Sistem Informasi Pengolahan Data Absensi Karyawan Pada PT. Malayandi Tour & Travel

1 1.1 Latar Belakang

Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting serta menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang tepat.

PT. Malayandi Tour dan Travel merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang tour dan travel. Selain itu, PT. Malyandi Tour dan Travel juga bergerak dibidang lainnya seperti Rental Mobil, Travel & Shuttle, Jasa Layanan Dokumen, Paket & Kargo, Bus Pariwisata, Tours & Airlines Ticketing.

Sistem pengolahan data absensi karyawan pada PT. Malayandi Tour dan Travel merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui data kehadiran karyawan. Untuk itu, diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data absensi para karyawan yang bekerja di PT. Malayandi Tour dan Travel.

Berdasarkan alasan diatas maka kami bermaksud untuk menuangkannya kedalam laporan kerja praktek yang berjudul “Sistem Informasi Pengolahan Data Absensi Karyawan Pada PT. Malayandi Tour dan Travel”.

2

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dipaparkan, maka dapat ditemukan masalah yaitu:

1. Bagaimana cara membuat sistem absensi yang awalnya menggunakan sistem yang manual (tidak terkomputerisasi) menjadi terkomputerisasi. 2. Proses pencarian daftar hadir karyawan yang tidak efisien karena masih

mencari berkas-berkas daftar hadir karyawan dalam tumpukkan arsip sehingga dalam pencariannya akan membutuhkan waktu yang lama.

3. Memungkinkan terjadi kesalahan dalam pembuatan rekap absen dikarenakan masih menghitung secara manual satu per satu data absen karyawan sehingga membutuhkan waktu yang lama.

1.3 Maksud danTujuan

Maksud dari penulisan ini adalah untuk membuat sistem informasi yang bisa mengolah data absensi para karyawan yang bekerja di PT. Malayandi Tour dan Travel.

Sedangkan tujuan dari sistem informasi ini yaitu untuk membuat sistem absensi yang terkomputerisasi, yang mana nantinya akan memiliki basis data untuk karyawan dan memiliki basis data absen karyawan di perusahaan tersebut. Diharapkan nantinya, admin dapat mengetahui karyawan mana saja yang absen melalui sistem informasi tersebut, sehingga perusahaan dapat memonitor absensi karyawan.

1.4 Batasan Masalah

Pembatasan masalah ini bertujaun untuk mempermudah dalam penyusunan laporan kerja praktek agar kajian yang dibahas mencapai tujuan atau sasaran yang diharapkan, maka kami membatasi penulisan laporan kerja praktek ini sebagai berikut:

1. Sistem yang dibuat adalah sistem informasi yang hanya menyangkut pengolahan data absensi karyawan pada PT. Malayandi Tour dan Travel.

2. Sistem Informasi yang dikembangkan dibangun dengan menggunakan Visual Basic.

3. Sistem hanya digunakan di lingkungan PT. Malayandi Tour dan Travel saja dan merupakan desktop aplikasi bukan web aplikasi.

1.5 Metode Penelitian

Adapun Metode Penelitian yang digunakan untuk penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Pustaka

Studi yang bisa dijadikan sebagai bahan untuk mengumpulkan dan mengkaji data dengan membaca berbagai literatur yang ada kaitannya dengan masalah yang akan dibahas seperti buku, skripsi, jurnal maupun bentuk tulisan lainnya yang isinya berkaitan erat dengan masalah yang akan diteliti sebagai bahan referensi tertulis.

b. Interview

Mengumpulkan data dengan cara bertanya langsung kepada pihak yang terlibat langsung dengan sistem yang sedang dianalisis guna memperoleh data yang tepat dan akurat.

c. Eksperimen

Eksperimen dilakukan dengan cara melakukan perancangan, implementasi sistem untuk membuat gambaran yang jelas dari masalah yang dihadapi dengan pembuatan simulasi program selain itu dilakukan uji coba dan analisis implementasi yang dibuat.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan tugas ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan. Sistematika secara umum adalah sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, dan sistematika penulisan.

4

BAB II Tinjauan Pustaka

Bab ini akan mengulas mengenai sejarah dan profil PT. Malayandi Tour dan Travel.

BAB III Pembahasan

Bab ini akan mengulas mengenai pembuatan sistem informasi pengolahan data absensi di PT. Malyandi Tour dan Travel.

BAB IV Kesimpulan dan Saran

Bab ini terdiri dari kesimpulan yang berisikan kesimpulan dari pembahasan yang dipaparkan dari keseluruhan tulisan.

5 2.1 Tinjauan Perusahaan

2.1.1 Sejarah PT. Malayandi Tour dan Travel

PT. Malayandi Tour dan Travel berdiri pada tahun 2004 dan beralamat di Jl. H. Imam Munandar/Harapan Raya NO. 16 Pekanbaru, Riau. Berawal dari kegemaran jalan-jalan dari pemiliknya yaitu Musli Haryandi maka didirikannyalah perusahan ini.

2.1.2 Profil PT. Malayandi Tour dan Travel

PT. Malayandi Tour dan Travel adalah perusahaan yang bergerak di sektor riil yang mengelola beberapa produk jasa. Adapun produk jasa yang ditawarkan adalah:

1. Rental Mobil 2. Travel

3. Jasa Layanan Dokumen, Paket & Kargo 4. Bus Pariwisata, Tours & Airlines Ticketing 2.1.3 Logo PT. Malyandi Tour dan Travel

Gambar 2.1 Logo PT. Malayandi Tour & Travel

Gambar 2.1 di atas adalah Logo dari PT. Malayandi Tour & Travel yang berciri khas kan dengan nuansa Melayu.

6

2.1.4 Tempat dan Kedudukan

PT. Malayandi Tour dan Travel beralamat di Jl. H. Imam Munandar/Harapan Raya No. 16 Pekanbaru, Riau. Tlp. (0761) 859723, 8597924 Fax. (0761) 7891079.

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Definisi Sistem

Berdasarkan http://id.wikipedia.org Sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan model dan fungsionalitas yang dibutuhkan. Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi di dalam system guna mentrans-formasi input yang diberikan kepada system tersebut menjadi output yang berguna dan bernilai bagi aktor-nya (Djon Irwanto, 2005:2).

Secara umum sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Ada beberapa pendapat yang menjelaskan definisi sistem, yaitu : 1. Menurut (Kerz, 2008:175) ”Sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu gabungan dan / atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau akhir ”.

2. Menurut (Hart, 2005:125) ”Sistem mengandung dua pengertian utama yaitu : (a) Pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau subsistem- subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (indenpendent) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan (b) Definisi yang menekankan pada prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

3. Menurut (Stoa, 2008:80) ”Pengertian dari sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang dan tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut sistem.”

