + &%* ,6
" *% (! %, ( * '(
' '% %, ! ! " * &% , . &
& (! ( & ' " !& , ' *% ) ' "!* ( & & *! % ( * '
* (! '& (
/! '& (!
2. Contoh Surat Pengantar Draft Pedoman Pendidikan
3 < '!
'( # 30 / & B &%* , /! & % 0
5 %0( : ' * 0 '%, &
/! <! &% !- ,! , $!. ) *
/ !!& !, ' !& (+0(
% %& (! * # ( (!" ! ,%& %') '%
.!& , '! * , "% !( & & ! !
# ,!,$ ' *! * "
' !( & ( ' " !&
,'#!(&.,
) " !& & ! %1 '&
GGGGGGGG
"%, 3 & >" !*'
B &%* ,
3. Undangan Rapat Pedoman Pendidikan
''($&%) * '! & !, ' !& ( + 0 (
! ' ! )1
# '& & # (!
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
"%, # & >, " !*'
4. Surat Pengantar Pendistribusian Pedoman Pendidikan
" !& ( (! %,& & ' ( 1!-! , & ( !& & ! (! *! &%
(!' % %&& "! # ,!,$
!- ,! , $!. )
1% ' ( 0 ( 0 (!(!&
,%& (+ (! !- ,! , $!. ) 0 (
!- ,! , $!. ) , ,% ! (
&( !& # %, 1% ' ( &
/ !&! ,'#! (&.,
) " !& & ! %1 '&
"%, 3 & >, " !*'
3) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Ujian Tulis
A. DESKRIPSI SINGKAT.
• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB
yaity penerimaan mahasiswa baru program Diploma, program sarjana. • Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor
• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.
B. ISTILAH • SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah
• SPKIns adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Instansi • SPKD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Daerah • SPMK adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Minat dan Kemampuan • SPMD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Diploma • SAP adalah ujian masuk melalui Seleksi Alih Program
C. REFERENSI • Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi; • Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan
Rektor Universitas Brawijaya; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi
dan tata Kerja Universitas Brawijaya; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta
Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya
• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya
D. PERSIAPAN
• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada
semester Ganjil dimulai sekitar bulan April • Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender
Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor
• Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari
Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK.
E. PELAKSANAAN • Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk. • Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan
mahasiswa baru • Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan
lembaga terkait. • Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)
• Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah • Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM) • Menyusun dan mencetak materi ujian masuk • Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh PUSKOM • Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru. • Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru • Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan
F. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Ukuran Keberhasilan
Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru Ruang Lingkup
Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan penerimaan mahasiswa baru
Pihak yang terlibat
1. Pembantu Rektor Rektor I
2. Kepala BAAK
3. Kepala BAUK
4. Kepala UPT Puskom
5. Direktur UPPTI
6. Kabag Umum dan Perlengkapan
7. Kasubbag Registrasi
8. Kasubbag Keuangan
9. Fakultas
Acuan
1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;
4. Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;
5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;
6. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.
7. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya
8. SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
No Penjelasan
Output
1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia Susunan Panitia Seleksi ujian masuk.
Mahasiswa Baru
2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal Jadwal dan kriteria dan kriteria penerimaan mahasiswa baru
penerimaan mahasiswa baru
3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open Promosi penerimaan house, bekerja sama dengan lembaga terkait.
mahasiswa baru
4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran
5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan
Data peminat
pemerintah daerah
6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Data peserta ujian masuk Komputer (PUSKOM)
7 Menyusun dan mencetak materi ujian masuk Soal dan blanko lembar jawaban (scanable)
8 Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh Daftar nilai peserta ujian PUSKOM
masuk
9 Mengadakan rapat penetapan penerimaan Penetapan calon mahasiswa mahasiswa baru.
baru
10 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Pengumuman Hasil Ujian Mahasiswa Baru
Masuk Mahasiswa Baru
11 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan Laporan panitia ujian masuk laporan kegiatan
G. DIAGRAM ALIR:
H. PENJELASAN:
1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.
2. Panitia ujian masuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru.
3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait.
4. Panitia mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable).
5. Panitia menyerahkan formulir pendaftaran ke sekolah, instansi dan pemerintah daerah.
6. Formulir pendaftaran yang diterima kembali dari sekolah, instansi dan pemerintah
diserahkan Pusat Komputer (PUSKOM) untuk diproses menjadi daftar peserta ujian masuk kemudian diserahkan ke panitia ujian masuk (BAAK).
7. Panitia ujian masuk kemudian menyusun dan mencetak materi ujian masuk kemudian mengadakan tes.
8. Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) kemudian oleh panitian diserahkan ke PUSKOM untuk diolah menjadi Daftar Nilai Peserta Ujian.
