Prosedur Bagian Adminstrasi Keuangan Dalam Pembayaran perjalanan Dinas Pada PT. Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

1

1.1

Latar Belakang Kerja Praktek

Perkembangan pembangunan di Indonesia dewasa ini sangatlah pesat, terutama di bidang ekonomi dan perhubungan. Dimana-mana telah berdiri perusahaan-perusahaan, baik yang dimiliki oleh Negara maupun pihak swasta. Agar perusahaan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan suatu metode pengelolaan yang baik, tepat, dan terarah. Karena keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya cukup dengan modal, sarana dan prasarana, namun juga harus mampu meninjau dan memikirkan aspek lainnya.

Pemerintah dalam mengembangkan jasa angkutan, menyediakan sarana dan prasarana pelayanan transportasi baik darat, laut, maupun udara. Salah satu jasa transportasi darat yang dimiliki pemerintah adalah jasa angkutan kereta api. Berdasarkan Undang Undang Nomor 13 tahun 1992 tentang perkereta apian, pemerintah memberi wewenang dan tanggung jawab kepada perusahaan umum kereta api untuk menyelenggarakan jasa angkutan kereta api di Indonesia (sekarang jasa angkutan kereta api berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 19 tahun 1998).

Begitu pula dengan perkembangan yang terjadi pada PT. Kerete Api (Persero) Daerah Operasi (Daop) II Bandung. Konsep pembangunan yang

dilakukan di Daop II Bandung ditujukan pada pelayanan jasa khsusunya jasa angkutan kereta api.

Sebagai suatu perusahaan, PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung membutuhkan manajemen atau pengelolaan yang baik di segala bidang agar dapat mencapai tujuan pelayanan yang baik pula. Salah satu fungsi manajemen tersebut itu yaitu manajmen Administrasi keuangan.

Peranan manajemen di bagian keuangan sangatlah penting, dimana dasar pengambilan keputusan maupun kebijakan dilaksanakan sesuai dengan hasil ynag telah dicapai. Oleh karena itu agar benar-benar mampu memberikan suatu manfaat kepada suatu proses pengambilan keputusan, pengelolaan keuangan perlu dilakukan dengan sebaik mungkin. Administrasi keuangan berperan penting dalam menunjang kelancaran pencapaian tujuan dari suatu organisasi. Sehingga dalam melaksanakannya dibutuhkan suatu sistem yang menunjang kegiatan Admistrasi keuangan tersebut.

Pihak administrasi keuangan DAOP II Bandung bertugas mengeluarkan surat pengeluaran uang (SPU) untuk pegawai, khususnya yang diperintahkan perjalanan dinas guna memenuhi tujuan perusahaan. Bila proses perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, maka otomatis akan memperlancar pekerjaan lainnya, seperti pelaporan administrasi keuangan, tercapainya tujuan perusahaan dalm pemberian tugas perjalanan dinas, serta pegawai melakukan perjalanan dinas dengan menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien.

Dalam prakteknya penulis melaksanakan kerja praktek di PT Kereta Api (Persero), adalah salah satu perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa transportasi darat. Penulis ditempatkan di kantor Daerah Operasi (Daop) II Bandung, berlokasi di Jalan Stasiun Selatan No. 25 Bandung. Di kantor Daop II Bandung terdapat beberapa bagian pekerjaan dan penulis ditempatkan di bagian Administrasi keuangan berkonsentrasi di Adminstrasi Perjalanan Dinas pegawai khususnya di wilayah Daop II Bandung yang meliputi daerah Jawa Barat dan sekitarnya.

Karena ada beberapa macam Administrasi Perjalanan Dinas. Dengan demikian peranan informasi pada bagian Administrasi Perjalanan Dianas sangatlah penting. Maka penulis sangat tertarik untuk memperdalam pengetahuan dan pengalaman kerja dalam bidang tersebut. Selain itu PT Kereta Api (Persero) merupakan perusahaan besar yang tentunya memiliki cara atau pekerjaan sendiri dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran, khususnya di bagian Administrasi Perjalanan Dinas.

Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan di atas, maka dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini penulis mengambil judul“Peranan Bagian Administrasi Keuangan dalam Pembayaran Perjalanan Dinas pada PT Kereta Api (Persero) Daerah Operasi II Bandung”.