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa ”Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.

2.2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.2.1 Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item.

8

1. Data merupakan deskrpsi dari suatu kejadian yang kita hadapi serta menggambarkan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu (Prabu, 2006:185).

2. Data merupakan kumpulan objek-objek beserta atributnya yang menunjukkan karakteristik dari objek tersebut (Phil, 2006:170). Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.

2.2.2.2 Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mangalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : “Informasi (Information) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia (Kent, 2008:150)”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”.

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi 2.2.3.1 Definisi Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam pengertian Sistem Informasi menurut beberapa hal, diantaranya :

1. Sistem Informasi (Information System) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi serta membantu manajer dalam mengambil keputusan (Kent, 2008:200).

2. Pengertian dari sistem informasi Komunikasi Mahasiswa Sistem Informasi di Yogyakarta memaparkan Sistem Informasi adalah sebuah aplikasi Komputer yang digunakan untuk mendukung operasi dari suatu organisasi serta merupakan aransemen dari orang, dara dan proses yang terjadi didalamnya yang berinteraksi satu sama lain dalam mendukung dan memperbaiki organisasi serta mendukung dalam pemecahan masalah dan kebutuhan pembuat keputusan (KAMI, 2008). Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Komponen dasar sistem informasi meliputi:

1. Blok masukan (input blok)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan di masukkan, dapat berupa dokumen –dokumen dasar.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan.

3. Blok teknologi (technology block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

4. Blok keluaran (blok output)

Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

5. Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

10

untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluaan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu di organisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang di hasilkan berkualitas.

6. Blok kendali (controls block)

Beberapa pengendalian perlu di rancang dan di terapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat di cegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan langsung cepat diatasi.

Tujuan dilakukan nya tahap ini sebagai berikut:

a) Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem

b) Mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditangani.

c) Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, mengidentifikasikan dan mencari solusi

2.2.4 Absensi

Adapun penjelasan absensi sebagai berikut : 2.2.4.1 Definisi Absensi

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

2.2.5 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi menpunyai beberapa komponen yaitu :

1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputer yang secara fisik dapat dilihat dengan jelas seperti: keyboard, harddisk, monitor, alat printer, mouse, dan lain-lain.

2. Perangkat lunak (Software) yaitu semua perangkat komputer yang dapat membuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan fungsinya 3. Manusia (Brainware) yaitu orang yang mengoperasikan komputer. 2.2.6 Alat-alat Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem itu sendiri. Pengembangan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektivitas sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mnggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada.

Alat –alat yang digunakan dalam pengembangan sistem antara lain adalah:

1. Data Flow Diagram ( DFD ). 2. Kamus Data (Data Dictionary).

2.2.6.1 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD memperlihatkan suatu sistem dalam komponen–komponennya serta interface (penghubung) antara komponen tersebut. Dalam memperlihatkan aliran data dan pengembangan suatu sistem yang ditinjau dari segi data yang ditampilkan dengan simbol dan aturan tertentu.

a. Arus Data (Data Flow)

Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

b. Proses

Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

12

Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang akan memberikan masukan (input) atau menerima keluaran (output) dari sistem.

d. File

Konsep dasar DFD dapat dilakukan dengan analisa Top Down, yaitu pemecahan sistem yang besar menjadi beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil DFD terdiri dari :

1. Diagram Konteks

Merupakan gambaran sistem secara garis besar dan hanya memperlihatkan kelompok data input dan output. Diagram konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan sistem dengan sejumlah komponen menjadi bagian penting dalam mendukung keberadaan sistem tersebut, yang akan memberikan masukan atau diberikan keluaran dari sistem sehingga data yang masuk dapat menjadi informasi bagi komponen-komponen tadi. Konteks diagram merupakan level teratas dari diagram arus data .

2. Midle Level

Merupakan pemecahan dari tiap–tiap proses yang mempunyai fungsi sama. Pada middle level diagaram 0 dipecah menjadi diagram 1,2,3 dan seterusnya yang merupakan penguraian dari diagram konteks

3. Lowest Level

Merupakan pemecahan dari data flow yang ada pada middle level. Pemecahan tersebut masih tetap mempunyai fungsi yang sama dari level sebelumnya. Untuk Lowest Level, pemberian nomor diagram terdiri dari bagian middle level.

2.2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data (Data Dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan pada tahap analisa dan perancangan sistem.

Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang masukan (input), merancang laporan–laporan dan database. Dengan adanya kamus data, didapat definisi-definisi dari bentuk–bentuk yang tidak dimengerti dalam DFD yaitu aliran data, file, proses dan elemenelemen data. Arus data pada DFD bersifat global, hanya ditunjukan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data , secara lebih lengkap dapat dilihat di kamus data. 2.2.7 Pengertian Basis data (Database)

Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri dari atas sekumpulan tabel yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang menungkinkan beberapa pemakai lain untuk mengakses dan memanipulasi table-tabel tersebut (Fathansyah, 2002:9).

2.2.7.1 Tujuan Basis Data

Tujuan dari basis data erat hubungannya dengan masalah-masalah yang timbul dalam file basis data, yaitu:

1. Penyediaan akses yang fleksibel, yaitu untuk memberikan kemudahan dalam menampilkan semua informasi yang diperlukan.

2. Pemeliharaan integritas data, basis data berisi file yang saling berkaitan yaitu dengan adanya field kunci yang menghubungkan kedua file tersebut.

3. Keamanan data, basis data dapat mendefinisikan prosedur otoritas untuk memastikan bahwa data hanya dapat diakses oleh user yang berhak dan dapat mengijinkan user yang berbeda untuk melakukan tiap akses yang berbeda pada tahap data yang sama.

4. Menghilangkan ketergantungan data, Program yang berinteraksi dengan DBMS (Database Management System) relatif mandiri terhadap data aktual dalam basis data. Hanya perubahan yang mungkin dilakukan terhadap struktur data tanpa membutuhkan perubahan terhadap program aplikasi yang telah ada.

14

5. mengurangi kerangkapan data.

6. penggunaan data bersama-sama, data yang sama dapat diakses atau digunakan oleh beberapa user pada saat bersamaan.Hal ini menggunakan sistem basis data, tiap aplikasi mempunyai file tersendiri, sehingga suatu data tunggal dalam basis data dapat digunakan untuk beberapa kegunaan.

7. Standarisasi data, yaitu memberikan fasilitas-fasilitas kamus data untuk mendefiniskan nama-nama data secara rinc i.

2.2.7.2 Perancangan Basis Data

Pada perancangan model konseptual, penekanan tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antar file. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational.

