Pengumpulan Materi Analisa Permasalahan Memasukkan data

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Untuk membuat aplikasi pada proyek akhir ini terlebih dahulu dilakukan analisa sistem, kemudian analisa kebutuhan dan perancangan sistem dan terakhir perancangan antarmuka. Analisa sistem berguna untuk mengetahui data apa saja yang dibutuhkan dalam proses yang dikerjakan. Analisa kebutuhan berguna untuk melakukan identifikasi user dan menentukan variabel kebutuhan untuk input dan output user. Perancangan sistem berguna untuk mengintegrasikan semua proses yang terjadi kemudian dilakukan perancangan database. Sedangkan perancangan antarmuka bertujuan untuk digunakan sebagai jembatan antara pengguna dengan sistem aplikasi yang dibuat, sehingga pengguna dapat mengoperasikan aplikasi yang dibuat.

3.1 Pengumpulan Materi

Pengumpulan materi dalam penyusunan laporan ini dilakukan dengan survei di GBI The New Church Sidoarjo itu sendiri, dan dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan bidang database dan perancangan tabel administrasi.

3.2 Analisa Permasalahan

Berdasarkan hasil survei yang telah dilakukan maka yang menjadi permasalahan pokok yang kiranya dapat diselesaikan dengan sistem ini adalah sebagai berikut : - Kendala absensi pada setiap ibadah KTM, Youth Ministry dan Ibadah Raya yang ada diadakan gereja. - Sulitnya mengetahui jemaat yang aktif dalam kegiatan yang diadakan gereja dan aktifitas jemaat - Jumlah jemaat yang terus meningkat, dan saat ini jemat GBI The New Church berjumlah ± 200 orang - Sulitnya mengetahui perkembangan jumlah jemaat yang terdaftar sebagai anggota gereja GBI The New Church

3.3 Analisa Kebutuhan

Dari masalah masalah yang telah disebutkan penulis mencoba menemukan sebuah kesimpulan sistem yang mungkin dapat memberi solusi bagi masalah masalah tersebut, yaitu : - Absensi yang dengan user interface yang mudah, sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk mendata jemaat. - Adanya jadwal ibadah, agenda, pengumuman detail untuk memberitahukan kegiatan yang diadakan oleh gereja

3.3.1 Identifikasi User

Sebenarnya setiap jemaat dapat menjadi user di sistem ini, tetapi dapat dibedakan menjadi tiga kategori, yaitu : 1. Administrator Administrator memiliki hak akses penuh dengan keseluruhan sistem, dari pemberian hak akses untuk user lainnya, memasukkan jadwal ibadah, memasukkan pengumuman, agenda dan renungan 2. Pendeta Pendeta, adalah pemimpin dalam sebuah gereja. Namun dalam struktur organisasi gereja selain pendeta gembala sidang terdapat pendeta muda dan pendeta pembantu. 3. Jemaat Jemaat sendiri adalah user terpenting dalam sebuah gereja, tetapi disini jemaat tidak dapat menggunakan sistem secara keseluruhan, tetapi dapat melihat kegiatan yang akan diadakan dan jadwal ibadah.

3.4 Analisa Sistem

Sistem administrasi gereja ini dirancang untuk mempermudah alur kerja, ataupun pengaturan keuangan serta melihat kehadiran jemaat pada suatu kegiatan yang diadakan gereja. Sistem administrasi gereja ini dirancang sesederhana mungkin sehingga mudah dimengerti penggunaannya dan juga dapat menyediakan informasi sebaik mungkin. Dalam perancangan sistem administrasi ini, penulis akan melakukan langkah secara berurut didasarkan atas metode waterfall, dimulai dari pengumpulan materi, analisa kebutuhan, membuat DFD dan ERD yang termasuk dalam perancangan sistem dan rancangan desain sistem.

3.4.1 Perancangan Sistem

Didalam rancang bangun web ini, dibuat beberapa peracangan yang menjelaskan penggambaran sistem secara umum dan menyeluruh, sitem perancangan tersebut diantaranya Diagram jenjang, Diagram context, Data Flow Diagram DFD, Conceptual Data Model CDM, Physical Data Model PDM, Perancangan database.

3.4.2 Diagram Jenjang

1 Sistem Informasi Gereja 2 Beranda 3 Jadwal 4 Kegiatan 5 Renungan 6 About us 7 KTM 8 Home Cell 9 WBI 10 Youth Ministry 11 Ibadah Raya 12 Pengumuman 13 Agenda 14 harian 15 mingguan 16 Bulanan 17 insert 18 up date 19 delete Gambar 3.1 Diagram Jenjang Diagram jenjang gambar 3.1 diatas menjelaskan tentang proses Sistem Informasi Management Hubungan Jemaat Pada Gereja GBI The New Church Sidoarjo.

3.4.3 Desain Sistem DFD Data Flow Diagram

DFD Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD dibagi kedalam beberapa level-level yang lebih rendah untuk membatasi agar diagram tidak menjadi terlalu detail dan sulit dibaca. Hanya dengan empat simbol DFD dapat menggambarkan sebuah system, baik secara fisik maupun konseptual. Empat symbol DFD yaitu sumbertujuan data, proses, penyimpanan data, dan arus data.