1.2

Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan laporan kerja praktek ini adalah :

1. Untuk mengetahui Prosedur pembayaran perjalanan dinas pada PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

2. Untuk mengetahui Peranan bagian Administrasi dalam pembayaran perjalanan dinas PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

1.3

Kegunaan Kerja Praktek

Kegunaan yang diharapkan penulis adalah: 1. Bagi penulis

a. Memperoleh pengalaman yang berharga guna mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja atau dunia usaha.

b. Menambah ilmu pengetahuan, khususnya praktek dan wawasan yang belum didapat di bangku kuliah.

c. Mengetahui persis keadaan lingkungan kerja yang sebenarnya 2. Bagi perusahaan

a. Mempermudah untuk menerima calon karyawan yang mempunyai kualifikasi yang diharapkan.

b. Menjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan dengan lembaga pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi.

c. Memberikan saran dan masukkan untuk mengevaluasi hal – hal yang masih perlu diperbaiki dari objek yang diteliti demi kemajuan perusahaan

3. Bagi Pihak Lain

a. Bagi pembaca hasil praktek kerja lapangan ini, diharapkan mendapat sebuah informasi dan menjadikan wawasan bagi pembaca

b. Setelah pembaca mendapatkan informasi dan wawasan dari membaca laporan ini, diharapkan laporan ini dapat dijadikan referensi dalam melaksanakan praktek kerja lapangan selanjutnya.

1.4

Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek

Kerja praktek ini dilakukan di PT. Kereta Api (Persero) Daerah Operasi 2 bandung yang beralamat di Jalan Stasiun Selatan No. 25 bandung 40181 tepatnya pada bagian Administrasi keuangan yang dimulai dari tanggal 13 Juli 2011 sampai dengan 12 Agustus 2011.

Kerja praktek ini dilakukan 5 hari dalam 1 minggu yaitu Senin, Selasa, Rabu, Kamis dan Jumat.

6

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Dalam perjalanan sejarahnya, angkutan kereta api di tanah air membuktikan peranannya yang berarti pada sektor perhubungan disamping menunjang pertumbuhan ekonomi terutama disektor pertanian, perkebunan dan pertambangan.

Perkeretaapian di Indonesia mulai berperan sejak tanggal 17 Juni 1984, pada waktu itu Gubernur Jenderal Belanda Mr. L.A Baron Sloet Van De beele meresmikan lintasan kereta api Kemijen-Tanggung sepanjang 26 KM.Empat tahun kemudian lintas ini dioperasikan oleh NISM (Nederland Indishe Spoorwegh Maatchapy), sebuah perusahaan kereta api swasta milik pemerintah Hindia Belanda. Motivasi pendirian perusahaan ini oleh kolonial Belanda adalah sebagai sarana logistik untuk kepentingan strategis peperangan dan untuk menunjang kebutuhan ekonomi kolonial Belanda. Kehadiran kereta api dalam lintas ini mengundang beberapa perusahaan kereta api lainnya untuk membuka jaringan jalan kereta api, sehingga terdapat kurang lebih 12 buah perusahaan kereta api milik swasta dan satu buah perusahaan kereta api milik pemerintah. Sampai akhir Perang Dunia II di Indonesia telah terdapat kurang lebih 6.458 jaringan jalan kereta api, dan pada tahun 1895 jaringan jalan kereta api telah tersebar di Jawa, Madura, Sumatera dan Sulawesi.

Pada masa pendudukan Jepang, seluruh jaringan kereta api milik Belanda

(pemerintah swasta) dikuasai oleh Jepang dengan nama “Ryuku Kyoko” dan berubah menjadi “Tetsudo Kyoko” yang berkantor pusat di Bandung, sedangkan di Sumatera disebut “Tetsudo Tai” yang berkantor di Bukit Tinggi.

Setelah Proklamasi Kemerdekaan, tepatnya tanggal 28 September 1945 di Balai Besar Bandung para pemuda yang tergabung dalam Angkatan Muda Kereta Api (AMKA), melakukan aksi pengambilalihan kekuasaan dari tangan sekutu, sehingga tanggal tersebut dijadikan hari jadi kereta api.

Pada tanggal 27 September 1949 pemerinta Republik Indonesia mengeluarkan Pengumuman Pemerintah No. 2 yang isinya menyatakan bahwa DKA RI dan SS/VS digabung menjadi satu jawatan dengan nama Djawatan Kereta Api (DKA). Dengan diundangkannya UU No. 19 tahun 1969 tentang bentuk-bentuk usaha milik Negara yang mengatur landasan hukum pendiriannya keudian dengan PP No. 22 tahun 1963, DKA berubah menjadi Perusahaan Negara Kereta Api(PNKA).