Terdapat dua buah teknik perancangan basis data, yaitu : 1. Teknik Normalisasi

2. Teknik Entity Relationship 2.2.7.3 Teknik Normalisasi

Proses normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasinya selalu diuji pada beberapa kondisi. Apabila terdapat kesulitan pada saat menambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrieve pada suatu database maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi.

Bentuk–bentuk Normalisasi :

1. Bentuk tidak normal ( unnormalizd form )

Pada bentuk tidak normal, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, data mungkin tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk Normal kesatu (1NF / first Normal Form ) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : (a) Data dibentuk dalam flat file ( file datar/rata)

(b) Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari fieldfield berupa atomic value

(c) Set attribute tidak boleh berulang-ulang atau bernilai ganda (Multi value )

3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form )

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua harus ditentukan kunci-kunci field. Kunci field tesebut harus unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Thrid Normal Form )

Untuk membentuk normal ketiga maka relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua attribute bukan primer harus bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.

5. Boyce –Codd Normal Form ( BCNF )

Pada Boyce – Codde Normal Form, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap attribute harus bergantung fungsi pada attribute superkey.

2.2.7.4 Entity Relationship Diagram ( ERD )

Entity Relationship Diagram dibuat untuk merancang suatu basis data dengan memperlihatkan hubungan antara entity atau objek yang terlibat beserta atributenya. Untuk membantu gambaran relasi secara lengkap ada tiga macam relasi dalam hubungan attribute dalam suatu file :

16

1. One to One Relationship

Hubungan antara file kesatu dengan file kedua adalah satu berbanding satu.

2. One to many Relationship

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak berbanding satu.

3. Many to many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak ke banyak.

2.2.8 Perangkat Lunak

Penulis memerlukan suatu perangkat lunak untuk membangun suatu program yang akan direncanakan, oleh karena itu penulis menggunakan Visual Basic dan Microsoft Acces 2003 sebagai perangkat lunak yang akan digunakan.

2.2.8.1 Mengenal Visual Basic 6.0 (VB6)

Visual Basic 6.0 (VB6) merupakan salah satu aplikasi pemrogaman visual yang dibuat oleh Microsoft. Visual Basic berjalan dalam operasi Windows dan tergabung dalam suite aplikasi Microsoft Visual Studio 6.0 yang dikeluarkan pada akhir tahun 1998.

Aplikasi Visual Basic mulai di produksi pertama kali pada tahun 1991. Setelah itu munculah versi – versi lanjutan dari Visual Basic, yaitu Visual Basic 3, 4, 5 dan 6. Pada Visual Basic 4, dukungan terhadap aplikasi 32 bit mulai diberikan. Versi Visual Basic yang terbaru adalah Visual Basic.NET yang dirilis pada tahun 2002.

Visual Basic 6.0 terdiri atas tiga buah edisi, yaitu : 1) Standart Edition, merupkan produk dasar

2) Profesional Edition. Berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine dan pembuatan server OLE Automation

3) Enterprise Edition, merupakan edisi untuk membuat progam aplikasi client server

Visual Basic 6.0 memanfaatkan pendekatan visual / GUI ( General User Interface ) dalam proses pembangunannya. Dengan GUI, proses pembuatan aplikasi akan menjadi lebih mudah.

Basis bahasa pemrogaman yang digunakan dalam VB6 adalah BASIC ( Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code ) . Bahasa BASIC merupkan salah satu bahas pemrogaman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah untuk dipelajari.

Oleh karena dibuat oleh Microsoft, VB6 memiliki keunggulan dalam hal pengaksesan terhadap beberapa – berberapa pustaka ( library ) yang dimilik oleh sistem operasi Windows. Para progammer dapat memanfaatkan Windows API ( Aplication Progamming Interface ) untuk membuat progam aplikasi yang lebih komplek dan powerfull.

2.2.8.2 Microsoft Acces 2003

Microsoft Access 2003 atau yang lebih dikenal dengan sebutan Access 2003 merupakan salah satu software basis data yang berjalan di bawah Windows yang merupakan bagian paket Microsoft Office 2003. Dalam waktu cepat Access 2003 telah menjadi salah satu software basis data yang sangat popular seiring dengan meluasnya pemakaian Microsoft Office 2003. Microsoft Access 2003 merupakan arsitektur yang berbentuk objek-objek yang setiap objek saling berhubungan.

18 BAB III PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah proses penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifkasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat solusinya.

3.1.1 Analisis Masalah

Pada PT. Malayandi Tour & Travel karyawan terbagi menjadi 2 yaitu karyawan tetap dan karyawan lepas. Dimana karyawan tetap adalah karyawan yang telah lulus masa percobaan ataupun tahap penyeleksian dan karyawan tetap harus bekerja sesuai dengan jam kerja kantor. Sedangkan untuk karyawan lepas adalah karyawan yang dipekerjakan saat itu dan berada dilokasi proyek berada, karyawan tersebut dapat diberhentikan kapan saja atau apabila perusahaan telah selesai melaksanakan proyek tersebut.

Pembahasan yang kami lakukan pada kerja praktek di PT. Malayandi Tour & Travel hanya mengenai karyawan tetap saja.

3.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Analisis Prosedur Merupakan langkah awal yang dilakukan dari perancangan sistem informasi absensi di PT. Malayandi Tour & Travel. Sebagai gambaran perubahan data menjadi sebuah informasi yang memiliki kegunaan. Untuk itu, dilakukan pengumpulan data-data yang digunakan dalam sistem absensi yang sedang berjalan di PT. Malayandi Tour & Travel berikut ini :

1. Bagian Personalia memberikan Daftar Hadir kepada Karyawan.

2. Karyawan mengisi Daftar Hadir dengan memaraf menggunakan tinta hitam di setiap bidangnya masing-masing.

3. Daftar Hadir tersebut diserahkan kepada Kepala Bagian pada setiap bidangnya masing-masing untuk di acc.

4. Daftar Hadir yang telah di acc oleh Kepala Bagian tersebut, diserahkan kepada Bagian Personalia.

5. Bagian Personalia membuat rekap absen bulanan, lalu diarsipkan oleh Bagian Personalia.

20

3.1.2.1Flow Map

Berikut ini merupakan Flow Map Sistem Informasi Absensi di PT. Malayandi Tour & Travel yang sedang berjalan.