3.4.3.1 Context Diagram

Level tertinggi dalam DFD disebut Context Diagram. Context Diagram memberikan gambaran besar tentang sebuah system serta lingkungan eksternalnya, dari mana input system itu berasal dan output system itu akan dikirim ke mana. Setiap Context Diagram hanya mewakili satu proses yang mewakili seluruh system. Bila proses yang ada dinilai perlu untuk digambarkan secara detail lagi, maka detil tesebut akan digambarkan pada diagram level selanjutnya. Level –level setelah Context Diagram dinomori secara urut dari level 0, 1, 2, dan seterusnya. Pada hal ini DFD level conctext terdapat beberapa pelaku utama yang berhubungan erat dengan aplikasi ini, yaitu: pendeta, admin dan jemaat. Dengan pejelasan sebagai berikut: a. Pendeta Dalam aplikasi ini pendeta menerima dan melihat laporan yang ada, yaitu : laporan pengumuman, laporan agenda, laporan jadwal. Selain itu pendeta memasukkan data absensi b. Admin Dalam aplikasi ini admin memberikan data agenda, data renungan, data jadwal dan data pengumuman. c. Jemaat Dalam aplikasi jemaat memasukkan data diri sebagai data jemaat untuk dimasukkan kedalam sistem informasi gereja. Jemaat dapat melihat laporan pengumuman, laporan agenda, laporan renungan dan laporan jadwal. lap. pengumuman lap. renungan lap. agenda lap absensi data agenda data renungan data keg. jemaat data agenda data jemaat laporan pengumuman laporan absensi laporan agenda laporan keg. jemaat laporan data jemaat data absensi jemaat pastoral admin pendeta 1 sistem informasi gereja Gambar 3.2 Data flow diagram context

3.4.3.2 DFD Level 1

DFD level 1 ada DFD lanjutan dari DFD context yang telah dilakukan decompose pada DFD level context agar dapat membuat analisa proses sistem yang lebih mendetail dan menyeluruh. Proses di pecah menjadi beberapa sub-proses. Seperti yang tampak pada gambar dibawah ini. lap. jadwal data jadwal laporan agenda data agenda lap. pengumuman data pengumuman data renungan laporan renungan laporan absensi data absensi lap. renungan data jadwal laporan jadwal data inputan absensi laporan absensi data inputan renungan data inputan pengumuman laporan pengumuman data inputan agenda laporan agenda pendeta admin 1 absensi 2 renungan 3 Pengumuman 4 agenda 1 masukkan data 5 jadwal Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 1 Pada DFD level ini merupakan penjabaran dari diagram context yang sebelumnya telah dijelaskan dengan cara decompose, kemudian dibuat beberapa proses yang kesemua proses tersebut masih merupakan bagian dari proses inti yaitu proses sistem informasi management jemaat gereja pada GBI The New Church Sidoarjo. Pada DFD level ini dapat lebih menjelaskan darimana asal data sehingga memuculkan sebuah data store. Seperti yang terlihat pada tabel yang diatas terdapat proses memasukkan data. Pada proses tersebut dapat dijelaskan bahwa:

a. Memasukkan data

Pada proses memasukkan data ini, semua data yaitu: data absensi, data renungan, data pengumuman, data agenda dan data jadwal. Semua data tersebut dimasukkan dalam tabel-tabel yang berhubungan, seperti data absensi dimasukkan dalam tabel absensi

3.4.3.3 DFD Level 2

DFD Level 2 menjelaskan lebih lanjut mengenai proses-proses yang terjadi pada DFD Level 1.

3.4.3.4 DFD Level 2 Absensi

Pada DFD Level 2 absensi terdapat tiga proses yaitu absensi KTM, absensi Youth Ministry, dan absensi Ibadah Raya. Dari situ petugas memasukkan data absensi KTM, absensi Youth Ministry, dan absensi Ibadah Raya yang selanjutnya akan disimpan pada tabel absen. Seperti yang digambarkan pada gambar 3.4 laporan absensi laporan absensi data absensi data absensi laporan absensi laporan absensi laporan absensi data absensi data absensi data absensi data absensi data absensi laporan absensi laporan absensi data inputan absensi data inputan absensi data inputan absensi laporan absensi laporan absensi laporan absensi pendeta pembantu 1 absensi KTM 2 absensi Youth Ministry 3 absensi Ibadah Raya 1 absensi_1 2 absensi_2 4 absensi Doa fajar 5 absensi Home cell Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 2 Absensi 3.4.3.5. DFD Level 2 Jadwal Pada DFD Level 2 jadwal terdapat lima proses yaitu jadwal KTM, jadwal Home Cell, jadwal WBI, jadwal Youth Ministry, dan jadwal Ibadah Raya. Dari situ petugas memasukkan data jadwal KTM, jadwal Home Cell, jadwal WBI, jadwal Youth Ministry, dan jadwal Ibadah Raya yang selanjutnya akan disimpan pada tabel jadwal. Seperti yang digambarkan pada gambar 3.5 laporan jadwal laporan jadwal laporan jadwal laporan jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal data jadwal laporan jadwal laporan jadwal laporan jadwal laporan jadwal laporan jadwal admin 1 jadwal KTM 2 jadwal Home Cell 3 jadwal WBI 4 jadwal Youth Ministry 5 jadwal Ibadah Raya 1 jadwal_1 2 jadwal_2 Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Jadwal

3.5 Perancangan Database