Selanjutnya dengan PP No. 1 tahun 1971, maka bentuk usahanya dialihkan dari PNKA menjadi Perusahaan Jawatan (PERJAN) yaitu Perusahaan Jawatan Kereta Api(PJKA).Setelah berubah dari PNKA menjadi PJKA maka kurang dari 20 tahun kemudian yaitu pada tanggal 31 Oktober 1990 dengan PP No. 57 tahun 1990, PJKA berubah menjadi Perusahaan Umum Kereta Api(PERUMKA)yang ditandatangani oleh Presiden Soeharto tanggal 30 Oktober 1990 maka status Perusahaan Jawatan diganti menjadi Perum.

Setelah melayani masyarakat umum dengan berbagai jenis pelayanan yang dilakukan maka 9 tahun kemudian Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA) mengganti namanya PT. Kereta Api Indonesia (Persero).

Status baru tersebut merupakan peluang untuk meningkatkan kondisi perusahaan dengan peningkatan pelayanan yang akan lebih baik lagi dari segi pelayanan teknis maupun operasional.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi tingakat pusat yang merupakan struktur organisasi garis dan staf berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Darat No. 8 tahun 1991 SK Direksi PERUMKA No. KA/DT/30000/SK 1991 terdiri atas :

a) Direksi yang dipimpin oleh seorang Direktur Utama b) Direktorat-direktorat yang terdiri dari :

- Direktorat Keuangan - Direktorat Teknik - Direktorat Operasi

- Direktorat Personalia dan Umum - Direktorat Pengembangan Usaha

c) Pusat-pusat yang terdri dari :

- Pusat Perencanaan dan Pengembangan - Pusat Pendidikan dan Pelatihan - Pusat Logistik

d) Satuan Pengawasan Intern (SPI)

Berdasarkan SK Direksi Nomor : II/DT.003/1/4/KA.2001 tanggal 2 Januari 2001 susunan organisasi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung adlah sebagai berikut :

a. Seksi keuangan, yang terdiri atas : - Sub seksi Keuangan

- Sub seksi Anggaran dan Akuntansi b. Seksi SDM dan Umum

- Sub seksi SDM

- Sub seksi KRT dan Umum - Sub seksi Hukum

- Sub seksi Hiperkes dan Keselamatan Kerja c. Seksi Operasi dan Pemasaran , yang terdiri dari : - Sub seksi Operasi Teknis (OPNIS)

- Sub seksi Perjalanan Kereta Api (OPKA) - Sub seksi Pemasaran Angkutan Penumpang - Sub seksi Pemasaran Angkuan Barang

- Sub seksi Keamanan dan Ketertiban (KamTib)

d. Seksi Jalan Rel dan Jembatan, yang terdiri dari : - Sub seksi Program

- Sub seksi Jalan Rel - Sub seksi Jembatan

e. Seksi Traksi

- Sub seksi Lockomotif - Sub seksi Kereta/Gerbong - Sub seksi Program

f. Seksi Sinyal Telkom dan Listrik, yang terdiri dari : - Sub seksi Program

- Sub seksi Sinyal - Sub seksi Telkom g. Seksi Properti - Sub seksi Program - Sub seksi Tanah - Sub seksi Bangunan h. Pemeriksaan Kas Daerah - Sub seksi Tata Usaha

- Sub seksi Pemeriksaan Stasiun (PMBS)

2.3 Deskripsi Jabatan

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 bandung mempunyai deskripsi jabatan lini dan staf dimana terdpat hubungan wewenang dan garis antara atasan dan bawahan. Atasan dapat memberi perintah kepada bawahan dan dapat mengambil keputusan, begitu juga lini bawahannya dapat memberi perintah kepada bawahannya dan seterusnya.

Sedangkan staf disini berfungsi memberi saran, nasehat, atau anjuran baik secara lisan maupun tulisan dalam rangka pengembangan perusahaan. Staf tidak mempunyai wewenang untuk memberikan perintah.

Deskripsi Jabatan dan tata kerja PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung berdasarkan keputusan Menteri Perhubungan No. KM 8 tahun 1991 tanggal 19 Februari 1991, berdasarkan keputusan tersebut susunan organisasi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung dibagi kedalam empat tingkat yang terdiri dari :

 Tingkat Pusat

Tingkat pusat mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis yang berkaitan denagn tugas pokok dan pembinaan manajerial.

 Tingkat Daerah Operasi/Divisi/Divisi Regional

Tingkat ini bertugas melaksanakan pengendalian dan pengawasan teknis operasional.