Kepala Bagian Bagian Personalia

Karyawan

Daftar Hadir

Mengisi

Daftar Hadir

Daftar Hadir

Daftar Hadir Verifikasi

Membuat Rekap Absen

Laporan Rekap Absen

Rekap Absen

Daftar Hadir

Verifikasi

Daftar Hadir Verifikasi

Gambar 3.1 Flow Map PT. Malayandi Tour & Travel yang sedang Berjalan

3.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan gambaran dari sistem secara garis besar atau keseluruhan yang akan menghasilkan sumber informasi yang di butuhkan dan menunjukan masukan (input) dan keluaran (output) yang diterima entitas. Adapun diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan di PT. Malayandi Tour & Travel adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Absensi Karyawan

Kepala Bagian

Daftar Hadir Verifikasi Daftar Hadir Daftar Hadir

Daftar Hadir

Gambar 3.2 Konteks Diagram PT. Malayandi Tour & Travel yang sedang berjalan

3.1.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan arus data dalam sistem yang terstruktur dan jelas. Pembuatan DFD yang sedang berjalan bertujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan sebagai jaringan kerja antara proses yang berhubungan satu sama lain dengan aliran data yang ada dalam sistem. Berikut ini adalah DFD Sistem Absensi yang Sedang Berjalan di PT. Malayandi Tour & Travel yang terdapat pada gambar dibawah ini :

22

1.0 Isi Daftar Hadir Karyawan

Kepala Bagian

Daftar Hadir Verifikasi Daftar Hadir Daftar Karyawan

2.0 Membuat Rekap

Absen

Rekap Absen

Gambar 3.3 Data Flow Diagram PT. Malayandi Tour & Travel yang sedang berjalan

3.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan

Pada sistem informasi yang sedang berjalan, telah dijelaskan bahwa sebagian besar kendala yang memperlambat unjuk kerja sistem adalah sistem absensi karyawan yang masih manual dan masih menggunakan Microsoft Excel dalam pengolahan absensi serta kesulitan dalam mencari data absensi ketidakhadiran karyawan. Setelah melihat kelemahan-kelemahan yang ada pada aliran sistem informasi absensi karyawan yang sedang berjalan pada PT. Malayandi Tour & Travel maka selanjutnya penulis melakukan pengusulan suatu sistem yang baru untuk menanggulangi kelemahan-kelemahan sistem yang lama tersebut. Adapun dalan aliran sistem informasi yang baru ini penulis melakukan perubahan dalam proses sistem informasi absensi karyawan dengan membentuk suatu database DBabsensi. Sedangkan bagian-bagian yang berperan dalam proses sistem informasi absensi karyawan masih seperti seperti yang lama.

3.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi merupakan tahap lanjutan dalam pengembangan sistem setelah tahapan analisis. Tahapan ini berfungsi untuk mendefinisikan, menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk, penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi yang diusulkan, yaitu merubah prosedur dari proses manual ke dalam sistem informasi yang berbasis komputer. Sistem Informasi ini membantu bagian personalia, dengan sistem yang diusulkan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi pengelolaan data absensi karyawan menjadi lebih optimal, baik dari pencarian data dan dalam pembuatan laporan rekap absen karyawan.

3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi yang disulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data kehadiran kerja pegawai, Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan, dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.

3.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur dari sistem informasi kehadiran kerja pegawai akan dituangkan dalam bentuk Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Kamus Data.

Prosedur Absensi Karyawan di PT. Malayandi Tour & Travel yang diusulkan diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Karyawan menginputkan No yang secara otomatis langsung tercatat jam masuk kerja karyawan dan masuk kedalam database absensi.

24

2. Dari database absensi tersebut kemudian dicetak daftar hadir, yang nantinya daftar hadir tersebut akan diserahkan kepada Kepala Bagian untuk diverifikasi.

3. Oleh Bagian Personalia, daftar hadir yang telah diverifikasi oleh Kepala Bagian tersebut akan dibuatkan laporan rekap absen yang dibuat rangkap dua, rangkap yang pertama akan diberikan kepada Kepala Bagian dan satunya akan dijadikan arsip laporan absen nantinya akan tersimpan ke dalam database absensi.

3.2.3.1 Flow Map Usulan

Flow Map adalah peta yang menggambarkan tugas atau urutan pelaksanaan kegiatan dari hasil yang di pilih pada tahapan-tahapan pekerjaan tertentu sesuai dengan prosedur.

Kepala Bagian Bagian Personalia

Karyawan

Data Karyawan _{Menghitung Waktu} Keterlambatan Data Karyawan

Input Data Karyawan

DB Absensi

Mencetak Daftar Hadir

Daftar Hadir

Membuat Laporan Rekap Absen

Laporan Rekap Absen

Laporan Rekap Absen

Daftar Hadir

Verifikasi

Daftar Hasil Verifikasi

Laporan Rekap Absen

Gambar 3.4 Flow Map PT. Malayandi Tour & Travel yang diusulkan

26

3.2.3.2 Diagram Konteks Usulan

Diagram Konteks yang diusulkan merupakan gambaran dari sistem. Secara garis besar yang menunjukan input dan output yang diterima entitas dalam sistem

yang berdasarkan flow map yang diusulkan.

Sistem Informasi Absensi Karyawan

Kepala Bagian

Laporan Rekap Absen Daftar Hadir Daftar Karyawan

Gambar 3.5 Diagram Konteks PT. Malayandi Tour & Travel yang diusulkan

3.2.3.3 Data Flow Diagram (DFD) Usulan

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam sistem.

1.0 Mengolah Absen

Karyawan Karyawan

Kepala Bagian Daftar Hadir

2.0 Menghitung Waktu

Keterlambatan

File Absen

3.0 Mencetak Kehadiran Karyawan

4.0 Membuat Laporan

Rekap Absen File karyawan

Data Karyawan

Data Karyawan

Daftar Hadir

Daftar Hadir Daftar Hadir

Daftar Hadir

Daftar Hadir

Laporan Rekap Absen Daftar Hadir

Gambar 3.6 Data Flow Diagram PT. Malayandi Tour & Travel yang diusulkan

3.2.3.4 Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang berfungsi membantu pelaksanaan sistem untuk dimengerti aplikasi secara detail rancangan kamus data untuk sistem informasi penggajian di PT. Malayandi Tour & Travel adalah sebagai berikut :

1. Nama Arus Data : Data Karyawan

Alur Data : Karyawan →Proses 1.0, F. Karyawan →Proses 1.0

Atribut : Code, LastName, FirstName, MidName, Department, Position, Password, Isadmin.