9. Daftar Nilai Peserta Ujian diserahkan pada panitia ujian masuk(BAAK) kemudian panitia ujian masuk(BAAK) mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.
10. Panitia(BAAK) menyampaikan hasil penetapan penerimaan pada rektor untuk meminta SK Rektor tentang penerimaan mahasiswa.
11. Panitia memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website UB sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.
12. Terakhir, panitia mengadakan rapat evaluasi dan laporan kegiatan
I. LAMPIRAN
1. Surat Tugas Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
0!!"%, 3 ' ,! '& ' * &,
'& # ,!* , * &,! (! &,%( , 1 ". & !+ " ( , & &!!) (! '& *# & , %,%* / & B &%* , ( 0!!6
5 * ' & # ,!* , * &,! & ' ( & !)' ,! * , * &,! , "% (!" " & ' (
!- ,! , $!. )
* (! '&
/ !&! % % , ! ! (!" !& % %& ( ' (!* &, & , " !&4" !& )
/! '&
"%, # 3 0 0 " % & 6 0 / & B &%* ,6 5 0
.. 2 ' 3%' '$%//4
(! B &%* , 3 B &%* , ;%&% B &%* , * % ( ! !, ,! 5 B &%* , &
! : B &%* , 0
! 9 B &%* , & !& 7 B &%* , 0
& B &%* , (&
2 B &%* , 0 !& 8 B &%* , 0 3 B &%* , & 0
2. Contoh Undangan Rapat Persiapan
GGGG
< '! 3 >, %@ " & , 0 !# *
'( # > * '! @ , ,% ! %
& (!* &, &'( ;!
# '& & # (!
%( (* '
1 0 ,! ' 0 !
! ' ! )1
# '& & # (!
''($&%)
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
"%, # & >, " !*' @
3. Contoh Undangan Rapat Penentuan
GGGG
< '! 3 >, %@ " & , 0 !# *
/! <! &% !- ,! , $!. ) *
# '& & # (!
%( (* '
& (!* &, &'(
GGGGG
! ' ! )1
# '& & # (!
''($&%)
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
& >, " !*'
4. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKS
;! GGGGGG * GGGGGGG &% GGGGGGGG '
,! 4 ,! 3* " 5 ) #& : * " ' ,+ #! 4'% !# %&% 5H:1 : ) #&
9 ) #& ,*!' .! "%& ! !1! ' # ,!*
7 ) #& 1 ')
) #& "%& ! ' ")
*'
2 "$ !'7
8 " $ ' ,!* 3 ")
* '!
(+ & '! ) , " ) & : * " 35 ! ) 0 (!(!& )
3 ) #& %& ! ' ")
!( & ( ' (! !& & " *! & 1% *! .!& (! ! (! 0 !- ,! ,
"! ) ( ! !, ,! , " , 9I (
$!. ) ( ' (! *!#& (
(!& & '
1 ') & % , 0
, "% (! ' % (% & (! ! , " !1*
*, ' '%
!- ,! , $!. )
5. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKIns
,! 4 ,! 3* " 5 ) #& : * " ' ,+ #! 4'% !# %&% 5H:1 : ) #&
9 ) #& ,*!' .! "%& ! !1! ' # ,!*
7 ) #& 1 ')
) #& "%& ! ' ")
*'
!'7
8 " $ ' ,!* 3 ")
* '!
(+ & '! ) , " ) & : * " 35 ! ) 0 (!(!& )
3 ) #& %& ! ' ")
!( & ( ' (! !& & " *! & 1% *! .!& (! ! (! 0 !- ,! ,
"! ) ( ! !, ,! , " , 9I (
$!. ) ( ' (! *!#& (
(!& & '
1 ') & % , 0
, "% (! ' % (% & (! ! , " !1*
' '%
!- ,! , $!. )
6. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPMK
* $% ' $$ 1# # $%%& '%&%* 2 , ( 39
" ) #& : > '@* "',+ #! 4'% !# %&% 5H: 1 1 ) #&
) #& ,*!' .! "%& ! ! 1! ' # ,!* ) # ( !"% ,! 4 ,! 3* " >=@ + ) #& F ')
!&% ! & ! ,'!'( " * (! " $ # ! !
%, %, 7 4 B &%* , ,! 4
3 ",( '! (
5 %, %, 7 <'
.% ( F *
5,(7 7 C B &%* , ,! 4
5 0 C %, %,
B &%* , ,! 4
",( '!
