Usulan Perancangan Sistem Sistem Informasi Pengolahan Data Absensi Karyawan Pada PT. Malayandi Tour & Travel

3.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi merupakan tahap lanjutan dalam pengembangan sistem setelah tahapan analisis. Tahapan ini berfungsi untuk mendefinisikan, menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk, penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi yang diusulkan, yaitu merubah prosedur dari proses manual ke dalam sistem informasi yang berbasis komputer. Sistem Informasi ini membantu bagian personalia, dengan sistem yang diusulkan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi pengelolaan data absensi karyawan menjadi lebih optimal, baik dari pencarian data dan dalam pembuatan laporan rekap absen karyawan.

3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi yang disulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data kehadiran kerja pegawai, Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan, dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.

3.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur dari sistem informasi kehadiran kerja pegawai akan dituangkan dalam bentuk Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Kamus Data. Prosedur Absensi Karyawan di PT. Malayandi Tour Travel yang diusulkan diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Karyawan menginputkan No yang secara otomatis langsung tercatat jam masuk kerja karyawan dan masuk kedalam database absensi. 2. Dari database absensi tersebut kemudian dicetak daftar hadir, yang nantinya daftar hadir tersebut akan diserahkan kepada Kepala Bagian untuk diverifikasi. 3. Oleh Bagian Personalia, daftar hadir yang telah diverifikasi oleh Kepala Bagian tersebut akan dibuatkan laporan rekap absen yang dibuat rangkap dua, rangkap yang pertama akan diberikan kepada Kepala Bagian dan satunya akan dijadikan arsip laporan absen nantinya akan tersimpan ke dalam database absensi.

3.2.3.1 Flow Map Usulan

Flow Map adalah peta yang menggambarkan tugas atau urutan pelaksanaan kegiatan dari hasil yang di pilih pada tahapan-tahapan pekerjaan tertentu sesuai dengan prosedur. Kepala Bagian Bagian Personalia Karyawan Data Karyawan Menghitung Waktu Keterlambatan Data Karyawan Input Data Karyawan DB Absensi Mencetak Daftar Hadir Daftar Hadir Membuat Laporan Rekap Absen Laporan Rekap Absen Laporan Rekap Absen Daftar Hadir Verifikasi Daftar Hasil Verifikasi Laporan Rekap Absen Gambar 3.4 Flow Map PT. Malayandi Tour Travel yang diusulkan

3.2.3.2 Diagram Konteks Usulan

Diagram Konteks yang diusulkan merupakan gambaran dari sistem. Secara garis besar yang menunjukan input dan output yang diterima entitas dalam sistem yang berdasarkan flow map yang diusulkan. Sistem Informasi Absensi Karyawan Kepala Bagian Laporan Rekap Absen Daftar Hadir Daftar Karyawan Gambar 3.5 Diagram Konteks PT. Malayandi Tour Travel yang diusulkan

3.2.3.3 Data Flow Diagram DFD Usulan

Data Flow Diagram DFD menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam sistem. 1.0 Mengolah Absen Karyawan Karyawan Kepala Bagian Daftar Hadir 2.0 Menghitung Waktu Keterlambatan File Absen 3.0 Mencetak Kehadiran Karyawan 4.0 Membuat Laporan Rekap Absen File karyawan Data Karyawan Data Karyawan Daftar Hadir Daftar Hadir Daftar Hadir Daftar Hadir Daftar Hadir Laporan Rekap Absen Daftar Hadir Gambar 3.6 Data Flow Diagram PT. Malayandi Tour Travel yang diusulkan

3.2.3.4 Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang berfungsi membantu pelaksanaan sistem untuk dimengerti aplikasi secara detail rancangan kamus data untuk sistem informasi penggajian di PT. Malayandi Tour Travel adalah sebagai berikut : 1. Nama Arus Data : Data Karyawan Alur Data : Karyawan → Proses 1.0, F. Karyawan → Proses 1.0 Atribut : Code, LastName, FirstName, MidName, Department, Position, Password, Isadmin. 2. Nama Arus Data : Daftar Hadir Alur Data : Proses 1.0 → F.Absen → Proses 3.0 → Kepala Bidang Proses 1.0 → F.Absen→ Proses 4.0 Proses 1.0 → Proses 2.0 → F.Absen Atribut : Code, LogDate, TimeIn, TimeOut. 3.2.4 Perancangan Basis Data 3.2.4.1. Relasi Tabel Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabeltabel yang terdapat pada database karyawan, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field kunci primary key, dan terdapat kunci tamu foreign key. Kedua kunci key ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel. absen Code LogDate TimeIn TimeOut karyawan Code LastName FirstName MidName Department Position Password PK Gambar 3.7 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour Travel

3.2.4.2 Entity Relationship Diagram

Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem. Bagian memiliki Karyawan mempunyai Absen menghasilkan Rekap Absen 1 1 1 1 n 1 Gambar 3.8 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour Travel 3.2.4.3 Struktur File Untuk perancangan basis data, organisasi file yang digunakan adalah organisasi file database. Dalam pembuatan data ke file database adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Karyawan 1. Nama File Fungsi Media Penyimpanan Media Pengolahan Data : karyawan : sebagai data karyawan : Harddisk : File No Nama Data Tipe Lebar Keterangan 1 Code Varchar 9 Kode Karyawan 2 LastName Varchar 10 Nama Terakhir Karyawan 3 FirstName Varchar 10 Nama PertamaKaryawan 4 MidName Varchar 10 Nama Tengah Karyawan 5 Department Datetime 20 Bagian Karyawan 6 Position Varchar 20 Posisi Kerja Karyawan 7 Password Varchar 4 Password Karyawan 8 IsAdmin Boolean - Admin Tabel 3.2 Absen 2. Nama File Fungsi Media Penyimpanan Media Pengolahan Data : absen : sebagai data absen karyawan : Harddisk : File No Nama Data Tipe Lebar Keterangan 1 Code Varchar 9 Nomor Karyawan 2 LogDate Datetime 8 Tanggal 3 TimeIn Datetime 8 Jam Masuk 4 TimeOut Datetime 8 Jam Keluar 3.3 Pengembangan Sisten 3.3.1 Perancangan Sistem