28

2. Nama Arus Data : Daftar Hadir

Alur Data : Proses 1.0 → F.Absen →Proses 3.0 →Kepala Bidang Proses 1.0 → F.Absen→ Proses 4.0 Proses 1.0 → Proses 2.0 → F.Absen

Atribut : Code, LogDate, TimeIn, TimeOut. 3.2.4 Perancangan Basis Data

3.2.4.1. Relasi Tabel

Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabeltabel yang terdapat pada database karyawan, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field kunci (primary key), dan terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel.

absen

Code

LogDate TimeIn TimeOut

karyawan

Code

LastName FirstName MidName Department Position Password

PK

Gambar 3.7 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour & Travel

3.2.4.2 Entity Relationship Diagram

Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem.

Bagian

memiliki

Karyawan

mempunyai Absen menghasilkan Rekap Absen

1

1

1

1 n 1

Gambar 3.8 Relasi Tabel PT. Malayandi Tour & Travel 3.2.4.3 Struktur File

Untuk perancangan basis data, organisasi file yang digunakan adalah organisasi file database. Dalam pembuatan data ke file database adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Karyawan 1. Nama File

Fungsi

Media Penyimpanan Media Pengolahan Data

: karyawan

: sebagai data karyawan : Harddisk

: File

No Nama Data Tipe Lebar Keterangan 1 Code Varchar 9 Kode Karyawan

2 LastName Varchar 10 Nama Terakhir Karyawan 3 FirstName Varchar 10 Nama PertamaKaryawan 4 MidName Varchar 10 Nama Tengah Karyawan 5 Department Datetime 20 Bagian Karyawan 6 Position Varchar 20 Posisi Kerja Karyawan 7 Password Varchar 4 Password Karyawan 8 IsAdmin Boolean - Admin

30

Tabel 3.2 Absen 2. Nama File

Fungsi

Media Penyimpanan Media Pengolahan Data

: absen

: sebagai data absen karyawan : Harddisk

: File

No Nama Data Tipe Lebar Keterangan 1 Code Varchar 9 Nomor Karyawan 2 LogDate Datetime 8 Tanggal

3 TimeIn Datetime 8 Jam Masuk 4 TimeOut Datetime 8 Jam Keluar

3.3 Pengembangan Sisten 3.3.1 Perancangan Sistem

Desain merupakan tahap awal pada fase pembangunan bagi perangkat lunak. Desain ini merupakan gambaran secara rinci, bagaimana dan seperti apa bentuk dari komponen-komponen sistem informasi yang telah dirancang secara umum sebelumnya.

3.3.1.1 Tampilan Halaman Absensi PT. Malayandi Tour & Travel 1. Tampilan Awal

Form ini merupakan form menu tampilan awal dari sistem informasi absensi PT. Malayandi Tour & Travel.

Absensi

Gambar 3.9 Tampilan Awal Tabel 3.3 Tampilan Awal

No Nama Keterangan

1. Option Button Jam Masuk Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam masuk.

2. Option Button Jam Keluar Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam keluar.

3. Text Box Kode Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

4. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan password karyawan.

5. Command Button Login Tombol perintah untuk menjalankan proses login. 6. Command Button Admin Tombol perintah untuk Admin agar dapat masuk

ke menu admin. Selain Admin tidak ada yang bisa masuk ke menu admin.

7. Command Button Exit Tombol perintah untuk keluar dari program. Tombol ini hanya bisa dijalankan oleh Admin saja.

32

2. Tampilan Login

Absensi

1001 ****

Gambar 3.10 Tampilan Login Tabel 3.4 Tampilan Login

No Nama Keterangan

1. Option Button Jam Masuk Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam masuk.

2. Option Button Jam Keluar Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam keluar.

3. Text Box Kode Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

4. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan password karyawan.

5. Command Button Login Tombol perintah untuk menjalankan proses login. 6. Command Button Admin Tombol perintah untuk Admin agar dapat masuk

ke menu admin. Selain Admin tidak ada yang bisa masuk ke menu admin.

7. Command Button Exit Tombol perintah untuk keluar dari program. Tombol ini hanya bisa dijalankan oleh Admin saja.

3. Tampilan Setelah Login

Absensi

Gambar 3.11 Tampilan Setelah Login Tabel 3.5 Tampilan Setelah Login

No Nama Keterangan

1. Option Button Jam Masuk Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam masuk.

2. Option Button Jam Keluar Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam keluar.

3. Text Box Kode Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

4. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan password karyawan.

5. Command Button Login Tombol perintah untuk menjalankan proses login. 6. Command Button Admin Tombol perintah untuk Admin agar dapat masuk

ke menu admin. Selain Admin tidak ada yang bisa masuk ke menu admin.

7. Command Button Exit Tombol perintah untuk keluar dari program. Tombol ini hanya bisa dijalankan oleh Admin saja.

34

4. Tampilan Logout

Absensi

1001 ****

Gambar 3.12 Tampilan Logout Tabel 3.6 Tampilan Logout

No Nama Keterangan

1. Option Button Jam Masuk Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam masuk.

2. Option Button Jam Keluar Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam keluar.

3. Text Box Kode Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

4. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan password karyawan.

5. Command Button Logout Tombol perintah untuk menjalankan proses logout.

6. Command Button Admin Tombol perintah untuk Admin agar dapat masuk ke menu admin. Selain Admin tidak ada yang bisa masuk ke menu admin.

7. Command Button Exit Tombol perintah untuk keluar dari program. Tombol ini hanya bisa dijalankan oleh Admin saja.

5. Tampilan Setelah Logout

Absensi

Gambar 3.13 Tampilan Setelah Logout Tabel 3.7 Tampilan Setelah Logout

No Nama Keterangan

1. Option Button Jam Masuk Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam masuk.

2. Option Button Jam Keluar Tombol pilihan untuk melakukan perintah pencatatan jam keluar.

3. Text Box Kode Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

4. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan password karyawan.

5. Command Button Logout Tombol perintah untuk menjalankan proses logout.

6. Command Button Admin Tombol perintah untuk Admin agar dapat masuk ke menu admin. Selain Admin tidak ada yang bisa masuk ke menu admin.

7. Command Button Exit Tombol perintah untuk keluar dari program. Tombol ini hanya bisa dijalankan oleh Admin saja.

36

6. Menu Admin

Adm inistration M enu

Gambar 3.14 Menu Admin Tabel 3.8 Menu Admin

No Nama Keterangan

1. Command Button Faculty Tombol perintah untuk masuk ke menu faculty 2. Command Button Time Logs Tombol perintah untuk masuk ke menu time logs

7. Menu Faculty

Nama Belakang : Department : Posisi :

Password : Nama Awal :

Admin?