" !' # ,!,$ " % )
% (% & (! ! , " ! # ,!,$ " % 43 !- ,! , $!. ) #% &( !&
!- ,! ,
" *% .*,(' (! )& &
* 793:9 *' > 5:3@ 9 9 9: % 993733 0 , $ 33 ( 332
7. Contoh Brosur Penerimaan Mahasiswa Baru
3 !'', %.! ( '
5 0 %(! ) (! $ & "!, (!*!# ' ( " * "! ) ' (!(!& 4)
0 ( ' (!*!# ' ( "*!) 0 (!(!&
* * 793:9 *' > 5:3@ 9 9 9: 9 92 8 9 9239 ( 993733 0,$ 33 ( 332 B H > 5:3@ 979: ( 9 9235 #' $$$ " $!. ) 1 !( 4 !* " &K" $!. ) 1 !( " &%"K !* 1
4) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Non Ujian Tulis
A. DESKRIPSI SINGKAT.
• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB
yaity penerimaan mahasiswa baru program sarjana. • Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor
• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.
B. ISTILAH • PSB adalah seleksi masuk melalui Penjaringan Siswa Berprestasi;
• SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah;
C. REFERENSI
• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi; • Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan
Rektor Universitas Brawijaya; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi
dan tata Kerja Universitas Brawijaya; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta
Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya
• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya
D. PERSIAPAN
• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada
semester Ganjil dimulai sekitar bulan Januari • Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender
Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor • Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari
Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK.
E. PELAKSANAAN • Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia.
• Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan
mahasiswa baru • Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan
lembaga terkait. • Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)
• Mengirim formulir melalui sekolah, • Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM) • Mengolah Nilairaport siswa (lembar Isian komputer) oleh PUSKOM • Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru. • Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru • Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan
F. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Ukuran Keberhasilan
Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru Ruang Lingkup
Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan penerimaan mahasiswa baru
Pihak yang terlibat
1. Pembantu Rektor Rektor I
2. Kepala BAAK
3. Kepala BAUK
4. Kepala UPT Puskom
5. Direktur UPPTI
6. Kabag Umum dan Perlengkapan
7. Kasubbag Registrasi
8. Kasubbag Keuangan
9. Fakultas
Acuan
1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;
4. Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;
5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;
6. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.
7. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan 7. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan
8. SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
No Penjelasan
Output
1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun Susunan Panitia Seleksi panitia.
Mahasiswa Baru
2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal Jadwal dan kriteria dan kriteria penerimaan mahasiswa baru
penerimaan mahasiswa baru
3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open Promosi penerimaan house, bekerja sama dengan lembaga terkait.
mahasiswa baru
4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran
5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan
Data peminat
pemerintah daerah
6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat
Data peserta
Komputer (PUSKOM)
7 Mengolah Nilai raport siswa (lembar isian komputer) Daftar nilai peserta oleh PUSKOM
8 Mengadakan rapat penetapan penerimaan Penetapan calon mahasiswa mahasiswa baru.
baru
9 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Pengumuman Hasil Ujian Mahasiswa Baru
Masuk Mahasiswa Baru
10 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan Laporan panitia ujian masuk laporan kegiatan
G. DIAGRAM ALIR
H. PENJELASAN
1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia seleksi penerimaan mahasiswa baru.
2. Panitia yang dibentuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru
3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait.
4. Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)
5. Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah
6. Formulir pendaftaran dari pendaftar diserahkan ke PUSKOM untuk diproses
7. PUSKOM mengolah nilai raport siswa (lembar isian komputer).
8. PUSKOM menyerahkan daftar peserta dan nilai peserta kepada panitia(BAAK) kemudian BAAK mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.
9. Setelah penerimaan mahasiswa baru ditetapkan Rektor menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru
10. Panitia kemudian memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website UB sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.
11. Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan
I. LAMPIRAN
1. Contoh Surat Tugas
0!!"%, 3 ' ,! '& ' * &,
'& # ,!* , * &,! (! &,%( , 1 ". & !+ " ( , & &!!) (! '& *# & , %,%* / & B &%* , ( 0!!6
5 * ' & # ,!* , * &,! & ' ( & !)' ,! * , * &,! , "% (!" " & ' (
!- ,! , $!. )
* (! '&
/ !&! % % , ! ! (!" !& % %& ( ' (!* &, & , " !&4" !& )
/! '&
"%, # 3 0 0 " % & 6 0 / & B &%* ,6 5 0
2. Surat Tugas Rektor Universitas Brawijaya
• (! B &%* , 35 B &%* , ;%&% 3: B &%* , * % ( ! !, ,! 39 B &%* , &
! 37 B &%* , 0
! 3 B &%* , & !& 32 B &%* , 0
& 38 B &%* , (& B &%* , 0 !& 3 B &%* , 0 B &%* , &0
3. Contoh Undangan Rapat Persiapan
GGGG
< '! 3 >, %@ " & , 0 !# *
'( # > * '! @ , ,% ! %
& (!* &, &'( ;!
# '& & # (!
%( (* '
1 0 ,! ' 0 !