 Tingkat Unit Pelaksanaan Teknis (UPT)

UPT mempunyai tugas melaksanakan langsung kegiatan operasional dan pelayanan jasa angkutan kereta api, maupun kegiatan lainnya yang menunjang operasi.

Direksi

1) Tugas Pokok dan Fungsi Direksi :

 Memimpin, mengurus dan mengolah PT. Kereta Api (Persero) sesuai dengan tujuan dan tugas pokok perusahaan.

 Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan PT. Kereta Api (Persero).

 Mewakili PT. Kereta Api (Persero) di dalam dan di luar negeri.

 Melaksanakan kebijakan umum yang telah ditetapkan oleh Menteri.

2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut direksi mempunyai fungsi :

 Perencanaan dan pengelolaan kegiatan-kegiatan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) secara terpadu.

 Pegusahaan, pengembangan prasarana dan sarana angkutan Kereta Api

 Pengembangan dan pendayagunaan sumber daya manusia. 3) Direktur mempunyai Tugas :

 Memberikan bahan masukan, pertimbangan dan saran-saran untuk menetapkan kebijaksanaan Menteri dan keputusan Direksi.

 Bertindak atas nama Direksi untuk bidangnya masing-masing.

Tugas dan Fungsi Direktorat Keuangan 1) Tugas Direktorat Keuangan :

Melaksanakan perumusan kebijaksanaan serta pengelolaan keuangan yang meliputi penyusunan, perencanaan anggaran, dan pengendalian

pelaksanaan administrasi keuangan. Pelaksanaan akuntansi umum maupun akuntansi biaya serta pelaksanaan analisis dan pengendalian perhitungan biaya dan kelayakan investasi.

2) Fungsi Direktorat Keuangan :

 Melaksanakan penyusunan otorisasi dan melaksakan pengendalian rencana kerja dan anggaran perusahaan serta sumber-sumber dana maupun penggunaan dana.

 Melaksanakan penyusunan dan pengendalian-pengendalian peraturan keuangan perusahaan, melaksanakan penyelesaian tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi serta melaksanakan pengesahan pembayaran bank internal maupun eksternal.

 Melaksanakan penyusunan dan pengendalian akuntansi umum, akuntansi biaya, dan penyusunan perbendaharaan kas ke kantor pusat.

 Melaksanakan penyusunan dan pengendalian analisis dan perhitungan biaya serta kelayakan investasi.

Job description pada Seksi Keuangan, Subseksi Anggaran dan Akuntansi adalah sebagai berikut :

 Kepala Kelompok I (KAPOK I)

Kelompok penyelenggaraan anggaran mempunyai tugas pokok : –Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

–Menerbitkan Surat Otorisasi NPD (Nota Permohonan Data) –Menyusun laporan Realisasi Anggaran (RKA)

 Kepala Kelompok II (KAPOK II)

Kelompok penyelenggara verifikasi serta akuntansi pendapatan dan pengeluaran mempunyai tugas :

– Verifikasi, meneliti kelengkapan, kebenaran serta keabsahan yang berkenaan dengan pengeluaran dan pendapatan Daerah Operasi 2 Bandung.

– Akuntansi pendapatan, penerimaan dan pengeluaran kas, meneliti kelengkapan analisa dokumen lainnya yang diterima dari unit-unit pelaksana, mengikhtisarkan analisa stasiun, membuat bukti jurnal dan menyelenggarakan buku pembantu yang bersangkutan dengan pengeluaran dan pendapatan Daerah Operasi 2 Bandung

 Kepala Kelompok III (KAPOK III)

Kelompok penyelenggara akuntansi biaya, persediaan dan aktiva tetap mempunyai tugas pokok :

– Pembiayaan dan dokumentasi lainnya yang diterima dari unit-u nit pelaksana menyangkut akuntansi biaya.

– menyusun buku pembantu yang berkenaan dengan akuntansi biaya, persediaan dan aktiva tetap.

– Melakukan pemantauan atas mutasi-mutasi terhadap aktiva tetap.

 Kepala Kelompok IV (KAPOK IV) - Proses Komputerisasi akuntansi. - Penyelenggaraan buku besar. - Pembuatan daftar sisa. - Penyusunan daftar sisa. - Penyusunan neraca lajur. - Pembuatan jurnal khusus.

- Pelaksanaan rekonsiliasi hubungan pembukuan.