Nama Tengah :

Data1 PTC Faculty

NIK :

Gambar 3.15 Menu Faculty Tabel 3.9 Menu Faculty

No Nama Keterangan

1. Text Box NIK Kotak isian untuk melakukan penginputan kode karyawan.

2. Text Box Password Kotak isian untuk melakukan penginputan Password karyawan.

3. Check box Admin Tombol pilihan apabila yang bersangkutan adalah admin. Apabila tombol ini dipilih, maka akan muncul tanda cek.

4. Text Box Nama Belakang Kotak isian untuk melakukan penginputan nama belakang karyawan.

5. Text Box Nama Belakang Kotak isian untuk melakukan penginputan nama depan karyawan.

6. Text Box Nama Tengah Kotak isian untuk melakukan penginputan nama tengah karyawan.

7. Text Box Department Kotak isian untuk melakukan penginputan nama departement karyawan.

8. Text Box Posisi Kotak isian untuk melakukan penginputan jabatan karyawan.

9. Tombol Kontrol Awal Pengguna komputer mengklik anak panah untuk melihat data di awal.

10. Tombol Kontrol Sebelum Pengguna komputer mengklik anak panah untuk melihat data sebelum.

11. Confirmation Box Data Kotak yang menampilkan nama data yang berfungsi untuk memastikan nama data.

12. Tombol Kontrol Sesudah Pengguna komputer mengklik anak panah untuk melihat data sesudah

13. Tombol Kontrol Akhir Pengguna komputer mengklik anak panah untuk melihat data di akhir.

14. Command Button Add Tombol perintah untuk menjalankan perintah tambah data.

15. Command Button Update Tombol perintah untuk menjalankan perintah ubah data.

38

16. Command Button Delete Tombol perintah untuk menjalankan perintah hapus data.

17. Command Button Refresh Tombol perintah untuk menjalankan perintah merefresh data apabila ada data baru.

18. Command Button Exit Tombol perintah untuk menjalankan perintah keluar dari menu.

8. Menu Time Logs Attendance Log

Filter Result by : with value like

Code Name LogDate TimeIn TimeOut

Gambar 3.16 Menu Time Logs Tabel 3.10 Menu Time Logs

No Nama Keterangan

1. Combo Box Filter Result by Untuk menampilkan daftar pilihan. Daftar pilihan item akan ditampilkan apabila tanda panah pada

kontrol tersebut diklik.

2. Text Box with value like Kotak isian untuk melakukan penginputan dalam mempermudah pencarian

3. Command Button Go Tombol perintah untuk menjalankan perintah pencarian.

4. Command Button Print to Excel

Tombol perintah untuk menjalankan perintah merubah data menjadi bentuk excel.

9. Tampilan Pesan Peringatan

You are not authorized to shutdown this system!

OK

Gambar 3.17 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Melakukan Proses Exit

Tabel 3.11 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Melakukan Proses Exit

No Nama Keterangan

1. Command Button OK Tombol perintah untuk keluar dari tampilan peringatan.

40

Unauthorized access!

OK Message

Gambar 3.18 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Masuk ke Menu Admin

Tabel 3.12 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Masuk ke Menu Admin

No Nama Keterangan

1. Command Button OK Tombol perintah untuk keluar dari tampilan peringatan.

3.4 Implementasi

Implementasi merupakan kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk di operasikan dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem yang telah di rancang. Langkah-langkah dalam tahap implementasi ini adalah urutan kegiatan awal sampai akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem yang telah di rancang.

3.4.1 Implementasi Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak yang dimaksud yaitu program yang dibuat dengan bahasa pemrograman dan akan di implementasikan pada sebuah sistem operasi.

Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan yaitu : 1. Microsoft Visual Basic 6.0

3.4.2 Implementasi Perangkat Keras

Kebutuhan sistem ini meliputi kebutuhan perangkat yang akan menunjang berjalannya sistem yang terbentuk.

Adapun spesifikasi kebutuhan perangkat keras tersebut adalah : 1. Harddisk

2. RAM (min. 128 MB, diusulkan 256 MB) 3. Processor Pentium IV, AMD Athlon 64 4. Monitor

5. Mouse 6. Keyboard

3.4.3 Implementasi Antar Muka

Berikut ini merupakan tampilan gambar antar muka yang telah diimplementasikan

1. Tampilan Awal

Gambar 3.19 Tampilan Awal

Pada tampilan awal ini merupakan tampilan dimana belum terjadinya sebuah proses absensi.

42

2. Tampilan Login

Gambar 3.20 Tampilan Login

Setelah user telah melakukan pemilihan Jam Masuk User memasukkan Kode dan Password yang merupakan data pribadi dari user tersebut dan kemudian mengklik tombol login apabila ingin melakukan proses absen.

3. Tampilan Setelah Login

Gambar 3.21 Tampilan Setelah Login

Gambar di atas adalah tampilan apabila user telah melakukan proses absensi. Dimana di sana akan terdapat Nama User dan Waktu absen mulai karyawan.

4. Tampilan Logout

Gambar 3.22 Tampilan Logout

Apabila user ingin memberhentikan proses absensi, maka user harus melakukan pemilihan Jam Keluar dan User memasukkan Kode dan Password yang merupakan data pribadi dari user tersebut dan kemudian mengklik tombol logout apabila ingin memberhentikan proses absen.

5. Tampilan Setelah Logout

44

Gambar di atas adalah tampilan apabila user telah melakukan pemberhentian proses absensi. Dimana di sana akan terdapat Nama User dan Waktu absen akhir karyawan.

6. Menu Admin

Gambar 3.24 Menu Admin

Apabila admin melakukan memilih tombol admin maka akan ada tampilan seperti yang di atas. Tombol admin hanya bisa diakses oleh admin saja.

7. Menu Faculty

Gambar 3.25 Menu Faculty

Menu Faculty merupakan menu dimana admin dapat menambah, merubah dan menghapus data karyawan.

8. Menu Time Logs

Gambar 3.26 Menu Time Logs

Menu Time Logs adalah menu yang menampilkan data absensi karyawan yang mana disini admin bisa melakukan pencarian data absensi karyawan dan juga dapat me-print data absensi karyawan ke dalam bentuk Excel.

46

9. Tampilan Pesan Peringatan

Gambar 3.27 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Melakukan Proses Exit

Tampilan pesan peringatan diatas adalah tampilan yang terjadi apabila user yang bukan merupakan admin melakukan proses exit. Peringatan ini terjadi karena user yang bukan merupakan admin tidak diberi hak akses untuk melakukan proses exit, hanya seorang admin saja yang bisa melakukan proses exit.

Gambar 3.28 Tampilan Pesan Peringatan Apabila User Masuk ke Menu Admin

Tampilan pesan peringatan diatas adalah tampilan yang terjadi apabila user yang bukan merupakan admin mencoba untuk masuk ke menu admin.