% GG
! ' ! )1
# '& & # (!
''($&%)
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
"%, # & >, " !*' @
4. Contoh Undangan Rapat Penentuan
GGGG
< '! 3 >, %@ " & , 0 !# *
!- ,! , $!. ) *
# '& & # (!
%( (* '
& (!* &, &'(
! ' ! )1
# '& & # (!
''($&%)
,'#!(&.,
) " !& & !, ' !&
& >, " !*'
5. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur PSB
,! 4 ,! 3* " : ) #& : * " ' ,+ #! 4'% !# %&% 5H:1 9 ) #& ,% ' " ! #% (! ! 0 7 ) #& ,*!' .! "%& ! !1! ' # ,!*
) #& 1 ')
2 ) #& "%& ! ' ")
*'
* '!
*:,( %! 33 ) #& %& ! ' ")
(+ & '! ) , " ) & : * " ' "!* )
, "% (! ' % (% & (! ! , " !1*
' '%
!- ,! , $!. )
* 9 ' !* &
6. Contoh Pengumuman Hasil Seleksi Ujian Masuk Jalur SPKS
,! 4 ,! 3* " : ) #& : * " ' ,+ #! 4'% !# %&% 5H:1 9 ) #& ,% ' " ! #% (! ! 7 ) #& ,*!' .! "%& ! !1! ' # ,!*
* # (!, & !( & ( ' (! !& & " *! & 1% *! .!& (! ! (! 0 !- ,! , $!. ) ( ' (! *!#& (
"! ) ( ! !, ,! , " , 9I (
(!& &'
1 ') & % , 0
, "% (! ' % (% & (! ! , " !1*
*, ' '%
!- ,! , $!. )
7. Contoh Brosur penerimaan mahasiswa baru *
%, *! '%*%# !"% %'! #@ ' ' , "! ) , "% (!, &
< '! " %' + & '! >(!* *!,!
, '!&*,5 , >
'* & * #@ ' & * , 3
!+!& ' , ,!
*!) (!' *%& ( (!* *!,!
!, ,! ! (%& ,! 4 ,! -)) +
'* &*#( , " *% '(+
0 %% ' !
* *%! ' , & ' (
; ,!* , * &,! !( & ( ' (!
0 !* ! % %& ' , ,! & ( !& ! ! (!* &%&
* *%! #')&!
%& .% * # &,! * % !( ) ( ' (! !
# ( ' % % , & * # (! &,%(& % %&
* *%! 0 !! ! ! ' !* !
*!'% !
*!'% ! ' , ,! & ( !& > ' @ (
0,$ 33 ( 332 B H > 5:3@979: ( 9 9235 # ' $$$ " $!. ) 1 !( 4 !* " &K" $!. ) 1 !(
* 793:9 *' > 5:3@993733 9 9
!* ! ( * ' B &%* ,
>LL@
!* ! ( * ' B &%* ,
0 ,)
% %, 0 %(!
!* !
% %,
% %,
4 !* ! 0<
>LL@
!! * 20 *% ,! *
7 7 9 80 ** % ,! ! ** %
,! * !
0 #,
% !& ,!
0 #,
7 7 9 33 0
; !&%* %
30 0 !
7 7 9 35 0
** %
*%;
( 0 ) &!
% "%#
3: 0 !
,! * &
39 0 !
0 )%*%# (
% !& ,! 0
37 0 !
0 %*!
** % (
&*!
(%, ! 0
0 (%&,!
% !,! (
,&
&*! ; ,!*
32 & !&
7 38 & !&
& !& !'!*
0 & !& !'!*
7 9 & !&
& !& ,!
0 & !& ,!
& !& * &
0 & !& <!, !&
( *&
<!# 3 & !&
& !& 0
0 & !& !'!*
7 9 "*
& !&
,! & %
0 & !&
,! & %
5 & !&
0 1 !* ) #
: & !&
0 7 7 9 (&
& !& (%, !
0 <!# 7 7 (&
0 (!(!& / &
** % ' $
7 "* 9
,#
0< M 0*. <!) %& >LL@ ', ,
B!,!& 4 %& B &%* , & !& ! ! * ( B &%* , (&
5!*!4 %& B &%* , & !& ! ! * 7 ( B &%* , (&
: !!4 %& B &%* , & !& ! ! * 7 ( B &%* , (&
00 < 4< <; B <
0B0
B ,!*! ,
' ' ; 39 4 3 4 9 4 3 4 : 29
0 )%*%# A 9 4 39 4 5 4 39 4 33 4 7 73 4 % !& ,! 0 !