- Penyelidikan terhadap angka tahun yang tidak wajar pda neraca lajur yang akan dituangkan dalam ikhtisar dukunagn laporan keuangan wilayah usaha kereta api Jawa

- Pembuatan laporan berkala ikhtisar dukungan laporan keuangan.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

Berikut ini akan diuraikan secara singkat tentang aktivitas PT. Kereta Api Indonesia (Persero), yaitu mengenai kedudukan, tugas, dan fungsi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) sebagai berikut :

1. Kedudukan

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) adalah BUMN lingkungan Departemen Perhubungan yang dipimpin oleh Direksi yang bertanggungjawab pada Menteri Perhubungan.

Menteri Perhubungan untuk selanjutnya melakukan pembinaan terhadap PT. Kereta Api Indonesia (Persero) dibantu oleh Direktorat Jendral Perhubungan

Darat sesuai dengan wewenang yang diberikan oleh Menteri Perhubungan. Dewan pengawas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) bertanggungjawab kepada menteri Perhubungan dan melakukan pengawasan rencana kerja dan anggaran PT. Kereta Api Indonesi (Persero) sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Tugas

Sesuai dengan keputusan Menteri Perhubungan No. 8 tahun 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Tingkat Pusat Bab 1Pasal 2, PT. Kereta Api Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengusahaan pelayanan jasa kereta api dalam rangka memperlancar arus perpindahan orang dan atau barang secara massal guna menunjang pembangunan nasional.

3. Fungsi

Dalam rangka melaksanakan tugas pokok PT. Kereta Api Indonesia (Persero) mempunyai fumgsi sebagai berikut :

- Penyediaan, pengoperasian, pendayagunaan, pemeliharaan, perbaikan dan pengembangan sarana dan prasarana angkutan bukan diatas jalan yang merupakan kelanjutan dari kereta api.

- Pemeliharaan, perbaikan, dan pendayagunaan prasarana jalan, rel, jembatan, terowongan, instalasi sinyal aliran, serta menyediakan dan pendayagunaan stasiun, bangunan stastiun, bangunan depu, serta bangunan gedung lainnya

- Pengoperasian, pendayagunaan, pengendalian pengusahaan stasiun pemberangkatan, penurunan dan atau angkutan penumpang maupun barang serta jasa lainnya yang terkait.

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di lingkungan Departemen Perhubungan yang dalam kegiatan usahanya mempunyai sifat menyediakan pelayanan bagi kepentingan umum disamping untuk mendapatkan keuntungan yang berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.

Maksud dan Tujuan perusahaan adalah mengusahakan pelayanan jasa angkutan kereta api dalam rangka memperlancar penumpang dan arus barang secara massal untuk menunjang pembangunan nasional.

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung bergerak dibidang usaha transportasi perkeretaapian, adapun bidang usaha perusahaan adalah penjualan atau pemasaran angkutan berupa :

a) Angkutan penumpang Jenis angkutan penumpang : - KA Lokal.

- KA Penumpang Ekonomi. - KA Penumpang Bisnis. - KA Penumpang eksekutif. b) Angkutan Barang

Angkutan Baranmg terdiri dari :

Angkutan baja dari Cilegon ke Waru, angkutan BBM dari Rewulu ke Madiun, angkutan perkebunan di ESU, angkutan batubara di ESB dan Surabaya.

- Angkutan non negosiasi

Angkutan peti kemas dan KA Barang Cepat.

Lapangan usaha PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung berdasarkan PP No. 57 tahun 1990 pasal 7 adalah :

a. Penjualan atau pemasran jasa angkutan penumpang, barang pendukung angkutan dan usaha lain.

b. Produksi pengoperasian kereta api.

c. Perawatan, pembangunan, dan pendayagunaan prasarana, yang meliputi lokomotif dan gerbong.

d. Perawatan, pembangunan dan penadyangunaan prasarana, yang meliputi rel kereta api.

e. Pendayagunaan personil.

f. Pengelolaan dan pendayagunaan keuangan.

g. Secara terus-menerus melakukan perbaikan dan penyesuaian sistem dan metode pengelolaan perusahaan.

1

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis ditempatkan pada bagian Admistrasi Keuangan berkonsentrasi di Administasi Perjalanan Dinas PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung selama 30 hari.

Pelaksanaan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui aktivitas atau kegiatan yang dilakukan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung yang bergerak pada jasa angkutan khususnya perkeretaapian. 3.1.1 Administrasi

Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar.