Peringatan ini terjadi karena user yang bukan merupakan admin tidak diberi hak akses untuk masuk ke menu admin, hanya seorang admin saja yang bisa masuk ke menu admin.

3.5 Pengujian

Setelah selesai tahap implementasi dari program aplikasi yang telah dibuat, tahap selanjutnya ialah tahap pengujian sistem. Tahap ini merupakan tahapan yang penting, karena pengujian sistem, dapat ditemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem, memastikan sistem yang dibangun telah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumya dan untuk menjamin kualitas juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang baik.

3.5.1 Rencana Pengujian

Adapun rencana pengujian yang dilakukan yaitu : 1. Pengujian Jam Masuk

2. Pengujian Jam Keluar 3. Pengujian Exit

4. Pengujian Masuk Menu Admin 3. Pengujian Input Data Karyawan 3.5.2 Kasus dan Hasil Pengujian

Untuk pengujian dilakukan dengan cara mengambil sample sebagai kasus untuk pengujian sistem. Berikut ini adalah sample yang diambil untuk pengujian sistem.

48

1. Pengujian Jam Masuk

Tabel 3.13 Pengujian Jam Masuk

Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan Kata kunci yang

dimasukkan benar

Menampilkan Tampilan Setelah Login dan proses absensi berjalan.

Dapat menampilkan Tampilan Setelah Login dan proses absensi berjalan.

[x] diterima [ ] ditolak

Kata kunci yang dimasukkan salah

Tidak menampilkan Tampilan Setelah Login dan proses absensi tidak berjalan.

Tidak dapat menampilkan Tampilan Setelah Login dan user diminta untuk melakukan login ulang.

[x] diterima [ ] ditolak

Kata kunci kosong Tidak menampilkan Tampilan Setelah Login dan proses absensi tidak berjalan.

Tidak dapat menampilkan Tampilan Setelah Login dan user diminta untuk melakukan login ulang.

[x] diterima [ ] ditolak

2. Pengujian Jam Keluar

Tabel 3.14 Pengujian Jam Keluar

Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan Kata kunci yang

dimasukkan benar

Menampilkan Tampilan Setelah Logout dan proses absensi berhenti.

Dapat menampilkan Tampilan Setelah Logout dan proses absensi berhenti.

[x] diterima [ ] ditolak

Kata kunci yang dimasukkan salah

Tidak menampilkan Tampilan Setelah

Tidak dapat menampilkan

[x] diterima [ ] ditolak

Logout dan proses absensi tidak berhenti.

Tampilan Setelah Logout dan absensi tetap berjalan. Kata kunci kosong Tidak menampilkan

Tampilan Setelah Logout dan proses absensi tidak berhenti.

Tidak dapat menampilkan Tampilan Setelah Logout dan absensi tetap berjalan.

[x] diterima [ ] ditolak

3. Pengujian Exit

Tabel 3.15 Pengujian Exit

Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan Dilakukan oleh

Admin

Program berhenti dan dapat keluar.

Program keluar. [x] diterima [ ] ditolak Dilakukan bukan

oleh Admin

Program tetap berjalan dan tidak dapat keluar.

Tidak dapat keluar dan muncul pesan

bahwa “You are not

authorized to shutdown this

system!”

[x] diterima [ ] ditolak

4. Pengujian Masuk Menu Admin

Tabel 3.16 Pengujian Masuk Menu Admin

Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan Dilakukan oleh

Admin

Dapat masuk ke Menu Admin.

Masuk ke Menu Admin.

[x] diterima [ ] ditolak Dilakukan bukan

oleh Admin

Tidak dapat masuk ke Menu Admin.

Tidak masuk ke Menu Admin dan muncul pesan bahwa

[x] diterima [ ] ditolak

50

“Unauthorized

access!”

5. Pengujian Input Data Karyawan

Tabel 3.17 Pengujian Input Data Karyawan

Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan Masukkan data yang

benar

Data dapat disimpan dalam database.

Data disimpan. [x] diterima [ ] ditolak Masukkan data yang

sudah ada

Data tidak dapat disimpan dalam database.

Data tidak dapat disimpan..

[x] diterima [ ] ditolak

3.5.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Dari kasus-kasus yang telah dicantum di atas dan telah dipraktekkan maka dapat di peroleh hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.

51 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan kajian-kajian dan penelitian yang dilakukan penulis pada saat kerja praktek mengenai analisis Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Malayandi Tour & Travel, dapat disimpulkan :

1. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu atau mempercepat kinerja di PT. Malayandi Tour & Travel khususnya Bagian Personalia yang menangani masalah absensi.

2. Dengan adanya perancangan sistem informasi absensi karyawan ini, proses pengolahan data baik penyimpanan data dan pencarian karyawan dapat terpenuhi, tidak memerlukan banyak waktu, tenaga dan biaya. Selain itu dapat mempermudah dalam pembuatan laporanyang dibutuhkan dalam waktu singkat, tepat dan cepat.

4.2 Saran

Berdasarkan data-data yang telah diperoleh selama melaksanakan kerja praktek, penulis dapat memberikan beberapa saran yang sifatnya membangun sebagai berikut :

1. Agar proses pengolahan data lebih efektif dan efisien, disarankan komputer/perangkat keras (hardware) di upgrade untuk meningkatkan kecepatan dalam mengakses data.

2. Dilakukan backup data pada program untuk menjaga kerusakan dan kehilangan data berupa CD, dan update data setiap bulan.