& !& !'!*
438 4 ' $
?!J! ,#
!*! 39 4 39 4 5 4 35 4 9 :5 4 B!,!&
, ,% ! ( ' , %(! ) > *!# "*5 @ ( % %& , , , * .% ) " * &% 00 0 ' ,! *) (! '& " ( , & &
3 >'
@ (! '& ,
'% %> *!# "*: @ >=@ ! ) 0B0 0 0 ( ! ) * ! 4* ! (!" ) & 3 >, %@ & *! ! ) < ! 4* !
0 '%, &
4 39 4 0 )%*%# A
& !& !'!*
4 39 4 0 1 !* ) # A
4 39 4 *% ' $
4 39 4 ?!J! ,#
4 39 4 B!,!&
4 3 4 *%
,! * !
" , 00 , ( 3
% !& ,!
" , 00 , ( :
!,
" , 00 , ( 3
5) Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan
A. DESKRIPSI SINGKAT
• Mahasiswa pindahan adalah kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya dari Universitas Negeri atau Universitas Luar Negeri yang telah mendapat akreditasi dari
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional pada fakultas/jurusan/program studi yang sama atau sejenis.
B. ISTILAH
• Akreditasi adalah pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat
pembakuan atau syarat tertentu.
C. REFERENSI
• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi
dan tata Kerja Universitas Brawijaya; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta
Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Kalender Akademik;
• SK Rektor No.: peraturan kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya • SK Rektor No................... tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas
Brawijaya • SK Rektor No................... tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya
D. PERSIAPAN • Siapkan data Program Studi/Jurusan yang ada di Universitas Brawijaya
E. PELAKSANAAN
• Permohonan calon mahasiswa pindahan yang tidak memenuhi ketentuan dan syarat
yang telah ditentukan diberi surat jawaban penolakan oleh rektor; • Surat permohonan calon mahasiswa pindahan yang memenuhi syarat dan ketentuan
diteruskan ke Dekan Fakultas/Program yang di inginkan untuk mendapatkan pertimbangan (ditindak lanjuti);
• Berdasarkan keputusan pimpinan fakultas/program proses surat keputusan
diterima/ditolak atas permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor.
F. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan Ukuran Keberhasilan
Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Pindahan Ruang Lingkup
Mulai dari proses penerimaan mahasiswa pindahan sampai yang bersangkutan melaksanakan registrasi administrasi
Pihak yang terlibat
1. Rektor
2. Pembantu Rektor I
6. Subag. Registrasi
7. Subag. Keuangan
8. Fakultas/Program
Acuan • Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60
tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor:
0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;
• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor: 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;
• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor: 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Kalender Akademik; • SK Rektor peraturan kepindahan mahasiswa ke
Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa
Baru Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya
Penanggung jawab utama
Rektor
Dokumen yang digunakan SK Rektor No. 263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan mahasiswa Universitas Brawijaya
1 Mahasiswa yang dapat mengajukan permohonan Surat permohonan pindah pindah ke Universitas Brawijaya adalah telah
kuliah yang dilampiri surat mengikuti kuliah secara terus menerus sekurang-
keterangan dan riwayat kurangnya untuk D3 2 atau 3 semester dan S1 4 atau akademik dari perguruan
6 semester dan berasal dari perguruan tinggi negeri. tinggi asal yang bersangkutan
2 Surat Permohonan calon mahasiswa pindahan yang Pertimbangan Fakultas/PPs memenuhi syarat dan ketentuan diteruskan ke
berdasarkan riwayat
No
Output Pimpinan Fakultas/PPs untuk mendapat persetujuan akademik dan ketersediaan
Penjelasan
secara administrasi dan akademis.
tempat
3 Berdasarkan keputusan Pimpinan Fakultas/PPs, Persetujuan/Penolakan proses surat keputusan diterima/ditolak atas
pindah kuliah
permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor
G. DIAGRAM ALIR
H. PENJELASAN
1. BAAK menerima surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari
universitas asal mahasiswa yang akan pindah
2. Jika BAAK tidak setuju, maka BAAK akan langsung memberitahukan pada mahasiswa yang bersangkutan. Tapi jika setuju, surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah diserahkan pada Fakultas.
3. Fakultas kemudian mempertimbangkan pengajuan pindah mahasiswa tersebut. Kemudian fakultas membuat surat persetujuan atau penolakan pindah yang ditandatangani oleh rektor.
4. Surat keterangan, surat pengajuan pindah, riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah dan surat persetujua atau penolakan pindah kemudian diserahkan pada BAAK
I. LAMPIRAN
1. Surat permohonan tanggapan kepada pimpinan Fakultas/PPs
< '! 3 >, %@ " ( * 0 !# *
'( #/& B &%* , GGGG !- ,! , $!. ) *
) ", &% '! ( # , %(! & B &%* , ;%&%
!- ,! ,
" > 1 '! ,%
* '! @ # '!"