3.1.2 Pengertian administrasi

Menurut Simbolon (2003:14) menyatakan bahwa admistrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan arti luas:

a. Administrasi dalam arti sempit, dari kata “Administatie” (bahasa belanda) yang meliputi kegiatan : catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis bertatausahaan.

b. Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “Administration” (bahasa inggris). Pengertian administrasi dalam arti luas yaitu : 1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada sebuah kelompok negeri, swasta, sipil atau militer, usaha besar maupun skala kecil dan sebagainya. 2. Administrasi didefinisikan sebagai pedoman atau petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama. 3. Administasi adalahsebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut Juhana dan Sajidin (1994:2) menyatakan bahwa “administrasi adalah proses pelaksanaan daripada keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan pada umumnya dilkaukan oleh 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya“.

Berdasarkan pengertian administrasi dari berbagai sumber seperti diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan baik itu surat menyurat, ketik mengetik, menyusun laporan atau mengagendakan yang dilakukan 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.

3.1.3 Proses-proses administrasi

a. merencanakan ialah menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan disini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas termasuk penjelasan tujuan-tujuan, penentuan kebijakan-kebijakan, pembuatan program-program dan

kampanye-kampanye, menentukan metode-metode dan prosedur– prosedur tertentu dan penetuan bagan sehari-hari .

b. mengorganisasikan ialah menggolongkan kegitan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian.

c. mengumpulkan sumber-sumber ialah mendapatkan pegawai-pegawai, pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang perlu dilakukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusaahaan.

d. menjuruskan adalah memberikan instruksi-instruksi. Ini mengandung masalah yang menunjukan rencana-rencana penting kepada mereka yang bertanggungjawab untuk melksanakannya dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.

e. mengawasi ialah berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar. Pemberian motif-motif pada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar dan melakukan tindakan korektif yang di[perlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.

3.1.4 Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Sebab dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. 3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung, penulis banyak sekali mendapatkan pengetahuan tentang Administrasi Keuangan dalam Pembayaran Perjalanan Dinas pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung. Penulis masuk pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 14.00.

Dalam melakasanakan kerja praktek ini, penulis membantu kegiatan pada bagian Administrasi Keuangan.

Kegiatan yang dilakukan oleh penulis antara lain:

 Mengecek data-data yang terdapat pada bagian adminitrasi keuangan.

 Membuat jurnal, ikhtisar dan koreksi

3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Prosedur pembayaran perjalanan dinas pada PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

1. Dalam rangka pencairan biaya perjalanan dinas tetap, Unit Pejalan menerbitkan formulir A.27 tetap dalam rangkap 2 (dua), setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dengan dilampiri NPD Acc, kemudian diserahkan kepada PP/PPP.

2. berdasarkan formulir A.27 tetap yang diterima dari unit pejalan, melaksanakan tindak lanjut sebagai berikut:

a) Memverifikasi dan mencatatat formulir A.27 tetap dalam Analisa Perjalanan Dinas (B.27) dibulan bersangkutan.

b) Menerbitkan Bukti Pembayaran (A.9)

c) Setelah dilakukan verifikasi dan pencatatan dalam analisa atas Formulir A.27 lembar ke-1 beserta A.9 diserahkan kembali kepada unit pejalan dengan peruntukan sebagai berikut :

 A.9 untuk dasar pengeluaran uang di Pbd/Bendaharawan

 Lembar ke-1 A.27 Tetap dipergunakan untuk Daftar Pembayaran Uang Perjalanan Dinas kepada para pejalan.

d) Khusus untuk Perjalanan Dinas Tetap Senior Auditor dan Auditor, dibayar melalui rekening tabungan bersamaan dengan pembayaran gaji.

Unit Pejalan Pejabat Yang Berwenang Administrasi

ditolak disetujui

Gambar 3.1

Flowchart Prosedur pembayaran perjalanan dinas pada PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

Unit Pejalan menerbitkan formulir A.27 Ditandatangani pejabat yang berwenang

Dilampiri NPD Acc A.27 diserahkan ke PP Setelah di verifikasi A.27

dan A.9 diserahkan kembali pada unit pejalan

Menerbitkan Bukti Pembayaran (A.9)

Memverifikasi dan mencatat A.27 tetapdalam (B.27)

Formulir A.27 kembali ke Unit Pejalan

Oleh UP A.9 digunakan untuk membuat SPU di Pbd

A.27 digunakan untuk daftar pembayaran uang perjalanan dinas Dibayar melalui rekening tabungan bersamaan dengan pembayaran gaji Finish

3.3.2 Peranan bagian Administrasi dalam pembayaran perjalanan dinas PT Kereta Api (Persero) Daop II Bandung

Pada dasarnya kegiatan administrasi keuangan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi, untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan, karena dapat membantu memberi data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan perusahaan dan mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.