52

3. Pengamanan data lebih diperhatikan dan ditingkatkan, agar orang yang tidak berhak tidak mudah merubahnya.

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

AGUNG KURNIAWAN

10107463

KEMAS FEBRI RONIAWAN

10107457

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I………...1

PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah... 2

1.3 Maksud danTujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 2

1.5 Metode Penelitian... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II ... 5

TINJAUAN PUSTAKA... 5

2.1 Tinjauan Perusahaan ... 5

2.1.1 Sejarah PT. Malayandi Tour dan Travel ... 5

2.1.2 Profil PT. Malayandi Tour dan Travel ... 5

2.1.3 Logo PT. Malyandi Tour dan Travel ... 5

2.1.4 Tempat dan Kedudukan ... 6

iv

2.2.4 Absensi ... 10

2.2.5 Komponen Sistem Informasi ... 10

2.2.6 Alat-alat Pengembangan Sistem... 11

2.2.7 Pengertian Basis data (Database)... 13

2.2.8 Perangkat Lunak ... 16

BAB III... 18

PEMBAHASAN ... 18

3.1 Analisis Sistem ... 18

3.1.1 Analisis Masalah ... 18

3.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 18

3.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 22

3.2 Usulan Perancangan Sistem ... 23

3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 23

3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 23

3.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 24

3.2.4 Perancangan Basis Data ... 28

3.3 Pengembangan Sisten ... 30

3.3.1 Perancangan Sistem ... 30

3.4 Implementasi ... 40

3.4.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 40

3.4.2 Implementasi Perangkat Keras ... 41

v

3.5 Pengujian ... 47

3.5.1 Rencana Pengujian ... 47

3.5.2 Kasus dan Hasil Pengujian... 47

3.5.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 50

BAB IV ... 51

KESIMPULAN DAN SARAN ... 51

4.1 Kesimpulan ... 51

4.2 Saran ... 51

 Tanggal Lahir : 6 Februari 1989  Tempat Lahir : Jambi

 Agama : Islam

 Jenis Kelamin : Pria

 Status : Belum Menikah  Kewarnegaraan : Indonesia

PENDIDIKAN

TINGAKATAN SEKOLAH JURUSAN PERIODE

SD SDN 47 JAMBI 1995 – 2001

SMP SMP 7 JAMBI 2001 – 2004

SMA SMA 5 JAMBI IPA 2004 – 2007

PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA, BANDUNG TEKNIK INFORMATIKA

2007 –

SEKARANG

PELATIHAN DAN SEMINAR

 “Programming Contest”, UNIKOM 2007.

 “Job Opportunity in Information Technology”, UNIKOM 2008.  “Seminar Gigabyte Intel & Microsoft Update”, UNIKOM 2008.  “How To Make Creative Video”, UNIKOM 2009.

 “Linux Desktop, Virtualization & VoIP”, UNIKOM 2011.

F

E

B

R

I

R

O

NI

A

WA

N

a d d res s]  [Ty pe y o u r p h on e n u m b er ]  [Ty pe y o u r e -m a il a dd res s]

F

E

B

R

I

R

O

NI

A

WA

N

us I sm a il D a la m N O 5 B a nd un g  0 8 5 2 6 6 7 1 7 1 2 1  kem a sfeb ri @g m a il. com 7 K ec . C ob long K e l. Sek e lo a 4 0 1 3 4

2

KEMAMPUAN BERBAHASA

BAHASA BERBICARA MEMBACA MENULIS

INDONESIA A A A

INGGRIS B B B

Keterangan : A : Sangat Baik

B : Baik C : Cukup D : Buruk

HOBI DAN MINAT

 Futsal

 Traveling

 Membaca

 Mencari info dan hal baru di Intenet

Saya menyatakan bahwa informasi yang saya buat yang tertera diatas adalah benar, lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan

Hormat Saya

Kemas Febri Roniawan

K

E

MAS

F

E

B

R

I

R

O

NI

A

WA

N

[T y p e y our a d d res s]  [Ty pe y o u r p h on e n u m b er ]  [Ty pe y o u r e -m a il a dd res s]

K

E

MAS

F

E

B

R

I

R

O

NI

A

WA

N

 J L . T u b a g us I sm a il D a la m N O 5 B a nd un g  0 8 5 2 6 6 7 1 7 1 2 1  kem a sfeb ri @g m a il. com R T 3 R W 7 K ec . C ob long K e l. Sek e lo a K od e P os 4 0 1 3 4

53

DAFTAR PUSTAKA

1. Andri Kristanto, 2008, Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.

2. Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

3. Jogianto Hartono, MBA, Ph. D. 2004. Pengenalan Komputer : Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

4. Drs.Yandianto.2000. Kamus Umum Bahasa Indonesia. M2S. Bandung. 5. http://id.wikipedia.org/ 19 Januari 2011 15:16.

6. http://forum.dudung.net/index.php?PHPSESSID=Pengujiansoftware denganwhiteboxdanblackboxeffe&topic=13349.msg178250#msg1782 50/ 19 November 2009 14:49

i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah S.W.T. yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini dengan baik. Pada kerja praktek ini penulis membuat laporan “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ABSENSI KARYAWAN PADA PT. MALAYANDI TOUR AND TRAVEL”.

Selama pelaksanaan dan penyusunan laporan hasil kerja praktek ini, penulis banyak menemui hambatan dan kesulitan. Namun berkat dorongan ,bantuan dan bimbingan baik secara moril, material dan sepiritual dari berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan nya. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T, M.T. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Galih Hermawan, S. Kom sebagai Dosen Pembimbing dan Dosen Wali IF-10 angkatan 2007 Universitas Komputer Indonesia. 3. Ibu Yudi Hartati, SE, Ak selaku Direktris PT. Malayandi Tour &

Travel yang telah memberikan izin dan membimbing kepada penulis untuk melaksanakan kerja praktek.

4. Ibu Andry Novsiamerti selaku Manager Operasional PT. Malayandi Tour & Travel atas bimbingan selama kerja praktek dan kesediaanya untuk berbagi ilmu dengan penulis

5. Segenap Pimpinan dan karyawan PT. Malayandi Tour & Travel Pekanbaru, atas segala bantuannya.

ii

Bandung, Januari 2011

x ERD

i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah S.W.T. yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini dengan baik. Pada kerja praktek ini penulis membuat laporan “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ABSENSI KARYAWAN PADA PT. MALAYANDI TOUR AND TRAVEL”.

Selama pelaksanaan dan penyusunan laporan hasil kerja praktek ini, penulis banyak menemui hambatan dan kesulitan. Namun berkat dorongan ,bantuan dan bimbingan baik secara moril, material dan sepiritual dari berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan nya. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T, M.T. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Galih Hermawan, S. Kom sebagai Dosen Pembimbing dan Dosen Wali IF-10 angkatan 2007 Universitas Komputer Indonesia. 3. Ibu Yudi Hartati, SE, Ak selaku Direktris PT. Malayandi Tour &

Travel yang telah memberikan izin dan membimbing kepada penulis untuk melaksanakan kerja praktek.

4. Ibu Andry Novsiamerti selaku Manager Operasional PT. Malayandi Tour & Travel atas bimbingan selama kerja praktek dan kesediaanya untuk berbagi ilmu dengan penulis

5. Segenap Pimpinan dan karyawan PT. Malayandi Tour & Travel Pekanbaru, atas segala bantuannya.

ii

Harapan Penulis, semoga laporan ini dapat memberikan manfaat khusunya bagi penulis pribadi, Karyawan PT. Malayandi Tour & Travel Pekanbaru, dan bagi seluruh pembaca laporan kerja praktek ini.

Bandung, Januari 2011

ix

DAFTAR SIMBOL

x ERD

xi