3.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi merupakan tahap lanjutan dalam pengembangan sistem setelah tahapan analisis. Tahapan ini berfungsi untuk
mendefinisikan, menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk, penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi yang diusulkan, yaitu merubah prosedur dari proses manual ke dalam sistem informasi yang berbasis komputer. Sistem
Informasi ini membantu bagian personalia, dengan
sistem yang diusulkan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi pengelolaan data absensi karyawan
menjadi lebih optimal, baik dari pencarian data dan dalam pembuatan laporan rekap absen karyawan.
3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi yang disulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah
terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data kehadiran kerja pegawai,
Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan, dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.
3.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur dari sistem informasi kehadiran kerja pegawai akan dituangkan dalam bentuk Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan
Kamus Data. Prosedur Absensi Karyawan di PT. Malayandi Tour Travel yang
diusulkan diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Karyawan menginputkan No yang secara otomatis langsung tercatat jam
masuk kerja karyawan dan masuk kedalam database absensi.
2. Dari database absensi tersebut kemudian dicetak daftar hadir, yang nantinya daftar hadir tersebut akan diserahkan kepada Kepala Bagian
untuk diverifikasi. 3. Oleh Bagian Personalia, daftar hadir yang telah diverifikasi oleh Kepala
Bagian tersebut akan dibuatkan laporan rekap absen yang dibuat rangkap dua, rangkap yang pertama akan diberikan kepada Kepala
Bagian dan satunya akan dijadikan arsip laporan absen nantinya akan tersimpan ke dalam database absensi.
3.2.3.1 Flow Map Usulan
Flow Map adalah peta yang menggambarkan tugas atau urutan pelaksanaan kegiatan dari hasil yang di pilih pada tahapan-tahapan pekerjaan tertentu sesuai
dengan prosedur.
Kepala Bagian Bagian Personalia
Karyawan
Data Karyawan Menghitung Waktu
Keterlambatan Data Karyawan
Input Data Karyawan
DB Absensi
Mencetak Daftar Hadir
Daftar Hadir
Membuat Laporan Rekap Absen
Laporan Rekap Absen
Laporan Rekap
Absen Daftar Hadir
Verifikasi Daftar Hasil
Verifikasi
Laporan Rekap Absen
Gambar 3.4 Flow Map PT. Malayandi Tour Travel
yang diusulkan
3.2.3.2 Diagram Konteks Usulan
Diagram Konteks yang diusulkan merupakan gambaran dari sistem. Secara garis besar yang menunjukan input dan output yang diterima entitas dalam sistem
yang berdasarkan flow map yang diusulkan.
Sistem Informasi Absensi
Karyawan
Kepala Bagian Laporan Rekap Absen
Daftar Hadir Daftar Karyawan
Gambar 3.5 Diagram Konteks PT. Malayandi Tour Travel yang diusulkan
3.2.3.3 Data Flow Diagram DFD Usulan
Data Flow Diagram DFD
menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam
sistem.
1.0 Mengolah Absen
Karyawan Karyawan
Kepala Bagian Daftar Hadir
2.0 Menghitung Waktu
Keterlambatan File Absen
3.0 Mencetak
Kehadiran Karyawan
4.0 Membuat Laporan
Rekap Absen File karyawan
Data Karyawan Data Karyawan
Daftar Hadir
Daftar Hadir Daftar Hadir
Daftar Hadir Daftar Hadir
Laporan Rekap Absen Daftar Hadir
Gambar 3.6 Data Flow Diagram PT. Malayandi Tour Travel
yang diusulkan
3.2.3.4 Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang berfungsi membantu pelaksanaan sistem untuk dimengerti aplikasi
secara detail rancangan kamus data untuk sistem informasi penggajian di PT. Malayandi Tour Travel adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Data Karyawan Alur Data : Karyawan
→ Proses 1.0, F. Karyawan → Proses 1.0 Atribut : Code, LastName, FirstName, MidName, Department, Position,
Password, Isadmin.
2. Nama Arus Data : Daftar Hadir Alur Data : Proses 1.0
→ F.Absen → Proses 3.0 → Kepala Bidang Proses 1.0
→ F.Absen→ Proses 4.0 Proses 1.0 → Proses 2.0 → F.Absen
Atribut : Code, LogDate, TimeIn, TimeOut.
3.2.4 Perancangan Basis Data 3.2.4.1. Relasi Tabel
Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabeltabel yang terdapat pada database karyawan, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field kunci
primary key, dan terdapat kunci tamu foreign key. Kedua kunci key ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel.
absen
Code
LogDate TimeIn
TimeOut
karyawan
Code
LastName FirstName
MidName Department
Position Password
PK
Gambar 3.7 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour Travel
3.2.4.2 Entity Relationship Diagram
Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan
tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem.
Bagian
memiliki
Karyawan
mempunyai Absen
menghasilkan Rekap Absen
1
1
1 1
n 1
Gambar 3.8 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour Travel 3.2.4.3 Struktur File
Untuk perancangan basis data, organisasi file yang digunakan adalah organisasi file database. Dalam pembuatan data ke file database adalah sebagai
berikut :
Tabel 3.1 Karyawan
1. Nama File Fungsi
Media Penyimpanan Media Pengolahan Data
: karyawan : sebagai data karyawan
: Harddisk : File
No Nama Data
Tipe Lebar
Keterangan 1
Code Varchar
9 Kode Karyawan
2 LastName
Varchar 10
Nama Terakhir Karyawan 3
FirstName Varchar
10 Nama PertamaKaryawan
4 MidName
Varchar 10
Nama Tengah Karyawan 5
Department Datetime
20 Bagian Karyawan
6 Position
Varchar 20
Posisi Kerja Karyawan 7
Password Varchar
4 Password Karyawan
8 IsAdmin
Boolean -
Admin
Tabel 3.2 Absen
2. Nama File Fungsi
Media Penyimpanan Media Pengolahan Data
: absen : sebagai data absen karyawan
: Harddisk : File
No Nama Data
Tipe Lebar
Keterangan 1
Code Varchar
9 Nomor Karyawan
2 LogDate
Datetime 8
Tanggal 3
TimeIn Datetime
8 Jam Masuk
4 TimeOut
Datetime 8
Jam Keluar
3.3 Pengembangan Sisten 3.3.1 Perancangan Sistem