Peranan adminstrasi keuangan merupakan suatu pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir, dimana setiap pekerjaan harus diselesaikan dan dipertanggungjawabkan. Walaupun pada hakekatnya tanggung jawab organisasi tetap berada pada pimpinan tetapi apabila terjadi suatu kesalahan mengakibatkan kerugian terhadap berbagai pihak, itu disebabkan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas administrasi keuangan tersebut.

Perkerjaan bagian administrasi keuangan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero)Daerah Operasi 2 Bandung ini berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas orang-orang yang menjalanakan kegiatan perusahaan, salah satunya dalam hal perjalanan dinas, juga membantu memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa, bilamana

dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perkerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan.

Pada dasarnya pekerjaan bagian Admininstrasi Keuangan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung bersifak komunikasi meliputi pengempulan data, pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan.

Adapun peranan bagian Administrasi Keuangan dalam Pembayaran Perjalanan Dinas pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung adalah :

1. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpinan dalam proses pembuatan keputusan

2. Memberikan jasa atao pelayanan administrasi untuk pegawai yang melakukan perjalanan dinas, seperti menerbitkan formulir dan memverifikasi semua data atau bukti perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai/pejalan.

3. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan.

4. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses administrasi dalam prosedur pembayaran perjalanan dinas

✁✂ 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan tinjauan yang telah dilakukan oleh penulis serta dihubungkan dengan teori yang ada maka penulis dapat menyimpulkan :

1. Prosedur pembayaran perjalanan dinas tetap pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung

Dalam pembayaran perjalanan dinas tetap, pembayaran dilakukan kepada para pejabat-pejabat yang melakukan perjalanan dinas karena tugas tersebut hanya dilakukan oleh para pejabat-pejabat di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung. Dan tarif yang dibayarkan tergantung dari jabatan/golongan. Untuk perjalanan dinas tetap dilaksanakan setiap bulan berdasarkan program perjalanan Dinas Tetap dan tidak menggunakan formulir G.43

2. Peranan Bagian Administrasi Keuangan dalam pembayaran perjalanan dinas PT. Kereta Api Indonesia (Persrero)Daerah Operasi 2 Bandung

a) Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pimpinan dalam proses pembuatan keputusan

b) Memberikan jasa/pelayanan administrasi

c) Mengadakan evaluasi terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan d) Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses

4.2 Saran

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan serta kesimpulan yang telah penulis uraikan diatas, maka penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Diperlukan controlling (pengawasan) agar pegawai bagian administrasi keuangan lebih teliti dalam melaksanakan tugasnya

2. Kepada Unit pejalan yang terlambat menyerahkan bukti perjalanan dinas hendaknya diberi sanksi, karena hal itu menyebabkan menumpuknya tugas bagian administrasi dan keterlambatan pembayaran perjalanan dinas.

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang SI

Program Studi Manajemen

Oleh :

NAMA

: PRAMONO SONIKI

NIM

: 21208127

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

ii

Alhamdulillahirabbil‘alamin, penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas izin, rahmat serta hidayahNya, penulisan Laporan kerja praktek yang berjudul “Prosedur Bagian Administrsi Keuangan Dalam Pembayaran Perjalanan Dinas Pada PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung” dapat diselesaikan.

Laporan Kerja Praktek ini disusun dan diajukan sebagai salah satu persyaratan guna Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Program Sarjana Sastra Satu.

Dalam penyajian Laporan Kerja Praktek ini penulis menyadari masih belum mendekati kesempurnaan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan koreksi dan saran yang sifatnya membangun sebagai bahan masukan yang bermanfaat demi perbaikan dan peningkatan diri dalam bidang ilmu pengetahuan.

Penulis menyadari, berhasilnya studi dan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan semangat dan do’a kepada penulis dalam menghadapi setiap tantangan, sehingga sepatutnya pada kesempatan ini penulis menghaturkan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Ibu Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra.,M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

iii

Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia. 5. Ibu. Komalasari di PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung, yang telah

meluangkan waktunya serta memberikan bimbingan selama penulis melakukan kerja praktek.

6. Seluruh karyawan dan karyawati PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung, yang telah menyediakan waktunya selama proses kuliah kerja praktek dilakukan.

7. Kedua Orang Tua tercinta yang telah mendidik, memberikan dorongan dan do’a kepada penulis.

8. Rekan Mahasiswa Angkatan 2008 yang telah berjuang bersama.

Akhir kata semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat dimanfaatkan dan dapat memberikan sumbangsih pemikiran untuk perkembangan pengetahuan bagi penulis maupun bagi pihak yang berkepentingan.

Wasalamu’alaikum Wr.Wb.

Bandung, Desember 2011 Penulis

Pramono Soniki 21208127

26

dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perkerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan.

Pada dasarnya pekerjaan bagian Admininstrasi Keuangan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung bersifak komunikasi meliputi pengempulan data, pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan.

Adapun peranan bagian Administrasi Keuangan dalam Pembayaran Perjalanan Dinas pada PT. Kereta Api Indonesia (Persrero) Daerah Operasi 2 Bandung adalah :

1. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpinan dalam proses pembuatan keputusan

2. Memberikan jasa atao pelayanan administrasi untuk pegawai yang melakukan perjalanan dinas, seperti menerbitkan formulir dan memverifikasi semua data atau bukti perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai/pejalan.

3. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan.

✁✂

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan tinjauan yang telah dilakukan oleh penulis serta dihubungkan dengan teori yang ada maka penulis dapat menyimpulkan :

1. Prosedur pembayaran perjalanan dinas tetap pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung

Dalam pembayaran perjalanan dinas tetap, pembayaran dilakukan kepada para pejabat-pejabat yang melakukan perjalanan dinas karena tugas tersebut hanya dilakukan oleh para pejabat-pejabat di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung. Dan tarif yang dibayarkan tergantung dari jabatan/golongan. Untuk perjalanan dinas tetap dilaksanakan setiap bulan berdasarkan program perjalanan Dinas Tetap dan tidak menggunakan formulir G.43

2. Peranan Bagian Administrasi Keuangan dalam pembayaran perjalanan dinas PT. Kereta Api Indonesia (Persrero)Daerah Operasi 2 Bandung

a) Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pimpinan dalam proses pembuatan keputusan

b) Memberikan jasa/pelayanan administrasi

c) Mengadakan evaluasi terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan d) Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses

✄8

4.2 Saran

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan serta kesimpulan yang telah penulis uraikan diatas, maka penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Diperlukan controlling (pengawasan) agar pegawai bagian administrasi keuangan lebih teliti dalam melaksanakan tugasnya

2. Kepada Unit pejalan yang terlambat menyerahkan bukti perjalanan dinas hendaknya diberi sanksi, karena hal itu menyebabkan menumpuknya tugas

PROSEDUR BAGIAN ADMINISTRSI KEUANGAN

DALAM PEMBAYARAN PERJALANAN DINAS PADA

PT. KERETA API PERSERO DAOP II BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang SI

Program Studi Manajemen

Oleh :

NAMA

: PRAMONO SONIKI

NIM

: 21208127

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Alhamdulillahirabbil‘alamin, penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas izin, rahmat serta hidayahNya, penulisan Laporan kerja praktek yang berjudul “Prosedur Bagian Administrsi Keuangan Dalam Pembayaran Perjalanan Dinas Pada PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung” dapat diselesaikan.

Laporan Kerja Praktek ini disusun dan diajukan sebagai salah satu persyaratan guna Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Program Sarjana Sastra Satu.

Dalam penyajian Laporan Kerja Praktek ini penulis menyadari masih belum mendekati kesempurnaan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan koreksi dan saran yang sifatnya membangun sebagai bahan masukan yang bermanfaat demi perbaikan dan peningkatan diri dalam bidang ilmu pengetahuan.

Penulis menyadari, berhasilnya studi dan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan semangat dan do’a kepada penulis dalam menghadapi setiap tantangan, sehingga sepatutnya pada kesempatan ini penulis menghaturkan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Ibu Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra.,M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

iii

3. Ibu Linna Ismawati, SE., M.Si., selaku Ketua Program studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

4. Windi Novianti, SE.,MM. selaku Koordinator Kerja Praktek Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia. 5. Ibu. Komalasari di PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung, yang telah

meluangkan waktunya serta memberikan bimbingan selama penulis melakukan kerja praktek.

6. Seluruh karyawan dan karyawati PT. Kereta Api Persero DAOP II Bandung, yang telah menyediakan waktunya selama proses kuliah kerja praktek dilakukan.

7. Kedua Orang Tua tercinta yang telah mendidik, memberikan dorongan dan do’a kepada penulis.

8. Rekan Mahasiswa Angkatan 2008 yang telah berjuang bersama.

Akhir kata semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat dimanfaatkan dan dapat memberikan sumbangsih pemikiran untuk perkembangan pengetahuan bagi penulis maupun bagi pihak yang berkepentingan.

Wasalamu’alaikum Wr.Wb.

Bandung, Desember 2011 Penulis

Pramono Soniki 21208127