!- ,! , $!. )
" !"# 1% % %& '! ( # , %(! &
!- ,! , $!. ) # %,
!&% ! ' (!(!& ,1
% '%*&
/ !&! ,'#!(&.,
)& !, ' !&
0 " % & '* ! ( ! !, ,! &( !& (
2. Surat Penolakan Pindah Kuliah
,'#! )& !, ' !&
! & ,!#
.9/ * / /
8 1 #" .4 )
0 35 2 8 99
8# 0 "/ 2 / & + &%* , &
! !" $
3. Surat Persetujuan Pindah Kuliah
)/ %73%(A<%%</ * .% ) # ' %(
%(!( ) 0 ! ' ( B &%* ,
,'#! )& ! %1 '&
3 # / & B & 0 !&
B & 0 !&
5( ,%"" 0 (!(!& B & 0 !&
4. SYARAT DAN KETENTUAN PINDAH STUDI KE UB /!
) ( ' (! ! ," ! # ,!,$ '! ( # (*#
! 6 • # ,!,$ '! ( # ) (! ! (! !- ,! , $!. )
*, ) &% (! %.%& &'( & !- ,! , $!. ) (
"%, & ' ( / & B &%* , 0
# %, (!* '! !
(!' *#(!0 %%
- % '! ( # ( ! ' %% ! ! , *6 - 0 , %.%
!( & ' # * &%& ' *
' % ' %% ! !,*
$!. ) ' *! * " 3 >, %@ "%* , " *% &%*! # #% & ( !& " % >, ,
!- ,! ,
• 0 # '! ( # !( & & (!' ! " & ' "!* " , $ & % , ' ! , "% ' ( "% ! 3 >, %@ (!* ' %!
6) Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru
A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru Ukuran Keberhasilan
Terbitnya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru Ruang Lingkup
Mulai dari registrasi mahasiswa sampai diterbitkannya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru
Pihak yang terlibat
1. Pembantu Rektor I
2. BAAK
3. Bagian Pendidikan
4. Bagian Keuangan
9. Perpustakaan Pusat
10. Calon Mahasiswa baru
Acuan
1. SK Rektor No. 095/SK/2006 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2006/2007
2. Surat Tugas Rektor tentang Panitia Pelaksana Daftar
Ulang Mahasiswa Baru
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya
1. Mahasiswa baru membayar biaya pendidikan ke Bukti Pembayaran Biaya Bank yang ditunjuk
Pendidikan
2. Calon mahasiswa baru yang ditrima di eksakta ke Surat keterangan sehat dan Poliklinik Universitas Brawijaya
buta warna/tidak
3. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dan Kartu Test Kartu Tanda Mahasiswa serta persyaratan daftar ulang dibawa ke fakultas
(KTM) sementara
4. KTM Sementara dipakai untuk foto diri ke Kartu Tanda Mahasiswa & Perpustakaan dan untuk kuliah
Kartu Perpustakaan (barcode)
5. Melaksanakan Up date status terdaftar mahasiswa Status Terdaftar Mahasiswa dilakukan oleh UPPTI pada SIAKAD UB
Universitas Brawijaya
6. Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam SK Penerimaan Mahasiswa Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru
Baru
B. DIAGRAM ALIR
C. PENJELASAN
1. Mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk
2. Mahasiswa yang berasal dari jurusan eksakta melakukan tes kesehatan dipoloklinik UB
3. Mahasiswa jurusan eksakta maupun jurusan bukan eksakta menyerahkan Bukti
Pembayaran Biaya Pendidikan, Surat Keterangan Sehat yang berasal dari Poloklinik UB dan persyaratn daftar ulang yang lain kepada Fakultas
4. Fakultas kemudian menyerahkan KTM sementara kepada mahasiswa untuk digunakan kuliah sampai dengan mahasiswa melakukan foto diri diperpustakaan.
5. Setelah menerima bukti pembayaran dari Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan, UPPTI melakukan up date status mahasiswa.
6. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan kemudian diserahkan ke BAAK, kemudian BAAK
menyiapkan Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan Mahasiswa Baru
D. LAMPIRAN
1. Contoh Alur Daftar Ulang Mahasiswa Baru Tahun 2007
Membayar Biaya Pendidikan ke Bank Mandiri
( 06 s/d 22 Agustus 2007 )
DATANG DI FAKULTAS MASING-MASING
PENGAMBILAN Berkas Daftar Ulang
PENGISIAN Berkas Daftar Ulang
PENGEMBALIAN Berkas Daftar Ulang
FOTO KARTU MAHASISWA
2. Contoh Jadwa Foto untuk Kartu Mahasiswa Baru Tahun 2007 *
M*5' " :/)
M*5' "
M*:' "
M*:' "
3. BERKAS DAFTAR ULANG ?/
> %.%#@ * '! )
*'
: 0.&%!A
9 *!' ? .! ) # 7 *!' ? .! "%
(%& #, % >* "& '%
!'7 @
% >< " 5 A :@
(! 0 '%, & 0%, @
7) Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama
A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan Prosedur Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama
Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama Ruang Lingkup
Mulai dari penyusunan jadwal dan tata alir sampai pembuatan laporan registrasi administrasi mahasiswa lama
Pihak yang terlibat
11. BAAK
12. Bagian Keuangan
13. Bagian Pendidikan
14. UPPTI
15. Fakultas
16. Program Pascasarjana
Acuan Pengumuman Rektor No. 001/Peng/2007 tentang Registrasi Administrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya Semester Genap Tahun Akademik 2006/2007
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan Status registrasi administrasi dan masa studi mahasiswa
No Penjelasan
Output
1 Mahasiswa yang ingin mengajukan permohonan Pengajuan tunda/cicil bayar tunda/cicil bayar biaya pendidikan, mengajukan
biaya pendidikan permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan
2 Bagian Keuangan melakukan up date status tagihan Up date status tagihan biaya biaya pendidikan jika permohonan mahasiswa
pendidikan
disetujui
3 Mahasiswa melaksanakan pembayaran biaya Pelunasan biaya pendidikan pendidikan di Bank BTN
di Bank BTN
4 Mahasiswa melaksanakan registrasi akademik Registrasi akademik
5 Bagian Pendidikan membuat laporan kegiatan Laporan registrasi registrasi administrasi mahasiswa lama
administrasi mahasiswa lama
B. DIAGRAM ALIR
. -." # -
C. PENJELASAN
1. Fakultas menerima BPBP dan SKS dari mahasiswa kemudian membuat SPTBBP
2. SPTBBP disetujui oleh Dekan masing-masing fakultas kemudian SPTBBP tersebut
diserahkan kepada Pembantu Rektor II.
3. SPTBBP yang disetujui Pembantu Rektor II kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan
masing-masing Fakultas.
4. Bagian Keuangan kemudian melakukan Up Date status mahaiswa kemudian mahaiswa
dapat melakukan registrasi akademik dimasing masing Fakultas.
5. Diagram Alir Prosedur Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
D. LAMPIRAN
1. Contoh Pengumuman Registrasi Mahasiswa Lama
%&' ( ' (#$')'
( ' $(*( ' ( +)',% '(
( '-(.(
!, ,! ( ! !, ,! > ' ")
/!% % & & ' ( , *% %# # ,!,$
!- ,! , $!. )
00 ( '
3 '($&% •
'' ")
, ( ,! % %& # ,!,$ ( ! '
/!'* >/ (/@ . >3@
!C%O
>; ! " % <!"% !( & *)!' ") @ ) 4,)
% .%&& "%& ! ,*!' ' ")
$! ,! ' *% , 00 %' & "%& ! (+ ," ! # ,!,$
&'
% .%&& "%& ! ' ") @ 1 #%,%, 0
)'
'( & '
+ &%* , ' ) *
") 00 '!
2. Alur Registrasi Mahasiswa Lama
MAHASISWA MENUNJUKKAN %
PETUGAS
'(')*)+' ,-./*)
0'- '1'
BANK BTN
PETUGAS BANK
PETUGAS FAKULTAS STEMPEL & FOTO
MAHASISWA MENERIMA
" &' (
8) Prosedur Pembuatan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)
A. DESKRIPSI SINGKAT
• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu identitas mahasiswa yang menerangkan bahwa nomor induk mahasiswa, nama dan foto dalam kartu tersebut adalah
mahasiswa dari suatu fakultas/program tertentu di Universitas Brawijaya; • KTM-UB adalah kartu mahasiswa Universitas Brawijaya yang dapat dimanfaatkan
sebagai Kartu anggota perpustakaan Unibraw.
B. ISTILAH • KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa
C. REFERENSI
• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi
dan tata Kerja Universitas Brawijaya; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta
Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya
• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Kalender Akademik • SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya
D. SYARAT DAN KETENTUAN
• Mahasiswa yang mendapatkan KTM adalah mahasiswa yang terdaftar dan melaksanakan registrasi administrasi sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya pada
saat registrasi mahasiswa baru sesuai dengan kalender akademik Universitas Brawijaya berjalan;
• KTM-UB dapat dimanfaatkan sebagai anggota perpustakaan Universitas Brawijaya.
E. PERSIAPAN • Siapkan blanko isian aplikasi;
• Siapkan data mahasiswa.
F. PELAKSANAAN
• Mengadakan rapat koordinasi antara BAAK, UPPTI, Fakultas, BAUK dan Bank; • Mahasiswa mengisi blanko; • Mahasiswa melakukan foto.
G. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan prosedur Kartu Tanda Mahasiswa
Ukuran Keberhasilan
Terbitnya KTM
Ruang Lingkup Mulai dari data mahasiswa foto KTm sampai dengan terbit KTM
Pihak yang terlibat
1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan
2. UPPTI
3. Bagian Pendidikan Subbag. Registrasi
4. Fakultas / Program
Acuan • Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60
tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor :
0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;
• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan
di Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa
Baru Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Kalender Akademik • SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya. • SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas
Brawijaya
Penanggung jawab utama
Pembantu Rektor I
Dokumen yang digunakan Data mahasiswa baru yang melakukan registrasi administrasi.
1 Menerima data mahasiswa baru yang registrasi Data mahasiswa terdaftar administrasi (daftar ulang)
2 Pengisian data aplikasi Data induk mahasiswa
3 Foto KTM Gambar dari mahasiswa yang bersangkutan
4 Cetak Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa
5 Pendistribusian KTM Tanda terima KTM
H. DIAGRAM ALIR
I. PENJELASAN
1. Data mahasiswa terdaftar diserahkan oleh fakultas pada BAAK
2. BAAK membuat KTM berdasarkan data mahasiswa setelah mahasiswa terdaftar melakukan foto diri di perpustakaan.
3. KTM tersebut kemudian diserahkan pada masing-masing fakultas kemudian fakultas membagikan KTM tersebut pada mahasiswa
4. Diagram Alir Prosedur Permohonan Cuti Akademik
J. LAMPIRAN F #+ %*! ,! '*!& ,! (
GG GG
GG
GG
GG
B &%* ,
GG
GG
GG
0 '! ,!
GG
(',
GGG
GGG
GGG
0 '! ,!
GGG
(',
GGG
GGG
GGG
* 1#'
GGG
GGG
GGG
GGG
0 '! ,!
GGG
(',
GGG
9) Prosedur Permohonan Cuti Akademik
A. DESKRIPSI SINGKAT
• Cuti akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik pada waktu tertentu
selama mahasiswa yang bersangkutan mengikuti program studi di Universitas. • Cuti akademik terdiri atas cuti akademik direncanakan, cuti akademik tidak
direncanakan dan cuti akademik karena alasan khusus.
B. ISTILAH
• Cuti akademik direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan atas kehendak
mahasiswa yang bersangkutan; • Cuti akademik tidak direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan kepada
mahasiswa atas kehendak mahasiswa yang bersangkutan; • Cuti akademik karena alasan khusus adalah cuti akademik yang diberikan kepada
mahasiswa karena pertimbangan tertentu dan sangat selektif.
C. REFERENSI
• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; • Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi; • Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi
dan tata Kerja Universitas Brawijaya; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa; • Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta
Universitas Brawijaya. • SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya
• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Kalender Akademik • SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya. • SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Brawijaya • SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya
D. SYARAT DAN KETENTUAN
• Cuti akademik diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun baik
berurutan maupun tidak; • Cuti akademik hanya bisa diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti
kegiatan akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester, kecuali untuk cuti akademik karena alasan khusus;
• Pedoman cuti akademik direncanakan diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan sebelum pelaksanaan registrasi administrasi dan paling lambat 1 (satu) minggu
setelah registrasi administrasi ditutup, dengan mengisi formulir yang disediakan di Bagian Pendidikan masing-masing fakultas/program;
• Permohonan cuti akademik karena asalan khusus dapat dilaksanakan selama kurun
waktu semester berjalan; • Mahasiswa yang terdaftar pada semester pertama, dapat diberikan cuti akademik
karena alasan khusus.
E. PERSIAPAN • Fakultas/Program menyediakan formulir untuk cuti akademik direncanakan .
F. PELAKSANAAN
• Mahasiswa yang mendapat izin cuti akademik direncanakan mulai angkatan tahun
2003 tidak diwajibkan membayar SPP; • Mahasiswa yang mengajukan permohonan cuti akademik tidak direncanakan karena
alasan sakit lebih satu 1 (satu) bulan harus mendapatkan rekomendasi dari dokter. • Mahasiswa yang mendapatkan cuti akademik karena direncanakan, tidak
direncanakan dan dengan alasan khusus, masa studi tidak diperhitungkan dan masa evaluasi studi disesuaikan;
• Mahasiswa yang memperolehijin cuti akademik, wajib melaksanakan registrasi
administrasi pada semester berikutnya.
G. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan
Penjelasan prosedur usulan cuti akademik / terminal Ukuran Keberhasilan
Terbitnya Surat keterangan cuti akademik / terminal Ruang Lingkup
Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya surat keterangan cuti akademik/terminal
Pihak yang terlibat
1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan